{ "id": "norm-101182", "citation": "", "section": "norms", "doc_type": null, "title_es": "Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna del SENARA", "title_en": "SENARA Internal Audit Organization and Operation Regulation", "summary_es": "Este reglamento, aprobado por la Junta Directiva del SENARA y refrendado por la Contraloría General de la República, establece el marco normativo para la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA). Define su naturaleza como actividad independiente, objetiva y asesora, orientada a agregar valor y mejorar las operaciones institucionales mediante la evaluación de la gestión de riesgos, control y dirección. Detalla las competencias, deberes y potestades del auditor interno y su personal, incluyendo la realización de auditorías financieras, operativas, de cumplimiento y de tecnologías de información, así como servicios preventivos de advertencia, asesoría y autorización de libros. Regula el análisis de presuntos hechos irregulares, la comunicación de resultados, el seguimiento de recomendaciones y las relaciones de coordinación internas y externas. Incorpora los \"Lineamientos generales para el análisis de presuntos Hechos irregulares\" (R-DC-102-2019) y actualiza el reglamento anterior de 2018, derogándolo expresamente. El reglamento subraya la independencia funcional y de criterio de la auditoría, la confidencialidad de la información y la obligación de la administración activa de implementar las recomendaciones, bajo apercibimiento de responsabilidad administrativa, civil o penal.", "summary_en": "This regulation, approved by SENARA's Board of Directors and endorsed by the Comptroller General of the Republic, establishes the normative framework for the organization and operation of the Internal Audit unit of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service (SENARA). It defines its nature as an independent, objective, and advisory activity aimed at adding value and improving institutional operations through the evaluation of risk management, control, and governance processes. It details the competencies, duties, and powers of the internal auditor and staff, including conducting financial, operational, compliance, and information technology audits, as well as preventive services of warning, advisory, and book authorization. It regulates the analysis of presumed irregular acts, the communication of results, the follow-up of recommendations, and internal and external coordination relationships. It incorporates the \"General Guidelines for the Analysis of Presumed Irregular Acts\" (R-DC-102-2019) and updates the previous 2018 regulation, expressly repealing it. The regulation emphasizes the functional and judgmental independence of the audit, the confidentiality of information, and the obligation of the active administration to implement recommendations, under warning of administrative, civil, or criminal liability.", "court_or_agency": "", "date": "", "year": "", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "jerarca", "titular subordinado", "administración activa", "relación de hechos", "servicios preventivos", "advertencia", "asesoría", "SENARA" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 22", "law": "Ley General de Control Interno" }, { "article": "Art. 23", "law": "Ley General de Control Interno" }, { "article": "inciso h", "law": "Ley General de Control Interno" }, { "law": "Ley General de la Administración Pública" }, { "law": "Ley contra la corrupción y el Enriquecimiento Ilícito" }, { "law": "Ley Orgánica de la Contraloría General de la República" } ], "keywords_es": [ "auditoría interna SENARA", "Ley General de Control Interno", "Contraloría General de la República", "control interno", "rendición de cuentas", "hechos irregulares", "denuncia penal", "servicios preventivos", "independencia funcional", "recomendaciones auditoría" ], "keywords_en": [ "SENARA internal audit", "General Law of Internal Control", "Comptroller General of the Republic", "internal control", "accountability", "irregular acts", "criminal complaint", "preventive services", "functional independence", "audit recommendations" ], "excerpt_es": "Artículo 5°-Concepto de Auditoría Interna. La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que da valor agregado y mejora las operaciones de la institución, coadyuva en el cumplimiento de los objetivos y metas de la administración, aportando un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, de control y de dirección, proporcionando a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y la del resto de la administración, se ejecutan conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.\n\nArtículo 8°-Independencia. La actividad de Auditoría Interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto del Jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa.\n\nArtículo 11°-Confidencialidad de la información. a) Sobre el análisis de presuntos hechos irregulares: se guardará la confidencialidad respecto a la identidad de las personas que presenten denuncias ante la Auditoría Interna y sobre la información, documentación y otras evidencias de las investigaciones efectuadas por la Auditoría Interna, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, durante la formulación del informe respectivo, una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, , excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que se incluyan en el expediente administrativo.", "excerpt_en": "Article 5—Concept of Internal Audit. The Internal Audit is the independent, objective, and advisory activity that provides added value and improves the institution's operations, contributes to the fulfillment of the administration's objectives and goals, providing a systematic and professional approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes, providing citizens with reasonable assurance that the actions of the Chief Executive and the rest of the administration are carried out in accordance with the legal and technical framework and sound practices.\n\nArticle 8—Independence. The Internal Audit activity shall be exercised with full functional and judgmental independence from the Chief Executive and the other bodies of the Active Administration.\n\nArticle 11—Confidentiality of information. a) Regarding the analysis of presumed irregular acts: confidentiality shall be maintained regarding the identity of persons who file complaints with the Internal Audit and regarding the information, documentation, and other evidence from investigations conducted by the Internal Audit, whose results may give rise to the opening of an administrative procedure, during the preparation of the respective report, once the corresponding report is notified and until the final resolution of the administrative procedure, except for the parties involved, who shall have free access to all documents and evidence included in the administrative file.", "outcome": { "label_en": "Updated regulation", "label_es": "Reglamento actualizado", "summary_en": "The update of the SENARA internal audit organization and operation regulation is approved to align it with new guidelines from the Comptroller General of the Republic.", "summary_es": "Se aprueba la actualización del reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna del SENARA para alinearlo con nuevos lineamientos de la Contraloría General de la República." }, "pull_quotes": [ { "context": "Considerando V", "quote_en": "The Internal Audit is the independent, objective, and advisory activity that provides added value and improves the institution's operations.", "quote_es": "La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que da valor agregado y mejora las operaciones de la institución." }, { "context": "Artículo 8°", "quote_en": "The Internal Audit activity shall be exercised with full functional and judgmental independence from the Chief Executive and the other bodies of the Active Administration.", "quote_es": "La actividad de Auditoría Interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto del Jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa." }, { "context": "Artículo 42°", "quote_en": "The Internal Auditor must establish and maintain, as a vital and permanent part of the Internal Audit activity, a process for monitoring recommendations, observations, and reports of facts and criminal complaints.", "quote_es": "El Auditor Interno deberá establecer y mantener, como parte vital y permanente de la actividad de la Auditoría Interna, un proceso de seguimiento a las recomendaciones, observaciones e informes de relaciones de hechos y denuncias penales." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [], "external": [ { "ref_id": "norm-88100", "url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_norma.aspx?param1=NRM&nValor1=1&nValor2=88100&strTipM=FN", "kind": "affects_norm", "label": "0", "norm_id": "88100" } ] }, "source_url": "", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": null, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": { "52": [ { "article": "52", "doc_id": "norm-88100", "label": "0" } ] }, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\nTexto Completo Norma 9\n\n Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna del\nServicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento\n\nSERVICIO NACIONAL DE AGUAS\nSUBTERRÁNEAS,\n\nRIEGO Y AVENAMIENTO\n\nAcuerdo 1, Sesión\nExtraordinaria N°9-2023, se aprueba modificaciones al Reglamento de\nOrganización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SENARA propuesto y\npresentado por la Licenciada Irma Delgado Umaña. ACUERDO UNÁNIME Y FIRME.\n\nDe conformidad con la\naprobación de cita, la versión actualizada del reglamento es la siguiente:\n\nConsiderando:\n\nI. Que el marco legal que rige\nla actividad de la Auditoría Interna ha experimentado cambios desde la última\nmodificación del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría\nInterna del SENARA, que consta en el Acuerdo N° N°5744, tomado en la Sesión\nOrdinaria N° 744-18 del 08 de octubre del 2018.\n\nII. Que estos cambios\nincorporan dentro del marco legal de funcionamiento de las auditorías internas\nlos: \"Lineamientos generales para el análisis de presuntos Hechos irregulares\"\n(R-DC-102-2019) que derogan las \"Directrices sobre la comunicación de\nRelaciones de Hechos y Denuncias Penales por las Auditorías Internas del Sector\nPúblico\" (R-CO-9-2008).\n\nIII. Que el inciso h) del\nartículo 22 de la Ley General de Control Interno establece literalmente como\nparte de las competencias de la Auditoría Interna, el \"Mantener debidamente\nactualizado el Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría\nInterna.\"\n\nIV. Que de la revisión que\nse efectuó al actual Reglamento de Organización y Funcionamiento de la\nAuditoría Interna del SENARA, se determinó la necesidad de realizar ajustes\nconforme a la nueva normativa que regula la materia.\n\nV. Que siendo la Auditoría\nInterna parte fundamental del sistema de control interno del SENARA, es\nnecesario que disponga de un reglamento de organización y funcionamiento\nactualizado, acorde con la normativa que rige su actividad y orientado a un\nmejoramiento continuo y de cumplimiento de sus competencias.\n\nVI. Que las modificaciones\nincorporadas en el presente reglamento se realizaron conforme con lo establecido\nen los \"Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoría Interna\npresentadas ante la Contraloría General de la República\".\n\nVII. Que de acuerdo con el\nartículo 23 de la Ley General de Control Interno, dicho reglamento deberá ser\naprobado por la Contraloría General de la República, publicarse en el Diario\nOficial y divulgarse en el ámbito institucional.\n\nVIII. Que la Contraloría\nGeneral de la República, mediante oficio N° 18260 (DFOE-SOS- 0646) del 13 de\ndiciembre del 2023 dio su aprobación a las modificaciones al presente\nReglamento.\n\nPor tanto, dicta el\nsiguiente:\n\nREGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN\nY FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL\n\nSERVICIO NACIONAL DE AGUAS\nSUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO\n\nCAPITULO I\n\nDisposiciones Generales\n\nArtículo 1°-Objetivo. El\npresente reglamento regulará la organización y funcionamiento de la Auditoría\nInterna del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, en\nadelante SENARA.\n\nArtículo 2°-Definiciones.\nPara efectos del presente reglamento se entenderá por:\n\na) Auditoría Interna:\nAuditoría Interna del SENARA.\n\nb) Informe de Auditoría:\ndocumento en formato digital, mediante el cual la Auditoría Interna comunica\nformalmente a la Administración sujeta a examen, los resultados de la auditoría\nefectuada, incluyendo las respectivas conclusiones y recomendaciones.\n\nc) Jerarca: Superior\njerárquico de la Institución representado por la Junta Directiva del SENARA.\n\nd) Titular subordinado:\nFuncionario de la administración activa responsable de un proceso, con\nautoridad para ordenar y tomar decisiones.\n\ne) Administración Activa:\nconjunto de órganos y entes de la administración, que deciden, ejecutan,\nresuelven, dirigen y operan la institución.\n\nf) Hechos presuntamente\nirregulares: conductas entendidas como acciones u omisiones, atribuibles a los\nsujetos cubiertos por el ámbito de competencia de la Auditoría Interna, que\npodrían infringir el ordenamiento jurídico, provocar daños o causar perjuicios\nal Senara y que puedan generar algún tipo de responsabilidad a cargo del\ninfractor.\n\ng) Investigación de\npresuntos hechos irregulares: procedimiento sistemático y objetivo orientado a\ndeterminar la existencia de elementos de juicio necesarios para la eventual\napertura de un procedimiento administrativo o judicial. Como parte de él, se\ndeben considerar las presuntas responsabilidades, sean administrativas,\ngremiales, civiles o penales. La investigación corresponde a una actividad de\nla Auditoría Interna, distinta de los servicios de auditoría y de los servicios\npreventivos.\n\nh) Relación de Hechos:\ninforme que compila una serie de hechos presuntamente irregulares, acciones u\nomisiones, que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta y a\nun presunto responsable. La Relación de Hechos se pone en conocimiento del\njerarca o titular subordinado correspondiente, o de una autoridad competente\npara que valore la procedencia de la apertura de un procedimiento\nadministrativo o cualquier otra acción que considere pertinente.\n\nArtículo 3°-Ámbito de\naplicación. El presente reglamento será de acatamiento obligatorio para todos\nlos funcionarios de la Auditoría Interna y para el resto de los funcionarios de\nla Administración Activa del SENARA, en la materia que les resulte aplicable.\n\nArtículo 4°-De la\nactualización del reglamento. A efectos de mantener el marco normativo de la\nAuditoría Interna actualizado, le corresponderá al Auditor Interno revisar con\nel equipo de Auditoría este reglamento cada dos años o cuando se conozca de alguna\nvariación en la normativa relacionada y proponer y promover ante la Junta Directiva,\nlas modificaciones del mismo. Toda modificación deberá contar de previo a su emisión\noficial, con la aprobación del máximo Jerarca y de la Contraloría General de la\nRepública.\n\nCAPÍTULO II\n\nDe la naturaleza de la\nAuditoría Interna\n\nArtículo 5°-Concepto de\nAuditoría Interna. La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva\ny asesora, que da valor agregado y mejora las operaciones de la institución,\ncoadyuva en el cumplimiento de los objetivos y metas de la administración, aportando\nun enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los\nprocesos de gestión de riesgos, de control y de dirección, proporcionando a la ciudadanía\nuna garantía razonable de que la actuación del Jerarca y la del resto de la administración,\nse ejecutan conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.\n\nArtículo 6°-Competencias.\nLas competencias de la Auditoría Interna se regularán fundamentalmente por lo\ndispuesto en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, sin perjuicio\nde cualquier otra normativa que resulte aplicable.\n\nArtículo 7°- Planificación\nestratégica y guías de conducta ética. El auditor interno y los funcionarios de\nla Auditoría Interna, según proceda, establecerán una planificación estratégica,\nen la que se plasme el marco estratégico de la Auditoría Interna, el cual deberá\nser congruente con el marco estratégico institucional. Asimismo, se establecerá\npor parte del equipo de auditoría, un conjunto de guías de conducta ética\nalineadas al Manual de ética y conducta institucional, que orientarán la\nconducta del personal de la Auditoría Interna en sus actividades personales y\nen las de carácter oficial con ocasión del ejercicio de su función pública.\n\nArtículo 8°-Independencia.\nLa actividad de Auditoría Interna deberá ser ejercida con total independencia\nfuncional y de criterio, respecto del Jerarca y de los demás órganos de la\nAdministración Activa.\n\nArtículo 9°-Independencia y\nobjetividad individual. Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán tener\nactitud objetiva, imparcial y neutral, evitando conflictos de intereses,\nfavoritismos o influencias indebidas que puedan comprometer su juicio profesional.\nAsimismo deberán proteger su independencia de hecho y en apariencia.\n\nArtículo 10°-Impedimentos\ndel personal de la Auditoría Interna. A efecto de no perjudicar su objetividad\nindividual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:\n\na) Rechazar regalos o\ngratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su\nindependencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos\nante las instancias competentes.\n\nb) Evitar el\nestablecimiento de relaciones de índole personal o de cualquier otra naturaleza\nque puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar, impliquen\nun riesgo de corrupción, puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e\nindependencia, o comprometan la imagen de la Unidad.\n\nc) Abstenerse de utilizar\nsu cargo oficial con propósitos privados, de negocios o personales; o facilitar\ntransacciones indebidas que propicien irregularidades.\n\nd) Informar al Auditor\nInterno respecto a cualquier impedimento o compromiso de hecho o apariencia a\nla independencia y objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes\ny abstenerse de tratar asuntos relacionados con esa situación. En caso de\nimpedimentos o compromiso a la independencia u objetividad del Auditor interno,\nlos detalles del impedimento deberán darse a conocer al jerarca y demás partes\ninvolucradas. La naturaleza de esta comunicación deberá ser por escrito en\nambos casos.\n\ne) Abstenerse de auditar\noperaciones específicas o de ejecutar labores de asesoría o advertencia, en\nrelación con operaciones de las cuales haya sido previamente responsable como\nfuncionario de la Administración Activa o proveedor en los últimos dos años, o\nporque prevalezcan relaciones familiares con éstos, hasta el tercer grado de\nconsanguinidad o puedan resultar incompatibles.\n\nArtículo\n11°-Confidencialidad de la información.\n\na) Sobre el análisis de\npresuntos hechos irregulares: se guardará la confidencialidad respecto a la\nidentidad de las personas que presenten denuncias ante la Auditoría Interna y\nsobre la información, documentación y otras evidencias de las investigaciones efectuadas\npor la Auditoría Interna, cuyos resultados puedan originar la apertura de un\nprocedimiento administrativo, durante la formulación del informe respectivo,\nuna vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del\nprocedimiento administrativo, , excepto para las partes involucradas, las\ncuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que se incluyan en\nel expediente administrativo.\n\nb) Sobre los estudios en\nejecución: los procedimientos de trabajo o los resultados que se vayan\nobteniendo durante la ejecución de un estudio de auditoría, serán de carácter\nconfidencial excepto para las partes directamente relacionadas, a las cuales se\ncomentarán resultados preliminares y se brindarán servicios preventivos sobre\nel tema objeto de evaluación según se estime pertinente. Esta confidencialidad\nno se aplicará a los requerimientos de la Contraloría General de la República\nen el ejercicio de su competencia fiscalizadora, ni cuando haya solicitud\nexpresa de la autoridad competente.\n\nArtículo 12°-Participación\ndel Auditor Interno en sesiones de Junta Directiva. Con la finalidad de\nmantener su objetividad e independencia funcional y de criterio, el Auditor Interno\nasistirá a sesiones de Junta Directiva cuando sea previamente convocado por el Jerarca,\ndebiendo especificarse en la convocatoria el tema para el cual se requiere asesoría.\nAsistirá además en los casos que, de acuerdo con la Ley, su asistencia resulta obligatoria\no necesaria para el cumplimiento de sus funciones.\n\nCuando el Auditor Interno\nasista a las sesiones de Junta Directiva, deberá de ser conforme a sus\nresponsabilidades de asesoría y advertencia, responsabilidades que se limitan a\nsuministrar criterios, observaciones y opiniones que se conviertan en insumos para\nuna toma de decisiones más informadas y ajustadas al ordenamiento jurídico y técnico,\nsiendo responsabilidad del Jerarca valorar dichos insumos -entre otros-, por su\npropia cuenta y bajo su entera responsabilidad y luego tomar la decisión que corresponda.\nEn ese sentido la asistencia a Junta Directiva será bajo las siguientes condiciones:\n\na) Asistencia con voz pero\nsin voto.\n\nb) Brindar asesoría o\nadvertencia en aspectos concretos y de su competencia, sin que menoscabe o\ncomprometa su independencia y objetividad en el desarrollo de sus demás\ncompetencias, por cuanto las decisiones adoptadas en dicho seno serán de\nexclusiva responsabilidad de los miembros del órgano colegiado.\n\nc) Posibilidad de posponer\nsu opinión, cuando a su criterio y por la complejidad del asunto en discusión,\nrequiera recabar mayores elementos de juicio, sin perjuicio de la potestad del\njerarca para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que\nconsidere prudente o conveniente.\n\nd) Disponibilidad de la\ninformación con antelación suficiente para brindar el servicio preventivo.\n\ne) Ni la presencia ni el\nsilencio del Auditor Interno en las sesiones de Junta Directiva, releva a dicho\nórgano colegiado de la responsabilidad de ajustar sus acuerdos al ordenamiento\njurídico y técnico aplicable. El hecho de que el Auditor Interno no emita\ncriterio sobre algún asunto en referencia, no implica aceptación tácita de lo\nresuelto.\n\nf) No existirá impedimento\npara que el Auditor Interno emita su opinión posteriormente, pese al silencio,\nsea de forma verbal en otra sesión, o por escrito.\n\ng) La participación del\nAuditor interno constará en el acta correspondiente.\n\nArtículo 13°-Participación\nen comisiones o grupos de trabajo. El Auditor interno y los funcionarios de la\nAuditoría no deberán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan\nfunción propia de la administración activa; excepto en su calidad de asesor en asuntos\nde su competencia, cuando así se solicite o por disposición legal y su participación\nno podrá ser permanente, en resguardo de la independencia y objetividad de la\nAuditoría Interna. Tampoco podrán participar en la implantación de acciones, diseños\nde formularios u otros procedimientos y actividades que normalmente deban examinar\nposteriormente en el desempeño de sus funciones.\n\nEl personal de auditoría\nsolo podrá realizar las funciones administrativas necesarias para cumplir con\nlas competencias propias de la auditoría; no existiendo impedimento para\nbrindar servicios preventivos en caso de estimarlo necesario.\n\nArtículo 14°-Medidas formales\nde control y administración de impedimentos. Será obligación del Auditor\nInterno, establecer medidas formales para controlar y administrar situaciones\nde impedimento, que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan\nen duda o en peligro (de hecho o de apariencia), la objetividad o independencia\nde la Auditoría Interna.\n\nCAPÍTULO III\n\nUbicación y estructura\norganizativa\n\nArtículo 15°-Ubicación. La\nAuditoría Interna se ubica dentro del más alto nivel en la estructura del\nSENARA como un órgano evaluador y asesor.\n\nArtículo 16°-Dependencia\norgánica y regulaciones administrativas. Orgánicamente la Auditoría Interna\ndependerá directamente de la Junta Directiva del SENARA. Otras regulaciones\nadministrativas relativas al personal de la Auditoría Interna, se regirán por lo\nestablecido en la Ley General de Control Interno y lo dispuesto por la\nContraloría General de la República.\n\nArtículo 17°-Organización y\nestructura. La Auditoría Interna estará organizada en una sola unidad funcional\nde acuerdo con la estructura del SENARA, la cual estará a cargo del Auditor\nInterno, quien organizará la labor de la Auditoría Interna, considerando, entre\notros, los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la\nnormativa y disposiciones técnico-jurídicas y sanas prácticas correspondientes.\n\nCualquier cambio en la\nestructura u organización de la Auditoría Interna deberá contar con la\nautorización del Auditor Interno.\n\nCAPÍTULO IV\n\nDel Auditor Interno\n\nArtículo 18°-Nombramiento\ndel Auditor Interno. La Junta Directiva del SENARA realizará el nombramiento\ndel Auditor Interno en estricto apego a lo dispuesto en la Ley General de\nControl Interno, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el procedimiento\nestablecido por el órgano contralor.\n\nEste sólo podrá ser\nsuspendido o removido del cargo por justa causa y únicamente por parte de la\nJunta Directiva, con observancia de los procedimientos que garanticen el debido\nproceso y conforme con dictamen previo y vinculante de la Contraloría General de\nla República.\n\nArtículo 19°-Jornada\nlaboral y plazo de nombramiento. La jornada laboral del Auditor Interno, será a\ntiempo completo en la institución o en el lugar señalado para realizar teletrabajo\ny el plazo de nombramiento será por tiempo indefinido.\n\nArtículo 20°-Requisitos del\npuesto de Auditor Interno. Los requisitos del puesto de Auditor Interno estarán\ndefinidos en el Manual de puestos del SENARA.\n\nEntre los requisitos\nmínimos se considerarán:\n\n1) Ser contador público\nautorizado.\n\n2) Caracterizarse por su\nidoneidad para el puesto correspondiente.\n\n3) Ser un profesional\naltamente capacitado en materia de auditoría, que cuente como mínimo con ocho\naños de experiencia en la materia atinente al cargo, de los cuales al menos\ntres años debe haber supervisado personal profesional.\n\nArtículo 21°-Rendición de\ncuentas del Auditor interno. El cargo de Auditor Interno corresponde al máximo\nnivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna y\nresponde por su gestión ante la Junta Directiva y en lo conducente ante la\nContraloría General de la República. Realizará sus funciones con independencia funcional\ny de criterio.\n\nA fin de atender\nadecuadamente el proceso de rendición de cuentas, informará a la Junta\nDirectiva, al menos anualmente, sobre la gestión ejecutada por la Auditoría Interna,\ncon indicación del grado de cumplimiento del plan de trabajo, logros\nrelevantes, estado de las recomendaciones y disposiciones emitidas y otros\nasuntos relevantes sobre dirección, exposición al riesgo y control. Asimismo,\ndeberá presentar al finalizar su gestión en la institución, el informe final de\ngestión correspondiente y cumplir con los informes de evaluación de gestión y\nevaluación presupuestaria que la Administración requiera, conforme con las\ndisposiciones legales que regulan la materia.\n\nArtículo 22°-Delegación de\nfunciones. El Auditor Interno podrá delegar en su personal sus funciones,\nutilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de\nAdministración Pública. El personal queda obligado a cumplir con el marco\nlegal, reglamentario y técnico que regula su accionar.\n\nArtículo 23°-Trámites sobre\nasuntos administrativos. Corresponde a la Junta Directiva definir las\nregulaciones administrativas aplicables al Auditor Interno, entendidas estas regulaciones\ncomo aquellas que norman de manera general la naturaleza de la relación entre\nel Auditor Interno y su superior desde una perspectiva administrativa, no\ntécnica, particularmente las que se refieren, entre otros, a temas tales como\ncontrol de tiempo, evaluación, permisos, capacitaciones y vacaciones. Excluye\nlas regulaciones que se refieren al desempeño de las actividades sustantivas de\nla Auditoría que competen exclusivamente al titular de la Auditoría Interna.\n\nLa Junta Directiva podrá\ndelegar a la Gerencia mediante acuerdo, las regulaciones administrativas\naplicables al Auditor Interno.\n\nArtículo 24°-Deberes y\nFunciones del Auditor Interno. El Auditor Interno tendrá como parte de sus\ndeberes y funciones las siguientes:\n\na) Dictar las políticas,\nprocedimientos, lineamientos, directrices e instrucciones pertinentes, según la\nnormativa jurídica y técnica, estableciendo criterios uniformes que guíen el\nejercicio de las competencias de la Auditoría Interna y las relaciones con la\nadministración.\n\nb) Liderar y regular el\nproceso de planificación estratégica de la Auditoria Interna y en ese contexto\ndefinir, en conjunto con su personal, la visión, misión, objetivos y valores\nfundamentales de la unidad.\n\nc) Elaborar en conjunto con\nsu personal, el plan anual de trabajo y sus modificaciones, comunicando al\nJerarca el contenido del plan y su relación con el ciclo de fiscalización y\nproponiendo al Jerarca los requerimientos de recursos para cumplir con ese\nplan, incluidas las necesidades administrativas de la unidad. Igualmente deberá\ncomunicar al Jerarca las modificaciones a dicho plan.\n\nd) Presentar el proyecto de\npresupuesto de la Auditoría Interna para que se incorpore al presupuesto\ninstitucional, en el momento que las disposiciones internas lo determinen.\n\ne) Establecer un programa\nde aseguramiento de calidad para la Auditoría Interna de conformidad con la\nnormativa aplicable.\n\nf) Administrar su personal\n(seleccionar, planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar,\nmantener, motivar, informar decisiones y brindar apoyo de capacitación, entre\notros) hacia el logro adecuado de los objetivos y metas de la Auditoría\nInterna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de\nlas labores respectivas.\n\ng) Cumplir con pericia y\ndebido cuidado profesional su función, haciendo valer su competencia con\nindependencia funcional y de criterio, y será vigilante de que su personal\nresponda de igual manera.\n\nh) Definir, establecer y\nmantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas de\nadministración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna,\nen especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial\nestablecidos por ley.\n\ni) Formular, gestionar y\nmantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría\nInterna, de conformidad con el artículo 4° de este reglamento.\n\nCAPÍTULO V\n\nDel personal de la\nAuditoría Interna\n\nArtículo 25°-Del Personal.\nEl personal de la Auditoría deberá poseer conocimientos en auditoría,\ncontabilidad, administración, tecnologías de información y marco legal relacionado\ncon la Administración Pública y el SENARA, que lo califique para ejercer en forma\napropiada las funciones encomendadas, así como reunir u obtener en conjunto las\naptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.\n\nEl Auditor interno y el\npersonal de la Auditoria Interna, deberán mantener elevados valores de conducta\npara ejercer la actividad de la Auditoría Interna, de conformidad con el Código\nde Ética de la unidad. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones\ny prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.\n\nArtículo 26°-Administración\ndel personal de la Auditoria Interna. Corresponde al Auditor Interno respecto a\nsu personal:\n\na) Movimientos de personal:\nautorizar los movimientos de personal en la Auditoría Interna (nombramiento,\ntraslado, suspensión, remoción, concesión de licencias, permisos y otros\nmovimientos de personal).\n\nb) Plazas vacantes:\ngestionar lo relativo a las plazas vacantes de la Auditoría Interna y,\nconsecuentemente, la obligación de la Administración de atender las vacantes de\nla Auditoría en un plazo máximo de tres meses.\n\nc) Capacitación: aprobar\nlas solicitudes de capacitación de su personal comunicando lo correspondiente\nal Comité de Capacitación para su registro y control.\n\nd) Vigilancia y toma de\ndecisiones: vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los\nfuncionarios de la Auditoria Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias,\ncon la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas,\nprocedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (institucionales\ny de la Auditoría Interna) que les sean aplicables.\n\nRespecto a las regulaciones\nde tipo administrativo, las mismas no deberán impedir, amenazar, ni afectar\nnegativamente los requisitos de independencia y objetividad que corresponde\nobservar al personal de la Auditoría Interna en el ejercicio de las actividades\nque les son inherentes, ni limitar o restringir de manera indebida el ejercicio\nde sus atribuciones. En caso de detectarse esta situación, el Auditor interno\nsolicitará la corrección correspondiente al Jerarca o ante la Contraloría\nGeneral de la República en caso de duda, una vez finalizado el trámite interno.\n\nArtículo 27°-Protección del\npersonal. Cuando el personal de la Auditoría Interna en el cumplimiento de sus\nfunciones, se involucre en un conflicto legal o sea objeto de una demanda de\níndole penal, el SENARA dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y\ncubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final.\n\nCAPÍTULO VI\n\nDe los recursos de la\nAuditoría Interna\n\nArtículo 28°-Asignación de\nRecursos. La Auditoría Interna deberá contar con la organización y recursos\nnecesarios y suficientes para cumplir su gestión, para lo cual el Auditor\nInterno presentará al Jerarca el estudio de recursos que respalde el requerimiento\nde recursos humanos idóneos y suficientes, además de los recursos materiales,\ntecnológicos, de transporte y otros necesarios para que la Auditoría Interna pueda\nmantener un efectivo liderazgo en la protección de la Hacienda Pública, en el ámbito\nde su competencia.\n\nPara efectos\npresupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una categoría programática.\n\nEn la asignación y\ndisposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio del Auditor Interno\ny las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la\nRepública.\n\nDe presentar serias\nlimitaciones, que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría\nInterna, el Auditor Interno deberá comunicar y fundamentar esta situación ante el\nJerarca, para su oportuna atención.\n\nCuando el Auditor Interno\ndemuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría Interna propicia\nla ausencia de fiscalización oportuna del patrimonio institucional, deberá\ninformar al Jerarca del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación\nde responsabilidad que esta situación puede generarle.\n\nArtículo 29°-Administración\nde los recursos. Acorde con las regulaciones jurídicas y técnicas pertinentes,\nel Auditor Interno deberá administrar los recursos materiales, tecnológicos y\nde otra naturaleza de su dependencia, por lo que le corresponderá garantizar la\nutilización de tales recursos en forma económica, eficiente, eficaz, legal y transparente\npara la consecución de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.\n\nLe corresponderá al Auditor\nInterno proponer el anteproyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para el\nejercicio presupuestal respectivo, para la aprobación del Jerarca, quién\nvalorará las posibilidades de atender tales requerimientos de conformidad con\nlas regulaciones jurídicas y técnicas aplicables.\n\nCAPÍTULO VII\n\nÁmbito de acción y\ncompetencia\n\nArtículo 30°-Ámbito de\nacción y competencia. El ámbito de acción de la Auditoría Interna está\nconformado por el SENARA.\n\nEl ámbito de competencia de\nla Auditoría Interna abarca los procesos de control interno, valoración de\nriesgos y dirección, incluyendo temas tales como: aspectos operativos y administrativos,\naspectos contables y presupuestarios, contratación administrativa, aspectos\nsustantivos y estratégicos del SENARA, tecnologías de información y gobierno corporativo.\n\nEs obligación del Auditor\nInterno, definir y mantener actualizado el universo auditable sujeto al ámbito\nde acción de la Auditoría Interna.\n\nCAPÍTULO VIII\n\nRelaciones y coordinaciones\n\nArtículo 31°-Relaciones y\ncoordinaciones a lo interno. Corresponderá al Auditor Interno establecer y\nregular las relaciones y coordinaciones de la Unidad y de sus funcionarios con\nlos auditados para la realización de los servicios de la actividad de Auditoría\nInterna.\n\nArtículo 32°-Relaciones y\ncoordinaciones a lo externo. El Auditor Interno estará facultado para\nsuministrar e intercambiar información y coordinar actividades con la Contraloría\nGeneral de la República, las auditorías externas que se contraten en la institución,\ncon otros entes u órganos de control que correspondan y con los órganos judiciales,\nen el ámbito de sus competencias, para minimizar la duplicación de esfuerzos.\n\nArtículo 33°-Coordinación\ncon la Dirección Administrativa Financiera. El Auditor Interno deberá\nestablecer mecanismos de coordinación para que la Dirección Administrativa Financiera\nlleve un registro separado del monto presupuestado y aprobado a la Auditoría Interna,\ndetallado por objeto del gasto, para que pueda controlar la ejecución y modificaciones\nde los recursos asignados a la Auditoría.\n\nArtículo 34°-Solicitud de\ncolaboración. El Auditor Interno tendrá la facultad de solicitar la\ncolaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande su ejercicio, a funcionarios\nde cualquier nivel jerárquico de la Institución, a fin de ejercer adecuadamente\nsus competencias.\n\nEn igual sentido la\nAuditoría Interna podrá incorporar profesionales o técnicos de diferentes\ndisciplinas, funcionarios o no de la Institución, para que lleven a cabo\nlabores de su especialidad como soporte a los estudios o servicios preventivos\nque se realicen, cumpliendo los aspectos presupuestarios y de contratación\nadministrativa que le sean aplicables.\n\nArtículo 35°-Deber de la\nDirección Jurídica. Es deber de la Dirección Jurídica del SENARA brindar el\noportuno y efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que requiera la\nAuditoría Interna, a fin de que esta cumpla adecuadamente su función, salvo que\nexista un compromiso a la independencia y objetividad.\n\nCAPÍTULO IX\n\nFuncionamiento de la\nAuditoría Interna\n\nArtículo 36°-Deberes\nlegales. El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna\ndeberán cumplir con los deberes dispuestos en las leyes y normas aplicables al ejercicio\nde la auditoría interna en el Sector Público.\n\nArtículo 37°-Otras\nCompetencias de la Auditoría Interna. Además de las competencias establecidas\npor mandato legal y normativo, le corresponderá a la Auditoría Interna:\n\na. Presentar anualmente a\nconocimiento de la Junta Directiva, el plan de labores, congruente con la\nplanificación estratégica, su universo auditable actualizado, basado en un\nproceso de valoración del riesgo y objetivos institucionales, que incluirá los\nservicios de auditoría (los cuales contemplan el tiempo estimado para estudios\nespeciales que se realizarán a solicitud de la Junta Directiva o entes reguladores\no fiscalizadores), los servicios preventivos y las labores de seguimiento sobre\nlos resultados de esos servicios, el análisis de presuntos hechos irregulares\nque sean de conocimiento de la Auditoría y el tiempo estimado para la atención\nde otras actividades obligatorias y labor administrativa.\n\nb. Elaborar y mantener\nactualizados los procedimientos de Auditoría Interna.\n\nc. Fiscalizar la\nefectividad de los objetivos, metas, programas y presupuestos de los niveles\noperativos, y verificar que sus resultados sean consistentes con los objetivos\ny metas establecidos.\n\nd. Fiscalizar el diseño,\nimplantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la\norganización, relacionados con la ética y el apoyo de las tecnologías de\ninformación a los objetivos institucionales.\n\nArtículo 38°-Potestades de\nla Auditoría Interna. El Auditor Interno y los demás funcionarios de la\nAuditoría Interna, deberán ejercer con propiedad las potestades establecidas\npor mandato legal.\n\nArtículo 39°-Servicios que\npresta la Auditoría. Dentro del ámbito institucional del SENARA, la Auditoría\nInterna prestará dos clases de servicios, los cuales deberán darse con el\ndebido cuidado profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales\nque rigen la función de Auditoría Interna en el Sector Público. Estos servicios\nson los siguientes:\n\na) Servicios de auditoría:\nSon aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría: auditoría\nfinanciera, auditoría en tecnologías de información y comunicación, auditoría operativa,\nauditoría de gestión, auditoría de cumplimiento; estudios especiales de\nauditoría de los que puedan derivarse posibles responsabilidades y auditoría de\ncualesquiera tipos que se requiera para evaluar el cumplimiento, suficiencia y\nvalidez del control interno dentro del ámbito de competencia del SENARA, para\ndar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la\ndel resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y\na las prácticas sanas en relación con:\n\n1) La protección y\nconservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso\nindebido, irregularidad y acto ilegal.\n\n2) Exigir confiabilidad.\noportunidad e integridad de la información.\n\n3) Garantizar eficacia y\neficiencia de las operaciones.\n\n4) Cumplir con el\nordenamiento jurídico y técnico.\n\nb) Servicios preventivos:\nSe refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de autorización de\nlibros.\n\n1. Advertencia: Es un\nservicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o a los\ntitulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir\nlo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto\ndeterminado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su\nconocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder\no riesgos en la gestión. Es un servicio que se evidencia por escrito y el\nproceder y la legalidad de lo actuado por la Administración será objeto de\nverificación posterior por parte de la Auditoría Interna, siendo\nresponsabilidad de la administración activa, valorar y analizar las\nobservaciones de la Auditoría Interna y aceptarlas o refutarlas con el debido\nfundamento.\n\n2. Asesoría: Es un servicio\npreventivo que brinda la Auditoría Interna en forma oral o escrita, a solicitud\nde la parte interesada o de oficio, mediante el cual emite su criterio, opinión\nu observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe\no comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus\ndemás competencias. Con este servicio el personal de auditoría coadyuva a la\ntoma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni\nsugerir o recomendar, siendo responsabilidad de la Administración Activa,\nvalorar y analizar -por su propia cuenta y bajo su entera responsabilidad la\ninformación suministrada para tomar decisiones más informadas y con una\norientación hacia el mayor apego al ordenamiento jurídico y técnico.\n\n3. Autorización de libros:\nEs un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura,\nlos libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias\ndel SENARA, así como otros libros que a criterio del Auditor Interno sean\nnecesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.\n\nc) Análisis de presuntos\nhechos irregulares que puedan ser generadores de responsabilidad: se realiza\npor medio de investigaciones de oficio, producto de una auditoría, en atención\na la denuncia de un tercero, o como respuesta a una solicitud del jerarca o de\ntitulares subordinados, entre otros. Los resultados de la investigación se\nconstituyen en un insumo para que el jerarca, o la instancia respectiva, valore\nla procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo, sin perjuicio\nde cualquier otra acción que en ejercicio de sus competencias estime\npertinente.\n\nArtículo 40°-Comunicación\nde resultados de servicios de auditoría. La comunicación de resultados, es la\nactividad en el proceso de auditoría en la cual se informa de manera oral y por\nescrito los resultados del trabajo realizado y las recomendaciones mediante las\ncuales se pretende aportar valor agregado a la gestión institucional.\n\na. Comunicación oral. Puede\nrealizarse en el transcurso de un estudio de control interno para que se\ncorrijan sobre la marcha asuntos que requieren atención inmediata. La Auditoría\nInterna informará posteriormente lo señalado en forma escrita. Una vez\nfinalizado el trabajo de campo, las condiciones obtenidas deberán ser\ncomentadas con los funcionarios responsables, previo a emitir los hallazgos\ndefinitivos, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista y cualquier acción\ncorrectiva que sea necesaria. Asimismo, una vez elaborado el informe borrador,\nse presentará a los funcionarios responsables los hallazgos determinados y las\nrecomendaciones propuestas a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista,\nopiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria previo a la emisión\ndel informe definitivo. Se exceptúan los casos de auditorías con carácter\nreservado, en la que sus resultados no deberán discutirse, o cuando la\nauditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza\nconfidencial, en que la discusión deberá ser parcial.\n\nLa comunicación oral de\nresultados la dispone el Auditor Interno en coordinación con el personal de\nauditoría que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del\ninforme, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones\nde hechos y otros que la normativa contemple. Con tal propósito se convocará\npor escrito a quienes tengan parte en el asunto evaluado, previa coordinación\ncon los interesados y se documentará lo correspondiente a esta comunicación.\n\nLos funcionarios de la\nAdministración Activa convocados tienen la obligación de asistir a la\ncomunicación verbal de resultados como parte de su compromiso con el\nfortalecimiento del sistema de control interno institucional.\n\nb. Comunicación escrita. La\nAuditoría Interna comunicará los resultados, conclusiones y recomendaciones de\nsus auditorías o estudios especiales de auditoría, en forma oficial por\nescrito, mediante informes objetivos dirigidos al Jerarca, como órgano superior\nde la institución, o a los titulares subordinados competentes, a efecto de que\nse tomen las decisiones y las acciones pertinentes dentro de los plazos\nrespectivos.\n\nEl Auditor Interno definirá\nlos niveles y competencias para esa comunicación. Los informes de auditoría\nversarán sobre diversos asuntos de su competencia y deberán incluir los\nobjetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás\nresultados del trabajo, según la naturaleza de éste.\n\nSe incluirá en los informes\nprevención al Jerarca o a los titulares subordinados, según corresponda, de sus\ndeberes en el trámite de informes, en especial de los plazos que deben\nobservarse y se advertirá sobre las posibles responsabilidades en que pueden\nincurrir por incumplir injustificadamente sus deberes respecto al control\ninterno.\n\nc. Comunicación de los\nservicios preventivos. La comunicación de los servicios preventivos se hará a\ncriterio del Auditor Interno, quien definirá el contenido de los oficios u\notros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos a que se\nrefiera y su criterio profesional.\n\nd. Comunicación de los resultados\ndel análisis de presuntos hechos irregulares: los resultados del análisis\nrealizado se comunicarán mediante un acto debidamente motivado. En caso de que\nla investigación acredite la existencia de elementos suficientes para\nconsiderar -al menos en grado de probabilidad- la ocurrencia de hechos\npresuntamente irregulares, se elaborará una relación de hechos, la cual será\nremitida a la instancia que ejerce la potestad disciplinaria sobre el funcionario\npresuntamente responsable o a la autoridad competente para su atención, según\ncorresponda. En caso de que la investigación acredite la existencia de\nelementos suficientes para considerar -al menos en grado de probabilidad- la\nocurrencia de un delito, se elaborará una denuncia penal, la cual será remitida\nal Ministerio Público. Una vez presentada la denuncia penal ante el Ministerio\nPúblico, se hará la respectiva comunicación al Jerarca, a fin de que analice la\nadopción de medidas preventivas o tramite el procedimiento administrativo\ntendente a analizar la posible responsabilidad administrativa.\n\nArtículo 41°-Implementación\nde recomendaciones. Será responsabilidad de la Administración Activa (Junta\nDirectiva o titulares subordinados), definir, coordinar y ejecutar dentro de\nlos plazos establecidos, las acciones correctivas que sean pertinentes para\natender las recomendaciones a efectos de subsanar las deficiencias comunicadas\npor la Auditoría Interna, dar continuidad a las acciones implementadas, velar\npara que no se repitan a futuro esas deficiencias y comunicar a la Auditoría\nInterna respecto a las gestiones realizadas para la atención de las recomendaciones.\n\nEn ese sentido y dentro del\nplazo de ley, deberán girar por escrito la instrucción para su implementación\nal responsable designado, con copia a la Auditoría Interna y establecer los\nmecanismos de seguimiento necesarios para constatar su efectiva implementación.\nEn caso de que las recomendaciones vayan a ser implementadas directamente por\nel titular, así deberá ser informado a la Auditoría Interna dentro del plazo de\nley.\n\nArtículo 42°-Seguimiento a\nla aplicación de disposiciones, recomendaciones y gestión de informes de\nrelaciones de hechos por parte de la Auditoría Interna. El Auditor Interno deberá\nestablecer y mantener, como parte vital y permanente de la actividad de la Auditoría\nInterna, un proceso de seguimiento a las recomendaciones, observaciones e informes\nde relaciones de hechos y denuncias penales, resultantes de su gestión para asegurarse\nde su oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la administración activa,\nla cual se verificará de conformidad con la forma de acreditación establecida.\n\nEste proceso deberá incluir\nlos resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores externos que\nsean de su conocimiento y los de la Contraloría General de la República y demás\ninstituciones de control y fiscalización cuando así lo soliciten. El resultado\ndel proceso de seguimiento será comunicado por el Auditor Interno al Jerarca anualmente,\ncomo parte del informe anual de labores, sin perjuicio de otros informes relacionados,\na juicio del Auditor, cuando lo considere pertinente.\n\nLa Auditoría interna será\nla única instancia competente para determinar el estado de cumplimiento de las\nrecomendaciones que emite, tomando como base la evidencia que aporte el\ndestinatario de la recomendación y el resultado de otras acciones de verificación\nque ejecute como parte de la labor de seguimiento. En ese sentido comunicará a\nla Administración Activa cuando una recomendación se considere razonablemente\natendida y del cierre de la labor de seguimiento de los informes emitidos, lo\nque no extingue la responsabilidad de la Administración Activa respecto a las\nacciones correctivas aplicadas y su continuidad.\n\nArtículo 43°-Sobre las\nprórrogas a plazos indicados por la Auditoría Interna para la acreditación de\nrecomendaciones. La Auditoría interna tendrá la potestad, a solicitud fundamentada\nde la administración, de otorgar prórrogas a plazos indicados por ésta para la\nacreditación de las recomendaciones, siempre y cuando se cumplan las siguientes\ncondiciones:\n\n1. La gestión se presente\npor medio de oficio firmado por el destinatario de la recomendación o por quien\nfuere delegado formalmente para su atención.\n\n2. Se detallen los hechos\nque impidieron el cumplimiento de la recomendación en la fecha prevista.\n\n3. Se proponga la fecha\npara el cumplimiento definitivo de la recomendación.\n\n4. Se adjunte certificación\nque detalle las acciones realizadas en atención a la recomendación con\nreferencia a los folios del expediente de seguimiento en los que se respalden\ndichas acciones\n\n5. Se adjunte cronograma\ncon el detalle de acciones pendientes de realizar, responsable de llevarlas a\ncabo y plazo de ejecución.\n\nLa Auditoría se reserva el\nderecho de dar trámite y aprobar prórrogas en casos de excepción a las\ncondiciones señaladas, siempre que sean debidamente justificados.\n\nArtículo 44°--Sobre la\nresponsabilidad del seguimiento de la implementación de recomendaciones por\nparte de la Administración Activa. La Administración Activa es responsable de\nmantener la vigilancia sobre el debido cumplimiento de las disposiciones y\nrecomendaciones y de asegurar la eficacia de las acciones correctivas que\nimplemente. En ese sentido llevará y mantendrá actualizado un registro para controlar\nel avance de la implementación de las recomendaciones de la Auditoría\n\nInterna y el cumplimiento de los plazos\nestablecidos, así como de las disposiciones de la Contraloría General de la\nRepública y demás recomendaciones de otros órganos de control externos puestas en\nsu conocimiento.\n\nSerá responsabilidad de la\nAdministración Activa conformar, actualizar, custodiar, conservar y poner a\ndisposición un expediente donde se documente la gestión realizada por cada\nrecomendación o disposición.\n\nArtículo 45°-Sobre la\nresponsabilidad por no implementar las recomendaciones de la Auditoría Interna.\nPodrá caber responsabilidad administrativa contra los funcionarios que\nincumplan injustificadamente las acciones para implementar las recomendaciones de\nla Auditoría Interna; sin perjuicio de las eventuales responsabilidades que les\npuedan ser imputadas civil y/o penalmente.\n\nArtículo 46°-Sobre el\nseguimiento de advertencias. La Auditoría Interna verificará lo actuado por la\nAdministración Activa respecto de las advertencias que le haya formulado, en el\nsentido de que las acciones tomadas estén de acuerdo con el ordenamiento\njurídico y técnico, sin perjuicio de que según corresponda, como resultado del\nseguimiento, emita informes de control interno, de responsabilidades\n(Relaciones de Hechos), u otros pertinentes.\n\nArtículo 47°-Sobre el\nseguimiento de asesorías. La Auditoría Interna verificará lo actuado por la\nAdministración Activa respecto de la asesoría formal que se haya brindado, en\nel sentido de que las acciones tomadas estén de acuerdo con el ordenamiento\njurídico y técnico, sin perjuicio de que según corresponda, como resultado del\nseguimiento, emita informes de control interno, de responsabilidades\n(Relaciones de Hechos o Investigaciones Preliminares), u otros pertinentes.\n\nArtículo 48°- Sobre el\nseguimiento de relaciones de hechos y denuncias penales: la Auditoría se\nlimitará a verificar que el destinatario haya recibido efectivamente el documento\nde remisión, sin que esto impida el ejercicio de sus potestades para monitorear\nel estado y resultado de las acciones adoptadas por la instancia correspondiente.\n\nArtículo 49°- Atención de\ndenuncias por parte de la Auditoría Interna: la atención de denuncias por parte\nde la Auditoría Interna se realizará de conformidad con lo establecido en el\nreglamento respectivo.\n\nArtículo\n50°-Responsabilidades y sanciones. El incumplimiento a lo dispuesto en el presente\nReglamento será causal de responsabilidad administrativa para el Auditor Interno\ny para los funcionarios de la Auditoría Interna, el Jerarca, titulares\nsubordinados y demás funcionarios del SENARA.\n\nLa determinación de\nresponsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al\nórgano competente, según las regulaciones internas y la normativa que resulte\naplicable.\n\nCAPÍTULO X\n\nDisposiciones Finales\n\nArtículo 51°-Marco\nnormativo de referencia. En lo no dispuesto en este reglamento será aplicable\nla Ley General de Control Interno N° 8292, la Ley contra la corrupción y el\nEnriquecimiento Ilícito N° 8422 y su reglamento, la Ley Orgánica de la Contraloría\nGeneral de la República N° 7428, las Normas Generales de Auditoría para el\nSector Público, las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector\nPúblico, las Normas de control interno para el Sector Público, los Lineamientos\ngenerales para el análisis de presuntos Hechos Irregulares, las Directrices\npara la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías\ninternas del Sector Público, las Directrices que deben observar las auditorías internas\npara la verificación del cumplimiento de las disposiciones de la Contraloría\nGeneral de la República, las Directrices que deben observar los funcionarios\nobligados a presentar el informe final de gestión, los Lineamientos sobre\ngestiones que involucran a la Auditoría Interna presentadas ante la Contraloría\nGeneral de la República, así como cualquier otra norma, directriz o circular que\nen el ejercicio de sus facultades emita la Contraloría General de la República.\n\nArtículo 52°-Derogatoria.\nEste Reglamento deroga el Reglamento modificado mediante el Acuerdo N°5744\ntomado en la Sesión Ordinaria N° 744-18 del 08/10/2018.\n\nArtículo 53°-Vigencia. Rige\na partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\nComplete Text of Norm 9\n\n Regulation on the Organization and Operation of the Internal Audit of the\nNational Groundwater, Irrigation, and Drainage Service\n\nNATIONAL GROUNDWATER,\nIRRIGATION, AND DRAINAGE SERVICE\n\nSERVICIO NACIONAL DE AGUAS\nSUBTERRÁNEAS,\n\nRIEGO Y AVENAMIENTO\n\nAgreement 1, Extraordinary\nSession No. 9-2023, approves modifications to the Regulation on the\nOrganization and Operation of the Internal Audit of SENARA proposed and\npresented by Licenciada Irma Delgado Umaña. UNANIMOUS AND FIRM AGREEMENT.\n\nIn accordance with the\napproval cited, the updated version of the regulation is as follows:\n\nConsidering:\n\nI. That the legal framework governing\nthe activity of the Internal Audit has undergone changes since the last\nmodification of the Regulation on the Organization and Operation of the Internal Audit\nof SENARA, contained in Agreement No. 5744, taken at the Ordinary\nSession No. 744-18 of October 8, 2018.\n\nII. That these changes\nincorporate into the legal operating framework of internal audits the:\n\"General Guidelines for the Analysis of Presumed Irregular Acts\"\n(R-DC-102-2019), which repeal the \"Guidelines on the Communication of\nStatements of Facts and Criminal Complaints by the Internal Audits of the Public\nSector\" (R-CO-9-2008).\n\nIII. That subsection h) of\nArticle 22 of the General Law on Internal Control literally establishes as\npart of the competencies of the Internal Audit: \"Keep the Regulation on the organization\nand operation of the Internal Audit duly updated.\"\n\nIV. That from the review\ncarried out of the current Regulation on the Organization and Operation of the Internal\nAudit of SENARA, the need to make adjustments in accordance with the new\nregulations governing the matter was determined.\n\nV. That since the Internal\nAudit is a fundamental part of the internal control system of SENARA, it is\nnecessary for it to have an updated regulation on organization and operation,\nin accordance with the regulations governing its activity and oriented towards\ncontinuous improvement and the fulfillment of its competencies.\n\nVI. That the modifications\nincorporated in this regulation were made in accordance with the provisions\nestablished in the \"Guidelines on procedures involving the Internal Audit\npresented before the Contraloría General de la República.\"\n\nVII. That according to Article\n23 of the General Law on Internal Control, said regulation must be\napproved by the Contraloría General de la República, published in the Diario\nOficial, and disseminated within the institutional sphere.\n\nVIII. That the Contraloría\nGeneral de la República, through official communication No. 18260 (DFOE-SOS-0646) of December\n13, 2023, gave its approval to the modifications to this\nRegulation.\n\nTherefore, it issues the\nfollowing:\n\nREGULATION ON THE ORGANIZATION\nAND OPERATION OF THE INTERNAL AUDIT OF THE\n\nNATIONAL GROUNDWATER,\nIRRIGATION, AND DRAINAGE SERVICE\n\nSERVICIO NACIONAL DE AGUAS\nSUBTERRÁNEAS,\n\nRIEGO Y AVENAMIENTO\n\nCHAPTER I\n\nGeneral Provisions\n\nArticle 1—Objective. This\nregulation shall govern the organization and operation of the Internal Audit\nof the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service, hereinafter\nSENARA.\n\nArticle 2—Definitions.\nFor the purposes of this regulation, the following shall be understood as:\n\na) Internal Audit:\nInternal Audit of SENARA.\n\nb) Audit Report:\ndocument in digital format, through which the Internal Audit formally communicates\nto the Administration subject to examination the results of the audit\nperformed, including the respective conclusions and recommendations.\n\nc) Hierarch (Jerarca): Superior\nhierarch of the Institution represented by the Board of Directors (Junta Directiva) of SENARA.\n\nd) Subordinate Head (Titular subordinado):\nOfficial of the active administration responsible for a process, with\nauthority to order and make decisions.\n\ne) Active Administration (Administración Activa):\nthe set of organs and entities of the administration that decide, execute,\nresolve, direct, and operate the institution.\n\nf) Presumed Irregular Acts (Hechos presuntamente irregulares): conduct understood as actions\nor omissions attributable to subjects covered by the scope of competence of\nthe Internal Audit, which could infringe the legal system, cause damage, or\ncause harm to Senara and which could generate some type of liability on the\npart of the infringer.\n\ng) Investigation of\nPresumed Irregular Acts (Investigación de presuntos hechos irregulares): systematic and objective procedure aimed at\ndetermining the existence of the elements of judgment necessary for the eventual\nopening of an administrative or judicial procedure. As part of it, the\npresumed responsibilities, whether administrative, union, civil, or criminal,\nmust be considered. The investigation corresponds to an activity of the\nInternal Audit, distinct from audit services and preventive services.\n\nh) Statement of Facts (Relación de Hechos):\nreport that compiles a series of presumed irregular acts, actions, or\nomissions, which are linked by a causal nexus to a fault and a presumed\nresponsible party. The Statement of Facts is brought to the attention of the\ncorresponding Hierarch or Subordinate Head, or a competent authority so that\nthey may assess the appropriateness of opening an administrative\nprocedure or any other action they deem pertinent.\n\nArticle 3—Scope of\nApplication. This regulation shall be of mandatory observance for all\nofficials of the Internal Audit and for the rest of the officials of the\nActive Administration of SENARA, in the matters applicable to them.\n\nArticle 4—Updating of\nthe Regulation. For the purpose of keeping the normative framework of the\nInternal Audit updated, the Internal Auditor, together with the Audit team,\nshall be responsible for reviewing this regulation every two years or when any\nchange in the related regulations becomes known, and for proposing and promoting\nits modifications before the Board of Directors. Any modification must, prior to its official\nissuance, have the approval of the highest Hierarch and of the Contraloría General de la\nRepública.\n\nCHAPTER II\n\nOf the Nature of the\nInternal Audit\n\nArticle 5—Concept of\nInternal Audit. The Internal Audit is the independent, objective, and\nadvisory activity that adds value and improves the operations of the institution,\ncontributes to the fulfillment of the administration's objectives and goals, providing\na systematic and professional approach to evaluate and improve the effectiveness of\nthe processes of risk management, control, and direction, providing the citizenry\nwith reasonable assurance that the actions of the Hierarch and the rest of the administration\nare executed in accordance with the legal and technical framework and sound practices.\n\nArticle 6—Competencies.\nThe competencies of the Internal Audit shall be governed fundamentally by the\nprovisions of Article 22 of the General Law on Internal Control, without prejudice\nto any other applicable regulation.\n\nArticle 7—Strategic\nPlanning and Ethical Conduct Guidelines. The internal auditor and the officials of\nthe Internal Audit, as appropriate, shall establish a strategic plan,\nin which the strategic framework of the Internal Audit is set forth, which must\nbe consistent with the institutional strategic framework. Likewise,\nthe audit team shall establish a set of ethical conduct guidelines\naligned with the institutional Manual of Ethics and Conduct, which shall guide the\nconduct of the Internal Audit personnel in their personal activities and\nin those of an official nature in the exercise of their public function.\n\nArticle 8—Independence.\nThe activity of the Internal Audit must be exercised with total functional\nand judgmental independence from the Hierarch and the other organs of the\nActive Administration.\n\nArticle 9—Individual Independence and\nObjectivity. The officials of the Internal Audit must have an objective,\nimpartial, and neutral attitude, avoiding conflicts of interest,\nfavoritism, or undue influences that could compromise their professional judgment.\nThey must also protect their independence in fact and in appearance.\n\nArticle 10—Impediments\nfor Internal Audit Personnel. In order not to harm their individual objectivity\nand professional ethics, the personnel of the Internal Audit must:\n\na) Reject gifts or\ngratuities that may be interpreted as attempts to influence their\nindependence and integrity, without prejudice to the duty to report such acts\nbefore the competent authorities.\n\nb) Avoid the\nestablishment of relationships of a personal nature or any other nature\nthat may influence, compromise, or threaten the ability to act, imply\na risk of corruption, may raise doubts about their objectivity and\nindependence, or compromise the image of the Unit.\n\nc) Refrain from using\ntheir official position for private, business, or personal purposes; or facilitating\nimproper transactions that foster irregularities.\n\nd) Inform the Internal\nAuditor of any impediment or commitment in fact or appearance to\nindependence and objectivity, so that the corresponding measures may be taken\nand refrain from dealing with matters related to that situation. In the event\nof impediments or commitments to the independence or objectivity of the Internal Auditor,\nthe details of the impediment must be disclosed to the Hierarch and other parties\ninvolved. The nature of this communication must be in writing in\nboth cases.\n\ne) Refrain from auditing\nspecific operations or executing advisory or warning tasks, in\nrelation to operations for which they were previously responsible as\nan official of the Active Administration or as a provider in the last two years, or\nbecause family relationships prevail with these, up to the third degree of\nconsanguinity or may prove incompatible.\n\nArticle\n11—Confidentiality of Information.\n\na) On the analysis of\npresumed irregular acts: confidentiality shall be maintained regarding the\nidentity of persons who file complaints before the Internal Audit and\nregarding the information, documentation, and other evidence of the investigations conducted\nby the Internal Audit, the results of which may lead to the opening of an\nadministrative procedure, during the formulation of the respective report,\nonce the corresponding report has been notified and until the final resolution of the\nadministrative procedure, except for the parties involved, who\nshall have free access to all documents and evidence included in\nthe administrative file.\n\nb) On studies in\nprogress: the work procedures or the results being\nobtained during the execution of an audit study shall be of a confidential\nnature except for the directly related parties, to whom\npreliminary results shall be discussed and preventive services shall be provided on\nthe subject under evaluation as deemed pertinent. This confidentiality\nshall not apply to requirements of the Contraloría General de la República\nin the exercise of its oversight competence, nor when there is an express\nrequest from the competent authority.\n\nArticle 12—Participation\nof the Internal Auditor in Board of Directors Sessions. In order to\nmaintain their objectivity and functional and judgmental independence, the Internal Auditor\nshall attend Board of Directors sessions when previously summoned by the Hierarch,\nand the summons must specify the topic for which advice is required.\nThey shall also attend in cases where, according to the Law, their attendance is mandatory\nor necessary for the fulfillment of their duties.\n\nWhen the Internal Auditor\nattends Board of Directors sessions, it must be in accordance with their\nadvisory and warning responsibilities, responsibilities that are limited to\nsupplying criteria, observations, and opinions that become inputs for\nmore informed decision-making aligned with the legal and technical system,\nwith it being the responsibility of the Hierarch to assess such inputs—among others—on their\nown account and under their entire responsibility, and then make the corresponding decision.\nIn this sense, attendance at the Board of Directors shall be under the following conditions:\n\na) Attendance with voice but\nwithout vote.\n\nb) Providing advice or\nwarning on specific aspects within their competence, without undermining or\ncompromising their independence and objectivity in the development of their other\ncompetencies, since the decisions adopted in that body shall be the\nexclusive responsibility of the members of the collegiate body.\n\nc) Possibility of postponing\ntheir opinion when, in their judgment and due to the complexity of the matter under discussion,\nthey require gathering more elements of judgment, without prejudice to the power of the\nHierarch to decide immediately or to postpone their decision for the time\nthey deem prudent or convenient.\n\nd) Availability of the\ninformation sufficiently in advance to provide the preventive service.\n\ne) Neither the presence nor the\nsilence of the Internal Auditor in Board of Directors sessions relieves said\ncollegiate body of the responsibility to adjust its agreements to the applicable legal\nand technical framework. The fact that the Internal Auditor does not issue\ncriteria on any matter under discussion does not imply tacit acceptance of what\nwas resolved.\n\nf) There shall be no impediment\nfor the Internal Auditor to issue their opinion subsequently, despite silence,\nwhether verbally in another session, or in writing.\n\ng) The participation of the\nInternal Auditor shall be recorded in the corresponding minutes.\n\nArticle 13—Participation\nin Commissions or Working Groups. The Internal Auditor and the officials of the\nAudit shall not be part of working groups or commissions that exercise\nfunctions proper to the active administration; except in their capacity as advisor on matters\nwithin their competence, when so requested or by legal provision, and their participation\nshall not be permanent, in safeguarding the independence and objectivity of the\nInternal Audit. Neither may they participate in the implementation of actions, design\nof forms, or other procedures and activities that they would normally have to examine\nsubsequently in the performance of their duties.\n\nAudit personnel\nmay only perform the administrative functions necessary to fulfill the\ncompetencies proper to the audit; there being no impediment to\nproviding preventive services if deemed necessary.\n\nArticle 14—Formal Measures\nfor Control and Administration of Impediments. It shall be the obligation of the Internal\nAuditor to establish formal measures to control and manage situations\nof impediment that could arise regarding facts or actions that call\ninto question or endanger (in fact or in appearance) the objectivity or independence\nof the Internal Audit.\n\nCHAPTER III\n\nLocation and Organizational Structure\n\nArticle 15—Location. The\nInternal Audit is located at the highest level in the structure of\nSENARA as an evaluative and advisory body.\n\nArticle 16—Organic Dependency\nand Administrative Regulations. Organically, the Internal Audit\nshall depend directly on the Board of Directors of SENARA. Other administrative\nregulations relating to the personnel of the Internal Audit shall be governed by what is\nestablished in the General Law on Internal Control and the provisions of the\nContraloría General de la República.\n\nArticle 17—Organization and\nStructure. The Internal Audit shall be organized into a single functional unit\nin accordance with the structure of SENARA, which shall be in charge of the Internal\nAuditor, who shall organize the work of the Internal Audit, considering, among\nother things, the institutional objectives and risks, available resources, the\ncorresponding technical-legal regulations and provisions, and sound practices.\n\nAny change in the\nstructure or organization of the Internal Audit must have the\nauthorization of the Internal Auditor.\n\nCHAPTER IV\n\nOf the Internal Auditor\n\nArticle 18—Appointment\nof the Internal Auditor. The Board of Directors of SENARA shall carry out the appointment\nof the Internal Auditor in strict adherence to the provisions of the General Law on\nInternal Control, the Organic Law of the Contraloría General de la República, and the procedure\nestablished by the contralor body.\n\nThis official may only be\nsuspended or removed from office for just cause and only by the\nBoard of Directors, with observance of the procedures that guarantee due\nprocess and in accordance with a prior and binding opinion of the Contraloría General de\nla República.\n\nArticle 19—Working Hours\nand Term of Appointment. The working hours of the Internal Auditor shall be\nfull-time at the institution or at the location designated for teleworking,\nand the term of appointment shall be for an indefinite period.\n\nArticle 20—Requirements for the\nPosition of Internal Auditor. The requirements for the position of Internal Auditor shall be\ndefined in the SENARA Job Manual.\n\nAmong the minimum\nrequirements shall be considered:\n\n1) Being a Certified Public Accountant\n(Contador Público Autorizado).\n\n2) Being characterized by their\nsuitability for the corresponding position.\n\n3) Being a highly trained professional\nin the field of auditing, having at least eight\nyears of experience in matters relevant to the position, of which at least\nthree years must have involved supervising professional personnel.\n\nArticle 21—Accountability\nof the Internal Auditor. The position of Internal Auditor corresponds to the highest\nlevel of competence, responsibility, and authority of the Internal Audit and\nis accountable for its management before the Board of Directors and, where appropriate, before the\nContraloría General de la República. They shall perform their duties with functional independence\nand judgmental independence.\n\nIn order to adequately\nattend to the accountability process, they shall inform the Board of\nDirectors, at least annually, about the management executed by the Internal Audit,\nindicating the degree of compliance with the work plan, relevant\nachievements, the status of recommendations and issued orders, and other\nrelevant matters regarding direction, exposure to risk, and control. Likewise,\nthey must present, upon concluding their tenure in the institution, the corresponding final\nmanagement report and comply with the management evaluation and\nbudgetary evaluation reports that the Administration requires, in accordance with the legal\nprovisions governing the matter.\n\nArticle 22—Delegation of\nFunctions. The Internal Auditor may delegate their functions to their personnel,\nusing suitability criteria and in accordance with the provisions of the General Law on\nPublic Administration. The personnel are obligated to comply with the legal,\nregulatory, and technical framework that regulates their actions.\n\nArticle 23—Procedures on\nAdministrative Matters. It corresponds to the Board of Directors to define the\nadministrative regulations applicable to the Internal Auditor, these regulations being understood\nas those that generally govern the nature of the relationship between\nthe Internal Auditor and their superior from an administrative perspective, not a\ntechnical one, particularly those referring, among others, to topics such as\ntime control, evaluation, leave, training, and vacations. It excludes\nregulations referring to the performance of the substantive activities of the\nAudit that are the exclusive competence of the head of the Internal Audit.\n\nThe Board of Directors may\ndelegate to the Management, by agreement, the administrative regulations\napplicable to the Internal Auditor.\n\nArticle 24—Duties and\nFunctions of the Internal Auditor. The Internal Auditor shall have as part of their\nduties and functions the following:\n\na) Dictate the policies,\nprocedures, guidelines, directives, and pertinent instructions, according to the\nlegal and technical regulations, establishing uniform criteria that guide the\nexercise of the competencies of the Internal Audit and the relations with the\nadministration.\n\nb) Lead and regulate the\nprocess of strategic planning of the Internal Audit and in that context\ndefine, jointly with their personnel, the vision, mission, objectives, and fundamental\nvalues of the unit.\n\nc) Prepare, jointly with\ntheir personnel, the annual work plan and its modifications, communicating to the\nHierarch the content of the plan and its relationship with the oversight cycle and\nproposing to the Hierarch the resource requirements to fulfill that\nplan, including the administrative needs of the unit. They must also\ncommunicate the modifications to said plan to the Hierarch.\n\nd) Present the budget\nproject for the Internal Audit so that it is incorporated into the institutional\nbudget, at the time determined by internal provisions.\n\ne) Establish a quality\nassurance program for the Internal Audit in accordance with the\napplicable regulations.\n\nf) Manage their personnel\n(select, plan, organize, coordinate, direct, supervise, evaluate,\nmaintain, motivate, inform decisions, and provide training support, among\nothers) toward the adequate achievement of the objectives and goals of the Internal\nAudit, as well as guarantee competitive human resources in the exercise\nof the respective tasks.\n\ng) Perform their function with expertise and due\nprofessional care, asserting their competence with functional independence\nand judgmental independence, and shall be vigilant that their personnel\nrespond in the same manner.\n\nh) Define, establish, and\nmaintain updated the policies, procedures, and practices for\nadministration, access, and custody of the Internal Audit documentation,\nespecially the information relating to matters of a confidential nature\nestablished by law.\n\ni) Formulate, process, and\nkeep current the Regulation on the Organization and Operation of the Internal\nAudit, in accordance with Article 4 of this regulation.\n\nCHAPTER V\n\nOf the Personnel of the\nInternal Audit\n\nArticle 25—Of the Personnel.\nThe personnel of the Audit must possess knowledge in auditing,\naccounting, administration, information technologies, and the legal framework related\nto Public Administration and SENARA, which qualifies them to perform in an\nappropriate manner the assigned functions, as well as to collectively possess or acquire the\nskills and competencies necessary to fulfill their responsibilities.\n\nThe Internal Auditor and the\npersonnel of the Internal Audit must maintain high values of conduct\nto exercise the activity of the Internal Audit, in accordance with the Code\nof Ethics of the unit. Such values must be evident in their actions\nand prevent any possibility of doubt in their management.\n\nArticle 26—Administration\nof the Internal Audit Personnel. The Internal Auditor is responsible for the following regarding\ntheir personnel:\n\na) Personnel movements:\nauthorize personnel movements in the Internal Audit (appointment,\ntransfer, suspension, removal, granting of leaves, permits, and other\npersonnel movements).\n\nb) Vacant positions:\nmanage matters relating to vacant positions in the Internal Audit and,\nconsequently, the obligation of the Administration to fill the vacancies in the\nAudit within a maximum period of three months.\n\nc) Training: approve\nthe training requests of their personnel, communicating accordingly\nto the Training Committee for registration and control.\n\nd) Monitoring and decision-making:\nmonitor and make the appropriate decisions so that the\nofficials of the Internal Audit comply, in the exercise of their competencies,\nwith the pertinent legal and technical regulations, as well as with the policies,\nprocedures, practices, and other administrative provisions (institutional\nand those of the Internal Audit) that are applicable to them.\n\nRegarding administrative\nregulations, these shall not impede, threaten, or\nnegatively affect the requirements of independence and objectivity that the\npersonnel of the Internal Audit must observe in the exercise of activities\ninherent to them, nor unduly limit or restrict the exercise\nof their powers. Should this situation be detected, the Internal Auditor\nshall request the corresponding correction from the Hierarch or from the Contraloría\nGeneral de la República in case of doubt, once the internal procedure is concluded.\n\nArticle 27—Protection of\nPersonnel. When the personnel of the Internal Audit, in the fulfillment of their\nduties, become involved in a legal conflict or are the subject of a\ncriminal lawsuit, SENARA shall provide all its support, both legal and technical, and\nshall cover the costs to handle that process until its final resolution.\n\nCHAPTER VI\n\nOf the Resources of the\nInternal Audit\n\nArticle 28—Allocation of\nResources. The Internal Audit must have the necessary and sufficient organization and resources\nto fulfill its management, for which purpose the Internal\nAuditor shall present to the Hierarch the resource study supporting the requirement\nfor suitable and sufficient human resources, in addition to the material,\ntechnological, transportation, and other resources necessary for the Internal Audit to\nmaintain effective leadership in the protection of the Public Treasury, within the scope\nof its competence.\n\nFor budgetary\npurposes, the Internal Audit shall be given a programmatic category.\n\nIn the allocation and\ndisposition of its resources, the criteria of the Internal Auditor\nand the instructions issued in this regard by the Contraloría General de la\nRepública shall be taken into account.\n\nIf serious\nlimitations arise that affect the fulfillment of the work assigned to the Internal\nAudit, the Internal Auditor must communicate and substantiate this situation to the\nHierarch, for its timely attention.\n\nWhen the Internal Auditor\nreliably demonstrates that the lack of resources for the Internal Audit leads to\nthe absence of timely oversight of the institutional assets, they must\ninform the Hierarch of the risk being assumed and of the potential imputation\nof liability that this situation may generate for the Hierarch.\n\nArticle 29—Administration\nof Resources. In accordance with the pertinent legal and technical regulations,\nthe Internal Auditor must administer the material, technological, and\nother resources of their unit, for which they shall be responsible for guaranteeing the\nuse of such resources in an economical, efficient, effective, legal, and transparent\nmanner for the achievement of the goals and objectives of the Internal Audit.\n\nIt shall be the responsibility of the Internal\nAuditor to propose the preliminary budget draft of the Internal Audit for the\nrespective fiscal year, for the approval of the Hierarch, who\nshall assess the possibilities of meeting such requirements in accordance with\nthe applicable legal and technical regulations.\n\nCHAPTER VII\n\nScope of Action and\nCompetence\n\nArticle 30—Scope of\nAction and Competence. The scope of action of the Internal Audit is\ncomprised of SENARA.\n\nThe scope of competence of\nthe Internal Audit encompasses the processes of internal control, risk\nassessment, and direction, including topics such as: operational and administrative\naspects, accounting and budgetary aspects, administrative contracting,\nsubstantive and strategic aspects of SENARA, information technologies, and corporate governance.\n\nIt is the obligation of the Internal\nAuditor to define and keep updated the auditable universe subject to the scope\nof action of the Internal Audit.\n\nCHAPTER VIII\n\nRelations and Coordination\n\nArticle 31—Internal Relations and\nCoordination. The Internal Auditor shall be responsible for establishing and\nregulating the relations and coordination of the Unit and its officials with\nthe auditees for the performance of the services of the Internal Audit\nactivity.\n\nArticle 32—External Relations and\nCoordination. The Internal Auditor is empowered to\nsupply and exchange information and coordinate activities with the Contraloría\nGeneral de la República, the external audits contracted by the institution,\nwith other corresponding control entities or bodies, and with judicial bodies,\nwithin the scope of their competencies, to minimize the duplication of efforts.\n\nArticle 33—Coordination\nwith the Financial Administrative Directorate (Dirección Administrativa Financiera). The Internal Auditor must\nestablish coordination mechanisms so that the Financial Administrative Directorate\nkeeps a separate record of the budgeted and approved amount for the Internal Audit,\ndetailed by object of expenditure, so that it can control the execution and modifications\nof the resources assigned to the Audit.\n\nArticle 34—Request for\nCollaboration. The Internal Auditor shall have the power to request the\ncollaboration, advice, and facilities that their exercise demands, from officials\nat any hierarchical level of the Institution, in order to properly exercise\ntheir competencies.\n\nIn the same sense, the\nInternal Audit may incorporate professionals or technicians from different\ndisciplines, whether or not they are officials of the Institution, to carry out\nspecialized tasks as support for the studies or preventive services\nperformed, complying with the applicable budgetary and administrative contracting\naspects.\n\nArticle 35—Duty of the\nLegal Directorate (Dirección Jurídica). It is the duty of the Legal Directorate of SENARA to provide\ntimely and effective service through the legal studies required by the\nInternal Audit, so that it may adequately fulfill its function, unless\nthere is a compromise to independence and objectivity.\n\nCHAPTER IX\n\nOperation of the\nInternal Audit\n\nArticle 36—Legal\nDuties. The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit\nmust comply with the duties set forth in the laws and regulations applicable to the exercise\nof internal auditing in the Public Sector.\n\nArticle 37—Other\nCompetencies of the Internal Audit. In addition to the competencies established\nby legal and regulatory mandate, the Internal Audit shall be responsible for:\n\na. Present annually to the Board of Directors for its information, the work plan, consistent with the strategic planning, its updated auditable universe, based on a risk assessment process and institutional objectives, which shall include audit services (which contemplate the estimated time for special studies to be conducted at the request of the Board of Directors or regulatory or oversight bodies), preventive services, and follow-up work on the results of those services, the analysis of presumed irregular acts (presuntos hechos irregulares) that come to the knowledge of the Internal Audit (Auditoría Interna), and the estimated time for attending to other mandatory activities and administrative work.\n\nb. Prepare and keep updated the Internal Audit procedures.\n\nc. Oversee the effectiveness of the objectives, goals, programs, and budgets of the operational levels, and verify that their results are consistent with the established objectives and goals.\n\nd. Oversee the design, implementation, and effectiveness of the organization's objectives, programs, and activities related to ethics and the support of information technologies for institutional objectives.\n\nArticle 38°—Powers of the Internal Audit. The Internal Auditor (Auditor Interno) and the other officials of the Internal Audit shall properly exercise the powers established by legal mandate.\n\nArticle 39°—Services provided by the Internal Audit. Within the institutional scope of SENARA, the Internal Audit shall provide two classes of services, which must be rendered with due professional care and in accordance with the regulations and legal provisions governing the Internal Audit function in the Public Sector. These services are the following:\n\na) Audit services: Those referring to the different types of audit: financial audit, audit of information and communication technologies, operational audit, management audit, compliance audit (auditoría de cumplimiento); special audit studies from which potential liabilities may arise, and any type of audit required to evaluate the compliance, sufficiency, and validity of internal control within SENARA's scope of competence, in order to provide citizens with reasonable assurance that the actions of the senior official (jerarca) and the rest of the administration are executed in accordance with the legal and technical framework and sound practices in relation to:\n\n1) The protection and conservation of public assets against any loss, waste, misuse, irregularity, and illegal act.\n\n2) Demanding reliability, timeliness, and integrity of information.\n\n3) Guaranteeing effectiveness and efficiency of operations.\n\n4) Complying with the legal and technical order.\n\nb) Preventive services (Servicios preventivos): Refers to advisory services (asesoría), warning services (advertencia), and authorization of books (autorización de libros).\n\n1. Warning: A preventive service provided by the Internal Audit to the Senior Official or to subordinate heads (titulares subordinados), through which it makes observations to prevent what legally, administratively, and technically corresponds regarding a specific matter or regarding situations, decisions, or conduct, when they come to its knowledge, in order to prevent possible negative consequences of their actions or risks in management. It is a service that is evidenced in writing, and the legality of the administration's actions shall be subject to subsequent verification by the Internal Audit, it being the responsibility of the active administration to evaluate and analyze the observations of the Internal Audit and to accept or refute them with due basis.\n\n2. Advisory: A preventive service provided by the Internal Audit orally or in writing, at the request of the interested party or ex officio, through which it issues its criterion, opinion, or observation on matters strictly within its competence, without undermining or compromising its independence and objectivity in the subsequent development of its other competencies. With this service, the audit personnel assist in decision-making, without expressing an inclination for a specific position, nor suggesting or recommending, it being the responsibility of the Active Administration to evaluate and analyze—on its own and under its full responsibility—the information provided in order to make more informed decisions oriented toward greater adherence to the legal and technical order.\n\n3. Authorization of books: A preventive service consisting of authorizing, by means of an opening statement, the accounting books and minute books kept by the different units of SENARA, as well as other books that, in the Internal Auditor's judgment, are necessary for strengthening the internal control system.\n\nc) Analysis of presumed irregular acts that may generate liability: This is conducted through ex officio investigations, as a result of an audit, in response to a complaint from a third party, or as a response to a request from the Senior Official or subordinate heads, among others. The results of the investigation constitute an input for the Senior Official, or the respective authority, to assess the appropriateness of opening an administrative procedure, without prejudice to any other action they deem pertinent in the exercise of their powers.\n\nArticle 40°—Communication of results of audit services. The communication of results is the activity in the audit process in which the results of the work performed and the recommendations through which it is intended to provide added value to institutional management are reported orally and in writing.\n\na. Oral communication. This may take place during an internal control study so that matters requiring immediate attention are corrected on the go. The Internal Audit shall subsequently report what was indicated in writing. Once the fieldwork is completed, the conditions obtained must be discussed with the responsible officials prior to issuing the definitive findings, in order to obtain their points of view and any necessary corrective action. Likewise, once the draft report is prepared, the findings determined and the proposed recommendations shall be presented to the responsible officials in order to obtain their points of view, opinions, and any necessary corrective action prior to the issuance of the definitive report. Excepted are cases of audits of a confidential nature, in which their results shall not be discussed, or when the audit or study is of an ordinary nature and information of a confidential nature is obtained, in which case the discussion shall be partial.\n\nThe oral communication of results is ordered by the Internal Auditor in coordination with the audit personnel in charge of the study, prior to the written communication of the report, except in the case of special reports relating to relations of facts (relaciones de hechos) and others contemplated by the regulations. For this purpose, those involved in the matter evaluated shall be convened in writing, following prior coordination with the interested parties, and the documentation corresponding to this communication shall be recorded.\n\nThe officials of the Active Administration (Administración Activa) who are convened have the obligation to attend the verbal communication of results as part of their commitment to the strengthening of the institutional internal control system.\n\nb. Written communication. The Internal Audit shall communicate the results, conclusions, and recommendations of its audits or special audit studies officially in writing, through objective reports addressed to the Senior Official, as the highest body of the institution, or to the competent subordinate heads, so that the pertinent decisions and actions are taken within the respective deadlines.\n\nThe Internal Auditor shall define the levels and competencies for such communication. The audit reports shall address various matters within its competence and must include the objectives, scope, findings, conclusions, and recommendations, and other results of the work, according to its nature.\n\nThe reports shall include a warning to the Senior Official or to the subordinate heads, as appropriate, regarding their duties in the processing of reports, especially the deadlines that must be observed, and shall warn about the potential liabilities they may incur for unjustifiably failing to fulfill their duties regarding internal control.\n\nc. Communication of preventive services. The communication of preventive services shall be made at the Internal Auditor's discretion, who shall define the content of the official letters or other means of communication, in accordance with the nature of the matters referred to and their professional judgment.\n\nd. Communication of the results of the analysis of presumed irregular acts: The results of the analysis performed shall be communicated through a duly reasoned act. If the investigation certifies the existence of sufficient elements to consider—at least to a degree of probability—the occurrence of presumably irregular acts, a relation of facts (relación de hechos) shall be prepared, which shall be forwarded to the authority exercising disciplinary power over the allegedly responsible official or to the competent authority for its attention, as applicable. If the investigation certifies the existence of sufficient elements to consider—at least to a degree of probability—the occurrence of a crime, a criminal complaint (denuncia penal) shall be prepared, which shall be forwarded to the Public Prosecutor's Office (Ministerio Público). Once the criminal complaint has been filed with the Public Prosecutor's Office, the respective communication shall be made to the Senior Official, so that they may analyze the adoption of preventive measures or process the administrative procedure aimed at analyzing the possible administrative liability.\n\nArticle 41°—Implementation of recommendations. It shall be the responsibility of the Active Administration (Board of Directors or subordinate heads) to define, coordinate, and execute, within the established deadlines, the corrective actions that are pertinent to address the recommendations in order to correct the deficiencies communicated by the Internal Audit, to give continuity to the implemented actions, to ensure that these deficiencies do not reoccur in the future, and to communicate to the Internal Audit regarding the steps taken to address the recommendations.\n\nIn that sense and within the legal deadline, they must issue in writing the instruction for its implementation to the designated responsible person, with a copy to the Internal Audit, and establish the necessary follow-up mechanisms to verify its effective implementation. In the event that the recommendations are to be implemented directly by the head, this must be reported to the Internal Audit within the legal deadline.\n\nArticle 42°—Follow-up on the application of provisions, recommendations, and management of reports on relations of facts by the Internal Audit. The Internal Auditor must establish and maintain, as a vital and permanent part of the Internal Audit's activity, a follow-up process for the recommendations, observations, and reports on relations of facts and criminal complaints resulting from its work, to ensure their timely, adequate, and effective attention by the active administration, which shall be verified in accordance with the established form of accreditation.\n\nThis process must include the results of the evaluations conducted by external auditors that come to its knowledge and those of the Contraloría General de la República and other control and oversight institutions when they so request. The result of the follow-up process shall be communicated by the Internal Auditor to the Senior Official annually, as part of the annual work report, without prejudice to other related reports, at the Auditor's discretion, when deemed pertinent.\n\nThe Internal Audit shall be the only competent body to determine the compliance status of the recommendations it issues, based on the evidence provided by the recipient of the recommendation and the result of other verification actions carried out as part of the follow-up work. In that sense, it shall communicate to the Active Administration when a recommendation is considered reasonably addressed and the closure of the follow-up work for the issued reports, which does not extinguish the responsibility of the Active Administration regarding the corrective actions applied and their continuity.\n\nArticle 43°—On extensions to deadlines indicated by the Internal Audit for the accreditation of recommendations. The Internal Audit shall have the power, upon a substantiated request from the administration, to grant extensions to deadlines indicated by it for the accreditation of recommendations, provided the following conditions are met:\n\n1. The request is submitted via official letter signed by the recipient of the recommendation or by the person formally delegated for its attention.\n\n2. The facts that prevented the fulfillment of the recommendation by the scheduled date are detailed.\n\n3. A date for the definitive fulfillment of the recommendation is proposed.\n\n4. A certification is attached detailing the actions taken in response to the recommendation, with reference to the folios of the follow-up file (expediente de seguimiento) supporting said actions.\n\n5. A schedule is attached detailing the pending actions, the person responsible for carrying them out, and the execution deadline.\n\nThe Internal Audit reserves the right to process and approve extensions in exceptional cases to the conditions indicated, provided they are duly justified.\n\nArticle 44°—On the responsibility for follow-up on the implementation of recommendations by the Active Administration. The Active Administration is responsible for maintaining vigilance over the due fulfillment of the provisions and recommendations and for ensuring the effectiveness of the corrective actions it implements. In that sense, it shall keep and maintain updated a registry to control the progress of the implementation of the Internal Audit's recommendations and compliance with the established deadlines, as well as the provisions of the Contraloría General de la República and other recommendations from other external control bodies brought to its attention.\n\nIt shall be the responsibility of the Active Administration to create, update, safeguard, preserve, and make available a file (expediente) documenting the management carried out for each recommendation or provision.\n\nArticle 45°—On the liability for not implementing the Internal Audit's recommendations. Administrative liability may arise against officials who unjustifiably fail to implement the actions to implement the Internal Audit's recommendations, without prejudice to any civil and/or criminal liabilities that may be attributed to them.\n\nArticle 46°—On the follow-up of warnings. The Internal Audit shall verify the actions taken by the Active Administration regarding the warnings issued to it, in the sense that the actions taken are in accordance with the legal and technical order, without prejudice to issuing, as a result of the follow-up, internal control reports, liability reports (Relations of Facts), or other pertinent reports, as appropriate.\n\nArticle 47°—On the follow-up of advisories. The Internal Audit shall verify the actions taken by the Active Administration regarding the formal advisory provided, in the sense that the actions taken are in accordance with the legal and technical order, without prejudice to issuing, as a result of the follow-up, internal control reports, liability reports (Relations of Facts or Preliminary Investigations), or other pertinent reports, as appropriate.\n\nArticle 48°—On the follow-up of relations of facts and criminal complaints: The Internal Audit shall limit itself to verifying that the recipient has effectively received the referral document, without this preventing the exercise of its powers to monitor the status and outcome of the actions adopted by the corresponding authority.\n\nArticle 49°—Attention to complaints by the Internal Audit: The attention to complaints by the Internal Audit shall be carried out in accordance with the provisions of the respective regulation.\n\nArticle 50°—Liabilities and sanctions. Failure to comply with the provisions of this Regulation shall be grounds for administrative liability for the Internal Auditor and for the officials of the Internal Audit, the Senior Official, subordinate heads, and other officials of SENARA.\n\nThe determination of liabilities and application of administrative sanctions corresponds to the competent body, according to the internal regulations and the applicable rules.\n\nCHAPTER X\n\nFinal Provisions\n\nArticle 51°—Normative reference framework. In matters not provided for in this regulation, the following shall apply: Ley General de Control Interno N° 8292, Ley contra la corrupción y el Enriquecimiento Ilícito N° 8422 and its regulation, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, Normas de control interno para el Sector Público, Lineamientos generales para el análisis de presuntos Hechos Irregulares, Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público, Directrices que deben observar las auditorías internas para la verificación del cumplimiento de las disposiciones de la Contraloría General de la República, Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de gestión, Lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoría Interna presentadas ante la Contraloría General de la República, as well as any other rule, directive, or circular issued by the Contraloría General de la República in the exercise of its powers.\n\nArticle 52°—Repeal. This Regulation repeals the Regulation amended by Acuerdo N°5744 adopted in Sesión Ordinaria N° 744-18 of 08/10/2018.\n\nArticle 53°—Effective Date. It shall take effect upon its publication in the Official Gazette La Gaceta." }