{ "id": "norm-101512", "citation": "Circular 9", "section": "norms", "doc_type": "circular", "title_es": "Modificación de Controles Mínimos de Gestión Ambiental — Consumo de Papel", "title_en": "Modification of Minimum Environmental Management Controls — Paper Consumption", "summary_es": "La Circular N° 9-2024 del Consejo Superior del Poder Judicial modifica los Controles Mínimos de Gestión Ambiental asociados al consumo de papel, aprobados originalmente en 2022. Actualiza la Tabla N°9, que detalla actividades y sistemas informáticos para reducir el uso de papel en todas las oficinas judiciales. Se refuerza el uso de herramientas como el Sistema Integrado de Correspondencia Electrónica (SICE), Oferta Electrónica para contrataciones, el sistema de Vehículos Decomisados y la certificación electrónica de antecedentes penales. Para sistemas como el Proposición Inteligente de Nombramientos (PIN), Plan Anual Operativo (PAO), Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI) y Plan Autoevaluación Institucional (PAI), se instruye potenciar su uso digital y evitar impresiones innecesarias, salvo para atender a población vulnerable o con brecha digital. También se promueve la gestión electrónica de documentos administrativos como boletas de vacaciones, roles y minutas. La reforma busca estandarizar procesos, aprovechar medios tecnológicos, obtener datos fidedignos y disminuir el consumo de papel en toda la institución.", "summary_en": "Circular No. 9-2024 from the Judicial Branch's Superior Council modifies the Minimum Environmental Management Controls related to paper consumption, originally approved in 2022. It updates Table No. 9, which details activities and IT systems aimed at reducing paper use across all judicial offices. The circular reinforces the use of tools such as the Integrated Electronic Correspondence System (SICE), electronic procurement offers, the system for Seized Vehicles, and electronic issuance of criminal record certificates. For systems like Proposición Inteligente de Nombramientos (PIN), Plan Anual Operativo (PAO), Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI), and Plan Autoevaluación Institucional (PAI), it instructs to enhance their digital use and avoid unnecessary printing, except to serve vulnerable populations or where digital gaps exist. It also promotes electronic management of administrative documents like vacation forms, on-duty rosters, and meeting minutes. The amendment aims to standardize processes, leverage technology, obtain reliable data, and reduce paper consumption institution-wide.", "court_or_agency": "", "date": "22/01/2024", "year": "2024", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "Gestión Ambiental Institucional", "Programa Cero Papel", "Sistema Integrado de Correspondencia Electrónica (SICE)", "Consejo Superior", "Poder Judicial", "brecha digital" ], "concept_anchors": [], "keywords_es": [ "gestión ambiental institucional", "consumo de papel", "Programa Cero Papel", "Poder Judicial", "controles ambientales", "SICE", "oferta electrónica", "digitalización", "sostenibilidad", "reducción de papel" ], "keywords_en": [ "institutional environmental management", "paper consumption", "Zero Paper Program", "Judicial Branch", "environmental controls", "SICE", "electronic procurement", "digitization", "sustainability", "paper reduction" ], "excerpt_es": "El Consejo Superior, en sesión N° 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"16/10/2024", "name": "Ampliación de la circular N°09-2024 denominada \"Modificación los Controles Mínimos de Gestión Ambiental\"", "ficha_url": "", "affectation": "Reforma Parcial", "mode": "Expreso", "in_corpus_id": "norm-103127", "in_corpus_title_en": "Expansion of Circular No. 09-2024: Minimum Environmental Management Controls", "in_corpus_title_es": "Ampliación de la Circular N°09-2024: Controles Mínimos de Gestión Ambiental", "in_corpus_doc_type": "circular", "in_corpus_date": "16/10/2024", "in_corpus_year": "2024" } ] }, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 9\n\n Modificación los Controles Mínimos de Gestión Ambiental\n\nCIRCULAR N° 9-2024\n\nAsunto:\nModificación los Controles Mínimos de Gestión Ambiental.-\n\nA TODAS LAS\nOFICINAS Y DESPACHOS JUDICIALES DEL DEL PAÍS SE LES\nHACE SABER QUE:\n\nEl Consejo\nSuperior, en sesión N° 02-2024 celebrada el 11 de enero de 2024, artículo XLIX,\na solicitud de la Comisión de Gestión Ambiental, dispuso modificar los\nControles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de\npapel, aprobados por el Consejo Superior en sesión N°58-2022, artículo LXII y\ncomunicados mediante circular 142-2022 emitida por la Secretaría General de la\nCorte, para que se lean de la siguiente manera:\n\n\"3.5\nControles asociados a la gestión del consumo de papel.\n\nLa\ndisminución del consumo de papel es un proceso importante para la Institución,\nel papel es un recurso que se emplea para la elaboración de documentos, los\ncuales son generados dentro del accionar de la gestión judicial en las\ndiferentes oficinas y despachos que componen la organización.\n\nEl Poder\nJudicial a través del Programa Cero Papel, ha realizado grandes esfuerzos\nimplementando buenas prácticas sobre la disminución del uso de papel,\npromoviendo la aplicación de recursos tecnológicos tales como los sistemas\ninformáticos: Sistema Integrado de Correspondencia Electrónica SICE, Agenda\nCronos, Sistema Integrado de Gestión Administrativa entre otros, los cuales\ncoadyuvan con la reducción del uso del papel en la Institución.\n\nLa Tabla\nN°9 denominada \"Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la\ngestión del consumo de papel\", se puede encontrar en el siguiente enlace:\n\nhttps://secretariacorte.poder-judicial.go.cr/index.php/informaciongeneral/documentos-\ninteres?download=53499:tabla-n-9-controles-minimos-degestion-ambiental\n\nTabla N°9\n\nControles\nMínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel\n\n| Control/ Actividad | Descripción | Responsable | Fundamento legal | Observacion es | | | --- |\n--- | --- | --- | --- | --- | | Sistema de control electrónico vehicular (SICOVE) [1] | Continuar\ncon la solicitud de vehículos mediante el sistema SICOVE, con el fin de estandarizar y aprovechar\nlos medios tecnológicos para tener datos fidedignos, al tiempo que se disminuye el consumo de papel.\nEsta herramienta permite el resguardo de la flotilla vehicular del Poder Judicial, permitiendo\nllevar el control del uso y mantenimiento mecánico preventivo y correctivo de las unidades. Además,\nincluye reportes de daños en carrocería y pintura, seguimiento al proceso | Administraciones\nRegionales Subcomisiones de Gestión Ambiental Programa Hacia Cero Papel Asesores Comisiones de\nGestión Ambiental Gestor Ambiental | Circulares 160-2020 y 186- 2020. Direcci ón Ejecutiva. Circular\nN°09- 2022. Secretaría de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | | | | | de\nreparación, accesorios asignados a cada vehículo y el control de asignaciones del transporte. | |\n| | | | Sistema automatizado para el registro de Vehículos Decomisados | Continuar con el registro\nde la información de Vehículos Decomisados en el Sistema electrónico de Vehículos Decomisados. Este\ncontrol permitirá contar con expediente electrónico de cada uno de los bienes que se encuentran en\ncustodia de alguna autoridad judicial. | Responsables directos: Delegaciones, Subdelegaciones y\nOficinas del Organismo de Investigación Judicial. Fiscalías del Ministerio Público. Juzgados y\nTribunales. Dirección Ejecutiva Programa de Descongestionamie nto de Vehículos Decomisados.\nAdministración Regional Comisiones de Gestión Ambiental Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor\nAmbiental | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte |\n| | | Certificación electrónica de Antecedentes Penales. | Continuar emitiendo la certificación de\nantecedentes penales de manera electrónica, a fin de ofrecer información oportuna y digital. |\nResponsable directo. Registro Judicial. Dirección de Tecnología de la Información. | Circular N°09-\n2022. Secretaria de la Corte Circular 29- | | | | | Asimismo, permite un acercamiento de los\nservicios que presta el Poder Judicial hacia la persona usuaria, en reconocimiento del Acceso a la\nJusticia como un derecho fundamental. | Administración Regional Comisiones de Gestión Ambiental\nAsesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | 2022 Secretaría de la Corte | | | |\nRecepción de facturas de manera electrónica | Hay que asegurar que el proceso de trámite de facturas\nelectrónicas y Actas de Recepción de Bienes y Servicios se realicen de acuerdo con los lineamientos\nestablecidos para tal fin. Es importante adjuntar facturas digitalizadas con el respectivo visto\nbueno de quien recibe el bien o servicio en la pantalla del SIGA-PJ, denominada \"Mantenimie nto del\nActa de Recibo creada por Pedidos\". | Responsable directo: Departamento Financiero Contable Centros\nGestores que generan actas de recepción de bienes. Administración Regional Comisiones de Gestión\nAmbiental Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | Ley de Contratación Administrativa\nCircular No.97-2018. Dirección Ejecutiva Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29-\n2022 Secretaría de la Corte | | | | Oferta electrónica en los procedimientos automatizados de\ncontratación. | Continuar con el uso del Sistema Oferta Electrónica en los procedimientos de\ncontratación Institucional. Éste permite que el proceso sea más ágil, reduciendo el tiempo en la\nrealización de este tipo de adquisiciones y reduce el consumo de papel. En los casos necesarios,\ncontinuar con la | Departamento de Proveeduría Subprocesos de Compras Directas y Compras Menores\nUnidad de Apoyo a los Sistemas Informáticos del Departamento de Proveeduría Administración Regional\n| Ley de Contratación Administrativa . Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022\nSecretaría de la Corte | | | | | capacitación en el uso de esta herramienta a los diferentes\nproveedores, facilitando el aprendizaje. | Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | |\n| | | Proposición Inteligente de Nombramiento s (PIN) | Potenciar que el uso de la herramienta se\nrealice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la\npráctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma\nherramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | Oficinas y despachos\nque utilizan el sistema PIN | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022\nSecretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para\nla población en condición de vulnerabilida d o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha\ndigital). | | | Plan Anual Operativo (PAO) | Potenciar que el uso de la herramienta se realice en\napego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la práctica de\nefectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta\nya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | Oficinas y despachos que\nutilizan el sistema PAO | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29-2022 Secretaría de\nla Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para la población\nen condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). | | |\nSistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI) | Potenciar que el uso de la herramienta se\nrealice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de | Oficinas y despachos\nque utilizan el sistema SEVRI | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte | No aplica para\nsituaciones en las que se requiera | | | | manera que se evite la práctica de efectuar impresiones\ninnecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el\nmotivo por el cual este sistema fue creado. | | Circular 29-2022 Secretaría de la Corte | imprimir\ndocumentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones\ntecnológicas (brecha digital). | | | Plan Autoevaluación Institucional (PAI) | Potenciar que el uso\nde la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de\nmanera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos\ngenerados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado.\n| Oficinas y despachos que utilizan el sistema PAI | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte\nCircular 29- 2022 Secretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera\nimprimir documentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones\ntecnológicas (brecha digital). | | | Documentos enlazados con labores administrativas (boletas de\nvacaciones, consecutivo de oficios, roles de atención, minutas de reuniones, juramentaciones,\ninformes técnicos emitidos por otras dependencias, solicitud de | Potenciar que los documentos\nenlazados con labores administrativas se gestionen de manera digital en los sistemas institucionales\ndisponibles para esos fines, de manera que, en apego a las políticas institucionales del Programa\nCero Papel, se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias. | Oficinas y despachos que\ngeneran documentos administrativos | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022\nSecretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para\nla población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha\ndigital). | | | permisos de sistemas, horas extras, roles de disponibilidad) | | | | | |\n\n(Así reformada la tabla N° 9 anterior mediante circular\nN° 209-2024 del 16 de octubre de 2024)\n\nPublíquese\nuna vez en el Boletín Judicial.\n\nSan José,\n22 de enero de 2024", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Full Text of Regulation 9\n\n Modification of the Minimum Environmental Management Controls\n\nCIRCULAR N° 9-2024\n\nSubject:\nModification of the Minimum Environmental Management Controls.-\n\nTO ALL\nJUDICIAL OFFICES AND CHAMBERS OF THE COUNTRY, BE IT KNOWN THAT:\n\nThe Superior\nCouncil, in session N° 02-2024 held on January 11, 2024, article XLIX,\nat the request of the Environmental Management Commission, ordered the modification of the\nMinimum Environmental Management Controls, associated with paper consumption management,\napproved by the Superior Council in session N° 58-2022, article LXII and\ncommunicated via circular 142-2022 issued by the General Secretariat of the\nCourt, so that they read as follows:\n\n\"3.5\nControls associated with paper consumption management.\n\nThe\nreduction of paper consumption is an important process for the Institution;\npaper is a resource used for the preparation of documents, which\nare generated within the operations of judicial management in the\ndifferent offices and chambers that make up the organization.\n\nThe Judicial\nBranch, through the Zero Paper Program, has made great efforts\nimplementing best practices for reducing paper use,\npromoting the application of technological resources such as the\ncomputer systems: Integrated Electronic Correspondence System (Sistema Integrado de Correspondencia Electrónica, SICE), Cronos Agenda,\nIntegrated Administrative Management System (Sistema Integrado de Gestión Administrativa), among others, which\ncontribute to the reduction of paper use in the Institution.\n\nTable N° 9, called \"Minimum Environmental Management Controls, associated with\npaper consumption management\", can be found at the following link:\n\nhttps://secretariacorte.poder-judicial.go.cr/index.php/informaciongeneral/documentos-\ninteres?download=53499:tabla-n-9-controles-minimos-degestion-ambiental\n\nTable N° 9\n\nMinimum\nEnvironmental Management Controls, associated with paper consumption management\n\n| Control/Activity | Description | Responsible Party | Legal Basis | Observations | | | --- |\n--- | --- | --- | --- | --- | | Electronic Vehicle Control System (Sistema de control electrónico vehicular, SICOVE) [1] | Continue\nwith the request for vehicles through the SICOVE system, in order to standardize and leverage\ntechnological means to have reliable data, while reducing paper consumption.\nThis tool allows for the safeguarding of the Judicial Branch's vehicle fleet, enabling\ncontrol of usage and preventive and corrective mechanical maintenance of the units. In addition,\nit includes reports on bodywork and paint damage, monitoring of the repair | Regional\nAdministrations Environmental Management Subcommissions Toward Zero Paper Program Advisors Environmental\nManagement Commissions Environmental Manager | Circulars 160-2020 and 186-2020. Executive\nDirectorate. Circular\nN° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | | | | | process,\naccessories assigned to each vehicle, and control of transportation assignments. | |\n| | | | Automated system for the registration of Seized Vehicles | Continue with the registration\nof information on Seized Vehicles in the electronic Seized Vehicles System. This\ncontrol will allow for an electronic file for each asset that is in\nthe custody of a judicial authority. | Directly responsible: Delegations, Sub-delegations, and\nOffices of the Judicial Investigation Agency. Prosecutors' Offices of the Public Ministry. Courts and\nTribunals. Executive Directorate Seized Vehicle Clearance\nProgram (Programa de Descongestionamiento de Vehículos Decomisados).\nRegional Administration Environmental Management Commissions Advisors Toward Zero Paper Program Environmental\nManager | Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat |\n| | | Electronic certification of Criminal Records. | Continue issuing the certification of\ncriminal records electronically, in order to provide timely and digital information. |\nDirectly responsible: Judicial Records Office. Information Technology Directorate. | Circular N° 09-\n2022. Court Secretariat Circular 29- | | | | | Likewise, it allows for greater accessibility to the\nservices provided by the Judicial Branch to the user, in recognition of Access to\nJustice as a fundamental right. | Regional Administration Environmental Management Commissions\nAdvisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | 2022 Court Secretariat | | | |\nElectronic receipt of invoices | It is necessary to ensure that the processing of\nelectronic invoices and Goods and Services Receipt Certificates (Actas de Recepción de Bienes y Servicios) is carried out in accordance with the guidelines\nestablished for that purpose. It is important to attach digitized invoices with the respective approval\nof the person receiving the good or service on the SIGA-PJ screen called \"Maintenance of\nReceipt Certificate created by Orders\" (Mantenimiento del Acta de Recibo creada por Pedidos). | Directly responsible: Financial Accounting Department Cost\nCenters that generate goods receipt certificates.\nRegional Administration Environmental Management Commissions Advisors Toward Zero Paper Program Environmental\nManager | Administrative Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa)\nCircular No. 97-2018. Executive Directorate Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-\n2022 Court Secretariat | | | | Electronic offer in automated procurement\nprocedures. | Continue with the use of the Electronic Offer System in Institutional procurement\nprocedures. This allows the process to be more agile, reducing the time for\ncompleting such acquisitions and reduces paper consumption. In necessary cases,\ncontinue with the | Procurement Department Sub-processes of Direct Purchasing and Minor Purchasing\nComputer Systems Support Unit of the Procurement Department Regional Administration\n| Administrative Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa). Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022\nCourt Secretariat | | | | | training on the use of this tool for different\nsuppliers, facilitating learning. | Advisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | |\n| | | Smart Appointment Proposal (Proposición Inteligente de Nombramientos, PIN) | Promote the use of the tool in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to avoid the\npractice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the\ntool, as this contravenes the reason for which this system was created. | Offices and chambers\nthat use the PIN system | Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022\nCourt Secretariat | Does not apply to situations where it is necessary to print documents for\npopulations in vulnerable conditions or when there are technological limitations (digital divide). | | | Annual Operating Plan (Plan Anual Operativo, PAO) | Promote that the use of the tool is\ncarried out in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to avoid the practice of\nmaking unnecessary printouts of administrative documents generated by the\ntool, as this contravenes the reason for which this system was created. | Offices and chambers that\nuse the PAO system | Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | Does not apply to situations where it is necessary to print documents for\npopulations in vulnerable conditions or when there are technological limitations (digital divide). | | |\nSpecific Risk Assessment System (Sistema Específico de Valoración de Riesgos, SEVRI) | Promote that the use of the tool is\ncarried out in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so | Offices and chambers\nthat use the SEVRI system | Circular N° 09-2022. Court Secretariat | Does not apply to\nsituations where it is necessary to | | | | as to avoid the practice of making unnecessary\nprintouts of administrative documents generated by the\ntool, as this contravenes the reason for which this system was created. | | Circular 29-2022 Court Secretariat | print\ndocuments for populations in vulnerable conditions or when there are\ntechnological limitations (digital divide). | | | Institutional Self-Assessment Plan (Plan Autoevaluación Institucional, PAI) | Promote that the use of the tool is\ncarried out in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so\nas to avoid the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the\ntool, as this contravenes the reason for which this system was created.\n| Offices and chambers that use the PAI system | Circular N° 09-2022. Court Secretariat\nCircular 29-2022 Court Secretariat | Does not apply to situations where it is necessary to\nprint documents for populations in vulnerable conditions or when there are technological limitations (digital\ndivide). | | | Documents linked to administrative tasks (vacation slips,\nconsecutive numbering of official letters, duty rosters, meeting minutes, sworn statements,\ntechnical reports issued by other units, requests for | Promote that documents\nlinked to administrative tasks be managed digitally in the institutional systems\navailable for those purposes, so that, in adherence to the institutional policies of the\nZero Paper Program, the practice of making unnecessary printouts is avoided. | Offices and chambers that\ngenerate administrative documents | Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022\nCourt Secretariat | Does not apply to situations where it is necessary to print documents for\npopulations in vulnerable conditions or when there are technological limitations (digital divide). | | | system permits, overtime, availability rosters) | | | | | |\n\n(Thus amended the preceding Table N° 9 by circular\nN° 209-2024 of October 16, 2024)\n\nPublished\nonce in the Judicial Bulletin (Boletín Judicial).\n\nSan José,\nJanuary 22, 2024" }