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  "id": "norm-103127",
  "citation": "Circular 209",
  "section": "norms",
  "doc_type": "circular",
  "title_es": "Ampliación de la Circular N°09-2024: Controles Mínimos de Gestión Ambiental",
  "title_en": "Expansion of Circular No. 09-2024: Minimum Environmental Management Controls",
  "summary_es": "La Circular N°209-2024 del Consejo Superior del Poder Judicial amplía la Circular N°09-2024, que establece los Controles Mínimos de Gestión Ambiental para todas las oficinas y despachos judiciales del país. Esta ampliación se centra en la Tabla N°9, asociada a la gestión del consumo de papel, y detalla una serie de controles y actividades orientadas a reducir el uso de papel mediante la digitalización de procesos administrativos y judiciales. Entre las medidas se incluyen la continuación del uso del Sistema de Control Electrónico Vehicular (SICOVE) para la gestión de flotillas, el registro automatizado de Vehículos Decomisados, la certificación electrónica de antecedentes penales, la recepción de facturas electrónicas, el uso de la oferta electrónica en contrataciones, y el uso de sistemas como PIN, PAO, SEVRI y PAI con políticas institucionales del Programa Cero Papel. La circular establece responsables directos y el fundamento legal de cada control, e incluye observaciones sobre excepciones para personas en condición de vulnerabilidad o limitaciones tecnológicas. El objetivo es estandarizar procesos, mejorar la eficiencia y contribuir a la sostenibilidad ambiental institucional.",
  "summary_en": "Circular No. 209-2024 of the Superior Council of the Judiciary expands Circular No. 09-2024, which establishes Minimum Environmental Management Controls for all judicial offices and courts in the country. This expansion focuses on Table No. 9, related to paper consumption management, and details a series of controls and activities aimed at reducing paper use through the digitization of administrative and judicial processes. Measures include continuing the use of the Electronic Vehicle Control System (SICOVE) for fleet management, automated registration of Seized Vehicles, electronic certification of criminal records, receipt of electronic invoices, use of electronic bidding in procurement, and the use of systems like PIN, PAO, SEVRI, and PAI under the Zero Paper Program institutional policies. The circular assigns direct responsible parties and the legal basis for each control, and includes observations regarding exceptions for vulnerable populations or technological limitations. The aim is to standardize processes, improve efficiency, and contribute to institutional environmental sustainability.",
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  "date": "16/10/2024",
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    "Programa Cero Papel",
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    "Programa Cero Papel",
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    "circular ambiental",
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    "vehículos decomisados",
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    "institutional environmental management",
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    "Zero Paper Program",
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  "excerpt_es": "Este Consejo Superior del Poder Judicial, en sesión número 91-2024 celebrada el 10 de octubre de 2024, artículo LV, a solicitud de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional, se dispuso comunicar el acuerdo tomado por la citada comisión en sesión CGAI-07-2024, celebrada el 5 de setiembre de 2024, artículo III, en la cual se acogió la recomendación emitida por la Auditoría, en cuanto ampliar la circular N°09-2024 denominada \"Modificación los Controles Mínimos de Gestión Ambiental\", para que la tabla N°9 Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel se lea de la siguiente manera:\n\nTabla N°9 Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel\n\n| Control/ Actividad | Descripción | Responsable | Fundamento legal | Observaciones |\n| --- | --- | --- | --- | --- |\n| Sistema de control electrónico vehicular (SICOVE) | Continuar con la solicitud de vehículos mediante el sistema SICOVE... | ... | ... | ... |\n...\n| Documentos enlazados con labores administrativas... | Potenciar que los documentos enlazados con labores administrativas se gestionen de manera digital en los sistemas institucionales disponibles para esos fines, de manera que, en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias. | ... | ... | ... |",
  "excerpt_en": "This Superior Council of the Judiciary, in session number 91-2024 held on October 10, 2024, article LV, at the request of the Institutional Environmental Management Commission, ordered the communication of the agreement adopted by said commission in session CGAI-07-2024, held on September 5, 2024, article III, in which the recommendation issued by the Audit was accepted, regarding expanding Circular No. 09-2024 called \"Modification of Minimum Environmental Management Controls,\" so that Table No. 9 Minimum Environmental Management Controls, associated with paper consumption management, reads as follows:\n\nTable No. 9 Minimum Environmental Management Controls, associated with paper consumption management\n\n| Control/Activity | Description | Responsible | Legal basis | Observations |\n| --- | --- | --- | --- | --- |\n| Electronic Vehicle Control System (SICOVE) | Continue with the request for vehicles through the SICOVE system... | ... | ... | ... |\n...\n| Documents linked to administrative tasks... | Promote that documents linked to administrative tasks be managed digitally in the institutional systems available for those purposes, so that, in accordance with the Zero Paper Program institutional policies, the practice of making unnecessary printouts is avoided. | ... | ... | ... |",
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    "label_en": "Expanded circular",
    "label_es": "Circular ampliatoria",
    "summary_en": "Circular No. 09-2024 is expanded to modify Table No. 9 of Minimum Environmental Management Controls related to paper consumption, detailing new activities and responsible parties.",
    "summary_es": "Se amplía la Circular N°09-2024 para modificar la Tabla N°9 de Controles Mínimos de Gestión Ambiental asociados al consumo de papel, detallando nuevas actividades y responsables."
  },
  "pull_quotes": [
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      "context": "Considerando único",
      "quote_en": "the recommendation issued by the Audit was accepted, regarding expanding Circular No. 09-2024 called \"Modification of Minimum Environmental Management Controls,\" so that Table No. 9 Minimum Environmental Management Controls, associated with paper consumption management, reads as follows",
      "quote_es": "se acogió la recomendación emitida por la Auditoría, en cuanto ampliar la circular N°09-2024 denominada \"Modificación los Controles Mínimos de Gestión Ambiental\", para que la tabla N°9 Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel se lea de la siguiente manera"
    },
    {
      "context": "Tabla N°9, fila Proposición Inteligente de Nombramientos (PIN)",
      "quote_en": "Promote that the use of the tool be carried out in accordance with the Zero Paper Program institutional policies, so that the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the same tool is avoided, as it contravenes the reason for which this system was created.",
      "quote_es": "Potenciar que el uso de la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado."
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      "context": "Observaciones en varias filas de la Tabla N°9",
      "quote_en": "It does not apply to situations where it is necessary to print documents for the vulnerable population or when there are technological limitations (digital divide).",
      "quote_es": "No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital)."
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  "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=103127&strTipM=TC&nValor3=0",
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  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 209\n\n                        Ampliación de la circular N°09-2024 denominada \"Modificación los Controles\nMínimos de Gestión Ambiental\"\n\nCIRCULAR N° 209-2024\n\nAsunto:\nAmpliación de la circular N°09-2024 denominada \"Modificación los Controles\nMínimos de Gestión Ambiental\".\n\nA TODAS LAS\nOFICINAS Y DESPACHOS JUDICIALES DEL DEL PAÍS\n\nSE LES HACE\nSABER QUE:\n\nEste\nConsejo Superior del Poder Judicial, en sesión número 91-2024 celebrada el 10\nde octubre de 2024, artículo LV, a solicitud de la Comisión de Gestión\nAmbiental Institucional, se dispuso comunicar el acuerdo tomado por la citada\ncomisión en sesión CGAI-07-2024, celebrada el 5 de setiembre de 2024, artículo\nIII, en la cual se acogió la recomendación emitida por la Auditoría, en cuanto\nampliar la circular N°09-2024 denominada \"Modificación los Controles\nMínimos de Gestión Ambiental\", para que la tabla N°9 Controles Mínimos de\nGestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel se lea de la\nsiguiente manera:\n\nTabla N°9\n\nControles\nMínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel\n\n| Control/ Actividad | Descripción | Responsable | Fundamento legal | Observacion es |  | | --- |\n--- | --- | --- | --- | --- | | Sistema de control electrónico vehicular (SICOVE) [1] | Continuar\ncon la solicitud de vehículos mediante el sistema SICOVE, con el fin de estandarizar y aprovechar\nlos medios tecnológicos para tener datos fidedignos, al tiempo que se disminuye el consumo de papel.\nEsta herramienta permite el resguardo de la flotilla vehicular del Poder Judicial, permitiendo\nllevar el control del uso y mantenimiento mecánico preventivo y correctivo de las unidades. Además,\nincluye reportes de daños en carrocería y pintura, seguimiento al proceso | Administraciones\nRegionales Subcomisiones de Gestión Ambiental Programa Hacia Cero Papel Asesores Comisiones de\nGestión Ambiental Gestor Ambiental | Circulares 160-2020 y 186- 2020. Direcci ón Ejecutiva. Circular\nN°09- 2022. Secretaría de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte |  |  | |  | de\nreparación, accesorios asignados a cada vehículo y el control de asignaciones del transporte. |  |\n|  |  | | Sistema automatizado para el registro de Vehículos Decomisados | Continuar con el registro\nde la información de Vehículos Decomisados en el Sistema electrónico de Vehículos Decomisados. Este\ncontrol permitirá contar con expediente electrónico de cada uno de los bienes que se encuentran en\ncustodia de alguna autoridad judicial. | Responsables directos: Delegaciones, Subdelegaciones y\nOficinas del Organismo de Investigación Judicial. Fiscalías del Ministerio Público. Juzgados y\nTribunales. Dirección Ejecutiva Programa de Descongestionamie nto de Vehículos Decomisados.\nAdministración Regional Comisiones de Gestión Ambiental Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor\nAmbiental | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte |\n|  | | Certificación electrónica de Antecedentes Penales. | Continuar emitiendo la certificación de\nantecedentes penales de manera electrónica, a fin de ofrecer información oportuna y digital. |\nResponsable directo. Registro Judicial. Dirección de Tecnología de la Información. | Circular N°09-\n2022. Secretaria de la Corte Circular 29- |  |  | |  | Asimismo, permite un acercamiento de los\nservicios que presta el Poder Judicial hacia la persona usuaria, en reconocimiento del Acceso a la\nJusticia como un derecho fundamental. | Administración Regional Comisiones de Gestión Ambiental\nAsesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | 2022 Secretaría de la Corte |  |  | |\nRecepción de facturas de manera electrónica | Hay que asegurar que el proceso de trámite de facturas\nelectrónicas y Actas de Recepción de Bienes y Servicios se realicen de acuerdo con los lineamientos\nestablecidos para tal fin. Es importante adjuntar facturas digitalizadas con el respectivo visto\nbueno de quien recibe el bien o servicio en la pantalla del SIGA-PJ, denominada \"Mantenimie nto del\nActa de Recibo creada por Pedidos\". | Responsable directo: Departamento Financiero Contable Centros\nGestores que generan actas de recepción de bienes. Administración Regional Comisiones de Gestión\nAmbiental Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | Ley de Contratación Administrativa\nCircular No.97-2018. Dirección Ejecutiva Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29-\n2022 Secretaría de la Corte |  |  | | Oferta electrónica en los procedimientos automatizados de\ncontratación. | Continuar con el uso del Sistema Oferta Electrónica en los procedimientos de\ncontratación Institucional. Éste permite que el proceso sea más ágil, reduciendo el tiempo en la\nrealización de este tipo de adquisiciones y reduce el consumo de papel. En los casos necesarios,\ncontinuar con la | Departamento de Proveeduría Subprocesos de Compras Directas y Compras Menores\nUnidad de Apoyo a los Sistemas Informáticos del Departamento de Proveeduría Administración Regional\n| Ley de Contratación Administrativa . Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022\nSecretaría de la Corte |  |  | |  | capacitación en el uso de esta herramienta a los diferentes\nproveedores, facilitando el aprendizaje. | Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental |  |\n|  | | Proposición Inteligente de Nombramiento s (PIN) | Potenciar que el uso de la herramienta se\nrealice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la\npráctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma\nherramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | Oficinas y despachos\nque utilizan el sistema PIN | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022\nSecretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para\nla población en condición de vulnerabilida d o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha\ndigital). |  | | Plan Anual Operativo (PAO) | Potenciar que el uso de la herramienta se realice en\napego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la práctica de\nefectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta\nya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | Oficinas y despachos que\nutilizan el sistema PAO | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29-2022 Secretaría de\nla Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para la población\nen condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). |  | |\nSistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI) | Potenciar que el uso de la herramienta se\nrealice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de | Oficinas y despachos\nque utilizan el sistema SEVRI | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte | No aplica para\nsituaciones en las que se requiera |  | |  | manera que se evite la práctica de efectuar impresiones\ninnecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el\nmotivo por el cual este sistema fue creado. |  | Circular 29-2022 Secretaría de la Corte | imprimir\ndocumentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones\ntecnológicas (brecha digital). |  | | Plan Autoevaluación Institucional (PAI) | Potenciar que el uso\nde la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de\nmanera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos\ngenerados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado.\n| Oficinas y despachos que utilizan el sistema PAI | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte\nCircular 29- 2022 Secretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera\nimprimir documentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones\ntecnológicas (brecha digital). |  | | Documentos enlazados con labores administrativas (boletas de\nvacaciones, consecutivo de oficios, roles de atención, minutas de reuniones, juramentaciones,\ninformes técnicos emitidos por otras dependencias, solicitud de | Potenciar que los documentos\nenlazados con labores administrativas se gestionen de manera digital en los sistemas institucionales\ndisponibles para esos fines, de manera que, en apego a las políticas institucionales del Programa\nCero Papel, se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias. | Oficinas y despachos que\ngeneran documentos administrativos | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022\nSecretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para\nla población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha\ndigital). |  | | permisos de sistemas, horas extras, roles de disponibilidad) |  |  |  |  |  |\n\nPublíquese\nuna vez en el Boletín Judicial.\"\n\nSan José,\n16 de octubre de 2024.",
  "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n                    -\n\n                        Complete Text of Regulation 209\n\n                        Expansion of Circular No. 09-2024 entitled \"Modification of the Minimum\nEnvironmental Management Controls\"\n\nCIRCULAR No. 209-2024\n\nSubject:\nExpansion of Circular No. 09-2024 entitled \"Modification of the Minimum\nEnvironmental Management Controls\".\n\nTO ALL\nJUDICIAL OFFICES AND CHAMBERS OF THE COUNTRY\n\nBE IT\nKNOWN THAT:\n\nThis\nSuperior Council of the Judiciary, in session number 91-2024 held on October\n10, 2024, article LV, at the request of the Institutional Environmental\nManagement Commission, ordered the communication of the agreement reached by the cited\ncommission in session CGAI-07-2024, held on September 5, 2024, article\nIII, in which the recommendation issued by the Audit was accepted, regarding\nthe expansion of Circular No. 09-2024 entitled \"Modification of the Minimum\nEnvironmental Management Controls\", so that table No. 9 Minimum Environmental\nManagement Controls, associated with paper consumption management, reads as\nfollows:\n\nTable No. 9\n\nMinimum\nEnvironmental Management Controls, associated with paper consumption management\n\n| Control/ Activity | Description | Responsible Party | Legal Basis | Observations |  | | --- |\n--- | --- | --- | --- | --- | | Vehicle Electronic Control System (SICOVE) [1] | Continue\nwith the request for vehicles through the SICOVE system, in order to standardize and leverage\ntechnological means to obtain reliable data, while reducing paper consumption.\nThis tool enables the safeguarding of the Judicial Branch's vehicle fleet, allowing\nfor control of usage and preventive and corrective mechanical maintenance of the units. Additionally,\nit includes reports of bodywork and paint damage, monitoring of the repair | Regional\nAdministrations Environmental Management Subcommittees Toward Zero Paper Program Advisors Environmental\nManagement Commissions Environmental Manager | Circulars 160-2020 and 186-2020. Executive Directorate. Circular\nNo. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat |  |  | |  | process,\naccessories assigned to each vehicle, and control of transport assignments. |  |\n|  |  | | Automated system for the registration of Seized Vehicles | Continue with the registration\nof Seized Vehicle information in the Seized Vehicles Electronic System. This\ncontrol will provide an electronic file for each of the assets that are in\ncustody of a judicial authority. | Directly responsible: Delegations, Sub-delegations and\nOffices of the Judicial Investigation Agency. Public Prosecutor's Office. Courts and\nTribunals. Executive Directorate Seized Vehicle Decongestion Program.\nRegional Administration Environmental Management Commissions Advisors Toward Zero Paper Program Environmental\nManager | Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat |\n|  | | Electronic certification of Criminal Records. | Continue issuing the certification of\ncriminal records electronically, in order to provide timely and digital information. |\nDirectly responsible: Judicial Registry. Information Technology Directorate. | Circular No. 09-\n2022. Court Secretariat Circular 29- |  |  | |  | Likewise, it allows the services\nprovided by the Judicial Branch to be brought closer to the user, in recognition of Access to\nJustice as a fundamental right. | Regional Administration Environmental Management Commissions\nAdvisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | 2022 Court Secretariat |  |  | |\nReceipt of invoices electronically | It must be ensured that the processing of electronic\ninvoices and Goods and Services Receipt Certificates is carried out in accordance with the guidelines\nestablished for that purpose. It is important to attach digitized invoices with the respective approval\nof the person receiving the good or service on the SIGA-PJ screen, called \"Maintenance of the\nReceipt Certificate created by Orders.\" | Directly responsible: Financial Accounting Department Management\nCenters that generate goods receipt certificates. Regional Administration Environmental Management\nCommissions Advisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | Administrative Contracting Law\nCircular No. 97-2018. Executive Directorate Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-\n2022 Court Secretariat |  |  | | Electronic offer in automated contracting\nprocedures. | Continue with the use of the Electronic Offer System in Institutional\ncontracting procedures. This makes the process more agile, reducing the time required\nto carry out this type of procurement and reduces paper consumption. In necessary cases,\ncontinue with the | Procurement Department Direct Purchases and Minor Purchases Sub-processes\nComputer Systems Support Unit of the Procurement Department Regional Administration\n| Administrative Contracting Law. Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022\nCourt Secretariat |  |  | |  | training in the use of this tool for different\nsuppliers, facilitating learning. | Advisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager |  |\n|  | | Intelligent Appointment Proposal (PIN) | Promote the use of the tool\nin adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to avoid the\npractice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the same\ntool, as this contravenes the reason for which this system was created. | Offices and chambers\nthat use the PIN system | Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022\nCourt Secretariat | Does not apply to situations where it is required to print documents for\npopulations in conditions of vulnerability or when there are technological limitations (digital\ndivide). |  | | Annual Operating Plan (PAO) | Promote the use of the tool\nin adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to avoid the practice of\nmaking unnecessary printouts of administrative documents generated by the same tool, as this contravenes the reason for which this system was created. | Offices and chambers\nthat use the PAO system | Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court\nSecretariat | Does not apply to situations where it is required to print documents for the\npopulation in conditions of vulnerability or when there are technological limitations (digital\ndivide). |  | | Specific Risk Assessment System (SEVRI) | Promote the use of the tool\nin adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to | Offices and chambers\nthat use the SEVRI system | Circular No. 09-2022. Court Secretariat | Does not apply to\nsituations where it is required to |  | |  | avoid the practice of making unnecessary printouts of\nadministrative documents generated by the same tool, as this contravenes the reason for which this system was created. |  | Circular 29-2022 Court Secretariat | print\ndocuments for the population in conditions of vulnerability or when there are technological\nlimitations (digital divide). |  | | Institutional Self-Assessment Plan (PAI) | Promote the use of the\ntool in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so\nas to avoid the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by\nthe same tool, as this contravenes the reason for which this system was created.\n| Offices and chambers that use the PAI system | Circular No. 09-2022. Court Secretariat\nCircular 29-2022 Court Secretariat | Does not apply to situations where it is required to\nprint documents for the population in conditions of vulnerability or when there are technological\nlimitations (digital divide). |  | | Documents linked to administrative tasks (vacation\nforms, consecutive numbering of official letters, duty rosters, meeting minutes, sworn statements,\ntechnical reports issued by other units, requests for | Promote that documents\nlinked to administrative tasks are managed digitally through the institutional systems\navailable for those purposes, so that, in adherence to the institutional policies of the Zero\nPaper Program, the practice of making unnecessary printouts is avoided. | Offices and chambers that\ngenerate administrative documents | Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022\nCourt Secretariat | Does not apply to situations where it is required to print documents for the\npopulation in conditions of vulnerability or when there are technological limitations (digital\ndivide). |  | | system access permits, overtime, availability rosters) |  |  |  |  |  |\n\nLet it be published\nonce in the Judicial Bulletin.\"\n\nSan José,\nOctober 16, 2024."
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