{ "id": "norm-103233", "citation": "Decreto 18", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento para la administración y funcionamiento del almacén institucional y de las bodegas de emergencia de la CNE", "title_en": "Regulation for the Administration and Operation of the Institutional Warehouse and Emergency Warehouses of the CNE", "summary_es": "Este reglamento, aprobado por la Junta Directiva de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), establece el marco normativo para la administración, control y funcionamiento del Almacén Institucional y las Bodegas de Emergencia, tanto centrales como regionales, de la CNE. Su propósito es regular los procesos de ingreso, registro, almacenamiento, custodia, uso, asignación, traslado y disposición final de activos, materiales y suministros, garantizando principios de eficiencia, eficacia y economía, y el apego a las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP). Define responsabilidades para las unidades de Proveeduría Institucional y Gestión de Operaciones, establece procedimientos para la recepción de bienes, manejo de inventarios (sistema PEPS), tomas físicas, conciliaciones contables, y márgenes aceptables de diferencias (2% del inventario total). También regula las transferencias entre bodegas, el control de inventarios en custodia de terceros, prohibiciones para el personal y disposiciones sobre seguros y sanciones. La norma aplica a todos los bienes adquiridos con recursos ordinarios, de emergencia o por donación, y busca proteger el patrimonio institucional contra deterioro, uso indebido o pérdida.", "summary_en": "This regulation, approved by the Board of Directors of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response (CNE), establishes the legal framework for the administration, control, and operation of the CNE's Institutional Warehouse and Emergency Warehouses (central and regional). Its purpose is to regulate the processes of receipt, registration, storage, custody, use, allocation, transfer, and final disposal of assets, materials, and supplies, ensuring principles of efficiency, effectiveness, and economy, in accordance with International Public Sector Accounting Standards (IPSAS). It defines responsibilities for the Institutional Procurement and Operations Management units, and sets procedures for the reception of goods, inventory management (FIFO system), physical counts, accounting reconciliations, and acceptable discrepancy margins (2% of total inventory). It also regulates transfers between warehouses, control of inventories held by third parties, prohibitions for staff, and provisions on insurance and sanctions. The rule covers all goods acquired with ordinary, emergency, or donated funds, and aims to protect institutional assets from deterioration, misuse, or loss.", "court_or_agency": "", "date": "17/10/2024", "year": "2024", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "Almacén Institucional", "Bodegas de Emergencia", "Proveeduría Institucional", "Unidad de Gestión de Operaciones", "NICSP", "sistema PEPS", "toma física de inventario", "RAOS" ], "concept_anchors": [ { "article": "general", "law": "Ley 8488" } ], "keywords_es": [ "CNE", "almacén institucional", "bodegas de emergencia", "inventarios", "activos", "suministros", "Proveeduría", "Gestión de Operaciones", "NICSP", "seguros", "prohibiciones", "donaciones" ], "keywords_en": [ "CNE", "institutional warehouse", "emergency warehouses", "inventories", "assets", "supplies", "Procurement", "Operations Management", "IPSAS", "insurance", "prohibitions", "donations" ], "excerpt_es": "Artículo 1º-El presente reglamento tiene como propósito regular la Administración y Funcionamiento del Almacén Institucional y de las Bodegas de Emergencia tanto Central como Regionales para atender las labores ordinarias y extraordinarias de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE) establecidas en la Ley N° 8488 'Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo'.\n\nArtículo 3º-Son objetivos de este reglamento, establecer los mecanismos y lineamientos mínimos para:\n\ni. Mantener un control adecuado de los activos depreciables y/o amortizables, materiales y suministros de la Institución, mediante un sistema oportuno de inventario que permita el registro contable de los mismos bajo principios de eficiencia, eficacia y economía, tanto para el Almacén Institucional como para las Bodegas de Emergencia tanto Central como Regionales.\n\nArtículo 5º-...es responsabilidad de la Unidad de Proveeduría Institucional, la asignación de recursos para el mantenimiento, reparación, repuestos de los bienes depreciables y/o amortizables que se encuentran bajo su administración y coordinar con la Unidad de Tecnologías de Información la adquisición de sistemas automatizados de vigilancia remota y control de inventarios... Además, en el proceso de almacenamiento y uso, deberá garantizar que los mismos cumplan con elementos de protección al medio ambiente.", "excerpt_en": "Article 1: The purpose of this regulation is to regulate the Administration and Operation of the Institutional Warehouse and Emergency Warehouses, both Central and Regional, to attend to the ordinary and extraordinary tasks of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response (CNE) established in Law No. 8488 'National Law on Emergencies and Risk Prevention'.\n\nArticle 3: The objectives of this regulation are to establish the minimum mechanisms and guidelines for:\n\ni. Maintaining adequate control of the institution's depreciable and/or amortizable assets, materials, and supplies, through a timely inventory system that allows their accounting registration under principles of efficiency, effectiveness, and economy, for both the Institutional Warehouse and the Central and Regional Emergency Warehouses.\n\nArticle 5: ...it is the responsibility of the Institutional Procurement Unit to allocate resources for the maintenance, repair, and replacement parts of depreciable and/or amortizable assets under its administration, and to coordinate with the Information Technology Unit the acquisition of automated remote surveillance and inventory control systems... Additionally, in the storage and use process, it must ensure that they comply with environmental protection elements.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "Approves the Regulation for the Administration and Operation of the Institutional Warehouse and Emergency Warehouses of the CNE.", "summary_es": "Aprueba el Reglamento para la administración y funcionamiento del almacén institucional y de las bodegas de emergencia de la CNE." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 5", "quote_en": "It is the responsibility of the Institutional Procurement Unit to allocate resources for the maintenance, repair, and spare parts of depreciable and/or amortizable assets under its administration...", "quote_es": "Es responsabilidad de la Unidad de Proveeduría Institucional, la asignación de recursos para el mantenimiento, reparación, repuestos de los bienes depreciables y/o amortizables que se encuentran bajo su administración..." }, { "context": "Artículo 27", "quote_en": "The acceptable overall margin of discrepancies (shortages or surpluses) between the automated system and physical stock shall not exceed 2% of the total inventory in monetary terms.", "quote_es": "El margen de diferencias (faltantes o sobrantes) aceptable global entre el sistema automatizado y las existencias físicas no deberá exceder monetariamente del 2% del inventario total." }, { "context": "Artículo 68", "quote_en": "It is expressly prohibited for the person in charge of the Warehouse or the Emergency Warehouses Coordinator, or any of their collaborators, to advance goods to any administrative unit, or to deliver them on loan...", "quote_es": "Queda expresamente prohibido a la persona Encargada del Almacén o la persona Coordinadora de las Bodegas de Emergencia o a cualquiera de sus colaboradores el adelanto de bienes a cualquier dependencia administrativa, o bien la entrega, en calidad de préstamo..." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [ { "target_id": "norm-56178", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley 8488 general" } ], "external": [] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=103233&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": null, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 18\n\n Reglamento para la administración y funcionamiento del almacén institucional\ny de las bodegas de emergencia de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgo y Atención de\nEmergencias (CNE)\n\nCOMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN\n\nDE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS\n\nLa Junta Directiva de la Comisión Nacional de Prevención de\nRiesgos y Atención de Emergencias, mediante Acuerdo N° 300-10-2024, de la Sesión\nOrdinaria Nº 18-10-2024 del 17 de octubre del 2024, dispuso lo siguiente:\n\nAcuerdo N° 301-10-2024\n\n1.     La Junta Directiva de la Comisión Nacional de\nPrevención de Riesgos y Atención de Emergencias aprueba el presente:\n\nREGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO\n\nDEL ALMACÉN INSTITUCIONAL Y DE LAS BODEGAS DE\n\nEMERGENCIA DE LA COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN\n\nDE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS (CNE)\n\nCAPÍTULO I\n\nDisposiciones generales\n\nArtículo 1º-El presente reglamento tiene como propósito regular la\nAdministración y Funcionamiento del Almacén Institucional y de las Bodegas de\nEmergencia tanto Central como Regionales para atender las labores ordinarias y\nextraordinarias de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de\nEmergencias (CNE) establecidas en la Ley N° 8488 \"Ley Nacional de\nEmergencias y Prevención del Riesgo\".\n\nArtículo 2º-El presente reglamento será aplicable al Almacén\nInstitucional y las Bodegas de Emergencia tanto Central como Regionales que se\nencuentren bajo la custodia de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y\nAtención de Emergencias (CNE).\n\nArtículo 3º-Son objetivos de este reglamento, establecer los mecanismos\ny lineamientos mínimos para:\n\ni. Mantener un\ncontrol adecuado de los activos depreciables y/o amortizables, materiales y\nsuministros de la Institución, mediante un sistema oportuno de inventario que\npermita el registro contable de los mismos bajo principios de eficiencia,\neficacia y economía, tanto para el Almacén Institucional como para las Bodegas\nde Emergencia tanto Central como Regionales.\n\nii. Mantener un control adecuado sobre los activos depreciables y/o\namortizables de la Institución, clasificados en los Estados Financieros como\nPropiedad, Planta y Equipo, mediante un sistema oportuno de inventario que\npermita el registro contable de los mismos bajo principios de eficiencia,\neficacia y economía, y en estricto apego a las Normas Internacionales de\nContabilidad del Sector Público, tanto para el Almacén Institucional como para\nlas Bodegas de Emergencia tanto Central como Regionales.\n\niii. Precisar la responsabilidad del personal de la CNE involucrado en\ncuanto al ingreso, registro, almacenamiento, custodia, uso, asignación y\ntraslado de activos, materiales y suministros institucionales, del Almacén\nInstitucional y las Bodegas de Emergencia tanto Central como Regionales.\n\niv. Mantener actualizado el sistema de control de los activos,\nmateriales y suministros, tanto en los procesos de ingreso, registro,\nalmacenamiento, uso y disposición, los cuales deben estar separados entre\naquellos que son adquiridos con recursos ordinarios o por emergencia y los que\nprovienen de donaciones.\n\nv. Aplicar políticas para el registro contable de desembolsos\ncapitalizables y no capitalizables en que incurra la institución, respecto de\nsus bienes duraderos.\n\nvi. Procurar que cada Dirección, Jefatura de unidad o Coordinación de\nproceso mantengan un adecuado control de los bienes, materiales y suministros y\ndeterminar su fácil localización.\n\nvii. Almacenar y disponer adecuadamente los activos fijos, materiales y\nsuministros en lugares aptos, que mantengan y protejan su condición física y\neconómica como bienes institucionales, seguros y protegidos de eventuales\npérdidas.\n\nviii. Definir, establecer y ejecutar lineamientos institucionales para\nla gestión de labores de resguardo, servicio, mantenimiento, seguros y\ncualquier otra medida que permita proteger el patrimonio institucional de\nbienes de la CNE contra el deterioro, uso, desuso y pérdida por robo o hurto.\n\nArtículo 4º-Para efectos de claridad e\ninterpretación del presente reglamento se definen los siguientes conceptos:\n\na. Activo:\nConjunto de bienes (depreciables y/o amortizables), valores o derechos\napreciables convertibles y/o generadores de efectivo que integran un patrimonio\no una universalidad jurídica.\n\nb. Administrador de Bienes Institucionales: Funcionario\ninstitucional destacado en la Unidad de Proveeduría Institucional, el cual\ntendrá como responsabilidad la administración de los bienes tanto en el Sistema\nInformático del Ministerio de Hacienda como en el Sistema de Administración\nFinanciero-Contable interno que soporta el registro en los Estados Financieros\nde la CNE.\n\nc. Almacén Institucional: Espacio físico donde se efectuará la\nrecepción de los bienes, como resultado de los procesos de contratación\nadministrativa, o bien en virtud de donaciones que se efectúen en su favor, o\npor cuenta de terceros, manteniéndolos en custodia hasta su traspaso a las\nunidades solicitantes. Adicionalmente se almacenarán materiales y suministros\nde uso común, diario y ordinario para la atención de las activades diarias de\nla CNE.\n\nd. Bienes patrimoniales: Son los activos que adquiera la CNE que\ntiene un valor económico, ya sea por compra, donación, aporte en convenios de\ncooperación o por cuenta de terceros, catalogados como bienes duraderos, que se\ndeben registrar, plaquear y valorar de acuerdo con el precio que corresponda\nsegún las disposiciones técnicas que al respecto dicte la Contabilidad Nacional\ny que conforman el patrimonio de la Institución.\n\ne. Bienes no\npatrimoniales: Son los materiales y suministros que posee la CNE para ser\nutilizados en labores de oficina, aseo, limpieza; así como para la ejecución de\nactividades que le corresponde desarrollar en el ejercicio de sus competencias.\n\nf. Bodegas de Emergencia: Son espacios físicos que se ubican a lo\nlargo del territorio nacional, siendo identificadas como Bodega Central la\nubicada en Pavas, Bodegas Regionales ubicadas en las diferentes regiones\nadministrativas del país, Bodegas Municipales a cargo de los CME en convenio\ncon la CNE, y las Locales que son instalaciones propias de los Comités\nMunicipales. Cabe indicar que se encuentran a cargo de la Unidad de Gestión de\nOperaciones de la CNE, con total independencia de la Unidad de Proveeduría\nInstitucional, donde se reciben, custodian, controlan, protegen y distribuyen\nlos equipos, mobiliario, materiales y suministros que la institución requiere\npara la debida atención de emergencias declaradas y no declaradas.\n\ng. CNE: Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de\nEmergencias.\n\nh. Funcionario encargado de la custodia: Se entiende como todo\naquel funcionario institucional, al que de forma escrita se le asignan una serie\nde bienes adquiridos y/o donados a la CNE y son confiados para la realización\nde su trabajo, ya sea ordinario o extraordinario.\n\ni. Instalaciones: Corresponde a todas las instalaciones físicas\nconexas a la infraestructura principal (Almacén Institucional o Bodegas de\nEmergencia, sean estas, zonas verdes, casetas de seguridad, parqueos, áreas de\ndescanso, entre otras.)\n\nj. Plaquear: Se entiende como la acción de colocar una etiqueta\nde alta seguridad (física o electrónica) a los bienes ingresados al Almacén\nInstitucional para registro e identificación dentro un determinado inventario,\nque permite fácilmente su ubicación.\n\nk. RAOS: Reglamento Autónomo de Organización y Servicios de la\nComisión Nacional de Prevención de Riegos y Atención de Emergencias.\n\nl. Sistemas Informáticos: Sistema informático definido por la\nUnidad de Tecnologías de Información que se utilizará en el Almacén\nInstitucional, así como en las Bodegas de Emergencia Central y Regionales, para\nel debido control de los movimientos de bienes, materiales y suministros.\n\nTÍTULO II\n\nAlmacén Institucional\n\nIngreso, registro, almacenamiento, custodia,\n\nuso, asignación y traslado\n\nArtículo 5º-La administración del Almacén\nInstitucional de útiles, materiales de oficina, de aseo y limpieza estará a\ncargo de la Unidad de Proveeduría Institucional en el papel de la Jefatura de\nProveeduría. Dicha unidad deberá gestionar los trámites necesarios anuales para\ndotar a todas las unidades de la institución de los insumos necesarios para\natender la gestión de las oficinas e instalaciones a lo interno de la CNE.\n\nLa Unidad de Proveeduría Institucional coordinará con la Unidad de\nRecursos Financieros, la implementación de controles de inventarios, reportando\nmensualmente a dicha Unidad, los útiles, materiales de oficina, de aseo y\nlimpieza que se han consumido durante el período, a efecto de que se puedan\nregistrar los movimientos de entradas, salidas y saldos en las cuentas de los\nestados financieros. Todo en estricto apego a las Normas Internacionales de\nContabilidad del Sector Público (NICSP) en esta materia.\n\nEs responsabilidad de la Unidad de Proveeduría Institucional, la\nasignación de recursos para el mantenimiento, reparación, repuestos de los\nbienes depreciables y/o amortizables que se encuentran bajo su administración y\ncoordinar con la Unidad de Tecnologías de Información la adquisición de\nsistemas automatizados de vigilancia remota y control de inventarios, que\npuedan mejorar aquellas actividades de entradas y salidas de personas y de\nbienes a las instalaciones.\n\nLa Unidad de Proveeduría deberá coordinar con el Proceso de Salud\nOcupacional de la Unidad de Desarrollo Humano, los procesos que permitan\ngarantizar en todo momento que el manejo de los bienes bajo la administración\nmantiene condiciones especiales de almacenamiento y seguridad, reduciendo y\ncontrolando el riesgo de vencimientos, niveles inapropiados de toxicidad,\nderrame de componentes químicos, posibles daños y problemas a la salud de las\npersonas funcionarias. Además, en el proceso de almacenamiento y uso, deberá\ngarantizar que los mismos cumplan con elementos de protección al medio\nambiente.\n\nArtículo 6º-El Almacén Institucional será el encargado de la recepción,\ningreso de existencias, almacenamiento, custodia, distribución, de bienes y\nmateriales de uso común de la CNE, coordinará con el funcionario o unidad\nadministrativa solicitante, el ingreso de los bienes adquiridos para su debida\nverificación, aprobación y posterior trámite de pago.\n\nAdicionalmente,\nle corresponde el manejo de las donaciones, traslados, conservación y control\nde placas, desechos, pérdidas, robo, así como la determinación de\nrequerimientos institucionales, observando para ello las políticas,\ndirectrices, normas técnicas y procedimientos que al efecto le señalen sus\nsuperiores jerárquicos, así como la Dirección General de la Contabilidad\nNacional.\n\nArtículo 7º-Solo por excepción según las características del bien,\nmateriales o suministros, se podrá recibir en un lugar distinto al Almacén\nInstitucional, todo bajo la responsabilidad de la unidad solicitante, misma que\ndeberá en un plazo máximo de 24 horas, enviar nota donde acredite el recibido\nconforme parcial o total, indicando en la misma como mínimo, lo siguiente: Casa\ncomercial o proveedor, descripción y cantidad recibida.\n\nArtículo 8º-La recepción de los bienes, materiales y suministros se hará\nen el Almacén Institucional, bajo la responsabilidad de la persona Encargada;\nen coordinación con el área solicitante. La Unidad Solicitante deberá comparar\nlas especificaciones técnicas contra la orden de pedido o contrato,\nnotificación de pedido respectiva, tramitada previamente por la Proveeduría\nInstitucional.\n\nArtículo 9º-Los bienes, materiales y suministros pueden ser recibidos en\nsu totalidad o por entregas parciales, según sea las reglas establecidas en el\nproceso de contratación.\n\nArtículo 10.-En caso de no existir conformidad entre la mercadería\nentregada por la casa comercial o proveedor y lo solicitado, la Unidad usuaria\nno aceptará la entrega, devolviendo la misma con nota a la Unidad de\nProveeduría, donde se indique al menos los motivos o condiciones por las cuales\nno se aceptan los bienes.\n\nArtículo 11.-Se deberán registrar en el sistema automatizado todos los\nsuministros, materiales, bienes u otros que ingresen provenientes de\nproveedores, donaciones de terceros o devoluciones. Para cada ingreso o salida\nse genera un reporte en estricto orden consecutivo, utilizando la boleta de\nsolicitud de artículos debidamente aprobado por la jefatura respectiva.\n\nArtículo 12.-La administración de Activos\nestará a cargo de la Unidad de Proveeduría Institucional a través del Proceso\nde Administración de Bienes Institucionales (PABI), el cual deberá entregar a la\nUnidad solicitante los bienes plaqueados en un plazo\nque no exceda los 15 días hábiles.\n\nArtículo\n13.-Se deberá llevar un registro permanente del movimiento de los bienes en el\nsistema automatizado definido por la Unidad de Tecnologías de la Información,\n(en adelante UTI) en el Almacén Institucional de la CNE.\n\nArtículo\n14.-En caso de ser necesario las correcciones o ajustes de la operación\nordinaria, en el sistema automatizado deberán estar soportadas y debidamente\nautorizadas por el Encargado del Almacén Institucional.\n\nArtículo\n15.-La persona Encargada del Almacén, deberá establecer un mecanismo de\nrevisión mensual mediante el sistema informático que le permita identificar los\ninsumos, materiales o bienes próximos a vencer u obsoletos, según sea el caso.\n\nArtículo\n16.-Todas aquellas donaciones de bienes que sean para uso interno de la CNE serán\nregistradas en el sistema automatizado acompañadas mediante un oficio formal\nsuscrito por el donante, debiendo contemplar como mínimo la factura o\nestimación de costo, así como el estado y plazo de vencimiento de los bienes,\nsegún el reglamento de Donaciones de la CNE.\n\nArtículo\n17.-La identificación del Patrimonio estará a cargo de la Unidad de Proveeduría\nInstitucional a través del Proceso de Administración de Bienes Institucionales\n(PABI), en un plazo no mayor a ocho días hábiles.\n\nEl\nadministrador del contrato deberá indicar el nombre de la persona funcionaria\nque se le asignará el bien para su uso y custodia. Luego de notificado el\nplaqueo, se debe retirar el activo en un plazo que no exceda los ocho días\nhábiles.\n\nTÍTULO III\n\nAlmacén Institucional\n\nAdministración de inventarios\n\nArtículo 18.-La persona Encargada del Almacén deberá coordinar el\ncontrol de inventarios para cierre contable de forma permanente cada mes, y\nestará referido a los movimientos ejecutados al último día hábil, bajo los\nlineamientos, principios y políticas establecidas debidamente autorizadas.\n\nEn el\ntranscurso de los primeros cinco días naturales del mes siguiente, la persona\nEncargada del Almacén, enviará un reporte a la Unidad de Servicios Generales,\nindicándole las variaciones del costo de inventario sufrido durante el mes, con\nel fin de que se mantengan actualizados los seguros de la mercadería.\n\nLa\nUnidad de Proveeduría Institucional deberá coordinar con la Unidad de Recursos\nFinancieros la implementación de controles de inventarios, así como la\nrealización de conciliaciones -al menos una vez al año- de los auxiliares de\nlos distintos sistemas administrativo-financieros de que se dispone.\n\nLo\nanterior, a efecto de que se pueda registrar y evaluar de manera confiable y\noportuna, los movimientos de entradas, salidas y saldos en las cuentas de los\nestados financieros. Todo en estricto apego a las Normas de Contabilidad del\nSector Público (NICSP) en esta materia. La anterior disposición, sin menoscabo\ndel cumplimiento de las demás normas de control que se regulan en el presente\nreglamento.\n\nArtículo\n19.-La persona Encargada del Almacén, deberá realizar revisiones periódicas y\nestará referido a los movimientos ejecutados al último día hábil, comparándolos\ncon los datos del sistema. Esto independientemente de las revisiones que\nrealice la Contabilidad, Auditoría Interna u otra entidad debidamente\nacreditada para ello.\n\nArtículo\n20.-Todos los inventarios de bienes materiales y suministros del Almacén\nInstitucional deberán ser manejados en el sistema automatizado, separándolo por\nunidades y tipo de embalaje.\n\nArtículo\n21.-El proceso de baja y destino final de suministros, materiales u activos\ncaducos o en mal estado, deberá efectuarse conforme a la normativa vigente\nsobre los procedimientos establecidos para el desecho de productos perecederos\no realizando el proceso de dar de baja en el caso de los activos, según lo\nindicado en el Reglamento para el Control de Bienes y Activos de la CNE.\n\nArtículo\n22.-La Unidad de Proveeduría Institucional deberá coordinar con la Unidad de\nRecursos Financieros la implementación de controles de inventarios, así como la\nrealización de conciliaciones -al menos una vez al año- de los auxiliares de\nlos distintos sistemas administrativo-financieros de que se dispone. No\nobstante, la Auditoría Interna, Auditoría Externa, Contraloría General de la\nRepública, Contabilidad u otra instancia autorizada podrán efectuar cuando lo\nestimen convenientes inventarios físicos para comprobar su exactitud con el\nteórico correspondiente ya sea por determinado ítem o por todos.\n\nArtículo\n23.-El método y la técnica de valoración de los inventarios se ajustarán al\nsistema primeras entradas, primeras salidas (PEPS) según los registros del\nsistema y las normas de contabilidad del sector público que le son aplicables.\n\nArtículo\n24.-El inventario permanente o teórico deberá estar debidamente actualizado en\nel sistema automatizado, a la fecha de realizarse el inventario, para efecto de\ncompararlo con el resultado de los conteos de existencia física.\n\nArtículo\n25.-Las tomas físicas deberán hacerse de acuerdo con la unidad de medida\nestablecida en el catálogo establecido desde el proceso de compra.\n\nArtículo\n26.-Deberá levantarse un acta de inicio y terminación de las tomas físicas del\ninventario; indicando en ella como mínimo: Fecha, hora de inicio, hora final,\nnombre, puesto y firma de los participantes, detalle del inventario y\nobservaciones. Una copia del informe de toma física debe ser remitido a la\nDirección de Gestión Administrativa para su control.\n\nArtículo\n27.-El margen de diferencias (faltantes o sobrantes) aceptable global entre el\nsistema automatizado y las existencias físicas no deberá exceder monetariamente\ndel 2% del inventario total. Sin embargo, será obligación del Encargado del\nAlmacén Institucional, investigar cualquier diferencia resultante a efecto de\naclarar la totalidad de estas.\n\nSi\ndespués de las investigaciones persisten las diferencias y no son debidamente\njustificadas, deberán ser registradas contablemente, previa autorización de la\npersona Encargada del Almacén Institucional, cuando sea menor al 1% del\ninventario total y del Director de Gestión Administrativa cuando sea igual o\nmenor al 2%.\n\nDe existir faltantes superiores a ese porcentaje\nserá necesario elevar el informe correspondiente a la Administración Superior,\nutilizando los mecanismos establecidos en el Reglamento Autónomo de\nOrganización y Servicios (RAOS), con el fin de instaurar un procedimiento\nadministrativo para la o las personas responsables de las diferencias en las\nexistencias físicas; y su proceso de cobro todo conforme a la normativa vigente\npara determinar la verdad real de los hechos. Igualmente se aplicará lo mismo\ncuando exista reiteración de faltantes injustificadas en los faltantes de\ninventario, aunque sea en porcentajes inferiores al 2% durante un mismo período\nanual.\n\nArtículo 28.-Deberá generarse por medio de la persona Encargada del\nAlmacén Institucional una circular a todas las dependencias que mantienen o\ntengan relación con existencias de materiales y suministros, por lo menos 8\ndías hábiles antes de la toma física de inventarios. En dicha circular deberá\ninformarse las fechas de la toma de inventarios físicos, indicando que durante\nese periodo no se realizarán recepciones de suministros a proveedores ni\nentrega a las unidades salvo situaciones debidamente calificadas.\n\nTÍTULO IV\n\nBodegas de emergencia\n\nRecepción, ingreso, registro, control, custodia\n\ny abastecimiento de mercancía, solicitud\n\ny despacho de mercancía\n\nArtículo 29.-La Unidad de Gestión de Operaciones\ndeberá incluir en el presupuesto anual, los recursos propios que sean\nnecesarios para garantizar su operación; tales como: equipo de transporte\n(montacargas), maquinaria, mobiliario y equipo de oficina y suministros,\nmateriales, etc., así como cualquier otro requerimiento que sea necesario para\nsu eficiente y oportuno funcionamiento. La determinación para la adquisición de\ndichos materiales y suministros, deben ajustarse estrictamente a la capacidad y\ncondición de la infraestructura o instalación de cada bodega.\n\nLa Unidad de Gestión de Operaciones será la responsable de gestionar los\nprocesos de contratación que se requieran para garantizar el abastecimiento y\nequipamiento que se indica en este artículo. En lo relacionado a equipos de\ncómputo, sistemas informáticos y vigilancia deberá coordinar con la Unidad de\nTecnologías de Información la compra correspondiente.\n\nArtículo 30.-La administración de las Bodegas de Emergencia estará a\ncargo de la persona Coordinadora del Proceso de Logística de la Unidad de\nGestión de Operaciones de la Dirección de Gestión del Riesgos. Será\nresponsabilidad de esa unidad administrativa la gestión oportuna de los\nrecursos presupuestarios anuales para la compra de bienes necesarios para sus\ngastos de operación.\n\nLa Unidad de Gestión de Operaciones deberá coordinar con la Unidad de\nRecursos Financieros la implementación de controles de inventarios, así como la\nrealización de conciliaciones -al menos una vez al año- de los auxiliares de\nlos distintos sistemas administrativo-financieros de que se dispone.\n\nLo anterior, a efecto de que se pueda registrar y valuar de manera\nfiable y oportuna, los movimientos de entradas, salidas y saldos en las cuentas\nde los estados financieros. Todo en estricto apego a las Normas de Contabilidad\ndel Sector Público (NICSP) en esta materia. La anterior disposición, sin\nmenoscabo del cumplimiento de las demás normas de control que se regulan en el\npresente reglamento.\n\nEs responsabilidad de la Jefatura de la\nUnidad de Gestión de Operaciones coordinar con la Unidad de Servicios Generales,\nlo relacionado a los requerimientos necesarios para la asignación de recursos\npara el mantenimiento, reparación, repuestos de los bienes depreciables y/o\namortizables que se encuentran bajo su inventario. Se incluye dentro de la\ndisposición anterior, la responsabilidad de asignar recursos presupuestarios\nanuales para la adecuada operación de las instalaciones, tales como: Seguridad\ny Vigilancia, Limpieza interna y externa de Instalaciones, Limpieza de Zonas\nVerdes, Control de Plagas y Fumigación, Servicios Públicos, etc.\n\nSe incluye, además, la coordinación con la Unidad de Tecnologías de\nInformación la adquisición de sistemas automatizados de control de inventarios,\nque puedan mejorar aquellas actividades de entradas y salidas de bienes,\nmateriales y suministros.\n\nLa Unidad de Gestión de Operaciones deberá coordinar con el Proceso de\nSalud Ocupacional de la Unidad de Desarrollo Humano, los procesos que permitan\ngarantizar en todo momento que el manejo de los bienes materiales y suministros\nbajo la administración mantiene condiciones especiales de almacenamiento y\nseguridad, reduciendo y controlando el riesgo de vencimientos, niveles\ninapropiados de toxicidad, derrame de componentes químicos, posibles daños y\nproblemas a la salud de las personas funcionarias. Además, en el proceso de\nalmacenamiento y uso, deberá garantizar que los mismos cumplan con elementos de\nprotección al medio ambiente.\n\nEn el caso de las Bodegas Regionales. Le corresponde a la persona\nCoordinadora del Proceso de Logística de la Unidad de Gestión de Operaciones,\ntodo lo relativo al abastecimiento a los Bodegas Municipales y Locales, siempre\nen previa comunicación con la Jefatura u oficial de enlace, para garantizar la\neficiencia, eficacia y economía de los procesos de dotación de compras, manejo\nde inventarios, mantenimiento, repuestos, servicios, vigilancia, seguridad,\nseguros, riesgos labores y protección contra eventuales pérdidas o daños que\nrequieran estas Bodegas.\n\nArtículo 31.-Será responsabilidad de la Coordinadora del Proceso de\nLogística de las Bodegas de Emergencia, la recepción, registro de existencias,\nalmacenamiento, custodia, mantenimiento, distribución, de bienes, materiales y\nsuministros para la atención de emergencia y asistencia humanitaria.\n\nAdicionalmente, le corresponde el manejo de las donaciones, traslados,\nconservación y control de plagas, desechos, pérdidas, robo, así como la\ndeterminación de requerimientos institucionales, observando para ello las\npolíticas, directrices, normas técnicas y procedimientos que al efecto le\nseñalen sus superiores jerárquicos.\n\nArtículo 32.-El Encargado de las Bodegas de Emergencia, tendrá la\nobligación de recibir la mercadería, bienes y suministros comparando las\nespecificaciones técnicas contra la orden de pedido, contrato o notificación de\npedido respectiva, entregada previamente por la Unidad de Proveeduría\nInstitucional.\n\nArtículo 33.-En caso de no existir conformidad entre la mercadería\nentregada por la casa comercial o proveedor y los componentes de la orden de\npedido o contrato, no se aceptará la entrega, devolviendo la misma con nota al\nProveedor, a la Jefatura de Gestión de Operaciones y Unidad de Proveeduría\nInstitucional, donde se indique al menos los motivos o condiciones por las\ncuales no se aceptan los bienes. Se deberá indicar al proveedor el plazo para\nla nueva recepción.\n\nArtículo 34.-Se deberán registrar en el sistema automatizado todos los\nsuministros, materiales, activos u otros que ingresen provenientes de\nproveedores, donaciones de terceros o devoluciones.\n\nArtículo 35.-Para cada ingreso se genera un reporte de entrada en el\nsistema informático, en estricto orden consecutivo.\n\nArtículo 36.-Los materiales y suministros pueden ser recibidos en su\ntotalidad o por entregas parciales, según sea las reglas establecidas en el\nproceso de contratación.\n\nArtículo 37.-El Oficial de Logística le\navisará al Encargado de las Bodegas de Emergencia, la fecha exacta de recibo de\nlos suministros, para efectos de determinar si existen multas por atrasos en la\nentrega y se calcule el monto correspondiente.\n\nArtículo 38.-Se deberán registrar en el sistema automatizado en un plazo\nde 24 horas, todos los materiales y suministros que tengan una salida física de\nlas Bodegas de Emergencia.\n\nArtículo 39.-Se deberá llevar un registro permanente del movimiento de\nlos activos, materiales y suministros en el sistema automatizado de las Bodegas\nde Emergencia de la CNE.\n\nArtículo 40.-La persona funcionaria encargada del Proceso de Logística,\ndeberá coordinar el control de inventarios para cierre contable de forma\npermanente cada mes, y estará referido a los movimientos ejecutados al último\ndía hábil, bajo los lineamientos, principios y políticas establecidas\ndebidamente autorizadas.\n\nEn el transcurso de los primeros cinco días naturales del mes siguiente,\nla persona funcionaria encargada del Proceso de Logística enviará un reporte a\nla Unidad de Servicios Generales, indicándole las variaciones del costo de\ninventario sufrido durante el mes, con el fin de que se mantenga actualizados\nlos seguros de la mercadería.\n\nLo anterior, a efecto de que se pueda registrar y evaluar de manera\nconfiable y oportuna, los movimientos de entradas, salidas y saldos en las\ncuentas de los estados financieros. Todo en estricto apego a las Normas de\nContabilidad del Sector Público (NICSP) en esta materia. La anterior\ndisposición, sin menoscabo del cumplimiento de las demás normas de control que\nse regulan en el presente reglamento.\n\nArtículo 41.-Las correcciones o ajustes de la operación diaria, en el\nsistema automatizado deberán estar soportadas y debidamente autorizadas por la\npersona Encargada del Proceso de Logística y/o la quien se designe.\n\nArtículo 42.-La persona funcionaria encargada del Proceso de Logística\nde las Bodegas de Emergencia, deberá establecer mecanismos de revisión mensual\nmediante el sistema informático, que les permita identificar los insumos,\nmateriales o bienes próximos a vencer u obsoletos en el caso de la Bodega\nCentral, y en el caso de las demás bodegas de emergencia la revisión será\ntrimestral.\n\nArtículo 43.-Solo por excepción según las características o cantidad del\nbien o material, se podrá recibir en un lugar distinto a las Bodegas de\nEmergencia, y la persona que recibe deberá remitir nota de recepción a la\npersona coordinadora de Logística en un plazo de máximo de 24 horas, donde\nacredite el recibido conforme parcial o total, indicando en la misma como\nmínimo, lo siguiente: Casa comercial o proveedor, descripción y cantidad\nrecibida y lugar donde se recibió.\n\nArtículo 44.-Todo requerimiento de mercancías o artículos deberá ser\ntramitada mediante una boleta de solicitud la cual deberá estar autorizada por\nel Director de Gestión de Riesgo, la jefatura de la Unidad o la persona\nEncargada del Proceso de Logística.\n\nArtículo 45.-Todas las salidas de suministros deberán estar soportadas\ncon la boleta de solicitud, debidamente autorizada, en caso de ausencia de este\nrequisito no se podrá hacer entrega de la mercadería.\n\nArtículo 46.-Deberá realizar revisiones periódicas y estará referido a\nlos movimientos ejecutados al último día hábil, comparándolos con los datos del\nsistema. Esto independientemente de las revisiones que realice la Contabilidad,\nAuditoría Interna u otra entidad debidamente acreditada para ello.\n\nTÍTULO V\n\nBodegas de emergencia\n\nAdministración de inventarios\n\nArtículo 47.-En el transcurso de los\nprimeros cinco días naturales del mes siguiente, la persona encargada del\nProceso de Logística enviará un reporte a la Unidad de Servicios Generales,\nindicándole las variaciones del costo de inventario sufrido durante el mes, con\nel fin de que se mantenga actualizados los seguros de la mercadería.\n\nArtículo 48.-Todos los inventarios de bienes, materiales y suministros\nde cada una de las Bodegas de Emergencia deberán ser manejados en el sistema\nautomatizado.\n\nArtículo 49.-La Unidad de Gestión de Operaciones deberá coordinar con la\nUnidad de Recursos Financieros la implementación de controles de inventarios,\nasí como la realización de conciliaciones -al menos una vez al año- de los\nauxiliares de los distintos sistemas administrativo-financieros de que se\ndispone.\n\nArtículo 50.-El método y la técnica de valoración de los inventarios se\najustarán al sistema primeras entradas, primeras salidas (PEPS) según los\nregistros del sistema y las normas de contabilidad del sector público que le\nson aplicables.\n\nArtículo 51.-El inventario permanente o teórico deberá estar debidamente\nactualizado en el sistema automatizado, a la fecha de realizarse del\ninventario, para efecto de compararlo con el resultado de la toma física.\n\nArtículo 52.-Las tomas físicas deberán hacerse de acuerdo con la unidad\nde medida establecida en el catálogo establecido desde el proceso de compra.\n\nArtículo 53.-Deberá levantarse un acta de inicio y terminación de las\ntomas físicas del inventario; indicando en ella como mínimo: Fecha, hora de\ninicio, hora final, nombre, puesto y firma de los participantes, detalle del\ninventario y observaciones. Una copia del informe de toma física debe ser\nremitido a la Dirección de Gestión Administrativa para su control.\n\nArtículo 54.-La planeación de la toma física de inventario, así como la\norganización, ejecución y control deberá ser coordinado con la persona\nencargada del proceso de Logística. No obstante, la Auditoría Interna,\nAuditoría Externa, Contraloría General de la República, Contabilidad u otra\ninstancia autorizada podrán efectuar cuando lo estimen conveniente inventarios\nfísicos para comprobar su exactitud con el teórico correspondiente ya sea por\ndeterminado ítem o por todos.\n\nArtículo 55.-El margen de diferencias (faltantes o sobrantes) aceptable\nglobal entre el sistema automatizado y las existencias físicas no deberá\nexceder monetariamente del 2% del inventario total. Sin embargo, será\nobligación del Encargado de Bodega de Emergencias tanto Central como Regionales,\ninvestigar cualquier diferencia resultante a efecto de aclarar la totalidad de\nestas.\n\nSi después de las investigaciones persisten las diferencias y no son\ndebidamente justificadas, deberán ser registradas contablemente, previa\nautorización de la persona Encargada del Proceso de Logística, cuando sea menor\nal 1% del inventario total y del Jefe de la Unidad de Gestión de Operaciones\ncuando sea igual o menor al 2%.\n\nDe existir faltantes superiores a ese\nporcentaje será necesario elevar el informe correspondiente a la Administración\nSuperior, utilizando los mecanismos establecidos en el Reglamento Autónomo de\nOrganización y Servicios (RAOS), con el fin de instaurar un procedimiento\nadministrativo para la o las personas responsables de las diferencias en las\nexistencias físicas; y su proceso de cobro todo conforme a la normativa vigente\npara determinar la verdad real de los hechos. Igualmente se aplicará lo mismo\ncuando exista reiteración de faltantes injustificadas en los faltantes de\ninventario, aunque sea en porcentajes inferiores al 2% durante un mismo período\nanual.\n\nArtículo 56.-Deberá generarse por medio de la persona Encargada del\nproceso de Logística una circular a todos los usuarios de las Bodegas de\nEmergencia que mantienen o tengan relación con existencias de materiales y\nsuministros, por lo menos 8 días hábiles antes de la toma física de\ninventarios. En dicha circular deberá informarse las fechas de la toma de\ninventarios físicos, indicando que durante ese periodo no se realizarán a las\nUnidades Administrativas recepciones de suministros a proveedores ni entrega a\nlos Comités de Emergencia, salvo situaciones debidamente calificadas.\n\nTÍTULO VI\n\nBodegas de emergencia\n\nTransferencias de insumos entre bodegas\n\nArtículo 57.-Cuando se transporte mercadería de una\nbodega a otra se debe ejecutar el procedimiento de traslados internos entre\nBodegas de Emergencia de la CNE.\n\nArtículo 58.-Cuando se transporte mercadería entre las Bodegas de\nEmergencia, o de una Bodega Emergencia a un lugar para atender un evento o\nincidente, se deberá documentar el proceso con copias en el transcurso de la\nruta de entrega. En todos los documentos se debe consignar el recibido de\nconformidad de la persona autorizada en cada etapa.\n\nArtículo 59.-Cuando se solicite el préstamo o designación temporal de un\nbien a los Comités de Emergencia e instituciones para atender un lugar afectado\npor una emergencia, se deberá documentar el proceso con copias para el uso y\ncustodia, tiempo de asignación, responsable del bien y fecha tentativa de\ndevolución. El cual debe ser entregado a la persona encargada del proceso de\nLogística.\n\nTÍTULO VII\n\nBodegas de emergencia\n\nControl de inventarios en custodia\n\nde otras empresas o instituciones\n\nArtículo 60.-Se mantendrán suministros bajo la\nmodalidad de administración de inventarios en otras instalaciones, cuando así\nlo estipule el contrato con el proveedor, o que por razones de espacio en\nnuestras instalaciones se deban custodiar en otras bodegas, no pertenecientes a\nla CNE ni arrendadas por ésta.\n\nArtículo 61.-Mensualmente la persona Coordinadora del Proceso de\nLogística conciliará con el responsable de la empresa o Institución los saldos\ndel inventario.\n\nArtículo 62.-La persona Coordinadora del Proceso de Logística comunicará\npara efectos de seguros el monto y tipo de mercadería que se encuentra en la\nmodalidad de administración de inventarios, a efecto de que la dependencia\nencargada de los seguros proceda con lo que le corresponda.\n\nTÍTULO VIII\n\nGeneralidades\n\nRecurso humano y aseguramiento\n\nde bienes institucionales\n\nArtículo 63.-Es responsabilidad de la\nDirección Ejecutiva en coordinación con la Dirección de Gestión Administrativa\ny la Unidad de Desarrollo Humano, asignar el personal que se requiera para la\nadministración del Almacén Institucional, de manera tal que dicha instalación\npueda disponer de personal bajo un esquema transversal que facilite el control\ny operación del mismo.\n\nEs responsabilidad de la Dirección Ejecutiva en coordinación con la\nDirección de Gestión del Riesgo y la Unidad de Desarrollo Humano, asignar el\npersonal que se requiera para la administración de las Bodegas de Emergencia\ntanto Central como Regionales, de manera tal que dichas instalaciones puedan\ndisponer de personal bajo un esquema transversal que facilite el control y\noperación de las mismas.\n\nArtículo 64.-Es responsabilidad de la Unidad de Servicios Generales, la\nprotección de las instalaciones y los bienes propiedad de la CNE y/o donados,\nincluyen la contratación de pólizas de seguro necesarias para salvaguardarlos\ncontra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificará periódicamente la\nvigencia y riesgos de cobertura de las pólizas.\n\nArtículo 65.-El Encargado del Almacén Institucional o la persona\nCoordinadora de las Bodegas de Emergencia, en coordinación con la Proveeduría\nInstitucional o la Unidad de Gestión de Operaciones, según corresponda, deben\nvelar porque el monto de los seguros de los activos, materiales y suministros\nsea como mínimo el valor promedio del inventario del mes anterior.\n\nArtículo 66.-Las coberturas del seguro para los bienes muebles e\ninmuebles institucionales serán para al menos robo, incendio casual o rayo,\ninundación, deslizamiento, temblores, terremotos u otros riesgos, tanto para el\nAlmacén Institucional como las Bodegas de Emergencia.\n\nArtículo 67.-Que la cobertura de las pólizas, aparte de los casos\nfortuitos amparen los perjuicios o pérdidas materiales que puedan afectar,\ndebido al descuido, negligencia o mal ejercicio o daño intencional en\ncoordinación con la Unidad de Servicios Generales.\n\nProhibiciones\n\nArtículo 68.-Queda expresamente prohibido a la\npersona Encargada del Almacén o la persona Coordinadora de las Bodegas de\nEmergencia o a cualquiera de sus colaboradores el adelanto de bienes a\ncualquier dependencia administrativa, o bien la entrega, en calidad de préstamo\nal margen de los procedimientos establecidos en el presente Reglamento. El incumplimiento\na este artículo será considerado como una falta grave a los deberes,\naplicándose las sanciones que correspondan en el RAOS.\n\nArtículo 69.-Queda expresamente prohibido a la persona Encargada del\nAlmacén Institucional o Coordinadora de las Bodegas de Emergencia o a\ncualquiera de sus colaboradores la venta, intercambio, enajenación, donación de\nlos bienes o suministros que se encuentren bajo su custodia.\n\nArtículo 70.-Se prohíbe la permanencia de personas no autorizadas en el\nAlmacén Institucional o Bodegas de Emergencia de la CNE.\n\nArtículo 71.-Queda estrictamente prohibido, a todos los funcionarios sin\nimportar su condición administrativa, el uso o aprovechamiento indebido de los\nbienes custodiados en el almacén institucional y/o bodegas de emergencia. El\nincumplimiento a este artículo será considerado como una falta grave a los\ndeberes, aplicándose las sanciones que correspondan en el RAOS.\n\nArtículo 72.-Se prohíbe a la persona Encargada del Almacén Institucional\no Coordinadora de las Bodegas de Emergencia despachar bienes cuyo destino no\nsea para el cual fue autorizado. El incumplimiento a este artículo será\nconsiderado como una falta grave a los deberes, aplicándose las sanciones que\ncorrespondan en el RAOS.\n\nArtículo 73.-Queda estrictamente prohibido,\nla utilización de las instalaciones tanto del Almacén Institucional como las\nBodegas de Emergencias, para actividades que no sean las establecidas en el\npresente Reglamento.\n\nArtículo 74.-Se prohíbe terminantemente el almacenamiento de bienes,\nmateriales o suministros en el Almacén Institucional de la CNE y Bodegas de\nEmergencia de la CNE, que sean propiedad de terceros, salvo en los casos determinados\nen forma expresa en contratos, convenios o autorizaciones correspondientes.\n\nTÍTULO IX\n\nDisposiciones finales\n\nArtículo 75.-Los bienes y existencias propiedad de\nla CNE se utilizarán únicamente para los fines propios de la Institución. Es\nprohibido el uso de dichos bienes y existencias para fines políticos,\nelectorales, doctrinarios o religiosos o para actividades particulares y/o\nextrañas al servicio público o al objetivo de la institución.\n\nArtículo 76.-Las disposiciones contenidas en este reglamento serán de\nacatamiento obligatorio y consecuentemente su incumplimiento podrá originar\nsanciones conforme lo regulado por el Reglamento Autónomo de Organización y\nServicio de la CNE, el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, el Código de\nTrabajo y demás normas supletorias que sean aplicables.\n\nArtículo 77.-Se podrán poner a disposición de otras instituciones u\norganismos, inventarios propiedad de la CNE. En todos los casos se deben\nobservar y cumplir las autorizaciones dadas por convenios especiales o\ndisposiciones vigentes emitidas por la Presidencia, Dirección Ejecutiva o la\nJunta Directiva.\n\nArtículo 78.-El cuidado de la integridad de los bienes que son\nmovilizados por los empleados, para la ejecución de sus tareas, queda bajo su\nresponsabilidad.\n\nArtículo 79.-En todo lo relacionado al tema de donaciones se aplicará el\nReglamento de Donaciones de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y\nAtención de Emergencias (CNE) vigente.\n\nDisposiciones transitorias,\n\nderogatoria y vigencia\n\nArtículo 80.-En un lapso de tres meses a partir de\nla publicación de este reglamento, se debe contar con la implementación de la\ncodificación en el sistema automatizado en las Bodegas de Emergencia tanto\nCentral como Regionales, así como el recurso humano necesario que brinde el\napoyo administrativo al Almacén Institucional.\n\nArtículo 81.-Con la entrada en vigor del presente reglamento se deroga\ncualquier norma que se encontrara en aplicación relacionada con las Bodegas.\n\nArtículo 82.-Rige a partir de su aprobación.\n\nAcuerdo aprobado.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Text of Norm 18\n\n Regulations for the administration and operation of the institutional warehouse\nand the emergency warehouses of the National Commission for Risk Prevention and Emergency\nResponse (CNE)\n\nNATIONAL COMMISSION FOR RISK\n\nPREVENTION AND EMERGENCY RESPONSE\n\nThe Board of Directors of the National Commission for Risk\nPrevention and Emergency Response, through Agreement No. 300-10-2024, of Ordinary\nSession No. 18-10-2024 of October 17, 2024, ordered the following:\n\nAgreement No. 301-10-2024\n\n1. The Board of Directors of the National Commission for\nRisk Prevention and Emergency Response approves the following:\n\nREGULATIONS FOR THE ADMINISTRATION AND OPERATION\n\nOF THE INSTITUTIONAL WAREHOUSE AND THE EMERGENCY\n\nWAREHOUSES OF THE NATIONAL COMMISSION FOR RISK\n\nPREVENTION AND EMERGENCY RESPONSE (CNE)\n\nCHAPTER I\n\nGeneral provisions\n\nArticle 1.-The purpose of these regulations is to regulate the\nAdministration and Operation of the Institutional Warehouse and the Emergency\nWarehouses, both Central and Regional, to attend to the ordinary and\nextraordinary tasks of the National Commission for Risk Prevention and Emergency\nResponse (CNE) established in Law No. 8488 \"Ley Nacional de\nEmergencias y Prevención del Riesgo\".\n\nArticle 2.-These regulations shall apply to the Institutional\nWarehouse and the Emergency Warehouses, both Central and Regional, that are\nunder the custody of the National Commission for Risk Prevention and\nEmergency Response (CNE).\n\nArticle 3.-The objectives of these regulations are to establish the minimum mechanisms\nand guidelines to:\n\ni. Maintain an\nadequate control of the depreciable and/or amortizable assets (activos depreciables y/o amortizables), materials, and\nsupplies of the Institution, through a timely inventory system that\nallows their accounting registration under principles of efficiency,\neffectiveness, and economy, both for the Institutional Warehouse and the Emergency\nWarehouses, both Central and Regional.\n\nii. Maintain adequate control over the depreciable and/or amortizable assets of the Institution, classified in the Financial Statements as\nProperty, Plant, and Equipment, through a timely inventory system that\nallows their accounting registration under principles of efficiency,\neffectiveness, and economy, and in strict adherence to the International Public Sector Accounting Standards, both for the Institutional Warehouse and\nthe Emergency Warehouses, both Central and Regional.\n\niii. Specify the responsibility of the CNE personnel involved\nregarding the entry, registration, storage, custody, use, assignment, and\ntransfer of institutional assets, materials, and supplies, of the Institutional\nWarehouse and the Emergency Warehouses, both Central and Regional.\n\niv. Keep the control system for assets,\nmaterials, and supplies updated, both in the processes of entry, registration,\nstorage, use, and disposition, which must be separated between\nthose acquired with ordinary or emergency resources and those\ncoming from donations.\n\nv. Apply policies for the accounting registration of capitalizable\nand non-capitalizable disbursements incurred by the institution regarding\nits durable goods.\n\nvi. Ensure that each Directorate, Unit Head, or Process Coordination maintains adequate control of the goods, materials, and supplies and\ndetermine their easy location.\n\nvii. Adequately store and dispose of fixed assets, materials, and\nsupplies in suitable places that maintain and protect their physical and economic\ncondition as institutional goods, secure and protected from eventual\nlosses.\n\nviii. Define, establish, and execute institutional guidelines for\nthe management of safeguarding, service, maintenance, insurance, and\nany other measure that allows protecting the institutional patrimony of\nCNE goods against deterioration, use, disuse, and loss due to robbery or theft.\n\nArticle 4.-For purposes of clarity and\ninterpretation of these regulations, the following concepts are defined:\n\na. Asset (Activo):\nSet of goods (depreciable and/or amortizable), securities, or appreciable rights\nconvertible into and/or generators of cash that integrate a patrimony\nor a legal universality.\n\nb. Institutional Asset Administrator (Administrador de Bienes Institucionales): Institutional\nofficial assigned to the Institutional Procurement Unit, who\nwill be responsible for the administration of goods both in the Computer\nSystem of the Ministry of Finance and in the internal Financial-Accounting Administration\nSystem that supports the registration in the Financial Statements\nof the CNE.\n\nc. Institutional Warehouse (Almacén Institucional): Physical space where the\nreception of goods will be carried out, as a result of the administrative contracting\nprocesses, or by virtue of donations made in its favor, or\non behalf of third parties, keeping them in custody until their transfer to the\nrequesting units. Additionally, materials and supplies\nof common, daily, and ordinary use will be stored for attending the daily activities of\nthe CNE.\n\nd. Patrimonial goods (Bienes patrimoniales): These are the assets that the CNE acquires that\nhave an economic value, whether by purchase, donation, contribution in cooperation\nagreements, or on behalf of third parties, cataloged as durable goods, that must\nbe registered, tagged (plaquear), and valued according to the corresponding\nprice according to the technical provisions dictated by the National Accounting Office\nand that make up the patrimony of the Institution.\n\ne. Non-patrimonial\ngoods (Bienes no patrimoniales): These are the materials and supplies that the CNE possesses to be\nused in office, janitorial, and cleaning tasks; as well as for the execution of\nactivities that it is responsible for developing in the exercise of its powers.\n\nf. Emergency Warehouses (Bodegas de Emergencia): These are physical spaces located throughout\nthe national territory, being identified as the Central Warehouse the one\nlocated in Pavas, Regional Warehouses located in the different administrative\nregions of the country, Municipal Warehouses managed by the Municipal Emergency Committees (CME) in agreement\nwith the CNE, and Local Warehouses which are facilities belonging to the Municipal\nCommittees. It should be noted that they are managed by the Operations Management\nUnit of the CNE, with complete independence from the Institutional Procurement\nUnit, where the equipment, furniture, materials, and supplies that the institution requires\nfor the proper attention of declared and undeclared emergencies are received,\nsafeguarded, controlled, protected, and distributed.\n\ng. CNE: National Commission for Risk Prevention and Emergency\nResponse (Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias).\n\nh. Official in charge of custody (Funcionario encargado de la custodia): Understood as any\ninstitutional official to whom, in writing, a series of\ngoods acquired and/or donated to the CNE are assigned and are entrusted for the performance\nof their work, whether ordinary or extraordinary.\n\ni. Facilities (Instalaciones): Corresponds to all physical facilities\nconnected to the main infrastructure (Institutional Warehouse or Emergency\nWarehouses, be they green areas, security booths, parking lots, rest\nareas, among others.)\n\nj. Tag (Plaquear): Understood as the action of placing a high-security\nlabel (physical or electronic) on the goods entered into the Institutional\nWarehouse for registration and identification within a given inventory,\nwhich easily allows their location.\n\nk. RAOS: Reglamento Autónomo de Organización y Servicios (Autonomous Regulations for Organization and Services) of the\nNational Commission for Risk Prevention and Emergency Response.\n\nl. Computer Systems (Sistemas Informáticos): Computer system defined by the\nInformation Technology Unit that will be used in the Institutional\nWarehouse, as well as in the Central and Regional Emergency Warehouses, for\nthe proper control of the movements of goods, materials, and supplies.\n\nTITLE II\n\nInstitutional Warehouse\n\nEntry, registration, storage, custody,\n\nuse, assignment, and transfer\n\nArticle 5.-The administration of the Institutional\nWarehouse of utensils, office materials, and janitorial and cleaning supplies will be\nmanaged by the Institutional Procurement Unit, in the role of the Procurement\nHead. Said unit must manage the necessary annual procedures to\nprovide all the units of the institution with the necessary inputs to\nattend the management of the offices and facilities internally at the CNE.\n\nThe Institutional Procurement Unit will coordinate with the\nFinancial Resources Unit the implementation of inventory controls, reporting\nmonthly to said Unit the utensils, office materials, and janitorial and cleaning\nsupplies that have been consumed during the period, so that\nthe movements of inputs, outputs, and balances can be registered in the accounts of the\nfinancial statements. All in strict adherence to the International Public Sector Accounting Standards (NICSP) in this matter.\n\nIt is the responsibility of the Institutional Procurement Unit, the\nallocation of resources for the maintenance, repair, spare parts of the\ndepreciable and/or amortizable goods under its administration and\nto coordinate with the Information Technology Unit the acquisition of\nautomated systems for remote surveillance and inventory control, which\ncan improve those activities of entry and exit of people and\ngoods to the facilities.\n\nThe Procurement Unit must coordinate with the Occupational Health\nProcess of the Human Development Unit, the processes that allow\nguaranteeing at all times that the handling of the goods under its administration\nmaintains special storage and safety conditions, reducing and\ncontrolling the risk of expiration, inappropriate levels of toxicity,\nspillage of chemical components, possible damage, and problems to the health of\nthe employees. Furthermore, in the storage and use process, it must\nguarantee that they comply with environmental protection\nelements.\n\nArticle 6.-The Institutional Warehouse will be responsible for the reception,\nentry of stock, storage, custody, distribution of goods and\nmaterials of common use for the CNE; it will coordinate with the requesting official or\nadministrative unit the entry of acquired goods for their proper\nverification, approval, and subsequent payment processing.\n\nAdditionally,\nit is responsible for the management of donations, transfers, conservation, and control\nof tags, waste, losses, theft, as well as the determination of\ninstitutional requirements, observing for this the policies,\ndirectives, technical standards, and procedures indicated by\nits hierarchical superiors, as well as the General Directorate of National\nAccounting.\n\nArticle 7.-Only by exception, according to the characteristics of the goods,\nmaterials, or supplies, may they be received in a place other than the Institutional\nWarehouse, all under the responsibility of the requesting unit, which must,\nwithin a maximum period of 24 hours, send a note accrediting the partial\nor total receipt, indicating in it at least the following: Commercial\nestablishment or supplier, description, and quantity received.\n\nArticle 8.-The receipt of goods, materials, and supplies will be done\nin the Institutional Warehouse, under the responsibility of the Person in Charge;\nin coordination with the requesting area. The Requesting Unit must compare\nthe technical specifications against the purchase order or contract,\nrespective order notification, previously processed by the Institutional\nProcurement.\n\nArticle 9.-Goods, materials, and supplies may be received in\ntheir entirety or by partial deliveries, according to the rules established in the\ncontracting process.\n\nArticle 10.-If there is no conformity between the merchandise\ndelivered by the commercial establishment or supplier and what was requested, the user Unit\nwill not accept the delivery, returning it with a note to the\nProcurement Unit, indicating at least the reasons or conditions for which\nthe goods are not accepted.\n\nArticle 11.-All\nsupplies, materials, goods, or others that enter from\nsuppliers, third-party donations, or returns must be registered in the automated system. For each entry or exit,\na report is generated in strict consecutive order, using the article request\nform duly approved by the respective head.\n\nArticle 12.-The administration of Assets\nwill be managed by the Institutional Procurement Unit through the Process\nof Institutional Asset Administration (PABI), which must deliver the tagged goods to the\nRequesting Unit within a period\nthat does not exceed 15 business days.\n\nArticle\n13.-A permanent record of the movement of goods must be kept in\nthe automated system defined by the Information Technology Unit,\n(hereinafter UTI) in the Institutional Warehouse of the CNE.\n\nArticle\n14.-If necessary, the corrections or adjustments of the ordinary\noperation in the automated system must be supported and duly\nauthorized by the Person in Charge of the Institutional Warehouse.\n\nArticle\n15.-The Person in Charge of the Warehouse must establish a mechanism for\nmonthly review through the computer system that allows them to identify the\ninputs, materials, or goods close to expiring or obsolete, as the case may be.\n\nArticle\n16.-All donations of goods that are for internal use of the CNE will be\nregistered in the automated system accompanied by a formal official letter\nsigned by the donor, which must include at least the invoice or\ncost estimate, as well as the condition and expiration date of the goods,\naccording to the CNE Donations regulation.\n\nArticle\n17.-The identification of the Patrimony will be managed by the Institutional Procurement\nUnit through the Process of Institutional Asset Administration\n(PABI), within a period not exceeding eight business days.\n\nThe\ncontract administrator must indicate the name of the employee\nto whom the good will be assigned for its use and custody. After notification of\nthe tagging, the asset must be picked up within a period not exceeding eight\nbusiness days.\n\nTITLE III\n\nInstitutional Warehouse\n\nInventory management\n\nArticle 18.-The Person in Charge of the Warehouse must coordinate the\ninventory control for the accounting close on a permanent basis each month, and\nit will refer to the movements executed on the last business day, under the\nduly authorized guidelines, principles, and policies established.\n\nWithin\nthe first five calendar days of the following month, the Person\nin Charge of the Warehouse will send a report to the General Services Unit,\nindicating the variations in the inventory cost incurred during the month, so\nthat the merchandise insurance can be kept updated.\n\nThe\nInstitutional Procurement Unit must coordinate with the Financial Resources\nUnit the implementation of inventory controls, as well as the\nperformance of reconciliations -at least once a year- of the auxiliary records of\nthe different administrative-financial systems available.\n\nThe\nforegoing, so that the movements of inputs, outputs, and balances can be reliably and\ntimely recorded and evaluated in the accounts of the\nfinancial statements. All in strict adherence to the Public Sector\nAccounting Standards (NICSP) in this matter. The foregoing provision, without prejudice\nto compliance with the other control standards regulated in these\nregulations.\n\nArticle\n19.-The Person in Charge of the Warehouse must perform periodic reviews and\nwill refer to the movements executed on the last business day, comparing them\nwith the system data. This is independent of the reviews\nperformed by Accounting, Internal Audit, or another duly\naccredited entity for this purpose.\n\nArticle\n20.-All inventories of material goods and supplies of the Institutional\nWarehouse must be managed in the automated system, separating them by\nunits and type of packaging.\n\nArticle\n21.-The process of write-off and final disposition of expired or damaged supplies, materials, or assets\nmust be carried out in accordance with current regulations\non the procedures established for the disposal of perishable products\nor by carrying out the write-off process in the case of assets, according to\nwhat is indicated in the Reglamento para el Control de Bienes y Activos de la CNE.\n\nArticle\n22.-The Institutional Procurement Unit must coordinate with the\nFinancial Resources Unit the implementation of inventory controls, as well as the\nperformance of reconciliations -at least once a year- of the auxiliary records of\nthe different administrative-financial systems available. However,\nthe Internal Audit, External Audit, General Comptroller's Office of the\nRepublic, Accounting, or another authorized body may carry out, when they deem\nconvenient, physical inventories to verify their accuracy against the\ncorresponding theoretical inventory, whether for a determined item or for all.\n\nArticle\n23.-The method and technique for valuing inventories will be adjusted to the\nfirst-in, first-out (FIFO) system according to the records of the\nsystem and the public sector accounting standards applicable to it.\n\nArticle\n24.-The perpetual or theoretical inventory must be duly updated in\nthe automated system, as of the date the inventory is carried out, for the purpose of\ncomparing it with the result of the physical stock counts.\n\nArticle\n25.-Physical counts must be performed according to the unit of measure\nestablished in the catalog defined since the purchase process.\n\nArticle\n26.-A record of commencement and completion of the physical inventory\ncounts must be drawn up; indicating in it at least: Date, start time, end time,\nname, position, and signature of the participants, inventory detail, and\nobservations. A copy of the physical count report must be sent to the\nAdministrative Management Directorate for its control.\n\nArticle\n27.-The acceptable overall margin of differences (shortages or surpluses) between\nthe automated system and the physical stock shall not exceed monetarily\n2% of the total inventory. However, it will be the obligation of the Person in Charge of the\nInstitutional Warehouse to investigate any resulting difference in order to\nclarify all of them.\n\nIf\nafter investigations the differences persist and are not duly\njustified, they must be recorded in the accounts, with prior authorization from the\nPerson in Charge of the Institutional Warehouse, when it is less than 1% of the\ntotal inventory, and from the Director of Administrative Management when it is equal to or\nless than 2%.\n\nIf there are shortages exceeding this percentage, it will\nbe necessary to submit the corresponding report to the Senior Management,\nusing the mechanisms established in the Reglamento Autónomo de\nOrganización y Servicios (RAOS), in order to establish an administrative\nprocedure for the person or persons responsible for the differences in the\nphysical stock; and its collection process, all in accordance with current regulations\nto determine the real truth of the facts. The same will also apply\nwhen there is a recurrence of unjustified shortages in the inventory\nshortages, even if in percentages lower than 2% during the same annual\nperiod.\n\nArticle 28.-A circular must be generated through the Person in Charge of the\nInstitutional Warehouse to all departments that maintain or\nare related to stocks of materials and supplies, at least 8\nbusiness days before the physical inventory count. Said circular must\ninform the dates for the physical inventory counts, indicating that during\nthat period no receptions of supplies from suppliers or\ndeliveries to units will be made, except in duly qualified situations.\n\nTITLE IV\n\nEmergency warehouses\n\nReception, entry, registration, control, custody\n\nand supply of merchandise, request\n\nand dispatch of merchandise\n\nArticle 29.-The Operations Management Unit\nmust include in the annual budget its own resources that are\nnecessary to guarantee its operation; such as: transport equipment\n(forklifts), machinery, furniture, and office equipment and supplies,\nmaterials, etc., as well as any other requirement that is necessary for\nits efficient and timely operation. The determination for the acquisition of\nsaid materials and supplies must strictly adjust to the capacity and\ncondition of the infrastructure or facility of each warehouse.\n\nThe Operations Management Unit will be responsible for managing the\ncontracting processes required to guarantee the supply and\nequipment indicated in this article. Regarding computer\nequipment, computer systems, and surveillance, it must coordinate with the Information\nTechnology Unit the corresponding purchase.\n\nArticle 30.-The administration of the Emergency Warehouses will be\nmanaged by the person Coordinating the Logistics Process of the Operations Management\nUnit of the Risk Management Directorate. It will be the\nresponsibility of that administrative unit to manage timely\nannual budget resources for the purchase of goods necessary for its\noperating expenses.\n\nThe Operations Management Unit must coordinate with the Financial Resources\nUnit the implementation of inventory controls, as well as the\nperformance of reconciliations -at least once a year- of the auxiliary records of\nthe different administrative-financial systems available.\n\nThe foregoing, so that the movements of inputs, outputs, and balances can be reliably and\ntimely recorded and valued in the accounts of the\nfinancial statements. All in strict adherence to the Public Sector\nAccounting Standards (NICSP) in this matter. The foregoing provision, without\nprejudice to compliance with the other control standards regulated in\nthese regulations.\n\nIt is the responsibility of the Head of the\nOperations Management Unit to coordinate with the General Services Unit\nmatters related to the requirements necessary for the allocation of resources\nfor the maintenance, repair, spare parts of the depreciable and/or\namortizable goods under its inventory. Included within the\nforegoing provision is the responsibility to allocate annual budget\nresources for the adequate operation of the facilities, such as: Security\nand Surveillance, Internal and External Cleaning of Facilities, Green Area\nMaintenance, Pest Control and Fumigation, Public Utilities, etc.\n\nAlso included is coordination with the Information\nTechnology Unit for the acquisition of automated inventory control systems,\nwhich can improve those activities of entry and exit of goods,\nmaterials, and supplies.\n\nThe Operations Management Unit must coordinate with the Occupational\nHealth Process of the Human Development Unit, the processes that allow\nguaranteeing at all times that the handling of the material goods and supplies\nunder the administration maintains special storage and\nsafety conditions, reducing and controlling the risk of expiration,\ninappropriate levels of toxicity, spillage of chemical components, possible damage, and\nproblems to the health of the employees. Furthermore, in the\nstorage and use process, it must guarantee that they comply with elements of\nenvironmental protection.\n\nIn the case of Regional Warehouses, the person\nCoordinating the Logistics Process of the Operations Management Unit is responsible for\neverything related to the supply to the Municipal and Local Warehouses, always\nin prior communication with the Head or liaison officer, to guarantee the\nefficiency, effectiveness, and economy of the processes of provisioning purchases, management\nof inventories, maintenance, spare parts, services, surveillance, security,\ninsurance, occupational risks, and protection against eventual losses or damage that\nthese Warehouses may require.\n\nArticle 31.-The Coordinator of the Logistics Process of the Emergency Warehouses will be\nresponsible for the reception, registration of stock,\nstorage, custody, maintenance, distribution of goods, materials, and\nsupplies for emergency response and humanitarian assistance.\n\nAdditionally, she is responsible for the management of donations, transfers,\nconservation and pest control, waste, losses, theft, as well as the\ndetermination of institutional requirements, observing for this the\npolicies, directives, technical standards, and procedures indicated by\nher hierarchical superiors.\n\nArticle 32.-The Person in Charge of the Emergency Warehouses will have the\nobligation to receive the merchandise, goods, and supplies, comparing\nthe technical specifications against the respective purchase order, contract, or order\nnotification, previously delivered by the Institutional Procurement\nUnit.\n\nArticle 33.-If there is no conformity between the merchandise\ndelivered by the commercial establishment or supplier and the components of the\npurchase order or contract, the delivery will not be accepted, returning it with a note to\nthe Supplier, the Operations Management Head, and the Institutional Procurement\nUnit, indicating at least the reasons or conditions for which\nthe goods are not accepted. The supplier must be informed of the deadline for\nthe new reception.\n\nArticle 34.-All\nsupplies, materials, assets, or others that enter from\nsuppliers, third-party donations, or returns must be registered in the automated system.\n\nArticle 35.-For each entry, an entry report is generated in the\ncomputer system, in strict consecutive order.\n\nArticle 36.-Materials and supplies may be received in\ntheir entirety or by partial deliveries, according to the rules established in the\ncontracting process.\n\nArticle 37.-The Logistics Officer will\nnotify the Person in Charge of the Emergency Warehouses of the exact date of receipt of\nthe supplies, for the purpose of determining if there are penalties for delays in\ndelivery and calculating the corresponding amount.\n\nArticle 38.-All materials and supplies that have a physical exit from\nthe Emergency Warehouses must be registered in the automated system within 24 hours.\n\nArticle 39.-A permanent record of the movement of\nassets, materials, and supplies must be kept in the automated system of the Emergency Warehouses of the CNE.\n\nArticle 40.-The official in charge of the Logistics Process\nmust coordinate the inventory control for the accounting close on a permanent\nbasis each month, and it will refer to the movements executed on the last\nbusiness day, under the duly authorized guidelines, principles, and policies\nestablished.\n\nWithin the first five calendar days of the following month, the\nofficial in charge of the Logistics Process will send a report to\nthe General Services Unit, indicating the variations in the inventory cost\nincurred during the month, so that the merchandise insurance can be kept\nupdated.\n\nThe foregoing, so that the movements of inputs, outputs, and balances can be reliably and\ntimely recorded and evaluated in the accounts of the\nfinancial statements. All in strict adherence to the Public Sector\nAccounting Standards (NICSP) in this matter. The foregoing\nprovision, without prejudice to compliance with the other control standards that\nare regulated in these regulations.\n\nArticle 41.-The corrections or adjustments of the daily operation in\nthe automated system must be supported and duly authorized by the\nPerson in Charge of the Logistics Process and/or the person designated.\n\nArticle 42.-The official in charge of the Logistics Process\nof the Emergency Warehouses must establish mechanisms for monthly review\nthrough the computer system, which allow them to identify the\ninputs, materials, or goods close to expiring or obsolete, in the case of the Central\nWarehouse, and in the case of the other emergency warehouses, the review will be\nquarterly.\n\nArticle 43.-Only by exception, according to the characteristics or quantity of\nthe good or material, may it be received in a place other than the Emergency\nWarehouses, and the person receiving it must send a receipt note to the\nLogistics coordinator within a maximum period of 24 hours, where\nthey accredit the partial or total receipt, indicating in it at least\nthe following: Commercial establishment or supplier, description, and quantity\nreceived, and place where it was received.\n\nArticle 44.-Every requirement for merchandise or articles must be\nprocessed through a request form that must be authorized by\nthe Risk Management Director, the Unit Head, or the Person\nin Charge of the Logistics Process.\n\nArticle 45.-All outputs of supplies must be supported\nby the request form, duly authorized; in the absence of this\nrequirement, the merchandise cannot be delivered.\n\nArticle 46.-Periodic reviews must be performed and will refer to\nthe movements executed on the last business day, comparing them with the data\nfrom the system. This is independent of the reviews performed by Accounting,\nInternal Audit, or another duly accredited entity for this purpose.\n\nTITLE V\n\nEmergency warehouses\n\nInventory management\n\nArticle 47.—Within the first five calendar days of the following month, the person in charge of the Logistics Process shall send a report to the General Services Unit, indicating the variations in inventory cost experienced during the month, so that the merchandise insurance remains up to date.\n\nArticle 48.—All inventories of goods, materials, and supplies of each of the Emergency Warehouses shall be managed in the automated system.\n\nArticle 49.—The Operations Management Unit shall coordinate with the Financial Resources Unit the implementation of inventory controls, as well as the performance of reconciliations—at least once a year—of the subsidiary ledgers from the different administrative-financial systems available.\n\nArticle 50.—The inventory valuation method and technique shall adhere to the first-in, first-out (FIFO) system (primeras entradas, primeras salidas, PEPS) according to the system records and the applicable public sector accounting standards.\n\nArticle 51.—The perpetual or theoretical inventory shall be properly updated in the automated system, as of the date the inventory is taken, for the purpose of comparing it with the physical count result.\n\nArticle 52.—Physical counts shall be performed according to the unit of measure established in the catalog defined from the procurement process.\n\nArticle 53.—A record of the start and completion of the physical inventory counts shall be drawn up, indicating therein at minimum: Date, start time, end time, name, position, and signature of the participants, inventory detail, and observations. A copy of the physical count report must be sent to the Administrative Management Directorate for control purposes.\n\nArticle 54.—The planning of the physical inventory count, as well as the organization, execution, and control, shall be coordinated with the person in charge of the Logistics process. However, the Internal Audit, External Audit, Contraloría General de la República, Accounting, or another authorized entity may carry out physical inventories when they deem it appropriate to verify their accuracy against the corresponding theoretical inventory, whether for a specific item or for all items.\n\nArticle 55.—The acceptable overall margin of differences (shortages or surpluses) between the automated system and physical stocks shall not monetarily exceed 2% of the total inventory. However, it shall be the obligation of the Head of both the Central and Regional Emergency Warehouses to investigate any resulting difference in order to clarify all of them.\n\nIf after the investigations the differences persist and are not duly justified, they must be recorded in the accounts, with prior authorization from the person in charge of the Logistics Process, when it is less than 1% of the total inventory, and from the Head of the Operations Management Unit when it is equal to or less than 2%.\n\nIf there are shortages exceeding that percentage, it will be necessary to submit the corresponding report to Senior Management, using the mechanisms established in the Reglamento Autónomo de Organización y Servicios (RAOS), in order to initiate an administrative procedure against the person or persons responsible for the differences in physical stocks; and their collection process, all in accordance with current regulations to determine the true facts. The same shall be applied when there is a recurrence of unjustified inventory shortages, even if in percentages below 2% during the same annual period.\n\nArticle 56.—A circular shall be issued by the person in charge of the Logistics process to all emergency warehouse users who maintain or are related to stocks of materials and supplies, at least 8 business days before the physical inventory count. Said circular must inform of the dates of the physical inventory counts, indicating that during that period, neither receipt of supplies from suppliers nor delivery to Emergency Committees will be made to the Administrative Units, except in duly qualified situations.\n\nTITLE VI\n\nEmergency warehouses\n\nTransfers of supplies between warehouses\n\nArticle 57.—When merchandise is transported from one warehouse to another, the internal transfer procedure between CNE Emergency Warehouses must be executed.\n\nArticle 58.—When merchandise is transported between Emergency Warehouses, or from an Emergency Warehouse to a location to address an event or incident, the process must be documented with copies during the course of the delivery route. All documents must record the received conformity of the authorized person at each stage.\n\nArticle 59.—When the loan or temporary designation of a good is requested to the Emergency Committees and institutions to attend to a location affected by an emergency, the process must be documented with copies for the use and custody, assignment time, person responsible for the good, and tentative return date. This must be delivered to the person in charge of the Logistics process.\n\nTITLE VII\n\nEmergency warehouses\n\nControl of inventories in custody\n\nof other companies or institutions\n\nArticle 60.—Supplies will be maintained under the inventory management modality in other facilities, when so stipulated by the contract with the supplier, or when, for reasons of space in our facilities, they must be kept in other warehouses not belonging to the CNE nor leased by it.\n\nArticle 61.—Monthly, the Logistics Process Coordinator shall reconcile the inventory balances with the responsible person from the company or Institution.\n\nArticle 62.—The Logistics Process Coordinator shall communicate, for insurance purposes, the amount and type of merchandise that is under the inventory management modality, so that the unit responsible for insurance proceeds accordingly.\n\nTITLE VIII\n\nGeneralities\n\nHuman resources and assurance\n\nof institutional goods\n\nArticle 63.—It is the responsibility of the Executive Directorate, in coordination with the Administrative Management Directorate and the Human Development Unit, to assign the personnel required for the administration of the Institutional Warehouse, so that said facility can have personnel under a cross-cutting scheme that facilitates its control and operation.\n\nIt is the responsibility of the Executive Directorate, in coordination with the Risk Management Directorate and the Human Development Unit, to assign the personnel required for the administration of both the Central and Regional Emergency Warehouses, so that said facilities can have personnel under a cross-cutting scheme that facilitates their control and operation.\n\nArticle 64.—It is the responsibility of the General Services Unit, the protection of the facilities and goods owned by CNE and/or donated, including the contracting of insurance policies necessary to safeguard them against different risks that may occur; the validity and risk coverage of the policies shall be periodically verified.\n\nArticle 65.—The Head of the Institutional Warehouse or the Coordinator of the Emergency Warehouses, in coordination with the Institutional Procurement Office or the Operations Management Unit, as appropriate, must ensure that the insured amount for assets, materials, and supplies is at least the average inventory value of the previous month.\n\nArticle 66.—The insurance coverage for institutional movable and immovable property shall be for at least theft, accidental fire or lightning, flood, landslide, tremors, earthquakes, or other risks, for both the Institutional Warehouse and the Emergency Warehouses.\n\nArticle 67.—In addition to fortuitous events, the coverage of the policies must cover damages or material losses that may affect due to carelessness, negligence, or poor performance, or intentional damage, in coordination with the General Services Unit.\n\nProhibitions\n\nArticle 68.—The advance delivery of goods to any administrative unit, or the delivery thereof on loan outside the procedures established in this Regulation, is expressly prohibited to the Head of the Warehouse or the Coordinator of the Emergency Warehouses, or any of their collaborators. Failure to comply with this article shall be considered a serious breach of duties, applying the corresponding sanctions in the RAOS.\n\nArticle 69.—The sale, exchange, alienation, or donation of the goods or supplies under their custody is expressly prohibited to the Head of the Institutional Warehouse or the Coordinator of the Emergency Warehouses, or any of their collaborators.\n\nArticle 70.—The presence of unauthorized persons in the CNE Institutional Warehouse or Emergency Warehouses is prohibited.\n\nArticle 71.—The improper use or exploitation of goods safeguarded in the institutional warehouse and/or emergency warehouses is strictly prohibited to all officials, regardless of their administrative status. Failure to comply with this article shall be considered a serious breach of duties, applying the corresponding sanctions in the RAOS.\n\nArticle 72.—The dispatch of goods whose destination is not that for which it was authorized is prohibited to the Head of the Institutional Warehouse or the Coordinator of the Emergency Warehouses. Failure to comply with this article shall be considered a serious breach of duties, applying the corresponding sanctions in the RAOS.\n\nArticle 73.—The use of the facilities of both the Institutional Warehouse and the Emergency Warehouses for activities other than those established in this Regulation is strictly prohibited.\n\nArticle 74.—The storage of goods, materials, or supplies owned by third parties in the CNE Institutional Warehouse and CNE Emergency Warehouses is strictly prohibited, except in cases expressly provided for in corresponding contracts, agreements, or authorizations.\n\nTITLE IX\n\nFinal provisions\n\nArticle 75.—The goods and stocks owned by the CNE shall be used solely for the Institution's own purposes. The use of said goods and stocks for political, electoral, doctrinal, or religious purposes, or for private and/or activities unrelated to public service or the institution's objective, is prohibited.\n\nArticle 76.—The provisions contained in this regulation shall be mandatory and, consequently, their non-compliance may give rise to sanctions as regulated by the Reglamento Autónomo de Organización y Servicio of the CNE, the Estatuto de Servicio Civil and its Regulations, the Código de Trabajo, and other applicable supplementary rules.\n\nArticle 77.—Inventories owned by the CNE may be made available to other institutions or organizations. In all cases, the authorizations given by special agreements or current provisions issued by the Presidency, Executive Directorate, or the Board of Directors must be observed and complied with.\n\nArticle 78.—The care of the integrity of goods that are mobilized by employees for the execution of their tasks falls under their responsibility.\n\nArticle 79.—In everything related to donations, the current Donations Regulation (Reglamento de Donaciones) of the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE) shall apply.\n\nTransitory provisions,\n\nrepeal and effectiveness\n\nArticle 80.—Within a period of three months from the publication of this regulation, the implementation of the coding in the automated system in both the Central and Regional Emergency Warehouses must be completed, as well as the necessary human resources to provide administrative support to the Institutional Warehouse.\n\nArticle 81.—With the entry into force of this regulation, any rule that was in application related to the Warehouses is repealed.\n\nArticle 82.—It shall become effective upon its approval.\n\nAgreement approved." }