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  "id": "norm-103511",
  "citation": "Decreto 10-1",
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  "doc_type": "regulation",
  "title_es": "Reglamento de organización y funcionamiento de la tesorería del SENARA",
  "title_en": "SENARA Treasury Organization and Operation Regulation",
  "summary_es": "El Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Tesorería del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA) establece la estructura, funciones y controles internos de la Tesorería tanto en oficinas centrales como en el Distrito de Riego Arenal Tempisque (DRAT). Detalla las responsabilidades del Tesorero(a), que incluyen la recaudación, custodia y depósito de ingresos; la gestión de pagos a proveedores mediante transferencia electrónica o cheque; la administración de caja chica y adelantos de viáticos; y la custodia de garantías de participación y cumplimiento en licitaciones. Regula la emisión y entrega de cheques, los registros auxiliares de bancos, y la elaboración de informes periódicos. Impone medidas de seguridad como la caución de fidelidad, el acceso restringido a la oficina de Tesorería, y el manejo de llaves y combinaciones de cajas de seguridad. Asigna la firmas de cheques en dos grupos mancomunados y prohíbe el cambio de cheques a empleados o particulares. La Dirección Administrativa, la Unidad Financiera y Auditoría pueden realizar arqueos sin previo aviso. El reglamento rige a partir de su publicación en La Gaceta y deroga disposiciones anteriores que se le opongan.",
  "summary_en": "The SENARA Treasury Organization and Operation Regulation establishes the structure, functions, and internal controls of the Treasury for both the central offices and the Arenal Tempisque Irrigation District (DRAT). It details the responsibilities of the Treasurer, including the collection, custody, and deposit of revenues; payment processing to suppliers via electronic transfer or check; administration of petty cash and travel advances; and custody of bid bonds and performance guarantees. It regulates the issuance and delivery of checks, auxiliary bank records, and the preparation of periodic reports. Security measures are imposed, such as fidelity bonds, restricted access to the Treasury office, and handling of keys and combinations of safe deposit boxes. Check signing is assigned in two joint groups, and cashing checks for employees or third parties is prohibited. The Administrative Directorate, the Financial Unit, and the Internal Audit may conduct cash counts without prior notice. The regulation takes effect upon publication in La Gaceta and repeals any conflicting prior provisions.",
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  "date": "03/12/2024",
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  "excerpt_es": "Artículo 1°: La Tesorería del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, (SENARA), depende de la Unidad Financiera en el caso de oficinas Centrales y de la Coordinación Administrativa en lo que respecta al Distrito de Riego Arenal Tempisque -en adelante DRAT- y estará a cargo del puesto de Tesorero(a) en cada una de estas áreas.\n\nArtículo 3°: Le corresponderá a la Tesorería fundamentalmente, efectuar las siguientes tareas o funciones: a. Recaudar y controlar, todos los fondos que por diferentes conceptos que reciba la Institución y en caso de ser recursos en efectivo, depositarlos en la respectiva cuenta corriente bancaria destinada para tal efecto. b. Efectuar el pago de los adelantos de viáticos y otros giros de Caja Chica hasta por la suma autorizada, siempre que los mismos hayan sido debidamente aprobados por los funcionarios autorizados en el sistema automático utilizado para ello. c. Revisar y tramitar los pagos emitidos para la cancelación de bienes o servicios adquiridos por la Institución mediante, transferencias y/o cheques (este último solo en caso muy justificados y por excepción).\n\nArtículo 37°: El director Administrativo, la jefatura de la Unidad Financiera o Coordinación Administrativa del DRAT y el Auditor y sus delegados, podrán efectuar en cualquier momento y sin previo aviso, todas aquellas revisiones o arqueos que juzguen convenientes sobre los valores y documentos en custodia de la Tesorería o sobre los procedimientos y medidas de control interno vigentes.",
  "excerpt_en": "Article 1: The Treasury of the National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage (SENARA) reports to the Financial Unit for the Central Offices and to the Administrative Coordination for the Arenal Tempisque Irrigation District (DRAT), and it will be in charge of the Treasurer position in each of these areas.\n\nArticle 3: The Treasury will fundamentally carry out the following tasks or functions: a. Collect and control all funds the Institution receives for various purposes, and if cash, deposit them in the respective bank checking account designated for that purpose. b. Pay travel advances and other petty cash disbursements up to the authorized amount, provided they have been duly approved by the authorized officials in the automated system used for this. c. Review and process payments for goods or services acquired by the Institution via transfers and/or checks (the latter only in very justified exceptional cases).\n\nArticle 37: The Administrative Director, the head of the Financial Unit or Administrative Coordination of DRAT, and the Internal Auditor and their delegates may carry out, at any time and without prior notice, any reviews or cash counts they deem appropriate over the securities and documents in custody of the Treasury or over the current internal control procedures and measures.",
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    "summary_en": "Establishes the SENARA Treasury Organization and Operation Regulation, detailing functions, controls, and responsibilities.",
    "summary_es": "Aprueba el Reglamento de organización y funcionamiento de la Tesorería del SENARA, detallando funciones, controles y responsabilidades."
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      "context": "Artículo 3, inciso d)",
      "quote_en": "It is the Treasury’s responsibility to always follow up on payments for which, for exceptional and duly justified reasons, the invoice was not presented at the time of settlement...",
      "quote_es": "Es responsabilidad de la Tesorería garantizarse en todo momento dar seguimiento aquellos pagos que por razones excepcionales y debidamente justificadas no presentaron la factura en el momento de la cancelación..."
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      "quote_en": "Every check or banking transaction shall bear joint signatures with the participation of each group. The possibility of members of the same group signing checks is excluded.",
      "quote_es": "Todo cheque o gestiones bancarias llevarán firmas mancomunadas con la participación de cada grupo. Se excluye la posibilidad de que integrantes de un mismo grupo firmen cheques."
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      "context": "Artículo 33",
      "quote_en": "The Treasurer shall be responsible for any shortfall in the securities of which they are the depositary; the period to cover the shortfall shall be 24 hours after it is established...",
      "quote_es": "El Tesorero será responsable de cualquier faltante que se produzca en los valores de que es depositario, el plazo para que se cubra el faltante será de 24 horas después de que éstos sean establecidos..."
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  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 10\n\n                        Reglamento de organización y funcionamiento de la tesorería del Servicio\nNacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenimiento, (SENARA)\n\nSERVICIO NACIONAL DE AGUAS\nSUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO\n\nAcuerdo\n2, tomado por la Junta Directiva de SENARA, en su Extraordinaria N°10-2024,\ncelebrada el martes 03 de diciembre de 2024.\n\nCon base en las recomendaciones emitidas por la Gerencia mediante oficio  SENARA-GG-OFI-551-2024,\nsuscrito por el Ing. Osvaldo Quirós Arias, la Dirección Jurídica con oficio SENARA-DJ-083-2024\nsuscrito por el Lic. Giovanni López Jiménez, la Dirección Administrativa-Financiera con oficio\nSENARA-DAF-112-2024, suscrito por la Lcda. Karla Espinoza Mendoza y la Unidad Financiera con oficio\nSENARA-DAF-FIN-0201-2024 suscrito por la Lcda. Marisella Zúñiga Serrano, se aprueba el REGLAMENTO DE\nORGANIZACIÓN, Y FUNCIONAMIENTO DE LA TESORERÍA DEL SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y\nAVENAMIENTO.\n\nDicho\nReglamento se muestra a continuación:\n\nREGLAMENTO\nDE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA TESORERÍA DEL\n\nSERVICIO\nNACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO.\n\nConsiderando:\n\n1.\nQue de conformidad con los artículos 58 y 59 de la Ley 8131, Ley de Administración\nFinanciera y Presupuestos Públicos, sobre la aplicación de normas y\nprocedimientos utilizados en la percepción, el seguimiento y control de los recursos\nfinancieros del tesoro público y en los pagos de las obligaciones contraídas de\nconformidad con la Ley de presupuesto, así como la administración y custodia de\nlos dineros y valores que se generen.\n\n2.\nDe acuerdo con la Ley 8292 Ley de Control Interno; artículo 15. Actividades de\ncontrol, se debe documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las\npolíticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento\ndel sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto\nque conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en\nel desempeño de sus funciones. Por tanto,\n\nCAPÍTULO\nI\n\nOrganización\ny Funciones:\n\nARTÍCULO\n1°: La Tesorería del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y\nAvenimiento, (SENARA), depende de la Unidad Financiera en el caso de oficinas\nCentrales y de la Coordinación Administrativa en lo que respecta al Distrito de\nRiego Arenal Tempisque -en adelante DRAT- y estará a cargo del puesto de Tesorero(a)\nen cada una de estas áreas.\n\nEl\nTesorero(a), tendrá a su cargo el personal de Tesorería, cuyos deberes y atribuciones\npuede asignar en forma que juzgue más conveniente, debiendo hacerlo en\ncoordinación con el director(a) Administrativo(a) y la jefatura de la Unidad Financiera\nen oficinas Centrales y la Coordinación Administrativa en el DRAT, junto con el\ndirector(a) del DRAT.\n\nEn\nlas ausencias temporales del Tesorero(a), por vacaciones, enfermedad, etc., el\njefe de la Unidad Financiera y/o Coordinación Administrativa del DRAT,\npropondrá a la dirección Administrativa en caso de oficinas Centrales y al\ndirector del DRAT en lo que respecta al Distrito, el nombrar un sustituto, quien\nasumirá todos los deberes y responsabilidades del Tesorero titular.\n\nARTÍCULO\n2°: El nombramiento formal del Tesorero(a) lo hará el Gerente previo concurso\nrealizado por la Unidad de Recursos Humanos y la coordinación con la Dirección\nAdministrativa y/o Dirección del DRAT y la Jefatura de la unidad Financiera y/o\nCoordinación administrativa en el DRAT.\n\nEs\nimportante señalar, que quien ocupe este puesto, no podrá ser cónyuge, ni tener\nvínculos de consanguinidad o afinidad hasta tercer grado con los miembros de la\nJunta Directiva o cualquier funcionario del SENARA.\n\nArtículo\n3°: Le corresponderá a la Tesorería fundamentalmente, efectuar las siguientes\ntareas o funciones:\n\na.\nRecaudar y controlar, todos los fondos que por diferentes conceptos que reciba\nla Institución y en caso de ser recursos en efectivo, depositarlos en la\nrespectiva cuenta corriente bancaria destinada para tal efecto.\n\nb.\nEfectuar el pago de los adelantos de viáticos y otros giros de Caja Chica hasta\npor la suma autorizada, siempre que los mismos hayan sido debidamente aprobados\npor los funcionarios autorizados en el sistema automático utilizado para ello.\n\nc.\nRevisar y tramitar los pagos emitidos para la cancelación de bienes o servicios\nadquiridos por la Institución mediante, transferencias y/o cheques (este último\nsolo en caso muy justificados y por excepción).\n\nd.\nEs responsabilidad de la Tesorería garantizarse en todo momento dar seguimiento\naquellos pagos que por razones excepcionales y debidamente justificadas no\npresentaron la factura en el momento de la cancelación (pólizas del INS,\npermisos estatales, municipales, canones, entre otros) e informar oportunamente\na la jefatura sobre el cumplimiento de dicho requerimiento.\n\ne.\nCustodiar con el mayor esmero los valores encomendados en el desempeño de su\ncargo, debiendo responder por cualquier daño o faltante que se ocasione a la\nInstitución.\n\nf.\nConfeccionar al finalizar cada tercera semana del mes, un cierre de bancos y\nlibros y remitirlo la jefatura de la Unidad Financiera y/o Coordinación\nAdministrativa del DRAT.\n\ng.\nOperar la Caja Chica a su cargo de acuerdo con lo estipulado en la reglamentación\ninterna y externa asociada a este particular, y acorde con el más sano sentido\nde responsabilidad, en cuanto fuere omiso o no claro la referida normativa.\n\nh.\nGestionar y revisar oportunamente los pagos programados por las áreas, así como\nel desembolso de la nómina institucional.\n\ni.\nEfectuar el trámite de recibir, custodiar, controlar y entregar las garantías\nfísicas de participación y cumplimiento en licitaciones, representadas por\ndocumentos negociables. Dichas garantías deberán ser depositadas de acuerdo con\nel procedimiento que defina el sistema de compras establecido y los\nprocedimientos internos definidos.\n\nj.\nRecibir, custodiar, llevar controles y entregar los documentos de garantías de\noperaciones de crédito, (hipotecas, prendarias, fiduciarias y cualquier otra).\n\nk.\nGestionar, previa autorización la Gerencia y Dirección Administrativa, valores\nnegociables que adquiere la Institución en conceptos de inversiones\ntransitorias.\n\nl.\nCustodiar los valores adquiridos por la Institución en concepto de inversiones\ntransitorias. Cuando estos valores se depositan en cajas bancarias de\nseguridad, la custodia es conjunta del Tesorero(a) con los funcionarios\nautorizados y con firmas registradas ante el banco respectivo para abrir esta\ncaja, ya sean el Gerente, Subgerente, director Administrativo, jefatura de\nFinanciero y/o Coordinación Administrativa del DRAT (para transacciones\núnicamente en el DRAT) y el Tesorero(a).\n\nm.\nLlevar los controles adecuados para los registros requeridos de las operaciones\nde la Tesorería.\n\nn.\nElaborar los informes y atender las solicitudes de usuarios internos y externos\nque se indican en el presente Reglamento o cualquier otra gestión que le\nsolicite la jefatura de Financiero y/o Coordinación Administrativa del DRAT, la\nDirección Administrativa, la Gerencia o la Auditoria relacionada con la\ncompetencia de área de Tesorería y funciones atinentes.\n\no.\nGestionar oportunamente y de conformidad con la normativa, los trámites de\nreintegros de tarjetas, adelantos y liquidaciones por concepto de viáticos, así\ncomo, cuentas por cobrar a particulares.\n\np.\nCustodiar y responder en forma legal por los diferentes valores o bienes que\npor cualquier motivo lleguen a la esfera de su dominio o a la responsabilidad\nde su cargo.\n\nq.\nAtender en forma y plazo todas las demás funciones inherentes a su cargo, así\ncomo aquellas que asigne la jefatura del Departamento Financiero y/o\nCoordinación Administrativa del DRAT, atinentes al Tesorero(a) institucional y\nde acuerdo con el alcance de sus funciones y atinentes al puesto.\n\nr.\nGestionar oportunamente la corrección de los ajustes determinados en las\nconciliaciones mensuales bancarias.\n\ns.\nGestionar la apertura de cuentas bancarias con la validación de los siguientes\nrequisitos mínimos:\n\n1.\nSolicitud formal de la apertura de la cuenta con la firma del solicitante y el\ndirector del área dirigida a la Unidad Financiera Contable. El contenido de la\nnota debe incluir como mínimo:\n\n2.\nJustificación clara y detallada de la necesidad de apertura de la cuenta.\n\n3.\nMención de la cláusula del convenio, ley o normativa que obliga a la apertura\nde la cuenta.\n\n4.\nNombre del proyecto asociado.\n\n5.\nMonto en el caso de convenios.\n\n6.\nPlazo.\n\n7.\nEn caso de los convenios interinstitucionales, debe validarse como parte de la\njustificación el estado del convenio a la fecha de la solicitud, con el fin de\ntener un estimado del ingreso de los recursos, y así manejar un tiempo\nrazonable de la inactividad de la cuenta después de la apertura, ya que el reconocimiento\nde intereses depende del movimiento de la cuenta dentro de los meses que\nestablezca la entidad bancaria y esto requiere un trámite posterior para que\nsean reconocidos.\n\n8.\nCopia del Convenio Borrador y una vez formalizado, copia del original para\nadjuntar al expediente de solicitud de apertura de cuenta y verificar los datos\nfinales, adjuntar en los otros casos diferente a convenios la ley o normativa\nasociada a la apertura de la cuenta. Es responsabilidad del Tesorero(a) dar seguimiento\nrespectivo para contar con el convenio firmado e informarlo a la jefatura\noportunamente.\n\n9.\nEn caso de que, dentro de los 6 meses siguientes a la apertura de la cuenta, no\nse utilice y tampoco medie justificación sobre el particular, se procederá a\nsolicitar el cierre de esta.\n\n10.\nEs responsabilidad del solicitante de la apertura de la cuenta, informar\nformalmente a la Unidad Financiera sobre el finiquito del proyecto y por ende\nel cierre de la cuenta al momento de liquidarse todos los movimientos\nrelacionados.\n\nt.\nGestionar la verificación de trámites de cesiones de factura en cuanto a:\n\n1.\nOriginal de Contrato de Cesión.\n\n2.\nSolicitud formal de cesión de facturas por parte del proveedor o contratista\ndirigida al administrador del contrato.\n\n3.\nOriginal de Certificación de Personería Jurídica vigente.\n\n4.\nCopia de Cédula de identidad vigente y legible, por ambos lados\n\n5.\nEntregar los documentos en la Recepción de Oficinas Centrales del SENARA o en\noficina del Distrito de Riego Arenal Tempisque si corresponde a un pago de esa\nDirección.\n\n6.\nLos documentos con firma rúbrica no se puede tramitar por correo, deben ser\nentregados de forma física\n\n7.\nUna vez entregados en la recepción de SENARA, estos deben ser trasladados a la\nTesorería Institucional.\n\n8.\nInclusión del trámite de cesión en el sistema automatizado de compras según la\nnormativa vigente por las partes que les corresponda.\n\nARTÍCULO\n4°: En resguardo de la responsabilidad del Tesorero(a) y personal de la\nTesorería, es terminantemente prohibido la entrada de funcionarios y empleados\nde la Institución y de particulares a la oficina de la Tesorería. Se exceptúan de\nesta disposición el propio personal de la Tesorería, el director Administrativo(a),director\ndel DRAT(específicamente en las oficinas de este distrito) la jefatura del\nDepartamento Financiero y/o Coordinación Administrativa del DRAT, el Auditor(a)\no sus delegados en funciones propias de su cargo o cualquier otro funcionario o\nempleado de esta Institución o ajena en funciones del cargo, previamente\nautorizado por el Tesorero(a) o jefatura de la Unidad Financiera y/o\nCoordinación Administrativa del DRAT.\n\nArtículo\n5°: El Tesorero(a) y los asistentes, deberán rendir caución de fidelidad\nconforme a la ley. Dicha garantía será cubierta mediante póliza del Instituto\nNacional de Seguros, cuyas primas serán canceladas por los funcionarios con\nrecursos de su propio peculio. También la Tesorería deberá estar cubierta con\nuna póliza que proteja del riesgo de robo de dinero y valores en tránsito al\npersonal de esta y quien es el encargado de transportarlo y cuya prima será\npagada por el SENARA.\n\nARTÍCULO\n6°: El Tesorero(a) es responsable de custodiar las llaves y combinaciones de\nlas cajas de seguridad de la Tesorería, de las cuales entregará un duplicado en\nsobre cerrado y lacrado a la Jefatura Financiera y/o Coordinación Administrativa\nen el DRAT, quien previamente deberá en asocio con el Tesorero(a) probar las\nllaves y combinaciones, así como dejar constancia de ese hecho. Deberá\nmodificar las claves de las cajas de seguridad con una regularidad de al menos\n2 o 3 veces al año, no menos de eso.\n\nTodo\ncambio de combinaciones de estas cajas debe reportarse de inmediato en sobre\ncerrado y lacrado a la Jefatura Financiera y/o Coordinación Administrativa en\nel DRAT, quien constará los cambios informados. Lo anterior deberá guardarse en\nla caja de seguridad del banco.\n\nARTÍCULO\n7°: El Tesorero(a) o su personal estarán debidamente autorizados para solicitar\ny coordinar con el área respectiva las facilidades de transportes requeridas\npara el traslado de dinero y valores de y para los bancos. Durante el tiempo de\ntraslado el conductor y el vehículo respectivo estarán a disposición del\npersonal de Tesorería para asuntos propios de ese traslado de dinero y valores.\n\nARTÍCULO\n8°: Es obligación del Tesorero(a) y su personal tomar todas las precauciones\nposibles para proteger debidamente su integridad física y los valores bajo su\ncustodia de los riesgos normales y previsibles.\n\nARTÍCULO\n9°: La Caja General y la Caja Chica deberán llevarse independientemente, sin\nhaber confusión alguna de valores o comprobantes correspondientes a cada una de\nellas.\n\nCAPÍTULO\nII\n\nDe\nlos Informes de la Tesorería:\n\nARTÍCULO\n10°: El Tesorero debe preparar los siguientes informes dirigido a la Jefatura\ndel área Financiera y/o Coordinación Administrativa del DRAT:\n\n1.\nInforme quincenal de Cierre de caja, en el cual se detallarán los saldos de\ncada una de las cuentas corrientes que tiene el SENARA con los diferentes\nbancos versus libros.\n\n2.\nInforme de validación mensual del \"Estado de las garantías en custodia de\nparticipación y cumplimiento de licitaciones en la Tesorería versus el auxiliar\ny el estado de cuenta en la caja única de la cuenta Garantías\" con detalle de\nsu clase, monto, fecha de vencimiento.\n\n3.\nDetalle mensual durante los primeros cinco días hábiles de cada mes y con corte\nal fin de mes anterior, sobre el Estado de cuenta a cobrar, clasificándolas de\nlos adelantos de viáticos a funcionarios, indicando el saldo pendiente.\n\n4.\nInforme anual del \"Estado de pagarés y cualquier otro valor custodiado en la\nTesorería\" con detalle de su clase, monto, fecha de vencimiento.\n\n5.\nInforme del auxiliar de tarjetas de combustible en los primeros cinco días\nhábiles de cada mes y con corte al fin de mes anterior.\n\n6.\nInforme mensual de los títulos valores en garantía e inclusión de estos en el\nSICCNET en los primeros cinco días hábiles de cada mes y con corte al fin de\nmes anterior.\n\n7.\nDiariamente llevar un control del estado de Caja General y Caja Chica, sobre\nlos bancos.\n\nCAPÍTULO\nIII\n\nDe\nlos Ingresos:\n\nARTÍCULO\n11°: La Tesorería es la encargada de gestionar la recaudación, control y\ncustodia de los ingresos de la Institución por los siguientes conceptos:\n\n1)\nLos registros de aportes de ley del Gobierno Central e instituciones autónomas.\n\n2)\nCuentas a favor de la Institución por venta de bienes adquiridos en pago de\nobligaciones, venta de materiales y servicios de cualquier otro tipo que brinde\nla Institución y que se encuentre debidamente autorizados por la Contraloría\nGeneral de la República.\n\n3)\nCuentas de particulares por documentos al cobro judicial, si fuese el caso.\n\n4)\nRemesas enviadas por funcionarios o particulares a través de los bancos del\nSistema Bancario Nacional.\n\n5)\nIntereses y amortizaciones sobre inversiones transitorias realizadas.\n\n6)\nLiquidaciones de adelantos por viáticos y transportes a funcionarios de la\nInstitución.\n\n7)\nAportes de organismos internacionales u organismos financieros institucionales.\n\n8)\nCualquier otro tipo de ingresos por otros conceptos no contemplados en este\nartículo.\n\nEn\nrelación con los ingresos en efectivo la Tesorería del DRAT, estará recibiendo\nmontos iguales o inferiores a ¢150.000,00 por usuario, cliente externo o\ninterno, por lo tanto, los montos superiores al definido deberán ser tramitados\npor depósito bancario o transferencia por parte del interesado. En caso de\noficinas centrales todo será mediante transferencia electrónica.\n\nLos\nmedios por los cuales la Institución recibirá ingresos serán:\n\na.\nEfectivo\n\nb.\nTransferencias electrónicas\n\nc.\nDepósitos\n\nd.\nSimpe móvil (asociado a un número específico de línea telefónica exclusiva para\ncada Tesorería y su uso será normado internamente en cuanto a temas de detalle\ndel depósito y controles de registros).\n\nARTÍCULO\n12°: La recaudación de los ingresos en efectivo la hará la Tesorería del DRAT\npor medio de la Caja General, y deberá emitir un comprobante en los formularios\nautorizados y prenumerados consecutivamente definidos para tal efecto y solo en\nel caso de no existir un sistema informático que los emita automáticamente. En\ncuyo caso, de ser físico los formularios, se debe verificar que el número del\ncomprobante primero del día corresponda al siguiente del número reportado como\núltimo del día anterior. Los recibos anulados, (original y copias), con el\nsello de anulado se deben archivar adecuadamente, tanto para control y\nfiscalización como para la emisión de los asientos de diarios correspondientes.\n\nARTÍCULO\n13°: Los ingresos que reciba la Tesorería deberán ser depositados a más tardar\nel día hábil siguiente de su recibo en las cuentas bancarias destinadas a ese\nefecto.\n\nARTÍCULO\n14°: La Tesorería deberá verificar y registrar cada mes, las diferentes cuentas\npor cobrar pendientes y solicitar la información a cualquier dependencia de la\nInstitución, sobre la información o los reportes necesarios para gestionar oportunamente\nla percepción de los ingresos y gastos que correspondan.\n\nARTÍCULO\n15°: Los certificados que se reciban por correo físico y/o mensajería y contengan\nvalores, así como cualquier otro valor recibido por otras dependencias de la\nInstitución, diferentes a la Tesorería, deberán ser trasladados de inmediato a\neste proceso, mediante el mecanismo de control que se tenga asociado para la\nentrega de documentos por parte de las áreas.\n\nARTÍCULO\n16°: Cuando a pesar de las gestiones efectuadas por la Tesorería, no hubiese\nsido posible la percepción de un ingreso determinado, el Tesorero(a) deberá\ninformar de inmediato esta circunstancia a la jefatura de la unidad Financiera\ny/o Coordinador Administrativo del DRAT para que esta jefatura disponga lo\ncorrespondiente.\n\nCAPÍTULO\nIV\n\nDe\nlos Egresos:\n\nARTÍCULO\n17°: La Tesorería administra un fondo de compras por Caja Chica, el cual se\nrige por un reglamento específico para el pago de gastos menores indispensables,\nurgentes e impostergables.\n\nARTÍCULO\n18°: Todos los pagos, excepto los que corresponda hacer por Caja Chica, se\nefectuarán por medio de transferencia electrónica y en caso muy justificados\npor medio de cheque.\n\nARTÍCULO\n19°: El Control de la existencia de los formularios de cheques en blanco\nestarán en custodia del Tesorero y permanecerán guardados en una caja de\nseguridad a cargo de este.\n\nARTÍCULO\n20°: Los funcionarios autorizados para firmar cheques o movimientos bancarios\nen el sistema bancario nacional serán designados por la Gerencia, conformados\npor dos grupos de firmas mancomunadas:\n\n1)\nGrupo uno: Conformado por el Gerente, director Administrativo- Financiero y la\nUnidad de recursos humanos.\n\nEn\nel DRAT como firmantes del grupo A: director del DRAT y el coordinador(a)administrativo.\n\n2)\nGrupo dos: En oficina central Conformado por el Subgerente, Coordinación\nFinanciera-Contable y Proceso Presupuestario.\n\nEn\nel DRAT, como firmantes del grupo B: Coordinadores y encargado(a) del proceso\nde Presupuesto en el DRAT.\n\nTodo\ncheque o gestiones bancarias llevarán firmas mancomunadas con la participación\nde cada grupo. Se excluye la posibilidad de que integrantes de un mismo grupo\nfirmen cheques.\n\nARTÍCULO\n21°: El encargado de la emisión de cheques consultará a la Tesorería de previo\na la emisión, si existen fondos suficientes en las cuentas corrientes\nrespectivas. Si no hubiere fondos suficientes, informará de este hecho al jefe\ndel área Financiera y/o Coordinador Administrativo del DRAT para que éstos\nfijen una orden de prioridades en la emisión de cheques o instruyan a la\nTesorería a efecto de que se provean los fondos necesarios mediante\ntransferencias internas de recursos, conversión de valores de las inversiones\ntransitorias, o se recurra a la consecución inmediata de fondos extraordinarios\no imprevistos.\n\nARTÍCULO\n22°: Es prohibida la emisión de cheques al portador, a caja o en blanco.\n\nARTÍCULO\n23°: Todos los comprobantes que amparan una transacción pagada con cheque\ndeberán ser marcados en el anverso del documento con un sello que diga: Pagado\ncon cheque NO, fecha y cancelado.\n\nARTÍCULO\n24°: Al presentarse los cheques para ser revisados y firmados, deberán\ncontener:\n\na)\nFecha de emisión.\n\nb)\nNombre o razón social del beneficiario.\n\nc)\nCantidad de números impresos mediante la protectora, en el espacio\n\nd)\nreservado para tal efecto.\n\ne)\nCantidad de números impresa mediante la protectora, en el espacio\n\nf)\nreservado para tal efecto.\n\ng)\nAcompañarse de los originales de los documentos o comprobantes\n\nh)\nque dieron origen a la transacción, orden de compra, factura, etc.,\n\ni)\nmarcado con el sello de cancelado.\n\nj)\nIndicar en el comprobante el código y nombre de las cuentas que se\n\nk)\ncargan.\n\nl)\nNo deberán presentar tachaduras, borrones, manchas ni espacios en\n\nm)\nblanco que hagan dudar de su contenido o que puedan ser alterados\n\nn)\nfácilmente.\n\nARTÍCULO\n25°: Para cada cuenta corriente bancaria, el sistema informático utilizado\nobliga a realizar un registro auxiliar que servirá para llevar el control del\nsaldo diario. Por ende; todos los cheques sin excepción se registran en dichos auxiliares\nen el momento en que son emitidos. Lo mismo gestionarse con el registro de los\ndepósitos y las notas del débito y crédito emitido por los bancos. El Tesorero\nserá encargado de llevar estos registros auxiliares de bancos.\n\nARTÍCULO\n26°: La entrega de los cheques a los beneficiarios solo podrá realizarla la\nTesorería.\n\nARTÍCULO\n27°: Al hacerse entrega de los cheques debe cumplirse como mínimo con lo\nsiguiente:\n\na.\nQue la persona que se presenta a retirar el cheque sea el beneficiario de este,\no persona debidamente autorizada por escrito por éste. En todos los casos se\nexigirá la presentación de la cédula de identidad, (válida) de la persona que\nretira el cheque.\n\nb.\nSe exigirá también la cédula de identidad del beneficiario del cheque en caso\nde no venir autorización autenticada, o en documento idóneo (personería\njurídica con máximo de un mes de emitida) que no permita dudar sobre la\nlegitimidad de la autorización.\n\nc.\nEn todos los casos se procederá a la entrega de cheques una vez que el beneficiario\no persona autorizada haya firmado el comprobante consecutivo de Tesorería en\nseñal de recibido de conformidad.\n\nd.\nEvidencia de algún documento quede muestre la entrega del cheque por parte del\nbeneficiario.\n\nARTÍCULO\n28°: Además de los cheques a favor de clientes o proveedores, la Tesorería\ntendrá bajo su custodia los cheques pendientes de pago de los empleados de la\nInstitución, los que también entregarán contra la presentación de la cédula de\nidentidad al beneficiario, o a la persona debidamente autorizada. El plazo\nmáximo de retiro debe ser 1 mes después de emitido, de lo contrario será\nanulado el pago y deberá gestionar nuevamente su cancelación por otro medio.\n\nCAPÍTULO\nV\n\nDel\nControl de Documentos en Custodia:\n\nARTÍCULO\n29°: La Tesorería llevará un registro para el control de las inversiones en\nvalores transitorias y permanentes, cuya custodia le corresponde con indicación\nde la clase del título o documento, monto, tipo de interés, fecha de pago de\nlos cupones correspondientes y vencimientos.\n\nDichos\nvalores deberán permanecer depositados en cajas bancarias de seguridad o en\ncustodia de un banco.\n\nARTÍCULO\n30°: La Tesorería llevará un registro para el control de la existencia de\ndocumentos físicos recibidos.\n\nARTÍCULO\n31°: Cuando un cheque debe anularse por error en la confección u otra causa que\ndetermine el Depto. Financiero, la dependencia emisora estampará en él mismo su\nsello de anulado e indicará en los comprobantes y sistema informático utilizado\ndel cheque el motivo de la anulación.\n\nARTÍCULO\n32°: Es absolutamente prohibido para la Tesorería cambiar cheques a empleados y\npersonas ajenas al SENARA. Solo podrán ser recibidos en pago de bienes y\nservicios suministrados por el SENARA, los cuales tienen que venir girados a\nnombre del SENARA y por el monto exacto. Todo cheque recibido en esa condición\ndebe ser marcado con un sello que diga: \"Para ser depositado únicamente en la\ncuenta corriente del SENARA\".\n\nARTÍCULO\n33°: EL Tesorero será responsable de cualquier faltante que se produzca en los\nvalores de que es depositario, el plazo para que se cubra el faltante será de\n24 horas después de que éstos sean establecidos, sin perjuicio de cualquier sanción\nque el caso o la falta amerite. En caso de sobrantes, éstos deberán entregarse\ninmediatamente a la cuenta corriente de la Institución, con crédito a\n\"Diferencia de caja\" y efectuar las investigaciones pertinentes para determinar\nsu origen, en caso de no poderlo determinar, la suma sobrante será liquidada\ncomo un ingreso al finalizar el ejercicio económico anual.\n\nARTÍCULO\n34°: La Tesorería llevará un registro resumen en el cual se anotarán los datos\nmás relevantes sobre entrada y salida de los documentos y valores bajo su\ncustodia, tales como concepto o clase de documentos, número si lo tiene monto o\nvalor facial, fecha, nombre y firma de la persona que lo retira o entrega,\nnombre de la institución o entidad a que pertenece la persona que lo retira o\nentrega, y cualquier otro dato que contribuya a lograr su control adecuado\nsobre dichos valores.\n\nEspecíficamente\npara el caso de la recepción de garantías físicas de participación la Tesorería\ndeberá asegurarse el cumplimiento razonable de los siguientes aspectos:\n\n1.\nRecibo y adjuntos correspondientes del oficio emitido por Servicios Administrativos\nindicando a Tesorería, la recepción de ofertas y entre los datos más relevantes\nque debe incluir dicho oficio está: tipo de licitación, nombre del proyecto, nombre\nde los posibles oferentes, fecha y hora de la recepción de garantías, estas\ngarantías son recibidas antes de la apertura de las ofertas.\n\n2.\nRecibir, revisar y emitir un recibo de ingreso de garantía, el cual registra la\ninformación en el sistema y firma el mismo.\n\n3.\nEntregar al oferente copia del recibo y envía copia a Servicios Administrativo,\npara que este se adjunte a la oferta y así verificar que el oferente haya\npresentado la garantía.\n\n4.\nRecibir y custodiar los trámites que Servicios Administrativos gestione hasta\nque sea adjudicada la contratación y correspondientes a las solicitudes de\nampliaciones de fecha o de monto; esta solicitud se le indica por medio de\noficio y se le da una fecha límite para presentarla.\n\nEn\ncuanto a los requisitos para el caso de la recepción de garantías físicas de\ncumplimiento, la Tesorería deberá validar cuando llegue la garantía a la oficina,\nlos datos del oficio que solicitó Servicios Administrativos al adjudicatario,\nsolicitando la presentación de la Garantía de Cumplimiento, con los siguientes\ndatos: fecha, monto, proyecto, tipo y número de la licitación. Cabe señalar que\nla Tesorería solo custodia el documento valor, en cuanto a si las garantías\ncumplen con los requisitos legales y técnicos correspondientes, le compete a\nlas unidades que tienen dicha competencia.\n\nARTÍCULO\n35°: Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento regulan todo lo\nrelacionado con la Tesorería y es entendido que el Tesorero(a) es el\nresponsable de su fiel cumplimiento. Ningún funcionario o empleado que tenga relación\ndirecta o indirecta con la Tesorería puede alegar desconocimiento del presente\nReglamento, quedando como obligación y responsabilidad del Tesorero su\ninformación a las personas que juzgue conveniente.\n\nARTÍCULO\n36°: La labor de facturación, confección del recibo de ingresos, cobro y\ndepósito, deberá asignarse a diferentes funcionarios según previo análisis\nrealizado por la jefatura de la Unidad Financiera y/o Coordinación Administrativo\ny Recursos Humanos, en temas de alcance de competencia, incompatibilidad de\nfunciones y manual de funciones de los puestos relacionados.\n\nARTÍCULO\n37°: El director Administrativo, la jefatura de la Unidad Financiera o\nCoordinación Administrativa del DRAT y el Auditor y sus delegados, podrán efectuar\nen cualquier momento y sin previo aviso, todas aquellas revisiones o arqueos\nque juzguen convenientes sobre los valores y documentos en custodia de la\nTesorería o sobre los procedimientos y medidas de control interno vigentes.\n\nARTÍCULO\n38°: La jefatura del departamento Financiero y los funcionarios de la velarán\npor el fiel cumplimiento del presente Reglamento.\n\nDISPOSICIONES FINALES\n\nARTÍCULO\n39°: La Junta Directiva podrá modificar parcial o totalmente el presente\nReglamento, cuando las circunstancias así lo ameriten, a solicitud de la\nDirección Administrativa.\n\nARTÍCULO\n40°: La revisión y actualización de este Reglamento debe realizarse cada 3\naños, o cuando existan un cambio relevante a nivel normativo externo o interno\nque afecte el fondo de alguno de los aspectos regulados en el presente\nReglamento.\n\nARTÍCULO\n41: Este reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La\nGaceta y deroga cualquiera otra disposición anterior de igual o inferior rango\nque se le oponga.\n\nACUERDO\nUNÁNIME Y FIRME.",
  "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n                    -\n\n                        Complete Text of Regulation 10\n\n                        Regulations for the organization and operation of the treasury of the National\nGroundwater, Irrigation, and Drainage Service, (SENARA)\n\nNATIONAL GROUNDWATER,\nIRRIGATION, AND DRAINAGE SERVICE\n\nAgreement\n2, adopted by the Board of Directors of SENARA, in its Extraordinary Session No. 10-2024,\nheld on Tuesday, December 3, 2024.\n\nBased on the recommendations issued by Management through official communication SENARA-GG-OFI-551-2024,\nsigned by Ing. Osvaldo Quirós Arias, the Legal Directorate through official communication SENARA-DJ-083-2024\nsigned by Lic. Giovanni López Jiménez, the Administrative-Financial Directorate through official communication\nSENARA-DAF-112-2024, signed by Lcda. Karla Espinoza Mendoza, and the Financial Unit through official communication\nSENARA-DAF-FIN-0201-2024 signed by Lcda. Marisella Zúñiga Serrano, the REGULATIONS FOR THE ORGANIZATION AND\nOPERATION OF THE TREASURY OF THE NATIONAL GROUNDWATER, IRRIGATION, AND DRAINAGE SERVICE is approved.\n\nSaid\nRegulations are set forth below:\n\nREGULATIONS\nFOR THE ORGANIZATION AND OPERATION OF THE TREASURY OF THE\n\nNATIONAL\nGROUNDWATER, IRRIGATION, AND DRAINAGE SERVICE.\n\nConsidering:\n\n1.\nThat in accordance with Articles 58 and 59 of Law 8131, the Financial Administration and Public Budgets Law, regarding the application of rules and\nprocedures used in the collection, monitoring, and control of public treasury financial resources and in the payments of obligations contracted\nin accordance with the Budget Law, as well as the administration and custody of\nmonies and securities generated.\n\n2.\nIn accordance with Law 8292, the Internal Control Law; Article 15. Control activities, the policies, rules, and control procedures that guarantee compliance with\nthe institutional internal control system and the prevention of any aspect\nthat could lead to deviation from the objectives and goals set by the institution in\nthe performance of its functions must be documented, kept updated, and disseminated internally. Therefore,\n\nCHAPTER\nI\n\nOrganization\nand Functions:\n\nARTICLE\n1: The Treasury of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service, (SENARA), reports to the Financial Unit in the case of Central\nOffices and to the Administrative Coordination with respect to the Arenal Tempisque Irrigation District -hereinafter DRAT- and will be headed by the position of Treasurer\nin each of these areas.\n\nThe\nTreasurer will be in charge of the Treasury personnel, whose duties and powers\nmay be assigned in a manner he/she deems most convenient, in\ncoordination with the Administrative Director and the head of the Financial Unit\nin Central Offices and the Administrative Coordination in the DRAT, together with the\nDirector of the DRAT.\n\nDuring\ntemporary absences of the Treasurer, due to vacations, illness, etc., the\nhead of the Financial Unit and/or Administrative Coordination of the DRAT will\npropose to the Administrative Directorate in the case of Central Offices and to the\nDirector of the DRAT regarding the District, the appointment of a substitute, who\nwill assume all the duties and responsibilities of the titular Treasurer.\n\nARTICLE\n2: The formal appointment of the Treasurer shall be made by the Manager following a competitive process\ncarried out by the Human Resources Unit and coordination with the Administrative\nDirectorate and/or DRAT Directorate and the headship of the Financial Unit and/or\nAdministrative Coordination in the DRAT.\n\nIt\nis important to note that the person holding this position may not be the spouse, nor have\nties of consanguinity or affinity up to the third degree with the members of the\nBoard of Directors or any official of SENARA.\n\nArticle\n3: The Treasury shall fundamentally be responsible for carrying out the following\ntasks or functions:\n\na.\nCollect and control all funds received by the Institution for different concepts, and in the case of cash resources, deposit them in the\nrespective bank current account designated for that purpose.\n\nb.\nMake payment of travel allowance advances (adelantos de viáticos) and other petty cash (Caja Chica) disbursements up\nto the authorized sum, provided they have been duly approved\nby the authorized officials in the automated system used for this purpose.\n\nc.\nReview and process payments issued for the cancellation of goods or services\nacquired by the Institution through transfers and/or checks (the latter\nonly in highly justified and exceptional cases).\n\nd.\nIt is the responsibility of the Treasury to ensure at all times follow-up on\nthose payments that for exceptional and duly justified reasons did not\npresent the invoice at the time of settlement (INS policies,\nstate and municipal permits, fees, among others) and to report in a timely manner\nto the headship on the fulfillment of said requirement.\n\ne.\nCustody with the utmost care the securities entrusted in the performance of their\nduties, being liable for any damage or shortage caused to\nthe Institution.\n\nf.\nPrepare, at the end of each third week of the month, a bank and\nbook closing and submit it to the headship of the Financial Unit and/or Administrative\nCoordination of the DRAT.\n\ng.\nOperate the petty cash (Caja Chica) under their charge in accordance with the provisions of the internal\nand external regulations associated with this matter, and in accordance with the soundest sense\nof responsibility, where the referenced regulations are silent or unclear.\n\nh.\nTimely manage and review the payments scheduled by the areas, as well as\nthe disbursement of the institutional payroll.\n\ni.\nCarry out the process of receiving, safeguarding, controlling, and delivering the physical\nbid and performance guarantees (garantías de participación y cumplimiento) in tenders, represented by\nnegotiable instruments. Said guarantees must be deposited in accordance with\nthe procedure defined by the established procurement system and the\ndefined internal procedures.\n\nj.\nReceive, safeguard, keep controls, and deliver the guarantee documents for\ncredit operations (mortgages, pledges, fiduciary guarantees, and any other).\n\nk.\nManage, with prior authorization from Management and the Administrative Directorate, negotiable\nsecurities acquired by the Institution as temporary\ninvestments.\n\nl.\nSafeguard the securities acquired by the Institution as temporary\ninvestments. When these securities are deposited in bank safety\ndeposit boxes custody is shared jointly by the Treasurer with the authorized\nofficials and with signatures registered with the respective bank to open this\nbox, who may be the Manager, Deputy Manager, Administrative Director, head of\nFinancial Unit, and/or Administrative Coordination of the DRAT (for transactions\nsolely in the DRAT) and the Treasurer.\n\nm.\nMaintain adequate controls for the required records of the Treasury\noperations.\n\nn.\nPrepare the reports and attend to the requests of internal and external users\nindicated in these Regulations or any other procedure requested\nby the headship of the Financial Unit and/or Administrative Coordination of the DRAT,\nthe Administrative Directorate, Management, or the Audit related to the\ncompetence of the Treasury area and related functions.\n\no.\nTimely manage, in accordance with regulations, the procedures for\nreimbursements of cards, advances, and liquidations for travel allowance (viáticos) expenses, as\nwell as accounts receivable from private parties.\n\np.\nCustody and respond legally for the different securities or assets that\nfor any reason come within the sphere of their control or the responsibility\nof their position.\n\nq.\nAttend, in form and timely, all other functions inherent to the position, as well\nas those assigned by the head of the Financial Department and/or\nAdministrative Coordination of the DRAT, pertinent to the institutional\nTreasurer and in accordance with the scope of their functions and those pertaining to the position.\n\nr.\nTimely manage the correction of adjustments determined in the\nmonthly bank reconciliations (conciliaciones bancarias).\n\ns.\nManage the opening of bank accounts with the validation of the following\nminimum requirements:\n\n1.\nFormal request for the account opening with the signature of the applicant and the\narea director addressed to the Financial Accounting Unit. The content of the\nnote must include at least:\n\n2.\nClear and detailed justification of the need to open the account.\n\n3.\nMention of the clause of the agreement, law, or regulation that mandates the opening\nof the account.\n\n4.\nName of the associated project.\n\n5.\nAmount in the case of agreements.\n\n6.\nTerm.\n\n7.\nIn the case of inter-institutional agreements, the status of the agreement as of the date of the application must be validated as part of\nthe justification, in order to have an estimate of the inflow of resources, and thus manage a reasonable\nperiod of account inactivity after opening, since the recognition\nof interest depends on the account's movement within the months\nestablished by the banking entity and this requires a subsequent procedure for\nit to be recognized.\n\n8.\nCopy of the Draft Agreement, and once formalized, a copy of the original to\nattach to the account opening application file and verify the final\ndata; in cases other than agreements, attach the law or regulation\nassociated with the account opening. It is the responsibility of the Treasurer to follow\nup accordingly to have the signed agreement and to inform the headship\nin a timely manner.\n\n9.\nIn the event that, within 6 months following the opening of the account, it is not\nused and there is no justification on the matter, a request shall be made to close the account.\n\n10.\nIt is the responsibility of the applicant for the account opening to formally inform\nthe Financial Unit of the project's completion and therefore\nthe account closure at the time all related\nmovements are settled.\n\nt.\nManage the verification of procedures for the assignment of invoices (cesiones de factura) regarding:\n\n1.\nOriginal Assignment Contract.\n\n2.\nFormal request for assignment of invoices by the supplier or contractor\naddressed to the contract administrator.\n\n3.\nOriginal Certification of current Legal Status (Personería Jurídica).\n\n4.\nCopy of the current and legible identity card, both sides.\n\n5.\nDeliver the documents to the Reception of SENARA Central Offices or to\nthe office of the Arenal Tempisque Irrigation District if corresponding to a payment from that\nDirectorate.\n\n6.\nDocuments with a handwritten signature cannot be processed by mail; they must be\ndelivered in physical form.\n\n7.\nOnce delivered to the SENARA reception, these must be transferred to the\nInstitutional Treasury.\n\n8.\nInclusion of the assignment procedure in the automated procurement system according to\nthe current regulations by the corresponding parties.\n\nARTICLE\n4: To safeguard the responsibility of the Treasurer and Treasury\npersonnel, the entry of officials and employees\nof the Institution and of private parties into the Treasury office is strictly prohibited. Excepted from\nthis provision are the Treasury personnel themselves, the Administrative Director,\nthe Director of the DRAT (specifically in the offices of this district), the headship of the\nFinancial Department and/or Administrative Coordination of the DRAT, the Auditor\nor their delegates in functions proper to their position, or any other official or\nemployee of this Institution or external person in functions of their position, previously\nauthorized by the Treasurer or headship of the Financial Unit and/or\nAdministrative Coordination of the DRAT.\n\nArticle\n5: The Treasurer and the assistants must provide a surety bond (caución de fidelidad)\nin accordance with the law. Said guarantee shall be covered by a policy from the Instituto\nNacional de Seguros, the premiums of which will be paid by the officials with\nresources from their own private funds. The Treasury must also be covered by\na policy that protects against the risk of theft of money and securities in transit to\nits personnel who are responsible for transporting it, the premium of which will\nbe paid by SENARA.\n\nARTICLE\n6: The Treasurer is responsible for safeguarding the keys and combinations of\nthe Treasury's safety deposit boxes, a duplicate of which will be delivered in a\nsealed and wax-sealed envelope to the Financial Head and/or Administrative Coordination\nin the DRAT, who must previously, in association with the Treasurer, test the\nkeys and combinations, as well as record this fact. The combinations of the safety deposit boxes must be\nchanged with a regularity of at least\n2 or 3 times a year, no less than that.\n\nAny\nchange of combinations of these boxes must be immediately reported in a sealed\nand wax-sealed envelope to the Financial Head and/or Administrative Coordination in\nthe DRAT, who will certify the changes reported. The foregoing must be kept in\nthe bank safety deposit box.\n\nARTICLE\n7: The Treasurer or their staff will be duly authorized to request\nand coordinate with the respective area the transport facilities required\nfor the transfer of money and securities to and from the banks. During the\ntransfer time, the driver and the respective vehicle will be at the disposal of\nthe Treasury personnel for matters solely concerning that transfer of money and securities.\n\nARTICLE\n8: It is the obligation of the Treasurer and their staff to take all possible\nprecautions to properly protect their physical integrity and the securities under\ntheir custody from normal and foreseeable risks.\n\nARTICLE\n9: The Main Cash (Caja General) and the Petty Cash (Caja Chica) must be maintained independently, without\nany confusion of securities or vouchers corresponding to each of\nthem.\n\nCHAPTER\nII\n\nOf\nthe Treasury Reports:\n\nARTICLE\n10: The Treasurer must prepare the following reports addressed to the Head\nof the Financial area and/or Administrative Coordination of the DRAT:\n\n1.\nBi-weekly Cash Closing report, detailing the balances of\neach of the current accounts that SENARA holds with the different\nbanks versus the books.\n\n2.\nMonthly validation report of the \"Status of bid and performance guarantees in the custody of\nthe Treasury versus the subsidiary ledger and the account statement in the single account of the Guarantees account\" detailing\ntheir class, amount, expiration date.\n\n3.\nMonthly detail within the first five business days of each month and cut as of\nthe end of the previous month, on the Status of accounts receivable, classifying them as\ntravel allowance travel advances (adelantos de viáticos) to officials, indicating the outstanding balance.\n\n4.\nAnnual report of the \"Status of promissory notes and any other security safeguarded in the\nTreasury\" detailing their class, amount, expiration date.\n\n5.\nFuel card subsidiary report within the first five business\ndays of each month and cut as of the end of the previous month.\n\n6.\nMonthly report of the securities held in guarantee and their inclusion in the\nSICCNET within the first five business days of each month and cut as of the end\nof the previous month.\n\n7.\nDaily keep a control of the status of the Main Cash (Caja General) and Petty Cash (Caja Chica) regarding\nthe banks.\n\nCHAPTER\nIII\n\nOf\nRevenue:\n\nARTICLE\n11: The Treasury is responsible for managing the collection, control, and\ncustody of the Institution's revenue for the following concepts:\n\n1)\nThe records of statutory contributions from the Central Government and autonomous institutions.\n\n2)\nAccounts receivable in favor of the Institution for the sale of assets acquired in payment of\nobligations, sale of materials and services of any other type provided by\nthe Institution and that are duly authorized by the Contraloría\nGeneral de la República.\n\n3)\nAccounts receivable from private parties for documents under judicial collection, if applicable.\n\n4)\nRemittances sent by officials or private parties through the banks of the\nNational Banking System.\n\n5)\nInterest and amortizations on temporary investments made.\n\n6)\nLiquidations of travel and transport advances to officials of the\nInstitution.\n\n7)\nContributions from international organizations or institutional financial organizations.\n\n8)\nAny other type of revenue for other concepts not contemplated in this\narticle.\n\nIn\nrelation to cash revenue, the DRAT Treasury will receive\namounts equal to or less than ¢150,000.00 per user, external or internal client,\ntherefore, amounts exceeding the defined limit must be processed\nby bank deposit or transfer by the interested party. In the case of\ncentral offices, everything will be by electronic transfer.\n\nThe\nmeans by which the Institution will receive revenue shall be:\n\na.\nCash\n\nb.\nElectronic transfers\n\nc.\nDeposits\n\nd.\nSimpe móvil (associated with a specific exclusive telephone line number for\neach Treasury, and its use will be regulated internally regarding deposit details\nand record controls).\n\nARTICLE\n12: The collection of cash revenue will be carried out by the DRAT Treasury\nthrough the Main Cash (Caja General), and must issue a receipt on the authorized,\nconsecutively pre-numbered forms defined for that purpose, and only\nin the event that there is no computer system that issues them automatically. In\nwhich case, if the forms are physical, it must be verified that the first receipt number\nof the day corresponds to the next number reported as the\nlast of the previous day. Voided receipts (original and copies), with the\n\"voided\" stamp, must be properly filed, both for control and\naudit purposes and for the issuance of the corresponding journal entries.\n\nARTICLE\n13: The revenue received by the Treasury must be deposited no later than\nthe next business day following its receipt into the bank accounts designated for that\npurpose.\n\nARTICLE\n14: The Treasury must verify and record each month the different\noutstanding accounts receivable and request information from any department of the\nInstitution regarding the information or reports necessary to timely manage\nthe collection of corresponding revenue and expenses.\n\nARTICLE\n15: Certificates received by physical mail and/or courier that contain\nsecurities, as well as any other security received by other departments of the\nInstitution, other than the Treasury, must be immediately transferred to\nthis process, through the control mechanism associated with the\ndelivery of documents by the areas.\n\nARTICLE\n16: When, despite the efforts made by the Treasury, it has not\nbeen possible to collect a determined revenue, the Treasurer must\nimmediately report this circumstance to the headship of the Financial Unit\nand/or Administrative Coordinator of the DRAT so that this headship can take the\ncorresponding measures.\n\nCHAPTER\nIV\n\nOf\nExpenditures:\n\nARTICLE\n17: The Treasury manages a petty cash (Caja Chica) purchasing fund, which is\ngoverned by specific regulations for the payment of indispensable,\nurgent, and non-deferrable minor expenses.\n\nARTICLE\n18: All payments, except those to be made by petty cash (Caja Chica), will\nbe made by electronic transfer and, in highly justified cases,\nby check.\n\nARTICLE\n19: Control of the existence of blank check forms\nwill be in the custody of the Treasurer and will remain kept in a safety\ndeposit box under his/her charge.\n\nARTICLE\n20: The officials authorized to sign checks or bank transactions\nin the national banking system will be designated by Management, formed\nby two groups of joint signatures:\n\n1)\nGroup one: Formed by the Manager, Administrative-Financial Director, and the\nHuman Resources Unit.\n\nIn\nthe DRAT, as signatories of group A: Director of the DRAT and the Administrative\nCoordinator.\n\n2)\nGroup two: In the central office, formed by the Deputy Manager, Financial-Accounting\nCoordination, and the Budget Process.\n\nIn\nthe DRAT, as signatories of group B: Coordinators and the person in charge of the\nBudget process in the DRAT.\n\nEvery\ncheck or bank procedure will bear joint signatures with the participation\nof each group. The possibility that members of the same group\nsign checks is excluded.\n\nARTICLE\n21: The person in charge of issuing checks will consult with the Treasury prior\nto issuance, whether there are sufficient funds in the respective\ncurrent accounts. If there are not sufficient funds, they will report this fact to the head\nof the Financial area and/or Administrative Coordinator of the DRAT so that these\nmay establish an order of priorities for issuing checks or instruct the\nTreasury to provide the necessary funds through\ninternal transfers of resources, conversion of securities from temporary\ninvestments, or recourse to the immediate procurement of extraordinary\nor unforeseen funds.\n\nARTICLE\n22: The issuance of checks to bearer, to cash, or in blank is prohibited.\n\nARTICLE\n23: All vouchers supporting a transaction paid by check\nmust be marked on the face of the document with a stamp stating: Paid\nwith check NO, date, and cancelled.\n\nARTICLE\n24: When checks are presented for review and signing, they must\ncontain:\n\na)\nDate of issue.\n\nb)\nName or legal name (razón social) of the beneficiary.\n\nc)\nAmount in numbers printed by check protector, in the space\n\nd)\nreserved for such purpose.\n\ne)\nAmount in numbers printed by check protector, in the space\n\nf)\nreserved for such purpose.\n\ng)\nBe accompanied by the originals of the documents or vouchers\n\nh)\nthat gave rise to the transaction, purchase order, invoice, etc.,\n\ni)\nmarked with the cancelled stamp.\n\nj)\nIndicate on the voucher the code and name of the accounts that are\n\nk)\ndebited.\n\nl)\nMust not present erasures, smudges, stains, or blank\n\nm)\nspaces that cast doubt on their content or that could be\n\nn)\neasily altered.\n\nARTICLE\n25: For each bank current account, the computer system used\nrequires maintaining a subsidiary record that will serve to keep control of the\ndaily balance. Therefore, all checks without exception are recorded in these subsidiary\nrecords at the moment they are issued. The same must be done with the record of\ndeposits and debit and credit notes issued by the banks. The Treasurer\nwill be in charge of maintaining these bank subsidiary records.\n\nARTICLE\n26: The delivery of checks to the beneficiaries may only be carried out by the\nTreasury.\n\nARTICLE\n27: When delivering checks, at minimum the following must be met:\n\na.\nThat the person presenting themselves to collect the check is the beneficiary thereof,\nor a person duly authorized in writing by the latter. In all cases,\nthe presentation of the identity card (valid) of the person\ncollecting the check will be required.\n\nb.\nThe identity card of the check beneficiary will also be required in the event\nthat authenticated authorization is not provided, or in a suitable document (legal standing/ personería\njurídica issued no more than one month prior) that leaves no doubt about the\nlegitimacy of the authorization.\n\nc.\nIn all cases, checks will be delivered once the beneficiary\nor authorized person has signed the consecutive Treasury receipt as\nproof of receipt and conformity.\n\nd.\nEvidence of some document showing the delivery of the check by the\nbeneficiary.\n\nARTICLE\n28: In addition to checks in favor of clients or suppliers, the Treasury\nwill have under its custody checks pending payment to the Institution's\nemployees, which will also be delivered against the presentation of the\nidentity card to the beneficiary, or to the duly authorized person. The\nmaximum period for collection must be 1 month after issuance, otherwise\nthe payment will be voided, and its cancellation must be processed again by another means.\n\nCHAPTER\nV\n\nOf\nControl of Documents in Custody:\n\nARTICLE\n29: The Treasury will maintain a record for the control of investments in\ntemporary and permanent securities, the custody of which corresponds to it, indicating\nthe class of the title or document, amount, type of interest, payment date of\nthe corresponding coupons, and maturities.\n\nSaid\nsecurities must remain deposited in bank safety deposit boxes or in\nthe custody of a bank.\n\nARTICLE\n30: The Treasury will maintain a record for the control of the existence of\nphysical documents received.\n\nARTICLE\n31: When a check must be voided due to an error in preparation or another cause determined by the Financial Dept., the issuing department must stamp on it its\n\"voided\" seal and indicate on the check vouchers and in the computer system used\nthe reason for the voiding.\n\nARTICLE\n32: It is absolutely prohibited for the Treasury to cash checks for employees and\npersons outside of SENARA. They may only be received in payment for goods and\nservices provided by SENARA, which must be made payable\nto SENARA and for the exact amount. Every check received in that condition\nmust be marked with a stamp stating: \"For deposit only in the\ncurrent account of SENARA.\"\n\nARTICLE\n33: The Treasurer will be responsible for any shortage that occurs in the\nsecurities of which they are the depositary; the period to cover the shortage will be\n24 hours after these are established, without prejudice to any sanction\nthat the case or the offense merits. In the event of overages, these must be delivered\nimmediately to the Institution's current account, credited to\n\"Cash Difference,\" and the pertinent investigations must be carried out to determine\ntheir origin; if it cannot be determined, the surplus sum will be liquidated\nas revenue at the end of the annual fiscal year.\n\nARTICLE\n34: The Treasury will maintain a summary record in which the most relevant\ndata will be noted regarding the entry and exit of documents and securities under its\ncustody, such as concept or class of documents, number if any, amount or\nface value, date, name and signature of the person who withdraws or delivers,\nname of the institution or entity to which the person who withdraws or\ndelivers belongs, and any other data that contributes to achieving adequate control\nover said securities.\n\nSpecifically,\nfor the case of the receipt of physical bid guarantees (garantías de participación), the Treasury\nmust ensure reasonable compliance with the following aspects:\n\n1.\nCorresponding receipt and attachments of the official communication issued by Administrative Services\nindicating to the Treasury the receipt of bids; among the most relevant data\nthat this communication must include are: type of tender, name of the project, name\nof the possible bidders, date and time of receipt of the guarantees; these\nguarantees are received before the opening of the bids.\n\n2.\nReceive, review, and issue a guarantee receipt, which records the\ninformation in the system and signs it.\n\n3.\nDeliver a copy of the receipt to the bidder and send a copy to Administrative Services,\nso that it can be attached to the bid and thus verify that the bidder has\nsubmitted the guarantee.\n\n4.\nReceive and safeguard the procedures that Administrative Services processes until\nthe contracting is awarded, corresponding to requests for\nextensions of date or amount; this request is communicated by\nofficial memorandum and a deadline is given to submit it.\n\nRegarding\nthe requirements for the case of receiving physical performance guarantees (garantías de cumplimiento), the Treasury must validate upon the guarantee's arrival at the office,\nthe details of the official communication that Administrative Services sent to the awardee,\nrequesting the presentation of the Performance Guarantee, with the following\ndetails: date, amount, project, type, and number of the tender. It should be noted that\nthe Treasury only safeguards the security document; as to whether the guarantees\ncomply with the corresponding legal and technical requirements, that is the responsibility of\nthe units that have that competence.\n\nARTICLE\n35: The provisions contained in these Regulations govern everything\nrelated to the Treasury, and it is understood that the Treasurer is\nresponsible for their faithful compliance. No official or employee who is directly\nor indirectly related to the Treasury may allege ignorance of these\nRegulations, it being the obligation and responsibility of the Treasurer to\ninform the persons he/she deems appropriate.\n\nARTICLE\n36: The tasks of invoicing, preparation of revenue receipts, collection, and\ndeposit must be assigned to different officials according to prior analysis\ncarried out by the headship of the Financial Unit and/or Administrative Coordination\nand Human Resources, concerning scope of competence, incompatibility of\nfunctions, and the job description manual (manual de funciones) of the related positions.\n\nARTICLE\n37: The Administrative Director, the headship of the Financial Unit or\nAdministrative Coordination of the DRAT, and the Auditor and their delegates may carry out,\nat any time and without prior notice, all those reviews or cash counts\nthat they deem convenient on the securities and documents in the custody of the\nTreasury or on the procedures and internal control measures in effect.\n\nARTICLE\n38: The headship of the Financial department and the officials thereof will ensure\nthe faithful compliance with these Regulations.\n\nFINAL PROVISIONS\n\nARTICLE\n39: The Board of Directors may partially or totally modify these\nRegulations, when circumstances so warrant, at the request of the\nAdministrative Directorate.\n\nARTICLE\n40: The review and updating of these Regulations must be carried out every 3\nyears, or when there is a relevant change at the external or internal regulatory level\nthat affects the substance of any of the aspects regulated in these\nRegulations.\n\nARTICLE\n41: These regulations take effect upon their publication in the Official Gazette La\nGaceta and repeal any other previous disposition of equal or lower rank\nthat opposes them.\n\nUNANIMOUS AND FIRM AGREEMENT."
}