{ "id": "norm-103846", "citation": "Decreto 01-A", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Manual de Procedimientos para Financiamiento de Proyectos y Gestión de Cobro del SENARA", "title_en": "SENARA Procedures Manual for Project Financing and Debt Collection", "summary_es": "El Manual de Procedimientos para Financiamiento de Proyectos y Gestión de Cobro del SENARA regula el proceso interno para identificar, financiar, formalizar deudas y recuperar inversiones en proyectos de riego y drenaje ejecutados por el Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento. Establece las etapas desde la identificación de proyectos y estudios de factibilidad técnica, económica, social y ambiental, hasta la firma de convenios con sociedades de usuarios, la suscripción de títulos ejecutivos (pagarés) con garantía fiduciaria, y los procedimientos de cobro administrativo y judicial. Define competencias de coordinadores regionales, la Gerencia y la Junta Directiva, incluyendo condiciones para arreglos de pago, prórrogas y declaración de cuentas incobrables. Deroga disposiciones anteriores opuestas y rige desde su publicación en La Gaceta.", "summary_en": "The Procedures Manual for Project Financing and Debt Collection of SENARA regulates the internal process for identifying, funding, formalizing debts, and recovering investments in irrigation and drainage projects carried out by the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service. It establishes stages from project identification and feasibility studies to signing agreements with user associations, execution of promissory notes with collateral guarantees, and administrative and judicial collection procedures. It assigns responsibilities to regional coordinators, Management, and the Board of Directors, including conditions for payment arrangements, extensions, and declaring accounts uncollectible. It repeals conflicting prior provisions and takes effect upon publication in the Official Gazette.", "court_or_agency": "", "date": "14/01/2025", "year": "2025", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "SENARA", "pagaré", "garantía fiduciaria", "título ejecutivo", "convenio", "sociedad de usuarios", "estudio de factibilidad", "cuentas incobrables" ], "concept_anchors": [ { "article": "Arts. 58-59", "law": "Ley 8131" }, { "article": "Art. 15, inciso a)", "law": "Ley 8292" } ], "keywords_es": [ "SENARA", "riego", "drenaje", "financiamiento de proyectos", "gestión de cobro", "títulos ejecutivos", "pagaré", "garantía fiduciaria", "cobro administrativo", "cobro judicial", "sociedades de usuarios", "arreglos de pago", "cuentas incobrables" ], "keywords_en": [ "SENARA", "irrigation", "drainage", "project financing", "debt collection", "executory instruments", "promissory note", "fiduciary guarantee", "administrative collection", "judicial collection", "user associations", "payment arrangements", "uncollectible accounts" ], "excerpt_es": "Artículo 17.-La deuda a cargo de los beneficiarios del proyecto y a favor de SENARA, se respaldará mediante la suscripción de títulos ejecutivos con garantía fiduciaria (PAGARÉ) de forma individual, previa al proceso de contratación de las obras. Tanto el deudor como el fiador deben tener bienes inmuebles inscritos a su nombre en el Registro Público, lo cual será verificado pro el Proceso Financiero Contable. Las personas que no cumplan con estos requisitos deberán ser sustituidos por otras que sí lo cumplan.\n\nArtículo 43.-La condonación de deudas no está autorizada por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que la establezca.\n\nArtículo 44.-Realizadas todas las acciones administrativas y judiciales pertinentes, sin que se haya podido lograr la recuperación de la cuenta, la Dirección Administrativa hará la estimación de cuentas incobrables y tramitará ante la Gerencia su aprobación. Lo anterior teniendo en cuenta que la incobrabilidad en la mayoría de los casos... es un mero trámite para efectos contables, ya que se han agotado los medios de cobro administrativo y judicial sin que se haya podido recuperar lo adeudado.", "excerpt_en": "Article 17.-The debt owed by project beneficiaries to SENARA shall be backed by the signing of individually executed promissory notes with fiduciary guarantee (PAGARÉ), prior to the contracting process. Both debtor and guarantor must own real estate registered in their name at the Public Registry, which shall be verified by the Financial Accounting Process. Persons not meeting these requirements must be substituted by others who do.\n\nArticle 43.-Debt forgiveness is not authorized and may only be approved if expressly established by law.\n\nArticle 44.-Once all pertinent administrative and judicial actions have been taken and the account could not be recovered, the Administrative Directorate shall make the estimate of uncollectible accounts and submit it to Management for approval. Bearing in mind that uncollectibility in most cases... is merely a formality for accounting purposes, since administrative and judicial collection means have been exhausted without recovery of the amount owed.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "Agreement 5 of SENARA's Board of Directors approves the Procedures Manual for Project Financing and Debt Collection, which comprehensively regulates identification, financing, debt formalization, and recovery of investments in irrigation and drainage projects.", "summary_es": "El Acuerdo 5 de la Junta Directiva de SENARA aprueba el Manual de Procedimientos para Financiamiento de Proyectos y Gestión de Cobro, que regula integralmente la identificación, financiamiento, formalización de deudas y recuperación de inversiones en proyectos de riego y drenaje." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 17", "quote_en": "The debt owed by project beneficiaries to SENARA shall be backed by the individual signing of executory instruments with fiduciary guarantee (PROMISSORY NOTE).", "quote_es": "La deuda a cargo de los beneficiarios del proyecto y a favor de SENARA, se respaldará mediante la suscripción de títulos ejecutivos con garantía fiduciaria (PAGARÉ) de forma individual." }, { "context": "Artículo 43", "quote_en": "Debt forgiveness is not authorized and may only be approved if expressly established by law.", "quote_es": "La condonación de deudas no está autorizada por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que la establezca." }, { "context": "Artículo 23", "quote_en": "Without this certification, the works contracting process shall not commence.", "quote_es": "Sin esta constancia, no se debe iniciar el trámite de contratación de las obras." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [ { "target_id": "norm-47258", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley 8131 Arts. 58-59" }, { "target_id": "norm-49185", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley 8292 Art. 15, inciso a)" } ], "external": [] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=103846&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": null, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 01\n\n Manual de procedimientos para financiamiento de proyectos y gestión de cobro\ndel Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento\n\nSERVICIO\nNACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO\n\nAcuerdo\n5, tomado por la Junta Directiva de SENARA, en su Sesión Ordinaria N° 01-2025,\ncelebrada el martes 14 de enero de 2025.\n\nEste\nacuerdo queda en firme en la Sesión Ordinaria N° 02-2025, celebrada el martes\n28 de enero de 2025.\n\nAcuerdo 5: Con base en las recomendaciones emitidas por la Gerencia mediante oficio SENARA-GG-\nOFI-002-2025, suscrito por el Ing. Agustín Brenes Fernández, la Dirección Jurídica con oficio\nSENARA-DJ-085-2024 suscrito por el Lic. Giovanni López Jiménez, la Dirección Administrativa-\nFinanciera con oficio SENARA-DAF-OFI-160-2024, suscrito por la Lcda. Karla Espinoza Mendoza y la\nUnidad Financiera con oficio SENARA-DAF-FIN-0292-2024 suscrito por la Lcda. Marisella Zúñiga\nSerrano, se aprueba el Manual de Procedimientos para Financiamiento de Proyectos y Gestión de Cobro\ndel Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.\n\nDicho\nManual se muestra a continuación:\n\nManual\nde Procedimientos para Financiamiento de Proyectos y Gestión de Cobro del\nServicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento\n\nConsiderando:\n\n1º-Que\nde conformidad con los artículos 58 y 59 de la Ley 8131, Ley de Administración\nFinanciera y Presupuestos Públicos, sobre la aplicación de normas y\nprocedimientos utilizados en la percepción, el seguimiento y control de los\nrecursos financieros del tesoro público y en los pagos de las obligaciones\ncontraídas de conformidad con la Ley de presupuesto, así como la administración\ny custodia de los dineros y valores que se generen.\n\n2º-De\nacuerdo con la Ley 8292 Ley de Control Interno; artículo 15, inciso a).\nActividades de control, se debe documentar, mantener actualizados y divulgar\ninternamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que\ngaranticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la\nprevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas\ntrazados por la institución en el desempeño de sus funciones. Por tanto, se\nemite,\n\nCAPÍTULO\nI\n\nIdentificación\nde proyectos\n\nArtículo\n1º-El SENARA a través de sus Coordinadores Regionales y la Dirección de INDEP\nidentificará la demanda de proyectos de riego o drenaje que se originen en su región.\n\nArtículo 2º-Seguidamente el Coordinador Regional\nrealizará un Perfil/Perfectibilidad del Proyecto señalando las principales\ngeneralidades de este e identificando a los promoventes o usuarios potenciales\ndel proyecto.\n\nArtículo 3º-El Coordinador Regional someterá a\nconocimiento del Comité Sectorial Regional agropecuario (CSRA) el proyecto a\nefecto de obtener el respectivo acuerdo del Sector Agropecuario para su\nincorporación en la estrategia de integración de servicios hacia el proyecto.\n\nArtículo 4º-La Dirección de Ingeniería y Desarrollo de\nProyectos realizará un Estudio para determinar la factibilidad técnica,\neconómica social, financiera y ambiental, así como también, las gestiones y el\nseguimiento de las acciones y documentos tales como (permiso de paso,\nconcesión) y todos aquellos que sean indispensables para garantizar la correcta\nejecución del proyecto\n\nCAPÍTULO II\n\nFinanciamiento de proyectos\n\nArtículo 5º-La Dirección de Ingeniería y Desarrollo de\nProyectos, una vez elaborado el estudio de factibilidad, iniciará junto con la\norganización de agricultores, la identificación de la fuente de financiamiento\npara la construcción del proyecto.\n\nEl coordinador regional será el responsable de liderar\nel proceso de negociación, construcción, entrega del proyecto y parte de la\netapa de funcionamiento según se haya definido como \"periodo de prueba \"y el\nDirector(a) del área será el responsable de que se cumpla de forma oportuna con\nlo pactado, así como de los plazos de finalización y entrega de proyectos según\ncontrato de obra.\n\nArtículo 6º-Una vez determinada la fuente de financiamiento,\nla Gerencia someterá el proyecto a consideración de la Junta Directiva para su\naprobación. En caso de que el SENARA cuente con recursos para el financiamiento\ndel proyecto, la aprobación de la Junta Directiva incluirá las condiciones\nfinancieras para la recuperación de la inversión previa recomendación de la\nGerencia.\n\nCAPÍTULO III\n\nMonto reembolsable a SENARA\n\nArtículo 7º-El monto que los usuarios deban reembolsar\no pagar al SENARA por la construcción del proyecto de riego o drenaje, se\najustará a lo que al efecto haya determinado la Junta Directiva del SENARA,\nprevia aplicación de la \"Metodología para la determinación del monto a cobrar\nen proyectos de riego y drenaje financiados por SENARA\".\n\nArtículo 8º-Los costos administrativos en que incurra\nel SENARA asociados a los estudios preliminares, diseño y factibilidad del\nproyecto, al proceso de contratación administrativa, a la supervisión de la\nconstrucción, y al acompañamiento y apoyo técnico en la fase inicial de\noperación del proyecto, se unen como gastos institucionales y no serán\ntrasladados a los beneficiarios del Proyecto, salvo que la Junta Directiva\ndisponga lo contrario.\n\nArtículo\n9º-El procedimiento de cálculo financiero de la recuperación de la deuda y los\nintereses, debe ser uniforme para todos los proyectos. La fórmula para el\ncálculo de las cuotas a pagar por los beneficiarios se hará bajo la modalidad\nde cuota fija, plazo fijo, interés constante. Para lo cual se utilizará la\nsiguiente fórmula matemática:\n\nArtículo\n10.-La periodicidad de pago es mínimo trimestral y máximo anual según se\nconvenga con los usuarios del proyecto.\n\nCAPÍTULO IV\n\nConvenios\ncon sociedades de usuarios\n\nArtículo\n11.-Una vez aprobada la ejecución del proyecto por parte de la Junta Directiva,\nel SENARA y la Sociedad de Usuarios, firmarán un Convenio donde se evidencie la\nvoluntad expresa de los usuarios en la realización del proyecto, su aporte como\norganización , permisos de paso y ambientales, reembolso total o parcial de la\ninversión al SENARA, así como el compromiso de parte de SENARA de facilitar los\nestudios de factibilidad que correspondan, diseño, contratación, ejecución y\nsupervisión de la construcción del proyecto.\n\nArtículo\n12.-El convenio debe contener las características generales del proyecto,\ncondiciones de financiamiento (garantía de la deuda, plazo, período de pago,\nintereses corrientes y moratorios).\n\nArtículo 13.-En el Convenio se indicará el costo\ntotal estimado de la construcción o instalación de la infraestructura del\nproyecto, el área potencial a beneficiar, la lista de los usuarios con la\nrespectiva área beneficiada y el plazo estimado para la ejecución de las obras\ny de entrega del proyecto a los usuarios.\n\nArtículo 14.-El Convenio deberá ser firmado por el\nrepresentante legal del SENARA y el presidente de la sociedad de usuarios.\n\nArtículo 15.-El Coordinador Regional será la persona\nresponsable de gestionar la formalización del Convenio con la obtención de las\nfirmas de la Gerencia del SENARA, la organización de usuarios y de los\nproductores beneficiarios del proyecto.\n\nArtículo 16.-El Coordinador Regional será el\nfuncionario responsable de enviar de inmediato el original del Convenio a\ncustodia del Proceso Financiero Contable.\n\nCAPÍTULO V\n\nFormalización de las deudas\n\nArtículo 17.-La deuda a cargo de los beneficiarios del\nproyecto y a favor de SENARA, se respaldará mediante la suscripción de títulos\nejecutivos con garantía fiduciaria (PAGARÉ) de forma individual, previa al\nproceso de contratación de las obras. Tanto el deudor como el fiador deben\ntener bienes inmuebles inscritos a su nombre en el Registro Público, lo cual\nserá verificado pro el Proceso Financiero Contable. Las personas que no cumplan\ncon estos requisitos deberán ser sustituidos por otras que sí lo cumplan.\n\nArtículo 18.-Además de la garantía fiduciaria, el\nusuario deberá firmar una autorización de cargo a su cuenta de los montos\ngenerados por concepto de gastos administrativos, multas y otros por causa de\natraso en el pago de su cuenta o por cobro judicial. (adjunto machote).\n\nArtículo 19.-Para la elaboración de los pagarés, el\nCoordinador Regional, suministrará al Proceso Financiero Contable, la siguiente\ninformación:\n\n. Formularios completos y legibles con indicación de:\nnombre, número de cédula (adjuntar fotocopia vigente de la cédula del deudor y\nfiador), estado civil, dirección exacta, de cada uno de los deudores y\nfiadores, e indicar lugar para notificaciones, números de teléfonos donde\npuedan ser localizados. En caso de ser una persona jurídica se debe adjuntar,\nademás, una fotocopia de la cédula jurídica y certificación de personería con\nno más de tres meses de emitida.\n\n. Distribución del costo reembolsable por cada uno de\nlos usuarios del proyecto.\n\n. Forma de pago, plazo y fecha del primer pago.\n\nArtículo 20.-El Proceso Financiero Contable tendrá a\ncargo el estudio de las solicitudes para verificar la totalidad de los\nrequisitos solicitados y la posterior elaboración de los pagarés. los cuáles,\nserán remitidos vía oficio al Coordinador de la Región en la cual se ubica el\nProyecto. Para realizar esta gestión, deberá contarse con el estudio de bienes\nelaborado por la Dirección Jurídica y en caso, que un usuario no cumpla con\nalguno de los requisitos solicitados, se dará aviso inmediato al Coordinador,\nresponsable para que gestione con los usuarios los cambios según corresponda.\n\nArtículo 21.-El Coordinador de la Región coordinará la\nconvocatoria de los usuarios del proyecto para la obtención de las firmas de\nlos deudores y fiadores. En la convocatoria estará acompañado del representante\ndel área financiera que tiene a su cargo el proceso operativo de gestión de\ncobro, quien será el responsable de confrontar las firmas y números de cédula\ndel pagaré con las de la cédula. Si a la convocatoria no asisten todos los\nusuarios, los pagarés que queden pendientes de firmar se le entregarán mediante\noficio al Coordinador Regional, quien será el responsable de formalización,\nverificando la autenticidad de la firma y número de la cédula del pagaré\nconfrontada con la cédula de identidad de cada firmante.\n\nArtículo 22.-Si el Coordinador Regional tuviera que\nllevar pagarés al firmar, este deberá enviar los pagarés debidamente firmados\nal Proceso Financiero, para su control y custodia, dentro del término de cinco días,\nhábiles, contados a partir de la firma de estos documentos.\n\nArtículo 23.-Una vez que el Proceso Financiero\nContable tenga en custodia la totalidad de los pagarés del respectivo Proyecto,\nemitirá una constancia dirigida a la Unidad de Servicios Administrativos como\nrequisito para iniciar el proceso de contratación, Sin esta constancia, no se\ndebe iniciar el trámite de contratación de las obras.\n\nArtículo 24.-Toda inclusión, exclusión o cambio de\nusuarios, deberá hacerse mediante solicitud escrita a la Dirección de\nIngeniería y Desarrollo de Proyectos y deberá cumplir con los mismos requisitos\nque los demás usuarios del mismo proyecto.\n\nCAPÍTULO VI\n\nEntrega del proyecto a los usuarios y el registro\n\nde la cuenta por cobrar\n\nArtículo 25.-Una vez concluida la construcción de un\nproyecto, realizadas todas las pruebas hidráulicas y habiendo demostrado su\noperación a los agricultores beneficiarios o sus representantes, el Coordinador\nRegional, suscribirá un Acta de Entrega formal a los usuarios, acta que también\npodrá ser suscrita por el Presidente de la Sociedad de Usuarios u organización\nde agricultores. El Acta de Entrega, deberá ser suscrita por el Coordinador\nRegional, en un plazo no mayor de 60 días naturales contados a partir de la\nfecha en que fue realizada la recepción definitiva de las obras a los\ncontratistas.\n\nEl acta de entrega del proyecto a los usuarios debe\ncontener como mínimo lo siguiente:\n\na) Nombre del proyecto\n\nb) Fecha de inicio y finalización del proyecto\n\nc) Fecha y firma del día en que se entrega el proyecto\na la SUA\n\nd) Monto de inversión de las obras proyecto\n\ne) Monto sujeta a financiamiento y monto asumido por\nla Institución.\n\nf) Deberá indicar el acta la definición clara del\nperiodo de prueba asociado al proyecto (sobre aspectos técnicos y de\nfuncionamiento) y sobre las cuales recae la atención por parte del SENARA y\ncuyos costos serían su responsabilidad asumir y cuáles no.\n\nArtículo 26.-Con la entrega del proyecto a los\nusuarios y mediante el Acta de Entrega, se registrará la deuda para efectos del\nregistro contable. El Coordinador Regional es el funcionario responsable de\nhacer llegar sin demora en un plazo no mayor de 10 día hábiles esta acta al\nProceso Financiero Contable, para que se proceda de inmediato al registro de la\ncuenta por cobrar según se estableció en el convenio y liquidar el saldo por\ngastos.\n\nCAPÍTULO VII\n\nProcedimiento de cobro administrativo\n\nArtículo 27.-El proceso Financiero será el responsable\ndirecto de gestionar el cobro administrativo, utilizado la tecnología y medios\npertinentes con eficacia y eficiencia.\n\nArtículo 28.-La gestión de cobro se hará mediante\navisos de cobro previos al vencimiento de la deuda (15 días de antelación) para\ntal efecto podrá contar con el apoyo de los Coordinadores Regionales del Área\nde INDEP. Estos avisos de cobro se enviarán según las circunstancias: vía\ncorreo, telegrama, personal de SENARA, mensajería (personas físicas o\njurídicas) contratadas externamente, fax, correo electrónico, mediante alianzas\ncon otras entidades, publicaciones en radio, televisión o prensa escrita.\n\nArtículo 29.-En caso de no obtener respuesta positiva\nen el transcurso de 30 días naturales después de la fecha de vencimiento se\nprocederá de ser posible, enviarle una segunda carta de aviso de cobro.\n\nArtículo 30.-El Proceso Financiero será responsable de\ngestionar los cobros hasta agotar todas las alternativas posibles.\n\nArtículo 31.-Vencido el plazo de 60 días naturales\nposterior a su fecha de vencimiento, el Área Administrativa contará con 30 días\nnaturales para trasladar la documentación respectiva a la Asesoría Legal.\n\nArtículo 32.-SENARA podrá realizar la gestión de cobro\nen forma directa o ceder la gestión de cobro a un operador público o privado\nespecialista y con capacidad para el cobro a los productores a nivel nacional.\nTambién se podrán vender carteras de crédito cuando la ley así lo permita.\n\nCAPÍTULO VIII\n\nProcedimiento de Cobro Judicial\n\nArtículo 33.-Agotadas las gestiones de cobro\nadministrativo, el Área Administrativa procederá a enviar a la Asesoría Legal\nla cuenta a cobro judicial, adjuntando la siguiente información:\n\na) Original del título ejecutivo (pagaré)\n\nb) Original de los avisos de cobro administrativo\nrecibidos por el deudor y fiador.\n\nc) Estado de cuenta a la fecha de remisión\n\nd) Toda aquella información adicional que se considere\npertinente.\n\nDe todos los oficios de solicitud de cobro judicial se\nenviará copia al Coordinador Regional respectivo.\n\nArtículo 34.-Cuando se presenten casos de cuentas que\nse pasan a cobro judicial, la Contabilidad deberá realizar los asientos de\ntraslado de Cuentas por Cobrar a la cuenta Cuentas por Cobrar en Cobro\nJudicial.\n\nArtículo 35.-Una vez iniciado el proceso de cobro\njudicial, todos los gastos procesales y personales, deberán ser cubiertos por\nel usuario, aun en el caso que, durante esa fase, el deudor gestione el pago o\nalgún arreglo; le corresponderá a la asesoría legal estimar el monto a cobrar\npor estos conceptos de acuerdo con la normativa vigente.\n\nArtículo 36.-El Departamento Legal u oficina que se le\nhayan trasladado los documentos para cobro judicial contará con 60 días\nnaturales para realizar los trámites necesarios ante el juzgado que competa.\n\nArtículo 37.-El Departamento Legal u oficina a la que\nse hayan trasladado los documentos para cobro judicial deberá rendir un informe\nal Área Administrativa de forma trimestral, a saber, 01 de abril, 01 de julio,\n01 de octubre y 02 de enero de cada año, en el cual se detalle el avance de\nestos.\n\nCAPÍTULO IX\n\nProcedimiento para arreglos de pago y prórrogas\n\nArtículo 38.-El SENARA, en su condición de acreedor\npodrá convenir con las personas deudoras, arreglos de pago de sus respectivos\ncréditos en el marco de las siguientes circunstancias.\n\na) Se podrá aprobar prórrogas a pagos, cuando por\ncircunstancias demostradas, la persona deudora, no pueda atender el pago de\nesta; trámite que debe hacerse antes del vencimiento de la operación, por un\nplazo no mayor a doce meses, por única vez contados a partir de la fecha de\nvencimiento. Se mantendrán iguales las condiciones pactadas del crédito\noriginal.\n\nb) Readecuaciones que consisten en las modificaciones\nde una o más de las condiciones originales del crédito previo a su vencimiento.\n\nc) El monto de la deuda estará compuesto por todas las\nobligaciones acumuladas, juntamente con los respectivos intereses corrientes y\nmoratorios debidamente detallados, así como honorarios profesionales en caso de\nque se encuentre en cobro judicial.\n\nArtículo 39.-Será competencia de la Dirección\nAdministrativa Financiera, atender solicitudes de arreglo de pago de usuarios\ncuyo saldo de deuda sea igual o inferior a su equivalente en colones de\nUS$3.000.00 (tres mil dólares exactos) del día en que se solicite el arreglo al\ntipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica y en cuya\nsolicitud no se incluyan cambios en las condiciones del convenio del documento\nen garantía\n\nArtículo 40.-Será competencia de la Gerencia atender y\nresolver solicitudes de arreglo de pago de usuarios cuyo saldo total sea\nsuperior a su equivalente en colones de US$3.000 (tres mil dólares exactos) del\ndía en que se solicite el arreglo, al tipo de cambio de referencia del Banco\nCentral de Costa Rica, cuando se vean alteradas las condiciones del convenio o\ndel documento en garantía (tasas de interés, aumento del plazo), o cuando la\ntotalidad de los usuarios de un proyecto, presenten en forma conjunta solicitud\nde cualquier tipo de arreglo de pago. Para su resolución podrá contar con la\nrecomendación del Área Administrativa y/o Comisión técnica Evaluadora según\ncorresponda.\n\nArtículo 41.-La Gerencia o el Área Administrativa\nsegún corresponda, resolverá el arreglo de pago por medio de una resolución\nadministrativa y se lo comunicará al Proceso Financiero y al Coordinador\nRegional respectivo, para que procedan como corresponda. Mientras no se\nresuelva formalmente una solicitud de arreglo de pago, la gestión de cobro debe\ncontinuar de formar regular, de acuerdo con las condiciones establecidas en el\npagaré y a los procedimientos establecidos para tales efectos.\n\nArtículo 42.-Todo arreglo de pago deberá respaldarse\ncon la suscripción de un título ejecutivo, con al menos los mismos requisitos\nsolicitados en el documento que dio origen a la deuda, salvo que se trate de\nuna mera suspensión temporal de la gestión de cobro (Prórroga), que no requiera\nformalizar nuevo documento.\n\nArtículo 43.-La condonación de deudas no está\nautorizada por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que\nla establezca.\n\nCAPÍTULO X\n\nProcedimiento para cuentas incobrables\n\nArtículo 44.-Realizadas todas las acciones\nadministrativas y judiciales pertinentes, sin que se haya podido lograr la\nrecuperación de la cuenta, la Dirección Administrativa hará la estimación de\ncuentas incobrables y tramitará ante la Gerencia su aprobación. Lo anterior\nteniendo en cuenta que la incobrabilidad en la mayoría de los casos (salvo en\nlos casos de aplicación de un criterio de oportunidad por costo-beneficio detallado\nen el siguiente articulo) es un mero trámite para efectos contables, ya que se\nhan agotado los medios de cobro administrativo y judicial sin que se haya\npodido recuperar lo adeudado\n\nArtículo 45.-Las cuentas cuyo saldo total (capital más\nintereses) sean iguales o inferiores a su equivalente en colones de US $1000.00\n(mil dólares exactos) del día en que se realice el estudio, al tipo de cambio\nde referencia del Banco Central de Costa Rica, podrán estimarse incobrables sin\nnecesidad de gestionar su cobro por la vía judicial, siempre y cuando se cumpla\ncon los siguientes requisitos:\n\na) Que se haya agotado la gestión de cobro\nadministrativo y así lo acredite por escrito el Proceso Financiero.\n\nb) Que tanto el Deudor como el Fiador carezcan de bienes\ninmuebles y vehículos inscritos a su nombre, y así se acredite mediante un\nestudio de bienes que elabore la Dirección Jurídica. Se presenta la salvedad\ncuando existan bienes inmuebles y vehículos inscritos pero que por el monto y\npor su relación costo beneficio, resulte más oneroso para el SENARA cobrarlo\npor la vía judicial. En estos casos, deberá aportarse una justificación\nsustentando el costo beneficio.\n\nc) En todo caso se requiere de la aprobación de la\nGerencia para registrar como gasto la estimación de los incobrables. Artículo\n\nArtículo 46.-El Proceso Financiero Contable, mediante\nun estudio semestral (junio y diciembre) que realice de las cuentas por cobrar,\ndeterminará aquellas que presenten la condición de vencidas y que se estimen\nincobrables, a efecto de informar al Área Administrativa para que esta a su\nvez, lo eleve a aprobación de la Junta Directiva con sus respectivos documentos\nde soporte según se ha establecido en el presente Manual de Procedimientos.\n\nCAPÍTULO XI\n\nDisposiciones finales\n\nArtículo 47.-Actualización del Manual, Esta normativa\ndebe ser revisada cada dos años para su actualización y en alineamiento al\nReglamento para el Cobro Administrativo y Judicial.\n\nArtículo 48.-Derogaciones. Este Manual deroga\ncualquier otra disposición administrativa anterior que se le oponga.\n\nArtículo 49.-Vigencia. Rige a partir de su publicación\nen el Diario Oficial La Gaceta. Comuníquese. Acuerdo unánime\n\nUnidad de\nServicios Administrativos.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Text of Norm 01\n\n Procedures Manual for Project Financing and Collection Management\nof the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service\n\nNATIONAL\nGROUNDWATER, IRRIGATION AND DRAINAGE SERVICE\n\nAgreement\n5, adopted by the Board of Directors of SENARA, at its Ordinary Session No. 01-2025,\nheld on Tuesday, January 14, 2025.\n\nThis\nagreement becomes final at Ordinary Session No. 02-2025, held on Tuesday,\nJanuary 28, 2025.\n\nAgreement 5: Based on the recommendations issued by the General Management via official communication SENARA-GG-\nOFI-002-2025, signed by Eng. Agustín Brenes Fernández, the Legal Directorate via official communication\nSENARA-DJ-085-2024 signed by Lic. Giovanni López Jiménez, the Administrative-Financial Directorate via official communication SENARA-DAF-OFI-160-2024, signed by Lcda. Karla Espinoza Mendoza, and the\nFinancial Unit via official communication SENARA-DAF-FIN-0292-2024 signed by Lcda. Marisella Zúñiga\nSerrano, the Procedures Manual for Project Financing and Collection Management\nof the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service is approved.\n\nSaid\nManual is set forth below:\n\nProcedures\nManual for Project Financing and Collection Management of the\nNational Groundwater, Irrigation and Drainage Service\n\nConsidering:\n\n1st—That\nin accordance with Articles 58 and 59 of Ley 8131, Ley de Administración\nFinanciera y Presupuestos Públicos, regarding the application of rules and\nprocedures used in the receipt, monitoring, and control of\nfinancial resources of the public treasury and in the payments of obligations\nincurred in accordance with the Budget Law, as well as the administration\nand custody of the monies and securities that are generated.\n\n2nd—In\naccordance with Ley 8292 Ley de Control Interno; Article 15, subsection a).\nControl activities, the policies, rules, and control procedures that\nguarantee compliance with the institutional internal control system and the\nprevention of any aspect that leads to deviating from the objectives and goals\nset by the institution in the performance of its functions must be documented, kept updated, and disseminated\ninternally. Therefore, the following is issued,\n\nCHAPTER\nI\n\nIdentification\nof projects\n\nArticle\n1—SENARA, through its Regional Coordinators and the Directorate of INDEP,\nwill identify the demand for irrigation or drainage projects originating in its region.\n\nArticle 2—Next, the Regional Coordinator\nwill prepare a Profile/Perfectibility Study for the Project, noting the main\ngeneral aspects thereof and identifying the promoters or potential users\nof the project.\n\nArticle 3—The Regional Coordinator will submit\nthe project to the knowledge of the Regional Agricultural Sector Committee (Comité Sectorial Regional agropecuario, CSRA) for the purpose\nof obtaining the respective agreement of the Agricultural Sector for its\nincorporation into the strategy for integrating services toward the project.\n\nArticle 4—The Engineering and Project Development Directorate will conduct a Study to determine the technical,\neconomic-social, financial, and environmental feasibility, as well as the procedures and\nfollow-up of actions and documents such as (right-of-way, water concession (concesión))\nand all those that are essential to guarantee the correct\nexecution of the project.\n\nCHAPTER II\n\nProject Financing\n\nArticle 5—The Engineering and Project Development Directorate, once the feasibility study has been prepared, will initiate, together with\nthe farmers' organization, the identification of the funding source\nfor the construction of the project.\n\nThe regional coordinator will be responsible for leading\nthe negotiation process, construction, delivery of the project, and part of\nthe operational phase as defined as the \"trial period,\" and the\nArea Director will be responsible for ensuring timely compliance with\nwhat has been agreed upon, as well as the completion and project delivery deadlines according to\nthe works contract.\n\nArticle 6—Once the funding source has been determined,\nthe General Management will submit the project to the consideration of the Board of Directors for its\napproval. In the event that SENARA has resources for financing\nthe project, the approval of the Board of Directors will include the financial\nconditions for the recovery of the investment, upon prior recommendation of the\nGeneral Management.\n\nCHAPTER III\n\nAmount reimbursable to SENARA\n\nArticle 7—The amount that users must reimburse\nor pay to SENARA for the construction of the irrigation or drainage project will\nconform to what the Board of Directors of SENARA has determined for that purpose,\nafter applying the \"Methodology for determining the amount to be charged\nin irrigation and drainage projects financed by SENARA.\"\n\nArticle 8—The administrative costs incurred by\nSENARA associated with preliminary studies, project design and feasibility,\nthe administrative contracting process, construction supervision,\nand accompaniment and technical support in the initial phase of\nproject operation are combined as institutional expenses and will not be\ntransferred to the beneficiaries of the Project, unless the Board of Directors\nprovides otherwise.\n\nArticle\n9—The financial calculation procedure for debt recovery and\ninterest must be uniform for all projects. The formula for\ncalculating the installments to be paid by the beneficiaries will be under the modality\nof fixed installment, fixed term, constant interest. For which the following\nmathematical formula will be used:\n\nArticle\n10.—The payment periodicity is a minimum of quarterly and a maximum of annually, as\nagreed upon with the users of the project.\n\nCHAPTER IV\n\nAgreements\nwith user associations\n\nArticle\n11.—Once the execution of the project has been approved by the Board of Directors,\nSENARA and the User Association (Sociedad de Usuarios) will sign an Agreement documenting the\nexpress will of the users in carrying out the project, their contribution as\nan organization, rights-of-way and environmental permits, total or partial reimbursement of the\ninvestment to SENARA, as well as the commitment on the part of SENARA to facilitate the\ncorresponding feasibility studies, design, contracting, execution, and\nsupervision of the project construction.\n\nArticle\n12.—The agreement must contain the general characteristics of the project,\nfinancing conditions (debt guarantee, term, payment period,\nordinary and default interest (intereses corrientes y moratorios)).\n\nArticle 13.—The Agreement will indicate the estimated\ntotal cost of the construction or installation of the project\ninfrastructure, the potential area to be benefited, the list of users with the\nrespective benefited area, and the estimated timeframe for the execution of the works\nand delivery of the project to the users.\n\nArticle 14.—The Agreement must be signed by the\nlegal representative of SENARA and the president of the user association.\n\nArticle 15.—The Regional Coordinator will be the person\nresponsible for managing the formalization of the Agreement by obtaining the\nsignatures of the General Management of SENARA, the user organization, and the\nproducer beneficiaries of the project.\n\nArticle 16.—The Regional Coordinator will be the\nofficial responsible for immediately sending the original of the Agreement to\nthe custody of the Financial Accounting Process.\n\nCHAPTER V\n\nFormalization of debts\n\nArticle 17.—The debt borne by the beneficiaries of the\nproject and in favor of SENARA will be backed by the individual subscription of enforceable instruments with fiduciary guarantee (promissory note (PAGARÉ)),\nprior to the\nworks contracting process. Both the debtor and the guarantor (fiador) must\nhave real estate registered in their name in the Public Registry, which\nwill be verified by the Financial Accounting Process. Persons who do not meet\nthese requirements must be substituted by others who do meet them.\n\nArticle 18.—In addition to the fiduciary guarantee, the\nuser must sign an authorization to debit their account for the amounts\ngenerated for administrative expenses, fines, and others due to\ndelay in the payment of their account or for judicial collection. (template attached).\n\nArticle 19.—For the preparation of the promissory notes, the\nRegional Coordinator will provide the Financial Accounting Process with the following\ninformation:\n\n. Complete and legible forms indicating:\nname, identity card number (attach a current photocopy of the identity card of the debtor and\nguarantor), marital status, exact address, for each of the debtors and\nguarantors, and indicate a place for notifications, telephone numbers where\nthey can be located. In the case of a legal entity, a\nphotocopy of the legal entity identity card and a certification of authority (personería) issued no\nmore than three months prior must also be attached.\n\n. Distribution of the reimbursable cost for each of\nthe users of the project.\n\n. Payment method, term, and date of the first payment.\n\nArticle 20.—The Financial Accounting Process will have\ncharge of reviewing the applications to verify all of the\nrequired requisites and the subsequent preparation of the promissory notes. These\nwill be sent via official communication to the Coordinator of the Region where the\nProject is located. To carry out this task, the asset study\nprepared by the Legal Directorate must be available, and in the event that a user does not meet\nany of the requested requirements, immediate notice will be given to the Coordinator,\nwho is responsible for negotiating the necessary changes with the users.\n\nArticle 21.—The Coordinator of the Region will coordinate the\nsummoning of the project users to obtain the signatures of the\ndebtors and guarantors. At the summons, they will be accompanied by the representative\nof the financial area who is in charge of the operational collection management process,\nwho will be responsible for comparing the signatures and identity card numbers\non the promissory note with those on the identity card. If not all\nusers attend the summons, the promissory notes that remain unsigned will be delivered via\nofficial communication to the Regional Coordinator, who will be responsible for formalization,\nverifying the authenticity of the signature and the identity card number on the promissory note\ncompared with the identity card of each signer.\n\nArticle 22.—If the Regional Coordinator has to\ntake promissory notes to be signed, they must send the duly signed promissory notes\nto the Financial Process, for its control and custody, within a term of five business\ndays, counted from the signing of these documents.\n\nArticle 23.—Once the Financial Accounting\nProcess has in custody all of the promissory notes for the respective Project,\nit will issue a certificate addressed to the Administrative Services Unit as\na requirement to initiate the contracting process. Without this certificate, the\nprocedure for contracting the works must not be initiated.\n\nArticle 24.—Any inclusion, exclusion, or change of\nusers must be made by written request to the Engineering and\nProject Development Directorate and must meet the same requirements\nas the other users of the same project.\n\nCHAPTER VI\n\nDelivery of the project to users and the recording\n\nof the account receivable\n\nArticle 25.—Once the construction of a\nproject is completed, all hydraulic tests have been performed, and its\noperation has been demonstrated to the farmer beneficiaries or their representatives, the Regional\nCoordinator will sign a formal Delivery Record (Acta de Entrega) to the users, a record that may\nalso be signed by the President of the User Association or\nfarmers' organization. The Delivery Record must be signed by the Regional\nCoordinator within a period not exceeding 60 calendar days counted from the\ndate on which the final acceptance of the works from the\ncontractors was carried out.\n\nThe project delivery record to the users must\ncontain at least the following:\n\na) Name of the project\n\nb) Start and end date of the project\n\nc) Date and signature of the day the project is delivered\nto the SUA\n\nd) Investment amount for the project works\n\ne) Amount subject to financing and amount assumed by\nthe Institution.\n\nf) The record must indicate a clear definition of the\ntrial period (periodo de prueba) associated with the project (regarding technical and\noperational aspects) for which attention falls upon SENARA and\nwhose costs would be its responsibility to assume, and which would not.\n\nArticle 26.—Upon delivery of the project to\nusers and by means of the Delivery Record, the debt will be recorded for accounting\nrecord purposes. The Regional Coordinator is the official responsible for\nsubmitting this record without delay, within a period not exceeding 10 business days, to the\nFinancial Accounting Process, so that the recording\nof the account receivable can proceed immediately as established in the agreement and the balance for\nexpenses can be settled.\n\nCHAPTER VII\n\nAdministrative collection procedure\n\nArticle 27.—The Financial Process will be directly\nresponsible for managing administrative collection, using technology and\npertinent means with effectiveness and efficiency.\n\nArticle 28.—Collection management will be carried out by means\nof collection notices sent prior to the debt due date (15 days in advance). For this\npurpose, it may rely on the support of the Regional Coordinators of the INDEP\nArea. These collection notices will be sent, depending on the circumstances: via\nmail, telegram, SENARA personnel, externally contracted courier services (physical or\nlegal persons), fax, email, through alliances\nwith other entities, radio, television, or print media publications.\n\nArticle 29.—If no positive response is obtained\nwithin 30 calendar days after the due date,\nsending a second collection notice letter will be proceeded with, if possible.\n\nArticle 30.—The Financial Process will be responsible for\nmanaging collections until all possible alternatives are exhausted.\n\nArticle 31.—Once the period of 60 calendar days\nafter its due date has expired, the Administrative Area will have 30 calendar\ndays to transfer the respective documentation to the Legal Advisory Office.\n\nArticle 32.—SENARA may carry out collection management\ndirectly or assign the collection management to a public or private operator\nspecializing in and with capacity for collecting from producers nationwide.\nCredit portfolios may also be sold when the law so permits.\n\nCHAPTER VIII\n\nJudicial Collection Procedure\n\nArticle 33.—Once administrative collection efforts are\nexhausted, the Administrative Area will proceed to send the account for\njudicial collection to the Legal Advisory Office, attaching the following information:\n\na) Original of the enforceable instrument (promissory note)\n\nb) Original of the administrative collection notices\nreceived by the debtor and guarantor.\n\nc) Account statement as of the date of referral\n\nd) Any additional information deemed\npertinent.\n\nCopies of all official requests for judicial collection will be\nsent to the respective Regional Coordinator.\n\nArticle 34.—In cases of accounts that are\nreferred for judicial collection, the Accounting Department must make the entries\nto transfer from Accounts Receivable to the Accounts Receivable in Judicial\nCollection account.\n\nArticle 35.—Once the judicial collection process has\ncommenced, all procedural and personal costs must be covered by\nthe user, even in the event that, during that phase, the debtor negotiates payment or\nsome arrangement; the legal advisory office will be responsible for estimating the amount to be charged\nfor these items in accordance with current regulations.\n\nArticle 36.—The Legal Department or office to which\nthe documents for judicial collection have been transferred will have 60\ncalendar days to carry out the necessary procedures before the competent court.\n\nArticle 37.—The Legal Department or office to which\nthe documents for judicial collection have been transferred must submit a report\nto the Administrative Area on a quarterly basis, namely, April 1, July 1,\nOctober 1, and January 2 of each year, detailing the progress\nthereof.\n\nCHAPTER IX\n\nProcedure for payment arrangements and extensions\n\nArticle 38.—SENARA, in its capacity as creditor,\nmay agree with the debtor persons on payment arrangements for their respective\ncredits within the framework of the following circumstances.\n\na) Extensions to payments may be approved when, due to\ndemonstrated circumstances, the debtor person cannot meet the payment\nthereof; a procedure that must be carried out before the maturity of the operation, for\na term not exceeding twelve months, on a one-time basis counted from the\ndue date. The agreed-upon conditions of the original credit will remain unchanged.\n\nb) Restructurings consisting of modifications\nto one or more of the original conditions of the credit prior to its maturity.\n\nc) The amount of the debt will be composed of all\naccumulated obligations, together with the respective ordinary and\ndefault interest duly detailed, as well as professional fees in the event that\nit is in judicial collection.\n\nArticle 39.—It will be the competence of the Administrative-\nFinancial Directorate to attend to payment arrangement requests from users\nwhose debt balance is equal to or less than its colón equivalent of\nUS$3,000.00 (exactly three thousand dollars) on the day the arrangement is requested, at\nthe reference exchange rate of the Banco Central de Costa Rica, and in whose\nrequest no changes are included in the conditions of the agreement or the guarantee\ndocument.\n\nArticle 40.—It will be the competence of the General Management to attend to and\nresolve payment arrangement requests from users whose total balance is\ngreater than its colón equivalent of US$3,000 (exactly three thousand dollars) on\nthe day the arrangement is requested, at the reference exchange rate of the Banco\nCentral de Costa Rica, when the conditions of the agreement or\nthe guarantee document are altered (interest rates, extension of the term), or when\nall of the users of a project jointly submit a request\nfor any type of payment arrangement. For its resolution, it may rely on the\nrecommendation of the Administrative Area and/or the Evaluating Technical Commission, as\nappropriate.\n\nArticle 41.—The General Management or the Administrative Area, as\nappropriate, will resolve the payment arrangement by means of an administrative\nresolution and will communicate it to the Financial Process and the Regional\nCoordinator, so that they may proceed accordingly. As long as a\npayment arrangement request is not formally resolved, collection management must\ncontinue in its regular form, in accordance with the conditions established in the\npromissory note and the procedures established for such purposes.\n\nArticle 42.—Every payment arrangement must be backed\nby the subscription of an enforceable instrument, with at least the same requirements\nrequested in the document that gave rise to the debt, unless it is a\nmere temporary suspension of collection management (Extension (Prórroga)), which does not require\nthe formalization of a new document.\n\nArticle 43.—The forgiveness of debts is not\nauthorized, and therefore they may only be approved if an express law exists that\nestablishes it.\n\nCHAPTER X\n\nProcedure for uncollectible accounts\n\nArticle 44.—Having taken all pertinent administrative\nand judicial actions, without having been able to achieve the\nrecovery of the account, the Administrative Directorate will make the estimation of\nuncollectible accounts and submit it to the General Management for approval. The foregoing,\ntaking into account that uncollectibility in the majority of cases (except in\ncases of applying a criteria of opportunity for cost-benefit detailed\nin the following article) is a mere formality for accounting effects, since\nadministrative and judicial means of collection have been exhausted without having\nbeen able to recover the amount owed.\n\nArticle 45.—Accounts whose total balance (principal plus\ninterest) is equal to or less than their colón equivalent of US$1,000.00\n(exactly one thousand dollars) on the day the study is conducted, at the reference exchange rate\nof the Banco Central de Costa Rica, may be estimated as uncollectible without\nthe need to manage their collection through judicial channels, provided the\nfollowing requirements are met:\n\na) That the administrative collection management has been\nexhausted and the Financial Process certifies this in writing.\n\nb) That both the Debtor and the Guarantor lack real estate\nand vehicles registered in their name, and this is certified by means of an\nasset study prepared by the Legal Directorate. An exception is made\nwhen there exist registered real estate and vehicles, but due to the amount and\nits cost-benefit ratio, it is more onerous for SENARA to collect it\nthrough judicial channels. In these cases, a justification\nsupporting the cost-benefit must be provided.\n\nc) In all cases, the approval of the\nGeneral Management is required to record the estimation of uncollectible accounts as an expense.\n\nArticle 46.—The Financial Accounting Process, through\na semi-annual study (June and December) that it conducts of the accounts receivable,\nwill determine those that are past due and are estimated to be\nuncollectible, in order to inform the Administrative Area so that it, in\nturn, submits it for the approval of the Board of Directors with its respective supporting\ndocuments as established in this Procedures Manual.\n\nCHAPTER XI\n\nFinal provisions\n\nArticle 47.—Update of the Manual. This regulation\nmust be reviewed every two years for updating and in alignment with the\nReglamento para el Cobro Administrativo y Judicial.\n\nArticle 48.—Repeals. This Manual repeals\nany other prior administrative provision that contradicts it.\n\nArticle 49.—Effectiveness. It takes effect as of its publication\nin the Diario Oficial La Gaceta. Let it be communicated. Unanimous agreement.\n\nUnidad de\nServicios Administrativos." }