{ "id": "norm-103854", "citation": "Decreto 01", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento para el cobro administrativo y judicial del SENARA", "title_en": "SENARA Administrative and Judicial Collection Regulation", "summary_es": "Este reglamento, aprobado por la Junta Directiva del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), establece el procedimiento para el cobro de obligaciones dinerarias vencidas a favor de la institución. Regula tanto el cobro administrativo, a cargo de la Unidad Financiera, como el cobro judicial, gestionado por la Dirección Jurídica con el apoyo de abogados externos contratados mediante concurso público. Se detallan los mecanismos de aviso de cobro, requisitos para arreglos de pago, competencias según montos adeudados, obligaciones de los abogados externos, tarifas de honorarios y sanciones por incumplimiento. También norma la declaración de cuentas incobrables, prohibiendo la condonación de deudas salvo ley expresa. El reglamento deroga cualquier disposición anterior que se le oponga y debe revisarse cada dos años.", "summary_en": "This regulation, approved by the Board of Directors of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service (SENARA), establishes the procedure for collecting overdue monetary obligations owed to the institution. It regulates both administrative collection, handled by the Financial Unit, and judicial collection, managed by the Legal Department with the support of external attorneys contracted through public tender. It details collection notice mechanisms, requirements for payment arrangements, competencies based on amounts owed, obligations of external attorneys, fee schedules and sanctions for non-compliance. It also regulates the write-off of uncollectible accounts, prohibiting debt forgiveness except by express law. The regulation supersedes any prior conflicting administrative provisions and must be reviewed every two years.", "court_or_agency": "", "date": "14/01/2025", "year": "2025", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "SENARA", "cobro administrativo", "cobro judicial", "abogados externos", "arreglo de pago", "prescripción", "cuentas incobrables" ], "concept_anchors": [ { "article": "Arts. 58-59", "law": "Ley 8131" }, { "article": "Art. 15 inciso a)", "law": "Ley 8292" } ], "keywords_es": [ "SENARA", "cobro administrativo", "cobro judicial", "arreglo de pago", "abogados externos", "cuentas incobrables", "Reglamento de cobro" ], "keywords_en": [ "SENARA", "administrative collection", "judicial collection", "payment arrangement", "external attorneys", "uncollectible accounts", "Collection Regulation" ], "excerpt_es": "Artículo 4º-Unidad responsable del Cobro Administrativo. La Unidad Financiera será la responsable directa de gestionar el cobro administrativo, utilizando la tecnología y medios pertinentes con el objeto de lograr al máximo, el cumplimiento voluntario de los deberes y obligaciones a cargo de los deudores de SENARA, mediante el desarrollo de un conjunto de acciones, cuyo propósito es el desarrollo y ejecución de sistemas y procedimientos eficientes y eficaces de planificación, coordinación y control de aquellas cuentas en las que SENARA figure como acreedor.\n\nArtículo 10. -Traslado de cuentas a cobro judicial. A más tardar dentro de los tres meses siguientes a la fecha de vencimiento de la obligación, y una vez agotadas las gestiones de cobro administrativo, la Unidad Financiero Contable trasladará el respectivo expediente a la Dirección Jurídica para que se proceda con el trámite de cobro judicial.\n\nArtículo 20. -Prohibición de condonar deudas. La condonación de deudas está prohibida, por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que así lo establezca.", "excerpt_en": "Article 4—Unit responsible for Administrative Collection. The Financial Unit shall be directly responsible for managing administrative collection, using relevant technology and means in order to achieve to the maximum extent voluntary compliance with the duties and obligations owed by SENARA debtors, through the development of a set of actions, the purpose of which is the development and execution of efficient and effective planning, coordination and control systems and procedures for those accounts in which SENARA figures as creditor.\n\nArticle 10—Transfer of accounts to judicial collection. No later than three months after the due date of the obligation, and once administrative collection efforts have been exhausted, the Financial Accounting Unit shall transfer the respective file to the Legal Department to proceed with the judicial collection process.\n\nArticle 20—Prohibition on forgiving debts. Debt forgiveness is prohibited, and therefore may only be approved if an express law so establishes.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "Establishes the procedure for administratively and judicially collecting monetary obligations owed to SENARA, including payment arrangements, external attorney contracting, and write-off of uncollectible accounts.", "summary_es": "Establece el procedimiento para el cobro administrativo y judicial de obligaciones dinerarias a favor del SENARA, incluyendo arreglos de pago, contratación de abogados externos y declaración de cuentas incobrables." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 1°", "quote_en": "The purpose of this Regulation is to establish the rules that will govern the administrative and judicial collection of monetary obligations established in favor of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service (SENARA).", "quote_es": "El presente Reglamento tiene por objetivo establecer las normas que regularán el cobro administrativo y judicial, de las obligaciones dinerarias establecidas en favor del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA)." }, { "context": "Artículo 20", "quote_en": "Debt forgiveness is prohibited, and therefore may only be approved if an express law so establishes.", "quote_es": "La condonación de deudas está prohibida, por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que así lo establezca." }, { "context": "Artículo 10", "quote_en": "No later than three months after the due date of the obligation, and once administrative collection efforts have been exhausted, the Financial Accounting Unit shall transfer the respective file to the Legal Department to proceed with the judicial collection process.", "quote_es": "A más tardar dentro de los tres meses siguientes a la fecha de vencimiento de la obligación, y una vez agotadas las gestiones de cobro administrativo, la Unidad Financiero Contable trasladará el respectivo expediente a la Dirección Jurídica para que se proceda con el trámite de cobro judicial." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [ { "target_id": "norm-47258", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley 8131 Arts. 58-59" }, { "target_id": "norm-49185", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley 8292 Art. 15 inciso a)" } ], "external": [] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=103854&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": null, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 01\n\n Reglamento para el cobro administrativo y judicial del Servicio Nacional de\nAguas Subterráneas, Riego y Avenamiento\n\nSERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS,\nRIEGO Y AVENAMIENTO\n\nJunta Directiva de SENARA,\n\nAcuerdo 4, tomado por la Junta Directiva\nde SENARA, en su Sesión Ordinaria N°01-2025, celebrada el martes 14 de enero de\n2025.\n\nEste acuerdo queda en firme en la Sesión Ordinaria N°02-2025,\ncelebrada el martes 28 de enero de 2025.\n\nACUERDO 4: Con base en las recomendaciones emitidas\npor la Gerencia mediante oficio SENARA-GG-OFI-002-2025, suscrito por el Ing.\nAgustín Brenes Fernández, la Dirección Jurídica con oficio SENARA-DJ-085-2024\nsuscrito por el Lic. Giovanni López Jiménez, la Dirección Administrativa-\nFinanciera con oficio SENARA-DAF-OFI-160-2024, suscrito por la Lcda. Karla\nEspinoza Mendoza y la Unidad Financiera con oficio SENARA-DAF-FIN-0292-2024\nsuscrito por la Lcda. Marisella Zúñiga Serrano, se aprueba el Reglamento Para\nEl Cobro Administrativo y Judicial del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas,\nRiego y Avenamiento.\n\nDicho Reglamento se muestra a\ncontinuación:\n\nReglamento para El Cobro Administrativo y\nJudicial del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas,\n\nRiego y Avenamiento\n\nConsiderando:\n\n1º-Que de conformidad con los artículos 58\ny 59 de la Ley 8131, Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos,\nsobre la aplicación de normas y procedimientos utilizados en la percepción, el\nseguimiento y control de los recursos financieros del tesoro público y en los\npagos de las obligaciones contraídas de conformidad con la Ley de presupuesto,\nasí como la administración y custodia de los dineros y valores que se generen.\n\n2º-De acuerdo con la Ley 8292 Ley de\nControl Interno; artículo 15, inciso a). Actividades de control, se debe\ndocumentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las\nnormas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del\nsistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que\nconlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el\ndesempeño de sus funciones. Por tanto, se emite,\n\nCapítulo I\n\nDisposiciones generales\n\nArtículo 1º-Objetivo. El presente\nReglamento tiene por objetivo establecer las normas que regularán el cobro\nadministrativo y judicial, de las obligaciones dinerarias establecidas en favor\ndel Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA).\n\nArtículo 2º-Ámbito de Aplicación.\nEste Reglamento será de aplicación obligatoria para todas las instancias\nadministrativas de SENARA en lo que a cada una correspondiere, para gestionar\nel cobro judicial de las cuentas que se le asignen.\n\nArtículo 3º-Definiciones. Para los\nefectos del presente Reglamento, se entiende por:\n\nA) Reglamento: El presente\nReglamento para el Cobro Administrativo y Judicial.\n\nB) SENARA: Servicio Nacional de\nAguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.\n\nC) Obligaciones vencidas: Las\nobligaciones dinerarias que hayan generado una cuenta por cobrar en favor de\nSENARA.\n\nD) Sujeto Pasivo: La persona física\no jurídica obligada al cumplimiento de la obligación vencida.\n\nE) Abogados\nExternos: Los profesionales en Derecho que habiendo cumplido con los\nrequisitos que el SENARA exige, hayan sido contratados por los procedimientos\nque establece la Ley de Contratación Administrativa, para brindar servicios\nprofesionales de abogacía para el cobro judicial de las obligaciones de plazo\nvencido a favor de la Institución.\n\nF) Unidad Financiera: Unidad\nfuncional que forma parte de la Dirección Administrativa de SENARA responsable\nde la gestión de cobro en sede administrativa, excepto deudas por tarifas de\nriego cuya gestión de cobro está a cargo de la Dirección Distrito de Riego\nArenal Tempisque.\n\nG) Cobro Administrativo: Son todas\naquellas gestiones que desempeñe la administración de SENARA tendiente a que\nsus deudores cumplan de manera oportuna con las obligaciones económicas\nestablecidas a favor de la Institución.\n\nH) Cobro Judicial: Las acciones\ncobratorias que se realicen en vía judicial, en aras de obtener el pago de las\nobligaciones vencidas a favor del SENARA.\n\nI) Dirección Jurídica: Unidad de\nAsesoría Legal de planta de SENARA, representada por el titular de dicha\nunidad.\n\nCAPÍTULO II\n\nDel cobro administrativo\n\nSECCIÓN I\n\nDel procedimiento de cobro administrativo\n\nArtículo 4º-Unidad responsable del\nCobro Administrativo. La Unidad Financiera será la responsable directa de\ngestionar el cobro administrativo, utilizando la tecnología y medios\npertinentes con el objeto de lograr al máximo, el cumplimiento voluntario de\nlos deberes y obligaciones a cargo de los deudores de SENARA, mediante el\ndesarrollo de un conjunto de acciones, cuyo propósito es el desarrollo y\nejecución de sistemas y procedimientos eficientes y eficaces de planificación,\ncoordinación y control de aquellas cuentas en las que SENARA figure como\nacreedor.\n\nArtículo 5º-Expedientes de cuentas en\ncobro administrativo. La Unidad Financiero Contable, deberá llevar un\nexpediente digital y físico en los casos que corresponda, completo y ordenado\ncronológicamente, por cada cuenta en cobro administrativo, donde conste el\ndocumento que generó la obligación, el detalle de los pagos realizados,\ncomunicaciones existentes entre las partes, así como los documentos de las\ngestiones cobratorias que se hubieren efectuado.\n\nArtículo 6º-Medios de gestión de cobro\nadministrativo.\n\nA). Avisos de cobro previos al\nvencimiento de la obligación: La gestión de cobro se hará mediante avisos\nde cobro previos al vencimiento de la deuda, cuyo plazo deseable es de 15 días\nde antelación.\n\nEstos avisos de cobro deben contener al\nmenos:\n\n- El monto del capital adeudado,\n\n- Fecha de vencimiento,\n\n- Monto de intereses corrientes y\nmoratorios\n\n- Periodo al que corresponde y\nrequerimiento expreso de poner al día la deuda\n\n- Debe indicarse expresamente además el\nlugar donde se hace la notificación (que debe ser personalmente o en la casa de\nhabitación del deudor o por el medio establecido contractualmente para atender\nnotificaciones),\n\n- Nombre y firma de la persona que recibe\nla notificación (o constancia de que se le entregó y se negó a firmar en cuyo\ncaso debe firmar también un testigo),\n\n- Así como nombre y firma del notificador\nal pie de la constancia del acta de notificación. Esta acta de notificación\ndebe custodiarse en el expediente respectivo, y enviarse el original en a la\nDirección Jurídica junto con el documento base de la deuda, en caso de que se\nllegue a solicitar el cobro judicial de dicha obligación.\n\nPara tales efectos la Unidad Financiera\npor razones de conveniencia y oportunidad contará con el apoyo de los\nsiguientes medios para comunicar los avisos de cobro, garantizándose en\ncualquiera de los casos lo señalado en el punto anterior:\n\n- Coordinadores Regionales del Área de\nOperaciones.\n\n- Vía correo de Costa Rica\n\n- Entrega personal a través de los propios\nfuncionarios de SENARA,\n\n- Servicios de mensajería (personas\nfísicas o jurídicas) contratadas externamente,\n\n- Correo electrónico,\n\n- Mensaje de texto y/o WhatsApp,\n\n- Mediante otras entidades con las que\nSENARA\n\nsuscriba convenios para tal efecto,\n\n- Publicaciones en radio,\n\n- Televisión o prensa escrita.\n\nB) Avisos de cobro sobre deudas en\nestado de morosidad: Sin perjuicio del uso de los medios de comunicación\nseñalados en el inciso anterior, una vez que la operación tenga una o más\ncuotas de capital o intereses vencidos, sin que éstas hayan sido pagadas, se\nnotificaran avisos de cobro al deudor y fiadores, personalmente, en su casa de\nhabitación, o en la dirección reportada en el documento constitutivo de la\nobligación para atender notificaciones.\n\nDe estas notificaciones se dejará\nconstancia escrita, debidamente recibida por deudor y fiadores, en el\nexpediente, a fin de demostrar la interrupción de la prescripción. En caso de\nno obtener respuesta positiva en el transcurso de 30 días naturales, después de\nrecibido el aviso, se enviará una segunda carta de aviso de cobro.\n\nEstos avisos de cobro deben contener al\nmenos lo indicado en el punto A).\n\nArtículo 7º-Declaratoria de\nprescripción de deudas. La declaratoria de prescripción total o parcial de\ndeudas, tanto de principal como de intereses corrientes y moratorios, solo\nprocede a solicitud expresa de la parte deudora, sin que sea procedente\ndeclararla de oficio.\n\nArtículo 8º-Contratos de Gestión de\nCobro Administrativo. El SENARA podrá realizar la gestión de cobro en forma\ndirecta a través de sus propios funcionarios, o bien contratar la gestión de\ncobro administrativo a un operador público o privado especialista y con\ncapacidad para el cobro a nivel nacional.\n\nArtículo 9º-Agotamiento de las\ngestiones de Cobro Administrativo. La Unidad Financiera será responsable de\ngestionar los cobros hasta agotar todas las alternativas posibles dentro del\nplazo definido para el cobro administrativo en esta normativa. De toda gestión\nque se haga se dejará constancia en el expediente respectivo.\n\nArtículo 10. -Traslado de cuentas a\ncobro judicial. A más tardar dentro de los tres meses siguientes a la fecha\nde vencimiento de la obligación, y una vez agotadas las gestiones de cobro\nadministrativo, la Unidad Financiero Contable trasladará el respectivo\nexpediente a la Dirección Jurídica para que se proceda con el trámite de cobro\njudicial.\n\nSección II\n\nArreglos de pago\n\nArtículo11. -Procedencia de arreglos de\npago. En ningún caso será obligación de SENARA aprobar arreglos de pago a\ndeudores que lo soliciten. Cuando el SENARA considere procedente un arreglo, considerando\nrazones de legalidad, conveniencia y oportunidad, podrá autorizarlo bajo los\ntérminos que se establecen en este Reglamento. El arreglo de pago podrá\naprobarse sea que la operación se encuentre en fase de cobro administrativo o\nen fase de cobro judicial.\n\nArtículo 12. -Solicitudes de arreglo de\npago. Aquel deudor que desee realizar un arreglo de pago deberá hacer\nsolicitud escrita dirigida a la Dirección Administrativa Financiera. En la\nsolicitud, deberá indicar claramente las razones que le han impedido, o que le\nimpedirán, el cumplimiento de la obligación en los términos originalmente\npactados, así como los términos o condiciones propuestos para poder honrar el\ncompromiso de la deuda.\n\nArtículo 13. -Trámite de la solicitud.\nLa Dirección Administrativa Financiera, remitirá a la Unidad Financiera la\nsolicitud de arreglo de pago, con el fin de que rinda un informe sobre el\nestado de la cuenta, que incluya: monto del principal, intereses corrientes,\nmoratorios, gastos administrativos, así como las condiciones vigentes en que la\noperación se encuentra pactada. Si la cuenta está en cobro judicial la Unidad\nFinanciera coordinará, solicitud a la Dirección Jurídica de SENARA de un\ninforme sobre la situación del cobro judicial, incluyendo estado del juicio,\nnúmero de expediente, y embargos decretados, así como los montos a cobrar por\nconcepto de honorarios profesionales y costas procesales.\n\nElaborados los informes citados, éstos\nserán remitidos a Unidad administrativa competente, según artículo 15, para la\ntoma de decisiones respecto del arreglo propuesto o para que negocie con la\nparte deudora, una propuesta aceptable para el SENARA.\n\nArtículo 14. -Prórrogas de plazo para\nel pago de obligaciones y readecuaciones de deudas. El SENARA, en su\ncondición de acreedor, podrá convenir con las personas deudoras, arreglos de\npago en las siguientes circunstancias.\n\nA) Prórrogas: Se podrán aprobar prórrogas en el plazo\npara el pago de toda la obligación o parte de ella, cuando por circunstancias\ndemostradas, la persona deudora, no pueda atender el pago de esta; trámite que\ndebe hacerse antes del vencimiento de la operación. En estos casos las\nprórrogas no serán mayores a doce meses, y se autorizarán por única vez. Las\nrestantes condiciones del crédito original se mantendrán.\n\nB) Readecuaciones: consisten en la modificación de una o\nmás de las condiciones originales del crédito, e implica cambio en la forma de\npago, plazo, garantías o cualquier otra condición relevante que altere las condiciones\noriginalmente establecidas.\n\nEn cualquiera de los casos, la base para\nhacer la readecuación de la deuda o la prórroga en el plazo para pagar\ncontendrá todas las obligaciones acumuladas, incluyendo capital, intereses\ncorrientes y moratorios, gastos administrativos, así como honorarios\nprofesionales y costas procesales en caso de que la operación se encuentra en\ncobro judicial.\n\nArtículo 15. -Competencia para resolver\narreglos de pago.\n\nA) Deudas iguales o inferiores al\nequivalente de US$ 3.000:\nSerá competencia de la Dirección Administrativa, atender solicitudes de arreglo\nde pago de usuarios cuyo saldo adeudado sea igual o inferior a su equivalente\nen colones de US$ 3.000 (tres mil dólares exactos) del día en que se solicite\nel arreglo al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica y en\ncuya solicitud no se incluyan cambios en las condiciones del convenio o del\ndocumento en garantía.\n\nB) Deudas superiores al equivalente de US$\n3.000,00: Será\ncompetencia de la Gerencia atender y resolver solicitudes de arreglo de pago de\nusuarios cuyo saldo total sea superior a su equivalente en colones de US$3.000\n(tres mil dólares exactos) del día en que se solicite el arreglo, al tipo de\ncambio de referencia del Banco Central de Costa Rica, cuando se vean alteradas\nlas condiciones del convenio o del documento en garantía (tasas de interés,\naumento del plazo), o cuando la totalidad de los usuarios de un proyecto,\npresenten en forma conjunta solicitud de cualquier tipo de arreglo de pago.\nPara su resolución podrá contar con la recomendación del Área Administrativa\ny/o Comisión técnica Evaluadora según corresponda.\n\nC) Deudas correspondientes a la totalidad\nde usuarios de un proyecto: Será responsabilidad Comisión Técnica Evaluadora quien brinde el\napoyo en las resoluciones correspondientes a la Gerencia para que tome la\ndecisión. Esta Comisión estará integrada por el director de Ingeniería y\nDesarrollo de Proyectos, el director de Planificación y el Director\nAdministrativo-Financiero, quienes remitirán la recomendación respectiva a la\nGerencia dentro del marco que establezcan las \"Políticas para fomentar el\ndesarrollo agropecuario del país mediante el establecimiento y funcionamiento\nde sistemas de riesgo y drenaje.\"\n\nArtículo 16. -Forma de resolver sobre arreglos\nde pago. La Dirección Administrativa Financiera y la Gerencia según\ncorresponda, resolverá el arreglo de pago por medio de una resolución\nadministrativa y se lo comunicará a la Unidad Financiera y al Coordinador\nRegional respectivo, para que procedan como corresponda. Mientras no se\nresuelva formalmente una solicitud de arreglo de pago, la gestión de cobro debe\ncontinuar de forma regular, de acuerdo con las condiciones establecidas en el\npagaré y a los procedimientos establecidos para tales efectos en lo que\ncorresponde a cobro administrativo y cobro judicial.\n\nArtículo 17. -Formalización del arreglo\nde pago. Todo arreglo de pago deberá respaldarse con la suscripción de un\ntítulo ejecutivo, con al menos los mismos requisitos solicitados en el documento\nque dio origen a la deuda, salvo que se trate de una mera suspensión temporal\nde la gestión de cobro (Prórroga), que no requiera formalizar nuevo documento.\n\nArtículo 18. -Compromiso de arreglo de\npago y garantías que lo acompañan.\n\nEl SENARA podrá condicionar la aprobación\nde arreglos de pago a que el deudor haga un abono representativo a la suma\nadeudada, que evidencie la intención de pago y compromiso de cumplir con el\narreglo propuesto. De igual manera, en casos de arreglos de pago, el SENARA\npodrá exigir garantías fiduciarias o reales más rigurosas que las que\noriginalmente respaldaron la obligación, si así lo consideran conveniente u\noportuno.\n\nArtículo 19. -Documentación del arreglo\nde pago. Todo documento originado en la solicitud, estudio y resolución de\nun arreglo de pago, debe ser agregado al expediente administrativo (digital y/o\nfísico este último cuando corresponda así la evidencia documental) de la deuda\nque al efecto lleva la Unidad Financiero Contable.\n\nArtículo 20. -Prohibición de condonar\ndeudas. La condonación de deudas está prohibida, por lo que solamente\npodrán ser aprobadas si existe ley expresa que así lo establezca.\n\nCapítulo III\n\nDel Cobro Judicial\n\nSección I\n\nProcedimiento para gestionar el inicio\n\ndel cobro judicial\n\nArtículo 21. -Solicitud para iniciar el\ncobro judicial. El cobro judicial iniciará una vez agotada la fase de cobro\nadministrativo, de acuerdo con la normativa vigente. Para tal fin la Unidad\nFinanciera trasladará el expediente respectivo a la Asesoría Legal, solicitando\nexpresamente el inicio de las gestiones de cobro judicial. La Dirección\nJurídica del SENARA, tendrá un plazo improrrogable de cinco días hábiles para\nque lo asigne al abogado externo que por turno corresponda.\n\nArtículo 22. -Remisión de Expediente\npara Cobro Judicial. El expediente que envíe el Proceso Financiero a la\nDirección Jurídica para el cobro judicial contendrá al menos lo siguiente:\n\nA) Original del Título Ejecutivo o\ndocumento que sirve de base a la acción cobratoria.\n\nB) Documentos con razón de recibido\nnotificada al deudor y/o fiadores sobre las acciones de cobro administrativo\nefectuadas y que hayan interrumpido la prescripción, conforme a los artículos\n977, siguientes y concordantes del Código de Comercio y a los artículos 876,\nsiguientes y concordantes del Código Civil.\n\nC) Dirección exacta del deudor y de los\nfiadores, si los hubiese, en caso de que la dirección que consta en el título\nejecutivo en que se funda la existencia de la deuda es confusa, incompleta,\ninexacta o del todo no se indica.\n\nD) Constancia del Encargado del Proceso de\ngestión de cobro, en donde se indique:\n\ni) Capital adeudado (principal),\n\nii) Monto de intereses corrientes y\nperiodo a que corresponden.\n\niii) Monto de intereses moratorios y\nperiodo al que corresponden, y\n\niv) Cargos por gestiones de cobro\nadministrativo u otros cargos si así se hubiese establecido.\n\nArtículo 23. -Designación\nde abogado. La Dirección Jurídica de SENARA, una vez recibido el expediente\ncompleto con la documentación a que se ha hecho referencia en el artículo\nanterior, procederá a asignar el abogado de planta que se encargará de\ngestionar y tramitar el cobro judicial. Solamente en casos que, por el volumen\nde trabajo asignado, los abogados de planta resulten insuficientes para atender\nel cobro judicial, se asignará el caso a abogados externos contratados al\nefecto. La asignación de los casos de cobro judicial a los abogados externos se\nhará en forma equitativa, tomando en cuenta al menos los siguientes criterios:\nnúmero de casos a su cargo, cuantía del asunto y fijación mediante un orden\nrotativo.\n\nArtículo 24. -Deberes de la Dirección\nJurídica de SENARA. Es deber de la Dirección Jurídica de SENARA, fiscalizar\nla labor que está siendo desarrollada por los abogados externos. Compete a la\nDirección Jurídica del SENARA, recibir los informes trimestrales que realicen\nlos abogados externos de conformidad con este Reglamento, analizarlos y\nremitirlos trimestralmente a conocimiento de la Dirección Administrativa\nFinanciera, con los comentarios o sugerencias que estime pertinentes.\n\nIgualmente son deberes de la Dirección\nJurídica de SENARA los siguientes:\n\nA) Solicitar a la Gerencia del SENARA, la\naplicación de las sanciones que en este Reglamento se establecen, a los\nabogados externos que incumplan con sus obligaciones.\n\nB) Solicitar a la Gerencia del SENARA, el\nnombramiento de nuevos abogados o la resolución de la contratación de abogados\nexternos, de conformidad con la demanda que de estos servicios requiera la\nInstitución.\n\nC) Llevar un expediente de cada uno de los\nabogados externos, el cual contendrá toda la documentación relacionada con su\ncontratación, incluyendo: Los procesos asignados, los informes trimestrales que\npresente, los documentos que acrediten los pagos efectuados y demás documentos\nrelacionados con actividad. Estos expedientes deberán mantenerse en una forma\nordenada y archivados de manera cronológica.\n\nD) Verificar mediante los informes\ntrimestrales recibidos u otros medios que estime pertinentes, que los procesos\njudiciales asignados a los abogados externos están activos, y en caso de no\nestarlo, recomendar a la Gerencia la aplicación de las sanciones que resulten\naplicables por incumplimiento del contrato.\n\nSección II\n\nDe los abogados externos\n\nArtículo 25. -Contratación de abogados\nexternos para cobro judicial. Los abogados externos para el cobro judicial\nserán contratados a través de un concurso público que realizará el SENARA, de\nconformidad con la Ley General de Contratación Pública de Costa Rica. El número\nde abogados externos a contratar dependerá de la cartera de sujetos pasivos\nmorosos remitidos a la Dirección Jurídica.\n\nArtículo 26. -Formalización del\ncontrato de servicios profesionales para el cobro judicial. Los oferentes\nelegidos firmarán un contrato de servicios profesionales con el SENARA, así\ncomo cualquier otro documento que requiera la Institución, necesario para la\nprestación eficiente de estos servicios profesionales de abogacía para el cobro\njudicial, y para cumplir con las normas que regulan este tipo de contratación.\nLa relación contractual que se establezca no tendrá carácter laboral, sino que\nes una relación de servicios profesionales regulada por la Ley General de\nContratación Pública de Costa Rica, retribuida mediante el sistema de\nhonorarios, de acuerdo con las tarifas que al efecto establece el Colegio de\nAbogados, y donde el profesional contratado podrá organizar su propio sistema\nde trabajo, no estará sujeto a horarios, asistencia a una oficina, ni existirá\nsubordinación jurídico-laboral con el SENARA.\n\nArtículo 27. -No sujeción a plazo\npredefinido. La contratación que se formalice entre SENARA y los abogados\nexternos no estará sujeta a cumplir con un plazo predefinido, sino que la\nvigencia de la relación contractual se extenderá por todo el plazo que dure la\ntramitación del proceso o procesos judiciales asignados.\n\nArtículo 28. -De las obligaciones de\nlos abogados externos. Sin perjuicio de las obligaciones que\nespecíficamente se establezcan en los contratos de servicios profesionales de\nabogacía para el cobro judicial que suscriban SENARA y los abogados externos\ncontratados al efecto, así como la legislación civil, comercial y procesal\ncivil que regula la materia de cobros judiciales, y las normas de ética\nprofesional aplicables a los profesionales en Derecho, los abogados externos\nque contrate el SENARA para el cobro judicial, estarán obligados a lo\nsiguiente:\n\nA) Deberán excusarse de asumir la\ndirección profesional de cualquier asunto en que se presente alguna de las\ncausas de impedimento, recusación o excusa, establecidas en los artículos 49,\nsiguientes y concordantes del Código Procesal Civil. Particularmente deberán\ninhibirse de asumir la dirección profesional cuando medie algún interés directo\nen el asunto que se le asigna, relaciones de parentesco o amistad con el\ndeudor, o si el deudor ha sido cliente del abogado.\n\nB) El abogado al que se le ha asignado el\ncobro de alguna obligación deberá realizar todas las gestiones y elaborar los\ndocumentos preparatorios para la correcta y oportuna presentación ante los\ntribunales de justicia, incluyendo:\n\nI) Realizar los estudios registrales que\ncorrespondan para la determinación de la existencia de bienes muebles e\ninmuebles embargables a nombre del deudor y de los fiadores.\n\nII) Realizar los estudios registrales que\ncorrespondan, para la determinación de las calidades del sujeto pasivo y su\ndomicilio, si se tratara de una persona jurídica, correspondiendo al abogado\nexterno respectivo realizar u obtener la certificación de personería\ncorrespondiente.\n\nIII) Preparar el poder especial judicial\nque le faculta para gestionar el cobro de la deuda, así como la certificación\nde personería jurídica de representante legal de SENARA que le otorga el poder.\n\nC) El abogado al que se le ha asignado un\ncaso para cobro judicial estará en la obligación de presentar, dentro de los\nocho días hábiles siguientes al recibo del expediente completo, la demanda\nrespectiva ante la Autoridad Jurisdiccional correspondiente, luego de lo cual\ndeberá remitir a la Dirección Jurídica de SENARA, dentro del plazo de cinco\ndías hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo citado, copia de la\ndemanda con la constancia de presentación a la Autoridad Jurisdiccional\nrespectiva. En caso de incumplir esta obligación, deberá adjuntar nota\njustificando los motivos de su incumplimiento.\n\nD) Deberá llevar y mantener una copia del\nexpediente judicial, debidamente ordenada y completa, correspondiente a cada\nuno de los casos que se le ha asignado. Dicha copia del expediente le será\nentregada a la Dirección Jurídica de SENARA al finalizar el proceso de cobro\njudicial.\n\nE) Presentar dentro de los primeros diez\ndías hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, un\ninforme a la Asesoría Legal de SENARA, sobre el estado de cada uno de los\nprocesos judiciales que le han sido asignados. Ese informe deberá incluir al\nmenos la siguiente información:\n\nI) Número de expediente\n\nII) Nombre de las partes\n\nIII) Cuantía del\nasunto\n\nIV) Fecha de presentación de la demanda\n\nV) Fecha de notificación al deudor y\nfiadores vi) Bienes embargados\n\nVII) Estado actual del proceso\n\nVIII) Fecha en que se presentó la última\ngestión ante el juzgado correspondiente.\n\nIX) Bienes embargados.\n\nF) Asumir los gastos que se presenten por\nla tramitación del proceso judicial asignado a su dirección.\n\nG) Realizar estudios como mínimo cada tres\nmeses, sobre retenciones de valores o cuentas bancarias embargadas, en los\nprocesos que estén bajo su dirección profesional, así como solicitar, cuando\nexista sentencia firme, la orden de giro correspondiente, a efectos de lograr\nel ingreso de dichos dineros a las arcas de SENARA.\n\nH) Una vez firme la sentencia respectiva,\nel abogado director del proceso, deberá presentar la liquidación de intereses y\ncostas en un plazo no mayor de diez días hábiles.\n\nArtículo 29. -Prohibiciones de los\nabogados externos. Se prohíbe a los abogados externos contratados por\nSENARA, lo siguiente:\n\nA. Realizar cualquier tipo de arreglo\njudicial o extrajudicial, sin la aprobación previa y por escrito de las\nautoridades administrativas del SENARA. Toda gestión para un arreglo judicial o\nextrajudicial, deberá ser canalizada, conocida y sometida a aprobación previa\nde las autoridades administrativas del SENARA.\n\nB. Recibir cualquier suma de dinero por\nparte del deudor, fiadores o cualquier tercera persona, como abono a principal,\nintereses, costas u honorarios provenientes de la deuda sometida al cobro\njudicial que se le asignó.\n\nC. Solicitar al SENARA, por concepto de\nsus honorarios profesionales, sumas diferentes a las estipuladas en la Tabla de\nHonorarios autorizada por el Colegio de Abogados.\n\nD. Realizar cualquier gestión incompatible\ncon su función de abogado director del proceso que representa al SENARA, o\ncualquier gestión que en tal condición le esté prohibida por la legislación\ncivil, mercantil, procesal civil, o las normas de la ética que rigen a los\nprofesionales en Derecho.\n\nArtículo 30. -Terminación o suspensión\ndel proceso judicial. Una vez que el cobro judicial haya sido iniciado, solo\npodrá darse por terminado, en las siguientes circunstancias:\n\nA) Cuando se hubiere hecho el pago total\nde la suma adeudada al SENARA, incluyendo principal, intereses corrientes y\nmoratorios, así como las costas procesales y personales.\n\nB) Cuando se hubiese llegado a un arreglo\njudicial o extrajudicial y se encuentren firmados los documentos de\nformalización del arreglo. En casos de arreglo extrajudicial, la Dirección\nJurídica de SENARA informará por escrito al abogado director del proceso, para\nque proceda a solicitar al juzgado correspondiente que de por terminado el\nproceso por haberse llegado a un arreglo extrajudicial.\n\nC) Cuando exista\nsentencia en firme y no haya bienes susceptibles de embargo, según estudio de\nbienes efectuado bajo responsabilidad del abogado director del proceso, y así\nse informe por escrito a la Dirección Jurídica del SENARA.\n\nSECCIÓN III\n\nDe los honorarios profesionales\n\nArtículo 31. -Tarifas de honorarios.\nEl SENARA pagará los servicios profesionales de los abogados externos\ncontratados para el cobro judicial, mediante el sistema de honorarios y, a tal\nefecto, se aplicarán las tarifas que establece el Arancel de Profesionales en\nDerecho, autorizado por el Colegio de Abogados de Costa Rica.\n\nArtículo 32. -Forma de pago. Los\nhonorarios serán pagados al abogado director, de acuerdo con el avance del\nproceso y en los términos que establece el Arancel de Profesionales en Derecho.\n\nPara cada proceso judicial deberán\nfacturarse los honorarios en forma separada, indicando el número de expediente\ny el nombre de las partes. En cuanto al pago de los honorarios, el abogado\ndirector del proceso deberá remitir a la Dirección Jurídica de SENARA, la\nfactura por servicios profesionales, así como los documentos que acreditan el\navance del proceso.\n\nUna vez aprobado el pago por parte de la\nDirección Jurídica de SENARA, este trasladará la solicitud para trámite de pago\na la Tesorería de la Institución, la cual procederá a gestionar, a la mayor\nbrevedad posible y de acuerdo con la reglamentación y procedimientos\nestablecidos, la confección del cheque o depósito bancario de los honorarios\nrespectivos en favor del profesional.\n\nArtículo 33. -De la condenatoria en\ncostas personales y procesales a la parte demandada. La gestión cobratoria\nque se establezca contra el o los deudores de la obligación, deberá incluir la\nsolicitud de que se les condene en el pago de costas personales (honorarios de\nabogado) y procesales.\n\nLos montos a que fuese condenada la parte\ndemandada a título de costas personales y procesales pertenecen al SENARA en\naquella proporción en que ya el SENARA las hubiese pagado al abogado director,\nde tal manera que en ningún caso el abogado director del proceso podrá recibir\ndoble pago por el mismo concepto.\n\nSección IV\n\nDe las sanciones a los abogados externos\n\ncontratados por el SENARA\n\nArtículo 34. -Resolución del contrato\nde servicios profesionales. Se resolverá automáticamente el contrato por\nservicios profesionales cuando se den las siguientes situaciones de\nincumplimientos:\n\nA. Cuando el abogado externo infrinja las\nprohibiciones establecidas en este Reglamento.\n\nB. Cuando incumpla cualquier condición\nestablecida en el respectivo contrato de servicios profesionales sancionada con\nla resolución del contrato.\n\nC. Cuando\nconduzca el proceso de manera negligente, de tal modo que favorezca la\nprescripción de principal o intereses, no aporte documentos en los plazos que\nle indica el despacho judicial, no establezca recursos contra resoluciones\njudiciales desfavorables a los intereses de SENARA cuando hubiere motivo\nfundado para recurrir, no gestione oportunamente el retiro y presentación al\nRegistro Nacional de los mandamientos de anotación de embargos, o cualquier\notra conducta negligente que ponga en peligro la recuperación efectiva de la\nsuma que está siendo objeto de cobro.\n\nArtículo 35. -No asignación de casos\nadicionales de cobro judicial. No se remitirán más expedientes de cobro\njudicial al abogado externo que incurra en las siguientes causales:\n\nA. A los abogados que incumplan con su\nobligación de presentar dentro de los plazos establecidos en este Reglamento,\nel informe a la Dirección Jurídica del SENARA, sobre el estado de los procesos\njudiciales a su cargo.\n\nB. Retrase injustificadamente la obligación\nde presentar, dentro de los plazos que establece este Reglamento, la demanda\ncobratoria ante la Autoridad Jurisdiccional respectiva.\n\nC. Cuando habiendo acaecido el Remate, no\ncomunique sobre el resultado de este a la Dirección Jurídica, dentro de los\nocho días hábiles siguientes a aquel en que el mismo se efectuó.\n\nArtículo 36. -Otras sanciones. La\naplicación de sanciones por incumplimiento de los profesionales en Derecho,\nreguladas en este Reglamento, no implica renuncia de parte de SENARA de gestionar\nante la Fiscalía del Colegio de Abogados, o ante los Tribunales de Justicia, la\naplicación de medidas de orden disciplinario o indemnizatorio contra el\nprofesional incumpliente; tampoco implica renuncia de SENARA de exigir la\naplicación de sanciones para contratar con la Administración Pública, de\nacuerdo con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa.\n\nSección V\n\nTerminación del contrato de abogados\nexternos\n\nArtículo 37. -Resolución de la\ncontratación. Los abogados externos que por alguna razón personal o\nprofesional, quieran dejar de servir al SENARA, deberán de comunicar esa\ndecisión expresamente y por escrito a la Dirección Jurídica del SENARA, con\ntreinta días de antelación, nota de la cual remitirá una copia a la Gerencia del\nSENARA y la Dirección Administrativa Financiera. En este caso, el SENARA no le\nasignará más casos, sin embargo, ello no eximirá al profesional en Derecho de\nconcluir, hasta su finalización, los procesos judiciales que le han sido\nasignados, salvo que, de acuerdo con las normas del contrato específico que se\nhaya firmado entre las partes, se haya establecido algo distinto.\n\nArtículo 38. -Obligaciones de los\nabogados externos al finalizar la contratación. Al finalizar por cualquier\nmotivo la contratación de servicios profesionales, el abogado externo\nrespectivo, deberá remitir copia de la totalidad de los expedientes judiciales\na su cargo a la Dirección Jurídica del SENARA, adjuntando un informe del estado\nactual de los mismos, así como el documento respectivo de renuncia de la\ndirección profesional del proceso, de tal manera que SENARA esté en plenas\nposibilidades de asignar, oportunamente, la continuación del proceso a otro\nprofesional en Derecho, bajo los mismos términos y condiciones establecidos en\neste reglamento.\n\nCapítulo IV\n\nCuentas incobrables\n\nArtículo 39. -Competencia para aprobar\ncuentas como incobrables. Realizadas todas las acciones administrativas y\njudiciales pertinentes, sin que se haya podido lograr la recuperación de la\ncuenta, la Dirección Administrativa hará la estimación de cuentas incobrables y\ntramitará ante la Gerencia su aprobación. Lo anterior teniendo en cuenta que la\nincobrabilidad en la mayoría de los casos (salvo en los casos de aplicación de\nun criterio de oportunidad por costo-beneficio detallado en el siguiente\narticulo) es un mero trámite para efectos contables, ya que se han agotados los\nmedios de cobro administrativo y judicial sin que se haya podido recuperar lo\nadeudado.\n\nArtículo 40.-Procedimiento para declarar\nincobrables cuentas iguales o inferiores a $ 1000 (mil dólares exactos).\nLas cuentas cuyo saldo total (capital más intereses) sean inferiores a su\nequivalente en colones de US $1000.00 (mil dólares exactos) del día en que se\nrealice el estudio, al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa\nRica, podrán estimarse incobrables sin necesidad de gestionar su cobro por la\nvía judicial, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:\n\nA) Que se haya agotado la gestión de cobro\nadministrativo y así lo acredite por escrito el Proceso Financiero Contable.\n\nB) Que tanto el Deudor como el Fiador\ncarezcan de bienes inmuebles y vehículos inscritos a su nombre, y así se\nacredite mediante un estudio de bienes que elabore la Dirección Jurídica. Se\npresenta la salvedad cuando existan bienes inmuebles y vehículos inscritos pero\nque por el monto y por su relación costo beneficio, resulte más oneroso para el\nSENARA cobrarlo por la vía judicial. En estos casos, deberá aportarse una\njustificación sustentando el costo beneficio.\n\nC) En todo caso se requiere de la\naprobación de la Gerencia para registrar como gasto la estimación de los\nincobrables.\n\nArtículo 41. -Estudios semestrales\ngenerales de cuentas por cobrar. La Unidad Financiera, mediante un estudio\nsemestral con corte al 30 de junio y otros al 31 de diciembre de las cuentas\npor cobrar, determinará aquellas que presenten la condición de vencidas y que\nse estimen incobrables, a efecto de informar a la Dirección Administrativa para\nque esta a su vez, lo eleve a aprobación de la Gerencia o Junta Directiva,\nsegún corresponda, con sus respectivos documentos de soporte, según se ha\nestablecido en el presente reglamento.\n\nArtículo 42. -Verificación de\nrequisitos. En cualquiera de los casos, la Gerencia o la Junta Directiva,\nsegún sea el caso, requerirán informes escritos de la Dirección Administrativa\ny de la Dirección Jurídica de SENARA que acredite las gestiones cobratorias\nefectuadas y las razones financieras y legales por las cuales se recomienda\npasar la cuenta como incobrable.\n\nCapítulo V\n\nDisposiciones finales\n\nArtículo 43. -Tramitación de Cobros\nJudiciales por medio de abogados de planta de SENARA. El SENARA de manera\nprioritaria, tramitará los cobros judiciales haciendo uso de los abogados de\nplanta, salvo que, por el volumen de trabajo a cargo de éstos, no resulte\nposible utilizar esta modalidad de cobro. La tramitación de cobros judiciales\npor medio de abogados de planta se ajustará a lo establecido en las\ndisposiciones de este reglamento en lo que fueren aplicables.\n\nArtículo 44. -Actualización del\nReglamento. Este Reglamento debe ser revisado cada dos años para su\nactualización.\n\nArtículo 45. -Derogaciones.\nEste Reglamento deroga cualquier otra disposición administrativa anterior que\nse le oponga.\n\nArtículo 46. -Vigencia. Rige a\npartir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.\n\nComuníquese. Acuerdo Unánime", "body_en_text": "throughout the text\n\n -\n\n Complete Text of Rule 01\n\n Regulation for the Administrative and Judicial Collection of the National Groundwater,\nIrrigation and Drainage Service\n\nNATIONAL GROUNDWATER,\nIRRIGATION AND DRAINAGE SERVICE\n\nBoard of Directors of SENARA,\n\nAgreement 4, adopted by the Board of Directors\nof SENARA, at its Ordinary Session No. 01-2025, held on Tuesday, January 14,\n2025.\n\nThis agreement becomes final at Ordinary Session No. 02-2025,\nheld on Tuesday, January 28, 2025.\n\nAGREEMENT 4: Based on the recommendations issued\nby the General Management through official communication SENARA-GG-OFI-002-2025, signed by Eng.\nAgustín Brenes Fernández, the Legal Directorate through official communication SENARA-DJ-085-2024\nsigned by Lic. Giovanni López Jiménez, the Administrative-Financial Directorate\nthrough official communication SENARA-DAF-OFI-160-2024, signed by Lcda. Karla\nEspinoza Mendoza, and the Financial Unit through official communication SENARA-DAF-FIN-0292-2024\nsigned by Lcda. Marisella Zúñiga Serrano, the Regulation for\nthe Administrative and Judicial Collection of the National Groundwater,\nIrrigation and Drainage Service is approved.\n\nThis Regulation is set forth\nbelow:\n\nRegulation for the Administrative and\nJudicial Collection of the National Groundwater,\n\nIrrigation and Drainage Service\n\nConsidering:\n\n1º-That in accordance with Articles 58\nand 59 of Ley 8131, Public Financial Administration and Budgets Law, regarding the application of rules and procedures used in the collection,\nfollow-up, and control of public treasury financial resources and in the\npayment of obligations contracted in accordance with the Budget Law,\nas well as the administration and custody of monies and securities generated.\n\n2º-In accordance with Ley 8292 Internal Control Law; Article 15, subsection a). Control activities, the\npolicies, rules, and control procedures that guarantee compliance with the\ninstitutional internal control system and the prevention of any aspect that\nleads to deviating from the objectives and goals set by the institution in\nthe performance of its functions must be documented, kept updated, and internally disseminated. Therefore, the following is issued,\n\nChapter I\n\nGeneral Provisions\n\nArticle 1º-Objective. The purpose of this\nRegulation is to establish the rules that will regulate the administrative and judicial collection\nof the monetary obligations established in favor of the National Groundwater,\nIrrigation and Drainage Service (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, SENARA).\n\nArticle 2º-Scope of Application.\nThis Regulation shall be of mandatory application for all\nadministrative bodies of SENARA in whatever pertains to each, to manage\nthe judicial collection of the accounts assigned to them.\n\nArticle 3º-Definitions. For the\npurposes of this Regulation, the following definitions apply:\n\nA) Regulation: This\nRegulation for Administrative and Judicial Collection.\n\nB) SENARA: Servicio Nacional de\nAguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.\n\nC) Overdue obligations: The\nmonetary obligations that have generated an account receivable in favor of\nSENARA.\n\nD) Passive Subject (Sujeto Pasivo): The natural or legal\nperson obligated to fulfill the overdue obligation.\n\nE) External Attorneys (Abogados\nExternos): The legal professionals who, having fulfilled the\nrequirements demanded by SENARA, have been contracted through the procedures\nestablished by the Administrative Contracting Law, to provide professional\nlegal services for the judicial collection of overdue obligations in favor of\nthe Institution.\n\nF) Financial Unit: The functional\nunit that forms part of the Administrative Directorate of SENARA, responsible\nfor collection management at the administrative level, except for debts for irrigation\ntariffs, the collection management of which is the responsibility of the Arenal Tempisque Irrigation District Directorate.\n\nG) Administrative Collection (Cobro Administrativo): All\nthose actions performed by the administration of SENARA aimed at ensuring that its\ndebtors timely fulfill the economic obligations\nestablished in favor of the Institution.\n\nH) Judicial Collection (Cobro Judicial): The collection\nactions carried out through judicial channels, in order to obtain payment of the\noverdue obligations in favor of SENARA.\n\nI) Legal Directorate: The in-house\nLegal Advisory Unit of SENARA, represented by the head of said\nunit.\n\nCHAPTER II\n\nAdministrative Collection\n\nSECTION I\n\nAdministrative Collection Procedure\n\nArticle 4º-Unit responsible for\nAdministrative Collection. The Financial Unit shall be directly responsible for\nmanaging administrative collection, using the pertinent technology and\nmeans for the purpose of maximizing the voluntary fulfillment of\nthe duties and obligations owed by SENARA's debtors, through the\ndevelopment of a set of actions, whose purpose is the development and\nexecution of efficient and effective systems and procedures for planning,\ncoordination, and control of those accounts in which SENARA appears as a\ncreditor.\n\nArticle 5º-Case files for accounts in\nadministrative collection. The Financial-Accounting Unit shall maintain a\ndigital and, where applicable, physical case file, complete and chronologically ordered,\nfor each account in administrative collection, containing the\ndocument that generated the obligation, the detail of payments made,\nexisting communications between the parties, as well as the documents of the collection\nactions that have been carried out.\n\nArticle 6º-Means of administrative collection\nmanagement.\n\nA). Collection notices prior to the\nmaturity of the obligation: The collection management shall be carried out through\ncollection notices prior to the maturity of the debt, the desirable timeframe for which is 15 days in advance.\n\nThese collection notices must contain at\nleast:\n\n- The amount of the principal owed,\n\n- Maturity date,\n\n- Amount of ordinary and default\ninterest\n\n- Period to which it corresponds and an express requirement to bring the debt up to date\n\n- It must also expressly indicate the\nplace where the notification is made (which must be personally or at the debtor's\ndwelling house or by the means contractually established for receiving\nnotifications),\n\n- Name and signature of the person receiving\nthe notification (or a record that it was delivered and the person refused to sign, in which\ncase a witness must also sign),\n\n- As well as the name and signature of the notifying officer\nat the foot of the notification record. This notification record\nmust be kept in the respective case file, and the original sent to the\nLegal Directorate together with the base document of the debt, in the event that\nthe judicial collection of said obligation is requested.\n\nFor these purposes, the Financial Unit,\nfor reasons of convenience and timeliness, shall have the support of the\nfollowing means to communicate the collection notices, ensuring in\nany case the requirements indicated in the previous point:\n\n- Regional Coordinators of the Operations\nArea.\n\n- Via Correos de Costa Rica\n\n- Personal delivery through SENARA's own\nofficials,\n\n- Externally contracted courier services (natural\nor legal persons),\n\n- Email,\n\n- Text message and/or WhatsApp,\n\n- Through other entities with which\nSENARA\n\nenters into agreements for such effect,\n\n- Radio broadcasts,\n\n- Television or print media.\n\nB) Collection notices on debts in\narrears: Without prejudice to the use of the communication means\nindicated in the preceding subsection, once the transaction has one or more\noverdue installments of principal or interest, without these having been paid, collection notices shall be\nnotified to the debtor and guarantors, personally, at their\ndwelling house, or at the address reported in the document establishing the\nobligation for receiving notifications.\n\nA written record shall be made of these notifications, duly received by debtor and guarantors, in the\ncase file, in order to demonstrate the interruption of the statute of limitations (prescripción). If\na positive response is not obtained within 30 calendar days after\nthe notice is received, a second collection notice letter shall be sent.\n\nThese collection notices must contain at\nleast the information indicated in point A).\n\nArticle 7º-Declaration of\nprescription of debts. The declaration of total or partial prescription of\ndebts, both of principal and of ordinary and default interest, only\nproceeds upon express request of the debtor, and it is not appropriate\nto declare it ex officio.\n\nArticle 8º-Administrative Collection\nManagement Contracts. SENARA may carry out the collection management directly\nthrough its own officials, or contract the administrative\ncollection management to a public or private operator specialized and with\ncapacity for nationwide collection.\n\nArticle 9º-Exhaustion of\nAdministrative Collection actions. The Financial Unit shall be responsible for\nmanaging collections until exhausting all possible alternatives within the\nterm defined for administrative collection in this regulation. A record shall be made\nin the respective case file of every action taken.\n\nArticle 10. -Transfer of accounts to\njudicial collection. No later than three months after the\nmaturity date of the obligation, and once administrative collection actions have been exhausted, the Financial-Accounting Unit shall transfer the respective\ncase file to the Legal Directorate so that the judicial collection\nprocess may proceed.\n\nSection II\n\nPayment Arrangements\n\nArticle 11. -Appropriateness of payment arrangements.\nUnder no circumstances shall SENARA be obligated to approve payment arrangements for\ndebtors who request them. When SENARA considers an arrangement appropriate, considering\nreasons of legality, convenience, and timeliness, it may authorize it under the\nterms established in this Regulation. The payment arrangement may\nbe approved whether the transaction is in the administrative collection phase or\nin the judicial collection phase.\n\nArticle 12. -Requests for payment arrangements.\nAny debtor wishing to make a payment arrangement must submit\na written request addressed to the Administrative-Financial Directorate. The\nrequest must clearly indicate the reasons that have prevented, or\nthat will prevent, the fulfillment of the obligation under the originally\nagreed terms, as well as the proposed terms or conditions to honor the\ndebt commitment.\n\nArticle 13. -Processing of the request.\nThe Administrative-Financial Directorate shall forward the\npayment arrangement request to the Financial Unit for the purpose of issuing a report on the\nstatus of the account, including: amount of principal, ordinary interest,\ndefault interest, administrative expenses, as well as the current conditions under which the\ntransaction is structured. If the account is in judicial collection, the Financial\nUnit shall coordinate a request to the Legal Directorate of SENARA for\na report on the status of the judicial collection, including the status of the lawsuit,\ncase file number, and ordered attachments (embargos), as well as the amounts to be collected for\nprofessional fees and procedural costs.\n\nOnce the cited reports have been prepared, they\nshall be forwarded to the competent administrative unit, according to Article 15, for\ndecision-making regarding the proposed arrangement or to negotiate with the\ndebtor a proposal acceptable to SENARA.\n\nArticle 14. -Extensions of term for\nthe payment of obligations and debt restructurings (readecuaciones). SENARA, in\nits capacity as creditor, may agree with debtors on payment\narrangements under the following circumstances.\n\nA) Extensions (Prórrogas): Extensions in the term\nfor payment of all or part of the obligation may be approved, when, due to demonstrated\ncircumstances, the debtor cannot meet its payment; this process must\nbe completed before the maturity of the transaction. In these cases, the\nextensions shall not exceed twelve months, and shall be authorized only once. The\nremaining conditions of the original credit shall be maintained.\n\nB) Restructurings (Readecuaciones): These consist of modifying one or\nmore of the original credit conditions, and imply a change in the form of\npayment, term, guarantees, or any other relevant condition that alters the\noriginally established conditions.\n\nIn any of these cases, the basis for\nundertaking the restructuring of the debt or the extension of the term for payment\nshall include all accumulated obligations, including principal, ordinary\nand default interest, administrative expenses, as well as professional\nfees and procedural costs in the event that the transaction is in\njudical collection.\n\nArticle 15. -Competence to resolve\npayment arrangements.\n\nA) Debts equal to or less than the\nequivalent of US$ 3,000:\nThe Administrative Directorate shall be competent to attend to payment arrangement\nrequests from users whose outstanding balance is equal to or less than its equivalent\nin colones of US$ 3,000 (three thousand exact dollars) on the day the\narrangement is requested at the reference exchange rate of the Banco Central de Costa Rica and\nwhose request does not include changes in the conditions of the agreement or the\nguarantee document.\n\nB) Debts exceeding the equivalent of US$\n3,000.00: The General Management shall be competent to attend to and resolve payment arrangement\nrequests from users whose total balance exceeds its equivalent\nin colones of US$ 3,000 (three thousand exact dollars) on the day the\narrangement is requested, at the reference exchange rate of the Banco Central de Costa Rica, when the\nconditions of the agreement or the guarantee document are altered (interest rates,\nincrease in term), or when all the users of a project\njointly submit a request for any type of payment arrangement.\nFor its resolution, it may rely on the recommendation of the Administrative Area\nand/or the Technical Evaluation Committee, as appropriate.\n\nC) Debts corresponding to all\nusers of a project: The Technical Evaluation Committee shall be responsible for providing\nsupport in the resolutions corresponding to the General Management so that it can make the\ndecision. This Committee shall be composed of the Director of Engineering and\nProject Development, the Director of Planning, and the\nAdministrative-Financial Director, who shall forward the respective recommendation to the\nGeneral Management within the framework established by the \"Policies to promote the\nagricultural development of the country through the establishment and operation\nof irrigation and drainage systems.\"\n\nArticle 16. -Form of resolving payment\narrangements. The Administrative-Financial Directorate and the General Management, as\nappropriate, shall resolve the payment arrangement through an administrative\nruling and shall communicate it to the Financial Unit and the respective Regional\nCoordinator, so that they may proceed accordingly. While a\nrequest for a payment arrangement has not been formally resolved, the collection management must\ncontinue in its regular course, in accordance with the conditions established in the\npromissory note and the procedures established for such purposes regarding\nadministrative collection and judicial collection.\n\nArticle 17. -Formalization of the payment\narrangement. Every payment arrangement must be supported by the issuance of an\nenforceable instrument (título ejecutivo), with at least the same requirements requested in the\ndocument that gave rise to the debt, unless it involves a mere temporary suspension\nof the collection management (Extension), which does not require formalizing a new document.\n\nArticle 18. -Commitment of the payment\narrangement and the guarantees accompanying it.\n\nSENARA may condition the approval\nof payment arrangements on the debtor making a representative payment toward the sum\nowed, demonstrating the intention to pay and the commitment to fulfill the\nproposed arrangement. Likewise, in cases of payment arrangements, SENARA\nmay require fiduciary or real guarantees that are more rigorous than those that\noriginally backed the obligation, if deemed convenient or\nopportune.\n\nArticle 19. -Documentation of the payment\narrangement. Every document originating from the request, study, and resolution of\na payment arrangement must be added to the administrative case file (digital and/or\nphysical, the latter when documentary evidence so requires) of the debt\nkept for this purpose by the Financial-Accounting Unit.\n\nArticle 20. -Prohibition against forgiving\ndebts. The forgiveness (condonación) of debts is prohibited, and they may only\nbe approved if an express law so establishes.\n\nChapter III\n\nJudicial Collection\n\nSection I\n\nProcedure for initiating\n\njudicial collection\n\nArticle 21. -Request to initiate\njudicial collection. Judicial collection shall commence once the administrative collection\nphase has been exhausted, in accordance with the regulations in force. For this purpose, the Financial\nUnit shall transfer the respective case file to the Legal Advisory Office, expressly\nrequesting the initiation of judicial collection actions. The Legal\nDirectorate of SENARA shall have a non-extendable period of five business days to\nassign it to the external attorney (abogado externo) whose turn corresponds.\n\nArticle 22. -Referral of Case File for\nJudicial Collection. The case file sent by the Financial Process to the\nLegal Directorate for judicial collection shall contain at least the following:\n\nA) Original of the Enforceable Instrument (Título Ejecutivo) or\ndocument serving as the basis for the collection action.\n\nB) Documents with proof of receipt\nnotified to the debtor and/or guarantors regarding the administrative collection actions\ncarried out and which have interrupted the statute of limitations (prescripción), in accordance with Articles\n977, subsequent and concordant articles of the Commerce Code and Articles 876,\nsubsequent and concordant articles of the Civil Code.\n\nC) Exact address of the debtor and the\nguarantors, if any, in case the address that appears in the enforceable instrument (título ejecutivo) on which the existence of the debt is based is confusing, incomplete,\ninaccurate, or not indicated at all.\n\nD) Certification from the Person in Charge of the Collection\nManagement Process, indicating:\n\ni) Outstanding principal (capital adeudado),\n\nii) Amount of ordinary interest and\nperiod to which it corresponds.\n\niii) Amount of default interest and\nperiod to which it corresponds, and\n\niv) Charges for administrative collection\nactions or other charges if so established.\n\nArticle 23. -Designation\nof attorney. The Legal Directorate of SENARA, once it has received the complete\ncase file with the documentation referred to in the preceding\narticle, shall proceed to assign the in-house attorney who will be responsible for\nmanaging and processing the judicial collection. Only in cases where, due to the volume\nof assigned work, in-house attorneys are insufficient to handle\nthe judicial collection, shall the case be assigned to external attorneys (abogados externos) contracted for this\npurpose. The assignment of judicial collection cases to external attorneys (abogados externos) shall be\ndone equitably, taking into account at least the following criteria:\nnumber of cases under their responsibility, amount of the matter, and assignment by means of a rotating\norder.\n\nArticle 24. -Duties of the Legal\nDirectorate of SENARA. It is the duty of the Legal Directorate of SENARA to supervise\nthe work being performed by the external attorneys (abogados externos). It is incumbent upon the\nLegal Directorate of SENARA to receive the quarterly reports prepared by\nthe external attorneys (abogados externos) in accordance with this Regulation, analyze them, and\nforward them quarterly to the attention of the Administrative-Financial\nDirectorate, with the comments or suggestions it deems pertinent.\n\nThe duties of the Legal\nDirectorate of SENARA also include the following:\n\nA) Requesting the General Management of SENARA to apply\nthe sanctions established in this Regulation to\nexternal attorneys (abogados externos) who fail to comply with their obligations.\n\nB) Requesting the General Management of SENARA to appoint\nnew attorneys or to terminate the contract of external\nattorneys, in accordance with the demand that the Institution requires for these services.\n\nC) Maintaining a file for each of the\nexternal attorneys (abogados externos), which shall contain all documentation related to their\ncontracting, including: The assigned processes, the quarterly reports they\nsubmit, the documents accrediting payments made, and other documents\nrelated to the activity. These files must be kept in an orderly\nmanner and filed chronologically.\n\nD) Verifying, through the quarterly\nreports received or other means it deems pertinent, that the judicial\nprocesses assigned to the external attorneys (abogados externos) are active, and, if they are not,\nrecommending to the General Management the application of the applicable\nsanctions for breach of contract.\n\nSection II\n\nExternal Attorneys (Abogados Externos)\n\nArticle 25. -Contracting of external attorneys (abogados externos)\nfor judicial collection. External attorneys (abogados externos) for judicial collection\nshall be contracted through a public bidding process conducted by SENARA, in\naccordance with the General Public Procurement Law of Costa Rica. The number\nof external attorneys (abogados externos) to be contracted shall depend on the portfolio of delinquent passive subjects\nreferred to the Legal Directorate.\n\nArticle 26. -Formalization of the\nprofessional services contract for judicial collection. The selected bidders\nshall sign a professional services contract with SENARA, as\nwell as any other document required by the Institution, necessary for the\nefficient provision of these professional legal services for judicial\ncollection, and to comply with the rules governing this type of contracting.\nThe contractual relationship established shall not have an employment nature, but rather\nis a professional services relationship regulated by the General\nPublic Procurement Law of Costa Rica, compensated through the system of\nfees (honorarios), in accordance with the rates established for this purpose by the Colegio de Abogados, and where the contracted professional may organize their own\nwork system, shall not be subject to schedules, attendance at an office, nor shall there exist\nany legal-employment subordination with SENARA.\n\nArticle 27. -Not subject to a\npredefined term. The contract formalized between SENARA and the external attorneys (abogados externos)\nshall not be subject to a predefined term, but rather the\nvalidity of the contractual relationship shall extend for the entire duration of the\nprocessing of the assigned judicial process or processes.\n\nArticle 28. -Obligations of\nthe external attorneys (abogados externos). Without prejudice to the obligations\nspecifically established in the professional legal\nservices contracts for judicial collection signed by SENARA and the external attorneys (abogados externos)\ncontracted for this purpose, as well as the civil, commercial, and procedural civil\nlegislation governing the matter of judicial collections, and the rules of professional\nethics applicable to legal professionals, the external attorneys (abogados externos)\ncontracted by SENARA for judicial collection shall be obligated to the\nfollowing:\n\nA) They must recuse themselves from assuming the\nprofessional direction of any matter in which any of the\ncauses for impediment, recusal, or excuse occurs, as established in Articles 49,\nsubsequent and concordant articles of the Civil Procedure Code. They must particularly\nrefrain from assuming professional direction when there is any direct interest\nin the matter assigned, relationships of kinship or friendship with the\ndebtor, or if the debtor has been a client of the attorney.\n\nB) The attorney to whom the\ncollection of an obligation has been assigned must carry out all actions and prepare\nthe preparatory documents for the correct and timely filing before the\ncourts of justice, including:\n\nI) Conducting the corresponding registry studies\nfor the determination of the existence of attachable movable and\nimmovable property (bienes muebles e inmuebles embargables) in the name of the debtor and the guarantors.\n\nII) Conducting the corresponding registry studies,\nfor the determination of the legal attributes of the passive subject (sujeto pasivo) and their\ndomicile, if it is a legal entity, it being the responsibility of the respective external attorney (abogado externo)\nto conduct or obtain the corresponding certification of legal representation (personería).\n\nIII) Preparing the special judicial power of attorney\nthat empowers them to manage the collection of the debt, as well as the certification\nof the legal representation (personería jurídica) of the legal representative of SENARA who grants the power of attorney.\n\nC) The attorney to whom a\ncase for judicial collection has been assigned shall be obligated to file the\nrespective lawsuit before the corresponding Jurisdictional Authority within the\neight business days following receipt of the complete case file, after which\nthey must forward to the Legal Directorate of SENARA, within a period of five\nbusiness days following the expiration of the first period cited, a copy of the\nlawsuit with proof of filing before the respective Jurisdictional\nAuthority. In case of non-compliance with this obligation, they must attach a note\njustifying the reasons for their non-compliance.\n\nD) They must maintain and keep a copy of the\njudicial case file, duly ordered and complete, corresponding to each\nof the cases assigned to them. Said copy of the case file shall be\ndelivered to the Legal Directorate of SENARA upon the conclusion of the judicial collection\nprocess.\n\nE) Submit, within the first ten\nbusiness days of the months of January, April, July, and October of each year, a\nreport to the Legal Advisory Office of SENARA, on the status of each of the\njudicial processes assigned to them. This report must include at\nleast the following information:\n\nI) Case file number\n\nII) Name of the parties\n\nIII) Amount of\nthe matter\n\nIV) Date the lawsuit was filed\n\nV) Date of notification to the debtor and\nguarantors\n\nVI) Attached property (Bienes embargados)\n\nVII) Current status of the process\n\nVIII) Date the last action was filed before the\ncorresponding court.\n\nIX) Attached property (Bienes embargados).\n\nF) Assume the expenses arising from\nthe processing of the judicial process assigned to their direction.\n\nG) Conduct studies, at a minimum every three\nmonths, on garnishments (retenciones) of securities or attached bank accounts (cuentas bancarias embargadas), in the\nprocesses under their professional direction, as well as request, when a final judgment (sentencia firme) exists, the corresponding payment order, for the purpose of achieving\nthe deposit of said funds into the coffers of SENARA.\n\nH) Once the respective judgment is final (sentencia firme),\nthe attorney directing the process must file the settlement of interest and\ncosts within a period not exceeding ten business days.\n\nArticle 29. -Prohibitions for\nexternal attorneys (abogados externos). External attorneys (abogados externos) contracted by\nSENARA are prohibited from the following:\n\nA. Making any type of judicial\nor extrajudicial arrangement, without the prior written approval of the\nadministrative authorities of SENARA. Any action for a judicial or\nextrajudicial arrangement must be channeled through, made known to, and submitted for the prior approval\nof the administrative authorities of SENARA.\n\nB. Receiving any sum of money from\nthe debtor, guarantors, or any third party, as payment toward principal,\ninterest, costs, or fees (honorarios) arising from the debt submitted for judicial\ncollection assigned to them.\n\nC. Requesting from SENARA, for their\nprofessional fees (honorarios), sums different from those stipulated in the Fee\nSchedule authorized by the Colegio de Abogados.\n\nD. Performing any action incompatible\nwith their function as the attorney directing the process representing SENARA, or\nany action that, in such capacity, is prohibited by civil,\ncommercial, procedural civil legislation, or the ethical rules that govern\nlegal professionals.\n\nArticle 30. -Termination or suspension\nof the judicial process. Once judicial collection has been initiated, it may only\nbe terminated under the following circumstances:\n\nA) When total payment\nof the sum owed to SENARA has been made, including principal, ordinary and\ndefault interest, as well as procedural and personal costs.\n\nB) When a judicial\nor extrajudicial arrangement has been reached and the documents\nformalizing the arrangement have been signed. In cases of extrajudicial arrangement, the Legal\nDirectorate of SENARA shall inform the attorney directing the process in writing, so that\nthey may proceed to request the corresponding court to terminate the\nprocess due to having reached an extrajudicial arrangement.\n\nC) When there is a final judgment (sentencia en firme) and there are no assets subject to attachment (embargo), according to a property\nstudy conducted under the responsibility of the attorney directing the process, and this\nis reported in writing to the Legal Directorate of SENARA.\n\nSECTION III\n\nProfessional Fees (Honorarios)\n\nArticle 31. -Fee rates.\nSENARA shall pay for the professional services of the external attorneys (abogados externos)\ncontracted for judicial collection, through the fee (honorarios) system and, for such\npurpose, the rates established in the Professional Legal\nFee Schedule, authorized by the Colegio de Abogados de Costa Rica, shall apply.\n\nArticle 32. -Form of payment. The\nfees (honorarios) shall be paid to the directing attorney, in accordance with the progress of the\nprocess and under the terms established in the Professional Legal Fee Schedule.\n\nFor each judicial process,\nfees (honorarios) must be invoiced separately, indicating the case file number\nand the name of the parties. Regarding the payment of the fees (honorarios), the\ndirecting attorney of the process must forward to the Legal Directorate of SENARA the\ninvoice for professional services, as well as the documents accrediting the\nprogress of the process.\n\nOnce the payment is approved by the\nLegal Directorate of SENARA, it shall transfer the request for payment processing\nto the Treasury of the Institution, which shall proceed to manage, as\nsoon as possible and in accordance with the established regulations and procedures,\nthe issuance of the check or bank deposit for the respective\nfees (honorarios) in favor of the professional.\n\nArticle 33. -Award of personal and procedural costs against the defendant. The collection action brought against the debtor(s) of the obligation must include the request that they be ordered to pay personal costs (attorney's fees) and procedural costs.\n\nThe amounts to which the defendant is ordered as personal and procedural costs belong to SENARA in the proportion that SENARA has already paid them to the lead attorney, such that under no circumstances may the lead attorney in the proceeding receive double payment for the same concept.\n\nSection IV\n\nSanctions for External Attorneys Contracted by SENARA\n\nArticle 34. -Termination of the professional services contract. The professional services contract shall be automatically terminated in the following situations of non-compliance:\n\nA. When the external attorney violates the prohibitions established in these Regulations.\n\nB. When the attorney breaches any condition established in the respective professional services contract that is sanctioned with termination of the contract.\n\nC. When the attorney conducts the proceeding negligently, in such a way as to favor the statute of limitations on principal or interest, fails to submit documents within the deadlines indicated by the judicial office, fails to file appeals against judicial decisions unfavorable to SENARA's interests when there is justified cause to appeal, fails to timely manage the withdrawal and submission to the National Registry of annotation of seizure orders, or any other negligent conduct that endangers the effective recovery of the sum being pursued for collection.\n\nArticle 35. -Non-assignment of additional judicial collection cases. No further judicial collection files shall be sent to the external attorney who incurs the following grounds:\n\nA. Attorneys who fail to comply with their obligation to submit the report on the status of the judicial proceedings under their charge to the Legal Directorate of SENARA within the deadlines established in these Regulations.\n\nB. Unjustifiable delay in the obligation to file the collection lawsuit before the relevant Jurisdictional Authority within the deadlines established in these Regulations.\n\nC. When, after the Auction (Remate) has occurred, the attorney fails to report its outcome to the Legal Directorate within eight business days following the date on which it was held.\n\nArticle 36. -Other sanctions. The application of sanctions for non-compliance by legal professionals, regulated in these Regulations, does not imply a waiver by SENARA of seeking before the Bar Association Disciplinary Tribunal (Fiscalía del Colegio de Abogados) or before the Courts of Justice the application of disciplinary or compensatory measures against the non-compliant professional; nor does it imply a waiver by SENARA of demanding the application of sanctions for contracting with the Public Administration, in accordance with the provisions of the Administrative Contracting Law (Ley de Contratación Administrativa).\n\nSection V\n\nTermination of Contracts with External Attorneys\n\nArticle 37. -Termination of the engagement. External attorneys who, for personal or professional reasons, wish to cease serving SENARA must communicate this decision expressly and in writing to the Legal Directorate of SENARA, with thirty days' notice, a copy of which notice shall be sent to the General Management of SENARA and the Financial Administrative Directorate. In this case, SENARA shall not assign more cases to the attorney; however, this shall not exempt the legal professional from concluding, until their completion, the judicial proceedings that have been assigned to them, unless, in accordance with the provisions of the specific contract signed between the parties, something different has been established.\n\nArticle 38. -Obligations of external attorneys upon termination of the engagement. Upon the termination, for any reason, of the engagement for professional services, the respective external attorney must send a copy of all judicial files under their charge to the Legal Directorate of SENARA, attaching a report on the current status of the same, as well as the respective document resigning as attorney of record in the proceeding, so that SENARA is fully able to timely assign the continuation of the proceeding to another legal professional, under the same terms and conditions established in these regulations.\n\nChapter IV\n\nUncollectible Accounts\n\nArticle 39. -Authority to approve accounts as uncollectible. Once all pertinent administrative and judicial actions have been carried out, without having been able to achieve recovery of the account, the Administrative Directorate shall make the estimation of uncollectible accounts and submit it to the General Management for approval. The foregoing, taking into account that uncollectibility in the majority of cases (except in cases of applying a criterion of opportunity based on cost-benefit detailed in the following article) is a mere formality for accounting purposes, since administrative and judicial collection means have been exhausted without having been able to recover the amount owed.\n\nArticle 40. -Procedure for declaring accounts equal to or less than $1,000 (exactly one thousand dollars) as uncollectible. Accounts whose total balance (principal plus interest) is less than the equivalent in colones of US $1,000.00 (exactly one thousand dollars) on the day the study is conducted, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, may be estimated as uncollectible without the need to pursue their collection through judicial channels, provided the following requirements are met:\n\nA) That administrative collection efforts have been exhausted and the Financial Accounting Process certifies this in writing.\n\nB) That both the Debtor and the Guarantor lack real estate and vehicles registered in their name, and this is certified by a property study prepared by the Legal Directorate. An exception applies when registered real estate and vehicles exist, but due to the amount and the cost-benefit relationship, it is more onerous for SENARA to collect it through judicial channels. In these cases, a justification supporting the cost-benefit analysis must be provided.\n\nC) In all cases, the approval of the General Management is required to record the estimation of uncollectible accounts as an expense.\n\nArticle 41. -General semi-annual studies of accounts receivable. The Financial Unit, through a semi-annual study with cut-off dates of June 30 and another of December 31 for accounts receivable, shall determine those that meet the condition of being past due and are estimated to be uncollectible, in order to inform the Administrative Directorate so that it, in turn, submits them for the approval of the General Management or Board of Directors (Junta Directiva), as appropriate, with their respective supporting documents, as established in these regulations.\n\nArticle 42. -Verification of requirements. In any of the cases, the General Management or the Board of Directors, as the case may be, shall require written reports from the Administrative Directorate and the Legal Directorate of SENARA attesting to the collection efforts undertaken and the financial and legal reasons for which it is recommended to write off the account as uncollectible.\n\nChapter V\n\nFinal Provisions\n\nArticle 43. -Processing of Judicial Collections through in-house SENARA attorneys. SENARA shall, as a priority, process judicial collections using its in-house attorneys, unless, due to the volume of work under their charge, it is not possible to use this collection modality. The processing of judicial collections through in-house attorneys shall conform to the provisions of these regulations to the extent they are applicable.\n\nArticle 44. -Updating of the Regulations. These Regulations shall be reviewed every two years for updating.\n\nArticle 45. -Repeals. These Regulations repeal any other previous administrative provision that opposes them.\n\nArticle 46. -Effective Date. They shall take effect upon their publication in the Official Gazette La Gaceta.\n\nLet it be communicated. Unanimous Agreement" }