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  "id": "norm-104182",
  "citation": "Decreto 06",
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  "doc_type": "regulation",
  "title_es": "Reglamento para la administración y control de activos fijos para el SENARA",
  "title_en": "Regulation for the Administration and Control of Fixed Assets for SENARA",
  "summary_es": "Este reglamento establece las normas para el uso, administración y control de los activos fijos del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA). Define qué se considera activo fijo, distingue entre muebles e inmuebles, y detalla las responsabilidades de los funcionarios en cuanto a la custodia y uso adecuado de los bienes institucionales. Regula el registro, control, inventarios, traslados y bajas de activos, así como las obligaciones de las jefaturas y usuarios. Incluye procedimientos para préstamos externos, donaciones, y la gestión de activos obsoletos o en mal estado. Además, establece un procedimiento sumario administrativo para casos de extravío, robo o daño de activos, determinando responsabilidades y sanciones. Deroga el reglamento anterior de 2018 y rige a partir de su publicación en La Gaceta.",
  "summary_en": "This regulation establishes the rules for the use, administration, and control of fixed assets of the National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage (SENARA). It defines fixed assets, distinguishes between movable and immovable property, and details the responsibilities of officials regarding the custody and proper use of institutional goods. It regulates the registration, control, inventories, transfers, and disposal of assets, as well as the obligations of supervisors and users. It includes procedures for external loans, donations, and the management of obsolete or damaged assets. Additionally, it establishes an administrative summary procedure for cases of loss, theft, or damage to assets, determining responsibilities and sanctions. It repeals the previous 2018 regulation and takes effect upon publication in the Official Gazette.",
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  "date": "25/03/2025",
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    "SENARA (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento)",
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  "excerpt_es": "Reglamento para la Administración y Control de Activos Fijos del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.\n\nConsiderandos:\nI.- Los bienes de SENARA son bienes públicos y por lo tanto sujetos al control de legalidad, por lo cual es necesario dictar normas que ordenen y faciliten la administración y el control eficiente de los activos fijos de SENARA.\nII.- SENARA requiere tener normativa actualizada, que se ajuste a las necesidades presentes y de conformidad con el ordenamiento jurídico nacional, que regule la adquisición, recepción, traslado, uso, control, custodia, sustitución y destino final de los activos fijos institucionales.\nIII.- Se concluye que debe emitirse un reglamento de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de SENARA en relación con los bienes de SENARA en general y asignados a cada funcionario en particular, a efectos de darle un uso eficiente y un cuido apropiado a los mismos.",
  "excerpt_en": "Regulation for the Administration and Control of Fixed Assets of the National Service for Groundwater, Irrigation, and Drainage.\n\nWhereas:\nI.- SENARA's goods are public property and therefore subject to legality control, making it necessary to issue rules that organize and facilitate the efficient administration and control of SENARA's fixed assets.\nII.- SENARA needs to have updated regulations, aligned with current needs and in accordance with the national legal system, governing the acquisition, reception, transfer, use, control, custody, replacement, and final disposition of institutional fixed assets.\nIII.- It is concluded that a regulation must be issued, mandatory for all SENARA officials regarding SENARA's goods in general and those assigned to each official in particular, in order to ensure efficient use and proper care of the same.",
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    "label_en": "Active norm",
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    "summary_en": "The SENARA Board of Directors approved the Regulation for the administration and control of fixed assets, which establishes the rules for the management of institutional property.",
    "summary_es": "La Junta Directiva de SENARA aprobó el Reglamento para la administración y control de activos fijos, que establece las normas para el manejo de bienes institucionales."
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      "quote_es": "Los bienes de SENARA son bienes públicos y por lo tanto sujetos al control de legalidad, por lo cual es necesario dictar normas que ordenen y faciliten la administración y el control eficiente de los activos fijos de SENARA."
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    {
      "context": "Artículo 4",
      "quote_en": "Every SENARA official shall receive the necessary fixed assets in good working condition for the performance of their duties, assuming responsibility for their use, custody, and conservation.",
      "quote_es": "Todo funcionario del SENARA, recibirá en buenas condiciones de funcionamiento los activos fijos necesarios para el cumplimiento de sus funciones, asumiendo la responsabilidad por su uso, custodia y conservación."
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      "quote_en": "The official shall be accountable for the proper use and handling of the assets assigned to them, and must replace their cost when negligent and irresponsible handling is proven by appropriate means.",
      "quote_es": "El funcionario deberá responder por el buen uso y manejo de los activos asignados a su cargo, debiendo reponer el costo de los mismos cuando se compruebe por los medios adecuados un manejo negligente e irresponsable."
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      "quote_en": "In the event of the disappearance, damage, or loss of fixed assets due to an alleged crime of robbery, theft, or misappropriation, the official who has been assigned the fixed asset must file the corresponding complaint with the Judicial Investigation Agency when applicable, within twenty-four hours of the occurrence or detection of the event.",
      "quote_es": "En caso de desaparición, daño o pérdida de activos fijos por un presunto delito de robo, hurto, o sustracción, el funcionario que tenga asignado el activo fijo deberá interponer la denuncia correspondiente ante el Organismo de Investigación Judicial cuando así corresponda, dentro de las veinticuatro horas siguientes de haber sucedido o detectado el hecho."
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  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 06\n\n                        Reglamento para la administración y control de activos fijos para el\nServicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento\n\nSERVICIO\nNACIONAL DE AGUAS\n\nSUBTERRÁNEAS,RIEGO\nY AVENAMIENTO\n\nAcuerdo 6, tomado por la\nJunta Directiva de SENARA, en su sesión ordinaria N° 06-2025, celebrada el\nmartes 25 de marzo de 2025.\n\nCon base en las\nrecomendaciones emitidas por la Gerencia mediante oficio SENARA-GG-OFI151-2025,\nsuscrito por el Ing. Agustín Brenes Fernández, la Dirección Jurídica con oficio\nSENARA-DJ-094-2023 suscrito por el Lic. Giovanni López Jiménez, la Dirección\nAdministrativa-Financiera con oficio SENARA-DAF-OFI-044-2025, suscrito por la\nLicda. Karla Espinoza Mendoza y la Unidad Servicios Administrativos con oficio\nSENARA-DAF-SA-OFI-0532025, suscrito por la Lcda. Xinia Herrera Mata, se aprueba\nel REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA EL\nSERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO.\n\nDicho Reglamento se muestra a\ncontinuación:\n\nREGLAMENTO PARA\nLA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL\n\nDE ACTIVOS\nFIJOS PARA EL SERVICIO NACIONAL\n\nDE AGUAS\nSUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO\n\nConsiderandos:\n\nI.-Los bienes de SENARA son\nbienes públicos y por lo tanto sujetos al control de legalidad, por lo cual es\nnecesario dictar normas que ordenen y faciliten la administración y el control\neficiente de los activos fijos de SENARA.\n\nII.-SENARA requiere tener\nnormativa actualizada, que se ajuste a las necesidades presentes y de\nconformidad con el ordenamiento jurídico nacional, que regule la adquisición,\nrecepción, traslado, uso, control, custodia, sustitución y destino final de los\nactivos fijos institucionales.\n\nIII.-Se concluye que debe\nemitirse un reglamento de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios\nde SENARA en relación con los bienes de SENARA en general y asignados a cada\nfuncionario en particular, a efectos de darle un uso eficiente y un cuido\napropiado a los mismos. por tanto;\n\nEn razón de lo anterior se emite el\npresente Reglamento para la Administración y Control de Activos Fijos del\nSENARA.\n\nREGLAMENTO PARA\nLA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL\n\nDE ACTIVOS\nFIJOS PARA EL SERVICIO NACIONAL\n\nDE AGUAS\nSUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO\n\nCAPÍTULO I\n\nDisposiciones\ngenerales\n\nArtículo 1º-El presente\nReglamento tiene como objetivo dotar al Servicio Nacional de Aguas\nSubterráneas, Riego y Avenamiento de un instrumento que le permita normar el\nuso, administración y control eficiente y eficaz de activos fijos.\n\nArtículo 2º-Las disposiciones\nde este Reglamento son de acatamiento obligatorio para los funcionarios del\nServicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, que se benefician\ndel uso y servicio de los activos fijos propiedad de esta institución.\n\nArtículo 3º-Definiciones\ngenerales. Cuando en el presente Reglamento se empleen los siguientes términos\ny definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:\n\n3.1 SENARA: Servicio Nacional\nde Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.\n\n3.2 Acta. Documento donde\nqueda constancia de un acto o serie de actos relacionados con los bienes\nmuebles, sea donación, desecho u otro cualquier otro movimiento, que esté\nrelacionado con los registros y controles de los activos institucionales.\n\n3.3 Activo fijo. Bien que se\nadquiere para el cumplimiento de las funciones propias de la Institución, los\ncuales no están destinados para su venta, estos son: terrenos, edificios,\ncanales, represas, maquinaria, mobiliario, vehículos entre otros.\n\n3.4 Activo fijo inmueble. Son\naquellos terrenos, edificios, puentes, represas, canales y, demás\nconstrucciones e instalaciones adheridos al suelo de manera fija y permanente.\n\n3.5 Activo fijo mueble. A\nefectos del presente reglamento se entenderá como aquellos activos destinados\npor el SENARA para su uso en la realización de sus objetivos institucionales,\nque cumplan las siguientes características:\n\na) Que el activo fijo no\nconstituya parte permanente de los edificios y pueda ser traspasado sin alterar\nsu integridad material.\n\nb) Que el activo fijo posea\nuna conformación material que permita su adecuada identificación, sea por medio\nde placa metálica, grabación, sello, cintas adhesivas o cualquier otro medio\ntecnológico que brinde seguridad al registro.\n\nc) Qué valor del bien sea\nigual o mayor al 50% del salario base establecido para el auxiliar\nadministrativo categoría uno del Poder Judicial de Costa Rica establecido en la\nLey N° 7337 del 5 de mayo de 1993 y se actualiza cada año mediante publicación\nen el Boletín Judicial por la Corte Suprema de Justicia.\n\n3.6 Adiciones o mejoras. Son\nlas erogaciones monetarias que tienen el efecto directo de aumentar el valor de\nun activo existente, al incrementar su capacidad, su vida útil y su eficiencia,\npor lo tanto, las mismas deben cargarse al valor del activo.\n\n3.7 Baja de activo. Exclusión\nde bienes de los registros contables y del control de activos de la Institución\npor causas de desecho, donación, venta, permuta, extravío, robo o pérdida por\ncausas extraordinarias provocadas por desastres naturales.\n\n3.8 Depreciación. Es el gasto\nno erogable, de una parte, del costo del activo fijo, dentro del período de su\nvida útil. Los activos fijos de la Institución serán depreciados por el método\nde Línea Recta.\n\n3.9 Donación. Es el traspaso\nde activos fijos sin compromiso de contraprestación por las partes.\n\n3.10 Formulario. Son todos\nlos documentos diseñados para el registro y control de los activos, por\nejemplo: asignación, traslado, préstamo interno, préstamo externo y reparación\nde equipo, entre otros.\n\n3.11 Reparación y\nmantenimiento. Gasto en que se incurre para la correcta operación y\nfuncionamiento del activo, son modificaciones parciales practicadas al activo\npor el deterioro normal.\n\n3.12 Traslado de activos.\nMovimiento de un activo de un funcionario a otro, mediante reasignación sea en\nforma provisional o definitiva, según los procedimientos establecidos en el\npresente reglamento.\n\n3.13 Valor de reposición. Es\nel importe monetario que se debería pagar por su adquisición si en un momento\ndado se decidiera su compra.\n\n3.14 Vida útil. Es la\nestimación del tiempo que durará en servicio un activo fijo, esta valoración es\nnecesaria para conocer el gasto por depreciación de acuerdo con las tablas de\nla Dirección General de Tributación Directa.\n\n3.15 Usuario. Es aquel\nfuncionario del SENARA a quien se le ha hecho entrega efectiva de un activo\npara su uso y custodia, en forma exclusiva para el cumplimiento de sus\nfunciones.\n\nCAPÍTULO II\n\nUso, Custodia\n\nArtículo 4º-Todo funcionario\ndel SENARA, recibirá en buenas condiciones de funcionamiento los activos fijos\nnecesarios para el cumplimiento de sus funciones, asumiendo la responsabilidad\npor su uso, custodia y conservación.\n\nArtículo 5º-Deberá la Unidad\nde Recursos Humanos, informar a la Unidad de Servicios Administrativos el\ningreso de nuevos funcionarios, para proceder con la asignación de los activos\ncorrespondientes, según así lo solicite la jefatura encargada.\n\nArtículo 6º-Activos de uso\ncomún. En el caso de activos de uso común, serán asignados a la respectiva\njefatura, para la utilización de todos los funcionarios de cada unidad\nadministrativa.\n\nCAPÍTULO III\n\nRegistro de los\nactivos\n\nArtículo 7º-Del ingreso de\nactivos. El ingreso de activos se hará por medio de la Unidad de Servicios\nAdministrativos, en oficinas centrales o bien, en las oficinas regionales.\n\nArtículo 8º-Del registro de\nlos activos. La Unidad de Servicios Administrativos, realizará el trámite de\nregistro de los activos en el sistema de inventario, control, codificación y\nasignación al destinatario; además, le corresponderá confeccionar y colocar la\nplaca metálica, código de barras, marcadores o chip de seguridad que identifica\nel bien, así como informar a la Unidad Financiero Contable.\n\nArtículo 9º-Registro\nContable. La Unidad Financiero Contable realizará el respectivo registro\ncontable, además del registro de depreciación, revaluación y deterioro de\nactivos de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector\nPúblico (NICPS 17).\n\nArtículo 10.-Revaluación de\nactivos\n\na- Revaloración de activos\nmuebles: La revaloración de activos muebles se debe realizar cada 3 años\naplicando el método de costo.\n\nLa Unidad de Servicios\nAdministrativos en el caso de los activos de las oficinas de San José y\noficinas regionales, o bien el Coordinador Unidad Administrativa del DRAT,\nrealizará una solicitud formal de avalúo dirigida al área con funcionarios\nespecialistas en la materia de avalúos para que atiendan dicha petición. El\ndetalle que como mínimo debe indicar la solicitud enviada al área gestora del\navalúo será la siguiente: los activos a valorar, la ubicación de estos, su uso\ny valor de compra.\n\nb- Revaloración de activos inmuebles: La revaloración de activos\ninmuebles se realizará cada 5 años aplicando el método de mercado.\n\nLa Unidad de Servicios Administrativos en el caso de los activos de las\noficinas de San José y oficinas regionales, o bien el Coordinador Unidad\nAdministrativa del DRAT, realizará una solicitud formal de avalúo dirigida al\nárea con funcionarios especialistas en la materia de avalúos para que atiendan\ndicha petición. El detalle que como mínimo debe indicar la solicitud enviada al\nárea gestora del avalúo será la siguiente: un inventario de los activos a\nvalorar, la ubicación de estos y su uso y el valor actual.\n\nCAPÍTULO IV\n\nControl e Inventarios\n\nArtículo 11.-Del control e inventarios. El control e inventario\npermanente de activos, estará a cargo de la Unidad de Servicios\nAdministrativos, el cual deberá designar un responsable de dicha labor.\n\nArtículo\n12.-De los Inventarios. La Unidad de Servicios Administrativos, deberá realizar\nal menos un inventario anual de los activos, el cual podrá hacerse mediante\nmuestra selectiva o inventario general, todo lo cual deberá registrarse en un\nformulario, la cual deberá contener como mínimo: a) Número de activo; b) Tipo\nde activo (mueble, inmueble); c) Clase y nombre del bien; d) Descripción y\ncaracterísticas; e) Estado del activo; f) Ubicación; g) Nombre del funcionario.\nEl informe final se emitirá en un plazo no mayor de 30 días hábiles a partir de\nla finalización de la toma física. Dicho informe se remitirá a la gerencia,\ndirecciones de área, coordinadores regionales y unidades asesoras según\ncorresponda, a efecto de que se realicen las verificaciones, observaciones y\njustificaciones que estimen pertinentes, para lo cual tendrán un plazo de 15\ndías hábiles contados a partir de la recepción del informe. Vencido este último\nplazo, la Unidad de Servicios Administrativos, remitirá en un plazo no mayor de\n20 días hábiles, un informe definitivo a la Dirección del Área Administrativa,\ncon las observaciones, justificaciones y recomendaciones presentadas por el\nEncargado del control del inventario permanente de activos, para lo\ncorrespondiente.\n\nArtículo\n13.-Apoyo Institucional. Todas las dependencias del SENARA deberán brindar las\nfacilidades y apoyo a la Administración, durante la toma de los inventarios\nfísicos, selectivos o generales.\n\nArtículo\n14.-Niveles de autorización de ajustes en el auxiliar y en libros contables de\nCuentas de Bienes Muebles.\n\n14.1 Ajustes cuyo monto no\nsupere el 1% del monto total que refleje el auxiliar de las clasificaciones de\nla cuenta Bienes Muebles serán aprobados por la Jefatura de la Dirección\nAdministrativa.\n\n14.2\nAjustes cuyo monto superen el 1% del monto total que refleje el auxiliar de las\nclasificaciones de la cuenta Bienes Muebles serán aprobados por la Gerencia\nGeneral.\n\n14.3\nTodo ajuste que se realice deberá estar debidamente justificado y respaldado en\nel informe.\n\nArtículo 15.-De las adiciones y mejoras de los activos. Cuando un activo\nfijo sea objeto de alguna adición o mejora que incremente significativamente su\ncapacidad de servicio, su eficiencia, prolongación de su vida útil o reducción\nde sus costos de operación futura se deberán capitalizar.\n\nLas reparaciones ordinarias y extraordinarias que tiendan a la\nconservación del activo en condiciones normales de servicio, no son\ncapitalizables.\n\nCAPÍTULO V\n\nTraslado y Baja de Activos\n\nArtículo 16.-Traslado de activos. Todo traslado, de un activo\nfijo mueble, deberá formalizarse a través del sistema ERP, por parte del que\ntenga asignado el activo con el visto bueno de la jefatura inmediata.\n\nArtículo\n17.-De la salida de los activos fijos, En caso de que los bienes muebles\npropiedad de SENARA, deban trasladarse fuera de las oficinas de sede central,\nDRAT y oficina regional, se deberá completar el formulario correspondiente, en\ndonde se detallará el estado del activo fijo, sus características, descripción,\nel motivo que justifica su salida, el número de placa, el destino del activo\nfijo y el tiempo estimado que permanecerá fuera de la Institución, esta fórmula\nrequerirá del visto bueno de la Jefatura respectiva.\n\nCuando los activos fijos\ndeban salir temporalmente de las instalaciones del SENARA, para ser objeto de\ndiagnóstico de su estado, reparación o mantenimiento, se tramitará a través la\nUnidad de Servicios Administrativos en oficinas centrales, DRAT y unidades\nadministrativas regionales, mediante el uso del formulario denominado\n\"Autorización de salida de Activos\".\n\nArtículo\n18.-Baja de activos fijos. Para dar baja de activos fijos del sistema de\ninventarios y del registro contable, se deberá conformar un expediente\nadministrativo y, estar en alguno de los siguientes supuestos:\n\na) Venta\n\nb)\nDonación debidamente autorizada por la gerencia general.\n\nc)\nDesecho, al encontrarse el bien en desuso o mal estado.\n\nd)\nPérdida o extravío.\n\ne) Hurto\no robo.\n\nf) Otro\ndebidamente justificado.\n\nPara los casos de venta y donación deberá adjuntarse además el avalúo\ndel perito correspondiente. En cualquiera de los casos, deben cumplirse los\nrequisitos que al efecto establece la Ley 9986 Ley General de Contratación\nPúbica y su reglamento. En el caso de desecho se deberá adjuntar un criterio\ntécnico.\n\nArtículo\n19.-De los activos fijos obsoletos, inservibles, en mal estado o en desuso.\nSerá responsabilidad y obligación del funcionario entregarlos en la bodega\ndestinada para activos fijos (Oficinas Centrales, DRAT y Regionales), los\nactivos fijos obsoletos, inservibles, en mal estado o en desuso y realizar el\ntraslado en el sistema ERP, dicho activos serán almacenados de forma temporal,\nhasta que se determine de manera técnica lo que corresponda.\n\nArtículo\n20.-Del Seguro. Los activos fijos, deberán de contar con un seguro de acuerdo a\nsu naturaleza o valor, cuando así lo determine la Administración.\n\nCAPÍTULO VI\n\nDe las obligaciones de los funcionarios\n\nArtículo 21.-De las obligaciones del Encargado de Control de Activos\nfijos:\n\n21.1 Registrar, controlar y\nllevar un inventario general orientado a la actualización y control de los\nbienes, con el fin de verificar su existencia y el estado físico de los mismos,\ncomprobando la confiabilidad y exactitud de los registros de control de cada\nunidad administrativa.\n\n21.2 Realizar los inventarios de los activos fijos de la institución\nubicados en: Oficinas Centrales, Oficinas Regionales y en el Distrito de Riego\nArenal Tempisque, según corresponda.\n\n21.3 Realizar las conciliaciones de los registros y\ndeterminar los faltantes, si los hubiera, entre lo informado y lo registrado e\ninformar a los responsables de la custodia y salvaguardia de los activos.\n\n21.4 Conservar bajo su custodia los bienes que son\ndevueltos por las diferentes unidades, valorando cuando proceda, su condición\nde uso y su estado para proceder con una posible asignación y traspaso a un\nnuevo usuario. Cuando se trate de bienes ubicados en las bodegas del DRAT, el responsable\nserá la persona que tenga asignada la custodia de los mismos.\n\n21.5 Registrar en el sistema ERP la baja de bienes que\nse donan, se venden o se desechan, previo cumplimiento de los procedimientos\nestablecidos al efecto.\n\nArtículo 22.-De las obligaciones de las Jefaturas.\nSerá obligación de las Jefaturas:\n\n22.1 Velar por el correcto uso, cuidado,\nmantenimiento, reparación y modificación de todos los activos fijos asignados a\nlos funcionarios a su cargo.\n\n22.2 En caso de permisos de un funcionario con o sin\ngoce de salario, traslados, de becas dentro o fuera del país, vacaciones e\nincapacidades, todas las anteriores superiores a un mes; de igual forma, cuando\ncese en el ejercicio de su cargo por renuncia, despido o jubilación la jefatura\ninmediata será la responsable de velar por que el usuario solicite al encargado\nde Servicios Administrativos, el inventario de activos fijos asignados a su\nnombre, así como tomar una determinación del destino de los mismos. Esta\ndisposición deberá cumplirse con el tiempo suficiente, previo a la salida\ndefinitiva del funcionario del SENARA.\n\n22.3 Velar por la integridad de los activos fijos\nasignados a los funcionarios que estén incapacitados para laborar, que se\nencuentren con licencia o disfrutando de vacaciones, para lo cual podrán\nadoptar las medidas que estimen oportunas.\n\nArtículo 23.-De las obligaciones de los usuarios. Los\nfuncionarios del SENARA deberán cumplir las siguientes obligaciones en materia\nde control de activos fijos e inventario:\n\n23.1 Asumir plenamente la responsabilidad por la\ncustodia y por el uso adecuado de todos los activos que le han sido formalmente\nasignados para el desempeño de sus funciones, se incluye en este punto los\nactivos fijos asignados en carácter de uso temporal por otra unidad, así como\nlos activos de uso común.\n\n23.2 El funcionario deberá responder por el buen uso y\nmanejo de los activos asignados a su cargo, debiendo reponer el costo de los\nmismos cuando se compruebe por los medios adecuados un manejo negligente e\nirresponsable.\n\n23.3 Guardar el más estricto cuidado y diligencia en\nel manejo y mantenimiento de los activos fijos institucionales asignados para\nel desempeño de las funciones propias de cada puesto.\n\n23.4 Velar porque los activos asignados estén ubicados\nen el lugar de trabajo destinado para el desempeño de las funciones propias de\ncada puesto y responsabilizarse por aquellos activos que no estén localizados\nen su sitio.\n\n23.5 Una vez\nfinalizada una gira de trabajo, ingresar al centro laboral (Oficinas SENARA),\nlos activos que le fueron asignados por la institución para el cumplimiento de\nsus funciones.\n\n23.6 Salvaguardar de todo peligro los activos fijos\nbajo su responsabilidad, para lo cual informará por escrito a su jefatura\ncualquier medida de seguridad que estime conveniente adoptar, con copia a la\nUnidad de Servicios Administrativos.\n\n23.7 Reportar en forma oportuna a su jefatura, cuando\nel activo fijo bajo su responsabilidad requiera de mantenimiento preventivo o\nbien cuando perciba que está fallando, para que sea gestionada su reparación;\nasí como informar por los activos que no estén en uso o sean obsoletos.\n\n23.8 Comunicar de forma inmediata sobre la pérdida o\nsustracción de un activo bajo su responsabilidad y proceder en la forma\nprevista en este Reglamento.\n\n23.9 Utilizar los formularios vigentes para tramitar\nlos movimientos de activos fijos u otros medios establecidos.\n\n23.10 Cumplir en el momento que corresponda y lugar\nseñalado, con la devolución de aquellos activos fijos asignados temporalmente.\n\n23.11 Facilitar a la Administración, la realización de\nlos inventarios físicos, selectivos o generales.\n\n23.12 Cumplir con las demás obligaciones que se\ncontemplan en este reglamento.\n\nCAPÍTULO VII\n\nPréstamo y Donaciones de activos\n\nArtículo 24.-Del préstamo externo de activos. El\npréstamo de activos a otras instituciones, deberá ser aprobado por la gerencia\ndel SENARA y se formalizará mediante convenio. El convenio deberá contener como\nmínimo la siguiente información\n\n24.1 Entidad solicitante\n\n23.1 Período que cubre\n\n24.2 Responsable del bien dado en calidad de préstamo\n\n24.3 Número de activo (Placa)\n\n24.4 En el caso de vehículos, se deberá indicar\nmodelo, serie, color, tipo, Nº motor, Nº de chasis, Nº placa de circulación,\nestado general de todos los sistemas que componen la unidad, así como un\ndetalle de la documentación que la respalda para circular sin problemas, según\nlo establece la Ley General de Tránsito de Costa Rica.\n\n24.5 Estado de entrega de los activos facilitados\n\n24.6 Otras condiciones del préstamo y devolución.\n\n24.7 El préstamo externo obedece a la satisfacción de\nun interés público.\n\nArtículo 25.-El SENARA realizará los inventarios que\nconsidere pertinentes a los activos dados en calidad de préstamo a otras\ninstituciones. Las Instituciones que cuenten con activos prestados por parte\ndel SENARA deberán brindar periódicamente la información que se le solicite en\ncuanto a estado de los mismos (físico y de funcionamiento).\n\nArtículo 26.-Alta de bienes por donación. La Gerencia\nGeneral autorizará el alta de bienes muebles a título de donación, para lo cual\nse requiere cumplir con lo siguiente:\n\n26.1 Ofrecimiento escrito por parte del donante, con\ndetalle del bien ofrecido a donar y el costo del bien con el respectivo\nrespaldo.\n\n26.2 Que lo donado sea de utilidad para el ejercicio\nde las labores de SENARA\n\n26.3 Que el costo de mercado del activo, sea menor al\ncosto de recibir y mantener el activo que se tomará como donación\n\n26.4 Que se cuenta con los\nrecursos necesarios para cubrir todos los gastos que genere la recepción y\nmantenimiento del activo.\n\nArtículo 27.-Recepción y registro de activos donados:\nLos activos recibidos por donación serán recibidos conforme, por el funcionario\nque va tener a cargo el activo. La Unidad de Servicios Administrativos oficinas\ncentrales y DRAT según corresponda, será la encargada del registro\ncorrespondiente en el sistema ERP.\n\nArtículo 28.-Donación de bienes muebles. SENARA podrá\ndonar bienes muebles que se encuentren en desuso o mal estado y sin valor\ncomercial. Deberá mediar una solicitud por parte del interesado donde se\nespecifique claramente las características de los bienes que interesan en la\ndonación.\n\nArtículo 29.-La Gerencia, previa recomendación\ndebidamente motivada de la Dirección Administrativa, deberá dictaminar sobre la\nsolicitud, considerando entre otros aspectos que los bienes que serían objeto\nde donación, debidamente inventariados, no son útiles o necesarios para la\ninstitución.\n\nArtículo 30.-Una vez recibido el informe y la\nrecomendación, la Gerencia decidirá si aprueba o no la donación.\n\nArtículo 31.-Previo a la ejecución de la donación, se\ndeberá contar con el avalúo de los bienes realizado por el órgano especializado\nde la administración respectiva o en su defecto el avalúo de la Dirección\nGeneral de Tributación, de acuerdo con el valor real del mercado.\n\nArtículo 32.-La entidad beneficiaria contará con\ncuarenta y cinco días naturales a partir de la recepción del acuerdo que\napruebe la donación, para aceptarla y ejecutarla; caso contrario, se tendrá por\ndesistida.\n\nArtículo 33.-Con la entrega del bien o bienes donados\nprocederá el levantamiento de un acta con la asistencia de la Coordinación de\nla Unidad de Servicios Administrativos oficinas centrales y DRAT, según\ncorresponda, o el funcionario delegado por esta, quien la suscribirá junto con\nel representante legal de la entidad beneficiaria. En dicha acta deberá\nconsignarse el estado de los bienes donados, sus características esenciales y\nsu número de registro institucional.\n\nArtículo 34.-En todos los casos que suponga la administración\nde recursos públicos, la entidad beneficiaria deberá cumplir lo dispuesto en la\nLey de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos y Ley de la\nContratación Administrativa y su Reglamento.\n\nCAPÍTULO VIII\n\nExtravió o\nrobo de activos\n\nArtículo 35.-Del robo y hurto de activos fijos. En\ncaso de desaparición, daño o pérdida de activos fijos por un presunto delito de\nrobo, hurto, o sustracción, el funcionario que tenga asignado el activo fijo\ndeberá interponer la denuncia correspondiente ante el Organismo de\nInvestigación Judicial cuando así corresponda, dentro de las veinticuatro horas\nsiguientes de haber sucedido o detectado el hecho, adicionalmente deberá\nsujetarse a lo preceptuado en este reglamento en relación con el procedimiento\nque deberá observarse en términos generales en el caso de extravío, pérdida,\ndaño, deterioro, accidente de tránsito, colisión, u otros eventos que lleven\nimplícito daño o pérdidas irreparables de activos institucionales.\n\nDel procedimiento sumario administrativo\n\nArtículo 36.-En caso de desaparición, daño reparable,\npérdida de activos fijos por un presunto delito de robo, hurto, o sustracción,\no bien cuando el activo asignado sufra un deterioro que impida su reparación, o\nse trate de accidentes de tránsito o colisiones en los cuales estén\ninvolucrados activos institucionales, el funcionario que tenga asignado el\nactivo fijo deberá informar por escrito a la jefatura superior inmediata sobre\nlo sucedido, en un plazo no mayor de tres días hábiles siguientes al momento en\nque aconteció el accidente, colisión, o percance o bien al momento que tuvo\nconocimiento de la desaparición o pérdida del activo fijo asignado bajo su\nresponsabilidad.\n\nArtículo 37.-El superior inmediato en un plazo no\nmayor de tres días hábiles siguientes al momento que tuvo conocimiento del daño\ncausado al activo, notificará a la Unidad de Servicios Administrativos con el\nfin de que inicie una investigación a efectos de recabar información para\nsentar las bases de una eventual responsabilidad.\n\nArtículo 38.-Corresponderá a la Unidad de Servicios\nAdministrativos instruir el expediente administrativo, determinar la cuantía y\nmagnitud del daño y, ponerlo en conocimiento al servidor (a) cuya custodia le\ncorresponde, en un plazo que no podrá exceder de diez días, otorgando un plazo\nmáximo de ocho días hábiles, a partir del recibido para que se refiera a los\ndaños sufridos por el activo asignado a su nombre y ofrezca los medios de\nprueba en descargo de los mismos si los hubiere.\n\nArtículo 39.-Cuando el servidor(a) responsable de la\ncustodia del activo que ha sufrido daño no ejerciere su defensa, no constituirá\nmotivo para tener por imputable a su responsabilidad los daños comprobados,\ndebiendo la Unidad de Servicios Administrativos continuar con la investigación\na fin de verificar la verdad real de los hechos y dar por concluido el\nprocedimiento.\n\nArtículo 40.-Transcurrido el plazo de traslado del\ninforme de daños, la Unidad Servicios Administrativos, dentro de un término que\nno podrá exceder de diez días hábiles, rendirá un informe mediante resolución\ndebidamente razonada, conteniendo una descripción detallada de los hechos y\nantecedentes, evaluación de las probanzas aportadas que se consideren\naplicables, en el caso de que procedan. El informe será trasladado ante la\nDirección del Área Administrativa y notificará al funcionario involucrado,\nquien tendrá tres días hábiles para manifestar su disconformidad si la hubiera,\nla cual será resuelta en alzada por La Gerencia. Resuelta dicha disconformidad,\ny comunicada al interesado, se procederá a fijar la sanción disciplinaria\ncuando sea del caso, para lo cual se notificará la Unidad de Recursos Humanos y\nse determinará el costo de reposición del activo cuando esto proceda, debiendo\nel funcionario cancelar de su propio peculio el valor de reposición del activo\nde características similares a través del mecanismo fijado para hacer efectivo\nel reintegro del valor del mismo.\n\nArtículo 41.-Son obligaciones de la Unidad de\nServicios Administrativos:\n\na) Recibir y darles trámite a todos los informes de\ndaño o pérdida de activos fijos por un presunto delito de robo, hurto, o\nsustracción, por deterioro, o accidentes de tránsito y colisiones que afecten\nlos activos institucionales;\n\nb) Recibir las pruebas testimoniales y recabar las\ndemás probanzas ofrecidas por las partes;\n\nc) Solicitar a cualquier servidor o servidora del\nSENARA, o bien a un tercero externo competente que pueda brindar un criterio\ntécnico, la colaboración necesaria para concluir la investigación;\n\nd) Verificar que en el proceso no existan errores u\nomisiones capaces de producir nulidad o indefensión;\n\ne) Elaborar el informe razonado del caso en estudio,\nverificando previamente, que no haya errores de procedimiento o vicios\ncausantes de indefensión y comunicarlo a la Dirección del Área Administrativa;\n\nf) Exista o no\nresponsabilidad comprobada a través de investigación levantada por parte del o\nde los funcionarios involucrados, la Unidad de Servicios Administrativos,\n\nDeberá dar de baja el activo cuando ello proceda, de\nacuerdo a los documentos de respaldo que se emitan para justificar tales\nefectos, así como informar a la Unidad Financiera Contable para lo\ncorrespondiente.\n\nCAPÍTULO IX\n\nDisposiciones finales\n\nArtículo 42.-Los bienes menores al 50% del salario\nbase de un auxiliar administrativo categoría uno del Poder Judicial de Costa\nRica será contabilizados directamente al gasto.\n\nArtículo 43.-Para efecto de control, se deberá\nmantener un auxiliar únicamente de los bienes cuyo valor esté por encima del\n25% y menor a 50% del salario base de un auxiliar administrativo categoría uno\ndel Poder Judicial de Costa Rica.\n\nArtículo 44.-Los bienes que ingresen o se encuentren\nen la Institución que sean propiedad de sus funcionarios deben ser reportados\ninmediatamente a la Unidad de Servicios Administrativos con el visto bueno de\nla jefatura inmediata, con el propósito de registrar su permanencia y posterior\nsalida. Para que el bien pueda salir debe solicitarse la autorización a la\nUnidad de Servicios Administrativos y presentarla sin excepción al oficial de\nseguridad, en los casos que estos bienes sufran algún desperfecto, deterioro,\npérdida o extravío mientras se encuentren dentro de las instalaciones del\nSENARA, la institución no asumirá ninguna responsabilidad al respecto.\n\nArtículo 45.-Lo relativo a las faltas y sanciones se\nregirán por lo establecido en el Reglamento Autónomo de Trabajo y normativa\nlegal vigente.\n\nArtículo 46.-Disposiciones derogatorias. Se deroga el\nReglamento Para la Administración y Control de Activos Fijos para el Servicio\nNacional De aguas Subterráneas Riego y Avenamiento indicado en el Acuerdo\nN°5702, tomado por la Junta Directiva de SENARA, en su Sesión Ordinaria N°\n741-18, celebrada el lunes 27 de agosto 2018, el cual fue publicado en La\nGaceta N° 172 del 19 de setiembre del 2018.\n\nArtículo 47.-Vigencia. El presente reglamento rige a\npartir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.",
  "body_en_text": "REGULATION FOR THE ADMINISTRATION AND CONTROL OF FIXED ASSETS FOR THE NATIONAL GROUNDWATER, IRRIGATION AND DRAINAGE SERVICE\n\nRecitals:\n\nI.-The assets of SENARA are public assets and therefore subject to legality control, for which reason it is necessary to issue rules that organize and facilitate the efficient administration and control of SENARA's fixed assets (activos fijos).\n\nII.-SENARA requires updated regulations, adjusted to present needs and in accordance with the national legal system, governing the acquisition, receipt, transfer, use, control, custody, replacement, and final disposition of institutional fixed assets (activos fijos).\n\nIII.-It is concluded that a regulation of mandatory compliance must be issued for all SENARA officials in relation to SENARA's assets in general and those assigned to each official in particular, in order to give them efficient use and appropriate care; therefore,\n\nBy reason of the foregoing, this Regulation for the Administration and Control of Fixed Assets of SENARA is issued.\n\nREGULATION FOR THE ADMINISTRATION AND CONTROL OF FIXED ASSETS FOR THE NATIONAL GROUNDWATER, IRRIGATION AND DRAINAGE SERVICE\n\nCHAPTER I\n\nGeneral Provisions\n\nArticle 1.-The objective of this Regulation is to provide the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service with an instrument that allows it to regulate the efficient and effective use, administration, and control of fixed assets (activos fijos).\n\nArticle 2.-The provisions of this Regulation are of mandatory compliance for the officials of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service, who benefit from the use and service of the fixed assets (activos fijos) owned by this institution.\n\nArticle 3.-General definitions. When the following terms and definitions are used in this Regulation, they shall be given the meanings indicated below:\n\n3.1 SENARA: National Groundwater, Irrigation and Drainage Service.\n\n3.2 Act. Document recording a single act or series of acts related to movable assets, be it donation, disposal, or any other movement, related to the records and controls of institutional assets.\n\n3.3 Fixed asset (activo fijo). Asset acquired for the fulfillment of the Institution's own functions, which are not intended for sale; these include: land, buildings, canals, dams, machinery, furniture, vehicles, among others.\n\n3.4 Immovable fixed asset (activo fijo inmueble). Those lands, buildings, bridges, dams, canals, and other constructions and installations fixed and permanently attached to the ground.\n\n3.5 Movable fixed asset (activo fijo mueble). For the purposes of this regulation, it shall be understood as those assets designated by SENARA for use in achieving its institutional objectives, which meet the following characteristics:\n\na) The fixed asset does not constitute a permanent part of the buildings and can be transferred without altering its material integrity.\n\nb) The fixed asset possesses a material conformation that allows its adequate identification, whether by means of a metal plate, etching, stamp, adhesive tapes, or any other technological means that provides security to the record.\n\nc) The value of the asset is equal to or greater than 50% of the base salary established for the administrative assistant category one of the Judicial Branch of Costa Rica, established in Law No. 7337 of May 5, 1993, and is updated annually via publication in the Judicial Bulletin by the Supreme Court of Justice.\n\n3.6 Additions or improvements (adiciones o mejoras). Monetary disbursements that have the direct effect of increasing the value of an existing asset, by increasing its capacity, its useful life, and its efficiency; therefore, they must be charged to the value of the asset.\n\n3.7 Derecognition of an asset (baja de activo). Exclusion of assets from the accounting records and from the Institution's asset control due to disposal, donation, sale, exchange, misplacement, theft, or loss due to extraordinary causes caused by natural disasters.\n\n3.8 Depreciation (depreciación). The non-disbursable expense of a portion of the cost of the fixed asset, within the period of its useful life. The Institution's fixed assets will be depreciated using the Straight-Line Method.\n\n3.9 Donation (donación). The transfer of fixed assets without a commitment of consideration by the parties.\n\n3.10 Form. All documents designed for the registration and control of assets, for example: assignment, transfer, internal loan, external loan, and equipment repair, among others.\n\n3.11 Repair and maintenance (reparación y mantenimiento). Expense incurred for the correct operation and functioning of the asset; these are partial modifications made to the asset due to normal deterioration.\n\n3.12 Transfer of assets (traslado de activos). Movement of an asset from one official to another, by means of reassignment, either provisionally or permanently, according to the procedures established in this regulation.\n\n3.13 Replacement value (valor de reposición). The monetary amount that would have to be paid for its acquisition if its purchase were decided at any given time.\n\n3.14 Useful life (vida útil). The estimated time that a fixed asset will remain in service; this valuation is necessary to know the depreciation expense in accordance with the tables of the Dirección General de Tributación Directa.\n\n3.15 User. The SENARA official to whom an asset has been effectively delivered for use and custody, exclusively for the performance of their duties.\n\nCHAPTER II\n\nUse, Custody\n\nArticle 4.-Every SENARA official shall receive, in good working condition, the fixed assets (activos fijos) necessary for the performance of their duties, assuming responsibility for their use, custody, and conservation.\n\nArticle 5.-The Human Resources Unit must inform the Administrative Services Unit of the entry of new officials, in order to proceed with the assignment of the corresponding assets, as requested by the respective head of department.\n\nArticle 6.-Common-use assets. In the case of common-use assets, they shall be assigned to the respective head of department, for the use of all officials of each administrative unit.\n\nCHAPTER III\n\nRegistration of Assets\n\nArticle 7.-Entry of assets. The entry of assets shall be carried out through the Administrative Services Unit, in central offices or in the regional offices.\n\nArticle 8.-Registration of assets. The Administrative Services Unit shall process the registration of assets in the inventory, control, codification, and assignment to the recipient system; in addition, it shall be responsible for preparing and placing the metal plate, barcode, markers, or security chip that identifies the asset, as well as informing the Financial Accounting Unit.\n\nArticle 9.-Accounting record. The Financial Accounting Unit shall make the respective accounting record, in addition to the record of depreciation, revaluation, and impairment of assets in accordance with International Public Sector Accounting Standards (IPSAS 17).\n\nArticle 10.-Revaluation of assets\n\na- Revaluation of movable assets: Revaluation of movable assets must be carried out every 3 years applying the cost method. The Administrative Services Unit, in the case of assets of the San José offices and regional offices, or the Administrative Unit Coordinator of DRAT, shall make a formal appraisal request directed to the area with specialist officials in appraisal matters to attend to said request. The minimum detail that the request sent to the appraisal management area must indicate shall be: the assets to be valued, their location, their use, and purchase value.\n\nb- Revaluation of immovable assets: Revaluation of immovable assets shall be carried out every 5 years applying the market method. The Administrative Services Unit, in the case of assets of the San José offices and regional offices, or the Administrative Unit Coordinator of DRAT, shall make a formal appraisal request directed to the area with specialist officials in appraisal matters to attend to said request. The minimum detail that the request sent to the appraisal management area must indicate shall be: an inventory of the assets to be valued, their location and their use, and the current value.\n\nCHAPTER IV\n\nControl and Inventories\n\nArticle 11.-Control and inventories. The permanent control and inventory of assets shall be the responsibility of the Administrative Services Unit, which must designate a person responsible for said task.\n\nArticle 12.-Inventories. The Administrative Services Unit must conduct at least one annual inventory of assets, which may be done by selective sample or general inventory, all of which must be recorded on a form, which must contain as a minimum: a) Asset number; b) Type of asset (movable, immovable); c) Class and name of the asset; d) Description and characteristics; e) Condition of the asset; f) Location; g) Name of the official. The final report shall be issued within a period not exceeding 30 business days from the completion of the physical count. Said report shall be forwarded to management, area directors, regional coordinators, and advisory units as appropriate, so that they may carry out the verifications, observations, and justifications they deem pertinent, for which they shall have a period of 15 business days counted from receipt of the report. Upon expiration of this last period, the Administrative Services Unit shall forward, within a period not exceeding 20 business days, a definitive report to the Director of the Administrative Area, with the observations, justifications, and recommendations presented by the person in charge of permanent asset inventory control, for corresponding action.\n\nArticle 13.-Institutional support. All SENARA departments must provide facilities and support to the Administration during the conduct of physical, selective, or general inventories.\n\nArticle 14.-Authorization levels for adjustments in the subsidiary ledger and accounting books of Movable Assets Accounts.\n\n14.1 Adjustments whose amount does not exceed 1% of the total amount reflected in the subsidiary ledger of the classifications of the Movable Assets account shall be approved by the Head of the Administrative Directorate.\n\n14.2 Adjustments whose amount exceeds 1% of the total amount reflected in the subsidiary ledger of the classifications of the Movable Assets account shall be approved by General Management.\n\n14.3 Any adjustment made must be duly justified and supported in the report.\n\nArticle 15.-Additions and improvements to assets. When a fixed asset (activo fijo) is subject to any addition or improvement that significantly increases its service capacity, its efficiency, prolongs its useful life, or reduces its future operating costs, these shall be capitalized.\n\nOrdinary and extraordinary repairs aimed at maintaining the asset in normal service conditions are not capitalizable.\n\nCHAPTER V\n\nTransfer and Derecognition of Assets\n\nArticle 16.-Transfer of assets. Every transfer of a movable fixed asset (activo fijo mueble) must be formalized through the ERP system, by the person to whom the asset is assigned, with the approval of the immediate supervisor.\n\nArticle 17.-Removal of fixed assets. In the event that movable assets owned by SENARA must be transferred outside the central headquarters, DRAT, and regional offices, the corresponding form must be completed, detailing the condition of the fixed asset, its characteristics, description, the reason justifying its removal, the plate number, the destination of the fixed asset, and the estimated time it will remain outside the Institution; this form will require the approval of the respective Head of Department.\n\nWhen fixed assets must temporarily leave SENARA facilities to undergo condition diagnosis, repair, or maintenance, this shall be processed through the Administrative Services Unit in central offices, DRAT, and regional administrative units, by using the form called \"Asset Removal Authorization.\"\n\nArticle 18.-Derecognition of fixed assets (baja de activos fijos). To derecognize fixed assets from the inventory system and accounting records, an administrative file must be compiled, and one of the following assumptions must be met:\n\na) Sale\n\nb) Donation duly authorized by general management.\n\nc) Disposal, when the asset is found to be in disuse or poor condition.\n\nd) Loss or misplacement.\n\ne) Theft or robbery.\n\nf) Other duly justified case.\n\nIn the cases of sale and donation, the corresponding expert's appraisal must also be attached. In any case, the requirements established for this purpose by Law 9986, the General Public Procurement Law, and its regulation must be met. In the case of disposal, a technical criterion must be attached.\n\nArticle 19.-Obsolete, unserviceable, in poor condition, or disused fixed assets. It shall be the responsibility and obligation of the official to deliver obsolete, unserviceable, in poor condition, or disused fixed assets to the warehouse designated for fixed assets (Central Offices, DRAT, and Regional Offices) and to perform the transfer in the ERP system; said assets shall be stored temporarily until a technical determination is made regarding their disposition.\n\nArticle 20.-Insurance. Fixed assets (activos fijos) must have insurance according to their nature or value, when so determined by the Administration.\n\nCHAPTER VI\n\nObligations of Officials\n\nArticle 21.-Obligations of the Person in Charge of Fixed Asset Control:\n\n21.1 Register, control, and maintain a general inventory aimed at updating and controlling assets, in order to verify their existence and physical condition, checking the reliability and accuracy of the control records of each administrative unit.\n\n21.2 Conduct the inventories of the institution's fixed assets (activos fijos) located in: Central Offices, Regional Offices, and in the Arenal Tempisque Irrigation District, as applicable.\n\n21.3 Perform reconciliations of the records and determine any shortages, if any, between what is reported and what is recorded, and inform those responsible for the custody and safeguarding of the assets.\n\n21.4 Keep under custody the assets returned by the different units, evaluating, as appropriate, their condition of use and state in order to proceed with a possible assignment and transfer to a new user. For assets located in DRAT warehouses, the responsible person shall be the person assigned custody of them.\n\n21.5 Register in the ERP system the derecognition (baja) of assets that are donated, sold, or discarded, after prior compliance with the procedures established for this purpose.\n\nArticle 22.-Obligations of Heads of Department. It shall be the obligation of Heads of Department:\n\n22.1 To ensure the correct use, care, maintenance, repair, and modification of all fixed assets (activos fijos) assigned to the officials under their charge.\n\n22.2 In the event of leave for an official, with or without pay, transfers, scholarships within or outside the country, vacations, and sick leave, all of the foregoing exceeding one month; likewise, when they cease in the exercise of their position due to resignation, dismissal, or retirement, the immediate supervisor shall be responsible for ensuring that the user requests from the person in charge of Administrative Services the inventory of fixed assets (activos fijos) assigned in their name, as well as making a determination regarding the disposition of the same. This provision must be complied with sufficiently in advance, prior to the definitive departure of the official from SENARA.\n\n22.3 To ensure the integrity of the fixed assets assigned to officials who are unable to work, who are on leave, or enjoying vacations, for which purpose they may adopt the measures they deem appropriate.\n\nArticle 23.-Obligations of users. SENARA officials must fulfill the following obligations regarding fixed asset (activo fijo) and inventory control:\n\n23.1 Fully assume responsibility for the custody and proper use of all assets formally assigned to them for the performance of their duties; this includes fixed assets (activos fijos) temporarily assigned by another unit, as well as common-use assets.\n\n23.2 The official shall be responsible for the proper use and handling of the assets assigned to their charge, and must reimburse the cost thereof when negligent and irresponsible handling is proven by appropriate means.\n\n23.3 Exercise the strictest care and diligence in the handling and maintenance of the institutional fixed assets (activos fijos) assigned for the performance of the duties inherent to each position.\n\n23.4 Ensure that the assigned assets are located in the workplace intended for the performance of the duties inherent to each position and take responsibility for those assets not found in their place.\n\n23.5 Once a work trip is concluded, bring into the workplace (SENARA Offices) the assets assigned to them by the institution for the performance of their duties.\n\n23.6 Safeguard the fixed assets (activos fijos) under their responsibility from all danger, for which purpose they shall inform their supervisor in writing of any security measure they deem appropriate to adopt, with a copy to the Administrative Services Unit.\n\n23.7 Report in a timely manner to their supervisor when the fixed asset (activo fijo) under their responsibility requires preventive maintenance or when they perceive it is failing, so that its repair can be managed; as well as report assets that are not in use or are obsolete.\n\n23.8 Immediately communicate the loss or theft of an asset under their responsibility and proceed as provided in this Regulation.\n\n23.9 Use the current forms to process fixed asset (activo fijo) movements or other established means.\n\n23.10 Comply, at the appropriate time and stated place, with the return of those fixed assets (activos fijos) assigned temporarily.\n\n23.11 Facilitate to the Administration the conduct of physical, selective, or general inventories.\n\n23.12 Fulfill the other obligations set forth in this regulation.\n\nCHAPTER VII\n\nLoan and Donations of Assets\n\nArticle 24.-External loan of assets. The loan of assets to other institutions must be approved by SENARA management and shall be formalized through an agreement. The agreement must contain at least the following information:\n\n24.1 Requesting entity\n\n23.1 Period covered\n\n24.2 Person responsible for the asset given on loan\n\n24.3 Asset number (Plate)\n\n24.4 In the case of vehicles, the model, series, color, type, engine number, chassis number, license plate number, general condition of all systems comprising the unit, as well as a detail of the documentation supporting its trouble-free circulation, as established by the General Transit Law of Costa Rica, must be indicated.\n\n24.5 Delivery condition of the assets provided\n\n24.6 Other loan and return conditions.\n\n24.7 The external loan arises from the satisfaction of a public interest.\n\nArticle 25.-SENARA shall conduct the inventories it deems pertinent on the assets given on loan to other institutions. The Institutions possessing assets lent by SENARA must periodically provide the information requested regarding their condition (physical and operational).\n\nArticle 26.-Recognition of assets by donation. General Management shall authorize the recognition of movable assets by donation, for which the following must be complied with:\n\n26.1 Written offer by the donor, with detail of the asset offered for donation and the cost of the asset with the respective backing.\n\n26.2 That the donated item is useful for the performance of SENARA's work.\n\n26.3 That the market cost of the asset is less than the cost of receiving and maintaining the asset to be taken as a donation.\n\n26.4 That the necessary resources are available to cover all expenses generated by the receipt and maintenance of the asset.\n\nArticle 27.-Receipt and registration of donated assets: Assets received by donation shall be received in conformity by the official who will be in charge of the asset. The Administrative Services Unit, central offices and DRAT as applicable, shall be responsible for the corresponding registration in the ERP system.\n\nArticle 28.-Donation of movable assets. SENARA may donate movable assets that are in disuse or poor condition and have no commercial value. A request must be made by the interested party clearly specifying the characteristics of the assets of interest for donation.\n\nArticle 29.-The Management, upon a duly reasoned prior recommendation from the Administrative Directorate, must rule on the request, considering, among other aspects, that the assets that would be the object of donation, duly inventoried, are not useful or necessary for the institution.\n\nArticle 30.-Once the report and recommendation are received, the Management shall decide whether or not to approve the donation.\n\nArticle 31.-Prior to executing the donation, the appraisal of the assets conducted by the specialized body of the respective administration must be available, or failing that, the appraisal by the Dirección General de Tributación, according to the real market value.\n\nArticle 32.-The beneficiary entity shall have forty-five calendar days from the receipt of the agreement approving the donation to accept and execute it; otherwise, it shall be deemed withdrawn.\n\nArticle 33.-Upon delivery of the donated asset or assets, the drafting of an acta shall proceed, with the attendance of the Coordinator of the Administrative Services Unit, central offices and DRAT, as applicable, or the official delegated by the latter, who shall sign it together with the legal representative of the beneficiary entity. Said acta must state the condition of the donated assets, their essential characteristics, and their institutional registration number.\n\nArticle 34.-In all cases involving the administration of public resources, the beneficiary entity must comply with the provisions of the Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos and the Ley de la Contratación Administrativa and its Regulation.\n\nCHAPTER VIII\n\nMisplacement or Theft of Assets\n\nArticle 35.-Theft and robbery of fixed assets. In the event of disappearance, damage, or loss of fixed assets (activos fijos) due to an alleged crime of robbery, theft, or larceny, the official to whom the fixed asset is assigned must file the corresponding complaint before the Judicial Investigation Agency (Organismo de Investigación Judicial) when appropriate, within the twenty-four hours following the occurrence or detection of the event; additionally, they must adhere to the provisions of this regulation regarding the procedure to be observed in general terms in the case of misplacement, loss, damage, deterioration, traffic accident, collision, or other events implying damage or irreparable loss of institutional assets.\n\nSummary Administrative Procedure\n\nArticle 36.-In case of disappearance, reparable damage, or loss of fixed assets (activos fijos) due to an alleged crime of robbery, theft, or larceny, or when the assigned asset suffers deterioration that prevents its repair, or in the case of traffic accidents or collisions involving institutional assets, the official to whom the fixed asset is assigned must inform the immediate superior head of department in writing of what happened, within a period not exceeding three business days following the moment the accident, collision, or incident occurred, or the moment they became aware of the disappearance or loss of the fixed asset assigned under their responsibility.\n\nArticle 37.-The immediate superior, within a period not exceeding three business days following the moment they became aware of the damage caused to the asset, shall notify the Administrative Services Unit so that it may initiate an investigation for the purpose of gathering information to lay the groundwork for eventual liability.\n\nArticle 38.-It shall be the responsibility of the Administrative Services Unit to compile the administrative file, determine the amount and magnitude of the damage, and make it known to the servant in charge of its custody, within a period that may not exceed ten days, granting a maximum period of eight business days from receipt for them to address the damages suffered by the asset assigned in their name and offer the means of proof in their defense if any exist.\n\nArticle 39.-If the servant responsible for the custody of the asset that has suffered damage does not exercise their defense, it shall not constitute grounds for attributing liability for the proven damages to them; the Administrative Services Unit must continue the investigation in order to verify the true facts and conclude the procedure.\n\nArticle 40.-Once the period for responding to the damage report has elapsed, the Administrative Services Unit, within a term that may not exceed ten business days, shall render a report by means of a duly reasoned resolution, containing a detailed description of the facts and background, evaluation of the evidence provided that is considered applicable, if applicable. The report shall be forwarded to the Director of the Administrative Area and shall be notified to the official involved, who shall have three business days to express their disagreement, if any, which shall be resolved on appeal by the Management. Once said disagreement is resolved and communicated to the interested party, the disciplinary sanction shall be established where applicable, for which purpose the Human Resources Unit shall be notified and the replacement cost of the asset shall be determined when this applies; the official must pay from their own personal funds the replacement value of an asset with similar characteristics through the mechanism set for enforcing the reimbursement of its value.\n\nArticle 41.-The obligations of the Administrative Services Unit are:\n\na) Receive and process all reports of damage or loss of fixed assets (activos fijos) due to an alleged crime of robbery, theft, or larceny, due to deterioration, or traffic accidents and collisions affecting institutional assets;\n\nb) Receive testimonial evidence and gather the other proofs offered by the parties;\n\nc) Request from any SENARA servant, or from a competent external third party who can provide a technical criterion, the necessary collaboration to conclude the investigation;\n\nd) Verify that there are no errors or omissions in the process capable of causing nullity or defenselessness;\n\ne) Prepare the reasoned report of the case under study, verifying beforehand that there are no procedural errors or defects causing defenselessness, and communicate it to the Director of the Administrative Area;\n\nf) Whether or not liability is proven through the investigation conducted by the official or officials involved, the Administrative Services Unit must derecognize the asset (dar de baja el activo) when appropriate, according to the supporting documents issued to justify such effects, as well as inform the Financial Accounting Unit for corresponding action.\n\nCHAPTER IX\n\nFinal Provisions\n\nArticle 42.-Assets with a value less than 50% of the base salary of an administrative assistant category one of the Judicial Branch of Costa Rica shall be accounted for directly as an expense.\n\nArticle 43.-For control purposes, a subsidiary ledger must be maintained only for assets whose value is above 25% and less than 50% of the base salary of an administrative assistant category one of the Judicial Branch of Costa Rica.\n\nArticle 44.-Assets that enter or are within the Institution that are the property of its officials must be reported immediately to the Administrative Services Unit with the approval of the immediate supervisor, for the purpose of recording their stay and subsequent removal. For the asset to be removed, authorization must be requested from the Administrative Services Unit and presented without exception to the security officer; in the event that these assets suffer any malfunction, deterioration, loss, or misplacement while within SENARA facilities, the institution shall assume no responsibility in this regard.\n\nArticle 45.-Matters relating to faults and sanctions shall be governed by the provisions established in the Autonomous Labor Regulations and current legal regulations.\n\nArticle 46.-Derogatory provisions. The Regulations for the Administration and Control of Fixed Assets for the Servicio Nacional De aguas Subterráneas Riego y Avenamiento indicated in Agreement N°5702, adopted by the Board of Directors of SENARA, in its Ordinary Session N° 741-18, held on Monday, August 27, 2018, which was published in La Gaceta N° 172 of September 19, 2018, is hereby repealed.\n\nArticle 47.-Effectiveness. These regulations shall take effect upon their publication in the Official Gazette La Gaceta."
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