{
  "id": "norm-104826",
  "citation": "Decreto 103",
  "section": "norms",
  "doc_type": "regulation",
  "title_es": "Reglamento Interno de Sesiones del Consejo Ejecutivo de FONASCAFE",
  "title_en": "Internal Rules of Procedure for Sessions of the FONASCAFE Executive Council",
  "summary_es": "Este reglamento establece las normas de funcionamiento del Consejo Ejecutivo del Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera (FONASCAFE), ente público no estatal encargado de administrar los recursos de la Ley N° 9630. Regula la integración del Consejo, las funciones de sus miembros, las modalidades de sesiones (presencial o virtual, prohibiendo las híbridas), la convocatoria, el quórum mínimo de tres miembros, el desarrollo de las deliberaciones, la presentación y votación de mociones de orden, la elaboración y confidencialidad de las actas, y el régimen de votaciones por mayoría simple o calificada. Incorpora disposiciones recientes sobre sesiones virtuales conforme a la Ley N° 10379, detallando requisitos de visibilidad, audibilidad y simultaneidad. Asimismo, define las causales de abstención, el pago de dietas, la conformación de comisiones de trabajo y los procedimientos de suplencia y licencias. El objetivo es dotar de claridad y transparencia al actuar del Consejo Ejecutivo en el ejercicio de sus deberes legales.",
  "summary_en": "These internal rules govern the functioning of the Executive Council of the National Coffee Sustainability Fund (FONASCAFE), a non-state public entity created by Law No. 9630. The regulations detail the Council's composition, the duties of its president, secretary, and members, and the conduct of ordinary and extraordinary sessions—allowing either in-person or virtual modes (hybrid sessions are expressly prohibited). It sets a quorum of three out of five members, outlines the handling of motions of order, and requires minutes to be kept confidentially due to sensitive credit portfolio data. Voting rules include simple and qualified majorities for specified decisions, with abstention grounds specified to prevent conflicts of interest. The document also covers per diem payments, temporary leaves, working committees, and the process for replacing members. It integrates recent legislation (Law No. 10379) on virtual sessions, ensuring secure, simultaneous audiovisual participation. The aim is to ensure transparent and lawful operation of the Council.",
  "court_or_agency": "",
  "date": "19/06/2025",
  "year": "2025",
  "topic_ids": [
    "_off-topic"
  ],
  "primary_topic_id": "_off-topic",
  "es_concept_hints": [
    "FONASCAFE",
    "Consejo Ejecutivo",
    "quórum",
    "mayoría calificada",
    "voto de calidad",
    "principio de colegialidad",
    "Ley 9630",
    "sesiones virtuales (Ley 10379)"
  ],
  "concept_anchors": [
    {
      "article": "Art. 1°, Art. 5°, Art. 7",
      "law": "Ley N° 9630"
    },
    {
      "article": "Art. 2°",
      "law": "Ley N° 10379"
    },
    {
      "article": "",
      "law": "Ley General de Administración Pública N° 6227"
    },
    {
      "article": "Art. 7 inciso q)",
      "law": "Decreto Ejecutivo N° 43201"
    }
  ],
  "keywords_es": [
    "FONASCAFE",
    "Consejo Ejecutivo",
    "sesiones virtuales",
    "reglamento interno",
    "quórum",
    "mayoría calificada",
    "actas confidenciales",
    "principio de colegialidad",
    "Ley 9630",
    "voto de calidad"
  ],
  "keywords_en": [
    "FONASCAFE",
    "Executive Council",
    "virtual sessions",
    "internal rules",
    "quorum",
    "qualified majority",
    "confidential minutes",
    "collegiality principle",
    "Law 9630",
    "casting vote"
  ],
  "excerpt_es": "Artículo 18.- De la celebración de sesiones virtuales: Para la celebración de sesiones virtuales deben concurrir los siguientes aspectos de confiabilidad, deliberación y simultaneidad que exige el Principio de Colegialidad:\n\nA. Que la sesión de Consejo Directivo se lleve a cabo bajo la modalidad de videoconferencia, donde se pueda garantizar la participación en tiempo real de todos los Directivos por medio de audio, imagen y transferencia de datos.\nB. La sesión virtual será acordada previamente por los miembros del Consejo Ejecutivo.\nC. Como requerimiento de seguridad, deberá asegurase la efectiva y recíproca visibilidad y audibilidad de las personas presentes en ambos lugares, para lo cual los Directivos deberán asegurar de manera obligatoria que dispone con el espacio y la tecnología idónea que dé cumplimiento a esta disposición.\nD. La presencia virtual deberá respetar la prohibición de superposición horaria, en virtud de la categoría de funcionarios públicos que revisten los miembros del Consejo Ejecutivo.\nE. La virtualidad debe permitir una comunicación integral, simultánea e ininterrumpida de video, audio y datos entre sus integrantes. La oralidad de la deliberación dentro de las sesiones debe garantizarse, en la que se indique claramente la identidad de las personas asistentes, la autenticidad e integridad de la voluntad colegiada, la conservación e inalterabilidad de lo actuado y su grabación en medios que permitan su integra reproducción.\n\nArtículo 39.- De los acuerdos del Consejo Ejecutivo: Los acuerdos del Consejo Ejecutivo serán tomados por mayoría simple de votos, es decir, al menos tres de los cinco miembros, salvo los acuerdos de los temas que se indican en el siguiente artículo.\n\nArtículo 40.- Del requerimiento de la mayoría calificada: El Consejo Ejecutivo deberá tomar acuerdos por mayoría calificada en los siguientes casos:\n\nA. El nombramiento y remoción del presidente y secretario.\nB. La aprobación de créditos, el otorgamiento de garantías y avales,\nC. La suspensión temporal del cobro de la contribución para el desarrollo de Programas de Sostenibilidad y Responsabilidad Social,\nD. Para la aprobación de los proyectos para la atención y aseguramiento de los Programas de Sostenibilidad y Responsabilidad Social.",
  "excerpt_en": "Article 18.- On holding virtual sessions: For virtual sessions to be held, the following aspects of reliability, deliberation, and simultaneity required by the Collegiality Principle must be met:\n\nA. The Executive Council session shall be held via videoconference, ensuring real-time participation of all Directors through audio, video, and data transfer.\nB. The virtual session shall be previously agreed upon by the Executive Council members.\nC. As a security requirement, effective and reciprocal visibility and audibility of individuals present at both locations must be ensured, for which Directors must mandatory secure adequate space and technology to comply with this provision.\nD. Virtual presence must respect the prohibition of time overlap, given the public official status of Executive Council members.\nE. Virtuality must allow comprehensive, simultaneous, and uninterrupted communication of video, audio, and data among its members. Oral deliberation within sessions must be guaranteed, clearly indicating the identity of attendees, the authenticity and integrity of the collegiate will, the preservation and inalterability of proceedings, and their recording in media allowing full reproduction.\n\nArticle 39.- Executive Council agreements: Executive Council agreements shall be adopted by a simple majority of votes, i.e., at least three of the five members, except for agreements on matters listed in the following article.\n\nArticle 40.- Qualified majority requirement: The Executive Council shall adopt agreements by a qualified majority in the following cases:\n\nA. Appointment and removal of the president and secretary.\nB. Approval of loans, granting of guarantees and sureties,\nC. Temporary suspension of the contribution levy for the development of Sustainability and Social Responsibility Programs,\nD. Approval of projects for the operation and assurance of Sustainability and Social Responsibility Programs.",
  "outcome": {
    "label_en": "Active norm",
    "label_es": "Norma vigente",
    "summary_en": "Approves the Internal Rules of Procedure for Sessions of the Executive Council of the National Coffee Sustainability Fund (FONASCAFE), regulating the conduct of its sessions, minutes, agreements, and per diems, incorporating the possibility of virtual sessions under Law No. 10379.",
    "summary_es": "Aprueba el Reglamento Interno de Sesiones del Consejo Ejecutivo del Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera (FONASCAFE), que regula el funcionamiento de sus sesiones, actas, acuerdos y dietas, incorporando la posibilidad de sesiones virtuales según la Ley N° 10379."
  },
  "pull_quotes": [
    {
      "context": "Artículo 18, inciso E",
      "quote_en": "Virtuality must allow comprehensive, simultaneous, and uninterrupted communication of video, audio, and data among its members. Oral deliberation within sessions must be guaranteed, clearly indicating the identity of attendees, the authenticity and integrity of the collegiate will, the preservation and inalterability of proceedings, and their recording in media allowing full reproduction.",
      "quote_es": "La virtualidad debe permitir una comunicación integral, simultánea e ininterrumpida de video, audio y datos entre sus integrantes. La oralidad de la deliberación dentro de las sesiones debe garantizarse, en la que se indique claramente la identidad de las personas asistentes, la autenticidad e integridad de la voluntad colegiada, la conservación e inalterabilidad de lo actuado y su grabación en medios que permitan su integra reproducción."
    },
    {
      "context": "Artículo 45, párrafo final",
      "quote_en": "Agreements adopted in contravention of this article shall be absolutely null and void and shall be deemed non-existent.",
      "quote_es": "Los acuerdos tomados en contravención a lo dispuesto por este artículo estarán viciados de nulidad absoluta y se tendrán por inexistentes."
    },
    {
      "context": "Artículo 39",
      "quote_en": "Executive Council agreements shall be adopted by a simple majority of votes, i.e., at least three of the five members, except for agreements on matters listed in the following article.",
      "quote_es": "Los acuerdos del Consejo Ejecutivo serán tomados por mayoría simple de votos, es decir, al menos tres de los cinco miembros, salvo los acuerdos de los temas que se indican en el siguiente artículo."
    }
  ],
  "cites": [],
  "cited_by": [],
  "references": {
    "internal": [
      {
        "target_id": "norm-88139",
        "kind": "concordant_norm",
        "label": "9630"
      },
      {
        "target_id": "norm-100630",
        "kind": "concordant_norm",
        "label": "10379"
      },
      {
        "target_id": "norm-13231",
        "kind": "concept_anchor",
        "label": "Ley General de Administración Pública N° 6227"
      }
    ],
    "external": []
  },
  "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=104826&strTipM=TC&nValor3=0",
  "tier": 2,
  "_editorial_citation_count": 0,
  "regulations_by_article": null,
  "amendments_by_article": null,
  "dictamen_by_article": null,
  "concordancias_by_article": {
    "all": [
      {
        "doc_id": "norm-88139",
        "label": "9630",
        "article": "all",
        "in_corpus_id": "norm-88139",
        "in_corpus_title_en": "Creation of the National Coffee Sustainability Fund (FONASCAFÉ)",
        "in_corpus_title_es": "Creación del Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera (FONASCAFÉ)",
        "in_corpus_citation": "Ley 9630",
        "in_corpus_doc_type": "law",
        "in_corpus_date": "02/12/2018",
        "in_corpus_year": "2018"
      },
      {
        "doc_id": "norm-100630",
        "label": "10379",
        "article": "all",
        "in_corpus_id": "norm-100630",
        "in_corpus_title_en": "Virtual sessions for collegiate bodies",
        "in_corpus_title_es": "Sesiones virtuales en órganos colegiados",
        "in_corpus_citation": "Ley 10379",
        "in_corpus_doc_type": "law",
        "in_corpus_date": "02/10/2023",
        "in_corpus_year": "2023"
      }
    ]
  },
  "afectaciones_by_article": null,
  "resoluciones_by_article": null,
  "cited_by_votos": [],
  "cited_norms": [],
  "cited_norms_inverted": [],
  "sentencias_relacionadas": [],
  "temas_y_subtemas": [],
  "cascade_only": false,
  "amendment_count": 0,
  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 103\n\n                        Reglamento interno de sesiones del Consejo Ejecutivo del Fondo Nacional de\nSostenibilidad Cafetalera -FONASCAFE-\n\nINSTITUTO DEL CAFÉ DE COSTA\nRICA\n\nFONDO NACIONAL DE\nSOSTENIBILIDAD CAFETALERA\n\nREGLAMENTO INTERNO DE\nSESIONES DEL CONSEJO EJECUTIVO DEL\n\nFONDO NACIONAL DE\nSOSTENIBILIDAD CAFETALERA -FONASCAFE-\n\nEn ejercicio de las\nfacultades y atribuciones que confiere al Consejo Ejecutivo del Fondo Nacional\nde Sostenibilidad Cafetalero el artículo 1° de la Ley de Creación del Fondo\nNacional de Sostenibilidad Cafetalera y artículo 7 inciso q) del Decreto Ejecutivo\nN° 43201, Reglamento a la Ley de Creación del Fondo Nacional de Sostenibilidad\nCafetalera.\n\nCONSIDERANDOS\n\nI. Que FONASCAFE, creado mediante Ley de creación del Fondo Nacional de\nSostenibilidad Cafetalera, Ley N° 9630 es un ente público no estatal con\npersonería y patrimonios propios.\n\nII. Que de acuerdo con la norma anterior, el órgano de administración mayor\nde FONASCAFE es el Consejo Ejecutivo.\n\nIII. Que el Reglamento\nInterno de sesiones del Consejo Ejecutivo del Fondo Nacional de Sostenibilidad\nCafetalera que actualmente rige la actividad interna de ese órgano fue\npublicado La Gaceta N° 211 del 04 de noviembre de 2022.\n\nIV. Que la Ley General de\nAdministración Pública, Ley N° 6227, ha realizado modificaciones importantes en\ncuanto al funcionamiento de los órganos colegiados, siendo la más reciente, la\ncelebración de sesiones virtuales, incorporación realizada mediante el artículo\n2° de la Ley Autoriza la celebración de sesiones virtuales a los Órganos\nColegiados de la Administración Pública, N° 10379 del 2 de octubre del 2023,\ntópico que por ser novedoso no se encuentra normado en el Reglamento de sesiones\nseñalado.\n\nV. 5º-Que es de relevante\nnecesidad para el Consejo Ejecutivo de FONASCAFE, modificar la normativa que\nrige su actividad, en aras de dotar de claridad y transparencia su actuar.\n\nPor tanto; se emite el:\n\nREGLAMENTO INTERNO DE\nSESIONES DEL CONSEJO EJECUTIVO DEL\n\nFONDO NACIONAL DE\nSOSTENIBILIDAD CAFETALERA -FONASCAFE-\n\nTITULO I\n\nGENERALIDADES\n\nCAPÍTULO I\n\nDISPOSICIONES GENERALES\n\nArtículo 1.- Alcance: Este Reglamento rige la actividad del Consejo Ejecutivo del Fondo\nNacional de Sostenibilidad Cafetalera. En los aspectos y temas que no regule el\npresente Reglamento se aplicará supletoriamente la Ley de Creación del Fondo Nacional\nde Sostenibilidad Cafetalera, el Reglamento a la citada Ley y la Ley General de\nla Administración Pública, Ley N° 6227.\n\nArtículo 2.-Objetivo: Este Reglamento tiene por objetivo regular el quehacer del Consejo\nEjecutivo en el ejercicio de sus deberes y atribuciones que le señale el ordenamiento\njurídico.\n\nArtículo 3.-Definiciones: Para los efectos de este Reglamento debe entenderse por:\n\nA. Actas de Consejo\nEjecutivo: Documento oficial donde se incluye el orden del día, principales\ndeliberaciones, resoluciones y acuerdos relacionados con el Programa de\nCréditos y Avales para el Sector Productor y el Programa de Responsabilidad\nSocial para el Sector Cafetalero.\n\nB. Ausencia momentánea o\ntransitoria: Retiro autorizado de la sesión que no sobrepasa quince minutos.\n\nC. Consejo Ejecutivo:\nMáximo jerarca y autoridad del Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera.\n\nD. Directivo: Miembro\nDirectivo del Consejo Ejecutivo.\n\nE. Directorio: Comité\ndel Consejo Ejecutivo integrado por el presidente, vocal 1 y el secretario.\n\nF. FONASCAFE: Fondo\nNacional de Sostenibilidad Cafetalera, creado mediante Ley N° 9630\n\nG. Gerencia de\nFONASCAFE: Autoridad operativa de FONASCAFE, adscrita a la estructura\norgánica del ICAFE.\n\nH. ICAFE: Instituto\ndel Café de Costa Rica, creado mediante Ley N° 2762, reformada integralmente\nmediante Ley N° 9872.\n\nI. Mayoría Absoluta: También\nconocida como mayoría simple. La mitad más uno de los votos, en el caso del\nConsejo Ejecutivo la, corresponden a tres miembros. Los acuerdos votados por\nmayoría simple o absoluta adquieren su plenitud como actos administrativos\nhasta la sesión ordinaria siguiente del órgano cuando se revisa y aprueba el\nacta anterior momento en el que se constituye su firmeza.\n\nJ. Mayoría calificada: Votación\nde las dos terceras partes de los miembros del Consejo Ejecutivo. En el caso\ndel Consejo Ejecutivo se refiere a cuatro de los cinco miembros.\n\nK. Mociones de orden: Son\naquellas mociones que se presentan para regular el debate, y que tiene como\nfinalidad modificar el orden del día, para incluir un asunto o para que se\nposponga el conocimiento de uno que figura en el orden del día.\n\nL. Sesión híbrida: Sesión\nque se celebra con miembros en modalidad presencial y virtual al mismo tiempo.\n\nM. Suplente: El\nmiembro suplente en los órganos colegiados, tiene como finalidad sustituir al\nmiembro directivo cuando este último no pueda asistir a las sesiones del\ncolegio y no forma parte del órgano, salvo cuando lo sustituye.\n\nN. Sala de espera\nvirtual: Espacio virtual previo al ingreso de la sesión. La sala de espera\nde la reunión evita que los participantes se unan a una reunión hasta que un\norganizador, co-organizador o moderador les admita. Cuando las personas están\nen la sala de espera, se notifica a los organizadores, co-organizadores y moderadores\ny pueden elegir cuándo admitirlos en la reunión.\n\nO. Plataformas\ntecnológicas: Herramientas para realizar videoconferencias y sesiones\nvirtuales a nivel institucional, que contribuyan a la comunicación desde\nmúltiples espacios; estas deberán garantizar una comunicación integral y\nsimultánea, que comprenda video, audio y datos, que permita a todas las personas\nmiembros una interacción auditiva, verbal y visual.\n\nTITULO II\n\nGOBERNANZA\n\nCAPÍTULO I\n\nDEL CONSEJO EJECUTIVO\n\nArtículo 4.-Integración del\nConsejo Ejecutivo: El Consejo Ejecutivo es el\nórgano superior administrativo de FONASCAFE, el cual está integrado por dos\nrepresentantes del sector Productor y un representante del sector Beneficiador;\nnombrados todos por la Junta Directiva del Instituto del Café de Costa Rica\n(lCAFE) y que no necesariamente formarán parte de este órgano colegiado,\ntambién estará integrada por el representante del Estado, en la figura del\nministro o el viceministro del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) y el\nrepresentante del ICAFE, en la figura del Director Ejecutivo, todos con su\nrespectivo suplente.\n\nLos representantes\ndesignados por la Junta Directiva del ICAFE deberán ser miembros activos del\nsector que representan, gozar de solvencia moral y contar con los atestados idóneos\npara el cargo asignado.\n\nArtículo 5.- Del nombramiento del presidente, secretario y vocales: Del seno del órgano se elegirá\nun presidente que necesariamente deberá ser el representante del Ministerio de Agricultura y\nGanadería o del ICAFE. Adicionalmente se nombrará un secretario que llevará el control de actas y\ntres vocales; quienes colegiadamente comunicarán sus acuerdos directamente a la Junta Directiva del\nlCAFE.\n\nArtículo 6.- Periodo de\nnombramiento: Todos los miembros del Consejo Ejecutivo serán\nnombrados por un período de cuatro años, contado a partir de la promulgación de\nla Ley N° 9630; tendrán derecho a voz y voto.\n\nArtículo 7.-De las\nfunciones de la presidencia: Las funciones del\nPresidente del Consejo, son las siguientes:\n\nA. Presidir con todas las\nfacultades necesarias para ello, las reuniones del Consejo Ejecutivo, las que\npodrá suspender en cualquier momento por causa justificada.\n\nB. Velar porque el Consejo\nEjecutivo cumpla las leyes y reglamentos relativos a su función.\n\nC. Fijar directrices\ngenerales e impartir instrucciones en cuanto a los aspectos de las labores del\nConsejo Ejecutivo.\n\nD. Convocar a sesiones\nordinarias y extraordinarias.\n\nE. Confeccionar el orden\ndel día, teniendo en cuenta, las peticiones de los demás miembros, formuladas\nal menos con tres días de antelación.\n\nF. Resolver cualquier\nasunto en caso de empate, para cuyo caso tendrá voto de calidad.\n\nG. Ejecutar o hacer\nejecutar los acuerdos del Consejo Ejecutivo.\n\nH. Conceder y denegar el\nuso de la palabra.\n\nI. Nombrar las comisiones\nde Consejo Ejecutivo que considere necesarias para el estudio y ejecución de\nlas políticas institucionales; y\n\nJ. Las demás que le asignen\nla ley y sus reglamentos.\n\nArtículo 8.-De la ausencia\ntemporal del presidente: En caso de ausencia\ntemporal del presidente de FONASCAFE, corresponde la representación de éste al\nvocal 1. Bastará la actuación del vocal 1, para tener por demostrada la\nausencia del presidente. En caso de ausencia o impedimento de ambos, el mismo\nConsejo designará de su seno un Presidente Ad-Hoc para que presida la sesión.\n\nArtículo 9-Atribuciones del\nSecretario: El Secretario del Consejo Ejecutivo de FONASCAFE\ntendrá las siguientes atribuciones:\n\nA. Dar lectura a la\ncorrespondencia dirigida al Consejo Ejecutivo, salvo que exista acuerdo en\nfirme para que la correspondencia sea conocida por el Directorio y presentada\nal seno del Consejo Ejecutivo a modo de resumen, siempre y cuando no exista\nnecesidad de tomar un acuerdo, en cuyo caso sí deberá dar lectura integra de la\ncorrespondencia.\n\nB. Coordinar lo relativo al\nlevantamiento de las actas de las sesiones, las que deberá suscribir con el\nPresidente del Consejo.\n\nC. Procurar que los\nacuerdos del Consejo Ejecutivo se transcriban con la celeridad del caso, para\nsu rápido y eficaz cumplimiento.\n\nD. Velar por la mejor\nredacción y estilo de los acuerdos.\n\nE. Integrar órganos de\nprocedimiento administrativo cuando estos sean de resolución del Consejo\nEjecutivo.\n\nF. Aprobar el conocimiento\nde correspondencia recibida por la Secretaria de Actas con posterioridad a las\n17:00 horas, cuando exista criterio de urgencia y pertinencia por parte del\nPresidente y éste.\n\nG. Firmar las actas de\nsesiones.\n\nArtículo 10.-De las\nobligaciones de los miembros del Consejo Ejecutivo: Los Directivos que\nparticipan en sesiones de Consejo Directivo deberán responder a las siguientes\nobligaciones de interacción y comportamiento:\n\nA. Ser puntual a la hora de\ningresar a la sala de videoconferencia o la sala de espera virtual, según\ncorresponda.\n\nB. En caso de participar de\nmanera virtual, utilizar el nombre oficial en la plataforma y no un pseudónimo\no formas abreviadas, además de encender la cámara, y mantenerla activa durante\ntoda la sesión, tan pronto como ingrese a la sesión, para que quien preside\ncompruebe la identidad de la persona participante.\n\nC. El Directivo que este\nbajo el formato de sesión virtual asume la responsabilidad de contar con un\nespacio físico y la plataforma tecnológica que asegure la privacidad y confidencialidad\nde los temas tratados.\n\nD. El Directivo que este\nbajo el formato de sesión virtual deberá disponer de un lugar libre de ruido,\nasí como activar su audio únicamente cuando requiera expresarse verbalmente.\n\nE. Dirigirse a las demás\npersonas integrantes, observando las reglas generales de trato social y\nrespeto.\n\nF. Hacer uso de la palabra\ncuando quien preside se lo indique y referirse directamente al punto por\ntratar.\n\nG. Escuchar cuidadosamente\nlas intervenciones que realicen los demás.\n\nH. Abstenerse de\ncomentarios ajenos al tema en discusión, o que podrían alterar el orden del\ndía.\n\nI. Ajustar sus\nintervenciones al tiempo establecido para la sesión.\n\nJ. Comunicar a quien\npreside la sesión la necesidad de ausentarse momentáneamente de esta, por una única\nvez. Al reincorporarse, también debe avisar mediante un breve mensaje.\n\nK. Leer de previo a la\nsesión respectiva, la documentación que le sea enviada por la Secretaria de\nActas de Consejo Ejecutivo como respaldo del orden del día, con la finalidad de\nenriquecer y agilizar las deliberaciones.\n\nL. Cada miembro de Consejo\nEjecutivo deberá firmar contiguo a su nombre al finalizar la sesión o en el\nmomento de su retiro; para el caso de personas que hayan sesionado en forma\nvirtual, se reservará el momento de su firma física para su posterior\nconsignación.\n\nM. Leer de previo a la\nsesión respectiva, la documentación que le sea enviada por la Secretaria de\nActas del Consejo Ejecutivo como respaldo del orden del día, con la finalidad\nde enriquecer y agilizar las deliberaciones.\n\nN. Comunicar por escrito,\nal Presidente o a la Secretaria de Actas la cual deberá comunicar al primero,\ncuando por motivo justificado un miembro no pudiere asistir a una de las\nsesiones de Consejo Ejecutivo para que se tenga por justificada su ausencia.\n\nO. Cumplir son las\natribuciones establecidas en el artículo N° 7 del Reglamento a la Ley N° 9630.\n\nP. Solicitar cualquier\ninformación que considere necesaria para el mejor conocimiento y resolución de\nlos asuntos a tratar.\n\nQ. Abstenerse de participar\nen la discusión y votación de asuntos relacionados con intereses personales o\nempresariales del propio miembro del Consejo, que le apliquen las causales\nestipuladas en el artículo N° 11 del Reglamento a la Ley N° 9630.\n\nR. Asistir a las sesiones ordinarias\ny extraordinarias, tanto presenciales como virtuales.\n\nS. Justificar las ausencias\na las sesiones.\n\nT. Guardar el debido sigilo\ny la confidencialidad de los temas tratados en las sesiones del Consejo.\n\nArtículo 11.- De las\nfunciones del Directorio: El Directorio del Consejo\nEjecutivo tendrá las siguientes funciones:\n\na) Reunirse con el fin de\nanalizar la agenda de las sesiones.\n\nb) Ejecutar actividades\nencomendadas vía acuerdo en firme.\n\nc) Conocer, de previo,\ntemas para análisis y recomendación de Consejo Ejecutivo.\n\nCAPÍTULO II\n\nDE LOS ÓRGANOS AUXILIARES\nDEL CONSEJO EJECUTIVO\n\nArtículo 12.-Órganos\nauxiliares de Fonascafe: Son órganos auxiliares del\nConsejo Ejecutivo del Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera:\n\nA. Gerencia de FONASCAFE: Autoridad\nadministrativa de FONASCAFE encargada de la operatividad del Fondo,\ncolaboración en las sesiones del órgano y ejecución de los acuerdos del Consejo\nEjecutivo.\n\nB. Administración activa:\ncorresponde a la Administración activa a cargo de la Gerencia de Fonascafe y\nrespectivas unidades de trabajo del ICAFE ejecutar los acuerdos tomados por el\nConsejo Ejecutivo, además, de adoptar las recomendaciones giradas por la\nAuditoría Interna, que sean dictadas en función de sus competencias.\n\nC. Auditoría Interna del\nInstituto del Café de Costa Rica: Por mandato legal incluido en los artículos\n7° y 14 de la Ley N° 9630 es también la Auditoria Interna de FONASCAFE, la cual\ndeberá ejercer sus funciones conforme a la Ley General de Control Interno,\ndebiendo coordinar la presentación de aquellos informes y recomendaciones que\ndeban ser de conocimiento del Consejo Ejecutivo.\n\nD. La Secretaría de Actas.\nEl funcionario encargado de la Secretaría de Actas será nombrado y removido por\nla administración del FONASCAFE.\n\nArtículo 13.- De los\ndeberes de la Secretaría de Actas: Sus deberes serán los siguientes\n\nA. Levantar las actas de\nlas sesiones del Consejo Ejecutivo de manera sucinta y prepararlas en su\nversión borrador y final posterior de su debida aprobación.\n\nB. Remitir con antelación\nlas actas en versión borrador de las sesiones celebradas a cada uno de los\nDirectivos y las dependencias que corresponda, para su debido conocimiento.\n\nC. Certificar, acuerdos del\nConsejo Ejecutivo, cuando se lo soliciten, de previo conocimiento del órgano\ncolegiado.\n\nD. Coordinar con la\nAuditoría Interna de la Institución para que los libros de actas cuenten con la\ndebida razón de apertura y cierre.\n\nE. Custodiar los libros de\nactas del Consejo Ejecutivo.\n\nF. Archivar las comunicaciones\nque se envíen a este órgano colegiado.\n\nG. Colaborar con el Consejo\nEjecutivo en lo relativo a las convocatorias a sesiones ordinarias o\nextraordinarias.\n\nH. Mantener la\nconfidencialidad de todos los asuntos que presenta el Consejo Ejecutivo.\n\nI. Velar porque se produzca\ncon la debida oportunidad y diligencia la información necesaria para el exacto\ncumplimiento de los acuerdos de la del Consejo Ejecutivo.\n\nJ. Colaborar en la\nconfección de las agendas correspondientes a cada sesión.\n\nK. Asistir a los Directivos\nen lo que sea necesario para el cabal desempeño de sus funciones.\n\nL. Elaborar un índice de\nlos acuerdos tomados y de la correspondencia recibida, de modo que permita una\nágil trazabilidad de la información.\n\nM. Conocer correspondencia recibida\nhasta las 17:00 horas del día anterior a sesión de Consejo Ejecutivo.\n\nN. Podrá conocer\ncorrespondencia recibida con posterioridad siempre y cuando sea aprobado ese\nconocimiento, con criterio de urgencia y pertinencia, por el presidente y el\nsecretario del Consejo Ejecutivo.\n\nO. Levantar un listado de\nlos Directivos presentes en cada sesión, que deberá, además, contener el número\ny fecha de la sesión, la hora de inicio de la sesión y los nombres de todos los\nDirectivos, propietarios y suplentes. Contiguo a cada nombre deberá contar la\nhora de entrada o conexión.\n\nTITULO III\n\nDE LAS SESIONES\n\nCAPÍTULO I\n\nGENERALIDADES DE LAS\nSESIONES\n\nArtículo 14.-Modalidad\npresencial o virtual: El Consejo Ejecutivo podrá\nsesionar ordinaria o extraordinariamente, en modalidad presencial o virtual, no\nse permite la celebración de sesiones híbridas.\n\nArtículo 15.-Sesiones\nordinarias: Las sesiones ordinarias del Consejo Ejecutivo\nse celebrarán al menos dos veces al mes el día, el lugar y la hora que lo\nacuerde dicho Consejo. Para estas sesiones no habrá necesidad de convocatoria\nespecial.\n\nArtículo 16.-Sesiones\nextraordinarias: Las sesiones\nextraordinarias deberán celebrarse el día y a la hora que indique la\nconvocatoria con un mínimo de 24 horas de antelación, salvo casos de urgencia.\nEn estas sesiones se conocerá exclusivamente lo indicado en la convocatoria. Se\ncelebrará válidamente la sesión de Consejo Ejecutivo sin cumplir todos los\nrequisitos referentes a la convocatoria o al orden del día cuando estén presentes\nde manera presencial o virtual todos sus miembros y así lo acuerden por\nunanimidad.\n\nArtículo 17.-De la sede de\nla sesión: Las sesiones ordinarias y extraordinarias\nse efectuarán preferentemente en las oficinas del Instituto de Café de Costa\nRica. Podrán celebrarse sesiones en diferentes locaciones, previo acuerdo del\nConsejo Ejecutivo y, siempre que la convocatoria así lo específique.\n\nArtículo 18.- De la\ncelebración de sesiones virtuales: Para la celebración de sesiones\nvirtuales deben concurrir los siguientes aspectos de confiabilidad, deliberación\ny simultaneidad que exige el Principio de Colegialidad:\n\nA. Que la sesión de Consejo\nDirectivo se lleve a cabo bajo la modalidad de videoconferencia, donde se pueda\ngarantizar la participación en tiempo real de todos los Directivos por medio de\naudio, imagen y transferencia de datos.\n\nB. La sesión virtual será\nacordada previamente por los miembros del Consejo Ejecutivo.\n\nC. Como requerimiento de\nseguridad, deberá asegurase la efectiva y recíproca visibilidad y audibilidad\nde las personas presentes en ambos lugares, para lo cual los Directivos deberán\nasegurar de manera obligatoria que dispone con el espacio y la tecnología\nidónea que dé cumplimiento a esta disposición.\n\nD. La presencia virtual\ndeberá respetar la prohibición de superposición horaria, en virtud de la\ncategoría de funcionarios públicos que revisten los miembros del Consejo\nEjecutivo.\n\nE. La virtualidad debe\npermitir una comunicación integral, simultánea e ininterrumpida de video, audio\ny datos entre sus integrantes. La oralidad de la deliberación dentro de las\nsesiones debe garantizarse, en la que se indique claramente la identidad de las\npersonas asistentes, la autenticidad e integridad de la voluntad colegiada, la\nconservación e inalterabilidad de lo actuado y su grabación en medios que\npermitan su integra reproducción.\n\nArtículo 19.-De la\nconvocatoria a las sesiones: La convocatoria se\nefectuará por medio de correo electrónico o las aplicaciones electrónicas\nconfiables.\n\nArtículo 20.- De la\nasistencia permanente e invitados a las sesiones del Consejo:\n\nDe manera permanente, deberán asistir con\nvoz, pero sin voto, quien ostente el cargo de Gerente del FONASCAFE, la\nJefatura de la Unidad de Asuntos Jurídicos del ICAFE  y de Titular de la Auditoría Interna de\nFONASCAFE.\n\nEn caso de imposibilidad de\nasistencia de alguno de los participantes indicados anteriormente, será\nobligación de éste informar al presidente del Consejo y enviar al funcionario\nque le proceda en la línea sucesoria.\n\nA las sesiones del Consejo\nEjecutivo podrán asistir por invitación todas aquellas personas que se\nconsideren pertinentes y necesarias para el asunto que se vaya a tratar, para\nlo cual, se requerirá acordar conceder a los invitados el derecho de participar\nen las deliberaciones con voz, pero sin voto.\n\nArtículo 21. Del\ncumplimiento del orden del día: Las Sesiones del Consejo\nEjecutivo se desarrollarán conforme al orden del día previamente aprobado.\n\nArtículo 22.-Del quorum: El Consejo Ejecutivo requerirá un quórum de al menos tres (3) de sus\nmiembros para sesionar válidamente. Ese número de miembros deberá encontrarse\npresente ya sea en el salón de sesiones ocupando sus respectivos asientos o\nconectados virtualmente conforme las aplicaciones tecnológicas indicadas con\nanticipación a la sesión, al inicio de la sesión, durante las deliberaciones y\nal efectuarse las votaciones.\n\nArtículo 23.-De la\npresentación de mociones de orden: En cualquier momento del debate,\nlos miembros del Consejo Ejecutivo podrán presentar mociones de orden en relación\ncon el asunto que se discute. La moción de orden suspenderá el debate hasta tanto\nno sea discutida y votada por el Consejo Ejecutivo.\n\nArtículo 24.- Del conocimiento, discusión y votación de la moción de orden: Las mociones de orden\ndeben ser conocidas, discutidas y sometidas a votación, en riguroso orden de presentación. Sobre una\nmoción de orden no se admitirá otra que pretenda posponerla.\n\nArtículo 25.-Del uso de la\npalabra para presentar la moción: Presentada una moción de\norden se concederá el uso de la palabra en primer término al proponente y luego\n a los miembros que la soliciten. El\nPresidente podrá pedir a los miembros que se concreten al punto en debate y en\ncaso de renuencia podrá retirarle el uso de la palabra.\n\nArtículo 26.-Votación de la\nmoción de orden: Al dar por discutido un\nasunto, el Presidente del Consejo Ejecutivo dará un término prudencial para\nrecibir la votación correspondiente, procurando que ésta se realice cuando los\npresentes estén ocupando sus asientos o que se encuentren enlazados en la\nsesión de manera virtual. La votación de la moción de orden debe ser por\nmayoría simple.\n\nArtículo 27.- Del\nrompimiento del quórum: Si en el curso de una\nsesión se rompiera el quórum, el Presidente del Consejo Ejecutivo instará a los\nmiembros que se hubieren retirado para retomar la sesión. Transcurridos quince\nminutos sin que pueda restablecerse el quórum, el Presidente podrá declarar\nterminada la sesión. Los miembros que se retiran sin la debida autorización o\nhicieron caso omiso al llamado de restablecimiento del quórum no tendrán el\nderecho de devengar la dieta correspondiente.\n\nArtículo 28.- De la\ninterrupción por motivos técnicos: Cuando por motivos\ntécnicos evidentes se pierda la interacción en tiempo real entre los\nparticipantes en la sesión, superior a diez minutos, se considerará\ninterrumpida la participación de ese o esos Directivos. Esta circunstancia\ndeberá consignarse en el acta. No obstante, se mantendrá la sesión mientras\npermanezca el quórum mínimo requerido. Las desconexiones menores a cinco\nminutos no se consignarán para efectos de la participación de alguno de los\nDirectivos.\n\nArtículo 29.-De la\nsuplencia: La suplencia debe consignarse al inicio de\ncada sesión, una vez que un miembro suplente haya sido consignado como propietario,\ncontinuará actuando como tal por el resto de la sesión. Los miembros\npropietarios que iniciaron la sesión no podrán ser sustituidos ni delegar sus\nresponsabilidades a su respectivo suplente.\n\nCAPITULO II\n\nGENERALIDADES DE LAS ACTAS\n\nArtículo 30.-Elaboración\ndel orden del día: Previo a cada sesión del\nConsejo Ejecutivo, la presidencia en colaboración con la Gerencia de FONASCAFE\nelaborará un orden del día, el cual será comunicado a los miembros del Consejo\nEjecutivo previo a cada sesión. Cada orden del día podrá ser modificado\nconforme lo establece la Ley General de la Administración Pública. En el acta\nse transcribirá el orden del día tal y como fue efectivamente ejecutado en la\nsesión respectiva.\n\nArtículo 31.-De los\naspectos fundamentales de las actas: Adicional al respaldo por medio\nde grabación de audio y vídeos, de toda sesión de Consejo Ejecutivo se levantará\nun acta con la transcripción literal conforme a los principios de razonabilidad\ny proporcionalidad de las intervenciones, los puntos principales de deliberación,\nla forma y el resultado de la votación, y el contenido de los acuerdos, además\ndeberá constar las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado la\nsesión, los miembros presentes, su calidad de propietario y suplente, las ausencias\nque fueron justificadas, las deliberaciones habidas, salvo en los casos de nombramiento\no elecciones, en los que se hará constar únicamente el acuerdo tomado y las\nabstenciones, si hubieren.\n\nArtículo 32.- De los\ncambios de fondo y forma de las actas: En cada\nsesión se conocerán los cambios de fondo y forma que los Directivos solicitan\nal acta versión borrador remitida. Las observaciones de forma podrán ser\ncomunicadas de previo a la Secretaria de Actas, a manera de información; no\nobstante, serán conocidas y aprobadas por el Consejo Ejecutivo al momento de\ndeclarada en firme la respectiva acta.\n\nArtículo 33.- Del recurso\nde revisión: Una vez leída el acta y, antes de ser\naprobada, cualquier miembro del Consejo Ejecutivo podrá solicitar la revisión\nde los acuerdos. En caso de que se interponga recurso de revisión contra un\nacuerdo, el mismo deberá ser resuelto en esa sesión, a menos que, por tratarse\nde un asunto que el Presidente juzgue urgente, prefiera conocerlo en sesión\nextraordinaria. El recurso de revisión deberá ser planteado a más tardar al\ndiscutirse el acta, recurso que deberá resolverse en la misma sesión que se\nconoce. Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos,\nno serán consideradas como recursos de revisión.\n\nArtículo 34.- De la\naprobación de las actas: Las actas de las sesiones\nde Consejo Ejecutivo deberán ser aprobadas en la sesión ordinaria siguiente,\nsalvo que circunstancias especiales lo impidan, en cuyo caso la aprobación del\nacta se pospondrá para la sesión ordinaria siguiente.\n\nArtículo 35.- De la\nconfidencialidad de las actas: El contenido de las actas\ndel Consejo Ejecutivo son de estricto carácter confidencial debido a que\ncontienen información sensible de las carteras de crédito y avales que\nadministra FONASCAFE y sus deudores. En consecuencia, no es permitido\ndivulgarlas sino únicamente a través de los canales u órganos propios de\nFONASCAFE y a las personas, organismos o entidades a quienes compete conocerlas\ny considerando las disposiciones de legalidad contenidas en el ordenamiento\njurídico.\n\nArtículo 36.-Custodia de\nGrabaciones y Libros de Actas: Las grabaciones de las actas\nde Consejo Ejecutivo serán custodiadas por la Secretaria de Actas, en un lugar destinado\ntal fin dentro de su oficina. Todas las grabaciones deberán estar rotuladas o\nidentificadas con el número de sesión, la fecha y el número de respaldo de la\nsesión respectiva; bajo el esquema del procedimiento para crear respaldos de\ninformación definido por la Unidad de Tecnologías de Información del Icafé, con\nacceso restringido y ajustado a las políticas de conservación de archivos\ninstitucionales.\n\nArtículo 37.- Del cierre\ndel libro de actas: Una vez transcritas las\nactas en el respectivo libro, y previo a su cierre, los espacios en blanco\nserán sellados indicando que es un espacio que no corre. Posteriormente, y\nprevio a su cierre por parte de la Secretaria de Actas, esta hará una razón de\ncierre administrativo donde hará constar los folios que no corren, espacios en\nblanco, o cualquier otra observación. Posterior a ello, y debidamente\nempastado, el libro se remitirá a la Auditoria Interna con la solicitud para la\ncorrespondiente razón de cierre y la posterior autorización del nuevo libro de\nactas.\n\nArtículo 38.-De la\nmodalidad electrónica del Libro de Actas: El\nLibro de Actas del Consejo Ejecutivo de FONASCAFE podrá llevarse bajo el\nformato electrónico, para lo cual cada acta definitiva deberá estar firmada en\ndigital por los responsables, asegurando las características de legalidad de\nlos documentos digitales, así como su archivo y conservación. Los\nrequerimientos de los libros legales digitales serán de conformidad con las\nleyes y normativa vigente y las disposiciones que al efecto emita la Auditoria\nInterna al amparo del artículo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno.\n\nCAPITULO III\n\nDE LOS ACUERDOS Y LAS\nVOTACIONES\n\nArtículo 39.- De los\nacuerdos del Consejo Ejecutivo: Los acuerdos del Consejo Ejecutivo\nserán tomados por mayoría simple de votos, es decir, al menos tres de los cinco\nmiembros, salvo los acuerdos de los temas que se indican en el siguiente artículo.\n\nArtículo 40.- Del\nrequerimiento de la mayoría calificada: El\nConsejo Ejecutivo deberá tomar acuerdos por mayoría calificada en los\nsiguientes casos:\n\nA. El nombramiento y\nremoción del presidente y secretario.\n\nB. La aprobación de\ncréditos, el otorgamiento de garantías y avales,\n\nC. La suspensión temporal\ndel cobro de la contribución para el desarrollo de Programas de Sostenibilidad\ny Responsabilidad Social,\n\nD. Para la aprobación de\nlos proyectos para la atención y aseguramiento de los Programas de\nSostenibilidad y Responsabilidad Social.\n\nArtículo 41.- De la firmeza\nde los acuerdos.- Los acuerdos tomados por\nel Consejo Ejecutivo quedarán firmes al aprobarse el acta definitiva\nrespectiva. En casos especiales, el Consejo por votación de las dos terceras\npartes de la totalidad de los miembros del órgano podrá declarar firmes sus\nacuerdos, dejando constancia expresa de ello.\n\nArtículo 42.- Recurso de\nrevocatoria: Contra los acuerdos tomados en firme por el Consejo\nEjecutivo cabrá recurso de revocatoria y se seguirá lo dictado en el capítulo V\nde la Ley General de Administración Pública, Ley N° 6227.\n\nArtículo 43.- Del carácter\npúblico y nominal de las votaciones: Como regla general, las\nvotaciones serán públicas y nominales, excepto si la mayoría de los miembros resuelve\nque sean secretas. Si hubiere empate en la votación, quien preside en ese momento\ndecidirá con su doble voto o voto de calidad, salvo en los casos en que la ley exija\nmayoría calificada.\n\nArtículo 44.-De la\nfundamentación del voto: Cuando algún miembro del\nConsejo Ejecutivo desee que consten en forma textual e íntegramente las\nfundamentaciones y/o consideraciones de su votación, deberá indicarlas al\nmomento de la emisión de su voto.\n\nArtículo 45.- De la\nabstención del voto: Deberán abstenerse de votar\ny por tanto ausentarse del recinto durante el análisis y votación, los miembros\ndel Consejo Ejecutivo que se encuentren dentro de las siguientes causales.\n\nA. Aquellos que durante el\naño anterior a su nombramiento hayan tenido relaciones laborales, servicios de\nasesorías, consultorías, o que hubieren ostentado alguna representación legal\nde las personas físicas o jurídicas involucradas en el asunto que se está\ntratando.\n\nB. Aquellos que se\nencuentren ligados entre sí por parentesco de consanguinidad o afinidad hasta\ntercer grado inclusive, con las personas físicas, o los integrantes de las\nJuntas Directivas de las personas jurídicas involucradas en el asunto que se\nestá tratando.\n\nC. Aquellos que se\nencuentren ligados a la sociedad mercantil privada o asociaciones cooperativas,\no formen parte del directorio de la sociedad que se encuentre involucrada en el\ntema tratado.\n\nD. Aquellos que integren o\nhayan integrado en el año anterior a su nombramiento cualquier estructura\norganizativa o gerencial de las sociedades mercantiles, cualquier tipo de\ncámaras, cooperativas, asociaciones, u organización social que esté involucrada\nen el tema tratado.\n\nLos acuerdos tomados en\ncontravención a lo dispuesto por este artículo estarán viciados de nulidad\nabsoluta y se tendrán por inexistentes.\n\nArtículo 46.- De la\nabstención por ausencia: Los miembros del Consejo\nEjecutivo que estuvieron ausentes en la sesión previa deberán abstenerse votar\nnegativa o positivamente el acta de esa sesión.\n\nArtículo 47.- De la no\nexoneración de responsabilidad: Cualquier miembro de Consejo\nEjecutivo podrá abstenerse de votar la adopción de un acuerdo, empero, este hecho\nno lo liberará de la responsabilidad que genera el hecho adoptado.\n\nCAPITULO IV\n\nDE LAS DIETAS\n\nArtículo 48.- Del pago de\ndieta: Las dietas a los miembros del Consejo\nEjecutivo de FONASCAFE se pagarán conforme a lo estipulado en la Ley N° 9630,\nartículo 5°, referenciado el pago a la Ley N° 3065 del 20/11/1962 y sus\nreformas. Todo conforme las Actas y el Registro de Asistencia a Sesiones del\nConsejo Ejecutivo.\n\nArtículo 49.-De la\ncomprobación de asistencia para pago de dieta:\n\nIndependientemente de que la sesión se\nrealice en modalidad presencial o virtual, el pago de la dieta se ejecutará\ncontra revisión de las actas y el registro de asistencia de los Directivos.\n\nArtículo 50.-Del percibimiento de dieta y el retiro anticipado: Si un Directivo se retira antes de\nfinalizar la sesión, tendrá derecho a percibir la dieta, siempre y cuando haya estado presente dos\nterceras partes de la sesión y el Presidente lo hubiese autorizado a retirarse.\n\nArtículo 51.- De la pérdida\ndel derecho de devengar dieta: Los Directivos que se presenten\nde manera presencial o virtual después de transcurridos quince minutos contados\na partir de la hora señalada de inicio de la sesión ordinaria o extraordinaria,\npodrán participar de la sesión con voz, pero sin voto y perderán el derecho a\ndevengar la dieta.\n\nCAPITULO ÚLTIMO\n\nDISPOSICIONES FINALES\n\nArtículo 52.- Sustitución\nde miembro directivo: El Presidente del Consejo o\nen su lugar la Gerencia de Fonascafe por acuerdo de Consejo Ejecutivo será la\nencargada de solicitar por escrito a la Junta Directiva el nombramiento del\nmiembro del Consejo Ejecutivo que se ausente de forma definitiva, sea\npropietario o suplente.\n\nEn caso de que se trate del\nrepresentante del Estado, el Presidente deberá remitir la solicitud al Consejo\nde Gobierno para que éste proceda con el nombramiento y comunicado formal al\nConsejo Ejecutivo.\n\nArtículo 53.- Licencias: El miembro del Consejo que se vea obligado a dejar de asistir a una o\nmás sesiones del Consejo Ejecutivo deberá presentar una solicitud verbal o escrita\nde licencia ante el Consejo. El órgano colegiado podrá conceder licencia, por justa\ncausa y hasta por tres meses, a sus miembros para no asistir a sesiones.\n\nArtículo 54.-De las\ncomisiones de trabajo: El Consejo Ejecutivo podrá\nnombrar de su seno comisiones de trabajo sobre los temas que estime necesarios,\nde las cuales formará parte la Gerencia de FONASCAFE y cualquier otro\nfuncionario que sea necesario y podrán ser ampliadas a personas del sector\ncafetalero, si así lo acuerda el Consejo Ejecutivo. Las comisiones decidirán a\nlo interno la forma en que operarán, coordinarán sus reuniones, discusiones y\npresentación de informes.\n\nEl presidente del Consejo\nEjecutivo podrá formar parte de las comisiones de trabajo, pero no podrá ser el\ncoordinador de éstas.\n\nArtículo 55.-Del objetivo\nde las comisiones: Las comisiones tendrán,\núnicamente, la labor de estudiar, evaluar y recomendar ante el Consejo\nEjecutivo sobre los temas para los que fueron conformadas.\n\nArtículo 56.- De la\npresentación de resultados: Las comisiones de trabajo\nelaborarán informes del trabajo ejecutado y será presentado en sesión de\nConsejo Ejecutivo para conocimiento y aprobación de acuerdos de los miembros\nDirectivos.\n\nArtículo 57.- De las\nminutas de las comisiones de trabajo: La Gerencia de Fonascafe levantará\nuna minuta de cada reunión de las comisiones con una descripción breve de éstas\ny las decisiones tomadas.\n\nArtículo 58.- Rige a partir de su publicación.\n\nAprobado por el Consejo\nEjecutivo del Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera mediante acuerdo N°\n07 de la sesión N° 103 del 19 de junio del 2025. Publíquese.",
  "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n                    -\n\n                        Complete Text of Regulation 103\n\n                        Internal regulations for sessions of the Executive Council of the National Coffee\nSustainability Fund -FONASCAFE-\n\nCOFFEE INSTITUTE OF COSTA\nRICA\n\nNATIONAL COFFEE\nSUSTAINABILITY FUND\n\nINTERNAL REGULATIONS FOR\nSESSIONS OF THE EXECUTIVE COUNCIL OF THE\n\nNATIONAL COFFEE\nSUSTAINABILITY FUND -FONASCAFE-\n\nIn exercise of the\npowers and attributions conferred upon the Executive Council of the National Coffee\nSustainability Fund by Article 1 of the Law Creating the National\nCoffee Sustainability Fund and Article 7, subsection q) of Decreto Ejecutivo\nN° 43201, Regulations to the Law Creating the National Coffee Sustainability\nFund.\n\nCONSIDERANDOS\n\nI. That FONASCAFE, created by the Law creating the National Coffee\nSustainability Fund, Ley N° 9630, is a non-state public entity with its own\nlegal personality and assets.\n\nII. That according to the aforementioned regulation, the highest administrative\nbody of FONASCAFE is the Executive Council.\n\nIII. That the Internal\nRegulations for sessions of the Executive Council of the National Coffee Sustainability\nFund currently governing the internal activity of that body was\npublished in La Gaceta N° 211 of November 4, 2022.\n\nIV. That the Ley General de\nAdministración Pública, Ley N° 6227, has made important modifications\nregarding the functioning of collegiate bodies, the most recent being the\nholding of virtual sessions, an incorporation made through Article\n2 of the Law Authorizing the Holding of Virtual Sessions by Collegiate\nBodies of the Public Administration, N° 10379 of October 2, 2023,\na topic which, being novel, is not regulated in the aforementioned Regulations for sessions.\n\nV. 5th-That it is of relevant\nnecessity for the Executive Council of FONASCAFE to modify the regulations that\ngovern its activity, in order to provide clarity and transparency to its actions.\n\nPor tanto; the following is issued:\n\nINTERNAL REGULATIONS FOR\nSESSIONS OF THE EXECUTIVE COUNCIL OF THE\n\nNATIONAL COFFEE\nSUSTAINABILITY FUND -FONASCAFE-\n\nTITLE I\n\nGENERAL PROVISIONS\n\nCHAPTER I\n\nGENERAL PROVISIONS\n\nArticle 1.- Scope: These Regulations govern the activity of the Executive Council of the National\nCoffee Sustainability Fund. In aspects and topics not regulated by\nthese Regulations, the Law Creating the National Coffee Sustainability Fund, the Regulations to the cited Law, and the Ley General de\nla Administración Pública, Ley N° 6227, shall apply supplementarily.\n\nArticle 2.-Objective: These Regulations aim to regulate the work of the Executive\nCouncil in the exercise of its duties and attributions as indicated by the legal\nsystem.\n\nArticle 3.-Definitions: For the purposes of these Regulations, the following shall be understood as:\n\nA. Executive Council\nMinutes (Actas de Consejo Ejecutivo): Official document that includes the agenda (orden del día), main\ndeliberations, resolutions, and agreements related to the Credit\nand Guarantee Program for the Producer Sector and the Social\nResponsibility Program for the Coffee Sector.\n\nB. Momentary or temporary\nAbsence (Ausencia momentánea o transitoria): Authorized withdrawal from the session not exceeding fifteen minutes.\n\nC. Executive Council (Consejo Ejecutivo):\nHighest ranking official and authority of the National Coffee Sustainability Fund.\n\nD. Director (Directivo): Director\nMember of the Executive Council.\n\nE. Directorate (Directorio): Committee\nof the Executive Council composed of the president, first member (vocal 1), and the secretary.\n\nF. FONASCAFE: National\nCoffee Sustainability Fund, created by Ley N° 9630\n\nG. FONASCAFE\nManagement (Gerencia de FONASCAFE): Operational authority of FONASCAFE, attached to the organic\nstructure of ICAFE.\n\nH. ICAFE: Coffee Institute\nof Costa Rica, created by Ley N° 2762, comprehensively reformed\nby Ley N° 9872.\n\nI. Absolute Majority (Mayoría Absoluta): Also\nknown as simple majority. Half plus one of the votes; in the case of the\nExecutive Council, this corresponds to three members. Agreements voted by\nsimple or absolute majority acquire their fullness as administrative acts\nonly at the next ordinary session of the body when the previous\nminutes are reviewed and approved, at which point their finality is constituted.\n\nJ. Qualified Majority (Mayoría calificada): Voting\nby two-thirds of the members of the Executive Council. In the case\nof the Executive Council, this refers to four of the five members.\n\nK. Procedural Motions (Mociones de orden): Those\nmotions presented to regulate the debate, and whose purpose is\nto modify the agenda (orden del día), to include a matter or to\npostpone the consideration of one that appears on the agenda (orden del día).\n\nL. Hybrid Session (Sesión híbrida): A session\nheld with members in both in-person and virtual modes simultaneously.\n\nM. Alternate (Suplente): The\nalternate member in collegiate bodies has the purpose of substituting the\ndirector member when the latter cannot attend the sessions of the\ncollegiate body and does not form part of the body, except when substituting them.\n\nN. Virtual waiting room (Sala de espera virtual): Virtual space prior to entering the session. The meeting's waiting room prevents participants from joining a meeting until an\norganizer, co-organizer, or moderator admits them. When people are\nin the waiting room, the organizers, co-organizers, and moderators are notified\nand can choose when to admit them to the meeting.\n\nO. Technological\nplatforms (Plataformas tecnológicas): Tools for conducting institutional-level videoconferences and virtual\nsessions that contribute to communication from\nmultiple spaces; these must guarantee comprehensive and simultaneous communication, encompassing video, audio, and data, allowing all member\npersons auditory, verbal, and visual interaction.\n\nTITLE II\n\nGOVERNANCE\n\nCHAPTER I\n\nTHE EXECUTIVE COUNCIL\n\nArticle 4.-Integration of the\nExecutive Council: The Executive Council is the\nsuperior administrative body of FONASCAFE, which is composed of two\nrepresentatives of the Producer sector and one representative of the Processing (Beneficiador) sector;\nall appointed by the Board of Directors of the Coffee Institute of Costa Rica\n(ICAFE) and who will not necessarily form part of this collegiate body.\nIt is also composed of the representative of the State, in the figure of the\nminister or vice minister of the Ministry of Agriculture and Livestock (MAG), and the\nrepresentative of ICAFE, in the figure of the Executive Director, all with their\nrespective alternate (suplente).\n\nThe representatives\ndesignated by the ICAFE Board of Directors must be active members of the\nsector they represent, enjoy moral standing (solvencia moral), and possess the suitable credentials\nfor the assigned position.\n\nArticle 5.- Appointment of the president, secretary, and members (vocales): From within the body, a\npresident shall be elected, who must necessarily be the representative of the Ministry of Agriculture and\nLivestock or of ICAFE. Additionally, a secretary shall be appointed who will keep the control of minutes and\nthree members (vocales); who shall collectively communicate their agreements directly to the ICAFE Board of Directors.\n\nArticle 6.- Appointment\nPeriod: All members of the Executive Council shall be\nappointed for a period of four years, counted from the enactment of\nLey N° 9630; they shall have the right to voice and vote.\n\nArticle 7.-Functions\nof the presidency: The functions of the\nCouncil President are as follows:\n\nA. To preside, with all\nnecessary powers to do so, over the meetings of the Executive Council, which they\nmay suspend at any time for justified cause.\n\nB. To ensure that the Executive\nCouncil complies with the laws and regulations related to its function.\n\nC. To establish general\nguidelines and issue instructions regarding aspects of the work of the\nExecutive Council.\n\nD. To convene ordinary\nand extraordinary sessions.\n\nE. To prepare the agenda\n(orden del día), taking into account the requests of the other members, formulated\nat least three days in advance.\n\nF. To resolve any\nmatter in the event of a tie, for which case they shall have a casting vote (voto de calidad).\n\nG. To execute or cause to be\nexecuted the agreements of the Executive Council.\n\nH. To grant and deny the\nright to speak (uso de la palabra).\n\nI. To appoint the Executive Council committees deemed necessary for the study and execution of institutional policies; and\n\nJ. Any others assigned to them\nby law and its regulations.\n\nArticle 8.-Temporary\nabsence of the president: In case of temporary\nabsence of the FONASCAFE president, their representation corresponds to\nfirst member (vocal 1). The action of vocal 1 shall suffice to demonstrate the\npresident's absence. In the event of the absence or impediment of both, the\nCouncil itself shall designate from within its body an Ad-Hoc President to preside over the session.\n\nArticle 9-Attributions of the\nSecretary: The Secretary of the FONASCAFE Executive Council\nshall have the following attributions:\n\nA. To read the\ncorrespondence addressed to the Executive Council, unless there is a final\nagreement (acuerdo en firme) for the correspondence to be reviewed by the Directorate (Directorio) and presented\nto the body of the Executive Council in summary form, provided there is no\nneed to make an agreement, in which case they must read the\ncorrespondence in full.\n\nB. To coordinate matters related to the\ndrafting (levantamiento) of the session minutes, which they must sign with the\nCouncil President.\n\nC. To ensure that the\nagreements of the Executive Council are transcribed with the appropriate speed for\ntheir prompt and effective fulfillment.\n\nD. To ensure the best\nwording and style of the agreements.\n\nE. To integrate administrative procedure\nbodies when these are for resolution by the Executive\nCouncil.\n\nF. To approve the review (conocimiento)\nof correspondence received by the Minutes Secretariat (Secretaria de Actas) after\n17:00 hours, when there is a criterion of urgency and relevance by the\nPresident and the Secretary.\n\nG. To sign the session\nminutes.\n\nArticle 10.-Obligations\nof the Executive Council members: The Directors (Directivos) who\nparticipate in Executive Council sessions must adhere to the following\nobligations of interaction and behavior:\n\nA. To be punctual when\nentering the videoconference room or the virtual waiting room (sala de espera virtual), as\nappropriate.\n\nB. If participating\nvirtually, to use their official name on the platform and not a pseudonym\nor abbreviated forms, as well as to turn on the camera and keep it active during\nthe entire session, as soon as they enter the session, so that the presiding officer\ncan verify the identity of the participating person.\n\nC. The Director (Directivo) who is\nunder the virtual session format assumes responsibility for having a\nphysical space and the technological platform (plataforma tecnológica) that ensures the privacy and confidentiality\nof the topics discussed.\n\nD. The Director (Directivo) who is\nunder the virtual session format must have a noise-free place,\nand activate their audio only when they need to speak verbally.\n\nE. To address the other\nmembers, observing general rules of social interaction and\nrespect.\n\nF. To speak (hacer uso de la palabra) when\nindicated by the presiding officer and to refer directly to the point under\ndiscussion.\n\nG. To listen carefully to\nthe interventions made by others.\n\nH. To refrain from\ncomments unrelated to the topic under discussion, or that could disrupt the order of the\nday (orden del día).\n\nI. To adjust their\ninterventions to the time established for the session.\n\nJ. To communicate to the person\npresiding over the session the need to absent themselves momentarily from it, on a single\noccasion. Upon rejoining, they must also notify with a brief message.\n\nK. To read, prior to the\nrespective session, the documentation sent to them by the Executive Council Minutes Secretary (Secretaria de Actas)\nas support for the agenda (orden del día), in order to\nenrich and expedite the deliberations.\n\nL. Each member of the Executive\nCouncil must sign next to their name at the end of the session or at the\nmoment of their withdrawal; for the case of persons who have participated virtually,\nthe moment of their physical signature shall be reserved for its subsequent\nrecord.\n\nM. To read, prior to the\nrespective session, the documentation sent to them by the Executive Council Minutes Secretary (Secretaria de Actas)\nas support for the agenda (orden del día), in order to\nenrich and expedite the deliberations.\n\nN. To communicate in writing\nto the President or to the Minutes Secretary, who must communicate it to the former,\nwhen for justified reason a member could not attend one of the\nExecutive Council sessions so that their absence is considered justified.\n\nO. To comply with the\nattributions established in Article N° 7 of the Regulations to Ley N° 9630.\n\nP. To request any\ninformation deemed necessary for better understanding and resolution of\nthe matters to be addressed.\n\nQ. To abstain from participating\nin the discussion and voting of matters related to personal or\nbusiness interests of the Council member themselves, to which the grounds\nstipulated in Article N° 11 of the Regulations to Ley N° 9630 apply.\n\nR. To attend ordinary\nand extraordinary sessions, both in-person and virtual.\n\nS. To justify absences\nfrom sessions.\n\nT. To maintain due secrecy\nand confidentiality of the topics addressed in Council sessions.\n\nArticle 11.- Functions\nof the Directorate: The Executive Council Directorate (Directorio)\nshall have the following functions:\n\na) To meet in order to\nanalyze the session agenda.\n\nb) To execute activities\nentrusted via final agreement (acuerdo en firme).\n\nc) To review (conocer), in\nadvance, topics for analysis and recommendation to the Executive Council.\n\nCHAPTER II\n\nAUXILIARY BODIES\nOF THE EXECUTIVE COUNCIL\n\nArticle 12.-Auxiliary bodies\nof FONASCAFE: The auxiliary bodies of the\nExecutive Council of the National Coffee Sustainability Fund are:\n\nA. FONASCAFE Management (Gerencia de FONASCAFE): Administrative\nauthority of FONASCAFE responsible for the Fund's operationality,\ncollaboration in the body's sessions, and execution of the Executive Council's agreements.\n\nB. Active Administration (Administración activa):\nThe Active Administration, under the charge of the FONASCAFE Management (Gerencia de Fonascafe) and\nrespective work units of ICAFE, is responsible for executing the agreements made by the\nExecutive Council, and for adopting the recommendations issued by the\nInternal Audit, which are issued based on its competencies.\n\nC. Internal Audit of the\nCoffee Institute of Costa Rica: By legal mandate included in Articles\n7 and 14 of Ley N° 9630, it is also the Internal Audit of FONASCAFE, which\nmust exercise its functions in accordance with the Ley General de Control Interno,\nand must coordinate the presentation of those reports and recommendations that\nmust be known to the Executive Council.\n\nD. The Minutes Secretariat (Secretaría de Actas).\nThe official in charge of the Minutes Secretariat shall be appointed and removed by\nthe FONASCAFE administration.\n\nArticle 13.- Duties\nof the Minutes Secretariat: Its duties shall be as follows:\n\nA. To draft (levantar) the minutes of\nthe Executive Council sessions succinctly and prepare them in their\ndraft and final versions after their due approval.\n\nB. To send in advance\nthe draft version minutes of the sessions held to each of the\nDirectors (Directivos) and the corresponding units, for their due knowledge.\n\nC. To certify Executive Council agreements, when requested, with prior knowledge of the\ncollegiate body.\n\nD. To coordinate with the\nInternal Audit of the Institution so that the minute books have the\ndue opening and closing statement.\n\nE.To safeguard the minute\nbooks of the Executive Council.\n\nF. To file the communications\nsent to this collegiate body.\n\nG. To collaborate with the Executive\nCouncil regarding the calls to ordinary or\nextraordinary sessions.\n\nH. To maintain the\nconfidentiality of all matters presented by the Executive Council.\n\nI. To ensure that the\ninformation necessary for the exact fulfillment of the Executive Council's agreements is produced with\ndue timeliness and diligence.\n\nJ. To collaborate in the\npreparation of the agendas corresponding to each session.\n\nK. To assist the Directors (Directivos)\nin whatever is necessary for the full performance of their functions.\n\nL. To prepare an index of\nthe agreements made and of the correspondence received, in a way that allows\nagile traceability of the information.\n\nM. To review (conocer) correspondence received\nuntil 17:00 hours on the day prior to the Executive Council session.\n\nN. May review (conocer)\ncorrespondence received thereafter provided that such review (conocimiento)\nis approved, with a criterion of urgency and relevance, by the president and\nthe secretary of the Executive Council.\n\nO. To draw up a list of\nthe Directors (Directivos) present at each session, which must also contain the number\nand date of the session, the session's start time, and the names of all the\nDirectors (Directivos), proprietors and alternates (suplentes). Next to each name must be recorded the\ntime of entry or connection.\n\nTITLE III\n\nSESSIONS\n\nCHAPTER I\n\nGENERAL PROVISIONS ON\nSESSIONS\n\nArticle 14.-In-person\nor virtual modality: The Executive Council may\nhold ordinary or extraordinary sessions, in in-person or virtual modality; the holding of hybrid sessions (sesiones híbridas) is not permitted.\n\nArticle 15.-Ordinary\nSessions: The ordinary sessions of the Executive Council\nshall be held at least twice a month on the day, at the place, and at the time agreed upon by\nsaid Council. No special call to session (convocatoria) shall be necessary for these sessions.\n\nArticle 16.-Extraordinary\nSessions: Extraordinary\nsessions must be held on the day and at the time indicated in the\ncall to session (convocatoria) with a minimum of 24 hours' notice, except in cases of urgency.\nIn these sessions, only what is indicated in the call (convocatoria) shall be addressed. The\nExecutive Council session shall be validly held without fulfilling all\nthe requirements regarding the call (convocatoria) or the agenda (orden del día) when all\nits members are present in person or virtually and so agree by\nunanimity.\n\nArticle 17.-Session\nVenue: Ordinary and extraordinary sessions\nshall preferably be held in the offices of the Coffee Institute of Costa\nRica. Sessions may be held in different locations, with prior agreement of the\nExecutive Council and, provided that the call to session (convocatoria) so specifies.\n\nArticle 18.- Holding\nof Virtual Sessions: For the holding of virtual\nsessions, the following aspects of reliability, deliberation,\nand simultaneity required by the Principle of Collegiality must concur:\n\nA. That the Executive\nCouncil session be conducted under the videoconference modality, where the participation of all the Directors (Directivos) in real-time can be\nguaranteed via\naudio, image, and data transfer.\n\nB. The virtual session shall be\npreviously agreed upon by the members of the Executive Council.\n\nC. As a security\nrequirement, the effective and reciprocal visibility and audibility\nof the persons present in both locations must be ensured, for which the Directors (Directivos) must\nmandatorily ensure that they have the space and appropriate\ntechnology to comply with this provision.\n\nD. Virtual presence must\nrespect the prohibition of time overlap, by virtue of the\ncategory of public officials that the Executive Council members hold.\n\nE. The virtual modality must\nallow comprehensive, simultaneous, and uninterrupted communication of video, audio,\nand data among its members. The orality of deliberation within the\nsessions must be guaranteed, clearly indicating the identity of the\nattending persons, the authenticity and integrity of the collegiate will, the\nconservation and inalterability of what was done, and its recording on media that\nallow its complete reproduction.\n\nArticle 19.-Call to\nSessions: The call to session (convocatoria) shall\nbe made via electronic mail or reliable electronic applications.\n\nArticle 20.- Permanent\nAttendance and Guests at Council Sessions:\n\nPermanently, the person holding the position of FONASCAFE Manager (Gerente del FONASCAFE), the\nHead of the ICAFE Legal Affairs Unit, and the Head of the FONASCAFE Internal Audit must attend with\nvoice, but without vote.\n\nIn the event of impossibility to\nattend by any of the participants indicated above, it shall be the\nobligation of said participant to inform the Council president and send the official\nwho follows them in the line of succession.\n\nAll those persons deemed\npertinent and necessary for the matter to be addressed may attend Executive Council sessions by invitation, for\nwhich it shall be required to agree to grant the guests the right to participate\nin the deliberations with voice, but without vote.\n\nArticle 21. Fulfillment of\nthe Agenda: The Sessions of the Executive\nCouncil shall be developed according to the previously approved agenda (orden del día).\n\nArticle 22.-Quorum: The Executive Council shall require a quorum of at least three (3) of its\nmembers to validly hold a session. This number of members must be\npresent, whether in the session hall occupying their respective seats or\nconnected virtually according to the technological applications indicated in\nadvance of the session, at the start of the session, during the deliberations, and\nwhen voting takes place.\n\nArticle 23.-Presentation\nof Procedural Motions: At any time during the debate,\nthe Executive Council members may present procedural motions (mociones de orden) in relation\nto the matter under discussion. The procedural motion (moción de orden) shall suspend the debate until\nit is discussed and voted on by the Executive Council.\n\nArticle 24.- Review, Discussion, and Voting of the Procedural Motion: Procedural motions (mociones de orden)\nmust be reviewed (conocidas), discussed, and submitted to a vote, in strict order of presentation. Regarding a\nprocedural motion (moción de orden), no other motion that intends to postpone it shall be admitted.\n\nArticle 25.-Right to Speak\nto Present the Motion: Once a procedural motion (moción de orden) is\npresented, the right to speak (uso de la palabra) shall be granted first to the proponent and then\nto the members who request it. The President may ask the members to stick\nto the point under debate and, in case of reluctance, may withdraw their right to speak (uso de la palabra).\n\nArticle 26.-Voting on the\nProcedural Motion: Upon considering a\nmatter discussed, the Executive Council President shall grant a reasonable period to\nreceive the corresponding vote, ensuring that this takes place when those\npresent are occupying their seats or are connected in the\nsession virtually. The vote on the procedural motion (moción de orden) must be by\nsimple majority (mayoría simple).\n\nArticle 27.- Breaking\nthe Quorum: If during the course of a\nsession the quorum is broken, the Executive Council President shall urge the\nmembers who may have withdrawn to resume the session. After fifteen\nminutes without being able to reestablish the quorum, the President may declare\nthe session concluded. The members who withdraw without due authorization or\nignored the call to reestablish the quorum shall not have the\nright to receive the corresponding per diem.\n\nArticle 28.- Interruption\nfor Technical Reasons: When, for evident technical\nreasons, real-time interaction between the\nparticipants in the session is lost for more than ten minutes, the participation of that or those\nDirectors (Directivos) shall be considered interrupted. This circumstance\nmust be recorded in the minutes. However, the session shall be maintained as long\nas the minimum required quorum remains. Disconnections of less than five\nminutes shall not be recorded for the purposes of the participation of any of the\nDirectors (Directivos).\n\nArticle 29.-Alternate\nMembership (suplencia): The alternate status (suplencia) must be recorded at the beginning of\neach session; once an alternate member (suplente) has been recorded as a proprietor (propietario),\nthey shall continue acting as such for the rest of the session. The proprietor members (propietarios) who started the session cannot be substituted nor delegate their\nresponsibilities to their respective alternate (suplente).\n\nCHAPTER II\n\nGENERAL PROVISIONS ON MINUTES\n\nArticle 30.-Preparation\nof the Agenda: Prior to each Executive Council session, the presidency, in collaboration with the FONASCAFE Management (Gerencia de FONASCAFE),\nshall prepare an agenda (orden del día), which shall be communicated to the Executive Council members\nprior to each session. Each agenda (orden del día) may be modified\nas established by the Ley General de la Administración Pública. The minutes\nshall transcribe the agenda (orden del día) exactly as it was effectively executed in the\nrespective session.\n\nArticle 31.-Fundamental\nAspects of the Minutes: In addition to the backup via\naudio and video recording, for every Executive Council session, minutes shall be\ndrafted (levantará) with the literal transcription, in accordance with the principles of reasonableness\nand proportionality, of the interventions, the main points of deliberation,\nthe form and result of the voting, and the content of the agreements; in\naddition, the circumstances of place and time in which the\nsession was held must be recorded, the members present, their status as proprietor (propietario) and alternate (suplente), the absences\nthat were justified, the deliberations held, except in cases of appointments\nor elections, in which only the agreement taken and\nthe abstentions, if any, shall be recorded.\n\nArticle 32.- Substantive\nand Formal Changes to the Minutes: At each\nsession, the substantive and formal changes that the Directors (Directivos) request\nto the draft version of the minutes sent shall be reviewed (conocerán). Formal observations may be\ncommunicated in advance to the Minutes Secretary (Secretaria de Actas), for informational purposes; however,\nthey shall be reviewed (conocidas) and approved by the Executive Council at the moment the\nrespective minutes are declared final (en firme).\n\nArticle 33.- Motion for\nReview (recurso de revisión): Once the minutes have been read and before being\napproved, any member of the Executive Council may request a review (revisión)\nof the agreements. In the event that a motion for review (recurso de revisión) is filed against an\nagreement, it must be resolved in that session, unless, due to\na matter that the President judges urgent, they prefer to address it in an extraordinary session. The motion for review (recurso de revisión) must be raised no later than when\ndiscussing the minutes, and this motion must be resolved in the same session in which it\nis heard. Simple formal observations regarding the drafting of the agreements\nshall not be considered as motions for review (recursos de revisión).\n\nArticle 34.- Approval\nof the Minutes: The Executive Council session minutes\nmust be approved at the next ordinary session,\nunless special circumstances prevent it, in which case the approval of the\nminutes shall be postponed to the following ordinary session.\n\nArticle 35.- Confidentiality\nof the Minutes: The content of the Executive Council minutes\nis of strict confidential nature because\nit contains sensitive information on the credit and guarantee portfolios\nadministered by FONASCAFE and its debtors. Consequently, it is not permitted\nto disclose them except solely through the proper channels or bodies of\nFONASCAFE and to the persons, organizations, or entities who are competent to know them,\nconsidering the legality provisions contained in the legal\nsystem.\n\nArticle 36.-Custody of\nRecordings and Minute Books: The recordings of the Executive Council minutes\nshall be kept by the Minutes Secretary (Secretaria de Actas), in a place designated\nfor such purpose within their office. All recordings must be labeled or\nidentified with the session number, the date, and the backup number of the\nrespective session; under the scheme of the procedure for creating information backups defined by the ICAFE Information Technology Unit, with\nrestricted access and adjusted to the institutional file conservation policies.\n\nArticle 37.- Closing\nof the Minute Book: Once the\nminutes are transcribed into the respective book, and prior to its closing, the blank spaces\nshall be sealed indicating that it is a space that is null. Subsequently, and\nprior to its closure by the Minutes Secretary (Secretaria de Actas), they shall provide an\nadministrative closing statement (razón de cierre administrativo) where they shall record the folios that are null, blank\nspaces, or any other observation. After that, and duly\nbound (empastado), the book shall be sent to the Internal Audit with the request for the\ncorresponding closing statement (razón de cierre) and the subsequent authorization of the new minute\nbook.\n\nArticle 38.-Electronic\nFormat of the Minute Book: The\nFONASCAFE Executive Council Minute Book (Libro de Actas) may be kept in\nelectronic format, for which each definitive minute must be digitally signed\nby the responsible parties, ensuring the legality characteristics of\ndigital documents, as well as their filing and conservation. The\nrequirements for digital legal books shall be in accordance with the\nlaws and current regulations and the provisions issued for this purpose by the Internal Audit\nunder Article 22, subsection e) of the Ley General de Control Interno.\n\nCHAPTER III\n\nAGREEMENTS AND VOTING\n\nArticle 39.- Agreements\nof the Executive Council: The Executive Council agreements\nshall be adopted by simple majority (mayoría simple) of votes, that is, at least three of the five\nmembers, except for agreements on the topics indicated in the following article.\n\nArticle 40.- Requirement\nof the Qualified Majority: The\nExecutive Council must adopt agreements by qualified majority (mayoría calificada) in the\nfollowing cases:\n\nA. The appointment and\nremoval of the president and secretary.\n\nB. The approval of\ncredits, the granting of guarantees and sureties (avales),\n\nC. The temporary suspension\nof the collection of the contribution for the development of Sustainability\nand Social Responsibility Programs,\n\nD. For the approval of\nprojects for the attention and securing of the Sustainability\nand Social Responsibility Programs.\n\nArticle 41.—Finality of agreements.—Agreements adopted by the Executive Council shall become final upon approval of the respective definitive minutes. In special cases, the Council, by a vote of two-thirds of the total members of the body, may declare its agreements final, expressly recording that fact.\n\nArticle 42.—Motion to revoke: Against agreements adopted with finality by the Executive Council, a motion to revoke (recurso de revocatoria) shall lie, and the provisions set forth in Chapter V of the General Public Administration Act (Ley General de Administración Pública), Law No. 6227, shall be followed.\n\nArticle 43.—Public and roll-call nature of votes: As a general rule, votes shall be public and by roll-call, unless the majority of the members resolve that they be secret. If there is a tie in the voting, whoever is presiding at that moment shall decide with a double vote or casting vote, except in cases where the law requires a qualified majority.\n\nArticle 44.—Statement of reasons for a vote: When any member of the Executive Council wishes the complete textual record of the reasons and/or considerations for their vote to be recorded, they must state them at the time of casting their vote.\n\nArticle 45.—Abstention from voting: Members of the Executive Council who fall within the following grounds shall abstain from voting and, therefore, withdraw from the chamber during the analysis and voting.\n\nA. Those who, during the year prior to their appointment, had employment relationships, advisory services, consulting services, or who held any legal representation of the natural or legal persons involved in the matter under consideration.\n\nB. Those who are linked to each other by consanguinity or affinity up to and including the third degree, with the natural persons, or the members of the Boards of Directors of the legal persons involved in the matter under consideration.\n\nC. Those who are linked to the private commercial company or cooperative associations, or form part of the board of directors of the company involved in the matter under consideration.\n\nD. Those who are members of or, during the year prior to their appointment, were members of any organizational or managerial structure of commercial companies, any type of chambers, cooperatives, associations, or social organization that is involved in the matter under consideration.\n\nAgreements adopted in contravention of the provisions of this article shall be vitiated by absolute nullity and shall be deemed non-existent.\n\nArticle 46.—Abstention due to absence: Members of the Executive Council who were absent from the previous session shall abstain from voting negatively or positively on the minutes of that session.\n\nArticle 47.—Non-exoneration from liability: Any member of the Executive Council may abstain from voting on the adoption of an agreement; however, this fact shall not release them from the liability generated by the adopted act.\n\nCHAPTER IV\n\nSITTING FEES\n\nArticle 48.—Payment of sitting fees: Sitting fees (dietas) for the members of the Executive Council of FONASCAFE shall be paid in accordance with the provisions of Law No. 9630, article 5, with payment referenced to Law No. 3065 of 11/20/1962 and its amendments. All in accordance with the Minutes and the Session Attendance Register of the Executive Council.\n\nArticle 49.—Verification of attendance for payment of sitting fees:\n\nRegardless of whether the session is held in an in-person or virtual modality, payment of the sitting fee shall be executed upon review of the minutes and the attendance register of the Directors.\n\nArticle 50.—Receipt of sitting fees and early withdrawal: If a Director withdraws before the end of the session, they shall be entitled to receive the sitting fee, provided they were present for two-thirds of the session and the President authorized them to withdraw.\n\nArticle 51.—Loss of the right to earn a sitting fee: Directors who appear in person or virtually after fifteen minutes have elapsed from the scheduled start time of the ordinary or extraordinary session may participate in the session with voice but without vote and shall lose the right to earn the sitting fee.\n\nFINAL CHAPTER\n\nFINAL PROVISIONS\n\nArticle 52.—Replacement of a board member: The President of the Council or, in their place, the Management of Fonascafe, by agreement of the Executive Council, shall be responsible for requesting in writing from the Board of Directors the appointment of the member of the Executive Council who is permanently absent, whether a principal or alternate member.\n\nIn the event that it concerns the representative of the State, the President must forward the request to the Government Council so that it may proceed with the appointment and formally notify the Executive Council.\n\nArticle 53.—Leaves of absence: The Council member who is obliged to cease attending one or more sessions of the Executive Council must submit a verbal or written request for a leave of absence (licencia) before the Council. The collegiate body may grant a leave of absence, for just cause and for up to three months, to its members not to attend sessions.\n\nArticle 54.—Working committees: The Executive Council may appoint working committees from its membership on topics it deems necessary, of which the Management of FONASCAFE and any other necessary official shall form part, and they may be expanded to include persons from the coffee sector, if so agreed by the Executive Council. The committees shall decide internally on the manner in which they will operate, coordinate their meetings, discussions, and presentation of reports.\n\nThe president of the Executive Council may form part of the working committees but may not be their coordinator.\n\nArticle 55.—Purpose of the committees: The committees shall have the sole task of studying, evaluating, and making recommendations to the Executive Council on the topics for which they were formed.\n\nArticle 56.—Presentation of results: The working committees shall prepare reports of the work carried out, and these shall be presented at a session of the Executive Council for the information and approval of agreements by the Board members.\n\nArticle 57.—Minutes of the working committees: The Management of Fonascafe shall draft minutes of each committee meeting with a brief description of them and the decisions taken.\n\nArticle 58.—Effective upon publication.\n\nApproved by the Executive Council of the National Coffee Sustainability Fund (Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera) through agreement No. 07 of session No. 103 of June 19, 2025. Let it be published."
}