{ "id": "norm-105085", "citation": "Decreto 10", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento para la realización de sesiones virtuales y mixtas de Órganos Colegiados del SENARA", "title_en": "Regulation on virtual and hybrid meetings for SENARA collegiate bodies", "summary_es": "Este reglamento, aprobado por la Junta Directiva del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), establece el marco normativo para la realización de sesiones virtuales o mixtas de sus órganos colegiados, en concordancia con la reforma a la Ley General de la Administración Pública introducida por la Ley N° 10379. La norma define las modalidades de sesión virtual y mixta, los principios rectores (colegialidad, simultaneidad, deliberación y economía), y los requisitos tecnológicos mínimos para garantizar la comunicación integral en tiempo real. Regula aspectos procedimentales como la convocatoria electrónica, la verificación del quórum, las interrupciones por fallas de conectividad, las reglas de interacción, el proceso de votación virtual y el levantamiento de actas. Asimismo, asigna a la Unidad de Gestión Informática la responsabilidad de facilitar la infraestructura tecnológica y la capacitación necesaria. La normativa entró en vigor con su publicación en La Gaceta.", "summary_en": "This regulation, approved by the Board of Directors of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (SENARA), establishes the rules for holding virtual or hybrid meetings of its collegiate bodies, in accordance with the amendment to the General Public Administration Law introduced by Law No. 10379. It defines virtual and hybrid meeting modalities, governing principles (collegiality, simultaneity, deliberation, and economy), and minimum technological requirements to ensure comprehensive real-time communication. It regulates procedural aspects such as electronic summons, quorum verification, interruptions due to connectivity failures, interaction rules, virtual voting procedures, and minute-taking. It also assigns the IT Management Unit the responsibility to provide technological infrastructure and training. The regulation took effect upon publication in the Official Gazette.", "court_or_agency": "", "date": "27/05/2025", "year": "2025", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "sesiones virtuales", "órganos colegiados", "SENARA", "convocatoria", "quórum", "simultaneidad", "Ley General de la Administración Pública" ], "concept_anchors": [ { "article": "Artículo 2", "law": "Ley 10379" }, { "article": "Artículo 50, inciso a)", "law": "Ley General de la Administración Pública" }, { "article": "Artículo 52, inciso 5)", "law": "Ley General de la Administración Pública" }, { "article": "Artículo 6", "law": "Ley Constitutiva de SENARA, Ley 6877" } ], "keywords_es": [ "SENARA", "sesiones virtuales", "sesiones mixtas", "órganos colegiados", "reglamento", "Ley General de la Administración Pública", "Ley 10379", "videoconferencia" ], "keywords_en": [ "SENARA", "virtual meetings", "hybrid meetings", "collegiate bodies", "regulation", "General Public Administration Law", "Law 10379", "videoconferencing" ], "excerpt_es": "Por tanto, se emite el presente Reglamento para la Realización de Sesiones Virtuales y Mixtas de Órganos Colegiados del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA).\n\nArtículo 1. Objeto. Este Reglamento tiene por objeto regular la realización de sesiones virtuales o mixtas en órganos colegiados del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA)., conforme con la siguiente normativa aplicable.\n\nArtículo 5. Funcionamiento de los órganos colegiados en sesiones virtuales o mixtas. Los aspectos de funcionamiento de cada órgano colegiado que se acoja a la modalidad de sesión virtual o mixta, como son: la convocatoria, el tipo de sesión, ausencias, conformación del quórum, orden del día y documentos o informes que se someterán a conocimiento y resolución, deliberación, votaciones, actas y medios de impugnación, y demás aspectos del funcionamiento de cada órgano se regirán por la normativa propia de cada órgano, y por lo estipulado en la Ley Constitutiva de SENARA y Ley General de la Administración Pública, y demás normas del ordenamiento jurídico que se les aplique.", "excerpt_en": "Therefore, this Regulation on virtual and hybrid meetings for collegiate bodies of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (SENARA) is issued.\n\nArticle 1. Purpose. The purpose of this Regulation is to govern the holding of virtual or hybrid meetings in collegiate bodies of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (SENARA), in accordance with the following applicable provisions.\n\nArticle 5. Functioning of collegiate bodies in virtual or hybrid meetings. Operational aspects of each collegiate body that adopts virtual or hybrid meeting modalities, such as: notice of meeting, type of session, absences, quorum formation, agenda and documents to be submitted, deliberation, voting, minutes and challenges, shall be governed by each body's own regulations, and by the provisions of the SENARA Constitutive Law and the General Public Administration Law, as well as any other applicable legal provisions.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "The SENARA Board of Directors approved the regulation governing virtual and hybrid meetings of its collegiate bodies, effective since its publication in the Official Gazette.", "summary_es": "La Junta Directiva de SENARA aprobó el reglamento que regula la realización de sesiones virtuales y mixtas de sus órganos colegiados, en vigor desde su publicación en La Gaceta." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 2", "quote_en": "All aspects established in the summons for the meeting must be respected throughout the session, and record of this fact, as well as the technological means used, must be kept.", "quote_es": "Se deberán respetar todos los aspectos establecidos en la convocatoria realizada para el efecto y durante el desarrollo de la sesión, debiendo dejarse constancia de tal circunstancia, así como el medio tecnológico utilizado." }, { "context": "Artículo 3", "quote_en": "For virtual and hybrid meetings of collegiate bodies, compliance with the principles governing the functioning of all collegiate bodies must be ensured, such as collegiality, simultaneity, deliberation, and economy…", "quote_es": "Para la realización de sesiones virtuales y sesiones mixtas de órganos colegiados se deberá asegurar el cumplimiento de los principios que rigen el funcionamiento de todo órgano colegiado, como lo son el de colegialidad, simultaneidad, deliberación y economía…" }, { "context": "Artículo 9", "quote_en": "If the connectivity of one or more members of the collegiate body is interrupted or becomes unstable, they shall inform the chair via chat or any alternative means so that a recess may be declared for a reasonable time until the connection is reestablished.", "quote_es": "Si la conectividad de alguno o varios de los miembros del órgano colegiado se interrumpe o es inestable, así lo informará al presidente por el chat o por cualquier medio alterno para que decrete un receso por un tiempo prudencial hasta que se logre restablecer la conexión." }, { "context": "Artículo 12, inciso h)", "quote_en": "All participation shall be in real time, not deferred, so that all participants in the session can hear and communicate with each other simultaneously and permanently.", "quote_es": "Toda participación será en tiempo real y no diferido, de tal manera que permita a todas las personas que participan en la sesión, escuchar y comunicarse entre sí al mismo tiempo y de forma permanente." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [ { "target_id": "norm-100630", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley 10379 Artículo 2" }, { "target_id": "norm-9209", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley Constitutiva de SENARA, Ley 6877 Artículo 6" } ], "external": [] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=105085&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": null, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 10\n\n Reglamento para la realización de sesiones virtuales y mixtas de Órganos\nColegiados del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara)\n\nSERVICIO NACIONAL DE\nAGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO\n\n \n\nAcuerdo 7, tomado por\nla Junta Directiva de SENARA, en su Sesión Ordinaria N°10-2025, celebrada el\nmartes 27 de mayo de 2025.\n\n \n\nEsta nueva transcripción\nse hace en concordancia con el Acuerdo 3 tomado por la Junta Directiva de\nSENARA, en su Sesión Ordinaria N°12-2025, celebrada el martes 16 de junio de\n2025 y transcrito con oficio SENARA-JDSA-OFI-141-2025.\n\n \n\nAsí las cosas, se\nsolicita dejar sin efecto el oficio SENARA-JDSA-OFI-102-2025, con el cual se\nhabía transcrito anteriormente este Acuerdo 7 tomado en Sesión Ordinaria\nN°10-2025.\n\n \n\nACUERDO 7: Dados los avances que\nproporciona la tecnología y que han permitido que en SENARA pueda acudir al uso\nde plataformas tecnológicas para realización de sesiones virtuales y mixtas de\nórganos colegiados, así como la necesidad de regular los aspectos operativos de\nesta modalidad de sesiones, con el fin de lograr una mayor eficiencia\nadministrativa y seguridad jurídica a todas las partes, esta Junta Directiva\ncon fundamento en las recomendaciones de oficios de la Dirección Jurídica\nnúmero SENARA-DJ-043-2025. y oficio de Gerencia número SENARA-GG-OFI-273-2025,\naprueba el siguiente:\n\n \n\nREGLAMENTO PARA LA\nREALIZACIÓN DE SESIONES VIRTUALES Y MIXTAS DE ÓRGANOS COLEGIADOS DEL SERVICIO\nNACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO (SENARA)\n\n \n\nCONSIDERANDO:\n\n \n\nI.               \nQue de conformidad con lo establecido en el artículo 6 la\nLey Constitutiva de SENARA Ley No. 6877 corresponde a esta Junta Directiva\nvelar por la buena marcha de la Institución.\n\n \n\nII.              Que el mercado de las tecnologías de la información (TICs) ofrece diversos\nmecanismos para que los miembros de un órgano colegiado realicen sus sesiones o reuniones de manera\nremota, permitiendo compartir imagen, sonido y datos.\n\n \n\nIII.            \nQue mediante Ley No. 10.679 del 2 de octubre de 2023, se\nreformaron los artículos 50 inciso a) y 52 inciso 5) de la Ley General de la\nAdministración Pública con el objeto de autorizar las sesiones virtuales de los\nórganos colegiados de la Administración Pública, en los siguientes términos:\n\n \n\n\"Artículo 50- Los\nórganos colegiados nombrarán un secretario, quien tendrá las siguientes\nfacultades y atribuciones:\n\na) Grabar el audio y\nvideo de las sesiones del órgano y levantar las actas correspondientes, las\ncuales constituirán una transcripción literal de todas las intervenciones\nefectuadas en apego a los principios constitucionales de razonabilidad y\nproporcionalidad, garantizando con ello la publicidad y el acceso ciudadano a\ntodos estos registros.\"\n\n \n\n\"Artículo 52.-\n\n \n\n(.)\n\n \n\n5. Tanto las sesiones\nordinarias como las extraordinarias del órgano podrán celebrarse de manera\nvirtual, mediante el uso de sistemas telemáticos que permitan una comunicación integral,\nsimultánea e ininterrumpida de video, audio y datos entre sus integrantes y que\ngaranticen en tiempo real la oralidad de la deliberación, la identidad de los\nasistentes, la autenticidad e integridad de la voluntad colegiada, la\nconservación e inalterabilidad de lo actuado y su grabación en medios que\npermitan su íntegra reproducción. En el caso de los órganos que realicen\nsesiones públicas, se deberá garantizar la publicidad mediante la utilización\nde medios virtuales, que permitan que la ciudadanía pueda seguir en tiempo real\nlas deliberaciones. (Así adicionado el inciso anterior por el artículo 2° de la\nLey Autoriza la celebración de sesiones virtuales a los Órganos Colegiados de\nla Administración Pública, N° 10379 del 2 de octubre\ndel 2023)\"\n\n \n\nIV. Conforme lo\nexpuesto, resulta jurídicamente posible para fortalecer la eficacia y\neficiencia como principios rectores de la administración pública, el uso de\ntecnologías para la realización de sesiones de órganos colegiados con\n\"telepresencia o presencia virtual\", de todos o parte de sus miembros, y en el\ntanto tal tecnología garantice la seguridad y eficacia en la comunicación que\npermitida a los participantes intervenir, deliberar, compartir información,\ndecidir participar en las votaciones cuando corresponda, como si estuvieran\npresentes de modo físico, debiendo quedar constancia probatoria de tal hecho, a\ntravés de mecanismos como las grabaciones y filmaciones sea en audio o video\nque garanticen la integridad de lo actuado.\n\n \n\nV. Que, dada la\nnecesidad de ajustarse a los cambios tecnológicos para mejorar la eficiencia y\neficacia administrativa, y la seguridad jurídica, es necesario que SENARA emita\na lo interno de la Institución la normativa que permita la realización de\nsesiones en la modalidad virtual a través de plataformas que ofrecen las\ntecnologías de información a fin de que en órganos colegiados sus miembros\npuedan participar total o parcialmente bajo la modalidad virtual.\n\n \n\nPOR TANTO\n\nSe emite el presente\n\n \n\nREGLAMENTO PARA LA REALIZACIÓN DE SESIONES VIRTUALES Y\nMIXTAS DE ÓRGANOS COLEGIADOS DEL SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO\nY AVENAMIENTO (SENARA)\n\n \n\nCAPÍTULO I\n\nDISPOSICIONES GENERALES\n\n \n\nARTÍCULO\n1. Objeto.\n\n \n\nEste Reglamento tiene por objeto regular la\nrealización de sesiones virtuales o mixtas en órganos colegiados del Servicio\nNacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA)., conforme con la\nsiguiente normativa aplicable.\n\nARTÍCULO 2. Alcance y\námbito de aplicación.\n\nLo dispuesto en este Reglamento es de acatamiento obligatorio en\naquellos casos que algún órgano colegiado del SENARA acuerde llevar a cabo\nsesiones por medios virtuales, en las que todos o\nalgunos de sus miembros tengan presencia virtual a través de las plataformas que ofrecen\nlas tecnologías de información.\n\nPara llevar a cabo una sesión virtual o mixta de un órgano colegiado,\nel medio electrónico utilizado debe ser previamente señalado en la\nconvocatoria y ser capaz de permitir la conectividad\nde los miembros del órgano que participen bajo esa modalidad y garantizar la\nsimultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todas y\ntodos los participantes. Se deberán respetar todos los\naspectos establecidos en la convocatoria realizada\npara el efecto y durante el desarrollo de la sesión, debiendo dejarse constancia de tal\ncircunstancia, así como el medio tecnológico utilizado.\n\nARTÍCULO 3. Principios\nrectores\n\nPara la realización de sesiones virtuales y sesiones mixtas de órganos\ncolegiados se deberá asegurar el cumplimiento de los principios que\nrigen el funcionamiento de todo órgano colegiado,\ncomo lo son el de colegialidad, simultaneidad, deliberación y economía, independientemente\nde las herramientas tecnológicas que se utilicen para estar presente. De\nigual manera en todo lo no indicado en este Reglamento, regirán todos aquellos principios\ny normas de funcionamiento que tenga establecido el órgano según su propia\nnormativa y en la Ley General de la Administración Pública.\n\nARTÍCULO\n4. Definiciones.\n\nPara los efectos de este Reglamento se entenderá por:\n\nSimultaneidad:\nLas personas físicas que integran el órgano\ncolegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad del\nórgano. La simultaneidad es inherente a las\ndeliberaciones y al procedimiento de formación de la voluntad colegiada. Toda la regulación\nque se hace del procedimiento de formación de la voluntad parte de esa simultaneidad\nque es la que permite la deliberación y formación de la voluntad del órgano.\n\nInteractividad:\nEste mecanismo permite una comunicación\nbidireccional, multidireccional y sincrónica en tiempo real, es decir se transmite\nen vivo y en directo, de un punto a otro o entre\nvarios puntos a la vez.\n\nIntegralidad:\nLa comunicación debe ser integral, permitiendo el\nenvío de la imagen, audio y video, permitiendo ver a las personas con que se\ninteractúan, escuchar su voz y permitiendo una transmisión de datos en tiempo real.\n\nSesión virtual: Es aquella sesión que realicen los órganos colegiados del Servicio Nacional de Aguas\nSubterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), en la cual todos los miembros del órgano no están\nreunidos de manera presencial, sino que participan a través de la conectividad establecida con el\nuso de la plataforma tecnológica previamente definida en la convocatoria y con acceso común a todos\nlos integrantes del órgano, expositores e invitados.\n\nSesión mixta: En aquella sesión que realicen los órganos colegiados del Servicio Nacional de Aguas\nSubterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), en la que uno o varios de sus integrantes participan a\ntravés de la conectividad establecida con el uso de la plataforma tecnológica previamente definida\nen la convocatoria, con acceso común a todos sus integrantes, expositores e invitados y otra parte\nde sus integrantes participan de modo presencial en el lugar definido en la convocatoria.\n\nÓrganos\ncolegiados: Órganos\ncreados formalmente por la ley, decretos, reglamentos o actos administrativos, integrados por\ndos o más personas cuyo funcionamiento y decisiones se toman de manera conjunta y\nsegún lo establezca su propia normativa o la ley.\n\nPlataformas\ntecnológicas:\nherramientas creadas por medios tecnológicos para realizar conectividad simultánea y en tiempo real\nentre dos o más puntos y que permiten la comunicación desde múltiples espacios,\nque garantizan una comunicación integral y simultánea que incluye video, audio y\ndatos, y permita a todas las personas conectadas una interacción auditiva, verbal y\nvisual en tiempo real.\n\nARTÍCULO\n5.- Funcionamiento de los órganos colegiados en sesiones virtuales o mixtas.\n\nLos aspectos de funcionamiento de cada órgano colegiado que se acoja a la modalidad de sesión\nvirtual o mixta, como son: la convocatoria, el tipo de sesión, ausencias, conformación del quórum,\norden del día y documentos o informes que se someterán a conocimiento y resolución, deliberación,\nvotaciones, actas y medios de impugnación, y demás aspectos del funcionamiento de cada órgano se\nregirán por la normativa propia de cada órgano, y por lo estipulado en la Ley Constitutiva de SENARA\ny Ley General de la Administración Pública, y demás normas del ordenamiento jurídico que se les\naplique.\n\nARTÍCULO\n6.- Apoyo técnico.\n\nEl Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), por medio de la Unidad de\nGestión Informática, facilitará las condiciones tecnológicas e infraestructura necesaria para\nposibilitar la comunicación eficaz y la interoperabilidad de los órganos colegiados que acuerden\nsesionar de manera virtual o mixta. De igual manera la Unidad de Gestión Informática asignará las\ndirecciones de correo electrónicas oficiales para que los miembros de los órganos colegiados se\npuedan conectar a sesiones a través de ellas, y brindará la capacitación requerida a sus integrantes\npara garantizar su adecuado funcionamiento.\n\nCAPÍTULO II\n\nPROCEDIMIENTOS Y\nFORMALIDADES PARA REALIZACION DE SESIONES\n\nARTÍCULO\n7.- Condiciones mínimas para la realización de sesiones virtuales o mixtas.\n\na) La realización de sesiones del órgano colegiado bajo la modalidad virtual o mixta debe ser\nacordada por el órgano previamente y de manera genérica, definiendo la plataforma que se utilizará\npara tal fin.\n\nb) Toda convocatoria a sesiones de un órgano colegiado bajo la modalidad virtual o mixta, así lo\nindicará en la convocatoria, señalando la plataforma que se utilizará para establecer la\nconectividad.\n\nc) Será obligación de la secretaría del órgano colegiado, o en su defecto de su presidente, realizar\nla convocatoria asegurándose, con razón de recibido, que todos sus miembros recibieron la\nconvocatoria.\n\nd) Será obligación del integrante del órgano colegiado acreditar con la secretaría del órgano, o en\nsu defecto con el presidente, el correo electrónico que utilizará para establecer su conectividad,\nquedando así válidamente convocado con el recibido de la convocatoria a ese correo electrónico.\n\ne) Será obligación que los miembros del órgano colegiado que se conecten por medios virtuales,\ndisponer de los recursos tecnológicos suficientes y necesarios para su participación de manera\nvirtual, sean propios o institucionales.\n\nArtículo\n8.- Sobre la verificación del quórum de la sesión virtual o mixta.\n\nAl iniciar la sesión de manera virtual o mixta, su presidente deberá verificar la existencia de\nquórum mediante la verificación de presencialidad o conexón virtual de cada uno de los miembros. De\nigual manera en el transcurso de la sesión, quien la dirija debe estar atento a que la conectividad\nde sus miembros se mantenga.\n\nSi alguno de los miembros convocados presenta problemas de conectividad a la sesión o su\nconectividad es inestable, así deberá informarlo al presidente por medio del chat o cualquier medio\nalterno, caso en el cual el presidente dará un espacio de tiempo prudencial hasta que pueda\nestablecerse la conexión.\n\nARTÍCULO\n9.- Interrupción de las sesiones.\n\nSi la conectividad de alguno o varios de los miembros del órgano colegiado se interrumpe o es\ninestable, así lo informará al presidente por el chat o por cualquier medio alterno para que decrete\nun receso por un tiempo prudencial hasta que se logre restablecer la conexión.\n\nÚnicamente se dará por finalizada la sesión en el caso que se haya perdido conectividad debido a\nfalta de fluido eléctrico y no se haya logrado restablecer el servicio en un tiempo razonable, o por\ncualquier otra razón técnica en que se han agotado los esfuerzos de restablecer la conexión sin que\nhaya tenido resultados positivos y haga presumir que el problema no se solucionará en un corto\ntiempo. En tal caso se dejará evidencia de ello en el acta de la sesión.\n\nARTÍCULO\n10. Intervenciones de los participantes o integrantes del órgano\n\ncolegiado\na la sesión virtual o mixta.\n\na) El presidente del Órgano Colegiado dirigirá la sesión disponiendo todos aquellos aspectos de\norden que considere apropiados para su buena marcha.\n\nb) Antes de dar inicio a la sesión, quien presida, con el apoyo de la secretaría de actas, deberá\nhacer las pruebas de conectividad para asegurarse que se cuenta con la posibilidad de transmitir\naudio, video o datos por parte de los participantes.\n\nc) Los presentes que deseen hacer uso de la palabra deberán hacerlo levantando la mano por medio de\nla plataforma, debiendo bajarla una vez que termine su intervención\n\nd) Quienes\nno estuvieren haciendo uso de la palabra, deberán mantener sus micrófonos apagados, con el fin de\nevitar ruidos o interferencias en la comunicación.\n\ne) Es obligación de los integrantes del órgano colegiado que participan virtualmente en la sesión,\nasegurarse que en el lugar que se encuentren tienen los medios tecnológicos necesarios para\ngarantizar su participación, en condiciones de seguridad y la privacidad de la sesión y en su caso\nla confidencialidad de la información.\n\nARTÍCULO\n11.- Lugar para celebrar las sesiones mixtas\n\nCuanto se trate de realizar una sesión mixta, es necesario que se cuente con una sala de\nvideoconferencias o recinto debidamente equipado que haga posible la participación de personas de\nmanera presencial y otras de manera virtual. Además, será necesario que los equipos con que cuenten\ntodos los participantes sean tecnológicamente compatibles para garantizar el adecuado funcionamiento\ndel órgano colegiado.\n\nDel mismo modo, el sistema tecnológico utilizado debe garantizar la autenticidad e integridad de la\nvoluntad y la conservación de lo actuado en la sesión virtual del órgano colegiado, por lo que debe\npermitir la plena y exacta identificación de las personas que están sesionando.\n\nDeben\nexistir medidas de seguridad tendientes a evitar la alteración de la\ncomunicación, la\nidentificación del miembro y garantizar el contenido mismo de la transmisión telemática.\n\nARTÍCULO\n12. Reglas de interacción y comportamiento en las sesiones virtuales o mixtas.\n\nLas\npersonas que participan en la modalidad virtual deberán acatar las siguientes\nreglas de interacción:\n\na)\nSer\npuntual a la hora de ingresar al chat o sala de videoconferencia.\n\nb) Utilizar el nombre oficial en la plataforma y no un pseudónimo ni formas abreviadas ni a través\nde usuarios de terceras personas.\n\nc)\nDirigirse\na las demás personas integrantes en observancia a las reglas generales de trato social y respeto.\n\nd) Para hacer uso de la palabra, se deberá levantar la mano virtual y esperar a cuando la persona\nque preside se lo indique y referirse al punto por tratar.\n\ne) Al ingresar a la sesión deberá activar la cámara para que quien preside la reunión pueda\ncomprobar la identidad de las personas participantes, en los casos en que no se pueda acreditar la\nidentidad por otros medios.\n\nf)\nAjustar\nsus intervenciones al tiempo establecido para la sesión.\n\ng)\nComunicar\na la persona que preside la sesión, si tuviera necesidad de ausentarse momentáneamente de esta. Al\nreincorporarse, también debe avisar a quien presida la sesión.\n\nh) Toda participación será en tiempo real y no diferido, de tal manera que permita a todas las\npersonas que participan en la sesión, escuchar y comunicarse entre sí al mismo tiempo y de forma\npermanente.\n\nARTÍCULO\n13.- Proceso de votación virtual.\n\nEl\npresidente del órgano colegiado, una vez analizados los acuerdos, someterá el\nasunto a votación de los\nintegrantes del órgano, lo cual podrá hacer consultando a cada miembro uno por uno, o bien\nsolicitándoles a los miembros que estén de acuerdo que se sirvan levantar la mano virtual que\ntiene la plataforma. En cualquiera de los casos, al momento de las votaciones los\nintegrantes del órgano que ejercen su derecho a voto deben encender las cámaras.\n\nDe igual manera de existir votos en contra o abstenciones, deberá quedar acreditado en actas el\nmotivo en que se fundamenta.\n\nARTÍCULO\n14.- Registro de la sesión virtual o mixta.\n\nLa\nSecretaría de Actas levantará el acta de cada sesión presencial, virtual o\nmixta, la cual\ncontendrá:\n\na)\nLas\npersonas asistentes.\n\nb)\nLa\ndirección electrónica desde la cual se ha conectado cada integrante del órgano.\n\nc)\nFecha\nde la sesión virtual.\n\nd)\nSe\nconsignará la hora de inicio y finalización.\n\ne)\nEl\ncontenido de las deliberaciones, el cual cumplirá con todos los requisitos de\nforma que indica el\nordenamiento jurídico.\n\nf) Sin perjuicio de otras formalidades que establezca el ordenamiento jurídico, de toda sesión\nvirtual o mixta deberá crearse un respaldo escrito (acta de la sesión) y un respaldo en audio.\n\nCAPÍTULO\nIII\n\nDISPOSICIONES\nFINALES\n\nARTÍCULO\n15. Deberes y responsabilidades de las personas miembro de órganos colegiados.\n\nLas sesiones que se celebren de forma virtual o mixta deben ser conforme con las normas de\nfuncionamiento de los órganos colegiados, por lo que se mantendrán las facultades, deberes y\nresponsabilidades de sus miembros y de quienes los presiden, según las funciones establecidas en el\nmarco jurídico-administrativo interno del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y\nAvenamiento (SENARA).\n\nSerá\nobligación de la secretaría de actas y de la persona que presida la sesión\nvirtual o mixta\ndel órgano colegiado, verificar que se realice la grabación en audio de la\nsesión.\n\nARTÍCULO\n16. Vigencia\n\nEste\nreglamento rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta.\nPublíquese.\n\nACUERDO\nUNÁNIME Y FIRME", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Text of Norm 10\n\n Regulation for Holding Virtual and Mixed Sessions of Collegiate\nBodies of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, Senara)\n\nSERVICIO NACIONAL DE\nAGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO\n\n \n\nAgreement 7, adopted by\nthe Board of Directors of SENARA, at its Ordinary Session No. 10-2025, held on\nTuesday, May 27, 2025.\n\n \n\nThis new transcription\nis made in accordance with Agreement 3 adopted by the Board of Directors of\nSENARA, at its Ordinary Session No. 12-2025, held on Tuesday, June 16, 2025,\nand transcribed with official communication SENARA-JDSA-OFI-141-2025.\n\n \n\nTherefore, it is\nrequested that official communication SENARA-JDSA-OFI-102-2025, by which this\nAgreement 7 adopted at Ordinary Session No. 10-2025 had previously been transcribed,\nbe rendered void.\n\n \n\nAGREEMENT 7: Given the advances\nprovided by technology, which have allowed SENARA to resort to the use of\ntechnological platforms for holding virtual and mixed sessions of collegiate\nbodies, as well as the need to regulate the operational aspects of this session\nmodality, in order to achieve greater administrative efficiency and juridical\nsecurity for all parties, this Board of Directors, based on the recommendations\nof the Legal Directorate's official communication number SENARA-DJ-043-2025 and\nthe Management's official communication number SENARA-GG-OFI-273-2025, approves\nthe following:\n\n \n\nREGULATION FOR HOLDING VIRTUAL AND MIXED SESSIONS OF COLLEGIATE BODIES OF THE NATIONAL\nGROUNDWATER, IRRIGATION, AND DRAINAGE SERVICE (SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO, SENARA)\n\n \n\nCONSIDERANDO:\n\n \n\nI.               \nThat in accordance with the provisions of Article 6 of the\nConstitutive Law of SENARA Law No. 6877, this Board of Directors is responsible\nfor ensuring the proper functioning of the Institution.\n\n \n\nII.              That the information technology (IT) market offers various\nmechanisms so that the members of a collegiate body can hold their sessions or meetings remotely,\nallowing for the sharing of image, sound, and data.\n\n \n\nIII.            \nThat through Law No. 10,679 of October 2, 2023, Articles\n50, subsection a), and 52, subsection 5), of the General Public Administration Act (Ley General de la\nAdministración Pública) were amended for the purpose of authorizing virtual sessions of\ncollegiate bodies of the Public Administration, in the following terms:\n\n \n\n\"Article 50- Collegiate\nbodies shall appoint a secretary, who shall have the following powers and duties:\n\na) Record the audio and\nvideo of the body's sessions and draft the corresponding minutes, which\nshall constitute a literal transcription of all interventions made in adherence to the constitutional principles of reasonableness and\nproportionality, thereby guaranteeing publicity and citizen access to\nall such records.\"\n\n \n\n\"Article 52.-\n\n \n\n(.)\n\n \n\n5. Both the ordinary and extraordinary sessions of the body may be held virtually,\nthrough the use of telematic systems that allow for integral, simultaneous, and uninterrupted communication\nof video, audio, and data among its members and that\nguarantee in real time the orality of the deliberation, the identity of the\nattendees, the authenticity and integrity of the collegial will,\nthe conservation and inalterability of what was carried out, and its recording on media that\npermit its complete reproduction. In the case of bodies that hold\npublic sessions, publicity must be guaranteed through the use\nof virtual means that allow citizens to follow the\ndeliberations in real time. (Thus added the previous subsection by Article 2 of the Law Authorizing Virtual Sessions for Collegiate Bodies of the Public Administration, No. 10379 of October 2, 2023)\"\n\n \n\nIV. Pursuant to the\nforegoing, the use of technologies for holding sessions of collegiate bodies with\n\"telepresence or virtual presence,\" of all or part of their members, is juridically possible for strengthening effectiveness and\nefficiency as guiding principles of public administration, as long as\nsuch technology guarantees the security and effectiveness of communication that\nallows participants to intervene, deliberate, share information,\nand decide to participate in votes when applicable, as if they were\nphysically present, with probative evidence of such fact being recorded\nthrough mechanisms such as audio or video recordings and filmings\nthat guarantee the integrity of what was carried out.\n\n \n\nV. That, given the\nneed to adapt to technological changes to improve administrative efficiency and\neffectiveness, and juridical security, SENARA must issue internally\nthe regulations that allow for holding sessions in the virtual modality through platforms offered by\ninformation technologies so that members of its collegiate bodies\ncan participate totally or partially under the virtual modality.\n\n \n\nPOR TANTO\n\nThe following is hereby issued\n\n \n\nREGULATION FOR HOLDING VIRTUAL AND\nMIXED SESSIONS OF COLLEGIATE BODIES OF THE NATIONAL GROUNDWATER, IRRIGATION,\nAND DRAINAGE SERVICE (SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO\nY AVENAMIENTO, SENARA)\n\n \n\nCHAPTER I\n\nGENERAL PROVISIONS\n\n \n\nARTICLE 1. Purpose.\n\nThis Regulation is intended to regulate the\nholding of virtual or mixed sessions in collegiate bodies of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, SENARA), in accordance with the\nfollowing applicable regulations.\n\nARTICLE 2. Scope and\nfield of application.\n\nThe provisions of this Regulation are mandatory in\nthose cases where any collegiate body of SENARA agrees to hold\nsessions by virtual means, in which all or\nsome of its members have virtual presence through the platforms offered by\ninformation technologies.\n\nTo hold a virtual or mixed session of a collegiate body,\nthe electronic means used must be previously indicated in the\nconvocation (convocatoria) and be capable of allowing the connectivity\nof the body's members who participate under that modality and guaranteeing the\nsimultaneity, interactivity, and integrality of communication among all\nparticipants. All\naspects established in the convocation (convocatoria) made\nfor this purpose must be respected, and evidence of such\ncircumstance, as well as the technological means used, must be recorded during the session.\n\nARTICLE 3. Guiding Principles\n\nFor holding virtual sessions and mixed sessions of collegiate\nbodies, compliance with the principles governing the operation of every collegiate body\nmust be ensured, such as collegiality, simultaneity, deliberation, and economy, regardless\nof the technological tools used to be present. Likewise,\nin all matters not indicated in this Regulation, all those principles\nand operating rules established by the body according to its own\nregulations and the General Public Administration Act (Ley General de la Administración Pública) shall apply.\n\nARTICLE 4. Definitions.\n\nFor the purposes of this Regulation, the following shall be understood as:\n\nSimultaneity:\nThe individuals comprising the collegiate\nbody must concur simultaneously in the formation of the body's\nwill. Simultaneity is inherent to\ndeliberations and the procedure for forming the collegial will. All regulation\nof the procedure for forming the will is based on that simultaneity,\nwhich enables deliberation and the formation of the body's will.\n\nInteractivity:\nThis mechanism allows for bidirectional,\nmultidirectional, and synchronous communication in real time, meaning it is transmitted\nlive and direct, from one point to another or among\nseveral points at once.\n\nIntegrality:\nCommunication must be integral, allowing for the\ntransmission of image, audio, and video, enabling those interacting to see each other,\nhear each other's voices, and allowing for real-time data transmission.\n\nVirtual session: Is that session held by the collegiate bodies of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, SENARA), in which all members of the body are not\ngathered in person, but rather participate through the connectivity established with the\nuse of the technological platform previously defined in the convocation (convocatoria) and with common access for all\nmembers of the body, presenters, and guests.\n\nMixed session: Is that session held by the collegiate bodies of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, SENARA), in which one or several of its members participate through\nthe connectivity established with the use of the technological platform previously defined\nin the convocation (convocatoria), with common access for all its members, presenters, and guests, and another portion\nof its members participate in person at the location defined in the convocation (convocatoria).\n\nCollegiate\nbodies: Bodies\nformally created by law, decrees, regulations, or administrative acts, composed of\ntwo or more persons whose functioning and decisions are taken jointly and\naccording to their own regulations or the law.\n\nTechnological\nplatforms:\ntools created by technological means for establishing simultaneous, real-time connectivity\nbetween two or more points that allow communication from multiple spaces,\nguaranteeing integral and simultaneous communication that includes video, audio, and\ndata, and allowing all connected persons auditory, verbal, and\nvisual interaction in real time.\n\nARTICLE 5.- Operation of collegiate bodies in virtual or mixed sessions.\n\nThe operational aspects of each collegiate body that adopts the virtual or mixed session\nmodality, such as: the convocation (convocatoria), the type of session, absences, formation of the quorum,\nagenda, and documents or reports submitted for knowledge and resolution, deliberation,\nvotes, minutes (actas) and means of challenge, and other aspects of each body's operation shall be\ngoverned by the body's own regulations, by the stipulations of the Constitutive Law of SENARA\nand the General Public Administration Act (Ley General de la Administración Pública), and other rules of the juridical order applicable to them.\n\nARTICLE 6.- Technical support.\n\nThe National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, SENARA), through the IT Management Unit (Unidad de Gestión Informática), shall provide the technological conditions and infrastructure necessary to\nenable effective communication and interoperability for the collegiate bodies that agree\nto meet virtually or in a mixed manner. Likewise, the IT Management Unit (Unidad de Gestión Informática) shall assign\nofficial email addresses so that members of the collegiate bodies can\nconnect to sessions through them, and shall provide the required training to its members\nto guarantee their proper functioning.\n\nCHAPTER II\n\nPROCEDURES AND\nFORMALITIES FOR HOLDING SESSIONS\n\nARTICLE 7.- Minimum conditions for holding virtual or mixed sessions.\n\na) The holding of sessions of the collegiate body under the virtual or mixed modality must be\nagreed upon by the body previously and in a generic manner, defining the platform to be used\nfor this purpose.\n\nb) Every convocation (convocatoria) for sessions of a collegiate body under the virtual or mixed modality shall so\nindicate in the convocation (convocatoria), specifying the platform to be used to establish\nconnectivity.\n\nc) It shall be the obligation of the secretariat of the collegiate body, or failing that, of its president, to issue\nthe convocation (convocatoria), ensuring, with proof of receipt, that all its members received the\nconvocation (convocatoria).\n\nd) It shall be the obligation of the member of the collegiate body to confirm with the secretariat of the body, or\nfailing that, with the president, the email address they will use to establish their connectivity,\nthus being validly convened upon receipt of the convocation (convocatoria) at that email address.\n\ne) The members of the collegiate body who connect by virtual means shall be obligated\nto have the sufficient and necessary technological resources for their virtual\nparticipation, whether their own or institutional.\n\nArticle 8.- Verification of the quorum for the virtual or mixed session.\n\nUpon commencing the session virtually or in a mixed manner, its president must verify the existence of a\nquorum by verifying the in-person presence or virtual connection of each of the members. Similarly,\nduring the course of the session, the person directing it must be attentive to ensure the connectivity\nof its members is maintained.\n\nIf any of the convened members presents connectivity problems to the session or their\nconnectivity is unstable, they must so inform the president through the chat or any alternate\nmeans, in which case the president shall allow a prudential amount of time until the\nconnection can be established.\n\nARTICLE 9.- Interruption of sessions.\n\nIf the connectivity of any or several members of the collegiate body is interrupted or\nunstable, they shall so inform the president through the chat or by any alternate means so that a recess\nis declared for a prudential time until the connection can be reestablished.\n\nThe session shall only be concluded in the event that connectivity has been lost due to\na power outage and service could not be restored in a reasonable time, or for\nany other technical reason where efforts to reestablish the connection have been exhausted without\npositive results and it leads to the presumption that the problem will not be resolved in a short\ntime. In such case, evidence of this shall be recorded in the minutes (acta) of the session.\n\nARTICLE 10. Interventions by participants or members of the collegiate\nbody in the virtual or mixed session.\n\na) The president of the Collegiate Body shall direct the session, ordering all those procedural\naspects they deem appropriate for its proper conduct.\n\nb) Before initiating the session, the person presiding, with the support of the recording secretary (secretaría de actas), must\nconduct connectivity tests to ensure that participants have the capability to transmit\naudio, video, or data.\n\nc) Those present wishing to speak must do so by raising their hand through the\nplatform, and must lower it once their intervention concludes.\n\nd) Those\nnot speaking must keep their microphones off, in order to\navoid noise or interference in the communication.\n\ne) It is the obligation of the members of the collegiate body who participate virtually in the session\nto ensure that the location they are in has the necessary technological means to\nguarantee their participation, under conditions of security, session privacy, and, where applicable,\nconfidentiality of information.\n\nARTICLE 11.- Location for holding mixed sessions\n\nWhen a mixed session is to be held, it is necessary to have a videoconference room or\nduly equipped venue that makes possible the participation of persons\nin person and others virtually. Furthermore, the equipment used by\nall participants must be technologically compatible to guarantee the proper functioning\nof the collegiate body.\n\nSimilarly, the technological system used must guarantee the authenticity and integrity of the\nwill and the conservation of what was carried out in the virtual session of the collegiate body, and must therefore\nallow the full and exact identification of the persons who are in session.\n\nThere must be security measures aimed at preventing the alteration of\ncommunication, the\nidentification of the member, and guaranteeing the very content of the telematic transmission.\n\nARTICLE 12. Rules for interaction and conduct in virtual or mixed sessions.\n\nPersons\nparticipating in the virtual modality must abide by the following\ninteraction rules:\n\na)\nBe\npunctual when entering the chat or videoconference room.\n\nb) Use the official name on the platform and not a pseudonym, abbreviated forms, or\nthird-party user accounts.\n\nc)\nAddress\nother members observing the general rules of social conduct and respect.\n\nd) To speak, one must raise the virtual hand and wait until the\nperson presiding so indicates, and address the point under discussion.\n\ne) Upon entering the session, you must activate the camera so that the person presiding over the meeting can\nverify the identity of the participants, in cases where identity cannot be\nproven by other means.\n\nf)\nLimit\nyour interventions to the time established for the session.\n\ng)\nNotify\nthe person presiding over the session if you need to momentarily step away. Upon\nrejoining, you must also notify the person presiding.\n\nh) All participation shall be in real time and not deferred, in such a way as to allow all\npersons participating in the session to listen to and communicate with each other simultaneously and\npermanently.\n\nARTICLE 13.- Virtual voting process.\n\nThe\npresident of the collegiate body, once the agreements have been discussed, shall submit the\nmatter to a vote of the\nmembers of the body, which may be done by consulting each member one by one, or by\nasking the members in favor to kindly raise the virtual hand available on\nthe platform. In either case, at the time of voting, the\nmembers of the body exercising their right to vote must turn on their cameras.\n\nLikewise, if there are votes against or abstentions, the reason on which\nthey are based must be recorded in the minutes (actas).\n\nARTICLE 14.- Record of the virtual or mixed session.\n\nThe\nRecording Secretary (Secretaría de Actas) shall draft the minutes (acta) of each in-person, virtual, or\nmixed session, which\nshall contain:\n\na)\nThe\nattendees.\n\nb)\nThe\nelectronic address from which each member of the body connected.\n\nc)\nThe\ndate of the virtual session.\n\nd)\nThe\nstart and end time shall be recorded.\n\ne)\nThe\ncontent of the deliberations, which shall comply with all the procedural\nrequirements indicated by the\njuridical order.\n\nf) Without prejudice to other formalities established by the juridical order, a written backup\n(minutes (acta) of the session) and an audio backup must be created for every virtual\nor mixed session.\n\nCHAPTER\nIII\n\nFINAL\nPROVISIONS\n\nARTICLE\n15. Duties and responsibilities of the member persons of collegiate bodies.\n\nThe sessions held virtually or in a mixed manner must be in accordance with the operating rules of\ncollegiate bodies; therefore, the powers, duties, and\nresponsibilities of their members and of those who preside over them shall be maintained, according to the functions established in\nthe internal juridical-administrative framework of the National Groundwater, Irrigation, and\nDrainage Service (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, SENARA).\n\nIt shall be\nthe obligation of the recording secretary (secretaría de actas) and the person presiding over the virtual or mixed\nsession of the collegiate body to verify that the audio recording of the\nsession is made.\n\nARTICLE\n16. Effectiveness\n\nThis\nregulation takes effect upon its publication in the official gazette La Gaceta.\nLet it be published.\n\nUNANIMOUS\nAND FINAL AGREEMENT" }