{ "id": "norm-106495", "citation": "Decreto 001", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento Interno de la Junta Directiva de JAPDEVA", "title_en": "Internal Regulations of the JAPDEVA Board of Directors", "summary_es": "Este documento establece las normas de funcionamiento de la Junta Directiva de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA). Regula aspectos como la convocatoria y desarrollo de sesiones ordinarias y extraordinarias, el orden del día, la toma de acuerdos, la elaboración y custodia de actas, y la participación presencial, virtual o híbrida de los directores. Se detallan reglas sobre quórum, votaciones, impedimentos por conflicto de intereses, y la firmeza y revocación de acuerdos. También se establece la obligación de grabar las sesiones y conservar las cintas, así como la responsabilidad de la Secretaría General en la administración de documentos. El texto incluye disposiciones transitorias para la implementación y publicación del reglamento. En síntesis, es un reglamento de carácter administrativo interno que busca ordenar el quehacer del órgano colegiado de esta entidad portuaria, sin referencias a temas ambientales o de otra naturaleza jurídica sustantiva.", "summary_en": "This document establishes the operating rules for the Board of Directors of the Atlantic Coast Port and Economic Development Administration (JAPDEVA). It regulates aspects such as the convening and conduct of ordinary and extraordinary sessions, the agenda, decision-making, the drafting and custody of minutes, and the in-person, virtual or hybrid participation of directors. Details are provided on quorum, voting, conflicts of interest, and the finality and revocation of agreements. It also requires sessions to be recorded and tapes preserved, and assigns the General Secretariat responsibility for document management. The text includes transitory provisions for implementation and official publication. In short, it is an internal administrative regulation aimed at organizing the functioning of this port entity's collegiate body, without references to environmental or other substantive legal matters.", "court_or_agency": "", "date": "13/01/2026", "year": "2026", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "Junta Directiva", "JAPDEVA", "orden del día", "doble voto", "sesiones híbridas", "actas" ], "concept_anchors": [], "keywords_es": [ "JAPDEVA", "reglamento interno", "Junta Directiva", "sesiones virtuales", "actas", "acuerdos", "votación", "quórum", "impedimentos" ], "keywords_en": [ "JAPDEVA", "internal regulations", "Board of Directors", "virtual sessions", "minutes", "agreements", "voting", "quorum", "conflicts of interest" ], "excerpt_es": "Las sesiones serán grabadas y las cintas respectivas las conservará en lugar seguro la Secretaría General, durante un lapso mínimo de doce meses, una vez cumplido este plazo, la Secretaría General procederá a remitir la información a la Unidad de Tecnología e información de Japdeva para su debido resguardo.\nEstas cintas son para consultas o aclaraciones de la Junta Directiva única y exclusivamente. Para cualquier otro uso que quisiera dársele se debe tener de previo el consentimiento de la Junta Directiva, manifestado por escrito.\nLos acuerdos se tomarán por mayoría de votos de los Directores presentes. Cuando se produjera un empate en la votación de algún asunto, sometido al criterio de los señores Directores el Presidente Ejecutivo o quien lo sustituya decidirá la votación por medio del doble voto de que gozará en estos casos.", "excerpt_en": "Sessions shall be recorded and the respective tapes shall be kept in a safe place by the General Secretariat for a minimum period of twelve months; once this period has elapsed, the General Secretariat shall forward the information to the JAPDEVA Technology and Information Unit for proper storage.\nThese tapes are solely and exclusively for the Board of Directors' consultations or clarifications. For any other use, the prior written consent of the Board of Directors is required.\nAgreements shall be adopted by a majority vote of the Directors present. In the event of a tie in the voting on any matter submitted to the Directors, the Executive President or their replacement shall decide the vote by means of the casting vote they shall enjoy in such cases.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "The regulation was approved by the JAPDEVA Board of Directors and published in the official gazette, establishing the operating rules for its Board.", "summary_es": "El reglamento fue aprobado por el Consejo de Administración de JAPDEVA y publicado en La Gaceta, estableciendo las reglas de funcionamiento de su Junta Directiva." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo XXI", "quote_en": "Directors shall vote affirmatively or negatively on the matters submitted to them. 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En ese sentido, tendrá entre otras, las siguientes atribuciones:\na) Aprobar los reglamentos internos que requiera el funcionamiento de la\ninstitución\", así como acuerdos específicos que regulan su funcionamiento y\ntoma de decisiones.\n\nÚltima modificación al\nReglamento Interno de la Junta Directiva se realiza mediante acuerdo\nN°498-2023, artículo I de la sesión extraordinaria N° 31-2023, celebrada el 26\nde diciembre del 2023, modificación solicitada mediante oficio AL-657-2023 a\nlos artículos IV y XXI. Publicado en La Gaceta.\n\nCAPÍTULO I\n\nDisposiciones generales del\nConsejo\n\nde Administración\n\nArtículo I.-Las sesiones de\nJunta Directiva serán presididas por el Presidente Ejecutivo y en su ausencia\npor el Vicepresidente. En caso de ausencia de ambos funcionarios presidirá el\ndirector de mayor edad.\n\nArtículo II.-Los\nDirectores, salvo el Presidente Ejecutivo devengarán dietas únicamente por las\nsesiones a las cuales asistan y que efectivamente se realicen. Los directores\nque se incorporen posterior a 20 minutos injustificadamente después de haber\niniciado la sesión ordinaria o extraordinaria no devengaran dieta.\n\nArtículo III.-Las sesiones\ndeben desarrollarse conforme al orden en que se establecen los asuntos en la\nagenda, a menos que los Directores por simple mayoría aprueben la alteración de\nese orden.\n\nArtículo IV.-Sesiones\nordinarias y extraordinarias: La Junta Directiva se reunirá ordinariamente dos\nveces al mes y en forma extraordinaria cuando sea convocado por el Presidente\nEjecutivo o por dos Directores. Se reunirán en forma ordinaria, en el lugar y\nhora que la Junta Directiva determine, para lo cual no hará falta comunicación\nespecial. Cuando las circunstancias lo ameriten, el Presidente Ejecutivo o\nPresidenta Ejecutiva o quien le sustituya de conformidad con este Reglamento,\npodrá convocar a sesionar a la Junta Directiva en lugar distinto al ordinario.\nEn caso de las sesiones extraordinarias, será necesario una convocatoria con\nuna antelación mínima de veinticuatro horas, a la convocatoria se acompañará el\norden del día salvo en casos de urgencia.\n\nLos asuntos del orden del\ndía de las sesiones extraordinarias deben señalarse específicamente y no podrán\nconocerse otros asuntos que no estén especificados en ese orden. No obstante,\nquedará válidamente constituida la Junta Directiva, sin cumplir todos los\nrequisitos referentes a la convocatoria o al orden del día, cuando asistan\ntodos sus integrantes y así lo acuerden por unanimidad.\n\nPara que se declare\nconfidencial una sesión, basta que lo solicite el Presidente Ejecutivo o uno de\nlos Directores. En este caso sólo los Directores permanecerán en el recinto de\nsesiones, pudiendo invitar a otros funcionarios o personas.\n\nPara las sesiones será\nestablecida una primera convocatoria, a la hora que se establezca. Se establece\nuna segunda convocatoria que iniciará una hora después.\n\nA\ncriterio del Presidente Ejecutivo, Presidenta Ejecutiva o quien le sustituya,\ndichas sesiones podrán ser de forma presencial, virtual o híbrida (estando\nalgunas de las personas integrantes presentes físicamente y otras en forma virtual),\nsegún las siguientes reglas: Las personas participantes de manera virtual\npueden sesionar dentro del territorio de la República o fuera de este, pero,\npara esto último deben informar este hecho a la Junta Directiva, es\nresponsabilidad de la persona integrante garantizar el cumplimiento de los\nprincipios de colegialidad y simultaneidad. Dichas sesiones deben realizarse\npor cualquier medio tecnológico que garantice los principios de colegialidad y\nsimultaneidad que rigen el funcionamiento de los órganos colegiados, siendo que\nla sesión debe contar con una interacción integral, multidireccional y en\ntiempo real entre las personas miembros del órgano y todas aquellas que\nparticipen de la sesión. Es obligación de las personas integrantes que\nparticipen virtualmente en la sesión, asegurarse que el lugar en el que se\nencuentren tiene los medios tecnológicos para garantizar su participación, la\nseguridad y la privacidad de la sesión. Las actas de las sesiones donde exista\nparticipación virtual deben indicar expresamente tal situación. Cuando por\nmotivos técnicos se pierda la interacción en tiempo real entre las personas\nparticipantes de la sesión, por al menos diez minutos continuos, se debe\nconsiderar interrumpida la participación de esa o esas personas para efectos de\nquórum. De darse estas situaciones, debe ser consignado en el acta. Las\ndesconexiones menores a diez minutos, no se consignarán en el acta para efectos\nde participación. La sesión se debe mantener mientras permanezca el quórum\nmínimo requerido. Toda sesión virtual debe cumplir con todos los alcances\nindicados por la Ley General de la Administración Pública. En aquellos casos en\nque algún miembro de la Junta Directiva requiera asistir virtualmente a una\nsesión que hubiese sido convenida a realizarse de manera presencial, este\nmiembro debe comunicarlo por cualquier medio escrito o verbal a la Secretaria\ndel Consejo de Administración, quien lo comunicará de inmediato al Presidente\nEjecutivo, para que esté último disponga respecto de la forma de participación.\nLa persona integrante que asiste a la sesión de forma virtual debe asegurarse\nde contar con la funcionalidad de los equipos y las condiciones tecnológicas y\nde privacidad necesarias para una participación segura.\n\nArtículo V.-Para la\ntramitación de los asuntos que se someten a conocimiento de la Junta Directiva,\nexistirá una Secretaría a cargo del Secretario General, de nombramiento de la\nJunta. Este funcionario seleccionará el personal necesario para el correcto\nfuncionamiento de esta dependencia de acuerdo con los lineamientos generales\nque se siguen en la Institución.\n\nArtículo VI.-El orden del\ndía es la enumeración de los asuntos a ser conocidos en una sesión y lo\nconfeccionará el Secretario de la Junta Directiva, siguiendo instrucciones del\nPresidente Ejecutivo.\n\nArtículo VII.-El orden del\ndía de las sesiones ordinarias que realice la Junta Directiva contempla los\nsiguientes asuntos:\n\na)\nAprobación de actas.\n\nb)\nAsuntos de tramitación urgente.\n\nc)\nAsuntos de las Gerencias.\n\nd)\nMociones de los señores Directores.\n\ne)\nAsuntos de la Presidencia Ejecutiva.\n\nf)\nAsuntos de la Auditoría General.\n\ng)\nAsuntos legales.\n\nh)\nCorrespondencia.\n\ni)\nAsuntos varios.\n\nArtículo VIII.-El Orden del\nDía debe distribuirse entre los Directores, Gerente y Auditor por lo menos 12\nhoras antes del inicio de la respectiva sesión. Cuando por motivos de domicilio\ndel Director, no pudiera enviársele con suficiente tiempo, se le informará por\nteléfono, telegrama o cualquier medio electrónico sobre los asuntos del orden\ndel día.\n\nArtículo IX.-Todas las\nsesiones serán grabadas y las cintas respectivas las conservará en lugar seguro\nla Secretaría General, durante un lapso mínimo de doce meses, una vez cumplido\neste plazo, la Secretaría General procederá a remitir la información a la\nUnidad de Tecnología e información de Japdeva para su debido resguardo.\n\nEstas cintas son para\nconsultas o aclaraciones de la Junta Directiva única y exclusivamente. Para\ncualquier otro uso que quisiera dársele se debe tener de previo el\nconsentimiento de la Junta Directiva, manifestado por escrito.\n\nArtículo X.-La Secretaría\nGeneral antes inicio de cada sesión, preparará un expediente a cada uno de los\nseñores consejeros donde se incluirá el orden del día de la sesión; copia de\nlos artículos de los periódicos que aluden directamente a JAPDEVA o que toquen\naspectos de gran interés para la Vertiente Atlántica; asuntos pendientes de\nresolución; documentos, informes y antecedentes a que se refieren los asuntos\ndel orden del día; toda la correspondencia que viene a nombre de los Directores\ny cualquier otro asunto que a su criterio sea pertinente.\n\nArtículo XI.-Los Libros de\nActas de la Junta Directiva estarán bajo el cuidado y el buen manejo de la\nSecretaría General, por un período de cuatro años de los cuales una vez\ntranscurridos se remitirán dichos libros de actas al Archivo Institucional para\nsu respectivo resguardo, quienes velarán por su conservación y buen estado\nhasta cumplir los veinte años que establece la Ley N° 7202 y su reglamento\nvigente del cual establece que una vez transcurrido este tiempo, se deberán\ntrasladar al Archivo Nacional para su resguardo definitivo.\n\nArtículo XII.-Las actas una\nvez aprobadas deben transcribirse de inmediato al libro. Cada uno de los libros\nde actas constará de quinientos folios, sean doscientas cincuenta hojas, numerados\ndel uno hasta quinientos y debidamente sellados por la Auditoria General de la\nInstitución. Cada uno de estos libros deben llevar la respectiva numeración.\n\nArtículo XIII.-Los asuntos\nconocidos, discutidos y resueltos se consignarán en el acta cronológica y\nordenadamente. Cada asunto debe narrarse en forma sucinta, clara, objetiva,\ndespués de lo cual se indicará la resolución que adoptó la Junta Directiva en\ncada caso. Se transcribirá la intervención cuando así lo solicite un Director o\ncuales quiera otro de los que participan en la sesión.\n\nArtículo XIV.-Los acuerdos\nque tome la Junta Directiva adquieren carácter firme una vez que se apruebe el\nacta correspondiente. Se exceptúan los acuerdos que específicamente y por el\nvoto de por lo menos cinco Directores, se señalan como firmes en la misma\nsesión donde se toman. (Dos tercios del total de los miembros de Junta\nDirectiva). Los acuerdos firmes se comunicarán de inmediato.\n\nArtículo XV.-La Junta\nDirectiva podrá modificar o revocar un acuerdo en el tanto no haya sido\ncomunicado al administrado o se haya ejecutado.\n\nArtículo XVI.-Cuando un\nDirector desee que su opinión sobre algún aspecto conste en el acta, así lo\nsolicitará expresamente al Secretario General en la misma sesión, para que lo\nreproduzca en el acta respectiva.\n\nArtículo XVII.-La revisión\nde todo acuerdo cabe antes de que se apruebe el acta correspondiente y las\nobservaciones respectivas se consignarán en el momento de aprobarse esta acta.\n\nArtículo XVIII.-Los\nacuerdos se tomarán por mayoría de votos de los Directores presentes.\n\nArtículo XIX.-La Secretaría\nGeneral, una vez firmes los acuerdos, los transcribirá y comunicará a la\nPresidencia Ejecutiva para su ejecución.\n\nArtículo XX.-La Secretaría\nGeneral llevará un archivo digital de todos los documentos adjuntos a las\ndiferentes actas, haciendo constar la fecha y el número de sesión a que se\nadjunta el documento.\n\nArtículo XXI.-Los\nDirectores votarán afirmativa o negativamente los asuntos que se sometan a su\ncriterio. No les es permitido abstenerse de emitir su voto, salvo en casos de\ntratarse de asuntos en que tengan interés personal directo o indirecto, o lo\ntuvieran sus parientes consanguíneos o afines hasta el tercer grado de\nconsanguinidad o afinidad, sociedades mercantiles, empresas o personas de las\nque el Director sea socio, pariente o empleado.\n\nEl Director que se\nencuentre en algunos de estos casos, lo manifestará y se abstendrá de\nparticipar en la discusión y votación del asunto, retirándose del recinto de\nsesiones, mientras el asunto se resuelve.\n\nPara efectos de la votación en los casos de las sesiones virtuales o\nhibridas, la misma se efectuará de forma positiva cuando el Director realice\nmanifestación expresa a viva voz o levantando su mano.\n\nArtículo XXII.-La Secretaría General deberá mantener\nun índice por asuntos, ordenados cronológicamente de los acuerdos tomados por\nla Junta Directiva, de manera que la localización de los acuerdos sea ágil,\nexpedita y eficiente.\n\nArtículo XXIII.-Cada una de las actas debe llevar su\nrespectivo expediente digital el cual estará conformado por los documentos\n(originales o copias) de los asuntos que se conocen en cada sesión y tendrá el\ncarácter de libro auxiliar digital o complementario del Libro de Actas.\n\nArtículo XXIV.-Sin excepción se transcribirán al acta\ntodos los contratos y convenios que celebre JAPDEVA. Igualmente, todas las\nmodificaciones al presupuesto ordinario que apruebe la Junta Directiva y los\notros documentos que éste específicamente señale.\n\nArtículo XXV.-Los Gerentes y el abogado asesor de la\nJunta Directiva asistirán a las sesiones de Junta Directiva; excepcionalmente\nel Auditor General cuando así lo requiera el Órgano Director, lo mismo que\naquellos funcionarios de la Institución que se requiera brindar informe en\nrelación con asuntos que figuran en el orden del día.\n\nArtículo XXVI.-Las Actas serán firmadas por el señor\nPresidente Ejecutivo, o por quien en su lugar presida la sesión y por el\nSecretario de la Junta Directiva, además de aquellos Directores con votos\ndisidentes.\n\nArtículo XXVII.-Los espacios excedentes que se\npresentan en el libro de actas se anularán.\n\nArtículo XXVIII.-La Secretaría General distribuirá\nborradores de las actas en formato digital para su revisión a cada uno de los\nseñores Directores.\n\nArtículo XXIX.-Cuando se produjera un empate en la\nvotación de algún asunto, sometido al criterio de los señores Directores el\nPresidente Ejecutivo o quien lo sustituya decidirá la votación por medio del\ndoble voto de que gozará en estos casos.\n\nTransitorio I.-Se\nautoriza la inclusión de procedimientos, lineamientos y manuales necesarios\npara el cumplimiento de los objetivos del presente reglamento.\n\nTransitorio II.-La\nutilización del presente reglamento será de acatamiento obligatorio una vez que\nse ha realizado la debida publicación en el diario Oficial La Gaceta.\n\nPublíquese en el Diario Oficial La Gaceta.\n\nLimón, febrero de 2026.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Text Norma 001\n\n Internal regulations of the Board of Directors of JAPDEVA\n\nJUNTA DE ADMINISTRACIÓN\nPORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONÓMICO\n\nDE LA VERTIENTE ATLÁNTICA\n\nPORT ADMINISTRATION\n\nAll interested parties\nare hereby notified that our Board of Directors (Consejo de Administración), in extraordinary session\nNo. 001-2026, held on January 13, 2026, agreement No. 012-2026, article\nIV, agreed to publish:\n\nAMENDMENT TO THE INTERNAL\nREGULATIONS\n\nOF THE BOARD OF DIRECTORS OF\nJAPDEVA\n\nThe Board of\nDirectors (Consejo de Administración) of JAPDEVA, in accordance with article 17, \"shall have the authority\nto exercise all functions and execute all acts that Japdeva is\nauthorized to carry out. In that sense, it shall have, among others, the following powers:\na) Approve the internal regulations required for the functioning of the\ninstitution,\" as well as specific agreements that regulate its operation and\ndecision-making.\n\nThe last amendment to the\nInternal Regulations of the Board of Directors is carried out by means of agreement\nNo. 498-2023, article I of extraordinary session No. 31-2023, held on December 26,\n2023, an amendment requested via official letter AL-657-2023\nto articles IV and XXI. Published in La Gaceta.\n\nCHAPTER I\n\nGeneral provisions of the Board\nof Directors (Consejo\nde Administración)\n\nArticle I.-The sessions of the\nBoard of Directors shall be presided over by the Executive President and in their absence\nby the Vice President. In the event of the absence of both officials, the\noldest director shall preside.\n\nArticle II.-The\nDirectors, with the exception of the Executive President, shall earn sitting fees (dietas) only for the\nsessions they attend and that are effectively held. Directors\nwho join more than 20 minutes after the start of the ordinary or extraordinary session without justification shall not earn sitting fees.\n\nArticle III.-The sessions\nmust proceed according to the order in which the matters are set forth in the\nagenda, unless the Directors, by simple majority, approve the alteration of\nthat order.\n\nArticle IV.-Ordinary\nand extraordinary sessions: The Board of Directors shall meet ordinarily twice\na month and extraordinarily when convened by the Executive President\nor by two Directors. They shall meet in ordinary form, at the place and\ntime that the Board of Directors determines, for which no special communication shall be required. When circumstances warrant it, the Executive President\nor whoever substitutes them in accordance with these Regulations,\nmay convene the Board of Directors to meet in a place other than the ordinary one.\nIn the case of extraordinary sessions, a call to meeting shall be necessary at a\nminimum of twenty-four hours in advance; the agenda shall accompany the call to meeting, except in cases of urgency.\n\nThe matters of the agenda\nof the extraordinary sessions must be specifically indicated, and no other matters not specified in that agenda may be considered. However,\nthe Board of Directors shall be validly constituted, without fulfilling all\nthe requirements regarding the call to meeting or the agenda, when all\nof its members attend and so agree unanimously.\n\nFor a session to be declared\nconfidential, it is sufficient that the Executive President or one of\nthe Directors so requests. In this case, only the Directors shall remain in the meeting\nroom, and they may invite other officials or persons.\n\nFor the sessions, a\nfirst call shall be established at the established time. A\nsecond call to meeting is established to begin one hour later.\n\nAt\nthe discretion of the Executive President or whoever substitutes them,\nsaid sessions may be in-person, virtual, or hybrid (with\nsome of the members present physically and others virtually),\naccording to the following rules: Persons participating virtually\nmay meet within the territory of the Republic or outside of it, but,\nfor the latter, they must inform the Board of Directors of this fact; it is\nthe responsibility of the member to ensure compliance with the\nprinciples of collegiality and simultaneity. Said sessions must be conducted\nby any technological means that guarantees the principles of collegiality and\nsimultaneity governing the functioning of collegiate bodies, it being understood that\nthe session must feature an integral, multidirectional, and real-time interaction among the members of the body and all those\nparticipating in the session. It is the obligation of the members who\nparticipate virtually in the session to ensure that the place where they\nare located has the technological means to guarantee their participation, the\nsecurity, and the privacy of the session. The minutes (actas) of sessions where there is\nvirtual participation must expressly indicate such a situation. When, for\ntechnical reasons, real-time interaction between the persons\nparticipating in the session is lost for at least ten continuous minutes, the\nparticipation of that person or those persons shall be considered interrupted for the purposes of\nquorum. If these situations arise, they must be recorded in the minutes. Disconnections\nof less than ten minutes shall not be recorded in the minutes for purposes\nof participation. The session must be maintained as long as the minimum\nrequired quorum remains. Every virtual session must comply with all the scopes\nindicated by the General Public Administration Act (Ley General de la Administración Pública). In those cases where\na member of the Board of Directors needs to attend virtually a\nsession that had been agreed to be held in-person, this\nmember must communicate this by any written or verbal means to the Secretary\nof the Board of Directors (Consejo de Administración), who shall communicate it immediately to the\nExecutive President, so that the latter may decide regarding the form of participation.\nThe member who attends the session virtually must ensure\nthey have the functionality of the equipment and the technological and\nprivacy conditions necessary for secure participation.\n\nArticle V.-For the\nprocessing of matters submitted to the Board of Directors,\nthere shall be a Secretariat (Secretaría) in charge of the General Secretary, appointed by the\nBoard. This official shall select the personnel necessary for the correct\nfunctioning of this office in accordance with the general guidelines\nfollowed in the Institution.\n\nArticle VI.-The agenda\nis the enumeration of the matters to be considered in a session and\nshall be prepared by the Secretary of the Board of Directors, following instructions from\nthe Executive President.\n\nArticle VII.-The agenda\nof the ordinary sessions held by the Board of Directors includes the\nfollowing matters:\n\na)\nApproval of minutes.\n\nb)\nUrgent matters.\n\nc)\nMatters from the Managements.\n\nd)\nMotions from the Directors.\n\ne)\nMatters from the Executive Presidency.\n\nf)\nMatters from the General Audit.\n\ng)\nLegal affairs.\n\nh)\nCorrespondence.\n\ni)\nVarious matters.\n\nArticle VIII.-The Agenda\nmust be distributed among the Directors, Manager, and Auditor at least 12\nhours before the start of the respective session. When, due to reasons of a\nDirector's domicile, it cannot be sent with sufficient time, they shall be informed by\ntelephone, telegram, or any electronic means about the matters on the agenda.\n\nArticle IX.-All\nsessions shall be recorded, and the respective tapes shall be conserved in a safe place by\nthe General Secretariat (Secretaría General) for a minimum period of twelve months. Once\nthis period has elapsed, the General Secretariat shall proceed to send the information to the\nTechnology and Information Unit of Japdeva for its proper safeguarding.\n\nThese tapes are solely and exclusively for\nconsultations or clarifications by the Board of Directors. For\nany other use that might be desired, the prior\nconsent of the Board of Directors, expressed in writing, must be obtained.\n\nArticle X.-The General\nSecretariat (Secretaría General) shall, before the start of each session, prepare a file for each one of the\nboard members that will include the session's agenda; copies of\nnewspaper articles that directly allude to JAPDEVA or that touch upon\naspects of great interest for the Atlantic Region (Vertiente Atlántica); pending\nresolution matters; documents, reports, and background materials referring to the matters\non the agenda; all correspondence addressed to the Directors;\nand any other matter that, at their discretion, is pertinent.\n\nArticle XI.-The Minutes Books\nof the Board of Directors shall be under the care and proper handling of the\nGeneral Secretariat (Secretaría General) for a period of four years, after which\nhas elapsed, said minute books shall be sent to the Institutional Archive for\ntheir respective safeguarding, which will ensure their conservation and good condition\nuntil the twenty years established by Law No. 7202 and its current\nregulations are completed, which establishes that once this time has\nelapsed, they must be transferred to the National Archive for their definitive\nsafeguarding.\n\nArticle XII.-The minutes, once\napproved, must be transcribed immediately into the book. Each of the minute\nbooks shall consist of five hundred folios, that is, two hundred fifty sheets, numbered\nfrom one to five hundred and duly sealed by the General Audit of the\nInstitution. Each of these books must bear the respective numbering.\n\nArticle XIII.-The matters\nconsidered, discussed, and resolved shall be recorded in the minutes chronologically and\nneatly. Each matter must be narrated in a succinct, clear, objective manner,\nafter which the resolution adopted by the Board of Directors in\neach case shall be indicated. The intervention shall be transcribed when so requested by a Director or\nany other person participating in the session.\n\nArticle XIV.-The agreements\nmade by the Board of Directors become final (firmes) once the\ncorresponding minutes are approved. Excepted from this are those agreements that specifically and by\nthe vote of at least five Directors, are designated as final (firmes) in the same\nsession in which they are made (two-thirds of the total members of the Board of\nDirectors). Final (Firmes) agreements shall be communicated immediately.\n\nArticle XV.-The Board of\nDirectors may modify or revoke an agreement as long as it has not\nbeen communicated to the administered person or has not been executed.\n\nArticle XVI.-When a\nDirector wishes their opinion on any aspect to be recorded in the minutes, they shall\nexpressly request it from the General Secretary in the same session, so that they\nmay reproduce it in the respective minutes.\n\nArticle XVII.-The review\nof any agreement is admissible before the corresponding minutes are approved, and\nthe respective observations shall be recorded at the moment these minutes are approved.\n\nArticle XVIII.-Agreements\nshall be adopted by a majority vote of the Directors present.\n\nArticle XIX.-The General\nSecretariat (Secretaría General), once the agreements are final (firmes), shall transcribe and communicate them to the\nExecutive Presidency for their execution.\n\nArticle XX.-The General\nSecretariat (Secretaría General) shall maintain a digital archive of all documents attached to the\ndifferent minutes, recording the date and the session number to which\nthe document is attached.\n\nArticle XXI.-The\nDirectors shall vote affirmatively or negatively on the matters submitted to\ntheir judgment. They are not permitted to abstain from casting their vote, except in cases\ninvolving matters in which they have a direct or indirect personal interest, or\ntheir blood relatives or in-laws up to the third degree of\nconsanguinity or affinity have such an interest, or commercial companies, enterprises, or persons of which\nthe Director is a partner, relative, or employee.\n\nThe Director who finds\nthemselves in any of these cases shall declare it and shall abstain from\nparticipating in the discussion and voting on the matter, withdrawing from the meeting\nroom while the matter is being resolved.\n\nFor voting purposes in the cases of virtual or\nhybrid sessions, it shall be carried out in an affirmative manner when the Director makes\nan express manifestation aloud or by raising their hand.\n\nArticle XXII.-The General Secretariat (Secretaría General) must maintain\nan index by matters, chronologically ordered, of the agreements adopted by\nthe Board of Directors, such that the location of the agreements is agile,\nexpeditious, and efficient.\n\nArticle XXIII.-Each of the minutes must have its\nrespective digital file, which shall be composed of the documents\n(originals or copies) of the matters considered in each session and shall have the\ncharacter of a digital auxiliary or complementary book to the Minutes Book.\n\nArticle XXIV.-Without exception, all\ncontracts and agreements entered into by JAPDEVA shall be transcribed into the minutes. Likewise, all\nmodifications to the ordinary budget approved by the Board of Directors and\nother documents that it specifically designates.\n\nArticle XXV.-The Managers and the legal advisor of the\nBoard of Directors shall attend the sessions of the Board of Directors; exceptionally,\nthe General Auditor when so required by the Governing Body, as well as\nthose officials of the Institution required to provide a report in\nrelation to matters appearing on the agenda.\n\nArticle XXVI.-The Minutes shall be signed by the\nExecutive President, or by whoever presides over the session in their place, and by the\nSecretary of the Board of Directors, in addition to those Directors with dissenting\nvotes.\n\nArticle XXVII.-The excess spaces that\nappear in the minute book shall be annulled.\n\nArticle XXVIII.-The General Secretariat (Secretaría General) shall distribute\ndraft minutes in digital format for review to each of the\nDirectors.\n\nArticle XXIX.-When a tie occurs in the\nvoting on any matter submitted to the judgment of the Directors, the\nExecutive President or whoever substitutes them shall decide the vote by means of the\ndouble vote they shall enjoy in these cases.\n\nTransitory Provision I.-The\ninclusion of procedures, guidelines, and manuals necessary\nfor the fulfillment of the objectives of these regulations is authorized.\n\nTransitory Provision II.-The\nuse of these regulations shall be mandatory once\nthe proper publication in the official newspaper La Gaceta has been carried out.\n\nPublish in the Official Newspaper La Gaceta.\n\nLimón, February 2026." }