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  "id": "norm-52109",
  "citation": "Decreto 584",
  "section": "norms",
  "doc_type": "regulation",
  "title_es": "Manual de procedimientos para el desarrollo de infraestructura física del MINAE",
  "title_en": "Procedure Manual for Physical Infrastructure Development at MINAE",
  "summary_es": "Este reglamento establece los procedimientos de planificación, contratación, ejecución y control aplicables a la obra pública del Ministerio del Ambiente y Energía (MINAE), incluyendo aquellas que se ubican en Áreas Silvestres Protegidas. Detalla las fases de pre-anteproyecto, anteproyecto, proyecto y construcción, con especificaciones sobre la información técnica, ambiental y de diseño exigida, los estudios preliminares, y los criterios de diseño arquitectónico que privilegian la sostenibilidad, la armonía con el entorno y el mínimo impacto natural y cultural. Regula los procesos de contratación del consultor (diseñador-inspector) y del constructor, las funciones de la Oficina Ejecutora, la Proveeduría Institucional y el Departamento de Asesoría Jurídica, y las condiciones de los contratos. Asimismo, define los requisitos para la inspección de obra, la recepción provisional y definitiva, y la elaboración de un programa anual de mantenimiento para garantizar la conservación de la infraestructura construida.",
  "summary_en": "This regulation establishes the planning, procurement, execution, and control procedures applicable to public works of the Ministry of Environment and Energy (MINAE), including those located in Protected Wild Areas. It details the phases of pre-feasibility, preliminary design, project, and construction, with specifications on the required technical, environmental and design information, preliminary studies, and architectural design criteria that prioritize sustainability, harmony with the environment, and minimal natural and cultural impact. It regulates the procurement processes for the consultant (designer-inspector) and the contractor, the roles of the Executive Office, the Institutional Procurement Office, and the Legal Advisory Department, and the contract conditions. It also defines the requirements for work inspection, provisional and final acceptance, and the preparation of an annual maintenance program to ensure the preservation of the built infrastructure.",
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  "date": "28/10/2003",
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  "es_concept_hints": [
    "MINAE",
    "Área Silvestre Protegida",
    "Plan de Manejo",
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    "MINAE",
    "infraestructura física",
    "manual de procedimientos",
    "obra pública",
    "áreas silvestres protegidas",
    "diseño arquitectónico",
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    "MINAE",
    "physical infrastructure",
    "procedures manual",
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    "architectural design",
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    "Annual Maintenance Program",
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  "excerpt_es": "II.—El Manual se divide de acuerdo a las fases que caracterizan el desarrollo de todo proyecto de infraestructura física: Pre-anteproyecto, Anteproyecto, Proyecto y Construcción de la Obra.\n\n1. FASE DE PRE-ANTEPROYECTO\n\n1.1. Información general.\nInformación general suministrada por el Destinatario del Proyecto a la Oficina Ejecutora.\n\n1.1.1 Información técnica:\na. aprobación del Proyecto por la Oficina de Planificación del MINAE, que acredite ante el Contratante su factibilidad financiera, su autosostenibilidad, su incorporación dentro del Plan Anual Operativo y la programación de la respectiva partida presupuestaria;\nb. planos catastrados,\nc. fotografías del terreno,\nd. antecedentes administrativos y técnico - constructivos (diseños anteriores, estudios de suelos, financiamiento, otros),\ne. Plan de Manejo, si el Proyecto se ubica en un Área Silvestre Protegida.\n\n1.1.2 Lista de necesidades para la elaboración del Programa Arquitectónico:\na. espacios requeridos (el Destinatario podrá sugerir estimaciones de área),\nb. finalidad de los espacios requeridos,\nc. requerimientos para mobiliario regular,\nd. requerimientos para mobiliario especial,\ne. visitación esperada.\n\n1.1.3 Descripción de condiciones naturales:\na. régimen eólico,\nb. régimen pluvial,\nc. radiación solar,\nd. cuerpos de agua (ríos, lagos, litorales, otros),\ne. humedad ambiental,\nf. flora y fauna existente en el sitio o de consideración relevante para el diseño arquitectónico.",
  "excerpt_en": "II.—The Manual is divided according to the phases that characterize the development of every physical infrastructure project: Pre-feasibility, Preliminary Design, Project and Construction of the Work.\n\n1. PRE-FEASIBILITY PHASE\n\n1.1. General information.\nGeneral information provided by the Project Recipient to the Executive Office.\n\n1.1.1 Technical information:\na. approval of the Project by the MINAE Planning Office, which certifies to the Contracting Party its financial feasibility, self-sustainability, its incorporation into the Annual Operating Plan and the scheduling of the respective budget line;\nb. cadastral maps,\nc. photographs of the site,\nd. administrative and technical-constructive background (previous designs, soil studies, financing, others),\ne. Management Plan, if the Project is located in a Protected Wild Area.\n\n1.1.2 List of needs for the preparation of the Architectural Program:\na. required spaces (the Recipient may suggest area estimates),\nb. purpose of the required spaces,\nc. requirements for regular furniture,\nd. requirements for special furniture,\ne. expected visitation.\n\n1.1.3 Description of natural conditions:\na. wind regime,\nb. rainfall regime,\nc. solar radiation,\nd. bodies of water (rivers, lakes, coastlines, others),\ne. environmental humidity,\nf. existing flora and fauna on the site or of relevant consideration for the architectural design.",
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    "summary_en": "Establishes the procedures manual for planning, procurement and execution of physical infrastructure in MINAE.",
    "summary_es": "Se establece el manual de procedimientos para la planificación, contratación y ejecución de infraestructura física en el MINAE."
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      "quote_en": "This Procedures Manual constitutes an instrument to achieve adequate planning, execution, administration and control of every public works project in MINAE, executed totally or partially with public funds and resources or of public origin.",
      "quote_es": "El presente Manual de Procedimientos constituye un instrumento para lograr una adecuada planificación, ejecución, administración y control de todo proyecto de obra pública en el MINAE, ejecutado total o parcialmente con fondos y recursos públicos o de origen público."
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      "quote_en": "the preliminary design must be prepared from an environmental perspective, seeking total coherence towards a sustainable habitat;",
      "quote_es": "el anteproyecto deberá elaborarse desde una óptica ambientalista, buscando una coherencia total hacia un hábitat sostenible;"
    },
    {
      "context": "Criterios generales de diseño",
      "quote_en": "if the design corresponds to a Protected Wild Area, an architectural configuration of dispersed nuclei and not concentrated in a single building should be preferred; the capacities and limitations determined by the management category of the Protected Wild Area will be considered.",
      "quote_es": "si el diseño corresponde a un Área Silvestre Protegida, deberá preferirse una conformación arquitectónica de núcleos dispersos y no concentradas en un solo inmueble; se considerarán las capacidades y limitaciones determinadas por la categoría de manejo del Área Silvestre Protegida."
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      "quote_en": "measures will be taken to the extreme to minimally impact the natural and cultural environment, both physically and visually; architectural typologies appropriate to the environment will be preferred;",
      "quote_es": "se extremarán medidas para impactar al mínimo el entorno natural y cultural, tanto físicamente como visualmente; se preferirán tipologías arquitectónicas adecuadas al entorno;"
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  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 584\n\n                        Reglamento Manual de procedimientos para el desarrollo de infraestructura\nfísica del ministerio del ambiente y energía\n\nTexto Completo acta: 6FC5B\nAMBIENTE Y ENERGÍA\n\nAMBIENTE Y ENERGÍA\n\nDEPARTAMENTO LEGAL\n\nR-584.—San José, a las diez horas treinta minutos del día\nveintiocho de octubre del dos mil dos.\n\nConsiderando:\n\n1º—Que el Ministerio del Ambiente y Energía, a través del\nSistema Nacional de Áreas de conservación administra las distintas Áreas Silvestres\nProtegidas, en las cuales debe implementar una serie de construcciones con el fin de dar\nalbergue a los funcionarios encargados de la vigilancia y administración del área\nsilvestre protegida.\n\n2º—Que además debe construir centros de atención de visitantes,\na los cuales se les deben brindar las condiciones mínimas para su estancia en el lugar.\n\n3º—Que para realizar este tipo de obras de infraestructura el\nMinisterio, necesariamente debe acudir a los procesos de licitación, por lo que se hace\nnecesario contar con instrumento de planificación y control para la realización de\nconstrucciones dentro de las áreas silvestres protegidas, así como para cualquier otra\nobra que requiera el Ministerio para el cumplimiento de las obligaciones que le fija el\nordenamiento jurídico.\n\n4º—Que la Contraloría General de la República mediante informe\nnúmero DFOE-AM-2/2003, recomendó la elaboración del presente Manual de Procedimientos\npara el Desarrollo de Infraestructura Física del Ministerio del Ambiente y Energía.\n\nMANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA\nDEL MINISTERIO DEL AMBIENTE Y ENERGÍA\n\nObjetivo\n\nEl presente Manual de Procedimientos constituye un instrumento para\nlograr una adecuada planificación, ejecución, administración y control de todo proyecto\nde obra pública en el MINAE, ejecutado total o parcialmente con fondos y recursos\npúblicos o de origen público, según lo establecido en el Manual Técnico para el\nDesarrollo de Obra Pública de la Contraloría General de la República. Pretende además\nfacilitar que la infraestructura física que el Despacho Ministerial apruebe desarrollar\nen el MINAE, sea adecuada y acorde con la naturaleza y fines de la Institución.\n\nI.—Definiciones.\n\nÁrea Construcción: Área específica de construcción, excluyendo las\náreas correspondientes a obras exteriores como jardines, parqueos, aceras y otras.\n\nÁrea Silvestre: Zona territorial estratégica dentro de un Área de\nConservación, a la que el Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) haya\nasignado alguna de las siguientes categorías de manejo: Parque Nacional, Reserva\nBiológica, Reserva Forestal, Humedal, Corredor Biológico, Refugio de Vida Silvestre,\nZona Protectora o Monumento Nacional.\n\nConstructor: Adjudicatario en firme de la contratación para la\nconstrucción del Proyecto.\n\nContratante: MINAE o la persona física o jurídica debidamente\nautorizada por el MINAE para efectuar la contratación de consultores y/o constructores.\n\nDestinatario: Unidad Administrativa del MINAE que administrará la\ninfraestructura física.\n\nDiseñador: Profesional o empresa consultora contratada por el\nContratante, facultada técnica y legalmente para elaborar planos constructivos,\nespecificaciones técnicas, asesorar en contrataciones y realizar aclaraciones a\nOferentes.\n\nEspecificaciones: Condiciones que rigen los procedimientos\nconstructivos, calidad de materiales, mano de obra y otros procedimientos técnicos\nrequeridos para la construcción de la obra.\n\nFiscalizador: Instancia designada por el MINAE para el control\nfinanciero de fondos asignados al proyecto, la ejecución presupuestaria del proyecto,\nmanejo y control de flujo de efectivo y presentación de informes financieros y\npresupuestarios.\n\nMINAE: Ministerio del Ambiente y Energía, propietario de la obra a\nconstruir.\n\nInspector: Profesional o empresa consultora contratada por el\nContratante, facultada técnica y legalmente para ejercer la inspección de la\nconstrucción del Proyecto.\n\nOferente: Personas físicas o jurídicas que presenten oferta para\nrealizar labores de consultoría o construcción de infraestructura física.\n\nOficina Ejecutora: Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones en\nInfraestructura Física; instancia de asesoría y apoyo técnico y normativo al Despacho\nMinisterial, que asegure que la infraestructura que éste apruebe desarrollar en el MINAE,\nsea adecuada y acorde con la naturaleza y fines de la Institución.\n\nPlan de Manejo: Documento técnico para planificar el desarrollo de un\nÁrea Silvestre Protegida.\n\nPlanos Constructivos: Juego de planos del Proyecto consistente en todas\nlas láminas que se hayan elaborado para la realización de una obra.\n\nPlanos de Obra Real: Juego de planos en donde se acusan las\nmodificaciones realizadas a Planos.\n\nConstruida: Constructivos (arquitectónicas, mecánicas, eléctricas,\nestructurales y otras), en el cual se identifique con exactitud el estado final de las\nobras.\n\nPliego Especificaciones: Condiciones generales, técnicas y legales que\nrigen la relación contractual.\n\nTécnicas y Legales: Entre las partes involucradas en la ejecución del\nProyecto.\n\nPresupuesto Detallado. Cálculo de las cantidades de obra que se hace\ncon base en los Planos Constructivos, desglosado por componentes de las unidades de obra\ndel proceso de construcción, que permite conocer en detalle y con precisión, los\ndiferentes materiales por usar, su cantidad, los precios unitarios de mercado y todos los\naspectos relacionados con costos de la obra.\n\nII.—El Manual se divide de acuerdo a las fases que\ncaracterizan el desarrollo de todo proyecto de infraestructura física: Pre-anteproyecto,\nAnteproyecto, Proyecto y Construcción de la Obra.\n\n1. FASE DE PRE-ANTEPROYECTO\n\n1.1. Información general.\n\nInformación general suministrada por el Destinatario del Proyecto a la Oficina Ejecutora.\n\n1.1.1 Información técnica:\n\na. aprobación del Proyecto por la Oficina de\nPlanificación del MINAE, que acredite ante el Contratante su factibilidad financiera, su\nautosostenibilidad, su incorporación dentro del Plan Anual Operativo y la programación\nde la respectiva partida presupuestaria;\n\nb. planos catastrados,\n\nc. fotografías del terreno,\n\nd. antecedentes administrativos y técnico - constructivos (diseños anteriores, estudios\nde suelos, financiamiento, otros),\n\ne. Plan de Manejo, si el Proyecto se ubica en un Área Silvestre Protegida.\n\n1.1.2 Lista de necesidades para la elaboración del\nPrograma Arquitectónico:\n\na. espacios requeridos (el Destinatario podrá sugerir estimaciones de área),\n\nb. finalidad de los espacios requeridos,\n\nc. requerimientos para mobiliario regular,\n\nd. requerimientos para mobiliario especial,\n\ne. visitación esperada.\n\n1.1.3 Descripción de condiciones naturales:\n\na. régimen eólico,\n\nb. régimen pluvial,\n\nc. radiación solar,\n\nd. cuerpos de agua (ríos, lagos, litorales, otros),\n\ne. humedad ambiental,\n\nf. flora y fauna existente en el sitio o de consideración relevante para el diseño\narquitectónico.\n\n1.1.4 Descripción de condiciones artificiales:\n\na. circulaciones vehiculares,\n\nb. circulaciones peatonales,\n\nc. red de tendido eléctrico,\n\nd. red de tendido telefónico,\n\ne. red de abastecimiento de agua para consumo humano,\n\nf. red de alcantarillado sanitario y pluvial,\n\ng. servicios de radio - comunicación,\n\nh. identificación de edificaciones cercanas existentes,\n\ni. identificación de servidumbres,\n\nj. identificación de eventuales focos de contaminación,\n\nk. identificación de técnicas constructivas autóctonas.\n\n1.1.5 Identificación de posibles materiales a utilizar,\nconsiderando:\n\na. armonía con el entorno inmediato y el ambiente en general,\n\nb. que sean concordantes con el uso del inmueble,\n\nc. durabilidad,\n\nd. comportamiento térmico,\n\ne. comportamiento acústico,\n\nf. comportamiento sísmico,\n\ng. estética,\n\nh. viabilidad financiera,\n\ni. viabilidad constructiva,\n\nj. disponibilidad en el mercado local,\n\nk. uso tradicional en la zona.\n\n1.1.6 Identificación de atractivos existentes:\n\nAtractivos ecoturísticos que estarán relacionados directamente con el desarrollo de la\nobra de infraestructura física.\n\n1.1.7 Identificación de infraestructura de apoyo existente\nque facilite el ecoturismo:\n\na. senderos,\n\nb. puentes,\n\nc. miradores,\n\nd. descansos,\n\ne. refugios,\n\nf. puntos de interpretación,\n\ng. otros.\n\n1.1.8 Identificación de normativa reguladora para la\nconstrucción de obras en la localidad:\n\na. Plan Regulador,\n\nb. alineamientos especiales (MOPT, INCOFER, ICT, otros),\n\nc. identificación del tipo de los documentos constructivos requeridos por el Gobierno\nLocal con base en el área del Proyecto (croquis, planos constructivos, especificaciones\ntécnicas, cuaderno de bitácora de obra, otros).\n\n1.2. Información específica.\n\nEstudios de carácter técnico fundamentales para el diseño del Proyecto, a contratar por\nel Destinatario a consultores específicos o a solicitar a instancias gubernamentales\ncompetentes en la materia. Los Términos de Referencia respectivos para la eventual\ncontratación de Consultores específicos, serán elaborados por la Oficina Ejecutora y\nsometidos a consideración de la Proveeduría Institucional y el Departamento de Asesoría\nJurídica. La Oficina Ejecutora controlará el estricto cumplimiento de las labores\ncontratadas a esos eventuales consultores específicos y fiscalizará la recepción de los\nproductos contratados.\n\n1.2.1 Factores naturales:\n\na. estudio de suelos, incluyendo la determinación del nivel freático,\n\nb. levantamiento topográfico, incluyendo curvas de nivel,\n\n1.2.2 Factores artificiales:\n\na. análisis de la cantidad y calidad del agua para consumo humano,\n\nb. análisis de circulación vehicular,\n\nc. análisis de circulación peatonal,\n\nd. análisis de la recepción y emisión de señales de radio,\n\ne. análisis preliminar de la viabilidad ambiental del Proyecto.\n\n1.3 Estudios preliminares.\n\nElaboración, por parte de la Oficina Ejecutora, de propuestas conceptuales, no\ndefinitivas, que usualmente se discuten con el Destinatario.\n\n1.3.1 Análisis programático: traducción gráfica de las\ninformaciones detalladas en los literales A y B, que no necesariamente tienen que ser\nrevisados por el Destinatario:\n\na. trazado de una serie de gráficos sobre planos, anotando\nlos parámetros pertinentes e integrándolos en un solo dibujo;\n\nb. división temática de dicho trazado: circulaciones vehiculares y peatonales, análisis\nplanimétrico, condicionantes bioclimáticas, otros.\n\n1.3.2 Propuesta Preliminar de Diseño (Pre-Anteproyecto):\npropuesta básica que considera los parámetros que condicionan el Proyecto.\n\na. incluye plantas de distribución arquitectónica poco\nespecíficas,\n\nb. señala áreas generales a manera de un plan maestro o plano de conjunto,\n\nc. insinúa intenciones de fachada,\n\nd. identifica dimensiones aproximadas de las edificaciones, de forma que cuando se inicie\nlas Fases de Anteproyecto y Proyecto del inmueble, no se sobrepase el espacio reservado\npara éste,\n\ne. incluye la evaluación de posibilidades de desarrollar el proyecto en etapas (si su\nmagnitud, complejidad y/o costo lo requieren); la Oficina Ejecutora coordinará con el\nDestinatario la definición de las prioridades respectivas.\n\n2. FASE DE ANTEPROYECTO\n\nUna vez que el Destinatario haya aprobado formalmente la\nPropuesta Preliminar de Diseño, la Oficina Ejecutora elaborará una propuesta más\ndetallada para que el Destinatario pueda visualizar claramente la obra terminada. Dicha\npresentación gráfica deberá incluir, como mínimo, una planta de conjunto, plantas de\ndistribución arquitectónica, fachadas y secciones. Este producto resolverá el Proyecto\na nivel espacial, no así a nivel constructivo, lo que se resolverá en la Fase de\nProyecto.\n\n2.1 Criterios generales de diseño:\n\na. el anteproyecto deberá elaborarse desde una óptica\nambientalista, buscando una coherencia total hacia un hábitat sostenible;\n\nb. el Destinatario deberá participar integral y activamente en todo el proceso de diseño\ndel Anteproyecto;\n\nc. el Anteproyecto deberá contemplar el crecimiento del inmueble,\n\nd. se procurará el diseño de edificaciones poco consumidoras de energía, brindando\nespecial importancia a diseños bioclimáticos;\n\ne. se maximizará el uso de iluminación y ventilación natural, evitándose el uso de\nsistemas mecánicos para estos efectos;\n\nf. se brindará especial importancia al paisaje cultural, incorporando y rescatando los\nrecursos históricos y culturales presentes (arquitectura vernácula, elementos\narqueológicos, otros);\n\ng. los materiales constructivos se seleccionarán en consideración de los criterios\napuntados anteriormente;\n\nh. se extremarán medidas para impactar al mínimo el entorno natural y cultural, tanto\nfísicamente como visualmente; se preferirán tipologías arquitectónicas adecuadas al\nentorno;\n\ni. se evitará lujos o comodidades superfluas, a menos que el Destinatario justifique\nexpresamente su necesidad;\n\nj. si el diseño corresponde a un Área Silvestre Protegida, deberá preferirse una\nconformación arquitectónica de núcleos dispersos y no concentradas en un solo inmueble;\n\nk. se considerarán las capacidades y limitaciones determinadas por la categoría de\nmanejo del Área Silvestre Protegida.\n\n2.2 Criterios específicos de diseño (condicionados por la\ninformación de los apartes 1.1 y 1.2)\n\na. localización y ubicación de la obra,\n\nb. tipología arquitectónica,\n\nc. elevación respecto al nivel de suelo,\n\nd. extensión de aleros,\n\ne. tipo de materiales,\n\nf. tipo de ventanería,\n\ng. altura de piso a cielo,\n\nh. colores,\n\ni. pendientes de cubierta,\n\nj. sistemas de disposición de aguas pluviales, negras y servidas,\n\nk. uso de vegetación como barrera sónica, visual, solar, eólica y otros usos.\n\n2.3 Formalización del Diseño Definitivo del Anteproyecto.\n\nEl Destinatario emitirá una nota acreditando la aprobación del Anteproyecto; firmará y\nsellará cada uno de los planos correspondientes.\n\n3. FASE DE PROYECTO\n\n3.1 Contratación del Consultor (Diseñador - Inspector).\n\nCon el Anteproyecto debidamente aprobado por el Destinatario, el Contratante iniciará,\ncon la asesoría y apoyo técnico y normativo de la Oficina Ejecutora, un proceso de\ncontratación de un Consultor (Diseñador-Inspector). El Consultor deberá ser un\nprofesional o empresa consultora (que preferiblemente será Diseñador e Inspector del\nProyecto), que elaborará: Planos Constructivos, Especificaciones Técnicas, Presupuesto\nDetallado, Inspección de Obra y revisará los Planos de Obra Real Construida.\nAdicionalmente el Consultor (Diseñador - Inspector) brindará de asesoría en la\ncontratación del Constructor y/o Consultores específicos adicionales que eventualmente\nsean requeridos en el Proyecto, atenderá aclaraciones durante el proceso de contratación\ndel Constructor y otros asuntos relacionados con el diseño y la inspección de la\nconstrucción del Proyecto.\n\nLa Oficina Ejecutora controlará el estricto cumplimiento de las labores contratadas al\nConsultor (Diseñador - Inspector) y fiscalizará la recepción de los productos que\nentregará.\n\nLa contratación del Consultor (Diseñador - Inspector) incluye:\n\n3.1.1 Participación de la Oficina Ejecutora:\n\na. elaborará el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para contratar el\nConsultor (Diseñador - Inspector),\n\nb. someterá el Pliego a consideración de la Proveeduría Institucional y del\nDepartamento de Asesoría Jurídica.\n\n3.1.2 Participación de la Proveeduría Institucional:\n\na. revisará el Pliego de Especificaciones Técnicas y\nLegales para contratar al Consultor (Diseñador - Inspector) y emitirá una nota dirigida\nal Contratante, con copia a la Oficina Ejecutora, acreditando su aprobación en los\naspectos de su competencia;\n\nb. tendrá a su cargo el proceso requerido para la contratación administrativa del\nConsultor (Diseñador - Inspector), en coordinación con el Fiscalizador Financiero\nPresupuestario asignado al Proyecto.\n\n3.1.3 Participación del Departamento de Asesoría\nJurídica:\n\na. revisará Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales\npara contratar al Consultor (Diseñador - Inspector) y emitirá una nota al Contratante,\ncon copia a la Oficina Ejecutora, acreditando su aprobación en los aspectos de su\ncompetencia;\n\nb. Tendrá a su cargo la atención de todos los extremos legales relativos a la relación\ncontractual con el Consultor (Diseñador-Inspector).\n\n3.1.4 Apertura de Ofertas.\n\na. La Proveeduría Institucional, en coordinación con el\nAdepto. de Asesoría Jurídica, en coordinación con el Fiscalizador Financiero -\nPresupuestario, consignará la apertura de ofertas mediante un Acta que acreditará como\nmínimo: lugar, hora, fecha, identificación de oferentes, rendimiento de garantía de\nparticipación, precio de la oferta, plazo de entrega de productos ofertados y\nacreditación de entrega de toda la documentación anexa estipulada en el Pliego de\nEspecificaciones Técnicas correspondiente.\n\nb. La Proveeduría Institucional y el Departamento de Asesoría Jurídica analizarán los\nextremos administrativos y legales de la documentación presentada con las Ofertas y\nemitirán una nota al Contratante, con copia a la Oficina Ejecutora, acreditando su\naprobación.\n\nc. La Proveeduría remitirá a la Oficina Ejecutora las Ofertas recibidas y copia del Acta\nde Apertura para que ésta realice el análisis técnico correspondiente.\n\n3.1.5 Selección del Consultor (Diseñador - Inspector):\n\na. la Oficina Ejecutora evaluará las ofertas presentadas con el fin de seleccionar el\nConsultor con base en los rubros estipulados en el Pliego de Especificaciones Técnicas y\nLegales;\n\nb. la evaluación efectuada será remitida formalmente al Contratante para la toma de\ndecisión respectiva;\n\nc. una vez tomada la decisión por el Contratante, la Proveeduría Institucional\nprocederá a la Notificación de Adjudicación, en la que se observará los más estrictos\ncontroles administrativos.\n\n3.1.6 Contrato.\n\nPara la contratación del Consultor (Diseñador - Inspector) mediará el correspondiente\nContrato. Éste será elaborado conjuntamente por la Proveeduría Institucional y el\nDepto. de Asesoría Jurídica del MINAE, en el cual se deberá consignar los extremos\ntécnicos y legales incluidos en la Oferta presentada por el Consultor\n(Diseñador-Inspector). En todo caso el Contrato deberá consignar, con meridiana\nclaridad, los siguientes aspectos fundamentales:\n\na. Obligación del Consultor (Diseñador - Inspector) de entregar los Planos Constructivos\ndebidamente visados o autorizados por todas las autoridades que corresponda, de manera que\nel Constructor que se contratará no enfrente obstáculo alguno para iniciar la\nconstrucción del Proyecto;\n\nb. Obligación del Consultor de sostener una reunión semanal de coordinación con la\nOficina Ejecutora. De cada reunión el Consultor elaborará una Ayuda - Memoria, en la que\nconsignará el asunto tratado y el acuerdo respectivo; dicha Ayuda - Memoria estará\nrefrendada por el Consultor y la Oficina Ejecutora;\n\nc. forma de pago y retenciones;\n\nd. fecha de entrega de productos;\n\ne. multas por atrasos;\n\nf. Garantía de cumplimiento, que en ningún caso será menor al 10% del valor estimado de\nla obra y que deberá extenderse por un período no menor de 12 meses posteriores a la\nRecepción Definitiva de la Obra;\n\ng. forma de resolución de controversias;\n\nh. valor fiscal del contrato;\n\ni. si el Contrato debe refrendarlo la Contraloría General de la República;\n\nj. otros aspectos de contratación administrativa y legales que la Proveeduría\nInstitucional y el Departamento de Asesoría Jurídica consideren pertinentes.\n\n3.2 Contratación del Constructor.\n\nCon los Planos Constructivos debidamente visados o\nautorizados por todas las autoridades que corresponda, así como con las Especificaciones\nTécnicas debidamente aprobadas por la Oficina Ejecutora, el Contratante solicitará a la\nProveeduría Institucional, se inicie el proceso de contratación de un Constructor para\nel Proyecto. El Constructor será una empresa constructora debidamente inscrita en la\nCámara Costarricense de la Construcción, que tendrá a su cargo todos los aspectos\nconstructivos del Proyecto.\n\nAdicionalmente y de manera ineludible, el Constructor entregará juegos de planos\noriginales y los respectivos archivos digitales de los Planos de Obra Real Construida;\nasí mismo, en la Recepción Provisional de la Obra entregará un Manual de Mantenimiento\nde las obras que, en estricta coordinación con el Consultor (Diseñador - Inspector),\nidentificará: tipos y cantidades de materiales, equipo, calidades del personal y\nperiodicidad de las actividades de mantenimiento, así como otros elementos que considere\npertinente.\n\nEsta Oficina Ejecutora, en coordinación con el Consultor (Diseñador - Inspector)\ncontrolará el estricto cumplimiento de las labores contratadas al Constructor y\nfiscalizará la Recepción Provisional y Definitiva de las obras contratadas, verificando\nque se hayan cumplido las más rigurosas normas en arquitectura e ingeniería, en sus\ndiversas especialidades.\n\nLa contratación del Constructor incluye:\n\n3.1.1 Participación del Consultor (Diseñador -\nInspector):\n\na. elaborará, en coordinación con la Oficina Ejecutora, el Pliego de Especificaciones\nTécnicas y Legales para contratar el Constructor;\n\nb. someterá la versión final del Pliego a consideración de la Oficina Ejecutora.\n\n3.1.2 Participación de la Oficina Ejecutora:\n\na. revisará la versión final del Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para la\ncontratación del Constructor. Esta Oficina emitirá una nota dirigida al Contratante\nacreditando su aprobación;\n\nb. someterá el Pliego a consideración de la Proveeduría Institucional y del\nDepartamento de Asesoría Jurídica;\n\nc. de manera ineludible el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para contratar\nel Constructor indicará el monto máximo de contratación de la construcción con base en\nel Presupuesto Detallado elaborado por el Consultor (Diseñador-Inspector).\n\n3.1.3 Participación de la Proveeduría Institucional:\n\na. revisará el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para contratar al\nConstructor y emitirá una nota dirigida al Contratante acreditando la aprobación en los\naspectos de su competencia;\n\nb. tendrá a su cargo el proceso requerido para la contratación administrativa del\nConstructor, en coordinación con el Fiscalizador Financiero Presupuestario asignado al\nProyecto.\n\n3.1.4 Participación del Departamento de Asesoría\nJurídica:\n\na. revisará el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales para contratar al\nConstructor y emitirá una nota dirigida al Contratante acreditando la aprobación en los\naspectos de su competencia;\n\nb. tendrá a su cargo la atención de todos los extremos legales relativos a la relación\ncontractual con el Constructor.\n\n3.1.5 Apertura de Ofertas.\n\na. La Proveeduría Institucional, en coordinación con el Depto.\n\nAsesoría Jurídica, consignará la apertura de ofertas mediante un Acta que acreditará\ncomo mínimo: lugar, hora, fecha, identificación de los oferentes, rendimiento de\ngarantía de participación, precio de la oferta, plazo de entrega de productos ofertados\ny acreditación de entrega de toda la documentación anexa estipulada en el Pliego de\nEspecificaciones Técnicas y Legales correspondiente.\n\nb. La Proveeduría Institucional y el Departamento de Asesoría Jurídica, en\ncoordinación con el Fiscalizador Financiero - Presupuestario, analizarán los extremos\nadministrativos y legales de la documentación presentada con las Ofertas y emitirán una\nnota dirigida al Contratante acreditando su aprobación en los aspectos de su competencia.\n\nc. La Proveeduría Institucional remitirá a la Oficina Ejecutora las Ofertas recibidas y\ncopia del Acta de Apertura apuntada, con el fin de que éste, en su calidad de único\ninterlocutor entre el Consultor (Diseñador - Inspector) y el Contratante, traslade al\nConsultor (Diseñador - Inspector) la documentación pertinente con el fin de que éste\nproceda a realizar el análisis técnico correspondiente.\n\n3.1.6 Selección del Constructor:\n\na. el Consultor (Diseñador - Inspector) evaluará las ofertas presentadas con base en los\nrubros estipulados en el Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales;\n\nb. la evaluación efectuada por el Consultor (Diseñador-Inspector) será sometida a\nconsideración de la Oficina Ejecutora, la que emitirá una nota al Contratante\nacreditando su eventual aprobación para la toma de decisión respectiva;\n\nc. una vez que el Contratante haya acordado proceder con la contratación, la Proveeduría\nInstitucional emitirá la Notificación de Adjudicación, en la que se observará los más\nestrictos controles administrativos.\n\n3.1.7 Contrato.\n\nPara la contratación del Constructor mediará el correspondiente Contrato. Éste será\nelaborado conjuntamente por la Proveeduría Institucional y el Departamento de Asesoría\nJurídica del MINAE, en el cual se deberá consignar los extremos técnicos y legales\nincluidos en la Oferta presentada por el Constructor. En todo caso, el Contrato deberá\nconsignar, con meridiana claridad, los siguientes aspectos fundamentales:\n\na. obligación del Constructor de sostener una reunión semanal de coordinación con la\nOficina Ejecutora y el Consultor (Diseñador - Inspector); de cada reunión el Consultor\nelaborará una Ayuda - Memoria, en la que consignará el asunto tratado y el acuerdo\nrespectivo; dicha Ayuda - Memoria estará refrendada el Consultor, la Oficina Ejecutora y\nel Constructor;\n\nb. forma de pago y retenciones;\n\nc. fecha de entrega de productos;\n\nd. multas por atrasos;\n\ne. garantía de cumplimiento, que en ningún caso será menor al 10% de la Oferta\npresentada por el Constructor y que deberá extenderse por un período no menor de 12\nmeses posteriores a la Recepción Definitiva de la Obra;\n\nf. forma de resolución de controversias;\n\ng. valor fiscal del Contrato;\n\nh. indicación del plazo que regirá para efectuar la Recepción Definitiva de la Obra, a\npartir de la Recepción Provisional de la Obra;\n\ni. si el Contrato debe refrendarlo la Contraloría General de la República;\n\nj. otros aspectos de contratación administrativa y legales que la Proveeduría\nInstitucional y el Departamento de Asesoría Jurídica consideren pertinentes.\n\n4. FASE DE CONSTRUCCIÓN DE LA OBRA\n\n4.1 Inspección.\n\nSe entiende por Inspección la vigilancia o atención que\nel Consultor (Inspector) suministrará durante el proceso de construcción de la obra, con\nel fin de que ésta se realice de conformidad con las mejores normas de trabajo, los\nplanos constructivos, las especificaciones técnicas y demás documentos que forman parte\ndel Contrato. El servicio de Inspección del Consultor se presta, como mínimo, mediante\nvisitas semanales a la obra por parte de los profesionales en arquitectura e ingeniería\nen sus diversas especialidades.\n\n4.2 Recepción.\n\nLa Recepción de la Obra incluye una \"Recepción\nProvisional\" con el fin de formalizar los detalles constructivos que debe corregir el\nConstructor, convenir la cancelación de la totalidad del Contrato, trabajos extra\nejecutados y la devolución del primer cincuenta por ciento de retenciones y definir la\nfecha de \"Recepción Definitiva\".\n\nCon la \"Recepción Definitiva\" se deberá acreditar lo siguiente:\n\na. que el Constructor corrigió satisfactoriamente los detalles constructivos señalados\nen la \"Recepción Provisional\" de la Obra;\n\nb. que las áreas de construcción y calidad de lo construido, así como la cantidad y\ncalidad de elementos complementarios son acordes con lo contratado;\n\nc. que esa \"Recepción Definitiva\" no libera de responsabilidad al Constructor\npor incumplimientos a vicios ocultos de la Obra y que ésta se extiende hasta por diez\naños;\n\nd. que esa \"Recepción Definitiva\" no libera de responsabilidad al Consultor\n(Diseñador) por vicios ocultos de diseño de la Obra y que ésta se extiende hasta por\ncinco años;\n\ne. que se aprueba la devolución del cincuenta por ciento restante de retenciones;\n\nf. que en el Cuaderno de Bitácora de Obra se han consignado las siguientes indicaciones:\n\nla fecha de conclusión de la Obra,\n\nconstancia de haber entregado al Contratante el juego de Planos de la Obra Real\nConstruida,\n\nconstancia del correcto funcionamiento en todos los equipos y sistemas electromecánicos,\nconstancia de entrega al Destinatario de los manuales de funcionamiento de equipos y\nsistemas electromecánicos,\n\nconstancia de entrega del \"Manual de Mantenimiento\" de la Obra,\n\nárea y costo final de la construcción,\n\nconstancia de entrega al Destinatario de juegos de llaves y otros elementos accesorios de\nimportancia, debidamente identificados y detallados, de manera que se acredite que se\nentrega y pone a disposición del Destinatario todas las obras construidas,\n\nconstancia de que se entrega copia del Cuaderno de Bitácora de Obra al Contratante.\n\nDe la \"Recepción Provisional\" y de la\n\"Recepción Definitiva\", el Consultor (Diseñador - Inspector) elaborará un\nActa que deberá ser suscrita por:\n\na. el Consultor (Diseñador - Inspector),\n\nb. el Constructor,\n\nc. la Oficina Ejecutora,\n\nd. la Proveeduría Institucional,\n\ne. el Departamento de Asesoría Jurídica del MINAE,\n\nf. el Fiscalizador Financiero - Presupuestario,\n\ng. el Contratante,\n\nh. el Destinatario de la Obra.\n\nLas Actas citadas permitirán acreditar que todos los servicios y obras contratadas fueron\nentregadas y recibidas de conformidad con toda la documentación contractual que se\naprobó para desarrollar el Proyecto.\n\n4.3 Programa Anual de Mantenimiento.\n\nEl Destinatario del Proyecto elaborará un \"Programa Anual de Mantenimiento\",\ncon base en el \"Manual de Mantenimiento\" que deberá entregar el Constructor en\nla \"Recepción Provisional de la Obra\". Dicho Programa deberá identificar, con\nmeridiana claridad, las actividades a realizar y los recursos humanos, materiales y\nfinancieros requeridos para cada una de ellas. Este \"Programa Anual de\nMantenimiento\" permitirá al Destinatario tomar las previsiones administrativas y\npresupuestarias correspondientes, para asegurar que la obra bajo su administración\nrecibirá el adecuado mantenimiento preventivo.\n\nEl Programa deberá refrendarlo la Oficina de Planificación del MINAE ante el\nContratante, con el fin de acreditar que esté debidamente contemplado en el Plan Anual\nOperativo y en las respectivas partidas presupuestarias. En caso de que el Programa de\nMantenimiento no lo vaya a realizar directamente el Destinatario y que se vaya a proceder\nmediante la contratación de una empresa de mantenimiento de infraestructura, deberá\nrefrendarlo la Proveeduría Institucional.\n\nEl Destinatario remitirá a la Oficina Ejecutora, copia del Programa y de los refrendos\nque correspondan. La Oficina Ejecutora realizará inscripciones del monitoreo con el fin\nde asegurar que las obras entregadas al Destinatario reciben el adecuado mantenimiento\npreventivo.\n\nPublíquese.",
  "body_en_text": "throughout the entire text\n\n                        -\n\n                            Full Text of Regulation 584\n\n                            Regulations and Procedures Manual for the Development of Physical\nInfrastructure of the Ministry of Environment and Energy\n\nFull Text record: 6FC5B\nENVIRONMENT AND ENERGY\n\nENVIRONMENT AND ENERGY\n\nLEGAL DEPARTMENT\n\nR-584.—San José, at ten hours thirty minutes on the\ntwenty-eighth day of October two thousand two.\n\nConsidering:\n\n1º—That the Ministry of Environment and Energy, through the\nNational System of Conservation Areas, administers the different Protected Wilderness Areas\n(Áreas Silvestres Protegidas), in which it must implement a series of constructions in order to\nshelter the officials in charge of the surveillance and administration of the protected\nwilderness area.\n\n2º—That it must also build visitor service centers,\nwhich must be provided with the minimum conditions for their stay at the site.\n\n3º—That to carry out this type of infrastructure works, the\nMinistry necessarily must resort to bidding processes, which makes it\nnecessary to have a planning and control instrument for carrying out\nconstructions within the protected wilderness areas, as well as for any other\nwork required by the Ministry for the fulfillment of the obligations established by the\nlegal system.\n\n4º—That the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República), through report\nnumber DFOE-AM-2/2003, recommended the preparation of this Procedures Manual\nfor the Development of Physical Infrastructure of the Ministry of Environment and Energy.\n\nPROCEDURES MANUAL FOR THE DEVELOPMENT OF PHYSICAL INFRASTRUCTURE\nOF THE MINISTRY OF ENVIRONMENT AND ENERGY\n\nObjective\n\nThis Procedures Manual constitutes an instrument to\nachieve adequate planning, execution, administration, and control of every public works\nproject in the MINAE, executed totally or partially with public funds and resources\nor resources of public origin, as established in the Technical Manual for the\nDevelopment of Public Works of the Comptroller General of the Republic. It also aims\nto facilitate that the physical infrastructure that the Minister's Office approves for development\nin the MINAE is adequate and in accordance with the nature and purposes of the Institution.\n\nI.—Definitions.\n\nConstruction Area (Área Construcción): Specific construction area, excluding the\nareas corresponding to exterior works such as gardens, parking lots, sidewalks, and others.\n\nWilderness Area (Área Silvestre): Strategic territorial zone within a Conservation\nArea (Área de Conservación), to which the National System of Conservation Areas (SINAC) has\nassigned one of the following management categories: National Park, Biological\nReserve, Forest Reserve, Wetland, Biological Corridor, Wildlife Refuge,\nProtected Zone, or National Monument.\n\nBuilder (Constructor): Firm awardee (Adjudicatario) of the contract for the\nconstruction of the Project.\n\nContracting Party (Contratante): MINAE or the natural or legal person duly\nauthorized by the MINAE to carry out the contracting of consultants and/or builders.\n\nRecipient (Destinatario): Administrative Unit of the MINAE that will administer the\nphysical infrastructure.\n\nDesigner (Diseñador): Professional or consulting firm contracted by the\nContracting Party, technically and legally qualified to prepare construction plans (planos constructivos),\ntechnical specifications (especificaciones técnicas), advise on contracting, and provide clarifications to\nBidders (Oferentes).\n\nSpecifications (Especificaciones): Conditions governing the construction\nprocedures, quality of materials, labor, and other technical procedures\nrequired for the construction of the work.\n\nFinancial Controller (Fiscalizador): Instance designated by the MINAE for the financial\ncontrol of funds allocated to the project, the budgetary execution of the project,\ncash flow management and control, and presentation of financial and\nbudgetary reports.\n\nMINAE: Ministry of Environment and Energy, owner of the work to\nbe built.\n\nInspector (Inspector): Professional or consulting firm contracted by the\nContracting Party, technically and legally qualified to exercise the inspection of the\nconstruction of the Project.\n\nBidder (Oferente): Natural or legal persons who submit a bid to\nperform consulting or physical infrastructure construction work.\n\nExecuting Office (Oficina Ejecutora): Executing Office of the Physical Infrastructure\nInvestment Plan; advisory and technical/normative support body to the Minister's\nOffice, ensuring that the infrastructure it approves for development in the MINAE\nis adequate and in accordance with the nature and purposes of the Institution.\n\nManagement Plan (Plan de Manejo): Technical document for planning the development of a\nProtected Wilderness Area (Área Silvestre Protegida).\n\nConstruction Plans (Planos Constructivos): Set of plans for the Project consisting of all\nthe sheets that have been prepared for the execution of a work.\n\nAs-Built Plans (Planos de Obra Real): Set of plans in which the\nmodifications made to Plans are recorded.\n\nBuilt: Construction [plans] (architectural, mechanical, electrical,\nstructural, and others), in which the final state of the\nworks is accurately identified.\n\nTechnical and Legal Specifications (Pliego Especificaciones): General, technical, and legal conditions that\ngovern the contractual relationship.\n\nTécnicas y Legales: Between the parties involved in the execution of the\nProject.\n\nDetailed Budget (Presupuesto Detallado). Calculation of the quantities of work made\nbased on the Construction Plans (Planos Constructivos), broken down by components of the work units\nof the construction process, allowing detailed and precise knowledge of the\ndifferent materials to be used, their quantity, the unit market prices, and all\naspects related to the costs of the work.\n\nII.—The Manual is divided according to the phases that\ncharacterize the development of any physical infrastructure project: Pre-preliminary Design (Pre-anteproyecto),\nPreliminary Design (Anteproyecto), Final Design (Proyecto), and Construction of the Work.\n\n1. PRE-PRELIMINARY DESIGN PHASE (PRE-ANTEPROYECTO)\n\n1.1. General information.\n\nGeneral information provided by the Recipient of the Project to the Executing Office.\n\n1.1.1 Technical information:\n\na. approval of the Project by the Planning\nOffice of the MINAE, certifying to the Contracting Party its financial feasibility, its\nself-sustainability, its incorporation into the Annual Operational Plan, and the scheduling\nof the respective budget allocation;\n\nb. cadastral maps (planos catastrados),\n\nc. photographs of the land,\n\nd. administrative and technical-construction background (previous designs, soil\nstudies, financing, others),\n\ne. Management Plan (Plan de Manejo), if the Project is located in a Protected Wilderness Area (Área Silvestre Protegida).\n\n1.1.2 List of needs for the preparation of the\nArchitectural Program:\n\na. required spaces (the Recipient may suggest area estimates),\n\nb. purpose of the required spaces,\n\nc. requirements for regular furniture,\n\nd. requirements for special furniture,\n\ne. expected visitation.\n\n1.1.3 Description of natural conditions:\n\na. wind regime,\n\nb. rainfall regime,\n\nc. solar radiation,\n\nd. bodies of water (rivers, lakes, coastlines, others),\n\ne. environmental humidity,\n\nf. flora and fauna existing at the site or of relevant consideration for the architectural\ndesign.\n\n1.1.4 Description of artificial conditions:\n\na. vehicular traffic routes,\n\nb. pedestrian traffic routes,\n\nc. electric power grid,\n\nd. telephone line network,\n\ne. water supply network for human consumption,\n\nf. sanitary and storm sewer network,\n\ng. radio-communication services,\n\nh. identification of existing nearby buildings,\n\ni. identification of easements (servidumbres),\n\nj. identification of potential pollution sources,\n\nk. identification of indigenous construction techniques.\n\n1.1.5 Identification of possible materials to be used,\nconsidering:\n\na. harmony with the immediate surroundings and the environment in general,\n\nb. concordance with the use of the property,\n\nc. durability,\n\nd. thermal performance,\n\ne. acoustic performance,\n\nf. seismic performance,\n\ng. aesthetics,\n\nh. financial feasibility,\n\ni. constructive feasibility,\n\nj. availability in the local market,\n\nk. traditional use in the area.\n\n1.1.6 Identification of existing attractions:\n\nEcotourism attractions that will be directly related to the development of the\nphysical infrastructure work.\n\n1.1.7 Identification of existing support infrastructure\nthat facilitates ecotourism:\n\na. trails,\n\nb. bridges,\n\nc. viewpoints,\n\nd. rest areas,\n\ne. shelters,\n\nf. interpretation points,\n\ng. others.\n\n1.1.8 Identification of regulatory norms for the\nconstruction of works in the locality:\n\na. Regulatory Plan (Plan Regulador),\n\nb. special alignments (MOPT, INCOFER, ICT, others),\n\nc. identification of the type of construction documents required by the Local\nGovernment based on the Project area (sketch, construction plans (planos constructivos), technical\nspecifications (especificaciones técnicas), worksite logbook (cuaderno de bitácora de obra), others).\n\n1.2. Specific information.\n\nFundamental technical studies for the design of the Project, to be contracted by\nthe Recipient to specific consultants or requested from governmental bodies\ncompetent in the matter. The respective Terms of Reference for the eventual\ncontracting of specific Consultants will be prepared by the Executing Office and\nsubmitted for the consideration of the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory\nDepartment (Departamento de Asesoría Jurídica). The Executing Office will control the strict compliance with the\ncontracted tasks by these eventual specific consultants and will supervise the receipt of the\ncontracted products.\n\n1.2.1 Natural factors:\n\na. soil study, including determination of the water table,\n\nb. topographic survey, including contour lines,\n\n1.2.2 Artificial factors:\n\na. analysis of the quantity and quality of water for human consumption,\n\nb. analysis of vehicular traffic,\n\nc. analysis of pedestrian traffic,\n\nd. analysis of the reception and emission of radio signals,\n\ne. preliminary analysis of the environmental feasibility of the Project.\n\n1.3 Preliminary studies.\n\nPreparation, by the Executing Office, of conceptual, non-definitive\nproposals, which are usually discussed with the Recipient.\n\n1.3.1 Programmatic analysis: graphic translation of the\ninformation detailed in sections A and B, which do not necessarily have to be\nreviewed by the Recipient:\n\na. drawing of a series of graphics on plans, noting\nthe pertinent parameters and integrating them into a single drawing;\n\nb. thematic division of said drawing: vehicular and pedestrian traffic routes, planimetric\nanalysis, bioclimatic constraints, others.\n\n1.3.2 Preliminary Design Proposal (Pre-Preliminary Design, Pre-Anteproyecto):\nbasic proposal that considers the parameters that condition the Project.\n\na. includes non-specific architectural floor plans,\n\nb. indicates general areas in the manner of a master plan or site plan,\n\nc. hints at facade intentions,\n\nd. identifies approximate dimensions of the buildings, so that when\nthe Preliminary Design and Final Design Phases of the property begin, the space reserved\nfor it is not exceeded,\n\ne. includes the evaluation of possibilities to develop the project in stages (if its\nmagnitude, complexity, and/or cost require it); the Executing Office will coordinate with the\nRecipient the definition of the respective priorities.\n\n2. PRELIMINARY DESIGN PHASE (ANTEPROYECTO)\n\nOnce the Recipient has formally approved the\nPreliminary Design Proposal (Propuesta Preliminar de Diseño), the Executing Office will prepare a more\ndetailed proposal so that the Recipient can clearly visualize the finished work. Said\ngraphic presentation must include, at minimum, a site plan, architectural\nfloor plans, elevations, and sections. This product will resolve the Project\nat a spatial level, but not at a constructive level, which will be resolved in the Final Design\nPhase (Fase de Proyecto).\n\n2.1 General design criteria:\n\na. the preliminary design (anteproyecto) must be prepared from an environmentalist\nperspective, seeking total coherence towards a sustainable habitat;\n\nb. the Recipient must participate fully and actively in the entire design process\nof the Preliminary Design;\n\nc. the Preliminary Design must contemplate the growth of the property,\n\nd. the design of low-energy-consuming buildings will be sought, giving\nspecial importance to bioclimatic designs;\n\ne. the use of natural lighting and ventilation will be maximized, avoiding the use of\nmechanical systems for these purposes;\n\nf. special importance will be given to the cultural landscape, incorporating and rescuing the\nhistorical and cultural resources present (vernacular architecture, archaeological\nelements, others);\n\ng. construction materials will be selected considering the\ncriteria noted above;\n\nh. measures will be taken to the extreme to minimally impact the natural and cultural environment, both\nphysically and visually; architectural typologies appropriate to the\nenvironment will be preferred;\n\ni. superfluous luxuries or comforts will be avoided, unless the Recipient expressly justifies\ntheir need;\n\nj. if the design corresponds to a Protected Wilderness Area (Área Silvestre Protegida), an\narchitectural configuration of dispersed nuclei rather than concentrated in a single building shall be preferred;\n\nk. the capacities and limitations determined by the management\ncategory of the Protected Wilderness Area (Área Silvestre Protegida) will be considered.\n\n2.2 Specific design criteria (conditioned by the\ninformation in sections 1.1 and 1.2)\n\na. location and siting of the work,\n\nb. architectural typology,\n\nc. elevation relative to ground level,\n\nd. extension of eaves,\n\ne. type of materials,\n\nf. type of windows,\n\ng. floor-to-ceiling height,\n\nh. colors,\n\ni. roof slopes,\n\nj. systems for disposal of stormwater, blackwater, and graywater,\n\nk. use of vegetation as a sonic, visual, solar, wind barrier, and other uses.\n\n2.3 Formalization of the Definitive Preliminary Design.\n\nThe Recipient will issue a communication certifying the approval of the Preliminary Design (Anteproyecto); will sign and\nseal each of the corresponding plans.\n\n3. FINAL DESIGN PHASE (PROYECTO)\n\n3.1 Contracting of the Consultant (Designer - Inspector).\n\nWith the Preliminary Design (Anteproyecto) duly approved by the Recipient, the Contracting Party will initiate,\nwith the advice and technical/normative support of the Executing Office, a\ncontracting process for a Consultant (Designer-Inspector). The Consultant must be a\nprofessional or consulting firm (which preferably will be the Designer and Inspector of the\nProject), who will prepare: Construction Plans (Planos Constructivos), Technical Specifications (Especificaciones Técnicas), Detailed Budget (Presupuesto\nDetallado), Work Inspection, and will review the As-Built Plans (Planos de Obra Real Construida).\nAdditionally, the Consultant (Designer - Inspector) will provide advice in the\ncontracting of the Builder and/or additional specific Consultants that eventually\nmay be required in the Project, will address clarifications during the contracting process\nof the Builder, and other matters related to the design and inspection of the\nconstruction of the Project.\n\nThe Executing Office will control the strict compliance with the tasks contracted to the\nConsultant (Designer - Inspector) and will supervise the receipt of the products that\nwill be delivered.\n\nThe contracting of the Consultant (Designer - Inspector) includes:\n\n3.1.1 Participation of the Executing Office:\n\na. will prepare the Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales) for contracting the\nConsultant (Designer - Inspector),\n\nb. will submit the Specifications (Pliego) to the consideration of the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the\nLegal Advisory Department (Departamento de Asesoría Jurídica).\n\n3.1.2 Participation of the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional):\n\na. will review the Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas y\nLegales) for contracting the Consultant (Designer - Inspector) and will issue a communication addressed to\nthe Contracting Party, with a copy to the Executing Office, certifying its approval in the\naspects within its competence;\n\nb. will be in charge of the process required for the administrative contracting of the\nConsultant (Designer - Inspector), in coordination with the Budgetary Financial Controller (Fiscalizador Financiero\nPresupuestario) assigned to the Project.\n\n3.1.3 Participation of the Legal Advisory\nDepartment:\n\na. will review the Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales)\nfor contracting the Consultant (Designer - Inspector) and will issue a communication to the Contracting Party,\nwith a copy to the Executing Office, certifying its approval in the aspects within its\ncompetence;\n\nb. Will be in charge of attending to all legal matters relating to the contractual\nrelationship with the Consultant (Designer-Inspector).\n\n3.1.4 Opening of Bids.\n\na. The Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional), in coordination with the\nLegal Advisory Dept. (Adepto. de Asesoría Jurídica), in coordination with the Budgetary -\nFinancial Controller, will record the opening of bids through a Minutes certifying at\nminimum: place, time, date, identification of bidders, rendering of participation\nguarantee, bid price, delivery term for offered products, and\ncertification of delivery of all the annexed documentation stipulated in the corresponding\nTechnical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas).\n\nb. The Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Department will analyze the\nadministrative and legal aspects of the documentation submitted with the Bids and\nwill issue a communication to the Contracting Party, with a copy to the Executing Office, certifying its\napproval.\n\nc. The Procurement Office will forward to the Executing Office the Bids received and a copy of the\nOpening Minutes so that it can perform the corresponding technical analysis.\n\n3.1.5 Selection of the Consultant (Designer - Inspector):\n\na. the Executing Office will evaluate the bids submitted in order to select the\nConsultant based on the items stipulated in the Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas y\nLegales);\n\nb. the evaluation performed will be formally forwarded to the Contracting Party for the\nrespective decision-making;\n\nc. once the decision has been made by the Contracting Party, the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional)\nwill proceed with the Award Notification, in which the strictest\nadministrative controls will be observed.\n\n3.1.6 Contract.\n\nFor the contracting of the Consultant (Designer - Inspector), the corresponding\nContract will mediate. This will be jointly prepared by the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the\nLegal Advisory Dept. (Depto. de Asesoría Jurídica) of the MINAE, in which the technical and legal\naspects included in the Bid submitted by the Consultant\n(Designer-Inspector) must be recorded. In any case, the Contract must record, with crystal\nclarity, the following fundamental aspects:\n\na. Obligation of the Consultant (Designer - Inspector) to deliver the Construction Plans (Planos Constructivos)\nduly approved or authorized by all corresponding authorities, so that the\nBuilder to be contracted faces no obstacle to begin the\nconstruction of the Project;\n\nb. Obligation of the Consultant to hold a weekly coordination meeting with the\nExecuting Office. From each meeting, the Consultant will prepare a Memo (Ayuda - Memoria), in which\nthe matter discussed and the respective agreement will be recorded; said Memo (Ayuda - Memoria) will be\nendorsed by the Consultant and the Executing Office;\n\nc. form of payment and withholdings;\n\nd. product delivery date;\n\ne. penalties for delays;\n\nf. Performance guarantee (Garantía de cumplimiento), which in no case will be less than 10% of the estimated value of\nthe work and must extend for a period of no less than 12 months after the\nDefinitive Reception of the Work (Recepción Definitiva de la Obra);\n\ng. form of dispute resolution;\n\nh. fiscal value of the contract;\n\ni. if the Contract must be endorsed by the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República);\n\nj. other administrative contracting and legal aspects that the Institutional Procurement Office (Proveeduría\nInstitucional) and the Legal Advisory Department consider pertinent.\n\n3.2 Contracting of the Builder.\n\nWith the Construction Plans (Planos Constructivos) duly approved or\nauthorized by all corresponding authorities, as well as with the Technical Specifications (Especificaciones\nTécnicas) duly approved by the Executing Office, the Contracting Party will request the\nInstitutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) to initiate the contracting process for a Builder for\nthe Project. The Builder will be a construction company duly registered with the\nCosta Rican Chamber of Construction (Cámara Costarricense de la Construcción), which will be in charge of all\nconstructive aspects of the Project.\n\nAdditionally and inevitably, the Builder will deliver sets of original\nplans and the respective digital files of the As-Built Plans (Planos de Obra Real Construida);\nalso, upon Provisional Reception of the Work (Recepción Provisional de la Obra), will deliver a Maintenance\nManual for the works which, in strict coordination with the Consultant (Designer - Inspector),\nwill identify: types and quantities of materials, equipment, personnel qualifications, and\nperiodicity of maintenance activities, as well as other elements deemed\npertinent.\n\nThis Executing Office, in coordination with the Consultant (Designer - Inspector),\nwill control strict compliance with the tasks contracted to the Builder and\nwill supervise the Provisional and Definitive Reception of the contracted works, verifying\nthat the most rigorous standards in architecture and engineering, in their\nvarious specialties, have been met.\n\nThe contracting of the Builder includes:\n\n3.1.1 Participation of the Consultant (Designer -\nInspector):\n\na. will prepare, in coordination with the Executing Office, the Technical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones\nTécnicas y Legales) for contracting the Builder;\n\nb. will submit the final version of the Specifications to the consideration of the Executing Office.\n\n3.1.2 Participation of the Executing Office:\n\na. will review the final version of the Technical and Legal Specifications for\ncontracting the Builder. This Office will issue a communication addressed to the Contracting Party\ncertifying its approval;\n\nb. will submit the Specifications to the consideration of the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the\nLegal Advisory Department;\n\nc. inevitably, the Technical and Legal Specifications for contracting\nthe Builder will indicate the maximum contracting amount for the construction based on\nthe Detailed Budget (Presupuesto Detallado) prepared by the Consultant (Designer-Inspector).\n\n3.1.3 Participation of the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional):\n\na. will review the Technical and Legal Specifications for contracting the\nBuilder and will issue a communication addressed to the Contracting Party certifying approval in the\naspects within its competence;\n\nb. will be in charge of the process required for the administrative contracting of the\nBuilder, in coordination with the Budgetary Financial Controller assigned to the\nProject.\n\n3.1.4 Participation of the Legal Advisory\nDepartment:\n\na. will review the Technical and Legal Specifications for contracting the\nBuilder and will issue a communication addressed to the Contracting Party certifying approval in the\naspects within its competence;\n\nb. will be in charge of attending to all legal matters relating to the contractual\nrelationship with the Builder.\n\n3.1.5 Opening of Bids.\n\na. The Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional), in coordination with the Legal Advisory\nDept. (Depto. Asesoría Jurídica), will record the opening of bids through a Minutes certifying\nat minimum: place, time, date, identification of the bidders, rendering of\nparticipation guarantee, bid price, delivery term for offered products,\nand certification of delivery of all the annexed documentation stipulated in the corresponding\nTechnical and Legal Specifications (Pliego de Especificaciones Técnicas y Legales).\n\nb. The Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Department, in\ncoordination with the Budgetary - Financial Controller, will analyze the\nadministrative and legal aspects of the documentation submitted with the Bids and will issue\na communication addressed to the Contracting Party certifying their approval in the aspects within their competence.\n\nc. The Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) will forward to the Executing Office the Bids received and\na copy of the aforementioned Opening Minutes, so that the latter, in its capacity as the sole\ninterlocutor between the Consultant (Designer - Inspector) and the Contracting Party, will transfer to the\nConsultant (Designer - Inspector) the pertinent documentation so that the latter\nmay proceed to carry out the corresponding technical analysis.\n\n3.1.6 Selection of the Builder:\n\na. the Consultant (Designer - Inspector) will evaluate the bids submitted based on the\nitems stipulated in the Technical and Legal Specifications;\n\nb. the evaluation carried out by the Consultant (Designer-Inspector) will be submitted to the\nconsideration of the Executing Office, which will issue a communication to the Contracting Party\ncertifying its eventual approval for the respective decision-making;\n\nc. once the Contracting Party has agreed to proceed with the contracting, the Institutional\nProcurement Office (Proveeduría Institucional) will issue the Award Notification, in which the\nstrictest administrative controls will be observed.\n\n3.1.7 Contract.\n\nFor the contracting of the Builder, the corresponding Contract will mediate. This will be\njointly prepared by the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory\nDepartment of the MINAE, in which the technical and legal\naspects included in the Bid submitted by the Builder must be recorded. In any case, the Contract must\nrecord, with crystal clarity, the following fundamental aspects:\n\na. obligation of the Builder to hold a weekly coordination meeting with the\nExecuting Office and the Consultant (Designer - Inspector); from each meeting, the Consultant\nwill prepare a Memo (Ayuda - Memoria), in which the matter discussed and the\nrespective agreement will be recorded; said Memo (Ayuda - Memoria) will be endorsed by the Consultant, the Executing Office, and\nthe Builder;\n\nb. form of payment and withholdings;\n\nc. product delivery date;\n\nd. penalties for delays;\n\ne. performance guarantee (garantía de cumplimiento), which in no case will be less than 10% of the Bid\nsubmitted by the Builder and must extend for a period of no less than 12\nmonths after the Definitive Reception of the Work (Recepción Definitiva de la Obra);\n\nf. form of dispute resolution;\n\ng. fiscal value of the Contract;\n\nh. indication of the term that will govern for carrying out the Definitive Reception of the Work (Recepción Definitiva de la Obra), starting\nfrom the Provisional Reception of the Work (Recepción Provisional de la Obra);\n\ni. if the Contract must be endorsed by the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República);\n\nj. other administrative contracting and legal aspects that the Institutional\nProcurement Office (Proveeduría Institucional) and the Legal Advisory Department consider pertinent.\n\n4. CONSTRUCTION PHASE OF THE WORK\n\n4.1 Inspection.\n\nInspection (Inspección) is understood to be the supervision or attention that\nthe Consultant (Inspector) will provide during the construction process of the work, in order\nfor it to be carried out in accordance with the best work standards, the\nconstruction plans (planos constructivos), the technical specifications (especificaciones técnicas), and other documents that are part\nof the Contract. The Inspection service of the Consultant is provided, at a minimum, through\nweekly visits to the work by professionals in architecture and engineering\nin their various specialties.\n\n4.2 Reception.\n\nThe Reception of the Work includes a \"Provisional Reception\n(Recepción Provi[sional])\" in order to formalize the construction details that the Builder must correct,\nagree on the total cancellation of the Contract, extra work\nexecuted, and the return of the first fifty percent of withholdings, and to define the\ndate of the \"Definitive Reception (Recepción Definitiva)\".\n\nWith the \"Definitive Reception (Recepción Definitiva)\", the following must be certified:\n\na. that the Builder satisfactorily corrected the construction details indicated in\nthe \"Provisional Reception (Recepción Provisional)\" of the Work;\n\nb. that the construction areas and quality of what was built, as well as the quantity and\nquality of complementary elements, are in accordance with what was contracted;\n\nc. that this \"Definitive Reception (Recepción Definitiva)\" does not release the Builder from responsibility\nfor breaches due to hidden defects of the Work and that this extends for up to ten\nyears;\n\nd. that this \"Definitive Reception (Recepción Definitiva)\" does not release the Consultant\n(Designer) from responsibility for hidden design defects of the Work and that this extends for up to\nfive years;\n\ne. that the return of the remaining fifty percent of withholdings is approved;\n\nf. that the following indications have been recorded in the Worksite Logbook (Cuaderno de Bitácora de Obra):\n\nthe completion date of the Work,\n\ncertification of having delivered to the Contracting Party the set of As-Built\nPlans (Planos de la Obra Real Construida),\n\ncertification of the correct functioning of all electromechanical equipment and systems,\ncertification of delivery to the Recipient of the operation manuals for equipment and\nelectromechanical systems,\n\ncertification of delivery of the \"Maintenance Manual\" of the Work,\n\nfinal area and cost of the construction,\n\ncertification of delivery to the Recipient of sets of keys and other important accessory elements,\nduly identified and detailed, so as to certify that all constructed works\nare delivered and made available to the Recipient,\n\ncertification that a copy of the Worksite Logbook (Cuaderno de Bitácora de Obra) is delivered to the Contracting Party.\n\nFrom the \"Provisional Reception (Recepción Provisional)\" and the\n\"Definitive Reception (Recepción Definitiva)\", the Consultant (Designer - Inspector) will prepare a\nMinutes that must be signed by:\n\na. the Consultant (Designer - Inspector),\n\nb. the Builder,\n\nc. the Executing Office,\n\nd. the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional),\n\ne. the Legal Advisory Department of the MINAE,\n\nf. the Budgetary - Financial Controller,\n\ng. the Contracting Party,\n\nh. the Recipient of the Work.\n\nThe cited Minutes will certify that all contracted services and works were\ndelivered and received in accordance with all the contractual documentation that\nwas approved to develop the Project.\n\n4.3 Annual Maintenance Program.\n\nThe Recipient of the Project will prepare an \"Annual Maintenance Program\n(Programa Anual de Mantenimiento)\", based on the \"Maintenance Manual\" that the Builder must deliver at\nthe \"Provisional Reception of the Work (Recepción Provisional de la Obra)\". Said Program must identify, with\ncrystal clarity, the activities to be carried out and the human, material, and\nfinancial resources required for each one of them. This \"Annual Maintenance\nProgram (Programa Anual de Mantenimiento)\" will allow the Recipient to take the corresponding administrative and\nbudgetary precautions to ensure that the work under their administration\nwill receive adequate preventive maintenance.\n\nThe Program must be endorsed by the Planning Office of MINAE before the Contracting Party, in order to certify that it is duly provided for in the Annual Operating Plan and in the respective budget line items. In the event that the Maintenance Program is not to be carried out directly by the Recipient and is to proceed through contracting an infrastructure maintenance company, it must be endorsed by the Institutional Procurement Office.\n\nThe Recipient shall send to the Executing Office a copy of the Program and of the corresponding endorsements. The Executing Office shall enter monitoring records in order to ensure that the works delivered to the Recipient receive adequate preventive maintenance.\n\nLet it be published."
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