{ "id": "norm-53218", "citation": "Decreto 457", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento de la Comisión de Licitaciones de SENARA", "title_en": "SENARA Procurement Committee Regulation", "summary_es": "Este Reglamento crea y regula la Comisión de Licitaciones del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA). Establece que su función esencial es dirigir los procedimientos de licitación pública y abreviada, y recomendar el acto de adjudicación a la Gerencia o Junta Directiva. Detalla las funciones de la Comisión, que incluyen verificar prerrequisitos, velar por el procedimiento adecuado según monto o naturaleza de la contratación, revisar que el cartel no limite la participación amplia y contenga parámetros de calificación claros y razonables, conocer recursos de objeción al cartel, y constatar la existencia de informes técnicos, legales y administrativo-financieros que sustenten la recomendación. La Comisión se integra por varios directores y subgerentes del SENARA, y sus decisiones deben tomarse por mayoría simple, con doble voto de la Presidencia en caso de empate. Regula aspectos como quórum, sesiones, convocatorias, funciones de la secretaría ejecutiva y firma de actas. Excluye de su competencia contrataciones directas. La norma fue derogada en 2018.", "summary_en": "This Regulation creates and governs the Procurement Committee of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service (SENARA). It defines the Committee's core role as directing public and abbreviated tendering procedures and recommending award decisions to Management or the Board. It outlines functions such as verifying prerequisites, ensuring appropriate procedures based on amount or nature, reviewing that tender documents allow broad participation with clear, coherent, and reasonable qualification criteria, hearing bid-document objections, and confirming the existence of technical, legal, and administrative-financial reports supporting recommendations. The Committee comprises various SENARA directors and managers, with decisions by simple majority and a casting vote for the Chair. It covers quorum, sessions, calls, executive-secretariat duties, and minute-signing. Direct procurements are excluded. 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de la Administración Pública (Ley N°\n6227), acuerda promulgar el siguiente:\n\n \n\n(Esta norma fue\nderogada mediante sesión N° 743-18 del 24 de setiembre de 2018, publicada en La\nGaceta N° 215 del 20 de noviembre del 2018, \"Define la competencia para dictar\nlos actos de adjudicación en contratos de obra pública, bienes y servicios\")\n\n \n\n(Nota de Sinalevi: El presente reglamento fue reformado parcialmente\ny reproducido su texto de forma íntegra en sesión N° 618 del 5 de noviembre de\n2012, y se reproduce a continuación:)\n\n \n\nREGLAMENTO DE LA\nCOMISIÓN DE LICITACIONES\n\n  \n\nArtículo 1º-Créase una comisión denominada\n\"Comisión de Licitaciones\", cuya labor fundamental consistirá en dirigir los\nprocedimientos de contrataciones de licitaciones públicas y abreviadas, y\nrecomendar el acto de adjudicación.\n\nArtículo\n2º-Serán funciones de\n\nla Comisión\n de Licitaciones:\n\nA.\nVerificar el cumplimiento de los prerrequisitos de la contratación.\n\nB.\nVelar porque el  procedimiento de\ncontratación empleado sea el que legalmente corresponde, de acuerdo con el\nmonto o la naturaleza de la contratación.\n\nC.\nVerificar la existencia de un cartel elaborado bajo la responsabilidad de la\nunidad promovente y asegurar que este no limite la participación amplia de\noferentes y tenga parámetros de calificación clara, coherente, proporcionada y\nrazonable.\n\nD.\nConocer y recomendar a\n\nla Gerencia\n, previo informe de\n\nla Unidad Promovente\n y\n\nla Dirección Jurídica\n, la resolución de  recursos de\nObjeción al Cartel.\n\nE.\nVerificar la existencia de informes técnicos, legal y administrativo-financiero\nque den sustento a la recomendación de adjudicación.  \nSin perjuicio de las observaciones que pueda hacer\n\nla Comisión\n sobre dichos informes, el contenido de estos estará bajo exclusiva\nresponsabilidad de la unidad que los elabora y\n\nla Comisión\n se limitará a constatar su existencia para efectos de emitir con base en ellos\nuna recomendación.\n\nF.\nRealizar la recomendación de adjudicación debidamente motivada y con carácter\nno vinculante, al órgano competente para adjudicar.\n\nG.\nAsesorar a\n\nla Gerencia\n o Junta Directiva en la fase recursiva de los actos de adjudicación.\n\nArtículo\n3º-La Comisión de Licitaciones estará integrada ordinariamente por:\n\na)\nEl Subgerente de la Institución\n, quien será su presidente.\n\nb)\nEl coordinador de  Servicios\nAdministrativos, quien actuará como secretario ejecutivo de\n\nla Comisión.\n\nc)\nEl Director Administrativo.\n\nd)\nEl Director de Investigación y Gestión Hídrica.\n\ne)\nEl Director de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos.\n\nf) \nEl Director Jurídico.\n\ng)\nEl Director de Planificación Institucional.\n\nCuando\nse conozcan asuntos relacionados con contrataciones de programas específicos\ncomo el Distrito de Riego Arenal o el Programa de Gestión Integrada de Recursos\nHídricos, el director de esos programas o su representante se integrará como\nmiembro extraordinario con voz y voto de\n\nla Comisión\n de Licitaciones para los asuntos atinentes a su programa.\n\nArtículo 4º-La delegación de la condición de miembro de\n\nla Comisión\n de Licitaciones, solo procederá para casos concretos muy calificados previa\ncoordinación con la jefatura respectiva.  \nEn caso de ausencia del Subgerente de\n\nla Institución\n, la presidencia será ejercida por el Director Administrativo-Financiero.\n\nArtículo\n5º-La Comisión de Licitaciones sesionará ordinariamente dos veces al mes y\nextraordinariamente cada vez que lo considere necesario. \nEn el mes de enero de cada año se elaborará y aprobará un calendario\nde sesiones ordinarias.\n\nArtículo\n6º-El quórum para sesionar será de cuatro miembros ordinarios. \nLas decisiones se tomarán por mayoría simple de los miembros presente. \nEn caso de empate la Presidencia contará con doble voto.\n\nArtículo\n7º-La Comisión de Licitaciones no tendrá ninguna participación en\ncontrataciones cuya estimación sea inferior al límite establecido para la\ncontratación directa.\n\nArtículo\n8º-Corresponde al Presidente de la Comisión de Licitaciones.\n\na)\nConvocar a las sesiones y definir las agendas de común acuerdo con la secretaría\nejecutiva.\n\nb)\nDirigir las sesiones.\n\nc)\nRemitir a la Gerencia, en conjunto con la secretaría, los informes y\nrecomendaciones sobre adjudicaciones, objeciones a cartel y recursos de\nrevocatoria o apelación.\n\nArtículo\n9º-La Secretaría Ejecutiva de la Comisión de Licitaciones estará a cargo\ndel Coordinador de Servicios Administrativos, quien tendrá las siguientes\nresponsabilidades:\n\n-  \nRealizar la convocatoria a sesiones ordinarias o extraordinarias, previa\ncoordinación con la Presidencia.\n\n-  \nConfeccionar las Actas de las Sesiones ordinarias o extraordinarias, para\nsu revisión y aprobación por parte de la Comisión de Licitaciones en la\nsiguiente sesión ordinaria.\n\n-  \nComunicar  los acuerdos.\n\n-  \nPresentar un informe a la Comisión de Licitaciones con el estado de\ncumplimiento de condiciones previas de las contrataciones.\n\n-  \nRecibir tramitar y custodiar la correspondencia de la Comisión de\nLicitaciones.\n\n-  \nPresentar a los miembros de la Comisión de Licitaciones un informe sobre\nel estado de las licitaciones previo a cada sesión ordinaria.\n\n-  \nPreparar el informe integrado con la recomendación de adjudicación de\nlicitaciones, con base en los informes legal, técnico y\nadministrativo-financiero.\n\nArtículo\n10.-Las actas de la Comisión deberán ser firmadas por la Presidencia y la\nSecretaria Ejecutiva de la Comisión.\n\nArtículo\n11.-La competencia de la Comisión de Licitaciones terminará una vez que el\nacto de adjudicación se encuentre firme.\n\nArtículo\n12.-Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta y\nderoga cualquier otra disposición administrativa anterior que se le oponga.\nAcuerdo firme.", "body_en_text": "throughout the entire text\n\n -\n\n Complete Text of Norm 457\n\n Regulations of the Tender Committee of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service\n\nAgreement No.\n2971.—The Board of Directors of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, SENARA), by Agreement No. 2971 of ordinary session No.\n457-04, held on July 6, 2004, and in exercise of the powers conferred by Article 188 of the Political Constitution; Article 6, subsection a) of the SENARA Creation Law (Law No. 6877); and Article 6, subsection e) of the General Public Administration Law (Law No.\n6227), agrees to promulgate the following:\n\n \n\n(This regulation was\nrepealed by session No. 743-18 of September 24, 2018, published in La\nGaceta No. 215 of November 20, 2018, \"Defines the competence to issue\naward decisions in public works, goods, and services contracts\")\n\n \n\n(Sinalevi Note: This regulation was partially amended\nand its text reproduced in full in session No. 618 of November 5,\n2012, and is reproduced below:)\n\n \n\nREGULATIONS OF THE\nTENDER COMMITTEE\n\n \n\nArticle 1.—A committee called the \"Tender Committee\" (Comisión de Licitaciones) is hereby created, whose fundamental task shall be to direct the contracting procedures for public and abbreviated tenders (licitaciones públicas y abreviadas), and to recommend the award decision (acto de adjudicación).\n\nArticle\n2.—The functions of\n\nthe Tender Committee\n shall be:\n\nA.\nTo verify compliance with the prerequisites for the contracting.\n\nB.\nTo ensure that the contracting procedure used is the one legally appropriate, in accordance with the amount or the nature of the contracting.\n\nC.\nTo verify the existence of a tender document (cartel) prepared under the responsibility of the promoting unit (unidad promovente) and to ensure that it does not limit broad participation by bidders (oferentes) and has clear, coherent, proportionate, and reasonable qualification parameters.\n\nD.\nTo hear and recommend to\n\nthe General Management (Gerencia)\n, after a report from\n\nthe Promoting Unit\n and\n\nthe Legal Directorate (Dirección Jurídica)\n, the resolution of Objections to the Tender Document (Objeción al Cartel) appeals.\n\nE.\nTo verify the existence of technical, legal, and administrative-financial reports that support the recommendation for award (recomendación de adjudicación). \nWithout prejudice to the observations that\n\nthe Committee\n may make on said reports, their content shall be the exclusive responsibility of the unit that prepares them, and\n\nthe Committee\n shall merely confirm their existence for purposes of issuing a recommendation based on them.\n\nF.\nTo issue a duly reasoned and non-binding award recommendation to the body competent to make the award.\n\nG.\nTo advise\n\nthe General Management\n or Board of Directors during the appeal phase (fase recursiva) of award decisions.\n\nArticle\n3.—The Tender Committee shall ordinarily be composed of:\n\na)\nThe Deputy General Manager of the Institution (Subgerente de la Institución)\n, who shall be its president.\n\nb)\nThe Coordinator of Administrative Services, who shall act as executive secretary of\n\nthe Committee.\n\nc)\nThe Administrative Director.\n\nd)\nThe Director of Research and Water Management (Director de Investigación y Gestión Hídrica).\n\ne)\nThe Director of Engineering and Project Development (Director de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos).\n\nf) \nThe Legal Director.\n\ng)\nThe Director of Institutional Planning.\n\nWhen\nmatters related to contracting for specific programs are heard, such as the Arenal Irrigation District (Distrito de Riego Arenal) or the Integrated Water Resources Management Program (Programa de Gestión Integrada de Recursos Hídricos), the director of those programs or their representative shall join as an extraordinary member with voice and vote in\n\nthe Tender Committee\n for matters pertaining to their program.\n\nArticle 4.—The delegation of a member's status on\n\nthe Tender Committee\n shall only proceed for very specific, qualified cases, upon prior coordination with the respective department head. \nIn the absence of the Deputy General Manager of\n\nthe Institution\n, the presidency shall be exercised by the Administrative-Financial Director.\n\nArticle\n5.—The Tender Committee shall meet ordinarily twice a month and extraordinarily whenever it deems it necessary. \nIn January of each year, a calendar of ordinary sessions shall be prepared and approved.\n\nArticle\n6.—The quorum for meeting shall be four ordinary members. \nDecisions shall be made by a simple majority of the members present. \nIn case of a tie, the Presidency shall have a casting vote.\n\nArticle\n7.—The Tender Committee shall have no participation in contracts whose estimated value is below the limit established for direct contracting.\n\nArticle\n8.—The President of the Tender Committee is responsible for:\n\na)\nConvening the sessions and defining the agendas by mutual agreement with the executive secretariat.\n\nb)\nChairing the sessions.\n\nc)\nSending the reports and recommendations on awards, objections to the tender document, and appeals for revocation or appeal (recursos de revocatoria o apelación) to the General Management, jointly with the secretariat.\n\nArticle\n9.—The Executive Secretariat of the Tender Committee shall be in charge\nof the Coordinator of Administrative Services, who shall have the following responsibilities:\n\n- \nTo convene ordinary or extraordinary sessions, upon prior coordination with the Presidency.\n\n- \nTo prepare the Minutes of the ordinary or extraordinary sessions, for their review and approval by the Tender Committee at the next ordinary session.\n\n- \nTo communicate the agreements.\n\n- \nTo present a report to the Tender Committee on the status of compliance with preconditions for the contracts.\n\n- \nTo receive, process, and safeguard the Tender Committee's correspondence.\n\n- \nTo present a report to the members of the Tender Committee on the status of the tenders prior to each ordinary session.\n\n- \nTo prepare the integrated report with the recommendation for tender award, based on the legal, technical, and administrative-financial reports.\n\nArticle\n10.—The minutes of the Committee must be signed by the Presidency and the Executive Secretary of the Committee.\n\nArticle\n11.—The competence of the Tender Committee shall end once the award decision has become final (firme).\n\nArticle\n12.—This regulation is effective upon its publication in the Official Gazette La Gaceta and repeals any other prior administrative provision that conflicts with it.\nFinal Agreement." }