{ "id": "norm-53882", "citation": "Decreto 319", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Instructivo para Trámite de Combustible a Flota Pesquera No Deportiva", "title_en": "Work Instruction for Fuel Order Processing for Non-Sport Fishing Fleet", "summary_es": "Este instructivo del Instituto Costarricense de Pesca y Acuacultura (INCOPESCA) detalla el procedimiento administrativo que deben seguir los funcionarios de la Sección de Control y Administración de Combustible (SCAC) para tramitar las órdenes de compra de combustible a precio preferencial para la flota pesquera nacional no deportiva. Establece los pasos desde la apertura del expediente, la revisión de la solicitud y documentación requerida (facturas, zarpes, bitácoras, boletas de control, constancias de la CCSS), hasta la emisión, autorización, entrega de la orden y archivo. Incluye disposiciones sobre la verificación de firmas, la comprobación de que el beneficiario esté al día con la Caja Costarricense de Seguro Social, el cálculo de días de pesca para la asignación de litros, y el procedimiento para la sustitución de órdenes dañadas o extraviadas. Su objetivo es agilizar el trámite, minimizar errores y garantizar la correcta fiscalización del combustible exonerado.", "summary_en": "This INCOPESCA instruction details the administrative procedure that SCAC officials must follow to process purchase orders for subsidized fuel for the national non-sport fishing fleet. It sets out the steps from opening the file, reviewing the application and required documents (invoices, zarpe clearances, logbooks, control slips, CCSS certificates), to issuance, authorization, delivery, and archiving of fuel orders. It includes provisions on signature verification, confirming beneficiaries are up to date with CCSS social security payments, calculation of fishing days for fuel allocation, and the procedure for replacing damaged or lost orders. Its goal is to streamline processing, minimize errors, and ensure proper oversight of the tax-exempt fuel.", "court_or_agency": "", "date": "09/07/2004", "year": "2004", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "INCOPESCA", "SCAC", "Ley N° 7384", "precio preferencial", "flota artesanal en pequeña escala", "flota semiindustrial", "zarpe nacional", "DET (Dispositivo Excluidor de Tortugas)", "CCSS (Caja Costarricense de Seguro Social)", "RECOPE" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 45", "law": "Ley N° 7384" } ], "keywords_es": [ "combustible a precio preferencial", "flota pesquera nacional no deportiva", "INCOPESCA", "SCAC", "orden de compra de combustible", "tramitación de órdenes de combustible", "Ley N° 7384", "Procedimiento administrativo de combustible", "control y fiscalización de combustible", "exoneración de combustible pesquero" ], "keywords_en": [ "subsidized fuel for fishing", "non-sport fishing fleet", "INCOPESCA", "Fuel Control and Administration Section", "fuel purchase order", "fuel order processing", "Law 7384", "administrative procedure for fuel", "fuel control and oversight", "tax-exempt fishing fuel" ], "excerpt_es": "El presente instructivo establece una serie de procedimientos que deberán utilizar los funcionarios de la SCAC para autorizar las ordenes de compra para combustible y al mismo tiempo, controlar en forma eficaz el uso adecuado del carburante otorgado a precio preferencial a la flota nacional pesquera no deportiva.\n\nEl objetivo es establecer mecanismos particulares obligatorios para cada elemento que interviene en el proceso, con el fin de facilitar y agilizar la tramitación con un mínimo de error proporcionando a la vez, elementos de control básicos para la vigilancia del combustible que se otorga a precio preferencial.", "excerpt_en": "This instruction establishes a series of procedures that SCAC officials must use to authorize purchase orders for fuel and at the same time effectively control the proper use of the fuel granted at a preferential price to the national non-sport fishing fleet.\n\nThe objective is to establish mandatory specific mechanisms for each element involved in the process, in order to facilitate and expedite the processing with a minimum of error while providing basic control elements for monitoring the fuel granted at a preferential price.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "Approves the Work Instruction for Fuel Order Processing for the National Non-Sport Fleet, establishing the mandatory procedure for SCAC officials.", "summary_es": "Aprueba el Instructivo de Trabajo para la Tramitación de Órdenes de Combustible destinado a la Flota Nacional no Deportiva, estableciendo el procedimiento obligatorio para los funcionarios de la SCAC." }, "pull_quotes": [ { "context": "Misión", "quote_en": "The Instruction establishes a series of procedures that SCAC officials must use to authorize fuel purchase orders and at the same time effectively control the proper use of the fuel granted at a preferential price to the national non-sport fishing fleet.", "quote_es": "El Instructivo establece una serie de procedimientos que deberán utilizar los funcionarios de la SCAC para autorizar las ordenes de compra para combustible y al mismo tiempo, controlar en forma eficaz el uso adecuado del carburante otorgado a precio preferencial a la flota nacional pesquera no deportiva." }, { "context": "4. Emisión de la orden de combustible, Paso 1", "quote_en": "For medium and advanced longline vessels, the receiving official must consider the dates and times stated on the zarpe as well as the information provided by the trip logbook; for fuel credit purposes, a day on which the vessel remains out of port for more than twelve hours shall be counted as a fishing day.", "quote_es": "Para embarcaciones palangreras medias y avanzadas, debe el funcionario receptor considerar las fechas y horas consignadas en el zarpe así como la información que aporta la bitácora del viaje, para efectos de reconocimiento de combustible se contabilizara como día de pesca aquel en el cual la embarcación permanezca por más de doce horas fuera de puerto." }, { "context": "Paso 3, inciso D", "quote_en": "Small-Scale Artisanal vessels are exempt from presenting the zarpe; their owners shall use the sworn statement form of fishing days.", "quote_es": "Se exceptúa de la presentación del zarpe las embarcaciones Artesanales en Pequeña Escala cuyos propietarios deberán utilizar el formulario de declaración jurada de los días de pesca." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [ { "target_id": "norm-53767", "kind": "affected_by_norm", "label": "Reforma al reglamento para la regulación y control del uso eficiente del combustible destinado a la flota pesquera nacional no deportiva en aguas jurisdiccionales o fuera de ellas." }, { "target_id": "norm-25929", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley N° 7384 Art. 45" } ], "external": [ { "ref_id": "norm-53771", "url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_norma.aspx?param1=NRM&nValor1=1&nValor2=53771&strTipM=FN", "kind": "affected_by_norm", "label": "Reforma al Instructivo de trabajo para la tramitación de órdenes de combustible destinado a la Flota Nacional no Deportiva a seguir por parte de los funcionarios de la Sección de Control y Administración de Combustible.", "norm_id": "53771" } ] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=53882&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": { "1": [ { "norm_id": "53771", "type": "Acuerdo", "number": "435", "date": "08/10/2004", "name": "Reforma al Instructivo de trabajo para la tramitación de órdenes de combustible destinado a la Flota Nacional no Deportiva a seguir por parte de los funcionarios de la Sección de Control y Administración de Combustible.", "ficha_url": "", "affectation": "Reforma Parcial", "mode": "Expreso" } ], "3": [ { "norm_id": "53767", "type": "Reglamento", "number": "386", "date": "27/08/2004", "name": "Reforma al reglamento para la regulación y control del uso eficiente del combustible destinado a la flota pesquera nacional no deportiva en aguas jurisdiccionales o fuera de ellas.", "ficha_url": "", "affectation": "Otorga Vigencia", "mode": "Expreso", "in_corpus_id": "norm-53767", "in_corpus_title_en": "Amendment to the regulation for the control of fuel for the non-sport national fishing fleet", "in_corpus_title_es": "Reforma al reglamento para la regulación y control del uso eficiente del combustible destinado a la flota pesquera nacional no deportiva", "in_corpus_doc_type": "regulation", "in_corpus_date": "27/08/2004", "in_corpus_year": "2004" } ] }, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 8, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 319\n\n Instructivo de Trabajo para la Tramitación de Ordenes de Combustible\ndestinado a la Flta Nacional no Deportiva a seguir por parte de los Funcionarios de la SCAC\n\nTexto Completo acta: 797FB\nINSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA Y ACUACULTURA\n\nINSTITUTO\nCOSTARRICENSE DE PESCA Y ACUACULTURA\n\nNº\nAJDIP/319.-Puntarenas, a los nueve días del mes de julio del dos mil cuatro.\n\nConsiderando  \n\nI.-Que la Ley Nº 7384,\ndel 16 de marzo de 1994, publicada en La Gaceta Nº 62 del 29 de marzo de\n1994, Ley de Creación del Instituto Costarricense de Pesca y Acuacultura\n(INCOPESCA), establece que el Instituto se encargará de la administración y el\ncontrol del uso eficiente del combustible destinado a la actividad pesquera no\ndeportiva.  \n\n II.-Que la Junta Directiva integró una Comisión a los efectos\nde elaborar el instructivo para la tramitación de combustible a precio\npreferencial otorgado a la flota pesquera no deportiva, con la participación de\nvarios funcionarios que conocen ampliamente el procedimiento de exoneración, la\ncual rindió el informe respectivo, remitiendo un borrador de instructivo, el\ncual ha sido analizado por los Señores Directores y consideran procedente su\naprobación. Por tanto:\n\n  Artículo\n1º-Aprobar el siguiente  \n\nINSTRUCTIVO DE\nTRABAJO PARA LA TRAMITACIÓN DE ÓRDENES DE COMBUSTIBLE DESTINADO A LA FLOTA\nNACIONAL NO DEPORTIVA A SEGUIR POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DE LA SCAC\n\n INTRODUCCIÓN\n\n El Instructivo, es\nun instrumento de trabajo para los funcionarios de la Sección de Control y\nAdministración de Combustible (SCAC), que establece mecanismos particulares\nobligatorios para cada elemento que interviene en el proceso, con el fin de\nfacilitar y agilizar la tramitación con un mínimo de error proporcionando a la\nvez, elementos de control básicos para la vigilancia del combustible que se\notorga a precio preferencial para la flota pesquera nacional no deportiva.\n\nBASE LEGAL  \n\nLos procedimientos se\nfundamentan en la Ley Nº 7384 del 29 de marzo de 1994, capítulo VIII, artículo\n45, el Reglamento para la regulación y control del uso eficiente del\ncombustible destinado a la flota pesquera nacional no deportiva en aguas\njurisdiccionales o fuera de ellas según acuerdo AJDIP-258-2002 del 12 de\nsetiembre del 2002, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 199 del 16\nde octubre del 2002, los convenios y contratos suscritos entre las\nOrganizaciones Pesqueras, los beneficiarios individualmente y el INCOPESCA.\n \n\nMISIÓN  \n\n\"El Instructivo\nestablece una serie de procedimientos que deberán utilizar los funcionarios de\nla SCAC para autorizar las ordenes de compra para combustible y al mismo\ntiempo, controlar en forma eficaz el uso adecuado del carburante otorgado a\nprecio preferencial a la flota pesquera nacional no deportiva\".  \n\nVISIÓN  \n\n\"Instrumento que\ngarantice el cumplimiento de los objetivos del Instructivo en materia de\ncombustible exonerado.\"  \n\nDEFINICIONES  \n\nOrden de Compra para\ncombustible a precio preferencial:  \n\nDocumento preimpreso\nemitido por el INCOPESCA a través de la SCAC a favor del beneficiario en el\ncual se autoriza la cantidad de litros de combustible utilizados en las\nembarcaciones con licencia de pesca vigente para la ejecución de sus\nactividades de pesca comercial no deportiva, requeridos de conformidad con los\nrequisitos establecidos en el artículo 18 del Reglamento de Combustible y\notorgados según el artículo 12 del citado reglamento.\n\nBeneficiario: Persona física o jurídica con licencia de pesca comercial al día, que\nsolicite y reciba combustible a precio preferencial según lo establecido en el\nReglamento de Combustible y que la totalidad de su captura de los viajes de\npesca sea descargada en territorio nacional. \n\nSolicitud de combustible: Documento tipo Formulario diseñado por INCOPESCA a través de la SCAC\nmediante el cual se gestiona el otorgamiento de combustible a precio\npreferencial para actividades de pesca.\n\nConstancia de Venta de\nProducto desembarcado: Documento tipo\nformulario que podrá el beneficiario presentar en sustitución de la factura\ncuando la embarcación no sobrepase las cuarenta millas náuticas de autonomía.\n\nDeclaración Jurada: Documento que deberán presentar los beneficiarios pertenecientes a la\nflota artesanal en pequeña escala, en el cual se establezcan los días y las\nhoras de pesca en que ejecutó las labores.\n\nBoleta de Control de\nGasto del Combustible a precio preferencial:\nDocumento tipo formulario en el cual se establecen los saldos de combustibles\ndeclarados por el beneficiario de conformidad con las ordenes de combustible a\nprecio preferencial. \n\nReceptor y Emisor de Documentos: Funcionario de la SCAC responsable de verificar, revisar, sellar y\nrecibir las solicitudes de combustible y requisitos establecidos en el artículo\n18 del reglamento de combustible a precio preferencial y de emitir y entregar\nla orden de combustible a precio preferencial.\n\nAprobador: Funcionario de la SCAC responsable de autorizar la Orden de Combustible\na precio preferencial ante RECOPE. \n\nArchivador: El funcionario de la SCAC responsable de archivar ordenadamente la\ndocumentación. En aquellos casos donde no exista un encargado de archivo, los\nfuncionarios receptores y emisores deberán realizar dicha función.\n\nOtras Definiciones: Las establecidas en el Reglamento para la regulación y control del uso\neficiente del combustible a precio preferencial destinado a la flota pesquera\nnacional no deportiva en aguas jurisdiccionales o fuera de ellas.\n\nObjetivo o Propósito: Guía de trabajo para los funcionarios de la Sección de Control y\nAdministración de Combustible (SCAC), que establece un procedimiento a seguir\nen la tramitación de ordenes de compra, para facilitar y agilizar el proceso\ncon un mínimo de error e impone acciones de control básicas para garantizar la\nfiscalización del combustible que se otorga a precio preferencial a la Flota\nPesquera Nacional no Deportiva.\n\nAlcance: Funcionarios involucrados en el proceso de tramitación y emisión de\nórdenes de compra para combustible a precio preferencial. \n\nResponsables: Funcionarios asignados a labores de la S.C.A.C. \n\nDocumentos y Referencias: Ley Nº 190 de Pesca y Caza Marítima, Ley Nº 7384 de Creación del\nINCOPESCA, Acuerdo de Junta Directiva Nº 258-2002, publicado en el Diario\nOficial La Gaceta Nº 199 del 16 de octubre del 2002 y demás\ndisposiciones conexas. Contratos suscritos entre las organizaciones pesqueras\nlegalmente constituidas y el INCOPESCA y aquellos contraídos individualmente\npor los beneficiarios y el INCOPESCA. Ley Nº 8220 de Protección al Ciudadano\ndel Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, publicado en el Diario\nOficial La Gaceta Nº 49 del 11 de marzo del 2002.  \n\nPROCESO\n\nAPERTURA DE EXPEDIENTE  \n\nResponsable. Funcionario\nRecetor y Emisor de documentos.\n\nPaso 1: Crear el expediente de combustible para cada embarcación\ncorrespondiente al año calendario, anotando en la parte frontal el nombre de la\nembarcación, número de matrícula, número de expediente, fecha de vencimiento de\nla licencia de pesca y la potencia del motor expresada en Kw.\n\nPaso 2: Registrar en el acto y en presencia del beneficiario la firma de este\núltimo o personas autorizadas según los formularios 5, 6, 7 para tal efecto\ndeberá solicitar la cédula de identidad, pasaporte o cédula de residencia.\n\nPaso\n3: En casos de personas físicas que autoricen a familiares hasta el tercer\ngrado de consanguinidad o su cónyuge, deberá verificar a través de una\ndeclaración jurada notarial o certificación emitida por el Registro Civil el vínculo\nexistente.\n\n(Así reformado por el artículo 1°\ndel acuerdo 435 del 8 de octubre del 2004)\n\n Paso 4: En el caso de personas\njurídicas deberá verificar que las personas autorizadas, sean empleados,\ndemostrado mediante orden patronal, planilla o constancia de la CCSS, de al\nmenos una de las empresas del mismo representante legal.\n\nPaso 5: Una vez realizado los pasos anteriores deberá archivar en el expediente\nlos documentos mencionados y ubicarlos en el sitio destinado al archivo.  \n\n2. REVISIÓN DE LA\nSOLICITUD DE COMBUSTIBLE Y LEGAJO CORRESPONDIENTE\n\nPaso 1: El funcionario deberá consultar el expediente respectivo, de previo a\ndar por recibido los documentos completos y continuar con el trámite a efecto\nde determinar si existe una inspección, memorando u otros que no permita el\ntrámite correspondiente.\n\nPaso 2: El funcionario responsable de recibir la solicitud de combustible\ndeberá verificar que la solicitud y la documentación aportada no presente\nborrones, tachaduras, ni cualquier otro tipo de alteración que haga dudar de su\nlegitimidad, además debe constatar (comparar con el registro de firmas de los\nanexos Nº 5, Nº 6 y Nº 7) la veracidad de las firmas consignadas cuando así\nproceda, en caso de presentar borrones, tachaduras otro tipo de alteración que\nhaga dudar su legitimidad deberá ser rechazada en el acto, mediante el uso del\nformulario del anexo Nº 10. \n\nPaso 3: El funcionario responsable de recibir la solicitud de combustible\ndeberá verificar en el acto que ésta venga acompañada de los siguientes\ndocumentos:  \n\nA. Formulario de solicitud\ncon una copia (opcional), en el caso de personas físicas debidamente llena y\nfirmada por el permisionario, en caso excepcional previa valoración de la\njefatura podrá firmar la persona autorizada, en el caso de personas jurídicas\ndebidamente llena y firmada por el representante legal o personas autorizadas\nque consten mediante Orden Patronal o en Planilla emitida por la C.C.S.S. (Ver\nanexo Nº 1).  Para cada solicitud de combustible recibida el funcionario\nestá obligado a verificar que las firmas de ésta coincidan con las estipuladas\nen la Tarjeta de Registro de Firmas de los anexos Nº 5, Nº 6 y Nº 7 .  \n\nB. Dos fotocopias de la\nfactura de venta del producto desembarcado para las Flotas Avanzadas, y\nSemi-Industrial, según las estipulaciones del Ministerio de Hacienda e\nINCOPESCA, o Constancia de Venta del Producto desembarcado para las Flotas\nArtesanal en Pequeña Escala y Artesanal Media, según las estipulaciones de\nINCOPESCA, para lo cual deberán ser emitidas en formato preimpreso y\nprenumerado (Ver anexo Nº 2) y la fecha de la factura o constancia no podrá ser\nanterior al cierre del zarpe del viaje que pretende liquidar. El funcionario de\nla SCAC verificará que el documento aportado contenga todos los datos\nrequeridos en los formularios antes descritos.  \n\nC. Factura de compra del\ncombustible del(os) viaje(s) inmediato(s) anterior(es). El funcionario deberá\nverificar que contenga como mínimo lo siguiente:\n\n.          \nMembrete de la Estación de Servicio.\n\n.          \nFecha de confección, la cual no podrá en ningún caso ser anterior a la fecha de\nemisión de la orden de combustible que se pretende liquidar.\n\n.          \nNombre y firma del beneficiario.\n\n.          \nNombre y matrícula de la embarcación.\n\n.          \nNúmero de la orden de compra que se liquida.\n\n.          \nCantidad de Litros.\n\n.          \nValor del litro de combustible a precio preferencial.\n\n.          \nPrecio cobrado por concepto de bombeo y acarreo.\n\n.          \nPrecio cobrado por la Organización.\n\n.          \nSello de cancelado.\n\n.          \nDebidamente autorizada por el Ministerio de Hacienda.  \n\nD.\nZarpe Nacional con fecha y hora real de salida, firma y sello de la Capitanía\nde Puerto, el cual no podrá ser anterior a la fecha en que se emitió la orden\nde combustible a precio preferencial que se pretende liquidar. Se exceptúa de\nla presentación del zarpe las embarcaciones Artesanales en Pequeña Escala\ncuyos propietarios deberán utilizar el formulario de declaración jurada de los\ndías de pesca (ver Anexo Nº 3).\n\n(Así reformado por el artículo 2°\ndel acuerdo 435 del 8 de octubre del 2004)\n\n El funcionario\nverificará que dicha declaración consigne en forma consecutiva la hora de\nsalida y regreso de cada día laborado, con su respectiva fecha del mes\ninmediato anterior o el período respectivo. Sí la embarcación efectúa viajes de\npesca mayores a un día, verificará que anoten ininterrumpidamente los días en\nque la embarcación faena, anotándose claramente la fecha y hora en que zarpó,\nla fecha y hora en que arribó a puerto. En aquellos casos en que el\npermisionario realice dos o más viajes diarios de pesca, deberá consignarlo así\nen dicho formulario. Cuando por motivos de fuerza mayor excepcionalmente el\nzarpe no fuera firmado ni sellado por la Capitanía de Puerto, deberá el\npermisionario aportar copia de la Bitácora y reporte emitido por Seguridad\nPública que haga constar el arribo a puerto de la embarcación en el plazo\nseñalado.\n\nE. Fotocopia de la\nboleta de control de saldos (Ver anexo Nº 4). La cual deberá contener como\nmínimo lo siguiente:\n\n1. Fecha.\n\n2. Nombre y matrícula de\nla embarcación.\n\n3. Nombre de la Estación\nde Servicio autorizada.\n\n4. Número y fecha de\nemisión de la Orden de combustible.\n\n5. Litros que ingresan,\nlitros retirados y saldo.\n\n6. Fechas en que el\nbeneficiario retira el combustible.\n\n7. Sello\nde la Estación de Servicio.\n\n(Así reformado por el artículo 3°\ndel acuerdo 435 del 8 de octubre del 2004)\n\n8. Firma\ndel beneficiario o persona autorizada por cada retiro de combustible.\n\n(Así reformado por el artículo 4°\ndel acuerdo 435 del 8 de octubre del 2004)\n\n  \n\nF. Fotocopia de la\nbitácora del (los) viaje (s) correspondiente (s) de pesca, se exceptúa de esta\ndisposición a las embarcaciones pertenecientes a la Flota Artesanal en Pequeña\nEscala. El funcionario responsable o encargado debe verificar lo siguiente:\n\n1. Que el documento sea\nlegible.\n\n2. Que contenga el sello\ny firma de la Capitanía de Puerto correspondiente.\n\n3. En el caso de las\nembarcaciones pertenecientes a la Flota Semi-Industrial, la bitácora deberá\npresentar como primera manifestación, la declaración jurada del Capitán donde\nse exprese que en las artes de pesca se encuentra instalado el Dispositivo\nExcluidor de Tortugas Reglamentario (DET), que conoce la obligatoriedad del uso\nde dicho dispositivo en todos los arrastres que se realizaron a 80 o menos\nbrazas de profundidad, las responsabilidades y las sanciones que conlleva el\nincumplimiento de dicha disposición.\n\nG. Orden de compra del\ncombustible anterior. El funcionario responsable o encargado debe verificar\nque:\n\n1. Contenga el sello de\nla Estación de Servicio o entidad autorizada que entregó el combustible.\n(Copia).\n\n2. Contenga la firma del\nbeneficiario.  \n\nH. Que el contrato\nsuscrito entre las partes se encuentre vigente.  \n\nPaso 4: En el caso de presentación de Solicitudes de Combustible a través de\nOrganizaciones debidamente conformadas, el funcionario deberá verificar que\nesta presentación se haga mediante las personas autorizadas por ésta (Representante\nLegal o hasta un máximo de dos funcionarios que consten en planilla) y a través\ndel formato confeccionado para tal caso (Ver anexo Nº 12), para lo cual deberá\nrespetarse el horario de recepción y entrega de documentos establecido por el\njefe inmediato en cada Oficina del INCOPESCA.\n\nPaso 5: El funcionario de la SCAC verificará a través de la información\ncomputarizada suministrada mensualmente por la C.C.S.S., según el último\npárrafo del artículo 74 de la Ley Orgánica de la C.C.S.S., modificada según la\nSección IV, artículo 85 de la Ley de Protección al Trabajador, que el\nbeneficiario esté al día en el pago de sus obligaciones, una vez verificado\ndejar constancia en la parte frontal inferior de la solicitud, a través del\nsello utilizado para dichos efectos, estampando la firma correspondiente.\n\nPaso 6: Si al verificarse a través de la información computarizada se\nencontrase moroso, el funcionario de la SCAC deberá indicarle que no se le\npuede tramitar solicitud de obtención de combustible preferencial hasta tanto\nno se encuentre al día, acto que deberá demostrar mediante una certificación\nemitida por la C.C.S.S.\n\nPaso 7: En\ncaso de que el beneficiario no aparezca registrado en la información\nsuministrada por la C.C.S.S., el funcionario deberá solicitarle por una única\nvez al año, que presente documento vigente expedido por autoridad competente de\nla CCSS (carné, planilla, constancia, certificación, orden patronal entre\notros) que estipule estar al día con sus obligaciones con esa Institución.\n\n(Así reformado por el artículo 5°\ndel acuerdo 435 del 8 de octubre del 2004)\n\n 3. RECEPCIÓN DE\nLA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE Y LEGAJO CORRESPONDIENTE  \n\nPaso 1: Si el funcionario de la SCAC determina que la presentación de los\ndocumentos que tiene que aportar el beneficiario está completa y correcta,\nestampará el sello de recibido en cada uno de los documentos, consignando\nademás la fecha y su firma. Este sello deberá estamparse en un espacio tal que\nno dificulte su lectura e interpretación, indicando además la fecha de recibido,\nel nombre de la oficina correspondiente y con bolígrafo el funcionario de la\nSCAC firmará sobre la marca del sello como responsable de aceptar los\ndocumentos. Además, cuando es requerido por el interesado el funcionario\nentregará copia de la solicitud debidamente sellada, firmada y recibida como\nprueba del acto descrito. \n\nPaso 2: Si el funcionario determina que la presentación de documentos que tiene\nque aportar el beneficiario es incompleta o defectuosa, procederá a su\ndevolución inmediata, indicando la deficiencia por escrito en el formulario\nrespectivo de devolución de documentos (Ver anexo Nº 10). Para todos los casos\nen los que se incumple con alguno de los documentos establecidos como\nrequisitos, de conformidad con la Ley Nº 8220, se concederá al interesado (en\nel mismo formulario del Anexo Nº 10 citado) un plazo de diez días, a partir del\nrecibo de la solicitud, a los efectos que complete ésta.\n\nEn el entendido que el\nbeneficiario se encuentra moroso, se le comunicará la obligatoriedad de ponerse\nal día con la Caja Costarricense de Seguro Social en el pago de las cuotas de\nalguno de los regímenes, y se le otorgará un plazo de diez días de conformidad\ncon la Ley 8220.  Para los efectos pertinentes, el arreglo de pago pactado\nentre la CCSS y el beneficiario se entenderá como morosidad.\n\nPasado el plazo señalado\nsin gestión del beneficiario, la solicitud no será tramitada bajo ninguna\ncircunstancia y quedará archivada en el expediente con una anotación en el\nFormulario del Anexo Nº 10, en la cual se evidencie que no cumplió en el plazo\nseñalado con los requisitos y documentos solicitados, por tanto se debe\narchivar.  \n\n4. EMISIÓN DE LA ORDEN\nDE COMBUSTIBLE  \n\nPaso 1: El funcionario realizará el cálculo manual del total de días de pesca\nque se le pueden contabilizar al beneficiario para la asignación de\ncombustible. Para embarcaciones palangreras medias y avanzadas, debe el\nfuncionario receptor considerar las fechas y horas consignadas en el zarpe así\ncomo la información que aporta la bitácora del viaje, para efectos de\nreconocimiento de combustible se contabilizara como día de pesca aquel en el\ncual la embarcación permanezca por más de doce horas fuera de puerto. Deberá\ntomar en cuenta para la asignación del monto de combustible, el dato consignado\n(cantidad de litros) en la factura de compra de combustible, otorgándose ésta\naunque el sistema le asigne una cantidad superior.\n\nPaso 2: Para las embarcaciones en pequeña escala, debe considerar la\ndeclaración de viaje de pesca (Ver anexo Nº 3), de forma que únicamente se\ncontabilicen aquellos días en los cuales la embarcación se mantuvo como mínimo\ncuatro horas fuera de puerto.\n\nPaso 3: Luego el funcionario procederá a digitar la información correspondiente\nen el programa STC y al mismo tiempo, realizará cruces de información entre los\ndocumentos aportados, la información almacenada en la base de datos de\ncombustible, la información almacenada en la base de datos de Registro y\nTrámite y si fuera necesario, con la información de los documentos custodiados\nen el expediente de cada embarcación. \n\nPaso 4: El funcionario digitará los datos correspondientes para el cálculo\nelectrónico del total de litros asignados al beneficiario. \n\nPaso 5: El funcionario procede, acto seguido, a la impresión de la orden de\ncompra de combustible, y la firma en el espacio que indica \"Funcionario que\nConfecciona\", haciéndose responsable y certificando que todos los documentos o\nrequisitos contenidos en la Solicitud de Combustible fueron debidamente\npresentados y confrontados. \n\nPaso 6: De inmediato anotará en los espacios para uso exclusivo de la Oficina\nla información solicitada (Ver anexo Nº 1), excepto el número de comprobante de\ningreso y el monto a cancelar.\n\nPaso 7: Anotar en el libro de registro de órdenes lo siguiente:  \n\nA) Número del expediente\ndel SPP.\n\nB) Número de orden de\ncompra de combustible preimpreso.\n\nC) Número de Orden de\ncompra de combustible digital.\n\nD) Fecha de emisión de\norden de compra de combustible.\n\nE) Cantidad de litros\nautorizados.  \n\nPaso 8: Luego trasladará al Jefe de la SCAC o al Jefe de la Oficina\ndesconcentrada o en su defecto al funcionario designado, el respectivo\nexpediente con la Orden de Compra de combustible y demás documentos, para su\naprobación.  \n\n5. AUTORIZACIÓN DE ORDEN\nDE COMBUSTIBLE  \n\nPaso 1: El Jefe de la SCAC o Jefe de la Dirección u Oficina Regional, o el\nfuncionario designado, recibe el expediente con la Orden de Compra de\ncombustible y demás documentos, verifica que la información consignada por el\nfuncionario en el espacio \"Para uso exclusivo de la Oficina\", estén correctos y\nfirma en el espacio de la orden de compra \"Funcionario que Aprueba\". Luego,\nprocede a devolverla al funcionario que la hizo llegar.  \n\n6. CONFECCIÓN DE BOLETA\nPARA EMISIÓN Y COBRO DE COMPROBANTE DE INGRESOS  \n\nPaso 1: El funcionario que recibe la orden de compra de combustible\ndebidamente autorizada por el Jefe o por quien este haya autorizado procederá a\ncompletar la boleta del Anexo 11, se exceptúa de este paso las Direcciones,\nOficinas Regionales y Auxiliares. \n\nPaso 2: Posteriormente el funcionario procederá a entregar la boleta del anexo\n11 debidamente completa al beneficiario, indicándole que se sirva pasar a la\nCaja Recaudadora.\n\nPaso 3: El cajero recibirá de parte del beneficiario la boleta del anexo 11 y\nprocederá a confeccionar el comprobante de ingresos el cual debe de contener\ncomo mínimo lo siguiente:\n\na) Fecha de emisión.\n\nb) Nombre del\nbeneficiario.\n\nc) Cantidad en letras\ndel monto total a cobrar.\n\nd) Cantidad en números\ndel monto total a cobrar.\n\ne) Nombre y número de\nmatrícula de la embarcación.\n\nf) Número de orden de\ncompra de combustible que se cancela.\n\ng) Monto unitario\ncorrespondiente a cada litro de combustible.\n\nh) Monto correspondiente\nal total de litros otorgados.\n\ni) Monto correspondiente\nal valor de la orden de compra de combustible.\n\nj) Código Presupuestario\ny Género\n\nk) Firma del funcionario\nque confecciona.\n\nl) Sello de cancelado\n(Estampado por el funcionario de la caja recaudadora).\n\nPaso 4: Una vez confeccionado el comprobante de ingresos procederá a\nentregárselo al beneficiario y éste a su vez se lo entregará al funcionario\nresponsable de entregar la orden.\n\nPaso 5: El funcionario recibirá de manos del beneficiario el comprobante\ndebidamente cancelado.  \n\n7. PROCEDIMIENTO PARA LA\nSUSTITUCIÓN DE ÓRDENES DE COMBUSTIBLE POR ALGUNO DE LOS SIGUIENTES MOTIVOS  \n\nCuando la orden de\ncombustible se dañe, deteriore y su contenido no es visiblemente claro, se debe\nde proceder de la siguiente manera:\n\nPaso 1: El beneficiario deberá presentar solicitud escrita sobre la sustitución\nde la orden, indicando las condiciones en que se encuentra, así como el\noriginal y copia de ésta debidamente firmada, además deberá aportar el\ncomprobante del pago por el trámite administrativo.(confección de la orden).\n\nPaso 2: El funcionario responsable deberá verificar en el expediente,\nconfrontando con la copia que queda archivada, la numeración de la orden, el\nnombre del beneficiario, la cantidad de litros, el nombre de la embarcación y\nestampar el sello de anulada a la original y las copias y proceder a archivar\nen el respectivo expediente. \n\nPaso 3: Una vez realizado el paso anterior, el funcionario procederá a\nconfeccionar la nueva orden con los mismos datos de la anulada, con el respaldo\nde los documentos de la orden sustituida. Se mantendrá la misma cantidad de\ncombustible, nombre del beneficiario y demás datos.  En relación a la\nfecha de emisión de la nueva orden, ésta será la fecha de emisión\ncorrespondiente al día en que el beneficiario está presentando la solicitud de\nsustitución y deberá de mantenerse la fecha de vencimiento de la orden\nsustituida.\n\nPaso 4: Una vez realizado el paso anterior el funcionario procederá de acuerdo\ncon lo estipulado en el instructivo.  \n\nCuando la orden de\ncombustible se ha extraviado, se debe de proceder de la siguiente manera:\n \n\nPaso 1: El beneficiario presentará la solicitud por escrito, manifestando, que\nse le ha perdido la orden, acompañada de la denuncia ante el Organismo de\nInvestigación Judicial, u otra autoridad competente (Guardia Civil, Servicio de\nGuardacostas), además deberá pagar el costo del tramite administrativo (costo\nde la orden).\n\nPaso 2: El funcionario deberá seguir los pasos establecidos en los\nprocedimientos para la sustitución indicados en los puntos b, c, d, del punto\nanterior.   \n\nPaso\n5: El Jefe de la SCAC, o Jefe de la Dirección u Oficina Regional, o el\nfuncionario designado, deberá remitir una nota a RECOPE, cada vez que se\nproceda a anular una orden de combustible, indicando el extravío de ésta.\n\nPaso\n6: El beneficiario deberá aportar una constancia emitida por RECOPE, que\nindique que la orden se hizo efectiva. \n\nPaso\n7: Cuando la copia de la orden de combustible que se pretende liquidar, se\nha extraviado, se debe de proceder de la siguiente manera:\n\nPaso 7: El funcionario deberá seguir los pasos establecidos en\nlos procedimientos para la sustitución indicados en los pasos 2, 3, 4, 5 y 6\ndel proceso 7.\n\n(Así adicionados los Pasos 5, 6, 7,\npor el artículo 6° del acuerdo 435 del 8 de octubre del 2004)\n\n8. ENTREGA DE ÓRDENES DE\nCOMBUSTIBLE\n\nA PRECIO PREFERENCIAL  \n\nPaso 1: Una vez que el funcionario recibe el comprobante de ingresos cancelado,\nanota el número de comprobante y el importe cancelado en la solicitud de\ncombustible, estampa el sello correspondiente, Procede a firmar la orden en el\nespacio \"funcionario que entrega\". \n\nPaso 2: Entrega al beneficiario o representante debidamente autorizado, la\norden de compra para que éste firme, anote su número de cédula en el espacio\n\"recibido conforme\" y la fecha de recibido.  \n\n9. ARCHIVO DE\nDOCUMENTOS.  \n\nPaso 1: Una vez que el funcionario entrega la orden de combustible procede a\nincorporarlos en el expediente administrativo y debidamente foliados, según el\nsiguiente orden:\n\n1- Orden Actual.\n\n2- Copia\ndel comprobante de ingresos. En aquellos casos en donde se cancelen diversas\nordenes en un mismo comprobante, deberá anotarse el número del comprobante en\nlas diferentes solicitudes de combustible, en el espacio de observaciones.\n\n(Así reformado por el artículo 7°\ndel acuerdo 435 del 8 de octubre del 2004)\n\n3- Solicitud de\nCombustible.\n\n4- Constancia de captura\no factura de venta de producto.\n\n5- Gastos de operación.\n\n6- Declaración Jurada de\nlos días de pesca o zarpe nacional.\n\n7- Fotocopia de la\nBitácora.\n\n8- Declaración Jurada\ndel Capitán sobre el uso del TED.\n\n9- Reporte\nde zonas de pesca, flota semiindustrial.\n\n(Así\nreformado por el artículo 8° del acuerdo 435 del 8 de octubre del 2004)\n\n.\n\n10- Boleta de Control de\nSaldos.\n\n11- Factura de compra de\ncombustible.\n\n12- Orden Anterior.\n\n13- Otros documentos.\n\nPaso 2: posteriormente procede archivar el expediente en el lugar\ncorrespondiente, se deberá remitir copia de la constancia de captura o factura\n(s) de venta del producto al Departamento de Estadísticas.  \n\nOtras Instrucciones:  \n\nCuando\npor alguna razón el beneficiario decida descargar en un puerto distinto al de\nsu base de operación, podrá realizar excepcionalmente el trámite de\ncombustible en la Dirección u Oficina regional más cercana al puerto de\ndesembarque, para lo cual, el Jefe de la Dirección u Oficina regional en la que\nse realiza dicho trámite o quien éste designe, deberá solicitar ante la\nOficina del INCOPESCA en la cual se encuentra registrada la embarcación, el\nsuministro vía fax del legajo de la solicitud de combustible anterior y la\nlicencia de pesca, debiendo crear el expediente correspondiente.\n\n(Así reformado por el artículo 9°\ndel acuerdo 435 del 8 de octubre del 2004)\n\nEn aquellos casos en que\nlos beneficiarios soliciten un permiso de inactividad y ante ello se encuentren\nimposibilitados para adquirir el combustible, el Jefe de la SCAC, Dirección u\nOficina Regional o quien éste designe, a gestión expresa del interesado hará\nconstar la presentación de la solicitud con la documentación completa, a\nefectos de emitir una vez vencido el período de inactividad o bien cuando el\nbeneficiario manifieste con anterioridad al vencimiento de la inactividad, su\ndecisión de reiniciar las actividades de pesca, la orden de compra\ncorrespondiente.\n\nArtículo 2°-En un plazo no mayor de tres meses,\ncontados a partir de la implementación del presente instructivo, la misma\nComisión que se encargó de elaborarlo, deberá realizar una evaluación respecto\na los resultados esperados y rendir un informe a esta Junta Directiva para su\nconsideración.\n\nArtículo 3º-Rige un mes calendario\nposterior a su publicación. \n\n( De conformidad\ncon el artículo 1° del Acuerdo  AJDIP 386 de fecha 27 de agosto del 2004, de\nestablece la vigencia a partir del 01 de octubre del 2004)\n\nANEXO 1 \n\nSOLICITUD DE COMBUSTIBLE A PRECIO PREFERENCIAL \n\n(NOTA DE SINALEVI:  por tratarse de un formulario, debe\nconsultarse en La Gaceta No. 151 de 4 de agosto de 2004)\n\nANEXO 2 \n\nPARA USO  DE LA\nSECCION DE CONTROL Y ADMINISTRACION DEL COMBUSTIBLE \n\n(NOTA DE SINALEVI:  por tratarse de un formulario, debe\nconsultarse en La Gaceta No. 151 de 4 de agosto de 2004)\n\n ANEXO\n3\n\n DECLARACION JURADA DIAS DE PESCA \n\n(NOTA DE SINALEVI:  por tratarse de un formulario, debe\nconsultarse en La Gaceta No. 151 de 4 de agosto de 2004)\n\n ANEXO 4 \n\nBOLETA CONTROL DE GASTO DEL COMBUSTIBLE A PRECIO\nPREFERENCIAL \n\n(NOTA DE SINALEVI:  por tratarse de un formulario, debe\nconsultarse en La Gaceta No. 151 de 4 de agosto de 2004)\n\nANEXO 5 \n\nTARJETA DE REGISTRO DE FIRMAS\n\n(Personas Físicas) \n\n(NOTA DE SINALEVI:  por tratarse de un formulario, debe\nconsultarse en La Gaceta No. 151 de 4 de agosto de 2004)\n\n ANEXO 6\n\nTARJETA DE REGISTRO DE FIRMAS\n\n(Personas Jurídicas)\n\n(NOTA DE SINALEVI:  por tratarse de un formulario, debe\nconsultarse en La Gaceta No. 151 de 4 de agosto de 2004)\n\n ANEXO 7 \n\nTARJETAS DE REGISTRO DE FIRMAS\n\n(Organizaciones pesqueras) \n\n(NOTA DE SINALEVI:  por tratarse de un formulario, debe\nconsultarse en La Gaceta No. 151 de 4 de agosto de 2004)\n\n ANEXO 8 \n\nFORMULARIO PARA DEVOLUCION DE DOCUMENTOS\nINCOMPLETOS  PARA LA TRAMITACION DE\nCOMBUSTIBLE A PRECIO PREFERENCIAL\n\nORGANIZACIONES \n\n(NOTA DE SINALEVI:  por tratarse de un formulario, debe\nconsultarse en La Gaceta No. 151 de 4 de agosto de 2004)\n\n ANEXO\n9\n\n \n\nFORMULARIO PARA DEVOLUCION DE DOCUMENTOS\nINCOMPLETOS  PARA LA TRAMITACION DE\nCOMBUSTIBLE A PRECIO PREFERENCIAL\n\nINDIVIDUAL\n\n (NOTA DE SINALEVI:  por tratarse de un formulario, debe\nconsultarse en La Gaceta No. 151 de 4 de agosto de 2004) \n\n ANEXO 10 \n\nBOLETA EMISION ORDEN DE COMBUSTIBLE \n\n(NOTA DE SINALEVI:  por tratarse de un formulario, debe\nconsultarse en La Gaceta No. 151 de 4 de agosto de 2004)\n\n ANEXO 11 \n\nPRESENTACION DE SOLICITUDES DE COMBUSTIBLE A TRAVES DE\nASOCIACIONES PESQUERAS \n\n(NOTA DE SINALEVI:  por tratarse de un formulario, debe\nconsultarse en La Gaceta No. 151 de 4 de agosto de 2004)", "body_en_text": "IN THE ENTIRETY OF THE TEXT\n\n-\n\nComplete Text of Norm 319\n\nWork Instructions for the Processing of Fuel Orders for the National Non-Sport Fleet to be followed by SCAC Officials\n\nComplete Text of Act: 797FB\nCOSTA RICAN INSTITUTE OF FISHERIES AND AQUACULTURE\n\nCOSTA RICAN\nINSTITUTE OF FISHERIES AND AQUACULTURE\n\nNo.\nAJDIP/319.-Puntarenas, on the ninth day of July, two thousand four.\n\nConsidering\n\nI.-That Law No. 7384,\nof March 16, 1994, published in La Gaceta No. 62 of March 29,\n1994, the Law Creating the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture\n(INCOPESCA), establishes that the Institute shall be responsible for the administration and\ncontrol of the efficient use of fuel destined for non-sport fishing activity.\n\nII.-That the Board of Directors formed a Commission for the purposes\nof drafting the instructions for processing fuel at a preferential price granted to the non-sport fishing fleet, with the participation of\nseveral officials who are broadly knowledgeable about the exoneration procedure, which\nrendered the respective report, submitting a draft of the instructions, which was analyzed by the Directors and they deem its\napproval appropriate. Therefore:\n\nArticle\n1º-To approve the following\n\nWORK INSTRUCTIONS\nFOR THE PROCESSING OF FUEL ORDERS DESTINED FOR THE NATIONAL NON-SPORT FLEET TO BE FOLLOWED BY SCAC OFFICIALS\n\nINTRODUCTION\n\nThe Instructions are\na work tool for officials of the Fuel Control and Administration Section (SCAC),\nwhich establishes mandatory specific mechanisms for each element involved in the process, in order to\nfacilitate and expedite processing with a minimum of error, while providing\nbasic control elements for the oversight of fuel granted at a preferential price for the national non-sport fishing fleet.\n\nLEGAL BASIS\n\nThe procedures are\nbased on Law No. 7384 of March 29, 1994, Chapter VIII, Article 45,\nthe Regulation for the regulation and control of the efficient use of\nfuel destined for the national non-sport fishing fleet in jurisdictional waters or beyond them, according to Agreement AJDIP-258-2002 of\nSeptember 12, 2002, published in the Official Journal La Gaceta No. 199 of October 16,\n2002, the agreements and contracts signed between the Fishing Organizations,\nthe beneficiaries individually, and INCOPESCA.\n\nMISSION\n\n\"The Instructions\nestablish a series of procedures that SCAC officials must use to authorize purchase orders for fuel and, at the same\ntime, effectively control the proper use of the fuel granted at a\npreferential price to the national non-sport fishing fleet.\"\n\nVISION\n\n\"Instrument that\nguarantees the fulfillment of the objectives of the Instructions regarding exempt fuel.\"\n\nDEFINITIONS\n\nPurchase Order for\nFuel at a Preferential Price:\n\nA pre-printed document\nissued by INCOPESCA through the SCAC in favor of the beneficiary, which authorizes the quantity of liters of fuel used by\nvessels with a valid fishing license for the execution of their\nnon-sport commercial fishing activities, required in accordance with the\nrequirements established in Article 18 of the Fuel Regulation and\ngranted according to Article 12 of the cited regulation.\n\nBeneficiary: Individual or legal entity with an up-to-date commercial fishing license, who\nrequests and receives fuel at a preferential price as established in the\nFuel Regulation and whose entire catch from the fishing trips is landed in national territory.\n\nFuel Application: A form-type document designed by INCOPESCA through the SCAC\nby which the granting of fuel at a preferential\nprice for fishing activities is processed.\n\nProof of Sale of\nLanded Product: A form-type document that the beneficiary may present in substitution of the invoice\nwhen the vessel does not exceed forty nautical miles of autonomy.\n\nSworn Declaration: A document that beneficiaries belonging to the\nsmall-scale artisanal fleet must present, which establishes the days and\nhours of fishing in which the work was carried out.\n\nControl Ballot for\nFuel Expenditure at a Preferential Price:\nA form-type document which establishes the fuel balances\ndeclared by the beneficiary in accordance with the fuel orders at a\npreferential price.\n\nDocument Receiver and Issuer: SCAC official responsible for verifying, reviewing, stamping, and\nreceiving the fuel applications and requirements established in Article\n18 of the regulation for fuel at a preferential price, and for issuing and delivering\nthe fuel order at a preferential price.\n\nApprover: SCAC official responsible for authorizing the Fuel Order at a\npreferential price before RECOPE.\n\nFiler: The SCAC official responsible for orderly filing the\ndocumentation. In those cases where there is no person in charge of filing, the\nreceiver and issuer officials must perform this function.\n\nOther Definitions: Those established in the Regulation for the regulation and control of the\nefficient use of fuel at a preferential price destined for the national non-sport fishing\nfleet in jurisdictional waters or beyond them.\n\nObjective or Purpose: Work guide for officials of the Fuel Control and\nAdministration Section (SCAC), which establishes a procedure to follow\nin the processing of purchase orders, to facilitate and expedite the process\nwith a minimum of error and imposes basic control actions to guarantee the\noversight of the fuel granted at a preferential price to the Non-Sport National Fishing\nFleet.\n\nScope: Officials involved in the process of processing and issuing\npurchase orders for fuel at a preferential price.\n\nResponsible Parties: Officials assigned to S.C.A.C. duties.\n\nDocuments and References: Law No. 190 on Maritime Fishing and Hunting, Law No. 7384 Creating\nINCOPESCA, Board of Directors Agreement No. 258-2002, published in the Official\nJournal La Gaceta No. 199 of October 16, 2002, and other\nrelated provisions. Contracts signed between legally constituted fishing\norganizations and INCOPESCA, and those contracted individually\nby the beneficiaries and INCOPESCA. Law No. 8220 on the Protection of the Citizen\nfrom Excess Requirements and Administrative Procedures, published in the Official\nJournal La Gaceta No. 49 of March 11, 2002.\n\nPROCESS\n\nFILE OPENING\n\nResponsible Party. Document Receiver and Issuer Official.\n\nStep 1: Create the fuel file for each vessel\ncorresponding to the calendar year, noting on the front part the name of the\nvessel, registration number, file number, expiration date of\nthe fishing license, and engine power expressed in Kw.\n\nStep 2: Record immediately and in the presence of the beneficiary the signature of the\nlatter or authorized persons according to forms 5, 6, 7; for this purpose,\nrequest the identity card, passport, or residence card.\n\nStep\n3: In cases of individuals who authorize relatives up to the third\ndegree of consanguinity or their spouse, verify through a\nnotarial sworn declaration or certification issued by the Civil Registry the existing\nlink.\n\n(As amended by Article 1\nof Agreement 435 of October 8, 2004)\n\nStep 4: In the case of legal\nentities, verify that the authorized persons are employees,\ndemonstrated through an employer's order, payroll, or proof from the CCSS, of at\nleast one of the companies of the same legal representative.\n\nStep 5: Once the previous steps are completed, file in the file\nthe mentioned documents and place them in the site designated for the archive.\n\n2. REVIEW OF THE\nFUEL APPLICATION AND CORRESPONDING DOSSIER\n\nStep 1: The official must consult the respective file, prior to\naccepting the complete documents and continuing with the procedure, in order\nto determine if there is an inspection, memorandum, or other issue that prevents the\ncorresponding procedure.\n\nStep 2: The official responsible for receiving the fuel application\nmust verify that the application and the documentation provided do not present\nsmudges, erasures, or any other type of alteration that casts doubt on their\nlegitimacy; additionally, they must verify (compare with the signature registry of\nAnnexes No. 5, No. 6, and No. 7) the veracity of the signatures affixed when\napplicable. In case of presenting smudges, erasures, or another type of alteration that\ncasts doubt on their legitimacy, it must be rejected immediately, using the\nform in Annex No. 10.\n\nStep 3: The official responsible for receiving the fuel application\nmust verify immediately that it is accompanied by the following\ndocuments:\n\nA. Application form\nwith one copy (optional), in the case of individuals, duly completed and\nsigned by the permit holder; in exceptional cases, after assessment by the\nsupervisor, the authorized person may sign; in the case of legal entities,\nduly completed and signed by the legal representative or authorized persons\nwho are listed on an Employer's Order or on a Payroll issued by C.C.S.S. (See\nAnnex No. 1). For each fuel application received, the official\nis obliged to verify that the signatures on it match those stipulated in\nthe Signature Registry Card of Annexes No. 5, No. 6, and No. 7.\n\nB. Two photocopies of the\nsales invoice for the landed product for the Advanced and\nSemi-Industrial Fleets, according to the stipulations of the Ministry of Finance and\nINCOPESCA, or Proof of Sale of the Landed Product for the Small-Scale Artisanal\nand Medium Artisanal Fleets, according to the stipulations of\nINCOPESCA, for which they must be issued in a pre-printed and\npre-numbered format (See Annex No. 2), and the date of the invoice or proof may not be\nprior to the closing of the departure (zarpe) of the trip to be settled. The\nSCAC official will verify that the provided document contains all the data\nrequired in the forms described above.\n\nC. Purchase invoice for the\nfuel of the immediately preceding trip(s). The official must\nverify that it contains at least the following:\n\n. Letterhead of the Service Station.\n. Date of creation, which may in no case be prior to the date of\nissuance of the fuel order to be settled.\n. Name and signature of the beneficiary.\n. Name and registration of the vessel.\n. Number of the purchase order being settled.\n. Quantity of Liters.\n. Price per liter of fuel at a preferential price.\n. Price charged for pumping and hauling.\n. Price charged by the Organization.\n. Cancellation stamp.\n. Duly authorized by the Ministry of Finance.\n\nD.\nNational departure clearance (Zarpe Nacional) with the actual date and time of departure, signature, and seal of the\nHarbor Master's Office (Capitanía de Puerto), which may not be prior to the date on which the fuel order\nat a preferential price to be settled was issued. Small-Scale Artisanal\nvessels are exempt from presenting the departure clearance, whose owners must use the sworn declaration form\nfor fishing days (see Annex No. 3).\n\n(As amended by Article 2\nof Agreement 435 of October 8, 2004)\n\nThe official\nwill verify that said declaration consecutively records the time of\ndeparture and return for each day worked, with its respective date of the\nimmediately preceding month or the respective period. If the vessel makes fishing\ntrips of more than one day, they will verify that the days the\nvessel operates are noted uninterruptedly, clearly noting the date and time it departed (zarpó),\nthe date and time it arrived at port. In those cases where the\npermit holder makes two or more daily fishing trips, they must record it as such\non said form. When, for reasons of force majeure, exceptionally the\ndeparture clearance was not signed or sealed by the Harbor Master's Office, the\npermit holder must provide a copy of the Logbook and a report issued by Public\nSecurity confirming the arrival of the vessel at port within the\nindicated timeframe.\n\nE. Photocopy of the\nbalance control ballot (See Annex No. 4). Which must contain at\nleast the following:\n\n1. Date.\n2. Name and registration of\nthe vessel.\n3. Name of the authorized\nService Station.\n4. Number and date of\nissuance of the Fuel Order.\n5. Liters entering,\nliters withdrawn, and balance.\n6. Dates on which the\nbeneficiary withdraws the fuel.\n7. Seal\nof the Service Station.\n\n(As amended by Article 3\nof Agreement 435 of October 8, 2004)\n\n8. Signature\nof the beneficiary or authorized person for each fuel withdrawal.\n\n(As amended by Article 4\nof Agreement 435 of October 8, 2004)\n\n\nF. Photocopy of the\nlogbook (bitácora) of the corresponding fishing trip(s); vessels belonging to the Small-Scale Artisanal Fleet are exempt from this\nprovision. The responsible official or person in charge must verify the following:\n\n1. That the document is\nlegible.\n2. That it contains the seal\nand signature of the corresponding Harbor Master's Office.\n3. In the case of\nvessels belonging to the Semi-Industrial Fleet, the logbook must\npresent as the first statement, the sworn declaration of the Captain where\nit is expressed that the Regulatory Turtle Excluder Device\n(TED) is installed in the fishing gear (artes de pesca), that they know the mandatory use of\nsaid device in all trawls carried out at 80 or fewer\nfathoms in depth, the responsibilities, and the sanctions involved in\nnon-compliance with said provision.\n\nG. Previous fuel\npurchase order. The responsible official or person in charge must verify\nthat:\n1. It contains the seal of\nthe Service Station or authorized entity that delivered the fuel.\n(Copy).\n2. It contains the signature of the\nbeneficiary.\n\nH. That the contract\nsigned between the parties is in force.\n\nStep 4: In the case of Fuel Applications submitted through\nduly formed Organizations, the official must verify that\nthis submission is made through the persons authorized by it (Legal\nRepresentative or up to a maximum of two officials who appear on the payroll) and through\nthe format created for such case (See Annex No. 12), for which purpose the\nschedule for receiving and delivering documents established by the\nimmediate supervisor in each INCOPESCA Office must be respected.\n\nStep 5: The SCAC official will verify through the computerized\ninformation supplied monthly by C.C.S.S., according to the last\nparagraph of Article 74 of the Organic Law of C.C.S.S., modified according to\nSection IV, Article 85 of the Law for Worker Protection, that the\nbeneficiary is up to date in the payment of their obligations; once verified,\nrecord evidence on the lower front part of the application, through the\nstamp used for such purposes, affixing the corresponding signature.\n\nStep 6: If upon verification through the computerized information, they are\nfound to be delinquent, the SCAC official must indicate that the\napplication for obtaining preferential fuel cannot be processed until\nthey are up to date, an act which must be demonstrated through a certification\nissued by C.C.S.S.\n\nStep 7: In\nthe event that the beneficiary does not appear registered in the information\nsupplied by C.C.S.S., the official must request, once a year,\nthat they present a valid document issued by the competent authority of\nCCSS (card, payroll, proof, certification, employer's order, among\nothers) stipulating they are up to date with their obligations to that Institution.\n\n(As amended by Article 5\nof Agreement 435 of October 8, 2004)\n\n3. RECEPTION OF\nTHE FUEL APPLICATION AND CORRESPONDING DOSSIER\n\nStep 1: If the SCAC official determines that the presentation of the\ndocuments that the beneficiary must provide is complete and correct,\nthey will stamp the received stamp on each of the documents, also recording\nthe date and their signature. This stamp must be affixed in a space such that\nit does not hinder its reading and interpretation, also indicating the date of receipt,\nthe name of the corresponding office, and with a pen the SCAC official\nwill sign over the stamp mark as the person responsible for accepting the\ndocuments. Furthermore, when required by the interested party, the official\nwill provide a copy of the application duly stamped, signed, and received as\nproof of the described act.\n\nStep 2: If the official determines that the presentation of documents that the\nbeneficiary must provide is incomplete or defective, they will proceed to\nreturn them immediately, indicating the deficiency in writing on the respective\ndocument return form (See Annex No. 10). For all cases\nin which any of the documents established as\nrequirements are not complied with, in accordance with Law No. 8220, the interested party will be granted (on the same\nform of Annex No. 10 cited) a period of ten days, from the\nreceipt of the application, to complete it.\n\nIn the understanding that the\nbeneficiary is delinquent, they will be informed of the obligation to become\nup to date with the Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense de Seguro Social) in the payment of the fees of\nany of the regimes, and will be granted a period of ten days in accordance\nwith Law 8220. For the pertinent effects, the payment arrangement agreed upon\nbetween the CCSS and the beneficiary will be understood as delinquency.\n\nAfter the indicated period has passed\nwithout action by the beneficiary, the application will not be processed under any\ncircumstance and will remain filed in the file with an annotation on the\nForm of Annex No. 10, in which it is evidenced that they did not comply within the indicated\nperiod with the requested requirements and documents, therefore it must\nbe filed.\n\n4. ISSUANCE OF THE FUEL\nORDER\n\nStep 1: The official will perform the manual calculation of the total fishing days\nthat can be counted for the beneficiary for the allocation of\nfuel. For medium and advanced longline vessels, the\nreceiving official must consider the dates and times recorded in the departure clearance (zarpe) as well\nas the information provided by the trip logbook; for purposes of\nfuel recognition, a fishing day will be counted as one on\nwhich the vessel remains outside of port for more than twelve hours. They must\ntake into account for the allocation of the fuel amount, the recorded data\n(quantity of liters) on the fuel purchase invoice, granting this\namount even if the system assigns a higher quantity.\n\nStep 2: For small-scale vessels, they must consider the\nfishing trip declaration (See Annex No. 3), so that only\nthose days on which the vessel remained at least\nfour hours outside of port are counted.\n\nStep 3: Then the official will proceed to enter the corresponding information\ninto the STC program and, at the same time, will cross-reference information between the\ndocuments provided, the information stored in the fuel\ndatabase, the information stored in the Registration and\nProcessing database, and if necessary, with the information from the documents kept\nin each vessel's file.\n\nStep 4: The official will enter the corresponding data for the electronic\ncalculation of the total liters assigned to the beneficiary.\n\nStep 5: The official proceeds, immediately after, to print the fuel\npurchase order, and signs it in the space indicating \"Official Who\nPrepares\", making themselves responsible and certifying that all the documents or\nrequirements contained in the Fuel Application were duly\npresented and verified.\n\nStep 6: Immediately, they will note the information requested in the spaces for\nexclusive use of the Office (See Annex No. 1), except for the income receipt number\nand the amount to be paid.\n\nStep 7: Note the following in the order registration book:\n\nA) File number of the\nSPP.\nB) Pre-printed fuel\npurchase order number.\nC) Digital Fuel\nPurchase Order number.\nD) Date of issuance of the\nfuel purchase order.\nE) Quantity of liters\nauthorized.\n\nStep 8: Then, they will transfer to the Head of the SCAC or to the Head of the decentralized\nOffice, or failing that, to the designated official, the respective\nfile with the Fuel Purchase Order and other documents, for their\napproval.\n\n5. AUTHORIZATION OF THE FUEL\nORDER\n\nStep 1: The Head of the SCAC, or Head of the Regional Directorate or Office, or the\ndesignated official, receives the file with the Fuel Purchase\nOrder and other documents, verifies that the information recorded by the\nofficial in the space \"For exclusive use of the Office\" is correct, and\nsigns in the space on the purchase order \"Official Who Approves\". Then,\nthey proceed to return it to the official who sent it.\n\n6. CREATION OF THE BALLOT FOR THE\nISSUANCE AND COLLECTION OF THE INCOME RECEIPT\n\nStep 1: The official who receives the fuel purchase order\nduly authorized by the Head or by whomever they have authorized, will proceed to\ncomplete the ballot in Annex 11. Regional and Auxiliary Directorates and Offices are exempt from this step.\n\nStep 2: Subsequently, the official will proceed to deliver the duly completed ballot from Annex\n11 to the beneficiary, instructing them to please go to the\nCollection Window.\n\nStep 3: The cashier will receive the ballot from Annex 11 from the beneficiary and\nwill proceed to create the income receipt, which must contain\nat least the following:\n\na) Date of issue.\nb) Name of the\nbeneficiary.\nc) Amount in words of the\ntotal amount to be charged.\nd) Amount in numbers of the\ntotal amount to be charged.\ne) Name and registration\nnumber of the vessel.\nf) Number of the fuel\npurchase order being paid.\ng) Unit amount\ncorresponding to each liter of fuel.\nh) Amount corresponding\nto the total liters granted.\ni) Amount corresponding\nto the value of the fuel purchase order.\nj) Budgetary Code and\nGenre\nk) Signature of the official\nwho prepares it.\nl) Cancellation stamp\n(Affixed by the collection window official).\n\nStep 4: Once the income receipt is created, they will proceed to\ndeliver it to the beneficiary, and the latter in turn will deliver it to the official\nresponsible for delivering the order.\n\nStep 5: The official will receive the duly cancelled receipt\nfrom the hands of the beneficiary.\n\n7. PROCEDURE FOR THE\nREPLACEMENT OF FUEL ORDERS FOR ANY OF THE FOLLOWING REASONS\n\nWhen the fuel\norder is damaged, deteriorated, and its content is not visibly clear, one must\nproceed as follows:\n\nStep 1: The beneficiary must submit a written request for the replacement\nof the order, indicating the conditions in which it is found, as well as the\noriginal and a copy of it duly signed; they must also provide the\nproof of payment for the administrative procedure (preparation of the order).\n\nStep 2: The responsible official must verify in the file,\ncomparing with the copy that remains filed, the order numbering, the\nname of the beneficiary, the quantity of liters, the name of the vessel, and\nstamp the cancelled seal on the original and the copies, and proceed to file\nin the respective file.\n\nStep 3: Once the previous step is completed, the official will proceed to\nprepare the new order with the same data as the cancelled one, backed by\nthe documents of the replaced order. The same quantity of\nfuel, name of the beneficiary, and other data will be maintained. Regarding the\ndate of issue of the new order, this will be the date of issue\ncorresponding to the day on which the beneficiary is submitting the replacement\nrequest, and the expiration date of the replaced order must be maintained.\n\nStep 4: Once the previous step is completed, the official will proceed in accordance\nwith what is stipulated in the instructions.\n\nWhen the fuel\norder has been lost, one must proceed as follows:\n\nStep 1: The beneficiary will submit the request in writing, stating that\nthe order has been lost, accompanied by the report filed with the Judicial\nInvestigation Agency (Organismo de Investigación Judicial), or other competent authority (Civil Guard, Coast Guard\nService); they must also pay the cost of the administrative procedure (cost\nof the order).\n\nStep 2: The official must follow the steps established in the\nprocedures for replacement indicated in points b, c, d, of the point\nabove.\n\nStep\n5: The Head of the SCAC, or Head of the Regional Directorate or Office, or the\ndesignated official, must send a note to RECOPE each time a fuel order\nis annulled, indicating its loss.\n\nStep\n6: The beneficiary must provide a proof issued by RECOPE, which\nindicates that the order was cashed.\n\nStep\n7: When the copy of the fuel order to be settled has\nbeen lost, one must proceed as follows:\n\nStep 7: The official must follow the steps established in\nthe replacement procedures indicated in steps 2, 3, 4, 5, and 6\nof process 7.\n\n(Thus added Steps 5, 6, 7,\nby Article 6 of Agreement 435 of October 8, 2004)\n\n8. DELIVERY OF FUEL ORDERS\n\nAT A PREFERENTIAL PRICE\n\nStep 1: Once the official receives the cancelled income receipt,\nthey note the receipt number and the amount paid on the fuel\napplication, stamp the corresponding stamp, and proceed to sign the order in the\nspace \"official who delivers\".\n\nStep 2: They deliver to the beneficiary or duly authorized representative, the\npurchase order so that they sign, note their identity card number in the space\n\"received accordingly\" and the date of receipt.\n\n9. FILING OF\nDOCUMENTS.\n\nStep 1: Once the official delivers the fuel order, they proceed to\nincorporate them into the administrative file, duly foliated, according to the\nfollowing order:\n\n1- Current Order.\n2- Copy\nof the income receipt. In those cases where various\norders are paid with a single receipt, the receipt number must be noted in\nthe different fuel applications, in the observations space.\n\n(As amended by Article 7\nof Agreement 435 of October 8, 2004)\n\n3- Fuel\nApplication.\n4- Catch Proof or\nproduct sales invoice.\n5- Operating expenses.\n6- Sworn Declaration of\nthe fishing days or national departure clearance.\n7- Photocopy of the\nLogbook.\n8- Sworn Declaration\nof the Captain on the use of the TED.\n9- Report\nof fishing zones, semi-industrial fleet.\n\n(As\namended by Article 8 of Agreement 435 of October 8, 2004)\n\n.\n\n10- Balance Control\nBallot.\n11- Fuel purchase\ninvoice.\n12- Previous Order.\n13- Other documents.\n\nStep 2: Subsequently, they proceed to file the file in the corresponding\nplace; a copy of the catch proof or product sales invoice(s)\nmust be sent to the Statistics Department.\n\nOther Instructions:\n\nWhen,\nfor some reason, the beneficiary decides to land in a port different from\ntheir base of operations, they may exceptionally process the\nfuel procedure at the Regional Directorate or Office nearest to the\nlanding port, for which the Head of the Regional Directorate or Office in which\nsaid procedure is carried out, or whomever they designate, must request from the\nINCOPESCA Office in which the vessel is registered, the\nsupply via fax of the dossier of the previous fuel application and the\nfishing license, having to create the corresponding file.\n\n(As amended by Article 9\nof Agreement 435 of October 8, 2004)\n\nIn those cases where\nbeneficiaries request an inactivity permit and, therefore, find themselves\nunable to acquire the fuel, the Head of the SCAC, Regional Directorate or\nOffice, or whomever they designate, upon express request of the interested party, will record\nevidence of the submission of the application with the complete documentation, in\norder to issue, once the inactivity period has expired, or when the\nbeneficiary expresses their decision to resume fishing activities prior to the expiration of the inactivity\nperiod, the corresponding purchase\norder.\n\nArticle 2°-Within a period of no more than three months,\ncounted from the implementation of these instructions, the same\nCommission that was in charge of drafting them must carry out an evaluation regarding\nthe expected results and render a report to this Board of Directors for its\nconsideration.\n\nArticle 3º-It comes into effect one calendar month\nafter its publication.\n\n( In accordance\nwith Article 1 of Agreement AJDIP 386 of August 27, 2004, it\nestablishes the effective date starting from October 1, 2004)\n\nANNEX 1\n\nAPPLICATION FOR FUEL AT A PREFERENTIAL PRICE\n\n(NOTE FROM SINALEVI: as it is a form, it must be\nconsulted in La Gaceta No. 151 of August 4, 2004)\n\nANNEX 2\n\nFOR USE OF THE\nFUEL CONTROL AND ADMINISTRATION SECTION\n\n(NOTE FROM SINALEVI: as it is a form, it must be\nconsulted in La Gaceta No. 151 of August 4, 2004)\n\nANNEX\n3\n\nAFFIDAVIT OF FISHING DAYS\n\n(SINALEVI NOTE: as this is a form, it must be consulted in La Gaceta No. 151 of August 4, 2004)\n\nANNEX 4\n\nFUEL EXPENDITURE CONTROL SLIP AT PREFERENTIAL PRICE\n\n(SINALEVI NOTE: as this is a form, it must be consulted in La Gaceta No. 151 of August 4, 2004)\n\nANNEX 5\n\nSIGNATURE REGISTRATION CARD\n\n(Natural Persons)\n\n(SINALEVI NOTE: as this is a form, it must be consulted in La Gaceta No. 151 of August 4, 2004)\n\nANNEX 6\n\nSIGNATURE REGISTRATION CARD\n\n(Legal Persons)\n\n(SINALEVI NOTE: as this is a form, it must be consulted in La Gaceta No. 151 of August 4, 2004)\n\nANNEX 7\n\nSIGNATURE REGISTRATION CARDS\n\n(Fishing Organizations)\n\n(SINALEVI NOTE: as this is a form, it must be consulted in La Gaceta No. 151 of August 4, 2004)\n\nANNEX 8\n\nFORM FOR THE RETURN OF INCOMPLETE DOCUMENTS FOR THE PROCESSING OF FUEL AT PREFERENTIAL PRICE\n\nORGANIZATIONS\n\n(SINALEVI NOTE: as this is a form, it must be consulted in La Gaceta No. 151 of August 4, 2004)\n\nANNEX 9\n\nFORM FOR THE RETURN OF INCOMPLETE DOCUMENTS FOR THE PROCESSING OF FUEL AT PREFERENTIAL PRICE\n\nINDIVIDUAL\n\n(SINALEVI NOTE: as this is a form, it must be consulted in La Gaceta No. 151 of August 4, 2004)\n\nANNEX 10\n\nFUEL ORDER ISSUANCE SLIP\n\n(SINALEVI NOTE: as this is a form, it must be consulted in La Gaceta No. 151 of August 4, 2004)\n\nANNEX 11\n\nSUBMISSION OF FUEL APPLICATIONS THROUGH FISHING ASSOCIATIONS\n\n(SINALEVI NOTE: as this is a form, it must be consulted in La Gaceta No. 151 of August 4, 2004)" }