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  "doc_type": "regulation",
  "title_es": "Reglamento de cobro administrativo y judicial de SENARA",
  "title_en": "SENARA Administrative and Judicial Collection Regulation",
  "summary_es": "Este reglamento, emitido por el Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), establece los procedimientos para el cobro administrativo y judicial de las obligaciones dinerarias a favor de la institución. Define las responsabilidades de la Unidad Financiero-Contable en la etapa administrativa, incluyendo el envío de avisos de cobro, y determina cuándo un expediente debe trasladarse a cobro judicial. En esa segunda fase, regula la contratación de abogados externos mediante concurso público, sus obligaciones —como presentar la demanda dentro de los ocho días hábiles y rendir informes trimestrales— y las sanciones por incumplimiento, que incluyen la resolución del contrato. También detalla los procedimientos para arreglos de pago, diferenciando las competencias según el monto de la deuda, y establece el régimen aplicable a las cuentas incobrables, cuya declaratoria requiere aprobación de la Gerencia o de la Junta Directiva, según el saldo adeudado. La norma prohíbe la condonación de deudas y regula las acciones para evitar la prescripción.",
  "summary_en": "This regulation, issued by the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service (SENARA), establishes procedures for the administrative and judicial collection of monetary obligations owed to the institution. It sets out the responsibilities of the Financial-Accounting Unit during the administrative phase, including sending payment reminders, and specifies when a case must be referred for judicial collection. For that second phase, it governs the hiring of external attorneys through public competition, their duties—such as filing the lawsuit within eight business days and submitting quarterly reports—and sanctions for non-compliance, which include termination of the contract. It also details procedures for payment arrangements, differentiating competencies based on the debt amount, and establishes the regime for uncollectible accounts, requiring approval from Management or the Board of Directors depending on the outstanding balance. The rule prohibits debt forgiveness and regulates actions to avoid prescription.",
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  "date": "21/04/2005",
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  "excerpt_es": "Artículo 1º-Objetivo. El presente Reglamento tiene por objetivo establecer las normas que regularán el cobro administrativo y judicial, de las obligaciones dinerarias establecidas en favor del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA).\n\nArtículo 8º-Contratos de Gestión de Cobro Administrativo. El SENARA podrá realizar la gestión de cobro en forma directa a través de sus propios funcionarios, o bien contratar la gestión de cobro administrativo a un operador público o privado especialista y con capacidad para el cobro a nivel nacional.\n\nArtículo 20.-Prohibición de condonar deudas. La condonación de deudas está prohibida, por lo que solamente podrán ser aprobadas si existe ley expresa que así lo establezca.",
  "excerpt_en": "Article 1-Purpose. The purpose of this Regulation is to establish the rules governing the administrative and judicial collection of monetary obligations established in favor of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service (SENARA).\n\nArticle 8-Administrative Collection Management Contracts. SENARA may carry out collection directly through its own officials, or may contract administrative collection management to a specialized public or private operator with nationwide collection capacity.\n\nArticle 20-Prohibition on forgiving debts. Debt forgiveness is prohibited, and shall only be approved if an express law so provides.",
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    "summary_en": "This Regulation for the Administrative and Judicial Collection of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service was repealed by Article 45 of the Regulation for the administrative and judicial collection of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service, approved in session No. 01 of January 14, 2025.",
    "summary_es": "Este Reglamento para el Cobro Administrativo y Judicial del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento fue derogado por el artículo 45 del Reglamento para el cobro administrativo y judicial del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, aprobado en sesión N° 01 del 14 de enero de 2025."
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  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 76\n\n                        Reglamento Para el Cobro Administrativo y Judicial del Servicio Nacional de\nAguas Subterráneas Riego y Avenamiento\n\nSERVICIO\nNACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS,RIEGO Y AVENAMIENTO\n\n(Esta norma fue derogada\npor el artículo 45 del Reglamento para el cobro administrativo y judicial del\nServicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, aprobado en\nsesión N° 01 del 14 de enero de 2025)\n\nREGLAMENTO PARA EL COBRO\n\nADMINISTRATIVO Y JUDICIAL\n\n(Nota de\nSinalevi: Este reglamento fue reformado parcialmente y reproducido su texto de\nforma íntegra, mediante sesión ordinaria N° 615-12 del 21 de mayo del 2012 y\npublicado en La Gaceta N° 129 del 4 de julio del 2012, por lo que se reproduce\na continuación:)\n\nCAPÍTULO I\n\nDisposiciones generales\n\nArtículo 1º-Objetivo. El presente Reglamento tiene por objetivo\nestablecer las normas que regularán el cobro administrativo y judicial, de las\nobligaciones dinerarias establecidas en favor del Servicio Nacional de Aguas\nSubterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA).\n\n     Artículo 2º-Ámbito de aplicación. Este\nReglamento será de aplicación obligatoria para todas las instancias\nadministrativas de SENARA en lo que a cada una correspondiere, así como a los\nAbogados externos que sean contratados por el Servicio Nacional de Aguas Subterráneas,\nRiego y Avenamiento (SENARA), para gestionar el cobro judicial de las cuentas\nque se le asignen.\n\nArtículo\n3º-Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento, se entiende\npor:\n\na.\nReglamento: El presente Reglamento para el Cobro Administrativo y\nJudicial.\n\nb.\nSENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y\nAvenamiento.\n\nc.\nObligaciones vencidas: Las obligaciones dinerarias que hayan\ngenerado una cuenta por cobrar en favor de SENARA.\n\nd.\nSujeto Pasivo: La persona física o jurídica obligada al\ncumplimiento de la obligación vencida.\n\ne.\nAbogados Externos: Los profesionales en Derecho que habiendo\ncumplido con los requisitos que el SENARA exige, hayan sido contratados por los\nprocedimientos que establece la Ley de Contratación Administrativa, para\nbrindar servicios profesionales de abogacía para el cobro judicial de las\nobligaciones de plazo vencido a favor de la Institución.\n\nf. \nUnidad Financiero-Contable: Unidad funcional que forma parte de la\nDirección Administrativa de SENARA responsable de la gestión de cobro en sede\nadministrativa, excepto deudas por tarifas de riego cuya gestión de cobro está\na cargo de la Dirección Distrito de Riego Arenal Tempisque.\n\ng.\nCobro Administrativo: Son todas aquellas gestiones que desempeñe\nla administración de SENARA tendiente a que sus deudores cumplan de manera\noportuna con las obligaciones económicas establecidas a favor de la Institución.\n\nh.\nCobro Judicial: Las acciones cobratorias que se realicen en vía\njudicial, en aras de obtener el pago de las obligaciones vencidas a favor del\nSENARA.\n\ni. \nDirección Jurídica: Unidad de Asesoría Legal de planta de\nSENARA, representada por el titular de dicha unidad.\n\nCAPÍTULO\nII\n\nDel\ncobro administrativo\n\nSECCIÓN\nI\n\nDel\nprocedimiento de cobro administrativo\n\nArtículo\n4º-Unidad responsable del Cobro Administrativo. La Unidad Financiero\nContable será la responsable directa de gestionar el cobro administrativo,\nutilizando la tecnología y medios pertinentes con el objeto de lograr al máximo,\nel cumplimiento voluntario de los deberes y obligaciones a cargo de los deudores\nde SENARA, mediante el desarrollo de un conjunto de acciones, cuyo propósito es\nel desarrollo y ejecución de sistemas y procedimientos eficientes y eficaces de\nplanificación, coordinación y control de aquellas cuentas en las que SENARA\nfigure como acreedor.\n\n     Artículo 5º-Expedientes de cuentas en cobro\nadministrativo. La Unidad Financiero Contable, deberá llevar un expediente\ncompleto y ordenado cronológicamente, por cada cuenta en cobro administrativo,\ndonde conste el documento que generó la obligación, el detalle de los pagos\nrealizados, comunicaciones existentes entre las partes, así como los documentos\nde las gestiones cobratorias que se hubieren efectuado.\n\nArtículo\n6º-Medios de gestión de cobro administrativo.\n\na)\nAvisos de cobro previos al vencimiento de la obligación: La gestión\nde cobro se hará mediante avisos de cobro previos al vencimiento de la deuda,\ncuyo plazo deseable es de 15 días de antelación. Para tales efectos la Unidad\nFinanciero Contable podrá contar con el apoyo de los Coordinadores Regionales\ndel Área de Operaciones. Estos avisos de cobro se enviarán, facultativamente y\nde acuerdo con razones de conveniencia y oportunidad que determine la Unidad\nFinanciero Contable, vía correo, telegrama, entrega personal a través de los\npropios funcionarios de SENARA, servicios de mensajería (personas físicas o\njurídicas) contratadas externamente, fax, correo electrónico, mediante otras\nentidades con las que SENARA suscriba convenios para tal efecto, publicaciones\nen radio, televisión o prensa escrita.\n\nb)\nAvisos de cobro sobre deudas en estado de morosidad: Sin perjuicio\ndel uso de los medios de comunicación señalados en el inciso anterior, una vez\nque la operación tenga una o más cuotas de capital o intereses vencidos, sin\nque éstas hayan sido pagadas, se notificaran avisos de cobro al deudor y\nfiadores, personalmente, en su casa de habitación, o en la dirección reportada\nen el documento constitutivo de la obligación para atender notificaciones. De\nestas notificaciones se dejará constancia escrita, debidamente recibida por\ndeudor y fiadores, en el expediente, a fin de demostrar la interrupción de la\nprescripción. En caso de no obtener respuesta positiva en el transcurso de 30 días\nnaturales, después de recibido el aviso, se enviará una segunda carta de aviso\nde cobro.\n\n     Artículo 7º-Declaratoria de prescripción de\ndeudas. La declaratoria de prescripción total o parcial de deudas, tanto de\nprincipal como de intereses corrientes y moratorios, solo procede a solicitud\nexpresa de la parte deudora, sin que sea procedente declararla de oficio.\n\n     Artículo 8º-Contratos de Gestión de Cobro\nAdministrativo. El SENARA podrá realizar la gestión de cobro en forma\ndirecta a través de sus propios funcionarios, o bien contratar la gestión de\ncobro administrativo a un operador público o privado especialista y con\ncapacidad para el cobro a nivel nacional.\n\n     Artículo 9º-Agotamiento de las gestiones de\nCobro Administrativo. La Unidad Financiero Contable será responsable de\ngestionar los cobros hasta agotar todas las alternativas posibles. De toda gestión\nque se haga se dejará constancia en el expediente respectivo.\n\n     Artículo 10.-Traslado de cuentas a cobro judicial.\nA más tardar dentro de los tres meses siguientes a la fecha de vencimiento de\nla obligación, y una vez agotadas las gestiones de cobro administrativo, la\nUnidad Financiero Contable trasladará el respectivo expediente a la Dirección\nJurídica para que se proceda con el trámite de cobro judicial.\n\nSECCIÓN\nII\n\nArreglos\nde pago\n\nArtículo\n11.-Procedencia de arreglos de pago. En ningún caso será obligación\nde SENARA aprobar arreglos de pago a deudores que lo soliciten. Cuando el SENARA\nconsidere procedente un arreglo, considerando razones de legalidad, conveniencia\ny oportunidad, podrá autorizarlo bajo los términos que se establecen en este\nReglamento. El arreglo de pago podrá aprobarse sea que la operación se\nencuentre en fase de cobro administrativo o en fase de cobro judicial.\n\n     Artículo 12.-Solicitudes de arreglo de pago.\nAquel deudor que desee realizar un arreglo de pago, deberá hacer solicitud\nescrita, indicando las razones que le han impedido, o que le impedirán, el\ncumplimiento de la obligación en los términos originalmente pactados.\n\nArtículo\n13.-Trámite de la solicitud. Independientemente de la unidad\nadministrativa que reciba la solicitud de arreglo de pago, ésta la remitirá la\nUnidad Financiero Contable a fin de que rinda un informe sobre el estado de la\ncuenta, que incluya: monto del principal, intereses corrientes, moratorios,\ngastos administrativos así como las condiciones vigentes en que la operación\nse encuentra pactada. Si la cuenta está en cobro judicial, la solicitud también\ndebe remitirse a la Dirección Jurídica de SENARA para que brinde un informe\nsobre la situación del cobro judicial, incluyendo estado del juicio, número de\nexpediente, y embargos decretados, así como los montos a cobrar por concepto de\nhonorarios profesionales y costas procesales.\n\nElaborados\nlos informes citados, éstos serán remitidos a la unidad administrativa\ncompetente para la toma de la decisión respecto del arreglo propuesto o para\nque negocie con la parte deudora, una propuesta que sea aceptable para el\nSENARA.\n\n     Artículo 14.-Prórrogas de plazo para el pago de\nobligaciones y readecuaciones de deudas El SENARA, en su condición de acreedor,\npodrá convenir con las personas deudoras, arreglos de pago en las siguientes\ncircunstancias.\n\na)\nPrórrogas: Se podrán aprobar prórrogas en el plazo para el pago\nde toda la obligación o parte de ella, cuando por circunstancias demostradas,\nla persona deudora, no pueda atender el pago de la misma; trámite que debe\nhacerse antes del vencimiento de la operación. En estos casos las prórrogas no\nserán mayores a doce meses, y se autorizarán por única vez. Las restantes\ncondiciones del crédito original, se mantendrán.\n\nb)\nReadecuaciones: consisten en la modificación de una o más de las\ncondiciones originales del crédito, e implica cambio en la forma de pago,\nplazo, garantías o cualquier otra condición relevante que altere las\ncondiciones originalmente establecidas.\n\n  \n     En cualquiera de los casos, la base para hacer la\nreadecuación de la deuda o la prórroga en el plazo para pagar, contendrá\ntodas las obligaciones acumuladas, incluyendo capital, intereses corrientes y\nmoratorios, gastos administrativos, así como honorarios profesionales y costas\nprocesales en caso que la operación se encuentra en cobro judicial.\n\nArtículo\n15.-Competencia para resolver arreglos de pago.\n\na)\nDeudas inferiores al equivalente de US$ 2.000: Será competencia\nde la Dirección Administrativa, atender solicitudes de arreglo de pago de\nusuarios cuyo saldo adeudado sea inferior a su equivalente en colones de US$\n2.000 (dos mil dólares exactos) del día en que se solicite el arreglo al tipo\nde cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica y en cuya solicitud no\nse incluyan cambios en las condiciones del convenio o del documento en garantía.\n\nb)\nDeudas iguales o superiores al equivalente de US$ 2.000: Será\ncompetencia de la Gerencia atender y resolver solicitudes de arreglo de pago de\nusuarios cuyo saldo total sea superior a su equivalente en colones de US$2.000\n(dos mil dólares exactos) del día en que se solicite el arreglo, al tipo de\ncambio de referencia del Banco Central de Costa Rica, cuando se vean alteradas\nlas condiciones del convenio o del documento en garantía (tasas de interés,\naumento del plazo), o cuando la totalidad de los usuarios de un proyecto,\npresenten en forma conjunta solicitud de cualquier tipo de arreglo de pago. Para\nsu resolución podrá contar con la recomendación del Área Administrativa.\n\n     Artículo 16.-Forma de resolver sobre arreglos de\npago. La Gerencia o el Área Administrativa según corresponda, resolverá\nel arreglo de pago por medio de una resolución administrativa y se lo comunicará\na la Unidad Financiero Contable y al Coordinador Regional respectivo, para que\nprocedan como corresponda. Mientras no se resuelva formalmente una solicitud de\narreglo de pago, la gestión de cobro debe continuar de forma regular, de\nacuerdo con las condiciones establecidas en el pagaré y a los procedimientos\nestablecidos para tales efectos.\n\n     Artículo 17.-Formalización del arreglo de pago.\nTodo arreglo de pago deberá respaldarse con la suscripción de un título\nejecutivo, con al menos los mismos requisitos solicitados en el documento que\ndio origen a la deuda, salvo que se trate de una mera suspensión temporal de la\ngestión de cobro (Prórroga), que no requiera formalizar nuevo documento.\n\n     Artículo 18.-Compromiso de arreglo de pago y\ngarantías que lo acompañan. El SENARA podrá condicionar la aprobación de\narreglos de pago a que el deudor haga un abono representativo a la suma\nadeudada, que evidencie la intención de pago y compromiso de cumplir con el\narreglo propuesto. De igual manera, en casos de arreglos de pago, el SENARA podrá\nexigir garantías fiduciarias o reales más rigurosas que las que originalmente\nrespaldaron la obligación, si así lo consideran conveniente u oportuno.\n\n     Artículo 19.-Documentación del arreglo de pago.\nTodo documento originado en la solicitud, estudio y resolución de un arreglo de\npago, debe ser agregado al expediente administrativo de la deuda que al efecto\nlleva la Unidad Financiero Contable.\n\n     Artículo 20.-Prohibición de condonar deudas.\nLa condonación de deudas está prohibida, por lo que solamente podrán ser\naprobadas si existe ley expresa que así lo establezca.\n\nCAPÍTULO\n\nIII\n\nDel\nCobro Judicial\n\nSECCIÓN\nI\n\nProcedimiento\npara gestionar el inicio del cobro judicial\n\nArtículo\n21.-Solicitud para iniciar el cobro judicial. El cobro judicial iniciará\nuna vez agotada la fase de cobro administrativo, de acuerdo con la normativa\nvigente. Para tal fin la Unidad Financiero Contable trasladará el expediente\nrespectivo a la Asesoría Legal, solicitando expresamente el inicio de las\ngestiones de cobro judicial. La Dirección Jurídica del SENARA, tendrá un\nplazo improrrogable de cinco días hábiles para que lo asigne al abogado\nexterno que por turno corresponda.\n\nArtículo\n22.-Remisión de Expediente para Cobro Judicial. El expediente que envíe\nel Proceso Financiero Contable a la Dirección Jurídica para el cobro judicial\ncontendrá al menos lo siguiente:\n\na)\nOriginal del Título Ejecutivo o documento que sirve de base a la acción\ncobratoria.\n\nb)\nDocumentos con razón de recibido notificada al deudor y/o fiadores sobre\nlas acciones de cobro administrativo efectuadas y que hayan interrumpido la\nprescripción, conforme a los artículos 977, siguientes y concordantes del Código\nde Comercio y a los artículos 876, siguientes y concordantes del Código Civil.\n\nc)\nDirección exacta del deudor y de los fiadores, si los hubiese, en caso\nque la dirección que consta en el título ejecutivo en que se funda la\nexistencia de la deuda es confusa, incompleta, inexacta o del todo no se indica.\n\nd)\nConstancia del Encargado del Proceso de gestión de cobro, en donde se\nindique: i) Capital adeudado (principal), ii) Monto de intereses corrientes y\nperiodo a que corresponden. iii) Monto de intereses moratorios y periodo al que\ncorresponden, y iv) Cargos por gestiones de cobro administrativo u otros cargos\nsi así se hubiese establecido.\n\n     Artículo 23.-Designación de abogado. La\nDirección Jurídica de SENARA, una vez recibido el expediente completo con la\ndocumentación a que se ha hecho referencia en el artículo anterior, procederá\na asignar el abogado de planta que se encargará de gestionar y tramitar el\ncobro judicial. Solamente en casos que por el volumen de trabajo asignado, los\nabogados de planta resulten insuficientes para atender el cobro judicial, se\nasignará el caso a abogados externos contratados al efecto. La asignación de\nlos casos de cobro judicial a los abogados externos se hará en forma\nequitativa, tomando en cuenta al menos los siguientes criterios: número de\ncasos a su cargo, cuantía del asunto y fijación mediante un orden rotativo.\n\nArtículo\n24.-Deberes de la Dirección Jurídica de SENARA. Es deber de la\nDirección Jurídica de SENARA, fiscalizar la labor que está siendo\ndesarrollada por los abogados externos. Compete a la Dirección Jurídica del\nSENARA, recibir los informes trimestrales que realicen los abogados externos de\nconformidad con este Reglamento, analizarlos y remitirlos trimestralmente a\nconocimiento de la Dirección Administrativa Financiera, con los comentarios o\nsugerencias que estime pertinentes.\n\nIgualmente\nson deberes de la Dirección Jurídica de SENARA los siguientes:\n\na)\nSolicitar a la Gerencia del SENARA, la aplicación de las sanciones que\nen este Reglamento se establecen, a los abogados externos que incumplan con sus\nobligaciones.\n\nb)\nSolicitar a la Gerencia del SENARA, el nombramiento de nuevos abogados o\nla resolución de la contratación de abogados externos, de conformidad con la\ndemanda que de estos servicios requiera la Institución.\n\nc)\nLlevar un expediente de cada uno de los abogados externos, el cual\ncontendrá toda la documentación relacionada con su contratación, incluyendo:\nLos procesos asignados, los informes trimestrales que presente, los documentos\nque acrediten los pagos efectuados y demás documentos relacionados con\nactividad. Estos expedientes deberán mantenerse en una forma ordenada y\narchivados de manera cronológica.\n\nd)\nVerificar mediante los informes trimestrales recibidos u otros medios que\nestime pertinentes, que los procesos judiciales asignados a los abogados\nexternos están activos, y en caso de no estarlo, recomendar a la Gerencia la\naplicación de las sanciones que resulten aplicables por incumplimiento del\ncontrato.\n\nSECCIÓN\nII\n\nDe\nlos abogados externos\n\nArtículo\n25.-Contratación de abogados externos para cobro judicial. Los\nabogados externos para el cobro judicial, serán contratados a través de un\nconcurso público que realizará el SENARA, de conformidad con la Ley de\nContratación Administrativa. El número de abogados externos a contratar\ndependerá de la cartera de sujetos pasivos morosos remitidos a la Dirección\nJurídica.\n\nArtículo 26.-Formalización del contrato de servicios profesionales para\nel cobro judicial. Los oferentes elegidos firmarán un contrato de servicios\nprofesionales con el SENARA, así como cualquier otro documento que requiera la\nInstitución, necesario para la prestación eficiente de estos servicios\nprofesionales de abogacía para el cobro judicial, y para cumplir con las normas\nque regulan este tipo de contratación. La relación contractual que se\nestablezca no tendrá carácter laboral, sino que es una relación de servicios\nprofesionales regulada por la Ley de Contratación Administrativa, retribuida\nmediante el sistema de honorarios, de acuerdo con las tarifas que al efecto\nestablece el Colegio de Abogados, y donde el profesional contratado podrá\norganizar su propio sistema de trabajo, no estará sujeto a horarios, asistencia\na una oficina, ni existirá subordinación jurídico-laboral con el SENARA.\n\nArtículo 27.-No sujeción a plazo predefinido. La contratación que se\nformalice entre SENARA y los abogados externos no estará sujeta a cumplir con\nun plazo predefinido, sino que la vigencia de la relación contractual se\nextenderá por todo el plazo que dure la tramitación del proceso o procesos\njudiciales asignados.\n\nArtículo\n28.-De las obligaciones de los abogados externos. Sin perjuicio de las\nobligaciones que específicamente se establezcan en los contratos de servicios\nprofesionales de abogacía para el cobro judicial que suscriban SENARA y los\nabogados externos contratados al efecto, así como la legislación civil,\ncomercial y procesal civil que regula la materia de cobros judiciales, y las\nnormas de ética profesional aplicables a los profesionales en Derecho, los\nabogados externos que contrate el SENARA para el cobro judicial, estarán\nobligados a lo siguiente:\n\na)\nDeberán excusarse de asumir la dirección profesional de cualquier\nasunto en que se presente alguna de las causas de impedimento, recusación o\nexcusa, establecidas en los artículos 49, siguientes y concordantes del Código\nProcesal Civil. Particularmente deberán inhibirse de asumir la dirección\nprofesional cuando medie algún interés directo en el asunto que se le asigna,\nrelaciones de parentesco o amistad con el deudor, o si el deudor ha sido cliente\ndel abogado.\n\nb)\nEl abogado al que se le ha asignado el cobro de alguna obligación, deberá\nrealizar todas las gestiones y elaborar los documentos preparatorios para la\ncorrecta y oportuna presentación ante los tribunales de justicia, incluyendo:\n\ni) \nRealizar los estudios registrales que correspondan para la determinación\nde la existencia de bienes muebles e inmuebles embargables a nombre del deudor y\nde los fiadores.\n\nii) \nRealizar los estudios registrales que correspondan, para la determinación\nde las calidades del sujeto pasivo y su domicilio, si se tratara de una persona\njurídica, correspondiendo al abogado externo respectivo realizar u obtener la\ncertificación de personería correspondiente.\n\niii)\nPreparar el poder especial judicial que le faculta para gestionar el\ncobro de la deuda así como la certificación de personería jurídica de\nrepresentante legal de SENARA que le otorga el poder.\n\nc)\nEl abogado al que se le ha asignado un caso para cobro judicial estará\nen la obligación de presentar, dentro de los ocho días hábiles siguientes al\nrecibo del expediente completo, la demanda respectiva ante la Autoridad\nJurisdiccional correspondiente, luego de lo cual deberá remitir a la Dirección\nJurídica de SENARA, dentro del plazo de cinco días hábiles siguientes al\nvencimiento del primer plazo citado, copia de la demanda con la constancia de\npresentación a la Autoridad Jurisdiccional respectiva. En caso de incumplir\nesta obligación, deberá adjuntar nota justificando los motivos de su\nincumplimiento.\n\nd)\nDeberá llevar y mantener una copia del expediente judicial, debidamente\nordenada y completa, correspondiente a cada uno de los casos que se le ha\nasignado. Dicha copia del expediente, le será entregada a la Dirección Jurídica\nde SENARA al finalizar el proceso de cobro judicial.\n\ne)\nPresentar dentro de los primeros diez días hábiles de los meses de\nenero, abril, julio y octubre de cada año, un informe a la Asesoría Legal de\nSENARA, sobre el estado de cada uno de los procesos judiciales que le han sido\nasignados. Ese informe deberá incluir al menos la siguiente información:\n\ni)     \nNúmero de expediente\n\nii)     \nNombre de las partes\n\niii)    \nCuantía del asunto\n\niv)    \nFecha de presentación de la demanda\n\nv)     \nFecha de notificación al deudor y fiadores\n\nvi)    \nBienes embargados\n\nvii)   \nEstado actual del proceso\n\nviii)   \nFecha en que se presentó la última gestión ante el juzgado\ncorrespondiente.\n\nix)    \nBienes embargados.\n\nf. \nAsumir los gastos que se presenten por la tramitación del proceso\njudicial asignado a su dirección.\n\ng.\nRealizar estudios como mínimo cada tres meses, sobre retenciones de\nvalores o cuentas bancarias embargadas, en los procesos que estén bajo su\ndirección profesional, así como solicitar, cuando exista sentencia firme, la\norden de giro correspondiente, a efectos de lograr el ingreso de dichos dineros\na las arcas de SENARA.\n\nh.\nUna vez firme la sentencia respectiva, el abogado director del proceso,\ndeberá presentar la liquidación de intereses y costas en un plazo no mayor de\ndiez días hábiles.\n\nArtículo\n29.-Prohibiciones de los abogados externos. Se prohíbe a los abogados\nexternos contratados por SENARA, lo siguiente:\n\na.\nRealizar cualquier tipo de arreglo judicial o extrajudicial, sin la\naprobación previa y por escrito de las autoridades administrativas del SENARA.\nToda gestión para un arreglo judicial o extrajudicial, deberá ser canalizada,\nconocida y sometida a aprobación previa de las autoridades administrativas del\nSENARA.\n\nb.\nRecibir cualquier suma de dinero por parte del deudor, fiadores o\ncualquier tercera persona, como abono a principal, intereses, costas u\nhonorarios provenientes de la deuda sometida al cobro judicial que se le asignó.\n\nc.\nSolicitar al SENARA, por concepto de sus honorarios profesionales, sumas\ndiferentes a las estipuladas en la Tabla de Honorarios autorizada por el Colegio\nde Abogados.\n\nd.\nRealizar cualquier gestión incompatible con su función de abogado\ndirector del proceso que representa al SENARA, o cualquier gestión que en tal\ncondición le esté prohibida por la legislación civil, mercantil, procesal\ncivil, o las normas de la ética que rigen a los profesionales en Derecho.\n\nArtículo\n30.-Terminación o suspensión del proceso judicial. Una vez que el cobro\njudicial haya sido iniciado, solo podrá darse por terminado, en las siguientes\ncircunstancias:\n\na)\nCuando se hubiere hecho el pago total de la suma adeudada al SENARA,\nincluyendo principal, intereses corrientes y moratorios, así como las costas\nprocesales y personales.\n\nb)\nCuando se hubiese llegado a un arreglo judicial o extrajudicial y se\nencuentren firmados los documentos de formalización del arreglo. En casos de\narreglo extrajudicial, la Dirección Jurídica de SENARA informará por escrito\nal abogado director del proceso, para que proceda a solicitar al juzgado\ncorrespondiente que de por terminado el proceso por haberse llegado a un arreglo\nextrajudicial.\n\nc)\nCuando exista sentencia en firme y no hayan bienes susceptibles de\nembargo, según estudio de bienes efectuado bajo responsabilidad del abogado\ndirector del proceso, y así se informe por escrito a la Dirección Jurídica\ndel SENARA.\n\nSECCIÓN\n\nIII\n\nDe\nlos honorarios profesionales\n\nArtículo\n31.-Tarifas de honorarios. El SENARA pagará los servicios\nprofesionales de los abogados externos contratados para el cobro judicial,\nmediante el sistema de honorarios y, a tal efecto, se aplicarán las tarifas que\nestablece el Arancel de Profesionales en Derecho, autorizado por el Colegio de\nAbogados de Costa Rica.\n\nArtículo\n32.-Forma de pago. Los honorarios serán pagados al abogado director,\nde acuerdo con el avance del proceso y en los términos que establece el Arancel\nde Profesionales en Derecho.\n\nPara\ncada proceso judicial deberán facturarse los honorarios en forma separada,\nindicando el número de expediente y el nombre de las partes.\n\nPara\nel pago de los honorarios, el abogado director del proceso deberá remitir a la\nDirección Jurídica de SENARA, la factura por servicios profesionales así como\nlos documentos que acreditan el avance del proceso. Una vez aprobado el pago por\nparte de la Dirección Jurídica de SENARA, este trasladará la solicitud para\ntrámite de pago a la Tesorería de la Institución, la cual procederá a\ngestionar, a la mayor brevedad posible y de acuerdo con la reglamentación y\nprocedimientos establecidos, la confección del cheque o depósito bancario de\nlos honorarios respectivos en favor del profesional.\n\nArtículo\n33.-De la condenatoria en costas personales y procesales a la parte\ndemandada. La gestión cobratoria que se establezca contra el o los deudores\nde la obligación, deberá incluir la solicitud de que se les condene en el pago\nde costas personales (honorarios de abogado) y procesales.\n\nLos\nmontos a que fuese condenada la parte demandada a título de costas personales y\nprocesales, pertenecen al SENARA en aquella proporción en que ya el SENARA las\nhubiese pagado al abogado director, de tal manera que en ningún caso el abogado\ndirector del proceso podrá recibir doble pago por el mismo concepto.\n\nSECCIÓN\nIV\n\nDe\nlas sanciones a los abogados\n\nexternos\ncontratados por el SENARA\n\nArtículo\n34.-Resolución del contrato de servicios profesionales. Se resolverá\nautomáticamente el contrato por servicios profesionales cuando se den las\nsiguientes situaciones de incumplimientos:\n\na.\nCuando el abogado externo infrinja las prohibiciones establecidas en este\nReglamento.\n\nb.\nCuando incumpla cualquier condición establecida en el respectivo\ncontrato de servicios profesionales sancionada con la resolución del contrato.\n\nc.\nCuando conduzca el proceso de manera negligente, de tal modo que\nfavorezca la prescripción de principal o intereses, no aporte documentos en los\nplazos que le indica el despacho judicial, no establezca recursos contra\nresoluciones judiciales desfavorables a los intereses de SENARA cuando hubiere\nmotivo fundado para recurrir, no gestione oportunamente el retiro y presentación\nal Registro Nacional de los mandamientos de anotación de embargos, o cualquier\notra conducta negligente que ponga en peligro la recuperación efectiva de la\nsuma que está siendo objeto de cobro.\n\nArtículo\n35.-No asignación de casos adicionales de cobro judicial. No se\nremitirán más expedientes de cobro judicial al abogado externo que incurra en\nlas siguientes causales:\n\na.\nA los abogados que incumplan con su obligación de presentar dentro de\nlos plazos establecidos en este Reglamento, el informe a la Dirección Jurídica\ndel SENARA, sobre el estado de los procesos judiciales a su cargo.\n\nb.\nRetrase injustificadamente la obligación de presentar, dentro de los\nplazos que establece este Reglamento, la demanda cobratoria ante la Autoridad\nJurisdiccional respectiva.\n\nc.\nCuando habiendo acaecido el Remate, no comunique sobre el resultado del\nmismo a la Dirección Jurídica, dentro de los ocho días hábiles siguientes a\naquel en que el mismo se efectuó.\n\n     Artículo 36.-Otras sanciones. La aplicación\nde sanciones por incumplimiento de los profesionales en Derecho, reguladas en\neste Reglamento, no implica renuncia de parte de SENARA de gestionar ante la\nFiscalía del Colegio de Abogados, o ante los Tribunales de Justicia, la\naplicación de medidas de orden disciplinario o indemnizatorio contra el\nprofesional incumpliente; tampoco implica renuncia de SENARA de exigir la\naplicación de sanciones para contratar con la Administración Pública, de\nacuerdo con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa.\n\nSECCIÓN\nV\n\nTerminación\ndel contrato de abogados externos\n\nArtículo\n37.-Resolución de la contratación. Los abogados externos que por\nalguna razón personal o profesional, quieran dejar de servir al SENARA, deberán\nde comunicar esa decisión expresamente y por escrito a la Dirección Jurídica\ndel SENARA, con treinta días de antelación, nota de la cual remitirá una\ncopia a la Gerencia del SENARA y la Dirección Administrativa Financiera. En\neste caso, el SENARA no le asignará más casos, sin embargo, ello no eximirá\nal profesional en Derecho de concluir, hasta su finalización, los procesos\njudiciales que le han sido asignados, salvo que, de acuerdo con las normas del\ncontrato específico que se haya firmado entre las partes, se haya establecido\nalgo distinto.\n\n     Artículo 38.-Obligaciones de los abogados\nexternos al finalizar la contratación. Al finalizar por cualquier motivo la\ncontratación de servicios profesionales, el abogado externo respectivo, deberá\nremitir copia de la totalidad de los expedientes judiciales a su cargo a la\nDirección Jurídica del SENARA, adjuntando un informe del estado actual de los\nmismos, así como el documento respectivo de renuncia de la dirección\nprofesional del proceso, de tal manera que SENARA esté en plenas posibilidades\nde asignar, oportunamente, la continuación del proceso a otro profesional en\nDerecho, bajo los mismos términos y condiciones establecidos en este\nreglamento.\n\nCAPÍTULO\nIV\n\nCuentas\nincobrables\n\nArtículo\n39.-Competencia para aprobar cuentas como incobrables. Realizadas todas\nlas acciones administrativas y judiciales pertinentes, sin que se haya podido\nlograr la recuperación de la cuenta, la Dirección Administrativa hará la\nestimación de cuentas incobrables y tramitará ante la Gerencia su aprobación.\nCorresponde a la Gerencia aprobar pasar cuentas por incobrables cuanto éstas\nsean igual o menor al equivalente de US$2,000.00 (dos mil dólares).\n\nLas\ncuentas cuyo saldo total sobrepase la suma equivalente en colones de US\n$2.000,00 (dos mil dólares exactos) del día en que se realice el estudio, al\ntipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa Rica, requerirán\nautorización de la Junta Directiva de SENARA.\n\nArtículo\n40.-Procedimiento para declarar incobrables cuentas inferiores a $ 1000. Las\ncuentas cuyo saldo total (capital más intereses) sean inferiores a su\nequivalente en colones de US $1000.00 (mil dólares exactos) del día en que se\nrealice el estudio, al tipo de cambio de referencia del Banco Central de Costa\nRica, podrán estimarse incobrables sin necesidad de gestionar su cobro por la vía\njudicial, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:\n\na)\nQue se haya agotado la gestión de cobro administrativo y así lo\nacredite por escrito el Proceso Financiero Contable.\n\nb)\nQue tanto el Deudor como el Fiador carezcan de bienes inmuebles y vehículos\ninscritos a su nombre, y así se acredite mediante un estudio de bienes que\nelabore la Dirección Jurídica. Se presenta la salvedad cuando existan bienes\ninmuebles y vehículos inscritos pero que por el monto y por su relación costo\nbeneficio, resulte más oneroso para el SENARA cobrarlo por la vía judicial. En\nestos casos, deberá aportarse una justificación sustentando el costo\nbeneficio.\n\nc)\nEn todo caso se requiere de la aprobación de la Gerencia para registrar\ncomo gasto la estimación de los incobrables.\n\nArtículo 41.-\n(Nota de sinalevi: En la publicación de este reglamento, no aparece este\nartículo. No obstante el sistema exige una numeración consecutiva, por lo que\nse ha creado el mismo, pero sin texto)\n\n     Artículo 42.-Estudios semestrales generales de\ncuentas por cobrar. La Unidad Financiero Contable, mediante un estudio\nsemestral (junio y diciembre) que realice de las cuentas por cobrar, determinará\naquellas que presenten la condición de vencidas y que se estimen incobrables, a\nefecto de informar a la Dirección Administrativa para que esta a su vez, lo\neleve a aprobación de la Gerencia o Junta Directiva, según corresponda, con\nsus respectivos documentos de soporte, según se ha establecido en el presente\nreglamento.\n\n     Artículo 43.-Verificación de requisitos. En\ncualquiera de los casos, la Gerencia o la Junta Directiva, según sea el caso,\nrequerirán informes escritos de la Dirección Administrativa y de la Dirección\nJurídica de SENARA que acredite las gestiones cobratorias efectuadas y las\nrazones financieras y legales por las cuales se recomienda pasar la cuenta como\nincobrable.\n\nCAPÍTULO\nV\n\nDisposiciones\nfinales\n\nArtículo\n44.-Tramitación de Cobros Judiciales por medio de abogados de planta de\nSENARA. El SENARA de manera prioritaria, tramitará los cobros judiciales\nhaciendo uso de los abogados de planta, salvo que, por el volumen de trabajo a\ncargo de éstos, no resulte posible utilizar esta modalidad de cobro. La\ntramitación de cobros judiciales por medio de abogados de planta, se ajustará\na lo establecido en las disposiciones de este reglamento en lo que fueren\naplicables.\n\n     Artículo 45.-Derogaciones. Este Reglamento\nderoga cualquier otra disposición administrativa anterior que se le oponga.\n\n     Artículo 46.-Vigencia. Rige a partir de su\npublicación en el Diario Oficial La Gaceta. Comuníquese. Acuerdo firme.",
  "body_en_text": "throughout the text\n\n                    -\n\n                        Full Text of Regulation 76\n\n                        Regulations for the Administrative and Judicial Collection of the Servicio Nacional de\nAguas Subterráneas Riego y Avenamiento\n\nSERVICIO\nNACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS,RIEGO Y AVENAMIENTO\n\n(This regulation was repealed\nby Article 45 of the Regulations for the administrative and judicial collection of the\nServicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, approved in\nsession No. 01 of January 14, 2025)\n\nREGULATIONS FOR ADMINISTRATIVE\n\nAND JUDICIAL COLLECTION\n\n(Sinalevi\nNote: This regulation was partially amended and its text reproduced in its\nentirety, by means of ordinary session No. 615-12 of May 21, 2012, and\npublished in La Gaceta No. 129 of July 4, 2012, therefore it is reproduced\nbelow:)\n\nCHAPTER I\n\nGeneral Provisions\n\nArticle 1—Objective. The purpose of these Regulations is to establish\nthe rules that will govern the administrative and judicial collection of the\nmonetary obligations established in favor of the Servicio Nacional de Aguas\nSubterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA).\n\nArticle 2—Scope of Application. These\nRegulations shall be mandatory for all administrative bodies of SENARA in their\nrespective capacities, as well as for the External Attorneys who are contracted\nby the Servicio Nacional de Aguas Subterráneas,\nRiego y Avenamiento (SENARA) to manage the judicial collection of the accounts\nassigned to them.\n\nArticle\n3—Definitions. For the purposes of these Regulations, the following is\nunderstood by:\n\na.\nRegulations: These Regulations for Administrative and Judicial\nCollection.\n\nb.\nSENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y\nAvenamiento.\n\nc.\nOverdue Obligations: The monetary obligations that have generated an\naccount receivable in favor of SENARA.\n\nd.\nTaxpayer (Sujeto Pasivo): The natural or legal person obligated to\nfulfill the overdue obligation.\n\ne.\nExternal Attorneys: The legal professionals who, having met the\nrequirements demanded by SENARA, have been contracted through the procedures\nestablished by the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa) to\nprovide professional legal services for the judicial collection of overdue\nobligations in favor of the Institution.\n\nf.\nFinancial-Accounting Unit: Functional unit that is part of the\nAdministrative Directorate of SENARA, responsible for collection management in\nthe administrative venue, except for irrigation tariff debts whose collection\nmanagement is the responsibility of the Dirección Distrito de Riego Arenal Tempisque.\n\ng.\nAdministrative Collection: All those actions carried out by the\nadministration of SENARA aimed at ensuring its debtors timely fulfill their\neconomic obligations established in favor of the Institution.\n\nh.\nJudicial Collection: The collection actions undertaken through judicial\nchannels to obtain payment of overdue obligations in favor of SENARA.\n\ni.\nLegal Directorate: The in-house Legal Advisory Unit of\nSENARA, represented by the head of said unit.\n\nCHAPTER\nII\n\nOn\nAdministrative Collection\n\nSECTION\nI\n\nOn the\nAdministrative Collection Procedure\n\nArticle\n4—Unit Responsible for Administrative Collection. The Financial-Accounting\nUnit shall be directly responsible for managing administrative collection,\nusing the relevant technology and means in order to maximize the voluntary\nfulfillment of the duties and obligations owed by SENARA's debtors, through the\ndevelopment of a set of actions whose purpose is the development and execution\nof efficient and effective systems and procedures for the planning,\ncoordination, and control of those accounts in which SENARA is the creditor.\n\nArticle 5—Account Files in Administrative Collection. The\nFinancial-Accounting Unit must keep a complete and chronologically ordered file\nfor each account in administrative collection, containing the document that\ngenerated the obligation, the detail of payments made, communications between\nthe parties, as well as the documents of any collection actions that have been\ncarried out.\n\nArticle\n6—Means of Administrative Collection Management.\n\na)\nCollection notices prior to the obligation's due date: Collection\nmanagement shall be carried out through collection notices prior to the debt's\ndue date, the desirable period being 15 days in advance. For these purposes, the\nFinancial-Accounting Unit may have the support of the Regional Coordinators of\nthe Operations Area. These collection notices shall be sent, optionally and\naccording to reasons of convenience and timeliness determined by the\nFinancial-Accounting Unit, via mail, telegram, personal delivery through SENARA's\nown officials, externally contracted messenger services (natural or legal\npersons), fax, email, through other entities with which SENARA signs agreements\nfor this purpose, or publications on radio, television, or in the printed press.\n\nb)\nCollection notices on debts in arrears: Notwithstanding the use of the\ncommunication means indicated in the preceding subsection, once the transaction\nhas one or more installments of principal or interest overdue without having\nbeen paid, collection notices shall be notified to the debtor and guarantors,\npersonally, at their place of residence or at the address reported in the\ndocument establishing the obligation for receiving notifications. A written\nrecord shall be kept of these notifications, duly acknowledged by the debtor and\nguarantors, in the file, in order to demonstrate the interruption of the statute\nof limitations. If no positive response is obtained within 30 calendar days\nafter receipt of the notice, a second collection notice letter shall be sent.\n\nArticle 7—Declaration of Debt Prescription. The declaration of total or\npartial prescription of debts, both of principal and of ordinary and default\ninterest, is only appropriate upon express request of the debtor, and it is not\nappropriate to declare it ex officio.\n\nArticle 8—Administrative Collection Management Contracts. SENARA may\ncarry out collection management directly through its own officials, or may\ncontract out the administrative collection management to a public or private\noperator specialized in and with capacity for nationwide collection.\n\nArticle 9—Exhaustion of Administrative Collection Actions. The\nFinancial-Accounting Unit shall be responsible for managing collections until\nall possible alternatives are exhausted. A record shall be kept in the\nrespective file of every action taken.\n\nArticle 10—Referral of Accounts for Judicial Collection. No later than\nwithin three months following the obligation's due date, and once the\nadministrative collection actions have been exhausted, the Financial-Accounting\nUnit shall transfer the respective file to the Legal Directorate so that the\njudicial collection process may proceed.\n\nSECTION\nII\n\nPayment\nArrangements\n\nArticle\n11—Origin of Payment Arrangements. Under no circumstances shall SENARA be obligated to approve payment arrangements for debtors who request them. When SENARA deems an arrangement appropriate, considering reasons of legality, convenience, and timeliness, it may authorize it under the terms established in these Regulations. The payment arrangement may be approved whether the transaction is in the administrative collection phase or the judicial collection phase.\n\nArticle 12—Requests for Payment Arrangement. Any debtor wishing to enter\ninto a payment arrangement must submit a written request, indicating the reasons\nthat have prevented, or will prevent, them from fulfilling the obligation under\nthe originally agreed terms.\n\nArticle\n13—Processing of the Request. Regardless of the administrative unit that\nreceives the payment arrangement request, it shall forward it to the\nFinancial-Accounting Unit so that it may issue a report on the account status,\nincluding: amount of principal, ordinary interest, default interest,\nadministrative expenses, as well as the current conditions under which the\ntransaction is agreed upon. If the account is in judicial collection, the\nrequest must also be forwarded to the Legal Directorate of SENARA so that it may\nprovide a report on the status of the judicial collection, including the status\nof the lawsuit, case number, and decreed embargoes, as well as the amounts to be\ncollected for professional fees and court costs.\n\nOnce\nthe cited reports have been prepared, they shall be forwarded to the competent\nadministrative unit for making the decision regarding the proposed arrangement\nor for negotiating, with the debtor, a proposal acceptable to SENARA.\n\nArticle 14—Time Extensions for Payment of Obligations and Debt\nRestructurings. SENARA, in its capacity as creditor, may agree on payment\narrangements with debtors under the following circumstances.\n\na)\nExtensions: Extensions in the term for payment of all or part of the\nobligation may be approved when, due to demonstrated circumstances, the debtor\ncannot meet the payment thereof; this procedure must be done before the\ntransaction's due date. In these cases, extensions shall not exceed twelve\nmonths and shall be authorized only once. The remaining conditions of the\noriginal credit shall be maintained.\n\nb)\nRestructurings: consist of the modification of one or more of the\noriginal credit conditions, and imply a change in the payment method, term,\nguarantees, or any other relevant condition that alters the originally\nestablished conditions.\n\nIn either case, the basis for restructuring the\ndebt or extending the term for payment shall include all accumulated\nobligations, including principal, ordinary and default interest, administrative\nexpenses, as well as professional fees and court costs if the transaction is in\njudicial collection.\n\nArticle\n15—Authority to Resolve Payment Arrangements.\n\na)\nDebts under the equivalent of US$2,000: The Administrative Directorate\nshall have the authority to address payment arrangement requests from users\nwhose outstanding balance is less than the colón equivalent of US$2,000 (exactly\ntwo thousand dollars) on the day the arrangement is requested, at the reference\nexchange rate of the Banco Central de Costa Rica, and whose request does not\ninclude changes to the conditions of the agreement or the guarantee document.\n\nb)\nDebts equal to or greater than the equivalent of US$2,000: Management\nshall have the authority to address and resolve payment arrangement requests\nfrom users whose total balance is greater than the colón equivalent of US$2,000\n(exactly two thousand dollars) on the day the arrangement is requested, at the\nreference exchange rate of the Banco Central de Costa Rica, when the conditions\nof the agreement or the guarantee document are altered (interest rates, increase\nin the term), or when all the users of a project jointly submit a request for\nany type of payment arrangement. For its resolution, it may rely on the\nrecommendation of the Administrative Area.\n\nArticle 16—Manner of Resolving Payment Arrangements. Management or the\nAdministrative Area, as appropriate, shall resolve the payment arrangement by\nmeans of an administrative resolution and shall communicate it to the\nFinancial-Accounting Unit and the respective Regional Coordinator, so they may\nproceed accordingly. As long as a payment arrangement request is not formally\nresolved, the collection action must continue regularly, in accordance with the\nconditions established in the promissory note and the procedures established for\nsuch purposes.\n\nArticle 17—Formalization of the Payment Arrangement. Every payment\narrangement must be supported by the execution of an executive title, with at\nleast the same requirements as requested in the document that gave rise to the\ndebt, except when it is a mere temporary suspension of the collection action\n(Extension), which does not require formalizing a new document.\n\nArticle 18—Payment Arrangement Commitment and guarantees accompanying\nit. SENARA may condition the approval of payment arrangements upon the debtor\nmaking a representative down payment toward the amount owed, demonstrating the\nintention to pay and the commitment to comply with the proposed arrangement.\nLikewise, in cases of payment arrangements, SENARA may demand stricter\nfiduciary or real guarantees than those that originally backed the obligation,\nif it is deemed convenient or timely.\n\nArticle 19—Documentation of the Payment Arrangement. Any document\noriginating from the request, study, and resolution of a payment arrangement\nmust be added to the administrative file of the debt kept for this purpose by\nthe Financial-Accounting Unit.\n\nArticle 20—Prohibition of Condoning Debts. Condoning debts is\nprohibited, and they may only be approved if an express law so establishes.\n\nCHAPTER\nIII\n\nOn\nJudicial Collection\n\nSECTION\nI\n\nProcedure\nfor Managing the Initiation of Judicial Collection\n\nArticle\n21—Request to Initiate Judicial Collection. Judicial collection shall\ncommence once the administrative collection phase has been exhausted, in\naccordance with current regulations. For this purpose, the Financial-Accounting\nUnit shall transfer the respective file to the Legal Advisory Office, expressly\nrequesting the initiation of judicial collection actions. The Legal Directorate\nof SENARA shall have a non-extendable period of five business days to assign it\nto the corresponding external attorney on rotation.\n\nArticle\n22—Referral of File for Judicial Collection. The file sent by the\nFinancial-Accounting Process to the Legal Directorate for judicial collection\nshall contain at least the following:\n\na)\nOriginal Executive Title or document serving as the basis for the\ncollection action.\n\nb)\nDocuments acknowledging receipt, notified to the debtor and/or\nguarantors, regarding the administrative collection actions carried out that\nhave interrupted the statute of limitations, in accordance with Articles 977\nand following and concordant of the Code of Commerce (Código de Comercio) and\nArticles 876 and following and concordant of the Civil Code (Código Civil).\n\nc)\nExact address of the debtor and the guarantors, if any, in case the\naddress stated in the executive title on which the existence of the debt is\nbased is confusing, incomplete, inaccurate, or entirely absent.\n\nd)\nCertificate from the Person Responsible for the Collection Management\nProcess, indicating: i) Capital owed (principal), ii) Amount of ordinary\ninterest and the period they cover. iii) Amount of default interest and the\nperiod they cover, and iv) Charges for administrative collection actions or\nother charges if so established.\n\nArticle 23—Designation of Attorney. The Legal Directorate of SENARA,\nonce it has received the complete file with the documentation referred to in the\npreceding article, shall proceed to assign the in-house attorney who will be\nresponsible for managing and processing the judicial collection. Only in cases\nwhere the volume of assigned work makes the in-house attorneys insufficient to\nhandle the judicial collection shall the case be assigned to external attorneys\ncontracted for this purpose. The assignment of judicial collection cases to\nexternal attorneys shall be done equitably, considering at least the following\ncriteria: number of cases under their responsibility, amount of the matter, and\nassignment through a rotation order.\n\nArticle\n24—Duties of the Legal Directorate of SENARA. It is the duty of the\nLegal Directorate of SENARA to supervise the work being performed by the\nexternal attorneys. It is the responsibility of the Legal Directorate of SENARA\nto receive the quarterly reports made by the external attorneys in accordance\nwith these Regulations, analyze them, and forward them quarterly for the\nknowledge of the Administrative-Financial Directorate, with any comments or\nsuggestions it deems pertinent.\n\nLikewise,\nthe duties of the Legal Directorate of SENARA are as follows:\n\na)\nRequest Management of SENARA to apply the sanctions established in these\nRegulations to external attorneys who fail to fulfill their obligations.\n\nb)\nRequest Management of SENARA to appoint new attorneys or to terminate the\ncontracting of external attorneys, in accordance with the demand for these\nservices required by the Institution.\n\nc)\nKeep a file for each of the external attorneys, which shall contain all\ndocumentation related to their contracting, including: The processes assigned,\nthe quarterly reports submitted, documents proving payments made, and other\ndocuments related to their activity. These files must be kept in an orderly\nmanner and filed chronologically.\n\nd)\nVerify, through the quarterly reports received or other means deemed\npertinent, that the judicial processes assigned to external attorneys are\nactive, and if not, recommend to Management the application of the applicable\nsanctions for breach of contract.\n\nSECTION\nII\n\nOn\nExternal Attorneys\n\nArticle\n25—Contracting of External Attorneys for Judicial Collection. External\nattorneys for judicial collection shall be contracted through a public tender\nconducted by SENARA, in accordance with the Public Procurement Law (Ley de\nContratación Administrativa). The number of external attorneys to be contracted\nwill depend on the portfolio of delinquent taxpayers referred to the Legal\nDirectorate.\n\nArticle 26—Formalization of the Professional Services Contract for\nJudicial Collection. The selected bidders shall sign a professional services\ncontract with SENARA, as well as any other document required by the Institution,\nnecessary for the efficient provision of these professional legal services for\njudicial collection, and to comply with the rules governing this type of\ncontracting. The contractual relationship established shall not be of an\nemployment nature but rather a professional services relationship regulated by\nthe Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa), compensated\nthrough a fee system in accordance with the rates established for this purpose\nby the Colegio de Abogados, where the contracted professional may organize their\nown work system, shall not be subject to working hours or attendance at an\noffice, and there shall be no legal-labor subordination to SENARA.\n\nArticle 27—Not Subject to a Predefined Term. The contracting formalized\nbetween SENARA and the external attorneys shall not be subject to a predefined\nterm; rather, the validity of the contractual relationship shall extend for the\nentire duration of the processing of the assigned judicial process or processes.\n\nArticle\n28—Obligations of External Attorneys. Notwithstanding the obligations\nspecifically established in the professional legal services contracts for\njudicial collection signed between SENARA and the external attorneys contracted\nfor this purpose, as well as the civil, commercial, and procedural civil legislation\ngoverning judicial collection matters, and the professional ethical standards\napplicable to legal professionals, the external attorneys contracted by SENARA\nfor judicial collection shall be obliged to the following:\n\na)\nThey must recuse themselves from assuming the professional direction of\nany matter in which any of the grounds for impediment, recusal, or excuse\nestablished in Articles 49 and following and concordant of the Code of Civil\nProcedure (Código Procesal Civil) arise. Particularly, they must recuse\nthemselves from assuming professional direction when there is a direct interest\nin the matter assigned to them, kinship or friendship relations with the debtor,\nor if the debtor has been a client of the attorney.\n\nb)\nThe attorney assigned the collection of an obligation must carry out all\nthe actions and prepare the preparatory documents for the correct and timely\nfiling before the courts of justice, including:\n\ni)\nCarry out the corresponding registry studies to determine the existence\nof seizable movable and immovable property in the name of the debtor and the\nguarantors.\n\nii)\nCarry out the corresponding registry studies to determine the capacities\nof the taxpayer (sujeto pasivo) and their domicile, if it concerns a legal\nperson, with the respective external attorney being responsible for carrying\nout or obtaining the corresponding certification of legal capacity\n(certificación de personería).\n\niii)\nPrepare the special judicial power of attorney that empowers them to\nmanage the collection of the debt, as well as the certification of the legal\ncapacity (personería jurídica) of the legal representative of SENARA granting\nthe power of attorney.\n\nc)\nThe attorney assigned a case for judicial collection shall be obliged to\nfile the respective lawsuit before the corresponding Jurisdictional Authority\nwithin eight business days following receipt of the complete file, after which\nthey must send the Legal Directorate of SENARA, within five business days\nfollowing the expiration of the first cited deadline, a copy of the lawsuit with\nproof of filing before the corresponding Jurisdictional Authority. In case of\nbreach of this obligation, they must attach a note justifying the reasons for\nthe non-compliance.\n\nd)\nThey must keep and maintain a copy of the judicial file, duly organized\nand complete, corresponding to each of the cases assigned to them. Said copy of\nthe file shall be delivered to the Legal Directorate of SENARA at the end of the\njudicial collection process.\n\ne)\nSubmit within the first ten business days of January, April, July, and\nOctober of each year, a report to the Legal Advisory Office of\nSENARA on the status of each of the judicial processes assigned to them. This\nreport must include at least the following information:\n\ni)\nCase number\n\nii)\nNames of the parties\n\niii)\nAmount of the matter\n\niv)\nDate of filing the lawsuit\n\nv)\nDate of notification to the debtor and guarantors\n\nvi)\nAttached property\n\nvii)\nCurrent status of the process\n\nviii)\nDate the last action was filed before the corresponding court.\n\nix)\nAttached property.\n\nf.\nAssume the expenses arising from the processing of the judicial process\nassigned to their direction.\n\ng.\nCarry out studies, at least every three months, on retentions of seized\nfunds or bank accounts in the processes under their professional direction, and\nrequest, when a final judgment exists, the corresponding disbursement order, in\norder to achieve the deposit of said funds into the coffers of SENARA.\n\nh.\nOnce the respective judgment is final, the attorney directing the\nprocess must present the settlement of interest and costs within a period not\nexceeding ten business days.\n\nArticle\n29—Prohibitions for External Attorneys. External attorneys contracted by\nSENARA are prohibited from the following:\n\na.\nEntering into any type of judicial or extrajudicial arrangement without\nthe prior written approval of the administrative authorities of SENARA. Any\naction for a judicial or extrajudicial arrangement must be channeled, reviewed,\nand submitted for prior approval by the administrative authorities of SENARA.\n\nb.\nReceiving any sum of money from the debtor, guarantors, or any third\nparty as a payment toward principal, interest, costs, or fees arising from the\ndebt under judicial collection assigned to them.\n\nc.\nRequesting from SENARA, as professional fees, sums different from those\nstipulated in the Fee Schedule authorized by the Colegio de Abogados.\n\nd.\nCarrying out any action incompatible with their function as the attorney\ndirecting the process representing SENARA, or any action that in such capacity\nis prohibited by civil, commercial, or procedural civil legislation, or the\nethical standards governing legal professionals.\n\nArticle\n30—Termination or Suspension of the Judicial Process. Once the judicial\ncollection has been initiated, it may only be terminated under the following\ncircumstances:\n\na)\nWhen full payment of the sum owed to SENARA has been made, including\nprincipal, ordinary and default interest, as well as court costs and personal\nfees.\n\nb)\nWhen a judicial or extrajudicial arrangement has been reached and the\ndocuments formalizing the arrangement have been signed. In cases of an\nextrajudicial arrangement, the Legal Directorate of SENARA shall inform the\nattorney directing the process in writing, so that they may request the\ncorresponding court to terminate the process due to reaching an extrajudicial\narrangement.\n\nc)\nWhen there is a final judgment and there are no assets subject to\nembargo, according to a study of assets carried out under the responsibility of\nthe attorney directing the process, and this is reported in writing to the Legal\nDirectorate of\nSENARA.\n\nSECTION\nIII\n\nOn\nProfessional Fees\n\nArticle\n31—Fee Rates. SENARA shall pay the professional services of the external\nattorneys contracted for judicial collection through a fee system, and for this\npurpose, the rates established in the Tariffs for Legal Professionals (Arancel\nde Profesionales en Derecho), authorized by the Colegio de Abogados de Costa\nRica, shall apply.\n\nArticle\n32—Form of Payment. Fees shall be paid to the directing attorney\naccording to the progress of the process and under the terms established in the\nTariffs for Legal Professionals (Arancel\nde Profesionales en Derecho).\n\nFor\neach judicial process, fees must be invoiced separately, indicating the case\nnumber and the names of the parties.\n\nFor\nthe payment of fees, the attorney directing the process must send the Legal\nDirectorate of SENARA the invoice for professional services and the documents\nproving the progress of the process. Once the payment is approved by the Legal\nDirectorate of SENARA, it shall forward the request for payment processing to\nthe Institution's Treasury, which shall proceed to arrange, as soon as possible\nand in accordance with the established regulations and procedures, the issuance\nof the check or bank deposit of the respective fees in favor of the\nprofessional.\n\nArticle\n33—On the Sentencing of the Defendant to Pay Personal and Court Costs.\nThe collection action established against the debtor(s) of the obligation must\ninclude the request for them to be sentenced to pay personal costs (attorney\nfees) and court costs.\n\nThe\namounts to which the defendant is sentenced as personal and court costs belong\nto SENARA in that proportion in which SENARA has already paid them to the\ndirecting attorney, such that under no circumstances may the attorney directing\nthe process receive double payment for the same concept.\n\nSECTION\nIV\n\nOn\nSanctions for External Attorneys\n\nContracted\nby SENARA\n\nArticle\n34—Termination of the Professional Services Contract. The professional\nservices contract shall be automatically terminated when the following\nsituations of breach occur:\n\na.\nWhen the external attorney violates the prohibitions established in\nthese Regulations.\n\nb.\nWhen they breach any condition established in the respective professional\nservices contract sanctioned with contract termination.\n\nc.\nWhen they conduct the process negligently, in a manner that favors the\nprescription of principal or interest, fail to submit documents within the\ndeadlines indicated by the judicial office, fail to file appeals against\njudicial resolutions unfavorable to SENARA's interests when there are\nsubstantiated grounds to appeal, fail to timely manage the withdrawal and\nsubmission to the National Registry of embargo annotation orders, or any other\nnegligent conduct that endangers the effective recovery of the sum being\ncollected.\n\nArticle\n35—Non-Assignment of Additional Judicial Collection Cases. No further\njudicial collection files shall be sent to an external attorney who incurs any\nof the following grounds:\n\na.\nAttorneys who fail to fulfill their obligation to submit the report on\nthe status of the judicial processes under their charge to the Legal Directorate\nof SENARA within the deadlines established in these Regulations.\n\nb.\nUnjustifiably delays the obligation to file the collection lawsuit before\nthe respective Jurisdictional Authority within the deadlines established in\nthese Regulations.\n\nc.\nWhen, after the Public Auction has occurred, fails to communicate the\nresult thereof to the Legal Directorate within eight business days following the\nday it was held.\n\nArticle 36—Other Sanctions. The application of sanctions for\nnon-compliance by legal professionals, regulated in these Regulations, does not\nimply a waiver on the part of SENARA to manage before the Prosecutor's Office of\nthe Colegio de Abogados, or before the Courts of Justice, the application of\ndisciplinary or compensatory measures against the non-compliant professional;\nnor does it imply a waiver by SENARA of demanding the application of sanctions\nfor contracting with the Public Administration, in accordance with the\nprovisions of the Public Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa).\n\nSECTION\nV\n\nTermination\nof the Contract of External Attorneys\n\nArticle 37.–Termination of the engagement. External attorneys who, for any personal or professional reason, wish to cease serving SENARA must communicate that decision expressly and in writing to the Legal Directorate (Dirección Jurídica) of SENARA, with thirty days’ notice, a copy of which note shall be forwarded to SENARA’s General Management (Gerencia) and the Financial Administrative Directorate (Dirección Administrativa Financiera). In such case, SENARA shall not assign further cases; however, this shall not exempt the legal professional from concluding, until their completion, the judicial proceedings that have been assigned to them, unless, in accordance with the terms of the specific contract signed between the parties, something different has been established.\n\n     Article 38.–Obligations of external attorneys upon termination of the engagement. Upon termination, for any reason, of the professional services engagement, the respective external attorney must send a copy of all judicial case files under their charge to the Legal Directorate (Dirección Jurídica) of SENARA, attaching a report on their current status, as well as the respective document renouncing professional direction of the proceeding, so that SENARA is in a full position to assign, in a timely manner, the continuation of the proceeding to another legal professional, under the same terms and conditions established in these regulations.\n\nCHAPTER IV\n\nUncollectible accounts\n\nArticle 39.–Authority to approve accounts as uncollectible. Once all pertinent administrative and judicial actions have been taken, without having been able to recover the account, the Administrative Directorate (Dirección Administrativa) shall make the estimation of uncollectible accounts (cuentas incobrables) and shall process its approval before General Management (Gerencia). It corresponds to General Management (Gerencia) to approve writing off accounts as uncollectible when these are equal to or less than the equivalent of US$2,000.00 (two thousand dollars).\n\nAccounts whose total balance exceeds the colón equivalent of US$2,000.00 (two thousand exact dollars) on the day the study is carried out, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, shall require authorization from SENARA’s Board of Directors (Junta Directiva).\n\nArticle 40.–Procedure for declaring accounts under $1000 uncollectible. Accounts whose total balance (principal plus interest) is less than the colón equivalent of US$1000.00 (one thousand exact dollars) on the day the study is carried out, at the reference exchange rate of the Central Bank of Costa Rica, may be estimated as uncollectible without needing to pursue their collection through judicial channels, provided that the following requirements are met:\n\na) That administrative collection efforts have been exhausted, and this is certified in writing by the Financial Accounting Process (Proceso Financiero Contable).\n\nb) That both the Debtor and the Guarantor lack real property and vehicles registered in their name, and this is proven by means of an asset study prepared by the Legal Directorate (Dirección Jurídica). An exception applies when there are real property and registered vehicles, but due to the amount and the cost-benefit relationship, it would be more onerous for SENARA to collect through judicial channels. In these cases, a justification supporting the cost-benefit must be provided.\n\nc) In all cases, the approval of General Management (Gerencia) is required to record the estimation of uncollectible accounts as an expense.\n\nArticle 41.-\n(Note from Sinalevi: In the publication of these regulations, this article does not appear. However, the system requires consecutive numbering, so it has been created, but without text)\n\n     Article 42.–General semi-annual studies of accounts receivable. The Financial Accounting Unit (Unidad Financiero Contable), by means of a semi-annual study (June and December) carried out on the accounts receivable, shall determine those that present past-due status and are estimated to be uncollectible, in order to inform the Administrative Directorate (Dirección Administrativa) so that it, in turn, may submit it for approval to General Management (Gerencia) or the Board of Directors (Junta Directiva), as applicable, with its respective supporting documents, as established in these regulations.\n\n     Article 43.–Verification of requirements. In either case, General Management (Gerencia) or the Board of Directors (Junta Directiva), as the case may be, shall require written reports from the Administrative Directorate (Dirección Administrativa) and the Legal Directorate (Dirección Jurídica) of SENARA certifying the collection efforts made and the financial and legal reasons why it is recommended to write off the account as uncollectible.\n\nCHAPTER V\n\nFinal Provisions\n\nArticle 44.–Processing of Judicial Collections by means of SENARA’s in-house attorneys. SENARA shall, on a priority basis, process judicial collections making use of its in-house attorneys, unless, due to the volume of work under their charge, it is not possible to use this collection method. The processing of judicial collections by means of in-house attorneys shall conform to the provisions of these regulations where applicable.\n\n     Article 45.–Repeals. These Regulations repeal any previous administrative provision that contradicts them.\n\n     Article 46.–Effective Date. They shall take effect as of their publication in the Official Gazette La Gaceta. Let this be communicated. Firm agreement."
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