{ "id": "norm-58381", "citation": "Acuerdo 3306", "section": "norms", "doc_type": "agreement", "title_es": "Lineamientos para Legalización de Libros ante Auditoría Interna del SENARA", "title_en": "Guidelines for Book Legalization before SENARA's Internal Audit", "summary_es": "Este documento establece los lineamientos que deben seguir los funcionarios del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA) para tramitar la legalización de libros contables y de actas ante la Auditoría Interna. Los procedimientos cubren cuatro tipos de trámites: legalización por primera vez, renovación o cambio de tipo de libro; reposición de libros no cerrados por robo, hurto, extravío o destrucción; reposición de folios por las mismas causas; y cierre de libros. Se detallan los requisitos para cada gestión, los formularios que deben presentarse y las condiciones que deben cumplir los libros o folios. El propósito es garantizar la transparencia, autenticidad y control de la información institucional, en concordancia con el principio de publicidad. La norma fue derogada en 2019 por un reglamento posterior.", "summary_en": "This document establishes the guidelines to be followed by officials of the National Service of Groundwater, Irrigation and Drainage (SENARA) for processing the legalization of accounting books and minute books before the Internal Audit. The procedures cover four types of proceedings: first-time legalization, renewal or change of book type; replacement of unclosed books due to theft, robbery, loss or destruction; replacement of folios for the same reasons; and book closure. The requirements for each process, the forms to be submitted, and the conditions that books or folios must meet are detailed. The purpose is to ensure transparency, authenticity and control of institutional information, in accordance with the principle of publicity. The norm was repealed in 2019 by a subsequent regulation.", "court_or_agency": "", "date": "03/10/2006", "year": "2006", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "SENARA", "auditoría interna", "legalización de libros", "control interno", "principio de publicidad", "reposición de folios", "razón de apertura", "razón de cierre" ], "concept_anchors": [ { "article": "No", "law": "Acuerdo 3306" } ], "keywords_es": [ "SENARA", "auditoría interna", "legalización de libros", "reposición de libros", "cierre de libros", "control interno", "principio de publicidad", "acuerdo 3306", "hojas sueltas", "fórmula continua" ], "keywords_en": [ "SENARA", "internal audit", "book legalization", "book replacement", "book closure", "internal control", "principle of publicity", "agreement 3306", "loose sheets", "continuous form" ], "excerpt_es": "Los lineamientos que se presentan a continuación tienen el propósito de guiar el trámite de legalización de libros ante la Auditoría Interna, para coadyuvar en conjunto con los procedimientos y el ordenamiento jurídico y técnico en general, que rige esta materia, a que el proceso de legalización sea ordenado y controlado. El proceso de legalización que sigue la Auditoría Interna coadyuva a optimizar el principio de publicidad, en apoyo a los procesos de transparencia y claridad que deben seguir los funcionarios públicos, y su puesta en práctica contribuye a garantizar razonablemente a los usuarios de la información, que al menos los libros de la Institución que la incorporan no han sufrido o puedan sufrir un proceso de manipulación que ponga en duda su autenticidad, y por tanto, la información que contienen.", "excerpt_en": "The guidelines presented below are intended to guide the procedure for legalizing books before the Internal Audit, to assist in conjunction with the procedures and the general legal and technical framework governing this matter, so that the legalization process is orderly and controlled. The legalization process carried out by the Internal Audit helps to optimize the principle of publicity, in support of the transparency and clarity processes that public officials must follow, and its implementation contributes to reasonably assuring users of the information that at least the Institution's books containing it have not suffered or could suffer a manipulation process that casts doubt on their authenticity, and therefore, on the information they contain.", "outcome": { "label_en": "Repealed", "label_es": "Norma derogada", "summary_en": "The guidelines established the procedure for book legalization before SENARA's Internal Audit and were repealed by Article 33 of the Regulation for Proceedings before SENARA's Internal Audit in 2019.", "summary_es": "Los lineamientos establecen el procedimiento para la legalización de libros ante la Auditoría Interna del SENARA y fueron derogados por el artículo 33 del Reglamento para el Trámite ante la Auditoría Interna del SENARA en 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Junta Directiva en sesión ordinaria\nNº 506-06, celebrada el día 3 de octubre del 2006.\n\n \n\nAcuerdo Nº 3306: La Junta Directiva del\nServicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, aprueba los\nsiguientes:\n\n \n\nLINEAMIENTOS RELATIVOS AL TRÁMITE DE LEGALIZACIÓN\n\nDE LIBROS ANTE LA AUDITORÍA INTERNA DEL\nSERVICIO\n\nNACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS, RIEGO\n\nY AVENAMIENTO\n\n \n\nLos lineamientos que se presentan a\ncontinuación tienen el propósito de guiar el trámite de legalización de libros\nante la Auditoria Interna, para coadyuvar en conjunto con los procedimientos y\nel ordenamiento jurídico y técnico en general, que rige esta materia, a que el\nproceso de legalización sea ordenado y controlado.\n\nEl proceso de legalización que sigue la\nAuditoría Interna coadyuva a optimizar el principio de publicidad, en apoyo a\nlos procesos de transparencia y claridad que deben seguir los funcionarios\npúblicos, y su puesta en práctica contribuye a garantizar razonablemente a los\nusuarios de la información, que al menos los libros de la Institución que la\nincorporan no han sufrido o puedan sufrir un proceso de manipulación que ponga\nen duda su autenticidad, y por tanto, la información que contienen. \n\nEl término libros se entenderá que comprende\ntambién las hojas sueltas y la fórmula continua, sujetas a posterior\nencuadernación para su cierre.\n\n \n\n1. Legalización por primera vez, por renovación\no cambio de tipo de libro\n\n \n\n1.1 Solicitud. La persona a cargo del\nlibro que se legalizará deberá presentar personalmente nota de solicitud de\nlegalización de libros, original y copia, y el libro para legalizar. Dicha\npersona deberá firmar esta solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro\na legalizar; el número de tomo; la cantidad de folios; folio inicial y último;\nque los folios están sin iniciarse o cuales están iniciados, si los hubiera,\ncuando la legalización corresponde por cambio de tipo de libro; que todos los\nfolios se encuentran numerados consecutivamente; que cada una de las hojas\ntiene impreso el logotipo o nombre de la Institución, en el caso de hojas de\nfórmula continua u hojas sueltas.\n\nTratándose de cambio de tipo de libro, la nota\nde solicitud debe consignar además que la legalización corresponde por cambio\nde tipo de libro y la justificación del por qué se solicita el cambio de éste.\n\n \n\n1.2 Guía de chequeo. Presentar con la\nsolicitud de legalización de libros formulario denominado \"Guía de chequeo para\nla verificación del cumplimiento de los requisitos previos a la autorización de\nlibros, mediante razón de apertura\", según sea el caso, por primera vez o\nrenovación, o por cambio de tipo de libro, completamente lleno, original y\ncopia, firmado por la persona a cargo del libro que se legalizará, en el cual\ndeclare que los datos contenidos en esta Guía son ciertos.\n\n \n\n1.3 Libros que se legalizan. Los libros\nque se legalizan son los siguientes: actas (los de las sesiones del máximo\njerarca, los de la apertura de ofertas y adjudicación de licitaciones), Diario,\nMayor y Balances e Inventarios.\n\nCuando la legalización corresponde por cambio\nde tipo de libro, solamente una vez se hará dicho cambio en ese libro y se\nconsidera como una nueva legalización.\n\nQueda a criterio del Auditor Interno valorar\nqué otros registros contables o de actas deben autorizarse, si tal medida\ncontribuye plenamente a fortalecer el sistema de control interno.\n\n \n\n1.4 Requisitos de los libros que se\nlegalizan. Para este trámite, será necesario considerar lo siguiente:\n\n \n\na. Los libros deben encontrarse con su\ntotalidad de folios y en buen estado; no pudiéndose haber iniciado ninguno de\nellos, excepto cuando se trate de cambio de tipo de libro, siempre y cuando la\ninformación que contiene corresponda plenamente al tipo de libro para el que se\nsolicita el cambio.\n\n \n\nb. Los folios deberán estar numerados de forma\nconsecutiva.\n\nTratándose de libros compuestos por hojas de\nfórmula continua u hojas sueltas, deberán igualmente estar numeradas y contener\nimpreso el logotipo o nombre de la institución.\n\n \n\nc. Ante el evento de que el trámite consista en\nuna \"renovación o cambio de tipo de libro\", deberá aportarse el libro anterior,\npara su cierre o verificar su razón de cierre. Si el libro anterior ha sido\ncerrado, no debe presentar anotaciones después del sello de cierre, ya que\ncualquier anotación subsecuente después de dicho sello carece de validez.\n\n \n\n1.5 Retiro de Libros. Los libros deben\nser retirados por la persona que los tiene a cargo. Si dicha persona no se\npuede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente\nautorizada, por escrito.\n\n \n\n1.6 Libros no retirados. Los libros que\nse legalicen y no se retiren, se conservarán en la Auditoría Interna por\nespacio de tres meses naturales, contados a partir de la fecha de\napertura.  Transcurrido este plazo se\ndestruirán, previo aviso al órgano que solicitó la legalización. La destrucción\nse hará en presencia de al menos dos testigos, para lo cual se levantará un\nacta que la registre, identificando sus características y la razón para\nhacerlo. Además, la destrucción deberá quedar constando en los registros de\ncontrol general e individual de libros que lleva la Auditoría Interna. La\nreiterada falta de retiro en tiempo amerita que la Auditoría Interna estudie\nlas causas de que eso suceda.\n\n2. Reposición de libros no cerrados en caso de\nrobo, hurto, extravío o destrucción.\n\n \n\n2.1 Solicitud. La persona a cargo del\nlibro que se legalizará por reposición deberá presentar personalmente nota de\nSolicitud de legalización de libros, original y copia, y el libro para\nlegalizar. \n\nDicha persona deberá firmar esta Solicitud y\nconsignar en la misma: el tipo de libro a legalizar; el número de tomo; la\ncantidad de folios; folio inicial y último; que los folios están sin iniciarse;\nque todos los folios se encuentran numerados consecutivamente; que cada una de\nlas hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la Institución, en el caso de\nhojas de fórmula continua u hojas sueltas; que se trata de una nueva\nlegalización por reposición de libro y la causa por la que se solicita esta\nnueva legalización.\n\n \n\n2.2 Autorización Superior. Presentar\ncopia certificada del acuerdo de la Junta Directiva del SENARA mediante el cual\nse autorice a dar inicio al trámite de reposición de libros, en original y copia.\n\n \n\n2.3 Guía de chequeo. Presentar con la\nSolicitud de legalización formulario denominado \"Guía de chequeo para la\nverificación del cumplimiento de los requisitos previos a la autorización de libros,\nmediante razón de apertura, por reposición de libros no cerrados\",\ncompletamente lleno, original y copia, firmado por la persona a cargo del libro\nque se legalizará, en el cual declare que los datos contenidos en esta Guía son\nciertos.\n\n \n\n2.4 Copia de la denuncia. Presentar a la\nAuditoría Interna fotocopia certificada o copia de la denuncia ante las\ninstancias judiciales correspondientes, en caso de robo, hurto o extravío, con\nel detalle de los hechos sucedidos. La persona a cargo del libro o quien se\ndesigne, deberá presentar la denuncia ante la autoridad judicial en forma\ninmediata a la ocurrencia del hecho.\n\n \n\n2.5 Declaración por destrucción. En el\ncaso de destrucción, deberá presentar declaración jurada ante notario público,\nacompañada de prueba fehaciente que verifique los hechos o acompañar a la solicitud\nde reposición el libro deteriorado; en cualquiera de los casos con una\ndeclaración del detalle de los hechos sucedidos.\n\n \n\n2.6 Reposición por incendio. En caso de\nreposición por pérdida ocasionada por incendio, se deberá presentar\ncertificación del Instituto Nacional de Seguros.\n\n \n\n2.7 Publicación diarios. Realizar dos\npublicaciones en el Diario Oficial La Gaceta y una en alguno de los\ndiarios de mayor circulación nacional, solicitando la reposición de libros, de\nlas cuales se presentará fotocopia ante la Auditoría Interna. \n\n \n\nEsta comunicación deberá contener como mínimo\nla siguiente información:\n\n \n\n\"NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN SOLICITANTE\n\n \n\nNombre y cédula jurídica de la institución,\nsolicita ante la Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas,\nRiego y Avenamiento, la reposición de los siguientes libros:\n\n***********. Quien se considere afectado puede\nmanifestar su oposición ante la Auditoría Interna, ubicada en las Oficinas Centrales\ndel SENARA, en el término de ocho días hábiles, contados a partir de la última\npublicación en el Diario Oficial La\nGaceta\".\n\n \n\n2.8 Retiro de libros. Los libros deben\nser retirados por la persona que los tiene a cargo. Si dicha persona no se\npuede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada,\npor escrito.\n\n \n\n2.9 Libros no retirados. Los libros que\nse legalicen y no se retiren, se conservarán en la Auditoría Interna por\nespacio de tres meses naturales, contados a partir de la fecha de apertura.\nTranscurrido este plazo se destruirán, previo aviso al órgano que solicitó la\nlegalización. La destrucción se hará en presencia de al menos dos testigos,\npara lo cual se levantará un acta que la registre, identificando sus\ncaracterísticas y la razón para hacerlo. Además, la destrucción deberá quedar\nconstando en los registros de control general e individual de libros que lleva\nla Auditoría Interna. La reiterada falta de retiro en tiempo amerita que la\nAuditoria Interna estudie las causas de que eso suceda.\n\n \n\n2.10 Libros recuperados. El libro\nsustraído o extraviado, que aparezca después de entregado un libro nuevo,\ndeberá presentarse a la Auditoría Interna para concluir el proceso, cerrar el\nlibro y regresar a la Administración para lo que corresponda.\n\n3. Reposición de folios en caso de robo, hurto,\nextravío o destrucción.\n\n \n\n3.1 Solicitud. La persona a cargo del\nlibro al cual pertenecen los folios a reponer, deberá presentar personalmente\nnota de Solicitud de reposición de folios, original y copia, y los folios respectivos.\nDicha persona deberá firmar esta Solicitud y consignar en la misma: el tipo de\nlibro y el número de tomo a que pertenecen los folios a reponer; la cantidad de\nfolios a reponer y la numeración de los mismos; que los folios están sin\niniciarse, si es el caso de reposición por daño o extravío de hojas no\nutilizadas; que cada una de las hojas tiene impreso el logotipo o nombre de la\nInstitución, en el caso de hojas de fórmula continua u hojas sueltas; e indicar\nla causa por la que se solicita la reposición de folios.\n\nSi la reposición fuere de folios con\ninformación impresa, deberá presentar junto con la solicitud, los folios\nfirmados por un Notario Público en el cual hará constar que son fieles a los originales.\n\nLa reposición de hojas no utilizadas no\nrequiere el cumplimiento de puntos 3.4 a 3.7, excepto la salvedad para el punto\n3.5, en cuanto a que si existen hojas no utilizadas que están deterioradas, deberán\nadjuntarse a la solicitud de reposición de las mismas.\n\n \n\n3.2 Autorización Superior. Presentar\ncopia certificada del acuerdo de la Junta Directiva del SENARA mediante el cual\nse autorice a dar inicio al trámite de reposición de los folios, en original y copia.\n\n \n\n3.3 Guía de chequeo. Presentar con la\nSolicitud de reposición formulario denominado chequeo \"Guía de chequeo para la verificación\ndel cumplimiento de los requisitos previos a la reposición de folios\",\ncompletamente lleno, original y copia, firmado por la persona a cargo del libro\nal cual pertenecen los folios que se repondrán, en el cual declare que los\ndatos contenidos en esta Guía son ciertos.\n\n \n\n3.4 Copia de la denuncia. Presentar a la\nAuditoría Interna fotocopia certificada o copia de la denuncia ante las\ninstancias judiciales correspondientes, en caso de robo, hurto o extravío, con\nel detalle de los hechos sucedidos. La persona a cargo del libro a que\npertenecen los folios perdidos o quien se designe deberá presentar la denuncia\nante la autoridad judicial en forma inmediata a la ocurrencia del hecho.\n\n \n\n3.5 Declaración. En el caso de\ndestrucción, deberá presentar declaración jurada ante Notario Público,\nacompañada de prueba fehaciente que verifique los hechos o acompañar a la\nsolicitud de reposición las partes deterioradas; en cualquiera de los casos con\nuna declaración del detalle de los hechos sucedidos.\n\n \n\n3.6 Reposición. En caso de reposición\npor pérdida ocasionada por incendio, se deberá presentar certificación del\nInstituto Nacional de Seguros.\n\n \n\n3.7 Publicación diarios. Realizar dos publicaciones en el Diario Oficial La Gaceta y una en alguno\nde los diarios de mayor circulación nacional, solicitando la reposición de folios, de las cuales se\npresentará fotocopia ante la Auditoría Interna.  Esta comunicación deberá contener como mínimo la\nsiguiente información:\n\n \n\n\"NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN SOLICITANTE\n\n \n\nNombre y cédula jurídica de la institución,\nsolicita ante la Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas,\nRiego y Avenamiento, la reposición de los folios ******del libro: ***********.\nQuien se considere afectado puede manifestar su oposición ante la Auditoría\nInterna, ubicada en las Oficinas Centrales del SENARA, en el término de ocho\ndías hábiles, contados a partir de la última publicación en el Diario Oficial\nLa Gaceta.\"\n\n \n\n3.8 Retiro de folios. Los folios deben\nser retirados por la persona que los tiene a cargo. Si dicha persona no se\npuede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente autorizada,\npor escrito.\n\n \n\n3.9 Folios no retirados. Los folios que\nse reponen y no se retiren, dentro del plazo de ocho días naturales, contados a\npartir de la fecha de entrega del oficio AU de reposición, se devolverán a la persona\na cargo del libro a que pertenecen dichos folios.\n\n4. Cierre de libros\n\n \n\n4.1 Solicitud. La persona a cargo del\nlibro que se cerrará deberá presentar personalmente nota de Solicitud de cierre\nde libros, original y copia, y el libro para cerrar. Dicha persona deberá firmar\nesta Solicitud y consignar en la misma: el tipo de libro a cerrar; el número de\ntomo; la cantidad de folios; folio inicial y último; que todos los folios se\nencuentran numerados consecutivamente; que cada una de las hojas tiene impreso el\nlogotipo o nombre de la Institución, en el caso de hojas de fórmula continua u\nhojas sueltas encuadernadas.\n\n \n\n4.2 Guía de chequeo. Presentar con la\nSolicitud de cierre formulario denominado \"Guía de chequeo para la verificación\ndel cumplimiento de los requisitos previos al cierre del libro\", completamente\nlleno, original y copia, firmado por la persona a cargo del libro que se\ncerrará, en el cual declare que los datos contenidos en esta Guía son ciertos.\n\n \n\n4.3 Libros que se cierran.\n\n \n\n4.4 Los libros que se cierran son los mismos\nque se autorizan mediante razón de apertura, por la Auditoría Interna. \n\n \n\nEn el caso de utilización de hojas sueltas o\nfórmula continua se presentarán para su cierre previamente encuadernadas\n(acción y efecto de unir las hojas mediante cosido o pegado y con sus respectivas\ncubiertas).\n\n \n\n4.5 Requisitos de los libros que se cierran.\nPara este trámite, será necesario considerar lo siguiente:\n\n \n\na. Los libros deben encontrarse en buen estado,\nque no se hayan arrancado hojas o alterado de cualquier manera la encuadernación\no foliación de los libros, que no presenten folios con tachaduras, borrones y\ncorrecciones, que hagan dudar de la autenticidad de la información que\ncontienen. \n\nCualquier equivocación u omisión que se cometa\nen los libros contables ha de salvarse por medio de un nuevo registro en la\nfecha en que se advierta el error, y se pondrá al margen del registro equivocado,\npreferiblemente con tinta diferente, una nota indicando que está errado y el\nfolio donde se encuentra la corrección respectiva. Si la equivocación u omisión\nes en los registros del libro de actas igualmente se debe indicar al margen del\nregistro equivocado u omitido, una nota indicando que está errado o existe una\nomisión y el folio donde se encuentra la corrección respectiva, que debe ser\nfirmada por el directivo que presidió la respectiva sesión y la Secretaria de\nActas.\n\n \n\nb. Los libros deben contener la totalidad de\nfolios. Las hojas anuladas o inutilizadas deben continuar figurando en el lugar\nque les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios.\n\n \n\nc. Los folios deberán estar numerados de forma\nconsecutiva.\n\nNo debe quedar página sin su número de folio\nrespectivo.  Tratándose de libros\ncompuestos por hojas de fórmula continua u hojas sueltas, deberán igualmente\nestar numeradas y contener impreso el logotipo o nombre de la institución en cada\nuna de las hojas.\n\n \n\nd. La información que contiene el libro debe\nencontrarse en orden progresivo de fechas, escrita en castellano, que no se dejen\nespacios en blanco, ni entrelíneas.\n\n \n\ne. El libro debe contener la razón de apertura\ncon la información que en él se solicita y cada uno de los folios del libro\ndebe tener estampado el sello blanco de la Auditoría Interna.\n\n \n\nf. Los informes financieros contenidos en el\nlibro deben estar firmados por el Contador y el Encargado del Proceso Financiero\nContable y las actas de los órganos colegiados incorporadas en el libro deben\nestar firmadas por el Presidente, la Secretaria de Actas y por aquellos\nmiembros que hubieren hecho constar su voto disidente.\n\n \n\n4.5 Certificación voto disidente.\nPresentar certificación sobre aquellos miembros del órgano colegiado que\nhubieren hecho constar su voto disidente en alguno de los asuntos tratados en las\nsesiones y el acta en que consta, dentro del período de las actas que contiene\nel libro a cerrar.\n\n \n\n4.6 Retiro de libros. Los libros deben\nser retirados por la persona a cargo del libro que se cerró. Si dicha persona\nno se puede presentar, la persona que realice el trámite deberá estar debidamente\nautorizada, por escrito.\n\n \n\n4.7 Libros no retirados. Los libros que\nse cierren y no se retiren, dentro del plazo de ocho días naturales, contados a\npartir de la fecha que consigna la razón de cierre, se devolverán a la persona a\ncargo del mismo.\n\n \n\nEstos lineamientos son de acatamiento\nobligatorio y rigen a partir de su publicación en el Diario Oficial La\nGaceta.  Publíquese en el Diario\nOficial La Gaceta. Acuerdo firme.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n-\n\nFull Text of Norm 3306\n\nGuidelines Concerning the Procedure for the Legalization of Books before the\nInternal Audit of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service\n\nFull Text record: 12C1C9\nNATIONAL GROUNDWATER, IRRIGATION SERVICE\n\nNATIONAL\nGROUNDWATER, IRRIGATION\n\nAND DRAINAGE SERVICE\n\n(This norm was repealed by Article 33 of the Regulation for the\nProcedure before the Internal Audit of SENARA, for the authorization of Opening and\nClosing of books of the Active Administration, published in Digital Supplement\nNo. 94 to La Gaceta No. 79 of April 30, 2019)\n\nThe National\nGroundwater, Irrigation, and Drainage Service, SENARA, is pleased\nto communicate Agreement No. 3306, adopted by the Board of Directors in ordinary session\nNo. 506-06, held on October 3, 2006.\n\nAgreement No. 3306: The Board of Directors of the\nNational Groundwater, Irrigation, and Drainage Service approves the\nfollowing:\n\nGUIDELINES CONCERNING THE PROCEDURE FOR THE LEGALIZATION\n\nOF BOOKS BEFORE THE INTERNAL AUDIT OF THE\nNATIONAL\n\nGROUNDWATER, IRRIGATION,\n\nAND DRAINAGE SERVICE\n\nThe guidelines presented below are intended to guide the procedure for the legalization of books\nbefore the Internal Audit, in order to contribute, together with the procedures and\nthe general legal and technical framework governing this matter, to ensuring that\nthe legalization process is orderly and controlled.\n\nThe legalization process carried out by the\nInternal Audit helps to optimize the principle of publicity, in support of\nthe transparency and clarity processes that public officials must follow,\nand its implementation contributes to reasonably guaranteeing to the users\nof the information that at least the Institution's books that incorporate it\nhave not undergone or may undergo a manipulation process that casts\ndoubt on their authenticity, and therefore, on the information they contain.\n\nThe term books shall also be understood to include\nloose sheets and continuous forms, subject to subsequent\nbinding for their closure.\n\n1. First-Time Legalization, Renewal,\nor Change of Book Type\n\n1.1 Application. The person in charge of the\nbook to be legalized must personally submit a book legalization application note, original and copy, and the book to be legalized. Said\nperson must sign this application and state therein: the type of book\nto be legalized; the volume number; the number of folios; the initial and last folio;\nthat the folios are uninitiated or which ones are initiated, if any,\nwhen the legalization corresponds to a change of book type; that all\nfolios are numbered consecutively; that each of the sheets\nbears the logo or name of the Institution printed on it, in the case of\ncontinuous-form sheets or loose sheets.\n\nIn the case of a change of book type, the\napplication note must also state that the legalization corresponds to a change\nof book type and the justification for why the change is requested.\n\n1.2 Checklist. Submit with the\nbook legalization application a form called \"Checklist for verifying compliance with prerequisites for book authorization,\nby means of an opening statement\", as applicable, for first-time or\nrenewal, or for change of book type, completely filled out, original and\ncopy, signed by the person in charge of the book to be legalized, in which\nthey declare that the data contained in this Checklist are true.\n\n1.3 Books to be Legalized. The books\nto be legalized are the following: minute books (those for the sessions of the highest\nauthority, those for the opening of bids and award of tenders), General Ledger (Libro Diario),\nGeneral Ledger (Libro Mayor), and Balance Sheets and Inventories.\n\nWhen the legalization corresponds to a change\nof book type, said change shall be made only once in that book and is\nconsidered a new legalization.\n\nIt is at the discretion of the Internal Auditor to assess\nwhat other accounting or minute-book records must be authorized, if such a measure\nfully contributes to strengthening the internal control system.\n\n1.4 Requirements for the Books to be Legalized.\nFor this procedure, it will be necessary to consider the following:\n\na. The books must be found with their\nentirety of folios and in good condition; none of them may have been initiated,\nexcept when it concerns a change of book type, provided the\ninformation it contains fully corresponds to the type of book for which the\nchange is requested.\n\nb. The folios must be numbered consecutively.\n\nIn the case of books composed of\ncontinuous-form sheets or loose sheets, they must likewise be numbered and bear\nthe logo or name of the institution printed on them.\n\nc. In the event that the procedure is a\n\"renewal or change of book type\", the previous book must be provided,\nfor its closure or to verify its closing statement. If the previous book has been\nclosed, it must not have entries after the closing seal, since\nany subsequent entry after said seal lacks validity.\n\n1.5 Withdrawal of Books. The books must\nbe withdrawn by the person who is in charge of them. If said person cannot\nappear, the person carrying out the procedure must be duly\nauthorized, in writing.\n\n1.6 Books Not Withdrawn. Books that\nare legalized and not withdrawn shall be kept in the Internal Audit for\na period of three calendar months, counted from the\nopening date. After this period has elapsed, they shall be\ndestroyed, with prior notice to the body that requested the legalization. The destruction\nshall be done in the presence of at least two witnesses, for which purpose a minute (acta) shall be drawn up recording it, identifying its\ncharacteristics and the reason for doing so. Furthermore, the destruction must be recorded in the general and individual book control records\nkept by the Internal Audit. Repeated failure to withdraw on time warrants that the Internal Audit study\nthe causes of this happening.\n\n2. Replacement of Unclosed Books in Case of\nRobbery, Larceny, Loss, or Destruction.\n\n2.1 Application. The person in charge of the\nbook to be legalized by replacement must personally submit a\nBook legalization application note, original and copy, and the book to\nlegalize.\nSaid person must sign this Application and\nstate therein: the type of book to be legalized; the volume number; the\nnumber of folios; initial and last folio; that the folios are uninitiated;\nthat all folios are numbered consecutively; that each of the\nsheets bears the logo or name of the Institution printed on it, in the case of\ncontinuous-form sheets or loose sheets; that it is a\nnew legalization due to book replacement and the cause for which this\nnew legalization is requested.\n\n2.2 Superior Authorization. Submit\na certified copy of the agreement of the Board of Directors of SENARA by which\nauthorization is given to initiate the book replacement process, in original and copy.\n\n2.3 Checklist. Submit with the\nlegalization Application a form called \"Checklist for verifying compliance with prerequisites for book authorization,\nby means of an opening statement, for replacement of unclosed books\",\ncompletely filled out, original and copy, signed by the person in charge of the book\nto be legalized, in which they declare that the data contained in this Checklist are\ntrue.\n\n2.4 Copy of the Complaint. Submit to the\nInternal Audit a certified photocopy or copy of the complaint filed with the\ncorresponding judicial authorities, in case of robbery, larceny, or loss, with\nthe detail of the events that occurred. The person in charge of the book or whoever is\ndesignated must file the complaint with the judicial authority\nimmediately upon the occurrence of the event.\n\n2.5 Declaration for Destruction. In the\ncase of destruction, you must submit an affidavit (declaración jurada) before a notary public (notario público),\naccompanied by reliable proof that verifies the events, or attach the deteriorated book\nto the replacement application; in either case, with a\ndeclaration detailing the events that occurred.\n\n2.6 Replacement due to Fire. In case of\nreplacement due to loss caused by fire, a\ncertification from the National Insurance Institute (Instituto Nacional de Seguros) must be submitted.\n\n2.7 Newspaper Publications. Publish two\nnotices in the Official Gazette La Gaceta and one in one of the\nnewspapers with the largest national circulation, requesting the replacement of books, of\nwhich a photocopy shall be submitted to the Internal Audit.\n\nThis communication must contain at least\nthe following information:\n\n\"NAME OF THE REQUESTING INSTITUTION\n\nName and legal identification number (cédula jurídica) of the institution,\nrequests before the Internal Audit of the National Groundwater,\nIrrigation, and Drainage Service, the replacement of the following books:\n***********. Any person who considers themselves affected may\nexpress their opposition before the Internal Audit, located in the Central Offices\nof SENARA, within a period of eight business days (días hábiles), counted from the last\npublication in the Official Gazette La\nGaceta.\"\n\n2.8 Withdrawal of Books. The books must\nbe withdrawn by the person who is in charge of them. If said person cannot\nappear, the person carrying out the procedure must be duly authorized,\nin writing.\n\n2.9 Books Not Withdrawn. Books that\nare legalized and not withdrawn shall be kept in the Internal Audit for\na period of three calendar months, counted from the opening date.\nAfter this period has elapsed, they shall be destroyed, with prior notice to the body that requested\nthe legalization. The destruction shall be done in the presence of at least two witnesses,\nfor which purpose a minute (acta) shall be drawn up recording it, identifying its\ncharacteristics and the reason for doing so. Furthermore, the destruction must be recorded in the general and individual book control records\nkept by the Internal Audit. Repeated failure to withdraw on time warrants that the\nInternal Audit study the causes of this happening.\n\n2.10 Recovered Books. The book\nthat was removed or lost, which appears after a new book has been delivered,\nmust be presented to the Internal Audit to conclude the process, close the\nbook, and return it to the Administration for whatever applies.\n\n3. Replacement of Folios in Case of Robbery, Larceny,\nLoss, or Destruction.\n\n3.1 Application. The person in charge of the\nbook to which the folios to be replaced belong must personally submit a\nFolio replacement application note, original and copy, and the respective folios.\nSaid person must sign this Application and state therein: the type of\nbook and the volume number to which the folios to be replaced belong; the number of\nfolios to be replaced and their numbering; that the folios are\nuninitiated, in the case of replacement due to damage or loss of unused\nsheets; that each of the sheets bears the logo or name of the\nInstitution printed on it, in the case of continuous-form sheets or loose sheets; and indicate\nthe cause for which the folio replacement is requested.\n\nIf the replacement is for folios with\nprinted information, you must submit, along with the application, the folios\nsigned by a Notary Public (Notario Público) in which they shall attest that they are faithful to the originals.\n\nThe replacement of unused sheets does not\nrequire compliance with points 3.4 to 3.7, except for the proviso for point\n3.5, in that if there are unused sheets that are deteriorated, they must\nbe attached to the application for their replacement.\n\n3.2 Superior Authorization. Submit\na certified copy of the agreement of the Board of Directors of SENARA by which\nauthorization is given to initiate the folio replacement process, in original and copy.\n\n3.3 Checklist. Submit with the\nreplacement Application a form called \"Checklist for verifying compliance with prerequisites for folio replacement\",\ncompletely filled out, original and copy, signed by the person in charge of the book\nto which the folios to be replaced belong, in which they declare that the\ndata contained in this Checklist are true.\n\n3.4 Copy of the Complaint. Submit to the\nInternal Audit a certified photocopy or copy of the complaint filed with the\ncorresponding judicial authorities, in case of robbery, larceny, or loss, with\nthe detail of the events that occurred. The person in charge of the book to which\nthe lost folios belong or whoever is designated must file the complaint\nwith the judicial authority immediately upon the occurrence of the event.\n\n3.5 Declaration. In the case of\ndestruction, you must submit an affidavit (declaración jurada) before a Notary Public (Notario Público),\naccompanied by reliable proof that verifies the events, or attach the deteriorated parts\nto the replacement application; in either case, with a\ndeclaration detailing the events that occurred.\n\n3.6 Replacement. In case of replacement\ndue to loss caused by fire, a certification from\nthe National Insurance Institute (Instituto Nacional de Seguros) must be submitted.\n\n3.7 Newspaper Publications. Publish two notices in the Official Gazette La Gaceta and one in one of the\nnewspapers with the largest national circulation, requesting the replacement of folios, of which a\nphotocopy shall be submitted to the Internal Audit. This communication must contain at least the\nfollowing information:\n\n\"NAME OF THE REQUESTING INSTITUTION\n\nName and legal identification number (cédula jurídica) of the institution,\nrequests before the Internal Audit of the National Groundwater,\nIrrigation, and Drainage Service, the replacement of the folios ****** of the book: ***********.\nAny person who considers themselves affected may express their opposition before the Internal\nAudit, located in the Central Offices of SENARA, within a period of eight\nbusiness days (días hábiles), counted from the last publication in the Official Gazette\nLa Gaceta.\"\n\n3.8 Withdrawal of Folios. The folios must\nbe withdrawn by the person who is in charge of them. If said person cannot\nappear, the person carrying out the procedure must be duly authorized,\nin writing.\n\n3.9 Folios Not Withdrawn. Folios that\nare replaced and not withdrawn within a period of eight calendar days, counted\nfrom the date of delivery of the AU replacement official letter, shall be returned to the person\nin charge of the book to which said folios belong.\n\n4. Closing of Books\n\n4.1 Application. The person in charge of the\nbook to be closed must personally submit a Book closing application note, original and copy, and the book to close. Said person must sign\nthis Application and state therein: the type of book to be closed; the\nvolume number; the number of folios; initial and last folio; that all\nfolios are numbered consecutively; that each of the\nsheets bears the logo or name of the Institution printed on it, in the case of\ncontinuous-form sheets or bound loose sheets.\n\n4.2 Checklist. Submit with the\nclosing Application a form called \"Checklist for verifying compliance with prerequisites for book closure\", completely\nfilled out, original and copy, signed by the person in charge of the book to be\nclosed, in which they declare that the data contained in this Checklist are true.\n\n4.3 Books to be Closed.\n\n4.4 The books to be closed are the same ones\nthat are authorized by means of an opening statement, by the Internal Audit.\n\nIn the case of using loose sheets or\ncontinuous forms, they shall be submitted for closing previously bound\n(the action and effect of joining the sheets by sewing or gluing and with their respective\ncovers).\n\n4.5 Requirements for the Books to be Closed.\nFor this procedure, it will be necessary to consider the following:\n\na. The books must be in good condition,\nwith no sheets torn out or the binding\nor foliation of the books altered in any way, and must not present folios with erasures, smudges, and\ncorrections that cast doubt on the authenticity of the information they\ncontain.\nAny mistake or omission committed\nin the accounting books must be rectified by means of a new entry on the\ndate the error is noticed, and a note shall be placed in the margin of the erroneous entry,\npreferably in different ink, indicating that it is wrong and the\nfolio where the respective correction is found. If the mistake or omission\nis in the entries of the minute book, a note must also be indicated in the margin of the erroneous\nor omitted entry, indicating that it is wrong or there is an\nomission, and the folio where the respective correction is found, which must be\nsigned by the director who presided over the respective session and the Minutes Secretary (Secretaria de Actas).\n\nb. The books must contain the entirety of\nfolios. Canceled or voided sheets must continue to appear in the place\nthat corresponds to them so as not to alter the order of the folios.\n\nc. The folios must be numbered consecutively.\n\nNo page must be left without its respective folio\nnumber. In the case of books composed of\ncontinuous-form sheets or loose sheets, they must likewise\nbe numbered and bear the logo or name of the institution printed on each\nof the sheets.\n\nd. The information contained in the book must\nbe in progressive order of dates, written in Spanish, with no\nblank spaces or interlineations.\n\ne. The book must contain the opening statement (razón de apertura)\nwith the information requested therein, and each of the folios of the book\nmust have the white seal of the Internal Audit stamped on it.\n\nf. The financial reports contained in the\nbook must be signed by the Accountant and the Head of the Financial-Accounting Process (Encargado del Proceso Financiero Contable), and the minutes (actas) of the collegiate bodies incorporated in the book must\nbe signed by the President, the Minutes Secretary, and by those\nmembers who have recorded their dissenting vote.\n\n4.5 Certification of Dissenting Vote.\nSubmit a certification regarding those members of the collegiate body who\nhave recorded their dissenting vote in any of the matters dealt with in the\nsessions, and the minute (acta) in which it is recorded, within the period of the minutes contained\nin the book to be closed.\n\n4.6 Withdrawal of Books. The books must\nbe withdrawn by the person in charge of the book that was closed. If said person\ncannot appear, the person carrying out the procedure must be duly\nauthorized, in writing.\n\n4.7 Books Not Withdrawn. Books that\nare closed and not withdrawn, within a period of eight calendar days, counted\nfrom the date stated in the closing statement (razón de cierre), shall be returned to the person in\ncharge of the same.\n\nThese guidelines are of mandatory\ncompliance and are effective from their publication in the Official Gazette La\nGaceta. Publish in the Official\nGazette La Gaceta. Final Agreement." }