{ "id": "norm-60389", "citation": "Reglamento municipal 90", "section": "norms", "doc_type": "municipal_regulation", "title_es": "Normas para la Administración de la Zona Marítimo Terrestre de Aguirre", "title_en": "Regulations for the Administration of the Aguirre Maritime-Terrestrial Zone", "summary_es": "Este reglamento municipal, aprobado por la Municipalidad de Aguirre en 2007, establece los procedimientos internos para la organización, custodia y consulta del Archivo de la Zona Marítimo Terrestre (ZMT). Define la estructura de los expedientes, su numeración consecutiva, la foliatura cronológica, y los requisitos de la portada. Regula el acceso restringido al archivo, legitimando únicamente al personal municipal autorizado, las partes interesadas, instituciones públicas y terceros con interés público demostrado. Asigna un encargado responsable de la integridad y seguridad del contenido, y detalla las formas de consulta, la prohibición de escritura sobre los documentos originales, y el procedimiento para fotocopias. Además, establece prioridades en caso de múltiples solicitudes de consulta, priorizando al Concejo Municipal, el Alcalde y el Jefe del Departamento de ZMT. La norma no aborda aspectos sustantivos de la ZMT, sino exclusivamente la gestión documental del archivo municipal relacionado con esa zona.", "summary_en": "This municipal regulation, approved by the Aguirre Municipality in 2007, establishes internal procedures for the organization, custody, and consultation of the Maritime-Terrestrial Zone (ZMT) Archive. It defines the structure of administrative files, their consecutive numbering, chronological pagination, and cover page requirements. It regulates restricted access to the archive, legitimizing only authorized municipal personnel, interested parties, public institutions, and third parties with demonstrated public interest. It designates a responsible officer for content integrity and security, and details consultation methods, prohibition of writing on original documents, and photocopy procedures. Additionally, it prioritizes multiple consultation requests, giving precedence to the Municipal Council, the Mayor, and the Head of the ZMT Department. The regulation does not address substantive ZMT matters, only the documentary management of the municipal archive related to that zone.", "court_or_agency": "", "date": "15/05/2007", "year": "2007", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "Archivo Municipal", "Zona Marítimo Terrestre (ZMT)", "expediente", "foliatura", "legitimación de acceso", "interés público" ], "concept_anchors": [], "keywords_es": [ "archivo municipal", "zona marítimo terrestre", "gestión documental", "expediente ZMT", "acceso restringido", "Municipalidad de Aguirre", "normas de archivo", "foliatura", "consulta de expedientes", "custodia de documentos" ], "keywords_en": [ "municipal archive", "maritime-terrestrial zone", "document management", "ZMT file", "restricted access", "Aguirre Municipality", "archive regulations", "pagination", "file consultation", "document custody" ], "excerpt_es": "Artículo 1º-Archivo Municipal. El Archivo Municipal es un instrumento de organización y control de los documentos tramitados en la Municipalidad de Aguirre. Consiste en un conjunto de procedimientos para la clasificación, ubicación y acceso controlado de la información archivada.\n\nArtículo 12.-Legitimación de acceso. Están legitimados para consultar el archivo:\n1) El personal municipal autorizado.\n2) Las partes.\n3) Las Instituciones Públicas.\n4) Los terceros que demuestren interés público.\n\nArtículo 14.-Forma de consulta. La consulta deberá hacerse en presencia del funcionario encargado. Se permitirá el uso de lápiz para hacer anotaciones y en ningún caso estas podrán hacerse sobre los documentos del archivo. Si el solicitante desea fotocopiar expedientes, documentos o parte de éstos, deberá indicar el o los documentos, aportar el valor de las copias y retirarlas en un tiempo que dependerá de la disponibilidad del recurso y la presencia o no de otras solicitudes.", "excerpt_en": "Article 1º-Municipal Archive. The Municipal Archive is an instrument for organization and control of documents processed in the Municipality of Aguirre. It consists of a set of procedures for the classification, location, and controlled access of archived information.\n\nArticle 12.-Access legitimacy. The following are entitled to consult the archive:\n1) Authorized municipal personnel.\n2) Involved parties.\n3) Public Institutions.\n4) Third parties who demonstrate public interest.\n\nArticle 14.-Consultation method. Consultation must be conducted in the presence of the responsible officer. The use of a pencil to take notes is permitted and under no circumstances shall these be made on the archive documents. 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Consiste en un conjunto de\nprocedimientos para la clasificación, ubicación y acceso controlado de la\ninformación archivada.\n\nArtículo 2º-Archivo de\nla ZMT. El Archivo de\nla ZMT es parte del Archivo Municipal. Su\nconservación, custodia y control es responsabilidad del Departamento de Zona\nMarítimo Terrestre.\n\nArtículo 3º-Encargado del\nArchivo. Se asignará un encargado del archivo y de la llave o llaves que\npermiten su acceso, quien es responsable ante la administración de la\nintegridad y seguridad de su contenido. Esta designación estará a cargo del\nJefe del Departamento de ZMT, sin perjuicio de las decisiones que al respecto\nrealice su superior jerárquico.\n\nArtículo 4º-Formato. En lo\nposible, y sin que esto sea motivo de rechazo, el expediente se conformará con\npapel tamaño carta, impreso o manuscrito y sus folios se unirán mediante\ncosido, siguiendo el sistema que para el efecto lleva el Archivo Judicial.\n\n \n\nArtículo 3º (*)-Constitución\ndel expediente. Los expedientes de este Archivo se compondrán de una\nportada y una contraportada de un material que garantice su unidad y\nconservación.\n\n \n\n(*) (NOTA DE SINALEVI: En\npublicación del Reglamento aparece este artículo 3 inmediatamente después del\nartículo 4 por lo que se mantiene igual)\n\nArtículo 5º-Portada. La\nportada contendrá:\n\n \n\na)         Número de expediente.\n\nb)         Fecha y hora de solicitud.\n\nc)         Datos del solicitante, sea persona física o jurídica.\n\ne)         Ubicación de la zona.\n\ng)         Propuesta de aprovechamiento.\n\nh)         Entorno ecológico.\n\ni)          Lugar para notificaciones.\n\nj)          Fecha de conclusión.\n\nArtículo 6º-Numeración inicial.\nEl número de expediente se consignará en la parte superior central de la\nportada según consecutivo de solicitud y año. El consecutivo iniciará con la\nsolicitud y continuará con la numeración de los folios que la acompañan, según\norden de presentación por parte del solicitante, junto a la fecha, hora de\nrecepción y firma del funcionario.\n\nArtículo 7º-Orden cronológico.\nLos folios siguientes a la solicitud y documentos que la acompañan, seguirán un\norden sucesivo según fecha de recibido, sin importar la fecha de emisión,\nsiguiendo el sistema consecutivo establecido en el artículo anterior.\n\nArtículo 8º-Conformación del\nexpediente. Para la conformación del expediente, se seguirán las siguientes\nindicaciones:\n\n \n\na. Cada folio contendrá en su\nesquina superior derecha el número respectivo de foliatura. Se foliarán los\ndocumentos originales y copias certificadas de otros documentos, ya sean\nfotostáticas, al carbón, u obtenidas por otro medio de reproducción aceptado\npor el ordenamiento jurídico, con indicación del motivo que impide contar con\nel original.\n\nc. El expediente se conformará con un único juego de los documentos originales y las copias\ncertificadas que deban agregarse. No formarán parte del expediente los duplicados de documentos \noriginales, ni las copias destinadas a las partes involucradas que no hubieren sido retiradas por\néstas al momento de enviar el legajo a su archivo.\n\nArtículo 9º-Ubicación del\nArchivo. El archivo se ubicará en un lugar que garantice su adecuada\ncustodia y acceso limitado. Los documentos que constituyen el archivo deberán\nresguardarse en un mueble preferiblemente metálico con cierres bajo llave.\n\nArtículo 10°.-(NOTA\nDE SINALEVI: En la publicación de\neste reglamento, no aparece este artículo. No obstante el Sistema exige una\nnumeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo, pero sin texto).\n\nArtículo 11.-Acceso al Archivo.\nEl acceso al archivo es restringido, por lo tanto, el encargado debe llevar un\ncontrol escrito de quienes lo solicitan. Tratándose de personas jurídicas, el\nsolicitante deberá aportar certificación vigente que lo faculte para actuar.\n\nArtículo 12.-Legitimación de\nacceso. Están legitimados para consultar el archivo:\n\n \n\n1)         El personal municipal autorizado.\n\n2)         Las partes.\n\n3)         Las Instituciones Públicas.\n\n4)         Los terceros que demuestren interés público.\n\nArtículo 13.-Personal\nautorizado. Respecto del personal autorizado referido en el artículo\nanterior, entiéndase el Concejo Municipal, el Alcalde, el Jefe del Departamento\nde ZMT o bien el encargado del Departamento en ausencia de éste.\n\nArtículo 14.-Forma de consulta.\nLa consulta deberá hacerse en presencia del funcionario encargado. Se permitirá\nel uso de lápiz para hacer anotaciones y en ningún caso estas podrán hacerse\nsobre los documentos del archivo. Si el solicitante desea fotocopiar\nexpedientes, documentos o parte de éstos, deberá indicar el o los documentos,\naportar el valor de las copias y retirarlas en un tiempo que dependerá de la\ndisponibilidad del recurso y la presencia o no de otras solicitudes.\n\nArtículo 14.-Traslado de\ndocumentos. Salvo el personal autorizado, ningún solicitante podrá\ntrasladar expedientes o documentos de este archivo fuera del recinto asignado\npara consulta. Cuando se solicite su traslado por razones justificadas, el\nautorizado deberá indicar nombre y cargo, la razón o razones que lo justifican\ny el lugar de destino. En casos de caso fortuito o fuerza mayor, el traslado de\nlos expedientes o documentos no podrá ser mayor a la jornada laboral diaria de\nlas oficinas municipales que atienden público.\n\n \n\n(NOTA DE SINALEVI En la publicación de este Reglamento se\nconsignó dos veces el artículo N° 14)\n\nArtículo 15.-Prioridad de\nconsulta. En caso de varias solicitudes, éstas se atenderán con el\nsiguiente orden:\n\n \n\n1)         El Concejo Municipal.\n\n2)         El Alcalde.\n\n3)         El Jefe del Departamento de ZMT.\n\n4)         Las partes.\n\n5)         Instituciones públicas relacionadas por ley a procedimientos\nrelativos a la ZMT.\n\n6)         Terceros con interés legítimo por razones de afectación\nparticular o interés público.\n\n \n\nTodo lo anterior sin perjuicio de\nlas órdenes de secuestro de documentos que puedan emitir las autoridades\njurisdiccionales. \n\nEl Concejo Acuerda: Aprobar el\nManual para la\n Administración del Archivo de\nla Zona Marítimo Terrestre\ny tramitar su respectiva publicación en el Diario Oficial\nla Gaceta. Acuerdo\nFirme con Dispensa de Trámite. 5 votos.\n\n \n\nQuepos, 21 de mayo del 2007.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Full Text of Regulation 90\n\n Rules for the Administration of the Aguirre Maritime Terrestrial Zone\nMunicipal Archive of the Maritime Terrestrial Zone\n\nFull Text of record: AC079\nMUNICIPALITY OF AGUIRRE\n\nMUNICIPALITY OF AGUIRRE\n\n \n\nDEPARTMENT OF\nCOUNCIL SECRETARIAT\n\n \n\nThe Municipality of\nAguirre, in ordinary session No. 90 held on May 15, 2007, in article\ntwo, Urgent Processing matters, agreement No. 2, hears and approves the\nfollowing:\n\n \n\nRULES FOR\nTHE ADMINISTRATION OF\nTHE AGUIRRE MARITIME TERRESTRIAL\nZONE MUNICIPAL ARCHIVE OF\nTHE MARITIME TERRESTRIAL\nZONE\n\n \n\nArticle 1-Municipal Archive.\nThe Municipal Archive is an instrument for the organization and control of\ndocuments processed in the\n Municipality of Aguirre. It consists of a set of\nprocedures for the classification, location, and controlled access of\narchived information.\n\nArticle 2-MTZ Archive. The MTZ Archive is part of the Municipal Archive. Its\npreservation, custody, and control is the responsibility of the Maritime Terrestrial Zone Department.\n\nArticle 3-Archive Custodian.\nA custodian shall be assigned for the archive and for the key or keys\nthat allow access to it, who is responsible before the administration for the\nintegrity and security of its contents. This designation shall be the responsibility of the\nHead of the MTZ Department, without prejudice to decisions made in this regard\nby their hierarchical superior.\n\nArticle 4-Format. To the extent\npossible, and without this being grounds for rejection, the case file (expediente) shall be composed of\nletter-size paper, printed or handwritten, and its folios (folios) shall be joined by\nstitching, following the system used for this purpose by the Judicial Archive.\n\n \n\nArticle 3 (*)-Constitution\nof the case file. The case files of this Archive shall be composed of a\nfront cover and a back cover made of a material that guarantees their unity and\npreservation.\n\n \n\n(*) (SINALEVI NOTE: In the\npublication of the Regulation, this article 3 appears immediately after\narticle 4, so it is kept the same)\n\nArticle 5-Front Cover. The\nfront cover shall contain:\n\n \n\na) Case file number.\n\nb) Date and time of application.\n\nc) Data of the applicant, whether an individual (persona física) or legal entity (persona jurídica).\n\ne) Location of the zone.\n\ng) Proposed use (aprovechamiento).\n\nh) Ecological environment.\n\ni) Place for notifications.\n\nj) Date of conclusion.\n\nArticle 6-Initial Numbering.\nThe case file number shall be recorded in the upper center of the\nfront cover according to the consecutive number of the application and year. The consecutive numbering shall begin with the\napplication and shall continue with the numbering of the folios accompanying it, in the\norder of presentation by the applicant, together with the date, time\nof receipt, and signature of the official.\n\nArticle 7-Chronological Order.\nThe folios following the application and the documents accompanying it shall follow a\nsuccessive order according to the date of receipt, regardless of the date of issuance,\nfollowing the consecutive system established in the preceding article.\n\nArticle 8-Composition of the\nCase File. For the composition (conformación) of the case file, the following\nindications shall be followed:\n\n \n\na. Each folio shall contain in its\nupper right corner the respective foliation number. The original documents and certified copies of other documents shall be foliated (foliarán), whether\nphotostatic, carbon, or obtained by another means of reproduction accepted\nby the legal system, with an indication of the reason that prevents having\nthe original.\n\nc. The case file shall be composed of a single set of the original documents and the certified\ncopies that must be added. Duplicates of original\ndocuments shall not form part of the case file, nor shall copies intended for the involved parties that had not been collected by\nthem at the time the file (legajo) is sent to its archive.\n\nArticle 9-Location of the\nArchive. The archive shall be located in a place that guarantees its adequate\ncustody and limited access. The documents that constitute the archive must be\nsafeguarded in a preferably metallic piece of furniture with lockable closures.\n\nArticle 10.-(SINALEVI NOTE: In the publication of\nthis regulation, this article does not appear. However, the System requires\nconsecutive numbering, so it has been created, but without text).\n\nArticle 11-Access to the Archive.\nAccess to the archive is restricted; therefore, the custodian must keep\nwritten control of those who request it. In the case of legal entities, the\napplicant must provide a current certification that authorizes them to act.\n\nArticle 12-Legitimation for\nAccess. The following are legitimated (legitimados) to consult the archive:\n\n \n\n1) Authorized municipal personnel.\n\n2) The parties.\n\n3) Public Institutions.\n\n4) Third parties who demonstrate public interest.\n\nArticle 13-Authorized\nPersonnel. Regarding the authorized personnel referred to in the preceding\narticle, this means the Municipal Council, the Mayor, the Head of the\nMTZ Department, or the person in charge of the Department in their absence.\n\nArticle 14-Form of Consultation.\nThe consultation must be made in the presence of the official in charge. The\nuse of pencil to make notes shall be permitted, and under no circumstances may these be made\non the archive documents. If the applicant wishes to photocopy\ncase files, documents, or parts thereof, they must indicate the document or documents,\nprovide the value of the copies, and collect them within a time that will depend on the\navailability of the resource and the presence or absence of other requests.\n\nArticle 14-Transfer of\nDocuments. Except for authorized personnel, no applicant may\ntransfer case files or documents from this archive outside the premises assigned\nfor consultation. When their transfer is requested for justified reasons, the\nauthorized person must indicate their name and position, the justifying reason or reasons,\nand the place of destination. In cases of fortuitous event or force majeure (caso fortuito o fuerza mayor), the transfer of\nthe case files or documents may not exceed the daily working hours of\nthe municipal offices that serve the public.\n\n \n\n(SINALEVI NOTE: In the publication of this Regulation,\nArticle No. 14 was recorded twice)\n\nArticle 15-Consultation Priority.\nIn case of multiple requests, these shall be attended in the\nfollowing order:\n\n \n\n1) The Municipal Council.\n\n2) The Mayor.\n\n3) The Head of the MTZ Department.\n\n4) The parties.\n\n5) Public institutions related by law to procedures\nrelated to the MTZ.\n\n6) Third parties with legitimate interest for reasons of particular\nimpact or public interest.\n\n \n\nAll the foregoing without prejudice to\norders for the seizure of documents that may be issued by jurisdictional\nauthorities. \n\nThe Council Agrees: To approve the\nManual for the\n Administration of the Archive of\nthe Maritime Terrestrial Zone\nand to process its respective publication in the Official Gazette\nLa Gaceta. Firm\nAgreement with Dispensation of Processing. 5 votes.\n\n \n\nQuepos, May 21, 2007." }