{ "id": "norm-62689", "citation": "", "section": "norms", "doc_type": null, "title_es": "Reglamento para la operación del Fondo Fijo-Caja Chica del SINAC", "title_en": "SINAC Petty Cash Fixed Fund Operations Regulation", "summary_es": "Este reglamento del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) establece las normas para la organización, operación y control de los fondos fijos de caja chica, utilizados para gastos menores indispensables y urgentes que no pueden tramitarse por procedimientos ordinarios de contratación administrativa. Define el ámbito de aplicación, el responsable (Jefe del Departamento Financiero), los montos asignados, y el procedimiento para compras, viáticos y gastos de representación. Incluye disposiciones sobre cajas auxiliares, límites de gasto, reintegros, controles internos, arqueos sorpresivos, auditorías, y el manejo de faltantes o irregularidades. Se fundamenta en la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, y la Ley de Biodiversidad, que crea el SINAC como órgano desconcentrado del MINAE.", "summary_en": "This regulation by the National System of Conservation Areas (SINAC) establishes the rules for organizing, operating, and controlling petty cash fixed funds, used for minor, indispensable, and urgent expenses that cannot be processed through ordinary administrative procurement procedures. It defines the scope of application, the responsible party (Head of the Financial Department), assigned amounts, and the procedure for purchases, travel allowances, and representation expenses. It includes provisions on auxiliary cash boxes, spending limits, reimbursements, internal controls, surprise audits, and the handling of shortages or irregularities. It is based on the Financial Administration and Public Budget Law, the General Regulation of the Petty Cash Fund, and the Biodiversity Law, which creates SINAC as a deconcentrated body of MINAE.", "court_or_agency": "", "date": "", "year": "", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "Fondo Fijo-Caja Chica", "SINAC", "viáticos", "gastos de representación", "reintegro", "arqueo sorpresivo" ], "concept_anchors": [ { "article": null, "law": "Ley 8131" }, { "article": null, "law": "Decreto 32874-H" }, { "article": "Art. 23", "law": "Ley 7788" }, { "article": "Art. 2 inciso e", "law": "Ley 7494" }, { "article": "Art. 25", "law": "Ley 6227" } ], "keywords_es": [ "Fondo Fijo-Caja Chica", "SINAC", "gastos menores", "control interno", "Ley de Administración Financiera", "reglamento operativo" ], "keywords_en": [ "Petty Cash Fixed Fund", "SINAC", "minor expenses", "internal control", "Financial Administration Law", "operational regulation" ], "excerpt_es": "Artículo 1°-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la organización, operación y control del Fondo Fijo - Caja Chica para el Sistema Nacional de Áreas de Conservación, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131, en el Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única del Estado, decreto N° 31527-H y en el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, decreto N° 32874-H, publicado en la Gaceta N° 22 del 31 de enero del 2006.\n\nArtículo 3°-Naturaleza. La ejecución del gasto mediante el Fondo Fijo - Caja Chica es un procedimiento de excepción para aquellos gastos menores de verdadera necesidad e importancia para el funcionamiento del SINAC, que justifique el pago fuera de los trámites ordinarios, según criterio justificado de la Administración, establecidos en las partidas presupuestarias de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de este Reglamento.", "excerpt_en": "Article 1—Scope of application. This Regulation establishes the general provisions governing the organization, operation, and control of the Petty Cash Fixed Fund for the National System of Conservation Areas, in accordance with the provisions of the Financial Administration of the Republic and Public Budgets Law No. 8131, the Regulation for the Operation of the Single State Treasury Account, Decree No. 31527-H, and the General Regulation of the Petty Cash Fund, Decree No. 32874-H, published in La Gaceta No. 22 of January 31, 2006.\n\nArticle 3—Nature. The execution of expenses through the Petty Cash Fixed Fund is an exceptional procedure for minor expenses of true necessity and importance for the operation of SINAC, which justifies payment outside of ordinary procedures, according to the justified criteria of the Administration, established in the budget lines in accordance with the provisions of Article 18 of this Regulation.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "The regulation establishes the operational framework for SINAC's Petty Cash Fixed Fund, authorizing urgent minor expenses under strict internal and financial controls.", "summary_es": "El reglamento establece el marco operativo del Fondo Fijo-Caja Chica del SINAC, autorizando gastos menores urgentes bajo estrictos controles internos y financieros." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 3", "quote_en": "The execution of expenses through the Petty Cash Fixed Fund is an exceptional procedure for minor expenses of true 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CONSERVACIÓN\n\n \n\n \n\n \n\nEl Concejo Nacional de Áreas de Conservación\nen uso de las facultades que les confieren los incisos 3) y 18) del artículo\n140, artículos 146, 185 siguientes y concordantes de la Constitución Política,\nartículos 25, 27 y el acápite b) del inciso 2) del artículo 28 de la Ley\nGeneral de Administración Pública, Ley N° 6227 del 2 de mayo de 1978, los\nartículos 1 incisos a) y b), 61 inciso h) y 66 de la Ley de la Administración\nFinanciera de la República y Presupuestos Públicos, Ley N° 8131 del 18 de\nseptiembre del 2001 y los artículos 83, 86 siguientes y concordantes de su\nReglamento, Decreto Ejecutivo N° 32988-H-MP-PLAN del 18 de abril del 2006 y con\nbase al acuerdo N° 13, de la sección ordinaria N° 11, del día 18 de setiembre del\n2007 del Consejo Nacional de Áreas de Conservación.      \n\n \n\n \n\nConsiderando:\n\n \n\n \n\nI.-Tal y como lo establece el artículo 23 de\nla Ley N° 7788 \"Ley de Biodiversidad\", el Consejo Nacional de Áreas de\nConservación (COÑAC) es uno de los órganos, que conforman la organización\nadministrativa del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC), y de\nconformidad al artículo 24 de la misma, dicho órgano está presidido por el\nMinistro del Ambiente y Energía y es el encargado, entre otras cosas, de\nestablecer los lineamientos y directrices para hacer coherentes las\nestructuras, mecanismos' administrativos y reglamentos de las Áreas de\nConservación, según lo establecido en el artículo 25, inciso 8 del mencionado\ncuerpo legal.\n\nII.-Que el artículo 22 de la Ley N° 7788 \"Ley\nde Biodiversidad\" crea el Sistema Nacional de Áreas de Conservación como un\nórgano desconcentrado del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE), con\npersonería jurídica instrumental que integra las competencias en materia\nforestal, vida silvestre y áreas protegidas y el Ministerio del Ambiente y\nEnergía.\n\nIII.-Que la Ley de Contratación\nAdministrativa N° 7494, del 2 de mayo de 1995, en su artículo 2, inciso e),\nsegún la modificación hecha por Ley N° 8511 del 4 de julio del 2007 y su\nreglamento, en su artículo 81, se establece la exclusión de los procedimientos\nordinarios de contratación administrativa de aquellas compras que se efectúen\ncon cargo a los fondos de Caja Chica.\n\nIV.-Que el Reglamento de Caja Chica se\nfundamenta en lo señalado en el Manual de Normas Generales de Control Interno\npara la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a\nsu fiscalización, emitidos por la Contraloría General de la República,\nM-1-2002-CO-DDI, publicado en La Gaceta N\" 107 de 5 de junio de 2002.\n\nV.-Que se hace necesario adaptar las\ndisposiciones de los decretos ejecutivos que regulan en forma particular la\noperación del Fondo Fijo -Caja Chica en Ministerios y Poderes del Gobierno\nCentral, para reglamentar el funcionamiento de la caja chica del Sistema\nNacional de Áreas, de Conservación, estableciendo los mecanismos de control\nnecesarios para su utilización.\n\n \n\n \n\nPor lo que se establece el presente:\n\n \n\n \n\nREGLAMENTO PARA LA OPERACIÓN DEL FONDO FIJO -\nCAJA CHICA PARAELSISTEMANACIONALDE ÁREAS DE CONSERVACIÓN\n\n \n\n \n\nCAPÍTULO I\n\n \n\nDisposiciones\ngenerales\n\n \n\n \n\nArtículo 1°-Ámbito de aplicación. El presente\nReglamento establece las disposiciones generales que regulan la organización,\noperación y control del Fondo Fijo - Caja Chica para el Sistema Nacional de\nÁreas de Conservación, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de\nAdministración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131, en\nel Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única del Estado, decreto N°\n31527-H y en el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, decreto N° 32874-H,\npublicado en la Gaceta N° 22 del 31 de enero del 2006.\n\nArtículo 2°-Definición del Fondo Fijo -Caja\nChica. Para los efectos del presente Reglamento, el Fondo Fijo - Caja Chica lo\nconstituirán los anticipos de recursos propios y asignados por el Sistema\nNacional de Áreas de Conservación, con el visto bueno de la Tesorería Nacional,\ncomo un servicio facilitador de la ejecución presupuestaria, para realizar\ngastos menores, atendiendo situaciones no previsibles oportunamente y para\nadquirir bienes y servicios de carácter indispensables y urgentes según las\npartidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas por la Tesorería\nNacional. Dicho fondo operará mediante esquema de fondo fijo.\n\nArtículo 3°-Naturaleza. La ejecución del\ngasto mediante el Fondo Fijo - Caja Chica es un procedimiento de excepción para\naquellos gastos menores de verdadera necesidad e importancia para el\nfuncionamiento del SINAC, que justifique el pago fuera de los trámites\nordinarios, según criterio justificado de la Administración, establecidos en\nlas partidas presupuestarias de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de\neste Reglamento.\n\nArtículo 4°- -Gastos menores indispensables y\nurgentes. Si considerarán gastos menores aquellos que no excedan el monto\nmáxime fijado por la Dirección General del SINAC y que corresponden a la\nadquisición de bienes y servicios que no se encuentren en bodegas de la\nProveeduría Institucional o de las Proveedurías Auxiliares o bodegas d< las\nÁreas de Conservación, ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso\nla correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide\nubicarlos en bodegas. Además, entre los denominados gastos menores se\nconsideran los viáticos, tanto al interior como al exterior del país y los\ngastos de representación; lo anterior, siempre que se atiendan los requisitos\nestablecidos en los artículos 21 y 22 de este Reglamento.\n\nLa Proveeduría Institucional deberá\norganizarse y planificar adecuadamente las compras de materiales y suministros\nque el SINAC necesite con el fin de utilizar lo menos posible el Fondo Fijo -\nCaja Chica autorizado.\n\nArtículo 5°-Contenido presupuestario y\neconómico. Todas las compras o pagos que se realicen por medio del Fondo Fijo -\nCaja Chica deberán contar con el debido contenido presupuestario y económico,\nsiendo responsabilidad del Jefe del Departamento Financiero del SINAC velar por\nel cumplimiento de esta disposición.\n\nArtículo 6°-Definición del monto del Fondo\nFijo - Caja Chica. Por acuerdo de la Dirección General del SINAC, el Director\npresentará a la Tesorería Nacional la propuesta del monto del Fondo Fijo - Caja\nChica.\n\nArtículo 7°-Responsable. El responsable de la\nadministración del Fondo Fijo - Caja Chica es el jefe del Departamento\nFinanciero del SINAC o quien haga las veces de éste, al cual en lo sucesivo se\nle denominará \"Responsable\", a quien le corresponderán las funciones de\ncontrol, compras, pagos, custodia y aprobación de la solicitud de apertura de\ncajas auxiliares. Asimismo comunicará a la Dirección General el registro de las\nfirmas autorizadas para operar la cuenta corriente respectiva. Al Responsable\nse le hará entrega de los recursos para una adecuada disposición y correcta\nadministración del efectivo, valores y documentos bajo su custodia.\n\nArtículo 8°-Normativa aplicable. La operación\ndel Fondo Fijo -Caja Chica deberá sujetarse a las disposiciones de este\nReglamento, de la Ley de Administración Financiera de la República y\nPresupuestos Públicos y su Reglamento, de la Ley General de la Administración\nPública, de la Ley General _de Control Interno, del Reglamento para el\nFuncionamiento de la Caja Única, del Reglamento de Gastos de Viaje y de\nTransporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República\ny sus reformas, del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas para la\nAdministración Central y sus reformas y a las directrices de la Dirección\nGeneral del SINAC.\n\nArtículo 9°-Registro de nombres y firmas. En\nel Departamento Financiero del SINAC, se mantendrá un registro actualizado con\nel nombre, número de cédula de identidad y fotocopia de la misma, registro de\nfirmas y ubicación de los fondos de las cajas chicas auxiliares.\n\nCAPÍTULO II\n\n \n\nAsignación de\nrecursos\n\n \n\n \n\nArtículo 10.-Monto para la apertura del fondo.\nLa propuesta presentada por la Dirección del SINAC se hará con base a la\nestimación de los gastos menores a atender mediante esta modalidad, en aras de\nuna ágil y eficiente gestión institucional. Corresponderá a la Tesorería\nNacional analizar la solicitud presentada y conceder el respectivo visto bueno,\ntomando en cuenta: el presupuesto autorizado en la Institución en las\nsubpartidas presupuestarias autorizadas por la Tesorería Nacional para el gasto\npor caja chica, el Límite de Gasto establecido y la estructura organizacional y\nfuncional.\n\nArtículo 11.-Autorización del Fondo Fijo -\nCaja Chica. La creación y autorización del Fondo Fijo - Caja Chica será\naprobado por la Dirección General del Sistema Nacional de Áreas de\nConservación, de acuerdo con la disponibilidad de recursos y previo visto bueno\nde la Tesorería Nacional, debiendo presentar los siguientes requisitos:\n\n \n\na)\nSolicitud de creación del Fondo Fijo - Caja Chica, con las razones que\njustifican su existencia.\n\nb) Estimación de los recursos necesarios en\nel Fondo Fijo - Caja Chica para atender los gastos menores y presupuesto\ninicial y disponible de las partidas autorizadas por la Tesorería Nacional, de\nconformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de este reglamento.\n\nc) Indicación del responsable del manejo del\nFondo Fijo - Caja Chica.\n\nArtículo 12.-Cajas auxiliares. El Fondo Fijo\n- Caja Chica podrá subdividirse en cajas auxiliares, en cuenta corriente y en\nefectivo, las cuales operarán como fondos fijos.\n\n \n\na) Debe justificarse ante la Tesorería Nacional\nla apertura de una cuenta para el manejo de una caja auxiliar en alguna entidad\nfinanciera.\n\nb) En la creación de las cajas auxiliares se\ndeberá atender los siguientes criterios:\n\n \n\ni La creación de las cajas auxiliares será\ndefinida en atención de las necesidades de las diferentes Áreas de\nConservación, aprobadas por el Responsable.\n\nii. El Responsable deberá comunicar a la\nDirección General del SINAC la ubicación, el nombre del responsable de la\noperación y el monto asignado de las cajas auxiliares.\n\n \n\nc) En caso de las cajas auxiliares con cuenta\ncorriente, además de lo   ' anterior, se\natenderá lo siguiente:\n\n \n\ni. La determinación del monto a asignar y el\nnúmero de cajas auxiliares con cuenta bancaria la realizará el respectivo\nResponsable, en coordinación con la Dirección General y el Área respectiva.\n\nii. El límite de gasto para las cajas\nauxiliares con cuenta bancaria será determinado por el Responsable del Fondo\nFijo - Caja Chica, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 19 de este\nReglamento.\n\nd) Para las cajas auxiliares en efectivo,\nademás de lo expuesto en el inciso b), se deberá atender lo siguiente:\n\n \n\ni. El monto autorizado por el Responsable del\nFondo Fijo - Caja Chica será el que establece el Reglamento General del Fondo\nFijo Caja Chica vigente,\n\nii. El Límite de gastos para las cajas\nauxiliares en efectivo será el que establece el Reglamento General del Fondo\nFijo Caja Chica vigente.\n\niii. La Dirección General del SINAC podrá\nautorizar gastos por el Fondo Fijo mayores a los\nestablecidos en el Reglamento General del Fondo Fijo - Caja Chica\nvigente y podrá autorizar gastos superiores al porcentaje establecido para casos\ndebidamente\n\njustificados\npor el Responsable.\n\n \n\ne) La Dirección General del SINAC, cuando lo\nestime necesario y por razones de conveniencia, podrá solicitar el cierre de\nuna o más cajas auxiliares.\n\nArtículo 13.-Responsables del fondo fijo en\nlas cajas auxiliares. Las cajas auxiliares estarán bajo la responsabilidad de\nlos Directores de las Áreas de Conservación, pudiendo delegar el manejo en otro\nfuncionario, quien responderá por el correcto uso de los recursos. Por lo\ntanto, una vez que el Director del Área de Conservación haya recibido a\nsatisfacción la entrega formal de los recursos, será el responsable de la\ncorrecta operación de los fondos, de la custodia del efectivo, de los cheques y\nde los respectivos comprobantes. Asimismo debe acatar las disposiciones de este\nReglamento, las que la Dirección General del SINAC disponga en el\nfuncionamiento de estas cajas auxiliares y las que complementariamente emita el\nrespectivo Responsable. Lo anterior sin detrimento de la responsabilidad que\neste último tenga en los controles de operación general establecido sobre el\nfondo asignado, en garantía del adecuado uso de los recursos.\n\nArtículo 14.-Ampliaciones temporales y\npermanentes. La Dirección General del SINAC podrá solicitar las transferencias\npor ampliaciones temporales o permanentes del Fondo Fijo - Caja Chica\nutilizando los recursos de la cuenta domiciliaria depositados en la Caja Única,\ncon el fin de atender situaciones sumamente especiales, de acuerdo con los\nsiguientes requisitos:\n\n \n\na) Solicitud de ampliación del Fondo Fijo -\nCaja Chica temporal o permanente, indicando: la composición del fondo o el\nestado actual de los recursos autorizados al cierre del último trimestre, el\nsaldo de la cuenta corriente al último día de.1 mes anterior, el flujo de\nefectivo de los últimos tres meses; para ampliaciones temporales se debe\nseñalar la fecha del reintegro del monto solicitado a la cuenta domiciliaria de\nCaja Única en la Tesorería Nacional.\n\nb) Realizar el trámite de la transferencia de\nfondos de la cuenta domiciliaria en Caja Única a la cuenta del Fondo Fijo -\nCaja Chica del SINAC.\n\nc) Acatar las disposiciones que por medio de\nlineamientos emite la Tesorería Nacional relacionado con la Caja Única.\n\nArtículo 15.-Transferencia electrónica de\nfondos. El monto autorizado en la creación del Fondo Fijo - Caja Chica y los\naumentos temporales o permanentes autorizados, se harán efectivos por medio de\ntransferencias electrónicas de fondos, de la cuenta domiciliaria de Caja Única\na la cuenta corriente exclusiva para la Caja Chica del SINAC.\n\nArtículo 16.-Responsabilidades del encargado\ndel fondo. Corresponderá al Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica: recibir\nlos fondos autorizados, custodiarlos, efectuar los registros del gasto en el\nsistema correspondiente, así como pagar con cargo al fondo los bienes o\nservicios recibidos a satisfacción, de acuerdo con el procedimiento establecido\nen este Reglamento y en los lineamientos que al efecto emita la Dirección\nGeneral del SINAC.\n\nDe requerirse la delegación de funciones,\nésta deberá ajustarse a lo ordenado por el numeral 89 siguientes y concordantes\nde la Ley General de la Administración Pública.\n\nCAPÍTULO III\n\n \n\nFuncionamiento\n\n \n\n \n\nArtículo 17.-Manual institucional de\noperación. El responsable de la administración del Fondo Fijo - Caja Chica\ndeberá disponer de un manual institucional de operación oficializado y\nactualizado por resolución administrativa, estableciendo en forma detallada,\nclara y precisa, las rutinas de trabajo relacionadas con el manejo de dicho\nfondo y los responsables de ejecutarlas.\n\nArtículo 18.-Clasificador por el Objeto del\nGasto del Sector Público. Las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias\nautorizadas para realizar gastos por Fondo Fijo - Caja Chica serán de\nconformidad con lo indicado en el Clasificador por el Objeto del Gasto del\nSector Público. La Tesorería Nacional emitirá los lineamientos con las\nregulaciones y autorizaciones respectivas, de acuerdo con el ámbito de\naplicación establecido en el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas.\n\nArtículo 19.-Límite de gasto. Para incurrir\nen gastos por medio del Fondo Fijo - Caja Chica debidamente autorizados por el\nResponsable, se deberá acatar los límites económicos establecidos por la\nDirección General del SINAC por lo que el Responsable del fondo al inicio de\ncada periodo presupuestario y de conformidad con el presupuesto anual en las\npartidas autorizadas para compras por caja chica deberá efectuar el cálculo\ncorrespondiente y solicitar la aprobación a la Dirección General del SINAC,\n\nArtículo 20.-Formularios de compras. Para\nefectuar compras por medio del Fondo Fijo - Caja Chica se utilizarán los\nsiguientes formularios:\n\n \n\na) Solicitud pedido de compra por Fondo Fijo\n- Caja Chica, formulario elaborado y aprobado por la Tesorería Nacional.\n\nb) Pedido de Compra por Fondo Fijo - Caja\nChica, formulario elaborado y aprobado por la Tesorería Nacional, el cual se\nregirá por el procedimiento y los lineamientos que establezca el ente Rector;\n,, su uso es exclusivo del Departamento Financiero del SINAC. Estos documentos\nse conservarán de manera ordenada en el Departamento Financiero del SINAC.\n\nc)\nOtros   formularios   que  \nla   Dirección   del  \nSINAC   considere pertinentes.\n\nArtículo 21.-Requisitos para compras, pago de\nviáticos y transporte sujetos a liquidación.\n\nEn atención a las erogaciones autorizadas por\nel Fondo Fijo - Caja Chica, tanto para compras como para viáticos y transportes\nal interior y al exterior del país, los funcionarios responsables y autorizados\ndependiendo de las particularidades institucionales, deberán observar los\nsiguientes requisitos, sin perjuicio de otros fijados por la normativa vigente\nsobre la materia:           \n\n \n\n1- Para Compras:\n\n \n\na) Evaluar la necesidad y urgencia de\nrealizar compras por Fondo Fijo - Caja Chica.\n\nb) Evaluar el costo beneficio de la\nadquisición del bien o servicio a través del Fondo Fijo - Caja Chica.\n\nc) Que el bien o servicio solicitado\ncorresponda a las subpartidas presupuestarias y autorizadas para realizar\nerogaciones por caja chica.\n\nd) Seleccionar el proveedor de los bienes o\nservicios en procura del mayor beneficio institucional en cuanto a precio y\ncalidad.\n\ne) Para las compras de bienes superiores a un\nmonto mínimo que defina el Responsable, atendiendo las orientaciones que\nestablezca la Tesorería Nacional, se requerirá certificación del Coordinador Administrativo\nde las Áreas de Conservación o de quién éste delegue indicando que el bien o\nservicio solicitado no existe en bodega o que se encuentra o no con un trámite\nde contratación administrativa.\n\nf) Solicitar a los proveedores cotizaciones\ndel bien o servicio a comprar sin impuestos.\n\ng) Verificar si los proveedores comerciales a los cuales se les solicite bienes y servicios por el\nFondo Fijo - Caja Chica se encuentran registrados como tales. De lo contrario, el Departamento\nFinanciero del  SINAC  deberá  llevar registros  propios  de proveedores comerciales ocasionales\nhasta que se puedan registrar en el sistema correspondiente. En caso de ser un proveedor habitual,\ndeberá solicitar a la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa su registro en dicho\nsistema. La verificación de los proveedores que se encuentren registrados en el SIGAF también se\npuede hacer por medio del  Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas (*). \n\n(*) (Modificada su denominación\npor el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de setiembre del\n2013, \"Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas como\nplataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la tramitación\nde los procedimientos de contratación administrativa\", anteriormente\nindicaba \"CompraRed\")\n\nh) A\npartir del monto que establezca el Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica para\nla compra de una mercancía o de un bien se deberán presentar adjunto a la\nSolicitud de Pedido de Compra dos o tres cotizaciones, a fin de que éste elija\nuna bajo conveniencia de precio y calidad. Excepcionalmente y con la debida\njustificación, el responsable podrá autorizar que el trámite se realice\nconsiderando sólo una cotización.\n\ni) Las compras de bienes y servicios se\nrealizarán de acuerdo con el formulario Solicitud de Pedido de Compra por Fondo\nFijo - Caja Chica, documento que respalda el proceso de compra ante el Departamento\nFinanciero del SINAC.\n\nj) Uso y registro de formularios\nestandarizados y prenumerados.\n\nEn caso de ser generado por un sistema informático, éste deberá asignar un\nnúmero consecutivo que los identifique individual y específicamente.\n\nk) El Pedido de Compra por Fondo Fijo - Caja\nChica deberá ser confeccionado en forma manual o por\nmedio de sistema computarizado por el funcionario autorizado en el Departamento Financiero\ndel SINAC y aprobado por el Responsable encargado de medir la urgencia y necesidad de la\ncompra, así como de verificar el cumplimiento de lo estipulado en este\nReglamento.\n\nl) El funcionario encargado de realizar la\ngestión de compra será el responsable de entregar el\nPedido de Compra por Fondo Fijo - Caja Chica al proveedor comercial y efectuar\nla rendición de cuentas a más tardar cinco días después de emitido el documento ante el\nDepartamento Financiero del SINAC.\n\nm) Se\ndeberá verificar por parte del Departamento Financiero del SINAC la veracidad\nde los datos consignados en los documentos, la correspondencia del  importe \ncon  el  límite \nde  gasto,  el disponible del contenido presupuestario y las\nautorizaciones correspondientes.\n\nn) El Departamento Financiero del SINAC\nefectuará la retención y el correspondiente depósito del 2 %, por concepto del\nimpuesto sobre la renta, de conformidad con la normativa que al efecto emita la\nDirección General de Tributación Directa,\n\no) Las compras deberán estar exentas del\nImpuesto General sobre las Ventas, salvo situaciones especiales y autorizadas\npor el Responsable, en las que se podrán aceptar facturas o comprobantes de\ncaja con el impuesto de venta incluido a fin de efectuar el pago y reintegro\ncorrespondiente.\n\np) Recepción a conformidad de los bienes o\nservicios por parte del Director de la respectiva Área de Conservación o el que\néste designe.\n\nq) Toda compra deberá quedar respaldada por\nuna reserva de recursos para caja chica, factura comercial debidamente emitida\npor el proveedor respectivo, facturas proformas, Solicitud de Pedido de compra\npor caja chica, Pedido de Compra, copia del cheque o del comprobante de pago si\nse ha usado una transferencia o cancelado en efectivo. Estos documentos son\nresponsabilidad del Departamento Financiero del SINAC en cuanto a recibo,\nemisión y registro, según corresponda.\n\nr) Registro detallado por parte de los\nresponsables de las operaciones principales y archivo de documentos de respaldo\nque permita la fácil localización e identificación del proceso efectuado.\n\ns) Los pagos a los proveedores tramitados con\ncuenta corriente deberán efectuarse a través de cheques en moneda nacional,\nutilizando fórmulas estándar, continuas y preimpresas, acatando las disposiciones\nde seguridad emitidas por los bancos correspondientes y los lineamientos que\nemita la Dirección General del SINAC. Estos cheques deberán firmarse de manera\nmancomunada por funcionarios debidamente autorizados pertenecientes a niveles\ndiferentes. Se concretarán pagos por medio de transferencias electrónicas de\nfondos, siempre y\n\ncuando se cuente con los medios automatizados\ny lo que al efecto establezca dicha Dirección.\n\nt) Los\npagos a través de cajas auxiliares con cuenta corriente deberán incorporar el\nuso de cheques en formularios continuos o chequeras y ajustarse a este\nReglamento, a los lineamientos de la Dirección General del SINAC y a la\nnormativa vinculante en esta materia. En cajas auxiliares en efectivo se podrán\nrealizar pagos correspondientes a facturas, tiquetes o comprobantes por montos,\nmenores, según lo establecido en este Reglamento,\n\nu) Para\ncompras imprevistas de suma urgencia, se podrán autorizar gastos con proveedores\ninscritos o no en el registro correspondiente, cancelados directamente por\nfuncionarios autorizados, reembolsándole el monto por medio de cheque,\ntransferencia o efectivo según sea el caso. Las facturas o comprobantes deberán\nestar debidamente autorizadas y firmadas al reverso por el Director o el que\néste designe, para que el Departamento Financiero del SINAC las registre donde\ncorresponda.\n\n \n\n2-Para Viáticos:\n\n \n\na) Evaluar la necesidad de realizar una gira,\nsegún corresponda tanto al interior como al exterior del país por parte del\nDirector o funcionario autorizado.\n\nb) Todo trámite de viáticos deberá regirse\npor lo dispuesto en el Reglamento de Gastos de Viaje para funcionarios Públicos\naprobado por la Contraloría General de la República.\n\n.c) Presentar la solicitud de adelanto o\nliquidación de viáticos en el ;r Departamento Financiero del SINAC, solicitando\nla transferencia de fondos a la cuenta personal del funcionario o efectuar esta\ntransacción mediante cheque.\n\nd) Previo a la autorización de los adelantos\nde viáticos y transportes al exterior del país, se deberá contar con el Acuerdo\nde Viaje debidamente firmado según lo establece el Reglamento de Gastos de\nViaje para Funcionarios Públicos aprobado por la Contraloría General de la\nRepública, y sus reformas.\n\ne) El millaje cedido por las líneas aéreas por compras de tiquetes aéreos deberá acreditarse a la\nDirección General del SINAC en la cuenta corporativa correspondiente, siendo el Departamento\nFinanciero del SINAC la responsable de llevar su registro y control, a fin de ser usado en el\nmomento oportuno por algún funcionario de la Institución en cumplimiento de sus funciones. Además\ndeberá indicar a esa Dirección General en el informe mensual de gastos de viaje al exterior del\npaís, el millaje obtenido durante el mes, el saldo acumulado y el asignado cuando fuere del caso.\n\nf)  En el caso de gastos por concepto de transporte y gastos de viaje al exterior del país, si el\nmonto sobrepasa el límite establecido para gastos por caja chica, no se requerirá la autorización\ndel Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica, para lo que se deberá atender lo estipulado en el\nReglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General\nde la República, a lo indicado en este Reglamento y a los lineamientos que al efecto emita la\nDirección General del SINAC.\n\ng) El archivo de una liquidación de viáticos\ny transportes al exterior del país, deberá adjuntar el respectivo Acuerdo de\nViaje' debidamente firmado de acuerdo con los incisos d) y e) de este artículo\ny los documentos respectivos que respalden la liquidación de gastos de viaje o\ntransporte, tanto al interior como al exterior del país.\n\nh) El Responsable del Departamento Financiero\ndel SINAC deberá rendir un informe mensual a la Dirección General de los\nviáticos y transporte autorizados tanto al interior como al exterior del país.\n\nArtículo 22.-Gastos de representación. Con\ncargo al Fondo Fijo -Caja Chica se podrán realizar pagos por concepto de gastos\nde representación únicamente en los casos que a continuación se especifican:\n\n \n\na) Gastos originados en la celebración de\nrecepciones oficiales con carácter Institucional, de conformidad con lo\nestablecido en el Reglamento Para el Pago de Gastos de Representación en el\nGobierno de la República y sus Órganos Adscritos N° 32031-H.\n\nb) Los adelantos para Gastos de\nRepresentación Ocasionales en el Exterior estarán sujetos a las disposiciones\nestablecidas en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para\nFuncionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República, a\nlos lineamientos de este Reglamento y a las disposiciones que emita la\nTesorería Nacional.\n\nc) No podrán realizarse pagos con cargo al\nFondo Fijo - Caja Chica por concepto de: gastos de representación fijos, ni de\ngastos de representación correspondientes a actividades personales sujetos a\nliquidación.\n\nArtículo 23.-Liquidación pendiente. No se\nautorizará un anticipo de dinero a un funcionario que tenga alguno pendiente de\nliquidar. El Responsable del Fondo Fijo - Caja Chica deberá solicitar al\nfuncionario la presentación de la liquidación pendiente; el incumplimiento de\nesta disposición los hará acreedores a lo dispuesto en el artículo 42 de este\nReglamento.\n\nArtículo 24.-Diferencias por liquidación en\nadelanto de caja chica. Todo sobrante de dinero originado en la liquidación del\nadelanto, deberá ser devuelto junto con la liquidación. Si la liquidación no la\nefectúa1 el funcionario en el tiempo establecido se procederá con lo\nestablecido en el artículo 42 de este Reglamento. En caso de que el gasto\npresentado sea superior al adelanto de caja, el funcionario responsable deberá\nadjuntar a la liquidación una justificación firmada por el jefe inmediato y el\nmonto será' girado a la cuenta personal del funcionario, mediante cheque o se\nle pagará, en efectivo.\n\nArtículo 25.-Uso de medios electrónicos. La\nejecución de las operaciones de caja chica y los trámites de reintegro se\npodrán realizar por medios electrónicos en el tanto se disponga, por parte de\nla institución y del correspondiente banco, de un sistema de información\ncomputadorizado que garantice la adecuada funcionalidad y seguridad. Para tal\nefecto, se requerirá la correspondiente autorización de la Dirección General\ndel SINAC.\n\nArtículo 26.-Condiciones de pago a\nproveedores. Todo pago realizado a los proveedores por parte del responsable\ndel Fondo Fijo - Caja Chica deberá quedar registrado en el sistema electrónico\nautorizado y contar con el respaldo de una solicitud de pedido de compra por\ncaja chica, original del pedido de compra, de una factura comercial, tiquete o\ncomprobante y cumplir con los siguientes requisitos para su cancelación:\n\n \n\na) Factura confeccionada en original a nombre\ndel MINAE-SINAC, indicando los bienes o servicios adquiridos, la fecha de\nadquisición y que ésta cumpla con las disposiciones establecidas por la\nDirección General de Tributación Directa. Deberá contar con sello de\ncancelación y contener la siguiente información: número de cédula, monto y\nnombre comercial de la casa proveedora e indicar si el pago se realizó' en\nefectivo, por medio de cheque o transferencia electrónica. Para los casos de un\ntiquete de caja u otro tipo de comprobante que sustituya a la factura, éstos\ndeberán cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección General de\nTributación Directa. El monto límite para este gasto será aprobado por el\nResponsable del Fondo fijo.\n\nb) En caso de pérdida de la factura original,\nse podrá aceptar una copia o fotocopia que deberá estar sellada y firmada por\nel encargado de la empresa responsable de estos trámites, haciendo constar que\nes copia fiel de la factura original. El Director o quien éste delegue, deberá dar\nel visto bueno para que el funcionario a su cargo presente dicho documento en\nsustitución de la factura original ante el Departamento Financiero del SINAC, para\nque ésta pueda realizar el trámite de pago y el respectivo reintegro.\n\nc) Toda factura, tiquete o comprobante deberá\nindicar sólo bienes o servicios de la misma subpartida presupuestaria.\n\nd) No se admitirán facturas con enmiendas,\nraspaduras, deterioradas o ilegibles. Las facturas no se pueden modificar o\ncorregir de ningún modo con líquido corrector, tachaduras o borrones.\n\ne) Las facturas canceladas mediante efectivo\ndeberán estar aprobadas al reverso por el Responsable del Fondo Fijo - Caja\nChica, o por la persona autorizada para estos efectos en el Departamento\nFinanciero; del SINAC o por los responsables en las cajas chicas auxiliares.\n\nf) Recibido conforme de los bienes o\nservicios, indicando el nombre, la firma y el número de cédula de la persona\nque los recibió.\n\ng) Para su liquidación todas las facturas deberán\ntramitarse dentro del año en que estén fechadas. No se podrá cancelar ninguna\nfactura una vez pasado el 31 de diciembre del año presupuestario vigente, salvo\nlas que se encuentren en el compromiso no devengado que permite pagar facturas\ncon cargo al presupuesto del año siguiente, siempre y cuando existan las\nreservas respectivas y con un tiempo no mayor alj 31 de enero del nuevo período\npresupuestario.\n\nh) Otras disposiciones que la Dirección\nGeneral considere necesarias para un adecuado uso de los recursos, las que\ncomunicará! oportunamente.\n\nArtículo 27.-Reintegro al Fondo Fijo- Caja\nChica. El Responsable del Fondo Fijo -Caja Chica deberá procurar una adecuada\nrotación del fondo a fin de que éste no se agote. El monto mínimo estimado que\ndeberá mantenerse en el fondo para solicitar los reintegros será de un 10% del\ntotal asignado.\n\nEl responsable del Fondo Fijo -Caja Chica\ndeberá tramitar con la diligencia y frecuencia debida, los reintegros de las\nsumas pagadas, de conformidad con el procedimiento y los requerimientos\npresupuestarios y de pago que establezca la Dirección General del SINAC, según\nla programación financiera presentada a la Tesorería Nacional en su carácter de\nrector del Sistema de la Administración Financiera. Cumplidos los requisitos\nanteriores, dicha Dirección procederá al reintegro solicitado.\n\nArtículo 28.-Reintegro a cajas auxiliares.\nPara los reintegros a las cajas auxiliares, los responsables de estas cajas\ndeberán presentar ante el responsable del Fondo Fijo - Caja Chica dentro del\nplazo que se establezca: Facturas canceladas, original de la solicitud de\npedido de compra y copia del Pedido de Compra por Fondo Fijo y demás documentos\nde respaldo.\n\nLas facturas, tiquetes o comprobantes deberán\ncumplir con los requisitos establecidos en este Reglamento. El Departamento\nFinanciero del SINAC realizará el reintegro por medio de cheque o depósito en\nla cuenta corriente de la caja auxiliar correspondiente, o bien por medio de\ncheque o efectivo para el caso de las cajas auxiliares en efectivo.\n\nCAPÍTULO IV\n\n \n\nMecanismos de\ncontrol\n\n \n\n \n\nArtículo 29.-Responsable del control interno.\nCorresponderá al Responsable del Fondo Fijo -Caja Chica evaluar y mantener un\nadecuado sistema de control del fondo autorizado, en concordancia con las sanas\nprácticas de control interno establecidas en la Ley General de Control Interno,\n, en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría\nGeneral de la República y demás Órganos Sujetos a su Fiscalización, en este\nReglamento y en los lineamientos que al efecto emita la Dirección General en\ncoordinación con el Departamento Financiero del SINAC.\n\nArtículo 30.-Sistemas de archivo. El sistema\nde control de la administración del Fondo Fijo - Caja Chica deberá garantizar\nla custodia y el buen uso de estos recursos y el registro de datos necesarios\npara disponer de información veraz, confiable y oportuna, para lo cual el\nrespectivo responsable dispondrá de un sistema de archivo que permita la fácil\nlocalización de documentos y otros fines que se estimen convenientes.\n\nArtículo 31.-Documentos de respaldo. Los\ndocumentos de respaldo de operaciones de caja chica así como los arqueos\nsorpresivos que se hayan practicado deberán mantenerse en el Departamento\nFinanciero del SINAC y de otras instancias de control para posibles revisiones,\nsin detrimento de las regulaciones establecidas en la Ley y en el Reglamento\nGeneral de Archivo y en las directrices que sobre esta materia hayan girado\notros órganos de fiscalización y control.\n\nArtículo 32.-Montos asignados. Todos los\nfondos de dinero establecidos al amparo de este Reglamento operarán por medio\ndel sistema de Fondo Fijo - Caja Chica, lo que implica que el encargado del\nfondo tendrá en todo momento la suma total asignada, representada por efectivo\nen caja o bancos y los documentos que respaldan las operaciones.\n\nArtículo 33.-Informes de arqueos. El responsable\ndel Fondo Fijo - Caja Chica, en consideración de las particularidades\ninstitucionales realizará un programa de revisiones, conciliaciones bancarias y\narqueos intensos, para el Fondo Fijo - Caja Chica y las cajas auxiliares\nautorizadas, remitiendo a la Dirección General del SINAC la siguiente\ninformación:\n\n \n\na) Programa de arqueos del año siguiente, el\ncual deberá ser entregado en el mes de diciembre de cada año.\n\nb) Informe trimestral con arqueos realizados\ntanto a la caja central como a las auxiliares.\n\nc) La información detallada en los documentos\nelaborados por funcionarios del Departamento Financiero del SINAC referente a\nlos arqueos, deberá contar con su nombre, firma y sello de la dependencia;\nsituación que también deberán cumplir los funcionarios encargados de las cajas\nauxiliares.\n\nArtículo 34.-Auditoría del fondo. El jerarca\ndeberá solicitar a la Auditoría Interna de su dependencia, incluir en el\nprograma de trabajo de ésta, como mínimo la realización de una auditoría anual\nal Fondo Fijo - Caja Chica autorizado, con el fin de evaluar la suficiencia y\nla efectividad de los controles. Del respectivo informe se deberá enviar una\ncopia a la Dirección General del SINAC, así como al responsable del Fondo Fijo\n- Caja Chica, para lo que corresponda.\n\nArtículo 35.-Faltantes y sobrantes en las\noperaciones ordinarias del Fondo Fijo - Caja Chica. Los faltantes que resulten\nde las operaciones ordinarias de la caja chica y que sean debidamente\ncomprobados al efectuar un arqueo, deberán ser cubiertos por el responsable del\nfondo, una vez establecida su responsabilidad, de lo contrario se procederá de\nconformidad con lo establecido en el artículo 42 de este Reglamento, o en su\ndefecto, se procederá con el debido proceso a fin de sentar responsabilidades.\n\nEn caso de que se determine un sobrante, éste\ndeberá acreditarse a la Cuenta Fondo General del Gobierno, a más tardar dos\ndías hábiles después de efectuado el arqueo, por medio de los mecanismos que al\nefecto determine la Dirección General del SINAC, caso contrario se procederá\ncon el debido proceso a fin de sentar responsabilidades.\n\nArtículo 36.-Procesos administrativos por\nactos delictivos. En caso de que se detecten sustracciones en perjuicio del\nFondo de Caja Chica, el respectivo responsable deberá comunicar al superior\njerárquico y a las instancias judiciales correspondientes para que procedan con\nla investigación respectiva, sin perjuicio de poder iniciar los procedimientos\nadministrativos, disciplinarios, civiles o penales según se deriven. La\nDirección General del SINAC no compensará los montos sustraídos ni autorizará\naumentos permanentes al Fondo Fijo - Caja Chica, hasta tanto se cumpla con los\ntrámites indicados y se produzca la declaratoria de incobrabilidad por parte de\nla Oficina de Cobros Judiciales de la Dirección General de Tributación Directa.\nEntre tanto, la información relacionada con estos actos deberá se reflejada en\nlos arqueos y en los informes respectivos.\n\nArtículo 37.-Depósito de intereses. Los\nintereses devengados por los saldos en las cuentas bancadas de los fondos de\ncaja chica, deberán ser depositados a la cuenta Fondo General del Gobierno,\ndentro de un plazo de ocho días hábiles después de recibido el respectivo\nestado de cuenta. De lo contrario se procederá de conformidad con lo establecido\nen el artículo 42 de este Reglamento. Los responsables de las cajas chicas\nauxiliares, deberán enviar la respectiva información al Departamento Financiero\ndel SINAC y este a su vez enviar a la Unidad de Operaciones Bancarias de la\nTesorería Nacional y a la Dirección General del SINAC un oficio con el detalle\nque corresponda, adjuntando copia del respectivo comprobante y el estado\nbancario. Alternativamente podrá adjuntar las copias en el informe de arqueo\ntrimestral a que hace referencia el artículo 33 de este reglamento o bien por\nmedio de los mecanismos que al efecto determine la Dirección General del SINAC.\n\nArtículo 38.-Revisión de los fondos de cajas\nchicas. Periódicamente y sin previo aviso la Dirección General del SINAC u\nórganos de control como la Contraloría General de la República, la Auditoria\nInterna, así como Unidades de Fiscalización y Control autorizadas, podrán\nefectuar revisiones parciales o totales de los fondos-fijos de caja chica de\nacuerdo con su competencia e informarán de los resultados al respectivo\nresponsable y a las autoridades superiores de la institución. El Director\nGeneral del SINAC podrá solicitar a los entes antes citados el informe de los\nestudios realizados.\n\nArtículo 39.-Cierre del Fondo Fijo - Caja\nChica por parte de la Dirección General del SINAC. En caso de que la Dirección\nGeneral del SINAC detecte incumplimiento de las disposiciones contenidas en el\nartículo 8° de este Reglamento, que hagan evidente un manejo irregular de los\nfondos autorizados para caja chica, será motivo suficiente para proceder a la\nsuspensión temporal o definitiva, sin previo aviso, del fondo autorizado de\nconformidad con los lineamientos que para tal efecto emita. Lo anterior, sin\nperjuicio de las sanciones disciplinarias administrativas, civiles o penales\ncorrespondientes a los servidores responsables que actúan en forma directa y\nsolidariamente.\n\nArtículo 40.-Procedimiento de cierre del\nFondo Fijo - Caja Chica o Cajas Chicas Auxiliares por parte de la institución.\n\nEn caso de que el Responsable del Fondo Fijo\n- Caja Chica central considere procedente el cierre, procederá de acuerdo con\nlos lineamientos que establezca la Dirección General del SINAC al respecto.\n\nPara el cierre de una caja chica auxiliar,\nsea en cuenta corriente o en efectivo, deberá atender lo siguiente:\n\n \n\na) Deberá existir un acuerdo entre el\nDirector General del SINAC y el Responsable.\n\nb) Realizar un arqueo por parte del\nDepartamento Financiero del SINAC y por funcionarios independientes a los de la\nadministración del fondo.\n\nc) Reposición de faltantes por parte del\nresponsable de la caja auxiliar al momento del arqueo o cuando se determine su\nresponsabilidad. En caso de negativa por parte del responsable se aplicará lo\nestablecido en el artículo 42 de este Reglamento.\n\nd) Los sobrantes que resulten del arqueo\ndeberán ser depositados al día siguiente por el responsable de la caja chica a\nla cuenta Fondo General del Gobierno según el mecanismo que establezca la\nDirección General del SINAC, de lo contrario se aplicará lo\nestablecido en el artículo 42 de este Reglamento.\n\ne)\nCierre de la cuenta corriente, anulación de fórmulas de cheques o chequeras\nsegún corresponda, depósito del disponible al Fondo Fijo - Caja Chica y el\ntraslado de documentos de operaciones pendientes al responsable en el\nDepartamento Financiero del SINAC, a fin de liquidar el fondo.\n\nf) El\nefectivo y los documentos que conforman el arqueo de una caja chica auxiliar\ndeberá ser entregado por el responsable al encargado en el Departamento\nFinanciero del SINAC, para que sea depositado en el Fondo Fijo - Caja Chica de\nla institución.\n\ng) El\nResponsable deberá rendir informe sobre lo actuado al Jefe del Departamento\nFinanciero y a la Dirección General del SINAC, archivar de acuerdo con lo\nestablecido por la Ley General de Archivo y mantener la documentación al alcance\nde los entes de control y fiscalización.  \n\nCAPÍTULO\nV        \n\nDisposiciones finales\n\n \n\n \n\nArtículo\n41.-Erogaciones con fondos propios. Las erogaciones que realicen las Jefaturas\nu otros funcionarios con su peculio personal, para pagar materiales y\nsuministros de la institución y aquellas erogaciones que incumplen con las\nestipulaciones de este reglamento o los lineamientos emanados por la Dirección\nGeneral del SINAC y por algún otro ente u órgano de control autorizado, serán\nde responsabilidad exclusiva del funcionario que las realizó y no le serán\nreintegradas por medio del Fondo Fijo - Caja Chica, salvo que excepcionalmente\nhubieran sido autorizadas previamente por el Responsable de la caja chica.\n\nArtículo\n42.-Procedimiento a seguir al detectarse otras irregularidades. El Responsable\ndel Fondo Fijo - Caja Chica y los entes fiscalizadores y de control, pondrán en\nconocimiento de la Dirección General del SINAC, los hechos irregulares en que\nincurran los servidores, relacionados con liquidaciones por anticipos de\ndinero, autorización de anticipos existiendo otro pendiente de liquidar,\ndevoluciones, sobrantes, faltantes por cierres de cajas chicas, arqueos,\nliquidaciones de viáticos y transportes al interior y exterior del país, por\ndepósitos de intereses generados en las cuentas corrientes y oirás\nirregularidades en el manejo de los recursos del Fondo Fijo - Caja Chica, para\nque inicie el procedimiento disciplinario que corresponda, garantizando en todo\ncaso el debido proceso al funcionario, bajo pena de responsabilidad, sin\nperjuicio de la responsabilidad civil y penal que pudiera ser objeto.\n\nArtículo\n43.-Normativa supletoria aplicable. Para todo aquello no previsto en el\npresente Reglamento, se aplicarán supletoriamente la Ley de la Administración\nFinanciera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley\nGeneral de la Administración Pública, Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte\npara Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República y sus\nreformas, el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas y sus reformas, el\nReglamento de la Contratación Administrativa y la Ley General de Control\nInterno, demás normativa que resulte aplicable y no se oponga a estas regulaciones,\nasí como a los lineamientos que emita la Tesorería Nacional cuando lo estime\nconveniente.\n\nArtículo\n44.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.\n\nTransitorio I: La\nprogramación de auditorias y revisiones por parte de la Auditoria Interna del\nMinisterio de Ambiente y Energía consignados en este Reglamento rigen hasta\ntanto el SINAC no cuente con su propia Auditoria Interna, aprobada y\nconsolidada.\n\n \n\nDado en\nSan José, a los 07 días del mes de enero del dos mil ocho, acuerdo firme N° 13,\nde la sesión ordinaria N° 11, celebrada del día 18 de setiembre del 2007, por\nel Consejo Nacional de Áreas de Conservación.\n\n \n\nSan\nJosé, 3 de marzo del 2008.-", "body_en_text": "throughout the entire text\n\n -\n\nFull text of Regulation 11\n\n Regulation for the operation of the Fixed Fund-Petty Cash for the National\nSystem of Conservation Areas\n\nFull text of record: B8125\n\nENVIRONMENT AND ENERGY\n\nENVIRONMENT AND ENERGY\n\n \n\n \n\nNATIONAL SYSTEM\nOF CONSERVATION AREAS\n\n \n\n \n\n \n\nThe National Council of Conservation Areas,\nusing the powers conferred by subsections 3) and 18) of Article\n140, Articles 146, 185 and following and concordant of the Political Constitution,\nArticles 25, 27 and subsection b) of section 2) of Article 28 of the General\nPublic Administration Law, Law No. 6227 of May 2, 1978,\nArticles 1 subsections a) and b), 61 subsection h) and 66 of the Law of the Financial\nAdministration of the Republic and Public Budgets, Law No. 8131 of September 18,\n2001 and Articles 83, 86 and following and concordant of its\nRegulation, Executive Decree No. 32988-H-MP-PLAN of April 18, 2006 and\nbased on agreement No. 13, of ordinary session No. 11, of September 18,\n2007 of the National Council of Conservation Areas. \n\n \n\n \n\nConsidering:\n\n \n\n \n\nI.-As established by Article 23 of\nLaw No. 7788 \"Biodiversity Law\", the National Council of Conservation Areas\n(CONAC) is one of the bodies that make up the administrative\norganization of the National System of Conservation Areas (SINAC), and\npursuant to Article 24 of the same, said body is chaired by the\nMinister of Environment and Energy and is responsible, among other things, for\nestablishing the policies and guidelines to make coherent the\nstructures, administrative mechanisms and regulations of the Conservation\nAreas, as established in Article 25, subsection 8 of the aforementioned\nlegal body.\n\nII.-That Article 22 of Law No. 7788 \"Biodiversity Law\"\ncreates the National System of Conservation Areas as a\ndeconcentrated body of the Ministry of Environment and Energy (MINAE), with\ninstrumental legal personality that integrates competencies in\nforestry, wildlife and protected areas and the Ministry of Environment\nand Energy.\n\nIII.-That the Administrative Contracting\nLaw No. 7494, of May 2, 1995, in its Article 2, subsection e),\nas amended by Law No. 8511 of July 4, 2007 and its\nregulation, in its Article 81, establishes the exclusion from ordinary\nadministrative contracting procedures of those purchases made\nagainst Petty Cash funds.\n\nIV.-That the Petty Cash Regulation is\nbased on the provisions of the Manual of General Internal Control Standards\nfor the Comptroller General of the Republic and the entities and bodies subject to\nits oversight, issued by the Comptroller General of the Republic,\nM-1-2002-CO-DDI, published in La Gaceta No. 107 of June 5, 2002.\n\nV.-That it is necessary to adapt the\nprovisions of the executive decrees that specifically regulate the\noperation of the Fixed Fund-Petty Cash in Ministries and Branches of the Central\nGovernment, to regulate the operation of the petty cash of the National\nSystem of Conservation Areas, establishing the necessary control\nmechanisms for its use.\n\n \n\n \n\nTherefore, the following is established:\n\n \n\n \n\nREGULATION FOR THE OPERATION OF THE FIXED FUND -\nPETTY CASH FOR THE NATIONAL SYSTEM OF CONSERVATION AREAS\n\n \n\n \n\nCHAPTER I\n\n \n\nGeneral\nProvisions\n\n \n\n \n\nArticle 1—Scope of application. This\nRegulation establishes the general provisions that regulate the organization,\noperation and control of the Fixed Fund - Petty Cash for the National System of\nConservation Areas, in accordance with the provisions of the Law of Financial\nAdministration of the Republic and Public Budgets No. 8131, in\nthe Regulation for the Operation of the Single State Treasury, decree No.\n31527-H and in the General Regulation of the Petty Cash Fund, decree No. 32874-H,\npublished in La Gaceta No. 22 of January 31, 2006.\n\nArticle 2—Definition of the Fixed Fund-Petty\nCash. For the purposes of this Regulation, the Fixed Fund - Petty Cash\nwill consist of the advances of own resources and those assigned by the National\nSystem of Conservation Areas, with the approval of the National Treasury,\nas a facilitating service for budget execution, to carry out\nminor expenses, addressing situations not foreseeable in a timely manner and to\nacquire essential and urgent goods and services according to the\nbudgetary items, groups and sub-items authorized by the National Treasury.\nSaid fund will operate through a fixed fund scheme.\n\nArticle 3—Nature. The execution of\nexpenditure through the Fixed Fund - Petty Cash is an exceptional procedure for\nthose minor expenses of true necessity and importance for the\noperation of SINAC, which justifies payment outside ordinary\nprocedures, according to the justified criteria of the Administration, established\nin the budgetary items in accordance with the provisions of Article 18 of\nthis Regulation.\n\nArticle 4—Essential and urgent minor expenses.\nMinor expenses will be considered those that do not exceed the maximum\namount set by the General Directorate of SINAC and that correspond to the\nacquisition of goods and services that are not found in the warehouses of the\nInstitutional Procurement Office or the Auxiliary Procurement Offices or warehouses of the\nConservation Areas, either because the corresponding administrative contracting has not been carried out or is in process, or because their nature prevents\nthem from being stored in warehouses. Furthermore, among the so-called minor expenses,\nper diems (viáticos), both domestic and international, and\nrepresentation expenses are considered; the foregoing, provided that the requirements\nestablished in Articles 21 and 22 of this Regulation are met.\n\nThe Institutional Procurement Office must\norganize and adequately plan the purchases of materials and supplies\nthat SINAC needs in order to use the authorized Fixed Fund -\nPetty Cash as little as possible.\n\nArticle 5—Budgetary and economic content. All\npurchases or payments made through the Fixed Fund -\nPetty Cash must have the proper budgetary and economic content,\nthe Head of the Financial Department of SINAC being responsible for ensuring\ncompliance with this provision.\n\nArticle 6—Definition of the amount of the Fixed\nFund - Petty Cash. By agreement of the General Directorate of SINAC, the Director\nwill submit to the National Treasury the proposal for the amount of the Fixed Fund - Petty Cash.\n\nArticle 7—Responsible Party. The responsible party for the\nadministration of the Fixed Fund - Petty Cash is the head of the Financial\nDepartment of SINAC or whoever acts in his stead, who will hereinafter\nbe referred to as \"Responsible Party\", who will be responsible for the functions of\ncontrol, purchases, payments, custody and approval of the request for opening\nauxiliary cash funds. Likewise, he will communicate to the General Directorate the record of the\nauthorized signatures to operate the respective checking account. The Responsible Party\nwill be given the resources for proper disposal and correct\nadministration of the cash, securities and documents under his custody.\n\nArticle 8—Applicable regulations. The operation\nof the Fixed Fund-Petty Cash must be subject to the provisions of this\nRegulation, the Law of Financial Administration of the Republic and\nPublic Budgets and its Regulation, the General Public Administration Law,\nthe General Internal Control Law, the Regulation for the\nOperation of the Single State Treasury, the Regulation on Travel and\nTransportation Expenses for Public Officials of the Comptroller General of the Republic\nand its amendments, the General Regulation of the Petty Cash Fund for the\nCentral Administration and its amendments, and the guidelines of the General\nDirectorate of SINAC.\n\nArticle 9—Record of names and signatures.\nThe Financial Department of SINAC will maintain an updated record with\nthe name, identity card number and photocopy thereof, record of\nsignatures and location of the funds of the auxiliary petty cash funds.\n\nCHAPTER II\n\n \n\nAllocation of\nResources\n\n \n\n \n\nArticle 10.-Amount for the opening of the fund.\nThe proposal submitted by the Directorate of SINAC will be based on the\nestimate of minor expenses to be addressed through this modality, in the interest of\nan agile and efficient institutional management. It will be the responsibility of the National Treasury\nto analyze the submitted request and grant the respective approval,\ntaking into account: the budget authorized in the Institution in the\nbudgetary sub-items authorized by the National Treasury for petty cash\nexpenditure, the established Expenditure Limit and the organizational and\nfunctional structure.\n\nArticle 11.-Authorization of the Fixed Fund -\nPetty Cash. The creation and authorization of the Fixed Fund - Petty Cash will be\napproved by the General Directorate of the National System of Conservation\nAreas, in accordance with the availability of resources and prior approval\nof the National Treasury, and must submit the following requirements:\n\n \n\na)\nRequest for creation of the Fixed Fund - Petty Cash, with the reasons\njustifying its existence.\n\nb) Estimate of the necessary resources in the\nFixed Fund - Petty Cash to cover minor expenses and the initial and available\nbudget of the items authorized by the National Treasury, in\naccordance with the provisions of Article 10 of this regulation.\n\nc) Indication of the person responsible for managing the\nFixed Fund - Petty Cash.\n\nArticle 12.-Auxiliary cash funds. The Fixed Fund\n- Petty Cash may be subdivided into auxiliary cash funds, in checking accounts and\nin cash, which will operate as fixed funds.\n\n \n\na) The opening of an account in a financial institution for the management of an auxiliary cash fund must be justified before the National Treasury.\n\nb) In the creation of auxiliary cash funds,\nthe following criteria must be observed:\n\n \n\ni The creation of auxiliary cash funds will be\ndefined according to the needs of the different Conservation\nAreas, approved by the Responsible Party.\n\nii. The Responsible Party must communicate to the\nGeneral Directorate of SINAC the location, the name of the person responsible for\nthe operation and the amount assigned to the auxiliary cash funds.\n\n \n\nc) In the case of auxiliary cash funds with a checking\naccount, in addition to the above, the following will be observed:\n\n \n\ni. The determination of the amount to be assigned and the\nnumber of auxiliary cash funds with a bank account will be made by the respective\nResponsible Party, in coordination with the General Directorate and the respective Area.\n\nii. The expenditure limit for auxiliary cash funds with a bank account will be determined by the Responsible Party of the Fixed\nFund - Petty Cash, in accordance with the provisions of Article 19 of this\nRegulation.\n\nd) For auxiliary cash funds in cash,\nin addition to the provisions of subsection b), the following must be observed:\n\n \n\ni. The amount authorized by the Responsible Party of the\nFixed Fund - Petty Cash will be that established by the current General Regulation of the Fixed\nFund Petty Cash.\n\nii. The Expenditure Limit for auxiliary cash funds in cash will be that established by the current General Regulation of the Fixed\nFund Petty Cash.\n\niii. The General Directorate of SINAC may\nauthorize expenses from the Fixed Fund greater than those\nestablished in the current General Regulation of the Fixed Fund - Petty Cash\nand may authorize expenses exceeding the established percentage for duly\n\njustified\ncases by the Responsible Party.\n\n \n\ne) The General Directorate of SINAC, when it\ndeems it necessary and for reasons of convenience, may request the closure of\none or more auxiliary cash funds.\n\nArticle 13.-Responsible parties for the fixed fund in\nthe auxiliary cash funds. The auxiliary cash funds will be under the responsibility of\nthe Directors of the Conservation Areas, who may delegate the management to another\nofficial, who will be responsible for the correct use of the resources. Therefore,\nonce the Director of the Conservation Area has received\nto his satisfaction the formal delivery of the resources, he will be responsible for the\ncorrect operation of the funds, the custody of the cash, the checks and\nthe respective vouchers. He must also comply with the provisions of this\nRegulation, those that the General Directorate of SINAC issues for the\noperation of these auxiliary cash funds, and those that the\nrespective Responsible Party complementarily issues. The foregoing without prejudice to the responsibility\nthat the latter has in the general operation controls established over the\nassigned fund, to guarantee the adequate use of the resources.\n\nArticle 14.-Temporary and permanent\nincreases. The General Directorate of SINAC may request transfers\nfor temporary or permanent increases of the Fixed Fund - Petty Cash\nusing the resources of the domiciliary account deposited in the Single State Treasury (Caja Única),\nin order to address extremely special situations, in accordance with the\nfollowing requirements:\n\n \n\na) Request for a temporary or permanent increase of the Fixed Fund -\nPetty Cash, indicating: the composition of the fund or the\ncurrent status of the authorized resources at the close of the last quarter, the\nbalance of the checking account on the last day of the previous month, the cash\nflow of the last three months; for temporary increases, the\ndate of the reimbursement of the requested amount to the domiciliary account of\nthe Single State Treasury (Caja Única) at the National Treasury must be indicated.\n\nb) Carry out the procedure for the transfer of\nfunds from the domiciliary account in the Single State Treasury (Caja Única) to the account of the Fixed Fund -\nPetty Cash of SINAC.\n\nc) Comply with the provisions that the National Treasury issues through\nguidelines related to the Single State Treasury (Caja Única).\n\nArticle 15.-Electronic transfer of\nfunds. The authorized amount in the creation of the Fixed Fund - Petty Cash and the\nauthorized temporary or permanent increases, will be made effective through\nelectronic fund transfers, from the domiciliary account of the Single State Treasury (Caja Única)\nto the exclusive checking account for the Petty Cash of SINAC.\n\nArticle 16.-Responsibilities of the person in charge\nof the fund. The Responsible Party for the Fixed Fund - Petty Cash will be responsible for: receiving\nthe authorized funds, safeguarding them, making the expenditure records in the\ncorresponding system, as well as paying against the fund for the goods or\nservices received to satisfaction, in accordance with the procedure established\nin this Regulation and in the guidelines issued for this purpose by the General\nDirectorate of SINAC.\n\nIf delegation of functions is required,\nit must conform to the provisions of numeral 89 and following and concordant\nof the General Public Administration Law.\n\nCHAPTER III\n\n \n\nOperation\n\n \n\n \n\nArticle 17.-Institutional operations manual.\nThe person responsible for the administration of the Fixed Fund - Petty Cash\nmust have an institutional operations manual formalized and\nupdated by administrative resolution, establishing in a detailed,\nclear and precise manner, the work routines related to the management of said\nfund and those responsible for executing them.\n\nArticle 18.-Classifier by Object of\nExpenditure of the Public Sector. The budgetary items, groups and sub-items\nauthorized to make expenses through the Fixed Fund - Petty Cash will be in\naccordance with the provisions of the Classifier by Object of Expenditure of the\nPublic Sector. The National Treasury will issue the guidelines with the\nrespective regulations and authorizations, in accordance with the scope of\napplication established in the General Regulation of the Petty Cash Fund.\n\nArticle 19.-Expenditure limit. To incur\nexpenses through the Fixed Fund - Petty Cash duly authorized by the\nResponsible Party, the economic limits established by the\nGeneral Directorate of SINAC must be observed; therefore, the Responsible Party of the fund, at the beginning of\neach budget period and in accordance with the annual budget in the\nitems authorized for petty cash purchases, must make the corresponding\ncalculation and request approval from the General Directorate of SINAC,\n\nArticle 20.-Purchase forms. To\nmake purchases through the Fixed Fund - Petty Cash, the\nfollowing forms will be used:\n\n \n\na) Purchase Order Request by Fixed Fund\n- Petty Cash, form prepared and approved by the National Treasury.\n\nb) Purchase Order by Fixed Fund - Petty\nCash, form prepared and approved by the National Treasury, which will be\ngoverned by the procedure and guidelines established by the Governing Body;\nits use is exclusive to the Financial Department of SINAC. These documents\nwill be kept in an orderly manner in the Financial Department of SINAC.\n\nc)\nOther forms that the Directorate of SINAC deems pertinent.\n\nArticle 21.-Requirements for purchases, payment of\nper diems (viáticos) and transportation subject to settlement.\n\nRegarding the expenditures authorized through\nthe Fixed Fund - Petty Cash, both for purchases and for per diems (viáticos) and transportation\ndomestically and abroad, the responsible and authorized officials,\ndepending on the institutional particularities, must observe the\nfollowing requirements, without prejudice to others established by the current\nregulations on the matter: \n\n \n\n1- For Purchases:\n\n \n\na) Evaluate the necessity and urgency of\nmaking purchases through the Fixed Fund - Petty Cash.\n\nb) Evaluate the cost-benefit of the\nacquisition of the good or service through the Fixed Fund - Petty Cash.\n\nc) Ensure the requested good or service\ncorresponds to the budgetary sub-items authorized for\nexpenditures through petty cash.\n\nd) Select the supplier of the goods or\nservices seeking the greatest institutional benefit in terms of price and\nquality.\n\ne) For purchases of goods exceeding a\nminimum amount defined by the Responsible Party, considering the guidelines\nestablished by the National Treasury, a certification from the Administrative Coordinator\nof the Conservation Areas or whomever they delegate will be required, indicating that the requested good or\nservice does not exist in the warehouse or whether or not it is currently undergoing an\nadministrative contracting procedure.\n\nf) Request quotations from suppliers\nfor the good or service to be purchased, excluding taxes.\n\ng) Verify if the commercial suppliers from whom goods and services are requested through the\nFixed Fund - Petty Cash are registered as such. Otherwise, the Financial\nDepartment of SINAC must keep its own records of occasional commercial suppliers\nuntil they can be registered in the corresponding system. If the supplier is a regular one,\nit must request its registration in said system from the General Directorate of Goods and Administrative Contracting.\nVerification of suppliers registered in the SIGAF can also\nbe done through the Unified Electronic Public Procurement System (*).\n\n(*) (Its name modified\nby Article 5 of Executive Decree No. 37943 of September 17,\n2013, \"Creates the Unified Electronic Public Procurement System as\na technological platform for use by the Central Administration for the processing\nof administrative contracting procedures\", previously\nindicated \"CompraRed\")\n\nh) From the amount established by the Responsible Party of the Fixed Fund - Petty Cash for\nthe purchase of a good or product, two or three quotations must be submitted attached to the\nPurchase Order Request, so that the latter may choose\none based on convenience of price and quality. Exceptionally, and with due\njustification, the responsible party may authorize the procedure to be carried out\nconsidering only one quotation.\n\ni) Purchases of goods and services will be\nmade according to the Purchase Order Request by Fixed\nFund - Petty Cash form, a document that supports the purchase process before the Financial\nDepartment of SINAC.\n\nj) Use and recording of standardized and pre-numbered forms.\n\nIf generated by a computer system, it must assign a\nconsecutive number that identifies them individually and specifically.\n\nk) The Purchase Order by Fixed Fund - Petty\nCash must be prepared manually or by\na computerized system by the authorized official in the Financial Department\nof SINAC and approved by the Responsible Party in charge of assessing the urgency and necessity of the\npurchase, as well as verifying compliance with the stipulations of this\nRegulation.\n\nl) The official in charge of carrying out the\npurchase process will be responsible for delivering the\nPurchase Order by Fixed Fund - Petty Cash to the commercial supplier and carrying out\nthe accountability within five days at the latest after the document is issued, before the\nFinancial Department of SINAC.\n\nm) The Financial Department of SINAC must\nverify the truthfulness of the data recorded in the documents, the correspondence of the amount\nwith the expenditure limit, the availability of budgetary content and the\ncorresponding authorizations.\n\nn) The Financial Department of SINAC\nwill withhold and make the corresponding deposit of 2%, for the\nincome tax, in accordance with the regulations issued for this purpose by the\nGeneral Directorate of Direct Taxation,\n\no) Purchases must be exempt from the\nGeneral Sales Tax, except in special situations authorized\nby the Responsible Party, in which invoices or cash vouchers\nwith the sales tax included may be accepted for the purpose of making the corresponding payment and\nreimbursement.\n\np) Receipt of the goods or\nservices to satisfaction by the Director of the respective Conservation Area or whomever\nhe designates.\n\nq) Every purchase must be backed by\na reservation of resources for petty cash, a commercial invoice duly issued\nby the respective supplier, pro forma invoices, Purchase Order Request\nby petty cash, Purchase Order, a copy of the check or the payment receipt if\na transfer was used or payment was made in cash. These documents are the\nresponsibility of the Financial Department of SINAC regarding receipt,\nissuance and recording, as applicable.\n\nr) Detailed recording by those\nresponsible for the main operations and filing of supporting documents\nthat allows easy location and identification of the process carried out.\n\ns) Payments to suppliers processed through a\nchecking account must be made through checks in national currency,\nusing standard, continuous and pre-printed forms, complying with the\nsecurity provisions issued by the corresponding banks and the guidelines\nissued by the General Directorate of SINAC. These checks must be signed jointly\nby duly authorized officials belonging to different\nlevels. Payments will be made through electronic fund transfers, as long\n\nas the automated means are available\nand as established for this purpose by said Directorate.\n\nt) Payments through auxiliary cash funds with a checking account must incorporate the\nuse of checks in continuous forms or checkbooks and conform to this\nRegulation, the guidelines of the General Directorate of SINAC and the\nbinding regulations on this matter. In auxiliary cash funds in cash,\npayments corresponding to invoices, tickets or vouchers may be made\nfor minor amounts, as established in this Regulation,\n\nu) For unforeseen purchases of extreme urgency, expenses may be authorized with suppliers\nwhether or not registered in the corresponding registry, paid directly by\nauthorized officials, reimbursing the amount by check,\ntransfer or cash, as the case may be. The invoices or vouchers must\nbe duly authorized and signed on the back by the Director or whomever\nhe designates, so that the Financial Department of SINAC registers them\nwhere applicable.\n\n \n\n2-For Per Diems (Viáticos):\n\n \n\na) Evaluate the necessity of undertaking a field trip (gira),\nas applicable, both domestically and abroad, by the\nDirector or authorized official.\n\nb) All per diem (viáticos) procedures must be governed\nby the provisions of the Regulation on Travel Expenses for Public Officials\napproved by the Comptroller General of the Republic.\n\nc) Submit the request for an advance or\nsettlement of per diems (viáticos) to the Financial Department of SINAC, requesting\nthe transfer of funds to the official's personal account or carry out this\ntransaction by check.\n\nd) Prior to the authorization of advances\nfor per diems (viáticos) and transportation abroad, the Travel\nAgreement (Acuerdo de Viaje) must be available, duly signed as established in the Regulation on Travel\nExpenses for Public Officials approved by the Comptroller General of the\nRepublic, and its amendments.\n\ne) Mileage granted by airlines for the purchase of air tickets must be credited to the\nGeneral Directorate of SINAC in the corresponding corporate account, the Financial\nDepartment of SINAC being responsible for keeping its record and control, in order to be used at the\nappropriate time by an official of the Institution in the performance of his duties. Furthermore,\nit must indicate to that General Directorate in the monthly report of travel expenses abroad, the\nmileage obtained during the month, the accumulated balance and the mileage assigned when applicable.\n\nf) In the case of expenses for transportation and travel expenses abroad, if the\namount exceeds the limit established for petty cash expenses, the authorization\nof the Responsible Party of the Fixed Fund - Petty Cash will not be required, for which the stipulations of the\nRegulation on Travel and Transportation Expenses for Public Officials of the Comptroller General\nof the Republic, the provisions of this Regulation and the guidelines issued for this purpose by the\nGeneral Directorate of SINAC must be observed.\n\ng) The file for a settlement of per diems (viáticos)\nand transportation abroad must attach the respective Travel Agreement (Acuerdo de\nViaje) duly signed in accordance with subsections d) and e) of this article\nand the respective documents supporting the settlement of travel or\ntransportation expenses, both domestic and abroad.\n\nh) The Responsible Party of the Financial Department\nof SINAC must submit a monthly report to the General Directorate of the\nper diems (viáticos) and transportation authorized, both domestic and abroad.\n\nArticle 22.-Representation expenses.\nPayments for representation expenses may be made against the Fixed Fund -Petty Cash only in the cases specified below:\n\n \n\na) Expenses arising from the holding of\nofficial receptions of an institutional nature, in accordance with the\nprovisions of Regulation For the Payment of Representation Expenses in the\nGovernment of the Republic and its Attached Bodies No. 32031-H.\n\nb) Advances for Occasional Representation\nExpenses Abroad will be subject to the provisions\nestablished in the Regulation on Travel and Transportation Expenses for\nPublic Officials, issued by the Comptroller General of the Republic,\nthe guidelines of this Regulation and the provisions issued by the\nNational Treasury.\n\nc) Payments may not be made against the\nFixed Fund - Petty Cash for: fixed representation expenses, nor for\nrepresentation expenses corresponding to personal activities subject to\nsettlement.\n\nArticle 23.-Pending settlement. A\ncash advance will not be authorized to an official who has one pending\nsettlement. The Responsible Party of the Fixed Fund - Petty Cash must request the\nofficial to submit the pending settlement; non-compliance with\nthis provision will make them subject to the provisions of Article 42 of this\nRegulation.\n\nArticle 24.-Differences upon settlement of\npetty cash advance. Any surplus of money arising from the settlement of the\nadvance must be returned together with the settlement. If the settlement is not\nmade by the official within the established time, the provisions\nestablished in Article 42 of this Regulation will be applied. In the event that the presented expenditure\nis greater than the petty cash advance, the responsible official must\nattach to the settlement a justification signed by the immediate superior, and the\namount will be transferred to the official's personal account by check or will\nbe paid in cash.\n\nArticle 25.-Use of electronic means. The\nexecution of petty cash operations and reimbursement procedures may\nbe carried out by electronic means provided that the institution\nand the corresponding bank have a computerized information\nsystem that guarantees adequate functionality and security. For this\npurpose, the corresponding authorization of the General Directorate\nof SINAC will be required.\n\nArticle 26.-Conditions of payment to\nsuppliers. Every payment made to suppliers by the responsible party\nof the Fixed Fund - Petty Cash must be recorded in the authorized electronic system\nand be backed by a purchase order request by\npetty cash, the original of the purchase order, a commercial invoice, ticket or\nvoucher and meet the following requirements for its cancellation:\n\na) An original invoice made out to MINAE-SINAC, indicating the goods or services acquired, the acquisition date, and that it complies with the provisions established by the Dirección General de Tributación Directa. It must bear a cancellation stamp and contain the following information: identification number, amount, and trade name of the supplier, and indicate whether payment was made in cash, by check, or by electronic transfer. In the case of a cash register receipt or other type of voucher that substitutes for the invoice, these must meet the requirements established by the Dirección General de Tributación Directa. The maximum amount for this expense shall be approved by the Responsible Person for the Revolving Fund (Fondo fijo).\n\nb) In the event of loss of the original invoice, a copy or photocopy may be accepted, which must be stamped and signed by the person in charge at the company responsible for these procedures, certifying that it is a faithful copy of the original invoice. The Director or their delegate must provide approval so that the official under their supervision may submit said document in place of the original invoice to the SINAC Finance Department (Departamento Financiero del SINAC), so that the latter may process the payment and the corresponding replenishment (reintegro).\n\nc) Every invoice, receipt, or voucher must indicate only goods or services from the same budget sub-line (subpartida presupuestaria).\n\nd) Invoices with amendments, erasures, in a deteriorated state, or illegible shall not be accepted. Invoices may not be modified or corrected in any way with correction fluid, cross-outs, or smudges.\n\ne) Invoices paid in cash must be approved on the reverse by the Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund (Fondo Fijo - Caja Chica), or by the person authorized for these purposes in the SINAC Finance Department, or by the persons responsible in the auxiliary petty cash funds.\n\nf) Acknowledgment of receipt of the goods or services, indicating the name, signature, and identification number of the person who received them.\n\ng) For their settlement (liquidación), all invoices must be processed within the year in which they are dated. No invoice may be paid once December 31 of the current budget year has passed, except for those that are part of the unaccrued commitment that allows for the payment of invoices charged to the following year's budget, provided that the respective reserves exist and for a period no later than January 31 of the new budget period.\n\nh) Other provisions that the Directorate General (Dirección General) deems necessary for the proper use of resources, which it shall communicate in a timely manner.\n\nArticle 27.-Replenishment of the Petty Cash Revolving Fund. The Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund must ensure adequate rotation of the fund so that it is not depleted. The estimated minimum amount to be maintained in the fund to request replenishments shall be 10% of the total amount allocated.\n\nThe Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund must process, with due diligence and frequency, the replenishments of the sums paid, in accordance with the procedure and the budgetary and payment requirements established by the Directorate General of SINAC, according to the financial schedule submitted to the Tesorería Nacional in its capacity as governing body of the Financial Administration System. Once the above requirements are met, said Directorate General shall proceed with the requested replenishment.\n\nArticle 28.-Replenishment of auxiliary funds. For replenishments to the auxiliary funds, the persons responsible for these funds must submit to the Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund, within the established period: Paid invoices, the original purchase order request, and a copy of the Purchase Order by Revolving Fund (Pedido de Compra por Fondo Fijo) and other supporting documents.\n\nInvoices, receipts, or vouchers must meet the requirements established in this Regulation. The SINAC Finance Department shall make the replenishment by check or deposit into the current account of the corresponding auxiliary petty cash fund, or by check or cash in the case of auxiliary cash funds.\n\nCHAPTER IV\n\nControl Mechanisms\n\nArticle 29.-Person responsible for internal control. The Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund shall be responsible for evaluating and maintaining an adequate control system for the authorized fund, in accordance with the sound internal control practices established in the Ley General de Control Interno, the Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y demás Órganos Sujetos a su Fiscalización, this Regulation, and the guidelines issued for this purpose by the Directorate General in coordination with the SINAC Finance Department.\n\nArticle 30.-Filing systems. The administration control system for the Petty Cash Revolving Fund must guarantee the custody and proper use of these resources and the recording of data necessary to have truthful, reliable, and timely information, for which the respective responsible person shall have a filing system that allows for the easy location of documents and other purposes deemed convenient.\n\nArticle 31.-Supporting documents. The supporting documents for petty cash operations, as well as the surprise cash counts (arqueos) that have been conducted, must be kept in the SINAC Finance Department and other control bodies for possible reviews, without prejudice to the regulations established in the Law and the Reglamento General de Archivo and the directives on this matter issued by other oversight and control bodies.\n\nArticle 32.-Allocated amounts. All money funds established under this Regulation shall operate through the Petty Cash Revolving Fund system, which implies that the person in charge of the fund shall have at all times the total allocated sum, represented by cash on hand or in banks and the documents supporting the operations.\n\nArticle 33.-Cash count reports. The Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund, considering the institutional particularities, shall carry out a program of reviews, bank reconciliations, and intensive cash counts for the Petty Cash Revolving Fund and the authorized auxiliary petty cash funds, sending the following information to the Directorate General of SINAC:\n\na) Program of cash counts for the following year, which must be submitted in the month of December of each year.\n\nb) Quarterly report on the cash counts conducted for both the central fund and the auxiliary funds.\n\nc) The detailed information in the documents prepared by officials of the SINAC Finance Department concerning the cash counts must include their name, signature, and departmental stamp; a requirement that must also be met by the officials in charge of the auxiliary petty cash funds.\n\nArticle 34.-Audit of the fund. The senior official (jerarca) must request that the Internal Audit Office (Auditoría Interna) of their unit include in its work program, at a minimum, the performance of an annual audit of the authorized Petty Cash Revolving Fund, in order to evaluate the sufficiency and effectiveness of the controls. A copy of the respective report must be sent to the Directorate General of SINAC, as well as to the Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund, for the relevant purposes.\n\nArticle 35.-Shortages and overages in the ordinary operations of the Petty Cash Revolving Fund. Shortages resulting from the ordinary operations of the petty cash fund that are duly verified upon conducting a cash count must be covered by the person responsible for the fund, once their responsibility has been established; otherwise, action shall be taken in accordance with the provisions of Article 42 of this Regulation, or failing that, due process shall be followed in order to establish responsibilities.\n\nIn the event that an overage is determined, it must be credited to the Cuenta Fondo General del Gobierno, no later than two business days after conducting the cash count, through the mechanisms determined for this purpose by the Directorate General of SINAC; otherwise, due process shall be followed in order to establish responsibilities.\n\nArticle 36.-Administrative processes for criminal acts. In the event that misappropriations (sustracciones) are detected to the detriment of the Petty Cash Fund, the respective responsible person must notify the hierarchical superior and the corresponding judicial bodies so that they may proceed with the respective investigation, without prejudice to the initiation of administrative, disciplinary, civil, or criminal procedures as they may arise. The Directorate General of SINAC shall not compensate the misappropriated amounts nor authorize permanent increases to the Petty Cash Revolving Fund, until the indicated procedures are completed and the declaration of uncollectibility is issued by the Oficina de Cobros Judiciales of the Dirección General de Tributación Directa. In the meantime, the information related to these acts must be reflected in the cash counts and in the respective reports.\n\nArticle 37.-Deposit of interest. Interest earned on the balances in the bank accounts of the petty cash funds must be deposited into the Cuenta Fondo General del Gobierno, within a period of eight business days after receipt of the respective account statement. Otherwise, action shall be taken in accordance with the provisions of Article 42 of this Regulation. The persons responsible for the auxiliary petty cash funds must send the respective information to the SINAC Finance Department, and the latter, in turn, must send a formal communication with the relevant details to the Unidad de Operaciones Bancarias of the Tesorería Nacional and to the Directorate General of SINAC, attaching a copy of the respective voucher and the bank statement. Alternatively, copies may be attached to the quarterly cash count report referred to in Article 33 of this regulation or through the mechanisms determined for this purpose by the Directorate General of SINAC.\n\nArticle 38.-Review of petty cash funds. Periodically and without prior notice, the Directorate General of SINAC or control bodies such as the Contraloría General de la República, the Internal Audit Office, as well as authorized Oversight and Control Units (Unidades de Fiscalización y Control), may carry out partial or total reviews of the petty cash revolving funds in accordance with their competence and shall report the results to the respective responsible person and to the senior authorities of the institution. The Director General of SINAC may request from the aforementioned entities the report on the studies carried out.\n\nArticle 39.-Closure of the Petty Cash Revolving Fund by the Directorate General of SINAC. In the event that the Directorate General of SINAC detects non-compliance with the provisions contained in Article 8 of this Regulation, which makes evident an irregular handling of the funds authorized for petty cash, this shall be sufficient grounds to proceed with the temporary or definitive suspension, without prior notice, of the authorized fund in accordance with the guidelines issued for this purpose. The foregoing is without prejudice to the corresponding administrative disciplinary, civil, or criminal sanctions against the responsible employees who act directly and jointly and severally.\n\nArticle 40.-Procedure for the closure of the Petty Cash Revolving Fund or Auxiliary Petty Cash Funds by the institution.\n\nIn the event that the Responsible Person for the central Petty Cash Revolving Fund deems closure appropriate, they shall proceed in accordance with the guidelines established by the Directorate General of SINAC in this regard.\n\nFor the closure of an auxiliary petty cash fund, whether a current account or cash, the following must be observed:\n\na) There must be an agreement between the Director General of SINAC and the Responsible Person.\n\nb) A cash count must be carried out by the SINAC Finance Department and by officials independent of those administering the fund.\n\nc) Replacement of shortages by the person responsible for the auxiliary petty cash fund at the time of the cash count or when their responsibility is determined. In case of refusal by the responsible person, the provisions of Article 42 of this Regulation shall apply.\n\nd) Overages resulting from the cash count must be deposited the following business day by the person responsible for the petty cash fund into the Cuenta Fondo General del Gobierno according to the mechanism established by the Directorate General of SINAC; otherwise, the provisions of Article 42 of this Regulation shall apply.\n\ne) Closure of the current account, cancellation of check formulas or checkbooks as applicable, deposit of the available balance into the Petty Cash Revolving Fund, and the transfer of documents for pending operations to the responsible person in the SINAC Finance Department, in order to settle the fund.\n\nf) The cash and documents that comprise the cash count of an auxiliary petty cash fund must be delivered by the responsible person to the person in charge in the SINAC Finance Department, to be deposited into the institution's Petty Cash Revolving Fund.\n\ng) The Responsible Person must render a report on the actions taken to the Head of the Finance Department and to the Directorate General of SINAC, file in accordance with the provisions of the Ley General de Archivo, and keep the documentation accessible to control and oversight bodies.\n\nCHAPTER V\n\nFinal Provisions\n\nArticle 41.-Disbursements with personal funds. Disbursements made by Department Heads or other officials with their own personal funds to pay for institutional materials and supplies, and those disbursements that fail to comply with the stipulations of this regulation or the guidelines issued by the Directorate General of SINAC and by any other authorized control entity or body, shall be the exclusive responsibility of the official who made them and shall not be reimbursed to them through the Petty Cash Revolving Fund, unless they were exceptionally authorized in advance by the Responsible Person for the petty cash fund.\n\nArticle 42.-Procedure to follow upon detecting other irregularities. The Responsible Person for the Petty Cash Revolving Fund and the oversight and control bodies shall bring to the attention of the Directorate General of SINAC the irregular acts committed by employees, related to settlements for cash advances, authorization of advances while another pending settlement exists, returns, overages, shortages from petty cash closures, cash counts, settlements for travel allowances (viáticos) and transport within and outside the country, deposits of interest generated in current accounts, and other irregularities in the handling of the resources of the Petty Cash Revolving Fund, so that it may initiate the corresponding disciplinary procedure, guaranteeing in all cases due process to the official, under penalty of responsibility, without prejudice to the civil and criminal liability they may be subject to.\n\nArticle 43.-Supplementary applicable regulations. For any matter not provided for in this Regulation, the Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos and its Regulation, the Ley General de la Administración Pública, the Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos of the Contraloría General de la República and its amendments, the Reglamento General del Fondo Cajas Chicas and its amendments, the Reglamento de la Contratación Administrativa, and the Ley General de Control Interno shall apply supplementarily, as well as any other applicable regulations not contrary to these provisions, and the guidelines issued by the Tesorería Nacional when it deems it appropriate.\n\nArticle 44.-Effective date. It becomes effective upon its publication in the Diario Oficial La Gaceta.\n\nTransitory I: The scheduling of audits and reviews by the Internal Audit Office of the Ministerio de Ambiente y Energia set forth in this Regulation remains in effect only until SINAC has its own approved and consolidated Internal Audit Office.\n\nGiven in San José, on the 07th day of January two thousand eight, final agreement N° 13, of ordinary session N° 11, held on the 18th day of September 2007, by the Consejo Nacional de Áreas de Conservación.\n\nSan José, March 3, 2008." }