{ "id": "norm-63262", "citation": "Decreto 34537", "section": "norms", "doc_type": "executive_decree", "title_es": "Reglamento de Organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del MINAE", "title_en": "Regulation on the Organization and Operation of the Internal Audit Office of MINAE", "summary_es": "Este reglamento establece la organización, funciones, competencias y deberes de la Auditoría Interna del Ministerio del Ambiente y Energía (MINAE), conforme a la Ley General de Control Interno Nº 8292 y la normativa de la Contraloría General de la República. Define la misión, visión, políticas y valores de la unidad, su dependencia orgánica del Ministro con independencia funcional y de criterio, y detalla sus servicios de fiscalización (auditorías y estudios especiales) y servicios preventivos (asesoría, advertencia, autorización de libros). Regula aspectos como la planificación, el acceso a la información, la confidencialidad, las prohibiciones y el régimen sancionatorio, con el fin de fortalecer el control interno institucional y la salvaguarda de los recursos públicos del Ministerio.", "summary_en": "This regulation establishes the organization, functions, powers, and duties of the Internal Audit Office of the Ministry of Environment and Energy (MINAE), in accordance with the General Internal Control Act No. 8292 and the regulations of the Office of the Comptroller General of the Republic. It defines the mission, vision, policies, and values of the unit, its organic dependency on the Minister with functional and criteria independence, and details its oversight services (audits and special studies) and preventive services (advisory, warning, book authorization). It regulates aspects such as planning, access to information, confidentiality, prohibitions, and the sanctioning regime, with the aim of strengthening institutional internal control and safeguarding the Ministry's public resources.", "court_or_agency": "", "date": "11/03/2008", "year": "2008", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "Auditoría Interna", "MINAE", "control interno", "Ley General de Control Interno", "Contraloría General de la República", "fiscalización", "servicios preventivos", "advertencia", "autorización de libros" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 20", "law": "Ley General de Control Interno Nº 8292" }, { "article": "Art. 22", "law": "Ley General de Control Interno Nº 8292" }, { "article": "Art. 25", "law": "Ley General de Control Interno Nº 8292" }, { "article": "Art. 27", "law": "Ley General de Control Interno Nº 8292" }, { "article": "Art. 33", "law": "Ley General de Control Interno Nº 8292" }, { "article": "Art. 34", "law": "Ley General de Control Interno Nº 8292" }, { "article": "Art. 35", "law": "Ley General de Control Interno Nº 8292" }, { "article": "Art. 15", "law": "Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428" } ], "keywords_es": [ "Auditoría Interna", "MINAE", "control interno", "fiscalización", "Reglamento de organización", "Ley General de Control Interno", "Contraloría General de la República", "recursos públicos", "servicios preventivos", "servicios de auditoría" ], "keywords_en": [ "Internal Audit", "MINAE", "internal control", "oversight", "organization regulation", "General Internal Control Act", "Comptroller General of the Republic", "public resources", "preventive services", "audit services" ], "excerpt_es": "Artículo 7º-De los objetivos. La Auditoría Interna es un elemento orgánico, integral y vital del sistema de control interno del Ministerio. Su valor agregado está directamente relacionado con su aporte a la administración de riesgos, controles y procesos de dirección en la consecución de los siguientes objetivos:\n\n1. Objetivo General\n\nFiscalizar y asesorar de forma efectiva a la Administración del MINAE, de manera que se mejore y actualice el control interno existente, para una sana utilización de los recursos públicos.\n\n2. Objetivos específicos\n\nDentro de los objetivos específicos más importantes que permitan lograr el objetivo general planteado por esta Auditoría Interna, se encuentran los siguientes:\n\na) Coadyuvar a la Administración del Ministerio y a los Órganos adscritos, fiscalizando el control interno existente y determinando las deficiencias encontradas en el mismo, para lo cual, se emiten las recomendaciones oportunas para su pronta aplicación y por consiguiente, mejorar el control interno.\n\nb) Facilitar con la gestión de la Auditoría Interna, la adopción de decisiones por parte de las autoridades del Ministerio, con base en información confiable y oportuna, en salvaguarda de los recursos públicos.", "excerpt_en": "Article 7—Objectives. The Internal Audit Office is an organic, integral, and vital element of the Ministry's internal control system. Its added value is directly related to its contribution to risk management, controls, and management processes in achieving the following objectives:\n\n1. General Objective\n\nTo effectively oversee and advise the Administration of MINAE, so that the existing internal control is improved and updated, for sound use of public resources.\n\n2. Specific Objectives\n\nAmong the most important specific objectives that allow achieving the general objective set by this Internal Audit Office, are the following:\n\na) Assist the Ministry's Administration and its attached bodies, by overseeing the existing internal control and determining its deficiencies, and thus issue timely recommendations for their prompt implementation and consequently improve internal control.\n\nb) Facilitate, through the management of the Internal Audit Office, decision-making by Ministry authorities based on reliable and timely information, safeguarding public resources.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "The Regulation on the Organization and Operation of the Internal Audit Office of the Ministry of Environment and Energy is approved, with the approval of the Comptroller General of the Republic, and the former office document used as regulation is repealed.", "summary_es": "Se aprueba el Reglamento de Organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Ministerio del Ambiente y Energía, con la aprobación de la Contraloría General de la República, y se deroga el anterior oficio utilizado como reglamento." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 7º", "quote_en": "The Internal Audit Office is an organic, integral, and vital element of the Ministry's internal control system. 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el artículo 22,\nsiguientes y concordantes de la\n Ley General de Control Interno Nº 8292 del 31 de julio del\n2002; la Ley Orgánica\nde la\n Contraloría General de\nla República Nº\n7428 del 7 de setiembre de 1994; el Manual de Normas para el Ejercicio de\nla Auditoria Interna\nen el Sector Público, publicado en el Diario Oficial\nLa Gaceta Nº 246 del 16 de\ndiciembre del 2004; el Manual de Normas Generales de auditoría para el Sector\nPúblico, publicado en La\n Gaceta N° 236 del 08 de diciembre del 2006 (R-CO-94-2006) y\nlos Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor\ninternos y las condiciones para las gestiones de nombramiento de dichos cargos,\npublicados en el Diario Oficial La\n Gaceta Nº 236 del 08 de diciembre del 2006 (R-CO-91-2006); y\n\n \n\nConsiderando:\n\n \n\nI.-Con Fundamento en lo que a tal\nefecto señala el artículo 20 de\nla Ley General de Control Interno, se establece la\nobligatoriedad de que todos los Entes y Órganos sujetos a esta Ley cuenten con\nuna Auditoría Interna. \n\nII.-Que el marco legal que rige\nla actividad de la\n Auditoría Interna ha tenido cambios significativos desde la\nemisión de la Ley\n Orgánica de\nla Contraloría General de\nla República, del 7\nde setiembre de 1994 y fundamentalmente con la emisión de\nla Ley General de Control\nInterno Pág 18 La Gaceta Nº\n106 - Martes 3 de junio del 2008 del 31 de julio del 2002, así como con el\nManual de Normas Generales de Control Interno emitido por\nla Contraloría General\nde la República,\npublicado en el Diario Oficial La\n Gaceta Nº 107 del 5 de junio del 2002 y más recientemente,\ncon la promulgación de la\n Ley Contra\nla Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en\nla Función Pública,\nNº 8422 del 6 de octubre de 2004, publicada en el Diario Oficial\nLa Gaceta Nº 212 del 29 de octubre del\n2004.\n\nIII.-Que acorde con este nuevo\nmarco legal, la\n Contraloría General de\nla República emitió\nel Manual de Normas para el Ejercicio de\nla Auditoría Interna\nen el Sector Público, publicado en el Diario Oficial\nLa Gaceta Nº 246 del 16 de\ndiciembre del 2004.\n\nIV.-Que el inciso h) del artículo\n22 de la Ley General\nde Control Interno, establece literalmente, como parte de las competencias de\nla Auditoría Interna,\nel \"Mantener debidamente actualizado el Reglamento de organización y\nfuncionamiento de la\n Auditoría Interna.\"\n\nV.-Que\nla Auditoría Interna\nes parte fundamental del sistema de control interno institucional y del Sistema\nde Control y Fiscalización Superiores de\nla Hacienda Pública\ny su acción fiscalizadora requiere ser reforzada conforme con el marco legal y\ntécnico que regula su gestión, en defensa del interés público; por lo que es\nnecesario que disponga de un Reglamento de Organización y Funcionamiento\nactualizado, acorde con la normativa que rige su actividad.\n\nVI.-Que la elaboración del\npresente reglamento se realizó conforme con lo establecido en la resolución\nR-CO-93-2006 del 17 de noviembre de 2006; de\nla Contraloría General\nde la República,\npublicada en La Gaceta N°\n236 del 08 de diciembre del 2006.\n\nVII.-Que de acuerdo con el\nartículo 23 de la Ley\n General de Control Interno, dicho Reglamento deberá ser\naprobado por la\n Contraloría General de\nla República,\npublicarse en el Diario Oficial y divulgarse en el ámbito institucional.\n\nVIII.-Que\nla Contraloría General\nde la República,\nmediante oficio Nº 14051 (DAGJ-1518-2007) del 26 de noviembre del 2007, dio su aprobación\nal presente Reglamento. Por tanto,\n\n \n\nDECRETAN:\n\n \n\nReglamento de organización y funcionamiento\n\nde la\n Auditoría Interna del Ministerio del Ambiente y Energía\n\n \n\nPresentación\n\n \n\n1.         Misión de\nla Auditoría Interna\n\n \n\nFiscalizar y asesorar de manera\nobjetiva e independiente a\nla Administración del MINAE, para darle seguridad y\nmejorar sus operaciones y de esa forma, contribuir a alcanzar los objetivos Institucionales.\nAdemás, brindar a la ciudadanía un servicio de fiscalización sobre las\ngestiones realizadas por el Ministro y demás funcionarios en su labor pública y\nvelar porque su actuar se fundamente bajo un criterio legal, técnico y de sanas\nprácticas administrativas, tal y como lo establece\nla Contraloría General\nde la República.\n\n \n\n2.         Visión de\nla Auditoría Interna\n\n \n\nSer un Órgano asesor y\nfiscalizador moderno, creativo, suficiente, multidisciplinario, independiente\nde criterio, con reconocida credibilidad y excelencia en su personal, para\ncumplir así, profesionalmente con una adecuada labor de fiscalización de aquellos\nrecursos naturales, financieros, humanos y tecnológicos que administra el MINAE\ny emitir de esa manera, las recomendaciones pertinentes, para un oportuno\nfortalecimiento del Control Interno existente en\nla Institución,\nlogrando con ello ejercer un mejor control sobre los bienes y recursos\npúblicos.\n\n \n\n3.         Políticas de\nla Auditoría Interna\n\n \n\nDentro de las políticas más\nrelevantes que realiza la\n Auditoría para lograr sus objetivos se encuentran las\nsiguientes:\n\n \n\na)         Asesorar al Ministro en todas aquellas materias propias de\nnuestra competencia.\n\nb)         Contribuir con el MINAE a mantener una administración eficiente,\neficaz y económica.\n\nc)         Velar porque se cumpla lo establecido\nen la normativa que rige este Ministerio, en\nla Ley General de\nla Administración\n Pública, Ley y Reglamento de\nla Administración\n Financiera y Presupuestos Públicos, Ley y Reglamento de\nla Contratación\n Administrativa, Ley Orgánica de\nla Contraloría General\nde la República,\nLey General de Control Interno, Ley de Enriquecimiento Ilícito en\nla Función Pública\ny otras Leyes y Reglamentos específicos que regulan al MINAE y otras disposiciones\nde Entes Públicos, entre los que se destacan los emitidos por\nla Contraloría General\nde la República.\n\nd)         Comprobar el cumplimiento, suficiencia\ny validez del sistema y procedimientos del control interno de\nla Institución.\n\ne)         Evaluar en forma oportuna, posterior,\nobjetiva, planeada y sistemática, las operaciones contables, financieras,\npresupuestales, administrativas, técnicas y de otra índole dentro del MINAE.\n\nf)          Practicar auditorías y estudios\nespeciales en cualquiera de las Dependencias que conforman el MINAE.\n\ng)         Legalizar libros contables y de actas.\n\nh)         Presentar los informes escritos de cada\nauditoría, estudio especial e informes con los resultados, conclusiones y\nrecomendaciones pertinentes.\n\ni)          Verificar que los activos del\nMinisterio estén debidamente registrados, custodiados y controlados, de manera\nque estén salvaguardados contra pérdida, menoscabo, mal uso o desperdicio.\n\nj)          Evaluar la correcta asignación y utilización de los\nrecursos que administra el MINAE.\n\nk)         Evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas fijados por\nla Administración.\n\nl)          Comprobar que toda la información\ncontable, financiera, presupuestal, administrativa y de cualquier naturaleza\nsea suficiente, confiable, veraz y oportuna.\n\nm)        Efectuar el control posterior de la ejecución\ny liquidación del\npresupuesto y los fondos especiales que administra\nla Entidad.\n\nn)         Comunicar al órgano administrativo de\nmás alto nivel de la\n Institución y a aquellas otras Entidades que se considere conveniente,\nsobre los resultados de las auditorías y estudios especiales.\n\no)         Dar seguimiento al cumplimiento de las\nrecomendaciones establecidas en cada uno de los informes.\n\np)         Cumplir los lineamientos establecidos\npor la\n Contraloría General de\nla República y en\nacatamiento a su Ley Orgánica N° 7428, así como lo indicado en sus Manuales de\nNormas Generales de Control Interno, Manual para el ejercicio de\nla Auditoría Interna,\nManual sobre Normas Técnicas de Control Interno relativas al control sobre el\nuso y mantenimiento de vehículos, Manual sobre Normas Técnicas que deben\nobservar las Unidades de Auditoría Interna en\nla Legalización\nde Libros, Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno relativas a los\nSistemas de Información Computadorizados, Manual de Normas Técnicas sobre\nPresupuesto que deben observar las Entidades, Órganos descentralizados,\nUnidades Desconcentradas y Municipalidades sujetos a\nla Fiscalización\nde la\n Contraloría General de\nla República, entre\notros.\n\n \n\n4.         Valores de\nla Auditoría Interna\n\n \n\nEn este apartado, se presenta el\ndecálogo de valores que habrá de seguirse como\nnormas de conducta y representación del\naccionar de los funcionarios de\nla Auditoría Interna del Ministerio. \n\n \n\nProfesionalismo: Trabajar con apego a criterios técnicos independientes,\nobjetivos y a la normativa existente, de manera que las recomendaciones\ngiradas, se fundamenten sobre bases de verdad y congruencia, para lo cual el\nalcance de las Auditorías realizadas tiene que ser sustancial.\n\nHonestidad: Cumplir con las funciones en observancia de las normas legales,\néticas y morales.\n\nPertenencia: Existir un profundo sentido de identificación con la institución\ny con lo que se hace y para ello lograr que se pueda crear una verdadera\ncohesión de grupo.\n\nCreatividad: Estar comprometidos con la búsqueda constante de iniciativas\npor parte del\npersonal de la\n Auditoría, de manera que se generen mejores maneras de\natender las funciones que se realizan, logrando con esto desarrollar aquellas\nactitudes y aptitudes óptimas en cada uno de los miembros.\n\nLealtad: Sentirse profundamente comprometidos con la misión, visión\ny valores institucionales, los cuales son los ejes en los que gira la labor de\nla Auditoría Interna.\n\nResponsabilidad: Cumplir fielmente con los deberes y obligaciones, para\nlo cual se deberán comportar de manera responsable, tanto dentro, como fuera de\nla Institución.\n\nTransparencia: Emitir criterios objetivos, completamente independientes,\nsin que medie en ellos sujeción alguna a intereses o presiones externos a\nla Auditoría.\n\nEficiencia: Realizar las labores con un serio compromiso de eficiencia,\neficacia y economicidad, tomando en consideración que los Funcionarios de\n\nla Auditoría Interna, deben utilizar los recursos bajo\nsu administración con prudencia y racionalidad. \n\nExcelencia: Buscar constantemente el mejoramiento en los logros de\nla gestión realizada por\nla Administración, emitiendo las recomendaciones\npertinentes en sus informes.\n\nCredibilidad: Al realizar el trabajo,\nla Auditoría Interna\ndebe hacerlo bajo los principios de profesionalismo, honestidad, pertenencia, creatividad,\nlealtad, responsabilidad, transparencia, eficiencia y excelencia y lograr tener\ncredibilidad ante las Instancias rectoras en materia de fiscalización, así como\na la opinión pública en general, de que aquellos bienes públicos que están\nsiendo administrados sean canalizados hacia su buena consecución.\n\n \n\nCAPÍTULO I\n\n \n\nDisposiciones generales\n\n \n\nArtículo 1º-Objetivo. El presente Reglamento, en forma conjunta con las\ndisposiciones contenidas en la\n Ley General de Control Interno,\nla Ley Orgánica\nde la Contraloría\n General de\nla República y los manuales técnicos, los\nreglamentos, las disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por el\nÓrgano Contralor, constituye el marco de organización y funcionamiento de\n\nla Auditoría Interna del Ministerio del Ambiente y Energía.\n\nArtículo 2º-Definiciones. Para efectos del\npresente Reglamento, se entiende por:\n\n \n\nAdministración: Uno de los dos componentes orgánicos del control interno.\nDesde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva,\nresolutoria, directiva u operativa de\nla Administración.  Desde el punto de vista\norgánico, es el conjunto de órganos de la función administrativa que deciden y\nejecutan, incluyendo al jerarca como\núltima instancia. Es el sujeto pasivo de la fiscalización superior que realiza\nla Contraloría General\nde la República. \n\nAdvertencia: Es un servicio preventivo brindado por la auditoría interna\na la\n Administración, ya sea oral o escrita, con el fin de prevenir\nsobre alguna situación que pueda conllevar a determinadas consecuencias o\nriesgos negativos.\n\nAsesoría: Es un servicio preventivo brindado por la auditoría\ninterna a solicitud del Ministro, de los Titulares Subordinados o a criterio\ndel Auditor, en forma verbal o escrita, en donde vierte su observación en\nasuntos de su competencia sin que menoscabe o comprometa la independencia y\nobjetividad en el normal desarrollo de sus otras labores.\n\nAuditor Interno: La máxima autoridad de\nla Auditoría Interna\ndel Ministerio del\nAmbiente y Energía.\n\nAuditoría Interna: Dentro de la organización institucional del Ministerio del\nAmbiente y Energía corresponde a aquella citada en el artículo 20 de\nla Ley General de Control\nInterno. \n\nAutorización de libros: Es un servicio preventivo brindado por\n\nla Auditoría Interna a\nla Administración,\nque consiste en autorizar, mediante la firma del auditor general o en quien él\ndelegue, la apertura y cierre de los libros de contabilidad y de actas, así\ncomo de otros libros que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional\ny que a criterio del Auditor requieran de su legalización respectiva.\n\nBloque de legalidad: Conjunto de normas con rango de ley, reglamentos,\nmanuales y directrices emitidas en las áreas que correspondan, así como cualquier otra fuente\nde derecho del Ordenamiento Jurídico que le sea atinente y se encuentre\nvigente. \n\nCompetencias: Atribución legítima para el conocimiento o resolución\nde un asunto; conjunto de actividades, labores o funciones, asignadas por la\nnormativa a la auditoría interna.\n\nConflicto de intereses: Se origina en el momento que un funcionario\nrecibe algún beneficio económico o personal o participa de alguna situación que\nse contrapone a su cargo, y con ello comprometa su objetividad e independencia.\n\nControl Interno: También denominado sistema de control interno.  Comprende la serie de acciones\ndiseñadas y ejecutadas por la Administración, para proporcionar una seguridad razonable en torno a\nla consecución de los objetivos de la organización. \n\nCuidado profesional: Propósito de hacer las cosas bien, con toda integridad\ny responsabilidad en su desempeño, estableciendo una oportuna y adecuada\nsupervisión en la labor que se realice. \n\nEnfoque sistémico y profesional: Línea de dirección para percibir la\ninteracción entre las partes de un todo, acorde con los objetivos de la función\na realizar y desarrollado en forma competente por el Auditor.\n\nEnte: Es la institución u organización, principalmente estatal. \n\nEntes fiscalizadores: Son las Instituciones u Órganos que\nfiscalizan la actuación pública de las distintas entidades.\n\nÉtica: Es la interiorización de normas y principios que hacen responsable\nal individuo de su propio bienestar y consecuentemente de los demás, mediante\nun comportamiento basado en conductas morales socialmente aceptadas, para\ncomportarse consecuentemente con éstas; es decir, son aquellos valores morales\nque permiten a quien toma una decisión, determinar un curso de comportamiento adecuado,\nbasado en lo que está bien, lo que puede ir más allá de lo que es legal.\n\nFiscalizar: Actividad tendiente a la verificación del cumplimiento de determinadas actividades\no funciones realizados por otros. \n\nIdóneo: Que una persona cuente con la pericia y el cuidado profesional\nrequerido para efectuar una labor.\n\nIndependencia: Libertad profesional que le asiste al Auditor para\nexpresar su opinión libre de presiones (políticas, religiosas, familiares,\netc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo).\n\nInforme de Auditoría: Producto final con el que\n\nla Auditoría Interna comunica al Jerarca o a los Titulares\nSubordinados, así como a otras Entidades en caso que corresponda, los\nresultados de los estudios de auditoría y los informes relativos a la asesoría\nque brinda. \n\nJerarca: Superior jerárquico del\nórgano o del ente; ejerce la máxima autoridad\ndentro del\nórgano o ente, unipersonal o colegiado. \n\nMinisterio o MINAE: El Ministerio del Ambiente y Energía. \n\nMinistro: El superior jerárquico del Ministerio del Ambiente y Energía.\n\nObjetividad: Implica el mantenimiento de una actitud imparcial por parte\ndel Auditor,\nen todas las funciones que le correspondan, para ello, debe gozar de una total\nindependencia en sus relaciones, debe ser justo y no permitir ningún tipo de\ninfluencia o prejuicio. \n\nÓrgano: Persona jurídica, integrada por un conjunto de personas, con\nun ámbito de competencia determinado.\n\nPericia: Conocimientos y aptitudes requeridas para efectuar una labor.\n\nPotestades: Facultades del\nauditor, de acuerdo a la naturaleza de su función.\n\nRendición de cuentas: Obligación de responder por la responsabilidad\nconferida. Incluye la obligación de explicar y justificar acciones específicas\nrealizadas con el patrimonio público. \n\nRiesgo: Probabilidad de que un factor, acontecimiento o acción, sea\nde origen interno o externo, afecte de manera adversa a la organización, área,\nproyecto o programa y perjudique el logro de los objetivos.  Titular\nSubordinado: Funcionario de la administración activa, responsable de un\nproceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.\n\nUniverso fiscalizable: Es el conjunto de áreas, dependencias, oficinas,\nservicios, procesos, sistemas, etc. que pueden ser evaluados por la auditoría\ninterna en un plazo determinado. \n\nValoración del riesgo: Identificación y análisis de los riesgos que\nenfrenta la institución, tanto de fuentes internas como\nexternas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por\nel Jerarca y los Titulares Subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar\ndichos riesgos.\n\nArtículo 3º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento es de acatamiento\nobligatorio para todos los funcionarios de\n\nla Auditoría Interna y para el resto de los\nfuncionarios que conforman el Ministerio del Ambiente y Energía en la materia\nque les resulte aplicable.\n\nArtículo 4º-De la actualización del Reglamento. A efectos de mantener el marco\nnormativo de la\n Auditoría Interna actualizado, le corresponde al Auditor\nInterno proponer y promover al Ministro, las modificaciones al mismo.\n\nToda modificación deberá contar\nde previo a su emisión oficial, con la aprobación de\nla Contraloría General\nde la República.\n\nCAPÍTULO II\n\n \n\nDe la organización de\nla Auditoría Interna\n\n \n\nArtículo 5º-Regulaciones aplicables.\nLa Auditoría Interna\nse regula fundamentalmente por lo establecido en\nla Ley General de Control\nInterno, en la Ley\n Orgánica de\nla Contraloría General de\nla República, en\nla Ley Contra\nla Corrupción y el\nEnriquecimiento Ilícito en\nla Función Pública y su Reglamento y en cualquiera\notra disposición legal que de acuerdo con las disposiciones, tales como\nmanuales, reglamentos, lineamientos, políticas y otras directrices emitidas por\nla\n Contraloría General de\nla República, deba acatar.\n\nArtículo 6º-De la\n Auditoría Interna.\nLa Auditoría Interna es un órgano institucional del\nMINAE, con dependencia orgánica del Ministro e independencia funcional, que\nbrinda servicios de auditoría y servicios preventivos al Ministerio,\ncontribuyendo a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la\npráctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la\nefectividad de la gestión de\nla Administración, en la que sus Funcionarios deben\nbasar su accionar en los principios de ética, legalidad, lealtad, eficiencia,\nprobidad, responsabilidad, confidencialidad, imparcialidad y objetividad.\n\nSu ubicación dentro de la\nestructura institucional corresponde a un órgano de muy alto nivel dentro del\nMinisterio.\n\nArtículo 7º-De los objetivos.\nLa Auditoría Interna es un elemento orgánico,\nintegral y vital del\nsistema de control interno del Ministerio. Su valor agregado está directamente\nrelacionado con su aporte a la administración de riesgos, controles y procesos\nde dirección en la consecución de los siguientes objetivos:\n\n \n\n1.         Objetivo\nGeneral\n\n \n\nFiscalizar y asesorar de forma\nefectiva a la\n Administración del MINAE, de manera que se mejore y actualice\nel control interno existente, para una sana\nutilización de los recursos públicos.\n\n \n\n2.         Objetivos\nespecíficos\n\n \n\nDentro de los objetivos\nespecíficos más importantes que permitan lograr el objetivo general planteado\npor esta Auditoría Interna, se encuentran los siguientes:\n\n \n\na)         Coadyuvar a\nla Administración\ndel Ministerio y a los Órganos adscritos, fiscalizando el control interno\nexistente y determinando las deficiencias encontradas en el mismo, para lo\ncual, se emiten las recomendaciones oportunas para su pronta aplicación y por consiguiente,\nmejorar el control interno.\n\nb)         Facilitar con la gestión de\nla Auditoría Interna,\nla adopción de decisiones por parte de las autoridades del Ministerio, con base\nen información confiable y oportuna, en salvaguarda de los recursos públicos.\n\nc)         Promover el mejoramiento de la\neficiencia, efectividad y economía en las operaciones de las entidades\nindicadas, en el uso de los recursos públicos.\n\nd)         Fomentar el cumplimiento de las\ndisposiciones legales, normas, directrices y políticas pertinentes en el ámbito\nen el que se desenvuelve esta Entidad, en el área técnica, administrativa, legal,\nentre otras.\n\ne)         Coadyuvar a\nla Administración\nen el alcance de las metas y objetivos programados.\n\nf)          Promover la confiabilidad y oportunidad\nen la información, así como\nla eficiencia y eficacia de las operaciones.\n\ng)         Cumplir con\nel ordenamiento jurídico y técnico.\n\n \n\nCorresponde al Auditor Interno\nproponer la estructura organizativa y funcional de\nla Auditoría Interna.\n\nArtículo 8º-Ámbito de\ncompetencia. La\n Auditoría Interna cumplirá su función en relación con los\nfondos públicos sujetos al ámbito de competencia del Ministerio, incluyendo\nfideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar o sobre fondos y\nactividades privadas de acuerdo con los artículos 5 y 6 de\nla Ley Orgánica\nde la\n Contraloría General de\nla República, en el\ntanto, estos se originen en transferencias efectuadas por componentes dentro de\nla competencia del Ministerio. \n\nEsa función podrá ejercerla\ndirectamente, por medio de Auditorías desconcentradas o por medio de la\ncontratación de firmas externas.\n\nArtículo 9º-Organización.\nLa Auditoría Interna\nestá organizada en una sola Auditoría funcional, de acuerdo con la organización\ndel Ministerio, la cual estará a cargo del\nAuditor Interno.\n\nSección A: Del Auditor Interno\n\n \n\nArtículo 10.-Del Auditor Interno.\nLa Auditoría Interna\nestará bajo la responsabilidad de un Auditor Interno, quién deberá cumplir con\ntodos los requisitos que exige\nla Ley General de Control Interno. Además, deberá ser\nidóneo y conocer las disposiciones legales que rige\nla\n Administración Pública.\n\nEl Auditor Interno tendrá como parte de sus deberes\ny funciones, sin perjuicio de las establecidas por\nla Ley en mención y las\ndisposiciones de\nla Contraloría General de\nla República, lo\nsiguiente:\n\n \n\na)         El cargo de Auditor Interno corresponde\nal máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de\nla Auditoría Interna.  Es el líder y rector del proceso de\nplanificación estratégica de\nla Auditoría Interna y en ese contexto le\ncorresponde definir sus objetivos, sus valores fundamentales, su proyección y\nel universo fiscalizable de cada uno de los estudios que realice dicha\nAuditoría.  Su nombramiento lo realiza el\nmáximo Jerarca de la\n Institución; así como también\nle compete a éste lo concerniente al nombramiento del Subauditor Interno de\nla Institución.\n\nb)         Le corresponde la jerarquía superior y\nadministración de\nla Auditoría Interna; para ello podrá dictar los\nlineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la\nnormativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las\ncompetencias y en las relaciones con\nla Administración.\n\nc)         Es el responsable de formular,\ngestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de\nla Auditoría Interna,\nde conformidad con el artículo 5° de este Reglamento.\n\nd)         Sus funciones tienen características de\norden sustantivo y estratégico, en el diseño, implementación, dirección,\nevaluación y mejora constante de la calidad de los procesos, procedimientos,\nproductos y servicios que corresponden a\nla Auditoría Interna\na su cargo y tendrá bajo su responsabilidad la coordinación y control funcional\nde las Auditorías desconcentradas que por disposición legal llegaren a existir\nen el Ministerio.\n\ne)         El Auditor Interno responderá\ndirectamente por su gestión ante el Ministro y en lo conducente, ante\nla Contraloría General\nde la República\ny realizará sus funciones con independencia funcional y de criterio, tal y como\nlo estipula el artículo 25 de la\n Ley General de Control Interno de manera que no exista\nconflicto de intereses con\nla Administración.\n\nf)          El Auditor Interno deberá implantar\nuna adecuada gestión de supervisión, de manera que le permita asegurar la\ncalidad de los procesos, servicios y productos de\nla Auditoría.\n\ng)         Será responsable por el proceso de\nsupervisión y en tal condición, debe propiciar que los esfuerzos relacionados\ncon éste, se dirijan al cumplimiento de los objetivos de\nla Auditoría Interna,\nde cada proceso y de cada estudio e informe en particular, así como de las normas,\nprocedimientos y prácticas prescritas del mejoramiento de su calidad y de la\ngeneración del valor agregado tanto de los procesos como de los productos y\nservicios finales del trabajo de\nla Auditoría Interna.\n\nh)         Corresponde al Auditor Interno\nadministrar su personal, tales como: Planificar,\norganizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, motivar, así como de informar\ndecisiones y brindar apoyo de capacitación, entre otros. Lo anterior, de manera\nque se pueda alcanzar un adecuado logro de los objetivos y metas de\nla Auditoría Interna,\nasí como\ngarantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores\nrespectivas.\n\ni)          El Auditor Interno actúa como Jefe de Personal de\nla Auditoría Interna\ny en esa condición ejerce todas las funciones que le son propias en la administración\nde su personal.\n\nj)          La participación del Auditor Interno\nen las reuniones que convoca\nla Administración será conforme a su responsabilidad\ncomo asesor, según\nla normativa y criterios establecidos por\nla Contraloría General\nal respecto.\n\nk)         En caso de ausencia del Auditor\nInterno, se apoyará en uno de los funcionarios de\nla Auditoría Interna\nque él designe y quien deberá responder ante el Auditor Interno por su gestión.\n\nArtículo 11.-De los requisitos para ocupar el cargo de\nAuditor y Subauditor Interno. El Auditor y el Subauditor Interno deberán\ncumplir en todo momento con las directrices señaladas por\nla Contraloría General\nde la República\nu otra normativa que le sea atinente, para lo cual contarán como mínimo con los\nsiguientes requisitos:\n\n \n\n1)         Ser\nLicenciado en Contaduría Pública o similar.\n\n2)         Estar incorporado al Colegio\nProfesional respectivo, que lo acredite para el ejercicio de la profesión.\n\n3)         Tener una experiencia mínima de tres\naños en el ejercicio de\nla Auditoría Interna o Externa en el Sector Público\no en el Sector Privado.\n\n \n\nLa jornada laboral del Auditor y\nSubauditor Interno del Ministerio será de tiempo completo.\n\nArtículo 12.-Nombramiento y nivel jerárquico. El\nMinistro del Ambiente\ny Energía realizará el nombramiento del Auditor y Subauditor Internos por\ntiempo indefinido en estricto apego a lo dispuesto en el artículo 24 y 31 de\nla Ley General de Control\nInterno. El Auditor Interno dependerá orgánicamente del Ministro y pertenecerá\nal nivel jerárquico de alto nivel en el Ministerio.\n\nTanto el Auditor como el\nSubauditor Internos sólo podrán ser removidos de sus cargos por justa causa,\nconforme con dictamen previo y vinculante de\nla Contraloría General\nde la República,\nen aplicación de las disposiciones del artículo 15 de\nla Ley Orgánica\nde la\n Contraloría General de\nla República N°\n7428.\n\nSección B: Del Personal de\nla Auditoría Interna\n\n \n\nArtículo 13.-Deberes de los\nfuncionarios. El Auditor Interno y los demás funcionarios de\nla Auditoría Interna,\ntendrán los siguientes deberes:\n\n \n\na)         Cumplir las\ncompetencias asignadas por ley.\n\nb)         Cumplir el\nordenamiento jurídico y técnico aplicable.\n\nc)         Colaborar en los estudios que\nla Contraloría General\nde la República\ny otras instituciones realicen en el ejercicio de las competencias de control o\nfiscalización legalmente atribuidas.\n\nd)         Administrar de manera eficaz, eficiente\ny económica, los recursos del proceso del que sea responsable.\n\ne)         No revelar a terceros que no tengan\nrelación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre\nlas auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando,\nni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil,\nadministrativa o eventualmente penal de los Entes y Órganos sujetos a\nla Ley General de Control\nInterno.\n\nf)          Guardar la\nconfidencialidad del\ncaso sobre la información a la que tengan acceso.\n\ng)         Acatar las disposiciones y\nrecomendaciones emanadas de\nla Contraloría General de\nla República. En\ncaso de oposición por parte de\nla Auditoría Interna referente a tales disposiciones\ny recomendaciones, se aplicará el artículo 45, inciso a) de\nla Ley General de Control\nInterno.\n\nh)         Facilitar y entregar la información que\nles solicite la\n Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que\ndispone el inciso 23) del\nartículo 121 de\nla Constitución Política y colaborar con dicha información.\n\ni)          Cumplir los\notros deberes atinentes a su competencia.\n\nArtículo 14.-Competencias. Le corresponde a\nla Auditoría Interna,\nespecíficamente lo siguiente:\n\n \n\na)         Realizar auditorías o estudios\nespeciales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su\ncompetencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de\nnaturaleza similar. Asimismo, efectuar semestralmente auditorías o estudios especiales\nsobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de\nla Ley Orgánica\nde la\n Contraloría General de\nla República, en el\ntanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su\ncompetencia institucional.\n\nb)         Verificar el cumplimiento, la validez y\nla suficiencia del\nsistema de control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer\nlas medidas correctivas que sean pertinentes.\n\nc)         Verificar que la administración activa\ntome las medidas de control interno señaladas en\nla Ley General de Control\nInterno, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la\ncontratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar\nregularmente la operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas\no en la prestación de tales servicios.\n\nd)         Asesorar en materia de su competencia,\nal jerarca del\ncual depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles\nconsecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su\nconocimiento.\n\ne)         Autorizar, mediante razón de apertura y cierre, los libros de contabilidad y de actas que\ndeban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del\nauditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.\n\nf)          Preparar los planes de trabajo, de\nconformidad con los lineamientos que establece\nla Contraloría General\nde la República.\n\ng)         Elaborar un informe anual de la\nejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la\nauditoría interna, de\nla Contraloría General de\nla República y de\nlos despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de\nsu conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al\njerarca cuando las circunstancias lo ameriten.\n\nh)         Mantener debidamente actualizado el\nreglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna.\n\ni)          Las demás competencias que contemplen\nla normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que\nestablece el artículo 34 de la\n Ley General de Control Interno.\n\nArtículo 15.-Prohibiciones. El Auditor Interno y los\ndemás funcionarios de\nla Auditoría Interna, tendrán las siguientes\nprohibiciones:\n\n \n\na)         Realizar funciones y actuaciones de\nadministración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.\n\nb)         Formar parte\nde un órgano director de un procedimiento administrativo.\n\nc)         Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales,\nen los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad\nhasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista\nimpedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta\nprohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.\n\nd)         Participar en actividades\npolítico-electorales, salvo la emisión del\nvoto en las elecciones nacionales y municipalidades.\n\ne)         Revelar información sobre las\nauditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y\nsobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o\neventualmente penal de los funcionarios de los Entes y Órganos sujetos a\nla Ley General de Control\nInterno.\n\nArtículo 16.-Del personal. Los funcionarios de\nla Auditoría Interna\nestarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal\ndel Ministerio; sin embargo, el nombramiento, el traslado, la suspensión, la\nremoción, la concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán\ncontar con la autorización del Auditor Interno, todo de acuerdo con el marco\njurídico que rige al Ministerio; no obstante, las regulaciones de tipo\nadministrativo mencionadas no deberán afectar negativamente la actividad de\nAuditoría Interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor y su\npersonal y en caso de duda,\nla Contraloría General dispondrá lo correspondiente.\n\nAdemás, el personal de\nla Auditoría Interna\ndeberá poseer suficiente conocimiento y pericia en auditoría, contabilidad,\nadministración, tecnología, materias y marco legal relacionado con\nla Administración\n Pública y el Ministerio que lo califique para ejercer en\nforma apropiada las funciones encomendadas, así como reunir y obtener en\nconjunto las aptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus\nresponsabilidades. \n\nEl Auditor Interno y demás\npersonal de la\n Auditoría Interna, deberán mantener elevados valores de\nconducta para ejercer la actividad de la auditoría interna, entre otros, los de\njusticia, equidad, oportunidad, servicio, lealtad, objetividad, independencia,\nintegridad, respeto y motivación para el aprendizaje y la mejora continua.\nTales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir\ncualquier posibilidad de duda en su gestión.\n\nLa Administración\ndeberá colaborar logísticamente con\nla Auditoría Interna,\npara que su personal reciba capacitaciones constantes en aquellas áreas atinentes\na su competencia, para lo cual deberá contar con los recursos necesarios y\ndestinarlos de acuerdo a como lo señala el artículo 27 de\nla Ley General de Control\nInterno, con el propósito de cumplir adecuadamente con su gestión.\n\nArtículo 17.-Objetividad individual y ética profesional.\nLos funcionarios de\nla Auditoría Interna deberán tener una actitud\nimparcial y neutral para evitar conflictos de intereses y proteger su\nindependencia funcional y de criterio.\n\nArtículo 18.-Confidencialidad de la información. La\ninformación que el Auditor Interno o cualquiera de sus subalternos obtenga\nsobre las denuncias o los estudios que originen la apertura de procedimientos administrativos\ny que eventualmente generen responsabilidades administrativas, civiles y/o penales\ndurante la investigación, la formulación del informe y la posterior\ncomunicación de los resultados obtenidos, serán estrictamente confidenciales y\nno se brindará información o documentación alguna, a ninguna persona,\nindependientemente de su rango, tal y como lo estipulan los artículos 6; 32\ninciso e); 34 inciso e) de la\n Ley General de Control Interno. Una vez comunicado el\ninforme, la\n Auditoría Interna podrá remitir información y documentación\nal Ministro, a los Titulares Subordinados, a\nla Contraloría General\nde la República,\na los Diputados y en general a cualquier persona de la sociedad civil que lo\nrequiera.\n\nArtículo 19.-Protección al personal. Cuando el\npersonal de la\n Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se\ninvolucre en un conflicto legal o una demanda, el Ministerio dará todo su\nrespaldo a nivel jurídico y técnico y además, cubrirá los costos para atender\nese proceso hasta su resolución final. Lo anterior, de conformidad con el\nartículo 26 de la Ley\n General de Control Interno.\n\nSección C: De la\n Asignación y Administración de los Recursos\n\n \n\nArtículo 20.-Asignación de Recursos. El Auditor Interno deberá proponer\ndebidamente justificada al Ministro, la creación de plazas y los requerimientos\nde otros recursos que considere indispensables para el cumplimiento de su Plan\nAnual de Auditoría y en general para el buen funcionamiento de su Dependencia,\ntodo ello con el fin de mantener un efectivo liderazgo en la protección de\nla Hacienda Pública,\nen el ámbito de su competencia y fundamentado en lo indicado en el artículo 27\nde la Ley General\nde Control Interno. Asimismo, de acuerdo con lo establecido en\nla Norma 2.1.2 del Manual de\nNormas para el Ejercicio de\nla Auditoría Interna en el Sector Público, el\nAuditor Interno deberá comunicar, en caso de ser necesario, el impacto que\nsobre la fiscalización y el control correspondientes produce la limitación de\nrecursos.\n\nLa Auditoría Interna\ndeberá contar con la organización y recursos necesarios y suficientes para\ncumplir su gestión, todo de acuerdo con lo ordenado en el artículo 27 de\nla Ley General de Control\nInterno, por lo tanto el Ministro deberá asignar los recursos humanos,\npresupuestarios, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y\nsuficientes para que\nla Auditoría Interna pueda cumplir su gestión en\ntodo momento. \n\nPara\nefectos presupuestarios, se dará a\nla Auditoría Interna\nuna categoría programática; además en la asignación y disposición de sus\nrecursos, se tomará en cuenta el criterio del Auditor Interno y las instrucciones\nque emita al respecto\nla Contraloría General de\nla República. \n\nDe presentarse serias\nlimitaciones que afecten el cumplimiento de la labor asignada a\nla Auditoría Interna,\nel Auditor Interno deberá comunicar y fundamentar esta situación ante el Ministro,\npara su oportuna atención y resolución.\n\nCuando el Auditor Interno\nconsidere que la falta de recursos de\nla Auditoría Interna\npropicia la ausencia de fiscalización oportuna del patrimonio institucional,\ndeberá informar al Ministro del riesgo que está asumiendo y de la eventual\nimputación de responsabilidad que esta situación puede generarle a\nla Administración.\n\nArtículo 21.-Administración de los recursos. Acorde con las regulaciones\njurídicas y técnicas pertinentes, el Auditor Interno deberá administrar los\nrecursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su Dependencia, por\nlo que le corresponde garantizar la utilización de tales recursos en forma\neconómica, eficiente, eficaz, legal y transparente para la consecución de las\nmetas y objetivos de\nla Auditoría Interna. \n\nLe corresponderá al Auditor\nInterno, presentar el anteproyecto de presupuesto de\nla Auditoría Interna\npara el ejercicio presupuestal respectivo, para la aprobación del Ministro,\nquien deberá atender tales requerimientos de conformidad con lo señalado en el\nartículo 27 de la Ley\n General de Control Interno.\n\nCAPÍTULO III\n\n \n\nDel funcionamiento de\nla Auditoría Interna\n\n \n\nArtículo 22.-De la\n Dirección y Administración.\nLa Auditoría Interna\ndeberá ejecutar su trabajo de acuerdo con lo que establece el presente\nReglamento y aquellos manuales, directrices, circulares, oficios y cualquier\notro lineamiento que ha establecido y que establezca en el futuro\nla Contraloría General\nde la República\ncomo Ente rector en materia de fiscalización y control de\nla Hacienda Pública.\n\nArtículo 23.-Planificación. El Auditor Interno definirá, pondrá en práctica y\nliderará el proceso de planificación estratégico de\nla Auditoría Interna\ny presentará el Plan Anual Operativo formalmente a\nla Administración,\nde conformidad con la normativa legal y técnica. \n\nAsimismo, definirá y documentará\nla planificación de corto plazo mediante un Plan Anual de Trabajo de\nla Auditoría,\ncongruente con el plan anual operativo y la normativa reglamentaria y técnica\npertinente, a fin de proceder al desarrollo de sus procesos con alta calidad,\nbasados en el conocimiento y la comprensión del entorno interno y externo del Ministerio.\n\nCon ese propósito, al efectuar\nsu planificación el Auditor Interno considerará, entre otros, los siguientes elementos:\n\n \n\n1.         Los objetivos, metas y políticas\ninstitucionales, contempladas en la\n Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de\nla República de cada\naño.\n\n2.         Las solicitudes de investigación de\nestudios especiales que realiza el Jerarca del Ministerio,\nla Contraloría General\nde la República,\nla Asamblea\n Legislativa, el Ministerio Público,\nla Defensoría de\nlos Habitantes y los que a criterio del Auditor considere pertinente su elaboración.\n\n3.         Las labores administrativas que debe\nrealizar la\n Auditoría Interna a requerimiento de\nla Administración, las\ncuales son necesarias para el normal desarrollo de su gestión, fundamentado en\nlo que a tal efecto señala el artículo 34, inciso a) de\nla Ley General de Control\nInterno.\n\n4.         Los\nresultados que se han obtenido con el sistema de valoración del riesgo institucional (SEVRI).\n\n \n\n5.         Los resultados de las evaluaciones que\nrealiza la Dirección\nde Planificación de los indicadores de gestión institucionales de períodos\nanteriores de las Oficinas y Dependencias que conforman el MINAE.\n\n6.         El monto de recursos presupuestarios\nque ejecuta el Ministerio, desglosado por fuente de financiamiento, programas y\nproyectos específicos, fideicomisos, donaciones y cualquier otro recurso relacionado\ncon la gestión del Ministerio, aún si se administra por medio de fundaciones u\notras organizaciones privadas.\n\n7.         Monto y\ndetalle de transferencias que figuran en el presupuesto del Ministerio.\n\n8.         Cantidad de funcionarios de\nla Institución por\nfuente de financiamiento, ya sea por medio del presupuesto nacional, por cuentas\nespeciales, préstamos, donaciones, transferencias, aportes de organismos\nnacionales e internacionales, públicos o privados o cualquier otro mecanismo\nque se utilice para financiar personal del Ministerio.\n\n9.         Situaciones\nimprevistas que deben ser consideradas y acatadas de forma inmediata.\n\nArtículo 24.-Relaciones y coordinación.\nLa Auditoría\n Interna mantendrá relaciones y coordinaciones con el\nMinistro, Viceministros, Oficial Mayor, con los titulares subordinados y otras\nDependencias internas e Instituciones externas cuando así se requiera, en\naquellos trabajos de investigación que se encuentre realizando esta Auditoría Interna. \n\nCorresponderá al Auditor Interno\nadministrar esas relaciones y regular las de los demás funcionarios de la\nAuditoría Interna, con los órganos internos y externos del ámbito de su\ncompetencia institucional, a fin de que se realicen de conformidad con el\nordenamiento jurídico y técnico aplicable.\n\nArtículo 25.-Independencia funcional y de criterio. El Auditor Interno y los\ndemás funcionarios de\nla Auditoría Interna, deberán ejercer su actividad\ncon total independencia funcional y de criterio respecto al Ministro y a los\ndemás Órganos de la\n Administración; por lo que:\n\n \n\na)         No podrán ser empleados ni ejercer funciones\nen ninguna otra unidad administrativa del Ministerio.\n\nb)         No podrán ser miembros de juntas\ndirectivas, comisiones de trabajo o similares ni pertenecer en puestos\ndirectivos en la asociación solidarista del Ministerio, todo de conformidad con\nlas disposiciones y prohibiciones que al respecto establecen\nla Ley General de Control\nInterno y la Ley Contra\nla Corrupción\ny el Enriquecimiento Ilícito en\nla Función Pública N° 8422.\n\nArtículo 26.-Potestades de los funcionarios. El\nAuditor Interno y los demás funcionarios de\nla Auditoría Interna,\ndeberán ejercer con propiedad las potestades establecidas en el artículo 33 de\nla Ley General de Control\nInterno, en cuanto a:\n\n \n\na.         Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, archivos, valores, cuentas\nbancarias y documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los\nsujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes\ny órganos de su competencia institucional.  También tendrán libre acceso a otras fuentes de\ninformación relacionadas con su actividad. El Auditor Interno podrá acceder, para sus fines, en\ncualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas,\nrealizadas por los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá\nfacilitarle los recursos que se requieran.\n\nb.         Solicitar, a cualquier funcionario y\nsujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos\nde su competencia institucional, en la forma, condiciones y plazo razonables,\nlos informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia.\nEn el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la\nadministración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su\ncompetencia institucional.\n\nc.         Solicitar a funcionarios de cualquier\nnivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que\ndemande el ejercicio de la auditoría interna.\n\nd.         Cualesquiera otras potestades\nnecesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el\nordenamiento jurídico y técnico aplicable.\n\nArtículo 27.-De la investigación. El Auditor o el\nfuncionario de la\n Auditoría Interna que él designe, en ocasión a su trabajo,\ndeberá solicitar información que requiera, para su investigación en forma\nescrita, a todo aquel Servidor del Ministerio independientemente de su rango,\nla cual deberán suministrarla en forma completa, ordenada, suficiente y en los\nplazos en que lo solicitan el Auditor Interno y demás funcionarios de\nla Auditoría Interna,\nsin obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las competencias, deberes y\npotestades de los mismos, señalados en este Reglamento y en\nla Ley General de Control\nInterno; caso contrario, se estaría incurriendo en responsabilidad\nadministrativa y/o civil cuando corresponda y el Auditor Interno solicitará por\nescrito al Órgano competente, la aplicación de las sanciones administrativas\ncorrespondientes, según las regulaciones internas y externas; además, de la\nnormativa que resulta aplicable.\n\nCAPÍTULO IV\n\n \n\nDe los servicios de\nla Auditoría Interna\n\n \n\nArtículo 28.-Servicios de fiscalización. Dentro del ámbito institucional del\nMinisterio, la\n Auditoría Interna prestará dos clases de servicios de\nfiscalización, los cuales deberán darse con el debido cuidado profesional y de\nconformidad con la normativa y disposiciones legales que rigen la función de\nAuditoría Interna en el Sector Público.\n\nEstos servicios son los\nsiguientes:\n\n \n\na)         Servicios\nde auditoría: Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría:\nAuditoría contable-financiera, Auditoría de sistemas, Auditoría operativa,\nestudios especiales de auditoría de los que puedan derivarse posibles\nresponsabilidades y auditoría de cualquiera tipo que se requiera para evaluar\nel cumplimiento, suficiencia y validez del control interno dentro del ámbito de\ncompetencia del Ministerio, para coadyuvar a\nla Administración\na que las gestiones que se realizan en el MINAE, se ejecuten conforme al marco\nadministrativo, técnico y legal establecidos en el Sector Público y de acuerdo\na las sanas prácticas de control interno con relación a:\n\n \n\n1.         La protección y conservación del patrimonio público\ncontra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal.\n\n2.         Exigir\nconfiabilidad, oportunidad e integridad de la información.\n\n3.         Coadyuvar a\nla Administración\npara que se realicen las labores con eficacia, eficiencia, economicidad y que\ncumpla con el bloque de legalidad de las operaciones que ésta lleva a cabo.\n\n4.         Cumplir con\nel ordenamiento jurídico, administrativo y técnico.\n\n \n\n \n\nb)         Servicios\npreventivos: Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de\nautorización de libros.\n\n \n\n1.         Advertencia:\nEs un servicio preventivo que brinda\nla Auditoría Interna\nal Ministro o a los Titulares Subordinados, ya sea oral o en forma escrita por\nmedio del cual, realiza observaciones para prevenir lo que legal,\nadministrativa y técnicamente, corresponde sobre un asunto determinado o sobre\nsituaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de\nprevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión,\ncon fundamento en el inciso d) del artículo 22 de\nla Ley General de Control\nInterno.\n\n2.         Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda el Auditor Interno en forma oral o\nescrita, a solicitud del Ministro, de los Titulares Subordinados o a criterio del Auditor, mediante\nel cual emite su opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia sin que\nmenoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás\ncompetencias.  Lo anterior, con base a lo que establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley\nGeneral de Control Interno.\n\n3.         Autorización\nde libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón\nde apertura y cierre, los libros de contabilidad y de actas que llevan las\ndiferentes Oficinas y Dependencias del Ministerio, así como otros libros que a\ncriterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema\nde control interno. El proceso de autorización, se realiza de conformidad con\nel Manual sobre Normas Técnicas que deben observar las Auditorías Internas\npúblicas en la legalización de Libros, emitido por\nla Contraloría General\nde la República\ny con los procedimientos definidos al respecto por\nla Auditoría Interna.\n\nCAPÍTULO V\n\n \n\nDe la comunicación de resultados\n\n \n\nArtículo 29.-Medios de comunicación. La comunicación de resultados es la\nactividad en el proceso de auditoría, en la cual, se informa de manera escrita\nu oral, éste último cuando corresponda, los resultados del trabajo realizado\npor los servicios de Auditoría y los servicios preventivos que realiza\nla Auditoría Interna.\n\nArtículo 30.-Comunicación oral de los servicios de auditoría.  Los hallazgos obtenidos en el\ntranscurso de los servicios de auditoría deberán ser comentados con los funcionarios responsables,\nprevio a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus\npuntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria.\n\nSe exceptúan los casos de\nauditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán\ndiscutirse o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga\ninformación de naturaleza confidencial en que la discusión deberá ser parcial.\n\nLa comunicación de resultados\noral la dispone el Auditor Interno en coordinación con el equipo que tuvo a\ncargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en\nlos casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos y otros\nque la normativa contemple.\n\nArtículo 31.-Comunicación escrita de los servicios de auditoría. \nLa Auditoría Interna\ndeberá comunicar los resultados de los servicios de auditoría, en forma oficial\npor escrito, mediante informes objetivos dirigidos al Ministro, como superior\njerárquico de la\n Institución y/o a los Titulares Subordinados, que a criterio\ndel Auditor Interno, considere pertinente sean de su conocimiento y/o a otras\nEntidades externas que corresponda su comunicación, de conformidad con las\ndisposiciones establecidas en la\n Ley General de Control Interno y la normativa dictada al\nrespecto por la\n Contraloría General de\nla República, a\nefecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes de conformidad\ncon los plazos que dicha Ley señala, ya que\nla Administración\ntiene la competencia y la autoridad para ordenar la implantación de las\nrespectivas recomendaciones, de conformidad con lo establecido en el artículo\n35 de la Ley General\nde Control Interno.  Cabe destacar, que\nlos informes indicados deberán ser precisos, objetivos, claros, concisos,\nconstructivos, completos y oportunos y el Auditor Interno definirá los niveles\ny competencias para esa comunicación.\n\nArtículo 32.-Comunicación de los servicios preventivos de\nla Auditoría Interna. La comunicación de los servicios preventivos se hará en forma oral o\npor escrito a criterio del Auditor Interno, definirá el contenido y la forma de\nlos informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza\nde los asuntos a que se refiera y su criterio profesional.\n\nCAPÍTULO VI\n\n \n\nDel trámite de los informes y aceptación de\nlas recomendaciones\n\n \n\nArtículo 33.-De los informes de auditoría. El informe es el producto sustantivo\npor medio del cual,\nla Auditoría Interna agrega valor para el\ncumplimiento de los objetivos institucionales y velando porque\nla Administración\naplique en su gestión todos aquellos controles internos necesarios y respete\nlos procedimientos que la normativa señala en cada situación en particular.\n\nLos informes de auditoría deben\nincluir como mínimo los objetivos, el alcance, los hallazgos, las conclusiones,\nlas recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de éste\ny con observancia de las disposiciones legales y normativa emitida por\nla Contraloría General\nde la República,\nla\n Procuraduría General de\nla República, Corte\nSuprema de Justicia y por el Ministerio de Hacienda, entre otros. \n\nLos informes sobre los servicios\nde auditoría versarán sobre diversos asuntos de su competencia y sobre aspectos\nde los que puedan derivarse posibles responsabilidades administrativas, civiles\ny/o penales, los cuales deben cumplir con la normativa técnica y legal\ncorrespondiente. \n\nPara\nlos servicios preventivos, el Auditor Interno definirá el contenido y la forma\nde los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme con la\nnaturaleza de los estudios o las situaciones que los generan. \n\nLa Auditoría Interna,\nen la remisión de sus informes según corresponda, consignará la información\nreferente a lo estipulado en los artículos 36, 37, 38 y 39 de\nla Ley N° 8292.\n\nArtículo 34.-Trámite de informes de servicios de auditoría.  Los informes producto de los servicios\nde Auditoría, se tramitarán de conformidad con lo dispuesto en el capítulo IV de la Ley General de\nControl Interno denominado Informes de Auditoría Interna y con observancia del Manual para el\nEjercicio de la Auditoría Interna emitido por la Contraloría General de la República.\n\nArtículo 35.-Seguimiento a la aplicación de disposiciones y recomendaciones. El\nAuditor Interno deberá establecer y mantener como parte vital y permanente de\nla actividad de la\n Auditoría Interna, un programa en el seguimiento a las\nrecomendaciones, observaciones y demás resultantes de su gestión para\nasegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de\nla Administración.\n\nEse programa deberá incluir los\nresultados de las evaluaciones realizadas por los funcionarios de\nla Auditoría Interna,\nDespachos de Contadores Públicos externos y\nla Contraloría General\nde la República.  El resultado del programa de seguimiento será comunicado por el\nAuditor Interno al Ministro o al Ente Contralor cuando corresponda, de\nconformidad con lo dispuesto en el inciso g) del artículo 22 de\nla Ley General de Control\nInterno.\n\nArtículo 36.-De los informes de gestión y de rendición de cuentas. El Auditor\nInterno deberá rendir cuentas de su gestión por medio de la presentación de un\ninforme anual de la ejecución del\nplan de trabajo, de acuerdo a lo señalado en el artículo anterior. Asimismo, deberá\npresentar informes semestrales y anuales solicitados por\nla Administración\ncon respecto a los recursos presupuestarios y del plan anual operativo, los\ncuales se enviarán a ésta para la remisión posterior al Ministerio de Hacienda,\nal Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica y\nla Contraloría General\nde la República.\n\nCAPÍTULO VII\n\n \n\nDe la responsabilidad y sanciones\n\n \n\nArtículo 37.-Responsabilidades y sanciones. El incumplimiento a lo dispuesto en\nel presente Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el\nAuditor Interno y para los funcionarios de\nla Auditoría Interna,\nel Ministro, Titulares Subordinados y demás funcionarios del Ministerio, de\nconformidad con lo establecido en el Capítulo V de\nla Ley General de Control\nInterno.\n\nLa determinación de\nresponsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al\nórgano competente, según las regulaciones internas y la normativa que resulte\naplicable.\n\nArtículo 38.-Disponibilidad del Reglamento. La Administración del MINAE pondrá a disposición este\nReglamento en la página web de esta Institución, en el módulo de Auditoría para que sea del\nconocimiento de los funcionarios de este Ministerio y de la Sociedad Civil.\n\nArtículo 39.-Derogatoria. Déjese sin efecto el oficio DA-008-88 del 20 de junio\nde 1988, que se venía utilizando como \"Reglamento de Organización y funciones\nde la\n Auditoría Interna\", el cual fue aprobado por el Dr. Álvaro\nUmaña Quesada, Ministro en su oportunidad del MINAE.\n\nArtículo 40.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial\nLa Gaceta.\n\n \n\nDado en\nla Presidencia de\nla República.-San José,\na los once días del mes de marzo del dos mil ocho.", "body_en_text": "throughout the entire text\n\n -\n\n Complete Text of Regulation 34537\n\n Regulation on the Organization and Operation of the Internal Audit Unit of the\nMinistry of Environment and Energy\n\nComplete Text of act: BB086\nN° 34537\n\nN° 34537\n\n \nTHE PRESIDENT OF\nTHE REPUBLIC\n\nAND THE MINISTER OF\nENVIRONMENT AND ENERGY\n\n \nIn exercise of the powers and\nauthorities conferred by articles 140 subsections 3), 18), and 20) and 146 of\nthe\n Political Constitution and based on articles 25,\n27 first paragraph, 28 paragraph 2 subsection b), and 103 first paragraph of\nthe General Law on Public Administration\n No. 6227 of May 2, 1978; article 22,\nsubsequent and concordant articles of the\n General Law on Internal Control No. 8292 of July 31,\n2002; the Organic Law\nof the\n Office of the Comptroller General of the Republic No.\n7428 of September 7, 1994; the Manual of Standards for the Practice of\nInternal Audit\nin the Public Sector, published in the Official Gazette\nLa Gaceta No. 246 of December\n16, 2004; the Manual of General Audit Standards for the Public\nSector, published in La\n Gaceta No. 236 of December 08, 2006 (R-CO-94-2006); and\nthe Guidelines on the requirements for internal auditor and sub-auditor\npositions and the conditions for the appointment procedures for said positions,\npublished in the Official Gazette La\n Gaceta No. 236 of December 08, 2006 (R-CO-91-2006); and\n\n \nConsidering:\n\n \nI.-Based on what is established\nfor this purpose in article 20 of\nthe General Law on Internal Control, the\nobligation is established for all Entities and Bodies subject to this Law to have\nan Internal Audit Unit.\n\nII.-That the legal framework governing\nthe activity of the\n Internal Audit Unit has undergone significant changes since the\nissuance of the Organic Law\nof the\n Office of the Comptroller General of the Republic, of September\n7, 1994, and fundamentally with the issuance of\nthe General Law on Internal Control,\nPage 18, La Gaceta No.\n106 - Tuesday, June 3, 2008, of July 31, 2002, as well as with the\nManual of General Standards on Internal Control issued by\nthe Office of the Comptroller General of the Republic,\npublished in the Official Gazette La\n Gaceta No. 107 of June 5, 2002, and more recently,\nwith the enactment of the\n Law Against\nCorruption and Illicit Enrichment in the Public Function,\nNo. 8422 of October 6, 2004, published in the Official Gazette\nLa Gaceta No. 212 of October 29,\n2004.\n\nIII.-That in accordance with this new\nlegal framework, the\n Office of the Comptroller General of the Republic issued\nthe Manual of Standards for the Practice of\nInternal Audit\nin the Public Sector, published in the Official Gazette\nLa Gaceta No. 246 of December\n16, 2004.\n\nIV.-That subsection h) of article\n22 of the General Law\non Internal Control, establishes literally, as part of the competencies of\nthe Internal Audit Unit,\nto \"Keep the Regulation on the organization and\noperation of the\n Internal Audit Unit duly updated.\"\n\nV.-That\nthe Internal Audit Unit\nis a fundamental part of the institutional internal control system and of the\nSuperior Control and Oversight System of the\nPublic Treasury\nand its oversight action requires reinforcement in accordance with the legal and\ntechnical framework that regulates its management, in defense of the public interest; therefore, it is\nnecessary that it has an updated Regulation on Organization and Operation,\nin accordance with the regulations governing its activity.\n\nVI.-That the preparation of the\npresent regulation was carried out in accordance with the provisions of resolution\nR-CO-93-2006 of November 17, 2006; of\nthe Office of the Comptroller General\nof the Republic,\npublished in La Gaceta No.\n236 of December 08, 2006.\n\nVII.-That according to\narticle 23 of the General\n Law on Internal Control, said Regulation must be\napproved by the\n Office of the Comptroller General of the Republic,\npublished in the Official Gazette, and disseminated within the institutional sphere.\n\nVIII.-That\nthe Office of the Comptroller General\nof the Republic,\nthrough official communication No. 14051 (DAGJ-1518-2007) of November 26, 2007, gave its approval\nto the present Regulation. Therefore,\n\n \nTHEY DECREE:\n\n \nRegulation on the organization and operation\n\nof the\n Internal Audit Unit of the Ministry of Environment and Energy\n\n \nPresentation\n\n \n1. Mission of\nthe Internal Audit Unit\n\n \nTo oversee and advise in an\nobjective and independent manner\nthe Administration of MINAE, to provide assurance and\nimprove its operations, and in this way, contribute to achieving the Institutional objectives.\nFurthermore, to provide citizens with an oversight service regarding the\nactions carried out by the Minister and other officials in their public duties and to\nensure that their conduct is based on legal and technical criteria and sound\nadministrative practices, as established by\nthe Office of the Comptroller General of the Republic.\n\n \n2. Vision of\nthe Internal Audit Unit\n\n \nTo be a modern, creative, sufficient, multidisciplinary advisory and\noversight Body, with independent judgment, recognized credibility, and excellence in its personnel, to\nthus professionally fulfill an adequate oversight function over those\nnatural, financial, human, and technological resources administered by MINAE,\nand thereby issue the pertinent recommendations for a timely\nstrengthening of the existing Internal Control within\nthe Institution,\nthereby achieving better control over public goods and\nresources.\n\n \n3. Policies of\nthe Internal Audit Unit\n\n \nAmong the most relevant\npolicies that the\n Audit Unit implements to achieve its objectives are the\nfollowing:\n\n \na) To advise the Minister on all matters within\nour competence.\n\nb) To contribute with MINAE to maintaining an efficient,\neffective, and economical administration.\n\nc) To ensure compliance with the provisions\nof the regulations governing this Ministry, in\nthe General Law on Public Administration,\nLaw and Regulation of Financial\nAdministration and Public Budgets, Law and Regulation of Administrative\nContracting, Organic Law of\nthe Office of the Comptroller General of the Republic,\nGeneral Law on Internal Control, Law on Illicit Enrichment in the Public Function,\nand other specific Laws and Regulations that govern MINAE and other provisions\nof Public Entities, among which those issued by\nthe Office of the Comptroller General of the Republic stand out.\n\nd) To verify the compliance, sufficiency,\nand validity of the institution's internal control system and procedures.\n\ne) To evaluate in a timely, subsequent,\nobjective, planned, and systematic manner, the accounting, financial,\nbudgetary, administrative, technical, and other operations within MINAE.\n\nf) Practice audits and special\nstudies in any of the Dependencies that make up MINAE.\n\ng) Legalize accounting and minute books.\n\nh) Present written reports for each\naudit, special study, and reports with the results, conclusions, and\npertinent recommendations.\n\ni) Verify that the Ministry's assets\nare duly registered, safeguarded, and controlled, so\nthat they are protected against loss, impairment, misuse, or waste.\n\nj) Evaluate the correct allocation and utilization of the\nresources administered by MINAE.\n\nk) Evaluate the fulfillment of the objectives and goals set by\nthe Administration.\n\nl) Verify that all accounting,\nfinancial, budgetary, administrative, and any other information\nis sufficient, reliable, truthful, and timely.\n\nm) Carry out subsequent control of the execution\nand liquidation of the\nbudget and special funds administered by\nthe Entity.\n\nn) Communicate to the highest-level administrative\nbody of the\n Institution and to those other Entities deemed appropriate,\nthe results of the audits and special studies.\n\no) Follow up on the fulfillment of the\nrecommendations established in each of the reports.\n\np) Comply with the guidelines established\nby the\n Office of the Comptroller General of the Republic and in\nobservance of its Organic Law No. 7428, as well as what is indicated in its Manuals on\nGeneral Standards of Internal Control, Manual for the Practice of\nthe Internal Audit,\nManual on Technical Standards of Internal Control regarding control over the\nuse and maintenance of vehicles, Manual on Technical Standards that\nInternal Audit Units must observe in the Legalization\nof Books, Manual on Technical Standards of Internal Control regarding\nComputerized Information Systems, Manual of Technical Standards on\nBudgetary Matters that must be observed by Entities, Decentralized Bodies,\nDeconcentrated Units, and Municipalities subject to the Oversight\nof the\n Office of the Comptroller General of the Republic, among\nothers.\n\n \n4. Values of\nthe Internal Audit Unit\n\n \nIn this section, the decalogue\nof values to be followed as\nnorms of conduct and representation of the\nactions of the officials of\nthe Ministry's Internal Audit Unit is presented.\n\n\nProfessionalism: To work in adherence to independent, objective\ntechnical criteria and to existing regulations, so that the recommendations\nissued are based on foundations of truth and congruence, for which the\nscope of the Audits conducted must be substantial.\n\nHonesty: To perform duties in observance of legal,\nethical, and moral standards.\n\nSense of Belonging: To have a deep sense of identification with the institution\nand with what one does, and to achieve this by creating a true\ngroup cohesion.\n\nCreativity: To be committed to the constant search for initiatives\nby the\n Audit Unit's personnel, so as to generate better ways of\naddressing the functions performed, thereby achieving the development of those\noptimal attitudes and aptitudes in each of the members.\n\nLoyalty: To feel deeply committed to the institutional mission, vision,\nand values, which are the axes around which the work of\nthe Internal Audit Unit revolves.\n\nResponsibility: To faithfully fulfill duties and obligations, for\nwhich one must behave responsibly, both inside and outside\nthe Institution.\n\nTransparency: To issue objective criteria, completely independent,\nwithout any subjection whatsoever to interests or pressures external to\nthe Audit Unit.\n\nEfficiency: To perform tasks with a serious commitment to efficiency,\neffectiveness, and economy, taking into consideration that the Officials of\n\nthe Internal Audit Unit must use the resources under\ntheir administration with prudence and rationality.\n\nExcellence: To constantly seek improvement in the achievements of\nthe management carried out by\nthe Administration, issuing the pertinent\nrecommendations in its reports.\n\nCredibility: When performing its work,\nthe Internal Audit Unit\nmust do so under the principles of professionalism, honesty, sense of belonging, creativity,\nloyalty, responsibility, transparency, efficiency, and excellence, and achieve credibility\nbefore the Governing Bodies in matters of oversight, as well as\nbefore the general public, that those public goods being\nadministered are channeled towards their proper achievement.\n\n \nCHAPTER I\n\n \nGeneral Provisions\n\n \nArticle 1.-Objective. The present Regulation, jointly with the\nprovisions contained in the\n General Law on Internal Control,\nthe Organic Law\nof the Office of the Comptroller\n General of the Republic, and the technical manuals,\nregulations, provisions, standards, policies, and guidelines issued by the\nControlling Body, constitutes the framework for the organization and operation of\n\nthe Internal Audit Unit of the Ministry of Environment and Energy.\n\nArticle 2.-Definitions. For the purposes of the\npresent Regulation, the following is understood by:\n\n \nAdministration: One of the two organic components of internal control.\nFrom a functional point of view, it is the decision-making, executive,\nresolutory, directive, or operative function of\nthe Administration. From an organic point of view,\nit is the set of bodies of the administrative function that decide and\nexecute, including the head of the entity as\nthe final instance. It is the passive subject of the superior oversight carried out by\nthe Office of the Comptroller General of the Republic.\n\nWarning: A preventive service provided by the internal audit unit\nto the\n Administration, whether oral or written, for the purpose of warning\nabout a situation that could lead to certain negative\nconsequences or risks.\n\nAdvisory Service: A preventive service provided by the internal audit\nunit at the request of the Minister, the Subordinate Heads, or at the\nAuditor's discretion, in verbal or written form, where they express their observation on\nmatters within their competence without diminishing or compromising their independence and\nobjectivity in the normal development of their other duties.\n\nInternal Auditor: The highest authority of\nthe Internal Audit Unit\nof the Ministry of\nEnvironment and Energy.\n\nInternal Audit Unit: Within the institutional organization of the Ministry of\nEnvironment and Energy, it corresponds to that cited in article 20 of\nthe General Law on Internal Control.\n\nAuthorization of Books: A preventive service provided by\n\nthe Internal Audit Unit to\nthe Administration,\nwhich consists of authorizing, through the signature of the auditor general or whoever they delegate,\nthe opening and closing of accounting and minute books, as\nwell as other books that must be kept by the bodies subject to its institutional competence\nand that, in the Auditor's judgment, require respective legalization.\n\nLegality Block: Set of norms with the rank of law, regulations,\nmanuals, and guidelines issued in the corresponding areas, as well as any other source\nof law within the Legal System that is pertinent and in\nforce.\n\nCompetencies: Legitimate attribution for the knowledge or resolution\nof a matter; set of activities, tasks, or functions assigned by\nthe regulations to the internal audit unit.\n\nConflict of Interest: Originates when an official\nreceives some economic or personal benefit or participates in a situation that\ncontravenes their position, thereby compromising their objectivity and independence.\n\nInternal Control: Also called the internal control system. It comprises the series of actions\ndesigned and executed by the Administration, to provide reasonable assurance regarding\nthe achievement of the organization's objectives.\n\nProfessional Care: The purpose of doing things well, with complete integrity\nand responsibility in performance, establishing timely and adequate\nsupervision over the work carried out.\n\nSystemic and Professional Approach: A line of direction to perceive the\ninteraction between the parts of a whole, in accordance with the objectives of the function\nto be performed and developed competently by the Auditor.\n\nEntity: Refers to the institution or organization, mainly state-run.\n\nOversight Entities: They are the Institutions or Bodies that\noversee the public conduct of the various entities.\n\nEthics: The internalization of norms and principles that make the individual responsible\nfor their own well-being and consequently for that of others, through\nbehavior based on socially accepted moral conduct, to\nbehave consistently with these; that is, those moral values\nthat allow a decision-maker to determine an appropriate course of behavior,\nbased on what is right, which may go beyond what is legal.\n\nTo Oversee: Activity aimed at verifying compliance with certain activities\nor functions carried out by others.\n\nSuitable: That a person possesses the expertise and professional care\nrequired to carry out a task.\n\nIndependence: The professional freedom that assists the Auditor to\nexpress their opinion free from pressures (political, religious, familial,\netc.) and subjectivities (personal feelings and group interests).\n\nAudit Report: Final product with which\n\nthe Internal Audit Unit communicates to the Head of the Entity or the Subordinate\nHeads, as well as to other Entities where applicable, the\nresults of the audit studies and the reports related to the advisory service\nit provides.\n\nHead of the Entity: The hierarchical superior of the\nbody or entity; exercises the maximum authority\nwithin the\nbody or entity, whether single-person or collegiate.\n\nMinistry or MINAE: The Ministry of Environment and Energy.\n\nMinister: The hierarchical superior of the Ministry of Environment and Energy.\n\nObjectivity: Implies the maintenance of an impartial attitude by\nthe Auditor,\nin all functions corresponding to them; to this end, they must enjoy total\nindependence in their relationships, must be fair, and not allow any type of\ninfluence or prejudice.\n\nBody: A legal entity, composed of a group of people, with\na defined scope of competence.\n\nExpertise: Knowledge and skills required to carry out a task.\n\nPowers: Faculties of the\nauditor, according to the nature of their function.\n\nAccountability: Obligation to answer for the responsibility\nconferred. It includes the obligation to explain and justify specific actions\ncarried out with public assets.\n\nRisk: Probability that a factor, event, or action, whether\nof internal or external origin, adversely affects the organization, area,\nproject, or program and harms the achievement of its objectives. Subordinate\nHead: Official of the active administration, responsible for a\nprocess, with authority to order and make decisions.\n\nAuditable Universe: The set of areas, dependencies, offices,\nservices, processes, systems, etc., that can be evaluated by the internal audit\nunit within a determined timeframe.\n\nRisk Assessment: Identification and analysis of the risks\nfaced by the institution, both from internal and external\nsources relevant to the achievement of objectives; must be carried out by\nthe Head of the Entity and the Subordinate Heads, in order to determine how to manage\nsaid risks.\n\nArticle 3.-Scope of Application. The present Regulation is of mandatory\nobservance for all officials of\n\nthe Internal Audit Unit and for the rest of the\nofficials who make up the Ministry of Environment and Energy in the matter\nthat is applicable to them.\n\nArticle 4.-On Updating the Regulation. For the purpose of keeping the normative\nframework of the\n Internal Audit Unit updated, it is the responsibility of the Internal\nAuditor to propose and promote to the Minister, the modifications to it.\n\nAny modification must, prior\nto its official issuance, have the approval of\nthe Office of the Comptroller General of the Republic.\n\nCHAPTER II\n\n \nOn the Organization of\nthe Internal Audit Unit\n\n \nArticle 5.-Applicable Regulations.\nThe Internal Audit Unit\nis fundamentally regulated by the provisions established in\nthe General Law on Internal Control,\nin the Organic\n Law of\nthe Office of the Comptroller General of the Republic, in\nthe Law Against\nCorruption and\nIllicit Enrichment in the Public Function and its Regulation, and in any\nother legal provision that, in accordance with the provisions, such as\nmanuals, regulations, guidelines, policies, and other directives issued by\nthe\n Office of the Comptroller General of the Republic, must be observed.\n\nArticle 6.-On the\n Internal Audit Unit.\nThe Internal Audit Unit is an institutional body of\nMINAE, with organic dependence on the Minister and functional independence, which\nprovides audit services and preventive services to the Ministry,\ncontributing to the achievement of institutional objectives through\nthe practice of a systemic and professional approach to evaluate and improve the\neffectiveness of the\n Administration's management, in which its Officials must\nbase their actions on the principles of ethics, legality, loyalty, efficiency,\nprobity, responsibility, confidentiality, impartiality, and objectivity.\n\nIts location within the\ninstitutional structure corresponds to a very high-level body within the\nMinistry.\n\nArticle 7.-On the Objectives.\nThe Internal Audit Unit is an organic, integral,\nand vital element of the\nMinistry's internal control system. Its added value is directly\nrelated to its contribution to risk management, controls, and\nmanagement processes in the achievement of the following objectives:\n\n \n1. General\nObjective\n\n \nTo effectively oversee and advise\nthe\n Administration of MINAE, so as to improve and update\nthe existing internal control, for the sound\nuse of public resources.\n\n \n2. Specific\nObjectives\n\n \nAmong the most important specific\nobjectives that allow the general objective proposed\nby this Internal Audit Unit to be achieved, are the following:\n\n \na) To assist\nthe Ministry's Administration\nand the Attached Bodies, overseeing the existing internal\ncontrol and determining the deficiencies found therein, for which\npurpose, timely recommendations are issued for their prompt application and consequently,\nto improve internal control.\n\nb) To facilitate, through the management of\nthe Internal Audit Unit,\nthe adoption of decisions by the Ministry's authorities, based on\nreliable and timely information, in safeguarding public resources.\n\nc) To promote the improvement of\nefficiency, effectiveness, and economy in the operations of the indicated\nentities, in the use of public resources.\n\nd) To foster compliance with the\npertinent legal provisions, standards, directives, and policies in the sphere\nin which this Entity operates, in the technical, administrative, legal,\namong other areas.\n\ne) To assist\nthe Administration\nin achieving the programmed goals and objectives.\n\nf) To promote the reliability and timeliness\nof information, as well as\nthe efficiency and effectiveness of operations.\n\ng) To comply with\nthe legal and technical framework.\n\n \nIt is the responsibility of the Internal Auditor\nto propose the organizational and functional structure of\nthe Internal Audit Unit.\n\nArticle 8.-Scope of\nCompetence. The\n Internal Audit Unit will fulfill its function in relation to the\npublic funds subject to the Ministry's scope of competence, including\ntrust agreements, special funds, and others of a similar nature, or regarding\nprivate funds and activities in accordance with articles 5 and 6 of\nthe Organic Law\nof the\n Office of the Comptroller General of the Republic, No.\n7428, insofar as these originate from transfers made by components within\nthe Ministry's competence.\n\nThis function may be exercised\ndirectly, through deconcentrated Audit Units, or through the\ncontracting of external firms.\n\nArticle 9.-Organization.\nThe Internal Audit Unit\nis organized into a single functional Audit Unit, in accordance with the organization\nof the Ministry, which will be headed by the\nInternal Auditor.\n\nSection A: The Internal Auditor\n\n \nArticle 10.-On the Internal Auditor.\nThe Internal Audit Unit\nwill be under the responsibility of an Internal Auditor, who must meet\nall the requirements demanded by\nthe General Law on Internal Control. Furthermore, they must be\nsuitable and knowledgeable of the legal provisions governing\nthe\n Public Administration.\n\nThe Internal Auditor will have, as part of their duties\nand functions, without prejudice to those established by\nthe aforementioned Law and the\nprovisions of\nthe Office of the Comptroller General of the Republic, the\nfollowing:\n\n \na) The position of Internal Auditor corresponds\nto the highest level of competence, responsibility, and authority of\nthe Internal Audit Unit. They are the leader and guide of the process of\nstrategic planning of\nthe Internal Audit Unit and, in that context, it is their\nresponsibility to define its objectives, its fundamental values, its projection, and\nthe auditable universe for each of the studies conducted by said\nAudit Unit. Their appointment is made by the\nhighest Head of the Entity of the\n Institution; as well as\nit is also their competence regarding the appointment of the Internal Sub-Auditor of\nthe Institution.\n\nb) They hold the superior hierarchy and\nadministration of\nthe Internal Audit Unit; to this end, they may issue the pertinent\nguidelines, directives, policies, and instructions, according to\nthe legal and technical regulations, with uniform criteria in the exercise of\ncompetencies and in relations with\nthe Administration.\n\nc) They are responsible for formulating,\nprocessing, and maintaining in force the Regulation on the Organization and Operation of\nthe Internal Audit Unit,\nin accordance with article 5 of this Regulation.\n\nd) Their functions have characteristics of a\nsubstantive and strategic nature, in the design, implementation, direction,\nevaluation, and constant improvement of the quality of the processes, procedures,\nproducts, and services corresponding to\nthe Internal Audit Unit\nunder their charge, and they will bear responsibility for the functional coordination and control\nof the deconcentrated Audit Units that may legally exist\nin the Ministry.\n\ne) The Internal Auditor will be directly accountable\nfor their management before the Minister and, where appropriate, before\nthe Office of the Comptroller General\nof the Republic,\nand will perform their functions with functional independence and independence of judgment, as\nstipulated in article 25 of the\n General Law on Internal Control, so that there is no\nconflict of interest with\nthe Administration.\n\nf) The Internal Auditor must implement\nadequate supervision management, so as to ensure the\nquality of the Audit Unit's processes, services, and products.\n\ng) They will be responsible for the supervision\nprocess and, in that capacity, must ensure that the efforts related\nto it are directed towards the fulfillment of the objectives of\nthe Internal Audit Unit,\nof each process, and of each study and report in particular, as well as of the prescribed\nstandards, procedures, and practices for improving its quality and\ngenerating added value for both the processes and the final products and\nservices of the\n Internal Audit Unit's work.\n\nh) It is the responsibility of the Internal Auditor\nto manage their personnel, such as: Planning,\norganizing, coordinating, directing, supervising, evaluating, motivating, as well as informing\ndecisions and providing training support, among others. The foregoing, in a way\nthat allows for the adequate achievement of the objectives and goals of\nthe Internal Audit Unit,\nas well as\nguaranteeing a competitive human resource in the exercise of the respective\nduties.\n\ni) The Internal Auditor acts as the Personnel Chief of\nthe Internal Audit Unit\nand, in that capacity, exercises all the functions inherent to the administration\nof its personnel.\n\nj) The Internal Auditor's participation\nin meetings convened by\nthe Administration will be in accordance with their responsibility\nas an advisor, according\nto the regulations and criteria established by\nthe Office of the Comptroller General in this regard.\n\nk) In the absence of the Internal Auditor,\nthey will rely on one of the officials of\nthe Internal Audit Unit\nwhom they designate, and who must be accountable before the Internal Auditor for their management.\n\nArticle 11.-On the Requirements to Hold the Position of\nInternal Auditor and Sub-Auditor. The Internal Auditor and the Internal Sub-Auditor must\ncomply at all times with the directives indicated by\nthe Office of the Comptroller General\nof the Republic\nor other pertinent regulations, for which they will have at least the\nfollowing requirements:\n\n \n1) Hold a Licentiate Degree in Public Accounting or similar.\n\n2) Be incorporated into the respective Professional\nAssociation, which accredits them for the practice of the profession.\n\n3) Have a minimum of three years' experience in the practice of\nInternal or External Audit in the Public Sector\nor in the Private Sector.\n\n \nThe work schedule of the Ministry's Internal Auditor and\nSub-Auditor will be full-time.\n\nArticle 12.-Appointment and Hierarchical Level. The\nMinister of Environment\nand Energy will make the appointment of the Internal Auditor and Sub-Auditor for\nan indefinite term in strict adherence to the provisions of articles 24 and 31 of\nthe General Law on Internal Control.\nThe Internal Auditor will report organically to the Minister and will belong\nto the high-level hierarchical rank in the Ministry.\n\nBoth the Internal Auditor and the\nSub-Auditor may only be removed from their positions for just cause,\nin accordance with a prior and binding opinion from\nthe Office of the Comptroller General of the Republic,\nin application of the provisions of article 15 of\nthe Organic Law\nof the\n Office of the Comptroller General of the Republic No.\n7428.\n\nSection B: The Personnel of\nthe Internal Audit Unit\n\n \nArticle 13.-Duties of the\nOfficials. The Internal Auditor and the other officials of\nthe Internal Audit Unit,\nwill have the following duties:\n\n \na) Fulfill the\ncompetencies assigned by law.\n\nb) Comply with the\napplicable legal and technical framework.\n\nc) Collaborate in the studies that\nthe Office of the Comptroller General\nof the Republic\nand other institutions carry out in the exercise of the legally attributed control or\noversight competencies.\n\nd) Manage, in an effective, efficient,\nand economical manner, the resources of the process for which they are responsible.\n\ne) Not reveal to third parties who do not have a\ndirect relationship with the matters dealt with in their reports, information about\nthe audits or the special audit studies being conducted,\nnor information about matters that determine a possible civil,\nadministrative, or eventually criminal responsibility of the Entities and Bodies subject to\nthe General Law on Internal Control.\n\nf) Maintain the\nconfidentiality of the\ncase regarding the information to which they have access.\n\ng) Comply with the provisions and recommendations issued by the Contraloría General de la República. In the event of opposition by the Internal Audit to such provisions and recommendations, Article 45, subsection a) of the Ley General de Control Interno shall apply.\n\nh) Facilitate and provide the information requested by the Legislative Assembly in the exercise of the powers provided in subsection 23) of Article 121 of the Political Constitution and collaborate with such information.\n\ni) Fulfill other duties pertaining to its competence.\n\nArticle 14.-Competencies. The Internal Audit is specifically responsible for the following:\n\na) Conduct audits or special studies every six months, in relation to public funds subject to its institutional competence, including trusts (fideicomisos), special funds, and others of a similar nature. Likewise, conduct every six months audits or special studies on private funds and activities, in accordance with Articles 5 and 6 of the Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, insofar as these originate from transfers made by components of its institutional competence.\n\nb) Verify compliance, validity, and sufficiency of the internal control system within its institutional competence, report on it, and propose pertinent corrective measures.\n\nc) Verify that active administration takes the internal control measures indicated in the Ley General de Control Interno, in cases of deconcentration of competencies, or the contracting of support services with third parties; likewise, regularly examine the effective operation of critical controls in those deconcentrated units or in the provision of such services.\n\nd) Advise, in matters of its competence, the head (jerarca) to whom it reports; in addition, warn the passive bodies it oversees of the possible consequences of certain conduct or decisions, when they become known to it.\n\ne) Authorize, by means of an opening and closing statement, the accounting books and minute books that must be kept by bodies subject to its institutional competence and other books that, in the internal auditor's opinion, are necessary for strengthening the internal control system.\n\nf) Prepare work plans, in accordance with the guidelines established by the Contraloría General de la República.\n\ng) Prepare an annual report on the execution of the work plan and the status of the recommendations of the internal audit, of the Contraloría General de la República, and of public accounting firms (despachos de contadores públicos); in the last two cases, when they become known to it, without prejudice to preparing reports and presenting them to the head (jerarca) when circumstances warrant it.\n\nh) Keep the internal audit organizational and operational regulations duly updated.\n\ni) Other competencies contemplated in the applicable legal, regulatory, and technical framework, with the limitations established in Article 34 of the Ley General de Control Interno.\n\nArticle 15.-Prohibitions. The Internal Auditor and other officials of the Internal Audit shall have the following prohibitions:\n\na) Perform active administration functions and actions, except those necessary to fulfill their competency.\n\nb) Be a member of a directing body of an administrative procedure.\n\nc) Practice liberal professions outside of the position, except in strictly personal matters, those of their spouse, their ascendants, descendants, and collateral relatives by consanguinity and affinity up to the third degree, or, when the workday is not full-time, unless there is an impediment due to the existence of a direct or indirect interest of the entity or body itself. Teaching is excepted from this prohibition, provided it is outside the working day.\n\nd) Participate in political-electoral activities, except for casting a vote in national and municipal elections.\n\ne) Reveal information about audits or special audit studies being conducted and about anything that determines possible civil, administrative, or potential criminal liability of officials of the Entities and Bodies subject to the Ley General de Control Interno.\n\nArticle 16.-On Personnel. The officials of the Internal Audit shall be subject to the administrative provisions applicable to the rest of the Ministry's personnel; however, appointment, transfer, suspension, removal, granting of leaves, and other personnel movements must have the authorization of the Internal Auditor, all in accordance with the legal framework governing the Ministry; nevertheless, the aforementioned administrative regulations must not negatively affect the activity of the Internal Audit or the functional independence and independence of judgment of the Auditor and their personnel, and in case of doubt, the Contraloría General shall order what is appropriate.\n\nFurthermore, the personnel of the Internal Audit must possess sufficient knowledge and expertise in auditing, accounting, administration, technology, subjects, and the legal framework related to the Public Administration and the Ministry, qualifying them to appropriately exercise the entrusted functions, as well as collectively gather and obtain the necessary skills and competencies to fulfill their responsibilities.\n\nThe Internal Auditor and other personnel of the Internal Audit must maintain high values of conduct to exercise internal audit activity, including, among others, those of justice, equity, timeliness, service, loyalty, objectivity, independence, integrity, respect, and motivation for learning and continuous improvement. Such values must be evident in their actions and prevent any possible doubt in their management.\n\nThe Administration must collaborate logistically with the Internal Audit so that its personnel receive constant training in those areas pertaining to its competence, for which it must have the necessary resources and allocate them as indicated in Article 27 of the Ley General de Control Interno, for the purpose of adequately fulfilling its management.\n\nArticle 17.-Individual Objectivity and Professional Ethics. The officials of the Internal Audit must have an impartial and neutral attitude to avoid conflicts of interest and protect their functional independence and independence of judgment.\n\nArticle 18.-Confidentiality of Information. The information that the Internal Auditor or any of their subordinates obtain regarding complaints or studies leading to the opening of administrative procedures and that potentially generate administrative, civil, and/or criminal liabilities during the investigation, the formulation of the report, and the subsequent communication of the results obtained, shall be strictly confidential, and no information or documentation shall be provided to any person, regardless of their rank, as stipulated in Articles 6; 32 subsection e); 34 subsection e) of the Ley General de Control Interno. Once the report has been communicated, the Internal Audit may forward information and documentation to the Minister, Subordinate Heads, the Contraloría General de la República, Deputies, and in general to any person in civil society who requires it.\n\nArticle 19.-Protection of Personnel. When the personnel of the Internal Audit, in the performance of their duties, become involved in a legal conflict or a lawsuit, the Ministry shall give its full support at the legal and technical level and, in addition, shall cover the costs to attend to that process until its final resolution. The foregoing, in accordance with Article 26 of the Ley General de Control Interno.\n\nSection C: On the Allocation and Administration of Resources\n\nArticle 20.-Resource Allocation. The Internal Auditor must submit, duly justified to the Minister, the creation of positions and the requirements for other resources deemed indispensable for fulfilling its Annual Audit Plan and, in general, for the proper functioning of its Department, all for the purpose of maintaining effective leadership in protecting the Hacienda Pública, within the scope of its competence and based on what is indicated in Article 27 of the Ley General de Control Interno. Likewise, in accordance with the provisions of Standard 2.1.2 of the Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, the Internal Auditor must communicate, if necessary, the impact that the limitation of resources produces on the corresponding oversight and control.\n\nThe Internal Audit must have the necessary and sufficient organization and resources to fulfill its management, all in accordance with what is ordered in Article 27 of the Ley General de Control Interno; therefore, the Minister must allocate the human, budgetary, material, technological, transport, and other necessary and sufficient resources so that the Internal Audit can fulfill its management at all times.\n\nFor budgetary purposes, the Internal Audit shall be given a programmatic category; furthermore, in the allocation and disposition of its resources, the opinion of the Internal Auditor and the instructions issued in this regard by the Contraloría General de la República shall be taken into account.\n\nShould serious limitations arise affecting the fulfillment of the assigned work of the Internal Audit, the Internal Auditor must communicate and substantiate this situation to the Minister for their timely attention and resolution.\n\nWhen the Internal Auditor considers that the lack of resources of the Internal Audit fosters the absence of timely oversight of the institutional patrimony, they must inform the Minister of the risk being assumed and the potential imputation of responsibility that this situation could generate for the Administration.\n\nArticle 21.-Resource Administration. In accordance with the pertinent legal and technical regulations, the Internal Auditor must administer the material, technological, and other resources of their Department; therefore, they are responsible for guaranteeing the utilization of such resources in an economic, efficient, effective, legal, and transparent manner for the achievement of the goals and objectives of the Internal Audit.\n\nThe Internal Auditor shall be responsible for presenting the preliminary draft budget of the Internal Audit for the respective budget exercise, for the approval of the Minister, who must address such requirements in accordance with the provisions of Article 27 of the Ley General de Control Interno.\n\nCHAPTER III\n\nOn the Operation of the Internal Audit\n\nArticle 22.-On Direction and Administration. The Internal Audit must execute its work in accordance with what is established in this Regulation and those manuals, directives, circulars, official letters, and any other guidelines that the Contraloría General de la República has established and will establish in the future as the Governing Body for oversight and control of the Hacienda Pública.\n\nArticle 23.-Planning. The Internal Auditor shall define, implement, and lead the strategic planning process of the Internal Audit and shall formally present the Annual Operating Plan to the Administration, in accordance with the legal and technical framework.\n\nLikewise, they shall define and document short-term planning through an Annual Work Plan of the Audit, consistent with the annual operating plan and the pertinent regulatory and technical framework, in order to proceed with the development of their processes with high quality, based on knowledge and understanding of the Ministry's internal and external environment.\n\nFor this purpose, when carrying out their planning, the Internal Auditor shall consider, among others, the following elements:\n\n1. The institutional objectives, goals, and policies contemplated in the Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República for each year.\n\n2. The requests for investigation of special studies made by the Head of the Ministry, the Contraloría General de la República, the Legislative Assembly, the Public Ministry, the Defensoría de los Habitantes, and those that the Auditor considers pertinent to prepare.\n\n3. The administrative tasks that the Internal Audit must perform at the request of the Administration, which are necessary for the normal development of its management, based on what is indicated in this regard in Article 34, subsection a) of the Ley General de Control Interno.\n\n4. The results obtained with the institutional risk assessment system (SEVRI).\n\n5. The results of the evaluations of institutional management indicators from previous periods for the Offices and Departments comprising MINAE, carried out by the Planning Directorate.\n\n6. The amount of budgetary resources executed by the Ministry, broken down by funding source, specific programs and projects, trusts (fideicomisos), donations, and any other resource related to the Ministry's management, even if administered through foundations or other private organizations.\n\n7. Amount and detail of transfers appearing in the Ministry's budget.\n\n8. Number of officials of the Institution by funding source, whether through the national budget, special accounts, loans, donations, transfers, contributions from national and international, public or private organizations, or any other mechanism used to finance Ministry personnel.\n\n9. Unforeseen situations that must be considered and addressed immediately.\n\nArticle 24.-Relationships and Coordination. The Internal Audit shall maintain relationships and coordination with the Minister, Vice Ministers, the Oficial Mayor, with subordinate heads, and other internal Departments and external Institutions when so required, in those research tasks being carried out by this Internal Audit.\n\nIt shall be the responsibility of the Internal Auditor to manage those relationships and regulate those of the other officials of the Internal Audit with the internal and external bodies within the scope of their institutional competence, so that they are carried out in accordance with the applicable legal and technical framework.\n\nArticle 25.-Functional and Judgmental Independence. The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit shall exercise their activity with total functional independence and independence of judgment in relation to the Minister and the other Administration Bodies; therefore:\n\na) They cannot be employed by, nor exercise functions in, any other administrative unit of the Ministry.\n\nb) They cannot be members of boards of directors, working commissions, or the like, nor hold leadership positions in the Ministry's solidarity association (asociación solidarista), all in accordance with the provisions and prohibitions established in this regard by the Ley General de Control Interno and the Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422.\n\nArticle 26.-Powers of Officials. The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit must appropriately exercise the powers established in Article 33 of the Ley General de Control Interno, regarding:\n\na. Free access, at any time, to all books, archives, securities, bank accounts, and documents of the entities and bodies within their institutional competence, as well as those of private subjects, only insofar as they administer or have custody of public funds or assets of the entities and bodies within their institutional competence. They shall also have free access to other sources of information related to their activity. The Internal Auditor may access, for their purposes, at any time, the electronic transactions recorded in the files and systems, carried out by the entities with banks or other institutions, for which the administration must provide them with the necessary resources.\n\nb. Request, from any official and private subject who administers or has custody of public funds of the entities and bodies within their institutional competence, in a reasonable form, conditions, and term, the reports, data, and documents for the full exercise of their competence. In the case of private subjects, the request will be regarding the administration or custody of public funds of the entities and bodies within their institutional competence.\n\nc. Request from officials of any hierarchical level, the collaboration, advice, and facilities required for the exercise of the internal audit.\n\nd. Any other powers necessary for the fulfillment of their competence, in accordance with the applicable legal and technical framework.\n\nArticle 27.-On the Investigation. The Auditor or the official of the Internal Audit designated by them, on the occasion of their work, must request the information required for their investigation in writing from every Servant of the Ministry, regardless of their rank, which must be provided completely, orderly, sufficiently, and within the deadlines requested by the Internal Auditor and other officials of the Internal Audit, without obstructing or delaying the fulfillment of their competencies, duties, and powers, as indicated in this Regulation and in the Ley General de Control Interno; otherwise, administrative and/or civil liability would be incurred, where applicable, and the Internal Auditor shall request in writing from the competent Body the application of the corresponding administrative sanctions, according to internal and external regulations, as well as the applicable normative.\n\nCHAPTER IV\n\nOn the Services of the Internal Audit\n\nArticle 28.-Oversight Services. Within the institutional scope of the Ministry, the Internal Audit shall provide two classes of oversight services, which must be provided with due professional care and in accordance with the regulations and legal provisions governing the Internal Audit function in the Public Sector.\n\nThese services are the following:\n\na) Audit services: These refer to the different types of audit: financial-accounting audit, IT audit, operational audit, special audit studies from which possible liabilities may arise, and any type of audit required to evaluate the compliance, sufficiency, and validity of internal control within the scope of the Ministry's competence, to assist the Administration so that the operations carried out in MINAE are executed in accordance with the administrative, technical, and legal framework established in the Public Sector and according to sound internal control practices in relation to:\n\n1. The protection and conservation of public patrimony against any loss, waste, improper use, irregularity, and illegal act.\n\n2. Demanding reliability, timeliness, and integrity of information.\n\n3. Assisting the Administration to ensure that tasks are carried out with effectiveness, efficiency, economy (economicidad), and comply with the legality block (bloque de legalidad) of the operations it carries out.\n\n4. Complying with the legal, administrative, and technical framework.\n\nb) Preventive services: This refers to advisory, warning, and book authorization services.\n\n1. Warning: This is a preventive service that the Internal Audit provides to the Minister or to the Subordinate Heads, either orally or in written form, through which it makes observations to prevent what is legally, administratively, and technically appropriate on a particular matter or on situations, decisions, or conduct, when they become known to it, in order to prevent potential negative consequences of their actions or risks in management, based on subsection d) of Article 22 of the Ley General de Control Interno.\n\n2. Advisory: This is a preventive service that the Internal Auditor provides orally or in writing, at the request of the Minister, the Subordinate Heads, or at the Auditor's discretion, through which they issue their opinion or observation on matters strictly within their competence without diminishing or compromising independence and objectivity in the subsequent development of their other competencies. The foregoing, based on what is established in subsection d) of Article 22 of the Ley General de Control Interno.\n\n3. Book authorization: This is a preventive service consisting of authorizing, by means of an opening and closing statement, the accounting books and minute books kept by the different Offices and Departments of the Ministry, as well as other books that, in the internal auditor's opinion, are necessary for the strengthening of the internal control system. The authorization process is carried out in accordance with the Manual on Technical Standards that must be observed by public Internal Audits in the legalization of Books, issued by the Contraloría General de la República, and with the procedures defined in this regard by the Internal Audit.\n\nCHAPTER V\n\nOn the Communication of Results\n\nArticle 29.-Means of Communication. The communication of results is the activity in the audit process in which the results of the work carried out by the Audit services and the preventive services provided by the Internal Audit are reported in written or oral form, the latter when applicable.\n\nArticle 30.-Oral Communication of Audit Services. The findings obtained in the course of audit services must be discussed with the responsible officials prior to issuing final conclusions and recommendations, in order to obtain their points of view, opinions, and any corrective action that is necessary.\n\nExceptions are cases of confidential audits, where their results must not be discussed, or when the audit or study is of an ordinary nature and confidential information is obtained, where the discussion must be partial.\n\nOral communication of results is arranged by the Internal Auditor in coordination with the team in charge of the study, prior to the written communication of the report, except in the cases of special reports regarding statements of facts and others contemplated by the regulations.\n\nArticle 31.-Written Communication of Audit Services. The Internal Audit must communicate the results of the audit services, officially in writing, through objective reports addressed to the Minister, as the hierarchical superior of the Institution, and/or to the Subordinate Heads, who, in the Internal Auditor's opinion, are considered pertinent to be informed, and/or to other external Entities that require communication, in accordance with the provisions established in the Ley General de Control Interno and the regulations issued in this regard by the Contraloría General de la República, so that pertinent decisions and actions are taken in accordance with the deadlines indicated in said Law, since the Administration has the competence and authority to order the implementation of the respective recommendations, in accordance with what is established in Article 35 of the Ley General de Control Interno. It should be noted that the indicated reports must be precise, objective, clear, concise, constructive, complete, and timely, and the Internal Auditor shall define the levels and competencies for that communication.\n\nArticle 32.-Communication of the Preventive Services of the Internal Audit. The communication of preventive services shall be done orally or in writing at the Internal Auditor's discretion; they shall define the content and form of the reports, official letters, or other means of communication, according to the nature of the matters referred to and their professional judgment.\n\nCHAPTER VI\n\nOn the Processing of Reports and Acceptance of Recommendations\n\nArticle 33.-On Audit Reports. The report is the substantive product through which the Internal Audit adds value for the fulfillment of institutional objectives and ensures that the Administration applies in its management all necessary internal controls and respects the procedures indicated by regulations in each particular situation.\n\nAudit reports must include, at a minimum, the objectives, scope, findings, conclusions, recommendations, and other results of the work, according to its nature and in compliance with the legal provisions and regulations issued by the Contraloría General de la República, the Procuraduría General de la República, the Supreme Court of Justice, and the Ministry of Finance, among others.\n\nReports on audit services shall deal with various matters within its competence and on aspects from which potential administrative, civil, and/or criminal liabilities may arise, which must comply with the corresponding technical and legal framework.\n\nFor preventive services, the Internal Auditor shall define the content and form of the reports, official letters, or other means of communication, in accordance with the nature of the studies or the situations that generate them.\n\nThe Internal Audit, in the submission of its reports as appropriate, shall record the information referring to what is stipulated in Articles 36, 37, 38, and 39 of Ley N° 8292.\n\nArticle 34.-Processing of Audit Service Reports. The reports resulting from Audit services shall be processed in accordance with the provisions of Chapter IV of the Ley General de Control Interno, titled Reports of the Internal Audit, and in compliance with the Manual for the Exercise of Internal Audit issued by the Contraloría General de la República.\n\nArticle 35.-Follow-up on the Application of Provisions and Recommendations. The Internal Auditor must establish and maintain, as a vital and permanent part of the Internal Audit's activity, a program for following up on the recommendations, observations, and other results of their management to ensure their timely, adequate, and effective attention by the Administration.\n\nThat program must include the results of the evaluations carried out by the officials of the Internal Audit, external Public Accounting Firms (Despachos de Contadores Públicos), and the Contraloría General de la República. The result of the follow-up program shall be communicated by the Internal Auditor to the Minister or to the Ente Contralor when appropriate, in accordance with the provisions of subsection g) of Article 22 of the Ley General de Control Interno.\n\nArticle 36.-On Management and Accountability Reports. The Internal Auditor must render accounts of their management by presenting an annual report on the execution of the work plan, according to what is indicated in the preceding article. Likewise, they must present the annual and semi-annual reports requested by the Administration regarding budgetary resources and the annual operating plan, which shall be sent to the Administration for subsequent submission to the Ministry of Finance, the Ministry of National Planning and Economic Policy, and the Contraloría General de la República.\n\nCHAPTER VII\n\nOn Responsibility and Sanctions\n\nArticle 37.-Responsibilities and Sanctions. Non-compliance with the provisions of this Regulation shall be a cause for administrative liability for the Internal Auditor and the officials of the Internal Audit, the Minister, Subordinate Heads, and other officials of the Ministry, in accordance with the provisions of Chapter V of the Ley General de Control Interno.\n\nThe determination of responsibilities and application of administrative sanctions corresponds to the competent body, according to internal regulations and the applicable normative.\n\nArticle 38.-Availability of the Regulation. The Administration of MINAE shall make this Regulation available on the Institution's website, in the Audit module, so that it is known by the officials of this Ministry and by Civil Society.\n\nArticle 39.-Derogation. Official letter DA-008-88 of June 20, 1988, which had been used as the \"Regulation for the Organization and Functions of the Internal Audit\" and was approved by Dr. Álvaro Umaña Quesada, then Minister of MINAE, is hereby repealed.\n\nArticle 40.-Effective Date. It shall take effect upon its publication in the Official Gazette La Gaceta.\n\nGiven at the Presidencia de la República.-San José, on the eleventh day of March, two thousand eight." }