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  "id": "norm-64277",
  "citation": "La Gaceta N° 217, 10/11/2008",
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  "title_es": "Manual Administración de Archivos del Departamento de Zona Marítimo Terrestre",
  "title_en": "File Management Manual for the Maritime-Terrestrial Zone Department",
  "summary_es": "Este documento es el Manual de Administración de Archivos del Departamento de Zona Marítimo Terrestre de la Municipalidad de La Cruz, aprobado en 2008 como parte de una política integral para la gestión de la ZMT. Establece un sistema codificado para la identificación y seguimiento de expedientes relacionados con permisos de uso del suelo (PUS), concesiones (CON), planes reguladores (PLR), oposiciones (OPS), desalojos (DES) y demoliciones (DEM). Define la estructura de un archivo digital en Excel con hojas de cálculo por proceso, incluyendo columnas para código, consecutivo, año, titular, ubicación y estado, con filtros para búsqueda rápida. Detalla el procedimiento de asignación de números de expediente combinando el código del proceso, un consecutivo y el año de solicitud. Además, regula el foliado de los expedientes físicos, su almacenamiento en archivadores separados por tipo de trámite y estado (activo, aprobado, pasivo), y recomienda un sistema de control de préstamos mediante un libro diario. Incluye un modelo de boleta de seguimiento para pegar en la contraportada de cada expediente, que permite visualizar de un vistazo el avance del trámite. Finalmente, propone el uso de carpetas tipo 'ampo' para documentación de consulta general como decretos, reglamentos y amojonamientos.",
  "summary_en": "This document is the File Management Manual of the Maritime-Terrestrial Zone Department of the Municipality of La Cruz, approved in 2008 as part of a comprehensive policy for ZMT management. It establishes a coded system for identifying and tracking files related to land use permits (PUS), concessions (CON), regulatory plans (PLR), objections (OPS), evictions (DES), and demolitions (DEM). It defines the structure of a digital Excel file with spreadsheets for each process, including columns for code, consecutive number, year, holder, location, and status, with filters for quick searching. It details the file number assignment procedure by combining the process code, a consecutive number, and the request year. Additionally, it regulates the pagination of physical files, their storage in separate filing cabinets by procedure type and status (active, approved, passive), and recommends a loan control system using a logbook. It includes a model tracking slip to attach to the back cover of each file for a quick view of the procedure's progress. Finally, it suggests using 'ampo' folders for general reference documentation such as decrees, regulations, and official demarcations.",
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  "excerpt_es": "Todos los expedientes CON que ya están aprobados no deben pasarse a Expedientes Pasivos (PAS) porque se les debe dar seguimiento en cuanto al plazo de vencimiento del contrato, para el cobro del canon de ocupación y otra cualquier notificación. Por lo tanto, siguen siendo expedientes activos.\n\nA cada expediente DES se le debe relacionar con el expediente de concesión o de permiso de uso que le corresponda, si tuviese. Es decir, debe hacerse en el expediente una nota siempre visible donde se aclare que tal expediente DES se relaciona (proviene o corresponde) con tal trámite de solicitud de concesión o permiso de uso del suelo, y viceversa.\n\nSe debe empezar entonces a ingresar información en cada una de las Hojas de Cálculo según el Proceso que corresponde, y se llevará al día.",
  "excerpt_en": "All approved CON files should not be moved to Passive Files (PAS) because they must be monitored regarding contract expiration dates, for charging the occupation fee, and any other notifications. Therefore, they remain active files.\n\nEach DES file must be linked to the corresponding concession or land use permit file, if any. That is, a clearly visible note must be placed in the file indicating that such DES file is related (derived from or corresponds to) such procedure for a concession or land use permit application, and vice versa.\n\nThen, information must begin to be entered in each Spreadsheet according to the corresponding Process, and it shall be kept up to date.",
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    "summary_en": "The File Administration Manual for the ZMT Department of the Municipality of La Cruz is approved, detailing the coding, digitization, pagination, physical storage, and loan control of files related to the maritime-terrestrial zone.",
    "summary_es": "Se aprueba el Manual de Administración de Archivos del Departamento de ZMT de la Municipalidad de La Cruz, detallando la codificación, digitalización, foliado, almacenamiento físico y control de préstamos de los expedientes relacionados con la zona marítimo terrestre."
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      "quote_en": "Approved CON files should not be moved to Passive Files (PAS) because they must be monitored regarding contract expiration dates, for charging the occupation fee, and any other notifications. Therefore, they remain active files.",
      "quote_es": "Los expedientes CON que ya están aprobados no deben pasarse a Expedientes Pasivos (PAS) porque se les debe dar seguimiento en cuanto al plazo de vencimiento del contrato, para el cobro del canon de ocupación y otra cualquier notificación. Por lo tanto, siguen siendo expedientes activos."
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      "quote_en": "A final recommendation that facilitates the Department's work regarding file administration is to place a slip on the back cover of each file in process with the list of steps corresponding to the procedure being carried out, so that the official can manually fill in the steps as the procedure advances, indicating which steps have been completed towards the approval of the request.",
      "quote_es": "Una última recomendación que facilita el trabajo del Departamento en cuanto a la administración de los expedientes, es que se coloque en la contraportada de cada expediente en trámite una boleta con la lista de pasos que corresponden al trámite que está llevando, de modo que el funcionario vaya llenado a mano, conforme avanza el trámite, los pasos que se van cumpliendo en vías de aprobación de la gestión."
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  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 3\n\n                        Manual Administración de Archivos Departamento de Zona Maritimo Terrestre\n\nTexto Completo acta: C0885\n( NOTA DEL SINALEVI: Mediante aviso publicado en la Gaceta N° 216 del 07\nde noviembre del 2008, la Municipalidad de la Cruz po\n\n(Nota de Sinalevi: Mediante aviso publicado en la Gaceta N° 216\ndel 07 de noviembre del 2008, la Municipalidad de la Cruz por Acuerdo N° 3-25\nde la sesión ordinaria N° 25-2008, que el día 7 de julio del 2008 aprobó \" La\nPropuesta para una Política Integral de la ZMT en la Municipalidad de la Cruz\nGuanacaste\", junto con el \"Reglamento para el Trámite de Concesión de la Zona\nMarítimo Terrestre, el \"Manual Administración de Archivos Departamento de Zona\nMarítimo Terrestre\" y el \"Reglamento para Tramitar Permisos de Usos del Suelo\nen la Zona Marítimo Terrestre\". Las cuales mediante los oficios FOE-SM-2383 y\nFOE-SM-2393, la Gerencia\nde Área de la División\nde Fiscalización Operativa de\nla Contraloría General de\nla República, ha remitido\nen el informe DFOE-SM-117-2007, la gestión de\nla Municipalidad de\nLa Cruz, referente a la\nadministración, planificación, vigilancia y protección de los terrenos ubicados\nen la Zona Marítimo\nTerrestre del cantón y DFOE-SM-119-2007 sobre el Plan Regulador Costero de\nPunta Castilla y las concesiones otorgarlas por\nla Municipalidad de\nLa Cruz, al margen de lo\ndispuesto por el ordenamiento jurídico. Los textos de los reglamentos aprobados\nfueron publicados en la\n Gaceta N° 217 de 10 de noviembre del 2008.  Se trascribe el Manual Administración de\nArchivos Departamento de Zona Marítimo Terrestre).\n\nMUNICIPALIDAD DE\nLA CRUZ\n\nDEPARTAMENTO DE ZONA MARÍTIMO-TERRESTRE\n\nMANUAL ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS\n\nInformación digital de los expedientes\n\n1. Crear un listado de todos los diferentes\nProcesos a cargo del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre y asignar un\ncódigo a cada uno, a fin de identificar internamente cada trámite o Proceso,\ncomo pueden ser:\n\n    PUS: Permisos de Uso del Suelo: Son\ntodos los expedientes de solicitud de permiso de uso del suelo. Se debe separar\nlos que están en trámite de los que ya están aprobados y vigentes.\n\n    Los expedientes PUS que ya están aprobados no deben pasarse al\narchivador de Expedientes Pasivos (PAS) porque se les debe dar seguimiento en\ncuanto al plazo de vencimiento del permiso y para el cobro del canon de\nocupación. Por lo tanto, siguen siendo expedientes activos.\n\n    CON: Contratos de Concesión: Son\ntodos los expedientes de solicitud de concesión. Se debe separar los que están\nen pasivos, trámite y los que ya están aprobados y vigentes.\n\n    Los expedientes CON que ya están aprobados\nno deben pasarse a Expedientes Pasivos (PAS) porque se les debe dar seguimiento\nen cuanto al plazo de vencimiento del contrato, para el cobro del canon de\nocupación y otra cualquier notificación. Por lo tanto, siguen siendo\nexpedientes activos.\n\n    PLR: Planes Reguladores: Son todos\nlos expedientes de los planes reguladores que llegan a trámite a la\nmunicipalidad. Se debe mantener aquí los expedientes PLR que están en trámite,\ny los que ya están aprobados deben pasarse al archivador de Expedientes Pasivos\n(PAS).\n\n    Sin embargo, en el archivador de PLR se debe tener al menos una gaveta\npara guardar los reglamentos y láminas de los planes reguladores aprobados y\nvigentes, por cuanto se estarán utilizando continuamente para consulta. Y\ndentro de esta gaveta se puede ordenar los planes reguladores por ejemplo por\ndistrito u orden alfabético.\n\n    OPS: Oposiciones: Son todos los\nexpedientes que corresponden al trámite de oposición de terceras personas contra\nlas solicitudes de concesión u otro trámite. Dado que este Proceso nace como\nresultado de otro, se debe mantener los expedientes OPS junto a sendos\noriginales (COM, PLR...), ya sea que el expediente OPS aún esté en trámite, se\nhaya aprobado o rechazado. Esto, por cuanto el trámite principal se detiene\nmientras se resuelve la oposición.\n\n    El expediente OPS pasará a Expedientes\nPasivos (PAS) una vez que el expediente de origen también pase a Pasivos.\n\n    Aunque los expedientes OPS siempre estén\njuntos con sus respectivos expedientes de origen, se debe mantener ambos\nexpedientes relacionados. Es decir, debe mantenerse en ambos fólderes una nota\nsiempre visible donde se aclare que tal expediente de OPS se relaciona\n(proviene o corresponde) con tal expediente PUS, COM, PLR, etc.\n\n    DES: Desalojos: Son todos los\nexpedientes de desalojo de precaristas sobre terrenos en trámite de concesión o\npermiso de uso, que se inician por denuncias, inspecciones municipales, etc.\n\n    Se debe separar los que están en trámite de los que ya han sido\nresueltos y ejecutados, ya que estos últimos pasan a Expedientes Pasivos (PAS).\n\n    A cada expediente DES se le debe relacionar\ncon el expediente de concesión o de permiso de uso que le corresponda, si\ntuviese. Es decir, debe hacerse en el expediente una nota siempre visible donde\nse aclare que tal expediente DES se relaciona (proviene o corresponde) con tal\ntrámite de solicitud de concesión o permiso de uso del suelo, y viceversa.\n\n    DEM: Demoliciones: Son todos los\nexpedientes de demolición de construcciones ilegales sobre terrenos en trámite\nde concesión o permiso de uso, que se inician por denuncias, inspecciones\nmunicipales etc.\n\n    Se debe separar los que están en trámite de\nlos que ya han sido resueltos y ejecutados, ya que estos últimos pasan a Expedientes\nPasivos (PAS).\n\n    A cada expediente DEM se le debe relacionar\ncon el expediente de concesión o de permiso de uso que le corresponda, si\ntuviese. Es decir, debe hacerse en el expediente una nota siempre visible donde\nse aclare que tal expediente DEM de desalojo se relaciona (proviene o\ncorresponde) con tal trámite de solicitud de concesión o permiso de uso del\nsuelo, y viceversa.\n\n    PAS: Expedientes Pasivos: Son todos\naquellos expedientes que han llevado ante la municipalidad uno u otro trámite,\npero que han sido rechazados, anulados o están caducos y por lo tanto el\nexpediente se debió cerrar irreversiblemente. Se debe separarlos por trámite:\nPUS, CON, PLR, DES, DEM. Y para identificar los pasivos de los activos, se debe\nagregar las siglas PAS al número con que se tramitó el expediente.\n\n    Es decir, si se tramitó un expediente con el\nnúmero PLR-2015-2001, una vez que este trámite finalice y se pase a Expedientes\nPasivos, el número del expediente cambiará a PLR-2015-2001-PAS. Y en el\nconsecutivo digital se trasladará el expediente del archivo digital PLR al\narchivo digital PAS.\n\n2. Una vez que se tiene definidos los Procesos, se\ndeberá crear un archivo en Excel, donde se separará cada Proceso en una Hoja de\nCálculo aparte. A cada Hoja, se le pondrá como título el código que corresponde\nal trámite o Proceso que se manejará en esa Hoja.\n\n3. Para efectos de seguridad de la información,\neste archivo digital se debe utilizar con una clave o password\na la cual únicamente tendrán acceso los personeros del Departamento. Se debe\nestar cambiando dicha la clave cada con cierta regularidad.\n\n4. Cada Hoja de Cálculo dentro del archivo en\nExcel contendrá la siguiente información en columnas:\n\n \n\n \n\n    TRÁMITE: Código de identificación del\nProceso que se le está dando a cada expediente (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM,\nPAS).\n\n    CONSECUTIVO: Lista ordenada de números con al menos tres o cuatro dígitos. Ningún\nnúmero se repetirá para cada Proceso. Es decir, si el último expediente de\nsolicitud de concesión abierto en 1999 fue el CON-3241-1999, el primer\nexpediente de concesión del siguiente año será CON-3242-2000. Esto, con el fin\nde llevar una cuenta de los expedientes que se irán abriendo.\n\n    Sin embargo, los consecutivos sí podrán repetirse en Procesos\ndiferentes. Por ejemplo, PUS-1123-2000 y CON-1123-1996, ó DES-2080-2001 y\nDEM-2080-2001.\n\n    AÑO: Año en que se presenta una\nsolicitud de trámite que ha sido aceptada por la municipalidad.\n\n    TITULAR: Nombre del solicitante de\ntrámite. Puede ser persona física o jurídica. Es el mismo nombre que indica el\nexpediente, el formulario de solicitud de trámite, el respectivo plano de\ncatastro o el ocupante del terreno en trámite.\n\n    UBICACIÓN: Localización del terreno en trámite.\n\n    ESTADO: Estado del trámite, el cual se describe con las siguientes siglas,\nsegún sea el caso: T (en trámite), S (suspendido), A (aprobado), R (rechazado),\nP (pasivo), AP, (aprobado y publicado), AE (aprobado y ejecutado), (V) vencido,\nF (finalizado).\n\n5. Asimismo, se puede agregar nuevas columnas o\ncambiar las sugeridas según sean las necesidades del departamento. Por ejemplo,\nse puede añadir una para indicar el plan regulador que corresponde a cada\ntrámite, si es ésta información que el departamento necesita tener presente.\n\n6. A cada columna en cada Hoja de Cálculo se le\ninsertará un Filtro (Datos/Filtro/Autofiltro) que se\nutilizará para encontrar la información más rápidamente o para clasificar los\nexpedientes por grupos específicos dentro de cada Proceso.\n\n7. Se empezará entonces a ingresar información en\ncada una de las Hojas de Cálculo según el Proceso que corresponde, y se llevará\nal día.\n\nLos expedientes\n\n8. Con los nombres de los procesos definidos y los\ncódigos asignados, a cada nuevo expediente resultado de la presentación de una\nsolicitud de trámite por el administrado y su respectiva aceptación por parte\nde la municipalidad, se le asignará el código correspondiente al Proceso que se\nsolicita (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM, PAS) + el siguiente número disponible\nen el consecutivo respectivo del archivo en Excel + el año de recibida la\nsolicitud.\n\n    Por ejemplo, el 20 de diciembre del año 2007\nel administrado presenta ante\nla Municipalidad de\nLa Cruz una solicitud de\nconcesión. El 07 de enero del 2008, la municipalidad revisa con detalle la documentación\nrecibida y si cumple con la totalidad de los requisitos, abre un expediente y\nle asigna el número:\n\n \n\n \n\n \n\n    Así, se puede entonces identificar el\ntrámite por el número del expediente y será más fácil de localizar el\nexpediente en los archivadores.\n\n9. Con los expedientes abiertos y números\nasignados, se debe entonces comenzar a foliar el expediente, es decir, numerar\ncada página en orden. Por ejemplo, la número 1 viene a ser el documento que\nabre el expediente.\n\n    Todo nuevo documento que llegue al Departamento\ncomo parte de un trámite, debe sellarse con fecha de recibido y nombre del\nfuncionario que recibe, luego debe archivarse en el expediente respectivo y\nfoliarlo siguiendo el orden de numeración que corresponde.\n\n    El foliado debe ser claro y limpio, y\nubicarse siempre en el mismo lugar de la hoja. Se debe utilizar un sello del\nDepartamento con cada nuevo número, a fin de respaldar que la numeración haya\nefectivamente sido escrita por el funcionario del Departamento.\n\n    Si se necesita resolver el documento antes\nde archivarse, este podrá permanecer fuera como pendiente. Pero una vez\nresuelto o contestado, deberá guardarse en el expediente siguiendo el orden del\nfoliado.\n\nArchivos físicos\n\n10. A la hora de guardar los expedientes y para un\nmejor manejo de los mismos, se recomienda colocarlos en archivadores diferentes\nsegún el trámite que llevan. Bien puede tenerse archivadores para cada uno de\nlos Procesos (y dentro separar los expedientes que están en trámite de los\naprobados), o tener archivadores para expedientes en trámite, otros para\nexpedientes aprobados y otros para expedientes pasivos.\n\n    Se expone a continuación dos ejemplos de\ncómo se pueden administrar los archivadores.\n\n    Ejemplo 1:\n\n    Permisos de uso del suelo\n\n-   En trámite\n\n-   Aprobados y vigentes\n\n    Contratos de concesión\n\n-   En trámite + Oposiciones\n\n-   Aprobados y vigentes\n\n    Planes reguladores\n\n-   En trámite\n\n-   Aprobados y vigentes\n\n-   Amojonamientos oficiales (esta información\nigualmente puede archivarse en ampos, como se explicará al final)\n\n    Desalojos\n\n-   En trámite\n\nDemoliciones\n\n-   En trámite\n\n    Expedientes pasivos\n\n-   Permisos de uso del suelo (expedientes\ncerrados, rechazados, vencidos, anulados)\n\n-   Contratos de concesión (expedientes cerrados,\nrechazados, vencidos, anulados)\n\n-   Planes reguladores (expedientes aprobados o\ncerrados)\n\n-   Desalojos (expedientes aprobados y\nejecutados, o cerrados)\n\n-   Demoliciones (expedientes aprobados y\nejecutados, o cerrados)\n\n    Ejemplo 2:\n\n    Expedientes en trámite:\n\n-   Permisos de uso del suelo\n\n-   Contratos de concesión + Oposiciones\n\n-   Planes reguladores\n\n-   Desalojos + Demoliciones\n\n    Expedientes aprobados:\n\n-   Permisos de uso del suelo\n\n-   Contratos de concesión\n\n-   Planes reguladores (reglamentos y láminas\noficiales)\n\n-   Amojonamientos oficiales (esta información\nigualmente puede archivarse en ampos, como se explicará al final)\n\n    Expedientes pasivos\n\n-   Permisos de uso del suelo (expedientes\ncerrados, rechazados, vencidos, anulados)\n\n-   Contratos de concesión (expedientes cerrados,\nrechazados, vencidos, anulados)\n\n-   Planes reguladores (expedientes aprobados o\ncerrados)\n\n-   Desalojos (expedientes aprobados y\nejecutados, o cerrados)\n\n-   Demoliciones (expedientes aprobados y\nejecutados, o cerrados)\n\n11. Teniendo definida la administración de los expedientes\ny contando con una memoria digital actualizada, se podrá entonces acomodar cada\nexpediente en su respectivo archivador en orden numérico.\n\n     Se recomienda el acomodo en orden de\nnumeración y no alfabético para evitar estar corriendo expedientes cada vez que\nentran nuevos.\n\n12. Una vez que todos estén acomodados dentro de\nlos archivadores, se debe mantener un sistema de administración y vigilancia,\ntanto de los expedientes como de cualquier otra documentación que se use\narchivada. Para esto, cada vez que se saque un expediente de los archivadores,\nse debe llevar un Diario o Control donde se vaya anotando cada expediente que\nsale y entra de los archivadores.\n\n     La información que como mínimo se debe\nmanejar en ese Diario es la siguiente:\n\n-   Número de expediente\n\n-   Nombre del expediente\n\n-   Fecha de salida o préstamo del expediente\n\n-   Nombre y firma de quien lo recibe\n\n-   Nombre de quien lo entrega\n\n-   Fecha de entrada o devolución del expediente\n\n-   Nombre y firma de quien lo recibe\n\n-   Nombre de quien lo entrega\n\n    Así, se puede responsabilizar a quien o\nquienes manipulen los expedientes en caso de pérdida o maltrato.\n\n13. Para esto, se puede llevar un libro donde se apunte\nesa información, o bien, se puede crear un machote en cómputo del cual se\nimprimirá varias copias que se mantendrán cerca de los archivadores, para ser\nllenadas a mano.\n\n \n\n \n\n \n\n \n\n14. Otra solución para la vigilancia de los\nexpedientes y archivos es que se asigne a una única persona encargada de administrar\nlos archivadores. Esa persona será quien lleve el control de préstamo y velará\npor la devolución de los expedientes y cualquier otro documento que se maneje\nen los archivos, pero en caso de disponer de esta persona será el jefe de la\noficina de ZMT el que se encargue del control de estos documentos.\n\n15. Una última recomendación que facilita el\ntrabajo del Departamento en cuanto a la administración de los expedientes, es\nque se coloque en la contraportada de cada expediente en trámite una boleta con\nla lista de pasos que corresponden al trámite que está llevando, de modo que el\nfuncionario vaya llenado a mano, conforme avanza el trámite, los pasos que se\nvan cumpliendo en vías de aprobación de la gestión.\n\n     Con esto, no habrá que estar estudiando los\nexpedientes cada vez que se necesite saber por dónde va el trámite, ya que\nfacilita su lectura y comprensión, especialmente para expedientes que se han\ncomplicado y tienen mucha papelería.\n\n     Por ejemplo, se presenta el siguiente\nformulario que corresponde al trámite de solicitud de concesión.\n\n \n\n \n\n \n\n     En la primera línea se escribe la\ninformación básica de cada expediente: nombre, número, plan regulador y usos\ndel suelo que corresponden al terreno en trámite.\n\n     Seguidamente, en la primera columna se\nlista los pasos que corresponden al trámite de solicitud de concesión.\n\n     La segunda columna es para identificar con\nun \"SÍ\" el paso finiquitado satisfactoriamente o un \"NO\" si el paso ya está\ncumplido pero la resolución es negativa. Si el paso aún está en trámite, se\ndeja el espacio en blanco y una vez completado, se marcará \"SÍ\" o \"NO\", según\ncorresponda. Si el paso no aplica para el expediente en cuestión, entonces se\nmarca \"N/A\". De este modo poco a poco se irán llenando las casillas conforme el\ntrámite avance.\n\n     Finalmente, la tercera columna corresponde\na cualquier tipo de información que pudiera ser necesaria para completar el\ndato, por ejemplo, la fecha o alguna observación.\n\n     Al final del cuadro existe otra casilla más\ngrande para observaciones generales del expediente y una más donde se indica\nlas relaciones de este expediente (PUS, CON, PLR) con otros (OPS, DES, DEM),\ntal y como se indicó en el punto 1 para relacionar expedientes.\n\n     En el cuadro anterior, se muestra la boleta\nde un expediente en trámite. Con este ejemplo se puede obtener la siguiente\ninformación:\n\nSe trata de la sociedad Inversiones Turísticas\nCristal S. A., solicitante de concesión por un terreno ubicado en el (ficticio)\nPlan Regulador de Playa Soley Noreste y cuyos usos\ndel suelo corresponden a Zona Hotelera, Zona de Protección y Zona Comercial. El\nprimer paso de la presentación de la solicitud de concesión fue cumplido\nsatisfactoriamente (se indica la fecha). El lote no está afectado ni total ni\nparcialmente por el patrimonio natural del Estado y ya se tiene la respectiva\ncertificación del MINAE. El plano está en trámite de catastro, pero se tiene el\nárea final del lote por 5.845,20 m2.\nYa se realizó la inspección de campo y se publicó un edicto (se indican\nfechas), finalizó el plazo para oposiciones y no se presentó ninguna contra\nesta solicitud, por lo que no se tuvo que resolver ninguna oposición. El avalúo\nde Tributación Directa aún está en trámite. El terreno tiene construcciones (2\ncasas y 1 bodega), pero estas no se ajustan al dictamen C-230-97 de\nla Procuraduría General\nde la República,\npor lo que están en trámite de demolición, para lo cual se abrió un expediente\naparte con el número DEM-2059-99. La aprobación de un anteproyecto por parte\ndel ICT no aplica para este caso. El resto de los pasos aún están pendientes.\n\n     Como se puede ver, de esta boleta se\nobtiene información general suficiente sobre el expediente, lo cual evita tener\nque estar revisando los folios constantemente para obtener algún dato.\n\nAmpos\n\n16. Los ampos son muy útiles para documentación\ncomo:\n\n-   Amojonamientos vigentes del IGN\n\n-   Declaratorias de aptitud turística por el ICT\n\n-   Reglamentos publicados de planes reguladores\n\n-   Decretos, leyes, reglamentos\n\n-   Notificaciones, acuerdos, informes, pronunciamientos,\noficios y publicaciones en La Gaceta que tengan que ver con la zona\nmarítimo-terrestre o con la municipalidad.\n\n     Se debe mantener ampos claramente\nidentificados en donde se separe la información por temas. Toda esta\ndocumentación debe mantenerse en buen estado porque se utiliza para consulta de\ntodos los funcionarios municipales.",
  "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n                    -\n\n                        Complete Text of Norm 3\n\n                        File Administration Manual for the Maritime-Terrestrial Zone Department\n\nComplete Text of act: C0885\n( NOTE FROM SINALEVI: By means of a notice published in Gaceta N° 216 of 07\nNovember 2008, the Municipalidad de la Cruz po\n\n(Note from Sinalevi: By means of a notice published in Gaceta N° 216\nof 07 November 2008, the Municipalidad de la Cruz, by Agreement N° 3-25\nof regular session N° 25-2008, on 7 July 2008, approved \"The\nProposal for a Comprehensive ZMT Policy in the Municipalidad de la Cruz\nGuanacaste\", together with the \"Regulation for Concession Processing of the Zona\nMarítimo Terrestre\", the \"File Administration Manual for the Maritime-Terrestrial Zone Department\" and the \"Regulation for Processing Land-Use Permits\nin the Zona Marítimo Terrestre\". These, through official letters FOE-SM-2383 and\nFOE-SM-2393, the Area\nManagement of the Operational\nAudit Division of\nthe Contraloría General de\nla República, forwarded\nin report DFOE-SM-117-2007, on the management of\nthe Municipalidad de\nLa Cruz, regarding the\nadministration, planning, monitoring and protection of lands located\nin the Zona Marítimo\nTerrestre of the canton and DFOE-SM-119-2007 on the Punta Castilla Coastal Regulatory Plan and the concessions granted by\nthe Municipalidad de\nLa Cruz, outside the framework of\nthe legal system. The texts of the approved regulations\nwere published in\n Gaceta N° 217 of 10 November 2008.  The File Administration Manual for the\nMaritime-Terrestrial Zone Department is transcribed).\n\nMUNICIPALIDAD DE\nLA CRUZ\n\nMARITIME-TERRESTRIAL ZONE DEPARTMENT\n\nFILE ADMINISTRATION MANUAL\n\nDigital information of case files (expedientes)\n\n1. Create a list of all the different\nProcesses under the responsibility of the Maritime-Terrestrial Zone Department and assign a\ncode to each one, in order to internally identify each proceeding or Process,\nsuch as:\n\n    PUS: Land-Use Permits (Permisos de Uso del Suelo): These are\nall the case files for applications for land-use permits (permiso de uso del suelo). There must be a separation between those in process and those already approved and in force.\n\n    PUS case files that are already approved must not be transferred to the\nPassive Case Files (Expedientes Pasivos) (PAS) archive because they must be followed up regarding the permit expiration period and for the collection of the occupancy fee (canon de ocupación). Therefore, they remain active case files.\n\n    CON: Concession Contracts (Contratos de Concesión): These are\nall the case files for concession applications. There must be a separation between those that are passive, in process, and those already approved and in force.\n\n    CON case files that are already approved\nmust not be transferred to Passive Case Files (Expedientes Pasivos) (PAS) because they must be followed up regarding the contract expiration period, for the collection of the occupancy fee (canon de ocupación) and any other notification. Therefore, they remain active case files.\n\n    PLR: Regulatory Plans (Planes Reguladores): These are all\nthe case files for regulatory plans that enter into processing at the\nmunicipality. PLR case files that are in process must be kept here,\nand those already approved must be transferred to the Passive Case Files (Expedientes Pasivos) (PAS) archive.\n\n    However, in the PLR archive there must be at least one drawer\nto store the regulations and sheets of the approved and in-force regulatory plans, as they will be used continuously for consultation. And\nwithin this drawer, the regulatory plans can be ordered, for example, by\ndistrict or alphabetically.\n\n    OPS: Oppositions (Oposiciones): These are all\nthe case files corresponding to the opposition proceeding by third parties against\nconcession applications or other proceedings. Given that this Process arises as\na result of another, OPS case files must be kept together with their respective originals (COM, PLR...), whether the OPS case file is still in process, has\nbeen approved or rejected. This is because the main proceeding is suspended\nwhile the opposition is resolved.\n\n    The OPS case file will be transferred to Passive Case Files (Expedientes Pasivos)\n(PAS) once the originating case file is also transferred to Passive Case Files.\n\n    Although OPS case files are always\ntogether with their respective originating case files, both\ncase files must be kept linked. That is, a perpetually visible note must be kept in both folders\nclarifying that such OPS case file is related\n(originates from or corresponds) to such PUS, COM, PLR, etc. case file.\n\n    DES: Evictions (Desalojos): These are all\nthe case files for evictions of squatters (precaristas) on lands undergoing concession or\npermit-of-use proceedings, initiated by complaints, municipal inspections, etc.\n\n    There must be a separation between those in process and those that have been\nresolved and executed, since the latter are transferred to Passive Case Files (Expedientes Pasivos) (PAS).\n\n    Each DES case file must be linked\nwith the corresponding concession or land-use-permit case file, if\nany. That is, a perpetually visible note must be placed in the case file\nclarifying that such DES case file is related (originates from or\ncorresponds) with such concession or land-use-permit application proceeding, and vice versa.\n\n    DEM: Demolitions (Demoliciones): These are all\nthe case files for demolition of illegal constructions on lands undergoing concession\nor permit-of-use proceedings, initiated by complaints, municipal inspections, etc.\n\n    There must be a separation between those\nin process and those that have already been resolved and executed, since these latter are transferred to Passive Case Files (Expedientes Pasivos)\n(PAS).\n\n    Each DEM case file must be linked\nwith the corresponding concession or land-use-permit case file, if\nany. That is, a perpetually visible note must be placed in the case file\nclarifying that such DEM demolition case file is related (originates from or\ncorresponds) with such concession or land-use-permit application proceeding, and vice versa.\n\n    PAS: Passive Case Files (Expedientes Pasivos): These are all\nthose case files that have undergone one or another proceeding before the municipality,\nbut that have been rejected, annulled or are expired and therefore the\ncase file had to be permanently closed. They must be separated by proceeding:\nPUS, CON, PLR, DES, DEM. And to identify the passive from the active ones, the\nacronym PAS must be added to the number under which the case file was processed.\n\n    That is, if a case file was processed with the\nnumber PLR-2015-2001, once this proceeding concludes and it is transferred to Passive Case Files (Expedientes Pasivos),\nthe case file number will change to PLR-2015-2001-PAS. And in the\ndigital sequential listing, the case file will be moved from the PLR digital archive to the\nPAS digital archive.\n\n2. Once the Processes have been defined, an\nExcel file must be created, where each Process will be separated into a different Spreadsheet.\nEach Sheet will be given as a title the code corresponding\nto the proceeding or Process that will be managed in that Sheet.\n\n3. For the purposes of information security,\nthis digital file must be accessed with a password\nto which only the Department officials will have access. Said\npassword must be changed with some regularity.\n\n4. Each Spreadsheet within the Excel\nfile will contain the following information in columns:\n\n \n\n \n\n    PROCEEDING (TRÁMITE): Identification code of the\nProcess being given to each case file (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM,\nPAS).\n\n    SEQUENTIAL NUMBER (CONSECUTIVO): Ordered list of numbers with at least three or four digits. No\nnumber will be repeated for each Process. That is, if the last concession application\ncase file opened in 1999 was CON-3241-1999, the first\nconcession case file of the following year will be CON-3242-2000. This, in order\nto keep a count of the case files that are being opened.\n\n    However, sequential numbers may repeat in different\nProcesses. For example, PUS-1123-2000 and CON-1123-1996, or DES-2080-2001 and\nDEM-2080-2001.\n\n    YEAR (AÑO): Year in which a\nproceeding application accepted by the municipality is filed.\n\n    HOLDER (TITULAR): Name of the\nproceeding applicant. May be a natural or legal person. It is the same name indicated by the\ncase file, the proceeding application form, the respective cadastral map\nor the occupant of the land under proceeding.\n\n    LOCATION (UBICACIÓN): Location of the land under proceeding.\n\n    STATUS (ESTADO): Status of the proceeding, which is described with the following acronyms,\nas the case may be: T (in process), S (suspended), A (approved), R (rejected),\nP (passive), AP, (approved and published), AE (approved and executed), (V) expired,\nF (finalized).\n\n5. Likewise, new columns can be added or\nthe suggested ones changed according to the department's needs. For example,\none can be added to indicate the regulatory plan that corresponds to each\nproceeding, if this is information the department needs to keep in mind.\n\n6. In each column in each Spreadsheet, a\nFilter (Data/Filter/Autofilter) will be inserted, which\nwill be used to find information more quickly or to classify\ncase files by specific groups within each Process.\n\n7. Information will then begin to be entered into\neach of the Spreadsheets according to the corresponding Process, and will be kept\nup to date.\n\nThe case files (expedientes)\n\n8. With the names of the defined processes and the\nassigned codes, each new case file resulting from the submission of a\nproceeding application by the individual and its respective acceptance by\nthe municipality, will be assigned the code corresponding to the Process being\nrequested (PUS, CON, PLR, OPS, DES, DEM, PAS) + the next available number\nin the respective sequential listing of the Excel file + the year the application was received.\n\n    For example, on 20 December 2007\nthe individual files before\nthe Municipalidad de\nLa Cruz a concession\napplication. On 07 January 2008, the municipality reviews in detail the documentation\nreceived and, if it meets all the requirements, opens a case file and\nassigns it the number:\n\n \n\n \n\n \n\n    Thus, the\nproceeding can then be identified by the case file number and it will be easier to locate the\ncase file in the filing cabinets.\n\n9. With the case files opened and numbers\nassigned, the case file must then begin to be foliated (foliar), that is, each page must be numbered\nin order. For example, number 1 becomes the document that\nopens the case file.\n\n    Every new document that arrives at the Department\nas part of a proceeding must be stamped with the date received and the name of the\nofficial who receives it, then it must be filed in the respective case file\nand foliated following the corresponding numbering order.\n\n    The foliation (foliado) must be clear and neat, and\nalways placed in the same location on the page. A Department stamp must be used\nwith each new number, in order to certify that the numbering was\neffectively written by the Department official.\n\n    If the document needs to be resolved before\nbeing filed, it may remain outside as pending. But once\nresolved or responded to, it must be stored in the case file following the order of\nfoliation.\n\nPhysical archives\n\n10. When storing case files (expedientes) and for\nbetter handling thereof, it is recommended to place them in different filing cabinets\naccording to the proceeding they carry. One may well have filing cabinets for each one of\nthe Processes (and within, separate the case files that are in process from the\napproved ones), or have filing cabinets for case files in process, others for\napproved case files, and others for passive case files.\n\n    Two examples of how the filing cabinets can be administered are presented below.\n\n    Example 1:\n\n    Land-use permits (permisos de uso del suelo)\n\n-   In process\n\n-   Approved and in force\n\n    Concession contracts (contratos de concesión)\n\n-   In process + Oppositions (Oposiciones)\n\n-   Approved and in force\n\n    Regulatory plans (planes reguladores)\n\n-   In process\n\n-   Approved and in force\n\n-   Official demarcations (amojonamientos oficiales) (this information\ncan also be filed in folders (ampos), as will be explained at the end)\n\n    Evictions (desalojos)\n\n-   In process\n\nDemolitions (demoliciones)\n\n-   In process\n\n    Passive case files (expedientes pasivos)\n\n-   Land-use permits (permisos de uso del suelo) (closed,\nrejected, expired, annulled case files)\n\n-   Concession contracts (contratos de concesión) (closed,\nrejected, expired, annulled case files)\n\n-   Regulatory plans (planes reguladores) (approved or\nclosed case files)\n\n-   Evictions (desalojos) (approved and\nexecuted, or closed case files)\n\n-   Demolitions (demoliciones) (approved and\nexecuted, or closed case files)\n\n    Example 2:\n\n    Case files in process (expedientes en trámite):\n\n-   Land-use permits (permisos de uso del suelo)\n\n-   Concession contracts (contratos de concesión) + Oppositions (Oposiciones)\n\n-   Regulatory plans (planes reguladores)\n\n-   Evictions (desalojos) + Demolitions (demoliciones)\n\n    Approved case files (expedientes aprobados):\n\n-   Land-use permits (permisos de uso del suelo)\n\n-   Concession contracts (contratos de concesión)\n\n-   Regulatory plans (planes reguladores) (regulations and official\nsheets)\n\n-   Official demarcations (amojonamientos oficiales) (this information\ncan also be filed in folders (ampos), as will be explained at the end)\n\n    Passive case files (expedientes pasivos)\n\n-   Land-use permits (permisos de uso del suelo) (closed,\nrejected, expired, annulled case files)\n\n-   Concession contracts (contratos de concesión) (closed,\nrejected, expired, annulled case files)\n\n-   Regulatory plans (planes reguladores) (approved or\nclosed case files)\n\n-   Evictions (desalojos) (approved and\nexecuted, or closed case files)\n\n-   Demolitions (demoliciones) (approved and\nexecuted, or closed case files)\n\n11. Having defined the administration of the case files (expedientes)\nand having an updated digital memory, each\ncase file can then be arranged in its respective filing cabinet in numerical order.\n\n     Arrangement in numbering order and not alphabetical order is recommended to avoid having to shift case files each time\nnew ones arrive.\n\n12. Once all are arranged within\nthe filing cabinets, an administration and monitoring system must be maintained,\nboth for the case files and for any other documentation used\nand archived. For this, each time a case file is removed from the filing cabinets,\na Log or Control must be kept where each case file that\nleaves and enters the filing cabinets is recorded.\n\n     The minimum information that must be\nmanaged in this Log is the following:\n\n-   Case file number (Número de expediente)\n\n-   Case file name (Nombre del expediente)\n\n-   Date of departure or loan of the case file\n\n-   Name and signature of the person who receives it\n\n-   Name of the person who hands it over\n\n-   Date of entry or return of the case file\n\n-   Name and signature of the person who receives it\n\n-   Name of the person who hands it over\n\n    Thus, the person or persons who handle the case files can be held responsible in case of loss or mistreatment.\n\n13. For this, a book can be kept where that\ninformation is noted, or a computer template can be created from which\nseveral copies will be printed and kept near the filing cabinets, to be\nfilled in by hand.\n\n \n\n \n\n \n\n \n\n14. Another solution for the monitoring of\ncase files (expedientes) and archives is to assign a single person in charge of administering\nthe filing cabinets. That person will be the one who keeps the loan control and will ensure\nthe return of case files and any other document handled\nin the archives, but if this person is not available, it will be the head of the\nZMT office who takes charge of controlling these documents.\n\n15. A final recommendation that facilitates the\nwork of the Department regarding the administration of case files, is\nto place on the inside back cover of each case file in process a checklist (boleta) with\nthe list of steps that correspond to the proceeding being carried out, so that the\nofficial fills it in by hand, as the proceeding advances, the steps that are\nbeing completed towards the approval of the process.\n\n     With this, there will be no need to study the\ncase files every time it is necessary to know how the proceeding is progressing, since\nit facilitates its reading and understanding, especially for case files that have\nbecome complicated and have a lot of paperwork.\n\n     For example, the following\nform corresponding to the concession application proceeding is presented.\n\n \n\n \n\n \n\n     On the first line, the basic\ninformation of each case file is written: name, number, regulatory plan, and land uses (usos del suelo)\nthat correspond to the land under proceeding.\n\n     Next, in the first column, the\nsteps corresponding to the concession application proceeding are listed.\n\n     The second column is to identify with\na \"YES\" the step completed satisfactorily or a \"NO\" if the step is already\ncompleted but the resolution is negative. If the step is still in process, the space is left\nblank and once completed, it will be marked \"YES\" or \"NO\", as\nappropriate. If the step does not apply to the case file in question, then it is\nmarked \"N/A\". In this way, boxes will gradually be filled in as the\nproceeding progresses.\n\n     Finally, the third column corresponds\nto any type of information that might be necessary to complete the\ndata, for example, the date or some observation.\n\n     At the end of the table there is another, larger box\nfor general observations of the case file and one more where the\nrelationships of this case file (PUS, CON, PLR) with others (OPS, DES, DEM) are indicated,\njust as indicated in point 1 for linking case files (expedientes).\n\n     In the previous table, the checklist (boleta)\nof a case file in process is shown. With this example, the following\ninformation can be obtained:\n\nThis concerns the company Inversiones Turísticas\nCristal S. A., applicant for a concession for a land located in the (fictitious)\nPlaya Soley Noreste Regulatory Plan and whose land uses (usos\ndel suelo) correspond to Hotel Zone, Protection Zone, and Commercial Zone. The\nfirst step of submitting the concession application was\nsatisfactorily completed (the date is indicated). The lot is not affected either totally or\npartially by the State's natural heritage and the respective\ncertification from MINAE is already in hand. The map is in the cadastral process, but the\nfinal area of the lot is known as 5,845.20 m2.\nThe field inspection has already been carried out and an edict was published (dates are indicated),\nthe period for oppositions (oposiciones) ended and none was filed against\nthis application, so no opposition had to be resolved. The appraisal\nby Tributación Directa is still in process. The land has constructions (2\nhouses and 1 warehouse), but these do not comply with legal opinion C-230-97 of\nthe Procuraduría General\nde la República,\nso they are in the process of demolition, for which a separate\ncase file was opened under number DEM-2059-99. The approval of a preliminary project by\nthe ICT does not apply to this case. The rest of the steps are still pending.\n\n     As can be seen, from this checklist (boleta)\nsufficient general information about the case file is obtained, which avoids having\nto be constantly reviewing the folios to obtain any data.\n\nFolders (ampos)\n\n16. Folders (ampos) are very useful for documentation\nsuch as:\n\n-   In-force demarcations (amojonamientos) by the IGN\n\n-   Declarations of tourist aptitude by the ICT\n\n-   Published regulations of regulatory plans\n\n-   Decrees, laws, regulations\n\n-   Notifications, agreements, reports, pronouncements,\nofficial letters (oficios) and publications in La Gaceta that are related to the maritime-terrestrial zone\n( zona\nmarítimo-terrestre) or to the municipality.\n\n     Clearly identified folders (ampos) must be maintained\nwhere information is separated by topic. All this\ndocumentation must be kept in good condition because it is used for consultation by\nall municipal officials."
}