{ "id": "norm-64879", "citation": "Reglamento 0 (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento, 13/02/2009)", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento para la Administración y Control de Activos Fijos del SENARA", "title_en": "Regulation for the Administration and Control of Fixed Assets of SENARA", "summary_es": "Este reglamento establece las normas para el uso, administración, control y registro de los activos fijos del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA). Define conceptos básicos como activo fijo, usuario, vida útil y depreciación, y regula aspectos como la asignación permanente o temporal de bienes, el ingreso, registro y control de inventarios, así como las bajas por obsolescencia, deterioro o pérdida. Contempla un procedimiento sumario administrativo en caso de extravío, robo, daño o desaparición de activos, estableciendo plazos, audiencias y posibles sanciones disciplinarias, incluyendo la reposición del valor del bien por parte del funcionario responsable. Asimismo, regula la asignación y uso de teléfonos celulares bajo principios de razonabilidad, limitando el gasto reconocido mensualmente y permitiendo su retiro discrecional. Incluye normas sobre préstamos externos de activos a otras instituciones, formalizados mediante convenio, así como la recepción y donación de bienes, siempre que se justifique su utilidad y se cuente con recursos para su mantenimiento. Deroga normativa anterior sobre control de bienes y uso de celulares, y su vigencia inicia con la publicación en La Gaceta. El texto no aborda materia ambiental, sino exclusivamente la administración de bienes institucionales.", "summary_en": "This regulation establishes the rules for the use, administration, control and registration of fixed assets of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service (SENARA). It defines basic concepts such as fixed asset, user, useful life and depreciation, and regulates aspects such as permanent or temporary assignment of goods, entry, registration and inventory control, as well as write-offs due to obsolescence, deterioration or loss. It includes an administrative summary procedure in case of loss, theft, damage or disappearance of assets, setting deadlines, hearings and possible disciplinary sanctions, including the replacement of the value of the asset by the responsible official. It also regulates the assignment and use of cell phones under principles of reasonableness, limiting the monthly recognized expense and allowing their discretionary withdrawal. It includes rules on external loans of assets to other institutions, formalized through an agreement, as well as the receipt and donation of goods, provided their usefulness is justified and resources are available for their maintenance. It repeals previous regulations on asset control and cell phone use, and comes into effect upon publication in La Gaceta. The text does not address environmental matters, but exclusively the administration of institutional assets.", "court_or_agency": "", "date": "13/02/2009", "year": "2009", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [], "concept_anchors": [], "keywords_es": [ "SENARA", "activos fijos", "inventario", "procedimiento sumario", "responsabilidad funcionario", "teléfonos celulares", "préstamo activos", "donación bienes", "depreciación", "baja de activos" ], "keywords_en": [ "SENARA", "fixed assets", "inventory", "summary procedure", "official liability", "cell phones", "asset loan", "donation of goods", "depreciation", "asset write-off" ], "excerpt_es": "Artículo 1º-El presente Reglamento tiene como objetivo dotar al Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento de un instrumento que le permita normar el uso, administración y control eficiente y eficaz de activos fijos.\n\nArtículo 2º-Las disposiciones de este Reglamento son de acatamiento obligatorio para los funcionarios del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, que se benefician del uso y servicio de los activos fijos propiedad de esta institución.\n\nArtículo 3º-Definiciones generales. Cuando en el presente Reglamento se empleen los siguientes términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:\n3.4.1 Activo fijo: Bien que se adquiere para ser utilizado en las operaciones de la institución, en la realización de sus objetivos, los cuales no están destinados para su venta, como: terrenos, edificios, canales, represas, maquinaria, mobiliario, vehículos entre otros y se espera que sean utilizados durante más de un período contable.", "excerpt_en": "Article 1-The purpose of this Regulation is to provide the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service with an instrument that allows it to regulate the efficient and effective use, administration and control of fixed assets.\n\nArticle 2-The provisions of this Regulation are of mandatory observance for the officials of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service, who benefit from the use and service of the fixed assets owned by this institution.\n\nArticle 3-General definitions. When the following terms and definitions are used in this Regulation, they shall be given the meanings indicated below:\n3.4.1 Fixed asset: Good acquired to be used in the operations of the institution, in the fulfillment of its objectives, which are not intended for sale, such as: land, buildings, canals, dams, machinery, furniture, vehicles, among others, and is expected to be used for more than one accounting period.", "outcome": { "label_en": "Repealed norm", "label_es": "Norma derogada", "summary_en": "The regulation established the administration and control of SENARA's fixed assets; it was repealed in 2018 by a new version of the same regulation.", "summary_es": "El reglamento estableció la administración y control de activos fijos del SENARA, fue derogado en 2018 por una nueva versión del mismo reglamento." }, "pull_quotes": [ { "context": "Capítulo I, Disposiciones generales", "quote_en": "Article 1-The purpose of this Regulation is to provide the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service with an instrument that allows it to regulate the efficient and effective use, administration and control of fixed assets.", "quote_es": "Artículo 1º-El presente Reglamento tiene como objetivo dotar al Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento de un instrumento que le permita normar el uso, administración y control eficiente y eficaz de activos fijos." }, { "context": "Capítulo III, Extravío o robo de activos", "quote_en": "Article 19-In the event of disappearance, repairable damage, loss of fixed assets due to an alleged crime of robbery, theft, or removal, or when the assigned asset suffers deterioration that prevents its repair, or in the case of traffic accidents or collisions involving institutional assets, the official to whom the fixed asset is assigned must inform the immediate superior in writing of what happened, within no more than three working days following the moment the accident, collision or mishap occurred, or when he/she became aware of the disappearance or loss of the fixed asset assigned under his/her responsibility.", "quote_es": "Artículo 19.-En caso de desaparición, daño reparable, pérdida de activos fijos por un presunto delito de robo, hurto, o sustracción, o bien cuando el activo asignado sufra un deterioro que impida su reparación, o se trate de accidentes de tránsito o colisiones en los cuales estén involucrados activos institucionales, el funcionario que tenga asignado el activo fijo deberá informar por escrito a la jefatura superior inmediata sobre lo sucedido, en un plazo no mayor de tres días hábiles siguientes al momento en que aconteció el accidente, colisión, o percance o bien al momento que tuvo conocimiento de la desaparición o pérdida del activo fijo asignado bajo su responsabilidad." }, { "context": "Capítulo IV, Asignación y uso de los teléfonos celulares", "quote_en": "Article 31-SENARA will recognize to the General Manager and Deputy General Manager the monthly expense for the use of the cell phone up to a maximum limit equivalent to four times the basic monthly rate. In all other cases, the basic monthly rate for this service will be covered. The excess over the established limits must be paid by the official immediately, via automatic payroll deduction, previously accepted by the user, or by another system that ensures prompt and secure payment to SENARA, otherwise the equipment will be withdrawn.", "quote_es": "Artículo 31.-El SENARA reconocerá al Gerente y Subgerente General el gasto mensual por el uso del teléfono celular hasta un límite máximo equivalente a cuatro veces la tarifa básica mensual. En todos los demás casos se cubrirá la tarifa básica mensual por este servicio. El exceso a los límites establecidos, deberá ser cancelado por el funcionario de inmediato, vía deducción automática por planilla, aceptada de previo por el usuario, o bien por otro sistema que asegure el pago ágil y seguro al SENARA, de lo contrario se le retirará el equipo." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [], "external": [ { "ref_id": "norm-45831", "url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_norma.aspx?param1=NRM&nValor1=1&nValor2=45831&strTipM=FN", "kind": "affects_norm", "label": "379", "norm_id": "45831" }, { "ref_id": "norm-87241", "url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_norma.aspx?param1=NRM&nValor1=1&nValor2=87241&strTipM=FN", "kind": "affected_by_norm", "label": "Reglamento para la administración y control de activos fijos para el Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento", "norm_id": "87241" } ] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=64879&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": { "all": [ { "norm_id": "87241", "type": "Reglamento", "number": "741", "date": "27/08/2018", "name": "Reglamento para la administración y control de activos fijos para el Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento", "ficha_url": "", "affectation": "Derogación", "mode": "Expreso" } ] }, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": { "51": [ { "doc_id": "norm-45831", "label": "379", "article": "51" } ] }, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 0\n\n Reglamento para la Administración y Control de Activos Fijos para el\nServicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento\n\nTexto Completo acta: 125A4D\nSERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS\n\nSERVICIO NACIONAL DE AGUAS\nSUBTERRÁNEAS\n\nRIEGO Y AVENAMIENTO\n\n(Esta norma fue deorgada por el artículo 45 del Reglamento para la\nAdministración y Control de Activos Fijos para el Servicio Nacional de Aguas\nSubterráneas, Riego y Avenamiento, aprobado mediante sesión ordinaria N° 741-18\ndel 27 de agosto del 2018)\n\nREGLAMENTO\nPARA LA\n ADMINISTRACIÓN Y CONTROL\n\nDE\nACTIVOS FIJOS PARA EL SERVICIO NACIONAL DE\n\nAGUAS\nSUBTERRÁNEAS, RIEGO Y AVENAMIENTO\n\nCAPÍTULO\nI\n\nDisposiciones\ngenerales\n\nArtículo 1º-El\npresente Reglamento tiene como objetivo dotar al Servicio Nacional de Aguas\nSubterráneas, Riego y Avenamiento de un instrumento que le permita normar el\nuso, administración y control eficiente y eficaz de activos fijos.\n\nArtículo 2º-Las disposiciones de este Reglamento son de acatamiento\nobligatorio para los funcionarios del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas,\nRiego y Avenamiento, que se benefician del uso y servicio de los activos fijos\npropiedad de esta institución.\n\nArtículo 3º-Definiciones generales. Cuando en el presente\nReglamento se empleen los siguientes términos y definiciones, debe dárseles las\nacepciones que se señalan a continuación:\n\n \n\n3.1    SENARA: Servicio Nacional de Aguas\nSubterráneas, Riego y Avenamiento.\n\n3.2    Usuario: Es aquel funcionario del SENARA\na quien se le ha hecho entrega efectiva de un activo para su uso y custodia, en\nforma exclusiva para el cumplimiento de sus funciones.\n\n3.3    Formulario: Son todos los documentos\ndiseñados para el registro y control de los activos, por ejemplo: asignación,\ntraslado, préstamo interno, préstamo externo y reparación de equipo, entre\notros.\n\n3.4    Activo: Es el importe total de los\nderechos y activos fijos propiedad del SENARA\n\n3.4.1  Activo fijo: Bien que se adquiere para ser\nutilizado en las operaciones de la institución, en la realización de sus\nobjetivos, los cuales no están destinados para su venta, como: terrenos,\nedificios, canales, represas, maquinaria, mobiliario, vehículos entre otros y\nse espera que sean utilizados durante más de un período contable.\n\n3.4.2  Activo fijo inmueble: Comprende los terrenos,\nedificios, servidumbres, puentes, represas, canales, todo lo que esté adherido\na la tierra o unido a los edificios y construcciones de una manera fija y\npermanente y demás derechos reales que pesan sobre inmuebles.\n\n3.4.3  Activo fijo mueble: A efectos del presente\nreglamento se entenderá como aquellos activos destinados por el SENARA para su\nuso en la realización de sus objetivos institucionales, que cumplan las\nsiguientes características:\n\na)   Que el activo fijo no constituya parte permanente de\nlos edificios y pueda ser traspasado sin alterar su integridad material.\n\nb)   Que el activo fijo posea una conformación material que\npermita su adecuada identificación, sea por medio de placa metálica, grabación,\nsello, cintas adhesivas o cualquier otro medio tecnológico que brinde seguridad\nal registro.\n\n3.4.4  Activo fijo de funcionamiento móvil: Son todos\naquellos activos que por sus características de funcionamiento y tamaño, fueron\ndiseñados para tal efecto. Estos activos se asignan mediante la firma del\nformulario de compromiso para su uso y custodia denominado \"Asignación de\nActivos\".\n\n3.5    Vida útil: Es la estimación del tiempo\nque durará en servicio un activo fijo, esta valoración es necesaria para conocer\nel gasto por depreciación de acuerdo con las tablas de\nla Dirección General\nde Tributación Directa.\n\n3.6    Depreciación: Es el gasto no erogable, de\nuna parte del costo del activo fijo, dentro del período de su vida útil. Los\nactivos fijos de la\n Institución serán depreciados por el método de Línea Recta.\n\n3.7    Valor de reposición: Se denomina valor de\nreposición de un activo fijo, al importe monetario que se debería pagar por su\nadquisición si en un momento dado se decidiera su compra. Este importe está\nsiempre sujeto a la antigüedad del bien, a su estado de desgaste o conservación\ny a la ley de la oferta y la demanda.\n\n3.8    Adiciones o mejoras: Son las erogaciones\nmonetarias que tienen el efecto directo de aumentar el valor de un activo\nexistente, al incrementar su capacidad, su vida útil y su eficiencia, por lo\ntanto las mismas deben cargarse al valor del activo.\n\n3.9    Reparación y mantenimiento: Gasto en que\nse incurre para la correcta operación y funcionamiento del activo, pueden ser\nmodificaciones completas o parciales practicadas al activo por el deterioro\nnormal.\n\n3.10  Donación: Es la transmisión de activos fijos sin\ncompromiso de contraprestación por las partes.\n\n3.11  Baja de activo: Se entenderá por baja de activo,\naquellos retirados de servicio y excluidos de los registros por encontrarse\nobsoletos de acuerdo con un criterio técnico, por daños irreparables o por\notras circunstancias como el robo o extravío.\n\nCAPÍTULO II\n\nAdministración de activos\n\n \n\nArtículo 4º-Todo funcionario\ndel SENARA, recibirá en buenas condiciones de funcionamiento los activos fijos\nnecesarios para el cumplimiento de sus funciones, asumiendo la responsabilidad\nde darles el uso adecuado.\n\n \n\n4.1  Asignación Permanente: Asignación permanente de\nactivos fijos de uso individual: se hará a cada funcionario para ser utilizados\npersonalmente para el cumplimiento de sus funciones, mediante el uso del\nformulario denominado \"Asignación de Activos\", diseñado para estos efectos. Es\nobligación del Proceso de Recursos Humanos informar al Proceso Administrativo\nsobre el ingreso de nuevos funcionarios, para proceder con la asignación de los\nactivos correspondientes.\n\nAsignación\npermanente de activos fijos de uso común: serán asignados a los niveles\ngerenciales, directores, coordinadores, encargados de área o unidades\nadministrativas, en la que vayan a ser utilizados, mediante el uso del\nformulario denominado \"Asignación de Activos\", diseñado para estos efectos.\n\n4.2  Asignación por tiempo definido: La asignación se hará\npor un período determinado establecido, a quien lo solicite, mediante el uso\ndel formulario denominado \"Asignación de Activos\", diseñado para estos efectos.\n\nArtículo 5º-Del ingreso de\nactivos. El ingreso físico de activos se hará por medio del proceso de\nServicios Administrativos, en oficinas centrales o regionales según\ncorresponda. Servicios Administrativos de oficinas centrales debe asignar una\nidentificación numérica o alfa numérica de acuerdo a su clasificación, por\nmedio de una placa metálica, cinta adhesiva, código de barras o uso de\nmarcadores.\n\nArtículo 6º-Del registro de los activos. Los activos serán\nclasificados para su registro de ingreso por medio del proceso de Servicios\nAdministrativos en el sistema diseñado para ese fin, a su vez deberá informar\nal proceso Financiero Contable.\n\nArtículo 7º-El proceso Financiero Contable realizará el respectivo\nregistro contable, además del registro de depreciación o revaluación de activos\nde acuerdo a las disposiciones técnicas que emita\nla Contabilidad Nacional.\n\nArtículo 8º-Del control e inventarios: El control e inventario\npermanente de activos estará a cargo del Proceso de Servicios Administrativos,\nel cual deberá designar un responsable de dicha labor.\n\nArtículo 9º-De la toma de inventarios: El Proceso de Servicios\nAdministrativos deberá realizar una vez al año tomas físicas de inventarios,\nlas cuales pueden hacerse mediante muestras selectivas o inventario general,\ncuyo informe final se emitirá en un plazo no mayor de 90 días naturales a\npartir de la finalización de la toma física. Dicho informe se remitirá a la\ngerencia, direcciones de área, coordinadores regionales y unidades asesoras,\nsegún corresponda, a efecto de que se sirvan realizar las verificaciones,\nobservaciones y justificaciones que estimen pertinentes, ante el proceso de\nServicios Administrativos, dentro de los 15 días hábiles contados a partir de\nla recepción del informe. Vencido este último plazo, el Proceso de Servicios\nAdministrativos, remitirá en un plazo no mayor de 30 días naturales, un informe\ndefinitivo a la Dirección\ndel Área Administrativa, con las observaciones, justificaciones y\nrecomendaciones presentadas por el Encargado del control e inventario\npermanente de activos, para que se proceda según corresponda.\n\nArtículo 10.-Todas las dependencias del SENARA deberán brindar las\nfacilidades y apoyo a\nla Administración, durante la toma de los\ninventarios físicos, selectivos o generales.\n\nArtículo 11.-Niveles de autorización de ajustes en el auxiliar y en\nlibros contables:\n\n \n\n11.1    Ajustes inferiores al equivalente en colones de\nUS $1.000.00 al tipo de cambio de referencia para la venta, fijado por el Banco\nCentral de Costa Rica, deberán ser aprobados por\nla Jefatura de\nla Dirección\n Administrativa.\n\n11.2    Ajustes iguales o superiores al equivalente en\ncolones de US $1.000.00 al tipo de cambio de referencia para la venta, fijado\npor el Banco Central de Costa Rica, deberán ser aprobados por\nla Gerencia.\n\nArtículo 12.-De las adiciones y\nmejoras de los activos. Cuando un activo fijo sea objeto de alguna adición o\nmejora que incremente significativamente su capacidad de servicio, su\neficiencia, prolongación de su vida útil o reducción de sus costos de operación\nfutura se deberán capitalizar.\n\nLas reparaciones ordinarias y extraordinarias que tiendan a la\nconservación del activo en condiciones normales de servicio, no son\ncapitalizables.\n\nArtículo 13.-De baja de activos fijos: Se hará baja de activos\nfijos del sistema de inventarios y del registro contable en caso de venta,\ndonación, pérdida, obsolescencia, inservible, mal estado, desuso, robo y otros\nconceptos que extingan el valor del activo fijo, lo cual deberá documentarse\ndebidamente. Para los casos de venta y donación deberá adjuntarse además el\navalúo del perito correspondiente.\n\nArtículo 14.-Todo traslado, préstamo interno, externo o retiro de un\nactivo fijo mueble, deberá formalizarse a través del encargado de control de\nactivos fijos, que deberá realizar los ajustes necesarios y emitir los\nformularios correspondientes para que sean firmados por los involucrados en los\ncambios.\n\nArtículo 15.-De la salida de los activos fijos: Cuando los\nactivos fijos requieran, para uso exclusivo de labores referentes a\nla Institución,\nsalir de la planta física del SENARA (oficinas centrales o regionales) se hará\nen las fórmulas previstas para tal efecto, en donde se detallará el estado del\nactivo fijo, sus características, descripción, el motivo que justifica su\nsalida, el número de placa, el destino del activo fijo y el tiempo estimado que\npermanecerá fuera de la\n Institución, esta fórmula requerirá del visto bueno de\nla Jefatura respectiva.\n\nCuando los activos fijos deban salir temporalmente de las\ninstalaciones del SENARA, para ser objeto de diagnóstico de su estado,\nreparación o mantenimiento, se tramitará a través del proceso de Servicios\nAdministrativos en oficinas centrales o unidades administrativas regionales,\nmediante el uso del formulario denominado \"Autorización de Salida Activos\",\ndiseñado para estos efectos.\n\nArtículo 16.-De los activos fijos obsoletos, inservibles, en mal\nestado o en desuso. Será responsabilidad y obligación del funcionario entregar\nen las bodegas destinadas para activos fijos (Oficinas Centrales y Regionales),\nlos activos fijos obsoletos, inservibles, en mal estado o en desuso mediante\nboleta correspondiente de traslado, para que éstos sean almacenados de forma\ntemporal, hasta que se determine de manera técnica que el equipo es de desecho\no no, para que posteriormente se realice el proceso de dar de baja por parte\ndel proceso administrativo y su correspondiente registro por parte del proceso\ncontable. Para efectos de los registros mencionados se debe considerar lo\ncitado en el artículo 11°.\n\nArtículo 17.-Deberán de contar con el seguro que corresponda, los\nactivos fijos muebles que de acuerdo a su naturaleza o valor, lo amerite o que\nasí lo determine la\n Administración.\n\nCAPITULO III\n\nExtravío o robo de activos\n\n \n\nArtículo\n18.-Del robo y hurto de activos fijos. En caso de desaparición, daño o\npérdida de activos fijos por un presunto delito de robo, hurto, o sustracción,\nel funcionario que tenga asignado el activo fijo deberá interponer la denuncia\ncorrespondiente ante el Organismo de Investigación Judicial cuando así\ncorresponda, dentro de las veinticuatro horas siguientes de haber sucedido o\ndetectado el hecho, adicionalmente deberá sujetarse a lo preceptuado en este\nreglamento en relación con el procedimiento que deberá observarse en términos\ngenerales en el caso de extravío, pérdida, daño, deterioro, accidente de\ntránsito, colisión, u otros eventos que lleven implícito daño o pérdidas\nirreparables de activos institucionales.\n\nDel procedimiento sumario administrativo\n\n \n\nArtículo\n19.-En caso de desaparición, daño reparable, pérdida de activos fijos por un\npresunto delito de robo, hurto, o sustracción, o bien cuando el activo asignado\nsufra un deterioro que impida su reparación, o se trate de accidentes de\ntránsito o colisiones en los cuales estén involucrados activos institucionales,\nel funcionario que tenga asignado el activo fijo deberá informar por escrito a\nla jefatura superior inmediata sobre lo sucedido, en un plazo no mayor de tres\ndías hábiles siguientes al momento en que aconteció el accidente, colisión, o\npercance o bien al momento que tuvo conocimiento de la desaparición o pérdida\ndel activo fijo asignado bajo su responsabilidad.\n\nArtículo 20.-El superior inmediato en un plazo no mayor de tres días\nhábiles  siguientes al momento que tuvo conocimiento del daño causado al\nactivo, para lo cual a nivel administrativo se determinará su cuantía y\nmagnitud, notificará al Proceso Servicios Administrativos, con el fin de que\ninicie una investigación a efectos de recabar información para sentar las bases\nde una eventual responsabilidad. Para ello dicho Proceso, dispondrá de un\ntérmino que no podrá exceder de cinco días hábiles, para darle traslado\ndel reporte de los daños causados al activo, al servidor(a) cuya custodia le\ncorresponde, concediéndosele un plazo máximo de ocho días hábiles, para que se\nrefiera a los daños sufridos por el activo asignado a su nombre y ofrezca los\nmedios de prueba en descargo de los mismos si los hubiere.\n\nArtículo 21.-Cuando el servidor(a) responsable de la custodia del\nactivo que ha sufrido daño no ejerciere su defensa, ello no será motivo para\ntener por imputable a su responsabilidad los daños comprobados, debiendo el\nProceso Servicios Administrativos continuar con la investigación hasta\nverificar la verdad real y dar por ello concluido el procedimiento.\n\nArtículo 22.-Transcurrido el plazo de traslado del informe de daños,\nestablecido en el artículo 20, el Proceso Servicios Administrativos, dentro de\nun término que no podrá exceder de cinco días hábiles, dictará una resolución\nmediante la cual hará comparecer al funcionario involucrado a una audiencia\noral y privada, y recibirá las pruebas de descargo, lo cual se documentará en\nuna acta.\n\nArtículo 23.-Realizada la audiencia oral y privada de las partes a que\nse refiere el artículo anterior, y evacuadas las pruebas admitidas, el Proceso\nServicios Administrativos, dentro de un término que no podrá exceder de diez\ndías hábiles, rendirá un informe debidamente razonado, que comprenderá una\ndescripción de los hechos y antecedentes, una parte considerativa, con\ninclusión de una evaluación de las probanzas rendidas, y una sección\nconcluyente, con indicación de las recomendaciones disciplinarias que se\nconsideren aplicables. El informe será trasladado ante\nla Dirección del\nÁrea Administrativa y notificará al funcionario involucrado mediante resolución\nrazonada, teniendo este último, tres días hábiles para manifestar su\ndisconformidad si la hubiera, la cual será resuelta en alzada por\nLa Gerencia. Resuelta\ndicha disconformidad, y comunicada al interesado, se procederá a fijar la\nsanción disciplinaria que sea del caso, para lo cual se notificará al Proceso\nde Recursos Humanos y se determinará el costo de reposición del activo cuando\nesto proceda, debiendo el funcionario cancelar de su propio peculio el valor de\nreposición del activo de características similares a través del mecanismo\nfijado para hacer efectivo el reintegro del valor del mismo.\n\nArtículo 24.-Son obligaciones del Proceso Servicios Administrativos:\n\n \n\na)  Recibir y darle trámite a todos los informes de daño o\npérdida de activos fijos por un presunto delito de robo, hurto, o sustracción,\npor deterioro, o accidentes de tránsito y colisiones que afecten los activos\ninstitucionales;\n\nb)  Recibir las pruebas testimoniales y recabar las demás\nprobanzas ofrecidas por las partes;\n\nc)  Solicitar a cualquier servidor o servidora del SENARA, o bien\na un tercero externo competente que pueda brindar un criterio técnico, la\ncolaboración necesaria para concluir la investigación;\n\nd)  Verificar que en el proceso no existan errores u omisiones\ncapaces de producir nulidad o indefensión;\n\ne)  Elaborar el informe razonado del caso en estudio, verificando\npreviamente, que no hayan errores de procedimiento o vicios causantes de\nindefensión y comunicarlo a\nla Dirección del Área Administrativa;\n\nf)   Conforme al análisis del caso, deberá el Proceso\nServicios Administrativos recomendar en el informe razonado que debe rendir, la\nsanción que corresponda, de acuerdo con la gravedad del caso, y de conformidad\ncon la legislación vigente.\n\ng)  Exista o no responsabilidad comprobada a través de\ninvestigación levantada por parte del o de los funcionarios involucrados, el\nProceso de Servicios Administrativos y el Proceso de Contabilidad, deberán dar\nde baja el activo cuando ello proceda, de acuerdo a los documentos de respaldo\nque se emitan para justificar tales efectos.\n\nCAPITULO IV\n\nAsignación y uso de los teléfonos celulares\n\n \n\nArtículo\n25.-Definición. El teléfono celular es un instrumento de trabajo para\nfacilitar el mejor desempeño de las labores de la persona a quien le fue\nasignado. La asignación y posterior uso de un teléfono celular no se\nconsiderará parte del salario ni originará ningún derecho, ni debe tomarse como\natribución o beneficio personal.\n\nArtículo 26.-Funcionarios responsables de asignarlos. Se\nautoriza al Gerente General como responsable de la asignación de teléfonos celulares,\nde acuerdo con lo establecido en este Reglamento. La asignación de teléfonos\ncelulares debe efectuarse en forma excepcional y restrictiva, siempre que\nexista necesidad comprobada y manifiesta.\n\nArtículo 27.-Funcionarios a quienes se les asigna su utilización.\nTendrán un teléfono celular asignado únicamente el Gerente General, el\nSubgerente General, así como a otros cargos o funcionarios que se justifique,\nque así lo determine y autorice el Gerente General.\n\nArtículo 28.-El aparato telefónico se entregará previa formalización a\ntravés del formulario que se utilizará para esos efectos. \n\nArtículo 29.-Uso exclusivo. El teléfono celular es de uso\nexclusivo del funcionario al cual se le asigna, para atender y realizar\nllamadas relativas al cumplimiento de las funciones propias del cargo que\nostenta en la\n Institución.\n\nArtículo 30.-La asignación y uso de los teléfonos celulares debe\nsujetarse a los principios de razonabilidad, racionalidad y en general a las\nprácticas sanas de administración.\n\nArtículo 31.-Tarifa a reconocer. El SENARA reconocerá al\nGerente y Subgerente General el gasto mensual por el uso del teléfono celular\nhasta un límite máximo equivalente a cuatro veces la tarifa básica mensual. En\ntodos los demás casos se cubrirá la tarifa básica mensual por este servicio. El\nexceso a los límites establecidos, deberá ser cancelado por el funcionario de\ninmediato, vía deducción automática por planilla, aceptada de previo por el\nusuario, o bien por otro sistema que asegure el pago ágil y seguro al SENARA,\nde lo contrario se le retirará el equipo.  \n\nArtículo 32.-Retiro del uso del teléfono celular. El uso del\nteléfono celular no crea derechos, en consecuencia\nla Institución\npuede retirar su uso en cualquier momento, sea por la desaparición de la necesidad\ninstitucional, incumplimiento de este Reglamento, limitaciones presupuestarias\no cualquier otra razón que SENARA discrecionalmente determine.\n\nCAPÍTULO V\n\nDonaciones y préstamos de activos\n\n \n\nArtículo 33.-Del préstamo\nexterno de activos. El préstamo de activos a otras instituciones, deberá\nser aprobado por la gerencia del SENARA y se formalizará mediante convenio. El\nconvenio debe contener la siguiente información mínima para que se registre y\nse lleve el control en el módulo de activos fijos que administra\nla Unidad de Servicios\nAdministrativos:\n\n \n\n33.1    Ubicación\n\n33.2    Período que cubre\n\n33.3    Responsable del bien dado en calidad de\npréstamo\n\n33.4    Números de activos (Placa)\n\n33.5    En el caso de vehículos, modelo, serie, color,\ntipo, Nº motor, Nº de chasis, Nº placa de circulación, estado general de todos\nlos sistemas que componen la unidad, así como un detalle de la documentación\nque la respalda para circular sin problemas, según lo establece\nla Ley General de\nTránsito de Costa Rica.\n\n33.6    Estado de entrega de los activos facilitados\n\n33.7    Nombre de la institución a la cual se le está\nprestando\n\n33.8    Otras condiciones del préstamo y devolución\n\nArtículo 34.-El SENARA\nrealizará los inventarios que considere pertinentes a los activos dados en\ncalidad de préstamo a otras instituciones. Las Instituciones que cuenten con\nactivos prestados por parte del SENARA deberán brindar periódicamente la\ninformación que se les solicite en cuanto a estado de los mismos (físico y de\nfuncionamiento).\n\nArtículo 35.-Ofrecimiento para recibir bienes en donación: Todo\nofrecimiento de donar algún activo fijo a\nla Institución\ndebe ser tramitado ante la\n Gerencia para su correspondiente aceptación previa\njustificación técnica emitida por la unidad gestionante que certifique:\n\n \n\n35.1  que lo donado es de utilidad para el desarrollo de labores\nde SENARA,\n\n35.2  que el costo de mercado del Activo es menor al costo de\nrecibir y mantener el Activo que se tomará como donación\n\n35.3  que se cuenta con los recursos necesarios para cubrir todos\nlos gastos que genere la recepción y mantenimiento del activo.\n\nArtículo 36.-Los activos\nrecibidos por donación deberán ser tramitados únicamente por medio del proceso\nde Servicios Administrativos que los tratará con los mismos procedimientos con\nque se administran los demás activos fijos que constituyen el patrimonio de\nla Institución. Se\nle dará de alta únicamente a las donaciones previamente aprobadas por parte de\nla Gerencia. (Ver artículo\n32°)\n\nArtículo 37.-La donación de activos por parte del SENARA: La solicitud\ndeberá especificar claramente las características de los bienes que interesan\nen la donación.\n\nArtículo 38.-La\n Gerencia, previa recomendación de\nla Dirección de\nAdministración, deberá dictaminar sobre la solicitud, considerando entre otros\naspectos que los bienes que serían objeto de donación, debidamente\ninventariados, no son útiles o necesarios para la institución.\n\nArtículo 39.-Una vez recibido el informe y la recomendación,\nla Gerencia decidirá si\naprueba o no la donación.\n\nArtículo 40.-Previo a la ejecución de la donación, se deberá contar\ncon el avalúo de los bienes realizado por el órgano especializado de la\nadministración respectiva o en su defecto el avalúo de\nla Dirección General\nde Tributación, de acuerdo con el valor real del mercado.\n\nArtículo 41.-La entidad beneficiaria contará con cuarenta y cinco días\nnaturales a partir de la recepción del acuerdo que apruebe la donación, para\naceptarla y ejecutarla; caso contrario, se tendrá por desistida.\n\nArtículo 42.-Con la entrega del bien o bienes donados procederá el\nlevantamiento de un acta con la asistencia de\nla Coordinación\ndel Proceso de Servicios Administrativos, o el funcionario delegado por esta,\nquien la suscribirá junto con el representante legal de la entidad beneficiaria.\nEn dicha acta deberá consignarse el estado de los bienes donados, sus\ncaracterísticas esenciales y su número de registro institucional.\n\nArtículo 43.-En todos los casos que suponga la administración de\nrecursos públicos, la entidad beneficiaria deberá cumplir lo dispuesto en\nla Ley de\nla Administración\n Financiera y Presupuestos Públicos y Ley de\nla Contratación\n Administrativa y su Reglamento.\n\nCAPÍTULO VI\n\nDe las obligaciones en materia de activos fijos\n\n \n\nArtículo 44.-De las\nobligaciones del Encargado de Control de Activos fijos:\n\n \n\n44.1  Llevar los controles necesarios para un adecuado\nseguimiento de todos los activos fijos de\nla Institución y\nasignación de los mismos.\n\n44.2  Programar y coordinar la toma física de los activos fijos\nen Oficinas Centrales y Regionales de\nla Institución.\n\n44.3  Registrar los movimientos en los inventarios de activos\nfijos en el sistema diseñado para estos efectos, conforme a las disposiciones\nque indica el presente reglamento y los procedimientos que se establezcan para\ntal fin.\n\n44.4  Determinar los faltantes, de inventario en forma fehaciente\ny suministrar la documentación pertinente a quien corresponda, según el\nprocedimiento que se establezca para tal fin.\n\n44.5  Velar porque en cada movimiento de activos se cumpla con\nlos requisitos establecidos en este Reglamento y los procedimientos que se\nestablezcan para tal fin.\n\nArtículo 45.-De las\nobligaciones de las jefaturas. Será obligación de las jefaturas:\n\n \n\n45.1  Velar por el correcto uso, cuidado, mantenimiento,\nreparación y modificación de todos los activos fijos asignados a los\nfuncionarios a su cargo.\n\n45.2  En caso de permisos con o sin goce de salario y de becas\ndentro o fuera del país, superior a un mes o cuando cese en el ejercicio de su\ncargo por renuncia, despido o jubilación, la jefatura deberá velar por que el\nusuario solicite el inventario de activos fijos asignados a su nombre, por\nmedio de Servicios Administrativos, así como tomar una determinación del\ndestino de los mismos. Esta disposición deberá cumplirse con el tiempo\nsuficiente, previo a la salida definitiva del funcionario del SENARA.\n\n45.3  Velar por la integridad de los activos fijos asignados a\nlos funcionarios que estén incapacitados para laborar, que se encuentren con\nlicencia o disfrutando de vacaciones, para lo cual podrán adoptar las medidas\nque estimen oportunas.\n\nArtículo 46.-De las\nobligaciones de los usuarios. Los funcionarios del SENARA deberán cumplir las\nsiguientes obligaciones en materia de control de activos fijos e inventario:\n\n \n\n46.1  Asumir plenamente la responsabilidad por la custodia y por\nel uso correcto de todos los activos que le han sido formalmente asignados para\nel desempeño de sus funciones, se incluye en este punto los activos fijos\nasignados en carácter de uso temporal por otra unidad así como los activos de\nuso común.\n\n46.2  El funcionario deberá responder por el buen uso y manejo de\nlos activos asignados a su cargo, debiendo reponer el costo de los mismos\ncuando se compruebe por los medios adecuados un manejo negligente e\nirresponsable.\n\n46.3  Guardar el más estricto cuidado y diligencia en el manejo y\nmantenimiento de los activos fijos institucionales asignados para el desempeño\nde las funciones propias de cada puesto.\n\n46.4  Velar porque los activos asignados estén ubicados en el\nlugar de trabajo destinado para el desempeño de las funciones propias de cada\npuesto y responsabilizarse por aquellos activos que no estén localizados en su\nsitio.\n\n46.5  Toda vez finalizada una gira de trabajo, ingresar al centro\nlaboral (Oficinas SENARA), los activos que le fueron asignados por la\ninstitución para el cumplimiento de sus funciones.\n\n46.6  Salvaguardar de todo peligro los activos fijos bajo su\nresponsabilidad, para lo cual informará por escrito a su jefatura cualquier\nmedida de seguridad que estime conveniente adoptar, con copia a Servicios\nAdministrativos.\n\n46.7  Reportar en forma oportuna a su jefatura, cuando el activo\nfijo bajo su responsabilidad requiera de mantenimiento preventivo o bien cuando\nperciba que está fallando, para que sea gestionada su reparación.\n\n46.8  Comunicar oportunamente la pérdida o sustracción de un\nactivo bajo su responsabilidad y proceder en la forma prevista en este\nReglamento.\n\n46.9  Utilizar los formularios vigentes para tramitar los\nmovimientos de activos fijos.\n\n46.10 Cumplir dentro del plazo y lugar señalado, con la devolución de\naquellos activos fijos asignados temporalmente.\n\n46.11 Estar presente y brindar las facilidades a\nla Administración,\ncuando efectúen los inventarios físicos, selectivos o generales.\n\nArtículo 47.-Devolver los\nactivos fijos en el mismo estado en que se recibieron salvo el deterioro\ncausado por un uso normal. Esta devolución debe gestionarse con el mismo\nfuncionario que inicialmente entregó el activo, mediante una acta en donde se\nindique el estado físico del activo.\n\n \n\n47.1  Gestionar la devolución de todos los activos que le han\nsido asignados, cuando se le otorgue una licencia con goce de salario o sin él,\nque exceda de un mes o cuando cese en el ejercicio de su cargo por renuncia,\ndespido o jubilación. Esta disposición deberá cumplirse con el tiempo\nsuficiente, previo a que el funcionario se marche.\n\n47.2  Cuando un funcionario sea trasladado a otra oficina de la\nmisma institución del cual el superior inmediato es otra persona, está en la obligación\nde entregar a su superior inmediato los activos que le fueron asignados y\nsolicitar la anuencia de éste para trasladarlo a la nueva unidad. En este\núltimo punto se deberá llenar el documento de traslado de activos ante el\nproceso de servicios administrativos.\n\n47.3  El funcionario que tenga asignado un teléfono celular es\nresponsable de su custodia, conservación, uso correcto y racional, conforme lo\ndispone este Reglamento y lo establecido en\nla Ley General de\nla República.\n\n47.4  Cumplir con las demás obligaciones que se contemplan en\neste reglamento.\n\nCAPÍTULO VII\n\nDisposiciones finales\n\n \n\nArtículo\n48.-Los bienes que ingresen o se encuentren en\nla Institución que\nsean propiedad de sus funcionarios deben ser reportados inmediatamente a\nServicios Administrativos con el visto bueno de la jefatura inmediata, con el\npropósito de registrar su permanencia y posterior salida. Para que el bien\npueda salir debe solicitarse la autorización a Servicios Administrativos y\npresentarla sin excepción al oficial de seguridad, en los casos que estos\nbienes sufran algún desperfecto, deterioro, pérdida o extravío mientras se\nencuentren dentro de las instalaciones del SENARA, la institución no asumirá\nninguna responsabilidad al respecto.\n\nArtículo 49.-Lo relativo a las faltas y sanciones se regirán por lo\nestablecido en el Reglamento Autónomo de Trabajo y normativa legal vigente.\n\nArtículo 50.-Disposiciones derogatorias. Se deroga el\nReglamento sobre control de bienes de\nla Institución aprobado por\nla Junta Directiva\nmediante Acuerdo Nº 203, Sesión Extraordinaria Nº 22, celebrada el 08 de mayo\nde 1984.\n\nArtículo 51.-Se deroga con la presente reglamentación cualquier\nnormativa previa que regule el uso de celulares.\n\nArtículo 52.-Vigencia: El presente reglamento regirá a partir de\nsu publicación en el Diario Oficial\nLa Gaceta.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Text of Rule 0\n\n Regulation for the Administration and Control of Fixed Assets for the\nNational Groundwater, Irrigation, and Drainage Service\n\nComplete Text of record: 125A4D\nNATIONAL GROUNDWATER SERVICE\n\nNATIONAL GROUNDWATER,\nIRRIGATION, AND DRAINAGE SERVICE\n\n(This rule was repealed by Article 45 of the Regulation for the\nAdministration and Control of Fixed Assets for the National Groundwater,\nIrrigation, and Drainage Service, approved by ordinary session N° 741-18\nof August 27, 2018)\n\nREGULATION\nFOR THE\n ADMINISTRATION AND CONTROL\n\nOF\nFIXED ASSETS FOR THE NATIONAL\n\nGROUNDWATER,\nIRRIGATION, AND DRAINAGE SERVICE\n\nCHAPTER\nI\n\nGeneral\nProvisions\n\nArticle 1.-This Regulation aims to provide the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service with an instrument that allows it to regulate the efficient and effective use, administration, and control of fixed assets.\n\nArticle 2.-The provisions of this Regulation are mandatory for officials of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service who benefit from the use and service of fixed assets owned by this institution.\n\nArticle 3.-General definitions. When the following terms and definitions are used in this Regulation, they shall be given the meanings indicated below:\n\n \n\n3.1 SENARA: National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento).\n\n3.2 User: Is that SENARA official who has been effectively delivered an asset for their use and custody, exclusively for the fulfillment of their functions.\n\n3.3 Form: Are all documents designed for the registration and control of assets, for example: assignment, transfer, internal loan, external loan, and equipment repair, among others.\n\n3.4 Asset: Is the total amount of rights and fixed assets owned by SENARA\n\n3.4.1 Fixed asset: A good that is acquired to be used in the institution's operations, in the achievement of its objectives, which are not intended for sale, such as: land, buildings, canals, dams, machinery, furniture, vehicles, among others, and is expected to be used for more than one accounting period.\n\n3.4.2 Immovable fixed asset: Comprises land, buildings, easements (servidumbres), bridges, dams, canals, everything that is attached to the land or joined to buildings and constructions in a fixed and permanent manner, and other real rights that weigh on real estate.\n\n3.4.3 Movable fixed asset: For the purposes of this regulation, this shall be understood as those assets destined by SENARA for its use in the achievement of its institutional objectives, which meet the following characteristics:\n\na) That the fixed asset does not constitute a permanent part of the buildings and can be transferred without altering its material integrity.\n\nb) That the fixed asset has a material configuration that allows its adequate identification, whether by means of a metal plate, engraving, seal, adhesive tapes, or any other technological means that provides security to the registry.\n\n3.4.4 Mobile functioning fixed asset: Are all those assets that, due to their functioning characteristics and size, were designed for such purpose. These assets are assigned through the signing of the commitment form for their use and custody called \"Asset Assignment (Asignación de Activos)\".\n\n3.5 Useful life: Is the estimation of the time a fixed asset will remain in service; this valuation is necessary to know the depreciation expense in accordance with the tables of the Dirección General de Tributación Directa.\n\n3.6 Depreciation: Is the non-disbursable expense of a part of the fixed asset's cost, within the period of its useful life. The Institution's fixed assets will be depreciated using the Straight-Line method.\n\n3.7 Replacement value: The replacement value of a fixed asset is the monetary amount that would have to be paid for its acquisition if its purchase were decided at a given time. This amount is always subject to the age of the good, its state of wear or conservation, and the law of supply and demand.\n\n3.8 Additions or improvements: Are the monetary disbursements that have the direct effect of increasing the value of an existing asset, by increasing its capacity, its useful life, and its efficiency; therefore, they must be charged to the asset's value.\n\n3.9 Repair and maintenance: Expense incurred for the correct operation and functioning of the asset; they can be complete or partial modifications made to the asset due to normal deterioration.\n\n3.10 Donation: Is the transmission of fixed assets without a commitment of consideration by the parties.\n\n3.11 Asset retirement (Baja de activo): Asset retirement shall be understood as those assets withdrawn from service and excluded from the records for being obsolete according to a technical criterion, due to irreparable damage, or for other circumstances such as theft or loss.\n\nCHAPTER II\n\nAdministration of Assets\n\n \n\nArticle 4.-Every SENARA official will receive the fixed assets necessary for the fulfillment of their functions in good working condition, assuming the responsibility for their proper use.\n\n \n\n4.1 Permanent Assignment: Permanent assignment of fixed assets for individual use: will be made to each official to be used personally for the fulfillment of their functions, through the use of the form called \"Asset Assignment (Asignación de Activos)\", designed for these purposes. It is the obligation of the Human Resources Process to inform the Administrative Process about the entry of new officials, to proceed with the assignment of the corresponding assets.\n\nPermanent assignment of fixed assets for common use: will be assigned to managerial levels, directors, coordinators, heads of area or administrative units, where they are to be used, through the use of the form called \"Asset Assignment (Asignación de Activos)\", designed for these purposes.\n\n4.2 Assignment for a defined time: The assignment will be made for a specific established period, to whoever requests it, through the use of the form called \"Asset Assignment (Asignación de Activos)\", designed for these purposes.\n\nArticle 5.-Of the entry of assets. The physical entry of assets will be done through the Administrative Services process, in central or regional offices, as applicable. Administrative Services of central offices must assign a numerical or alphanumeric identification according to their classification, by means of a metal plate, adhesive tape, barcode, or use of markers.\n\nArticle 6.-Of the registration of assets. Assets will be classified for their entry registration through the Administrative Services process in the system designed for that purpose, which in turn must inform the Financial Accounting process.\n\nArticle 7.-The Financial Accounting process will perform the respective accounting entry, in addition to the registration of depreciation or revaluation of assets according to the technical provisions issued by the National Accounting Office (Contabilidad Nacional).\n\nArticle 8.-Of control and inventories: The permanent control and inventory of assets will be in charge of the Administrative Services Process, which must designate a person responsible for said task.\n\nArticle 9.-Of taking inventories: The Administrative Services Process must conduct physical inventory counts once a year, which can be done through selective samples or a general inventory, whose final report will be issued within a period not exceeding 90 calendar days from the completion of the physical count. Said report will be sent to management, area directors, regional coordinators, and advisory units, as applicable, so that they may carry out the verifications, observations, and justifications they deem pertinent, before the Administrative Services process, within 15 business days counted from the receipt of the report. Once this last period has expired, the Administrative Services Process will send, within a period not exceeding 30 calendar days, a definitive report to the Administrative Area Directorate (Dirección del Área Administrativa), with the observations, justifications, and recommendations presented by the Person in Charge of permanent asset control and inventory, so that action may be taken accordingly.\n\nArticle 10.-All SENARA departments must provide facilities and support to the Administration during the taking of physical, selective, or general inventories.\n\nArticle 11.-Authorization levels for adjustments in the auxiliary and accounting books:\n\n \n\n11.1 Adjustments less than the colón equivalent of US $1,000.00 at the reference exchange rate for sale, set by the Banco Central de Costa Rica, must be approved by the Head of the Administrative Directorate (Jefatura de la Dirección Administrativa).\n\n11.2 Adjustments equal to or greater than the colón equivalent of US $1,000.00 at the reference exchange rate for sale, set by the Banco Central de Costa Rica, must be approved by Management (Gerencia).\n\nArticle 12.-Of additions and improvements to assets. When a fixed asset undergoes an addition or improvement that significantly increases its service capacity, its efficiency, prolongs its useful life, or reduces its future operating costs, it must be capitalized.\n\nOrdinary and extraordinary repairs aimed at maintaining the asset in normal service conditions are not capitalizable.\n\nArticle 13.-Of retirement of fixed assets (baja de activos fijos): Fixed assets will be retired from the inventory system and the accounting record in the event of sale, donation, loss, obsolescence, unserviceable, poor condition, disuse, theft, and other concepts that extinguish the value of the fixed asset, which must be duly documented. For cases of sale and donation, the appraisal by the corresponding expert must also be attached.\n\nArticle 14.-Every transfer, internal loan, external loan, or removal of a movable fixed asset must be formalized through the person in charge of fixed asset control, who must make the necessary adjustments and issue the corresponding forms to be signed by those involved in the changes.\n\nArticle 15.-Of the exit of fixed assets: When fixed assets require, for the exclusive use of tasks related to the Institution, to leave the physical plant of SENARA (central or regional offices), it shall be done using the forms provided for such purpose, where the state of the fixed asset, its characteristics, description, the reason justifying its exit, the plate number, the destination of the fixed asset, and the estimated time it will remain outside the Institution will be detailed. This form will require the approval of the respective Head (Jefatura).\n\nWhen fixed assets must temporarily leave the SENARA facilities to undergo a diagnosis of their condition, repair, or maintenance, it will be processed through the Administrative Services process in central offices or regional administrative units, through the use of the form called \"Asset Exit Authorization (Autorización de Salida Activos)\", designed for these purposes.\n\nArticle 16.-Of obsolete, unserviceable, poorly maintained, or disused fixed assets. It will be the responsibility and obligation of the official to deliver to the warehouses designated for fixed assets (Central and Regional Offices) the obsolete, unserviceable, poorly maintained, or disused fixed assets by means of the corresponding transfer slip, so that they are temporarily stored, until it is technically determined whether the equipment is waste or not, so that the retirement process (proceso de dar de baja) is subsequently carried out by the administrative process and its corresponding registration by the accounting process. For the purposes of the mentioned records, what is cited in Article 11° must be considered.\n\nArticle 17.-Movable fixed assets that, according to their nature or value, warrant it or as determined by the Administration, must have the corresponding insurance.\n\nCHAPTER III\n\nLoss or Theft of Assets\n\n \n\nArticle 18.-Of the robbery and theft of fixed assets. In case of disappearance, damage, or loss of fixed assets due to a presumed crime of robbery, theft, or removal, the official to whom the fixed asset is assigned must file the corresponding complaint before the Judicial Investigation Agency (Organismo de Investigación Judicial) when appropriate, within twenty-four hours following the occurrence or detection of the event; additionally, they must comply with the provisions of this regulation regarding the procedure to be followed in general terms in the case of misplacement, loss, damage, deterioration, traffic accident, collision, or other events implying irreparable damage or loss of institutional assets.\n\nOf the summary administrative procedure\n\n \n\nArticle 19.-In case of disappearance, repairable damage, loss of fixed assets due to a presumed crime of robbery, theft, or removal, or when the assigned asset suffers deterioration that prevents its repair, or in the case of traffic accidents or collisions involving institutional assets, the official to whom the fixed asset is assigned must inform their immediate superior head in writing of what happened, within a period not exceeding three business days following the moment the accident, collision, or mishap occurred, or the moment they became aware of the disappearance or loss of the fixed asset assigned under their responsibility.\n\nArticle 20.-The immediate superior, within a period not exceeding three business days following the moment they became aware of the damage caused to the asset, for which its amount and magnitude will be determined at the administrative level, will notify the Administrative Services Process, in order for it to initiate an investigation to gather information to lay the foundations for potential liability. For this purpose, said Process will have a term that may not exceed five business days to forward the report of the damages caused to the asset to the servant whose custody it falls under, granting them a maximum period of eight business days to refer to the damages suffered by the asset assigned in their name and offer the evidence in their defense, if any.\n\nArticle 21.-When the servant responsible for the custody of the asset that has suffered damage does not exercise their defense, this will not be grounds to hold them liable for the proven damages; the Administrative Services Process must continue the investigation until verifying the real truth and thereby concluding the procedure.\n\nArticle 22.-Once the period for transferring the damage report established in Article 20 has elapsed, the Administrative Services Process, within a term that may not exceed five business days, will issue a resolution through which it will summon the involved official to an oral and private hearing, and will receive the evidence for their defense, which will be documented in a record (acta).\n\nArticle 23.-Once the oral and private hearing of the parties referred to in the preceding article has been held, and the admitted evidence has been processed, the Administrative Services Process, within a term that may not exceed ten business days, will render a duly reasoned report, which will include a description of the facts and background, a considerative part, including an evaluation of the evidence presented, and a concluding section, indicating the disciplinary recommendations deemed applicable. The report will be forwarded to the Administrative Area Directorate (Dirección del Área Administrativa) and will notify the involved official by reasoned resolution, the latter having three business days to express their disagreement if any, which will be resolved on appeal by Management (La Gerencia). Once said disagreement is resolved and communicated to the interested party, the applicable disciplinary sanction will be set, for which the Human Resources Process will be notified, and the replacement cost of the asset will be determined when appropriate, with the official being required to pay from their own funds the replacement value of the asset of similar characteristics through the mechanism established to make the reimbursement of its value effective.\n\nArticle 24.-Obligations of the Administrative Services Process:\n\n \n\na) Receive and process all reports of damage or loss of fixed assets due to a presumed crime of robbery, theft, or removal, due to deterioration, or traffic accidents and collisions that affect institutional assets;\n\nb) Receive testimonial evidence and gather the other evidence offered by the parties;\n\nc) Request from any SENARA servant, or from a competent external third party who can provide a technical criterion, the necessary collaboration to conclude the investigation;\n\nd) Verify that there are no errors or omissions in the process capable of causing nullity or defenselessness;\n\ne) Prepare the reasoned report of the case under study, previously verifying that there are no procedural errors or defects causing defenselessness, and communicate it to the Administrative Area Directorate (Dirección del Área Administrativa);\n\nf) In accordance with the analysis of the case, the Administrative Services Process must recommend in the reasoned report it must render, the corresponding sanction, according to the severity of the case, and in accordance with current legislation.\n\ng) Whether or not liability is proven through the investigation conducted by the involved official(s), the Administrative Services Process and the Accounting Process must retire the asset (dar de baja el activo) when appropriate, according to the supporting documents issued to justify such effects.\n\nCHAPTER IV\n\nAssignment and Use of Cellular Phones\n\n \n\nArticle 25.-Definition. The cellular phone is a work instrument to facilitate the better performance of the duties of the person to whom it was assigned. The assignment and subsequent use of a cellular phone will not be considered part of the salary, nor will it originate any right, nor should it be taken as a personal attribution or benefit.\n\nArticle 26.-Officials responsible for assigning them. The General Manager is authorized as responsible for the assignment of cellular phones, in accordance with the provisions of this Regulation. The assignment of cellular phones must be carried out exceptionally and restrictively, provided there is a proven and manifest need.\n\nArticle 27.-Officials to whom their use is assigned. Only the General Manager, the Deputy General Manager, as well as other positions or officials that are justified, as determined and authorized by the General Manager, will have a cellular phone assigned.\n\nArticle 28.-The telephone handset will be delivered upon prior formalization through the form to be used for these purposes. \n\nArticle 29.-Exclusive use. The cellular phone is for the exclusive use of the official to whom it is assigned, to attend to and make calls related to the fulfillment of the functions inherent to the position they hold in the Institution.\n\nArticle 30.-The assignment and use of cellular phones must be subject to the principles of reasonableness, rationality, and in general to sound administrative practices.\n\nArticle 31.-Tariff to be recognized. SENARA will recognize the General Manager and Deputy General Manager the monthly expense for the use of the cellular phone up to a maximum limit equivalent to four times the basic monthly tariff. In all other cases, the basic monthly tariff for this service will be covered. The excess over the established limits must be paid by the official immediately, via automatic deduction from payroll, previously accepted by the user, or by another system that ensures agile and secure payment to SENARA; otherwise, the equipment will be withdrawn. \n\nArticle 32.-Withdrawal of the use of the cellular phone. The use of the cellular phone does not create rights; consequently, the Institution may withdraw its use at any time, whether due to the disappearance of the institutional need, non-compliance with this Regulation, budgetary limitations, or any other reason that SENARA discretionarily determines.\n\nCHAPTER V\n\nDonations and Loans of Assets\n\n \n\nArticle 33.-Of the external loan of assets. The loan of assets to other institutions must be approved by SENARA management and will be formalized through an agreement. The agreement must contain the following minimum information so that it can be registered and controlled in the fixed asset module managed by the Administrative Services Unit (Unidad de Servicios Administrativos):\n\n \n\n33.1 Location\n\n33.2 Period covered\n\n33.3 Person responsible for the good given on loan\n\n33.4 Asset numbers (Plate)\n\n33.5 In the case of vehicles, model, series, color, type, engine number, chassis number, circulation plate number, general condition of all the systems that make up the unit, as well as a detail of the documentation that supports it to circulate without problems, as established by the General Traffic Law of Costa Rica (Ley General de Tránsito de Costa Rica).\n\n33.6 Delivery condition of the assets provided\n\n33.7 Name of the institution to which the loan is being made\n\n33.8 Other conditions of the loan and return\n\nArticle 34.-SENARA will conduct the inventories it deems pertinent on the assets given on loan to other institutions. The Institutions that have assets loaned by SENARA must periodically provide the information requested regarding their condition (physical and operational).\n\nArticle 35.-Offer to receive goods as a donation: Any offer to donate a fixed asset to the Institution must be processed before Management (Gerencia) for its corresponding acceptance, upon prior technical justification issued by the managing unit certifying:\n\n \n\n35.1 that the donated item is useful for the development of SENARA's work,\n\n35.2 that the market cost of the Asset is less than the cost of receiving and maintaining the Asset to be taken as a donation\n\n35.3 that the necessary resources are available to cover all expenses generated by the receipt and maintenance of the asset.\n\nArticle 36.-Assets received by donation must be processed only through the Administrative Services process, which will treat them with the same procedures used to manage the other fixed assets that constitute the Institution's patrimony. Registration (alta) will only be given to donations previously approved by Management (Gerencia). (See Article 32°)\n\nArticle 37.-The donation of assets by SENARA: The request must clearly specify the characteristics of the goods of interest for the donation.\n\nArticle 38.-Management (Gerencia), upon prior recommendation from the Administration Directorate (Dirección de Administración), must rule on the request, considering among other aspects that the goods that would be the object of the donation, duly inventoried, are not useful or necessary for the institution.\n\nArticle 39.-Once the report and recommendation have been received, Management (Gerencia) will decide whether or not to approve the donation.\n\nArticle 40.-Prior to the execution of the donation, there must be an appraisal of the goods performed by the specialized body of the respective administration or, failing that, the appraisal of the Dirección General de Tributación, according to the real market value.\n\nArticle 41.-The beneficiary entity will have forty-five calendar days from the receipt of the agreement approving the donation to accept and execute it; otherwise, it will be deemed to have withdrawn.\n\nArticle 42.-With the delivery of the donated good(s), a record (acta) will be drawn up with the attendance of the Coordination of the Administrative Services Process (Coordinación del Proceso de Servicios Administrativos), or the official delegated by it, who will sign it together with the legal representative of the beneficiary entity. Said record must state the condition of the donated goods, their essential characteristics, and their institutional registration number.\n\nArticle 43.-In all cases involving the administration of public resources, the beneficiary entity must comply with the provisions of the Law of Financial Administration and Public Budgets (Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos) and the Law of Administrative Procurement (Ley de la Contratación Administrativa) and its Regulation.\n\nCHAPTER VI\n\nObligations Regarding Fixed Assets\n\n \n\nArticle 44.-Of the obligations of the Person in Charge of Fixed Asset Control:\n\n \n\n44.1 Maintain the necessary controls for adequate monitoring of all fixed assets of the Institution and their assignment.\n\n44.2 Program and coordinate the physical inventory count of fixed assets in the Institution's Central and Regional Offices.\n\n44.3 Register movements in the fixed asset inventories in the system designed for these purposes, in accordance with the provisions indicated in this regulation and the procedures established for that end.\n\n44.4 Reliably determine inventory shortages and supply the pertinent documentation to the corresponding party, according to the procedure established for that end.\n\n44.5 Ensure that in each asset movement, the requirements established in this Regulation and the procedures established for that end are met.\n\nArticle 45.-Of the obligations of the heads (jefaturas). It will be the obligation of the heads:\n\n \n\n45.1 To ensure the correct use, care, maintenance, repair, and modification of all fixed assets assigned to the officials under their charge.\n\n45.2 In case of leaves of absence with or without pay, or scholarships inside or outside the country, exceeding one month, or when ceasing in the exercise of their position due to resignation, dismissal, or retirement, the head must ensure that the user requests the inventory of fixed assets assigned in their name, through Administrative Services, as well as make a determination regarding their destination. This provision must be complied with sufficiently in advance, prior to the definitive departure of the official from SENARA.\n\n45.3 To ensure the integrity of the fixed assets assigned to officials who are unable to work, who are on leave, or enjoying vacations, for which they may adopt the measures they deem opportune.\n\nArticle 46.-Of the obligations of the users. SENARA officials must comply with the following obligations regarding fixed asset control and inventory:\n\n \n\n46.1 Fully assume responsibility for the custody and correct use of all assets that have been formally assigned to them for the performance of their functions; this includes fixed assets assigned on a temporary use basis by another unit, as well as assets for common use.\n\n46.2 The official must answer for the proper use and handling of the assets assigned to their charge, having to replace their cost when negligent and irresponsible handling is proven by adequate means.\n\n46.3 Exercise the strictest care and diligence in the handling and maintenance of the institutional fixed assets assigned for the performance of the functions inherent to each position.\n\n46.4 Ensure that the assigned assets are located at the workplace designated for the performance of the functions inherent to each position and take responsibility for those assets that are not located in their place.\n\n46.5 Every time a work trip (gira) is finished, bring into the workplace (SENARA Offices) the assets that were assigned by the institution for the fulfillment of their functions.\n\n46.6 Safeguard the fixed assets under their responsibility from all danger, for which they will inform their head in writing of any security measure they deem advisable to adopt, with a copy to Administrative Services.\n\n46.7 Timely report to their head when the fixed asset under their responsibility requires preventive maintenance or when they perceive it is failing, so that its repair can be managed.\n\n46.8 Timely communicate the loss or removal of an asset under their responsibility and proceed in the manner provided for in this Regulation.\n\n46.9 Use the current forms to process the movements of fixed assets.\n\n46.10 Comply within the indicated term and place with the return of those fixed assets assigned temporarily.\n\n46.11 Be present and provide facilities to the Administration when the physical, selective, or general inventories are conducted.\n\nArticle 47.-Return the fixed assets in the same condition in which they were received, except for deterioration caused by normal use. This return must be managed with the same official who initially delivered the asset, by means of a record (acta) indicating the physical condition of the asset.\n\n \n\n47.1 Manage the return of all assets that have been assigned to them, when a leave with or without pay is granted that exceeds one month, or when ceasing in the exercise of their position due to resignation, dismissal, or retirement. This provision must be complied with sufficiently in advance, prior to the official's departure.\n\n47.2 When an official is transferred to another office of the same institution where the immediate superior is another person, they are obligated to deliver the assets that were assigned to them to their immediate superior and request their consent to transfer them to the new unit. On this last point, the asset transfer document must be completed before the administrative services process.\n\n47.3 The official assigned a cell phone is responsible for its custody, conservation, and correct and rational use, as provided in this Regulation and as established in the General Law of the Republic.\n\n47.4 Comply with the other obligations set forth in this regulation.\n\nCHAPTER VII\n\nFinal Provisions\n\nArticle 48.-Goods that enter or are found in the Institution that are the property of its officials must be immediately reported to Administrative Services with the approval (visto bueno) of the immediate supervisor, for the purpose of recording their presence and subsequent departure. For the good to be removed, authorization must be requested from Administrative Services and presented without exception to the security officer. In the event that these goods suffer any damage, deterioration, loss, or misplacement while within the SENARA facilities, the institution shall assume no responsibility whatsoever in this regard.\n\nArticle 49.-Matters relating to offenses and sanctions shall be governed by the provisions of the Autonomous Labor Regulations and current legal regulations.\n\nArticle 50.-Repealing provisions. The Regulation on control of assets of the Institution approved by the Board of Directors through Agreement No. 203, Extraordinary Session No. 22, held on May 08, 1984, is repealed.\n\nArticle 51.-Any prior regulation governing the use of cell phones is hereby repealed.\n\nArticle 52.-Effective Date: This regulation shall take effect upon its publication in the Official Gazette La Gaceta." }