{ "id": "norm-67765", "citation": "La Gaceta N° 79, 26/04/2010", "section": "norms", "doc_type": null, "title_es": "Creación de la Comisión para la Elaboración, Implementación y Seguimiento del Plan de Gestión Ambiental del Ministerio de Seguridad Pública", "title_en": "Creation of the Commission for the Preparation, Implementation and Monitoring of the Environmental Management Plan of the Ministry of Public Security", "summary_es": "Este acuerdo ministerial crea una comisión interna dentro del Ministerio de Seguridad Pública encargada de asesorar al jerarca en la elaboración, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental institucional, en cumplimiento del Decreto Ejecutivo Nº 33889-MINAE. La comisión se integra por funcionarios designados de áreas como administración, fuerza pública, salud ocupacional, obras civiles y control de activos, y sesiona bajo la dirección de un presidente. Sus funciones incluyen coordinar el plan según los lineamientos del MINAE, integrar los planes de las distintas dependencias en un solo documento, y controlar la aplicación de medidas ambientales. Se establecen reglas detalladas para sesiones, quórum, votaciones, grupos de trabajo y rendición de informes, con el fin de garantizar un funcionamiento colegiado eficaz. Este acuerdo fue derogado por el artículo 12 del acuerdo N° 007-2012 del 14 de febrero de 2012.", "summary_en": "This ministerial agreement creates an internal commission within the Ministry of Public Security responsible for advising the head of the ministry on the preparation, implementation, and monitoring of the institutional Environmental Management Plan, in compliance with Executive Decree No. 33889-MINAE. The commission is composed of designated officials from areas such as administration, public force, occupational health, civil works, and asset control, and it meets under the direction of a president. Its functions include coordinating the plan according to MINAE guidelines, integrating the plans of the various dependencies into a single document, and monitoring the application of environmental measures. Detailed rules are established for sessions, quorum, voting, working groups, and reporting, in order to ensure effective collegiate functioning. This agreement was repealed by article 12 of agreement No. 007-2012 of February 14, 2012.", "court_or_agency": "", "date": "", "year": "", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "Plan de Gestión Ambiental (PGA)", "Decreto Ejecutivo 33889-MINAE", "sector público", "Comisión", "órgano colegiado", "MINAE" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 28 inciso 2 aparte a", "law": "Ley General de la Administración Pública" }, { "law": "Decreto Ejecutivo 33889-MINAE" } ], "keywords_es": [ "Plan de Gestión Ambiental", "Ministerio de Seguridad Pública", "comisión ambiental", "Decreto 33889-MINAE", "sector público", "PGA", "gestión ambiental institucional", "Acuerdo 151-2010 MSP" ], "keywords_en": [ "Environmental Management Plan", "Ministry of Public Security", "environmental commission", "Decree 33889-MINAE", "public sector", "EMP", "institutional environmental management" ], "excerpt_es": "Artículo 1º-Creación y Objetivo: Créase la Comisión para la elaboración, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental del Ministerio de Seguridad Pública, denominada en lo sucesivo \"la Comisión\", como grupo técnico asesor en el tema ambiental. Tendrá como función principal asesorar al Jerarca de la Cartera en la elaboración, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental.\n\nArtículo 3º-Funciones: La Comisión, como órgano colegiado, tendrá las siguientes funciones:\n\nCoordinar la elaboración, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental de acuerdo con lo establecido en el Decreto Nº 3388-9 MINAE, publicado en La Gaceta 160 del 22 de agosto del 2007 y el Manual de Instrucciones para la elaboración de Planes de Gestión Ambiental,\n\nDefinir la organización que será objeto de mejoramiento del desempeño ambiental por medio del Plan de Gestión Ambiental, tomando en cuenta: la actividad principal, el espacio físico que se ocupa (edificios) y la dimensión de la actividad que se realiza.\n\nIntegrar en un solo documento los diferentes Planes de Gestión Ambiental definidos para cada organización de la Institución.\n\nMantener el control y el seguimiento de la aplicación de las medidas ambientales consideradas en el Plan de Gestión Ambiental.", "excerpt_en": "Article 1—Creation and Objective: The Commission for the preparation, implementation and monitoring of the Environmental Management Plan of the Ministry of Public Security is hereby created, hereinafter referred to as \"the Commission\", as a technical advisory group on environmental matters. Its main function shall be to advise the Head of the Ministry in the preparation, implementation and monitoring of the Environmental Management Plan.\n\nArticle 3—Functions: The Commission, as a collegiate body, shall have the following functions:\n\nCoordinate the preparation, implementation and monitoring of the Environmental Management Plan in accordance with the provisions of Decree No. 3388-9 MINAE, published in La Gaceta 160 of August 22, 2007, and the Instruction Manual for the preparation of Environmental Management Plans,\n\nDefine the organization that will be subject to environmental performance improvement through the Environmental Management Plan, taking into account: the main activity, the physical space occupied (buildings) and the scale of the activity carried out.\n\nIntegrate into a single document the different Environmental Management Plans defined for each organization of the Institution.\n\nMaintain control and monitoring of the application of the environmental 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Implementación y Seguimiento\ndel Plan de Gestión Ambiental del Ministerio de Seguridad Pública\n\nTexto Completo acta: E29E2\n\nNº 151-2010 MSP\n\n  (Esta\nnorma se dejo sin \nefecto por\nel\nartículo 12 del acuerdo\nN° 007-2012\ndel 14\nde febrero\ndel\n2012) \n\n \n\nLA MINISTRA DE\nSEGURIDAD PÚBLICA\n\nCon fundamento en las atribuciones conferidas por los\nnumerales 28 inciso 2) aparte a) de la Ley General de la Administración\nPública.\n\nConsiderando:\n\n1º-Que el artículo 28 inciso 2) aparte a) de\nla Ley General de\nla Administración\n Pública, establece que\nla Ministra es el órgano jerárquico superior del\nrespectivo Ministerio, y le corresponde de manera exclusiva, dirigir y\ncoordinar todos los servicios del Ministerio.\n\n2º-Que mediante\nAcuerdo Nº 024-MP, publicado en La\n Gaceta Nº 250 del 29 de diciembre del 2006, en su\nartículo segundo, inciso 5, el Poder Ejecutivo instruye a todas las entidades\ndel sector público para que elaboren y presenten un Plan de Gestión Ambiental\ncon base en los lineamientos que serán elaborados por el Ministerio de\nAmbiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET), esto con el fin de que el\nsector público de ejemplo de seguimiento de las disposiciones ambientales y de\ndesarrollo sostenible, contenidas tanto en la legislación interna como en las\nnormas internacionales ratificadas por el país.\n\n3º-Que mediante\nDecreto Ejecutivo Nº 33889-MINAE, publicado en\nLa Gaceta Nº 160 del\n22 de agosto de 2007, el Poder Ejecutivo emite el Reglamento para la\nelaboración de Planes de Gestión Ambiental en el sector público de Costa Rica,\ncon el fin de establecer lineamientos uniformes para la realización de los\nPlanes de Gestión Ambiental en el sector público, que permitan la integración,\nel análisis y el seguimiento de la información.\n\n4°-Que con el fin de\ndar cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo Nº 33889-MINAE, el\nMinisterio de Seguridad Pública debe crear una Comisión como grupo técnico\nasesor en el tema ambiental, encargado de elaborar, implementar y dar\nseguimiento a un Plan de Gestión Ambiental. Por tanto,\n\nACUERDA:\n\nCREACIÓN DE LA COMISIÓN PARA\nLA ELABORACIÓN,\n\nIMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE GESTIÓN\n\nAMBIENTAL DEL MINISTERIO DE\nSEGURIDAD PÚBLICA\n\n \n\nArtículo 1º-Creación y Objetivo: Créase\nla Comisión para la\nelaboración, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental del\nMinisterio de Seguridad Pública, denominada en lo sucesivo \"\nla Comisión\", como\ngrupo técnico asesor en el tema ambiental. Tendrá como función principal asesorar\nal Jerarca de la Cartera\nen la elaboración, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental.\n\nArtículo 2º-Integración:\nLa Comisión\nestará integrada por los siguientes funcionarios del Ministerio:\n\nEl Director\nAdministrativo, en representación del Ministro, quien fungirá como Presidente.\n\nEl Subdirector\nGeneral de la Fuerza Pública en el área Administrativa o su representante.\n\nUn especialista en el\nárea de Salud ocupacional, designado por el jefe del Departamento de Salud\nOcupacional.\n\nEl jefe del\nDepartamento de Obras Civiles.\n\nEl jefe de la Sección\nde Control y Fiscalización de Activos.\n\nLa\n Comisión sesionará bajo la dirección del Presidente y,\nen ausencia de éste, presidirá la reunión, quien designe los integrantes de\nla Comisión a ese\nefecto.\n\nArtículo 3º-Funciones:\nLa Comisión, como\nórgano colegiado, tendrá las siguientes funciones:\n\nCoordinar\nla elaboración, implementación y seguimiento del Plan de Gestión Ambiental de\nacuerdo con lo establecido en el Decreto Nº 3388-9 MINAE, publicado en\nLa Gaceta 160 del 22 de\nagosto del 2007 y el Manual de Instrucciones para la elaboración de Planes de\nGestión Ambiental,\n\nDefinir\nla organización que será objeto de mejoramiento del desempeño ambiental por\nmedio del Plan de Gestión Ambiental, tomando en cuenta: la actividad principal,\nel espacio físico que se ocupa (edificios) y la dimensión de la actividad que\nse realiza.\n\nIntegrar\nen un solo documento los diferentes Planes de Gestión Ambiental definidos para\ncada organización de la\n Institución.\n\nMantener\nel control y el seguimiento de la aplicación de las medidas ambientales\nconsideradas en el Plan de Gestión Ambiental.\n\nArtículo 4º-Sesiones:\nLa Comisión\nfuncionará por medio de sesiones ordinarias, extraordinarias y grupos de\ntrabajo, las cuales se realizarán a solicitud del Presidente o de los\nintegrantes cuando la naturaleza de los asuntos a tratar así lo requiera. Se\nanalizarán solo los puntos para los que fue convocada y las decisiones serán\ntomadas en forma colegiada, en la forma en que se dirá.\n\nLa Comisión\nsesionará al menos una vez al mes en el lugar y hora que dicho órgano destine\nal efecto; sin embargo, en un mismo mes podrá convocarse más de una sesión, de\nser necesario.\n\nArtículo 5º-Quórum:\nEl quórum de formación y el de votación para las sesiones será la mitad más uno\ndel total de los miembros. El número de estos se verificará en el lugar\ndesignado para llevar a cabo la sesión al inicio de la misma. No se sesionará\nen forma ordinaria o extraordinaria si treinta minutos después de la hora\nfijada no hay quórum. En todos aquellos casos en que medie el empate en la\nvotación de algún asunto entre los miembros de\nla Comisión; el\nPresidente tendrá, en razón de su condición, doble voto, para dirimir el\nconflicto existente.\n\nCuando, por motivos\nespeciales o de fuerza mayor, un integrante no pueda presentarse a una sesión\nordinaria, extraordinaria o de trabajo, tendrá la obligación de avisar al\nPresidente, por la vía que estime más efectiva, previo a la hora de inicio de\nla sesión que corresponda, sobre la llegada tardía o la no asistencia a la\nsesión. El Presidente transmitirá el aviso a\nla Comisión para que\nconste en acta.\n\nEn el caso de que el\nPresidente levante la sesión estando en discusión un asunto, éste será tratado\nen la sesión siguiente, debiendo incluirse en el artículo de Asuntos Varios de\nla Orden del Día como el número\nuno y se respetará la precedencia en que esté cedida la palabra de los miembros\nde la Comisión,\npara referirse al tema.\n\nArtículo 6º-Invitados:\nLa Comisión\npodrá recibir a funcionarios del Ministerio con la finalidad de facilitarse\nasesoría técnica u opinión sobre asuntos relacionados con el tema de los planes\nde la gestión ambiental. La audiencia se concederá previa solicitud ante el\nPresidente, quién fijará el día y la hora de la reunión.\n\nArtículo 7º-Funciones\ny atribuciones de los miembros.\n\n1. Presidente: Le corresponde lo siguiente:\n\na. Presidir las reuniones de la Comisión.\n\nb. Convocar a sesiones ordinarias,\nextraordinarias y de trabajo.\n\nc. Elaborar y proponer el Orden del Día de las\nsesiones ordinarias, guardando un orden prioritario en procura del interés\ninstitucional y someterlo a aprobación de la Comisión inmediatamente después de\ncomprobar el quórum para la sesión.\n\nd. Declarar abiertas las sesiones a la hora\nseñalada y terminarlas después de haber tratado los asuntos que se dispusieron\nconocer. Cuando lo considere procedente, por motivos de conveniencia y\noportunidad, podrá disponer la suspensión de la sesión.\n\ne.  Dirigir las discusiones orientando el\ndebate hacia los puntos fundamentales y exigir que se observe el orden debido y\nel respeto mutuo entre los participantes.\n\nf.  Autorizar con su firma las actas en el\nlibro respectivo.\n\ng. Conceder permiso a los miembros para\nausentarse de las sesiones, si con ello no se rompe el quórum.\n\nh.  Representar a la Comisión en reuniones\ncon los jerarcas de la institución convirtiéndose en el vocero del mismo con\nrespecto a los planteamientos y propuestas elaboradas por el órgano, sin\nperjuicio de que, por conveniencia, se delegue esa representación para el caso\nconcreto.\n\ni. Designar las comisiones necesarias para el\nestudio o realización de trabajos específicos, acorde con el programa de\ntrabajo que se haya dispuesto, en un afán de hacer más efectiva la labor de la\nComisión.\n\nj. Tendrá además todas aquellas otras funciones\nque le otorgue la Comisión.\n\n        2. Secretario: Le\ncorresponde lo siguiente:\n\n \n\na. Comunicar a los demás miembros el Orden del Día de\nlas sesiones ordinarias con suficiente anticipación a la fecha de la reunión.\n\nb. Registrar en el libro respectivo las actas\naprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la\nfidelidad del registro.\n\nc. Notificar oportunamente los acuerdos que dicte\nla Comisión y la recepción de personas interesadas que conceda el Presidente.\n\nd. Redactar correspondencia y firmar aquellas\nnotas que le delegue el Presidente.\n\ne. Organizar y mantener al día el archivo de la\nComisión.\n\nf.  Llevar la asistencia a las sesiones, dejando\nconstancia de ello en las actas, así como las justificaciones, si las hubieren,\nde las ausencias y llegadas tardías.\n\ng. Llevar la minuta de lo tratado en las sesiones\ny redactar las actas, a efecto de dejar constancia clara y precisa de las\ndeliberaciones, acuerdos y resoluciones tomadas.\n\nh. Cualquier otra función que le asigne la\nComisión.\n\n    3. Integrantes: Corresponde a los\ndemás integrantes de la Comisión, lo siguiente:\n\n \n\na. Asistir\npuntualmente a las sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo para los\ncuales sean citados y, en caso de no poder asistir, remitir al Secretario la\njustificación correspondiente.\n\nb. Proponer a la Presidencia la inclusión de asuntos a\ntratar en el Orden del Día de las sesiones ordinarias, y aprobar esta como acto\ninicial de la reunión.\n\nc. Desempeñar las comisiones que el Presidente\ndesigne e informar por escrito de los resultados en el plazo convenido.\n\nd. Pedir al Presidente la palabra, para referirse a\nasuntos puestos en discusión.\n\ne. Solicitar la revisión de los acuerdos de la\nComisión y la revocatoria o modificaciones de los mismos.\n\nf. Dar su voto, positivo o negativo, sobre los\nasuntos que se sometan a su conocimiento.\n\ng. Formular proyectos, proposiciones y mociones\nque crean oportunos.\n\nh. Procurar y estudiar la información necesaria,\nconsultar actas, libros, correspondencia referente a la materia ambiental,\netc., a efecto de tener mejor criterio sobre los asuntos resueltos o que deben\nresolverse en las sesiones.\n\ni. Participar en todas aquellas actividades en\nque tenga interés el Ministerio en materia ambiental.\n\nj. Llamar al orden al Presidente, cada vez que en\nel ejercicio de su cargo se separe de las actividades que la ley y este\nReglamento le otorguen.\n\nk. Solicitar al Secretario que se hagan constar\nsus palabras en el acta cuando lo considere necesario.\n\nl. Registrar en el libro respectivo las actas\naprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la\nfidelidad del registro.\n\nm. Las demás facultades que la Comisión les otorgue\nmediante acuerdo.\n\nArtículo 8º-Grupos de trabajo. Designación:\nEl Presidente designará los Grupos de Trabajo para realizar actividades,\nanálisis y estudios de apoyo a los Jerarcas de\nla Institución,\nque coadyuven a decidir y a fomentar el desarrollo integral del Ministerio.\nCada grupo de trabajo presentará un informe final a\nla Comisión quien lo\nconocerá y, previo a su aprobación, podrá recomendar cambios y ampliaciones del\nmismo, a efectos de que constituya documentación suficiente para la definición\nde las políticas a establecer en materia de gestión ambiental.\n\nArtículo 9º-Coordinación:\nLos grupos de trabajo serán coordinados por el servidor que designe el\nPresidente y serán los responsables ante\nla Comisión de la rendición de informes.\n\nArtículo 10.-Colaboración\nde técnicos y especialistas: Para obtener mayores elementos de juicio en\nsus relaciones y recomendaciones, los grupos de trabajo podrán contar con el\nconcurso de técnicos y especialistas en distintas materias, así como pedir el\nasesoramiento que sea necesario, previa autorización del jerarca del\nMinisterio.\n\nArtículo 11.-Informes:\nLos grupos de trabajo presentarán sus informes escritos con sus respectivas\nalternativas, en los plazos establecidos. El plazo máximo para rendir un\ninforme será de un mes. Si la naturaleza del caso lo amerita, previo al\nvencimiento del término para la presentación del informe, si el mismo no se\nencuentra concluido, el Coordinador del grupo de trabajo, deberá manifestar el\nmotivo del atraso y solicitar una ampliación del plazo a\nla Comisión, que no\npodrá exceder de otro mes.\n\nArtículo 12.-Rige a\npartir de su publicación.\n\n \n\nDado en el Despacho de\nla Ministra de Seguridad\nPública, a los veinticinco días del mes de marzo del dos mil diez.", "body_en_text": "throughout the entire text\n\n -\n\n Full Text of Rule 151\n\n Creation of the Commission for the Preparation, Implementation, and Follow-up\nof the Environmental Management Plan of the Ministry of Public Security\n\nFull Text of record: E29E2\n\nNo. 151-2010 MSP\n\n  (This\nrule was rendered without\neffect by\nArticle 12 of Agreement\nNo. 007-2012\nof February 14,\n2012)\n\n \n\nTHE MINISTER OF\nPUBLIC SECURITY\n\nBased on the powers conferred by subsections 28(2)(a) of the General Public Administration Act.\n\nConsidering:\n\n1º-That Article 28(2)(a) of\nthe General Public Administration\nAct establishes that\nthe Minister is the highest hierarchical body of the\nrespective Ministry, and is exclusively responsible for directing and\ncoordinating all services of the Ministry.\n\n2º-That through\nAgreement No. 024-MP, published in La\n Gaceta No. 250 of December 29, 2006, in its\nArticle 2, subsection 5, the Executive Branch instructed all public-sector\nentities to prepare and submit an Environmental Management Plan based on\nguidelines to be prepared by the Ministry of Environment, Energy and Telecommunications (MINAET), in order for the\npublic sector to set an example of compliance with the environmental and\nsustainable development provisions contained in both domestic legislation and\ninternational standards ratified by the country.\n\n3º-That through\nExecutive Decree No. 33889-MINAE, published in\nLa Gaceta No. 160 of\nAugust 22, 2007, the Executive Branch issued the Regulation for the preparation of Environmental Management Plans in the public sector of Costa Rica,\nfor the purpose of establishing uniform guidelines for the implementation of\nEnvironmental Management Plans in the public sector, allowing for the integration,\nanalysis, and follow-up of information.\n\n4°-That in order to\ncomply with the provisions of Executive Decree No. 33889-MINAE, the\nMinistry of Public Security must create a Commission as a technical advisory\ngroup on environmental matters, responsible for preparing, implementing, and following\nup on an Environmental Management Plan. Therefore,\n\nAGREES:\n\nCREATION OF THE COMMISSION FOR\nTHE PREPARATION,\n\nIMPLEMENTATION, AND FOLLOW-UP OF THE ENVIRONMENTAL MANAGEMENT\n\nPLAN OF THE MINISTRY OF\nPUBLIC SECURITY\n\n \n\nArticle 1-Creation and Objective: The Commission for the\npreparation, implementation, and follow-up of the Environmental Management Plan of the\nMinistry of Public Security is hereby created, hereinafter referred to as \"\nthe Commission,\" as\na technical advisory group on environmental matters. Its primary function shall be to advise\nthe Head of the Ministry\nin the preparation, implementation, and follow-up of the Environmental Management Plan.\n\nArticle 2-Composition:\nThe Commission\nshall be composed of the following officials of the Ministry:\n\nThe Administrative\nDirector, representing the Minister, who shall act as Chair.\n\nThe Deputy Director\nGeneral of the Public Force in the Administrative area or their representative.\n\nA specialist in the\narea of Occupational Health, designated by the head of the Occupational Health\nDepartment.\n\nThe head of the\nCivil Works Department.\n\nThe head of the\nAsset Control and Oversight Section.\n\nThe\n Commission shall meet under the direction of the Chair and,\nin the absence of the latter, the meeting shall be chaired by whomever the members of\nthe Commission designate for that\npurpose.\n\nArticle 3-Functions:\nThe Commission, as\na collegial body, shall have the following functions:\n\nCoordinate\nthe preparation, implementation, and follow-up of the Environmental Management Plan in\naccordance with the provisions of Decree No. 3388-9 MINAE, published in\nLa Gaceta 160 of\nAugust 22, 2007, and the Instruction Manual for the preparation of Environmental\nManagement Plans,\n\nDefine\nthe organization whose environmental performance will be improved by\nmeans of the Environmental Management Plan, taking into account: the main activity,\nthe physical space occupied (buildings), and the scale of the activity\ncarried out.\n\nIntegrate\ninto a single document the different Environmental Management Plans defined for\neach organization of the\n Institution.\n\nMaintain\ncontrol and follow-up of the application of the environmental measures\nconsidered in the Environmental Management Plan.\n\nArticle 4-Meetings:\nThe Commission\nshall operate through ordinary meetings, extraordinary meetings, and work\ngroups, which shall be held at the request of the Chair or of the\nmembers when the nature of the matters to be addressed so requires. Only\nthe points for which it was convened shall be discussed, and decisions shall be\ntaken collegially, in the manner to be set forth.\n\nThe Commission\nshall meet at least once a month at the place and time that said body designates\nfor that purpose; however, more than one meeting may be convened in the same month, if\nnecessary.\n\nArticle 5-Quorum:\nThe quorum for formation and voting for meetings shall be half plus one\nof the total members. The number of members shall be verified at the place\ndesignated to hold the meeting at the start thereof. No ordinary\nor extraordinary meeting shall be held if, thirty minutes after the scheduled\ntime, there is no quorum. In all cases in which there is a tie vote\non any matter among the members of\nthe Commission, the\nChair shall have, by reason of their position, a double vote, to decide the\nexisting conflict.\n\nWhen, for special reasons or force majeure, a member cannot attend an ordinary,\nextraordinary, or work meeting, they shall be obliged to notify the\nChair, by whatever means they deem most effective, prior to the start time of\nthe corresponding meeting, of the late arrival or non-attendance at the\nmeeting. The Chair shall convey the notice to\nthe Commission so that it\nis recorded in the minutes.\n\nIn the event that the\nChair adjourns the meeting while a matter is under discussion, it shall be addressed\nat the following meeting, being included as the number one\nitem in the Other Business article of the Agenda, and the precedence with which the floor was yielded to\nthe members of the Commission\nto address the issue shall be respected.\n\nArticle 6-Guests:\nThe Commission\nmay receive officials of the Ministry for the purpose of providing itself with\ntechnical advice or opinion on matters related to the environmental management\nplans. The hearing shall be granted upon prior request to the\nChair, who shall set the day and time of the meeting.\n\nArticle 7-Functions\nand powers of the members.\n\n1. Chair: Is responsible for the following:\n\na. Preside over the meetings of the Commission.\n\nb. Convene ordinary, extraordinary, and work meetings.\n\nc. Prepare and propose the Agenda for\nordinary meetings, maintaining a priority order in pursuit of institutional\ninterest, and submit it for approval by the Commission immediately after\nverifying the quorum for the meeting.\n\nd. Call the meetings to order at the designated\ntime and adjourn them after having addressed the matters they resolved to\nconsider. When deemed appropriate, for reasons of convenience and\ntimeliness, the Chair may order the suspension of the meeting.\n\ne.  Direct the discussions, guiding the\ndebate towards the fundamental points, and require that proper order and\nmutual respect be observed among the participants.\n\nf.  Authorize with their signature the minutes in\nthe respective book.\n\ng. Grant leave to members to be\nabsent from meetings, provided this does not break the quorum.\n\nh.  Represent the Commission at meetings\nwith the heads of the institution, becoming its spokesperson with\nrespect to the proposals and recommendations developed by the body, without\nprejudice to that representation being delegated for a\nspecific case, if convenient.\n\ni. Designate the necessary commissions for the\nstudy or completion of specific tasks, in accordance with the work\nprogram that has been established, in an effort to make the work of the\nCommission more effective.\n\nj. Shall also have all other functions\ngranted by the Commission.\n\n        2. Secretary: Is\nresponsible for the following:\n\n \n\na. Communicate the Agenda for\nordinary meetings to the other members with sufficient notice prior to the date of the meeting.\n\nb. Record, in the respective book, the minutes\napproved by the Commission, signing at the foot thereof, as proof of the\nfaithfulness of the record.\n\nc. Timely notify the resolutions issued by\nthe Commission and the receipt of interested persons granted by the Chair.\n\nd. Draft correspondence and sign those\nnotes delegated by the Chair.\n\ne. Organize and keep the Commission's\narchive up to date.\n\nf.  Keep attendance at meetings, leaving\na record thereof in the minutes, as well as the justifications, if any,\nfor absences and late arrivals.\n\ng. Keep the summary of matters discussed in the meetings\nand draft the minutes, in order to leave a clear and precise record of the\ndeliberations, resolutions, and decisions taken.\n\nh. Any other function assigned by the\nCommission.\n\n    3. Members: The\nother members of the Commission are responsible for the following:\n\n \n\na. Attend\npunctually the ordinary, extraordinary, and work meetings for\nwhich they are summoned, and, if unable to attend, send the Secretary the\ncorresponding justification.\n\nb. Propose to the Chair the inclusion of matters to be\naddressed on the Agenda for ordinary meetings, and approve it as an initial\naction of the meeting.\n\nc. Carry out the commissions that the Chair\ndesignates and report in writing on the results within the agreed timeframe.\n\nd. Request the floor from the Chair, to address\nmatters put forward for discussion.\n\ne. Request the review of the Commission's\nresolutions and the revocation or modification thereof.\n\nf. Cast their vote, affirmative or negative, on\nmatters submitted for their consideration.\n\ng. Formulate projects, proposals, and motions\nthey deem appropriate.\n\nh. Procure and study the necessary information,\nconsult minutes, books, correspondence regarding environmental matters,\netc., in order to have better judgment on matters resolved or to be\nresolved in the meetings.\n\ni. Participate in all activities in\nwhich the Ministry has an interest regarding environmental matters.\n\nj. Call the Chair to order, whenever in\nthe exercise of their duties they deviate from the activities granted to them by law and this\nRegulation.\n\nk. Request that the Secretary record\ntheir words in the minutes when they deem it necessary.\n\nl. Sign in the respective book the minutes\napproved by the Commission, signing at the foot thereof, as proof of the\nfaithfulness of the record.\n\nm. The other powers that the Commission grants them\nby resolution.\n\nArticle 8-Work Groups. Designation:\nThe Chair shall designate the Work Groups to carry out activities,\nanalyses, and studies to support the Heads of\nthe Institution,\nwhich help to decide upon and foster the comprehensive development of the Ministry.\nEach work group shall submit a final report to\nthe Commission, which shall review\nit and, prior to its approval, may recommend changes and expansions of\nit, so that it constitutes sufficient documentation for defining\nthe policies to be established regarding environmental management.\n\nArticle 9-Coordination:\nThe work groups shall be coordinated by the staff member designated by the\nChair and shall be responsible to\nthe Commission for the submission of reports.\n\nArticle 10-Collaboration\nof technicians and specialists: To obtain greater elements of judgment in\ntheir relations and recommendations, the work groups may count on the\nassistance of technicians and specialists in different subjects, as well as request\nthe necessary advice, with prior authorization from the head of the\nMinistry.\n\nArticle 11-Reports:\nThe work groups shall submit their written reports with their respective\nalternatives, within the established timeframes. The maximum deadline for submitting a\nreport shall be one month. If the nature of the case warrants it, prior to the\nexpiry of the term for submitting the report, if it is not\nconcluded, the Coordinator of the work group must state the\nreason for the delay and request an extension of the deadline from\nthe Commission, which\nmay not exceed another month.\n\nArticle 12-This rule is effective as\nof its publication.\n\n \n\nGiven at the Office of\nthe Minister of Public\nSecurity, on the twenty-fifth day of March of two thousand ten." }