{ "id": "norm-68509", "citation": "Reglamento municipal 006", "section": "norms", "doc_type": "municipal_regulation", "title_es": "Reglamento de Depuración de la Base de Datos Zona Marítimo Terrestre", "title_en": "Maritime Zone Database Cleanup Regulation", "summary_es": "El Reglamento establece un procedimiento administrativo interno para que la Municipalidad de Nicoya depure su base de datos de concesiones en la Zona Marítimo Terrestre. El objetivo es corregir inconsistencias como registros duplicados, información desactualizada, errores en la titularidad de las concesiones, cobros indebidos y falta de debido proceso que generan saldos ficticios. Se crean expedientes especiales por cada caso, con recomendaciones técnicas y resoluciones administrativas que ordenan la eliminación, modificación o inclusión de registros. La depuración se organiza en cinco etapas de análisis, priorizando la verificación registral y la confrontación con expedientes administrativos. La desafectación de la base de datos reduce el Pendiente de Recaudación. El reglamento busca mejorar la gestión tributaria municipal, asegurando que los cobros por canon y servicios municipales en la zona marítimo terrestre sean precisos y ajustados a derecho.", "summary_en": "This regulation establishes an internal administrative procedure for the Municipality of Nicoya to clean up its database of concessions in the Maritime Terrestrial Zone. The objective is to correct inconsistencies such as duplicate records, outdated information, errors in concession ownership, improper charges, and lack of due process leading to fictitious balances. Special files are created for each case, with technical recommendations and administrative resolutions ordering deletion, modification, or inclusion of records. The cleanup is organized into five stages of analysis, prioritizing registry verification and cross-checking with administrative files. The removal of records reduces the Pending Collection balance. The regulation aims to improve municipal tax management, ensuring that charges for concession fees and municipal services in the maritime terrestrial zone are accurate and lawful.", "court_or_agency": "", "date": "07/06/2010", "year": "2010", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "zona marítimo terrestre", "depuración de base de datos", "canon", "concesión", "pendiente de recaudación", "desafectación", "due process" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 53", "law": "Ley 7794" } ], "keywords_es": [ "depuración de base de datos", "zona marítimo terrestre", "concesiones", "canon", "municipalidad de Nicoya", "gestión tributaria", "inconsistencias", "registro duplicado", "due process", "expediente administrativo", "pendiente de recaudación" ], "keywords_en": [ "database cleanup", "maritime terrestrial zone", "concessions", "concession fee", "Municipality of Nicoya", "tax management", "inconsistencies", "duplicate records", "due process", "administrative file", "pending collection" ], "excerpt_es": "Artículo 1º-Depuración de la Base de datos. Se entenderá por depuración de la base de datos municipal aquella acción que corresponda a la eliminación, modificación o inclusión del registro, ya sea por: discrepancia existente entre el monto adeudado o pendiente de pago con respecto al Expediente administrativo que se lleva en el Departamento de Zona Marítimo Terrestre; por registro duplicado; por no corresponder al titular de la concesión; por no poderse identificar el terreno; por falta de cédula de identidad, jurídica o de residencia; por falta del nombre del supuesto propietario, sea persona física o jurídica, con respecto al registro; por inclusión en el caso de concesiones nuevas.", "excerpt_en": "Article 1 – Database Cleanup. Municipal database cleanup shall be understood as the action corresponding to the elimination, modification, or inclusion of the record, whether due to: discrepancy between the amount owed or pending payment and the administrative file maintained in the Maritime Terrestrial Zone Department; duplicate record; because the record does not correspond to the concession holder; inability to identify the land; lack of identity card, legal entity card, or residency card; lack of name of the supposed owner, whether physical or juridical person, with respect to the record; or inclusion in the case of new concessions.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "The Municipal Council of Nicoya approves an internal regulation to clean up the concession database in the Maritime Terrestrial Zone, correcting inconsistencies and adjusting billing records.", "summary_es": "El Concejo Municipal de Nicoya aprueba un reglamento interno para depurar la base de datos 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Terrestre\n\nTexto Completo acta: D2546\n\nMUNICIPALIDAD DE NICOYA\n\nCon instrucciones del señor Marco Antonio Jiménez\nMuñoz, Secretario Municipal Titular, mayor, divorciado, vecino de Nicoya, de\nconformidad con lo dispuesto en el artículo 53 de la Ley Nº 7794, y en\nobservancia de las normas que rigen la materia, transcribo el acuerdo Nº 10 de\nla sesión ordinaria Nº 006 del lunes 7 de junio del 2010, que dice:\n\nAcuerdo\nNº 10: El Concejo Municipal en forma unánime aprueba el Reglamento de la\nDepuración de la Base de Datos Zona Marítimo Terrestre.\n\nRecomendar igualmente\nincluir en dicho Reglamento la posibilidad de que sea adicionado o modificado\nde acuerdo a las necesidades.\n\nPublíquese en el Diario Oficial La Gaceta.\n\nNicoya, 17 de abril del 2010.\n\nMUNICIPALIDAD DE\nNICOYA\n\nGESTIÓN TRIBUTARIA\n\nREGLAMENTO DE\nLA DEPURACIÓN\n\nDE DATOS ZONA\nMARÍTIMO TERRESTRE\n\nProcedimiento para la depuración de la base de datos\nmunicipal.\n\nI.-Justificación:\nUno de los principales problemas que presentan las bases de datos municipales\nsin que Nicoya sea la excepción, es el exceso de inconsistencias en sus\nregistros.\n\nLas razones por las\ncuales se han dado dichas inconsistencias, destacándose como los más\nimportantes:\n\n1. Mal uso de la información por desconocimiento,\nocasionado por falta de capacitación a la hora de ingresar los datos.\n\n2. Base de datos que acumula\ninformación desactualizada.\n\n3. Cambio a nivel registral del\ntitular de la concesión (cesión de derechos), sin realizarlo a su vez en el\nSIM.\n\n4. Registros duplicados (provenientes de\nalgunos defectos en el SIM, que por algún motivo roban la información del\ncanon) ocasionando que el imponible que tiene el contribuyente se le calcule\ndoble y pagos que no son registrados.\n\n5. Registro de cobro a administrados\nque según la Ley\nno se les debió incluir.\n\n6. Inclusión de cánones donde no se\nsiguió el debido proceso, que generan un pendiente ficticio.\n\nII.-Objetivos:\n\nObjetivo General: Depurar la base de datos municipal\nmediante la actualización de datos en Zona Marítimo Terrestre.\n\nObjetivos específicos:\n\n1. Determinar en el primer mes de\niniciada la labor de depuración de la base de datos la cuantificación de\ninconsistencias, cuya determinación se realizará basada en los registros que\nexisten en el Registro Público de\nla Propiedad.\n\n2. Reducir las inconsistencias de la\nbase de datos.\n\n3. Efectuar la depuración de manera\nordenada por distritos.\n\n4. Contar con expedientes e informes\nperiódicos (Diarios y Mensuales) que demuestren las acciones realizadas.\n\nIII.-Procedimiento:\n\nArtículo 1º-Depuración de\nla Base de datos. Se\nentenderá por depuración de la base de datos municipal aquella acción que\ncorresponda a la eliminación, modificación o inclusión del registro, ya sea\npor: discrepancia existente entre el monto adeudado o pendiente de pago con\nrespecto al Expediente administrativo que se\nlleva en el Departamento de Zona Marítimo Terrestre; por registro\nduplicado; por no corresponder al titular de la concesión; por no poderse\nidentificar el terreno; por falta de cédula de identidad, jurídica o de\nresidencia; por falta del nombre del supuesto propietario, sea persona física o\njurídica, con respecto al registro; por inclusión en el caso de concesiones\nnuevas.\n\nArtículo 2º-De la\ncreación de expediente especial. Para efectos de realizar estudios que\nconlleven a la depuración del registro de cobro, se deberá elaborar un\nexpediente especialmente creado para ese fin, el cual deberá contener al menos\nla siguiente información:\n\n1. Estado de cuenta del contribuyente.\n\n2. Listado de pagos del contribuyente.\n\n3. Fotocopias de depósitos realizados\ny de recibos cancelados.\n\n4. Un balance entre el monto adeudado\ny el monto de las sumas depositadas y/o canceladas.\n\n5. Estudio de registro que demuestre\nla existencia o no de la concesión. O en su defecto estudio que acredite al\nsolicitante de concesión como poblador u ocupante, según sea el caso.\n\n6. Recomendación técnica que\njustifique la respectiva depuración.\n\n7. Resolución Administrativa que\nordena la depuración.\n\n8. Documento del funcionario que\nejecuta la orden, donde quede archivado el movimiento realizado y que servirá\ncomo respaldo ante algún reclamo o duda.\n\nArtículo 3º-De la recomendación técnica. Será\nelaborada por el Encargado del Departamento correspondiente al tributo, y el\nAdministrador Tributario autorizado por el Coordinador en montos menores a\n¢300.000,00 o por el Alcalde Municipal en cantidades superior a los ¢300.000,00\npara los casos en el que la desafectación de\nla Base de Datos deducirá el Pendiente de\nRecaudación. Consistirá en un razonamiento justificado en la documentación\naportada y el resultado de la investigación, así como la imposibilidad de\ndeterminar la existencia real del hecho generador del registro. Dicha\nrecomendación será dirigida al Coordinador de la depuración en el formato Anexo\n1, firmada por el funcionario que emite la recomendación, revisada y firmada\npor el Encargado del Departamento de Zona Marítimo.\n\nArtículo 4º-Etapas\ndel procedimiento. El procedimiento constará de 5 etapas para su análisis\nsin que exista un orden previo de ejecución, aun cuando se sugiere aplicar en\nel orden propuesto, a saber:\n\n1. Realizar el análisis al\ncontribuyente con fincas (léase concesiones) no traspasadas para eliminar datos\nduplicados o incluir datos faltantes, y archivar en el expediente existente\ndocumentación de los movimientos realizados.\n\n2. Análisis de los números de cédula,\nespecialmente aquellos que inician con el número ? u otros.\n\n3. Análisis de los nombres de\ncontribuyentes registrados en la\n Base de datos, de manera duplicada pero con diferente número\nde cédula, nombre o apellidos mal digitados.\n\n4. Análisis de inconsistencias en el\ncobro de canon, donde por cada estudio que se realice partiendo de este\ntributo, implicará de manera obligatoria, analizar la aplicación de los\nservicios que por definición institucional se brindan en el sector donde se\nubica el terreno en estudio.\n\n5. Estudio de inconsistencias en el\ncobro por servicios municipales, en donde por cada análisis que se realice\npartiendo de este tributo, implicará de manera obligatoria, analizar la\naplicación de los servicios que por definición institucional se brindan en el\nsector donde se ubica el terreno en análisis.\n\nArtículo 5º-De las tareas a realizar. El\nEncargado de Informática ejercerá el control diario, permanente y constante\nsobre la labor que realiza los funcionarios designados para la labor de\ndepuración de la base de datos. Las tareas a realizar consistirán en:\n\na) Emitir listados, extraídos del\nsistema de facturación que contengan las siguientes inconsistencias:\n\nI.    números de cédula con numeración\nreiterativa de nueves.\n\nII.   números de concesiones\nduplicadas.\n\nIII.  números de contribuyentes,\nnombres sin cédula.\n\nIV.  cualquier otra que a criterio del\nEncargado de Informática sea conveniente analizar y que cuente con la debida\naprobación por parte de los responsables.\n\nb) Una vez obtenida la información\nindicada en el punto anterior, el coordinador, cuantificará el porcentaje de\nlas inconsistencias a depurar.\n\nc) Realizar estudios registrales para\ndeterminar la titularidad del bien, en este caso el estudio se realizará por\nnúmeros de finca (concesión), una vez comprobada la titularidad y evidenciando\nque el cobro de los tributos se realiza conforme en ley corresponde, se le\ncobra al titular de la finca.\n\nd) Cada caso sometido a estudio para\ndepurar, deberá ser revisado y confrontado con el Expediente Administrativo del\nDepartamento de Zona Marítimo Terrestre, de modo que se determine si en éste es\no no localizable la concesión en cuestión.\n\ne) Todo caso sometido a estudio debe\ncontar con un expediente que contenga claramente los documentos que respalden la\ninformación acumulada, incluyendo inspecciones.\n\nf)  Diariamente (Periódicamente) los\ncoordinadores de departamento junto con el Encargado de Informática\nplanificarán la labor a realizar en materia de depuración, así mismo,\nelaborarán las recomendaciones de los casos que califiquen para ser depurados.\n\nArtículo 6º-De los informes. Los Depuradores\nllevaran en forma diaria a través de hoja electrónica de Excel, un registro de\nlos casos que han sido analizados como inconsistentes. La tercera semana de\ncada mes presentará un informe al Alcalde Municipal para su conocimiento y del\nConcejo Municipal.\n\nArtículo 7º-De la\ndesafectación a la base de datos y al Pendiente de Recaudación. Una vez\nconocido y ratificado el informe técnico, se procederá a desafectar la base de\ndatos y por ende se deducirá del Pendiente de Recaudación.\n\nArtículo 8º-De la\ncustodia de los expedientes. Una vez realizada la desafectación de la base\nde datos, los expedientes serán remitidos al archivo central (Zona Marítimo\nTerrestre) con el propósito de custodiarlos como el resto de la documentación\ninstitucional. Para tales efectos, los depuradores emitirán oficio al Encargado\ndel Zona Marítimo con la siguiente información:\n\na) Detalle por nombre y número de\ncédula de los expedientes remitidos.\n\nb) Número de folios que constan en\ncada expediente.\n\nc) Cualquier otra información que se\nconsidere conveniente.\n\nArtículo 9º-Del Pendiente de Recaudación.\nPrevio a iniciar la labor de depuración, el Encargado de Informática emitirá un\ninforme del Pendiente de Recaudación a la fecha el cual se realizará por\ntributo y por periodo. Cada vez que se emita un informe de depuración, de\nmanera simultánea se emitirá un nuevo reporte de la morosidad.\n\nArtículo 10.-Rige a\npartir de su publicación.", "body_en_text": "throughout the entire text\n\n -\n\n Complete Text of Standard 006\n\n Regulations for the Purification of the Maritime Terrestrial Zone Database\n\nComplete Text of record: D2546\n\nMUNICIPALITY OF NICOYA\n\nUpon instruction of Mr. Marco Antonio Jiménez Muñoz, Titular Municipal Clerk, of legal age, divorced, resident of Nicoya, in accordance with the provisions of Article 53 of Law No. 7794, and in observance of the rules governing the matter, I transcribe agreement No. 10 of ordinary session No. 006 of Monday, June 7, 2010, which reads:\n\nAgreement No. 10: The Municipal Council unanimously approves the Regulations for the Purification of the Maritime Terrestrial Zone Database.\n\nAlso recommend that the possibility of adding to or modifying said Regulations according to needs be included.\n\nPublish in the Official Gazette La Gaceta.\n\nNicoya, April 17, 2010.\n\nMUNICIPALITY OF NICOYA\n\nTAX MANAGEMENT\n\nREGULATIONS FOR THE PURIFICATION\n\nOF MARITIME TERRESTRIAL ZONE DATA\n\nProcedure for the purification of the municipal database.\n\nI.-Justification:\nOne of the main problems presented by municipal databases, Nicoya being no exception, is the excess of inconsistencies in its records.\n\nThe reasons for which these inconsistencies have arisen, the most important being:\n\n1. Misuse of information due to lack of knowledge, caused by a lack of training when entering data.\n\n2. A database that accumulates outdated information.\n\n3. Change at the registry level of the concession (cesión de derechos) holder, without simultaneously doing so in the SIM.\n\n4. Duplicate records (originating from some defects in the SIM, which for some reason steal the canon information) causing the taxpayer's taxable base to be calculated double and payments that are not recorded.\n\n5. Charging records to administered parties who, according to the Law, should not have been included.\n\n6. Inclusion of canons where due process was not followed, generating a fictitious outstanding balance (pendiente).\n\nII.-Objectives:\n\nGeneral Objective: Purify the municipal database through data updating in the Maritime Terrestrial Zone.\n\nSpecific objectives:\n\n1. Determine, within the first month of starting the database purification work, the quantification of inconsistencies, whose determination will be carried out based on the records that exist in the Public Property Registry.\n\n2. Reduce the inconsistencies in the database.\n\n3. Carry out the purification in an orderly manner by districts.\n\n4. Have periodic files and reports (Daily and Monthly) that demonstrate the actions taken.\n\nIII.-Procedure:\n\nArticle 1-Purification of the Database. Purification of the municipal database shall be understood as that action corresponding to the elimination, modification, or inclusion of the record, whether due to: an existing discrepancy between the amount owed or pending payment with respect to the Administrative file kept in the Maritime Terrestrial Zone Department; due to a duplicate record; because it does not correspond to the concession holder; because the land cannot be identified; due to lack of an identity card, legal or residency card; due to lack of the name of the supposed owner, whether a natural or legal person, with respect to the record; due to inclusion in the case of new concessions.\n\nArticle 2-On the creation of a special file. For the purpose of conducting studies that lead to the purification of the charging record, a file specially created for this purpose must be prepared, which must contain at least the following information:\n\n1. Taxpayer's account statement.\n\n2. Taxpayer's payment list.\n\n3. Photocopies of deposits made and canceled receipts.\n\n4. A balance between the amount owed and the amount of the sums deposited and/or canceled.\n\n5. Registry study that demonstrates the existence or non-existence of the concession. Or, failing that, a study that accredits the concession applicant as a settler or occupant, as the case may be.\n\n6. Technical recommendation that justifies the respective purification.\n\n7. Administrative Resolution ordering the purification.\n\n8. Document from the official executing the order, where the movement carried out is archived and which will serve as support in the event of any claim or doubt.\n\nArticle 3-On the technical recommendation. It shall be prepared by the Head of the Department corresponding to the tax, and the Tax Administrator authorized by the Coordinator for amounts less than ¢300,000.00 or by the Municipal Mayor for amounts exceeding ¢300,000.00 for cases in which the removal from the Database will deduct from the Collection Outstanding Balance (Pendiente de Recaudación). It shall consist of a reasoning justified by the documentation provided and the result of the investigation, as well as the impossibility of determining the actual existence of the taxable event for the record. Said recommendation shall be addressed to the Purification Coordinator in the Annex 1 format, signed by the official issuing the recommendation, reviewed and signed by the Head of the Maritime Terrestrial Zone Department.\n\nArticle 4-Stages of the procedure. The procedure shall consist of 5 stages for its analysis, with no pre-set order of execution, although it is suggested to apply them in the proposed order, namely:\n\n1. Carry out the analysis of the taxpayer with properties (read concessions) not transferred to eliminate duplicate data or include missing data, and file documentation of the movements made in the existing file.\n\n2. Analysis of identification numbers, especially those beginning with the number ? or others.\n\n3. Analysis of the names of taxpayers registered in the Database, in a duplicated manner but with a different identification number, poorly typed first or last names.\n\n4. Analysis of inconsistencies in the canon charge, where each study carried out based on this tax will mandatorily involve analyzing the application of the services that, by institutional definition, are provided in the sector where the land under study is located.\n\n5. Study of inconsistencies in the charge for municipal services, where each analysis carried out based on this tax will mandatorily involve analyzing the application of the services that, by institutional definition, are provided in the sector where the land under analysis is located.\n\nArticle 5-On the tasks to be performed. The Head of Information Technology shall exercise daily, permanent, and constant control over the work performed by the officials designated for the database purification work. The tasks to be performed shall consist of:\n\na) Issuing listings, extracted from the billing system, containing the following inconsistencies:\n\nI. identification numbers with repetitive numbering of nines.\n\nII. duplicate concession numbers.\n\nIII. taxpayer numbers, names without identification.\n\nIV. any other that, at the discretion of the Head of Information Technology, is convenient to analyze and that has due approval from the responsible parties.\n\nb) Once the information indicated in the previous point is obtained, the coordinator will quantify the percentage of inconsistencies to be purified.\n\nc) Conduct registry studies to determine the ownership of the property; in this case, the study will be carried out by property (concession) numbers. Once ownership is verified and it is evidenced that the tax charges are made in accordance with the law, the property owner will be charged.\n\nd) Each case submitted to study for purification must be reviewed and compared with the Administrative File of the Maritime Terrestrial Zone Department, so that it can be determined whether or not the concession in question is locatable within it.\n\ne) Every case submitted to study must have a file that clearly contains the documents supporting the accumulated information, including inspections.\n\nf) Daily (Periodically), the department coordinators, together with the Head of Information Technology, will plan the work to be carried out in the area of purification. Likewise, they will prepare the recommendations for the cases that qualify to be purified.\n\nArticle 6-On the reports. The Purifiers will keep, on a daily basis through an Excel spreadsheet, a record of the cases that have been analyzed as inconsistent. During the third week of each month, they will present a report to the Municipal Mayor for his knowledge and to the Municipal Council.\n\nArticle 7-On the removal from the database and from the Collection Outstanding Balance. Once the technical report is known and ratified, the database will be removed from service (desafectación) and, therefore, it will be deducted from the Collection Outstanding Balance.\n\nArticle 8-On the custody of the files. Once the database removal has been carried out, the files will be sent to the central archive (Maritime Terrestrial Zone) for the purpose of safeguarding them like the rest of the institutional documentation. For these purposes, the purifiers will issue an official letter to the Head of the Maritime Terrestrial Zone with the following information:\n\na) Detail by name and identification number of the files sent.\n\nb) Number of folios contained in each file.\n\nc) Any other information deemed convenient.\n\nArticle 9-On the Collection Outstanding Balance (Pendiente de Recaudación). Prior to starting the purification work, the Head of Information Technology will issue a report on the Collection Outstanding Balance as of that date, which will be broken down by tax and by period. Each time a purification report is issued, a new report on delinquency (morosidad) will be issued simultaneously.\n\nArticle 10-Becomes effective upon its publication." }