{ "id": "norm-70903", "citation": "Resolución 429-A", "section": "norms", "doc_type": "resolution", "title_es": "Guía para la Elaboración de los Programas de Gestión Ambiental Institucional", "title_en": "Guide for Elaborating Institutional Environmental Management Programs", "summary_es": "Esta resolución oficializa la guía metodológica para que las instituciones de la Administración Pública, empresas públicas y municipalidades elaboren e implementen sus Programas de Gestión Ambiental Institucional (PGAI). El documento detalla los pasos para diseñar un PGAI bajo el principio de mejora continua, integrando los componentes estratégicos de gestión de calidad ambiental, cambio climático y eficiencia energética, así como componentes transversales de sensibilización, compras sustentables y métrica. Establece que cada institución debe realizar un diagnóstico ambiental inicial, identificar aspectos ambientales significativos, definir objetivos y metas medibles, y presentar un plan de acción con su respectivo presupuesto. Asimismo, regula la conformación de una Comisión Institucional y la figura del coordinador del PGAI, y dispone que los informes de avance semestrales se presenten ante la Comisión Técnica Evaluadora, integrada por el MINAET y el Ministerio de Salud.", "summary_en": "This resolution formalizes the methodological guide for Costa Rican public administration institutions, public enterprises, and municipalities to develop and implement their Institutional Environmental Management Programs (PGAI). The document details the steps to design a PGAI under the principle of continuous improvement, integrating strategic components of environmental quality management, climate change, and energy efficiency, along with cross-cutting components of awareness-raising, sustainable procurement, and metrics. It requires each institution to conduct an initial environmental diagnosis, identify significant environmental aspects, establish measurable objectives and targets, and submit an action plan with its corresponding budget. It also regulates the formation of an Institutional Commission and the figure of a PGAI coordinator, and mandates that semiannual progress reports be filed with the Technical Evaluation Commission, comprised of MINAET and the Ministry of Health.", "court_or_agency": "", "date": "22/07/2011", "year": "2011", "topic_ids": [ "procedural-environmental" ], "primary_topic_id": "procedural-environmental", "es_concept_hints": [ "PGAI", "ambientalización del sector público", "aspectos ambientales significativos", "DJCA", "C-Neutralidad", "compras públicas sustentables", "DIGECA", "CTE" ], "concept_anchors": [ { "article": null, "law": "Decreto Ejecutivo 36499-S-MINAET" }, { "article": null, "law": "Ley 8839" }, { "article": null, "law": "Ley 7447" }, { "article": null, "law": "Decreto Ejecutivo 33487-MP" }, { "article": null, "law": "Decreto Ejecutivo 33889-MINAE" }, { "article": null, "law": "Ley 7414" }, { "article": null, "law": "Ley 8219" }, { "article": null, "law": "Decreto Ejecutivo 35669-MINAET" } ], "keywords_es": [ "PGAI", "Programa de Gestión Ambiental Institucional", "ambientalización del sector público", "mejora continua", "diagnóstico ambiental", "aspectos ambientales significativos", "gestión de calidad ambiental", "cambio climático", "eficiencia energética", "compras públicas sustentables", "métrica", "Comisión Técnica Evaluadora", "Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental", "DIGECA", "MINAET" ], "keywords_en": [ "PGAI", "Institutional Environmental Management Program", "public sector environmentalization", "continuous improvement", "environmental diagnosis", "significant environmental aspects", "environmental quality management", "climate change", "energy efficiency", "sustainable public procurement", "metrics", "Technical Evaluation Commission", "Sworn Declaration of Environmental Compliance", "DIGECA", "MINAET" ], "excerpt_es": "Un Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) es un instrumento de planificación que parte de un diagnóstico ambiental del quehacer institucional que considera todos los aspectos ambientales inherentes a la organización, incluyendo los relacionados con eficiencia energética y cambio climático. A partir de este diagnóstico, se priorizan y establecen medidas de prevención, mitigación, compensación o restauración de los impactos ambientales, ya sea a corto, mediano ó largo plazo; todo lo anterior bajo el principio de mejora continua.\n\nLos componentes estratégicos contemplan los temas de gestión de calidad ambiental, cambio climático y conservación y uso racional de la energía.\n\nLa elaboración del PGAI se basa en un proceso de mejora continua, común en la metodología de los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA), como las Normas ISO 14000, las cuales proporcionan un conjunto de estándares basados en procedimientos desde los cuales se puede crear y mantener un sistema de gestión ambiental.", "excerpt_en": "An Institutional Environmental Management Program (PGAI) is a planning instrument based on an environmental diagnosis of institutional activities that considers all environmental aspects inherent to the organization, including those related to energy efficiency and climate change. From this diagnosis, measures for prevention, mitigation, compensation or restoration of environmental impacts are prioritized and established, whether in the short, medium or long term; all under the principle of continuous improvement.\n\nThe strategic components address issues of environmental quality management, climate change, and energy conservation and rational use.\n\nThe development of the PGAI is based on a process of continuous improvement, common in the methodology of Environmental Management Systems (EMS), such as ISO 14000 standards, which provide a set of procedure-based standards from which an environmental management system can be created and maintained.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "Formalizes the methodological guide for public institutions, public enterprises, and municipalities to formulate, update, and implement their Institutional Environmental Management Programs (PGAI), pursuant to Executive Decree No. 36499-S-MINAET.", "summary_es": "Oficializa la guía metodológica para que las instituciones públicas, empresas públicas y municipalidades formulen, actualicen e implementen sus Programas de Gestión Ambiental Institucional (PGAI), conforme al Decreto Ejecutivo N° 36499-S-MINAET." }, "pull_quotes": [ { "context": "Sección 4.1 Definición del PGAI", "quote_en": "An Institutional Environmental Management Program (PGAI) is a planning instrument based on an environmental diagnosis of institutional activities that considers all environmental aspects inherent to the organization, including those related to energy efficiency and climate change.", "quote_es": "Un Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) es un instrumento de planificación que parte de un diagnóstico ambiental del quehacer institucional que considera todos los aspectos ambientales inherentes a la organización, incluyendo los relacionados con eficiencia energética y cambio climático." }, { "context": "Sección 5.1 Aspectos generales", "quote_en": "The development of the PGAI is based on a process of continuous improvement, common in the methodology of Environmental Management Systems (EMS), such as ISO 14000 standards.", "quote_es": "La elaboración del PGAI se basa en un proceso de mejora continua, común en la metodología de los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA), como las Normas ISO 14000." }, { "context": "Paso 1: Compromiso del Jerarca", "quote_en": "The success of the PGAI depends on the commitment and leadership of the highest authority of the Institution, whether a minister, executive manager, or mayor.", "quote_es": "El éxito del PGAI depende del compromiso y liderazgo de la máxima autoridad de la Institución, sea este un ministro, gerente ejecutivo o alcalde." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [ { "target_id": "norm-70199", "kind": "concordant_norm", "label": "36499" }, { "target_id": "norm-68300", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley 8839" }, { "target_id": "norm-58722", "kind": "concept_anchor", "label": "Decreto Ejecutivo 33487-MP" }, { "target_id": "norm-60782", "kind": "concept_anchor", "label": "Decreto Ejecutivo 33889-MINAE" }, { "target_id": "norm-21871", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley 7414" }, { "target_id": "norm-66973", "kind": "concept_anchor", "label": "Decreto Ejecutivo 35669-MINAET" } ], "external": [ { "ref_id": "norm-75697", "url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_norma.aspx?param1=NRM&nValor1=1&nValor2=75697&strTipM=FN", "kind": "affected_by_norm", "label": "Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas como plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa", "norm_id": "75697" } ] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=70903&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": { "4": [ { "norm_id": "75697", "type": "Decreto Ejecutivo", "number": "37943", "date": "17/09/2013", "name": "Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas como plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa", "ficha_url": "", "affectation": "Modifica denominación", "mode": "Expresa" } ] }, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": { "all": [ { "article": "all", "doc_id": "norm-70199", "label": "36499", "in_corpus_id": "norm-70199", "in_corpus_title_en": "Regulation for the Preparation of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector", "in_corpus_title_es": "Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público", "in_corpus_citation": "Decreto 36499", "in_corpus_doc_type": "executive_decree", "in_corpus_date": "17/03/2011", "in_corpus_year": "2011" } ] }, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\nTexto Completo Norma 429\n\n Guía para la Elaboración de los Programas de Gestión Ambiental en el Sector\nPúblico de Costa Rica\n\nTexto Completo acta: DCC6F\n\nMINISTERIO DE\nAMBIENTE, ENERGÍA\n\nY TELECOMUNICACIONES\n\n       \nR-429-2011-MINAET.-San José a las nueve y treinta horas del veintidós de julio\ndel dos mil once.\n\nConsiderando:\n\n        1º-Que el\ndía nueve de mayo de dos mil once, se publicó en La Gaceta Número 88 el\nDecreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAET \"Reglamento para la elaboración de\nProgramas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa\nRica\", cuyo objeto es establecer los lineamientos para que todas las\ninstituciones de la Administración Pública logren formular, actualizar e\nimplementar un Programa de Gestión Ambiental Institucional \"PGAI\".\n\n       \n2º-Que en el artículo 4 del reglamento citado supra señala que se conformará\nuna Comisión Técnica Evaluadora \"CTE\",\nencargada de la revisión y seguimiento de los PGAI.\n\n       \n3º-Que los artículos 9 y 13 del reglamento citado anteriormente, señalan que el\nMINAET, vía resolución administrativa, definirá a través de la CTE de los\nPGAI los lineamientos, manuales, guías y otros instrumentos con base en los\ncuales las instituciones de la Administración Pública elaborarán sus PGAI y sus\ninformes de avance.\n\n       \n4º-Que en la Reunión Ordinaria Número Uno-Acta 01-2011 de la CTE de los\nPGAI, se validó la conformación de ésta, y se acordó a proceder con la\naprobación y oficialización de la Guía y los instrumentos necesarios para la\nelaboración de Programas de Gestión Ambiental en el Sector Público de Costa\nRica. Por tanto,\n\nEl MINISTRO DE\nAMBIENTE, ENERGÍA\n\nY TELECOMUNICACIONES\n\nRESUELVE:\n\n        1º-Oficializar\nla Guía y los instrumentos necesarios para la elaboración de los Programas de\nGestión Ambiental en el Sector Público de Costa Rica, de acuerdo a lo\nconsignado en los artículos 9 y 13 del Decreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAET\n\"Reglamento para la elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional\nen el Sector Público de Costa Rica\".\n\n       \n2º-La anterior guía estará publicada en el sitio www.digeca.go.cr\n\nGuía para la Elaboración del Programa\n\nde Gestión Ambiental Institucional\n\n(Nota de Sinalevi: La presente norma\nse extrajo del sitio Web de la Dirección\nde Gestión de Calidad Ambiental  del  Ministerio\ndel Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, y se transcribe a\ncontinuación:) \n\nContenidos\n\n1. Prólogo                                                                                          \n 4\n\n2. Introducción \n 5\n\n3. El concepto de\nAmbientalización del Sector Público y su relación con los\n\nProgramas de Gestión\nAmbiental Institucionales (PGAI)                                                      9\n\n4. Programa de Gestión\nAmbiental Institucional (PGAI)                                                       11\n\n4.1. Definición del PGAI \n 11\n\n4.2. Componentes del PGAI\n 11\n\n4.2.1. Componentes estratégicos\n 11\n\n4.2.2. Componentes transversales del PGAI\n 12\n\n4.3. Responsables del\nPrograma de Gestión Ambiental Institucional                                           \n13\n\n4.3.1. Jerarca de cada Institución\n 13\n\n4.3.2. Comisión Institucional\n 13\n\n4.3.3. Coordinador del PGAI\n 14\n\n4.4. Vigencia del PGAI \n 15\n\n5. Elaboración del PGAI \n 17\n\n5.1. Aspectos generales en\nla elaboración de un PGAI                                                               17\n\n5.2. Pasos para la elaboración del PGAI\n 19\n\nPaso 1: Compromiso del Jerarca\n 20\n\nPaso 2: Conformación de la Comisión Institucional responsable del PGAI y la definición del\ncoordinador                          \n                                                 20\n\nPaso 3: Elaboración de la\nPolítica Ambiental Institucional                                                          20\n\nPaso 4: Inventario de\norganizaciones (instalaciones)                                                                  21\n\nPaso 5: Elaboración del\ndiagnóstico ambiental inicial                                                                 22\n\nPaso 6: Definición del alcance del PGAI\n 31\n\nPaso 7. Elaboración del diagnóstico energético e inventario de gases de efecto invernadero\n \n                                     31\n\nPaso 8. Definir objetivos,\nmetas e indicadores ambientales                                                         32\n\nPaso 9. Definir medidas ambientales\n 35\n\nPaso 10. Preparación del\ndocumento del PGAI                                                                          37\n\nPaso 11. Entrega del documento PGAI\n 39\n\n6. Revisión del Documento\nde PGAI                                                                                     41\n\n7. Seguimiento del PGAI\n 43\n\n7.1. Informes de avance semestral\n                                                                                           43\n\n7.2. Visitas de seguimiento\n 43\n\n8. Control y registro de\nla documentación                                                                            45\n\n8.1. Control de la documentación\n 45\n\n8.2. Registro de la documentación                                                                   \n 45\n\n9. Referencias Bibliográficas\n 47\n\n10. Glosario                 \n 49\n\n11. Anexo I: Contenido\ntemático básico para la presentación del documento\n\ndel Programa de Gestión\nAmbiental Institucional                                                                53\n\nGuía para la Elaboración del Programa\n\nde Gestión Ambiental Institucional\n\n1. Prólogo\n\nSer un\npaís reconocido internacionalmente por su desempeño ambiental, sin duda es un\ngran logro, pero también representa un enorme desafío; esto por cuanto nos\nobliga a avanzar e innovar en nuevas formas y mecanismos que nos permitan\ncrecer desde la perspectiva del desarrollo sostenible.\n\nEn este\nsentido, los Programas de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) son ejemplo de\nun instrumento novedoso, el cual permitirá continuar con las iniciativas que se\nvienen ejecutando por \"ambientalizar\" el sector público, estrategia\ngubernamental para crear conciencia y \"predicar con el ejemplo\".\n\nEn estos\nprogramas se cristalizan muchos de los esfuerzos que se han hecho desde hace\nvarios años por incorporar la variable ambiental. Primero, en el año 2000,\ndesde una preocupación por la eficiencia energética, luego desarrollando el\ntema de las compras verdes, hoy re-conceptualizadas como compras públicas\nsustentables, luego los abordajes desde el cambio climático y los planes de\ngestión ambiental. Y más recientemente el tema de los sistemas de gestión\nambiental que propone la Ley para la Gestión Integral de Residuos.\n\nAl\nrespecto la \"Guía para la Elaboración de los Programas de Gestión Ambiental\nInstitucional\" será una gran orientación para todas las instituciones, empresas\npúblicas o municipalidades. Esta Guía explica los componentes estratégicos y\ntransversales de los Programas, así como los mecanismos de seguimiento y\ncontrol que se llevarán a cabo. Además, contiene un apartado en el que se\ndetallan los pasos que se requieren para diseñar e implementar un PGAI.\n\nEn este\nsentido, esta Guía tiene como propósito acompañar a todos/as esos\nfuncionarios/as públicos y municipales que enfrentarán la tarea de realizar en\nsus respectivos espacios laborales el PGAI. Esta será una tarea de todas las\ninstituciones del Estado, las que deberán darle vida a esta herramienta\nmediante su implementación.\n\nEntre los\npasos del PGAI destaca como el inicial el compromiso de los jerarcas. Esto\nsignifica que estará en manos de ellos/as el adecuado cumplimiento de esta\nnueva normativa, que busca seguir aunando acciones que permitan garantizar\nnuestro derecho constitucional a un ambiente sano, por lo que los invito a ser\nparte de este gran esfuerzo.\n\n2.\nIntroducción\n\nCosta\nRica es reconocida a nivel mundial por su liderazgo en promover y ejecutar\niniciativas que permitan el desarrollo de la sociedad de la mano con la protección\ndel medio ambiente. Debido a la amplitud de este tema, la problemática\nambiental puede ser solucionada desde la adopción de respuestas concretas a\ncontroles y normativas estatales, hasta la promoción de una conciencia\nambiental que se adelante a los problemas ambientales por medio de la prevención.\n\nEn\neste sentido, Costa Rica inició un modelo de ambientalización de la\nadministración pública con el fin de lograr mayor concordancia entre los\ncontroles estatales establecidos en el tema de medio ambiente hacia el sector\nprivado y las labores internas desarrolladas por las instituciones públicas. La\nIniciativa Paz con la Naturaleza, establecida mediante Decreto Ejecutivo No.\n33487-MP (Gaceta No. 250 del 29 de diciembre del 2006), promovió el trabajo en\ndiversas áreas programáticas, entre ellas el área de Gestión Ambiental y el\nárea de Cambio Climático. En el marco de esta propuesta se elaboró el\nReglamento para la elaboración de Planes de Gestión Ambiental en el Sector Público\n(PGA),\npublicado mediante el Decreto Ejecutivo No. 33889-MINAE (Gaceta No. 160 del 22\nde agosto del 2007). Posteriormente, ese mismo año se publicó el Manual de\nInstrucciones para la elaboración de Planes de Gestión Ambiental con el fin de\norientara las Instituciones en la elaboración de dichos planes. Además en\njulio del 2010 se publicó la Ley para la Gestión Integral de Residuos (Gaceta\nNo. 135 del 13 de julio del 2010), en cuyo artículo 28 se establece que las\ninstituciones de la Administración Pública, empresas públicas y\nmunicipalidades deberán implementar sistemas de gestión ambiental en todas sus\ndependencias.\n\nEn\nel tema de Cambio Climático, Costa Rica mediante la Ley N° 7414 aprobó la\nConvención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático (Gaceta No. 126\ndel 4 de julio de 1994). Posteriormente en marzo del 2002, se ratifica el\nProtocolo de Kioto mediante la Ley No 8219 (Gaceta No 127 del 3 de julio de\n2002). De esta forma el país se compromete a tomar acciones concretas para\nmitigar el cambio climático y facilitar la adaptación al mismo.\nAdicionalmente, con el fin de agilizar los mecanismos de toma de decisiones y\nestablecer los controles de monitoreo que permitirán al país alcanzar la\ncarbono neutralidad en el 2021, se establece la Estrategia Nacional de Cambio\nClimático (ENCC) y en el marco de ésta, mediante Acta número 056 2007-2010\ndel Consejo de Gobierno, se solicita a todas las instituciones públicas y se\ninsta a los Gobiernos Locales e instituciones autónomas, elaborar y poner en\nejecución un plan de acción con metas claras que contemple los seis ejes de la\nEstrategia Nacional de Cambio Climático (ENCC). La creación de la Dirección\nde Cambio Climático por medio del Decreto Ejecutivo No 35669-MINAET publicado\nen enero 2010 (Gaceta No. 3 del 6 de enero 2010), busca dar seguimiento a la\nimplementación de la ENCC, así como a las demás acciones relacionadas con el\ndesarrollo de la estrategia país de carbono neutralidad.\n\nEn\nel tema energético los esfuerzos y directrices a nivel de país tienen su\norigen en la Ley 7447 sobre Regulación del Uso Racional de la Energía (Gaceta\nNo. 236 del 13 de diciembre de 1994) y el Reglamento de esta Ley publicado\nmediante Decreto Ejecutivo No 25584 en noviembre de 1996 (Gaceta No. 215 del 8\nde noviembre de 1996). El objetivo de esta ley y su reglamento consistió en\nestablecer los mecanismos para lograr el uso eficiente de la energía,\npromoviendo un programa gradual obligatorio de uso de la energía en empresas\ncon alto consumo energético. Posteriormente, mediante el Acuerdo de Gobierno Nº\n121 del año 2000 y modificado en los años 2002 y 2004 se exhorta a las\ninstituciones públicas a establecer un Programa Permanente de Conservación de\nla Energía. Además, en mayo 2007 se publica la Directriz 017-MP-MINAE (Gaceta\nNo. 94 del 17 de mayo de 2007), donde se establece que las Instituciones públicas\ndeberán elaborar y poner en ejecución en forma inmediata planes de ahorro y\nuso eficiente del consumo de energía eléctrica en sus respectivas\ninstalaciones. Como se observa para estas tres temáticas: gestión ambiental,\ncambio climático y eficiencia energética, existen puntos comunes especialmente\nen la identificación de aspectos ambientales derivados de las actividades\ndesarrolladas en las instituciones públicas, en aspectos de ejecución,\ndocumentación, revisión y seguimiento. Con el fin de desarrollar un\nprocedimiento unificado de gestión en estos temas, se publica el Decreto\nEjecutivo No. 36499-MINAET-MS denominado Reglamento para la Elaboración de\nProgramas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa\nRica (Gaceta No 88 del 09 de mayo del 2011), el cual promueve que las\ninstituciones, municipalidades y empresas públicas, centralizadas y\ndescentralizadas, establezcan un Programa de Gestión Ambiental Institucional\n(PGAI) donde se planifiquen e incorporen las medidas ambientales en el tema de\ngestión ambiental, cambio climático y conservación y uso racional de la energía,\ndentro de un proceso de mejora continua. La integración de estos temas en un\nsolo programa de gestión, facilitará a las instituciones la elaboración de éste,\nasí como el proceso de seguimiento y control posterior.\n\nCon\nel fin de consolidar la creación de los PGAI es necesario crear capacidades a\nnivel de las instituciones públicas para que éstas asuman el compromiso que\nconlleva el diseño y ejecución del programa, siendo necesario en primer lugar,\ndesarrollar un manual que contemple toda la temática relevante de las medidas\nambientales y que sirva de guía para la elaboración de los PGAI.\n\nEl\npresente documento fue elaborado pensando en todos aquellos funcionarios/as de\nlas instituciones públicas, empresas públicas y municipalidades que estarán\ninvolucrados en el diseño e implementación de los PGAI.\n\n         3.\nEl concepto de Ambientalización del Sector Público y su relación con los\nProgramas de Gestión Ambiental Institucionales (PGAI)\n\nLa\nambientalización del sector público tiene como base tres objetivos: a)\npromover una mejora continua en la calidad ambiental de las entidades públicas;\nb) impulsar acciones de toma de conciencia por parte de los funcionarios públicos\nen temas de mejora en la calidad del medio ambiente; y c) reducir las emisiones\nde gases de efecto invernadero (GEI) de manera que se encamine al Sector Público\na la C-Neutralidad al 2021. De esta forma la ambientalización del sector público\ngenera iniciativas de protección ambiental \"desde la casa\".\n\nLa\nelaboración de los PGAI se desarrolla en el marco del concepto de\nambientalización del sector público, lo que significa que incorpora acciones\nde gestión en temas relacionados con el medio ambiente, considerados como\nprioritarios para el país, tales como: la Gestión Ambiental, el Cambio Climático\ny la Eficiencia Energética. De esta manera se podrá mejorar el desempeño\nambiental de las instituciones reduciendo y controlando los problemas de\ncontaminación ambiental que se derivan de sus actividades dentro de un modelo\nde gestión integrador, que además tiene como componentes transversales los\nsiguientes: a) capacitación y comunicación;  b)\nadquisición de bienes y transferencia tecnológica; y  c)\nmétrica.\n\n4.\nPrograma de Gestión Ambiental Institucional (PGAI)\n\n4.1.\nDefinición del PGAI\n\nUn\nPrograma de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) es un instrumento de\nplanificación que parte de un diagnóstico ambiental del quehacer institucional\nque considera todos los aspectos ambientales inherentes a la organización,\nincluyendo los relacionados con eficiencia energética y cambio climático.\n\nA\npartir de este diagnóstico, se priorizan y establecen medidas de prevención,\nmitigación, compensación o restauración de los impactos ambientales, ya sea a\ncorto, mediano ó largo plazo; todo lo anterior bajo el principio de mejora\ncontinua1.\n\n1\nUn PGAI debe ser un ciclo continuo de planificación, acción, revisión y\nmejora de la actuación ambiental de la institución.\n\n4.2\nComponentes del PGAI\n\nEl\nPGAI establecerá sus líneas de acción, basado en tres componentes estratégicos\ny en tres componentes transversales, cada uno en temas distintos, pero con un\nfin integrador que permitirá implementar medidas en pro del bienestar ambiental\ninstitucional.\n\n4.2.1\nComponentes estratégicos\n\nLos\ncomponentes estratégicos contemplan los temas de gestión de calidad ambiental,\ncambio climático y conservación y uso racional de la energía.\n\n4.2.1.1\nGestión de Calidad Ambiental\n\nConsiste\nen el desarrollo de estrategias y acciones para prevenir, mitigar, restaurar ó\ncompensar los impactos al ambiente propios del quehacer institucional, mejorando\nsu desempeño ambiental y promoviendo a su vez el fortalecimiento de una mayor\nconciencia ambiental.\n\n4.2.1.2\nGestión de la Energía\n\nComprende\nlas medidas a tomar para asegurar la utilización más eficiente de los recursos\nenergéticos, en beneficio de un aprovisionamiento de demandas futuras. Incluye\nlos temas de eficiencia energética y ahorro de energía (electricidad y\ncombustibles).\n\n4.2.1.3\nGestión del Cambio Climático Incluye\nel desarrollo de medidas para la reducción de emisiones de gases de\nefecto invernadero (GEI), derivadas de actividades institucionales como\npor ejemplo servicios de transporte y consumo energético. Además,\nincluye las acciones relacionadas con el proceso de adaptación de las\ninstituciones. De manera general, este componente se fundamenta en los\nseis ejes de acción de la Estrategia Nacional de Cambio Climático\n(ENCC)2 , los que se presentan en la figura 3.\n\n2\nDisponible en el sitio www.digeca.go.cr\n\n4.2.2\nComponentes transversales del PGAI\n\nPara\nlograr el éxito en la implementación de las medidas ambientales establecidas\nen el PGAI, es necesario apoyar su gestión en tres componentes transversales\nprimordiales, estos son:\n\n4.2.2.1\nSensibilización, capacitación y comunicación\n\nEn\nla ejecución de un PGAI, todos los funcionarios de la institución deben ser\nparte del equipo que llevará al éxito el cumplimiento de los compromisos\nambientales, siendo necesario promover el cambio de actitudes y comportamientos\nambientales, así como el reconocimiento de las acciones positivas de cada uno\nde ellos en la gestión ambiental institucional.\n\nLas\nacciones que deben estar involucradas en éste eje deben estar orientadas a la\neducación,  formación y\nsensibilización en los temas de cambio climático, eficiencia energética,\ngestión de residuos, y gestión de calidad ambiental en general, así como\nparticipación pública, entre otros aspectos.\n\n4.2.2.2\nAdquisición de bienes y transferencia tecnológica\n\nLa\ncompra de bienes es una actividad básica en cualquier institución, incluye\ndesde la adquisición de materiales, implementos de oficina, equipos, compra de\nvehículos, insumos para actividades de limpieza, mantenimiento y hasta\nservicios.\n\nEl\nPGAI promueve una política de adquisición de bienes basada en el concepto de\nCompras Públicas Sustentables (CPS)3,\nproceso por medio del cual las organizaciones satisfacen sus necesidades de\nbienes, servicios, trabajos y utilidades, tomando en cuenta de forma integrada\naspectos sociales, económico y ambientales. Dentro de las CPS,\nse encuentra el concepto de compras verdes, donde se satisface la necesidad de\nla institución que da origen a la compra, sin descuidar el impacto ambiental\nque ésta ocasionará. Este concepto impulsa la innovación en productos y\nservicios más amigables con el ambiente, al crear una demanda por parte del\nEstado (CEGESTI, 2008). Del mismo modo, al incorporar procesos de innovación y\ntecnologías respetuosas con el medio ambiente se permite la mejora en la\ndisposición y acceso a la información especializada.\n\n3\nSe recomienda consultar el documento: \"Guía Práctica para la Compra Pública\nSustentable en el Sector Público\" desarrollada por el Ministerio de Hacienda\n(2011), y disponible en el sitio https://www.hacienda.go.cr, en el  Sistema\nUnificado Electrónico de Compras Públicas (*).\n\n(*)\n (Modificada su denominación por el artículo 5° del decreto ejecutivo N°\n 37943 del 17 de setiembre del 2013, \"Crea Sistema Unificado Electrónico\n de Compras Públicas como plataforma tecnológica de uso de la\n Administración Central para la tramitación de los procedimientos de\n contratación administrativa\", anteriormente indicaba\n \"CompraRed\")\n\n  \n\n4.2.2.3.\nMétrica:\n\nEl\nobjetivo de la métrica es disponer de un conjunto de indicadores medibles,\nconfiables, reportables y verificables que sirvan para conocer la situación\nambiental institucional. Además, considera el establecimiento de una línea\nbase en todos los sectores, con el fin de poder evaluar la efectividad de las\nacciones implementadas. Igualmente mediante la métrica se procura una\nestandarización que permita comparar el desempeño de diferentes organizaciones\no instituciones.\n\n4.3\nResponsables del Programa de Gestión Ambiental Institucional\n\n4.3.1\nJerarca de cada Institución:\n\nDada\nla magnitud e importancia derivada de la ejecución del PGAI, en todo momento el\nJerarca de cada Institución será el responsable de su desarrollo y\ncumplimiento ante la Comisión Técnica Evaluadora (CTE)4\n. Contar con el respaldo del jerarca permitirá asignar los recursos humanos y técnicos\nnecesarios para desarrollar un PGAI exitoso, así como los recursos económicos\npara su ejecución en los presupuestos operativos institucionales.\n\n4\nComisión conformada por funcionarios del Ministerio de Salud y el\nMinisterio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones; encargada de la revisión\ny seguimiento de los PGAI, según lo establecido en los artículos 4 y 5 del\nDecreto Ejecutivo 36499-MINAET-MS.\n\nEl\nJerarca además será quién apruebe la política ambiental institucional,\nnombre a la Comisión Institucional y remita formalmente el PGAI ante la CTE.\n\n4.3.2\nComisión Institucional\n\nLa\nComisión Institucional será nombrada por el Jerarca con el fin de que proponga\nla política ambiental institucional, elabore e implemente el PGAI. Dicho\nnombramiento deberá realizarse por medio de una nota remitida a la CTE\nen donde se indique el responsable de la coordinación de la Comisión\nInstitucional.\n\nLa\ncoordinación de todos los departamentos de la Institución potenciará y\nconsolidará el PGAI, permitiendo cubrir campos relevantes en sus quehaceres.\nPor esta razón, se recomienda que la Comisión Institucional esté conformada\nal menos por representantes de las áreas ambiental, financiera, presupuestal,\nplanificación, servicios generales, proveeduría, transporte y comunicación.\nSi la institución lo considera necesario puede incluir otros departamentos que\npuedan apoyar el desarrollo del PGAI.\n\nCabe\nseñalar que las funciones de la comisión institucional están detalladas en el\narticulo 8 del Decreto Ejecutivo 36499-MINAET-MS.\n\n4.3.3\nCoordinador del PGAI\n\nTal\ncomo se ha mencionado, con el fin de establecer un enlace entre la CTE\ny la Comisión Institucional, el jerarca deberá designar la persona (integrante\nde dicha comisión) que fungirá como el responsable de la coordinación del\nPGAI, quien deberá ser preferiblemente un funcionario con conocimientos en\ngestión ambiental.\n\nPara\naquellas instituciones que por la naturaleza de su estructura operativa, cuentan\ncon diferentes planteles, oficinas adjuntas, sedes u otras organizaciones3 y que\néstas estén dentro del alcance del PGAI institucional, deberán nombrar un\nresponsable a nivel de estas organizaciones (quien podría llevar control de\nregistros de consumo, verificar el cumplimiento de medidas ambientales, entre\notros); quien a su vez estará en contacto directamente con el coordinador del\nPGAI a nivel institucional.\n\nCon\nel fin de unificar criterios de gestión y de forma, el responsable\ninstitucional integrará los PGAI de cada organización5 en un solo\ndocumento del PGAI Institucional, presentando en un solo grupo de aspectos,\nobjetivos, metas y medidas ambientales, enmarcadas dentro de una sola política\nambiental institucional.\n\nSe\ninsta a que tanto el/la Jerarca como la Comisión Institucional hagan\nreconocimiento interno de la labor que se realice a nivel de cada organización,\ncon el fin de apoyar el compromiso de cada una de ellas en el desarrollo del\nPGAI.\n\n5\nUna organización puede ser desde una oficina hasta edificios, planteles,\ndiversos tipos de instalaciones, laboratorios, centros de salud y otros\nsimilares, que cumplen funciones definidas dentro de la organización\nadministrativa del Estado (Astorga,2007)\n\n4.4\nVigencia del PGAI\n\nDe\nacuerdo con Decreto Ejecutivo No. 36499 el PGAI tendrá una vigencia de 5 años;\nvencido este plazo, cada institución deberá reformular y presentar su nuevo\nPGAI, bajo el principio de mejora continua, propio de un Sistema de Gestión\nAmbiental.\n\n5. Elaboración del PGAI\n\n5.1. Aspectos generales en la\nelaboración de un PGAI\n\nLa elaboración del PGAI se basa\nen un proceso de mejora continua, común en la metodología de los Sistemas de\nGestión Ambiental (SGA), como las Normas ISO 14000, las cuales proporcionan un\nconjunto de estándares basados en procedimientos desde los cuales se puede\ncrear y mantener un sistema de gestión ambiental.\n\nAunque para la ejecución del PGAI\nno se requiere seguir estrictamente una norma certificable, sí se propone\nseguir el marco lógico y organizacional que presentan los sistemas de gestión\nambiental en general.\n\nCabe indicar que un SGA es un\nproceso cíclico de planificación, implementación, revisión y mejora de los\nprocedimientos y acciones que lleva a cabo una organización para realizar su\nactividad  garantizando el cumplimiento\nde sus objetivos ambientales. Al desarrollar el PGAI con el fundamento de los\nSGA, las instituciones lograrán incorporar consideraciones ambientales en la\ngestión general  de la institución,\notorgándoles una ventaja estratégica y una mayor competitividad. Los PGAI,\ntienen como principios necesarios para su implementación los aspectos\npresentados en la figura 5.\n\nLa metodología de mejora continua\nse presenta en la figura 6. El proceso inicia con la fase de planeación y\norganización, donde el Jerarca se compromete con el proceso del PGAI, conforma\nla Comisión Institucional y se define el coordinador del PGAI. En esta fase\ntambién se desarrolla una evaluación ambiental inicial, donde se establecen las\netapas de él o los procesos que se llevan a cabo en la institución, asociando a\ncada una de estas etapas los aspectos ambientales y los correspondientes\nimpactos ambientales, los cuales se explicarán más adelante. A partir de esta\ninformación se establecen las acciones que permitirán prevenir, reducir o\ncontrolar los impactos ambientales negativos; conceptos que se desarrollan más\nadelante en el apartado 5.2 de este documento.\n\nEstas acciones se concretarán en\nforma de objetivos y metas ambientales que formarán parte del PGAI. En este\npunto es importante establecer los costos asociados al cumplimiento de los\nobjetivos y metas, así como los compromisos y responsabilidades.\n\nPosteriormente, se realizan las etapas de ejecución\ny seguimiento, para lo que es necesario realizar evaluaciones de cumplimiento\ncon relación a los indicadores de desempeño ambiental propuestos, y aplicar las\nmedidas correctivas necesarias para el adecuado cumplimiento de los objetivos\ndel plan.\n\nFinalmente, se realiza la revisión del proceso del\nPGAI y se efectúan las mejoras necesarias para cerrar el ciclo de gestión y\nmejora continua. Es necesario comunicar los resultados obtenidos tanto a nivel\ninterno como a lo externo de la institución como a la Comisión Técnica\nEvaluadora.\n\nPasos para la elaboración del PGAI\n\n5.2. Pasos para la elaboración del PGAI\n\nDe acuerdo con la figura 6, la fase de planeamiento\nrequiere de una serie de pasos para su desarrollo. Cada uno de estos pasos se\nresume en la figura 7 y son detallados a continuación:\n\nPaso 1: Compromiso del Jerarca\n\nEl éxito del PGAI depende del compromiso y\nliderazgo de la máxima autoridad de la Institución, sea este un ministro,\ngerente ejecutivo o alcalde. Para esto, los jerarcas deben tener muy claro que\nla variable ambiental debe estar inmersa en el quehacer institucional, lo que a\nsu vez genera beneficios para la Institución en cuanto a mejora en su desempeño\nambiental e incluso beneficios económicos derivados de un mejor aprovechamiento\nde insumos y materiales.\n\nCada jerarca deberá promover el involucramiento de\ntodos/as los/as funcionarios/as de la Institución en el PGAI y deberá asegurar\nlos recursos necesarios para llevar a cabo el proceso, desde la etapa de\nplaneamiento, implementación, seguimiento y mejora contínua del PGAI.\n\nPaso 2: Conformación de la Comisión Institucional\nresponsable del PGAI y la definición del coordinador.\n\nEl jerarca establecerá la Comisión Institucional,\nque estará integrada por representantes de diferentes departamentos, dentro de\nlos cuales se sugiere que estén las siguientes áreas: ambiental, financiera,\npresupuestal, planificación, servicios generales, proveeduría, transporte,\ncomunicación y cualquier otro que considere necesario para elaborar e\nimplementar su PGAI.\n\nUna vez conformada la Comisión se deberá definir al\nCoordinador, el cual será el responsable de la coordinación del PGAI y quien a\nsu vez será el enlace con la CTE, siguiendo para ello lo indicado en los\napartados 4.3.2 y 4.3.3 del presente documento.\n\nPaso 3: Elaboración de la Política Ambiental\nInstitucional6\n\n6 Para mayor información sobre cómo elaborar una política ambiental se puede\nconsultar el manual: \"Definición de la Política Ambiental de la Organización\",\ndesarrollado por el Centro Nacional de Producción más Limpia de Colombia\n(s.f.), disponible en: http://www.redpycs.net/MD_\nupload/redpycs_net/File/ Manuales_y_guias/522107800_guiasdocumentos_id7.pdf\n\nLa Política Ambiental Institucional debe ser propuesta\npor la Comisión Institucional y debe ser aprobada por el Jerarca. De esta\nforma, la Institución se compromete con la Gestión Ambiental desde los niveles\nsuperiores y hace públicos sus objetivos ambientales generales, sus principios\nde acción, así como su compromiso para alcanzar la C-Neutralidad7.\nPara elaborar la política ambiental, se vuelve necesario responder a las\nsiguientes preguntas:\n\n7 C - Neutralidad se refiere al compromiso asumido por el país para ser\nCarbono - Neutral al año 2021. Se refiere a la práctica de balancear los\nequivalentes de emisiones de dióxido de carbono (CO2), incluyendo no solamente\nel CO2 en sí, si no los otros gases de efecto invernadero (GEI). Para mayor\ninformación consultar la Estrategia Nacional de Cambio Climático (disponible en\nel sitio www.digeca.go.cr ).\n\n. ¿Cuál compromiso global asume la Institución respecto al medio ambiente y\nel cambio climático?\n\n. ¿Qué principios van a orientar a la Institución en estos temas?\n\nToda Política Ambiental Institucional debe estar\nsoportada en los tres principios que se muestran en la figura 8. La política\ndebe ser el marco o guía para que posteriormente se establezcan los objetivos y\nmetas ambientales. Figura 8: Principios que deben ser considerados en la\nPolítica Ambiental.\n\nAl elaborar la Política Ambiental debe considerarse\nque ésta guarde concordancia con las actividades que desarrolla la Institución.\nAdemás, una vez establecida, debe ser comunicada y explicada a todos los\nempleados, así como a nivel externo (clientes, personas a las que se les da\nservicios, proveedores, entre otros). La comunicación de la Política Ambiental\npuede incluirse en la página web institucional, en informes de gestión,\npublicidad, con signos externos en la misma institución (pizarra, murales,\nafiches, calcomanías y otros) o en publicidad.\n\nPaso 4: Inventario de organizaciones\n(instalaciones)\n\nCada institución deberá identificar y cuantificar\nlas organizaciones existentes que conforman la institución. Una organización\npuede ser desde una oficina hasta edificios, planteles, diversos tipos de\ninstalaciones, laboratorios, centros de salud y otros similares, que cumplen\nfunciones definidas dentro de la organización administrativa del Estado\n(Astorga,2007). Con lo anterior se pretende aclarar que una institución puede\nestar formada por una o varias organizaciones, pero el PGAI debe ser uno para\ntodas las organizaciones, es decir, las líneas de acción deben partir del PGAI\ninstitucional.\n\nPasos para la elaboración del PGAI\n\n5. Elaboración del PGAI\n\n            Los criterios\nque pueden considerarse para la identificación de organizaciones se presentan a\ncontinuación:\n\nPaso 5: Elaboración del diagnóstico ambiental\ninicial\n\nLa elaboración del diagnóstico ambiental inicial es\nuna fase de análisis que permite identificar las oportunidades de mejora en la\ngestión ambiental, por ejemplo: disminución en el consumo eléctrico, la\nreducción en la cantidad de papel consumido, una disminución en los costos de\nservicios de disposición final de residuos, permite promover conductas\nambientales en los empleados, entre muchas otras opciones de mejora. El\nobjetivo fundamental de esta fase es establecer la línea base para cada uno de\nlos aspectos ambientales inherentes al quehacer institucional. Para ello se\nrequiere primeramente identificar los aspectos ambientales que le atañen a la\ninstitución, identificar impactos ambientales y posteriormente identificar los\naspectos ambientales significativos, tal y como se detalla a continuación.\n\nPaso 5.1 Identificar aspectos e impactos\nambientales\n\n¿Qué son y cómo se identifican los aspectos\nambientales?\n\nUn aspecto ambiental, es aquello que una actividad,\nproducto o servicio genera (en cuanto a emisiones, vertidos, residuos, ruido,\nconsumos, etc.) que tiene o puede tener incidencia sobre el ambiente; de esta\nforma corresponde con un elemento componente del proceso integral que se\nrealiza en una actividad, obra o proyecto público que puede (potencial ó\nrealmente) interactuar con el medio ambiente y producir impactos ambientales\ncomo consecuencia de dicha interacción (Astorga, 2007).\n\nTomando en cuenta lo anterior, los aspectos\nambientales pueden dividirse en dos grupos:\n\n1. De entradas (consumos):\n\n. Consumo de energía: consumo de combustibles, consumo de electricidad.\n\n. Consumo de agua: de la red de abastecimiento, agua de pozo.\n\n. Consumo de papel, tonners, cartuchos para impresoras y demás artículos\npara oficina.\n\n. Consumo de otros bienes o servicios.\n\n2. De salidas (emisiones):\n\n. Generación de residuos sólidos ordinarios, residuos de manejo especial,\nresiduos peligrosos8. Por ejemplo: residuos orgánicos, papel,\ncartón, aluminio, vidrio, plástico, residuos electrónicos, chatarras, residuos\nde productos de limpieza o de productos químicos diversos, entre otros\nresiduos.\n\n8 Según lo dispuesto en la Ley No. 8839 Ley para la Gestión Integral de\nResiduos (La Gaceta No. 135 del 13 de julio del 2010)\n\n. Emisiones a la atmósfera (gases de combustión de chimeneas, emisiones\nderivadas de vehículos de transporte, gases de efecto invernadero, entre\notros).\n\n. Generación de aguas residuales (aguas de lavamanos, inodoros, duchas,\nfregaderos, pilas, piletas de aseo) y descargas de agua pluvial.\n\n. Emisiones fugitivas de otros contaminantes (derrames de aceite,\ncombustible)\n\n. Entre otras emisiones o descargas que se puedan generar en la\ninstitución.\n\nEn la figura 10 se presentan ejemplos de aspectos\nambientales para una organización que genera productos y servicios.\n\nLa cantidad y tipos de aspectos ambientales van a\nser tan diversos como actividades y organizaciones tenga una Institución.\n\nEn su identificación, se puede tomar como referencia los aspectos ambientales considerados en el\ndocumento Protocolos de Evaluación que se encuentra disponible en\nhttp://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html.  En éste documento se consideran\naspectos ambientales que podrían ser comunes para las actividades realizadas en diversas\ninstituciones del sector público. En la figura 11 se resumen consideraciones básicas útiles en el\nmomento de identificar los aspectos ambientales\n\n¿Qué son los impactos ambientales?:\n\nUna vez definidos los aspectos ambientales es\nnecesario identificar en qué forma impactan al ambiente. El Impacto Ambiental\nse puede definir como cualquier cambio en el medio ambiente, tanto adverso como\nbeneficioso, resultante en forma total o parcial de los aspectos ambientales de\nla Institución.\n\nPara un mismo aspecto ambiental puede existir más\nde un impacto ambiental y puede que un mismo impacto ambiental sea común para\ndiferentes aspectos ambientales. En el cuadro 1 se presentan ejemplos de\naspectos ambientales y sus correspondientes impactos adversos.\n\nCuadro 1: Ejemplos de aspectos y\nalgunos de sus impactos ambientales.\n\n| Aspecto ambiental | Impacto ambiental | | --- | --- | | Consumo de combustibles fósiles |\nDeterioro de la calidad del aire, lluvia ácida, efecto invernadero. | | Consumo de energía eléctrica\na partir de fuentes fósiles | Contaminación del aire, generación de gases de efecto invernadero | |\nUso de Clorofluorocarbonados (CFC's) en sistemas de aire acondicionado | Afectación de la capa de\nozono y efecto invernadero | | Generación de aguas residuales | Deterioro de la calidad del agua del\ncuerpo receptor. Generación de gases de efecto invernadero. | | Generación de residuos sólidos\nordinarios (papel, cartón p.e) | Generación de gases de efecto invernadero. Pérdida de hábitat\nContaminación del suelo Afectación a la salud | | Generación de residuos tóxicos peligrosos |\nContaminación del suelo y aguas | | Emisión de ruido | Afectación a la salud de empleados y vecinos\n|\n\nPaso 5.2. Identificar requisitos legales\n\nTal como se mencionó en el apartado de Política\nAmbiental, uno de los fundamentos de ésta es el cumplimiento de la normativa o\nrequisitos legales que apliquen a las actividades de la Institución. Para esto,\nes necesario que se conozca el marco jurídico relacionado con los aspectos\nambientales de la Institución.\n\nEl marco jurídico corresponde al cuerpo normativo\nde legislación ambiental (directamente relacionada), que ha promulgado el país\ny que, al encontrarse vigente, tiene que ser considerado como parte de la\nelaboración del PGAI. Según sea su alcance, puede establecer mandatos\ngenerales, lineamientos generales o específicos y hasta estándares concretos y\nbien definidos que deben ser cumplidos por toda la sociedad.(Astorga, 2007).\n\nPara la evaluación del cumplimiento legal, debe revisarse el marco jurídico aplicable a las\nactividades de la institución. Se recomienda como referencia para hacer esta revisión, el listado de\nregulaciones ambientales que puede ser accesada en la página web de DIGECA\n(http://www.digeca.go.cr/legislacion/legislacion.html ) (sin olvidar verificar la vigencia o\nmodificaciones realizadas a la normativa que aplique para la institución), o consultar el sitio del\nSistema Costarricense de Información Jurídica disponible en www.pgrweb.go.cr/scij . Además es\nrecomendable que cada Institución establezca un procedimiento mediante el cual logre actualizar\npermanentemente los requisitos legales que le corresponden.\n\nPaso 5.3. Identificación de aspectos ambientales\nsignificativos\n\nPara una misma actividad, pueden existir diversos aspectos\nambientales con impactos relacionados; estos aspectos ambientales deben ser\nvalorados respecto a su significancia.\n\nToda institución debe enfocar esfuerzos y recursos\npara controlar los AAS en primera instancia. Dentro del proceso de elaboración\ndel PGAI los AAS son prioritarios y deben verse reflejados obligatoriamente en\nlos objetivos y metas ambientales. Lo anterior con el fin de que, mediante las\nacciones que se implementen en el tiempo, se disminuya su significancia.\nPosteriormente se deberán reformular nuevas metas para estos aspectos, además\nde proponer nuevas metas y objetivos para otros aspectos ambientales no\nconsiderados inicialmente, todo lo anterior bajo los principios de gradualidad\ny mejora contínua.\n\nUn aspecto ambiental significativo (AAS) es aquel\nque genera un impacto ambiental o alteración ambiental significativa. Los\nprocedimientos para definir si un aspecto ambiental es o no significativo son\nmuy variados; pueden ser cualitativos o cuantitativos, siendo estos últimos\nmuchas veces complejos.\n\nEn el proceso de elaboración del PGAI se recomienda tener en cuenta como criterio de decisión en\ncuanto a la significancia de un aspecto ambiental el procedimiento establecido en el documento\ndenominado Protocolos de Evaluación (disponible en\nhttp://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html ).\n\nEn el caso de que alguna Institución no vea\nreflejados sus aspectos ambientales en el documento Protocolos de Evaluación (o\nque decida aplicar otra metodología), deberá adoptar algún procedimiento para\ndefinir la significancia de estos aspectos ambientales, que deberá considerar\nal menos los siguientes criterios:\n\n. Significancia del impacto: basada en los\ncriterios de escala del impacto, severidad del impacto, probabilidad de\nocurrencia, duración del impacto.\n\n. Cumplimiento con el marco regulatorio ambiental\nvigente, según lo mencionado en el apartado anterior.\n\n. Inquietudes de las partes interesadas: al definir\nlos aspectos ambientales significativos también es importante considerar la\nopinión de otros actores relacionados con la gestión de la Institución, como\npor ejemplo, los clientes, los proveedores, la opinión pública, los vecinos,\nlas autoridades ambientales u otras instituciones relacionadas con el quehacer\ninstitucional.\n\nSe debe recalcar que las instituciones tienen\nlibertad de seleccionar el procedimiento que consideren más oportuno para\ndefinir la significancia de los aspectos ambientales. Como procedimiento alternativo,\nen caso que la institución así lo decida, se podría recurrir a la metodología\npara la valoración de impactos ambientales del Anexo 2 del Decreto Ejecutivo\nNo. 32966-MINAE publicado en La Gaceta No. 85 dek 4 de mayo del 2006\n(disponible en la página http://www.digeca.go.cr/legislacion/legislacion.html\n).\n\nEs importante recalcar que, todas las Instituciones\ndeberán considerar como significativos dentro del PGAI los siguientes aspectos\nambientales:\n\n. Consumo de energía eléctrica\n\n. Consumo de combustibles fósiles\n\n. Consumo de agua\n\n. Consumo de papel\n\n. Emisiones al aire (de fuentes móviles y/o fijas)\n\n. Generación de aguas residuales\n\n. Generación de residuos sólidos (ordinarios, peligrosos y de manejo\nespecial)\n\nTodos los aspectos ambientales significativos\ndeberán incluirse en el proceso de gestión del PGAI, con metas, indicadores y\nmedidas claras para prevenirlos, reducirlos, restaurarlos o compensarlos, según\nse explica en los apartados siguientes.\n\nPaso 5.4. Síntesis del\ndiagnóstico ambiental inicial\n\nCon el fin de generar una\nsíntesis de los pasos desarrollados se recomienda generar un resumen en donde\nse incluyan todos los aspectos ambientales que fueron identificados como\naplicables al quehacer institucional, y en donde se facilite la compresión de cuál\nes la situación ambiental institucional al momento de elaborar el PGAI (línea\nbase).\n\nComo se ha indicado, para\nrealizar el diagnóstico es importante, en primer lugar, identificar todas las\nactividades de cada organización que conforman la institución, y para cada\nactividad identificar los aspectos ambientales (entradas de insumos y las\nsalidas o emisiones) (ver figura 10). Cada aspecto ambiental deberá\nclasificarse según su significancia de impacto (alto, medio o bajo).\n\nPosteriormente, se deberá establecer\nla situación institucional en la gestión de cada aspecto ambiental. Para los\naspectos ambientales de \"entradas o insumos\" se sugiere consignar cuestiones\ncomo: fuente u origen, tipo de material o insumo, cantidad, medidas de ahorro\nen consumo, criterios ambientales en su adquisición, entre otros que sean\naplicables. Para los aspectos ambientales de \"salidas o emisiones\" se sugiere\nconsiderar: fuente donde se genera el residuo o emisión, descripción del\nresiduo, cantidad generada, medidas de prevención, reducción, tratamiento y\nforma de disposición final.\n\nEn la medida de lo posible, deberán establecerse valores cuantificables para estas entradas y\nsalidas. Se recomienda para esto llevar las Hojas de Registro disponibles en http://www.\ndigeca.go.cr/ambientalizacion/PGA-hojasregistro.html9, de forma que se puedan calcular al menos los\nindicadores solicitados en la figura 14, de todas las organizaciones de la institución. Se debe\ntener claro que resulta indispensable establecer indicadores que permitan definir una línea base\ncuantificable para así monitorear posteriormente el grado de avance de la gestión de los aspectos\nambientales aplicables para la institución en un período de tiempo determinado.\n\n9 Se deben incluir registros de al menos el último\nsemestre.\n\nLa información mínima que se debe\nconsiderar en la síntesis del diagnóstico ambiental inicial se presenta en el\ncuadro 2. Ahí se muestra un ejemplo hipotético para el caso del aspecto\nambiental \"generación de aguas residuales\".\n\nCuadro 2. Síntesis del diagnóstico ambiental inicial - ejemplo hipotético\n\npara el caso del aspecto ambiental \"Generación de aguas residuales\".\n\n| Aspecto ambiental | Impacto Ambiental identificado | Significancia (Alta - media- Baja) | Síntesis\nde la situación ambiental | Indicadores | | --- | --- | --- | --- | --- | | Generación de aguas\nresiduales de tipo ordinario (aguas grises y negras) | Deterioro de la calidad del agua. Generación\nde gases de efecto invernadero | Media | Fuentes de generación: Los aguas residuales se generan en\nla soda del edificio central y en los diferentes baños y lavatorios de los edificios; por lo que se\nconsidera que sólo se generan aguas residuales de tipo ordinario. Manejo de aguas residuales: en el\ntema de prevención y reducción de la generación, se han colocado rótulos incentivando al ahorro del\nagua en los baños del edificio central (y por consiguiente la reducción en la generación de aguas\nresiduales ). En los demás edificios aún no se han colocado rótulos. Se mantiene un programa de\nidentificación y reparación de fugas, colocación de medidores de flujo en todos los edificios. No se\ncuenta con sistemas y/o mecanismo de bajo consumo. Las aguas residuales únicamente son conducidas a\nsu punto de disposición final (sin tratamiento) Disposición de aguas residuales: En los siguientes\nedificios: Central, (.) existe red de alcantarillado sanitario. Por lo que las aguas residuales\nordinarias son dispuestas en dicho sistema sin necedidad de tratamiento. En los edificios \"X\", \"Y\" y\n\"Z\" no existe disponibilidad de servicio de alcantarillado sanitario. Las aguas residuales son\ndispuestas en 6 sistemas de tanques sépticos (2 por edificio), de los cuales se extraen los lodos\ncon una frecuencia de 1 vez cada 3 años. La empresa que se contrata para esta labor es (.) la cual\nlleva los lodos a (.) para su tratamiento. | Se desconoce el volumen de agua residual generado en el\ntiempo (caudal), ya que no se llevan registros al respecto. Sin embargo el consumo total\ninstitucional de agua es de 440 m3/mes, según la facturación del AyA. |\n\nPaso 6: Definición del alcance\ndel PGAI\n\nLa definición del alcance del\nPGAI es una de las estapas más importantes del proceso de planeación. Para\nefectos de la presente guía el alcance del PGAI corresponderá a la delimitación\nde las organizaciones (edificios) que serán consideradas dentro del PGAI; es\ndecir, las organizaciones en donde se definirán objetivos y se implementarán\nmedidas ambientales. El alcance describe las fronteras del PGAI.\n\nAlgunos criterios que pueden ser considerados para\nla definición del alcance del PGAI son los siguientes:\n\n. Principales hallazgos obtenidos\nen el diagnóstico institucional (priorización de organizaciones donde se\ndetecten mayores problemas ambientales).\n\n. Presupuesto institucional.\n\n. Facilidad organizacional para\nla implementación del PGAI.\n\nEn caso de instituciones con\nmuchas organizaciones separadas físicamente se podría dividir la ejecución del\nPGAI en etapas, lo anterior bajo un enfoque de gradualidad. Un ejemplo de\ndefinición del alcance institucional por etapas podría ser el siguiente:\n\n. El primer año se trabajará con\nel edificio de oficinas centrales de la institución.\n\n. Para el segundo año, se\nincluirán los edificio # 2 y #3 y #4.\n\n. Para el tercer año, se incluirán\nlos edificios #5, #6, los laboratorios, y el Departamento de Mantenimiento;\ncompletándose la totalidad de organizaciones que conforman la institución\ndentro del PGAI.\n\nSe solicita que a más tardar al\ncumplirse los 3 años de la implementación del PGAI estén consideradas la\ntotalidad de organizaciones que conforman la institución.\n\nPaso 7: Elaboración del\ndiagnóstico energético e inventario de gases de efecto invernadero\n\nEn el paso 5 de la presente guía se\nindicó la necesidad de establecer la situación ambiental inicial de la\ninstitución para poder posteriormente enfocar el PGAI en las organizaciones\n(edificios) prioritarias según los criterios definidos en el paso 6 (definición\ndel alcance del PGAI).\n\nLuego de definido el alcance se\ndebe realizar un proceso más exhaustivo que permita recopilar información más\ndetallada de la institución respecto a las temáticas de cambio climático y\nenergía. Estos diagnósticos específicos son: a) Diagnóstico de Eficiencia Energética\ny b) Inventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero (GEI), los cuales\nse sugiere realizarlos en aquellas organizaciones (edificios) contemplados\ndentro del alcance del PGAI.\n\nCon el fin de preparar la\nelaboración de dichos estudios se elaboraron las guías específicas que abarcan\ncada uno de los temas, estos documentos se encuentran en la página web http://\nwww.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html.\n\nNota: En caso que se considere que el Diagnóstico\nEnergético y el Inventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero no se\npuedan elaborar durante el proceso de formulación del PGAI, deberá incluirse\ncomo parte de las medidas ambientales a desarrollar por la institución en el\nproceso de Implementación del PGAI.\n\nPaso 8: Definir objetivos, metas\ne ndicadores ambientales\n\nEl siguiente paso en la\nelaboración del PGAI consiste en establecer los objetivos, metas, e indicadores\nambientales; orientados a prevenir, mitigar, restaurar o compensar los impactos\nambientales negativos derivados del quehacer institucional.\n\n¿Qué es un objetivo ambiental?\n\nUn objetivo ambiental es un fin o\npropósito ambiental de carácter general, cuyo origen se basa en la política\nambiental. Constituye una acción general que toma la Institución para lograr un\nfin ambiental dado, por ejemplo: \"realizar una gestión integrada de los\nresiduos sólidos generados en la institución, en donde se apliquen los\nsiguientes principios de gestión: evitar, reducir, reutilizar, valorizar\n(reciclar, co-procesar), tratar y disponer, en apego a la normativa ambiental\nvigente\". Es muy importante considerar que para establecer los objetivos\nambientales es necesario contar con una evaluación preliminar que permita\ndeterminar si se pude cumplir con el objetivo ambiental propuesto.\n\nHay que recalcar que se deben\nincluir objetivos claros relacionados con los temas de reducción de emisiones\nGEI y eficiencia energética. Estos objetivos deben ser medibles, verificables y\nreportables.\n\n¿Qué es una meta ambiental?\n\nLa meta ambiental es la forma en que se concretan\nlos objetivos ambientales y debe especificarse lo más detalladamente posible.\nAdemás debe ser clara en cuanto al logro a alcanzar y el plazo en el que se\nalcanzaría. Un ejemplo de metas ambientales pueden ser a) Manejo ambiental del\n40% de los residuos sólidos peligrosos a los 6 meses, b) Manejo ambiental del\n70% de los residuos sólidos peligrosos a los 12 meses, y c) Manejo del 100% a\nlos 18 meses de haberse iniciado la implementación del Programa de Gestión\nAmbiental (Astorga, 2007). Los requisitos que deben cumplir los objetivos y\nmetas ambientales se resumen en la figura 13.\n\n¿Qué es un indicador ambiental?\n\nLos indicadores son herramientas\nque cuantifican información ambiental relacionada con los objetivos y metas\nambientales propuestas, de forma que evidencian el desempeño medioambiental de\nla Institución y el progreso en el cumplimiento de sus metas.\n\nLos indicadores de gestión son\nmedidas verificables de cambio o resultado, diseñados para contar con un\nestándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a\nmetas establecidas. También pueden ser vistos como información para promover la\nmotivación entre el personal institucional involucrado en el PGAI.\n\nCon el fin de estandarizar los\nindicadores base para los PGAI a nivel de las instituciones del sector público,\ncada Institución deberá establecer los indicadores presentados en la figura 14\ncomo mínimo, además de otros indicadores que permitan evaluar el cumplimiento\nde metas ambientales definidas para otros aspectos ambientales considerados por\nla institución. En la página web http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html\nse pueden consultar las hojas metodológicas donde se explica cómo establecer\ncada uno de los indicadores propuestos en dicha figura, sin embargo se debe\nmencionar que las hojas de registro que aparecen en el sitio anteriormente\nindicado calculan los indicadores sugeridos al momento de ingresar los\nrespectivos datos de consumo.\n\nPaso 9. Definir medidas ambientales\n\nLas medidas o acciones ambientales son los pasos\nque se establecerán para alcanzar los objetivos y las metas ambientales. Estas pueden\nser de prevención, reducción/control, restauración, compensación, de un impacto\nambiental negativo que está ocurriendo.\n\nEn este punto es de suma importancia considerar\ncriterios de ejecución que permitirán definir la prioridad para llevar a cabo\nacciones que permitan cumplir los objetivos y metas ambientales, a partir de\nlas medidas ambientales propuestas (principio de gradualidad). Los criterios\npueden ser de dos tipos:\n\n1. Criterios técnicos: permiten evaluar si para los\naspectos e impactos ambientales identificados como significativos existe una\nopción de mejora que realmente puede ser aplicada por la Institución y en qué\nplazo se puede implementar esta mejora.\n\n2. Criterios económicos: evalúan el costo de las\nmedidas ambientales propuestas así como la capacidad económica de la\ninstitución para ejecutarlas. Es importante tomar en cuenta que algunas medidas\nambientales permitirán tener un ahorro posterior; por ejemplo reducción en el\nconsumo de agua y/o electricidad, lo que se verá reflejado en una disminución\nen el pago de estos servicios, lo que puede ser también un criterio económico a\nconsiderar en la toma de decisiones.\n\nDentro del PGAI, existirán medidas ambientales de\naplicación inmediata que no requieren de presupuesto elevado (costo de\nejecución bajo), el desarrollo del PGAI debe iniciar precisamente por estas\nmedidas. Por otra parte, existen medidas ambientales de aplicación a largo\nplazo que requieren inversiones económicas significativas; en este caso es\nnecesario definir su costo e incluirlo en los planes operativos y en los\npresupuestos institucionales.\n\nTomando en cuenta estos criterios serán de\nprioridad alta aquellas medidas ambientales de bajo requerimiento técnico y\neconómico, que puedan ser implementadas en un plazo corto y que tengan un alto\nalcance en cuanto a mejoras ambientales. Esto no quiere decir que aquellas que\nrequieren de inversiones mayores se dejen de lado.\n\nDe igual forma, aunque en el momento de elaboración\ndel PGAI se cuente con medidas de control para un aspecto ambiental determinado,\ncomo por ejemplo: se cuente con un sistema de tratamiento para las aguas\nresiduales, o con luminarias de bajo consumo, de igual forma se deberán\nconsiderar en el PGAI acciones concretas para mantener estas medidas\nambientales tanto operativa como económicamente.\n\nPara la definición de medidas ambientales se\nrecomienda consultar las \"Guías Ambientales para el Sector Público\" que están\ndisponibles en la página http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html.\nEn el cuadro 3 se presentan algunos ejemplos de medidas ambientales.\n\nCuadro 3: Ejemplos de medidas ambientales para aspectos\n\nambientales identificados (Astorga, 2007)10\n\n \n\n10 Se indican medidas ambientales generales, sin embargo\néstas pueden ser más específicas dependiendo de las condiciones de cada\ninstitución.\n\n| Aspecto ambiental | Impacto ambiental identificado | Medidas ambientales | | --- | --- | --- | |\nGeneración de residuos sólidos peligrosos | Contaminación ambiental (aire, agua, suelo) por\ninadecuado manejo de los residuos sólidos peligrosos | . Identificar los residuos sólidos peligrosos\nque se producen y elaborar una lista para el conocimiento del personal. . Separar los residuos\nsólidos peligrosos de los no peligrosos. . Almacenar los residuos sólidos peligrosos de forma\nseparada. . Dar un tratamiento separado a los residuos sólidos peligrosos, promoviendo en primera\ninstancia, su prevención, reducción, reutilización, reciclado y en última instancia, una disposición\nfinal adecuada. | | Emisiones atmosféricas (generación de gases de efecto invernadero) | Cambio\nclimático | . Cambio de combustibles fósiles por combustibles alternativos . Introducción de nuevas\ntecnologías menos intensivas en emisiones de GEI . Manejo adecuado de residuos sólidos\n(principalmente orgánicos) | | Generación de ruido | Contaminación sónica por el ruido que se\nproduce al interior de las instalaciones. | . Identificar las fuentes de ruido dentro de las\ninstalaciones. . Ejecutar acciones concretas de mantenimiento y mejora del equipo que produce el\nruido a fin de disminuir el mismo. . Promover acciones concretas de aislamiento y amortiguamiento\ndel ruido que producen las fuentes de impacto, por medio de barreras acústicas. . Ajustar los\nhorarios de uso del equipo que produce el ruido, para que el mismo no se genere durante horas en las\nque el impacto sea más significativo. |\n\nAdemás, debe tomarse en cuenta que el\nincumplimiento de objetivos y metas generaría una pérdida de credibilidad en el\nproceso del PGAI. Es por esta razón que las acciones a desarrollar por la\ninstitución deberán estar reflejadas en los planes operativos institucionales y\nsu presupuesto (según lo señalado en el artículo 12 del Decreto Ejecutivo No.\n36499)\n\nPaso 10. Preparación del documento del PGAI\n\nLa institución deberá plasmar el PGAI en un\ndocumento.  El contenido temático básico\npara la presentación del documento del PGAI se detalla en el Anexo I11.\nEs fundamental que dentro del documento de PGAI se incorpore una tabla resumen\nque corresponderá a la síntesis de la gestión ambiental (Plan de Acción) que\nrealizará la institución, y que además facilte realizar la evaluación y seguimiento\nposterior tanto a la institución como por la Comisión Técnica Evaluadora\n(MINAET - Ministerio de Salud).\n\n11 Disponible en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html\n\nEn el cuadro 4 se presenta un resumen con algunos\nejemplos hipotéticos. Las columnas a incluir en el cuadro se detallan a\ncontinuación:\n\n. Tema ambiental de referencia conforme a los temas\nincorporados en el documento Protocolos de Evaluación 12 y que\napliquen para la institución; por ejemplo: gestión del aire, gestión del agua,\ngestión de la energía, etc.\n\n12 Disponible en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html\n\n. Aspecto ambiental vinculado; por ejemplo:\ngeneración de aguas residuales, consumo de agua, consumo de combustibles,\ngeneración de residuos sólidos, consumo de energía eléctrica, etc.\n\n. Prioridad o significancia del aspecto ambiental:\nimpacto alto, medio, bajo.\n\n. Objetivos, es decir, el fin ambiental perseguido.\nDeben ser claros y verificables. Un aspecto ambiental puede contener uno o más\nobjetivos ambientales.\n\n. Metas claras, detalladas, por ejemplo: reducción\ndel consumo de energía eléctrica en un 15%.\n\n. Plazo estimado de cumplimiento de las metas\npropuestas. Por ejemplo: lograr la reducción del consumo de energía en un 15%\nal finalizar el segundo semestre del año 2012.\n\n. Indicadores, claros, cuantificables,\nverificables, por ejemplo: consumo total de energía eléctrica (KWh/mes),\nconsumo total de agua (m3/mes).\n\n. Medidas ambientales a cumplir. Se pueden detallar\nlas medidas ambientales en esta misma tabla o elaborar protocolos específicos\nsegún aspecto ambiental y anexarlos al documento.\n\n. Presupuesto, señalando el costo de la inversión\nrequerida para cumplir con las medidas ambientales.\n\n. Responsable en la organización de la aplicación/promoción\nde las medidas ambientales.\n\nCuadro 4: Cuadro resumen del PGAI.\n\n| Tema | Aspecto ambiental | Prioridad | Objetivos | Metas ambientales | Plazo estimado de\ncumplimiento | Indicadores | Medidas ambientales | Presupuesto | Responsables | | --- | --- | --- |\n--- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Gestión de aire | Emisiones de fuentes móviles | Alta |\nReducir las emisiones de CO2 | Disminución del consumo de combustibles en un 30% | Enero del año\n2014. | -Consumo total de combustibles (litros de combustible consumidos por mes) -Consumo de\ncombustibles por kilometro (litros de combustible consumidos por mes/total de kilometros por la\nflota vehicular). | Protocolo ambiental para la reducción de emisiones de fuentes móviles | $ 2.000\n| Jefe del Departamento de Transportes | | Gestión del agua | Consumo de agua | Medio | Reducir el\nconsumo de agua | Disminución en el consumo de agua en un 15% | Julio del 2012 | -Consumo total de\nagua (m3 de agua consumidos por mes) -Consumo de agua por empleado (m3 de agua consumidos por mes/\nnúmero de empleados) | Protocolo ambiental para la reducción del consumo de agua | $ 1.000 | Jefe de\nmantenimiento | | Gestión de suelo y residuos sólidos | Generación de residuos sólidos ordinarios |\nMedio | Separar los residuos sólidos ordinarios valorizables que se generan en la institución |\nContar con puntos de separación de materiales valorizables en todas las áreas/ deptos/ edificios de\nla institución | Julio del 2012 | -Porcentaje de áreas/dptos./ edificios que cuentan con puntos de\nseparación de materiales valorizables - Kg de residuos sólidos separados (según tipo de material) al\nmes | Protocolo ambiental para la separación de residuos sólidos ordinarios | $ 1.500 | Coordinador\nde equipo de gestión ambiental | | Gestión de la energía | Consumo de electricidad | Muy alta |\nReducir el consumo de energía eléctrica | Disminución en el consumo de energía en un 20% | Enero del\n2013. | -Consumo total de electricidad (Kwh/mes) -Consumo de electricidad por empleado\n(Kwh/mes/número de empleados) | Protocolo ambiental para el consumo de electricidad | $ 3.500 |\nDpto. de Servicios Generales |\n\nSe insta a que las instituciones presenten un solo\nPGAI, donde unifiquen los aspectos considerados por cada una de las\norganizaciones que la integran, según lo mencionado en el paso 4 sobre inventario\nde organizaciones (instalaciones).\n\nCada Institución deberá preparar una Declaración\nJurada de Cumplimiento Ambiental (DJCA), que consiste en un documento que\nresume las acciones principales que tomará la Institución para mejorar su desempeño\nambiental y su compromiso con la C-neutralidad. Esta declaración puede ser\nutilizada como documento de comunicación interna promoviendo entre los\nfuncionarios una conciencia ambiental y una mayor participación en el\ndesarrollo del PGAI. El formato para la elaboración de la DJCA se presenta en\nel punto 4 del Anexo I.\n\nPaso 11. Entrega del documento PGAI\n\nEl documento de PGAI deberá ser presentado (en\nforma impresa y en forma digital) ante la Dirección de Gestión de Calidad\nAmbiental (DIGECA) del MINAET (Dirección que fungirá como ventanilla única\nsegún el artículo 10 del Decreto Ejecutivo No. 36499). La remisión del PGAI\ndeberá realizarla el jerarca de manera formal.\n\nNota: En la presente Guía se establecen los pasos\npara estructurar un PGAI compuesto, entre otros apartados, por un Diagnóstico\nde la Situación Ambiental Inicial y su respectivo Plan de Acción, donde se\nconsideran todos los aspectos ambientales inherentes al al quehacer\ninstitucional. Sin embargo, las instituciones tienen la opción de elaborar un\nPGAI que a su vez se divida en diferentes planes, por ejemplo: plan de gestión\nde residuos sólidos, plan de gestión del recurso hídrico, plan de gestión de\nemisiones atmosféricas, plan de eficiencia energética, plan de manejo y\nconservación de suelos, entre otros. De manera que en cada plan se incorpore un\ndiagnóstico de la situación ambiental inicial y su respectivo plan de acción.\n\n6.\nRevisión del Documento de PGAI\n\n  \n         La DIGECA se encargará de\nremitir en forma digital el PGAI a las demás instancias del MINAET con\ncompetencias en los temas de eficiencia energética y cambio climático para su\nrespectiva revisión. Una vez realizado el proceso de revisión, la CTE remitirá\nuna respuesta a la institución en un plazo de 40 días naturales, en donde se\nintegren los criterios emitidos por cada una de las partes que conforman la CTE.\nEl procedimiento de revisión del PGAI se presenta en la figura 15.\n\n7.\nSeguimiento del PGAI\n\n7.1\nInformes de avance semestral:\n\nComo\nparte de los mecanismos de control, cada institución deberá presentar un\ninforme de avance semestral (a partir de la aprobación del PGAI y según lo\nindicado en el artículo 13 del Decreto Ejecutivo No. 36499) bajo el formato que\nse encuentra disponible en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html.\n Los informes de avance podrán ser\nfirmados por el coordinador del PGAI.\n\n7.2\nVisitas de seguimiento:\n\nPor\nsu parte, los técnicos de las dependencias del MINAET y Ministerio de Salud que\nconforman la CTE, coordinarán visitas periódicas de seguimiento y orientación\na las instituciones. Para lo cual es necesario que toda la documentación\nelaborada como parte del proceso de confección del PGAI esté resguardada en la\ninstitución, tal y como se indica en el siguiente apartado.\n\n8.\nControl y registro de la documentación\n\n8.1\nControl de la documentación:\n\nToda\nla documentación elaborada como parte del proceso de confección y seguimiento\ndel PGAI deberá ser resguardada en el sitio en que se localiza la organización,\npor parte de la jefatura de mayor rango o por parte del coordinador de la Comisión\ndel PGAI en la institución.\n\nDicha\ndocumentación deberá estar correctamente ordenada y rotulada y, además,\ndebidamente accesible para su revisión por parte de las autoridades, o en su\ndefecto por personeros que éstas designen para su revisión.\n\n8.2\nRegistro de la documentación:\n\nEl\nregistro de la información, tanto consultada como generada durante la elaboración\ny ejecución del PGAI, es importante para dar seguimiento al proceso de\nformulación e implementación del mismo. Por esta razón, toda la documentación\nrelacionada con el PGAI debe ser archivada en orden cronológico y resguardada.\nSe recomienda registrar la siguiente información:\n\n1.\nDecreto Ejecutivo 36499- MS-MINAET Reglamento para la Elaboración de los\nProgramas de Gestión Ambiental Institucional.\n\n2.\nLa presente guía.\n\n3.\nLos formularios, registros y demás instrumentos utilizados para realizar el\nDiagnóstico Ambiental Inicial de la Institución. También se pueden incluir\nfotografías.\n\n4.\nHistorial de registros pertinentes del Inventario de emisiones de Gases de\nEfecto Invernadero (GEI) y demás documentos relacionado con el Diagnóstico en\nEficiencia Energética.\n\n5.\nMinutas correspondientes a reuniones de coordinación y a visitas de inspección\nque realice la Comisión Técnica Evaluadora.\n\n6.\nLas diferentes versiones de trabajo del PGAI y su versión final, así como los\nprotocolos ambientales elaborados, la tabla resumen del PGAI, la Declaración\nJurada de Cumplimiento Ambiental.\n\n7.\nLa información y registros históricos de consumos de agua, energía eléctrica,\ncombustibles, papel, separación de residuos (indicándose el destino de los\nresiduos separados), y demás registros empleados que respalden los indicadores\nseñalados para el seguimiento del PGAI.\n\n8.\nLos Informes de Avance presentados en la DIGECA, incluyéndose los documentos\nque se adjunten a dicho informe.\n\n9.\nTodos aquellos otros relacionados con la elaboración e implementación del\nPGAI.\n\n9.\nReferencias Bibliográficas\n\nAstorga,\nA (2007): Manual de Instrucciones para la Elaboración de Planes de Gestión\nAmbiental en el Sector Público de Costa Rica. Documento Técnico, Dirección de\nGestión de la Calidad Ambiental, Ministerio de Ambiente y Energía, 104 p.\n\nCEGESTI\n(2008): Manual para la implementación de Compras Verdes en el sector público\nde Costa Rica. Documento Técnico. 52 p.\n\nMinisterio\nde Ambiente, Energía y Telecomunicaciones. (2009): Estrategia Nacional de\nCambio Climático. Primera Edición. 109 p. Costa Rica.\n\nLeon,\nRicardo. Análisis de los Aspectos Ambientales de una Organización.\nCurso para responsables y auditores ambientales, Centro Nacional de\nProducción mas Limpia, Colombia. 56 p.\n\nAtención\nde consultas y /o sugerencias:\n\nPara\nla atención de consultas y /o sugerencias éstas se pueden realizar al correo\nelectrónico\n\npgai@minaet.go.cr;\no en las siguientes dependencias:\n\n1.\nDirección de Gestión de Calidad Ambiental\n\nTeléfono:\n2257-1839 / 2258-3272\n\nFax:\n2258-2820\n\nPágina\nWeb: www.digeca.go.cr\n\nUbicación:\nAvenida 18, calles 9 y 9 bis, # 935, costado norte del Liceo de Costa Rica,\nPlaza González Víquez, San José.\n\n2.\nDirección de Cambio Climático\n\nTeléfono:\n2222-7426\n\nFax:\n2222-7426\n\nUbicación:\nAvenida 8 y 10, calle 25. Del Edificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E,\nfrente al edificio central del MINAET, San José.\n\n3.\nDirección de Energía\n\nTeléfono:\n2257-3662\n\nFax:\n2257-2434\n\nUbicación:\nAvenida 8 y 10, calle 25. Del Edificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E,\nfrente a la Iglesia Votivo Corazón de Jesús. Edificio Central del MINAET, 5\npiso, San José.\n\n4.\nUnidad de Normalización - Dirección de Regulación de la Salud del Ministerio\nde Salud.\n\nTeléfono\n2233-6922\n\nFax:\n2255-4512\n\nPágina\nWeb:www.ministeriodesalud.go.cr Dirección: Calle 16, Avenida 6 y 8, San José,\nCosta Rica\n\n10.\nGlosario\n\nAdaptación:\nEs el ajuste de los sistemas humanos o naturales como respuesta a estímulos\nclimáticos proyectados o reales, o sus efectos, que pueden moderar el daño o\naprovechar sus aspectos beneficiosos.\n\nAmbientalización\nde la administración pública:\n\nPromoción\nde una mejora continua en la calidad ambiental de las entidades públicas que\nincluye también la promoción de acciones de toma de conciencia por parte de\nlos funcionarios públicos en temas de mejora en la calidad del medio ambiente.\n\nAmbiente:\nSon\ntodos los elementos que rodean al ser humano, elementos geológicos (roca y\nminerales); sistema atmosférico (aire); hídrico (agua: superficial y subterránea);\nedafológico (suelos); bióticos (organismos vivos); recursos naturales, paisaje\ny recursos culturales, así como los elementos socioeconómicos que afectan a\nlos seres humanos y sus interrelaciones.\n\nAspecto\nambiental significativo:\nPara efectos de la presente Guía, aspecto ambiental se entenderá como aquel\naspecto que fue considerado como significativo con base en los procedimientos\nestablecidos por la institución.\n\nAspecto\nambiental: Elemento\nque se genera de las actividades, productos o servicios de una organización, y\nque tienen un impacto en el medio ambiente. Por ejemplo: consumo de recursos\nnaturales, manejo de sustancias peligrosas, producción de emisiones e\ninmisiones, generación de residuos, entre otros.\n\nCambio\nclimático:\nCambio de clima atribuido directa o indirectamente a la actividad humana que\naltera la composición de la atmósfera mundial y que se suma a la variabilidad\nnatural del clima observada durante períodos de tiempo comparables (según\nConvención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático)\n\nCarbono\nneutralidad:\nSe logra cuando a través de un proceso transparente de medición de las\nemisiones (e), el resultado del cálculo neto de las emisiones menos las\nreducciones y/o remociones internas (r), menos la compensación (c) es igual a\ncero. Expresada como: e - r - c= 0\n\nCO2:\nDióxido de carbono\n\nCO2e:\nDióxido de carbono equivalente, unidad o proceso físico y/o químico que\nremueve GEI de la atmósfera\n\nComisión\nInstitucional del PGAI:\nComisión nombrada por el jerarca de la institución que podrá estar conformada\npor representantes de las áreas ambiental, financiera, presupuestal,\nplanificación, salud ocupacional, servicios generales, proveeduría, flota\nvehicular y comunicación; y que ejerce funciones en la planeación,\nimplementación, evaluación y mejora contínua del PGAI.\n\nComisión\nTécnica Evaluadora:\nComisión conformada por miembros de las siguientes dependencias del MINAET:\nDirección de Gestión de Calidad Ambiental, Dirección Sectorial de Energía y\nDirección de Cambio Climático del MINAET; y por el Ministerio de Salud, que se\nencarga de la revisión y seguimiento de los PGAI.\n\nCompras\nsustentables:\nProceso por medio del cual las organizaciones satisfacen sus necesidades de\nbienes, servicios, trabajos y utilidades, tomando en cuenta de forma integrada\naspectos sociales, económicos y ambientales\n\nCompras\nverdes:\nProceso mediante el cual se satisface la necesidad de la institución que da\norigen a la compra, sin descuidar el impacto ambiental que ésta ocasionará.\n\nConservación\nde energía:\nTérmino usado para definir una política que comprende las medidas a tomar para\nasegurar la utilización más eficiente de los recursos energéticos. Son\nejemplos: el ahorro de energía, su empleo racional, la sustitución de una\nforma de energía por otra, etc.\n\nConsumo\neléctrico:\nCantidad de electricidad en kWh utilizada para convertirla en energía\nsecundaria o para la producción de energía útil.\n\nConsumo\nenergético:\nUtilización de la energía para su conversión en energía secundaria o para la\nproducción de energía útil.\n\nDeclaración\nJurada de Cumplimiento Ambiental (DJCA):\nDocumento que resume las acciones principales que tomará la institución\npara mejorar su desempeño ambiental.\n\nDiagnóstico\nenergético:\nSe conceptualiza como la aplicación de un conjunto de técnicas que permite\ndeterminar el grado de eficiencia con que es utilizada la energía.\n\nDCC:\nDirección de Cambio Climático\n\nDIGECA:\nDirección de Gestión de Calidad Ambiental.\n\nDSE:\nDirección Sectorial de Energía\n\nEfecto\ninvernadero:\nSe le denomina al efecto que generan los gases que atrapan el calor dentro del\nsistema de la troposfera terrestre.\n\nEficiencia\nenergética:\nEs la capacidad de alcanzar los mayores beneficios en el uso final de la energía\ncon el menor impacto sobre el medio ambiente. Consiste en el desarrollo de\nestrategias y acciones para prevenir, mitigar, restaurar ó compensar los\nimpactos al ambiente propios del quehacer institucional, mejorando su desempeño\nambiental y promoviendo a su vez el fortalecimiento de una mayor conciencia\nambiental.\n\nEstrategia\nNacional de Cambio Climático:\nIniciativa gubernamental para el tema de cambio climático, que persigue\nresponder a la problemática mundial con enfoque nacional, con una fuerte\nparticipación de los diferentes actores y sectores.\n\nGEI:\nGases de efecto invernadero. Componente atmosférico tanto natural como antropogénico,\nque absorbe y emite radiación a longitudes de onda específicas dentro del\nespectro de radiación infrarroja emitida por la superficie de la tierra, la atmósfera\ny las nubes.\n\nImpacto\nAmbiental:\nEfecto que una actividad, obra o proyecto, o alguna de sus acciones y\ncomponentes tiene sobre el ambiente o sus elementos constituyentes.\n\nInstituciones\npúblicas:\nMinisterios, instituciones autónomas o semiautónomas, oficinas regionales,\nmunicipalidades y todas aquellas dependencias o instalaciones en las que laboren\nfuncionarios del Estado costarricense.\n\nInventario\nde Emisiones de GEI: Fuentes\nde GEI, sumideros de GEI, emisiones y remociones de GEI de una organización.\n\nISO:\nOrganización Internacional para la Estandarización (ISO), es un organismo con\nsede en Ginebra, que nace luego de la segunda guerra mundial y constituido por más\nde 100 agrupaciones o países miembros. Su función principal es la de buscar la\nestandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u\norganizaciones a nivel internacional.\n\nMateriales\nbiodegradables:\nMaterial que puede ser descompuesto con cierta rapidez por organismos vivientes,\nlos más importantes de los cuales son bacterias aerobias.\n\nMateriales\nreciclables:\nPartes de un artículo que todavía pueden ser usadas o procesadas, con el fin\nde obtener el mismo producto o artículo u otro diferente, a pesar de haber\nllegado a su vida útil.\n\nMateriales\nreutilizables:\nMateriales que ya cumplieron su función para el que han sido o fueron creados,\npor lo que pueden ser utilizados de nuevo para sus funciones habituales o para\notras.\n\nMateriales\nvalorizables:\nson aquellos recuperados de la corriente de los residuos ordinarios con el fin\nde darles valor mediante el uso de estos en determinados procesos productivos o\nen el aprovechamiento energético.\n\nTodo\nello con el fin de proteger la salud y el ambiente.\n\nMetodología\nde mejora continua:\nMetodología que consiste en cuatro pasos estructurados (planear, hacer,\nejecutar y actuar), siguiendo el concepto de ciclo de mejoramiento continuo.\n\nMétrica:\nProceso por medio del cual se debe disponer de un conjunto de indicadores y\ndatos medibles, reportables y verificables, como mecanismo de seguimiento y\ncontrol.\n\nMS:\nMinisterio de Salud\n\nMINAET:\nMinisterio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.\n\nMitigación:\nIntervención antropogénica para reducir las fuentes o mejorar los sumideros de\ngases con efecto invernadero.\n\nNormas\nISO:\nSon normas internacionales que se refieren a la gestión ambiental de las\norganizaciones. Su objetivo básico consiste en promover la estandarización de\nformas de producir y prestar servicios que protejan al medio ambiente,\nminimizando los efectos dañinos que pueden causar las actividades\norganizacionales.\n\nPrograma\nde Gestión Ambiental Institucional (PGAI):\nUn PGAI es un instrumento de planificación que se fundamenta en los principios\nmetodológicos de un Sistema de Gestión Ambiental. Se parte de un diagnóstico\nambiental del quehacer institucional que considere todos los aspectos\nambientales inherentes a la organización, incluyendo los relacionados con la\neficiencia energética, residuos y cambio climático, entre otros aspectos\nambientales. A partir de este diagnóstico, se priorizan, establecen e\nimplementan medidas de prevención, mitigación, compensación o restauración\nde los impactos ambientales, ya sea a corto, mediano o largo plazo.\n\nPrograma\nde mantenimiento:\nSe entiende por mantenimiento la acción o conjunto de acciones que tienden a\nconservar, preservar o mejorar la equipos, infraestructura e instalaciones, sin\nagregarle valor adicional a éste.\n\nSistemas\nde combustión fija:\nSe entenderá como sistemas de combustión fijos a las instalaciones o equipos\nque utilicen combustibles que produzcan gases de desecho, pertenecientes a\nlocales industriales, comerciales o públicos, con capacidades superiores a 25\nlitros por hora de cualquier derivado de petróleo o un giga julio por hora de\ncualquier otro combustible.\n\nSistema\nde Gestión Ambiental:\nProceso cíclico de planificación, implementación, revisión y mejora de los\nprocedimientos y acciones que lleva a cabo una organización para realizar su\nactividad garantizando el cumplimiento de sus objetivos ambientales.\n\nSumideros:\nUnidad o proceso físico y/o químico que remueve GEI de la atmósfera.\n\nTropósfera:\nEs la capa más baja y más importante para el ambiente y el ser humano. En ella\nse desarrollan casi la totalidad de eventos meteorológicos y manifestaciones\ndel clima. Su grosor varía desde unos 9 Km. en los polos a unos 18 km. en el\nEcuador. En esta capa la temperatura desciende unos 6,5°C por cada km. en\naltitud. (tomado de \"Políticas de cambio climático en Costa Rica, integrando\nesfuerzos para asumir los retos, UNED, 2010)\n\n11.\nAnexo I: Contenido temático básico para la presentación del documento del\nPrograma de Gestión Ambiental Institucional\n\n1.\nPortada:\n\nDonde\nse describa:\n\n.\nNombre de la institución\n\n.\nNombre del documento\n\n.\nLogotipos\n\n.\nFecha de elaboración\n\n.\nPersonas/departamento/comisión que elaboraron el documento.\n\n2.\nÍndice\n\nSerá\nel contenido temático del documento.\n\n3.\nIntroducción\n\nEn\neste apartado se requiere que la institución brinde información general; por\nlo que se debe indicar:\n\n3.1\nAntecedentes de la institución: Detallar la visión y misión de la institución\ny brindar un resumen de las actividades que se realizan.\n\n3.2\nOrganigrama de la institución: En este diagrama se debe visualizar cada\norganización de la institución pública.\n\n3.3\nConformación de la Comisión Institucional del PGAI: Se debe incluir el\nsiguiente cuadro:\n\nCuadro\nN°1 Datos generales de la Institución\n\ny\nde la Comisión Institucional\n\n| Datos de la institución | | | | --- | --- | --- | | Institución: | | | | Página Web: | | | |\nCorreo institucional: | | | | Dirección de oficinas centrales: | | | | Teléfono (s) de oficinas\ncentrales: | | | | Jornada de trabajo: | | | | Cantidad de edificios: | | | | Número de\ntrabajadores: | | | | | Datos del máximo jerarca | | | | Nombre: | | | | Correo electrónico:\n| | | | Teléfono (s): | | | | Fax: | | | | Apartado postal: | | | | Comisión Institucional\nDatos del coordinador del PGAI | | | | Nombre: | | | | Correo electrónico: | | | | Teléfono: |\n| | | Fax: | | | | Apartado postal: | | | | Representantes de la Comisión Institucional13 | |\n| | (nombre, puesto y correo electrónico) | | | | 13 Las áreas indicadas son áreas sugeridas.\nCada institución nombrará la Comisión Institucional según su estructura procurarndo la mayor\nrepresentación de áreas / departamentos / direcciones que considere estratégicos para la\nimplementación del PGAI. | | | | Ambiental | | | | Financiero | | | | Presupuesto | | | |\nPlanificación | | | | Servicios Generales | | | | Proveeduría | | | | Flota vehicular | | |\n| Comunicación | | | | Otros funcionarios designados | | | | (nombre, puesto, y correo\nelectrónico) | |\n\n4.\nDeclaración Jurada de Cumplimiento Ambiental Institucional (DJCAI):\n\nSe\ndebe realizar una Declaración Jurada del Cumplimiento Ambiental, la cual deberá\nestar firmada por el máximo jerarca de la institución. En esta declaración el\njerarca se compromete a cumplir lo estipulado en el PGAI. La DJCA debe incluir\nla política ambiental (visión y misión ambiental, lineamientos ambientales\nprincipales y compromiso con la C-neutralidad).\n\nCuadro\nN°2\n\n| El suscrito ..., en mi condición de.. (Ministro, Director Ejecutivo, Alcalde, etc) de..(nombre del\nMinisterio, Institución, | | | --- | --- | | Municipalidad, etc) según nombramiento realizado\nmediante .. (acuerdo, resolución, etc) número., con número de cédula | | | jurídica ..., me\ncomprometo a cumplir con los compromisos adquiridos en el presente documento \"Programa de Gestión\nAmbiental | | | Institucional\" y con lo consignado en eDecreto Ejecutivo Número 36499-S-MINAET\n\"Reglamento para la Elaboración de Programas | | | de Gestión Ambiental Institucional en el Sector\nPúblico de Costa Rica\". | | | . | | | Gestión del aire (Cambio Climático) | . | | Gestión del agua\n| . | | Gestión de suelo y residuos sólidos | . | | Gestión de la energía | . | | Adquisición de\nbienes (compras sustentables) | . | | . | . | | Firma del máximo jerarca | | | Nota: Se debe\ncolocar sello de la institución | |\n\n5.\nDiagnóstico Ambiental Inicial.\n\nSe\ndebe aportar la tabla denominada \"Síntesis del Diagnóstico Ambiental\nInicial\" que corresponde al cuadro 2 de la presente Guía (ver paso 5.4,\napartado 5.2.).\n\n6.\nAlcance del PGAI\n\nDebe\nquedar bien claro en el documento de PGAI las organizaciones (edificios) que serán\nconsiderados dentro del PGAI. Para ello se sugiere incluir un organigrama de la\ninstitución señalando las áreas/departamentos/direcciones donde se aplicará\nel PGAI.\n\nDe\nigual forma se deben incluir los criterios asumidos para la delimitación del\nalcance del PGAI.\n\n7.\nDiagnósticos específicos: Diagnóstico en Eficiencia Energética e Inventario\nde Emisiones de Gases de Efecto Invernadero.\n\nConsignar\nen este apartado los siguientes diagnósticos específicos:\n\n.\nDiagnóstico en Eficiencia Energética\n\n.\nInventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero\n\nDichos\ndiagnósticos deberán realizarse en las organizaciones (edificios) considerados\ndentro del alcance del PGAI.\n\nEn\ncaso que se considere que el Diagnóstico en Eficiencia Energética y el\nInventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero no se puedan elaborar\nDurante el proceso de formulación del PGAI, su elaboración se deberá incluir\ncomo parte de las medidas ambientales a desarrollar por la institución durante\ndel proceso de Implementación del PGAI.\n\n8.\nPlan de Acción del PGAI:\n\nLas\nacciones establecidas se ordenarán en forma de matriz que conformará el\nresumen o síntesis del PGAI. La matriz a incluir en este apartado corresponderá\nal cuadro 4 de la presente Guía (ver paso 10 del apartado 5.2).\n\nLos\ncriterios considerados para definir los plazos estimados de cumplimiento de las\nmetas ambientales deberan de indicarse en este apartado.\n\n9.\nTareas pendientes de mejora ambiental\n\nEste\napartado aplicará cuando se opte por dejar tareas pendientes debido a\nrestricciones varias (tiempo, recursos, entre otros) y/o que sean consideradas\nen siguiente fase y que se espera se incluyan en futuros PGAI.\n\n10.\nAnexos\n\nDeberá\nadjuntarse:\n\na)\nLos resultados de la calificación de cada aspecto ambiental (en caso que se\nhaya adoptado la metodología establecida en el documento Protocolos de Evaluación\nque se encuentra disponible en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html).\n\nb) Las Hojas de Registro de consumos de energía eléctrica, combustibles, agua, papel, separación de\nresiduos sólidos, (disponibles en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/PGA-\nhojasregistro.html)14.\n\n14\nSe deben incluir registros de al menos el último semestre.\n\nc)\nCualquier otra documentación que se considere necesaria.\n\n  \n         San José, Costa Rica 2011", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\nFull Text of Norm 429\n\n Guide for the Preparation of Environmental Management Programs in the Public\nSector of Costa Rica\n\nFull Text of record: DCC6F\n\nMINISTRY OF\nENVIRONMENT, ENERGY\n\nAND TELECOMMUNICATIONS\n\n       \nR-429-2011-MINAET.-San José, at nine thirty hours on the twenty-second of July,\ntwo thousand eleven.\n\nConsidering:\n\n        1º-That on\nthe ninth day of May, two thousand eleven, Executive Decree No. 36499-S-MINAET \"Reglamento para la elaboración de\nProgramas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa\nRica\" was published in La Gaceta Number 88, the purpose of which is to establish the guidelines for all\nPublic Administration institutions to formulate, update, and implement an Institutional Environmental Management Program (Programa de Gestión Ambiental Institucional, PGAI).\n\n       \n2º-That Article 4 of the regulation cited above indicates that a Technical Evaluation Commission (Comisión Técnica Evaluadora, CTE)\nwill be formed, responsible for the review and monitoring of the PGAI.\n\n       \n3º-That Articles 9 and 13 of the regulation cited above indicate that the\nMINAET, via administrative resolution, will define through the CTE of the\nPGAI the guidelines, manuals, guides, and other instruments based on\nwhich the Public Administration institutions will prepare their PGAI and their\nprogress reports.\n\n       \n4º-That at the Ordinary Meeting Number One-Acta 01-2011 of the CTE of the\nPGAI, its formation was validated, and it was agreed to proceed with the\napproval and formalization of the Guide and the necessary instruments for the\npreparation of Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa\nRica. Therefore,\n\nTHE MINISTER OF\nENVIRONMENT, ENERGY\n\nAND TELECOMMUNICATIONS\n\nRESOLVES:\n\n        1º-To formalize\nthe Guide and the necessary instruments for the preparation of Environmental\nManagement Programs in the Public Sector of Costa Rica, in accordance with\nArticles 9 and 13 of Executive Decree No. 36499-S-MINAET\n\"Reglamento para la elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional\nen el Sector Público de Costa Rica\".\n\n       \n2º-The aforementioned guide will be published on the site www.digeca.go.cr\n\nGuide for the Preparation of the Institutional\n\nEnvironmental Management Program\n\n(Note from Sinalevi: This norm\nwas extracted from the website of the Dirección\nde Gestión de Calidad Ambiental of the Ministerio\ndel Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, and is transcribed below:)\n\nContents\n\n1. Foreword 4\n\n2. Introduction 5\n\n3. The concept of Greening the Public Sector and its relationship with\n\nInstitutional Environmental Management Programs (PGAI) 9\n\n4. Institutional Environmental Management Program (PGAI) 11\n\n4.1. Definition of the PGAI 11\n\n4.2. Components of the PGAI 11\n\n4.2.1. Strategic components 11\n\n4.2.2. Cross-cutting components of the PGAI 12\n\n4.3. Responsible Parties for the Institutional Environmental Management Program 13\n\n4.3.1. Head (Jerarca) of each Institution 13\n\n4.3.2. Institutional Commission 13\n\n4.3.3. PGAI Coordinator 14\n\n4.4. Term of the PGAI 15\n\n5. Preparation of the PGAI 17\n\n5.1. General aspects in the preparation of a PGAI 17\n\n5.2. Steps for the preparation of the PGAI 19\n\nStep 1: Commitment of the Head (Jerarca) 20\n\nStep 2: Formation of the Institutional Commission responsible for the PGAI and the appointment of the\ncoordinator 20\n\nStep 3: Preparation of the Institutional Environmental Policy 20\n\nStep 4: Inventory of organizations (installations) 21\n\nStep 5: Preparation of the initial environmental diagnosis 22\n\nStep 6: Definition of the scope of the PGAI 31\n\nStep 7. Preparation of the energy diagnosis and greenhouse gas inventory\n\n 31\n\nStep 8. Define environmental objectives, targets, and indicators 32\n\nStep 9. Define environmental measures 35\n\nStep 10. Preparation of the PGAI document 37\n\nStep 11. Submission of the PGAI document 39\n\n6. Review of the PGAI Document 41\n\n7. Monitoring of the PGAI 43\n\n7.1. Semi-annual progress reports 43\n\n7.2. Monitoring visits 43\n\n8. Control and record of documentation 45\n\n8.1. Document control 45\n\n8.2. Document record 45\n\n9. Bibliographic References 47\n\n10. Glossary 49\n\n11. Annex I: Basic thematic content for the presentation of the document\n\nof the Institutional Environmental Management Program 53\n\nGuide for the Preparation of the Institutional\n\nEnvironmental Management Program\n\n1. Foreword\n\nBeing a\ncountry internationally recognized for its environmental performance is undoubtedly a\ngreat achievement, but it also represents an enormous challenge; this is because it\nobliges us to advance and innovate in new forms and mechanisms that allow us\nto grow from the perspective of sustainable development.\n\nIn this\nsense, the Institutional Environmental Management Programs (PGAI) are an example of\na novel instrument, which will allow the continuation of the initiatives being executed to \"green\" (ambientalizar) the public sector, a\ngovernmental strategy to create awareness and \"lead by example.\"\n\nIn these\nprograms, many of the efforts made over several years to incorporate the environmental variable are crystallized. First, in the year 2000,\nfrom a concern for energy efficiency, then developing the\ntheme of green purchasing, today re-conceptualized as sustainable public procurement (compras públicas sustentables), then the approaches from climate change and environmental management plans (planes de gestión ambiental). And more recently the theme of environmental management systems (sistemas de gestión ambiental) proposed by the Ley para la Gestión Integral de Residuos.\n\nIn this\nregard, the \"Guide for the Preparation of Institutional Environmental Management\nPrograms\" will be a great orientation for all institutions, public\ncompanies, or municipalities. This Guide explains the strategic and cross-cutting components of the Programs, as well as the monitoring and\ncontrol mechanisms that will be carried out. In addition, it contains a section detailing the steps required to design and implement a PGAI.\n\nIn this\nsense, this Guide's purpose is to accompany all those public and municipal\nofficials who will face the task of carrying out the PGAI in their respective workplaces. This will be a task for all\nState institutions, which must bring this tool to life through its implementation.\n\nAmong the\nsteps of the PGAI, the initial one is the commitment of the heads (jerarcas). This\nmeans that the proper fulfillment of this new regulation will be in their hands, which seeks to continue combining actions that guarantee\nour constitutional right to a healthy environment, so I invite you to be\npart of this great effort.\n\n2.\nIntroduction\n\nCosta\nRica is recognized worldwide for its leadership in promoting and executing\ninitiatives that allow the development of society hand in hand with the protection\nof the environment. Due to the breadth of this topic, the environmental\nproblematic can be solved from the adoption of concrete responses to\nstate controls and regulations, to the promotion of an environmental\nawareness that anticipates environmental problems through prevention.\n\nIn\nthis sense, Costa Rica initiated a model of greening (ambientalización) of the\npublic administration in order to achieve greater consistency between the\nstate controls established on the topic of the environment for the private\nsector and the internal work carried out by public institutions. The\nIniciativa Paz con la Naturaleza, established by Decreto Ejecutivo No.\n33487-MP (Gaceta No. 250 of December 29, 2006), promoted work in\nvarious programmatic areas, among them the area of Gestión Ambiental and the\narea of Cambio Climático. Within the framework of this proposal, the\nReglamento para la elaboración de Planes de Gestión Ambiental en el Sector Público (PGA) was developed,\npublished by Decreto Ejecutivo No. 33889-MINAE (Gaceta No. 160 of August 22,\n2007). Subsequently, that same year, the Manual de Instrucciones for the preparation of Planes de Gestión Ambiental was published in order\nto guide the Institutions in the preparation of said plans. Furthermore, in\nJuly 2010, the Ley para la Gestión Integral de Residuos was published (Gaceta\nNo. 135 of July 13, 2010), in whose Article 28 it is established that\ninstitutions of the Public Administration, public companies, and\nmunicipalities must implement environmental management systems (sistemas de gestión ambiental) in all their\noffices.\n\nIn\nthe topic of Cambio Climático, Costa Rica, through Ley N° 7414, approved the\nUnited Nations Framework Convention on Climate Change (Gaceta No. 126\nof July 4, 1994). Later, in March 2002, the\nKyoto Protocol was ratified through Ley No 8219 (Gaceta No 127 of July 3,\n2002). In this way, the country commits to taking concrete actions to\nmitigate climate change and facilitate adaptation to it.\nAdditionally, in order to streamline decision-making mechanisms and establish\nmonitoring controls that will allow the country to achieve\ncarbon neutrality (carbono neutralidad) by 2021, the Estrategia Nacional de Cambio\nClimático (ENCC) is established, and within its framework, through Acta número 056 2007-2010\nof the Consejo de Gobierno, all public institutions are requested and\nLocal Governments and autonomous institutions are urged to prepare and put into\nexecution an action plan with clear targets that contemplates the six axes of the\nEstrategia Nacional de Cambio Climático (ENCC). The creation of the Dirección\nde Cambio Climático through Decreto Ejecutivo No 35669-MINAET published\nin January 2010 (Gaceta No. 3 of January 6, 2010), seeks to follow up on the\nimplementation of the ENCC, as well as other actions related to the\ndevelopment of the country's carbon neutrality (carbono neutralidad) strategy.\n\nIn\nthe energy topic, efforts and directives at the country level have their\norigin in Ley 7447 on Regulación del Uso Racional de la Energía (Gaceta\nNo. 236 of December 13, 1994) and the Reglamento of this Law published\nthrough Decreto Ejecutivo No 25584 in November 1996 (Gaceta No. 215 of November 8,\n1996). The objective of this law and its regulation was to\nestablish the mechanisms to achieve the efficient use of energy,\npromoting a mandatory gradual program of energy use in companies\nwith high energy consumption. Subsequently, through Acuerdo de Gobierno Nº\n121 of the year 2000, and modified in the years 2002 and 2004, public\ninstitutions are exhorted to establish a Programa Permanente de Conservación de\nla Energía. Furthermore, in May 2007, Directriz 017-MP-MINAE was published (Gaceta\nNo. 94 of May 17, 2007), where it is established that public institutions\nmust immediately prepare and put into execution plans for saving and\nefficient use of electrical energy consumption in their respective\ninstallations. As observed for these three themes: environmental management (gestión ambiental),\nclimate change (cambio climático), and energy efficiency (eficiencia energética), there are common points, especially\nin the identification of environmental aspects (aspectos ambientales) derived from the activities\ncarried out in public institutions, in aspects of execution,\ndocumentation, review, and monitoring. In order to develop a\nunified management procedure for these topics, Decreto\nEjecutivo No. 36499-MINAET-MS, called Reglamento para la Elaboración de\nProgramas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa\nRica, was published (Gaceta No 88 of May 09, 2011), which promotes that\ninstitutions, municipalities, and public companies, centralized and\ndecentralized, establish an Institutional Environmental Management Program (PGAI) where environmental measures (medidas ambientales) are planned and incorporated on the topic of\nenvironmental management (gestión ambiental), climate change (cambio climático), and conservation and rational use of energy,\nwithin a process of continuous improvement (mejora continua). The integration of these topics into a\nsingle management program will facilitate for institutions the preparation of it,\nas well as the subsequent monitoring and control process.\n\nWith\nthe aim of consolidating the creation of the PGAI, it is necessary to build capacities at\nthe level of public institutions so that they assume the commitment involved in the design and execution of the program, making it necessary, first,\nto develop a manual that contemplates all the relevant thematic of environmental measures (medidas ambientales) and that serves as a guide for the preparation of the PGAI.\n\nThe\npresent document was prepared with all those officials of\npublic institutions, public companies, and municipalities who will be\ninvolved in the design and implementation of the PGAI in mind.\n\n3.\nThe concept of Greening the Public Sector and its relationship with\nInstitutional Environmental Management Programs (PGAI)\n\nThe\ngreening (ambientalización) of the public sector is based on three objectives: a)\npromote continuous improvement in the environmental quality of public entities;\nb) promote awareness-raising actions by public officials\non topics of improvement in the quality of the environment; and c) reduce emissions\nof greenhouse gases (GEI) in a way that steers the Public Sector\ntowards C-Neutrality (C-Neutralidad) by 2021. In this way, the greening (ambientalización) of the public sector\ngenerates environmental protection initiatives \"from home.\"\n\nThe\npreparation of the PGAI is developed within the framework of the concept of\ngreening (ambientalización) the public sector, which means it incorporates management actions on topics related to the environment, considered as\npriorities for the country, such as: Gestión Ambiental, Cambio Climático,\nand Eficiencia Energética. In this way, the environmental\nperformance of the institutions can be improved by reducing and controlling the problems of\nenvironmental pollution that derive from their activities within a model\nof integrated management, which also has the following as cross-cutting components: a) training and communication;\nb)\nacquisition of goods and technological transfer; and c)\nmetrics.\n\n4.\nInstitutional Environmental Management Program (PGAI)\n\n4.1.\nDefinition of the PGAI\n\nAn\nInstitutional Environmental Management Program (PGAI) is a planning\ninstrument that starts from an environmental diagnosis of the institutional work\nthat considers all the environmental aspects (aspectos ambientales) inherent to the organization,\nincluding those related to energy efficiency (eficiencia energética) and climate change (cambio climático).\n\nBased on this diagnosis, prevention,\nmitigation, compensation, or restoration measures for environmental impacts are prioritized and established, whether\nshort, medium, or long term; all the above under the principle of continuous improvement (mejora continua)1.\n\n1\nA PGAI must be a continuous cycle of planning, action, review, and\nimprovement of the environmental performance of the institution.\n\n4.2\nComponents of the PGAI\n\nThe\nPGAI will establish its lines of action, based on three strategic components\nand three cross-cutting components, each on different topics, but with\nan integrating purpose that will allow the implementation of measures for institutional environmental\nwell-being.\n\n4.2.1\nStrategic components\n\nThe\nstrategic components contemplate the topics of environmental quality management (gestión de calidad ambiental),\nclimate change (cambio climático), and conservation and rational use of energy.\n\n4.2.1.1\nEnvironmental Quality Management (Gestión de Calidad Ambiental)\n\nConsists\nof the development of strategies and actions to prevent, mitigate, restore, or\ncompensate for the impacts on the environment inherent to the institutional work, improving\nits environmental performance and promoting, in turn, the strengthening of greater\nenvironmental awareness.\n\n4.2.1.2\nEnergy Management (Gestión de la Energía)\n\nComprises\nthe measures to be taken to ensure the most efficient use of energy resources, for the benefit of supplying future demands. It includes\nthe topics of energy efficiency (eficiencia energética) and energy saving (electricity and\nfuels).\n\n4.2.1.3\nClimate Change Management (Gestión del Cambio Climático) Includes\nthe development of measures for the reduction of greenhouse gas (GEI) emissions, derived from institutional activities such as,\nfor example, transportation services and energy consumption. In addition,\nit includes actions related to the adaptation process of the\ninstitutions. In general, this component is based on the\nsix action axes of the Estrategia Nacional de Cambio\nClimático (ENCC)2, which are presented in figure 3.\n\n2\nAvailable on the site www.digeca.go.cr\n\n4.2.2\nCross-cutting components of the PGAI\n\nTo\nachieve success in the implementation of the environmental measures (medidas ambientales) established\nin the PGAI, it is necessary to support its management on three fundamental cross-cutting components, which are:\n\n4.2.2.1\nAwareness-raising, training, and communication\n\nIn\nthe execution of a PGAI, all the officials of the institution must be\npart of the team that will successfully lead the fulfillment of the environmental\ncommitments, making it necessary to promote the change of environmental attitudes and behaviors, as well as the recognition of the positive actions of each\nof them in the institutional environmental management (gestión ambiental).\n\nThe\nactions that must be involved in this axis must be oriented towards\neducation, training, and awareness-raising on the topics of climate change (cambio climático), energy efficiency (eficiencia energética),\nwaste management, and environmental quality management (gestión de calidad ambiental) in general, as well as\npublic participation, among other aspects.\n\n4.2.2.2\nAcquisition of goods and technological transfer\n\nThe\npurchase of goods is a basic activity in any institution; it includes\nfrom the acquisition of materials, office supplies, equipment, purchase of\nvehicles, inputs for cleaning and maintenance activities, to\nservices.\n\nThe\nPGAI promotes a goods acquisition policy based on the concept of\nSustainable Public Procurement (Compras Públicas Sustentables, CPS)3,\na process through which organizations meet their needs for\ngoods, services, works, and utilities, taking into account in an integrated manner\nsocial, economic, and environmental aspects. Within CPS,\nthere is the concept of green purchasing, where the need of the institution that originates the purchase is met without neglecting the environmental impact\nthat it will cause. This concept promotes innovation in\nproducts and services that are more environmentally friendly, by creating demand on the part of the\nState (CEGESTI, 2008). Similarly, by incorporating innovation processes and\ntechnologies respectful of the environment, improvement in the\navailability and access to specialized information is allowed.\n\n3\nIt is recommended to consult the document: \"Guía Práctica para la Compra Pública\nSustentable en el Sector Público\" developed by the Ministerio de Hacienda\n(2011), and available on the site https://www.hacienda.go.cr, in the Sistema\nUnificado Electrónico de Compras Públicas (*).\n\n(*)\n (Its name modified by Article 5 of decreto ejecutivo N°\n 37943 of September 17, 2013, \"Crea Sistema Unificado Electrónico\n de Compras Públicas as a technological platform for use by the\n Central Administration for the processing of administrative contracting\n procedures\", formerly indicated\n \"CompraRed\")\n\n4.2.2.3.\nMetrics:\n\nThe\nobjective of metrics is to have a set of measurable,\nreliable, reportable, and verifiable indicators that serve to understand the institutional environmental\nsituation. In addition, it considers the establishment of a baseline (línea base) in all sectors, in order to be able to evaluate the effectiveness of the\nactions implemented. Likewise, through metrics, a\nstandardization is sought that allows comparing the performance of different organizations\nor institutions.\n\n4.3\nResponsible Parties for the Institutional Environmental Management Program\n\n4.3.1\nHead (Jerarca) of each Institution:\n\nGiven\nthe magnitude and importance derived from the execution of the PGAI, at all times the\nJerarca of each Institution will be responsible for its development and\ncompliance before the Technical Evaluation Commission (Comisión Técnica Evaluadora, CTE)4\n. Having the support of the head (jerarca) will allow for the allocation of the necessary human and technical resources to develop a successful PGAI, as well as the economic resources\nfor its execution in the institutional operational budgets.\n\n4\nCommission composed of officials from the Ministerio de Salud and the\nMinisterio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones; responsible for the review\nand monitoring of the PGAI, as established in Articles 4 and 5 of\nDecreto Ejecutivo 36499-MINAET-MS.\n\nThe\nJerarca will also be the one who approves the institutional environmental policy,\nnames the Institutional Commission, and formally submits the PGAI to the CTE.\n\n4.3.2\nInstitutional Commission\n\nThe\nInstitutional Commission will be named by the Jerarca in order to propose\nthe institutional environmental policy and prepare and implement the PGAI. Said\nappointment must be made through a note sent to the CTE\nindicating the person responsible for coordinating the Institutional Commission.\n\nThe\ncoordination of all the departments of the Institution will enhance and\nconsolidate the PGAI, allowing coverage of relevant fields in their work.\nFor this reason, it is recommended that the Institutional Commission be composed\nof at least representatives from the following areas: environmental, financial,\nbudgetary, planning, general services, procurement, transportation, and communication.\nIf the institution deems it necessary, it may include other departments that\ncan support the development of the PGAI.\n\nIt should\nbe noted that the functions of the institutional commission are detailed in\nArticle 8 of Decreto Ejecutivo 36499-MINAET-MS.\n\n4.3.3\nPGAI Coordinator\n\nAs\nhas been mentioned, in order to establish a link between the CTE\nand the Institutional Commission, the head (jerarca) must designate the person (a member\nof said commission) who will act as the person responsible for the coordination of the\nPGAI, who should preferably be an official with knowledge in\nenvironmental management (gestión ambiental).\n\nFor\nthose institutions that, by the nature of their operational structure, have\ndifferent facilities, adjunct offices, headquarters, or other organizations3 and\nthese are within the scope of the institutional PGAI, they must appoint a\nresponsible person at the level of these organizations (who could keep control of\nconsumption records, verify compliance with environmental measures (medidas ambientales), among\nother things); who in turn will be in direct contact with the coordinator of the\nPGAI at the institutional level.\n\nIn\norder to unify management criteria and form, the institutional\nresponsible person will integrate the PGAI of each organization5 into a single\nInstitutional PGAI document, presenting in a single group of aspects,\nobjectives, targets, and environmental measures (medidas ambientales), framed within a single institutional environmental\npolicy.\n\nBoth\nthe Jerarca and the Institutional Commission are urged to internally recognize the work carried out at the level of each organization,\nin order to support the commitment of each one of them in the development of the\nPGAI.\n\n5\nAn organization can range from an office to buildings, facilities,\nvarious types of installations, laboratories, health centers, and other\nsimilar ones, which fulfill defined functions within the administrative organization of the State (Astorga,2007)\n\n4.4\nTerm of the PGAI\n\nIn\naccordance with Decreto Ejecutivo No. 36499, the PGAI will have a term of 5 years;\nonce this period has expired, each institution must reformulate and present its new\nPGAI, under the principle of continuous improvement (mejora continua), characteristic of a Sistema de Gestión Ambiental.\n\n5. Preparation of the PGAI\n\n5.1. General aspects in the\npreparation of a PGAI\n\nThe preparation of the PGAI is based\non a process of continuous improvement (mejora continua), common in the methodology of Sistemas de\nGestión Ambiental (SGA), such as the ISO 14000 Standards, which provide a\nset of standards based on procedures from which one can\ncreate and maintain an environmental management system (sistema de gestión ambiental).\n\nAlthough the execution of the PGAI\ndoes not require strictly following a certifiable standard, it is proposed\nto follow the logical and organizational framework presented by environmental management systems (sistemas de gestión ambiental) in general.\n\nIt should be noted that an SGA is a\ncyclical process of planning, implementation, review, and improvement of the\nprocedures and actions carried out by an organization to perform its\nactivity while guaranteeing the fulfillment of its environmental objectives. By developing the PGAI with the foundation of\nSGA, institutions will be able to incorporate environmental considerations into the\ngeneral management of the institution, granting them a strategic advantage and greater competitiveness. PGAI\nhave, as necessary principles for their implementation, the aspects\npresented in figure 5.\n\nThe continuous improvement (mejora continua) methodology\nis presented in figure 6. The process begins with the planning and\norganization phase, where the Jerarca commits to the PGAI process, forms\nthe Institutional Commission, and the PGAI coordinator is defined. In this phase,\nan environmental evaluation is also developed, where the\nstages of the process or processes carried out in the institution are established, associating\neach of these stages with the environmental aspects (aspectos ambientales) and the corresponding\nenvironmental impacts, which will be explained later. Based on this\ninformation, the actions that will allow preventing, reducing, or\ncontrolling negative environmental impacts are established; concepts that are developed further\non in section 5.2 of this document.\n\nThese actions will be concretized in\nthe form of environmental objectives and targets that will be part of the PGAI. At this\npoint, it is important to establish the costs associated with fulfilling the\nobjectives and targets, as well as the commitments and responsibilities.\n\nSubsequently, the execution and monitoring stages\nare carried out, for which it is necessary to perform compliance evaluations\nin relation to the proposed environmental performance indicators, and apply the\nnecessary corrective measures for the adequate fulfillment of the objectives\nof the plan.\n\nFinally, the review of the PGAI process\nis carried out, and the necessary improvements are made to close the management cycle and\ncontinuous improvement (mejora continua). It is necessary to communicate the results obtained both\ninternally and externally to the institution, as well as to the Technical Evaluation Commission (Comisión Técnica Evaluadora).\n\nSteps for the preparation of the PGAI\n\n5.2. Steps for the preparation of the PGAI\n\nAccording to figure 6, the planning phase\nrequires a series of steps for its development. Each of these steps is\nsummarized in figure 7 and detailed below:\n\nStep 1: Commitment of the Head (Jerarca)\n\nThe success of the PGAI depends on the commitment and\nleadership of the highest authority of the Institution, whether this is a minister,\nexecutive manager, or mayor. For this, the heads (jerarcas) must be very clear that\nthe environmental variable must be immersed in the institutional work, which in\nturn generates benefits for the Institution in terms of improvement in its environmental\nperformance and even economic benefits derived from better utilization\nof inputs and materials.\n\nEach head (jerarca) must promote the involvement of\nall the officials of the Institution in the PGAI and must ensure\nthe necessary resources to carry out the process, from the stage of\nplanning, implementation, monitoring, and continuous improvement (mejora contínua) of the PGAI.\n\nStep 2: Formation of the Institutional Commission\nresponsible for the PGAI and the appointment of the coordinator.\n\nThe head (jerarca) will establish the Institutional Commission,\nwhich will be composed of representatives from different departments, among\nwhich it is suggested that the following areas be included: environmental, financial,\nbudgetary, planning, general services, procurement, transportation,\ncommunication, and any other deemed necessary to prepare and\nimplement its PGAI.\n\nOnce the Commission is formed, the\nCoordinator must be defined, who will be responsible for the coordination of the PGAI and who in\nturn will be the liaison with the CTE, following for this purpose what is indicated in\nsections 4.3.2 and 4.3.3 of this document.\n\nStep 3: Preparation of the Institutional Environmental\nPolicy6\n\n6 For more information on how to develop an environmental policy, the manual: \"Definición de la Política Ambiental de la Organización\", developed by the Centro Nacional de Producción más Limpia de Colombia (n.d.), can be consulted, available at: http://www.redpycs.net/MD_ upload/redpycs_net/File/ Manuales_y_guias/522107800_guiasdocumentos_id7.pdf\n\nThe Institutional Environmental Policy must be proposed by the Institutional Commission and must be approved by the Head of the Institution. In this way, the Institution commits to Environmental Management from the highest levels and makes public its general environmental objectives, its principles of action, as well as its commitment to achieving C-Neutrality7.\nTo develop the environmental policy, it becomes necessary to answer the following questions:\n\n7 C-Neutrality refers to the commitment assumed by the country to be Carbon-Neutral by the year 2021. It refers to the practice of balancing the equivalents of carbon dioxide (CO2) emissions, including not only CO2 itself, but also other greenhouse gases (GHG). For more information, consult the National Climate Change Strategy (available at the site www.digeca.go.cr).\n\n. What global commitment does the Institution assume regarding the environment and climate change?\n\n. What principles will guide the Institution in these matters?\n\nEvery Institutional Environmental Policy must be supported by the three principles shown in figure 8. The policy must be the framework or guide for subsequently establishing environmental objectives and targets. Figure 8: Principles that must be considered in the Environmental Policy.\n\nWhen developing the Environmental Policy, it must be considered that it is consistent with the activities carried out by the Institution. Furthermore, once established, it must be communicated and explained to all employees, as well as externally (clients, people to whom services are provided, suppliers, among others). Communication of the Environmental Policy can be included on the institutional website, in management reports, advertising, with external signs at the institution itself (board, murals, posters, decals, and others) or in advertising.\n\nStep 4: Inventory of organizations (facilities)\n\nEach institution must identify and quantify the existing organizations that make up the institution. An organization can range from an office to buildings, campuses, various types of facilities, laboratories, health centers, and similar entities, which fulfill defined functions within the administrative organization of the State (Astorga, 2007). The foregoing is intended to clarify that an institution may be formed by one or several organizations, but the PGAI must be one for all organizations, meaning the lines of action must originate from the institutional PGAI.\n\nSteps for developing the PGAI\n\n5. Preparation of the PGAI\n\n The criteria that can be considered for identifying organizations are presented below:\n\nStep 5: Preparation of the initial environmental diagnosis\n\nThe preparation of the initial environmental diagnosis is an analysis phase that allows identifying opportunities for improvement in environmental management, for example: reduction in electricity consumption, reduction in the amount of paper consumed, a decrease in the costs of final waste disposal services, it allows promoting environmental behaviors in employees, among many other improvement options. The fundamental objective of this phase is to establish the baseline for each of the environmental aspects inherent to the institutional work. To do this, it is first required to identify the environmental aspects that concern the institution, identify environmental impacts, and subsequently identify the significant environmental aspects, as detailed below.\n\nStep 5.1 Identify environmental aspects and impacts\n\nWhat are environmental aspects and how are they identified?\n\nAn environmental aspect is something that an activity, product, or service generates (in terms of emissions, discharges, waste, noise, consumption, etc.) that has or may have an impact on the environment; in this way, it corresponds to a component element of the integral process carried out in a public activity, work, or project that can (potentially or actually) interact with the environment and produce environmental impacts as a consequence of said interaction (Astorga, 2007).\n\nTaking into account the above, environmental aspects can be divided into two groups:\n\n1. Inputs (consumption):\n\n. Energy consumption: fuel consumption, electricity consumption.\n\n. Water consumption: from the supply network, well water.\n\n. Consumption of paper, toners, printer cartridges, and other office supplies.\n\n. Consumption of other goods or services.\n\n2. Outputs (emissions):\n\n. Generation of ordinary solid waste, special handling waste, hazardous waste8. For example: organic waste, paper, cardboard, aluminum, glass, plastic, electronic waste, scrap metal, waste from cleaning products or various chemical products, among other waste.\n\n8 As provided in Law No. 8839, Law for Integrated Waste Management (La Gaceta No. 135 of July 13, 2010)\n\n. Emissions to the atmosphere (combustion gases from chimneys, emissions derived from transport vehicles, greenhouse gases, among others).\n\n. Generation of wastewater (water from sinks, toilets, showers, scullery sinks, basins, cleaning sinks) and stormwater discharges.\n\n. Fugitive emissions of other pollutants (oil spills, fuel spills)\n\n. Among other emissions or discharges that may be generated at the institution.\n\nFigure 10 presents examples of environmental aspects for an organization that generates products and services.\n\nThe quantity and types of environmental aspects will be as diverse as the activities and organizations an Institution has.\n\nIn their identification, the environmental aspects considered in the document Evaluation Protocols, which is available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html, can be taken as a reference. This document considers environmental aspects that could be common for activities carried out in various public sector institutions. Figure 11 summarizes basic considerations useful when identifying environmental aspects.\n\nWhat are environmental impacts?\n\nOnce the environmental aspects are defined, it is necessary to identify how they impact the environment. Environmental Impact can be defined as any change in the environment, both adverse and beneficial, resulting wholly or partially from the Institution's environmental aspects.\n\nFor the same environmental aspect, there can be more than one environmental impact, and the same environmental impact may be common to different environmental aspects. Table 1 presents examples of environmental aspects and their corresponding adverse impacts.\n\nTable 1: Examples of aspects and some of their environmental impacts.\n\n| Environmental aspect | Environmental impact | | --- | --- | | Consumption of fossil fuels | Deterioration of air quality, acid rain, greenhouse effect. | | Consumption of electric energy from fossil sources | Air pollution, generation of greenhouse gases. | | Use of Chlorofluorocarbons (CFCs) in air conditioning systems | Damage to the ozone layer and greenhouse effect. | | Generation of wastewater | Deterioration of water quality in the receiving body. Generation of greenhouse gases. | | Generation of ordinary solid waste (e.g., paper, cardboard) | Generation of greenhouse gases. Loss of habitat. Soil contamination. Health effects. | | Generation of hazardous toxic waste | Soil and water contamination. | | Noise emission | Health effects on employees and neighbors. |\n\nStep 5.2. Identify legal requirements\n\nAs mentioned in the Environmental Policy section, one of the foundations of this policy is compliance with the regulations or legal requirements that apply to the Institution's activities. For this, it is necessary to know the legal framework related to the Institution's environmental aspects.\n\nThe legal framework corresponds to the normative body of environmental legislation (directly related) that the country has enacted and which, being in force, must be considered as part of the preparation of the PGAI. Depending on its scope, it can establish general mandates, general or specific guidelines, and even concrete and well-defined standards that must be met by the entire society (Astorga, 2007).\n\nFor the evaluation of legal compliance, the legal framework applicable to the institution's activities must be reviewed. As a reference for conducting this review, the list of environmental regulations that can be accessed on the DIGECA website (http://www.digeca.go.cr/legislacion/legislacion.html) is recommended (without forgetting to verify the validity or modifications made to the regulations that apply to the institution), or consult the site of the Costa Rican System of Legal Information available at www.pgrweb.go.cr/scij. Furthermore, it is recommended that each Institution establish a procedure through which it can permanently update the legal requirements that apply to it.\n\nStep 5.3. Identification of significant environmental aspects\n\nFor the same activity, there can be various environmental aspects with related impacts; these environmental aspects must be assessed regarding their significance.\n\nEvery institution must focus efforts and resources to control Significant Environmental Aspects (SEA) in the first instance. Within the PGAI development process, SEAs are a priority and must be obligatorily reflected in the environmental objectives and targets. The foregoing so that, through the actions implemented over time, their significance decreases. Subsequently, new targets must be reformulated for these aspects, in addition to proposing new targets and objectives for other environmental aspects not initially considered, all under the principles of gradualism and continuous improvement.\n\nA Significant Environmental Aspect (SEA) is one that generates a significant environmental impact or environmental alteration. The procedures for defining whether an environmental aspect is significant or not are very varied; they can be qualitative or quantitative, the latter often being complex.\n\nIn the PGAI development process, it is recommended to take into account as a decision criterion regarding the significance of an environmental aspect the procedure established in the document called Evaluation Protocols (available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html).\n\nIn the event that an Institution does not see its environmental aspects reflected in the Evaluation Protocols document (or decides to apply another methodology), it must adopt some procedure to define the significance of these environmental aspects, which must consider at least the following criteria:\n\n. Significance of the impact: based on criteria of impact scale, impact severity, probability of occurrence, duration of the impact.\n\n. Compliance with the current environmental regulatory framework, as mentioned in the previous section.\n\n. Concerns of interested parties: when defining significant environmental aspects, it is also important to consider the opinion of other actors related to the Institution's management, such as clients, suppliers, public opinion, neighbors, environmental authorities, or other institutions related to the institutional work.\n\nIt should be emphasized that institutions are free to select the procedure they consider most appropriate to define the significance of environmental aspects. As an alternative procedure, if the institution so decides, the methodology for the assessment of environmental impacts from Annex 2 of Executive Decree No. 32966-MINAE published in La Gaceta No. 85 of May 4, 2006 (available on the page http://www.digeca.go.cr/legislacion/legislacion.html) could be used.\n\nIt is important to emphasize that all Institutions must consider the following environmental aspects as significant within the PGAI:\n\n. Electricity consumption\n\n. Fossil fuel consumption\n\n. Water consumption\n\n. Paper consumption\n\n. Emissions to air (from mobile and/or fixed sources)\n\n. Wastewater generation\n\n. Solid waste generation (ordinary, hazardous, and special handling)\n\nAll significant environmental aspects must be included in the PGAI management process, with clear targets, indicators, and measures to prevent, reduce, restore, or compensate them, as explained in the following sections.\n\nStep 5.4. Synthesis of the initial environmental diagnosis\n\nIn order to generate a synthesis of the steps developed, it is recommended to generate a summary that includes all the environmental aspects that were identified as applicable to the institutional work, and that facilitates understanding of what the institutional environmental situation is at the time of preparing the PGAI (baseline).\n\nAs indicated, to carry out the diagnosis it is important, first of all, to identify all the activities of each organization that make up the institution, and for each activity, identify the environmental aspects (inputs of resources and outputs or emissions) (see figure 10). Each environmental aspect must be classified according to its impact significance (high, medium, or low).\n\nSubsequently, the institutional situation in the management of each environmental aspect must be established. For \"input or resource\" environmental aspects, it is suggested to record issues such as: source or origin, type of material or resource, quantity, consumption saving measures, environmental criteria in its acquisition, among others that are applicable. For \"output or emission\" environmental aspects, it is suggested to consider: source where the waste or emission is generated, description of the waste, quantity generated, prevention measures, reduction, treatment, and form of final disposal.\n\nAs far as possible, quantifiable values must be established for these inputs and outputs. For this, it is recommended to keep the Registration Sheets available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/PGA-hojasregistro.html9, so that at least the indicators requested in figure 14 can be calculated for all the organizations of the institution. It must be clear that it is essential to establish indicators that allow defining a quantifiable baseline in order to subsequently monitor the degree of progress in managing the environmental aspects applicable to the institution over a determined period of time.\n\n9 Registers for at least the last six months must be included.\n\nThe minimum information that must be considered in the synthesis of the initial environmental diagnosis is presented in table 2. There, a hypothetical example is shown for the case of the environmental aspect \"wastewater generation.\"\n\nTable 2. Synthesis of the initial environmental diagnosis - hypothetical example\n\nfor the case of the environmental aspect \"Wastewater Generation.\"\n\n| Environmental aspect | Identified Environmental Impact | Significance (High - Medium - Low) | Synthesis of the environmental situation | Indicators | | --- | --- | --- | --- | --- | | Generation of ordinary type wastewater (grey and black water) | Deterioration of water quality. Generation of greenhouse gases. | Medium | Generation sources: Wastewater is generated in the cafeteria of the central building and in the different bathrooms and washbasins of the buildings; therefore, it is considered that only ordinary type wastewater is generated. Wastewater management: on the topic of prevention and reduction of generation, signs have been placed encouraging water saving in the bathrooms of the central building (and consequently the reduction in wastewater generation). Signs have not yet been placed in the other buildings. A program for identifying and repairing leaks and installing flow meters in all buildings is maintained. There are no low-consumption systems and/or mechanisms. Wastewater is only conveyed to its final disposal point (without treatment). Wastewater disposal: In the following buildings: Central, (.) there is a sanitary sewer network. Therefore, ordinary wastewater is disposed of in said system without the need for treatment. In buildings \"X\", \"Y\", and \"Z\" there is no availability of sanitary sewer service. Wastewater is disposed of in 6 septic tank systems (2 per building), from which sludge is extracted at a frequency of once every 3 years. The company contracted for this work is (.) which takes the sludge to (.) for its treatment. | The volume of wastewater generated over time (flow rate) is unknown, as no records are kept in this regard. However, the total institutional water consumption is 440 m3/month, according to AyA billing. |\n\nStep 6: Definition of the PGAI scope\n\nDefining the scope of the PGAI is one of the most important stages of the planning process. For the purposes of this guide, the scope of the PGAI will correspond to the delimitation of the organizations (buildings) that will be considered within the PGAI; that is, the organizations where objectives will be defined and environmental measures will be implemented. The scope describes the boundaries of the PGAI.\n\nSome criteria that can be considered for defining the scope of the PGAI are the following:\n\n. Main findings obtained in the institutional diagnosis (prioritization of organizations where greater environmental problems are detected).\n\n. Institutional budget.\n\n. Organizational ease for the implementation of the PGAI.\n\nIn the case of institutions with many physically separated organizations, the execution of the PGAI could be divided into stages, the foregoing under a gradualism approach. An example of defining the institutional scope by stages could be the following:\n\n. The first year, work will be done with the central office building of the institution.\n\n. By the second year, buildings #2, #3, and #4 will be included.\n\n. By the third year, buildings #5, #6, the laboratories, and the Maintenance Department will be included; completing all the organizations that make up the institution within the PGAI.\n\nIt is requested that no later than 3 years after the implementation of the PGAI, all organizations that make up the institution are considered.\n\nStep 7: Preparation of the energy diagnosis and greenhouse gas inventory\n\nIn step 5 of this guide, the need was indicated to establish the initial environmental situation of the institution in order to subsequently focus the PGAI on the priority organizations (buildings) according to the criteria defined in step 6 (definition of the PGAI scope).\n\nAfter the scope is defined, a more exhaustive process must be carried out to collect more detailed information from the institution regarding the topics of climate change and energy. These specific diagnoses are: a) Energy Efficiency Diagnosis and b) Greenhouse Gas (GHG) Emissions Inventory, which it is suggested be carried out in those organizations (buildings) contemplated within the scope of the PGAI.\n\nIn order to prepare the development of said studies, specific guides were created covering each of the topics; these documents can be found on the website http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html.\n\nNote: In the event that it is considered that the Energy Diagnosis and the Greenhouse Gas Emissions Inventory cannot be prepared during the PGAI formulation process, they must be included as part of the environmental measures to be developed by the institution in the PGAI Implementation process.\n\nStep 8: Define environmental objectives, targets, and indicators\n\nThe next step in the preparation of the PGAI consists of establishing the environmental objectives, targets, and indicators; aimed at preventing, mitigating, restoring, or compensating the negative environmental impacts derived from the institutional work.\n\nWhat is an environmental objective?\n\nAn environmental objective is a general environmental aim or purpose, whose origin is based on the environmental policy. It constitutes a general action that the Institution takes to achieve a given environmental end, for example: \"carry out integrated management of the solid waste generated at the institution, applying the following management principles: avoid, reduce, reuse, valorize (recycle, co-process), treat, and dispose, in adherence to current environmental regulations.\" It is very important to consider that to establish environmental objectives, it is necessary to have a preliminary evaluation that allows determining if the proposed environmental objective can be met.\n\nIt must be emphasized that clear objectives related to the topics of GHG emission reduction and energy efficiency must be included. These objectives must be measurable, verifiable, and reportable.\n\nWhat is an environmental target?\n\nAn environmental target is the way in which environmental objectives are made concrete and must be specified in as much detail as possible. It must also be clear regarding the achievement to be reached and the timeframe in which it would be achieved. An example of environmental targets could be a) Environmental management of 40% of hazardous solid waste by 6 months, b) Environmental management of 70% of hazardous solid waste by 12 months, and c) Management of 100% by 18 months from the start of the Environmental Management Program implementation (Astorga, 2007). The requirements that environmental objectives and targets must meet are summarized in figure 13.\n\nWhat is an environmental indicator?\n\nIndicators are tools that quantify environmental information related to the proposed environmental objectives and targets, in a way that demonstrates the environmental performance of the Institution and the progress in meeting its targets.\n\nManagement indicators are verifiable measures of change or results, designed to have a standard against which to evaluate, estimate, or demonstrate progress with respect to established targets. They can also be seen as information to promote motivation among the institutional staff involved in the PGAI.\n\nIn order to standardize the base indicators for PGAI at the level of public sector institutions, each Institution must establish the indicators presented in figure 14 at a minimum, in addition to other indicators that allow evaluating compliance with environmental targets defined for other environmental aspects considered by the institution. On the website http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html, the methodological sheets can be consulted where it is explained how to establish each of the indicators proposed in said figure; however, it must be mentioned that the registration sheets that appear on the previously indicated site calculate the suggested indicators upon entering the respective consumption data.\n\nStep 9. Define environmental measures\n\nEnvironmental measures or actions are the steps that will be established to achieve the environmental objectives and targets. These can be for the prevention, reduction/control, restoration, compensation of a negative environmental impact that is occurring.\n\nAt this point, it is of utmost importance to consider execution criteria that will allow defining the priority for carrying out actions that allow meeting the environmental objectives and targets, based on the proposed environmental measures (principle of gradualism). The criteria can be of two types:\n\n1. Technical criteria: allow evaluating whether, for the environmental aspects and impacts identified as significant, there is an improvement option that can really be applied by the Institution and in what timeframe this improvement can be implemented.\n\n2. Economic criteria: evaluate the cost of the proposed environmental measures as well as the economic capacity of the institution to execute them. It is important to take into account that some environmental measures will allow for subsequent savings; for example, reduction in water and/or electricity consumption, which will be reflected in a decrease in the payment for these services, which can also be an economic criterion to consider in decision-making.\n\nWithin the PGAI, there will be environmental measures for immediate application that do not require a high budget (low execution cost); the development of the PGAI must begin precisely with these measures. On the other hand, there are environmental measures for long-term application that require significant economic investments; in this case, it is necessary to define their cost and include them in the operational plans and institutional budgets.\n\nTaking these criteria into account, those environmental measures with low technical and economic requirements that can be implemented in a short timeframe and have high scope in terms of environmental improvements will be of high priority. This does not mean that those requiring larger investments are set aside.\n\nSimilarly, even if at the time of preparing the PGAI there are control measures for a specific environmental aspect, for example: there is a treatment system for wastewater, or low-consumption lighting, concrete actions must also be considered in the PGAI to maintain these environmental measures both operationally and economically.\n\nFor the definition of environmental measures, it is recommended to consult the \"Environmental Guides for the Public Sector\" that are available on the page http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html. Table 3 presents some examples of environmental measures.\n\nTable 3: Examples of environmental measures for identified\n\nenvironmental aspects (Astorga, 2007)10\n\n \n\n10 General environmental measures are indicated; however, these can be more specific depending on the conditions of each institution.\n\n| Environmental aspect | Identified environmental impact | Environmental measures | | --- | --- | --- | | Generation of hazardous solid waste | Environmental contamination (air, water, soil) due to inadequate management of hazardous solid waste | . Identify the hazardous solid waste produced and prepare a list for staff awareness. . Separate hazardous solid waste from non-hazardous waste. . Store hazardous solid waste separately. . Provide separate treatment for hazardous solid waste, promoting first, its prevention, reduction, reuse, recycling, and as a last resort, adequate final disposal. | | Atmospheric emissions (generation of greenhouse gases) | Climate change | . Change from fossil fuels to alternative fuels . Introduction of new technologies less intensive in GHG emissions . Adequate management of solid waste (mainly organic) | | Noise generation | Sonic contamination due to noise produced inside the facilities. | . Identify noise sources within the facilities. . Execute concrete maintenance and improvement actions on the equipment that produces the noise in order to reduce it. . Promote concrete isolation and noise dampening actions for the sources of impact, through acoustic barriers. . Adjust the usage schedules of the equipment that produces noise, so that it is not generated during hours when the impact is most significant. |\n\nFurthermore, it must be taken into account that non-compliance with objectives and targets would generate a loss of credibility in the PGAI process. It is for this reason that the actions to be developed by the institution must be reflected in the institutional operational plans and their budget (as indicated in Article 12 of Executive Decree No. 36499).\n\nStep 10. Preparation of the PGAI document\n\nThe institution must capture the PGAI in a document. The basic thematic content for the presentation of the PGAI document is detailed in Annex I11. It is essential that within the PGAI document a summary table is incorporated that will correspond to the synthesis of the environmental management (Action Plan) that the institution will carry out, and that also facilitates conducting subsequent evaluation and follow-up by both the institution and the Technical Evaluation Commission (MINAET - Ministry of Health).\n\n11 Available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html\n\nTable 4 presents a summary with some hypothetical examples. The columns to include in the table are detailed below:\n\n. Reference environmental theme according to the themes incorporated in the Evaluation Protocols12 document and that apply to the institution; for example: air management, water management, energy management, etc.\n\n12 Available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html\n\n. Linked environmental aspect; for example: wastewater generation, water consumption, fuel consumption, solid waste generation, electricity consumption, etc.\n\n. Priority or significance of the environmental aspect: high, medium, low impact.\n\n. Objectives, that is, the environmental aim pursued. They must be clear and verifiable. An environmental aspect can contain one or more environmental objectives.\n\n. Clear, detailed goals, for example: a 15% reduction in electrical energy consumption.\n\n. Estimated timeframe for meeting the proposed goals. For example: achieving the 15% reduction in energy consumption by the end of the second semester of 2012.\n\n. Clear, quantifiable, verifiable indicators, for example: total electrical energy consumption (KWh/month), total water consumption (m3/month).\n\n. Environmental measures to be implemented. The environmental measures can be detailed in this same table or specific protocols can be developed for each environmental aspect and annexed to the document.\n\n. Budget, indicating the cost of the investment required to implement the environmental measures.\n\n. Person responsible within the organization for the application/promotion of the environmental measures.\n\nTable 4: PGAI Summary Table.\n\n| Topic | Environmental Aspect | Priority | Objectives | Environmental Goals | Estimated Timeframe for Compliance | Indicators | Environmental Measures | Budget | Responsible Parties | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Air Management | Emissions from mobile sources | High | Reduce CO2 emissions | Decrease fuel consumption by 30% | January 2014. | -Total fuel consumption (liters of fuel consumed per month) -Fuel consumption per kilometer (liters of fuel consumed per month/total kilometers of the vehicle fleet). | Environmental protocol for the reduction of emissions from mobile sources | $ 2,000 | Head of the Transportation Department | | Water Management | Water consumption | Medium | Reduce water consumption | Decrease in water consumption by 15% | July 2012 | -Total water consumption (m3 of water consumed per month) -Water consumption per employee (m3 of water consumed per month/ number of employees) | Environmental protocol for the reduction of water consumption | $ 1,000 | Head of Maintenance | | Land and Solid Waste Management | Generation of ordinary solid waste | Medium | Separate recoverable ordinary solid waste generated in the institution | Have separation points for recoverable materials in all areas/depts/buildings of the institution | July 2012 | -Percentage of areas/depts./buildings that have separation points for recoverable materials - Kg of separated solid waste (by type of material) per month | Environmental protocol for the separation of ordinary solid waste | $ 1,500 | Environmental management team coordinator | | Energy Management | Electricity consumption | Very high | Reduce electrical energy consumption | Decrease in energy consumption by 20% | January 2013. | -Total electricity consumption (Kwh/month) -Electricity consumption per employee (Kwh/month/number of employees) | Environmental protocol for electricity consumption | $ 3,500 | General Services Dept. |\n\nInstitutions are urged to submit a single PGAI, where they unify the aspects considered by each of the organizations that comprise it, as mentioned in step 4 regarding the inventory of organizations (installations).\n\nEach Institution must prepare a Sworn Statement of Environmental Compliance (Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental, DJCA), which is a document summarizing the main actions the Institution will take to improve its environmental performance and its commitment to C-neutrality. This statement can be used as an internal communication document, promoting environmental awareness among employees and greater participation in the development of the PGAI. The format for preparing the DJCA is presented in point 4 of Anexo 1.\n\nStep 11. Submission of the PGAI document\n\nThe PGAI document must be submitted (in printed and digital form) to the Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA) of MINAET (a Directorate that will act as a single window according to Article 10 of Decreto Ejecutivo No. 36499). The head of the institution must formally submit the PGAI.\n\nNote: This Guide establishes the steps for structuring a PGAI composed, among other sections, of a Diagnosis of the Initial Environmental Situation and its respective Action Plan, where all environmental aspects inherent to the institution's activities are considered. However, institutions have the option of developing a PGAI that is, in turn, divided into different plans, for example: solid waste management plan, water resource management plan, atmospheric emissions management plan, energy efficiency plan, soil management and conservation plan, among others. In this way, each plan incorporates a diagnosis of the initial environmental situation and its respective action plan.\n\n6\\. Review of the PGAI Document\n\nDIGECA will be responsible for digitally forwarding the PGAI to the other departments of MINAET with competencies in the areas of energy efficiency and climate change for their respective review. Once the review process is completed, the CTE will send a response to the institution within a period of 40 calendar days, integrating the criteria issued by each of the parties that make up the CTE. The PGAI review procedure is presented in figure 15.\n\n7\\. Follow-up of the PGAI\n\n7.1 Semiannual progress reports:\n\nAs part of the control mechanisms, each institution must submit a semiannual progress report (starting from the approval of the PGAI and as indicated in Article 13 of Decreto Ejecutivo No. 36499) using the format available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html. The progress reports may be signed by the PGAI coordinator.\n\n7.2 Follow-up visits:\n\nFor their part, the technicians from the units of MINAET and Ministerio de Salud that make up the CTE will coordinate periodic follow-up and guidance visits to the institutions. For this purpose, it is necessary that all documentation prepared as part of the PGAI development process be safeguarded at the institution, as indicated in the following section.\n\n8\\. Control and Registration of Documentation\n\n8.1 Documentation control:\n\nAll documentation prepared as part of the PGAI development and follow-up process must be safeguarded at the site where the organization is located, by the highest-ranking leadership or by the coordinator of the PGAI Commission in the institution.\n\nSaid documentation must be correctly ordered and labeled and, furthermore, duly accessible for review by the authorities, or failing that, by personnel designated by them for its review.\n\n8.2 Documentation registration:\n\nThe registration of information, both consulted and generated during the preparation and execution of the PGAI, is important for following up on its formulation and implementation process. For this reason, all documentation related to the PGAI must be filed in chronological order and safeguarded. It is recommended to register the following information:\n\n1\\. Decreto Ejecutivo 36499- MS-MINAET Reglamento para la Elaboración de los Programas de Gestión Ambiental Institucional.\n\n2\\. This guide.\n\n3\\. The forms, records, and other instruments used to carry out the Initial Environmental Diagnosis of the Institution. Photographs may also be included.\n\n4\\. History of pertinent records of the Inventory of Greenhouse Gas (GEI) Emissions and other documents related to the Energy Efficiency Diagnosis.\n\n5\\. Minutes corresponding to coordination meetings and inspection visits carried out by the Comisión Técnica Evaluadora.\n\n6\\. The different working versions of the PGAI and its final version, as well as the environmental protocols developed, the PGAI summary table, and the Sworn Statement of Environmental Compliance (Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental).\n\n7\\. The information and historical records of water, electrical energy, and fuel consumption, paper use, waste separation (indicating the destination of separated waste), and other records used that support the indicators identified for the follow-up of the PGAI.\n\n8\\. The Progress Reports submitted to DIGECA, including the documents attached to said report.\n\n9\\. All other documents related to the development and implementation of the PGAI.\n\n9\\. Bibliographic References\n\nAstorga, A (2007): Manual de Instrucciones para la Elaboración de Planes de Gestión Ambiental en el Sector Público de Costa Rica. Documento Técnico, Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental, Ministerio de Ambiente y Energía, 104 p.\n\nCEGESTI (2008): Manual para la implementación de Compras Verdes en el sector público de Costa Rica. Documento Técnico. 52 p.\n\nMinisterio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones. (2009): Estrategia Nacional de Cambio Climático. Primera Edición. 109 p. Costa Rica.\n\nLeon, Ricardo. Análisis de los Aspectos Ambientales de una Organización. Curso para responsables y auditores ambientales, Centro Nacional de Producción mas Limpia, Colombia. 56 p.\n\nInquiries and/or suggestions:\n\nInquiries and/or suggestions can be sent to the email address\n\npgai@minaet.go.cr;\n\nor at the following offices:\n\n1\\. Dirección de Gestión de Calidad Ambiental\n\nTelephone: 2257-1839 / 2258-3272\n\nFax: 2258-2820\n\nWebsite: www.digeca.go.cr\n\nLocation: Avenida 18, calles 9 y 9 bis, # 935, costado norte del Liceo de Costa Rica, Plaza González Víquez, San José.\n\n2\\. Dirección de Cambio Climático\n\nTelephone: 2222-7426\n\nFax: 2222-7426\n\nLocation: Avenida 8 y 10, calle 25. Del Edificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E, frente al edificio central del MINAET, San José.\n\n3\\. Dirección de Energía\n\nTelephone: 2257-3662\n\nFax: 2257-2434\n\nLocation: Avenida 8 y 10, calle 25. Del Edificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E, frente a la Iglesia Votivo Corazón de Jesús. Edificio Central del MINAET, 5 piso, San José.\n\n4\\. Unidad de Normalización - Dirección de Regulación de la Salud del Ministerio de Salud.\n\nTelephone 2233-6922\n\nFax: 2555-4512\n\nWebsite: www.ministeriodesalud.go.cr Address: Calle 16, Avenida 6 y 8, San José, Costa Rica\n\n10\\. Glossary\n\nAdaptation: The adjustment of human or natural systems in response to projected or actual climatic stimuli, or their effects, which can moderate harm or exploit beneficial opportunities.\n\nMainstreaming environmental considerations into public administration (Ambientalización de la administración pública):\n\nPromotion of continuous improvement in the environmental quality of public entities, which also includes promoting awareness-raising actions among public officials on issues of improvement in environmental quality.\n\nEnvironment (Ambiente): All the elements that surround human beings: geological elements (rock and minerals); atmospheric system (air); water system (water: surface and underground); edaphological system (soils); biotic elements (living organisms); natural resources, landscape, and cultural resources, as well as the socioeconomic elements that affect human beings and their interrelationships.\n\nSignificant environmental aspect (Aspecto ambiental significativo): For the purposes of this Guide, an environmental aspect shall be understood as that aspect which was considered significant based on the procedures established by the institution.\n\nEnvironmental aspect (Aspecto ambiental): Element arising from an organization's activities, products, or services that has an impact on the environment. For example: consumption of natural resources, handling of hazardous substances, production of emissions and immissions, waste generation, among others.\n\nClimate change (Cambio climático): A change of climate attributed directly or indirectly to human activity that alters the composition of the global atmosphere and which is in addition to natural climate variability observed over comparable time periods (according to the Convención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático).\n\nCarbon neutrality (Carbono neutralidad): Achieved when, through a transparent process of measuring emissions (e), the result of the net calculation of emissions minus internal reductions and/or removals (r), minus compensation (c) equals zero. Expressed as: e - r - c = 0\n\nCO2: Carbon dioxide.\n\nCO2e: Carbon dioxide equivalent, a physical and/or chemical unit or process that removes GEI from the atmosphere.\n\nInstitutional PGAI Commission (Comisión Institucional del PGAI): Commission appointed by the head of the institution, which may be composed of representatives from the environmental, financial, budgetary, planning, occupational health, general services, procurement, vehicle fleet, and communication areas; and which exercises functions in the planning, implementation, evaluation, and continuous improvement of the PGAI.\n\nComisión Técnica Evaluadora: Commission composed of members from the following departments of MINAET: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental, Dirección Sectorial de Energía, and Dirección de Cambio Climático of MINAET; and by the Ministerio de Salud, which is responsible for the review and follow-up of the PGAI.\n\nSustainable purchasing (Compras sustentables): Process through which organizations meet their needs for goods, services, works, and utilities, taking into account social, economic, and environmental aspects in an integrated manner.\n\nGreen purchasing (Compras verdes): Process through which the need of the institution that gives rise to the purchase is satisfied, without neglecting the environmental impact it will cause.\n\nEnergy conservation (Conservación de energía): Term used to define a policy comprising the measures to be taken to ensure the most efficient use of energy resources. Examples include: energy saving, its rational use, the substitution of one form of energy for another, etc.\n\nElectrical consumption (Consumo eléctrico): Quantity of electricity in kWh used to convert it into secondary energy or for the production of useful energy.\n\nEnergy consumption (Consumo energético): Use of energy for its conversion into secondary energy or for the production of useful energy.\n\nSworn Statement of Environmental Compliance (Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental, DJCA): Document summarizing the main actions the institution will take to improve its environmental performance.\n\nEnergy diagnosis (Diagnóstico energético): Conceptualized as the application of a set of techniques that allows determining the degree of efficiency with which energy is used.\n\nDCC: Dirección de Cambio Climático\n\nDIGECA: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental.\n\nDSE: Dirección Sectorial de Energía\n\nGreenhouse effect (Efecto invernadero): The effect generated by gases that trap heat within the Earth's troposphere system.\n\nEnergy efficiency (Eficiencia energética): The ability to achieve the greatest benefits in the final use of energy with the least impact on the environment. It consists of developing strategies and actions to prevent, mitigate, restore, or compensate for the environmental impacts inherent to the institution's activities, improving its environmental performance and simultaneously promoting the strengthening of greater environmental awareness.\n\nEstrategia Nacional de Cambio Climático: Government initiative for the topic of climate change, which seeks to respond to the global problem with a national focus, with strong participation from different actors and sectors.\n\nGEI: Greenhouse gases. An atmospheric component, both natural and anthropogenic, that absorbs and emits radiation at specific wavelengths within the spectrum of infrared radiation emitted by the Earth's surface, the atmosphere, and clouds.\n\nEnvironmental Impact (Impacto Ambiental): The effect that an activity, work, or project, or any of its actions and components has on the environment or its constituent elements.\n\nPublic institutions (Instituciones públicas): Ministries, autonomous or semi-autonomous institutions, regional offices, municipalities, and all those offices or installations where Costa Rican State officials work.\n\nGEI Emissions Inventory (Inventario de Emisiones de GEI): GEI sources, GEI sinks, GEI emissions, and removals of an organization.\n\nISO: International Organization for Standardization (ISO), a Geneva-based body, born after the Second World War and constituted by more than 100 member groups or countries. Its main function is to seek the standardization of product and safety norms for companies or organizations at the international level.\n\nBiodegradable materials (Materiales biodegradables): Material that can be decomposed fairly rapidly by living organisms, the most important of which are aerobic bacteria.\n\nRecyclable materials (Materiales reciclables): Parts of an item that can still be used or processed in order to obtain the same product or item, or a different one, despite having reached the end of its useful life.\n\nReusable materials (Materiales reutilizables): Materials that have already fulfilled the function for which they were created, and can therefore be used again for their usual functions or for other ones.\n\nRecoverable materials (Materiales valorizables): Those recovered from the ordinary waste stream in order to give them value through their use in certain production processes or in energy recovery.\n\nAll of this with the aim of protecting health and the environment.\n\nContinuous improvement methodology (Metodología de mejora continua): A methodology consisting of four structured steps (plan, do, check, act), following the concept of a continuous improvement cycle.\n\nMetrics (Métrica): Process through which a set of measurable, reportable, and verifiable indicators and data must be available, as a follow-up and control mechanism.\n\nMS: Ministerio de Salud\n\nMINAET: Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.\n\nMitigation (Mitigación): Anthropogenic intervention to reduce sources or enhance sinks of greenhouse gases.\n\nISO Standards (Normas ISO): International standards that relate to the environmental management of organizations. Their basic objective is to promote the standardization of ways of producing and providing services that protect the environment, minimizing the harmful effects that organizational activities may cause.\n\nPrograma de Gestión Ambiental Institucional (PGAI): A PGAI is a planning instrument based on the methodological principles of an Environmental Management System. It starts from an environmental diagnosis of the institution's activities, considering all environmental aspects inherent to the organization, including those related to energy efficiency, waste, and climate change, among other environmental aspects. Based on this diagnosis, prevention, mitigation, compensation, or restoration measures for environmental impacts are prioritized, established, and implemented, whether in the short, medium, or long term.\n\nMaintenance program (Programa de mantenimiento): Maintenance is understood as the action or set of actions aimed at conserving, preserving, or improving equipment, infrastructure, and installations, without adding additional value to them.\n\nFixed combustion systems (Sistemas de combustión fija): Fixed combustion systems shall be understood as installations or equipment that use fuels producing waste gases, belonging to industrial, commercial, or public premises, with capacities exceeding 25 liters per hour of any petroleum derivative or one gigajoule per hour of any other fuel.\n\nEnvironmental Management System (Sistema de Gestión Ambiental): A cyclical process of planning, implementing, reviewing, and improving the procedures and actions carried out by an organization to perform its activity, guaranteeing the fulfillment of its environmental objectives.\n\nSinks (Sumideros): A physical and/or chemical unit or process that removes GEI from the atmosphere.\n\nTroposphere (Tropósfera): The lowest and most important layer for the environment and human beings. Almost all meteorological events and climate manifestations develop within it. Its thickness varies from about 9 km at the poles to about 18 km at the Equator. In this layer, the temperature drops by about 6.5°C for each km of altitude. (taken from \"Políticas de cambio climático en Costa Rica, integrando esfuerzos para asumir los retos, UNED, 2010)\n\n11\\. Anexo I: Basic thematic content for the presentation of the Programa de Gestión Ambiental Institucional document\n\n1\\. Cover Page:\n\nDescribing:\n\n.\nName of the institution\n\n.\nName of the document\n\n.\nLogos\n\n.\nDate of preparation\n\n.\nPersons/department/commission that prepared the document.\n\n2\\. Table of Contents\n\nThis will be the thematic content of the document.\n\n3\\. Introduction\n\nIn this section, the institution is required to provide general information; therefore, the following must be indicated:\n\n3.1 Institution background: Detail the vision and mission of the institution and provide a summary of the activities carried out.\n\n3.2 Organization chart of the institution: Each organization of the public institution must be visualized in this diagram.\n\n3.3 Composition of the Institutional PGAI Commission (Comisión Institucional del PGAI): The following table must be included:\n\nTable No. 1 General Data of the Institution\n\nand the Institutional Commission\n\n| Data of the institution | | | | --- | --- | --- | | Institution: | | | | Website: | | | | Institutional email: | | | | Central office address: | | | | Central office telephone(s): | | | | Working hours: | | | | Number of buildings: | | | | Number of employees: | | | | | Data of the highest authority | | | | Name: | | | | Email: | | | | Telephone(s): | | | | Fax: | | | | Postal address: | | | | Institutional Commission Data of the PGAI coordinator | | | | Name: | | | | Email: | | | | Telephone: | | | | Fax: | | | | Postal address: | | | | Representatives of the Institutional Commission13 | | | | (name, position, and email) | | | | 13 The indicated areas are suggested areas. Each institution will appoint the Institutional Commission according to its structure, seeking the broadest representation of areas / departments / directorates it considers strategic for the implementation of the PGAI. | | | | Environmental | | | | Financial | | | | Budget | | | | Planning | | | | General Services | | | | Procurement | | | | Vehicle fleet | | | | Communication | | | | Other designated officials | | | | (name, position, and email) | |\n\n4\\. Sworn Statement of Institutional Environmental Compliance (Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental Institucional, DJCAI):\n\nA Sworn Statement of Environmental Compliance must be completed, which must be signed by the highest authority of the institution. In this statement, the head commits to complying with the stipulations of the PGAI. The DJCA must include the environmental policy (environmental vision and mission, main environmental guidelines, and commitment to C-neutrality).\n\nTable No. 2\n\n| The undersigned ..., in my capacity as.. (Minister, Executive Director, Mayor, etc.) of..(name of the Ministry, Institution, | | | --- | --- | | Municipality, etc.) according to appointment made by .. (agreement, resolution, etc.) number., with legal ID number | | | ..., I commit to fulfilling the commitments acquired in this document \"Programa de Gestión Ambiental | | | Institucional\" and with what is consigned in Decreto Ejecutivo Número 36499-S-MINAET \"Reglamento para la Elaboración de Programas | | | de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica\". | | | . | | | Air Management (Climate Change) | . | | Water Management | . | | Land and Solid Waste Management | . | | Energy Management | . | | Acquisition of goods (sustainable purchasing) | . | | . | . | | Signature of the highest authority | | | Note: The institution's seal must be affixed | |\n\n5\\. Initial Environmental Diagnosis.\n\nThe table called \"Synthesis of the Initial Environmental Diagnosis,\" which corresponds to table 2 of this Guide (see step 5.4, section 5.2.), must be provided.\n\n6\\. Scope of the PGAI\n\nThe PGAI document must clearly state the organizations (buildings) that will be considered within the PGAI. For this purpose, it is suggested to include an organization chart of the institution indicating the areas/departments/directorates where the PGAI will be applied.\n\nSimilarly, the criteria adopted for defining the scope of the PGAI must be included.\n\n7\\. Specific diagnoses: Energy Efficiency Diagnosis and Inventory of Greenhouse Gas Emissions.\n\nRecord the following specific diagnoses in this section:\n\n.\nEnergy Efficiency Diagnosis (Diagnóstico en Eficiencia Energética)\n\n.\nInventory of Greenhouse Gas Emissions (Inventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero)\n\nThese diagnoses must be carried out in the organizations (buildings) considered within the scope of the PGAI.\n\nIn the event that the Energy Efficiency Diagnosis and the Inventory of Greenhouse Gas Emissions cannot be prepared during the PGAI formulation process, their development must be included as part of the environmental measures to be developed by the institution during the PGAI Implementation process.\n\n8\\. PGAI Action Plan:\n\nThe established actions will be arranged in a matrix form that will constitute the summary or synthesis of the PGAI. The matrix to be included in this section will correspond to table 4 of this Guide (see step 10 of section 5.2).\n\nThe criteria considered for defining the estimated timeframes for complying with the environmental goals must be indicated in this section.\n\n9\\. Pending tasks for environmental improvement\n\nThis section applies when tasks are left pending due to various constraints (time, resources, among others) and/or are to be considered in the next phase and are expected to be included in future PGAI.\n\n10\\. Annexes\n\nThe following must be attached:\n\na) The results of the rating for each environmental aspect (if the methodology established in the document Protocolos de Evaluación available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html was adopted).\n\nb) The Record Sheets for consumption of electrical energy, fuels, water, paper, and solid waste separation (available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/PGA- hojasregistro.html)14.\n\n14 Records from at least the last six months must be included.\n\nc) Any other documentation deemed necessary.\n\nSan José, Costa Rica 2011" }