{ "id": "norm-71151", "citation": "Decreto 37", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento para la asignación, uso, custodia y conservación de los teléfonos celulares del MINAET", "title_en": "Regulation for Assignment, Use, Custody, and Conservation of MINAET Cell Phones", "summary_es": "Este reglamento ministerial, Decreto 37 del MINAET (DAJ-REGLAMENTO-37-2011), establece las normas internas para regular la asignación, uso, custodia y conservación de los teléfonos celulares propiedad del Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones. Define quiénes tienen derecho pleno a un celular (Ministro, Viceministros, Oficial Mayor) y el procedimiento de autorización expresa para otros funcionarios, sujeto a principios de razonabilidad. Detalla las responsabilidades exclusivas del funcionario sobre el equipo, incluyendo pérdida o daño, y los procedimientos administrativos para reportar incidentes, deducción de salarios por reposición, y límites de tarifas mensuales según tipo de cargo. Incluye la obligación de devolver el celular al cesar funciones o en ausencias largas, y prevé sanciones disciplinarias, civiles y penales por incumplimiento. El SINAC maneja sus celulares de forma independiente por tener personería jurídica instrumental y presupuesto propio.", "summary_en": "This ministerial regulation, Decree 37 of MINAET (DAJ-REGLAMENTO-37-2011), establishes the internal rules for the assignment, use, custody, and conservation of cell phones owned by the Ministry of Environment, Energy, and Telecommunications. It defines which officials are fully entitled to a cell phone (Minister, Vice Ministers, Chief Clerk) and the express authorization procedure for other officials, subject to reasonableness principles. It details the official's exclusive responsibilities for the device, including loss or damage, and the administrative procedures for incident reporting, salary deductions for replacement, and monthly tariff limits based on position type. It includes the obligation to return the phone upon leaving the ministry or during extended absences, and provides for disciplinary, civil, and criminal sanctions for non-compliance. SINAC manages its own cell phones independently due to its instrumental legal status and separate budget.", "court_or_agency": "", "date": "25/08/2011", "year": "2011", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "MINAET", "SINAC", "Oficialía Mayor", "Proveeduría Institucional", "debido proceso", "tarifas básicas del ICE", "apercibimiento", "denuncia penal" ], "concept_anchors": [ { "article": "Artículos 25, 27, 28 y 103", "law": "Ley General de la Administración Pública N° 6227" }, { "article": "Artículo 30 y siguientes", "law": "Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito N° 8422" }, { "article": "Artículo 140, incisos 3), 18) y 20)", "law": "Constitución Política" } ], "keywords_es": [ "teléfono celular", "MINAET", "Reglamento uso celulares", "custodia", "tarifas", "Decreto 37", "SINAC", "asignación", "responsabilidad administrativa", "Proveeduría Institucional" ], "keywords_en": [ "cell phone", "MINAET", "cell phone use regulation", "custody", "tariffs", "Decree 37", "SINAC", "assignment", "administrative responsibility", "Institutional Procurement" ], "excerpt_es": "Artículo 4º-Responsabilidad de la custodia y la conservación. Los funcionarios a quienes se les asigna teléfono celular, tienen responsabilidad exclusiva sobre su custodia, uso y la conservación, así como de sus respectivos accesorios como baterías, cargadores, estuches, chips, entre otros. El funcionario será responsable en caso de extravío, robo o hurto y en los casos de deterioro o desperfecto cuando se compruebe, de conformidad con el procedimiento establecido por la Ley, que no obedece a su uso normal y cuidadoso. En tal sentido, deberán responder reintegrando el costo del aparato o del accesorio. De previo a esa obligación se garantizará el debido proceso. Es obligación del usuario a quien se le ha asignado el servicio celular comunicar por escrito a la Unidad de Administración de Bienes de la Proveeduría Institucional, a más tardar al día siguiente del incidente, el deterioro o desperfecto del bien así como el extravío, robo o hurto, para este último caso deberá interponer la respectiva denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial,  de lo cual deberá presentar copia ante la Unidad de Administración de Bienes de la Proveeduría Institucional así como ante el Departamento de Servicios Generales, el cual, a su vez comunicará el caso a la Oficialía Mayor con copia a la Dirección Financiera Contable del Ministerio, con el propósito de suspender el pago del servicio denunciado.", "excerpt_en": "Article 4—Responsibility for custody and conservation. Officials to whom a cell phone is assigned bear exclusive responsibility for its custody, use, and conservation, as well as for its respective accessories such as batteries, chargers, cases, chips, among others. The official shall be responsible in case of loss, theft, or robbery and in cases of deterioration or damage when it is proven, in accordance with the procedure established by Law, that it does not result from normal and careful use. In that regard, they must respond by reimbursing the cost of the device or accessory. Prior to that obligation, due process shall be guaranteed. It is the obligation of the user to whom the cellular service has been assigned to notify in writing the Asset Administration Unit of the Institutional Procurement Office, no later than the day after the incident, of the deterioration or damage to the asset as well as its loss, theft, or robbery; for the latter case, the corresponding complaint must be filed with the Judicial Investigation Agency, a copy of which must be submitted to the Asset Administration Unit of the Institutional Procurement Office as well as to the General Services Department, which in turn will report the case to the Chief Clerk's Office with a copy to the Financial Accounting Directorate of the Ministry, in order to suspend payment for the reported service.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "Establishes the mandatory rules for the assignment, use, custody, and conservation of cell phones of the Ministry of Environment, Energy, and Telecommunications, defining responsibilities, tariff limits, reporting procedures, and sanctions for officials.", "summary_es": "Establece las normas obligatorias para la asignación, uso, custodia y conservación de los teléfonos celulares del Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, definiendo responsabilidades, límites de tarifas, procedimientos de reporte y sanciones para los funcionarios." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 4", "quote_en": "Officials to whom a cell phone is assigned bear exclusive responsibility for its custody, use, and conservation.", "quote_es": "Los funcionarios a quienes se les asigna teléfono celular, tienen responsabilidad exclusiva sobre su custodia, uso y la conservación." }, { "context": "Artículo 13", "quote_en": "The assignment of cell phone use does not create rights for the official, shall not be considered part of salary, nor be taken as a personal attribute or benefit.", "quote_es": "La asignación del uso del teléfono celular no crea derechos a favor del funcionario, no se considerará parte del salario, ni se tomará como atribución o beneficio personal." }, { "context": "Artículo 9", "quote_en": "The transfer or loan of cell phones from one person to another is strictly prohibited without the respective authorization of the Minister or Vice Ministers.", "quote_es": "Queda terminantemente prohibido el trasiego o préstamo de teléfonos celulares, de una persona a otra, sin la respectiva autorización del Ministro o Viceministros (as)." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [ { "target_id": "norm-13231", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley General de la Administración Pública N° 6227 Artículos 25, 27, 28 y 103" }, { "target_id": "norm-53738", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito N° 8422 Artículo 30 y siguientes" } ], "external": [] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=71151&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": null, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 37\n\n Reglamento para la asignación, uso, custodia, y conservación de los\nteléfonos celulares del Ministerio del Ambiente, Energía y Telecomunicaciones\n\nTexto Completo acta: E0FDE\n\n AMBIENTE, ENERGÍA Y\nTELECOMUNICACIONES\n\n DAJ-REGLAMENTO-37-2011\n\n EL\nMINISTRO DE AMBIENTE, ENERGÍA\n\n Y\nTELECOMUNICACIONES\n\n         En uso de las facultades que les confieren los incisos 3), 18) y 20) del artículo 140 de\nla Constitución Política; y con fundamento en los artículos 25, 27, 28 y 103 de la Ley General de la\nAdministración Pública, Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978;  el artículo 30 siguientes y concordantes\nde la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Nº 8422 del 6 de\noctubre del 2004, la Convención Interamericana Contra la Corrupción, Ley Nº 7670 del 17 de abril de\n1997, Ley General de Control Interno, Nº 8292 del 4 de setiembre del 2002, y;\n\nConsiderando:\n\n         1º-Que es necesario establecer normas claras y\nprecisas para regular la asignación, uso, custodia y conservación de los\nteléfonos celulares que el Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones\nproporcione o facilite a sus servidores, para el mejor desempeño de sus\nfunciones, tareas y actividades, en beneficio de los usuarios de sus servicios.\n\n        \n 2º-Que\nigualmente, es necesario reglamentar de manera precisa las obligaciones y\nresponsabilidades de quienes usan dichos instrumentos.\n\n        \n 3º-Que\nconforme lo establece el artículo 30 siguientes y concordantes de la Ley Contra\nla Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422 y la\nConvención Interamericana Contra la Corrupción Ley Nº 7670 del 17 de abril de\n1997, el funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la\nsatisfacción del interés público, así como administrar los recursos públicos\ncon apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia,\nrindiendo cuentas satisfactoriamente.\n\n        \n 4º-Que\nla Administración Activa debe llevar a cabo una serie de controles internos\npara proporcionar seguridad en la protección y conservación del patrimonio\npúblico contra cualquier pérdida, uso indebido, irregularidad o acto ilegal,\nexigir confiabilidad y oportunidad de la información, garantizar eficiencia y\neficacia en las operaciones y cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.\nAsimismo, se deben realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo\nfuncionamiento. Por tanto,\n\n DECRETA:\n\n REGLAMENTO\nPARA LA ASIGNACIÓN, USO, CUSTODIA Y\n\n CONSERVACIÓN\nDE LOS TELÉFONOS CELULARES DEL\n\n MINISTERIO\nDE AMBIENTE, ENERGÍA \n\n Y\nTELECOMUNICACIONES\n\n CAPÍTULO\nI\n\n Disposiciones\ngenerales\n\n         Artículo 1º-El presente Reglamento establece\ndisposiciones de acatamiento obligatorio para la asignación, uso, custodia y\nconservación de los teléfonos celulares adquiridos por el Ministerio de\nAmbiente, Energía y Telecomunicaciones, en adelante MINAET. El uso de este\nsistema de comunicación en la forma en que se regula en este Reglamento, será\nexclusivo para el funcionario al que se le asigne un teléfono celular adquirido\npor el MINAET, de manera que le permita atender y realizar llamadas relativas\nal cumplimiento de las funciones, tareas y actividades propias de su cargo.\n\n   \n      El Sistema Nacional de Áreas de Conservación\n regulará la materia de asignación, uso y custodia de celulares y sus\n tarifas de forma independiente por contar con personería jurídica\n instrumental y tener un presupuesto ordinario asignado para atender esta\n gestión administrativa.\n\n  \n\n (Así\n adicionado el párrafo anterior por el artículo 1° de la resolución R-670-2011 del\n 6 de diciembre del 2011)\n\n        Artículo 2º-Para efectos de este Reglamento se entiende por:\n\nDirector de Programa\nPresupuestario: Director de un programa presupuestario del MINAET.\n\nFuncionario\nresponsable: Persona física nombrada en propiedad o interina por\nel Ministerio, o persona contratada para prestar sus servicios al MINAET, y que\npara el cumplimiento de sus funciones se le ha asignado un teléfono celular.\n\nLey: Ley\nGeneral de la Administración Pública.\n\nMinisterio:\nMinisterio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET).\n\nMinistro:\nMinistro de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.\n\nProveeduría\nInstitucional. Proveeduría del Ministro de Ambiente, Energía y\nTelecomunicaciones.\n\nReglamento:\nReglamento para el Uso, Custodia y Conservación de los Teléfonos Celulares del\nMinisterio.\n\nServicio celular: Se\ncompone del aparato telefónico con línea activa provista por el proveedor del\nservicio, pero asignada al MINAET.\n\nTeléfono celular:\nAparato celular de emisión y recepción telefónica y sus accesorios.\n\n CAPÍTULO\nII\n\nDe la\nasignación del teléfono celular\n\n       \nArtículo 3º-Funcionarios (as) a quienes se\nles asigna teléfono celular. Se encuentran facultados de pleno derecho para\nutilizar teléfonos celulares, que pertenezcan al Ministerio, en virtud de sus\ncargos: el Ministro, los Viceministros y el Oficial Mayor.\n\n       \nSi por\nmotivo de sus funciones, cualquier otro (a) funcionario (a), requiere contar\ncon un teléfono celular del Ministerio, deberá ser autorizado expresamente por\nel Ministro, o Viceministros, indicando las razones de necesidad ministerial\nque sustentan la asignación del activo.\n\n       \nLa\nasignación y uso de los teléfonos celulares se debe sujetar a los principios de\nrazonabilidad, racionalidad y, en general, a las prácticas generales de sana\nadministración de los recursos públicos.\n\nCAPÍTULO\nIII\n\n Responsabilidades\n\n       \nArtículo 4º-Responsabilidad de la custodia\ny la conservación. Los funcionarios a quienes se les asigna teléfono\ncelular, tienen responsabilidad exclusiva sobre su custodia, uso y la\nconservación, así como de sus respectivos accesorios como baterías, cargadores,\nestuches, chips, entre otros. \n\n       \nEl\nfuncionario será responsable en caso de extravío, robo o hurto y en los casos\nde deterioro o desperfecto cuando se compruebe, de conformidad con el\nprocedimiento establecido por la Ley, que no obedece a su uso normal y\ncuidadoso. En tal sentido, deberán responder reintegrando el costo del aparato\no del accesorio. De previo a esa obligación se garantizará el debido proceso. \n\n       \nEs\nobligación del usuario a quien se le ha asignado el servicio celular comunicar\npor escrito a la Unidad de Administración de Bienes de la Proveeduría\nInstitucional, a más tardar al día siguiente del incidente, el deterioro o\ndesperfecto del bien así como el extravío, robo o hurto, para este último caso\ndeberá interponer la respectiva denuncia ante el Organismo de Investigación\nJudicial,  de lo cual deberá presentar\ncopia ante la Unidad de Administración de Bienes de la Proveeduría\nInstitucional así como ante el Departamento de Servicios Generales, el cual, a\nsu vez comunicará el caso a la Oficialía Mayor con copia a la Dirección\nFinanciera Contable del Ministerio, con el propósito de suspender el pago del\nservicio denunciado.\n\nArtículo\n5º-Responsabilidades del funcionario usuario del servicio. En caso de\ndeterminarse, previo procedimiento, que el funcionario es el responsable por el\nextravío, robo, hurto o daño, del teléfono celular propiedad del Ministerio; se\nle deducirá de su salario el valor del aparato y/o accesorios.\n\nArtículo\n6º-Control y Registro de teléfonos asignados. La Proveeduría\nInstitucional, mediante la Unidad Administración de Bienes deberá llevar un\nregistro actualizado de los teléfonos celulares asignados y los respectivos\naccesorios. En dicho registro se consignará: Solicitud inicial de asignación,\nnúmero de teléfono asignado, número de patrimonio del bien, nombre, número de\ncédula y el cargo del funcionario (a) a quien se le autorizó el uso de un\nteléfono celular, la fecha de asignación del teléfono celular y demás cambios y\ndatos que resulten pertinentes, tales como cambio del número de celular, cambio\nde tecnología, suspensión temporal del servicio por pérdida, robo u otro.\n\n       \nEste\ndocumento de asignación del bien, emitido y consignado en la Unidad\nAdministración de Bienes, deberá ser avalado por el Director del Programa\nPresupuestario correspondiente, quien lo suscribirá conjuntamente con el\nfuncionario al cual se le asignó el teléfono celular.\n\n       \nTodo\ncambio en los datos anteriormente señalados, deberá ser reportado por el\nfuncionario responsable del bien asignado, a la Proveeduría Institucional. De\nigual forma se deberá rendir informe ante la Unidad Administración de Bienes de\nla Proveeduría Institucional, cada vez que se presente cualquier movimiento\nrelativo a alguno de los celulares ya sea nuevo o asignado.\n\nArtículo\n7º-Registro de pago de servicios telefónicos celulares. El Departamento\nde Servicios Generales, como responsable del control del pago de los servicios\npúblicos, deberá llevar un registro en el que consigne lo siguiente: Detalle\nactualizado e histórico del gasto mensual de los teléfonos celulares asignados\na los diferentes funcionarios del MINAET. \n\n       \nEl\nDepartamento de Servicios Generales realizará mensualmente un análisis del\ncomportamiento del pago de teléfonos celulares a efectos de informar en ese\nperiodo a la Oficialía Mayor para que dicha instancia proceda con lo\ncorrespondiente.\n\nArtículo\n8º-Trámites administrativos. La Oficialía Mayor será responsable del\ntrámite administrativo ante el Instituto Costarricense de Electricidad o ante\nlos nuevos operadores que en el futuro se designen, el cual comprenderá la\nactivación y cese de los servicios celulares, información que será remitida al\nDepartamento de Servicios Generales para la correspondiente previsión\npresupuestaria.\n\nArtículo\n9º-Uso exclusivo. El teléfono celular es de uso exclusivo del\nfuncionario(a) a quien se le asignó, para atender y realizar llamadas relativas\nal cumplimiento de las funciones, tareas y actividades propias de su cargo. En\nconsecuencia, queda terminantemente prohibido el trasiego o préstamo de\nteléfonos celulares, de una persona a otra, sin la respectiva autorización del\nMinistro o Viceministros (as).\n\nArtículo\n10.-Restricciones de asignación. A excepción del Ministro y\nViceministros, ningún(a) funcionario(a) podrá tener asignado más de un teléfono\ncelular.\n\n Artículo\n 11.-Tarifa\n telefónica, planes de financiamiento y sistema roaming a reconocer por\n el Ministerio. La tarifa telefónica que se reconocerá incluye las\n llamadas telefónicas, el uso de Internet y de mensajería de\n texto.   Para el caso de\n los planes telefónicos que incluyan el financiamiento del teléfono\n celular, se excluirá de la tarifa telefónica el costo mensual del\n aparato. El uso del sistema roaming será autorizado por el Jerarca\n Ministerial, con una tarifa máxima mensual del equivalente a veinte\n tarifas básicas telefónicas por este servicio, adicional a la tarifa\n telefónica que se reconoce por el uso ordinario.\n\n (Así\n reformado el párrafo anterior por el artículo 2° de la resolución\n R-670-2011 del 6 de diciembre del 2011) \n\n    \n Con\nrespecto a la tarifa telefónica cuyo pago reconocerá el Ministerio de Ambiente,\nEnergía y Telecomunicaciones, a otros funcionarios (as) que se les asigne\ncelular, se regirá por la siguiente tabla:\n\n| TIPO PUESTO | TARIFAS BÁSICAS MENSUALES | | --- | --- | | Directores, Auditor, Sub-Auditor, | 5\ntarifas básicas mensuales del Instituto Costarricense de Electricidad | | Asesores del Despacho del\nMinistro y Viceministros | 5 tarifas básicas mensuales del Instituto Costarricense de Electricidad |\n| Choferes de Despachos Ministeriales | 3 tarifas básicas mensuales del Instituto Costarricense de\nElectricidad | | Otros funcionarios | 1 tarifa básica mensual del Instituto Costarricense de\nElectricidad |\n\n        \nCuando el Instituto Costarricense de\nElectricidad reporte un exceso en el cobro de la factura por el servicio de\ntelefonía celular en los términos de este artículo, la Dirección Financiera- Contable\ndel Ministerio se lo comunicará al funcionario y remitirá nota a la Oficialía\nMayor y a la Dirección de Recursos Humanos para la deducción correspondiente\npor medio de planilla, el cual aplicará el procedimiento establecido para\nefectuar deducciones salariales. El funcionario también podrá optar por el\nreintegro del exceso indicado, por medio de entero bancario a favor del MINAET,\npara lo cual tendrán un plazo de 5 días hábiles, a partir de la comunicación\nhecha por la Dirección Financiero-Contable. Del pago efectuado se deberá\nremitir copia a la Dirección Financiero-Contable y a la Dirección de Recursos\nHumanos.\n\n        \nEn caso\nde no cumplir con el reintegro en el plazo establecido, la Dirección\nFinanciero-Contable remitirá el informe correspondiente a la Dirección de\nRecursos Humanos, para el rebajo correspondiente por medio del sistema de\nplanilla y se le aplicará las sanciones establecidas.\n\nArtículo\n12.-Obligación de entregar el teléfono. El funcionario (a) que vaya a dejar\nde laborar para el Ministerio o se vaya a trasladar a otra institución,\nministerio u órgano, público o privado, en forma temporal o definitiva y que\ntenga asignado un teléfono celular, deberá devolverlo por escrito a la Oficialía\nMayor, en el plazo máximo de dos días hábiles, antes de su retiro o traslado,\nen perfecto estado de conservación. En caso contrario se le apercibirá por una\nvez y de persistir la negativa será denunciado judicialmente.\n\n  \n     Cuando se trate de vacaciones, permisos con goce de\nsalario, incapacidades, licencias, o cualquier otra ausencia en la que el\nfuncionario (a) deje de ejercer su cargo por un período mayor a veintidós días\nnaturales, este deberá devolver el equipo telefónico inmediatamente a la\nOficialía Mayor, la cual será responsable de su custodia temporal y su\nposterior remisión a la Unidad de Bienes Patrimoniales.\n\n  \n     La Dirección de Recursos Humanos informará a la\nProveeduría Institucional sobre todo movimiento de personal que tuviere\nconocimiento, para los efectos de lograr la más eficiente ejecución de lo\ndispuesto en los párrafos anteriores.\n\n    Artículo 13.-Designación o\nretiro del uso del teléfono celular. La asignación del uso del teléfono\ncelular no crea derechos a favor del funcionario, no se considerará parte del\nsalario, ni se tomará como atribución o beneficio personal. En consecuencia,\nel Ministro o Viceministros pueden revocar la designación del funcionario al\ncual se le asignó el servicio del teléfono celular en cualquier momento, sea\npor desaparición de la necesidad ministerial, por incumplimiento a las\ndisposiciones de este Reglamento, por limitaciones presupuestarias o por\ncualquier otra razón que discrecionalmente así lo determine.\n\n     Artículo 14.-Sanciones. El incumplimiento de\nlas disposiciones contenidas en este Reglamento facultará a la Administración\nde tener al servidor como infractor, por lo cual será responsable y se le\nacreditará de las medidas disciplinarias, civiles y penales correspondientes,\nsin perjuicio de cualquier otro tipo de responsabilidades que, conforme al\nordenamiento jurídico, le sean aplicables; entre ellas, la Ley de Control\nInterno, La Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito y su\nReglamento.\n\nArtículo\n15.-Vigencia. Este Reglamento rige a partir de su publicación en el\nDiario Oficial La Gaceta.\n\n       \nSan José, a las ocho horas del veinticinco de agosto del dos mil once.-", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Full Text of Norm 37\n\n Regulations for the assignment, use, custody, and conservation of the\ncellular telephones of the Ministry of Environment, Energy and Telecommunications\n\nFull Text record: E0FDE\n\n ENVIRONMENT, ENERGY AND\nTELECOMMUNICATIONS\n\n DAJ-REGLAMENTO-37-2011\n\n THE\nMINISTER OF ENVIRONMENT, ENERGY\n\n AND\nTELECOMMUNICATIONS\n\n         In exercise of the powers conferred by subsections 3), 18) and 20) of Article 140 of\nthe Political Constitution; and based on Articles 25, 27, 28 and 103 of the Ley General de la\nAdministración Pública, Law No. 6227 of May 2, 1978; Article 30 et seq. and concordant articles\nof the Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, No. 8422 of October 6,\n2004, the Inter-American Convention Against Corruption, Law No. 7670 of April 17,\n1997, the Ley General de Control Interno, No. 8292 of September 4, 2002, and;\n\nConsiderando:\n\n         1º-That it is necessary to establish clear and\nprecise rules to regulate the assignment, use, custody and conservation of the\ncellular telephones that the Ministry of Environment, Energy and Telecommunications\nprovides or facilitates to its servants, for the better performance of their\nfunctions, tasks and activities, for the benefit of the users of its services.\n\n        \n 2º-That\nlikewise, it is necessary to precisely regulate the obligations and\nresponsibilities of those who use said instruments.\n\n        \n 3º-That\nas established in Article 30 et seq. and concordant articles of the Ley Contra\nla Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública No. 8422 and the\nInter-American Convention Against Corruption Law No. 7670 of April 17,\n1997, the public official shall be obligated to orient their management towards the\nsatisfaction of the public interest, as well as to administer public resources\nin adherence to the principles of legality, effectiveness, economy and efficiency,\nrendering accounts satisfactorily.\n\n        \n 4º-That\nthe Active Administration must carry out a series of internal controls\nto provide security in the protection and conservation of public\nassets against any loss, misuse, irregularity or illegal act,\ndemand reliability and timeliness of information, guarantee efficiency and\neffectiveness in operations and comply with the legal and technical framework.\nLikewise, the necessary actions must be taken to guarantee their effective\nfunctioning. Por tanto,\n\n DECREES:\n\n REGULATIONS\nFOR THE ASSIGNMENT, USE, CUSTODY AND\n\n CONSERVATION\nOF THE CELLULAR TELEPHONES OF THE\n\n MINISTRY\nOF ENVIRONMENT, ENERGY \n\n AND\nTELECOMMUNICATIONS\n\n CHAPTER\nI\n\n General\nProvisions\n\n         Article 1º-These Regulations establish\nprovisions of mandatory compliance for the assignment, use, custody and\nconservation of the cellular telephones acquired by the Ministry of\nEnvironment, Energy and Telecommunications, hereinafter MINAET. The use of this\ncommunication system in the manner regulated in these Regulations shall be\nexclusive to the official to whom a cellular telephone acquired by\nthe MINAET is assigned, in such a way as to allow them to make and receive calls related\nto the fulfillment of the functions, tasks and activities inherent to their position.\n\n   \n      The Sistema Nacional de Áreas de Conservación\n shall independently regulate the matter of assignment, use and custody of cellular phones and their\n rates, because it has instrumental legal personality and has an ordinary budget assigned to handle this\n administrative management.\n\n  \n\n (The\n preceding paragraph is thus added by Article 1° of resolution R-670-2011 of\n December 6, 2011)\n\n        Article 2º-For the purposes of these Regulations, the following definitions apply:\n\nDirector de Programa\nPresupuestario: Director of a budget program of MINAET.\n\nResponsible\nOfficial: Natural person appointed permanently or on an interim basis by\nthe Ministry, or a person contracted to provide their services to MINAET, and to whom\na cellular telephone has been assigned for the fulfillment of their functions.\n\nLey: Ley\nGeneral de la Administración Pública.\n\nMinistry:\nMinistry of Environment, Energy and Telecommunications (MINAET).\n\nMinister:\nMinister of Environment, Energy and Telecommunications.\n\nProveeduría\nInstitucional: Procurement Office of the Minister of Environment, Energy and\nTelecommunications.\n\nRegulations:\nRegulations for the Use, Custody and Conservation of the Cellular Telephones of the\nMinistry.\n\nCellular service: Comprises\nthe telephone device with an active line provided by the service\nprovider, but assigned to MINAET.\n\nCellular telephone:\nCellular device for telephone transmission and reception and its accessories.\n\n CHAPTER\nII\n\nOn the\nassignment of the cellular telephone\n\n       \nArticle 3º-Officials to whom\na cellular telephone is assigned. The following are fully entitled to\nuse cellular telephones, belonging to the Ministry, by virtue of their\npositions: the Minister, the Vice-Ministers and the Oficial Mayor.\n\n       \nIf by\nreason of their functions, any other official requires having\na Ministry cellular telephone, they must be expressly authorized by\nthe Minister, or Vice-Ministers, indicating the reasons of ministerial necessity\nthat support the assignment of the asset.\n\n       \nThe\nassignment and use of cellular telephones must adhere to the principles of\nreasonableness, rationality, and, in general, to the general practices of sound\nadministration of public resources.\n\nCHAPTER\nIII\n\n Responsibilities\n\n       \nArticle 4º-Responsibility for custody\nand conservation. Officials assigned a cellular\ntelephone have exclusive responsibility for its custody, use and\nconservation, as well as for its respective accessories such as batteries, chargers,\ncases, chips, among others. \n\n       \nThe\nofficial shall be responsible in case of loss, theft or larceny and in cases\nof deterioration or damage when it is verified, in accordance with the\nprocedure established by the Ley, that it does not result from its normal and\ncareful use. In such a case, they must respond by reimbursing the cost of the device\nor accessory. Prior to that obligation, due process shall be guaranteed. \n\n       \nIt is the\nobligation of the user assigned the cellular service to communicate\nin writing to the Unidad de Administración de Bienes of the Proveeduría\nInstitucional, no later than the day following the incident, the deterioration or\ndamage of the property as well as the loss, theft or larceny; for this last case,\nthey must file the respective complaint before the Organismo de Investigación\nJudicial, a copy of which must be presented to the Unidad de Administración de Bienes of the Proveeduría\nInstitucional as well as to the Departamento de Servicios Generales, which, in\nturn, will communicate the case to the Oficialía Mayor with a copy to the Dirección\nFinanciera Contable of the Ministry, for the purpose of suspending payment for the\nreported service.\n\nArticle\n5º-Responsibilities of the official user of the service. If it is determined,\nafter a prior procedure, that the official is responsible for the\nloss, theft, larceny or damage of the cellular telephone property of the Ministry, the\nvalue of the device and/or accessories shall be deducted from their salary.\n\nArticle\n6º-Control and Registry of assigned telephones. The Proveeduría\nInstitucional, through the Unidad Administración de Bienes, must keep an\nupdated registry of the assigned cellular telephones and their respective\naccessories. This registry shall record: Initial assignment request,\nassigned telephone number, asset inventory number of the property, name, ID\nnumber and position of the official authorized to use a\ncellular telephone, the date of assignment of the cellular telephone and other pertinent changes and\ndata, such as change of cellular number, change\nof technology, temporary suspension of service due to loss, theft or other.\n\n       \nThis\nasset assignment document, issued and recorded in the Unidad\nAdministración de Bienes, must be endorsed by the Director of the corresponding\nPrograma Presupuestario, who shall sign it jointly with the\nofficial to whom the cellular telephone was assigned.\n\n       \nAny\nchange in the data previously indicated must be reported by the\nofficial responsible for the assigned asset to the Proveeduría Institucional. In\nthe same manner, a report must be rendered to the Unidad Administración de Bienes of\nthe Proveeduría Institucional, each time any movement\nrelated to any of the cellular phones, whether new or assigned, occurs.\n\nArticle\n7º-Registry of payment for cellular telephone services. The Departamento\nde Servicios Generales, as the entity responsible for controlling the payment of public\nservices, must keep a registry recording the following: Updated\nand historical detail of the monthly expenditure for cellular telephones assigned\nto the different officials of MINAET. \n\n       \nThe\nDepartamento de Servicios Generales shall carry out a monthly analysis of the\nbehavior of cellular telephone payments to inform, during that\nperiod, the Oficialía Mayor so that said body can proceed\naccordingly.\n\nArticle\n8º-Administrative procedures. The Oficialía Mayor shall be responsible for the\nadministrative procedure before the Instituto Costarricense de Electricidad or before\nthe new operators that may be designated in the future, which shall comprise the\nactivation and cessation of cellular services, information that shall be forwarded to the\nDepartamento de Servicios Generales for the corresponding budgetary\nforecast.\n\nArticle\n9º-Exclusive use. The cellular telephone is for the exclusive use of the\nofficial to whom it was assigned, to make and receive calls related\nto the fulfillment of the functions, tasks and activities inherent to their position. Consequently,\nthe transfer or lending of\ncellular telephones, from one person to another, is strictly prohibited without the respective authorization of the\nMinister or Vice-Ministers.\n\nArticle\n10.-Assignment restrictions. With the exception of the Minister and\nVice-Ministers, no official may be assigned more than one cellular\ntelephone.\n\n Article\n 11.-Telephone\n rate, financing plans and roaming system to be covered by\n the Ministry. The telephone rate that will be covered includes\n telephone calls, the use of Internet and text\n messaging.   In the case of\n telephone plans that include the financing of the cellular\n telephone, the monthly cost of the device shall be excluded from the telephone rate. The use of the roaming system shall be authorized by the\n Ministerial Head, with a maximum monthly rate equivalent to twenty\n basic telephone rates for this service, in addition to the telephone\n rate covered for ordinary use.\n\n (The\n preceding paragraph is thus amended by Article 2° of resolution\n R-670-2011 of December 6, 2011) \n\n    \n Regarding the telephone rate whose payment will be covered by the Ministry of Environment,\nEnergy and Telecommunications, for other officials assigned a\ncellular telephone, it shall be governed by the following table:\n\n| TYPE OF POSITION | MONTHLY BASIC RATES | | --- | --- | | Directors, Auditor, Sub-Auditor, | 5\nmonthly basic rates of the Instituto Costarricense de Electricidad | | Advisors to the Office of the\nMinister and Vice-Ministers | 5 monthly basic rates of the Instituto Costarricense de Electricidad |\n| Drivers of Ministerial Offices | 3 monthly basic rates of the Instituto Costarricense de\nElectricidad | | Other officials | 1 monthly basic rate of the Instituto Costarricense de\nElectricidad |\n\n        \nWhen the Instituto Costarricense de\nElectricidad reports an excess in the billing for the cellular\ntelephony service under the terms of this article, the Dirección Financiera- Contable\nof the Ministry shall notify the official and forward a note to the Oficialía\nMayor and the Dirección de Recursos Humanos for the corresponding deduction\nthrough payroll, which shall apply the established procedure for\nmaking salary deductions. The official may also opt for the\nreimbursement of the indicated excess, by means of a bank deposit in favor of MINAET,\nfor which they shall have a period of 5 business days, starting from the communication\nmade by the Dirección Financiero-Contable. A copy of the payment made must be\nforwarded to the Dirección Financiero-Contable and to the Dirección de Recursos\nHumanos.\n\n        \nIn the event\nof failure to comply with the reimbursement within the established period, the Dirección\nFinanciero-Contable shall forward the corresponding report to the Dirección de\nRecursos Humanos, for the corresponding deduction via the\npayroll system, and the established sanctions shall be applied.\n\nArticle\n12.-Obligation to return the telephone. The official who is to cease\nworking for the Ministry or is to be transferred to another institution,\nministry or body, public or private, temporarily or permanently, and who\nhas an assigned cellular telephone, must return it in writing to the Oficialía\nMayor, within a maximum period of two business days prior to their retirement or transfer,\nin a perfect state of conservation. Otherwise, they shall be warned once, and if the refusal persists, a judicial complaint shall be filed.\n\n  \n     In the case of vacations, permits with salary,\ndisabilities, leaves of absence, or any other absence in which the\nofficial ceases to perform their duties for a period greater than twenty-two calendar\ndays, they must immediately return the telephone equipment to the\nOficialía Mayor, which shall be responsible for its temporary custody and its\nsubsequent remittance to the Unidad de Bienes Patrimoniales.\n\n  \n     The Dirección de Recursos Humanos shall inform the\nProveeduría Institucional of any personnel movement it becomes\naware of, for the purposes of achieving the most efficient execution of the\nprovisions in the preceding paragraphs.\n\n    Article 13.-Designation or\nwithdrawal of the use of the cellular telephone. Assignment of the use of the cellular\ntelephone does not create rights in favor of the official, it shall not be considered part of the\nsalary, nor shall it be taken as a personal attribution or benefit. Consequently,\nthe Minister or Vice-Ministers may revoke the designation of the official\nto whom the cellular telephone service was assigned at any time, whether\ndue to the disappearance of the ministerial necessity, due to non-compliance with\nthe provisions of these Regulations, due to budgetary limitations or for\nany other reason that is thus determined discretionally.\n\n     Article 14.-Sanctions. Non-compliance with\nthe provisions contained in these Regulations shall empower the Administration\nto consider the servant as an offender, for which they shall be responsible and shall\nbe subject to the corresponding disciplinary, civil and criminal\nmeasures, without prejudice to any other type of responsibilities that, in accordance with the\nlegal framework, are applicable to them; among them, the Ley de Control\nInterno, the Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito and its\nRegulations.\n\nArticle\n15.-Effective Date. These Regulations take effect from their publication in the\nOfficial Gazette La Gaceta.\n\n       \nSan José, at eight o'clock on the twenty-fifth of August of two thousand eleven.-" }