{ "id": "norm-72168", "citation": "Reglamento 0 (Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura, 09/12/2011)", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento de Garantías INCOPESCA", "title_en": "INCOPESCA Bond Regulation", "summary_es": "Este Reglamento establece la obligación de los miembros de la Junta Directiva y funcionarios del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA) que recaudan, custodian o administran fondos públicos de rendir una garantía o caución a favor de la institución. Define los niveles de responsabilidad (A, B y C), los montos de cobertura para cada nivel y el procedimiento para su rendición mediante póliza de fidelidad. Regula la administración, custodia y control de las cauciones por parte de Recursos Humanos, así como el procedimiento para su ejecución en caso de daños y perjuicios. También establece las responsabilidades administrativas y consecuencias, como el cese sin responsabilidad patronal, por la falta de presentación o renovación oportuna de la garantía.", "summary_en": "This Regulation establishes the obligation for members of the Board of Directors and employees of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture (INCOPESCA) who collect, safeguard, or manage public funds to post a bond or guarantee in favor of the institution. It defines responsibility levels (A, B, and C), coverage amounts for each level, and the procedure for posting the bond through a fidelity insurance policy. It regulates the administration, custody, and control of the bonds by Human Resources, as well as the procedure for their execution in case of damages. It also establishes administrative responsibilities and consequences, such as dismissal without employer liability, for failure to timely submit or renew the guarantee.", "court_or_agency": "", "date": "09/12/2011", "year": "2011", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "caución", "póliza de fidelidad", "INCOPESCA", "rendición de garantías", "peculio", "cese sin responsabilidad patronal" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 120", "law": "Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos" }, { "article": "Libro Segundo", "law": "Ley General de la Administración Pública" } ], "keywords_es": [ "INCOPESCA", "garantías", "caución", "póliza de fidelidad", "fondos públicos", "rendición de garantías", "Junta Directiva", "funcionarios", "niveles de responsabilidad", "cese sin responsabilidad patronal", "Ley de Administración Financiera", "Contraloría General de la República" ], "keywords_en": [ "INCOPESCA", "guarantees", "bond", "fidelity policy", "public funds", "posting of bonds", "Board of Directors", "public officials", "responsibility levels", "dismissal without employer liability", "Financial Administration Law", "Comptroller General" ], "excerpt_es": "Artículo 1º-Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en este Reglamento son aplicables a los miembros de la Junta Directiva y a todos aquellos funcionarios del INCOPESCA que recauden, custodien o administren fondos o valores públicos.\n\nArtículo 20.-Ejecución de la garantía. La ejecución de la garantía debe ir precedida de un procedimiento administrativo tramitado conforme al Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, en donde se demuestre la falta del servidor caucionante y se ordene el resarcimiento de los daños y perjuicios producidos al INCOPESCA, sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan.\n\nArtículo 21.-Responsabilidad por la no presentación o renovación de la caución. [...] El funcionario que habiendo sido prevenido de la falta de presentación de la garantía y mantenga su incumplimiento por más de veinte días hábiles, previo cumplimiento del debido proceso, suplirá su despido sin responsabilidad patronal, según los trámites contemplados en el artículo 120 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.", "excerpt_en": "Article 1—Scope of application. The provisions contained in this Regulation apply to the members of the Board of Directors and to all INCOPESCA employees who collect, safeguard, or manage public funds or securities.\n\nArticle 20—Execution of the guarantee. The execution of the guarantee must be preceded by an administrative procedure conducted in accordance with Book Two of the General Law of Public Administration, in which the fault of the bonded official is proven and compensation for the damages caused to INCOPESCA is ordered, without prejudice to other applicable administrative, civil, and criminal liabilities.\n\nArticle 21—Liability for the failure to submit or renew the bond. [...] The employee who, having been warned of the failure to submit the guarantee, remains in non-compliance for more than twenty business days, after due process, shall be dismissed without employer liability, according to the procedures set forth in Article 120 of the Law of Financial Administration of the Republic and Public Budgets.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "The Regulation establishes the obligation to post a bond through a fidelity policy for INCOPESCA Board members and employees who handle public funds, setting levels, amounts, and penalties for non-compliance.", "summary_es": "El Reglamento establece la obligación de rendir garantía mediante póliza de fidelidad para los miembros de Junta Directiva y funcionarios de INCOPESCA que manejan fondos públicos, definiendo niveles, montos y sanciones por incumplimiento." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 2", "quote_en": "The purpose of the bond is to guarantee the 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2011.\n\nConsiderando:\n\n1º-Que se presenta a consideración de éste Órgano\nColegiado, por parte de la\n Dirección General Administrativa, borrador de \"Reglamento\nsobre la rendición de garantías a favor del Instituto Costarricense de Pesca y\nAcuicultura\".\n\n2º-Que por disponerlo así\nlos artículos 183 y 184 de\nla Constitución Política,\nla Contraloría General\nde la República\nes una institución auxiliar de\nla Asamblea Legislativa\nen la vigilancia de la\n Hacienda Pública y el artículo 12 de su Ley de Creación-Ley\nNº 7428-la designa como Órgano Rector del Sistema de Control y Fiscalización\nSuperiores de la\n Hacienda Pública.\n\n3º-Que de acuerdo con el\nartículo 13 de la Ley\nde Administración Financiera de la\n República y Presupuestos Públicos Nº 8131, sin perjuicio de\nlas previsiones que deba tomar la administración, todo encargado de recaudar,\ncustodiar o administrar fondos y valores públicos, debe rendir con cargo a su\npropio peculio, una garantía en favor de\nla Hacienda Pública\no la entidad respectiva, a fin de asegurar el correcto cumplimiento de los\ndeberes y obligaciones que trae consigo el ejercicio de la función pública\nencargada a tales servidores.\n\n4º-Que mediante Resolución\nR-CO-10-2007 de la\n Contraloría General de\nla República, publicada en\nLa Gaceta Nº 60 del 30 de\nmarzo del dos mil siete; se emitieron las Directrices que deben observar\nla Contraloría General\nde la República\ny las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización, para elaborar la\nnormativa interna relativa a la rendición de garantías o cauciones.\n\n5º-Que de acuerdo a\nla Directriz emitida por\nla Contraloría General\nde la República\nen su punto 1.2, cada Administración deberá reglamentar a lo interno la materia\nde rendición de garantías a favor de\nla Hacienda Pública\no de la institución respectiva, por parte de los funcionarios encargados de\nrecaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos, acorde con las\ndisposiciones legales y técnicas vigentes, para asegurar el correcto\ncumplimiento de los deberes y las obligaciones de esos servidores.\n\n6º-Que para el\ncumplimiento efectivo de las Directrices que deben observar\nla Contraloría General\nde la República\ny las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización, para elaborar la\nnormativa interna relativa a la rendición de garantías o cauciones, es\nindispensable reglamentar las disposiciones contenidas en dicho cuerpo\nnormativo con el propósito de dotar a la\n Ley de los instrumentos necesarios para su efectiva\naplicación.\n\n7º-Que las \"Normas de\nControl Interno para el Sector Público\", aprobadas mediante Resolución del\nDespacho de la\n Contralora General de\nla República Nº\nR-CO-9-2009 del 26 de enero, 2009 y publicadas en\nLa Gaceta Nº 26 del 6\nde febrero, 2009 señalan en su apartado 4.6.1 que: \"El jerarca y los titulares\nsubordinados, según sus competencias, deben establecer, actualizar y divulgar\nlas regulaciones y demás actividades de control pertinentes para promover y\nvigilar el cumplimiento, en todos sus extremos, de las obligaciones\nrelacionadas con la rendición de garantías a favor de\nla Hacienda Pública\no de la institución, por los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o\nadministrar fondos y valores institucionales\".\n\n8º-Que conociendo la\nimportancia que reviste para la\n Institución, contar con un instrumento legal que regule\nobligatoriedad en la rendición de garantías a aquellos funcionarios que en\nrazón de sus funciones deban proceder conforme, la junta directiva. Por\ntanto,\n\nACUERDA:\n\n1º-Aprobar el Reglamento sobre la rendición de garantías\na favor del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura, en lo siguientes\ntérminos:\n\nREGLAMENTO SOBRE LA\nRENDICIÓN DE GARANTÍAS\n\nA FAVOR DEL INSTITUTO\nCOSTARRICENSE\n\nDE PESCA Y ACUICULTURA\n\nCAPÍTULO I\n\nDisposiciones generales\n\nArtículo 1º-Ámbito de aplicación. Las\ndisposiciones contenidas en este Reglamento son aplicables a los miembros de\nla Junta Directiva y\na todos aquellos funcionarios del INCOPESCA que recauden, custodien o\nadministren fondos o valores públicos.\n\nArtículo 2º-Finalidad\nde la caución. La caución tiene como finalidad garantizar el resarcimiento\nde eventuales daños y perjuicios, que el caucionante responsable, en el\nejercicio de sus funciones, pueda producir al patrimonio de INCOPESCA, sin que\nello limite la eventual responsabilidad civil y penal.\n\nArtículo 3º-Definiciones:\nCon el propósito de unificar los conceptos, se establecen las siguientes\ndefiniciones:\n\na) INCOPESCA: Instituto Costarricense de\nPesca y Acuicultura\n\nb) Caución o Garantía: Monto que rinde el\ncaucionante en las distintas formas permitidas en este Reglamento, para cumplir\ncon las funciones asignadas a favor de la Hacienda Pública.\n\nc) Caucionante: Cualquier miembro de Junta\nDirectiva, así como aquellos funcionarios de INCOPESCA, encargados de recaudar,\ncustodiar y administrar fondos y valores públicos.\n\nd) Custodio de fondos o valores públicos:\nCorresponde al funcionario que por la índole de sus responsabilidades, custodia\no tiene a su cargo recursos, bienes o valores públicos.\n\ne) Fondos públicos: Son recursos, valores,\nbienes y derechos de naturaleza pública, de conformidad con el artículo 9º de\nla Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.\n\nf)  Jerarca Ejecutivo: Es el órgano\nunipersonal, constituido por el Presidente Ejecutivo, el cual es el jerarca\ninstitucional encargado de la operación y funcionamiento cotidiano de la\nadministración\".\n\ng) Jerarca supremo: La Junta Directiva del\nInstituto Costarricense de Pesca y Acuicultura\n\nh) Póliza de fidelidad: Contrato de seguro\nofrecido por entidades autorizadas a brindar ese servicio, por el cual los\nmiembros de Junta Directiva o los funcionarios rinden garantía en beneficio del\nEstado con tal de afianzar los daños y perjuicios causados por la comisión de\nactos culposos y/o dolosos por parte de éstos, en el desempeño de su labor.\n\ni)  Recaudador de fondos públicos o valores\npúblicos: Corresponde al funcionario que por sus responsabilidades recauda\nfondos públicos.\n\nj)  Peculio: Patrimonio perteneciente al\nfuncionario.\n\nArtículo 4º-Forma de rendir la caución. La\ncaución a favor de INCOPESCA se hará mediante la suscripción con cargo al\npeculio del miembro de Junta Directiva o del funcionario obligado a rendir la\ncaución, de una póliza de fidelidad ante las entidades o empresas aseguradoras\nautorizadas por la\n Superintendencia General de Seguros (SUGESE).\n\nArtículo 5º-Del plazo\nde las garantías. Las garantías ofrecidas por los miembros de Junta\nDirectiva, o por los funcionarios que estén obligados a rendir caución, deberán\nestar vigentes durante todo el tiempo que ocupen sus cargos, o mientras se\nencuentre pendiente un procedimiento administrativo por daños y perjuicios.\n\nArtículo 6º-Momento\npara rendir la caución. Los miembros de Junta Directiva deberán rendir\ncaución al momento de integrarse a su puesto. Los funcionarios nuevos o que han\ncambiado de puesto, deberá rendir la garantía una vez notificados por Recursos\nHumanos de su designación en el puesto y antes de asumir las funciones de\nrecaudación, custodia, administración o disposición de los fondos públicos\nencargados. En el caso de los funcionarios que ya han venido ejerciendo las\nfunciones de recaudación, custodia o administración de fondos o valores\npúblicos, deberán continuar rindiendo la caución.\n\nCorresponderá a Recursos\nHumanos velar porque la persona obligada haya rendido la garantía\ncorrespondiente, de conformidad con este Reglamento.\n\nCAPÍTULO II\n\nDe los Caucionantes\n\nArtículo 7º-Clasificación por nivel de\nresponsabilidad. Deberán caucionar los miembros de Junta Directiva y todos\naquellos funcionarios que recauden, custodien o administren fondos y valores\npúblicos, según los siguientes niveles:\n\na) Nivel A (Superior).\n\nb) Nivel B (Jefaturas y coordinadores).\n\nc) Nivel C (Operativo).\n\nTambién deberán rendir la respectiva caución, los funcionarios\nque suplan por ausencias del titular mediante suplencias o recargo a dichos\nniveles, durante un plazo igual o mayor a tres meses. La obligación de\ncaucionar se mantiene aún cuando la nomenclatura del puesto varíe, siempre que\nlas funciones se mantengan análogas.\n\nPor resolución razonada de\nla Presidencia\n Ejecutiva, previo estudio o informe que al respecto elabore\nla Dirección General\nAdministrativa en coordinación con Recursos Humanos, INCOPESCA podrá sujetar a\ncaución otros puestos o función adicional, a los ya contemplados. Firme la\nresolución y notificado, quien deba caucionar, contará con un máximo de un mes\ncalendario para cumplir con la respectiva obligación.\n\nArtículo 8º-Caucionantes\ndel nivel A. En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus\ncargos durante todo el tiempo de su nombramiento:\n\na) Los miembros de la Junta Directiva\n\nb) El(la) Presidente(a) Ejecutivo(a)\n\nArtículo 9º-Caucionantes del nivel B. En este\nnivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos:\n\na) El Auditor(a) Interno (a)\n\nb) El(la) Director(a) Administrativo(a)\n\nc) El(la) Director(a) Técnico\n\nd) El(la) Director(a) Organizaciones Pesqueras y\nAcuícolas\n\ne) Subdirector General Técnico\n\nf)  El(la) Jefe(a) del Departamento Financiero\n\ng) El(la) Jefe(a) de Tesorería\n\nh) El(la) Jefe(a) de Presupuesto\n\ni)  El(la) Jefe(a) de Recursos Humanos\n\nj)  El (la) Jefe(a) de Proveeduría\n\nk) Jefe de la Unidad de Servicios Generales\n\nl)  El Administrador(a) de la Terminal Pesquera\n\nm) Jefe Departamento de Protección y Registro\n\nn) Jefe de Unidad de Combustible\n\no) Directores y jefes de Regionales, Oficinas y\nEstaciones\n\nArtículo 10.-Caucionantes del nivel C. En este\nnivel deben rendir caución quienes desempeñen las funciones de:\n\na) Encargado(a) de caja recaudadora\n\nb) Encargado(a) de caja chica\n\nc) Encargado(a) del Almacén de Materiales\n\nd) Funcionario(a) que autoriza la exoneración de\ncombustible al sector pesquero\n\nArtículo 11.-Simultaneidad de funciones sujetas a\ncaución. Al funcionario que estando obligado a caucionar, se le asigne una\nfunción que genere ese mismo deber, caucionará una sola vez y por el monto\nmayor.\n\nArtículo 12.-Ajuste de\nla caución. El caucionante que por algún motivo sea trasladado de un puesto\na otro, que implique una nueva ubicación en la clasificación por niveles de\nresponsabilidad, deberá ajustar la caución conforme a la nueva situación, para\nlo cual contará con un plazo máximo de un mes calendario, contado a partir de\nla fecha en que así sea notificado por Recursos Humanos.\n\nArtículo 13.-Obligación\nde mantener garantía por cambio de nombre de puesto. Las personas que\nocupen los cargos citados en los artículos 8º, 9º y 10 y los otros que de\nacuerdo con resolución emitida por\nla Presidencia Ejecutiva,\nestén obligados a rendir garantía, deberán mantener la caución cuando por alguna\nrazón el nombre o título de la clase de puesto que ocupan sea variado, siempre\nque se mantenga la naturaleza de las funciones que realizan.\n\nArtículo 14.-Funcionarios\ninterinos y suplentes. Aquellos funcionarios que de manera interina o\ntransitoria ocupen cualquiera de los puestos o cargos mencionados en los\nartículos 8º, 9º o 10 anteriores, deberán rendir garantía cuando su\nnombramiento sea mayor de tres meses.\n\nLa Sección de Recursos Humanos prevendrá al funcionario de la\nobligación de rendir la caución, cuando tenga conocimiento de que el\nnombramiento interino o la suplencia serán superiores a los tres meses.\n\nArtículo 15.-Revisión\ndel listado de funcionarios obligados a caucionar. Recursos Humanos podrá\nrevisar el listado de funcionarios obligados a caucionar, para ello deberá de\nconsiderar, entre otros aspectos:\n\na) La existencia en forma separada o combinada de\nlas funciones y actividades de administrar, custodiar o recaudar fondos y\nvalores públicos.\n\nb) La confiabilidad y eficacia del sistema de\ncontrol interno y el grado de riesgo de acuerdo con la valoración realizada por\nla Administración.\n\nc) El nivel de la responsabilidad y el monto\nadministrado por el caucionante.\n\nCAPÍTULO III\n\nDel monto por caucionar\n\nArtículo 16.-Cálculo y actualización de los montos\nde la caución. La\n Dirección General Administrativa en coordinación con la\njefatura de Recursos Humanos podrá actualizar el monto a caucionar para cada\nnivel. Los nuevos montos serán comunicados por\nla Jefatura de Recursos\nHumanos, por escrito a los funcionarios(as) caucionantes, para que procedan con\nla renovación correspondiente. Los(as) funcionarios(as) que deban ajustarse al\nnuevo monto de la caución, contarán al efecto, con un plazo máximo de veinte\ndías hábiles contados a partir de la notificación de dicho comunicado. Según el\nnivel de responsabilidad, el cálculo de los montos de las cauciones se hará de\nla siguiente manera:\n\na) Nivel A: Quienes desempeñen puestos\nclasificados dentro del nivel A, deberán rendir una caución con cobertura hasta\npor ¢1.000.000,00. (Así modificado mediante AJDIP-005-2012).\n\nb) Nivel B: Aquellos funcionarios que\ndesempeñen puestos clasificados dentro del nivel B, deberán rendir una caución\ncon cobertura hasta por ¢750.000,00. (Así modificado mediante AJDIP-005-2012).\n\nc) Nivel C: Quienes desempeñen puestos\nclasificados dentro del nivel C, deberán rendir una caución con cobertura hasta\npor ¢500.000,00. (Así modificado mediante AJDIP-005-2012).\n\nLos montos indicados para los Niveles A, B y C, serán\najustados cada tres años, tomando como base el monto de la inflación reportado\npor el Banco Central de Costa Rica del año anterior. (Así modificado mediante\nAJDIP-005-2012).\n\nCAPÍTULO IV\n\nDe la administración,\ncustodia, control\n\ny ejecución de las\ncauciones\n\n \n\n \n\nArtículo 17.-Administración y custodia de las\ncauciones. La administración y custodia de las cauciones serán competencias\nde la Sección\nde Recursos Humanos, para lo cual deberá:\n\na) Recibir, custodiar en el expediente de cada\nfuncionario(a) y verificar la fidelidad de los documentos que comprueben la\npresentación de garantías por parte de los caucionantes, estableciendo para\nello los controles y medidas de seguridad pertinentes.\n\nb) Notificar por escrito al caucionante, con un\nmínimo de veinte días hábiles de anticipación, la obligación de renovar o\nactualizar la caución. La ausencia de recordatorio no exime al caucionante de\nsu deber de renovación de la caución.\n\nc) Mantener un registro actualizado de los\ncaucionantes, que contenga al menos: nombre, puesto, tipo de garantía, número\nde póliza, grupo al que pertenece, monto asegurado, fecha de emisión y\nvencimiento de la garantía.\n\nArtículo 18.-Revisión y actualización de\nprocedimiento para el cálculo de la caución. Cada tres años a partir de la\nvigencia de este Reglamento,\nla Dirección General Administrativa en coordinación\ncon la jefatura de Recursos Humanos, actualizará el monto de la garantía que\ndeben rendir los caucionantes, tomando como base el monto de la inflación\nreportado por el Banco Central de Costa Rica para el año anterior, de conformidad\ncon lo establecido en el artículo 16 del presente Reglamento. (Así modificado\nmediante AJDIP-005-2012).\n\nArtículo 19.-Del\ntrámite para la solicitud de la indemnización. Corresponderá a\nla Dirección General\nAdministrativa de la\n Institución realizar las gestiones para la correspondiente\nindemnización de conformidad con el trámite y los requisitos solicitados por\nparte de la entidad o empresa aseguradora.\n\nArtículo 20.-Ejecución\nde la garantía. La ejecución de la garantía debe ir precedida de un\nprocedimiento administrativo tramitado conforme al Libro Segundo de\nla Ley General de\nla Administración Pública,\nen donde se demuestre la falta del servidor caucionante y se ordene el\nresarcimiento de los daños y perjuicios producidos al INCOPESCA, sin perjuicio\nde otras responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan.\n\nCuando la garantía sea\ninsuficiente, se deberá valorar el caso en concreto, con el fin de acudir a la\nvía ejecutiva simple a efecto de cobrar el saldo pendiente.\n\nCAPÍTULO V\n\nDe la responsabilidad\n\nArtículo 21.-Responsabilidad por la no presentación\no renovación de la caución. La\n Jefatura de Recursos Humanos, en cumplimiento de lo dispuesto\npor el presente Reglamento, notificará a los funcionarios obligados a rendir la\ncaución su obligación de hacerlo y presentar el comprobante que demuestre la\nrendición de la garantía en cuestión dentro de los plazos definidos en el\npresente Reglamento. El funcionario que habiendo sido prevenido de la falta de\npresentación de la garantía y mantenga su incumplimiento por más de veinte días\nhábiles, previo cumplimiento del debido proceso, suplirá su despido sin\nresponsabilidad patronal, según los trámites contemplados en el artículo 120 de\nla Ley de\nAdministración Financiera de la\n República y Presupuestos Públicos. En el caso de los miembros\nde Junta Directiva, quien habiendo sido prevenido e incumpliere según lo\ndispuesto, producirá que el órgano administrativo lo comunique al seno de\nla Junta Directiva\npara que ésta proceda conforme a solicitar el debido proceso ante el Consejo de\nGobierno.\n\nLa falta de presentación\nde la garantía será causal para el cese en el cargo sin responsabilidad\npatronal, en los términos contemplados en el artículo 120 de\nla Ley de\nla Administración Financiera\nde la República\ny Presupuestos Públicos, para aquellos casos en que, prevenido al efecto el\nfuncionario(a), mantenga su incumplimiento por más de veinte días hábiles.\n\nConforme lo dispuesto en\nlos artículos 110, inciso l) y 113 de la\n Ley de\nla Administración Financiera\nde la República\ny Presupuestos Públicos, en el caso de los funcionarios(a) encargados de\nrecibir, custodiar y controlar la presentación de cauciones, constituirá un\nhecho generador de responsabilidad administrativa y la aplicación del régimen\nsancionatorio correspondiente al darle al servidor obligado posesión del cargo\nsin rendir previamente la caución dispuesta.\n\nArtículo 22.-Responsabilidad\ndel superior inmediato. Será objeto de responsabilidad administrativa el\nsuperior inmediato que teniendo conocimiento de cualquier acto u omisión\nindebida por parte del caucionante no lo comunique a\nla Sección de Recursos\nHumanos, considerando que cualquier falsedad, ocultamiento o hecho doloso en la\ninformación suministrada a la entidad o empresa aseguradora dejará sin efecto\nla póliza.\n\nArtículo 23.-Vigencia.\nRige a partir de su publicación.\n\nTransitorio I.-Los funcionarios que a la fecha de\nentrada en vigencia de este Reglamento estén obligados a caucionar, contarán\ncon un plazo de un mes calendario para gestionar la caución y presentar una\ncopia a la Sección\nde Recursos Humanos.\n\nTransitorio II.-Los\nfuncionarios que a la entrada en vigencia del presente Reglamento mantengan\ngarantías de caución vigentes, podrán esperar a su vencimiento y en el momento\nde su renovación deberán ajustarse a los niveles y coberturas establecidos a la\npresente normativa.", "body_en_text": "throughout the entire text\n\n -\n\n Complete Normative Text 0\n\n Regulation on the Provision of Guarantees in Favor of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture (Agreement AJDIP/441-2011)\n\nComplete Minutes Text: E2865\n\nCOSTA RICAN INSTITUTE OF FISHERIES\n\nAND AQUACULTURE\n\n \n\nA.J.D.I.P./441-2011.-Puntarenas, on the ninth day of the month of December of two thousand eleven.\n\nConsidering:\n\n1º-That a draft of the \"Regulation on the Provision of Guarantees in Favor of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture\" is submitted for consideration by this Collegiate Body by the General Administrative Directorate.\n\n2º-That as provided by articles 183 and 184 of the Political Constitution, the General Comptrollership of the Republic is an auxiliary institution of the Legislative Assembly in the oversight of the Public Treasury and article 12 of its Creation Law—Law No. 7428—designates it as the Governing Body of the System of Superior Control and Oversight of the Public Treasury.\n\n3º-That in accordance with article 13 of the Law on the Financial Administration of the Republic and Public Budgets No. 8131, without prejudice to the measures that the administration must take, every person in charge of collecting, guarding, or administering public funds and securities must provide, against their own patrimony, a guarantee in favor of the Public Treasury or the respective entity, in order to ensure the correct fulfillment of the duties and obligations that the exercise of the public function entrusted to such servants entails.\n\n4º-That through Resolution R-CO-10-2007 of the General Comptrollership of the Republic, published in La Gaceta No. 60 on March thirtieth, two thousand seven, the Directives that the General Comptrollership of the Republic and the Entities and Bodies subject to its oversight must observe were issued for the formulation of the internal regulations related to the provision of guarantees or bonds (cauciones).\n\n5º-That in accordance with the Directive issued by the General Comptrollership of the Republic in its section 1.2, each Administration must internally regulate the matter of the provision of guarantees in favor of the Public Treasury or of the respective institution, by those officials in charge of collecting, guarding, or administering public funds and securities, in accordance with the legal and technical provisions in force, to ensure the correct fulfillment of the duties and obligations of those servants.\n\n6º-That for the effective compliance with the Directives that the General Comptrollership of the Republic and the Entities and Bodies subject to its oversight must observe, for the formulation of the internal regulations relative to the provision of guarantees or bonds (cauciones), it is indispensable to regulate the provisions contained in said normative body with the purpose of equipping the Law with the necessary instruments for its effective application.\n\n7º-That the \"Internal Control Standards for the Public Sector,\" approved through Resolution of the Office of the General Comptroller of the Republic No. R-CO-9-2009 of January 26, 2009, and published in La Gaceta No. 26 of February 6, 2009, state in section 4.6.1 that: \"The senior official (jerarca) and subordinate heads, according to their competencies, must establish, update, and disseminate the relevant regulations and other control activities to promote and monitor compliance, in all its respects, with the obligations related to the provision of guarantees in favor of the Public Treasury or of the institution, by the officials in charge of collecting, guarding, or administering institutional funds and securities.\"\n\n8º-That knowing the importance it holds for the Institution to have a legal instrument that regulates the mandatory provision of guarantees for those officials who, by reason of their duties, must proceed accordingly, the board of directors. Therefore,\n\nAGREES:\n\n1º-To approve the Regulation on the Provision of Guarantees in Favor of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture, in the following terms:\n\nREGULATION ON THE PROVISION OF GUARANTEES\n\nIN FAVOR OF THE COSTA RICAN INSTITUTE\n\nOF FISHERIES AND AQUACULTURE\n\nCHAPTER I\n\nGeneral Provisions\n\nArticle 1—Scope of Application. The provisions contained in this Regulation are applicable to the members of the Board of Directors and to all those officials of INCOPESCA who collect, guard, or administer public funds or securities.\n\nArticle 2—Purpose of the bond. The purpose of the bond (caución) is to guarantee the compensation for potential damages and losses that the responsible principal (caucionante), in the exercise of their duties, may cause to the patrimony of INCOPESCA, without this limiting the eventual civil and criminal liability.\n\nArticle 3—Definitions:\nWith the purpose of unifying concepts, the following definitions are established:\n\na) INCOPESCA: Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture\n\nb) Bond or Guarantee (Caución o Garantía): The amount provided by the principal (caucionante) in the various forms permitted in this Regulation, to fulfill the assigned duties in favor of the Public Treasury.\n\nc) Principal (Caucionante): Any member of the Board of Directors, as well as those officials of INCOPESCA in charge of collecting, guarding, and administering public funds and securities.\n\nd) Custodian of Public Funds or Securities (Custodio de fondos o valores públicos): Corresponds to the official who, by the nature of their responsibilities, guards or has in their charge public resources, goods, or securities.\n\ne) Public Funds (Fondos públicos): Are resources, securities, goods, and rights of a public nature, in accordance with article 9 of the Organic Law of the General Comptrollership of the Republic.\n\nf) Executive Senior Official (Jerarca Ejecutivo): Is the single-person body, constituted by the Executive President, who is the institutional senior official in charge of the daily operation and functioning of the administration\".\n\ng) Supreme Senior Official (Jerarca supremo): The Board of Directors of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture\n\nh) Fidelity Policy (Póliza de fidelidad): Insurance contract offered by entities authorized to provide that service, by which the members of the Board of Directors or the officials provide a guarantee for the benefit of the State in order to secure the damages and losses caused by the commission of negligent and/or willful acts by them, in the performance of their work.\n\ni) Collector of Public Funds or Public Securities (Recaudador de fondos públicos o valores públicos): Corresponds to the official who, due to their responsibilities, collects public funds.\n\nj) Patrimony: Assets belonging to the official.\n\nArticle 4—Form of providing the bond. The bond (caución) in favor of INCOPESCA shall be made by subscribing, against the patrimony (peculio) of the member of the Board of Directors or the official obligated to provide the bond, a fidelity policy with entities or insurance companies authorized by the General Superintendence of Insurance (SUGESE).\n\nArticle 5—Term of the Guarantees. The guarantees offered by the members of the Board of Directors, or by the officials who are obligated to provide a bond (caución), must be in force during the entire time they hold their positions, or while an administrative procedure for damages and losses is pending.\n\nArticle 6—Time for Providing the Bond. The members of the Board of Directors must provide the bond upon joining their position. New officials, or those who have changed positions, must provide the guarantee once notified by Human Resources of their appointment to the position and before assuming the duties of collection, custody, administration, or disposition of the entrusted public funds. In the case of officials who have already been exercising the duties of collection, custody, or administration of public funds or securities, they must continue to provide the bond.\n\nIt shall be the responsibility of Human Resources to ensure that the obligated person has provided the corresponding guarantee, in accordance with this Regulation.\n\nCHAPTER II\n\nOf the Principals\n\nArticle 7—Classification by Level of Responsibility. The members of the Board of Directors and all those officials who collect, guard, or administer public funds and securities must provide a bond (caucionar), according to the following levels:\n\na) Level A (Superior).\n\nb) Level B (Heads and coordinators).\n\nc) Level C (Operative).\n\nThose officials who substitute for the absence of the incumbent through temporary substitutions (suplencias) or additional assignments (recargos) at said levels, for a period equal to or greater than three months, must also provide the respective bond. The obligation to provide a bond remains even when the nomenclature of the position varies, as long as the functions remain analogous.\n\nBy reasoned resolution of the Executive Presidency, following a study or report prepared on the matter by the General Administrative Directorate in coordination with Human Resources, INCOPESCA may subject other positions or additional functions, beyond those already contemplated, to bond. Once the resolution is final and the person who must provide a bond is notified, they will have a maximum of one calendar month to fulfill the respective obligation.\n\nArticle 8—Level A Principals. At this level, the following must provide a bond for the exercise of their positions during the entire term of their appointment:\n\na) The members of the Board of Directors\n\nb) The Executive President\n\nArticle 9—Level B Principals. At this level, the following must provide a bond for the exercise of their positions:\n\na) The Internal Auditor\n\nb) The Administrative Director\n\nc) The Technical Director\n\nd) The Director of Fishing and Aquaculture Organizations\n\ne) Technical Deputy General Director\n\nf) The Head of the Financial Department\n\ng) The Head of Treasury\n\nh) The Head of Budget\n\ni) The Head of Human Resources\n\nj) The Head of Procurement\n\nk) The Head of the General Services Unit\n\nl) The Administrator of the Fishing Terminal\n\nm) Head of the Protection and Registry Department\n\nn) Head of the Fuel Unit\n\no) Directors and heads of Regional Offices, Offices, and Stations\n\nArticle 10.—Level C Principals. At this level, those who perform the following functions must provide a bond:\n\na) Person in charge of the collection cash window\n\nb) Person in charge of the petty cash\n\nc) Person in charge of the Materials Warehouse\n\nd) Official who authorizes the fuel exoneration for the fishing sector\n\nArticle 11.—Simultaneity of Functions Subject to Bond. For the official who, already being obligated to provide a bond, is assigned a function that generates the same duty, they shall provide bond only once and for the greater amount.\n\nArticle 12.—Adjustment of the Bond. The principal (caucionante) who, for any reason, is transferred from one position to another, implying a new placement in the classification by levels of responsibility, must adjust the bond in accordance with the new situation, for which they will have a maximum period of one calendar month, counted from the date on which they are so notified by Human Resources.\n\nArticle 13.—Obligation to Maintain Guarantee Due to Change in Position Name. Persons occupying the positions cited in articles 8, 9, and 10, and others that, in accordance with a resolution issued by the Executive Presidency, are obligated to provide a guarantee, must maintain the bond when, for any reason, the name or title of the class of position they hold is changed, provided that the nature of the functions they perform is maintained.\n\nArticle 14.—Interim and Substitute Officials. Those officials who on an interim or temporary basis occupy any of the positions mentioned in articles 8, 9, or 10 above, must provide a guarantee when their appointment exceeds three months.\n\nThe Human Resources Section shall warn the official of the obligation to provide the bond when it becomes aware that the interim appointment or substitution will be for more than three months.\n\nArticle 15.—Review of the List of Officials Obligated to Provide Bond. Human Resources may review the list of officials obligated to provide a bond, for which it must consider, among other aspects:\n\na) The existence, in a separate or combined manner, of the functions and activities of administering, guarding, or collecting public funds and securities.\n\nb) The reliability and effectiveness of the internal control system and the degree of risk according to the assessment made by the Administration.\n\nc) The level of responsibility and the amount administered by the principal (caucionante).\n\nCHAPTER III\n\nOf the Amount to be Bonded\n\nArticle 16.—Calculation and Updating of the Bond Amounts. The General Administrative Directorate in coordination with the Human Resources headship may update the amount to bond for each level. The new amounts shall be communicated by the Human Resources Headship, in writing, to the principal officials, so that they proceed with the corresponding renewal. The officials who must adjust to the new bond amount shall have, for this purpose, a maximum period of twenty business days counted from the notification of said communication. According to the level of responsibility, the calculation of the bond amounts shall be made as follows:\n\na) Level A: Those who hold positions classified within Level A shall provide a bond with coverage up to ¢1,000,000.00. (As amended by AJDIP-005-2012).\n\nb) Level B: Those officials who hold positions classified within Level B shall provide a bond with coverage up to ¢750,000.00. (As amended by AJDIP-005-2012).\n\nc) Level C: Those who hold positions classified within Level C shall provide a bond with coverage up to ¢500,000.00. (As amended by AJDIP-005-2012).\n\nThe amounts indicated for Levels A, B, and C shall be adjusted every three years, based on the inflation amount reported by the Central Bank of Costa Rica for the previous year. (As amended by AJDIP-005-2012).\n\nCHAPTER IV\n\nOf the Administration, Custody, Control,\n\nand Execution of the Bonds\n\n \n\n \n\nArticle 17.—Administration and Custody of the Bonds. The administration and custody of the bonds shall be the competence of the Human Resources Section, for which it shall:\n\na) Receive, guard in each official's file, and verify the fidelity of the documents proving the presentation of guarantees by the principals (caucionantes), establishing the pertinent controls and security measures for this purpose.\n\nb) Notify the principal in writing, with a minimum of twenty business days' notice, of the obligation to renew or update the bond. The absence of a reminder does not exempt the principal from their duty to renew the bond.\n\nc) Maintain an updated registry of the principals, containing at least: name, position, type of guarantee, policy number, group to which they belong, insured amount, date of issuance, and expiration of the guarantee.\n\nArticle 18.—Review and Update of the Procedure for Calculating the Bond. Every three years from the entry into force of this Regulation, the General Administrative Directorate, in coordination with the Human Resources headship, shall update the amount of the guarantee that principals must provide, based on the inflation amount reported by the Central Bank of Costa Rica for the previous year, in accordance with the provisions established in article 16 of this Regulation. (As amended by AJDIP-005-2012).\n\nArticle 19.—On the Procedure for Requesting Compensation. It shall be the responsibility of the General Administrative Directorate of the Institution to carry out the steps for the corresponding compensation in accordance with the procedure and the requirements requested by the entity or insurance company.\n\nArticle 20.—Execution of the Guarantee. The execution of the guarantee must be preceded by an administrative procedure processed in accordance with Book Two of the General Law of Public Administration, demonstrating the fault of the servant principal and ordering the compensation for the damages and losses caused to INCOPESCA, without prejudice to other applicable administrative, civil, and criminal liabilities.\n\nWhen the guarantee is insufficient, the specific case must be assessed, with the aim of resorting to a simplified executory process (vía ejecutiva simple) in order to collect the outstanding balance.\n\nCHAPTER V\n\nOf the Liability\n\nArticle 21.—Liability for the Non-Presentation or Non-Renewal of the Bond. The Human Resources Headship, in compliance with the provisions of this Regulation, shall notify the officials obligated to provide the bond of their obligation to do so and to present the proof demonstrating the provision of the guarantee in question within the deadlines defined in this Regulation. The official who, having been warned of the lack of presentation of the guarantee, continues in non-compliance for more than twenty business days, following the fulfillment of due process, shall be subject to dismissal without employer liability (sin responsabilidad patronal), according to the procedures contemplated in article 120 of the Law on the Financial Administration of the Republic and Public Budgets. In the case of the members of the Board of Directors, whoever has been warned and continues in non-compliance according to the provisions, shall cause the administrative body to communicate this to the Board of Directors so that it proceeds according to request the due process before the Government Council.\n\nThe lack of presentation of the guarantee shall be grounds for cessation in the position without employer liability, in the terms contemplated in article 120 of the Law on the Financial Administration of the Republic and Public Budgets, for those cases in which, the official having been warned to this effect, continues in non-compliance for more than twenty business days.\n\nAs provided in articles 110, subsection l), and 113 of the Law on the Financial Administration of the Republic and Public Budgets, in the case of the officials in charge of receiving, guarding, and controlling the presentation of bonds, it shall constitute an event generating administrative liability and the application of the corresponding sanctioning regime by giving the obligated servant possession of the position without first providing the stipulated bond.\n\nArticle 22.—Liability of the Immediate Superior. The immediate superior who, having knowledge of any improper act or omission on the part of the principal, does not communicate it to the Human Resources Section shall be subject to administrative liability, considering that any falsehood, concealment, or willful act in the information provided to the entity or insurance company shall render the policy void.\n\nArticle 23.—Effective Date. It shall be effective from its publication.\n\nTransitory Provision I.—The officials who are obligated to provide a bond as of the date this Regulation enters into force shall have a period of one calendar month to process the bond and present a copy to the Human Resources Section.\n\nTransitory Provision II.—The officials who, upon the entry into force of this Regulation, maintain current bond guarantees may wait until their expiration, and at the time of their renewal, must adjust to the levels and coverage established in this regulation." }