{ "id": "norm-73030", "citation": "Reglamento 0 (Instituto Costarricense de Turismo, 04/07/2012)", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Proceso de Acreditación de Órganos Externos de Evaluación para el CST", "title_en": "Accreditation Process for External Evaluation Bodies under the CST", "summary_es": "Este Manual de Procedimiento del ICT detalla el proceso de acreditación de Órganos Externos de Evaluación (OEE) por parte de la Comisión Nacional de Acreditación (CNA) para realizar evaluaciones y reevaluaciones de empresas inscritas en el Certificado de Sostenibilidad Turística (CST). Establece los requisitos que deben cumplir los OEE —como estar conformados por al menos dos evaluadores certificados, presentar documentación legal y fiscal— y describe paso a paso desde la solicitud de inscripción hasta la autorización para operar. También define el procedimiento sancionatorio por incumplimientos: desde amonestación escrita hasta cancelación de la acreditación, garantizando el debido proceso con recursos de revocatoria y apelación. El manual deriva del Decreto Ejecutivo N° 36012 MINAET-MEIC-TUR y regula la relación técnica y administrativa entre la CNA, el Departamento de Sostenibilidad del ICT y los OEE.", "summary_en": "This ICT Procedure Manual details the accreditation process for External Evaluation Bodies (OEEs) by the National Accreditation Commission (CNA) to carry out evaluations and reevaluations of companies registered under the Certificate of Tourist Sustainability (CST). It sets out the requirements OEEs must meet—such as having at least two certified evaluators and submitting legal and tax documentation—and describes the step-by-step process from registration application to operating authorization. It also defines the sanctioning procedure for non-compliance: from written warning to cancellation of accreditation, guaranteeing due process with remedies of revocation and appeal. The manual derives from Executive Decree No. 36012 MINAET-MEIC-TUR and regulates the technical and administrative relationship between the CNA, the ICT Sustainability Department, and the OEEs.", "court_or_agency": "", "date": "04/07/2012", "year": "2012", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "Certificado de Sostenibilidad Turística (CST)", "Comisión Nacional de Acreditación (CNA)", "Órganos Externos de Evaluación (OEE)", "Decreto 36012 MINAET-MEIC-TUR", "recursos de revocatoria y apelación" ], "concept_anchors": [ { "article": "Arts. 14-18", "law": "Decreto Ejecutivo N° 36012 MINAET-MEIC-TUR" } ], "keywords_es": [ "Certificado de Sostenibilidad Turística", "Comisión Nacional de Acreditación", "Órganos Externos de Evaluación", "Procedimiento acreditación", "Sanciones OEE", "Manual Procedimiento ICT", "Decreto 36012", "Sostenibilidad turística", "Evaluación CST", "Debido proceso" ], "keywords_en": [ "Certificate of Tourist Sustainability", "National Accreditation Commission", "External Evaluation Bodies", "accreditation procedure", "sanctions OEE", "ICT Procedure Manual", "Decree 36012", "tourist sustainability", "CST evaluation", "due process" ], "excerpt_es": "PROPÓSITO: Con el procedimiento los OEE podrán conocer las acciones que se deben realizar para solicitar autorización ante la C.N.A. y poder realizar el Proceso de Evaluación/Reevaluación a Empresas inscritas en el Programa CST y que con anterioridad han recibido la Inducción correspondiente al Programa CST, ofrecido por el Comité Técnico del Departamento de Sostenibilidad del I.C.T.\n\nPara que los OEE puedan ser autorizados por la C.N.A. a realizar Evaluaciones/Reevaluaciones deben:\n1. Estar conformados por al menos dos evaluadores que hayan aprobado los cursos de capacitación para Evaluadores Externos.\n2. Presentar Inscripción de OEE firmado por su representante legal o persona con poder para ello.\n3. Presentar Equipo de Evaluadores a acreditar, descripción de la Organización y Organigrama.\n4. Presentar Declaración Jurada indicando estar al día en el pago de impuestos nacionales y cuotas obrero patronales de la Caja Costarricense del Seguro Social.\n5. Presentar Certificación de aprobación de cursos de capacitación para OEE por parte de los evaluadores participantes en la Organización.", "excerpt_en": "PURPOSE: With this procedure, the OEEs will be able to know the actions that must be taken to request authorization from the C.N.A. and to carry out the Evaluation/Reevaluation Process for companies registered in the CST Program that have previously received the corresponding CST Program Induction, offered by the Technical Committee of the I.C.T. Sustainability Department.\n\nIn order for the OEEs to be authorized by the C.N.A. to perform Evaluations/Reevaluations, they must:\n1. Be made up of at least two evaluators who have passed the training courses for External Evaluators.\n2. Present an OEE Registration form signed by their legal representative or a person with power of attorney.\n3. Present the Evaluator Team to be accredited, a description of the Organization, and an Organizational Chart.\n4. Present a Sworn Declaration indicating they are up to date with national tax payments and employer-worker contributions to the Costa Rican Social Security Fund.\n5. 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That the CST Technical Team had to conduct a visit to a company evaluated/re-evaluated by the OEE due to anomalies and/or inconsistencies in the Report...", "quote_es": "Para que la Comisión Nacional de Acreditación considere seguir un Proceso de Investigación y aplicar sanciones por incumplimiento a un OEE debe considerar: 1. 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Estar conformados por al menos dos evaluadores\nque hayan aprobado los cursos de capacitación para Evaluadores Externos.\n\n2. Presentar Inscripción de OEE firmado por su\nrepresentante legal o persona con poder para ello.\n\n3. Presentar Equipo de Evaluadores a acreditar,\ndescripción de la\n Organización y Organigrama.\n\n4. Presentar Declaración Jurada indicando estar al\ndía en el pago de impuestos nacionales y cuotas obrero patronales de\nla Caja Costarricense\ndel Seguro Social.\n\n5. Presentar Certificación de aprobación de cursos\nde capacitación para OEE por parte de los evaluadores participantes en\nla Organización.\n\n6. Una vez entregados los documentos para ser\nautorizados, la C.N.A.\nprocederá a verificar los mismos, en Sesión inmediatamente posterior a haber\nsido recibidos los documentos.\n\n7. El Grupo de OEE informará a\nla C.N.A. y a\nla Jefatura del Departamento\nde Sostenibilidad, empresas a las que realizarán el Proceso de\nEvaluación/Reevaluación, antes de proceder a realizar esta etapa del\nProcedimiento.\n\n8. La\n C.N.A. y la\n Jefatura del Departamento de Sostenibilidad, informarán al\nGrupo de OEE de su aprobación o desaprobación para continuar con el Proceso o\nla no aprobación por existir incongruencias y/o anomalías con la empresa.\n\n9. Una vez autorizados para realizar la etapa de\nEvaluación/Reevaluación los OEE podrán continuar con el Proceso.\n\n10. Los OEE deberán presentar ante\nla Jefatura del Departamento\nde Sostenibilidad, los Informes correspondientes a\nla Evaluación/Reevaluación\nde la Empresa.\n\n11. La\n Jefatura del Departamento de Sostenibilidad y el Comité\nTécnico analizarán el Informe entregado por los OEE.\n\n12. La\n Jefatura del Departamento de Sostenibilidad y el Comité\nTécnico envían Informe de análisis a los OEE y presentan expediente ante\nla C.N.A. para su respectiva\ncertificación.\n\nEl procedimiento será distribuido a los\nfuncionarios y Jefatura del Proceso de Sostenibilidad Turística y OEE (por\nmedio electrónico y éste será considerado el medio oficial para su\nrecepción) \n\nINSTITUTO COSTARRICENSE DE\nTURISMO\n\nCODIGO:\nICT-MGT-PST-PCEH-009\n\nMACROPROCESO DE GESTION TURISTICA\n\nDEPENDENCIA: Proceso de Sostenibilidad Turística\n\nRESPONSABLE: Líder del Proceso de Sostenibilidad en\nsus funciones de Secretario Técnico de\nla CNA\n\nNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Proceso\nde Acreditación por parte de\nla Comisión Nacional de Acreditación para operación\nde Órganos Externos de Evaluación\n\n| ACTIVIDADES | RESPONSABLE | | | --- | --- | --- | | 1 | Entrega a Secretaria de Departamento de\nSostenibilidad, Solicitud de Inscripción de OEE. La solicitud debe incluir: 1a-Nombre de\nparticipantes en el OEE (mínimo dos personas) 1b-Descripción de la OEE 1c-Organigrama de la OEE\n1d-Declaración Jurada indicando estar al día con impuestos y cuotas obrero patronales de la CCSS.\n1e-Certificación de aprobación de cursos por parte de participantes en OEE 1f-Cédula Jurídica\n1g-Nombre y cédula de representante legal | Órgano Externo de Evaluación | | 2 | Recibe Solicitud de\nInscripción de OEE y entrega al Jefe del Departamento de Sostenibilidad | Secretaria Departamento de\nSostenibilidad | | 3 | Presenta a C.N.A. Solicitud de Inscripción de OEE, en Sesión inmediatamente\nposterior a la fecha en que fueron recibidos los documentos | Jefatura del Departamento de\nSostenibilidad | | 4 | Analiza Solicitudes de Inscripción entregadas por OEE y autoriza o rechaza\nInscripción del Organismo de Evaluación Externo Si autoriza Solicitud formaliza acuerdo de\nacreditación, si no, comunica acuerdo de rechazo | Comisión Nacional de Acreditación | | 5 |\nFormaliza por acuerdo, la acreditación de los OEE o de rechazo | Comisión Nacional de Acreditación |\n| 6 | Notifica a OEE de la aceptación o rechazo de la Solicitud de Inscripción como OEE a más tardar\ntres días después de que el acuerdo sea tomado en sesión de la CNA Si se acuerda acreditar continúa\ncon el trámite (subproceso A, va al paso 15), si no, se da el debido proceso si hay interposición de\nrecursos (subproceso B va al paso 18) | Jefatura del Departamento de Sostenibilidad | | 7 | Si la\nSolicitud de Inscripción es aceptada, se continúa con el procedimiento. Si la resolución de la\nSolicitud de Inscripción es negativa, el OEE tiene derecho a interponer recursos ordinarios ante la\nCNA, hasta 3 días hábiles posteriores a haber recibido la notificación. Si no interpone recursos,\nfinaliza procedimiento (B) | Órgano Externo de Evaluación | | 8 | Entrega a Secretaria de\nDepartamento de Sostenibilidad, recursos ordinarios | Órgano Externo de Evaluación | | 9 | Recibe\nrecursos ordinarios de OEE y entrega al Jefe de Departamento de Sostenibilidad | Secretaria\nDepartamento de Sostenibilidad | | 10 | Presenta a C.N.A. recursos ordinarios de OEE, en Sesión\ninmediatamente posterior a la fecha en que fueron recibidos los documentos | Jefatura del\nDepartamento de Sostenibilidad | | 11 | Analiza recursos ordinarios entregadas por OEE y autoriza o\nrechaza Inscripción del Organismo de Evaluación Externo | Comisión Nacional de Acreditación | | 12 |\nFormaliza por acuerdo, la acreditación de los OEE | Comisión Nacional de Acreditación | | 13 |\nNotifica a OEE de la aceptación o rechazo de los recursos ordinarios presentados por OEE a más\ntardar tres días después de que el acuerdo sea tomado en sesión de la CNA. Si se acepta recurso\ncontinúa el trámite (A), si se rechaza recurso, finaliza procedimiento (B) | Jefatura del\nDepartamento de Sostenibilidad | | 14 | Si los recursos ordinarios son aceptados, se continúa con el\nprocedimiento. Si la resolución de los recursos ordinarios es negativa, finaliza el proceso | Órgano\nExterno de Evaluación | | 15 | Presenta a C.N.A. y Jefatura de Departamento de Sostenibilidad\nempresas a las que darán seguimiento en el Proceso de Certificación (Etapas de\nEvaluación/Reevaluación) ya sea en forma física o de forma electrónica, si es de forma física,\nentrega a Departamento de Sostenibilidad listado de empresas junto a Carta de Compromiso de empresas\na las que el Grupo de Evaluadores Externos les dará seguimiento. Si es de manera electrónica, se\nenvía la información al correo de la Jefatura del Departamento de Sostenibilidad; adjuntando Carta\nde Compromiso de empresas a las que el Grupo de Evaluadores Externos les dará seguimiento. NOTA: El\nDepartamento de Sostenibilidad Turística NO entregará a los OEE, listado de empresas para\nevaluar/reevaluar existente en el SICST | Órgano Externo de Evaluación | | 16 | Recibe listado de\nempresas de OEE y entrega al Jefe de Departamento de Sostenibilidad | Secretaria Departamento de\nSostenibilidad | | 17 | Evalúa condición de empresa(s) presentada(s) por OEE e informa al Órgano de\nEvaluación la autorización de continuar o no con el proceso en un máximo de tres días hábiles\ndespués de haber enviado la información vía física o electrónica | Jefatura del Departamento de\nSostenibilidad | | 18 | Informa al Órgano de Evaluación Externa la autorización de continuar o no\ncon el proceso finaliza procedimiento (B), máximo tres días hábiles después de haber enviado la\ninformación vía física o electrónica | Jefatura del Departamento de Sostenibilidad | | 19 | Realizan\nProceso de Evaluación/Reevaluación en empresa autorizada por C.N.A. y Jefatura de Departamento de\nSostenibilidad siguiendo el procedimiento descrito en: | Órgano Externo de Evaluación | | ICT-MGT-\nPST-PCEH-003 (Sub-proceso de Evaluación/Reevaluación) | | | | 20 | Presentan ante la Jefatura del\nDepartamento de Sostenibilidad los Informes correspondientes a la Etapa de Evaluación/Reevaluación\nde la empresa, máximo 6 meses después de haber recibido la autorización de manera electrónica al\ncorreo de la Jefatura del Departamento de Sostenibilidad | Órgano Externo de Evaluación | | 21 | La\nJefatura del Departamento de Sostenibilidad designa a un integrante del Equipo Técnico para analizar\nel Informe entregado por los OEE quién tendrá máximo un mes para presentar sus conclusiones y\nrecomendaciones de manera electrónica al correo de la Jefatura del Departamento de Sostenibilidad |\nJefatura del Departamento de Sostenibilidad y Equipo Técnico de CST | | 22 | Revisa Informe\nentregado por los OEE y presenta sus conclusiones y recomendaciones de manera electrónica a Jefatura\nde Sostenibilidad al correo de la Jefatura del Departamento de Sostenibilidad, máximo un mes después\nde recibir la información | Equipo Técnico de CST | | 23 | Envía a OEE, resultado de análisis de\nInforme con las observaciones correspondientes | Jefatura del Departamento de Sostenibilidad | | 24\n| Presenta ante la Jefatura del Departamento de Sostenibilidad e integrante de Equipo Técnico\nencargado del análisis del Informe, las aclaraciones correspondientes en caso de tenerse, máximo 8\ndías hábiles después de haber recibido análisis de Informe con las observaciones correspondientes |\nÓrgano Externo de Evaluación | | 25 | Se reciben y revisan aclaraciones enviadas por parte del OEE |\nJefatura del Departamento de Sostenibilidad e integrante de Equipo Técnico de CST | | 26 | Informa\nde conclusiones a OEE a más tardar 5 días hábiles después de recibir las aclaraciones por parte del\nOEE. | Jefatura del Departamento de Sostenibilidad | | 27 | Presenta ante CNA expediente de empresa\nevaluada/reevaluada por OEE | Equipo Técnico de CST | | 28 | Analiza expedientes de\nevaluaciones/reevaluaciones realizadas por OEE | Comisión Nacional de Acreditación | | 29 | 14a-Si\nno hay observaciones a Informe presentado por OEE, se toma acuerdo en firme en Sesión CNA\ninmediatamente posterior a la revisión de las aclaraciones 14b-Si hay incongruencias o anomalías en\nel Informe presentado por OEE, la CNA instruye a Jefatura del Departamento de Sostenibilidad a que\nel Equipo Técnico de CST audite a la empresa evaluada, a más tardar un mes después de haber sido\nrevisado el Informe del OEE. | Comisión Nacional de Acreditación | | 30 | Formaliza por acuerdo, el\nNivel obtenido por la empresa | Comisión Nacional de Acreditación | | 31 | Notifica a OEE acuerdo\ntomado por CNA | Jefatura del Departamento de Sostenibilidad | | 32 | Comunica a la Empresa el Nivel\nObtenido por medio de la Nota Comunicado Oficial de Certificación(C3) (Anexo 10); así como por medio\nde una Nota Oficial de la Jefatura del Departamento. Adjunta Informe de Observaciones Generales |\nJefatura del Departamento de Sostenibilidad y Encargado de Sistema de Información del CST |\n\nINSTITUTO COSTARRICENSE DE\nTURISMO\n\nCODIGO:\nICT-MGT-PST-PCEH-009a\n\nMACROPROCESO DE GESTIÓN TURÍSTICA\n\nDEPENDENCIA: Proceso de Sostenibilidad Turística\n\nNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Proceso por Falta o Anomalías en las Obligaciones\nde Órganos Externos de Evaluación\n\nRESPONSABLE: Líder del Proceso de Sostenibilidad en sus funciones de\nSecretario Técnico de la CNA\n\nALCANCE: Para aplicación por parte de los funcionarios del Proceso de\nSostenibilidad Turística, de\nla Comisión Nacional de Acreditación a los OEE por\nIncumplimiento en sus Obligaciones, Faltas y/o Anomalías\n\nABREVIATURAS\n\nICT: Instituto Costarricense de Turismo\n\nMGT: Macro proceso de Gestión y Asesoría Turística\n\nPST: Proceso de Sostenibilidad Turística\n\nCST: Certificado de Sostenibilidad Turística\n\nSICST: Sistema de Información del CST\n\nCNA: Comisión Nacional de Acreditación\n\nOEE: Órganos Externos de\nEvaluación\n\nINTRODUCCIÓN\n\nOBJETIVO: Explicar la secuencia de\nacciones que la\n Comisión Nacional de Acreditación debe considerar cuando los\nOEE incurran en incumplimiento de sus obligaciones, falta y/o anomalías para\nsentar las responsabilidades del caso\n\nCRITERIO: El procedimiento tiene su\norigen en el Decreto Ejecutivo N° 36012 MINAET-MEIC-TUR (artículos 15 al 18),\nla Ley de Administración Pública y Manual de Procedimientos Ordinarios\n\n-Publicación en el Diario Oficial\nLa Gaceta del 7 de\nabril 2010.\n\nPROPÓSITO: Con el procedimiento\nLa Comisión Nacional\nde Acreditación determinará cuando se debe seguir un Proceso de Investigación\nPreliminar a un Órgano de Evaluación Externo por incumplimiento de sus\nobligaciones, falta y/o anomalías y su respectiva sanción según gravedad\nde la violación cometida, en perjuicio de los objetivos del programa CST y la\nreincidencia.\n\nPara que la\n Comisión Nacional de Acreditación considere seguir un Proceso\nde Investigación y aplicar sanciones por incumplimiento a un OEE debe\nconsiderar:\n\n1. Que el Equipo Técnico del CST haya tenido que realizar visita a empresa\nevaluada/reevaluada por el OEE por presentación de anomalías y/o incongruencia\nen el Informe de evaluación/reevaluación presentado.\n\n2. Incumplir con las obligaciones dispuestas en el\nReglamento.\n\n3. No guardar confidencialidad en asuntos que\ncompeten estrictamente a la empresa evaluada/reevaluada\n\nINSTITUTO COSTARICCENSE DE TURISMO\n\nCODIGO: ICT-MGT-PST-PCEH-009a\n\nMACROPROCESO DE GESTION TURISTICA\n\nDEPENDENCIA: Proceso de Sostenibilidad Turística\n\nRESPONSABLE: Líder del Proceso de Sostenibilidad en\nsus funciones de Secretario Técnico de\nla CNA\n\nNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Proceso por Falta o Anomalías en las Obligaciones\nde Órganos Externos de Evaluación\n\n| ACTIVIDADES | RESPONSABLE | | | --- | --- | --- | | 1 | Informa a Comisión Nacional de\nAcreditación, faltas o anomalías presentes en Informe de OEE | Jefatura del Departamento de\nSostenibilidad | | 2 | Analiza información, presentado por Jefatura de Departamento de\nSostenibilidad | Comisión Nacional de Acreditación | | 3 | Determina apertura de Proceso de\nInvestigación Preliminar a un Órgano de Evaluación Externo por incumplimiento de sus obligaciones,\nfalta y/o anomalías | Comisión Nacional de Acreditación | | 4 | Define sanción a aplicar a la OEE\ntomando en consideración: 3a-Gravedad de la violación cometida 3b-Perjuicio causado a los fines del\nCST 3c-Reincidencia | Comisión Nacional de Acreditación | | 5 | Define la acción a seguir según la\nsanción definida, entre: 4a-Amonestación por escrito 4b-Suspensión de su acreditación por un período\nde uno a seis meses calendario 4c- Suspensión de su acreditación por un período de siete meses a un\naño calendario 4d-Cancelación de acreditación | Comisión Nacional de Acreditación | | 6 | Formaliza\npor acuerdo, la sanción definida para el OEE | Comisión Nacional de Acreditación | | 7 | Notifica a\nOEE la sanción establecida por incumplimiento de sus obligaciones, falta y/o anomalías a más tardar\ntres días después de que el acuerdo sea tomado en sesión de la CNA | Jefatura del Departamento de\nSostenibilidad | | 8 | El OEE tiene derecho a interponer recursos de revocatoria y apelación ante la\nCNA, hasta 3 días hábiles posteriores a haber recibido la notificación | Órgano Externo de\nEvaluación | | 9 | Entrega a Secretaria de Departamento de Sostenibilidad, recursos de revocatoria y\napelación | Órgano Externo de Evaluación | | 10 | Recibe recursos de revocatoria y apelación de OEE\ny entrega al Jefe de Departamento de Sostenibilidad | Secretaria Departamento de Sostenibilidad | |\n11 | Presenta a C.N.A. recursos de revocatoria y apelación de OEE, en Sesión inmediatamente\nposterior a la fecha en que fueron recibidos los documentos | Jefatura del Departamento de\nSostenibilidad | | 12 | Analiza recursos de revocatoria y apelación entregadas por OEE y mantiene\ncriterio o lo modifica | Comisión Nacional de Acreditación | | 13 | Formaliza por acuerdo, la\naceptación o rechazo | Comisión Nacional de Acreditación | | 14 | Notifica a OEE de la aceptación de\nlos recursos de revocatoria y apelación presentados por OEE a más tardar tres días después de que el\nacuerdo sea tomado en sesión de la CNA. | Jefatura del Departamento de Sostenibilidad | | 15 |\nNotifica a OEE del rechazo de los recursos de revocatoria y apelación presentados por OEE e informa\nal público en general, una vez que se haya puesto en firme la sanción establecida, mediante\npublicación en el Diario Oficial La Gaceta | Comisión Nacional de Acreditación |\n\n4 de julio del 2012.", "body_en_text": "throughout the text\n\n -\n\n Complete Standard Text 0\n\n Procedure Manual for the Tourism Sustainability Process\n\nComplete Document acta: E66CA\n\nCOSTA RICAN TOURISM INSTITUTE\n\nPROCEDURE MANUAL\nFOR THE\n\nTOURISM SUSTAINABILITY\nPROCESS\n\nCOSTA RICAN TOURISM INSTITUTE\n\nCODE:\nICT-MGT-PST-PCEH-009\n\nTOURISM MANAGEMENT MACROPROCESS\n\nDEPENDENCY: Tourism Sustainability Process\n\nNAME OF PROCEDURE: Accreditation Process\nby the\n National Accreditation Commission for the operation of External\nEvaluation Bodies\n\nRESPONSIBLE PARTY: Leader of the Sustainability Process in\ntheir role as Technical Secretary of\nthe CNA\n\nSCOPE: For application by officials of the\nSustainability Process and External Evaluation Bodies to grant and\nrequest authorization, respectively, in order to carry out the\nEvaluation/Reevaluation of Companies registered in the Tourism Sustainability\nProgram\n\nABBREVIATIONS\n\nICT: Costa Rican Tourism Institute\n\nMGT: Tourism Management and Advisory Macroprocess\n\nPST: Tourism Sustainability Process\n\nCST: Certificate of Sustainable Tourism (Certificado de Sostenibilidad Turística)\n\nSICST: CST Information System\n\nCNA: National Accreditation Commission (Comisión Nacional de Acreditación)\n\nOEE: External Evaluation Bodies (Órganos Externos de Evaluación)\n\nINTRODUCTION\n\nOBJECTIVE: To explain the sequence of\nactivities that the OEE must carry out to request authorization from\nthe National Accreditation Commission\n to conduct Evaluations/Reevaluations of\ncompanies registered in the CST Program.\n\nCRITERION: The procedure originates\nfrom Decreto Ejecutivo N° 36012 MINAET-MEIC-TUR (articles 14 to 18)\n\n-Published in the Official Gazette\nLa Gaceta of April 7,\n2010.\n\nPURPOSE: Through this procedure, the\nOEE will be able to learn the actions required to request\nauthorization from the C.N.A. and to be able to carry out the\nEvaluation/Reevaluation Process for Companies registered in the CST Program which have\npreviously received the Induction corresponding to the CST Program,\noffered by the Technical Committee of the Sustainability Department of the I.C.T.\n\nIn order for the OEE to be authorized by\nthe C.N.A. to conduct\nEvaluations/Reevaluations, they must:\n\n1. Be comprised of at least two evaluators\nwho have passed the training courses for External Evaluators.\n\n2. Submit the OEE Registration signed by their\nlegal representative or a person with power of attorney for this purpose.\n\n3. Submit the Team of Evaluators to be accredited,\na description of the\n Organization, and an Organization Chart.\n\n4. Submit a Sworn Declaration indicating they are up\nto date with national tax payments and employer-employee contributions to\nthe Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense\ndel Seguro Social).\n\n5. Submit Certification of approval of\ntraining courses for OEE by the evaluators participating in\nthe Organization.\n\n6. Once the documents for authorization are submitted, the C.N.A.\nwill proceed to verify them, in a Session immediately following the receipt of the documents.\n\n7. The OEE Group will inform\nthe C.N.A. and the\nHead of the Sustainability Department\n of companies they will carry out the Evaluation/Reevaluation Process\nfor, before proceeding to carry out this stage of the\nProcedure.\n\n8. The\n C.N.A. and the\n Head of the Sustainability Department will inform the\nOEE Group of their approval or disapproval to continue with the Process, or\nthe non-approval due to the existence of inconsistencies and/or anomalies with the company.\n\n9. Once authorized to carry out the\nEvaluation/Reevaluation stage, the OEE may continue with the Process.\n\n10. The OEE must submit to\nthe Head of the Sustainability Department\n the corresponding Reports for the Evaluation/Reevaluation\n of the Company.\n\n11. The\n Head of the Sustainability Department and the Technical\nCommittee will analyze the Report submitted by the OEE.\n\n12. The\n Head of the Sustainability Department and the Technical\nCommittee will send the analysis Report to the OEE and submit the file before\nthe C.N.A. for its respective\ncertification.\n\nThe procedure will be distributed to the\nofficials and the Head of the Tourism Sustainability Process and OEE (by\nelectronic means, and this will be considered the official means for its\nreceipt)\n\nCOSTA RICAN TOURISM\nINSTITUTE\n\nCODE:\nICT-MGT-PST-PCEH-009\n\nTOURISM MANAGEMENT MACROPROCESS\n\nDEPENDENCY: Tourism Sustainability Process\n\nRESPONSIBLE PARTY: Leader of the Sustainability Process in\ntheir role as Technical Secretary of\nthe CNA\n\nNAME OF PROCEDURE: Accreditation Process\nby the National Accreditation Commission for the operation\nof External Evaluation Bodies\n\n| ACTIVITIES | RESPONSIBLE PARTY | | | --- | --- | --- | | 1 | Delivers OEE Registration Application to the Secretary of the Sustainability Department. The application must include: 1a-Name of participants in the OEE (minimum two people) 1b-Description of the OEE 1c-Organization chart of the OEE 1d-Sworn Declaration indicating being up to date with taxes and employer-employee contributions to the CCSS. 1e-Certification of course approval by participants in the OEE 1f-Legal Identification Number (Cédula Jurídica) 1g-Name and ID of the legal representative | External Evaluation Body | | 2 | Receives OEE Registration Application and delivers it to the Head of the Sustainability Department | Secretary of the Sustainability Department | | 3 | Presents the OEE Registration Application to the C.N.A., in a Session immediately following the date the documents were received | Head of the Sustainability Department | | 4 | Analyzes Registration Applications submitted by OEE and authorizes or rejects the Registration of the External Evaluation Body If the Application is authorized, formalizes the accreditation agreement; if not, communicates the rejection agreement | National Accreditation Commission | | 5 | Formalizes, by agreement, the accreditation of the OEE or its rejection | National Accreditation Commission | | 6 | Notifies the OEE of the acceptance or rejection of the Registration Application as an OEE no later than three days after the agreement is adopted in a CNA session If accreditation is agreed, the process continues (sub-process A, go to step 15); if not, due process is followed if appeals are filed (sub-process B, go to step 18) | Head of the Sustainability Department | | 7 | If the Registration Application is accepted, the procedure continues. If the resolution of the Registration Application is negative, the OEE has the right to file ordinary appeals before the CNA, up to 3 business days after having received the notification. If no appeals are filed, the procedure ends (B) | External Evaluation Body | | 8 | Delivers ordinary appeals to the Secretary of the Sustainability Department | External Evaluation Body | | 9 | Receives ordinary appeals from the OEE and delivers them to the Head of the Sustainability Department | Secretary of the Sustainability Department | | 10 | Presents the OEE's ordinary appeals to the C.N.A., in a Session immediately following the date the documents were received | Head of the Sustainability Department | | 11 | Analyzes ordinary appeals submitted by the OEE and authorizes or rejects the Registration of the External Evaluation Body | National Accreditation Commission | | 12 | Formalizes, by agreement, the accreditation of the OEE | National Accreditation Commission | | 13 | Notifies the OEE of the acceptance or rejection of the ordinary appeals filed by the OEE no later than three days after the agreement is adopted in a CNA session. If the appeal is accepted, the process continues (A); if the appeal is rejected, the procedure ends (B) | Head of the Sustainability Department | | 14 | If the ordinary appeals are accepted, the procedure continues. If the resolution of the ordinary appeals is negative, the process ends | External Evaluation Body | | 15 | Presents to the C.N.A. and the Head of the Sustainability Department the companies they will monitor in the Certification Process (Evaluation/Reevaluation Stages) either in physical or electronic form; if in physical form, delivers the list of companies together with the Commitment Letter from the companies the External Evaluator Group will monitor, to the Sustainability Department. If done electronically, the information is sent to the email of the Head of the Sustainability Department; attaching the Commitment Letter from the companies the External Evaluator Group will monitor. NOTE: The Tourism Sustainability Department WILL NOT provide the OEE with a list of companies to evaluate/reevaluate existing in the SICST | External Evaluation Body | | 16 | Receives the list of companies from the OEE and delivers it to the Head of the Sustainability Department | Secretary of the Sustainability Department | | 17 | Evaluates the condition of the company(ies) presented by the OEE and informs the Evaluation Body of the authorization to continue or not with the process within a maximum of three business days after having sent the information physically or electronically | Head of the Sustainability Department | | 18 | Informs the External Evaluation Body of the authorization to continue or not with the process; the procedure ends (B), within a maximum of three business days after having sent the information physically or electronically | Head of the Sustainability Department | | 19 | Carries out the Evaluation/Reevaluation Process at the company authorized by the C.N.A. and the Head of the Sustainability Department, following the procedure described in: | External Evaluation Body | | ICT-MGT-PST-PCEH-003 (Evaluation/Reevaluation Sub-process) | | | | 20 | Submits the Reports corresponding to the Evaluation/Reevaluation Stage of the company to the Head of the Sustainability Department, a maximum of 6 months after having received authorization, electronically to the email of the Head of the Sustainability Department | External Evaluation Body | | 21 | The Head of the Sustainability Department assigns a member of the Technical Team to analyze the Report submitted by the OEE, who will have a maximum of one month to present their conclusions and recommendations electronically to the email of the Head of the Sustainability Department | Head of the Sustainability Department and CST Technical Team | | 22 | Reviews the Report submitted by the OEE and presents their conclusions and recommendations electronically to the Head of Sustainability at the email of the Head of the Sustainability Department, a maximum of one month after receiving the information | CST Technical Team | | 23 | Sends the result of the Report analysis with the corresponding observations to the OEE | Head of the Sustainability Department | | 24 | Presents the corresponding clarifications, if any, to the Head of the Sustainability Department and the member of the Technical Team in charge of the Report analysis, a maximum of 8 business days after having received the Report analysis with the corresponding observations | External Evaluation Body | | 25 | Receives and reviews clarifications sent by the OEE | Head of the Sustainability Department and member of the CST Technical Team | | 26 | Informs the OEE of the conclusions no later than 5 business days after receiving the clarifications from the OEE. | Head of the Sustainability Department | | 27 | Presents the file of the company evaluated/reevaluated by the OEE before the CNA | CST Technical Team | | 28 | Analyzes files of evaluations/reevaluations conducted by the OEE | National Accreditation Commission | | 29 | 14a-If there are no observations on the Report submitted by the OEE, a final agreement is adopted in a CNA Session immediately following the review of the clarifications 14b-If there are inconsistencies or anomalies in the Report submitted by the OEE, the CNA instructs the Head of the Sustainability Department for the CST Technical Team to audit the evaluated company, no later than one month after the OEE Report was reviewed. | National Accreditation Commission | | 30 | Formalizes, by agreement, the Level obtained by the company | National Accreditation Commission | | 31 | Notifies the OEE of the agreement adopted by the CNA | Head of the Sustainability Department | | 32 | Communicates the Obtained Level to the Company through the Official Certification Communication Note (C3) (Anexo 10); as well as through an Official Note from the Head of the Department. Attaches the General Observations Report | Head of the Sustainability Department and CST Information System Manager |\n\nCOSTA RICAN TOURISM\nINSTITUTE\n\nCODE:\nICT-MGT-PST-PCEH-009a\n\nTOURISM MANAGEMENT MACROPROCESS\n\nDEPENDENCY: Tourism Sustainability Process\n\nNAME OF PROCEDURE: Procedure for Default or Anomalies in the Obligations\nof External Evaluation Bodies\n\nRESPONSIBLE PARTY: Leader of the Sustainability Process in their role as\nTechnical Secretary of the CNA\n\nSCOPE: For application by officials of the Tourism Sustainability\nProcess, of\nthe National Accreditation Commission to the OEE for\nNon-compliance with their Obligations, Defaults, and/or Anomalies\n\nABBREVIATIONS\n\nICT: Costa Rican Tourism Institute\n\nMGT: Tourism Management and Advisory Macroprocess\n\nPST: Tourism Sustainability Process\n\nCST: Certificate of Sustainable Tourism (Certificado de Sostenibilidad Turística)\n\nSICST: CST Information System\n\nCNA: National Accreditation Commission (Comisión Nacional de Acreditación)\n\nOEE: External Evaluation Bodies (Órganos Externos de Evaluación)\n\nINTRODUCTION\n\nOBJECTIVE: To explain the sequence of\nactions that the\n National Accreditation Commission must consider when the\nOEE incur non-compliance with their obligations, default, and/or anomalies to\nestablish the corresponding responsibilities\n\nCRITERION: The procedure originates from\nDecreto Ejecutivo N° 36012 MINAET-MEIC-TUR (articles 15 to 18),\nthe Public Administration Act (Ley de Administración Pública), and the Ordinary Procedures Manual\n\n-Published in the Official Gazette\nLa Gaceta of April 7,\n2010.\n\nPURPOSE: Through this procedure,\nthe National Accreditation Commission\n will determine when a Preliminary Investigation Process\nmust be initiated against an External Evaluation Body for non-compliance with its\nobligations, default, and/or anomalies and their respective sanction according to the severity\nof the violation committed, to the detriment of the objectives of the CST program, and\nrecidivism.\n\nFor the\n National Accreditation Commission to consider initiating an Investigation\nProcess and applying sanctions for non-compliance to an OEE, it must consider:\n\n1. That the CST Technical Team had to conduct a visit to a company\nevaluated/reevaluated by the OEE due to the presentation of anomalies and/or inconsistencies\nin the evaluation/reevaluation Report submitted.\n\n2. Non-compliance with the obligations set forth in the\nRegulation.\n\n3. Failure to maintain confidentiality in matters that\nstrictly pertain to the evaluated/reevaluated company\n\nCOSTA RICAN TOURISM INSTITUTE\n\nCODE: ICT-MGT-PST-PCEH-009a\n\nTOURISM MANAGEMENT MACROPROCESS\n\nDEPENDENCY: Tourism Sustainability Process\n\nRESPONSIBLE PARTY: Leader of the Sustainability Process in\ntheir role as Technical Secretary of\nthe CNA\n\nNAME OF PROCEDURE: Procedure for Default or Anomalies in the Obligations\nof External Evaluation Bodies\n\n| ACTIVITIES | RESPONSIBLE PARTY | | | --- | --- | --- | | 1 | Informs the National Accreditation Commission of defaults or anomalies present in the OEE's Report | Head of the Sustainability Department | | 2 | Analyzes information presented by the Head of the Sustainability Department | National Accreditation Commission | | 3 | Determines the opening of a Preliminary Investigation Process against an External Evaluation Body for non-compliance with its obligations, default, and/or anomalies | National Accreditation Commission | | 4 | Defines the sanction to be applied to the OEE taking into consideration: 3a-Severity of the violation committed 3b-Detriment caused to the objectives of the CST 3c-Recidivism | National Accreditation Commission | | 5 | Defines the action to be taken according to the defined sanction, among: 4a-Written reprimand 4b-Suspension of its accreditation for a period of one to six calendar months 4c- Suspension of its accreditation for a period of seven months to one calendar year 4d-Cancellation of accreditation | National Accreditation Commission | | 6 | Formalizes, by agreement, the defined sanction for the OEE | National Accreditation Commission | | 7 | Notifies the OEE of the established sanction for non-compliance with its obligations, default, and/or anomalies no later than three days after the agreement is adopted in a CNA session | Head of the Sustainability Department | | 8 | The OEE has the right to file appeals for revocation and appeal before the CNA, up to 3 business days after having received the notification | External Evaluation Body | | 9 | Delivers appeals for revocation and appeal to the Secretary of the Sustainability Department | External Evaluation Body | | 10 | Receives appeals for revocation and appeal from the OEE and delivers them to the Head of the Sustainability Department | Secretary of the Sustainability Department | | 11 | Presents the OEE's appeals for revocation and appeal to the C.N.A., in a Session immediately following the date the documents were received | Head of the Sustainability Department | | 12 | Analyzes the appeals for revocation and appeal submitted by the OEE and upholds or modifies its criterion | National Accreditation Commission | | 13 | Formalizes, by agreement, the acceptance or rejection | National Accreditation Commission | | 14 | Notifies the OEE of the acceptance of the appeals for revocation and appeal filed by the OEE no later than three days after the agreement is adopted in a CNA session. | Head of the Sustainability Department | | 15 | Notifies the OEE of the rejection of the appeals for revocation and appeal filed by the OEE and informs the general public, once the established sanction has become final, by publication in the Official Gazette La Gaceta | National Accreditation Commission |\n\nJuly 4, 2012." }