{ "id": "norm-74146", "citation": "Decreto 618", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento de la Comisión de Licitaciones del SENARA", "title_en": "Regulation of the SENARA Procurement Commission", "summary_es": "El Reglamento de la Comisión de Licitaciones del SENARA establece la creación, funciones, integración y operación de una comisión encargada de dirigir los procedimientos de licitación pública y abreviada de esta institución. La Comisión debe verificar los prerrequisitos de contratación, asegurar el procedimiento legal adecuado según el monto o naturaleza de la contratación, revisar que el cartel no limite la participación y contenga parámetros de calificación claros y razonables, conocer recursos de objeción al cartel, constatar la existencia de informes técnicos, legales y administrativo-financieros, y emitir una recomendación de adjudicación motivada pero no vinculante. También asesora en la fase recursiva. Se integra por siete miembros ordinarios de alto nivel jerárquico del SENARA, liderados por el Subgerente, y puede incluir miembros extraordinarios para programas específicos. Las sesiones son al menos quincenales, con un quórum de cuatro miembros y decisión por mayoría simple; en caso de empate, la Presidencia tiene doble voto. El reglamento excluye su participación en contrataciones directas. La Secretaría Ejecutiva recae en el Coordinador de Servicios Administrativos, con funciones de convocatoria, actas, comunicaciones e informes. La competencia de la Comisión cesa al quedar firme la adjudicación.", "summary_en": "The SENARA Procurement Commission Regulation establishes the creation, functions, membership, and operation of a commission responsible for managing public and abbreviated tender procedures of this institution. The Commission must verify procurement prerequisites, ensure the correct legal procedure based on the amount or nature of the procurement, review that the tender documents do not limit participation and contain clear, reasonable scoring criteria, hear objections to the tender documents, confirm the existence of technical, legal, and administrative-financial reports, and issue a reasoned but non-binding award recommendation. It also advises during the challenging phase. It consists of seven high-level regular members from SENARA, chaired by the Deputy Manager, and may include extraordinary members for specific programs. Meetings are at least twice a month, with a quorum of four members and decisions by simple majority; in case of a tie, the Chair has a casting vote. The regulation excludes its participation in direct procurement. The Executive Secretariat is held by the Coordinator of Administrative Services, responsible for convening, minutes, communications, and reports. 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Verify the existence of technical, legal, and administrative-financial reports that support the award recommendation.\nF. Issue a duly motivated and non-binding award recommendation to the competent awarding body.\nG. 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Anteriormente se indicaba: \"El Servicio Nacional de Aguas\nSubterráneas Riego y Avenamiento, SENARA, comunica el Acuerdo 4438, tomado por\nla Junta Directiva de SENARA, en Sesión Ordinaria N° 618-12, celebrada el día 0\nde noviembre del 2012.\")\n\nAcuerdo N° 4438: Se modifica el \"Reglamento de\nla Comisión de\nLicitaciones\", del SENARA, aprobado por\nla Junta Directiva de\nSENARA en sesión ordinaria N° 457-04 celebrada el día 6 de julio del 2004,\nmediante acuerdo número 2971, para que en lo sucesivo se lea así:\n\nREGLAMENTO DE\nLA COMISIÓN DE\nLICITACIONES\n\nArtículo 1º-Créase una comisión denominada \"Comisión\nde Licitaciones\", cuya labor fundamental consistirá en dirigir los\nprocedimientos de contrataciones de licitaciones públicas y abreviadas, y\nrecomendar el acto de adjudicación.\n\nArtículo 2º-Serán funciones de\nla Comisión de\nLicitaciones:\n\nA. Verificar el cumplimiento de los prerrequisitos\nde la contratación.\n\nB. Velar porque\nel  procedimiento de contratación\nempleado sea el que legalmente corresponde, de acuerdo con el monto o la\nnaturaleza de la contratación.\n\nC. Verificar la\nexistencia de un cartel elaborado bajo la responsabilidad de la unidad\npromovente y asegurar que este no limite la participación amplia de oferentes y\ntenga parámetros de calificación clara, coherente, proporcionada y razonable.\n\nD. Conocer y\nrecomendar a la Gerencia,\nprevio informe de la\n Unidad Promovente y\nla Dirección Jurídica,\nla resolución de  recursos de Objeción al\nCartel.\n\nE. Verificar la\nexistencia de informes técnicos, legal y administrativo-financiero que den\nsustento a la recomendación de adjudicación.  \nSin perjuicio de las observaciones que pueda hacer\nla Comisión sobre\ndichos informes, el contenido de estos estará bajo exclusiva responsabilidad de\nla unidad que los elabora y\nla Comisión se limitará a constatar su existencia\npara efectos de emitir con base en ellos una recomendación.\n\nF. Realizar la\nrecomendación de adjudicación debidamente motivada y con carácter no\nvinculante, al órgano competente para adjudicar.\n\nG. Asesorar a\nla Gerencia o Junta\nDirectiva en la fase recursiva de los actos de adjudicación.\n\nArtículo 3º-\nLa Comisión de Licitaciones estará integrada\nordinariamente por:\n\na) El Subgerente de\nla Institución,\nquien será su presidente.\n\nb) El coordinador\nde  Servicios Administrativos, quien\nactuará como secretario ejecutivo de\nla Comisión.\n\nc) El Director Administrativo.\n\nd) El Director de Investigación y Gestión Hídrica.\n\ne) El Director de Ingeniería y Desarrollo de\nProyectos.\n\nf)  El Director Jurídico.\n\ng) El Director de Planificación Institucional.\n\nCuando se conozcan asuntos\nrelacionados con contrataciones de programas específicos como el Distrito de\nRiego Arenal o el Programa de Gestión Integrada de Recursos Hídricos, el\ndirector de esos programas o su representante se integrará como miembro\nextraordinario con voz y voto de\nla Comisión de Licitaciones para los asuntos\natinentes a su programa.\n\nArtículo 4º-La delegación de la condición de miembro\nde la Comisión\nde Licitaciones, solo procederá para casos concretos muy calificados previa\ncoordinación con la jefatura respectiva.  \nEn caso de ausencia del Subgerente de\nla Institución, la\npresidencia será ejercida por el Director Administrativo-Financiero.\n\nArtículo 5º-\nLa Comisión de Licitaciones sesionará ordinariamente\ndos veces al mes y extraordinariamente cada vez que lo considere\nnecesario.  En el mes de enero de cada\naño se elaborará y aprobará un calendario de sesiones ordinarias.\n\nArtículo 6º-El quórum para sesionar será de cuatro\nmiembros ordinarios.  Las decisiones se\ntomarán por mayoría simple de los miembros presente.  En caso de empate\nla Presidencia contará\ncon doble voto.\n\nArtículo 7º-\nLa Comisión de Licitaciones no tendrá ninguna\nparticipación en contrataciones cuya estimación sea inferior al límite\nestablecido para la contratación directa.\n\nArtículo 8º-Corresponde al Presidente de\nla Comisión de\nLicitaciones.\n\na) Convocar a las\nsesiones y definir las agendas de común acuerdo con la secretaría ejecutiva.\n\nb) Dirigir las sesiones.\n\nc) Remitir a\nla Gerencia, en conjunto con\nla secretaría, los informes y recomendaciones sobre adjudicaciones, objeciones\na cartel y recursos de revocatoria o apelación.\n\nArtículo 9º-\nLa Secretaría Ejecutiva\nde la Comisión\nde Licitaciones estará a cargo del Coordinador de Servicios Administrativos,\nquien tendrá las siguientes responsabilidades:\n\n-   Realizar la convocatoria a sesiones\nordinarias o extraordinarias, previa coordinación con\nla Presidencia.\n\n-   Confeccionar las Actas de las Sesiones\nordinarias o extraordinarias, para su revisión y aprobación por parte de\nla Comisión de\nLicitaciones en la siguiente sesión ordinaria.\n\n-   Comunicar \nlos acuerdos.\n\n-   Presentar un informe a\nla Comisión de\nLicitaciones con el estado de cumplimiento de condiciones previas de las\ncontrataciones.\n\n-   Recibir tramitar y custodiar la\ncorrespondencia de la\n Comisión de Licitaciones.\n\n-   Presentar a los miembros de\nla Comisión de\nLicitaciones un informe sobre el estado de las licitaciones previo a cada\nsesión ordinaria.\n\n-   Preparar el informe integrado con la\nrecomendación de adjudicación de licitaciones, con base en los informes legal,\ntécnico y administrativo-financiero.\n\nArtículo 10.-Las actas de\nla Comisión deberán\nser firmadas por la\n Presidencia y\nla Secretaria Ejecutiva\nde la Comisión.\n\nArtículo 11.-La competencia de\nla Comisión de\nLicitaciones terminará una vez que el acto de adjudicación se encuentre firme.\n\nArtículo 12.-Rige a partir de su publicación en el\nDiario Oficial La Gaceta\ny deroga cualquier otra disposición administrativa anterior que se le oponga.\nAcuerdo firme.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Full Text of Norm 618\n\n Comprehensive Reform of the Regulations of the Tender Board of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service\n\nFull Text of Record: EBB79\n\nNATIONAL GROUNDWATER, IRRIGATION, AND DRAINAGE SERVICE\n\nADMINISTRATIVE FINANCIAL DIRECTORATE\n\nThe National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service, SENARA, communicates Agreement 4438, adopted by the Board of Directors of SENARA, in Ordinary Session No. 618-12, held on November 5, 2012.\n\n(Corrected the preceding paragraph by means of a List of Errata, published in La Gaceta No. 70 of April 12, 2013, page 51. Previously it stated: \"The National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service, SENARA, communicates Agreement 4438, adopted by the Board of Directors of SENARA, in Ordinary Session No. 618-12, held on November 0, 2012.\")\n\nAgreement No. 4438: The \"Regulations of the Tender Board\", of SENARA, approved by the Board of Directors of SENARA in ordinary session No. 457-04 held on July 6, 2004, by means of agreement number 2971, is modified so that henceforth it shall read as follows:\n\nREGULATIONS OF THE TENDER BOARD\n\nArticle 1—A board is created called the \"Tender Board (Comisión de Licitaciones)\", whose fundamental task shall be to direct the procurement procedures for public and abbreviated tenders, and to recommend the act of award (acto de adjudicación).\n\nArticle 2—The functions of the Tender Board shall be:\n\nA. To verify compliance with the prerequisites of the procurement.\n\nB. To ensure that the procurement procedure used is the one legally applicable, in accordance with the amount or the nature of the procurement.\n\nC. To verify the existence of a tender document (cartel) prepared under the responsibility of the promoting unit (unidad promovente) and to ensure that it does not limit the broad participation of bidders and has clear, coherent, proportionate, and reasonable qualification parameters.\n\nD. To hear and recommend to the General Management (Gerencia), following a report from the Promoting Unit and the Legal Directorate (Dirección Jurídica), the resolution of Objection to the Tender Document appeals.\n\nE. To verify the existence of technical, legal, and administrative-financial reports that support the award recommendation. Without prejudice to the observations that the Board may make on said reports, the content of these shall be under the exclusive responsibility of the unit that prepares them and the Board shall limit itself to confirming their existence for the purposes of issuing a recommendation based on them.\n\nF. To make the award recommendation, duly reasoned and non-binding, to the body competent to award.\n\nG. To advise the General Management or Board of Directors in the appeals phase of the award acts.\n\nArticle 3—The Tender Board shall ordinarily be composed of:\n\na) The Deputy Manager (Subgerente) of the Institution, who shall be its president.\n\nb) The coordinator of Administrative Services, who shall act as executive secretary of the Board.\n\nc) The Administrative Director.\n\nd) The Director of Water Resources Research and Management (Investigación y Gestión Hídrica).\n\ne) The Director of Engineering and Project Development.\n\nf) The Legal Director.\n\ng) The Director of Institutional Planning.\n\nWhen matters related to procurements for specific programs such as the Arenal Irrigation District (Distrito de Riego Arenal) or the Integrated Water Resources Management Program (Programa de Gestión Integrada de Recursos Hídricos) are heard, the director of those programs or their representative shall join as an extraordinary member with voice and vote on the Tender Board for matters pertaining to their program.\n\nArticle 4—The delegation of the status of member of the Tender Board shall only proceed for very qualified, specific cases following prior coordination with the respective headship. In the event of the absence of the Deputy Manager of the Institution, the presidency shall be exercised by the Administrative-Financial Director.\n\nArticle 5—The Tender Board shall ordinarily meet twice a month and extraordinarily whenever it deems it necessary. In the month of January of each year, a calendar of ordinary meetings shall be prepared and approved.\n\nArticle 6—The quorum to meet shall be four ordinary members. Decisions shall be taken by a simple majority of the members present. In the event of a tie, the Presidency shall have a casting vote (doble voto).\n\nArticle 7—The Tender Board shall have no participation in procurements whose estimate is below the limit established for direct procurement (contratación directa).\n\nArticle 8—The President of the Tender Board shall be responsible for:\n\na) Convening the meetings and defining the agendas by mutual agreement with the executive secretariat.\n\nb) Directing the meetings.\n\nc) Remitting to the General Management, jointly with the secretariat, the reports and recommendations on awards, objections to the tender document, and appeals for revocation or appeal.\n\nArticle 9—The Executive Secretariat (Secretaría Ejecutiva) of the Tender Board shall be in charge of the Coordinator of Administrative Services, who shall have the following responsibilities:\n\n- Convening ordinary or extraordinary meetings, following prior coordination with the Presidency.\n\n- Preparing the Records (Actas) of the ordinary or extraordinary meetings, for their review and approval by the Tender Board at the next ordinary meeting.\n\n- Communicating the agreements.\n\n- Presenting a report to the Tender Board on the status of compliance with the prior conditions of the procurements.\n\n- Receiving, processing, and safeguarding the correspondence of the Tender Board.\n\n- Presenting to the members of the Tender Board a report on the status of the tenders prior to each ordinary meeting.\n\n- Preparing the integrated report with the tender award recommendation, based on the legal, technical, and administrative-financial reports.\n\nArticle 10—The records of the Board must be signed by the Presidency and the Executive Secretary of the Board.\n\nArticle 11—The competence of the Tender Board shall end once the award act is final (firme).\n\nArticle 12—It shall take effect upon its publication in the Official Journal La Gaceta and repeals any other prior administrative provision that opposes it. Final agreement." }