{ "id": "norm-75393", "citation": "Decreto 37828", "section": "norms", "doc_type": "executive_decree", "title_es": "Reglamento al Título IV Dispositivos de Emergencias de la Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal N° 8495", "title_en": "Regulation to Title IV Emergency Provisions of the General Law of the National Animal Health Service No. 8495", "summary_es": "Este decreto ejecutivo reglamenta el Título IV de la Ley N° 8495, estableciendo los procedimientos para declarar y atender emergencias sanitarias —epidémicas o no epidémicas— que pongan en riesgo la salud animal y la salud pública veterinaria. Define las funciones del Director General del SENASA, la integración y operación de una Comisión Ad Hoc asesora, y los mecanismos ágiles de contratación administrativa con cargo a recursos ordinarios o al Fondo Acumulativo de Emergencias. Incluye disposiciones sobre expedientes, liquidación de gastos y el rol de veterinarios ante autoridades ausentes.", "summary_en": "This executive decree regulates Title IV of Law No. 8495, establishing procedures for declaring and responding to sanitary emergencies —epidemic or non-epidemic— that threaten animal health and veterinary public health. It defines the duties of SENASA's Director General, the composition and operation of an advisory Ad Hoc Commission, and streamlined administrative contracting procedures using ordinary funds or the Accumulative Emergency Fund. 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En caso que se presente una Emergencia Sanitaria Regional o Nacional en esta materia, el SENASA solicitará al Poder Ejecutivo que mediante Decreto Ejecutivo declare la misma, según sea el caso. Una vez declarado el Estado de Emergencia Sanitaria, el SENASA activará y asumirá en forma inmediata la conducción del Plan de Emergencia Sanitaria que corresponda.\n\nCorresponderá al Director General del SENASA declarar aquellos estados de Emergencias Sanitarias Menores, mediante resolución razonada, en la cual deberán constar los criterios técnicos y legales que sustentan dicha declaratoria.", "excerpt_en": "Article 4—Declaration of a State of Sanitary Emergency. In the event of a Regional or National Sanitary Emergency in this matter, SENASA shall request the Executive Branch to declare it by Executive Decree, as the case may be. 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Por lo\ntanto, \n\nDecretan: \n\nEl siguiente, \n\n Reglamento al\nTítulo IV, Dispositivo \n\n de Emergencias, de la Ley General\n\n del Servicio\nNacional de Salud \n\n Animal, N° 8495 y\nprocesos de \n\n contratación en\nsituaciones \n\n de emergencia \n\n TÍTULO I \n\n Disposiciones Generales \n\nArtículo 1º-Objetivo. El\npresente Reglamento tiene como objetivo definir los mecanismos necesarios para\nrestablecer la salud animal y la salud pública veterinaria, así como mantener\nla condición sanitaria reconocida del país en caso de Emergencias Sanitarias\nEpidémicas o no Epidémicas.\n\nArtículo 2º-Definiciones:\nPara los efectos del presente Reglamento se entenderá por: \n\na) Bienestar Animal: el modo\nen que un animal afronta las condiciones de su entorno. Un animal está en\nbuenas condiciones de bienestar si, según indican pruebas científicas, está\nsano, cómodo, bien alimentado, en seguridad, puede expresar formas innatas de\ncomportamiento y si no padece sensaciones desagradables de dolor, miedo o\ndesasosiego. Las buenas condiciones de bienestar de los animales exigen que se\nprevengan sus enfermedades y se les administren tratamientos veterinarios; que\nse les proteja, maneje y alimente correctamente y que se les manipule y\nsacrifique de manera compasiva. El concepto de bienestar animal se refiere al\nestado del animal. La forma de tratar a un animal se designa con otros términos\ncomo cuidado de los animales, cría de animales o trato compasivo. \n\nb) Emergencia Sanitaria: aquel hecho o evento excepcional provocado por el hombre o la naturaleza\nque pone en riesgo la salud animal y la salud pública veterinaria, que genera un estado de urgencia\ny necesidad que requiere del SENASA la toma de acciones urgentes e inmediatas en el ámbito de sus\ncompetencias de conformidad con la Ley N° 8495, Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal,\nla que puede ser de dos tipos: \n\ni. Epidémica: que pueden ser de\norigen accidental o intencional (bioterrorismo), debido a brotes de\nenfermedades emergentes o reemergentes en los animales, como por ejemplo la\naparición de enfermedades exóticas, que reúnen los criterios de notificación\ndel Organismo Mundial de Sanidad Animal (OIE) según lo establecido en el\nCapítulo 1.1 del Código Sanitario de los Animales Terrestres. Estas emergencias\na su vez, pueden o no estar asociados a emergencias y/o desastres no\nepidémicos. \n\nii. No Epidémica: Situación o\nproceso que se desencadena como resultado de un fenómeno de origen natural o\nantrópico, que al encontrar en una población condiciones propicias de\nvulnerabilidad, causa alteraciones intensas en las condiciones normales del\nfuncionamiento de la comunidad, tales como pérdida de la salud pública\nveterinaria, continuidad en la producción de alimentos de origen animal, el\nbienestar animal, los bienes pecuarios, la comercialización de productos y\nsubproductos de origen animal y el medio ambiente. \n\nAsimismo las\nemergencias sanitarias epidémicas y no epidémicas pueden clasificarse como: \n\ni. Emergencia Regional: cuando los\nefectos de la misma abarquen el ámbito de un cantón o varios cantones de una o\nmás provincias. \n\nii. Emergencia Nacional: cuando su\námbito abarque la totalidad del territorio nacional. \n\nc) Emergencias Sanitarias Menores:\naquellos incidentes de menor impacto que ocurren en un área geográfica\nfocalizada, con afectación sobre la salud animal y la salud pública veterinaria\nque no ameritan una declaratoria de emergencia del Poder Ejecutivo, pero que\npor su riesgo potencial requieren una atención inmediata de parte del SENASA\ncon la respectiva asignación de fondos. Para la atención de dichas emergencias,\nse tomarán recursos del presupuesto ordinario de la Institución, y\nen su ejecución se utilizarán procedimientos más expeditos que ayuden a la\nconsecución de dicho fin. \n\nd) Plan de Emergencia Sanitaria:\nes un instrumento cuyo objetivo es establecer los criterios básicos de las\nacciones a realizar en situaciones de emergencia sanitaria. Deberá estar basado\nen los siguientes puntos: \n\ni. Instrumentación legal \n\nii. Estrategias de erradicación \n\niii. Plan de actividades básicas y\nde apoyo \n\niv. Entrenamiento permanente del\npersonal \n\nv. Estructura técnico-administrativa-financiera\n\ne) Riesgo:\nla probabilidad de que se produzca un incidente perjudicial para la salud\nPública Veterinaria o la salud animal y la magnitud probable de sus\nconsecuencias biológicas y económicas. \n\nf) Salud Animal: estado de\nbienestar físico y etológico, referido al animal individual o a poblaciones\nanimales, que consiste no sólo en la ausencia de enfermedad, sino en\ncondiciones adecuadas de salud y bienestar animal. \n\ng) Salud Pública Veterinaria:\nun componente de la salud pública y por ello se orienta a la protección de la\nsalud de la población humana. Cubre la prevención y el control de las\nenfermedades que se transmiten de los animales, sus productos, subproductos y\ndesechos hacia las personas, además de inocuidad, detección de residuos,\ncontrol de medicamentos veterinarios, e integración con los programas de salud\nanimal, entre otros. Es una función clave del Servicio Veterinario Oficial. \n\nh) Servicio Nacional de Salud\nAnimal (SENASA): Servicio Nacional de Salud Animal, creado mediante la Ley Nº 8495 del 06 de abril\nde 2006.\n\nArtículo 3º-Planes de Emergencia Sanitaria. El\nSENASA, a través de sus Programas Nacionales, diseñará los planes de emergencia\nnecesarios para atender Emergencias Epidémicas o No Epidémicas con alcance\nnacional o regional. Dichos Planes de Emergencia deben ser periódicamente\nactualizados y divulgados a través de programas de capacitación, al igual que\nen ejercicios de simulacro de situaciones de emergencia.\n\nArtículo\n4º-Declaración de Estado de Emergencia Sanitaria. En caso que se\npresente una Emergencia Sanitaria Regional o Nacional en esta materia, el\nSENASA solicitará al Poder Ejecutivo que mediante Decreto Ejecutivo declare la\nmisma, según sea el caso. Una vez declarado el Estado de Emergencia Sanitaria,\nel SENASA activará y asumirá en forma inmediata la conducción del Plan de\nEmergencia Sanitaria que corresponda. \n\nCorresponderá\nal Director General del SENASA declarar aquellos estados de Emergencias\nSanitarias Menores, mediante resolución razonada, en la cual deberán constar\nlos criterios técnicos y legales que sustentan dicha declaratoria.\n\nArtículo\n5º-Expediente de la\n Emergencia. El SENASA debe confeccionar un expediente único para\ncada Emergencia Sanitaria de modo que refleje el conjunto de acciones\nsanitarias que se ejecutaron durante la atención de la misma. Dicho expediente\nserá responsabilidad del órgano técnico del SENASA al que se le encargue por\nparte del Director General la ejecución directa de las acciones sanitarias para\natender la emergencia declarada hasta el momento en que se de por cerrada la\nmisma a través de Decreto Ejecutivo. \n\nFormará\nparte de ese expediente los documentos que respalden los procesos\nadministrativos de contratación y ejecución presupuestaria relacionadas con la\nemergencia, mismos que durante el proceso de ejecución estarán bajo resguardo\nde la\n Dirección Administrativa Financiera del SENASA. \n\nEstablecido\nel cierre de la emergencia el órgano técnico encargado y la Dirección\n Administrativa Financiera, en un plazo no mayor a treinta\ndías naturales, emitirán en forma conjunta una certificación señalando el\ncontenido del expediente, folios que lo componen y cualesquiera otra\nobservación que consideren necesaria a efectos de garantizar la unicidad del\nexpediente, el cual pasará en formas inmediata a la custodia del\ncorrespondiente archivo Institucional.\n\nArtículo\n6º-Serán funciones del Director General del Servicio Nacional de Salud Animal\nante un Estado de Emergencia Sanitaria, las siguientes: \n\n1)\nDesignar al órgano técnico nacional o regional del SENASA que se encargará de\nla conducción y ejecución de las acciones sanitarias que se requieran para\natender la emergencia sanitaria declarada. \n\n2) Convocar la Comisión Ad Hoc de Emergencias Sanitarias. \n\n3)\nDesignar a los miembros extraordinarios de la Comisión Ad Hoc\nde Emergencias Sanitarias cuya presencia considere necesaria de conformidad con\nel artículo 8° del presente Reglamento. \n\n4)\nGestionar ante el Poder Ejecutivo la emisión de un decreto ejecutivo para la\ndeclaratoria de Estado de Emergencia Sanitaria cuando corresponda según informe\nremitido por Comisión Ad Hoc. \n\n5)\nDeclarar las Emergencias Sanitarias Menores y requiriendo para ello los\ncriterios técnicos y legales correspondientes. \n\n6)\nRealizar las gestiones de apoyo y coordinación de las actividades de otras\ndependencias del Poder Ejecutivo que pueden estar involucradas en la\nemergencia. \n\n7)\nGestionar el apoyo y la participación de instituciones y organismos estatales y\nprivados relacionados a la emergencia.\n\n8)\nImplantar a través de información especial un programa efectivo de comunicación\nsocial que facilite las operaciones y metas de la unidad de campo, incluidos:\nprensa, radio, televisión, dirigido a productores y público en general apoyado\nen personal especializado previamente designado. También supervisar y autorizar\nla emisión de material informativo emitido en la sede de acción de la unidad de\ncampo destinado a los medios informativos. \n\n9)\nRendir informes periódicos a sus superiores jerárquicos del Ministerio de\nAgricultura y Ganadería, sobre hechos de relevancia que acontezcan en la\nemergencia. \n\n10)\nSolicitar apoyo técnico y económico a la comunidad internacional y organismos\nde cooperación internacional, cuando sea requerida, a través de los mecanismos\ncorrespondientes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. \n\n11)\nOrdenar la notificación a los organismos internacionales sobre emergencias\nepidémicas por la ocurrencia de enfermedades. \n\n12) Presentar para su aprobación ante la Contraloría General de la República los presupuestos\ncorrespondientes que se requieran cuando la finalización de la atención de la emergencia sobrepase\nlos tres meses, conforme artículo 95 de la Ley N° 8495 antes citada. \n\n13)\nSolicitar al Poder Ejecutivo el cierre de la Emergencia Sanitaria\ny disponer las acciones necesarias de carácter administrativo para su\ncorrespondiente liquidación. \n\n14)\nAsignar funciones especiales, cuando correspondiere, a cada uno de los miembros\nde la Comisión Ad\nHoc.\n\nTÍTULO II \n\n Comisión Ad Hoc de Emergencias Sanitarias \n\nArtículo 7º-Comisión Ad Hoc de emergencia. El\nSENASA integrará una Comisión Ad Hoc que actuará como órgano asesor y de\nconsulta de la\n Dirección General ante una Emergencia Sanitaria de acuerdo al\nartículo 93 de la Ley N°\n8495.\n\nArtículo\n8º-Miembros. Serán miembros permanentes de la Comisión Ad Hoc\nde Emergencias los siguientes funcionarios del SENASA: \n\na) El\nDirector de Operaciones Nacionales o a quien éste designe. \n\nb) El\nDirector de Asesoría Legal o a quien éste designe. \n\nc) El\nDirector Administrativo Financiero o a quien éste designe. \n\nAdicionalmente el Director General podrá designar como\nmiembros extraordinarios para integrar al Coordinador de la Unidad de Epidemiología del\nSENASA, al Coordinador del Programa Nacional del SENASA que sea atinente a la\nnaturaleza de la emergencia, así como cualquier otro funcionario del SENASA o\nexperto ajeno al SENASA cuya presencia considere necesaria.\n\nArtículo\n9º-Funciones. Son funciones de la Comisión Ad Hoc las siguientes:\n\na)\nAportar el criterio técnico, una vez analizada la información técnica generada\nde los reportes de campo y emanados de cada órgano técnico pertinente, para que\nla Dirección\n General promueva la declaratoria del estado de Emergencia\nSanitaria. \n\nb)\nActuar como órgano asesor y de consulta de la Dirección General\nen cada emergencia que se decrete, sea esta nacional o regional. \n\nc) Recomendar la aprobación, modificación o rechazo de los Planes de\nEmergencia Sanitaria para la correcta atención de la emergencia declarada y las\nacciones de primera respuesta.\n\nd) Dar\nseguimiento y evaluar la ejecución del Plan de Emergencia Sanitaria específico\nPlan de Acción de la\n Emergencia.\n\ne)\nRecomendar al Director General se prorrogue la atención de la emergencia\nsanitaria para efectos de ejecución presupuestaria y la eventual presentación\nde presupuestos extraordinarios a la Contraloría General\nde la República.\n\nf)\nRecomendar que se declare el cierre de la Emergencia declarada y que se emitan los informes\nrespectivos.\n\nArtículo 10.-Funcionamiento. La Comisión Ad Hoc\nde Emergencias será convocada por el Director General del Servicio Nacional de\nSalud Animal ya sea por escrito o verbalmente, y se reunirá en la sede, lugar y\nhora que al efecto determine conforme a la naturaleza y necesidad de la\nemergencia. \n\nSi la Comisión sólo está\nintegrada por los miembros permanentes, el quórum lo formarán la totalidad de\nsus miembros. Si la\n Comisión está integrada por los miembros fijos más miembros\nextraordinarios especialmente convocados por el Director General, el quórum se\nformará con la presencia de la totalidad de los miembros menos uno. Las\ndecisiones se tomarán por mayoría simple. \n\nLa Comisión será presidida por el Director de Operaciones\nNacionales quien a su vez será el encargado de llevar las actas que se generen\nde las reuniones efectuadas.\n\nTÍTULO III \n\n Procesos de Contratación en situaciones \n\n de Emergencia Sanitaria \n\nArtículo 11.-Órgano encargado. La Dirección Administrativa\nFinanciera del Servicio Nacional de Salud Animal, a través de su Proveeduría,\nserá la encargada de llevar a cabo los procesos de contratación en situaciones\nde Emergencia Sanitaria.\n\nArtículo\n12.-Tipos de procedimientos. La Dirección Administrativa\nFinanciera del Servicio Nacional de Salud Animal, estará facultada a utilizar,\npara la adquisición de bienes y servicios dirigidos a la atención de\nemergencias sanitarias, los siguientes procedimientos: \n\n1) En casos de Emergencias Sanitarias Menores que\npuedan ser atendidas con recursos ordinarios del Servicio Nacional de Salud\nAnimal, sin que se declare mediante Decreto Ejecutivo el Estado de Emergencia\nSanitaria, se utilizará el proceso establecido en el artículo 15 del presente\nReglamento. \n\n2) Para casos de Emergencia Sanitaria, donde para su\natención se requiera el uso del Fondo Acumulativo de Emergencia, previa\ndeclaratoria de dicho estado vía decreto, se utilizarán los procedimientos\nestablecidos en el artículo 16 y siguientes.\n\nArtículo 13.-Finalidad de los procedimientos de\nContratación en situaciones de Emergencia Sanitaria. Los procedimientos\nnormados en el presente Título serán utilizados únicamente para la adquisición\nde aquellos bienes o servicios que deban ser adquiridos de manera inmediata\npara la atención de una Emergencia Sanitaria.\n\nArtículo\n14.-Obligaciones de los funcionarios encargados de los Procesos de\nContratación. Los funcionarios encargados de la realización de las compras,\ndeberán de realizarlas en las mejores condiciones de calidad y precio y\nresponderán por sus actos y por los daños que eventualmente puedan causar a la Administración.\n\nCAPÍTULO I \n\n Procesos de Contratación en situaciones de Emergencia \n\n Sanitaria con cargo a recursos ordinarios del SENASA \n\nArtículo 15.-Procesos de Contratación en\nEmergencias Sanitarias Menores. Para la atención de Emergencias Sanitarias\nacreditadas como urgentes, el SENASA podrá realizar la adquisición de bienes y\nservicios con sus recursos ordinarios a través del siguiente procedimiento. \n\na) Una\nvez que se ha determinado que procede una contratación para atender una\nemergencia de este tipo, se ha de confeccionar un pliego de condiciones\nsencillo en donde se describa el objeto contractual, el plazo y forma de la\nentrega, así como también se debe fijar la hora y fecha para la recepción de\nlas propuestas. En estos casos se adjudicará la oferta de menor precio, sin\nprejuicio de que se valoren otros factores relevantes, cuando así haya sido\ndefinido en la invitación. \n\nb) Las\ncotizaciones se podrán solicitar con al menos, cuatro horas de anticipación a\nsu recepción; en este supuesto deberá existir un documento firmado por un\nfuncionario que se haga responsable de esta decisión, quien será el mismo que\ndicta el acto de adjudicación. \n\nc) La Administración invitará a no menos de tres potenciales oferentes del Registro de Proveedores\ninscritos en Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas(*), aunque se encuentra obligada a\nestudiar todas las ofertas presentadas independientemente si provienen de oferentes que han sido\ninvitados o no. Para participar no es requisito estar inscrito en el registro de proveedores. En\ncaso de que el número de proveedores inscritos sea menor a tres, se podrá invitar a otros que no lo\nestén. \n\n(*) (Modificada\nsu denominación por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de\nsetiembre del 2013, \"Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas\ncomo plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la\ntramitación de los procedimientos de contratación administrativa\",\nanteriormente indicaba \"CompraRed\")\n  \n\nd) Para\nla validez del procedimiento no será necesario contar efectivamente con las\ntres cotizaciones, pero sí que los invitados sean empresas dedicadas al giro\npropio del objeto contractual específico; en cuyo caso igualmente se\nconsiderará falta grave el trámite seguido en sentido contrario a esta\ndisposición. \n\ne) Las\nofertas podrán ser presentadas por fax o correo electrónico, de acuerdo a lo\nque establezca el cartel, debiendo realizarse la convalidación de la que\nresulte mejor posicionada de la evaluación realizada antes de dictar el acto de\nadjudicación. En aquellos casos donde se cuente con un sistema que garantice\nlos principios rectores del uso de medios electrónicos se podrán recibir las\nofertas por dicho medio. \n\nf) El\nacto de adjudicación, deberá dictarse en un plazo máximo de diez días hábiles,\nprorrogable por un plazo igual en casos debidamente justificados, contados a\npartir del día de la apertura de ofertas y de inmediato será comunicado a los\nparticipantes. Contra este acto no cabrá recurso alguno.\n\nCAPÍTULO II \n\n Procesos de Contratación en situaciones de Emergencia \n\n Sanitaria con cargo al Fondo Acumulativo \n\n de Emergencias \n\nArtículo 16.-Para la contratación de bienes y\nservicios necesarios para la atención de emergencias declaradas vía Decreto\nEjecutivo y con cargo al Fondo Acumulativo para la Atención de\nEmergencias se deberá seguir para la adquisición de dichos bienes y servicios\nel siguiente procedimiento. \n\na) Una\nvez decretado el Estado de Emergencia Sanitaria, el órgano encargado de la\nejecución, según corresponda, remitirá a la Dirección\n Administrativa Financiera, la solicitud de compra, la cual\ncontendrá el listado y descripción detallada de los bienes y servicios\nrequeridos. \n\nb) La Dirección\n Administrativa Financiera de SENASA pedirá libremente las\ncotizaciones, vía fax, correo electrónico o cualquier otro medio tecnológico de\ncomunicación, siempre que pueda ser verificado, a las empresas inscritas en el\nRegistro de Proveedores de Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas\n(*) y sus respuestas serán consideradas\nofertas formales si llenan los requisitos del caso. Para tener derecho a ser\nconsideradas, tales respuestas deberán se dadas por los oferentes dentro del\nplazo indicado en la solicitud de cotización, el cual variará dependiendo de\nbien o servicio y la necesidad de su adquisición. \n\n(*) (Modificada\nsu denominación por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de\nsetiembre del 2013, \"Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas\ncomo plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la\ntramitación de los procedimientos de contratación administrativa\",\nanteriormente indicaba \"CompraRed\")\n  \n\nc) Las\ncotizaciones podrán ser enviadas de manera física, vía fax o bien vía correo\nelectrónico, los cuales se señalaran igualmente en la solicitud de cotización. \n\nd) Una\nvez vencido el plazo para presentación de las cotizaciones, el SENASA\nadjudicará sin más, al oferente que oferte el bien o servicio que cumpla con los\nrequerimientos técnicos solicitados y que oferte el menor plazo de entrega.\n\nArtículo 17.-Excepción al Registro de Proveedores.\nSi del bien o servicio requerido no existiese proveedor inscrito en Sistema\nUnificado Electrónico de Compras Públicas (*) o\nbien ninguno de los inscritos e invitados cotiza, el SENASA podrá contratar con\ncualquier persona física o jurídica que brinde sus servicios en el área de\natención de emergencia, sin necesidad de cumplir con los requisitos exigidos\npara contratar con la\n Administración.\n\n(*) (Modificada\nsu denominación por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 37943 del 17 de\nsetiembre del 2013, \"Crea Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas\ncomo plataforma tecnológica de uso de la Administración Central para la\ntramitación de los procedimientos de contratación administrativa\",\nanteriormente indicaba \"CompraRed\")\n\nArtículo\n18.-Orden de Compra. Una vez seleccionado el proveedor, el SENASA\nconfeccionará la Orden\nde Compra, que será notificada por cualquier medio disponible.\n\nArtículo\n19.-Liquidación. El SENASA deberá presentar la liquidación a la fecha de\nlos gastos efectuados, tres meses después de que se haya declarado la\nemergencia. Si esta no ha finalizado, el Director General deberá presentar el\npresupuesto del monto por gastar durante los siguientes seis meses, para la\nrespectiva aprobación ante la Contraloría General de la República. En\ncaso de que la emergencia subsista, deberá presentarse el presupuesto\nrespectivo para los tres meses siguientes.\n\nArtículo\n20.-Cuando el SENASA requiera de partidas y otros recursos provenientes de\notros entes autónomos, una vez identificadas técnicamente las necesidades, se\npodrá solicitar dichos recursos formalmente de acuerdo al artículo 94 de la Ley N° 8495.\n\nTÍTULO IV \n\n Fondo Acumulativo para\n la Atención\n\n de Emergencias Sanitarias \n\nArtículo 21.-Fondo Acumulativo de Emergencias\nSanitarias. El fondo acumulativo para la atención de emergencias sanitarias\nque dispondrá y administrará el SENASA, se proveerá de recursos provenientes\ndel Presupuesto del SENASA, así como empréstitos, donaciones, asignaciones,\nmultas y cualquier otra fuente legal de financiamiento establecida para ese\nefecto. \n\nOrdinariamente\na dicho fondo se trasladará en forma mensual hasta un diez por ciento del total\nde ingresos que se generen por la venta de servicios del SENASA.\n\nArtículo\n22.-Administración. Dicho fondo acumulativo debe ser administrado\nmediante una contabilidad particular, que permita ejercer un control contable y\npresupuestario sobre los recursos destinados a cada emergencia, lo cual permita\nla confección de los presupuestos y sus liquidaciones que se deben enviar a\nconocimiento de la Contraloría General de la República.\n\nTÍTULO V \n\n Disposiciones finales \n\nArtículo 23.-Ausencia de autoridades oficiales.\nEn ausencia de autoridades oficiales, los médicos veterinarios en el ejercicio\nlegal de su profesión estarán obligados a tomar las acciones primarias en la\natención de cualquier emergencia y solicitará la intervención de autoridades\nlocales de conformidad al artículo 97 de la Ley N° 8495.\n\nArtículo\n24.-Normativa supletoria. Ante ausencia de norma expresa aplicará\nsupletoriamente y en cuanto fuere aplicable a la materia, lo establecido en la Ley de Contratación\nAdministrativa, Ley N° 7494 del 8 de junio de 1995 y el Reglamento a la Ley de Contratación\nAdministrativa, Decreto Ejecutivo N° 33411 del 4 de enero del 2007.\n\nArtículo\n25.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.\n\nDado en la Presidencia de la República.-San\nJosé, al primer día del mes de abril del dos mil trece.", "body_en_text": "en la totalidad del texto\n\n-\n\nComplete Text of Regulation 37828\n\nRegulation for Title IV, Emergency Provisions, of the General Law of the National Animal Health Service No. 8495 and contracting procedures in emergency situations\n\nComplete Text record: F0FF7\n\nNo. 37828-MAG \n\nTHE PRESIDENT OF THE REPUBLIC\n\nAND THE MINISTER OF AGRICULTURE AND LIVESTOCK \n\nIn exercise of the powers granted in Articles 140, subsections 3), 8), 18) and 20) and 146 of the Political Constitution; Articles 25, 27.1, 28.2.b of Law No. 6227 of May 2, 1978, General Law of Public Administration; Law No. 8495 of April 6, 2006, General Law of the National Animal Health Service; and \n\nWhereas: \n\n1º-That the General Law of the National Animal Health Service, No. 8495 of April 6, 2006, regulates the protection of animal health, veterinary public health, and the operation of SENASA, establishing as the competence of said body the regulation, planning, administration, coordination, execution, and application of official activities of a national, regional, and international nature relating to the health of the animal population, residues, veterinary public health, veterinary control of zoonoses, traceability, protection and safety of food of animal origin, animal feed, veterinary medicines, animal genetic material, products and by-products, the production, use, release, or commercialization of genetically modified organisms that may affect animal health or its environment, and hazardous substances of animal origin. \n\n2º-That Title IV of Law No. 8495 establishes the Emergency Provisions that SENASA must observe, empowering it to request the Executive Branch to declare a State of Sanitary Emergency, as the case may be, creating for such purposes a Cumulative Emergency Fund which SENASA will administer to attend exclusively to emergencies. \n\n3º-That Article 109 of Law No. 8495 establishes the obligation to regulate said Law, so in order to comply with said provision and also to have a legal instrument that allows acting quickly and effectively in the face of an emergency in the national territory, the issuance of an executive decree regulating Title IV of Law No. 8495 is necessary. Therefore, \n\nThey Decree: \n\nThe following, \n\nRegulation for Title IV, Emergency Provisions, of the General Law of the National Animal Health Service, No. 8495 and contracting procedures in emergency situations \n\nTITLE I \n\nGeneral Provisions \n\nArticle 1.-Objective. The objective of this Regulation is to define the necessary mechanisms to re-establish animal health and veterinary public health, as well as to maintain the recognized sanitary status of the country in the case of Epidemic or Non-Epidemic Sanitary Emergencies.\n\nArticle 2.-Definitions: For the purposes of this Regulation, the following shall be understood as: \n\na) Animal Welfare (Bienestar Animal): the way in which an animal copes with the conditions of its environment. An animal is in good welfare conditions if, as indicated by scientific evidence, it is healthy, comfortable, well-fed, safe, can express innate forms of behavior, and does not suffer from unpleasant sensations of pain, fear, or distress. Good animal welfare conditions require that their diseases be prevented and veterinary treatments administered; that they be protected, handled, and fed correctly, and that they be handled and slaughtered in a compassionate manner. The concept of animal welfare refers to the state of the animal. The way of treating an animal is designated with other terms such as animal care, animal husbandry, or compassionate treatment. \n\nb) Sanitary Emergency (Emergencia Sanitaria): that exceptional event or occurrence caused by man or nature that puts animal health and veterinary public health at risk, generating a state of urgency and need that requires SENASA to take urgent and immediate actions within the scope of its competencies in accordance with Law No. 8495, General Law of the National Animal Health Service, which can be of two types: \n\ni. Epidemic: which may be of accidental or intentional origin (bioterrorism), due to outbreaks of emerging or re-emerging diseases in animals, such as the appearance of exotic diseases, which meet the notification criteria of the World Organisation for Animal Health (OIE) as established in Chapter 1.1 of the Terrestrial Animal Health Code. These emergencies, in turn, may or may not be associated with non-epidemic emergencies and/or disasters. \n\nii. Non-Epidemic: A situation or process triggered as a result of a phenomenon of natural or anthropogenic origin, which, upon finding conditions of vulnerability in a population, causes intense alterations in the normal conditions of the community's functioning, such as loss of veterinary public health, continuity in the production of food of animal origin, animal welfare, livestock assets, the commercialization of products and by-products of animal origin, and the environment. \n\nLikewise, epidemic and non-epidemic sanitary emergencies can be classified as: \n\ni. Regional Emergency: when the effects thereof cover the scope of a canton or several cantons of one or more provinces. \n\nii. National Emergency: when its scope covers the entirety of the national territory. \n\nc) Minor Sanitary Emergencies (Emergencias Sanitarias Menores): those lower-impact incidents that occur in a localized geographic area, with an impact on animal health and veterinary public health that does not warrant an emergency declaration by the Executive Branch, but which, due to their potential risk, require immediate attention from SENASA with the respective allocation of funds. For the attention of said emergencies, resources will be taken from the ordinary budget of the Institution, and in their execution, more expeditious procedures will be used to help achieve that end. \n\nd) Sanitary Emergency Plan (Plan de Emergencia Sanitaria): is an instrument whose objective is to establish the basic criteria for the actions to be carried out in sanitary emergency situations. It must be based on the following points: \n\ni. Legal instrumentation \n\nii. Eradication strategies \n\niii. Plan of basic and support activities \n\niv. Permanent training of personnel \n\nv. Technical-administrative-financial structure\n\ne) Risk (Riesgo): the probability of an incident harmful to Veterinary Public Health or animal health occurring and the probable magnitude of its biological and economic consequences. \n\nf) Animal Health (Salud Animal): a state of physical and ethological well-being, referring to the individual animal or to animal populations, which consists not only of the absence of disease but also of adequate health and animal welfare conditions. \n\ng) Veterinary Public Health (Salud Pública Veterinaria): a component of public health and therefore oriented towards protecting the health of the human population. It covers the prevention and control of diseases transmitted from animals, their products, by-products, and waste to people, in addition to safety, residue detection, control of veterinary medicines, and integration with animal health programs, among others. It is a key function of the Official Veterinary Service. \n\nh) National Animal Health Service (Servicio Nacional de Salud Animal) (SENASA): National Animal Health Service, created by Law No. 8495 of April 6, 2006.\n\nArticle 3.-Sanitary Emergency Plans. SENASA, through its National Programs, will design the emergency plans necessary to attend to Epidemic or Non-Epidemic Emergencies of national or regional scope. Said Emergency Plans must be periodically updated and disseminated through training programs, as well as in simulation exercises for emergency situations.\n\nArticle 4.-Declaration of a State of Sanitary Emergency. In the event that a Regional or National Sanitary Emergency arises in this matter, SENASA will request the Executive Branch to declare it by means of an Executive Decree, as the case may be. Once the State of Sanitary Emergency is declared, SENASA will activate and immediately assume the leadership of the corresponding Sanitary Emergency Plan. \n\nIt shall be the responsibility of the Director General of SENASA to declare those states of Minor Sanitary Emergencies (Emergencias Sanitarias Menores), by means of a reasoned resolution, which must state the technical and legal criteria supporting said declaration.\n\nArticle 5.-Emergency File. SENASA must prepare a single file for each Sanitary Emergency so that it reflects the set of sanitary actions executed during its attention. Said file will be the responsibility of the technical body of SENASA entrusted by the Director General with the direct execution of the sanitary actions to attend to the declared emergency until the moment it is declared closed by means of an Executive Decree. \n\nThe documents supporting the administrative contracting and budget execution processes related to the emergency will form part of that file, and during the execution process, they will be under the custody of the Financial Administrative Directorate of SENASA. \n\nOnce the closure of the emergency is established, the responsible technical body and the Financial Administrative Directorate, within a period of no more than thirty calendar days, will jointly issue a certification indicating the content of the file, the folios that comprise it, and any other observation they deem necessary to guarantee the uniqueness of the file, which will immediately pass into the custody of the corresponding Institutional archive.\n\nArticle 6.-The functions of the Director General of the National Animal Health Service before a State of Sanitary Emergency shall be the following: \n\n1) To designate the national or regional technical body of SENASA that will be responsible for the leadership and execution of the sanitary actions required to attend to the declared sanitary emergency. \n\n2) To convene the Ad Hoc Sanitary Emergency Commission (Comisión Ad Hoc de Emergencias Sanitarias). \n\n3) To designate the extraordinary members of the Ad Hoc Sanitary Emergency Commission whose presence is deemed necessary in accordance with Article 8 of this Regulation. \n\n4) To manage before the Executive Branch the issuance of an executive decree for the declaration of a State of Sanitary Emergency when appropriate, according to the report submitted by the Ad Hoc Commission. \n\n5) To declare Minor Sanitary Emergencies (Emergencias Sanitarias Menores), requiring for this the corresponding technical and legal criteria. \n\n6) To carry out support and coordination efforts for the activities of other Executive Branch agencies that may be involved in the emergency. \n\n7) To manage the support and participation of state and private institutions and organizations related to the emergency.\n\n8) To implement, through specialized information, an effective social communication program that facilitates the operations and goals of the field unit, including: press, radio, television, directed at producers and the general public, supported by previously designated specialized personnel. Also, to supervise and authorize the issuance of informational material issued at the field unit's action headquarters destined for the news media. \n\n9) To render periodic reports to hierarchical superiors at the Ministry of Agriculture and Livestock on relevant events occurring during the emergency. \n\n10) To request technical and economic support from the international community and international cooperation organizations, when required, through the corresponding mechanisms of the Ministry of Foreign Affairs and Worship. \n\n11) To order the notification to international organizations about epidemic emergencies due to the occurrence of diseases. \n\n12) To submit for approval before the Comptroller General of the Republic the corresponding budgets required when the finalization of the emergency attention exceeds three months, pursuant to Article 95 of the aforementioned Law No. 8495. \n\n13) To request the Executive Branch close the Sanitary Emergency and to order the necessary administrative actions for its corresponding liquidation. \n\n14) To assign special functions, when applicable, to each of the members of the Ad Hoc Commission.\n\nTITLE II \n\nAd Hoc Sanitary Emergency Commission \n\nArticle 7.-Ad Hoc Emergency Commission. SENASA will integrate an Ad Hoc Commission that will act as an advisory and consultative body to the General Directorate in the event of a Sanitary Emergency, in accordance with Article 93 of Law No. 8495.\n\nArticle 8.-Members. The following officials of SENASA shall be permanent members of the Ad Hoc Emergency Commission: \n\na) The Director of National Operations or whom they designate. \n\nb) The Director of Legal Advisory or whom they designate. \n\nc) The Financial Administrative Director or whom they designate. \n\nAdditionally, the Director General may designate as extraordinary members the Coordinator of the Epidemiology Unit of SENASA, the Coordinator of the National Program of SENASA that is pertinent to the nature of the emergency, as well as any other SENASA official or expert external to SENASA whose presence is deemed necessary.\n\nArticle 9.-Functions. The functions of the Ad Hoc Commission are the following:\n\na) To provide the technical criterion, once the technical information generated from field reports and emanating from each pertinent technical body is analyzed, so that the General Directorate may promote the declaration of the State of Sanitary Emergency. \n\nb) To act as an advisory and consultative body to the General Directorate in each declared emergency, whether national or regional. \n\nc) To recommend the approval, modification, or rejection of the Sanitary Emergency Plans for the proper attention of the declared emergency and the first response actions.\n\nd) To follow up on and evaluate the execution of the specific Sanitary Emergency Plan/Emergency Action Plan.\n\ne) To recommend to the Director General that the attention to the sanitary emergency be extended for the purposes of budget execution and the eventual submission of extraordinary budgets to the Comptroller General of the Republic.\n\nf) To recommend that the closure of the declared Emergency be declared and that the respective reports be issued.\n\nArticle 10.-Functioning. The Ad Hoc Emergency Commission will be convened by the Director General of the National Animal Health Service either in writing or verbally, and will meet at the seat, place, and time determined for this purpose according to the nature and necessity of the emergency. \n\nIf the Commission is integrated only by the permanent members, the quorum will be formed by the totality of its members. If the Commission is integrated by the permanent members plus extraordinary members specially convened by the Director General, the quorum will be formed with the presence of the totality of the members minus one. Decisions will be taken by simple majority. \n\nThe Commission will be chaired by the Director of National Operations, who in turn will be responsible for keeping the minutes generated from the meetings held.\n\nTITLE III \n\nContracting Procedures in Situations of Sanitary Emergency \n\nArticle 11.-Responsible Body. The Financial Administrative Directorate of the National Animal Health Service, through its Procurement Department, will be responsible for carrying out contracting procedures in Sanitary Emergency situations.\n\nArticle 12.-Types of Procedures. The Financial Administrative Directorate of the National Animal Health Service will be empowered to use the following procedures for the acquisition of goods and services aimed at attending to sanitary emergencies: \n\n1) In cases of Minor Sanitary Emergencies (Emergencias Sanitarias Menores) that can be attended to with ordinary resources of the National Animal Health Service, without declaring a State of Sanitary Emergency by Executive Decree, the process established in Article 15 of this Regulation will be used. \n\n2) For cases of Sanitary Emergency, where their attention requires the use of the Cumulative Emergency Fund (Fondo Acumulativo de Emergencia), after the declaration of said state via decree, the procedures established in Article 16 and following will be used.\n\nArticle 13.-Purpose of the Contracting Procedures in Sanitary Emergency Situations. The procedures regulated in this Title will be used solely for the acquisition of those goods or services that must be acquired immediately for the attention of a Sanitary Emergency.\n\nArticle 14.-Obligations of the Officials in Charge of Contracting Processes. The officials in charge of making purchases must carry them out under the best conditions of quality and price and will be responsible for their acts and for the damages they may eventually cause to the Administration.\n\nCHAPTER I \n\nContracting Procedures in Sanitary Emergency Situations charged to ordinary resources of SENASA \n\nArticle 15.-Contracting Procedures in Minor Sanitary Emergencies (Emergencias Sanitarias Menores). For the attention of Sanitary Emergencies accredited as urgent, SENASA may carry out the acquisition of goods and services with its ordinary resources through the following procedure. \n\na) Once it has been determined that a contract is appropriate to attend to an emergency of this type, a simple set of conditions must be prepared describing the contractual object, the term and form of delivery, as well as setting the time and date for the receipt of proposals. In these cases, the lowest-priced offer will be awarded, without prejudice to the evaluation of other relevant factors, when so defined in the invitation. \n\nb) Quotes may be requested at least four hours in advance of their receipt; in this case, there must be a document signed by an official who takes responsibility for this decision, who will be the same person issuing the award decision. \n\nc) The Administration will invite no less than three potential offerors from the Registry of Suppliers registered in the Unified Electronic Public Procurement System (Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas)(*), although it is obliged to study all offers submitted regardless of whether they come from offerors who have been invited or not. Registration in the supplier registry is not a requirement to participate. In the event that the number of registered suppliers is less than three, others who are not registered may be invited. \n\n(*) (Name modified by Article 5 of Executive Decree No. 37943 of September 17, 2013, \"Creates the Unified Electronic Public Procurement System as a technological platform for use by the Central Administration for the processing of administrative contracting procedures,\" formerly indicated as \"CompraRed\")\n\nd) For the validity of the procedure, it will not be necessary to effectively have the three quotes, but the invitees must be companies dedicated to the specific line of business of the contractual object; otherwise, the procedure followed contrary to this provision will be considered a serious fault. \n\ne) Offers may be submitted by fax or email, in accordance with what the bid specifications establish, and the validation of the one that is best positioned from the evaluation carried out must be performed before issuing the award decision. In those cases where a system is available that guarantees the guiding principles of the use of electronic means, offers may be received by said means. \n\nf) The award decision must be issued within a maximum period of ten business days, extendable for an equal period in duly justified cases, counted from the day of the opening of offers, and will be immediately communicated to the participants. No appeal shall lie against this decision.\n\nCHAPTER II \n\nContracting Procedures in Sanitary Emergency Situations charged to the Cumulative Emergency Fund \n\nArticle 16.-For the contracting of goods and services necessary for the attention of emergencies declared via Executive Decree and charged to the Cumulative Emergency Fund (Fondo Acumulativo para la Atención de Emergencias), the following procedure must be followed for the acquisition of said goods and services. \n\na) Once the State of Sanitary Emergency is decreed, the body responsible for execution, as applicable, will send to the Financial Administrative Directorate the purchase request, which will contain the list and detailed description of the required goods and services. \n\nb) The Financial Administrative Directorate of SENASA will freely request quotes, via fax, email, or any other technological means of communication, provided it can be verified, from companies registered in the Supplier Registry of the Unified Electronic Public Procurement System (Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas) (*) and their responses will be considered formal offers if they meet the requirements of the case. To be entitled to be considered, such responses must be given by the offerors within the period indicated in the quote request, which will vary depending on the good or service and the need for its acquisition. \n\n(*) (Name modified by Article 5 of Executive Decree No. 37943 of September 17, 2013, \"Creates the Unified Electronic Public Procurement System as a technological platform for use by the Central Administration for the processing of administrative contracting procedures,\" formerly indicated as \"CompraRed\")\n\nc) Quotes may be sent physically, via fax, or via email, which will also be indicated in the quote request. \n\nd) Once the deadline for submitting quotes has expired, SENASA will award without further formality to the offeror who offers the good or service that meets the technical requirements requested and offers the shortest delivery time.\n\nArticle 17.-Exception to the Supplier Registry. If for the required good or service there is no supplier registered in the Unified Electronic Public Procurement System (Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas) (*) or if none of the registered and invited suppliers provides a quote, SENASA may contract with any natural or legal person who provides their services in the emergency attention area, without needing to meet the requirements demanded for contracting with the Administration.\n\n(*) (Name modified by Article 5 of Executive Decree No. 37943 of September 17, 2013, \"Creates the Unified Electronic Public Procurement System as a technological platform for use by the Central Administration for the processing of administrative contracting procedures,\" formerly indicated as \"CompraRed\")\n\nArticle 18.-Purchase Order. Once the supplier is selected, SENASA will prepare the Purchase Order, which will be notified by any available means.\n\nArticle 19.-Liquidation. SENASA must present the liquidation of expenses incurred up to date, three months after the emergency has been declared. If it has not ended, the Director General must present the budget for the amount to be spent over the next six months, for the respective approval before the Comptroller General of the Republic. In case the emergency persists, the respective budget for the following three months must be submitted.\n\nArticle 20.-When SENASA requires budget items and other resources from other autonomous entities, once the needs are technically identified, said resources may be formally requested in accordance with Article 94 of Law No. 8495.\n\nTITLE IV \n\nCumulative Fund for the Attention of Sanitary Emergencies \n\nArticle 21.-Cumulative Sanitary Emergency Fund. The cumulative fund for the attention of sanitary emergencies that SENASA will dispose of and manage will be supplied with resources from the SENASA Budget, as well as borrowings (empréstitos), donations, allocations, fines, and any other legal source of financing established for that purpose. \n\nOrdinarily, up to ten percent of the total income generated from the sale of SENASA services will be transferred to said fund on a monthly basis.\n\nArticle 22.-Administration. Said cumulative fund must be managed through a specific accounting system that allows exercising accounting and budgetary control over the resources destined for each emergency, which allows for the preparation of the budgets and their liquidations that must be sent for the knowledge of the Comptroller General of the Republic.\n\nTITLE V \n\nFinal Provisions \n\nArticle 23.-Absence of official authorities. In the absence of official authorities, veterinary doctors in the legal practice of their profession will be obliged to take the primary actions in the attention of any emergency and will request the intervention of local authorities in accordance with Article 97 of Law No. 8495.\n\nArticle 24.-Supplementary regulation. In the absence of an express rule, what is established in the Administrative Contracting Law, Law No. 7494 of June 8, 1995, and the Regulation to the Administrative Contracting Law, Executive Decree No. 33411 of January 4, 2007, shall be applied supplementarily and insofar as it is applicable to the matter.\n\nArticle 25.-Effectiveness. It is effective as of its publication in the Official Gazette La Gaceta.\n\nGiven at the Presidency of the Republic.-San José, on the first day of the month of April of two thousand thirteen." }