{ "id": "norm-75739", "citation": "Decreto 633", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento de Funcionamiento y Organización del Archivo Central Institucional de SENARA", "title_en": "Regulation for the Operation and Organization of the Central Institutional Archive of SENARA", "summary_es": "Este reglamento establece la estructura, funciones y procedimientos del Archivo Central del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA), creado conforme a la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Define los tipos de archivo (gestión, central e histórico), los conceptos archivísticos básicos, y las responsabilidades del personal en la conservación y manipulación de documentos. Regula la elaboración de tablas de plazos de conservación, prohibiendo la eliminación de documentos sin cumplir con la normativa, y establece la organización de los fondos documentales respetando el principio de procedencia y orden original. Además, asigna al Archivo Central la función de coordinar los archivos de gestión, valorar las series documentales y emitir lineamientos para el sistema institucional de archivos, bajo la dependencia de la Gerencia General de SENARA.", "summary_en": "This regulation establishes the structure, functions and procedures of the Central Archive of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service (SENARA), created under Law 7202 of the National Archives System. It defines the types of archives (management, central and historical), basic archival concepts, and staff responsibilities for document preservation and handling. It regulates the creation of retention schedules, prohibiting the destruction of documents without complying with regulations, and establishes the organization of documentary fonds respecting the principle of provenance and original order. Additionally, it assigns the Central Archive the function of coordinating management archives, appraising documentary series and issuing guidelines for the institutional archive system, under the hierarchy of the General Management of SENARA.", "court_or_agency": "", "date": "17/06/2013", "year": "2013", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "SENARA", "Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos", "tablas de plazos de conservación", "Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos", "principio de procedencia y orden original", "archivos de gestión", "Archivo Nacional" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 42", "law": "Ley 7202" } ], "keywords_es": [ "archivo central", "SENARA", "Ley 7202", "tablas de plazos", "conservación de documentos", "Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos", "archivos de gestión", "fondo documental" ], "keywords_en": [ "central archive", "SENARA", "Law 7202", "retention schedules", "document preservation", "National Commission for Selection and Disposal of Documents", "management archives", "documentary fond" ], "excerpt_es": "Artículo 1°-El Archivo Central del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento en adelante SENARA, es la unidad administrativa que tiene la función primordial de reunir, conservar y administrar el acervo documental de la institución que se gestionará de manera tal que su localización se efectúe de manera eficaz. Se regirá por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, este reglamento y la demás normativa relacionada y dependerá jerárquicamente de la Gerencia General.\n\nArtículo 4°-Ningún trabajador del Senara puede eliminar documentos que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo a las tablas de plazos de selección, eliminación de documentos que confeccione el Archivo Central, ni aquellos que habiendo cumplido ese plazo, hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección, Eliminación de Documentos. De igual manera, se deberán ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios tengan un adecuado manejo de la documentación.", "excerpt_en": "Article 1 — The Central Archive of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service, hereinafter SENARA, is the administrative unit with the primary function of collecting, preserving and managing the documentary heritage of the institution, which shall be managed in such a way that its location is carried out efficiently. It shall be governed by Law 7202 of the National Archives System and its regulations, this regulation and other related regulations, and shall be hierarchically dependent on the General Management.\n\nArticle 4 — No SENARA employee may destroy documents that have not fulfilled their legal and administrative retention period according to the retention and disposal schedules prepared by the Central Archive, nor those that, having fulfilled said period, have been declared of scientific-cultural value by the National Commission for the Selection and Disposal of Documents. Likewise, the necessary controls shall be exercised so that both archive personnel and the different users have adequate handling of the documentation.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "Approves the Regulation for the Operation and Organization of the Central Institutional Archive of SENARA, establishing its structure and procedures in accordance with Law 7202.", "summary_es": "Aprueba el Reglamento de Funcionamiento y Organización del Archivo Central Institucional de SENARA, estableciendo su estructura y procedimientos conforme a la Ley 7202." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 1", "quote_en": "The Central Archive of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service, hereinafter SENARA, is the administrative unit with the primary function of collecting, preserving and managing the documentary heritage of the institution...", "quote_es": "El Archivo Central del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento en adelante SENARA, es la unidad administrativa que tiene la función primordial de reunir, conservar y administrar el acervo documental de la institución..." }, { "context": "Artículo 4", "quote_en": "No SENARA employee may destroy documents that have not fulfilled their legal and administrative retention period according to the retention and disposal schedules...", "quote_es": "Ningún trabajador del Senara puede eliminar documentos que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo a las tablas de plazos de selección, eliminación de documentos..." }, { "context": "Artículo 3", "quote_en": "The documentary fond preserved in the archives shall be organized through the classification systems and archival arrangement methods established by the Central Archive, respecting the principles of provenance and original order of the documents.", "quote_es": "El fondo documental que se conserva en los archivos, se organizará por medio de los sistemas de clasificación y métodos de ordenación archivísticos establecidos por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [ { "target_id": "norm-8885", "kind": "concordant_norm", "label": "7202" } ], "external": [] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=75739&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": null, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": { "all": [ { "doc_id": "norm-8885", "label": "7202", "article": "all", "in_corpus_id": "norm-8885", "in_corpus_title_en": "National Archives System Law", "in_corpus_title_es": "Ley del Sistema Nacional de Archivos", "in_corpus_citation": "Ley 7202", "in_corpus_doc_type": "law", "in_corpus_date": "24/10/1990", "in_corpus_year": "1990" } ] }, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 633\n\n Reglamento de Funcionamiento y Organización del Archivo Central\nInstitucional del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento\n\nTexto Completo acta: F2A61\n\n SERVICIO NACIONAL DE AGUAS SUBTERRÁNEAS\n\n RIEGO Y\nAVENAMIENTO\n\nEl Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento, SENARA,\ncomunica el acuerdo número 4598 tomado por la Junta Directiva de\nSENARA, en sesión ordinaria N° 633-13, celebrada el día 17 de junio del 2013.\n\nAcuerdo N° 4598: se aprueba el Reglamento de Funcionamiento y Organización\ndel Archivo Central Institucional del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas\nRiego y Avenamiento, contenido en el Oficio GG-OF-412-2013. Se autoriza su\npublicación en el diario oficial La Gaceta. El texto del \"Reglamento de\nFuncionamiento y Organización del Archivo Central Institucional\", aquí aprobado\nes el siguiente:\n\n REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO\n\n Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO\n\n CENTRAL INSTITUCIONAL\n\n CAPÍTULO I\n\n Disposiciones generales\n\nArtículo 1°-El Archivo Central del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas,\nRiego y Avenamiento en adelante SENARA, es la unidad administrativa que tiene\nla función primordial de reunir, conservar y administrar el acervo documental\nde la institución que se gestionará de manera tal que su localización se\nefectúe de manera eficaz. Se regirá por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su\nreglamento, este reglamento y la demás normativa relacionada y dependerá\njerárquicamente de la\n Gerencia General.\n\nArtículo 2°-Para los efectos de este\nreglamento se entiende por:\n\na)  SENARA: Servicio Nacional de Aguas\nSubterráneas, riego y Avenamiento.\n\nb) Archivos de gestión: son los archivos de las diferentes\ndependencias del SENARA, encargados de reunir, conservar clasificar, ordenar,\ndescribir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por\nsu unidad. Dicha documentación es la que se encuentra en gestión y será\norganizada de acuerdo al principio de origen y procedencia, su permanencia en\nestos archivos será lo que se establezca en las Tablas de plazos de\nconservación de documentos.\n\nc)  Archivo Central (o Administrativo): es la Unidad administrativa que\ncoordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión.\nReúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite\ny cuando su consulta no es constante. Su misión fundamental es la del estudio y\nvaloración de las series documentales. Emite los lineamientos sobre el\nfuncionamiento del Sistema Institucional de Archivos.\n\nd) Archivo Histórico o final: Unidad que mantiene en su custodia\ndocumentos que tengan más de 20 años de antigüedad y sean de valor\ncientífico-cultural.\n\ne)  Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos:\nÓrgano que dicta las normas respecto a la selección, eliminación y conservación\nde los documentos, aprueba las tablas de plazos, con base en estas determina\ncuáles documentos se pueden eliminar y cuáles tienen valor científico-cultural\nen las instituciones del sistema.\n\nf)  Comité Institucional de Selección y Eliminación de\nDocumentos: órgano interno encargado de analizar y determinar la vigencia legal\ny administrativa de los documentos. Somete a consideración de la Comisión Nacional\nla aprobación y modificación de las Tablas de Plazos, así como los documentos a\neliminar y que no se contemple en las tablas.\n\ng)  Dirección General del Archivo Nacional: órgano desconcentrado\ndel Ministerio de Cultura, Juventud y deportes encargado de velar por el\ncumplimiento de Ley 7202. Es un archivo final que conserva el patrimonio\ndocumental del país\n\nh) Documentos de archivo: cualquier testimonio material, escrito,\ngráfico, audiovisual o legible por máquina, que ha sido producido o recibido\npor el Senara y que se custodia con una finalidad administrativa jurídica\n(legal) o científico-cultural. Los documentos de archivo actúan como\ntestimonios ofreciendo justificantes, para garantizar los derechos de la\nadministración y de los administrados y ofrecen información ya sea facilitando\nantecedente para agilizar una gestión o bien como fuente de historia.\n\ni)  Tipo documental: forma en que presentada la información\ncontenida en el documento, que responde a funciones, actividades e incluso a la\nlegislación de una institución o de un país, por ejemplo: cheques,\npresupuestos, informes, correspondencia, actas, circulares, correspondencia\nentre otros.\n\nj)  Clase documental: está determinada por la forma empleada para\ntransmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales a\nsaber:\n\ni.   Textual: la información se\ntransmite por medio de texto escrito.\n\nii.  Gráfica: se emplean imágenes, signos no textuales, colores\nentre otros para presentar la información, por ejemplo: mapas, gráficos,\nfotografías.\n\niii.  Sonoros:\npermiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas\nmagnéticas, discos compactos.\n\niv. Audiovisuales: combina imagen en movimiento y el sonido,\npelículas, cintas de vídeo, videodiscos.\n\nv.  Electrónicos: son generados a partir de una computadora como:\ndiscos ópticos, cintas, DC ROM.\n\nk) Tablas de plazos: instrumento en el que constan todos los tipos\ndocumentales producidos o recibidos en cada una de las oficinas del Senara, en\nel cual se consignan sus características y se fija el valor administrativo,\nlegal e histórico. Deben ser aprobadas por la comisión Nacional de Selección y\neliminación de Documentos y sometidas a revisión cada cinco años, para\ndeterminar si los criterios originales son aún válidos.\n\nl)  Fondo documental: toda la documentación producida o recibida\npor el Senara en función de todas las actividades que ejecuta.\n\nArtículo 3°-El fondo documental que se conserva en los archivos, se\norganizará por medio de los sistemas de clasificación y métodos de ordenación\narchivísticos establecidos por el Archivo Central, respetando los principios de\nprocedencia y orden original de los documentos.\n\nArtículo 4°-Ningún trabajador del Senara puede\neliminar documentos que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y\nadministrativa de acuerdo a las tablas de plazos de selección, eliminación de\ndocumentos que confeccione el Archivo Central, ni aquellos que habiendo\ncumplido ese plazo, hayan sido declarados de valor científico-cultural por\nparte de la\n Comisión Nacional de Selección, Eliminación de Documentos. De\nigual manera, se deberán ejercer los controles necesarios para que tanto el\npersonal del archivo como los diferentes usuarios tengan un adecuado manejo de\nla documentación.\n\nCAPÍTULO II\n\n De la administración de los archivos\n\nArtículo 5°-Todos los jerarcas, jefaturas y demás personal que laboren en\nel Senara, son responsables de la adecuada manipulación y conservación de los\ndocumentos a su cargo.\n\nArtículo 6°-Son funciones del Archivo Central las indicadas en el Artículo\n42 de la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y demás normativa aplicable.\n\nArtículo 7°-El Archivo Central estará a cargo de un profesional en\nArchivística o un trabajador debidamente capacitado y con experiencia en el\ncampo. Contará además con el personal que requiera para el buen desempeño de\nsus funciones.\n\nArtículo 8°-Los archivos de gestión son los de las diferentes unidades\nadministrativas del Senara. Cada archivo de gestión debe tener un encargado\nquien organizará, conservará, facilitará los documentos y pondrá en práctica\nlas políticas y procedimientos emanados por el Archivo Central, para la\nadecuada administración de los mismos.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Full Text of Standard 633\n\n Regulations for the Operation and Organization of the Institutional Central Archive\nof the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service\n\nFull Text of Record: F2A61\n\n NATIONAL GROUNDWATER, IRRIGATION, AND\nDRAINAGE SERVICE\n\nThe National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service, SENARA,\nannounces agreement number 4598 adopted by the Board of Directors of\nSENARA, in ordinary session No. 633-13, held on June 17, 2013.\n\nAgreement No. 4598: the Regulations for the Operation and Organization\nof the Institutional Central Archive of the National Groundwater, Irrigation,\nand Drainage Service, contained in Official Communication GG-OF-412-2013, are approved. Their\npublication in the official gazette La Gaceta is authorized. The text of the \"Regulations for the\nOperation and Organization of the Institutional Central Archive,\" approved herein,\nis as follows:\n\n REGULATIONS FOR THE OPERATION\n\n AND ORGANIZATION OF THE INSTITUTIONAL\n\n CENTRAL ARCHIVE\n\n CHAPTER I\n\n General Provisions\n\nArticle 1—The Central Archive of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service, hereinafter SENARA, is the administrative unit whose primary function is to gather, conserve, and administer the documentary heritage of the institution, which will be managed in such a way that its retrieval is carried out efficiently. It will be governed by Law 7202 of the National Archive System and its regulations, these regulations, and other related provisions, and will hierarchically report to the General Management.\n\nArticle 2—For the purposes of these regulations, the following definitions apply:\n\na) SENARA: National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service.\n\nb) Management archives (Archivos de gestión): these are the archives of the different dependencies of SENARA, responsible for gathering, conserving, classifying, ordering, describing, selecting, administering, and facilitating the documentation produced by their unit. Said documentation is that which is currently in use and will be organized according to the principle of origin and provenance; its retention period in these archives will be as established in the Records Retention Schedules (Tablas de plazos de conservación de documentos).\n\nc) Central (or Administrative) Archive (Archivo Central): this is the administrative unit that coordinates and controls the operation of the distinct management archives. It gathers the documents transferred by them, once their processing is finalized and when their consultation is infrequent. Its fundamental mission is the study and appraisal (valoración) of the documentary series. It issues the guidelines on the operation of the Institutional Archive System.\n\nd) Historical or Final Archive (Archivo Histórico): this is the unit that holds in its custody documents that are more than 20 years old and are of scientific-cultural value.\n\ne) National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos): the body that dictates the standards regarding the selection, elimination, and conservation of documents; approves the retention schedules; and, based on these, determines which documents can be eliminated and which have scientific-cultural value within the system's institutions.\n\nf) Institutional Committee for the Selection and Elimination of Documents (Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos): an internal body responsible for analyzing and determining the legal and administrative validity of documents. It submits for the consideration of the National Commission the approval and modification of the Retention Schedules, as well as the documents to be eliminated that are not contemplated in the schedules.\n\ng) General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional): a deconcentrated body of the Ministry of Culture, Youth, and Sports responsible for ensuring compliance with Law 7202. It is a final archive that conserves the country's documentary heritage.\n\nh) Archival documents (Documentos de archivo): any material, written, graphic, audiovisual, or machine-readable testimony that has been produced or received by SENARA and is held in custody for an administrative, legal, or scientific-cultural purpose. Archival documents act as testimonials, offering evidence to guarantee the rights of the administration and the citizens, and provide information, either by supplying background to expedite a management process or as a source for history.\n\ni) Document type (Tipo documental): the form in which the information contained in a document is presented, which responds to functions, activities, and even the legislation of an institution or a country, for example: checks, budgets, reports, correspondence, minutes, circulars, among others.\n\nj) Document class (Clase documental): this is determined by the form used to transmit the information. There are five different document classes, as follows:\n\n i. Textual: information is transmitted by means of written text.\n\n ii. Graphic: images, non-textual signs, colors, among others, are used to present information, for example: maps, graphics, photographs.\n\n iii. Sound: allow any sound to be recorded and reproduced, such as records, magnetic tapes, compact discs.\n\n iv. Audiovisual: combines moving images and sound, films, video tapes, videodiscs.\n\n v. Electronic: generated from a computer, such as: optical discs, tapes, CD-ROMs.\n\nk) Retention Schedules (Tablas de plazos): an instrument listing all document types produced or received in each of SENARA's offices, in which their characteristics are recorded and their administrative, legal, and historical value is established. They must be approved by the National Commission for the Selection and Elimination of Documents and submitted for review every five years to determine if the original criteria are still valid.\n\nl) Fonds (Fondo documental): all documentation produced or received by SENARA as part of all the activities it carries out.\n\nArticle 3—The fonds conserved in the archives will be organized through the archival classification systems and ordering methods established by the Central Archive, respecting the principles of provenance and original order of the documents.\n\nArticle 4—No SENARA employee may eliminate documents that have not fulfilled their legal and administrative validity period according to the selection and elimination retention schedules prepared by the Central Archive, nor those that, having fulfilled that period, have been declared of scientific-cultural value by the National Commission for the Selection and Elimination of Documents. Likewise, the necessary controls must be exercised so that both archive staff and the different users have appropriate handling of the documentation.\n\nCHAPTER II\n\n Administration of the Archives\n\nArticle 5—All senior officials, managers, and other staff working at SENARA are responsible for the proper handling and conservation of the documents under their charge.\n\nArticle 6—The functions of the Central Archive are those indicated in Article 42 of Law 7202 of the National Archive System and other applicable regulations.\n\nArticle 7—The Central Archive will be headed by a professional in Archival Science (Archivística) or a duly trained employee with experience in the field. It will also have the staff required for the proper performance of its functions.\n\nArticle 8—The management archives are those of the different administrative units of SENARA. Each management archive must have a person in charge who will organize, conserve, and facilitate the documents, and will implement the policies and procedures issued by the Central Archive for their proper administration." }