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  "id": "norm-76272",
  "citation": "Acuerdo 067",
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  "doc_type": "agreement",
  "title_es": "Acuerdo 067 — Comisión para el Programa de Gestión Ambiental Institucional del Ministerio de Hacienda",
  "title_en": "Agreement 067 — Commission for the Institutional Environmental Management Program of the Ministry of Finance",
  "summary_es": "Este acuerdo crea una comisión interna dentro del Ministerio de Hacienda encargada de elaborar e implementar el Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI), conforme al Decreto Ejecutivo 36499-S-MINAET. Establece su integración por representantes de las direcciones de Planificación Institucional, Servicios, Proveeduría y Gestorías Administrativas de la Dirección Administrativa y Financiera. Detalla sus funciones: realizar diagnósticos ambientales, proponer políticas institucionales sobre cambio climático y residuos, elaborar el PGAI para aprobación del jerarca, coordinar capacitación y establecer indicadores cuantificables. Regula sesiones ordinarias y extraordinarias, quórum, votación por mayoría simple, doble voto del presidente en caso de empate, y la posibilidad de invitar asesores externos. La comisión sesionará al menos una vez al mes y sus miembros serán nombrados por un año, con posibilidad de prórroga o renovación.",
  "summary_en": "This agreement creates an internal commission within the Ministry of Finance responsible for developing and implementing the Institutional Environmental Management Program (PGAI), in accordance with Executive Decree 36499-S-MINAET. It establishes the commission's membership from the departments of Institutional Planning, Services, Procurement, and Administrative Management. It details its functions: conducting environmental diagnostics, proposing institutional policies on climate change and waste, drafting the PGAI for the minister's approval, coordinating training, and establishing quantifiable indicators. It regulates ordinary and extraordinary sessions, quorum, simple majority voting, the chair's casting vote in case of a tie, and the possibility of inviting external advisors. The commission will meet at least once a month, and its members will be appointed for one year, with the possibility of extension or renewal.",
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  "date": "15/10/2013",
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    "Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI)",
    "Decreto Ejecutivo 36499-S-MINAET",
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    "Dirección Administrativa y Financiera (DAF)",
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    "gestión ambiental institucional",
    "Ministerio de Hacienda",
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  "excerpt_es": "Considerando:\n1º—Que el artículo 50 de la Constitución Política establece que el Estado debe procurar el mayor bienestar a todos los habitantes del país, organizando y estimulando la producción, velando por un adecuado reparto de la riqueza; además, estipula que el Estado debe garantizar y preservar el derecho de las personas a un ambiente sano y ecológicamente equilibrado, en respeto del derecho a la protección de la salud humana que se deriva del derecho a la vida.\n\n4º—Que mediante Decreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAET, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 88 del 09 de mayo de 2011, el Poder Ejecutivo emite el \"Reglamento para la elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica\", cuyo objeto es establecer los lineamientos para que todas las instituciones de la Administración Pública formulen, actualicen e implementen un Programa de Gestión Ambiental.\n\n5º—Que en razón de lo anterior, resulta necesario la creación de una comisión institucional para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental de este Ministerio.",
  "excerpt_en": "Considering:\n1º—That Article 50 of the Political Constitution establishes that the State must seek the greatest well-being for all inhabitants of the country, organizing and stimulating production, ensuring an adequate distribution of wealth; furthermore, it stipulates that the State must guarantee and preserve the right of people to a healthy and ecologically balanced environment, in respect of the right to the protection of human health derived from the right to life.\n\n4º—That through Executive Decree No. 36499-S-MINAET, published in Official Gazette No. 88 on May 9, 2011, the Executive Branch issues the \"Regulation for the Development of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica,\" whose purpose is to establish guidelines for all public administration institutions to formulate, update, and implement an Environmental Management Program.\n\n5º—That in view of the foregoing, it is necessary to create an institutional commission for the Development of Environmental Management Programs of this Ministry.",
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    "summary_en": "The Institutional Commission for the Development of the Institutional Environmental Management Program of the Ministry of Finance is created, with the objective of formulating, implementing, and monitoring the PGAI in accordance with Decree 36499-S-MINAET.",
    "summary_es": "Se crea la Comisión Institucional para la Elaboración del Programa de Gestión Ambiental Institucional del Ministerio de Hacienda, con el objetivo de formular, implementar y dar seguimiento al PGAI conforme al Decreto 36499-S-MINAET."
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      "quote_en": "The Institutional Commission, hereinafter referred to as \"the Commission\", is created with the objective of developing the Institutional Environmental Management Program (PGAI) of the Ministry of Finance.",
      "quote_es": "Créase la Comisión Institucional denominada en lo sucesivo \"la Comisión\", con el objetivo de elaborar el Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) del Ministerio de Hacienda."
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      "quote_es": "La Comisión sesionará al menos una vez al mes, en el lugar y hora que dicho órgano destine al efecto; asimismo en caso de ser necesario en un mismo mes podrá convocarse más de una sesión."
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  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 067\n\n                        Crea Comisión para la elaboración del programa de Gestión Ambiental\nInstitucional del Ministerio de Hacienda\n\nTexto Completo acta: F532C\n\nNº\n067-H.-San José, 15 de octubre del 2013 \n\n    EL MINISTRO DE HACIENDA \n\nCon fundamento en las atribuciones conferidas por el\nartículo 28, inciso 2), aparte a), de la Ley General de la Administración\nPública, articulo 50 de la Constitución Política, Decreto Ejecutivo Nº\n36499-S-MINAET, publicado en La Gaceta Nº 88 del 09 de mayo de 2011. \n\nConsiderando: \n\n1º-Que el artículo 50 de la Constitución Política establece que el\nEstado debe procurar el mayor bienestar a todos los habitantes del país,\norganizando y estimulando la producción, velando por un adecuado reparto de la\nriqueza; además, estipula que el Estado debe garantizar y preservar el derecho\nde las personas a un ambiente sano y ecológicamente equilibrado, en respeto del\nderecho a la protección de la salud humana que se deriva del derecho a la vida.\n\n2º-Que\nel artículo 106, inciso k), del Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio\nde Hacienda, establece la obligación de los funcionarios (as), de participar y\nprestar colaboración a las comisiones y subcomisiones de salud, seguridad e\nhigiene, comités permanentes y otros que se integren en el Ministerio. \n\n3º-Que\nmediante Acuerdo Nº 024-MP, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº\n250 del 29 de diciembre del 2006, en su artículo segundo, inciso 5, el Poder Ejecutivo\ninstruye a todas las entidades del sector público para que elaboren y presenten\nun Plan de Gestión Ambiental con base en los lineamientos que serán elaborados\npor el Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET), esto con\nel fin de que el sector público dé seguimiento a las disposiciones ambientales\ny de desarrollo sostenible, contenidas tanto en la legislación interna como en\nlas normas internacionales ratificadas por el país. \n\n4º-Que\nmediante Decreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAET, publicado en el Diario Oficial La\nGaceta Nº 88 del 09 de mayo de 2011, el Poder Ejecutivo emite el\n\"Reglamento para la elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional\nen el Sector Público de Costa Rica\", cuyo objeto es establecer los lineamientos\npara que todas las instituciones de la Administración Pública formulen,\nactualicen e implementen un Programa de Gestión Ambiental. \n\n5º-Que\nen razón de lo anterior, resulta necesario la creación de una comisión\ninstitucional para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental de este\nMinisterio. Por tanto, \n\n    ACUERDA: \n\n    CREACIÓN DE LA COMISIÓN PARA LA ELABORACIÓN\n\n    DEL PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL \n\n    INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO \n\n    DE HACIENDA \n\nArtículo 1º-Creación y Objetivo. Créase la Comisión\nInstitucional denominada en lo sucesivo \"la Comisión\", con el objetivo de\nelaborar el Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) del Ministerio\nde Hacienda.\n\nArtículo\n2º-Integración. La Comisión estará integrada por los siguientes Departamentos\ndel Ministerio: \n\n1. Un\nrepresentante de la Dirección de Planificación Institucional. \n\n2. Dos\nrepresentantes del Departamento de Servicios de la Dirección Administrativa y\nFinanciera. \n\n3. Un\nrepresentante del Departamento de Proveeduría Institucional. de la Dirección\nAdministrativa y Financiera. \n\n4. Un\nrepresentante de las Gestorías Administrativas y Financieras de la Dirección\nAdministrativa y Financiera. \n\nLa Dirección Administrativa y Financiera (DAF) será la\nencargada de nombrar, vía oficio, a cada uno de los integrantes de las\ndependencias anteriormente mencionadas. Una vez nombrados los integrantes,\nentre quienes se elegirá a un Presidente y a un secretario. \n\nLas sesiones serán realizadas bajo\nla dirección del Presidente y en ausencia de éste, serán presididas el Secretario.\n\nArtículo\n3º-Funciones. La Comisión, tendrá las siguientes funciones: \n\na.\nRealizar los diagnósticos o evaluaciones necesarias para conocer el estado en\nque se encuentra la institución, respecto de la gestión ambiental, gestión de\nresiduos, cambio climático y eficiencia energética. \n\nb.\nProponer al despacho del señor Ministro la política ambiental institucional,\nincluyendo los aspectos de cambio climático, gestión de residuos, conservación\ny uso racional de la energía. \n\nc.\nElaborar el Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI), el cual debe\nser presentado ante ente el Jerarca Superior Supremo del Ministerio para su\nrevisión y aprobación. \n\nd.\nElaborar y remitir los informes que solicite el MINAET. \n\ne.\nEstablecer los indicadores internos cuantificables, que permitan medir,\nverificar y reportar el grado de avance del PGAI, tomando de base los\ninstrumentos que establezca el MINAET. \n\nf. Coordinar con las instancias internas de la institución, lo\ncorrespondiente a la elaboración, desarrollo, implementación y divulgación del\nPGAI, así como la capacitación de los funcionarios, respecto a temas de gestión\nambiental inherentes al quehacer institucional.\n\nArtículo 4º-Sesiones. La Comisión funcionará por medio de\nsesiones ordinarias, extraordinarias y grupos de trabajo; las cuales se\nrealizarán en forma ordinaria a solicitud del Presidente o de los integrantes,\ny en forma extraordinaria cuando la naturaleza de los asuntos a tratar así lo\nrequiera. Se analizarán sólo los puntos para los que fue convocada, y las decisiones\nserán tomadas por mayoría simple. \n\nLa\nComisión sesionará al menos una vez al mes, en el lugar y hora que dicho órgano\ndestine al efecto; asimismo en caso de ser necesario en un mismo mes podrá\nconvocarse más de una sesión.\n\nArtículo\n5º-Quórum. El quórum de formación será la mitad más uno del total de los\nmiembros. Asimismo, el quórum de votación para los acuerdos será por mayoría\nsimple. \n\nAdemás,\nprevio al inicio de la sesión se verificará si hay quórum para continuar con\nlas sesión al inicio, no se sesionará en forma ordinaria o extraordinaria si\ntreinta minutos después de la hora fijada no hay quórum. \n\nEn\ntodos aquellos casos en que, exista empate en la votación de algún asunto entre\nlos miembros de la Comisión, el Presidente tendrá, en razón de su condición,\ndoble voto, para dirimir el conflicto existente. \n\nCuando\npor motivos especiales o de fuerza mayor, un integrante no puede presentarse a\nuna sesión ordinaria u extraordinaria, tendrá la obligación de avisar al\nSecretario por la vía que estime más efectiva, previo a la hora de inicio de la\nsesión que corresponda, sobre la llegada tardía o la inasistencia a la sesión.\n\nArtículo\n6º-Invitados. La Comisión podrá recibir a funcionarios (as) tanto del\nMinisterio como de otras Instituciones, con la finalidad de obtener asesoría\ntécnica u opinión sobre asuntos relacionados con el tema de los Programas de\nGestión Ambiental, así como cualquier otro tema atinente a esta temática. \n\nLa\naudiencia se concederá previa solicitud de la parte interesada ante el Presidente,\nquien fijará el día y la hora de la reunión.\n\nArtículo\n7º-Funciones y atribuciones de los miembros: \n\n1. Al\nPresidente (a). Le corresponde lo siguiente: \n\na. Coordinar con la Comisión Técnica Evaluadora (CTE)\ndel Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones. \n\nb. Presidir las reuniones de la Comisión. \n\nc. Declarar abiertas las sesiones a la hora señalada y\nterminarlas después de haber tratado los asuntos que dispusieron conocer. \n\nd. Cuando lo considere procedente, por motivos de\nconveniencia y oportunidad, podrá disponer la suspensión de la sesión, previo\nconsenso con los demás integrantes. \n\ne. Dirigir las discusiones orientando el debate hacia\nlos puntos fundamentales y exigir que se observe el orden debido y el respeto\nmutuo entre los participantes. \n\nf. Conceder permiso a los miembros cuando previamente\nlo han planteado, para ausentarse de las sesiones, si con ello no se rompe el\nquórum. \n\ng. Representar a la Comisión en reuniones con los\nJerarcas de la Institución, convirtiéndose en el vocero del mismo con respecto\na los planeamientos y propuestas elaboradas, sin perjuicio de que, por\nconveniencia, se delegue esa representación para el caso concreto. \n\nh. Designar los grupos de trabajo necesarios para el\nestudio o realización de labores específicas asignadas, acorde con el programa\nde trabajo que se haya dispuesto, en un afán de hacer más efectiva la labor de\nla Comisión. \n\n2.\nSecretario (a). Le corresponde lo siguiente: \n\na. Notificar oportunamente los acuerdos que dicte la\nComisión. \n\nb. Coordinar la participación de personas externas\nrepresentantes de otras Instituciones o empresas para asuntos de capacitación,\ncompartir experiencias, bienes y servicios amigables con el ambiente, entre\notros temas de interés ambiental de acuerdo a las competencias de la Comisión. \n\nc. Redactar y recibir correspondencia dirigida a la\nComisión, así como aquellas notas que le delegue el Presidente (a). \n\nd. Organizar y mantener al día el archivo de la\nComisión. \n\ne.\nLlevar la asistencia a las sesiones, dejando constancia de ello en las actas,\nasí como las justificaciones, si las hubieren, de las ausencias y llegadas\ntardías. \n\nf.\nLlevar la minuta de lo tratado en las sesiones y redactar las actas, a efecto\nde dejar constancia clara y precisa de las deliberaciones, acuerdos y\nresoluciones tomadas. \n\ng. En\nausencia del Presidente sustituirlo en las reuniones de la Comisión. \n\nh.\nCualquier otra función que le asigne la Comisión.\n\n3.\nIntegrantes. Les corresponde lo siguiente: \n\na.\nAsistir puntualmente a las sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo\npara las cuales sean citados y, en caso de no poder asistir, remitir al\nPresidente la justificación correspondiente. \n\nb.\nProponer a la Presidencia la inclusión de asuntos a tratar en el orden del día\nde las sesiones ordinarias, y aprobar esta como acto inicial de la reunión. \n\nc.\nDesempeñar las labores de los grupos de trabajo que el Presidente (a) designe e\ninformar por escrito de los resultados en el plazo convenido. \n\nd.\nPedir al Presidente la palabra, para referirse a asuntos objeto de discusión. \n\ne. Dar\nsu voto, positivo o negativo, sobre los asuntos que se sometan a su\nconocimiento. \n\nf.\nFormular proyectos, proposiciones y mociones que crean oportunos. \n\ng.\nProcurar y estudiar la información necesaria, consultar actas, libros o correspondencia,\nreferente a la materia ambiental, y otros afines, a efectos de tener mejor\ncriterio sobre los asuntos resueltos o que deben resolverse en las sesiones. \n\nh.\nParticipar en todas aquellas actividades atinentes a la materia de gestión\nambiental. \n\ni.\nRegistrar las minutas aprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como\nconstancia de la fidelidad del registro.\n\nArtículo 8º-Equipos de trabajo. Designación. El\nPresidente (a) designará, entre los mismos integrantes de la Comisión, los\nequipos de trabajo para realizar actividades, análisis y estudios de apoyo a\nlos Jerarcas de la Institución, que coadyuven a decidir y a fomentar el\ndesarrollo integral del Ministerio. \n\nCada\nequipo de trabajo presentará un informe final a la Comisión que lo conocerá, y\nprevio a su aprobación, podrá recomendar cambios y ampliaciones del mismo, a\nefectos de que constituya documentación suficiente para la definición de las\npolíticas a establecer en materia de gestión ambiental.\n\nArtículo\n9º-Coordinación. Los equipos de trabajo serán coordinados por el servidor que\ndesigne el Presidente (a) y serán los responsables ante la Comisión de la\nrendición de informes.\n\nArtículo\n10.-Colaboración de técnicos y especialistas. Para obtener mayores elementos de\njuicio en sus relaciones y recomendaciones, los equipos de trabajo podrán\ncontar con la participación de técnicos y especialistas en distintas materias,\nasí como pedir el asesoramiento que sea necesario, previa autorización del\nDirector Administrativo y Financiero de éste Ministerio.\n\nArtículo\n11.-Informes. Los equipos de trabajo nombrados presentarán sus informes\nescritos con sus respectivas alternativas al secretario de la Comisión según el\nplazo previamente acordado. \n\nEl plazo máximo para rendir un\ninforme será de un mes. Si la naturaleza del caso lo amerita, previo al\nvencimiento del término para la presentación del informe, si el mismo no se\nencuentra concluido, el Coordinador del equipo de trabajo, deberá manifestar el\nmotivo del atraso y solicitar una ampliación del plazo a la Comisión, que no\npodrá exceder de un mes.\n\nArtículo\n12.-Vigencia de la Comisión. Los miembros de la Comisión Institucional del\nPrograma de Gestión Ambiental Institucional, serán nombrados por un año. \n\nUn mes antes para que\nfinalice el período de nombramiento, la Comisión del Programa de Gestión\nAmbiental Institucional, comunicará al Director Administrativo y Financiero que\nel plazo está por vencer con el objetivo que prorrogue el nombramiento o nombre\nnuevos integrantes.\n\nArtículo 13.-Rige a partir de su publicación.\n\nTransitorio\nÚnico. Siendo que actualmente se encuentra un grupo de funcionarios (as)\nconformando la Comisión para la Elaboración del Programa de Gestión Ambiental\nInstitucional, una vez publicado el presente acuerdo, el Director\nAdministrativo y Financiero de este Ministerio contará con un plazo de un mes\npara que valore la continuidad de los actuales miembros o realice nuevos\nnombramientos.",
  "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n                    -\n\n                        Full Text of Norm 067\n\n                        Creates a Commission for the preparation of the Institutional Environmental Management Program of the Ministry of Finance\n\nFull Text of record: F532C\n\nNo.\n067-H.-San José, October 15, 2013 \n\n    THE MINISTER OF FINANCE \n\nBased on the powers conferred by\narticle 28, subsection 2), subparagraph a), of the General Law of Public\nAdministration, article 50 of the Political Constitution, Executive Decree No.\n36499-S-MINAET, published in La Gaceta No. 88 of May 09, 2011. \n\nWhereas: \n\n1º-That article 50 of the Political Constitution establishes that the\nState must promote the greatest well-being for all inhabitants of the country,\norganizing and stimulating production, ensuring an adequate distribution of\nwealth; furthermore, it stipulates that the State must guarantee and preserve the\nright of individuals to a healthy and ecologically balanced environment, in\nrespect of the right to the protection of human health derived from the right\nto life.\n\n2º-That\narticle 106, subsection k), of the Autonomous Services Regulation of the Ministry\nof Finance, establishes the obligation of employees to participate in and\nprovide collaboration to the health, safety, and hygiene committees and\nsubcommittees, permanent committees, and others that are formed within the\nMinistry. \n\n3º-That\nby Agreement No. 024-MP, published in the Official Gazette La Gaceta No.\n250 of December 29, 2006, in its second article, subsection 5, the Executive Branch\ninstructs all public sector entities to prepare and submit\nan Environmental Management Plan based on the guidelines to be prepared\nby the Ministry of Environment, Energy, and Telecommunications (MINAET), in order\nfor the public sector to follow up on the environmental and sustainable development\nprovisions contained both in domestic legislation and in international standards\nratified by the country. \n\n4º-That\nby Executive Decree No. 36499-S-MINAET, published in the Official Gazette La\nGaceta No. 88 of May 09, 2011, the Executive Branch issues the\n\"Regulation for the preparation of Institutional Environmental Management Programs\nin the Public Sector of Costa Rica\", whose purpose is to establish the guidelines\nfor all Public Administration institutions to formulate,\nupdate, and implement an Environmental Management Program. \n\n5º-That\nby reason of the foregoing, the creation of an institutional commission for the\nPreparation of Environmental Management Programs of this Ministry is necessary. Therefore, \n\n    AGREES: \n\n    CREATION OF THE COMMISSION FOR THE PREPARATION\n\n    OF THE INSTITUTIONAL ENVIRONMENTAL MANAGEMENT\n\n    PROGRAM OF THE MINISTRY \n\n    OF FINANCE \n\nArticle 1º-Creation and Objective. The Institutional\nCommission hereinafter referred to as \"the Commission\" is hereby created, with the objective of\npreparing the Institutional Environmental Management Program (PGAI) of the Ministry\nof Finance.\n\nArticle\n2º-Composition. The Commission shall be composed of the following Departments\nof the Ministry: \n\n1. One\nrepresentative from the Directorate of Institutional Planning. \n\n2. Two\nrepresentatives from the Services Department of the Administrative and\nFinancial Directorate. \n\n3. One\nrepresentative from the Institutional Procurement Department of the Administrative\nand Financial Directorate. \n\n4. One\nrepresentative from the Administrative and Financial Managements of the Administrative\nand Financial Directorate. \n\nThe Administrative and Financial Directorate (DAF) shall be\nresponsible for appointing, via official memorandum, each of the members from the\naforementioned offices. Once the members are appointed,\na President and a Secretary shall be elected from among them. \n\nSessions shall be held under\nthe direction of the President and, in the President's absence, shall be chaired by the Secretary.\n\nArticle\n3º-Functions. The Commission shall have the following functions: \n\na.\nCarry out the necessary diagnostics or evaluations to determine the state\nof the institution regarding environmental management, waste management,\nclimate change, and energy efficiency. \n\nb.\nPropose the institutional environmental policy to the Office of the Minister,\nincluding aspects of climate change, waste management, conservation,\nand rational use of energy. \n\nc.\nPrepare the Institutional Environmental Management Program (PGAI), which must\nbe submitted to the Supreme Senior Hierarch of the Ministry for\nreview and approval. \n\nd.\nPrepare and submit the reports requested by MINAET. \n\ne.\nEstablish the internal quantifiable indicators to measure,\nverify, and report the degree of progress of the PGAI, based on the\ninstruments established by MINAET. \n\nf. Coordinate with the internal offices of the institution, what\ncorresponds to the preparation, development, implementation, and dissemination of the\nPGAI, as well as the training of employees on environmental management\ntopics inherent to the institutional mission.\n\nArticle 4º-Sessions. The Commission shall operate through\nordinary sessions, extraordinary sessions, and working groups; which shall be\nheld ordinarily at the request of the President or the members,\nand extraordinarily when the nature of the matters to be discussed so\nrequires. Only the items for which the meeting was convened shall be discussed, and decisions\nshall be taken by simple majority. \n\nThe\nCommission shall meet at least once a month, at the place and time that said body\ndetermines for that purpose; likewise, if necessary, more than one session may\nbe convened in the same month.\n\nArticle\n5º-Quorum. The quorum for formation shall be half plus one of the total\nmembers. Likewise, the voting quorum for agreements shall be by simple\nmajority. \n\nFurthermore,\nprior to the start of the session, a check shall be made for quorum to continue with the\nsession; at the start, an ordinary or extraordinary session shall not be held if\nthere is no quorum thirty minutes after the scheduled time. \n\nIn\nall cases where there is a tie in the voting on any matter among\nthe members of the Commission, the President shall, by reason of their position, have\na casting vote to resolve the existing conflict. \n\nWhen,\nfor special reasons or force majeure, a member cannot attend\nan ordinary or extraordinary session, they shall be obligated to notify the\nSecretary by the most effective means available, prior to the start time of the\ncorresponding session, regarding the late arrival or absence from the session.\n\nArticle\n6º-Invitees. The Commission may receive employees from both the\nMinistry and other Institutions, for the purpose of obtaining technical\nadvice or opinions on matters related to Environmental Management Programs,\nas well as any other topic pertaining to this subject matter. \n\nThe\nhearing shall be granted upon prior request from the interested party to the President,\nwho shall set the day and time of the meeting.\n\nArticle\n7º-Functions and attributions of the members: \n\n1. The\nPresident. Is responsible for the following: \n\na. Coordinate with the Technical Evaluation Commission (CTE)\nof the Ministry of Environment, Energy, and Telecommunications. \n\nb. Preside over the meetings of the Commission. \n\nc. Declare sessions open at the designated time and\nclose them after having dealt with the matters they decided to address. \n\nd. When deemed appropriate, for reasons of\nconvenience and timeliness, may order the suspension of the session, with prior\nconsensus from the other members. \n\ne. Direct discussions, orienting the debate toward\nthe fundamental points and demanding that proper order and\nmutual respect among participants be observed. \n\nf. Grant permission to members when they have\npreviously requested it, to be absent from sessions, provided that this does not break the\nquorum. \n\ng. Represent the Commission at meetings with the\nHierarchs of the Institution, acting as its spokesperson regarding\nthe proposals and suggestions developed, without prejudice to, for\nreasons of convenience, delegating that representation for a specific case. \n\nh. Designate the working groups necessary for the\nstudy or execution of specific assigned tasks, in accordance with the work\nplan that has been established, in an effort to make the Commission's work more effective. \n\n2.\nThe Secretary. Is responsible for the following: \n\na. Timely notify the agreements reached by the\nCommission. \n\nb. Coordinate the participation of external persons,\nrepresentatives of other Institutions or companies, for matters of training,\nsharing experiences, environmentally friendly goods and services, among other\ntopics of environmental interest according to the Commission's competencies. \n\nc. Draft and receive correspondence addressed to the\nCommission, as well as those notes delegated by the President. \n\nd. Organize and keep the Commission's archive up to date. \n\ne.\nKeep attendance at the sessions, leaving a record of it in the minutes,\nas well as the justifications, if any, for absences and late\narrivals. \n\nf.\nTake the minute of the matters discussed in the sessions and draft the minutes, in order\nto leave a clear and precise record of the deliberations, agreements, and\nresolutions adopted. \n\ng. In\nthe President's absence, substitute for them at the Commission meetings. \n\nh.\nAny other function assigned by the Commission.\n\n3.\nMembers. Are responsible for the following: \n\na.\nAttend punctually the ordinary, extraordinary, and working sessions\nto which they are summoned, and, if unable to attend, send the\ncorresponding justification to the President. \n\nb.\nPropose to the Presidency the inclusion of items to be discussed on the agenda\nof the ordinary sessions, and approve it as the initial act of the meeting. \n\nc.\nPerform the tasks of the working groups designated by the President and\nreport the results in writing within the agreed timeframe. \n\nd.\nRequest the floor from the President to address matters under discussion. \n\ne. Cast\ntheir vote, positive or negative, on the matters submitted for their\nconsideration. \n\nf.\nFormulate projects, proposals, and motions they deem appropriate. \n\ng.\nObtain and study the necessary information, consult minutes, books, or correspondence,\nregarding environmental matters and related topics, in order to have better\njudgment on matters resolved or to be resolved in the sessions. \n\nh.\nParticipate in all those activities related to the subject of environmental\nmanagement. \n\ni.\nSign the minutes approved by the Commission at the foot of the page, as\nproof of the record's faithfulness.\n\nArticle 8º-Working teams. Designation. The\nPresident shall designate, from among the members of the Commission, the\nworking teams to carry out activities, analyses, and studies to support the\nHierarchs of the Institution, contributing to deciding and promoting the\nintegral development of the Ministry. \n\nEach\nworking team shall present a final report to the Commission, which will review it, and\nprior to its approval, may recommend changes and expansions to it, in\norder for it to constitute sufficient documentation for defining the\npolicies to be established in the area of environmental management.\n\nArticle\n9º-Coordination. The working teams shall be coordinated by the staff member appointed\nby the President and shall be responsible before the Commission for\nthe submission of reports.\n\nArticle\n10.-Collaboration of technicians and specialists. To obtain greater elements for\njudgment in their relations and recommendations, the working teams may\ncount on the participation of technicians and specialists in different subjects,\nas well as request the necessary advice, with prior authorization from\nthe Administrative and Financial Director of this Ministry.\n\nArticle\n11.-Reports. The appointed working teams shall submit their written\nreports with their respective alternatives to the Secretary of the Commission within the\npreviously agreed timeframe. \n\nThe maximum timeframe for submitting a\nreport shall be one month. If the nature of the case warrants it, prior to the\nexpiration of the term for submitting the report, if it is not\nconcluded, the Coordinator of the working team must state the\nreason for the delay and request an extension of the timeframe from the Commission, which shall not\nexceed one month.\n\nArticle\n12.-Term of the Commission. The members of the Institutional Commission of the\nInstitutional Environmental Management Program shall be appointed for one year. \n\nOne month before the\nappointment period ends, the Commission of the Institutional Environmental\nManagement Program shall notify the Administrative and Financial Director that\nthe term is about to expire, with the objective of extending the appointment or appointing\nnew members.\n\nArticle 13.-Effective upon its publication.\n\nSole\nTransitional Provision. Given that a group of employees is currently\nforming the Commission for the Preparation of the Institutional Environmental Management\nProgram, once this agreement is published, the Administrative\nand Financial Director of this Ministry shall have a period of one month\nto evaluate the continuity of the current members or to make new\nappointments."
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