{ "id": "norm-77829", "citation": "Directriz 011", "section": "norms", "doc_type": "directive", "title_es": "Directriz Nº 011-MINAE", "title_en": "Directive 011-MINAE", "summary_es": "La Directriz 011-MINAE prohibió a todas las instituciones del sector público costarricense la adquisición de equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de electricidad. La medida aplica a nuevas compras, mantenimiento, remodelaciones y reemplazos masivos. Ordena incorporar requisitos de eficiencia energética en los sistemas de compras estatales, exigir certificaciones acreditadas y especifica las tecnologías prohibidas (incandescentes, halógenas, vapor de mercurio, T-12) y los estándares mínimos de eficacia lumínica y consumo para iluminación, refrigeración y aires acondicionados. Además, obliga a las instituciones a integrar el consumo de energía eléctrica en sus Programas de Gestión Ambiental Institucional (PGAI), reportar avances semestrales y asegurar la disposición final adecuada de los equipos reemplazados. La directriz se fundamenta en la Ley Orgánica del Ambiente y busca reducir el consumo energético estatal en consonancia con la Estrategia Nacional de Cambio Climático y los compromisos de C-neutralidad.", "summary_en": "Directive 011-MINAE prohibited all Costa Rican public sector institutions from purchasing low-efficiency equipment, luminaires, and devices causing high electricity consumption. The ban covers new purchases, maintenance, renovations, and mass replacements. It mandates the inclusion of energy efficiency requirements in state procurement systems, requires accredited certifications, and specifies prohibited technologies (incandescent, halogen, mercury vapor, T-12) along with minimum luminous efficacy and consumption standards for lighting, refrigeration, and air conditioning. Institutions must integrate electricity consumption into their Institutional Environmental Management Programs (PGAI), submit biannual progress reports, and ensure proper final disposal of replaced equipment. The directive is based on the Environmental Law and aims to reduce public energy consumption in line with the National Climate Change Strategy and carbon neutrality commitments.", "court_or_agency": "", "date": "25/07/2014", "year": "2014", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": null, "es_concept_hints": [ "PGAI", "DIGECA", "C-Neutralidad", "ICE", "MINAE", "CompraRed", "MERLINK" ], "concept_anchors": [ { "article": "", "law": "Ley Orgánica del Ambiente N° 7554" }, { "article": "Art. 28", "law": "Ley para la Gestión Integral de Residuos N° 8839" }, { "article": "", "law": "Decreto Ejecutivo N° 36499-MINAET-MS" }, { "article": "Art. 50", "law": "Constitución Política" } ], "keywords_es": [ "directriz", "sector público", "eficiencia energética", "adquisición de equipos", "luminarias", "prohibición", "PGAI", "ahorro energético", "cambio climático", "certificación", "CompraRed", "MERLINK" ], "keywords_en": [ "directive", "public sector", "energy efficiency", "equipment procurement", "luminaires", "prohibition", "PGAI", "energy saving", "climate change", "certification", "CompraRed", "MERLINK" ], "excerpt_es": "Artículo 2º-Se prohíbe adquirir equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de electricidad. Dicha prohibición aplica a todas las nuevas compras institucionales, incluyendo mantenimiento o sustitución por deterioro de equipos dañados, remodelaciones, nuevas obras y programas de reemplazo masivo.\n\nArtículo 4º-Las áreas de adquisiciones institucionales deben solicitar en las especificaciones un certificado de producto emitido por un organismo de certificación acreditado o reconocido por el Ente Costarricense de Acreditación, que demuestre el cumplimiento de los requisitos de eficiencia energética establecidos en esta Directriz.\n\nArtículo 6º-Las instituciones estarán en la obligación de incorporar en su PGAI el aspecto ambiental \"Consumo de energía eléctrica\", reflejando en su Plan de Acción las medidas que se tomen para cumplir con la presente directriz.", "excerpt_en": "Article 2—Purchasing low-efficiency equipment, luminaires and devices that cause high electricity consumption is prohibited. This prohibition applies to all new institutional purchases, including maintenance or replacement due to deterioration of damaged equipment, renovations, new works and mass replacement programs.\n\nArticle 4—Institutional procurement areas must request in the specifications a product certificate issued by a certification body accredited or recognized by the Costa Rican Accreditation Entity, demonstrating compliance with the energy efficiency requirements established in this Directive.\n\nArticle 6—Institutions shall be obliged to incorporate in their PGAI the environmental aspect \"Electricity consumption\", reflecting in their Action Plan the measures taken to comply with this directive.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "The public sector is prohibited from purchasing low-efficiency equipment, luminaires and devices that cause high electricity consumption, and electricity consumption must be integrated into PGAI.", "summary_es": "Se prohíbe al sector público adquirir equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que provoquen alto consumo de electricidad, y se ordena integrar el consumo energético en los PGAI." }, "pull_quotes": [ { "context": "Directriz, Artículo 2", "quote_en": "Article 2—Purchasing low-efficiency equipment, luminaires and devices that cause high electricity consumption is prohibited. 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la Ley\nOrgánica del Ambiente, Nº 7554 del 4 de octubre de 1995; la Convención Marco de\nlas Naciones Unidas sobre Cambio Climático, Nº 7414 del 13 de junio de 1994; la\nAprobación de la Adhesión de Costa Rica al Convenio de Viena para la Protección\nde la Capa de Ozono, Nº 7228 del 6 de mayo de 1991; Aprobación del Protocolo de\nMontreal relativo a las sustancias agotadoras de la capa de ozono, Nº 7223 del\n8 de abril de 1991; Ley de Conversión del Ministerio de Industria, Energía y\nMinas (MIEM) en Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE), Nº 7152 de 5 de junio\nde 1990; los artículos 26, 27, 99 y 100 de la Ley General de la Administración\nPública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978; el artículo 28 de la Ley para la\nGestión Integral de Residuos, Nº 8839 del 24 de junio del 2010; el Decreto\nEjecutivo Nº 34582-MP-PLAN de 4 de junio del 2008, Reglamento Orgánico del\nPoder Ejecutivo; la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades\nPúblicas del Sector Telecomunicaciones, Nº 8660 del 8 de agosto del 2008;\nartículos 4, 6, 11, 12, siguientes y concordantes del Decreto Ejecutivo Nº\n35676-S-H-MAG-MINAET del 06 de agosto de 2009, Reglamento de control de las\nsustancias agotadoras de la capa de ozono de acuerdo a la ley 7223 y sus\nenmiendas; los artículos 4, 5, 6 y 13, Decreto Ejecutivo Nº 37614-MINAE del 10\nde abril de 2013, Reglamento para implementar un mecanismo de cuotas de\nimportación para la eliminación gradual del uso de HCFC limitados en el grupo I\ndel Anexo C del protocolo de Montreal el Decreto Ejecutivo Nº 35991-MINAET de\n19 de enero de 2010, Reglamento de Organización del Subsector Energía; el\nDecreto Ejecutivo Nº 36499-MINAET-MS del 17 de marzo del 2011, Reglamento para\nla elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público\nde Costa Rica; y el Decreto Ejecutivo Nº 38272-S del 7 de enero del 2014,\nReglamento para la Declaratoria de Residuos de Manejo Especial, y\n\nConsiderando:\n\nI.-Que la Constitución Política en el artículo 50\nestablece que el Estado debe procurar el mayor bienestar a todos los habitantes\ndel país; garantizar y preservar el derecho de las personas a un ambiente sano\ny ecológicamente equilibrado, promoviendo el mayor desarrollo en armonía con\néste.\n\nII.-Que\nla Constitución Política establece el principio de unidad del Estado y la Ley\nGeneral de la Administración Pública establece las potestades y\nresponsabilidades del Poder Ejecutivo, entendido éste como el Rector en\nconjunto con el Presidente de la República, en relación con el poder de\ndirección y de coordinación de los entes descentralizados, donde la directriz\nes el instrumento con el que se puede establecer la programación o dirección de\nla conducta del sector público, en general o en lo específico.\n\nIII.-Que\nel Poder Ejecutivo dentro de sus facultades de dirección y coordinación, tiene\nla obligación de velar por que la Administración Pública se ajuste a las\npolíticas, estrategias, objetivos, acciones y metas nacionales tal y cual se le\nexige al sector privado. El Estado debe promover que los procesos de la\nAdministración y sector público se autorregulen y de esta forma se utilicen más\neficientemente los recursos logrando así un desarrollo sostenible.\n\nIV.-Que la Ley Orgánica del Ambiente, establece que\nlos recursos energéticos constituyen factores esenciales para el desarrollo\nsostenible del país, sobre los que el Estado mantendrá un papel preponderante\npudiendo dictar medidas generales y particulares.\n\nV.-Que\nel Ministerio de Ambiente y Energía, tiene como funciones primordiales\nformular, planificar y ejecutar las políticas para el desarrollo de los\nrecursos energéticos, así como promover y administrar la legislación sobre la\nconservación y uso racional de la energía.\n\nVI.-Que\nla Ley para la Gestión Integral de Residuos establece la obligatoriedad de las\nInstituciones de la Administración Pública, Empresas Públicas y Municipalidades\npara que implementen sistemas de gestión ambiental en todas sus dependencias.\n\nVII.-Que\nel Decreto Ejecutivo Nº 36499-MINAET-MS, amparada al artículo 28 de la Ley\n8839, establece la obligación de todas las instituciones de la administración\npública de elaborar y poner en marcha un Programa de Gestión Ambiental\nInstitucional (PGAI).\n\nVIII.-Que\nlos funcionarios responsables de la administración y gestión adecuada de los\nrecursos de los órganos, entes, instituciones y empresas del sector público,\ndeben contribuir con la reducción del consumo de energía, mediante mejoras de\nlos hábitos de consumo, medidas de ahorro, la administración de su demanda, la\nrevisión de sus instalaciones eléctricas, la sustitución de equipo y artefactos\nineficientes que provocan alto consumo de electricidad, todo ello con el objeto\nde lograr una adecuada utilización los recursos energéticos.\n\nIX.-Que\nes de interés público para el Gobierno de la República emitir la siguiente\ndirectriz, atendiendo razones de conveniencia y oportunidad para el bienestar\ncomún, la seguridad de la ciudadanía, el medio ambiente y para lograr una\nadecuada utilización de los recursos energéticos con que cuenta el país, es\nindispensable hacer un uso más racional de la energía y programar su consumo de\nuna manera eficiente, sin afectar las actividades productivas o la satisfacción\nde las necesidades básicas de la población. Por tanto,\n\nemiten la siguiente:\n\nDIRECTRIZ\n\nDIRIGIDA A LOS JERARCAS\nDE TODAS LAS INSTITUCIONES DE LA\n\nADMINISTRACIÓN PÚBLICA, INCLUYENDO\nAQUELLOS ÓRGANOS,\n\nENTES, EMPRESAS E INSTITUCIONES DEL\nSECTOR PÚBLICO\n\nCENTRALIZADO, DESCENTRALIZADO\nINSTITUCIONAL Y\n\nTERRITORIAL, MEDIANTE LA CUAL SE\nESTABLECE LA\n\nPROHIBICIÓN DE ADQUIRIR EQUIPOS,\nLUMINARIAS Y\n\nARTEFACTOS DE BAJA EFICIENCIA QUE\nPROVOQUEN\n\nALTO CONSUMO DE ELECTRICIDAD PARA SER\n\nUTILIZADOS EN LOS EDIFICIOS E\nINSTALACIONES\n\nDE TRÁNSITO PEATONAL QUE OCUPE\n\nEL SECTOR PÚBLICO\n\nArtículo 1º-Es obligación de todas las instituciones\nde la Administración Pública elaborar y ejecutar los Programas de Gestión\nAmbiental Institucional (PGAI) para la gestión de la calidad ambiental, energía\ny cambio climático; así como los mecanismos de control y seguimiento. Estos\nprogramas contendrán, entre otros aspectos, las regulaciones para las\nadquisiciones de equipos, luminarias y artefactos con requerimientos de alta\neficiencia energética indicadas en esta Directriz.\n\n Ficha articulo\n\nArtículo\n2º-Se prohíbe adquirir equipos, luminarias y artefactos de baja eficiencia que\nprovoquen alto consumo de electricidad. Dicha prohibición aplica a todas las\nnuevas compras institucionales, incluyendo mantenimiento o sustitución por\ndeterioro de equipos dañados, remodelaciones, nuevas obras y programas de\nreemplazo masivo.\n\n Ficha articulo\n\nArtículo\n3º-Los jerarcas de las instituciones deberán girar instrucciones a las áreas de\nadquisiciones institucionales para que modifiquen las bases de datos de los\nsistemas de compras estatales de forma que se incluyan dentro de sus\nrequerimientos las características técnicas de los equipos, luminarias y\nartefactos y las adquisiciones de las mismas cumplan con lo establecido en esta\nDirectriz.\n\n Ficha articulo\n\nArtículo\n4º-Las áreas de adquisiciones institucionales deben solicitar en las\nespecificaciones un certificado de producto emitido por un organismo de\ncertificación acreditado o reconocido por el Ente Costarricense de\nAcreditación, que demuestre el cumplimiento de los requisitos de eficiencia\nenergética establecidos en esta Directriz. \n\n       \nLas disposiciones técnicas que\ndeberán cumplir los equipos, luminarias y artefactos que se adquieran son las\nsiguientes:\n\nEquipos\nde Iluminación incluye:\n\na) Se\nprohíbe la compra de lámparas incandescentes, fluorescentes tubulares T-12 y\nbalastros para lámparas tubulares T-12, lámparas halógenas, luz mixta y vapor\nde mercurio.\n\nb) Para\nla iluminación de oficinas se utilizarán sistemas compuestos por fluorescentes\ntubulares o tubos LED con una eficacia lumínica igual o mayor a 80 lm/W y\nbalastros electrónicos de alta eficiencia.\n\nc) Para\nel caso de lámparas fluorescentes compactas, el nivel mínimo de eficacia\nlumínica declarado en las etiquetas energéticas, deberá cumplir con los\nlineamientos de la norma INTE 28-01-07 en su versión vigente.\n\nd) Para\nalumbrado exterior, tránsito peatonal y áreas de uso general tales como\ntalleres, bodegas, almacenes y otros, se deberán utilizar tecnologías de haluro\nmetálico, vapor de sodio de alta presión, tecnología LED, tubos fluorescentes\nT-8 u otras, todas con eficacias lumínicas igual o mayor a 80 lm/W.\n\ne) El\ncontenido máximo de mercurio de las lámparas fluorescentes compactas no debe\nser mayor de 5 mg.\n\nEquipos\nde Refrigeración Electrodomésticos.\n\na) Los\nvalores máximos de consumo anual deberán ser menores en al menos un 5% de los\nvalores declarados en las etiquetas energéticas, de conformidad con lo\nestablecido en la última versión de norma INTE 28-01-04: Eficiencia Energética\nde Refrigeradores Electrodomésticos y Congeladores Electrodomésticos ─\nLímites máximos de consumo de energía.\n\nEquipos\nde Refrigeración Comerciales.\n\na) Los\nvalores máximos de consumo anual deberán ser menores en al menos un 5% a los\ndeclarados en las etiquetas energéticas, de conformidad con lo establecido en\nla última versión de la norma INTE 28-01-01: Eficiencia energética para equipos\nde refrigeración comercial auto contenidos - límites de los valores de consumo.\n\nEquipos\nde Aires Acondicionados.\n\nSe incluyen en esta categoría los\nequipos de aire acondicionado tipo ventana, dividido o central de hasta 18 kW\n(60 000 BTU/h).\n\na) Los\nrangos de eficiencia, deberán ser mayores en al menos 2 unidades de los indicados\npor la Relación de Eficiencia Energética (REE) o en inglés Energy Efficiency\nRatio (EER) declarados en las etiquetas energéticas, de conformidad con lo\nestablecido en la última versión de la norma INTE 28- 01-13: Eficiencia\nenergética - Acondicionadores de aire tipo ventana, dividido y paquete - Rangos\nde eficiencia energética.\n\nEl tipo\nde refrigerante utilizado por los equipos de refrigeración domésticos,\ncomerciales y de aire acondicionado deberá ajustarse a las disposiciones\ncontenidas en el Reglamento N° 35676-S-H-MAG-MINAET y en el reglamento\n37614-MINAE. Preferiblemente se deberán utilizar gases refrigerantes naturales,\ncon un potencial de calentamiento global (PCG) menor a 20.\n\n Ficha articulo\n\nArtículo 5º-Las lámparas fluorescentes y demás equipos\nque sean reemplazadas por efecto de la aplicación de la presente directriz, no\npodrán ser reutilizados, ni donados y deberán tener una adecuada disposición\nfinal considerando para ella lo contemplado en la Ley para la Gestión Integral\nde Residuos así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo 38272-S.\n\n Ficha articulo\n\nArtículo\n6º-Las instituciones estarán en la obligación de incorporar en su PGAI el\naspecto ambiental \"Consumo de energía eléctrica\", reflejando en su Plan de\nAcción las medidas que se tomen para cumplir con la presente directriz. Para la\nelaboración del PGAI deberán seguir la guía respectiva disponible en el sitio\nhttp://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/ herramientasPGA.html.\n\n (Nota de Sinalevi: La presente guía\n se extrajo del sitio web de La\nDirección General de Calidad Ambiental,\ny se transcribe a continuación:)\n\nGuía para la elaboración\nde\n\nProgramas de Gestión\n\nAmbiental Institucional\n\n(PGAI) en el sector público\n\nde Costa Rica\n\nDocumento de orientación\npara\n\nlas Instituciones Públicas\n\nContenidos\n\n1. Prólogo 4\n\n2. Introducción 5\n\n3. El concepto de\nAmbientalización del Sector Público y su relación con los\n\nProgramas de Gestión\nAmbiental Institucionales (PGAI) 9\n\n4. Programa de Gestión\nAmbiental Institucional (PGAI) 11\n\n4.1. Definición del PGAI 11\n\n4.2. Componentes del PGAI 11\n\n4.2.1. Componentes estratégicos 11\n\n4.2.2. Componentes transversales del PGAI 12\n\n4.3. Responsables del Programa de Gestión\nAmbiental Institucional 13\n\n4.3.1. Jerarca de cada Institución 13\n\n4.3.2. Comisión Institucional 13\n\n4.3.3. Coordinador del PGAI 14\n\n4.4. Vigencia del PGAI 15\n\n5. Elaboración del PGAI 17\n\n5.1. Aspectos generales en la elaboración de\nun PGAI 17\n\n5.2. Pasos para la elaboración del PGAI 19\n\nPaso 1: Compromiso del Jerarca 20\n\nPaso 2: Conformación de la Comisión\nInstitucional responsable del PGAI y la definición del coordinador 20\n\nPaso 3: Elaboración de la Política Ambiental\nInstitucional 20\n\nPaso 4: Inventario de organizaciones\n(instalaciones) 21\n\nPaso 5: Elaboración del diagnóstico\nambiental inicial 22\n\nPaso 6: Definición del alcance del PGAI 31\n\nPaso 7. Elaboración del diagnóstico energético\ne inventario de gases de efecto invernadero 31\n\nPaso 8. Definir objetivos, metas e indicadores\nambientales 32\n\nPaso 9. Definir medidas ambientales 35\n\nPaso 10. Preparación del documento del PGAI\n37\n\nPaso 11. Entrega del documento PGAI 39\n\n6. Revisión del Documento\nde PGAI 41\n\n7. Seguimiento del PGAI 43\n\n7.1. Informes de avance semestral 43\n\n7.2. Visitas de seguimiento 43\n\n8. Control y registro de la\ndocumentación 45\n\n8.1. Control de la documentación 45\n\n8.2. Registro de la documentación 45\n\n9. Referencias Bibliográficas\n47\n\n10. Glosario 49\n\n11. Anexo I: Contenido temático\nbásico para la presentación del documento del Programa de Gestión Ambiental\nInstitucional Guía para la Elaboración del Programa de Gestión Ambiental\nInstitucional\n\n1. Prólogo\n\nSer un país reconocido internacionalmente por\nsu desempeño ambiental, sin duda es un gran logro, pero también representa un\nenorme desafío; esto por cuanto nos obliga a avanzar e innovar en nuevas formas\ny mecanismos que nos permitan crecer desde la perspectiva del desarrollo\nsostenible.\n\nEn este sentido, los Programas de Gestión\nAmbiental Institucional (PGAI) son ejemplo de un instrumento novedoso, el cual\npermitirá continuar con las iniciativas que se vienen ejecutando por\n\"ambientalizar\" el sector público, estrategia gubernamental para crear\nconciencia y \"predicar con el ejemplo\".\n\nEn estos programas se cristalizan muchos de\nlos esfuerzos que se han hecho desde hace varios años por incorporar la\nvariable ambiental. Primero, en el año 2000, desde una preocupación por la\neficiencia energética, luego desarrollando el tema de las compras verdes, hoy\nre-conceptualizadas como compras públicas sustentables, luego los abordajes\ndesde el cambio climático y los planes de gestión ambiental. Y más\nrecientemente el tema de los sistemas de gestión ambiental que propone la Ley\npara la Gestión Integral de Residuos.\n\nAl respecto la \"Guía para la Elaboración\nde los Programas\n\nde Gestión Ambiental Institucional\" será\nuna gran orientación\n\npara todas las instituciones, empresas públicas\no municipalidades.\n\nEsta Guía explica los componentes estratégicos\ny transversales de los Programas, así como los mecanismos de seguimiento y\ncontrol que se llevarán a cabo. Además, contiene un apartado en el que se\ndetallan los pasos que se requieren para diseñar e implementar un PGAI.\n\nEn este sentido, esta Guía tiene como propósito\n\n acompañar\na todos/as esos funcionarios/as públicos y municipales que enfrentarán la\ntarea de realizar en sus respectivos espacios laborales el PGAI. Esta será una\ntarea de todas las instituciones del Estado, las que deberán darle vida a esta\nherramienta mediante su implementación.\n\nEntre los pasos del PGAI destaca como el\ninicial el compromiso de los jerarcas. Esto significa que estará en manos de\nellos/as el adecuado cumplimiento de esta nueva normativa, que busca seguir\naunando acciones que permitan garantizar nuestro derecho constitucional a un\nambiente sano, por lo que los invito a ser parte de este gran esfuerzo.\n\n2. Introducción\n\nCosta Rica es reconocida a nivel mundial por\nsu liderazgo en promover y ejecutar iniciativas que permitan el desarrollo de la\nsociedad de la mano con la protección del medio ambiente.\n\nDebido a la amplitud de este tema, la problemática\nambiental puede ser solucionada desde la adopción de respuestas concretas a\ncontroles y normativas estatales, hasta la promoción de una conciencia\nambiental que se adelante a los problemas ambientales por medio de la prevención.\n\nEn este sentido, Costa Rica inició un modelo\nde ambientalización de la administración pública con el fin de lograr mayor\nconcordancia entre los controles estatales establecidos en el tema de medio\nambiente hacia el sector privado y las labores internas desarrolladas por las\ninstituciones públicas. La Iniciativa Paz con la Naturaleza, establecida\nmediante Decreto Ejecutivo No. 33487-MP (Gaceta No. 250 del 29 de diciembre del\n2006), promovió el trabajo en diversas áreas programáticas, entre ellas el área\nde Gestión Ambiental y el área de Cambio Climático. En el marco de esta\npropuesta se elaboró el Reglamento para la elaboración de Planes de Gestión\nAmbiental en el Sector Público (PGA), publicado mediante el Decreto Ejecutivo\nNo. 33889-MINAE (Gaceta No. 160 del 22 de agosto del 2007). Posteriormente, ese\nmismo año se publicó el Manual de Instrucciones para la elaboración de Planes\nde Gestión Ambiental con el fin de orientar a las Instituciones en la elaboración\nde dichos planes. Además en julio del 2010 se publicó la Ley para la Gestión\nIntegral de Residuos (Gaceta No. 135 del 13 de julio del 2010), en cuyo artículo\n28 se establece que las instituciones de la Administración Pública, empresas públicas\ny municipalidades deberán implementar sistemas de gestión ambiental en todas\nsus dependencias.\n\nEn el tema de Cambio Climático, Costa Rica\nmediante la Ley N° 7414 aprobó la Convención Marco de las Naciones Unidas\nsobre Cambio Climático (Gaceta No. 126 del 4 de julio de 1994).\n\nPosteriormente en marzo del 2002, se ratifica\nel Protocolo de Kioto mediante la Ley No 8219 (Gaceta No 127 del 3 de julio de\n2002).\n\nDe esta forma el país se compromete a tomar\nacciones concretas para mitigar el cambio climático y facilitar la adaptación\nal mismo.\n\nAdicionalmente, con el fin de agilizar los\nmecanismos de toma de decisiones y establecer los controles de monitoreo que\npermitirán al país alcanzar la carbono neutralidad en el 2021, se establece la\nEstrategia Nacional de Cambio Climático (ENCC) y en el marco de ésta, mediante\nActa número 056 2007-2010 del Consejo de Gobierno, se solicita a todas las\ninstituciones públicas y se insta a los Gobiernos Locales e instituciones autónomas,\nelaborar y poner en ejecución un plan de acción con metas claras que contemple\nlos seis ejes de la Estrategia Nacional de Cambio Climático (ENCC).\n\nLa creación de la Dirección de Cambio Climático\npor medio del Decreto Ejecutivo No 35669-MINAET publicado en enero 2010 (Gaceta\nNo. 3 del 6 de enero 2010), busca dar seguimiento a la implementación de la\nENCC, así como a las demás acciones relacionadas con el desarrollo de la\nestrategia país de carbono neutralidad.\n\nEn el tema energético los esfuerzos y\ndirectrices a nivel de país tienen su origen en la Ley 7447 sobre Regulación\ndel Uso Racional de la Energía (Gaceta No. 236 del 13 de diciembre de 1994) y\nel Reglamento de esta Ley publicado mediante Decreto Ejecutivo No 25584 en\nnoviembre de 1996 (Gaceta No. 215 del 8 de noviembre de 1996). El objetivo de\nesta ley y su reglamento consistió en establecer los mecanismos para lograr el\nuso eficiente de la energía, promoviendo un programa gradual obligatorio de uso\nde la energía en empresas con alto consumo energético.\n\nPosteriormente, mediante el Acuerdo de\nGobierno Nº 121 del año 2000 y modificado en los años 2002 y 2004 se exhorta\na las instituciones públicas a establecer un Programa Permanente de Conservación\nde la Energía. Además, en mayo 2007 se publica la Directriz 017-MP-MINAE\n(Gaceta No. 94 del 17 de mayo de 2007), donde se establece que las Instituciones\npúblicas deberán elaborar y poner en ejecución en forma inmediata planes de\nahorro y uso eficiente del consumo de energía eléctrica en sus respectivas\ninstalaciones.\n\nComo se observa para estas tres temáticas:\ngestión ambiental, cambio climático y eficiencia energética, existen puntos\ncomunes especialmente en la identificación de aspectos \nambientales derivados de las actividades desarrolladas en las\ninstituciones públicas, en aspectos de ejecución, documentación, revisión y\nseguimiento. Con el fin de desarrollar un procedimiento unificado de gestión en\nestos temas, se publica el Decreto Ejecutivo No. 36499-MINAET-MS denominado\nReglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional\nen el Sector Público de Costa Rica (Gaceta No 88 del 09 de mayo del 2011), el\ncual promueve que las instituciones, municipalidades y empresas públicas,\ncentralizadas y descentralizadas, establezcan un Programa de Gestión Ambiental\nInstitucional (PGAI) donde se planifiquen e incorporen las medidas ambientales\nen el tema de gestión ambiental, cambio climático y conservación y uso\nracional de la energía, dentro de un proceso de mejora continua.\n\nLa integración de estos temas en un solo\nprograma de gestión, facilitará a las instituciones la elaboración de éste,\nasí como el proceso de seguimiento y control posterior.\n\nCon el fin de consolidar la creación de los\nPGAI es necesario crear capacidades a nivel de las instituciones públicas para\nque éstas asuman el compromiso que conlleva el diseño y ejecución del\nprograma, siendo necesario en primer lugar, desarrollar un manual que contemple\ntoda la temática relevante de las medidas ambientales y que sirva de guía para\nla elaboración de los PGAI.\n\nEl presente documento fue elaborado pensando\nen todos aquellos funcionarios/as de las instituciones públicas, empresas públicas\ny municipalidades que estarán involucrados en el diseño e implementación de\nlos PGAI.\n\n3. El concepto de\nAmbientalización del Sector Público y su relación con los Programas de Gestión\nAmbiental Institucionales (PGAI)\n\nLa ambientalización del sector público tiene\ncomo base tres objetivos: a) promover una mejora continua en la calidad\nambiental de las entidades públicas; b) impulsar acciones de toma de conciencia\npor parte de los funcionarios públicos en temas de mejora en la calidad del\nmedio ambiente; y c) reducir las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI)\nde manera que se encamine al Sector Público a la C-Neutralidad al 2021. De esta\nforma la ambientalización del sector público genera iniciativas de protección\nambiental \"desde la casa\".\n\nLa elaboración de los PGAI se desarrolla en\nel marco del concepto de ambientalización del sector público, lo que significa\nque incorpora acciones de gestión en temas relacionados con el medio ambiente,\nconsiderados como prioritarios para el país, tales como: la Gestión Ambiental,\nel Cambio Climático y la Eficiencia Energética. De esta manera se podrá\nmejorar el desempeño ambiental de las instituciones reduciendo y controlando\nlos problemas de contaminación ambiental que se derivan de sus actividades\ndentro de un modelo de gestión integrador, que además tiene como componentes\ntransversales los siguientes:\n\na) capacitación y comunicación;\n\nb) adquisición de bienes y transferencia\ntecnológica; y\n\nc) métrica.\n\nFechas de reunión de la\nComisión Institucional\n\n4. Programa de Gestión\nAmbiental Institucional (PGAI)\n\n4.1. Definición del PGAI\n\nUn Programa de Gestión Ambiental\nInstitucional (PGAI) es un instrumento de planificación que parte de un diagnóstico\nambiental del quehacer institucional que considera todos los aspectos\nambientales inherentes a la organización, incluyendo los relacionados con\neficiencia energética y cambio climático.\n\nA partir de este diagnóstico, se priorizan y\nestablecen medidas de prevención, mitigación, compensación o restauración de\nlos impactos ambientales, ya sea a corto, mediano ó largo plazo; todo lo\nanterior bajo el principio de mejora continua1.\n\n1 Un PGAI debe ser un ciclo continuo de planificación,\nacción, revisión y mejora de la actuación ambiental de la institución.\n\n4.2 Componentes del PGAI\n\nEl PGAI establecerá sus líneas de acción,\nbasado en tres componentes estratégicos y en tres componentes transversales,\ncada uno en temas distintos, pero con un fin integrador que permitirá\nimplementar medidas en pro del bienestar ambiental institucional.\n\n4.2.1 Componentes estratégicos\n\nLos componentes estratégicos contemplan los\ntemas de gestión de calidad ambiental, cambio climático y conservación y uso\nracional de la energía.\n\n4.2.1.1 Gestión de Calidad\nAmbiental\n\nConsiste en el desarrollo de estrategias y\nacciones para prevenir, mitigar, restaurar ó compensar los impactos al ambiente\npropios del quehacer institucional, mejorando su desempeño ambiental y\npromoviendo a su vez el fortalecimiento de una mayor conciencia ambiental.\n\n4.2.1.2 Gestión de la Energía\n\nComprende las medidas a tomar para asegurar la\nutilización más eficiente de los recursos energéticos, en beneficio de un\naprovisionamiento de demandas futuras. Incluye los temas de eficiencia energética\ny ahorro de energía (electricidad y combustibles).\n\n4.2.1.3 Gestión del Cambio\nClimático\n\nIncluye el desarrollo de medidas para la\nreducción de emisiones de gases de efecto invernadero (GEI), derivadas de\nactividades institucionales como por ejemplo servicios de transporte y consumo\nenergético. Además, incluye las acciones relacionadas con el proceso de\nadaptación de las instituciones. De manera general, este componente se\nfundamenta en los seis ejes de acción de la Estrategia Nacional de Cambio Climático\n(ENCC)2 , los que se presentan en la figura 3.\n\n2 Disponible en el sitio www.digeca.go.cr\n\n \n\n4.2.2 Componentes\ntransversales del PGAI\n\nPara lograr el éxito en la implementación de\nlas medidas ambientales establecidas en el PGAI, es necesario apoyar su gestión\nen tres componentes transversales primordiales, estos son:\n\n4.2.2.1 Sensibilización,\ncapacitación\n\ny comunicación\n\nEn la ejecución de un PGAI, todos los\nfuncionarios de la institución deben ser parte del equipo que llevará al éxito\nel cumplimiento de los compromisos ambientales, siendo necesario promover el\ncambio de actitudes y comportamientos ambientales, así como el reconocimiento\nde las acciones positivas de cada uno de ellos en la gestión ambiental\ninstitucional.\n\nComponentes\n\n________________\n\n4 Comisión conformada\npor funcionarios del Ministerio de Salud y el Ministerio de Ambiente, Energía y\nTelecomunicaciones; encargada de la revisión y seguimiento\nde los PGAI, según lo establecido en los artículos 4 y 5 del Decreto Ejecutivo\n36499-MINAET-MS.\n\nLas acciones que deben estar involucradas en\néste eje deben estar orientadas a la educación, formación y sensibilización\nen los temas de cambio climático, eficiencia energética, gestión de residuos,\ny gestión de calidad ambiental en general, así como participación pública,\nentre otros aspectos.\n\n4.2.2.2 Adquisición de\nbienes y transferencia tecnológica\n\nLa compra de bienes es una actividad básica\nen cualquier institución, incluye desde la adquisición de materiales,\nimplementos de oficina, equipos, compra de vehículos, insumos para actividades\nde limpieza, mantenimiento y hasta servicios.\n\nEl PGAI promueve una política de adquisición\nde bienes basada en el concepto de Compras Públicas Sustentables (CPS)3,\nproceso por medio del cual las organizaciones satisfacen sus necesidades de\nbienes, servicios, trabajos y utilidades, tomando en cuenta de forma integrada\naspectos sociales, económicos y ambientales. Dentro de las CPS, se encuentra el\nconcepto de compras verdes, donde se satisface la necesidad de la institución\nque da origen a la compra, sin descuidar el impacto ambiental que ésta\nocasionará. Este concepto impulsa la innovación en productos y servicios más\namigables con el ambiente, al crear una demanda por parte del Estado (CEGESTI,\n2008). Del mismo modo, al incorporar procesos de innovación y tecnologías\nrespetuosas con el medio ambiente se permite la mejora en la disposición y\nacceso a la información especializada.\n\n3 Se recomienda consultar el\ndocumento: \"Guía Práctica para la Compra Pública Sustentable en el Sector Público\"\ndesarrollada por el Ministerio de Hacienda (2011), y disponible en el sitio\nhttps://www.hacienda.go.cr, en el sistema de COMPRARED.\n\n4.2.2.3. Métrica:\n\nEl objetivo de la métrica es disponer de un\nconjunto de indicadores medibles, confiables, reportables y verificables que\nsirvan para conocer la situación ambiental institucional. Además, considera el\nestablecimiento de una línea base en todos los sectores, con el fin de poder\nevaluar la efectividad de las acciones implementadas. Igualmente mediante la métrica\nse procura una estandarización que permita comparar el desempeño de diferentes\norganizaciones o instituciones.\n\n4.3 Responsables del\nPrograma de Gestión Ambiental Institucional\n\n4.3.1 Jerarca de cada\nInstitución:\n\nDada la magnitud e importancia derivada de la\nejecución del PGAI, en todo momento el Jerarca de cada Institución será el\nresponsable de su desarrollo y cumplimiento ante la Comisión Técnica\nEvaluadora (CTE)4 . Contar con el respaldo del jerarca permitirá asignar los\nrecursos humanos y técnicos necesarios para desarrollar un PGAI exitoso, así\ncomo los recursos económicos para su ejecución en los presupuestos operativos\ninstitucionales.\n\nEl Jerarca además será quién apruebe la política\nambiental institucional, nombre a la Comisión Institucional y remita\nformalmente el PGAI ante la CTE.\n\n4.3.2 Comisión\nInstitucional\n\nLa Comisión Institucional será nombrada por\nel Jerarca con el fin de que proponga la política ambiental institucional,\nelabore e implemente el PGAI. Dicho nombramiento deberá realizarse por medio de\nuna nota remitida a la CTE en donde se indique el responsable de la coordinación\nde la Comisión Institucional.\n\n4. Programa de Gestión\nAmbiental Institucional (PGAI) Guía para la Elaboración del Programa de Gestión\nAmbiental Institucional\n\nLa coordinación de todos los departamentos de\nla Institución potenciará y consolidará el PGAI, permitiendo cubrir campos\nrelevantes en sus quehaceres. Por esta razón, se recomienda que la Comisión\nInstitucional esté conformada al menos por representantes de las áreas\nambiental, financiera, presupuestal, planificación, servicios generales,\nproveeduría, transporte y comunicación. Si la institución lo considera\nnecesario puede incluir otros departamentos que puedan apoyar el desarrollo del\nPGAI.\n\nCabe señalar que las funciones de la comisión\ninstitucional están detalladas en el articulo 8 del Decreto Ejecutivo\n36499-MINAET-MS.\n\n4.3.3 Coordinador del PGAI\n\nTal como se ha mencionado, con el fin de\nestablecer un enlace entre la CTE y la Comisión Institucional, el jerarca deberá\ndesignar la persona (integrante de dicha comisión) que fungirá como el\nresponsable de la coordinación del PGAI, quien deberá ser preferiblemente un\nfuncionario con conocimientos en gestión ambiental.\n\nPara aquellas instituciones que por la\nnaturaleza de su estructura operativa, cuentan con diferentes planteles,\noficinas adjuntas, sedes u otras organizaciones3 y que éstas estén dentro del\nalcance del PGAI institucional, deberán nombrar un responsable a nivel de estas\norganizaciones (quien podría llevar control de registros de consumo, verificar\nel cumplimiento de medidas ambientales, entre otros); quien a su vez estará en\ncontacto directamente con el coordinador del PGAI a nivel institucional.\n\nCon el fin de unificar criterios de gestión y\nde forma, el responsable institucional integrará los PGAI de cada organización5\nen un solo documento del PGAI Institucional, presentando en un solo grupo de\naspectos, objetivos, metas y medidas ambientales, enmarcadas dentro de una sola\npolítica ambiental institucional.\n\n5 Una organización puede ser desde una oficina hasta\nedificios, planteles, diversos tipos de instalaciones, laboratorios, centros de\nsalud y otros similares, que cumplen funciones definidas dentro de la organización\nadministrativa del Estado (Astorga,2007)\n\n \n\nSe insta a que tanto el/la Jerarca como la\nComisión Institucional hagan reconocimiento interno de la labor que se realice\na nivel de cada organización, con el fin de apoyar el compromiso de cada una de\nellas en el desarrollo del PGAI.\n\n4.4 Vigencia del PGAI\n\nDe acuerdo con Decreto Ejecutivo No. 36499 el\nPGAI tendrá una vigencia de 5 años; vencido este plazo, cada institución\ndeberá reformular y presentar su nuevo PGAI, bajo el principio de mejora\ncontinua, propio de un Sistema de Gestión Ambiental.\n\n4. Programa de Gestión\nAmbiental Institucional (PGAI)\n\nAnotaciones importantes\nsobre el Decreto 36499\n\n5. Elaboración del PGAI\n\n5.1. Aspectos generales en\nla elaboración de un PGAI\n\nLa elaboración del PGAI se basa en un proceso\nde mejora continua, común en la metodología de los Sistemas de Gestión\nAmbiental (SGA), como las Normas ISO 14000, las cuales proporcionan un conjunto\nde estándares basados en procedimientos desde los cuales se puede crear y\nmantener un sistema de gestión ambiental.\n\nAunque para la ejecución del PGAI no se\nrequiere seguir estrictamente una norma certificable, sí se propone seguir el\nmarco lógico y organizacional que presentan los sistemas de gestión ambiental\nen general.\n\nCabe indicar que un SGA es un proceso cíclico\nde planificación, implementación, revisión y mejora de los procedimientos y\nacciones que lleva a cabo una organización para realizar su actividad\ngarantizando el cumplimiento de sus objetivos ambientales. Al desarrollar el\nPGAI con el fundamento de los SGA, las instituciones lograrán incorporar\nconsideraciones ambientales en la gestión general de la institución, otorgándoles\nuna ventaja estratégica y una mayor competitividad. Los PGAI, tienen como\nprincipios necesarios para su implementación los aspectos presentados en la\nfigura 5.\n\nLa metodología de mejora continua se presenta\nen la figura 6. El proceso inicia con la fase de planeación y organización,\ndonde el Jerarca se compromete con el proceso del PGAI, conforma la Comisión\nInstitucional y se define el coordinador del PGAI. En esta fase también se\ndesarrolla una evaluación ambiental inicial, donde se establecen las etapas de\nél o los procesos que se llevan a cabo en la institución, asociando a cada una\nde estas etapas los aspectos ambientales y los correspondientes impactos\nambientales, los cuales se explicarán más adelante. A partir de esta información\nse establecen las acciones que permitirán prevenir, reducir o controlar los\nimpactos ambientales negativos; conceptos que se desarrollan más adelante en el\napartado 5.2 de este documento.\n\nEstas acciones se concretarán en forma de\nobjetivos y metas ambientales que formarán parte del PGAI. En este punto es\nimportante establecer los costos asociados al cumplimiento de los objetivos y\nmetas, así como los compromisos y responsabilidades.\n\nPosteriormente, se realizan las etapas de\nejecución y seguimiento, para lo que es necesario realizar evaluaciones de\ncumplimiento con relación a los indicadores de desempeño ambiental propuestos,\ny aplicar las medidas correctivas necesarias para el adecuado cumplimiento de\nlos objetivos del plan.\n\nFinalmente, se realiza la revisión del\nproceso del PGAI y se efectúan las mejoras necesarias para cerrar el ciclo de\ngestión y mejora continua. Es necesario comunicar los resultados obtenidos\ntanto a nivel interno como a lo externo de la institución como a la Comisión Técnica\nEvaluadora.\n\n5.2. Pasos para la elaboración\ndel PGAI\n\nDe acuerdo con la figura 6, la fase de\nplaneamiento requiere de una serie de pasos para su desarrollo. Cada uno de\nestos pasos se resume en la figura 7 y son detallados a continuación:\n\nPaso 1: Compromiso del\nJerarca\n\nEl éxito del PGAI depende del compromiso y\nliderazgo de la máxima autoridad de la Institución, sea este un ministro,\ngerente ejecutivo o alcalde. Para esto, los jerarcas deben tener muy claro que\nla variable ambiental debe estar inmersa en el quehacer institucional, lo que a\nsu vez genera beneficios para la Institución en cuanto a mejora en su desempeño\nambiental e incluso beneficios económicos derivados de un mejor aprovechamiento\nde insumos y materiales.\n\nCada jerarca deberá promover el\ninvolucramiento de todos/as los/as funcionarios/as de la Institución en el PGAI\ny deberá asegurar los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso, desde\nla etapa de planeamiento, implementación, seguimiento y mejora contínua del\nPGAI.\n\nPaso 2: Conformación de la\nComisión Institucional responsable del PGAI y la definición del coordinador.\n\nEl jerarca establecerá la Comisión\nInstitucional, que estará integrada por representantes de diferentes\ndepartamentos, dentro de los cuales se sugiere que estén las siguientes áreas:\nambiental, financiera, presupuestal, planificación, servicios generales,\nproveeduría, transporte, comunicación y cualquier otro que considere necesario\npara elaborar e implementar su PGAI.\n\nUna vez conformada la Comisión se deberá\ndefinir al Coordinador, el cual será el responsable de la coordinación del\nPGAI y quien a su vez será el enlace con la CTE, siguiendo para ello lo\nindicado en los apartados 4.3.2 y 4.3.3 del presente documento.\n\nPaso 3: Elaboración de la\nPolítica Ambiental Institucional6\n\n6 Para mayor información sobre cómo elaborar una\npolítica ambiental se puede consultar el manual: \"Definición de la Política\nAmbiental de la Organización\", desarrollado por el Centro Nacional de\nProducción más Limpia de Colombia (s.f.), disponible en:\nhttp://www.redpycs.net/MD_upload/redpycs_net/File/\nManuales_y_guias/522107800_guiasdocumentos_id7.pdf\n\n \n\nLa Política Ambiental Institucional debe ser\npropuesta por la Comisión Institucional y debe ser aprobada por el Jerarca. De\nesta forma, la Institución se compromete con la Gestión Ambiental desde los\nniveles superiores y hace públicos sus objetivos ambientales generales, sus\nprincipios de acción, así como su compromiso para alcanzar la C-Neutralidad7.\nPara elaborar la política ambiental, se vuelve necesario responder a las\nsiguientes preguntas:\n\n7 C - Neutralidad se refiere al compromiso asumido por el país para ser\nCarbono - Neutral al año 2021. Se refiere a la práctica de balancear los\nequivalentes de emisiones de dióxido de carbono (CO2), incluyendo no solamente\nel CO2 en sí, si no los otros gases de efecto invernadero (GEI). Para mayor\ninformación consultar la Estrategia Nacional de Cambio Climático (disponible\nen el sitio www.digeca.go.cr).\n\n. ¿Cuál compromiso global asume la\nInstitución respecto al medio ambiente y el cambio climático?\n\n. ¿Qué principios van a orientar a la\nInstitución en estos temas?\n\nToda Política Ambiental Institucional debe\nestar soportada en los tres principios que se muestran en la figura 8. La política\ndebe ser el marco o guía para que posteriormente se establezcan los objetivos y\nmetas ambientales. Figura 8: Principios que deben ser considerados en la Política\nAmbiental\n\n________________\n\nAl elaborar la Política Ambiental debe\nconsiderarse que ésta guarde concordancia con las actividades que desarrolla la\nInstitución. Además, una vez establecida, debe ser comunicada y explicada a\ntodos los empleados, así como a nivel externo (clientes, personas a las que se\nles da servicios, proveedores, entre otros). La comunicación de la Política\nAmbiental puede incluirse en la página web institucional, en informes de gestión,\npublicidad, con signos externos en la misma institución (pizarra, murales,\nafiches, calcomanías y otros) o en publicidad.\n\nPaso 4: Inventario de\norganizaciones (instalaciones)\n\nCada institución deberá identificar y\ncuantificar las organizaciones existentes que conforman la institución. Una\norganización puede ser desde una oficina hasta edificios, planteles, diversos\ntipos de instalaciones, laboratorios, centros de salud y otros similares, que\ncumplen funciones definidas dentro de la organización administrativa del Estado\n(Astorga,2007). Con lo anterior se pretende aclarar que una institución puede\nestar formada por una o varias organizaciones, pero el PGAI debe ser uno para\ntodas las organizaciones, es decir, las líneas de acción deben partir del PGAI\ninstitucional.\n\nPaso 5: Elaboración del\ndiagnóstico ambiental inicial\n\nLa elaboración del diagnóstico ambiental\ninicial es una fase de análisis que permite identificar las oportunidades de\nmejora en la gestión ambiental, por ejemplo: disminución en el consumo eléctrico,\nla reducción en la cantidad de papel consumido, una disminución en los costos\nde servicios de disposición final de residuos, permite promover conductas\nambientales en los empleados, entre muchas otras opciones de mejora. El objetivo\nfundamental de esta fase es establecer la línea base para cada uno de los\naspectos ambientales inherentes al quehacer institucional. Para ello se requiere\nprimeramente identificar los aspectos ambientales que le atañen a la institición,\nidentificar impactos ambientales y posteriormente identificar los aspectos\nambientales significativos, tal y como se detalla a continución.\n\nPaso 5.1 Identificar\naspectos e impactos ambientales\n\n¿Qué son y cómo se\nidentifican los aspectos ambientales?\n\nUn aspecto ambiental, es aquello que una\nactividad, producto o servicio genera (en cuanto a emisiones, vertidos,\nresiduos, ruido, consumos, etc.) que tiene o puede tener incidencia sobre el\nambiente; de esta forma corresponde con un elemento componente del proceso\nintegral que se realiza en una actividad, obra o proyecto público que puede\n(potencial ó realmente) interactuar con el medio ambiente y producir impactos\nambientales como consecuencia de dicha interacción (Astorga, 2007).\n\nTomando en cuenta lo anterior, los aspectos\nambientales pueden dividirse en dos grupos:\n\n1. De entradas (consumos):\n\n. Consumo de energía: consumo de\ncombustibles, consumo de electricidad.\n\n. Consumo de agua: de la red de\nabastecimiento, agua de pozo.\n\n. Consumo de papel, tonners, cartuchos para\nimpresoras y demás artículos para oficina.\n\n. Consumo de otros bienes o servicios.\n\n2. De salidas (emisiones):\n\n. Generación de residuos sólidos\nordinarios, residuos de manejo especial, residuos peligrosos8. Por\nejemplo: residuos orgánicos, papel, cartón, aluminio, vidrio, plástico,\nresiduos electrónicos, chatarras, residuos de productos de limpieza o de\nproductos químicos diversos, entre otros residuos.\n\n8 Según lo dispuesto en la\nLey No. 8839 Ley para la Gestión Integral de Residuos (La Gaceta No. 135 del 13\nde julio del 2010)\n\n \n\n. Emisiones a la atmósfera (gases de\ncombustión de chimeneas, emisiones derivadas de vehículos de transporte, gases\nde efecto invernadero, entre otros).\n\n. Generación de aguas residuales (aguas de\nlavamanos, inodoros, duchas, fregaderos, pilas, piletas de aseo) y descargas de\nagua pluvial.\n\n. Emisiones fugitivas de otros contaminantes\n(derrames de aceite, combustible)\n\n. Entre otras emisiones o descargas que se\npuedan generar en la institución.\n\nEn la figura 10 se presentan ejemplos de\naspectos ambientales para una organización que genera productos y servicios.\n\n________________\n\nFigura 10. Flujo de aspectos ambientales de\nuna organización que genera productos y servicios.\n\nLa cantidad y tipos de aspectos ambientales\nvan a ser tan diversos como actividades y organizaciones tenga una Institución.\n\nEn su identificación, se puede tomar como\nreferencia los aspectos ambientales considerados en el documento Protocolos de\nEvaluación que se encuentra disponible en http://www. \ndigeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html. En éste documento se\nconsideran aspectos ambientales que podrían ser comunes para las actividades\nrealizadas en diversas instituciones del sector público.\n\nEn la figura 11 se resumen consideraciones básicas\nútiles en el momento de identificar los aspectos ambientales\n\n¿Qué son los impactos\nambientales?:\n\nUna vez definidos los aspectos ambientales es\nnecesario identificar en qué forma impactan al ambiente. El Impacto Ambiental\nse puede definir como cualquier cambio en el medio ambiente, tanto adverso como\nbeneficioso, resultante en forma total o parcial de los aspectos ambientales de\nla Institución.\n\nPara un mismo aspecto ambiental puede existir\nmás de un impacto ambiental y puede que un mismo impacto ambiental sea común\npara diferentes aspectos ambientales. En el cuadro 1 se presentan ejemplos de\naspectos ambientales y sus correspondientes impactos adversos.\n\nCuadro 1: Ejemplos de\naspectos y algunos de sus impactos ambientales.\n\n| Aspecto ambiental | Impacto ambiental | | --- | --- | | Consumo de combustibles fósiles |\nDeterioro de la calidad del aire, lluvia ácida, efecto invernadero. | | Consumo de energía eléctrica\na partir de fuentes fósiles | Contaminación del aire, generación de gases de efecto invernadero | |\nUso de Clorofluorocarbonados (CFC's) en sistemas de aire acondicionado | Afectación de la capa de\nozono y efecto invernadero | | Generación de aguas residuales | Deterioro de la calidad del agua del\ncuerpo receptor. Generación de gases de efecto invernadero. | | Generación de residuos sólidos\nordinarios (papel, cartón p.e) | Generación de gases de efecto invernadero. Pérdida de hábitat\nContaminación del suelo Afectación a la salud | | Generación de residuos tóxicos peligrosos |\nContaminación del suelo y aguas | | Emisión de ruido | Afectación a la salud de empleados y vecinos\n|\n\nPaso 5.2. Identificar\nrequisitos legales\n\nTal como se mencionó en el apartado de Política\nAmbiental, uno de los fundamentos de ésta es el cumplimiento de la normativa o\nrequisitos legales que apliquen a las actividades de la Institución. Para esto,\nes necesario que se conozca el marco jurídico relacionado con los aspectos\nambientales de la Institución.\n\nEl marco jurídico corresponde al cuerpo\nnormativo de legislación ambiental (directamente relacionada), que ha\npromulgado el país y que, al encontrarse vigente, tiene que ser considerado\ncomo parte de la elaboración del PGAI. Según sea su alcance, puede establecer\nmandatos generales, lineamientos generales o específicos y hasta estándares\nconcretos y bien definidos que deben ser cumplidos por toda la sociedad.\n(Astorga, 2007).\n\nPara la evaluación del cumplimiento legal, debe revisarse el marco jurídico aplicable a las\nactividades de la institución. Se recomienda como referencia para hacer esta revisión, el listado de\nregulaciones ambientales que puede ser accesada en la página web de DIGECA\n(http://www.digeca.go.cr/legislacion/legislacion. html) (sin olvidar verificar la vigencia o\nmodificaciones realizadas a la normativa que aplique para la institución), o consultar el sitio del\nSistema Costarricense de Información Jurídica disponible en www.pgr.go.cr/scij. Además es\nrecomendable que cada Institución establezca un procedimiento mediante el cual logre actualizar\npermanentemente los requisitos legales que le corresponden.\n\nPaso 5.3. Identificación de\naspectos ambientales significativos\n\nPara una misma actividad, pueden existir\ndiversos aspectos ambientales con impactos relacionados; estos aspectos\nambientales deben ser valorados respecto a su significancia.\n\nToda institución debe enfocar esfuerzos y\nrecursos para controlar los AAS en primera instancia. Dentro del proceso de\nelaboración del PGAI los AAS son prioritarios y deben verse reflejados\nobligatoriamente en los objetivos y metas ambientales.\n\nLo anterior con el fin de que, mediante las\nacciones que se implementen en el tiempo, se disminuya su significancia.\n\nPosteriormente se deberán reformular nuevas\nmetas para estos aspectos, además de proponer nuevas metas y objetivos para\notros aspectos ambientales no considerados inicialmente, todo lo anterior bajo\nlos principios de gradualidad y mejora contínua. Un aspecto ambiental\nsignificativo (AAS) es aquel que genera un impacto ambiental o alteración\nambiental significativa.\n\nLos procedimientos para definir si un aspecto\nambiental es o no significativo son muy variados; pueden ser cualitativos o\ncuantitativos, siendo estos últimos muchas veces complejos.\n\nEn el proceso de elaboración del PGAI se recomienda tener en cuenta como criterio de decisión en\ncuanto a la significancia de un aspecto ambiental el procedimiento establecido en el documento\ndenominado Protocolos de Evaluación (disponible en\nhttp://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA. html).\n\nEn el caso de que alguna Institución no vea\nreflejados sus aspectos ambientales en el documento Protocolos de Evaluación (o\nque decida aplicar otra metodología), deberá adoptar algún procedimiento para\ndefinir la significancia de estos aspectos ambientales, que deberá considerar\nal menos los siguientes criterios:\n\n. Significancia del impacto: basada en los\ncriterios de escala del impacto, severidad del impacto, probabilidad de\nocurrencia, duración del impacto.\n\n. Cumplimiento con el marco regulatorio\nambiental vigente, según lo mencionado en el apartado anterior.\n\n. Inquietudes de las partes interesadas: al\ndefinir los aspectos ambientales significativos también es importante\nconsiderar la opinión de otros actores relacionados con la gestión de la\nInstitución, como por ejemplo, los clientes, los proveedores, la opinión pública,\nlos vecinos, las autoridades ambientales u otras instituciones relacionadas con\nel quehacer institucional.\n\nSe debe recalcar que las instituciones tienen\nlibertad de seleccionar el procedimiento que consideren más oportuno para\ndefinir la significancia de los aspectos ambientales. Como procedimiento\nalternativo, en caso que la institución así lo decida, se podría recurrir a\nla metodología para la valoración de impactos ambientales del Anexo 2 del\nDecreto Ejecutivo No. 32966-MINAE publicado en La Gaceta No. 85 dek 4 de mayo\ndel 2006 (disponible en la página http://www.digeca.go.cr/\nlegislacion/legislacion.html).\n\nEs importante recalcar que, todas las\nInstituciones deberán considerar como significativos dentro del PGAI los\nsiguientes aspectos ambientales:\n\n. Consumo de energía eléctrica\n\n. Consumo de combustibles fósiles\n\n. Consumo de agua\n\n. Consumo de papel\n\n. Emisiones al aire (de fuentes móviles y/o\nfijas)\n\n. Generación de aguas residuales\n\n. Generación de residuos sólidos\n(ordinarios, peligrosos y de manejo especial)\n\nTodos los aspectos ambientales significativos\ndeberán incluirse en el proceso de gestión del PGAI, con metas, indicadores y\nmedidas claras para prevenirlos, reducirlos, restaurarlos o compensarlos, según\nse explica en los apartados siguientes.\n\nPaso 5.4. Síntesis del\ndiagnóstico ambiental inicial\n\nCon el fin de generar una síntesis de los\npasos desarrollados se recomienda generar un resumen en donde se incluyan todos\nlos aspectos ambientales que fueron identificados como aplicables al quehacer\ninstitucional, y en donde se facilite la compresión de cuál es la situación\nambiental institucional al momento de elaborar el PGAI (línea base).\n\nComo se ha indicado, para realizar el diagnóstico\nes importante, en primer lugar, identificar todas las actividades de cada\norganización que conforman la institución, y para cada actividad identificar\nlos aspectos ambientales (entradas de insumos y las salidas o emisiones) (ver\nfigura 10). Cada aspecto ambiental deberá clasificarse según su significancia\nde impacto (alto, medio o bajo).\n\nPosteriormente, se deberá establecer la\nsituación institucional en la gestión de cada aspecto ambiental. Para los\naspectos ambientales de \"entradas o insumos\" se sugiere consignar cuestiones\ncomo: fuente u origen, tipo de material o insumo, cantidad, medidas de ahorro en\nconsumo, criterios ambientales en su adquisición, entre otros que sean\naplicables.\n\nPara los aspectos ambientales de \"salidas o\nemisiones\" se sugiere considerar: fuente donde se genera el residuo o emisión,\ndescripción del residuo, cantidad generada, medidas de prevención,\nreducción, tratamiento y forma de disposición final.\n\nEn la medida de lo posible, deberán\nestablecerse valores cuantificables para estas entradas y salidas. Se recomienda\npara esto llevar las Hojas de Registro disponibles en\nhttp://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/PGA-hojasregistro.html9, de\nforma que se puedan calcular al menos los indicadores solicitados en la figura\n14, de todas las organizaciones de la institución. Se debe tener claro que\nresulta indispensable establecer indicadores que permitan definir una línea\nbase cuantificable para así monitorear posteriormente el grado de avance de la\ngestión de los aspectos ambientales aplicables para la institución en un período\nde tiempo determinado.\n\n9 Se deben incluir registros de al menos el último\nsemestre.\n\nLa información mínima que se debe considerar\nen la síntesis del diagnóstico ambiental inicial se presenta en el cuadro 2.\nAhí se muestra un ejemplo hipotético para el caso del aspecto ambiental\n\"generación de aguas residuales\".\n\nPaso\n6: Definición del alcance del PGAI\n\nLa definición del alcance del PGAI es una de\nlas estapas más importantes del proceso de planeación. Para efectos de la\npresente guía el alcance del PGAI corresponderá a la delimitación de las\norganizaciones (edificios) que serán consideradas dentro del PGAI; es decir,\nlas organizaciones en donde se definirán objetivos y se implementarán medidas\nambientales. El alcance describe las fronteras del PGAI.\n\nAlgunos criterios que pueden\nser considerados para la definición del alcance del PGAI son los siguientes:\n\n. Principales hallazgos obtenidos en el\ndiagnóstico institucional (priorización de organizaciones donde se detecten\nmayores problemas ambientales).\n\n. Presupuesto institucional.\n\n. Facilidad organizacional para la\nimplementación del PGAI.\n\nEn caso de instituciones con muchas\norganizaciones separadas físicamente se podría dividir la ejecución del PGAI\nen etapas, lo anterior bajo un enfoque de gradualidad. Un ejemplo de definición\ndel alcance institucional por etapas podría ser el siguiente:\n\n. El primer año se trabajará con el\nedificio de oficinas centrales de la institución.\n\n. Para el segundo año, se incluirán los\nedificio # 2 y #3 y #4.\n\n. Para el tercer año, se incluirán los\nedificios #5, #6, los laboratorios, y el Departamento de Mantenimiento; completándose\nla totalidad de organizaciones que conforman la institución dentro del PGAI.\n\nSe solicita que a más tardar al cumplirse los\n3 años de la implementación del PGAI estén consideradas la totalidad de\norganizaciones que conforman la institución.\n\nPaso 7: Elaboración del\ndiagnóstico energético e inventario de gases de efecto invernadero\n\nEn el paso 5 de la presente guía se indicó\nla necesidad\n\nde establecer la situación ambiental inicial\nde la institución para poder posteriormente enfocar el PGAI en las\norganizaciones (edificios) prioritarias según los criterios definidos en el\npaso 6 (definición del alcance del PGAI).\n\nLuego de definido el alcance se debe realizar\nun proceso más exhaustivo que permita recopilar información más detallada de\nla institución respecto a las temáticas de cambio climático y energía. Estos\ndiagnósticos específicos son: a) Diagnóstico de Eficiencia Energética y b)\nInventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero (GEI), los cuales se\nsugiere realizarlos en aquellas organizaciones (edificios) contemplados dentro\ndel alcance del PGAI.\n\nCon el fin de preparar la elaboración de\ndichos estudios se elaboraron las guías específicas que abarcan cada uno de\nlos temas, estos documentos se encuentran en la página web http://\nwww.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html.\n\nNota: En caso que se\nconsidere que el Diagnóstico Energético y el Inventario de Emisiones de Gases\nde Efecto Invernadero no se puedan elaborar durante el proceso de formulación\ndel PGAI, deberá incluirse como parte de las medidas ambientales a desarrollar\npor la institución en el proceso de Implementación del PGAI.\n\nPaso 8: Definir objetivos,\nmetas e indicadores ambientales\n\nEl siguiente paso en la elaboración del PGAI\nconsiste en establecer los objetivos, metas, e indicadores ambientales;\norientados a prevenir, mitigar, restaurar o compensar los impactos ambientales\nnegativos derivados del quehacer institucional.\n\n¿Qué es un objetivo\nambiental?\n\nUn objetivo ambiental es un fin o propósito\nambiental de carácter general, cuyo origen se basa en la política ambiental.\n\nConstituye una acción general que toma la\nInstitución para lograr un fin ambiental dado, por ejemplo: \"realizar una\ngestión integrada de los residuos sólidos generados en la institución, en\ndonde se apliquen los siguientes principios de gestión: evitar, reducir,\nreutilizar, valorizar (reciclar, co-procesar), tratar y disponer, en apego a la\nnormativa ambiental vigente\". Es muy importante considerar que para establecer\nlos objetivos ambientales es necesario contar con una evaluación preliminar que\npermita determinar si se pude cumplir con el objetivo ambiental propuesto.\n\nHay que recalcar que se deben incluir\nobjetivos claros relacionados con los temas de reducción de emisiones GEI y\neficiencia energética. Estos objetivos deben ser medibles, verificables y\nreportables.\n\n¿Qué es una meta\nambiental?\n\nLa meta ambiental es la forma en que se\nconcretan los objetivos ambientales y debe especificarse lo más detalladamente\nposible. Además debe ser clara en cuanto al logro a alcanzar y el plazo en el\nque se alcanzaría. Un ejemplo de metas ambientales pueden ser a) Manejo\nambiental del 40% de los residuos sólidos peligrosos a los 6 meses, b) Manejo\nambiental del 70% de los residuos sólidos peligrosos a los 12 meses, y c)\nManejo del 100% a los 18 meses de haberse iniciado la implementación del\nPrograma de Gestión Ambiental (Astorga, 2007). Los requisitos que deben cumplir\nlos objetivos y metas ambientales se resumen en la figura 13.\n\n¿Qué es un indicador\nambiental?\n\nLos indicadores son herramientas que\ncuantifican información ambiental relacionada con los objetivos y metas \nambientales propuestas, de forma que evidencian el desempeño\nmedioambiental de la Institución y el progreso en el cumplimiento de sus metas.\n\nLos indicadores de gestión son medidas\nverificables de cambio o resultado, diseñados para contar con un estándar\ncontra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a metas\nestablecidas. También pueden ser vistos como información para promover la\nmotivación entre el personal institucional involucrado en el PGAI.\n\nCon el fin de estandarizar los indicadores\nbase para los PGAI a nivel de las instituciones del sector público, cada\nInstitución deberá establecer los indicadores presentados en la figura 14 como\nmínimo, además de otros indicadores que permitan evaluar el cumplimiento de\nmetas ambientales definidas para otros aspectos ambientales considerados por la\ninstitución. En la página web http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.\nhtml se pueden consultar las hojas metodológicas donde se explica cómo\nestablecer cada uno de los indicadores propuestos en dicha figura, sin embargo\nse debe mencionar que las hojas de registro que aparecen en el sitio\nanteriormente indicado calculan los indicadores sugeridos al momento de ingresar\nlos respectivos datos de consumo.\n\nPaso 9. Definir medidas\nambientales\n\nLas medidas o acciones ambientales son los\npasos que se establecerán para alcanzar los objetivos y las metas ambientales.\nEstas pueden ser de prevención, reducción/control, restauración, compensación,\nde un impacto ambiental negativo que está ocurriendo.\n\nEn este punto es de suma importancia\nconsiderar criterios de ejecución que permitirán definir la prioridad para\nllevar a cabo acciones que permitan cumplir los objetivos y metas ambientales, a\npartir de las medidas ambientales propuestas (principio de gradualidad). Los\ncriterios pueden ser de dos tipos:\n\n1. Criterios técnicos: permiten evaluar si\npara los aspectos e impactos ambientales identificados como significativos\nexiste una opción de mejora que realmente puede ser aplicada por la Institución\ny en qué plazo se puede implementar esta mejora.\n\n2. Criterios económicos: evalúan el costo de\nlas medidas ambientales propuestas así como la capacidad económica de la\ninstitución para ejecutarlas. Es importante tomar en cuenta que algunas medidas\nambientales permitirán tener un ahorro posterior; por ejemplo reducción en el\nconsumo de agua y/o electricidad, lo que se verá reflejado en una disminución\nen el pago de estos servicios, lo que puede ser también un criterio económico\na considerar en la toma de decisiones.\n\nDentro del PGAI, existirán medidas\nambientales de aplicación inmediata que no requieren de presupuesto elevado\n(costo de ejecución bajo), el desarrollo del PGAI debe iniciar precisamente por\nestas medidas. Por otra parte, existen medidas ambientales de aplicación a\nlargo plazo que requieren inversiones económicas significativas; en este caso\nes necesario definir su costo e incluirlo en los planes operativos y en los\npresupuestos institucionales.\n\nTomando en cuenta estos criterios serán de\nprioridad alta aquellas medidas ambientales de bajo requerimiento técnico y\neconómico, que puedan ser implementadas en un plazo corto y que tengan un alto\nalcance en cuanto a mejoras ambientales. Esto no quiere decir que aquellas que\nrequieren de inversiones mayores se dejen de lado.\n\nDe igual forma, aunque en el momento de\nelaboración del PGAI se cuente con medidas de control para un aspecto ambiental\ndeterminado, como por ejemplo: se cuente con un sistema de tratamiento para las\naguas residuales, o con luminarias de bajo consumo, de igual forma se deberán\nconsiderar en el PGAI acciones concretas para mantener estas medidas ambientales\ntanto operativa como económicamente.\n\nPara la definición de medidas ambientales se\nrecomienda consultar las \"Guías Ambientales para el Sector Público\" que\nestán disponibles en la página http://www.digeca.go.cr/\nambientalizacion/herramientasPGA.html. En el cuadro 3 se presentan algunos\nejemplos de medidas ambientales.\n\nAdemás, debe tomarse en cuenta que el\nincumplimiento de objetivos y metas generaría una pérdida de credibilidad en\nel proceso del PGAI. Es por esta razón que las acciones a desarrollar por la\ninstitución deberán estar reflejadas en los planes operativos institucionales\ny su presupuesto (según lo señalado en el artículo 12 del Decreto Ejecutivo\nNo. 36499)\n\n10 Se indican medidas ambientales generales, sin embargo éstas pueden ser más\nespecíficas dependiendo de las condiciones de cada institución.\n\nPaso 10. Preparación del\ndocumento del PGAI\n\nLa institución deberá plasmar el PGAI en un\ndocumento.\n\nEl contenido temático básico para la\npresentación del documento del PGAI se detalla en el Anexo I 11. Es\nfundamental que dentro del documento de PGAI se incorpore una tabla resumen que\ncorresponderá a la síntesis de la gestión ambiental (Plan de Acción) que\nrealizará la institución, y que además facilte realizar la evaluación y\nseguimiento posterior tanto a la institución como por la Comisión Técnica\nEvaluadora (MINAET - Ministerio de Salud).\n\n11 Disponible en\nhttp://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html\n\nEn el cuadro 4 se presenta un resumen con\nalgunos ejemplos hipotéticos. Las columnas a incluir en el cuadro se detallan a\ncontinuación:\n\n. Tema ambiental de referencia conforme a\nlos temas incorporados en el documento Protocolos de Evaluación 12 y\nque apliquen para la institución; por ejemplo: gestión del aire, gestión del\nagua, gestión de la energía, etc.\n\n12 Disponible en\nhttp://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html\n\n. Aspecto ambiental vinculado; por ejemplo:\ngeneración de aguas residuales, consumo de agua, consumo de combustibles,\ngeneración de residuos sólidos, consumo de energía eléctrica, etc.\n\n. Prioridad o significancia del aspecto\nambiental: impacto alto, medio, bajo.\n\n. Objetivos, es decir, el fin ambiental\nperseguido. Deben ser claros y verificables. Un aspecto ambiental puede contener\nuno o más objetivos ambientales.\n\n. Metas claras, detalladas, por ejemplo:\nreducción del consumo de energía eléctrica en un 15%.\n\n. Plazo estimado de cumplimiento de las\nmetas propuestas. Por ejemplo: lograr la reducción del consumo de energía en\nun 15% al finalizar el segundo semestre del año 2012.\n\n. Indicadores, claros, cuantificables,\nverificables, por ejemplo: consumo total de energía eléctrica (KWh/mes),\nconsumo total de agua (m3/mes).\n\n. Medidas ambientales a cumplir. Se pueden\ndetallar las medidas ambientales en esta misma tabla o elaborar protocolos específicos\nsegún aspecto ambiental y anexarlos al documento.\n\n. Presupuesto, señalando el costo de la\ninversión requerida para cumplir con las medidas ambientales.\n\n. Responsable en la organización de la\naplicación/promoción de las medidas ambientales.\n\nSe insta a que las\ninstituciones presenten un solo PGAI, donde unifiquen los aspectos considerados\npor cada una de las organizaciones que la integran, según lo mencionado en el\npaso 4 sobre inventario de organizaciones (instalaciones).\n\nCada Institución deberá preparar una\nDeclaración Jurada de Cumplimiento Ambiental (DJCA), que consiste en un\ndocumento que resume las acciones principales que tomará la Institución para\nmejorar su desempeño ambiental y su compromiso con la C-neutralidad. Esta\ndeclaración puede ser utilizada como documento de comunicación interna\npromoviendo entre los funcionarios una conciencia ambiental y una mayor\nparticipación en el desarrollo del PGAI. El formato para la elaboración de la\nDJCA se presenta en el punto 4 del Anexo I.\n\nPaso 11. Entrega del\ndocumento PGAI\n\nEl documento de PGAI deberá ser presentado\n(en forma impresa y en forma digital) ante la Dirección de Gestión de Calidad\nAmbiental (DIGECA) del MINAET (Dirección que fungirá como ventanilla única\nsegún el artículo 10 del Decreto Ejecutivo No. 36499). La remisión del PGAI\ndeberá realizarla el jerarca de manera formal.\n\nNota: En la presente Guía\nse establecen los pasos para estructurar un PGAI compuesto, entre otros\napartados, por un Diagnóstico de la Situación Ambiental Inicial y su\nrespectivo Plan de Acción, donde se consideran todos los aspectos ambientales\ninherentes al al quehacer institucional. Sin embargo, las instituciones tienen\nla opción de elaborar un PGAI que a su vez se divida en diferentes planes, por\nejemplo: plan de gestión de residuos sólidos, plan de gestión del recurso hídrico,\nplan de gestión de emisiones atmosféricas, plan de eficiencia energética,\nplan de manejo y conservación de suelos, entre otros. De manera que en cada\nplan se incorpore un diagnóstico de la situación ambiental inicial y su\nrespectivo plan de acción.\n\nPasos para la elaboración\ndel PGAI\n\n5. Elaboración del PGAI\n\n6. Revisión del Documento\nde PGAI\n\nLa DIGECA se encargará de remitir en forma\ndigital el PGAI a las demás instancias del MINAET con competencias en los temas\nde eficiencia energética y cambio climático para su respectiva revisión. Una\nvez realizado el proceso de revisión, la CTE remitirá una respuesta a la\ninstitución en un plazo de 40 días naturales, en donde se integren los\ncriterios emitidos por cada una de las partes que conforman la CTE. El\nprocedimiento de revisión del PGAI se presenta en la figura 15.\n\n7. Seguimiento del PGAI\n\n7.1 Informes de avance\nsemestral:\n\nComo parte de los mecanismos de control, cada\ninstitución deberá presentar un informe de avance semestral (a partir de la\naprobación del PGAI y según lo indicado en el artículo 13 del Decreto\nEjecutivo No. 36499) bajo el formato que se encuentra disponible en http://www.digeca.go.cr/\nambientalizacion/herramientasPGA.html. Los informes de avance podrán ser\nfirmados por el coordinador del PGAI.\n\n7.2 Visitas de seguimiento:\n\nPor su parte, los técnicos de las\ndependencias del MINAET y Ministerio de Salud que conforman la CTE, coordinarán\nvisitas periódicas de seguimiento y orientación a las instituciones. Para lo\ncual es necesario que toda la documentación elaborada como parte del proceso de\nconfección del PGAI esté resguardada en la institución, tal y como se indica\nen el siguiente apartado.\n\n8. Control y registro de la\ndocumentación\n\n8.1 Control de la\ndocumentación:\n\nToda la documentación elaborada como parte\ndel proceso de confección y seguimiento del PGAI deberá ser resguardada en el\nsitio en que se localiza la organización, por parte de la jefatura de mayor\nrango o por parte del coordinador de la Comisión del PGAI en la institución.\n\nDicha documentación deberá estar\ncorrectamente ordenada y rotulada y, además, debidamente accesible para su\nrevisión por parte de las autoridades, o en su defecto por personeros que éstas\ndesignen para su revisión.\n\n8.2 Registro de la\ndocumentación:\n\nEl registro de la información, tanto\nconsultada como generada durante la elaboración y ejecución del PGAI, es\nimportante para dar seguimiento al proceso de formulación e implementación del\nmismo. Por esta razón, toda la documentación relacionada con el PGAI debe ser\narchivada en orden cronológico y resguardada. Se recomienda registrar la\nsiguiente información:\n\n1. Decreto Ejecutivo 36499- MS-MINAET\nReglamento para la Elaboración de los Programas de Gestión Ambiental\nInstitucional.\n\n2. La presente guía.\n\n3. Los formularios, registros y demás\ninstrumentos utilizados para realizar el Diagnóstico Ambiental Inicial de la\nInstitución. También se pueden incluir fotografías.\n\n4. Historial de registros pertinentes del\nInventario de emisiones de Gases de Efecto Invernadero (GEI) y demás documentos\nrelacionado con el Diagnóstico en Eficiencia Energética.\n\n5. Minutas correspondientes a reuniones de\ncoordinación y a visitas de inspección que realice la Comisión Técnica\nEvaluadora.\n\n6. Las diferentes versiones de trabajo del\nPGAI y su versión final, así como los protocolos ambientales elaborados, la\ntabla resumen del PGAI, la Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental.\n\n7. La información y registros históricos de\nconsumos de agua, energía eléctrica, combustibles, papel, separación de\nresiduos (indicándose el destino de los residuos separados), y demás registros\nempleados que respalden los indicadores señalados para el seguimiento del PGAI.\n\n8. Los Informes de Avance presentados en la\nDIGECA, incluyéndose los documentos que se adjunten a dicho informe.\n\n9. Todos aquellos otros relacionados con la\nelaboración e implementación del PGAI.\n\n9. Referencias Bibliográficas\nAstorga, A (2007): Manual de Instrucciones\npara la Elaboración de Planes de Gestión Ambiental en el Sector Público de\nCosta Rica. Documento Técnico, Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental,\nMinisterio de Ambiente y Energía, 104 p.\n\nCEGESTI (2008): Manual para la implementación de Compras Verdes en el sector público\nde Costa Rica. Documento Técnico. 52 p.\n\nMinisterio de Ambiente,\nEnergía y Telecomunicaciones. (2009): Estrategia Nacional de\nCambio Climático. Primera Edición. 109 p. Costa Rica.\n\nLeon, Ricardo. Análisis de los Aspectos Ambientales de una Organización. Curso para\nresponsables y auditores ambientales, Centro Nacional de Producción mas Limpia,\nColombia. 56 p.\n\nAtención de consultas y /o\nsugerencias:\n\nPara la atención de\nconsultas y /o sugerencias éstas se pueden realizar al correo electrónico\npgai@minaet.go.cr; o en las siguientes dependencias:\n\n1. Dirección de Gestión de\nCalidad Ambiental\n\nTeléfono: 2257-1839 / 2258-3272\n\nFax: 2258-2820\n\nPágina Web: www.digeca.go.cr\n\nUbicación: Avenida 18, calles 9 y 9 bis, #\n935, costado norte del Liceo de Costa Rica, Plaza González Víquez, San José.\n\n2. Dirección de Cambio Climático\n\nTeléfono: 2222-7426\n\nFax: 2222-7426\n\nUbicación: Avenida 8 y 10, calle 25. Del\nEdificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E, frente al edificio central del\nMINAET, San José.\n\n3. Dirección de Energía\n\nTeléfono: 2257-3662\n\nFax: 2257-2434\n\nUbicación: Avenida 8 y 10, calle 25. Del\nEdificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E, frente a la Iglesia Votivo Corazón\nde Jesús. Edificio Central del MINAET, 5 piso, San José.\n\n4. Unidad de Normalización\n- Dirección de Regulación de la Salud del Ministerio de Salud.\n\nTeléfono 2233-6922\n\nFax: 2255-4512\n\nPágina Web:www.ministeriodesalud.go.cr\n\nDirección: Calle 16, Avenida 6 y 8, San José,\nCosta Rica\n\n10. Glosario\n\nAdaptación: Es el ajuste de los sistemas humanos o naturales como respuesta a estímulos\nclimáticos proyectados o reales, o sus efectos, que pueden moderar el daño o\naprovechar sus aspectos beneficiosos.\n\nAmbientalización de la\nadministración pública:\n\nPromoción de una mejora continua en la\ncalidad ambiental de las entidades públicas que incluye también la promoción\nde acciones de toma de conciencia por parte de los funcionarios públicos en\ntemas de mejora en la calidad del medio ambiente.\n\nAmbiente: Son todos los elementos que rodean al ser humano, elementos geológicos\n(roca y minerales); sistema atmosférico (aire); hídrico (agua: superficial y\nsubterránea); edafológico (suelos); bióticos (organismos vivos); recursos\nnaturales, paisaje y recursos culturales, así como los elementos socioeconómicos\nque afectan a los seres humanos y sus interrelaciones.\n\nAspecto ambiental\nsignificativo: Para efectos de la\npresente Guía, aspecto ambiental se entenderá como aquel aspecto que fue\nconsiderado como significativo con base en los procedimientos establecidos por\nla institución.\n\nAspecto ambiental: Elemento que se genera de las actividades, productos o servicios de una\norganización, y que tienen un impacto en el medio ambiente. Por ejemplo:\nconsumo de recursos naturales, manejo de sustancias peligrosas, producción de\nemisiones e inmisiones, generación de residuos, entre otros.\n\nCambio climático: Cambio de clima atribuido directa o indirectamente a la actividad\nhumana que altera la composición de la atmósfera mundial y que se suma a la\nvariabilidad natural del clima observada durante períodos de tiempo comparables\n(según Convención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático)\n\nCarbono neutralidad: Se logra cuando a través de un proceso transparente de medición de\nlas emisiones (e), el resultado del cálculo neto de las emisiones menos las\nreducciones y/o remociones internas (r), menos la compensación (c) es igual a\ncero. Expresada como: e - r - c= 0\n\nCO2: Dióxido de carbono\n\nCO2e: Dióxido de carbono equivalente, unidad o proceso físico y/o químico\nque remueve GEI de la atmósfera\n\nComisión Institucional del\nPGAI: Comisión nombrada por el jerarca de la\ninstitución que podrá estar conformada por representantes de las áreas\nambiental, financiera, presupuestal, planificación, salud ocupacional,\nservicios generales, proveeduría, flota vehicular y comunicación; y que ejerce\nfunciones en la planeación, implementación, evaluación y mejora contínua del\nPGAI.\n\nComisión Técnica\nEvaluadora: Comisión conformada por miembros de las siguientes dependencias del\nMINAET: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental, Dirección Sectorial de\nEnergía y Dirección de Cambio Climático del MINAET; y por el Ministerio de\nSalud, que se encarga de la revisión y seguimiento de los PGAI.\n\nCompras sustentables: Proceso por medio del cual las organizaciones satisfacen sus\nnecesidades de bienes, servicios, trabajos y utilidades, tomando en cuenta de\nforma integrada aspectos sociales, económicos y ambientales\n\nCompras verdes: Proceso mediante el cual se satisface la necesidad de la institución\nque da origen a la compra, sin descuidar el impacto ambiental que ésta\nocasionará.\n\nConservación de energía: Término usado para definir una política que comprende las medidas a\ntomar para asegurar la utilización más eficiente de los recursos energéticos.\nSon ejemplos: el ahorro de energía, su empleo racional, la sustitución de una\nforma de energía por otra, etc.\n\nConsumo eléctrico: Cantidad de electricidad en kWh utilizada para convertirla en energía\nsecundaria o para la producción de energía útil.\n\nConsumo energético: Utilización de la energía para su conversión en energía secundaria\no para la producción de energía útil.\n\nDeclaración Jurada de\nCumplimiento Ambiental\n\n(DJCA): Documento que resume las acciones principales que tomará la institución\npara mejorar su desempeño ambiental.\n\nDiagnóstico energético: Se conceptualiza como la aplicación de un conjunto de técnicas que\npermite determinar el grado de eficiencia con que es utilizada la energía.\n\nDCC: Dirección de Cambio Climático\n\nDIGECA: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental.\n\nDSE: Dirección Sectorial de Energía\n\nEfecto invernadero: Se le denomina al efecto que generan los gases que atrapan el calor\ndentro del sistema de la tropósfera terrestre.\n\nEficiencia energética: Es la capacidad de alcanzar los mayores beneficios en el uso final de\nla energía con el menor impacto sobre el medio ambiente. Consiste en el\ndesarrollo de estrategias y acciones para prevenir, mitigar, restaurar ó\ncompensar los impactos al ambiente propios del quehacer institucional, mejorando\nsu desempeño ambiental y promoviendo a su vez el fortalecimiento de una mayor\nconciencia ambiental.\n\nEstrategia Nacional de\nCambio Climático: Iniciativa\n\ngubernamental para el tema de cambio climático,\nque persigue responder a la problemática mundial con enfoque nacional, con una\nfuerte participación de los diferentes actores y sectores.\n\nGEI: Gases de efecto invernadero. Componente atmosférico tanto natural como\nantropogénico, que absorbe y emite radiación a longitudes de onda específicas\ndentro del espectro de radiación infrarroja emitida por la superficie de la\ntierra, la atmósfera y las nubes.\n\nImpacto Ambiental: Efecto que una actividad, obra o proyecto, o alguna de sus acciones y\ncomponentes tiene sobre el ambiente o sus elementos constituyentes.\n\nInstituciones públicas: Ministerios, instituciones autónomas o semiautónomas, oficinas\nregionales, municipalidades y todas aquellas dependencias o instalaciones en las\nque laboren funcionarios del Estado costarricense.\n\nInventario de Emisiones de\nGEI: Fuentes de GEI, sumideros de GEI, emisiones y\nremociones de GEI de una organización.\n\nISO: Organización Internacional para la Estandarización (ISO), es un\norganismo con sede en Ginebra, que nace luego de la segunda guerra mundial y\nconstituido por más de 100 agrupaciones o países miembros. Su función\nprincipal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad\npara las empresas u organizaciones a nivel internacional.\n\nMateriales biodegradables: Material que puede ser descompuesto con cierta rapidez por organismos\nvivientes, los más importantes de los cuales son bacterias aerobias.\n\nMateriales reciclables: Partes de un artículo que todavía pueden ser usadas o procesadas, con\nel fin de obtener el mismo producto o artículo u otro diferente, a pesar de\nhaber llegado a su vida útil.\n\nMateriales reutilizables: Materiales que ya cumplieron su función para el que han sido o fueron\ncreados, por lo que pueden ser utilizados de nuevo para sus funciones habituales\no para otras.\n\nMateriales valorizables: son aquellos recuperados de la corriente de los residuos ordinarios con\nel fin de darles valor mediante el uso de estos en determinados procesos\nproductivos o en el aprovechamiento energético.\n\nTodo ello con el fin de proteger la salud y el\nambiente.\n\nMetodología de mejora\ncontinua: Metodología que consiste en cuatro pasos\nestructurados (planear, hacer, ejecutar y actuar), siguiendo el concepto de\nciclo de mejoramiento continuo.\n\nMétrica: Proceso por medio del cual se debe disponer de un conjunto de\nindicadores y datos medibles, reportables y verificables, como mecanismo de\nseguimiento y control.\n\nMS: Ministerio de Salud\n\nMINAET: Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.\n\nMitigación: Intervención antropogénica para reducir las fuentes o mejorar los\nsumideros de gases con efecto invernadero.\n\nNormas ISO: Son normas internacionales que se refieren a la gestión ambiental de\nlas organizaciones. Su objetivo básico consiste en promover la estandarización\nde formas de producir y prestar servicios que protejan al medio ambiente,\nminimizando los efectos dañinos que pueden causar las actividades\norganizacionales.\n\nPrograma de Gestión\nAmbiental Institucional (PGAI):\n\nUn PGAI es un instrumento de planificación\nque se fundamenta en los principios metodológicos de un Sistema de Gestión\nAmbiental. Se parte de un diagnóstico ambiental del quehacer institucional que\nconsidere todos los aspectos ambientales inherentes a la organización,\nincluyendo los relacionados con la eficiencia energética, residuos y cambio\nclimático, entre otros aspectos ambientales. A partir de este diagnóstico, se\npriorizan, establecen e implementan medidas de prevención, mitigación,\ncompensación o restauración de los impactos ambientales, ya sea a corto,\nmediano o largo plazo.\n\n10. Glosario\n\nPrograma de mantenimiento: Se entiende por mantenimiento la acción o conjunto de acciones que\ntienden a conservar, preservar o mejorar la equipos, infraestructura e\ninstalaciones, sin agregarle valor adicional a éste.\n\nSistemas de combustión fija: Se entenderá como sistemas de combustión fijos a las instalaciones o\nequipos que utilicen combustibles que produzcan gases de desecho, pertenecientes\na locales industriales, comerciales o públicos, con capacidades superiores a 25\nlitros por hora de cualquier derivado de petróleo o un giga julio por hora de\ncualquier otro combustible.\n\nSistema de Gestión\nAmbiental: Proceso cíclico de planificación,\nimplementación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que lleva a\ncabo una organización para realizar su actividad garantizando el cumplimiento\nde sus objetivos ambientales.\n\nSumideros: Unidad o proceso físico y/o químico que remueve GEI de la atmósfera.\n\nTropósfera: Es la capa más baja y más importante para el ambiente y el ser\nhumano. En ella se desarrollan casi la totalidad de eventos meteorológicos y\nmanifestaciones del clima. Su grosor varía desde unos 9 Km. en los polos a unos\n18 km. en el Ecuador.\n\nEn esta capa la temperatura desciende unos 6,5°C\npor cada km. en altitud. (tomado de \"Políticas de cambio climático en Costa\nRica, integrando esfuerzos para asumir los retos, UNED, 2010)\n\n11. Anexo I: Contenido temático\nbásico para la presentación del documento del Programa de Gestión Ambiental\nInstitucional\n\n1. Portada:\n\nDonde se describa:\n\n. Nombre de la institución\n\n. Nombre del documento\n\n. Logotipos\n\n. Fecha de elaboración\n\n. Personas/departamento/comisión que\nelaboraron el documento.\n\n2. Índice\n\nSerá el contenido temático del documento.\n\n3. Introducción\n\nEn este apartado se requiere que la institución\nbrinde información general; por lo que se debe indicar:\n\n3.1 Antecedentes de la institución: Detallar\nla visión y misión de la institución y brindar un resumen de las actividades\nque se realizan.\n\n3.2 Organigrama de la institución: En este\ndiagrama se debe visualizar cada organización de la institución pública.\n\n3.3 Conformación de la Comisión\nInstitucional del\n\nPGAI: Se debe incluir el siguiente cuadro:\n\n13 Las áreas indicadas son áreas sugeridas. Cada\ninstitución nombrará la Comisión Institucional según su estructura\nprocurarndo la mayor representación de áreas / departamentos / direcciones que\nconsidere estratégicos para la implementación del PGAI.\n\n13 Las áreas indicadas son áreas sugeridas. Cada\ninstitución nombrará la Comisión Institucional según su estructura\nprocurarndo la mayor representación de áreas / departamentos / direcciones que\nconsidere estratégicos para la implementación del PGAI.\n\n4. Declaración Jurada de\nCumplimiento Ambiental Institucional (DJCAI):\n\nSe debe realizar una Declaración Jurada del\nCumplimiento Ambiental, la cual deberá estar firmada por el máximo jerarca de\nla institución. En esta declaración el jerarca se compromete a cumplir lo\nestipulado en el PGAI. La DJCA debe incluir la política ambiental (visión y\nmisión ambiental, lineamientos ambientales principales y compromiso con la\nC-neutralidad).\n\n5.\nDiagnóstico Ambiental Inicial.\n\nSe debe aportar la tabla denominada \"Síntesis\ndel Diagnóstico Ambiental Inicial\" que corresponde al cuadro 2 de la presente\nGuía (ver paso 5.4, apartado 5.2.).\n\n6. Alcance del PGAI\n\nDebe quedar bien claro en el documento de PGAI las organizaciones (edificios) que serán considerados\ndentro del PGAI. Para ello se sugiere incluir un organigrama de la institución señalando las\náreas/departamentos/direcciones donde se aplicará el PGAI.\n\nDe igual forma se deben incluir los criterios\nasumidos para la delimitación del alcance del PGAI.\n\n7. Diagnósticos\nespecíficos: Diagnóstico en Eficiencia Energética e Inventario de Emisiones\nde Gases de Efecto Invernadero.\n\nConsignar en\neste apartado los siguientes diagnósticos específicos:\n\n. Diagnóstico en\nEficiencia Energética\n\n. Inventario de Emisiones\nde Gases de Efecto Invernadero\n\nDichos diagnósticos deberán\nrealizarse en las organizaciones (edificios) considerados dentro del alcance del\nPGAI.\n\nEn caso que se considere que\nel Diagnóstico en Eficiencia Energética y el Inventario de Emisiones de Gases\nde Efecto Invernadero no se puedan elaborar Durante el proceso de formulación\ndel PGAI, su elaboración se deberá incluir como parte de las medidas\nambientales a desarrollar por la institución durante del proceso de\nImplementación del PGAI.\n\n8. Plan de Acción\ndel PGAI:\n\nLas acciones establecidas se\nordenarán en forma de matriz que conformará el resumen o síntesis del PGAI.\nLa matriz a incluir en este apartado corresponderá al cuadro 4 de la presente\nGuía (ver paso 10 del apartado 5.2).\n\nLos criterios considerados\npara definir los plazos estimados de cumplimiento de las metas ambientales\ndeberan de indicarse en este apartado.\n\n9. Tareas\npendientes de mejora ambiental\n\nEste apartado aplicará\ncuando se opte por dejar tareas pendientes debido a restricciones varias\n(tiempo, recursos, entre otros) y/o que sean consideradas en siguiente fase y\nque se espera se incluyan en futuros PGAI.\n\n10. Anexos\n\nDeberá\nadjuntarse:\n\na) Los resultados de la\ncalificación de cada aspecto ambiental (en caso que se haya adoptado la\nmetodología establecida en el documento Protocolos de Evaluación que se\nencuentra disponible en http://www.  digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.\nhtml).\n\nb) Las Hojas de Registro de\nconsumos de energía eléctrica, combustibles, agua, papel, separación de\nresiduos sólidos, (disponibles en http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/\nPGA-hojasregistro.html)14.\n\nc) Cualquier otra\ndocumentación que se considere\n\nnecesaria.\n\n11. Anexo I\n\nContenido temático para\ndocumento PGAI Guía para la Elaboración del Programa de Gestión Ambiental\nInstitucional\n\n14 Se deben incluir\nregistros de al menos el último semestre.\n\nGuía para la elaboración\nde\n\nProgramas de Gestión\n\nAmbiental Institucional\n\n(PGAI) en el sector público\n\nde Costa Rica\n\nDocumento de orientación\npara\n\nlas Instituciones Públicas\n\nSan José, Costa Rica 2011\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 7º-A efectos de definir la línea base para el\nseguimiento de esta directriz, las instituciones deberán adicionar la \"Hoja de\nregistro de consumo de energía eléctrica\" con los datos correspondientes al año\n2013, en el primer informe de avance del PGAI, posterior a la entrada en\nvigencia de esta directriz.\n\n Ficha articulo\n\nArtículo\n8º-Para efectos del seguimiento y monitoreo de esta directriz:\n\na) Las\ninstituciones deberán entregar informes de avance de PGAI con una frecuencia\nsemestral, a la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA) de MINAE,\nreflejando las medidas implementadas y siguiendo para ello la plantilla de\ninforme definida en el sitio, indicado en el artículo 7.\n\nb) Los\njerarcas del Ministerio de Hacienda y del Instituto Costarricense de\nElectricidad, como responsables de los sistemas de adquisiciones\ninstitucionales estatales, CompraRed y MERLINK, deberán entregar informes\nsemestrales acerca de las compras que realizan las instituciones de los bienes\nafectados por esta directriz, a la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental\n(DIGECA) de MINAE según el formato definido para este efecto por el MINAE.\n\n Ficha articulo\n\nArtículo 9º-Para dar fiel cumplimiento a lo\nestablecido se da un plazo de un mes que comenzará a regir el día siguiente de\nla publicación de esta Directriz y al término del cual los Jerarcas deberán\ncomunicar al Ministro Rector sobre las gestiones realizadas para el\ncumplimiento de esta directriz, a efecto de que él informe a la Presidencia de\nla República.\n\n Ficha articulo\n\nArtículo\n10.-Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. \n\nDada en la provincia de Guanacaste, a los veinticinco\ndías del mes de julio del año dos mil catorce.\n\n Ficha articulo\n\nFecha de generación: 5/5/2026 19:09:08\n\n Ir al principio del documento", "body_en_text": "Remember that Control F is an option that allows you to search\nthe entire text\n\nGo to the end of the document\n\n- You are viewing the latest version of the regulation\n-\n\nComplete Text of Norm 011\n\nEstablishes a prohibition on acquiring low-efficiency equipment, luminaires, and devices that cause high electricity consumption for use in buildings and pedestrian transit facilities occupied by the public sector\n\nComplete Text of Record: FCBD0\n\nNo. 011-MINAE\n\nTHE PRESIDENT OF THE REPUBLIC\n\nAND THE MINISTER OF ENVIRONMENT AND ENERGY\n\nUsing the powers conferred by Articles 50, 130, 140 subsections 3), 8), and 18), and 146 of the Political Constitution; the National Planning Law, No. 5525 of May 2, 1974; the Organic Law of the Environment, No. 7554 of October 4, 1995; the United Nations Framework Convention on Climate Change, No. 7414 of June 13, 1994; the Approval of Costa Rica's Accession to the Vienna Convention for the Protection of the Ozone Layer, No. 7228 of May 6, 1991; Approval of the Montreal Protocol on Substances that Deplete the Ozone Layer, No. 7223 of April 8, 1991; the Law for the Conversion of the Ministry of Industry, Energy and Mines (MIEM) into the Ministry of Environment and Energy (MINAE), No. 7152 of June 5, 1990; Articles 26, 27, 99, and 100 of the General Law of Public Administration, No. 6227 of May 2, 1978; Article 28 of the Law for Integrated Waste Management, No. 8839 of June 24, 2010; Executive Decree No. 34582-MP-PLAN of June 4, 2008, Organic Regulation of the Executive Branch; the Law on Strengthening and Modernization of Public Entities in the Telecommunications Sector, No. 8660 of August 8, 2008; Articles 4, 6, 11, 12, and subsequent and concordant articles of Executive Decree No. 35676-S-H-MAG-MINAET of August 6, 2009, Regulation for the control of substances that deplete the ozone layer in accordance with Law 7223 and its amendments; Articles 4, 5, 6, and 13 of Executive Decree No. 37614-MINAE of April 10, 2013, Regulation to implement an import quota mechanism for the gradual phase-out of the use of HCFCs limited in Group I of Annex C of the Montreal Protocol; Executive Decree No. 35991-MINAET of January 19, 2010, Regulation for the Organization of the Energy Sub-Sector; Executive Decree No. 36499-MINAET-MS of March 17, 2011, Regulation for the Development of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica; and Executive Decree No. 38272-S of January 7, 2014, Regulation for the Declaration of Special Management Waste, and\n\nConsidering:\n\nI.- That the Political Constitution in Article 50 establishes that the State must procure the greatest well-being for all inhabitants of the country; guarantee and preserve the right of individuals to a healthy and ecologically balanced environment, promoting greater development in harmony with it.\n\nII.- That the Political Constitution establishes the principle of State unity, and the General Law of Public Administration establishes the powers and responsibilities of the Executive Branch, understood as the Rector together with the President of the Republic, regarding the power of direction and coordination of decentralized entities, where the directive is the instrument through which the programming or direction of the conduct of the public sector can be established, generally or specifically.\n\nIII.- That the Executive Branch, within its faculties of direction and coordination, has the obligation to ensure that the Public Administration conforms to national policies, strategies, objectives, actions, and goals just as the private sector is required to. The State must promote that the Administration and public sector processes self-regulate and thus use resources more efficiently, thereby achieving sustainable development.\n\nIV.- That the Organic Law of the Environment establishes that energy resources constitute essential factors for the sustainable development of the country, over which the State will maintain a preponderant role and may issue general and specific measures.\n\nV.- That the Ministry of Environment and Energy has as its primary functions to formulate, plan, and execute policies for the development of energy resources, as well as to promote and administer legislation on the conservation and rational use of energy.\n\nVI.- That the Law for Integrated Waste Management establishes the obligation for Public Administration Institutions, Public Enterprises, and Municipalities to implement environmental management systems in all their dependencies.\n\nVII.- That Executive Decree No. 36499-MINAET-MS, under Article 28 of Law 8839, establishes the obligation for all public administration institutions to develop and implement an Institutional Environmental Management Program (Programa de Gestión Ambiental Institucional, PGAI).\n\nVIII.- That the officials responsible for the proper administration and management of resources of the organs, entities, institutions, and enterprises of the public sector must contribute to the reduction of energy consumption through improvements in consumption habits, savings measures, demand management, review of their electrical installations, and the replacement of inefficient equipment and devices that cause high electricity consumption, all with the aim of achieving adequate utilization of energy resources.\n\nIX.- That it is of public interest for the Government of the Republic to issue the following directive, attending to reasons of convenience and opportunity for the common welfare, citizen security, the environment, and to achieve adequate utilization of the energy resources available to the country, it is essential to make more rational use of energy and to program its consumption efficiently, without affecting productive activities or the satisfaction of the basic needs of the population. Therefore,\n\nthe following is issued:\n\nDIRECTIVE\n\nADDRESSED TO THE HEADS OF ALL PUBLIC\n\nADMINISTRATION INSTITUTIONS, INCLUDING THOSE ORGANS,\n\nENTITIES, ENTERPRISES, AND INSTITUTIONS OF THE PUBLIC SECTOR\n\nCENTRALIZED, INSTITUTIONALLY DECENTRALIZED AND\n\nTERRITORIALLY, THROUGH WHICH THE\n\nPROHIBITION IS ESTABLISHED ON ACQUIRING LOW-EFFICIENCY\n\nEQUIPMENT, LUMINAIRES, AND\n\nDEVICES THAT CAUSE\n\nHIGH ELECTRICITY CONSUMPTION TO BE\n\nUSED IN THE BUILDINGS AND FACILITIES\n\nFOR PEDESTRIAN TRANSIT OCCUPIED\n\nBY THE PUBLIC SECTOR\n\nArticle 1.- It is the obligation of all Public Administration institutions to develop and execute the Institutional Environmental Management Programs (PGAI) for the management of environmental quality, energy, and climate change; as well as the control and monitoring mechanisms. These programs shall contain, among other aspects, the regulations for the acquisition of equipment, luminaires, and devices with high energy efficiency requirements indicated in this Directive.\n\nArticle Registry Entry\n\nArticle 2.- The acquisition of low-efficiency equipment, luminaires, and devices that cause high electricity consumption is prohibited. This prohibition applies to all new institutional purchases, including maintenance or replacement due to deterioration of damaged equipment, remodeling, new constructions, and mass replacement programs.\n\nArticle Registry Entry\n\nArticle 3.- The heads of the institutions must issue instructions to the institutional procurement areas so that they modify the databases of the state purchasing systems in such a way that the technical characteristics of the equipment, luminaires, and devices are included within their requirements, and that their acquisitions comply with what is established in this Directive.\n\nArticle Registry Entry\n\nArticle 4.- The institutional procurement areas must request in their specifications a product certificate issued by a certification body accredited or recognized by the Costa Rican Accreditation Body, demonstrating compliance with the energy efficiency requirements established in this Directive.\n\nThe technical provisions that the equipment, luminaires, and devices to be acquired must meet are as follows:\n\nLighting Equipment includes:\n\na) The purchase of incandescent lamps, T-12 tubular fluorescent lamps and ballasts for T-12 tubular lamps, halogen lamps, mixed light, and mercury vapor lamps is prohibited.\n\nb) For office lighting, systems composed of tubular fluorescents or LED tubes with a luminous efficacy equal to or greater than 80 lm/W and high-efficiency electronic ballasts shall be used.\n\nc) In the case of compact fluorescent lamps, the minimum level of luminous efficacy declared on the energy labels must comply with the guidelines of standard INTE 28-01-07 in its current version.\n\nd) For outdoor lighting, pedestrian transit, and general use areas such as workshops, warehouses, storage facilities, and others, metal halide, high-pressure sodium vapor, LED technology, T-8 fluorescent tubes, or other technologies shall be used, all with luminous efficacies equal to or greater than 80 lm/W.\n\ne) The maximum mercury content of compact fluorescent lamps must not exceed 5 mg.\n\nHousehold Refrigeration Equipment.\n\na) The maximum annual consumption values must be at least 5% lower than the values declared on the energy labels, in accordance with what is established in the latest version of standard INTE 28-01-04: Energy Efficiency of Household Refrigerators and Household Freezers ─ Maximum energy consumption limits.\n\nCommercial Refrigeration Equipment.\n\na) The maximum annual consumption values must be at least 5% lower than those declared on the energy labels, in accordance with what is established in the latest version of standard INTE 28-01-01: Energy efficiency for self-contained commercial refrigeration equipment - limits on consumption values.\n\nAir Conditioning Equipment.\n\nThis category includes window-type, split, or central air conditioning equipment up to 18 kW (60,000 BTU/h).\n\na) The efficiency ranges must be at least 2 units higher than those indicated by the Energy Efficiency Ratio (EER) declared on the energy labels, in accordance with what is established in the latest version of standard INTE 28-01-13: Energy efficiency - Window-type, split, and package air conditioners - Energy efficiency ranges.\n\nThe type of refrigerant used by domestic and commercial refrigeration equipment and air conditioning equipment must conform to the provisions contained in Regulation No. 35676-S-H-MAG-MINAET and in Regulation 37614-MINAE. Preferably, natural refrigerant gases with a global warming potential (GWP) of less than 20 should be used.\n\nArticle Registry Entry\n\nArticle 5.- The fluorescent lamps and other equipment that are replaced as a result of the application of this directive may not be reused or donated and must be given adequate final disposal, considering for this purpose what is contemplated in the Law for Integrated Waste Management as well as what is established in Executive Decree 38272-S.\n\nArticle Registry Entry\n\nArticle 6.- Institutions shall be obligated to incorporate the environmental aspect \"Electric energy consumption\" into their PGAI, reflecting in their Action Plan the measures taken to comply with this directive. For the development of the PGAI, they must follow the respective guide available on the site http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html.\n\n(Sinalevi Note: This guide was extracted from the website of the Dirección General de Calidad Ambiental, and is transcribed below:)\n\nGuide for the development of\n\nInstitutional Environmental\n\nManagement Programs\n\n(PGAI) in the public sector\n\nof Costa Rica\n\nGuidance document for\n\nPublic Institutions\n\nContents\n\n1. Prologue 4\n\n2. Introduction 5\n\n3. The concept of Environmentalization of the Public Sector and its relationship with the\n\nInstitutional Environmental Management Programs (PGAI) 9\n\n4. Institutional Environmental Management Program (PGAI) 11\n\n4.1. Definition of the PGAI 11\n\n4.2. Components of the PGAI 11\n\n4.2.1. Strategic components 11\n\n4.2.2. Cross-cutting components of the PGAI 12\n\n4.3. Responsible parties for the Institutional Environmental Management Program 13\n\n4.3.1. Head of each Institution 13\n\n4.3.2. Institutional Commission 13\n\n4.3.3. PGAI Coordinator 14\n\n4.4. Validity of the PGAI 15\n\n5. Development of the PGAI 17\n\n5.1. General aspects in the development of a PGAI 17\n\n5.2. Steps for the development of the PGAI 19\n\nStep 1: Commitment of the Head 20\n\nStep 2: Formation of the Institutional Commission responsible for the PGAI and the definition of the coordinator 20\n\nStep 3: Development of the Institutional Environmental Policy 20\n\nStep 4: Inventory of organizations (installations) 21\n\nStep 5: Development of the initial environmental diagnosis (diagnóstico ambiental) 22\n\nStep 6: Definition of the scope of the PGAI 31\n\nStep 7: Development of the energy diagnosis and greenhouse gas inventory 31\n\nStep 8: Define environmental objectives, goals, and indicators 32\n\nStep 9: Define environmental measures 35\n\nStep 10: Preparation of the PGAI document 37\n\nStep 11: Submission of the PGAI document 39\n\n6. Review of the PGAI Document 41\n\n7. Monitoring of the PGAI 43\n\n7.1. Semi-annual progress reports 43\n\n7.2. Monitoring visits 43\n\n8. Control and record of documentation 45\n\n8.1. Documentation control 45\n\n8.2. Documentation record 45\n\n9. Bibliographic References 47\n\n10. Glossary 49\n\n11. Annex I: Basic thematic content for the presentation of the document of the Institutional Environmental Management Program Guide for the Development of the Institutional Environmental Management Program\n\n1. Prologue\n\nBeing a country internationally recognized for its environmental performance is undoubtedly a great achievement, but it also represents an enormous challenge; this is because it obliges us to advance and innovate in new forms and mechanisms that allow us to grow from a sustainable development perspective.\n\nIn this sense, the Institutional Environmental Management Programs (PGAI) are an example of a novel instrument, which will allow continuing with the initiatives that have been carried out to \"environmentalize\" the public sector, a government strategy to create awareness and \"lead by example.\"\n\nIn these programs, many of the efforts that have been made for several years to incorporate the environmental variable are crystallized. First, in the year 2000, from a concern for energy efficiency, then developing the theme of green purchases, today re-conceptualized as sustainable public procurement, later the approaches from climate change and environmental management plans. And more recently the theme of environmental management systems proposed by the Law for Integrated Waste Management.\n\nIn this regard, the \"Guide for the Development of Institutional\n\nEnvironmental Management Programs\" will be a great orientation\n\nfor all institutions, public enterprises, or municipalities.\n\nThis Guide explains the strategic and cross-cutting components of the Programs, as well as the monitoring and control mechanisms that will be carried out. Additionally, it contains a section detailing the steps required to design and implement a PGAI.\n\nIn this sense, this Guide aims to accompany\n\nall those public and municipal officials who will face the task of carrying out the PGAI in their respective workplaces. This will be a task for all State institutions, which must bring this tool to life through its implementation.\n\nAmong the steps of the PGAI, the initial one is the commitment of the heads. This means that the proper fulfillment of this new regulation will be in their hands, which seeks to continue joining actions that guarantee our constitutional right to a healthy environment, for which I invite you to be part of this great effort.\n\n2. Introduction\n\nCosta Rica is recognized worldwide for its leadership in promoting and executing initiatives that allow the development of society hand in hand with environmental protection.\n\nDue to the breadth of this topic, environmental problems can be solved from the adoption of concrete responses to state controls and regulations, to the promotion of environmental awareness that anticipates environmental problems through prevention.\n\nIn this sense, Costa Rica began a model of environmentalization of the public administration in order to achieve greater concordance between the state controls established on environmental matters for the private sector and the internal work carried out by public institutions. The Peace with Nature Initiative, established by Executive Decree No. 33487-MP (Gaceta No. 250 of December 29, 2006), promoted work in various programmatic areas, among them the area of Environmental Management and the area of Climate Change. Within the framework of this proposal, the Regulation for the development of Environmental Management Plans in the Public Sector (PGA) was developed, published through Executive Decree No. 33889-MINAE (Gaceta No. 160 of August 22, 2007). Subsequently, that same year, the Instruction Manual for the development of Environmental Management Plans was published to guide Institutions in the development of said plans. Additionally, in July 2010, the Law for Integrated Waste Management was published (Gaceta No. 135 of July 13, 2010), in which Article 28 establishes that Public Administration institutions, public enterprises, and municipalities must implement environmental management systems in all their dependencies.\n\nRegarding Climate Change, Costa Rica, through Law No. 7414, approved the United Nations Framework Convention on Climate Change (Gaceta No. 126 of July 4, 1994).\n\nSubsequently, in March 2002, the Kyoto Protocol was ratified through Law No. 8219 (Gaceta No. 127 of July 3, 2002).\n\nIn this way, the country commits to taking concrete actions to mitigate climate change and facilitate adaptation to it.\n\nAdditionally, in order to streamline decision-making mechanisms and establish the monitoring controls that will allow the country to achieve carbon neutrality by 2021, the National Climate Change Strategy (ENCC) is established, and within its framework, by means of Record Number 056 2007-2010 of the Government Council, all public institutions are requested, and Local Governments and autonomous institutions are urged, to develop and implement an action plan with clear goals that contemplates the six axes of the National Climate Change Strategy (ENCC).\n\nThe creation of the Climate Change Directorate through Executive Decree No. 35669-MINAET published in January 2010 (Gaceta No. 3 of January 6, 2010), seeks to follow up on the implementation of the ENCC, as well as other actions related to the development of the country's carbon neutrality strategy.\n\nOn the energy topic, the efforts and directives at the country level have their origin in Law 7447 on the Regulation of Rational Use of Energy (Gaceta No. 236 of December 13, 1994) and the Regulation of this Law published through Executive Decree No. 25584 in November 1996 (Gaceta No. 215 of November 8, 1996). The objective of this law and its regulation was to establish mechanisms to achieve the efficient use of energy, promoting a mandatory gradual program of energy use in companies with high energy consumption.\n\nSubsequently, through Government Agreement No. 121 of the year 2000 and modified in the years 2002 and 2004, public institutions are exhorted to establish a Permanent Program for Energy Conservation. Additionally, in May 2007, Directive 017-MP-MINAE was published (Gaceta No. 94 of May 17, 2007), establishing that public Institutions must develop and immediately implement savings and efficient use plans for electric energy consumption in their respective installations.\n\nAs can be observed for these three themes: environmental management, climate change, and energy efficiency, there are common points, especially in the identification of environmental aspects derived from the activities carried out in public institutions, in aspects of execution, documentation, review, and monitoring. In order to develop a unified management procedure for these topics, Executive Decree No. 36499-MINAET-MS is published, called Regulation for the Development of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica (Gaceta No. 88 of May 9, 2011), which promotes that institutions, municipalities, and public enterprises, centralized and decentralized, establish an Institutional Environmental Management Program (PGAI) where environmental measures in the field of environmental management, climate change, and conservation and rational use of energy are planned and incorporated, within a process of continuous improvement.\n\nThe integration of these topics into a single management program will facilitate the development of this for the institutions, as well as the subsequent monitoring and control process.\n\nIn order to consolidate the creation of the PGAI, it is necessary to build capacity at the level of public institutions so that they assume the commitment involved in the design and execution of the program, making it necessary, first, to develop a manual that covers all the relevant themes of environmental measures and serves as a guide for the development of the PGAI.\n\nThis document was developed with all those officials of public institutions, public enterprises, and municipalities who will be involved in the design and implementation of the PGAI in mind.\n\n3. The concept of Environmentalization of the Public Sector and its relationship with the Institutional Environmental Management Programs (PGAI)\n\nThe environmentalization of the public sector is based on three objectives: a) promoting continuous improvement in the environmental quality of public entities; b) driving awareness-raising actions by public officials on issues of improvement in the quality of the environment; and c) reducing greenhouse gas (GHG) emissions so that the Public Sector moves towards Carbon Neutrality by 2021. In this way, the environmentalization of the public sector generates environmental protection initiatives \"starting at home.\"\n\nThe development of the PGAI is carried out within the framework of the concept of environmentalization of the public sector, which means it incorporates management actions on topics related to the environment, considered priorities for the country, such as: Environmental Management, Climate Change, and Energy Efficiency. In this way, the environmental performance of the institutions can be improved by reducing and controlling the problems of environmental pollution derived from their activities within an integrating management model, which also has the following cross-cutting components:\n\na) training and communication;\n\nb) acquisition of goods and technology transfer; and\n\nc) metrics.\n\nMeeting dates of the Institutional Commission\n\n4. Institutional Environmental Management Program (PGAI)\n\n4.1. Definition of the PGAI\n\nAn Institutional Environmental Management Program (PGAI) is a planning instrument that starts from an environmental diagnosis (diagnóstico ambiental) of the institutional activities, considering all the environmental aspects inherent to the organization, including those related to energy efficiency and climate change.\n\nBased on this diagnosis, prevention, mitigation, compensation, or restoration measures for environmental impacts are prioritized and established, whether in the short, medium, or long term; all of the above under the principle of continuous improvement1.\n\n1 A PGAI must be a continuous cycle of planning, action, review, and improvement of the institution's environmental performance.\n\n4.2 Components of the PGAI\n\nThe PGAI will establish its lines of action based on three strategic components and three cross-cutting components, each on different topics, but with an integrating purpose that will allow implementing measures in favor of institutional environmental well-being.\n\n4.2.1 Strategic components\n\nThe strategic components cover the topics of environmental quality management, climate change, and conservation and rational use of energy.\n\n4.2.1.1 Environmental Quality Management\n\nIt consists of the development of strategies and actions to prevent, mitigate, restore, or compensate the impacts on the environment inherent to institutional activities, improving its environmental performance and promoting, in turn, the strengthening of greater environmental awareness.\n\n4.2.1.2 Energy Management\n\nIt comprises the measures to be taken to ensure the most efficient use of energy resources, for the benefit of supplying future demands. It includes the topics of energy efficiency and energy saving (electricity and fuels).\n\n4.2.1.3 Climate Change Management\n\nIt includes the development of measures for the reduction of greenhouse gas (GHG) emissions derived from institutional activities, such as transportation services and energy consumption. Additionally, it includes actions related to the adaptation process of institutions. Generally, this component is based on the six axes of action of the National Climate Change Strategy (ENCC)2, which are presented in figure 3.\n\n2 Available on the site www.digeca.go.cr\n\n4.2.2 Cross-cutting components of the PGAI\n\nTo achieve success in the implementation of the environmental measures established in the PGAI, it is necessary to support its management through three essential cross-cutting components, which are:\n\n4.2.2.1 Awareness-raising, training,\n\nand communication\n\nIn the execution of a PGAI, all the institution's officials must be part of the team that will lead to the successful fulfillment of the environmental commitments, making it necessary to promote changes in environmental attitudes and behaviors, as well as the recognition of the positive actions of each one of them in institutional environmental management.\n\nComponents\n\n________________\n\n4 Commission formed by officials from the Ministry of Health and the Ministry of Environment, Energy and Telecommunications; responsible for the review and monitoring of the PGAI, as established in Articles 4 and 5 of Executive Decree 36499-MINAET-MS.\n\nThe actions that must be involved in this axis should be oriented towards education, training, and awareness on the topics of climate change, energy efficiency, waste management, and environmental quality management in general, as well as public participation, among other aspects.\n\n4.2.2.2 Acquisition of goods and technology transfer\n\nThe purchase of goods is a basic activity in any institution; it includes everything from the acquisition of materials, office supplies, equipment, vehicle purchases, inputs for cleaning and maintenance activities, and even services.\n\nThe PGAI promotes a policy of acquisition of goods based on the concept of Sustainable Public Procurement (CPS)3, a process through which organizations satisfy their needs for goods, services, works, and utilities, considering social, economic, and environmental aspects in an integrated manner. Within CPS is the concept of green purchases, where the need of the institution that originates the purchase is satisfied, without neglecting the environmental impact it will cause. This concept drives innovation in more environmentally friendly products and services by creating demand from the State (CEGESTI, 2008). Similarly, by incorporating innovation processes and environmentally friendly technologies, improvement in the provision and access to specialized information is allowed.\n\n3 It is recommended to consult the document: \"Practical Guide for Sustainable Public Procurement in the Public Sector\" developed by the Ministry of Finance (2011), and available on the site https://www.hacienda.go.cr, in the COMPRARED system.\n\n4.2.2.3. Metrics:\n\nThe objective of metrics is to have a set of measurable, reliable, reportable, and verifiable indicators that serve to understand the institutional environmental situation. Additionally, it considers establishing a baseline across all sectors to evaluate the effectiveness of the implemented actions. Likewise, through metrics, standardization is sought to allow comparison of the performance of different organizations or institutions.\n\n4.3 Responsible parties for the Institutional Environmental Management Program\n\n4.3.1 Head of each Institution:\n\nGiven the magnitude and importance derived from the execution of the PGAI, at all times the Head of each Institution shall be responsible for its development and compliance before the Technical Evaluation Commission (CTE)4 . Having the support of the head will allow the allocation of the human and technical resources necessary to develop a successful PGAI, as well as the economic resources for its execution in the institutional operational budgets.\n\nThe Head will also be the one who approves the institutional environmental policy, appoints the Institutional Commission, and formally submits the PGAI to the CTE.\n\n4.3.2 Institutional\nCommission\n\nThe Institutional Commission shall be appointed by\nthe Senior Official in order to propose the institutional environmental policy,\ndevelop and implement the PGAI. Said appointment must be made by means of\na note sent to the CTE indicating the person responsible for the coordination\nof the Institutional Commission.\n\n4. Institutional Environmental\nManagement Program (PGAI) Guide for the Development of the Institutional Environmental Management\nProgram\n\nThe coordination of all the departments of\nthe Institution will strengthen and consolidate the PGAI, allowing it to cover\nrelevant fields in their activities. For this reason, it is recommended that the Institutional\nCommission be composed of at least representatives from the environmental, financial, budgetary, planning, general services,\nprocurement, transport, and communication areas. If the institution deems it\nnecessary, it may include other departments that can support the development of\nthe PGAI.\n\nIt should be noted that the functions of the institutional\ncommission are detailed in Article 8 of Decreto Ejecutivo\n36499-MINAET-MS.\n\n4.3.3 PGAI Coordinator\n\nAs has been mentioned, in order to\nestablish a link between the CTE and the Institutional Commission, the senior official must\ndesignate the person (a member of said commission) who will serve as the\nperson responsible for the coordination of the PGAI, who should preferably be an\nofficial with knowledge in environmental management.\n\nFor those institutions that, due to\nthe nature of their operational structure, have different facilities,\nadjacent offices, headquarters, or other organizations3 that are within the\nscope of the institutional PGAI, they must appoint a responsible person at the level of these\norganizations (who could keep records of consumption, verify\ncompliance with environmental measures, among others); who in turn will be in\ndirect contact with the PGAI coordinator at the institutional level.\n\nIn order to unify management criteria and\nform, the institutional responsible person will integrate the PGAI of each organization5\ninto a single Institutional PGAI document, presenting in a single group of\nenvironmental aspects, objectives, targets, and measures, framed within a single\ninstitutional environmental policy.\n\n5 An organization can range from an office to\nbuildings, facilities, various types of installations, laboratories, health\ncenters, and other similar entities, which fulfill defined functions within the administrative\norganization of the State (Astorga, 2007)\n\n \n\nBoth the Senior Official and the\nInstitutional Commission are urged to give internal recognition to the work carried out\nat the level of each organization, in order to support the commitment of each one\nin the development of the PGAI.\n\n4.4 Validity of the PGAI\n\nIn accordance with Decreto Ejecutivo No. 36499, the\nPGAI shall have a validity of 5 years; once this period has expired, each institution\nmust reformulate and present its new PGAI, under the principle of continuous\nimprovement, characteristic of an Environmental Management System.\n\n4. Institutional Environmental\nManagement Program (PGAI)\n\nImportant notes\non Decreto 36499\n\n5. Development of the PGAI\n\n5.1. General aspects in\nthe development of a PGAI\n\nThe development of the PGAI is based on a process\nof continuous improvement, common in the methodology of Environmental\nManagement Systems (SGA), such as the ISO 14000 standards, which provide a set\nof standards based on procedures from which an environmental management system can be created and\nmaintained.\n\nAlthough the execution of the PGAI does not\nrequire strictly following a certifiable standard, it is proposed to follow the\nlogical and organizational framework presented by environmental management systems\nin general.\n\nIt is worth noting that an SGA is a cyclical process\nof planning, implementation, review, and improvement of the procedures and\nactions carried out by an organization to perform its activity\nguaranteeing compliance with its environmental objectives. By developing the\nPGAI based on the fundamentals of an SGA, institutions will be able to incorporate\nenvironmental considerations into the institution's general management, granting them\na strategic advantage and greater competitiveness. The PGAI, have as\nnecessary principles for their implementation the aspects presented in\nfigure 5.\n\nThe continuous improvement methodology is presented\nin figure 6. The process begins with the planning and organization phase,\nwhere the Senior Official commits to the PGAI process, forms the Institutional\nCommission, and defines the PGAI coordinator. In this phase, an\ninitial environmental assessment is also developed, where the stages of\nthe process or processes carried out in the institution are established, associating with each\nof these stages the environmental aspects and the corresponding environmental\nimpacts, which will be explained later. Based on this information,\nthe actions that will allow the prevention, reduction, or control of\nnegative environmental impacts are established; concepts that are developed later in\nsection 5.2 of this document.\n\nThese actions will be materialized in the form of\nenvironmental objectives and targets that will be part of the PGAI. At this point it is\nimportant to establish the costs associated with meeting the objectives and\ntargets, as well as the commitments and responsibilities.\n\nSubsequently, the execution and monitoring stages are carried out,\nfor which it is necessary to perform compliance evaluations in relation to the proposed environmental performance indicators,\nand to apply the necessary corrective measures for the adequate compliance with\nthe plan's objectives.\n\nFinally, the review of the\nPGAI process is carried out and the necessary improvements are made to close the management and continuous improvement cycle. It is necessary to communicate the results obtained\nboth internally and externally of the institution as well as to the Comisión Técnica\nEvaluadora.\n\n5.2. Steps for the development\nof the PGAI\n\nAccording to figure 6, the\nplanning phase requires a series of steps for its development. Each one\nof these steps is summarized in figure 7 and are detailed below:\n\nStep 1: Commitment of the\nSenior Official\n\nThe success of the PGAI depends on the commitment and\nleadership of the highest authority of the Institution, be it a minister,\nexecutive manager, or mayor. For this, the senior officials must be very clear that\nthe environmental variable must be immersed in the institutional work, which in\nturn generates benefits for the Institution in terms of improvement in its environmental\nperformance and even economic benefits derived from a better use of\ninputs and materials.\n\nEach senior official must promote the\ninvolvement of all the officials of the Institution in the PGAI\nand must ensure the necessary resources to carry out the process, from\nthe planning, implementation, monitoring, and continuous improvement stage of the\nPGAI.\n\nStep 2: Formation of the\nInstitutional Commission responsible for the PGAI and the definition of the coordinator.\n\nThe senior official will establish the Institutional\nCommission, which will be composed of representatives from different\ndepartments, within which it is suggested that the following areas be included:\nenvironmental, financial, budgetary, planning, general services,\nprocurement, transport, communication, and any other deemed necessary\nto develop and implement its PGAI.\n\nOnce the Commission is formed, the\nCoordinator must be defined, who will be responsible for coordinating the\nPGAI and who in turn will be the liaison with the CTE, following for this purpose what is\nindicated in sections 4.3.2 and 4.3.3 of this document.\n\nStep 3: Development of the\nInstitutional Environmental Policy6\n\n6 For more information on how to develop an\nenvironmental policy, the manual: \"Definición de la Política\nAmbiental de la Organización\", developed by the Centro Nacional de\nProducción más Limpia of Colombia (n.d.), can be consulted, available at:\nhttp://www.redpycs.net/MD_upload/redpycs_net/File/\nManuales_y_guias/522107800_guiasdocumentos_id7.pdf\n\n \n\nThe Institutional Environmental Policy must be\nproposed by the Institutional Commission and must be approved by the Senior Official. In this\nway, the Institution commits to Environmental Management from the\nupper levels and makes public its general environmental objectives, its\nprinciples of action, as well as its commitment to achieve C-Neutrality7.\nTo develop the environmental policy, it becomes necessary to answer the\nfollowing questions:\n\n7 C - Neutrality refers to the commitment made by the country to be\nCarbon - Neutral by the year 2021. It refers to the practice of balancing the\nequivalents of carbon dioxide (CO2) emissions, including not only\nCO2 itself, but also other greenhouse gases (GHG). For more\ninformation, consult the Estrategia Nacional de Cambio Climático (available\non the site www.digeca.go.cr).\n\n. What global commitment does the\nInstitution assume regarding the environment and climate change?\n\n. What principles will guide the\nInstitution in these matters?\n\nEvery Institutional Environmental Policy must\nbe supported by the three principles shown in figure 8. The policy\nmust be the framework or guide for subsequently establishing the environmental objectives and\ntargets. Figure 8: Principles that must be considered in the Environmental\nPolicy\n\n| Principle 1: Compliance with regulations | Principle 2: Continuous improvement | Principle 3: Pollution prevention |\n| --- | --- | --- |\n\n\nWhen developing the Environmental Policy, it must\nbe considered that it is consistent with the activities carried out by the\nInstitution. Furthermore, once established, it must be communicated and explained to\nall employees, as well as at an external level (clients, people to whom\nservices are provided, suppliers, among others). The communication of the Environmental\nPolicy can be included on the institutional website, in management reports,\nadvertising, with external signs in the institution itself (blackboard, murals,\nposters, decals, and others) or in advertising.\n\nStep 4: Inventory of\norganizations (installations)\n\nEach institution must identify and\nquantify the existing organizations that make up the institution. An\norganization can range from an office to buildings, facilities, various\ntypes of installations, laboratories, health centers, and other similar entities, that\nfulfill defined functions within the administrative organization of the State\n(Astorga, 2007). The above is intended to clarify that an institution may\nbe formed by one or several organizations, but the PGAI must be one for\nall organizations, that is, the lines of action must originate from the institutional PGAI.\n\nStep 5: Development of the\ninitial environmental assessment (diagnóstico ambiental)\n\nThe development of the initial environmental assessment (diagnóstico ambiental)\nis an analysis phase that allows identifying opportunities for\nimprovement in environmental management, for example: a decrease in electrical consumption,\nthe reduction in the amount of paper consumed, a decrease in the costs\nof final waste disposal services, it allows promoting environmental\nbehaviors in employees, among many other improvement options. The fundamental objective of this phase is to establish the baseline for each of the\nenvironmental aspects inherent to the institutional work. For this, it is required\nfirst to identify the environmental aspects that concern the institution,\nidentify environmental impacts, and subsequently identify the significant environmental aspects (aspectos ambientales significativos), as detailed below.\n\nStep 5.1 Identify\nenvironmental aspects (aspectos ambientales) and impacts\n\nWhat are environmental aspects (aspectos ambientales) and how are they identified?\n\nAn environmental aspect (aspecto ambiental) is that which an\nactivity, product, or service generates (in terms of emissions, discharges,\nwaste, noise, consumption, etc.) that has or may have an impact on\nthe environment; in this way, it corresponds to a component element of the integral\nprocess carried out in an activity, work, or public project that can\n(potentially or actually) interact with the environment and produce environmental\nimpacts as a consequence of said interaction (Astorga, 2007).\n\nTaking into account the above, environmental aspects (aspectos ambientales)\ncan be divided into two groups:\n\n1. Inputs (consumption):\n\n. Energy consumption: consumption of\nfuels, consumption of electricity.\n\n. Water consumption: from the supply network, well water.\n\n. Consumption of paper, toners, cartridges for\nprinters, and other office supplies.\n\n. Consumption of other goods or services.\n\n2. Outputs (emissions):\n\n. Generation of ordinary solid\nwaste, special handling waste, hazardous waste8. For\nexample: organic waste, paper, cardboard, aluminum, glass, plastic,\nelectronic waste, scrap metal, waste from cleaning products or\nvarious chemical products, among other waste.\n\n8 As provided in\nLey No. 8839 Ley para la Gestión Integral de Residuos (La Gaceta No. 135 of July 13,\n2010)\n\n \n\n. Emissions to the atmosphere (combustion gases from\nchimneys, emissions derived from transport vehicles, greenhouse gases, among others).\n\n. Generation of wastewater (water from\nsinks, toilets, showers, sculleries, basins, cleaning tubs) and stormwater discharges.\n\n. Fugitive emissions of other contaminants\n(spills of oil, fuel)\n\n. Among other emissions or discharges that\nmay be generated in the institution.\n\nFigure 10 presents examples of\nenvironmental aspects (aspectos ambientales) for an organization that generates products and services.\n\n| Figure 10. Flow of environmental aspects (aspectos ambientales) of\nan organization that generates products and services. |\n| --- |\n| [Image/Description: Inputs: Materials and supplies, including raw materials, water, energy, paper, among others. Processes / Activities: Depending on each organization (e.g., administrative, health, education services). Outputs: Products and Services, Wastewater, Atmospheric emissions, Solid waste, Noise, among others.] |\n\nThe quantity and types of environmental aspects (aspectos ambientales)\nwill be as diverse as the activities and organizations that an Institution has.\n\nIn their identification, the environmental aspects (aspectos ambientales) considered in the document Protocolos de\nEvaluación, which is available at http://www.\ndigeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html, can be taken as\na reference. In this document, environmental aspects (aspectos ambientales) that could be common for the activities\ncarried out in various public sector institutions are considered.\n\nFigure 11 summarizes basic useful considerations when identifying environmental aspects (aspectos ambientales)\n\n| Figure 11. Considerations for the identification of environmental aspects (aspectos ambientales). |\n| --- |\n| Identify all the activities of the organization. |\n| Identify all inputs and outputs for each activity. |\n| Consider inputs and outputs not controlled or not predicted (e.g., spills, leaks, accidents). |\n| Document the identification process of aspects and impacts, and keep it updated. |\n\nWhat are environmental impacts?:\n\nOnce the environmental aspects (aspectos ambientales) are defined, it is\nnecessary to identify how they impact the environment. The Environmental Impact\ncan be defined as any change in the environment, whether adverse or\nbeneficial, resulting in whole or in part from the environmental aspects (aspectos ambientales) of the\nInstitution.\n\nFor the same environmental aspect (aspecto ambiental) there may be\nmore than one environmental impact and it is possible that the same environmental impact is common\nfor different environmental aspects. Table 1 presents examples of\nenvironmental aspects (aspectos ambientales) and their corresponding adverse impacts.\n\nTable 1: Examples of\naspects and some of their environmental impacts.\n\n| Environmental Aspect (Aspecto ambiental) | Environmental Impact |\n| --- | --- |\n| Consumption of fossil fuels | Deterioration of air quality, acid rain, greenhouse effect. |\n| Consumption of electrical energy from fossil sources | Air pollution, generation of greenhouse gases |\n| Use of Chlorofluorocarbons (CFCs) in air conditioning systems | Affecting the ozone layer and greenhouse effect |\n| Generation of wastewater | Deterioration of the water quality of the receiving body. Generation of greenhouse gases. |\n| Generation of ordinary solid waste (paper, cardboard e.g.) | Generation of greenhouse gases. Loss of habitat Soil contamination Affecting health |\n| Generation of toxic hazardous waste | Soil and water contamination |\n| Emission of noise | Affecting the health of employees and neighbors |\n\nStep 5.2. Identify\nlegal requirements\n\nAs mentioned in the section on Environmental\nPolicy, one of its foundations is compliance with the regulations or\nlegal requirements that apply to the Institution's activities. For this,\nit is necessary to know the legal framework related to the environmental aspects (aspectos ambientales)\nof the Institution.\n\nThe legal framework corresponds to the normative\nbody of environmental legislation (directly related), that\nthe country has enacted and that, being in force, has to be considered\nas part of the development of the PGAI. Depending on its scope, it can establish\ngeneral mandates, general or specific guidelines, and even concrete\nand well-defined standards that must be complied with by all of society.\n(Astorga, 2007). \n\nFor the evaluation of legal compliance, the legal framework applicable to the\nactivities of the institution must be reviewed. As a reference to carry out this review, the list of\nenvironmental regulations that can be accessed on the DIGECA website\n(http://www.digeca.go.cr/legislacion/legislacion. html) is recommended (without forgetting to verify the validity or\nmodifications made to the regulations that apply to the institution), or consult the site of the\nSistema Costarricense de Información Jurídica available at www.pgr.go.cr/scij. Furthermore, it is\nrecommendable that each Institution establish a procedure through which it can permanently update the legal requirements that apply to it.\n\nStep 5.3. Identification of\nsignificant environmental aspects (aspectos ambientales significativos)\n\nFor the same activity, there may be\nvarious environmental aspects (aspectos ambientales) with related impacts; these aspects\nmust be assessed regarding their significance.\n\nEvery institution must focus efforts and\nresources to control the significant environmental aspects (AAS) in the first instance. Within the process of\ndeveloping the PGAI, the AAS are a priority and must be obligatorily reflected\nin the environmental objectives and targets.\n\nThe above is for the purpose that, through the\nactions implemented over time, their significance is reduced.\n\nSubsequently, new targets for these aspects must be reformulated,\nin addition to proposing new targets and objectives for\nother environmental aspects (aspectos ambientales) not initially considered, all the above under\nthe principles of gradualism and continuous improvement. A significant environmental aspect\n(AAS) is one that generates a significant environmental impact or\nalteration.\n\nThe procedures to define whether an environmental aspect (aspecto ambiental)\nis or is not significant are very varied; they can be qualitative or\nquantitative, the latter often being complex.\n\nIn the process of developing the PGAI, it is recommended to take into account as a decision criterion regarding the significance of an environmental aspect (aspecto ambiental) the procedure established in the document called Protocolos de Evaluación (available at\nhttp://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA. html).\n\nIn the event that an Institution does not see\nits environmental aspects (aspectos ambientales) reflected in the document Protocolos de Evaluación (or\ndecides to apply another methodology), it must adopt some procedure to\ndefine the significance of these environmental aspects (aspectos ambientales), which must consider\nat least the following criteria:\n\n. Significance of the impact: based on the\ncriteria of scale of the impact, severity of the impact, probability of\noccurrence, duration of the impact.\n\n. Compliance with the current environmental regulatory framework, as mentioned in the previous section.\n\n. Concerns of interested parties: when\ndefining the significant environmental aspects (aspectos ambientales significativos), it is also important\nto consider the opinion of other actors related to the management of the\nInstitution, such as, for example, clients, suppliers, public opinion,\nneighbors, environmental authorities, or other institutions related to\nthe institutional work.\n\nIt must be emphasized that institutions have\nthe freedom to select the procedure they consider most appropriate to\ndefine the significance of environmental aspects (aspectos ambientales). As an alternative procedure, in case the institution so decides, the\nmethodology for the assessment of environmental impacts in Anexo 2 of\nDecreto Ejecutivo No. 32966-MINAE published in La Gaceta No. 85 of May 4,\n2006 (available on the page http://www.digeca.go.cr/\nlegislacion/legislacion.html) could be used.\n\nIt is important to emphasize that all\nInstitutions must consider the following environmental aspects (aspectos ambientales) as significant within the PGAI:\n\n. Consumption of electrical energy\n\n. Consumption of fossil fuels\n\n. Consumption of water\n\n. Consumption of paper\n\n. Air emissions (from mobile and/or fixed sources)\n\n. Generation of wastewater\n\n. Generation of solid waste (ordinary, hazardous, and special handling)\n\nAll significant environmental aspects (aspectos ambientales significativos)\nmust be included in the PGAI management process, with clear targets, indicators, and measures to prevent, reduce, restore, or compensate them, as\nexplained in the following sections.\n\nStep 5.4. Synthesis of the\ninitial environmental assessment (diagnóstico ambiental)\n\nIn order to generate a synthesis of the\ndeveloped steps, it is recommended to generate a summary that includes all\nthe environmental aspects (aspectos ambientales) that were identified as applicable to the institutional\nwork, and that facilitates the understanding of what the institutional environmental situation is at the time of developing the PGAI (baseline).\n\nAs indicated, to carry out the assessment (diagnóstico)\nit is important, first, to identify all the activities of each\norganization that makes up the institution, and for each activity to identify\nthe environmental aspects (aspectos ambientales) (inputs and outputs or emissions) (see\nfigure 10). Each environmental aspect (aspecto ambiental) must be classified according to its significance\nof impact (high, medium, or low).\n\nSubsequently, the institutional situation in the management of each environmental aspect (aspecto ambiental) must be established. For\nenvironmental aspects (aspectos ambientales) of \"inputs,\" it is suggested to record issues\nsuch as: source or origin, type of material or input, quantity, consumption-saving measures,\nenvironmental criteria in its acquisition, among others that are\napplicable.\n\nFor environmental aspects (aspectos ambientales) of \"outputs or\nemissions,\" it is suggested to consider: source where the waste or emission is generated,\ndescription of the waste, quantity generated, prevention,\nreduction, treatment measures, and form of final disposal.\n\nAs far as possible, quantifiable values for these inputs and outputs must be established. It is recommended for this to keep the Hojas de Registro available at\nhttp://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/PGA-hojasregistro.html9, so\nthat at least the indicators requested in figure 14 can be calculated, for all the organizations of the institution. It must be clear that\nit is essential to establish indicators that allow defining a quantifiable baseline to subsequently monitor the degree of progress of\nthe management of the environmental aspects (aspectos ambientales) applicable to the institution in a determined period of time.\n\n9 Records from at least the last six months must be included.\n\nThe minimum information that must be considered\nin the synthesis of the initial environmental assessment (diagnóstico ambiental) is presented in table 2.\nThere, a hypothetical example is shown for the case of the environmental aspect (aspecto ambiental)\n\"generation of wastewater.\"\n\nStep\n6: Definition of the scope of the PGAI\n\nThe definition of the scope of the PGAI is one of\nthe most important stages of the planning process. For the purposes of this\nguide, the scope of the PGAI will correspond to the delimitation of the\norganizations (buildings) that will be considered within the PGAI; that is,\nthe organizations where objectives will be defined and environmental measures will be implemented. The scope describes the boundaries of the PGAI.\n\nSome criteria that can be\nconsidered for defining the scope of the PGAI are the following:\n\n. Main findings obtained in the\ninstitutional assessment (diagnóstico) (prioritization of organizations where the greatest environmental problems are detected).\n\n. Institutional budget.\n\n. Organizational ease for the\nimplementation of the PGAI.\n\nIn the case of institutions with many\nphysically separate organizations, the execution of the PGAI could be divided\ninto stages, the above under a gradual approach. An example of defining\nthe institutional scope by stages could be the following:\n\n. The first year, work will be done with the\ncentral office building of the institution.\n\n. For the second year, buildings\n#2, #3, and #4 will be included.\n\n. For the third year, buildings\n#5, #6, the laboratories, and the Maintenance Department will be included; completing\nthe totality of organizations that make up the institution within the PGAI.\n\nIt is requested that no later than upon completion of 3 years from the implementation of the PGAI, the totality of\norganizations that make up the institution are considered.\n\nStep 7: Development of the\nenergy assessment (diagnóstico energético) and greenhouse gas inventory\n\nIn step 5 of this guide, the need was indicated\n\nto establish the initial environmental situation\nof the institution to later be able to focus the PGAI on the\npriority organizations (buildings) according to the criteria defined in\nstep 6 (definition of the scope of the PGAI).\n\nAfter defining the scope, a more exhaustive process must be carried out that allows collecting more detailed information from\nthe institution regarding the themes of climate change and energy. These\nspecific assessments (diagnósticos) are: a) Energy Efficiency Assessment (Diagnóstico de Eficiencia Energética) and b)\nGreenhouse Gas (GHG) Emissions Inventory, which are\nsuggested to be carried out in those organizations (buildings) contemplated within\nthe scope of the PGAI.\n\nIn order to prepare the development of\nsaid studies, specific guides were developed that cover each one of\nthe topics; these documents are on the website http://\nwww.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html.\n\nNote: In the event that it is\nconsidered that the Energy Assessment (Diagnóstico Energético) and the GHG Emissions Inventory cannot be developed during the process of formulating\nthe PGAI, they must be included as part of the environmental measures to be developed\nby the institution in the PGAI Implementation process.\n\nStep 8: Define objectives,\ntargets, and environmental indicators\n\nThe next step in the development of the PGAI\nconsists of establishing the environmental objectives, targets, and indicators;\naimed at preventing, mitigating, restoring, or compensating the negative environmental impacts derived from the institutional work.\n\nWhat is an environmental\nobjective?\n\nAn environmental objective is a general environmental aim or purpose, whose origin is based on the environmental policy.\n\nIt constitutes a general action that the\nInstitution takes to achieve a given environmental aim, for example: \"carry out an\nintegrated management of the solid waste generated in the institution,\nwhere the following management principles are applied: avoid, reduce,\nreuse, valorize (recycle, co-process), treat, and dispose, in compliance with the\ncurrent environmental regulations.\" It is very important to consider that to establish\nthe environmental objectives it is necessary to have a preliminary evaluation that\nallows determining if the proposed environmental objective can be met.\n\nIt must be emphasized that clear objectives related to the topics of GHG emission reduction and energy efficiency must be included. These objectives must be measurable, verifiable, and reportable.\n\nWhat is an environmental\ntarget?\n\nThe environmental target is the way in which\nthe environmental objectives are materialized and must be specified in as much detail as possible. Furthermore, it must be clear regarding the achievement to be reached and the period in which it would be reached. An example of environmental targets could be a) Environmental management of 40% of hazardous solid waste within 6 months, b) Environmental management of 70% of hazardous solid waste within 12 months, and c) Management of 100% within 18 months of having started the implementation of the Environmental Management Program (Astorga, 2007). The requirements that environmental objectives and targets must meet are summarized in figure 13.\n\nWhat is an environmental\nindicator?\n\nIndicators are tools that\nquantify environmental information related to the proposed environmental objectives and targets, so that they demonstrate the environmental\nperformance of the Institution and the progress in meeting its targets.\n\nManagement indicators are\nverifiable measures of change or result, designed to have a standard\nagainst which to evaluate, estimate, or demonstrate progress with respect to\nestablished targets. They can also be seen as information to promote\nmotivation among the institutional personnel involved in the PGAI.\n\nIn order to standardize the base indicators\nfor the PGAI at the level of public sector institutions, each\nInstitution must establish at least the indicators presented in figure 14 as\na minimum, in addition to other indicators that allow evaluating compliance with\nenvironmental targets defined for other environmental aspects (aspectos ambientales) considered by the\ninstitution. On the website http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.\nhtml, the methodological sheets can be consulted where it is explained how to establish each of the indicators proposed in said figure; however,\nit must be mentioned that the registration sheets that appear on the site\nindicated above calculate the suggested indicators when the respective consumption data is entered.\n\nStep 9. Define environmental\nmeasures\n\nThe environmental measures or actions are the\nsteps that will be established to achieve the environmental objectives and targets.\nThese can be for prevention, reduction/control, restoration, compensation,\nof a negative environmental impact that is occurring.\n\nAt this point, it is of utmost importance to consider execution criteria that will allow defining the priority for carrying out actions to meet environmental objectives and goals, based on the proposed environmental measures (principle of gradualness). The criteria can be of two types:\n\n1. Technical criteria: allow evaluating whether, for the environmental aspects and impacts identified as significant, there is an improvement option that can actually be applied by the Institution and within what timeframe this improvement can be implemented.\n\n2. Economic criteria: evaluate the cost of the proposed environmental measures as well as the economic capacity of the institution to execute them. It is important to take into account that some environmental measures will allow for subsequent savings; for example, reduction in water and/or electricity consumption, which will be reflected in a decrease in the payment for these services, which can also be an economic criterion to consider in decision-making.\n\nWithin the PGAI, there will be environmental measures of immediate application that do not require a high budget (low execution cost); the development of the PGAI should begin precisely with these measures. On the other hand, there are long-term environmental measures that require significant economic investments; in this case, it is necessary to define their cost and include it in the operational plans and institutional budgets.\n\nTaking these criteria into account, those environmental measures with low technical and economic requirements, that can be implemented in a short timeframe, and that have a high scope in terms of environmental improvements will be of high priority. This does not mean that those requiring larger investments should be set aside.\n\nSimilarly, even if at the time of preparing the PGAI there are control measures for a specific environmental aspect, for example: having a treatment system for wastewater, or low-consumption lighting, the PGAI should also consider concrete actions to maintain these environmental measures both operationally and economically.\n\nFor the definition of environmental measures, it is recommended to consult the \"Environmental Guides for the Public Sector\" (\"Guías Ambientales para el Sector Público\") available at the website http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html. Table 3 presents some examples of environmental measures.\n\nFurthermore, it must be taken into account that non-compliance with objectives and goals would generate a loss of credibility in the PGAI process. It is for this reason that the actions to be developed by the institution must be reflected in the institutional operational plans and their budget (as indicated in Article 12 of Decreto Ejecutivo No. 36499)\n\n10 General environmental measures are indicated; however, these may be more specific depending on the conditions of each institution.\n\nStep 10. Preparation of the PGAI Document\n\nThe institution must capture the PGAI in a document.\n\nThe basic thematic content for the presentation of the PGAI document is detailed in Anexo I 11. It is essential that a summary table is incorporated within the PGAI document, which will correspond to the synthesis of the environmental management (Action Plan) that the institution will carry out, and which also facilitates the evaluation and subsequent follow-up by both the institution and the Evaluating Technical Commission (Comisión Técnica Evaluadora) (MINAET - Ministerio de Salud).\n\n11 Available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html\n\nTable 4 presents a summary with some hypothetical examples. The columns to be included in the table are detailed below:\n\n. Reference environmental theme according to the themes incorporated in the Evaluation Protocols 12 document and that apply to the institution; for example: air management, water management, energy management, etc.\n\n12 Available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html\n\n. Linked environmental aspect; for example: wastewater generation, water consumption, fuel consumption, solid waste generation, electricity consumption, etc.\n\n. Priority or significance of the environmental aspect: high, medium, low impact.\n\n. Objectives, that is, the pursued environmental goal. They must be clear and verifiable. An environmental aspect may contain one or more environmental objectives.\n\n. Clear, detailed goals, for example: reduction of electricity consumption by 15%.\n\n. Estimated timeframe for meeting the proposed goals. For example: achieve a 15% reduction in energy consumption by the end of the second semester of 2012.\n\n. Indicators, clear, quantifiable, verifiable, for example: total electricity consumption (KWh/month), total water consumption (m3/month).\n\n. Environmental measures to be fulfilled. The environmental measures can be detailed in this same table or specific protocols can be developed according to the environmental aspect and annexed to the document.\n\n. Budget, indicating the cost of the investment required to comply with the environmental measures.\n\n. Person responsible within the organization for the application/promotion of the environmental measures.\n\nInstitutions are urged to present a single PGAI, unifying the aspects considered by each of the organizations that comprise it, as mentioned in step 4 regarding the inventory of organizations (installations).\n\nEach Institution must prepare a Sworn Declaration of Environmental Compliance (Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental, DJCA), which consists of a document summarizing the main actions the Institution will take to improve its environmental performance and its commitment to C-Neutrality (C-neutralidad). This declaration can be used as an internal communication document promoting environmental awareness among employees and greater participation in the development of the PGAI. The format for preparing the DJCA is presented in point 4 of Anexo I.\n\nStep 11. Submission of the PGAI Document\n\nThe PGAI document must be submitted (in printed and digital form) to the Directorate of Environmental Quality Management (Dirección de Gestión de Calidad Ambiental, DIGECA) of MINAET (Directorate that will act as a single window according to Article 10 of Decreto Ejecutivo No. 36499). The submission of the PGAI must be made formally by the head of the institution.\n\nNote: This Guide establishes the steps to structure a PGAI composed, among other sections, of a Diagnosis of the Initial Environmental Situation (Diagnóstico de la Situación Ambiental Inicial) and its respective Action Plan, where all environmental aspects inherent to the institutional activity are considered. However, institutions have the option of developing a PGAI that is, in turn, divided into different plans, for example: solid waste management plan, water resource management plan, atmospheric emissions management plan, energy efficiency plan, soil management and conservation plan, among others. So that each plan incorporates a diagnosis of the initial environmental situation and its respective action plan.\n\nSteps for the Preparation of the PGAI\n\n5. Preparation of the PGAI\n\n6. Review of the PGAI Document\n\nDIGECA will be responsible for sending the PGAI in digital form to the other MINAET bodies with competencies in the areas of energy efficiency and climate change for their respective review. Once the review process is completed, the CTE will send a response to the institution within a period of 40 calendar days, integrating the criteria issued by each of the parties that make up the CTE. The PGAI review procedure is presented in figure 15.\n\n7. Follow-up of the PGAI\n\n7.1 Semi-annual progress reports:\n\nAs part of the control mechanisms, each institution must submit a semi-annual progress report (starting from the approval of the PGAI and as indicated in Article 13 of Decreto Ejecutivo No. 36499) using the format available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html. The progress reports may be signed by the PGAI coordinator.\n\n7.2 Follow-up visits:\n\nFor their part, the technicians from the MINAET and Ministerio de Salud units that make up the CTE will coordinate periodic follow-up and guidance visits to the institutions. For this, it is necessary that all documentation prepared as part of the PGAI creation process is safeguarded at the institution, as indicated in the following section.\n\n8. Control and Registration of Documentation\n\n8.1 Document control:\n\nAll documentation prepared as part of the PGAI creation and follow-up process must be safeguarded at the site where the organization is located, by the highest-ranking leadership or by the coordinator of the PGAI Commission at the institution.\n\nSaid documentation must be correctly ordered and labeled, and also duly accessible for review by the authorities, or failing that, by representatives designated by them for its review.\n\n8.2 Documentation registration:\n\nThe registration of information, both consulted and generated during the preparation and execution of the PGAI, is important for following up on the formulation and implementation process. For this reason, all documentation related to the PGAI must be filed in chronological order and safeguarded. It is recommended to register the following information:\n\n1. Decreto Ejecutivo 36499- MS-MINAET Reglamento para la Elaboración de los Programas de Gestión Ambiental Institucional.\n\n2. This guide.\n\n3. The forms, records, and other instruments used to carry out the Initial Environmental Diagnosis of the Institution. Photographs may also be included.\n\n4. History of pertinent records of the Inventory of Greenhouse Gas (GEI) Emissions and other documents related to the Energy Efficiency Diagnosis.\n\n5. Minutes corresponding to coordination meetings and inspection visits carried out by the Comisión Técnica Evaluadora.\n\n6. The different working versions of the PGAI and its final version, as well as the environmental protocols developed, the PGAI summary table, the Sworn Declaration of Environmental Compliance (Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental).\n\n7. Information and historical records of consumption of water, electricity, fuels, paper, waste separation (indicating the destination of the separated waste), and other records used that support the indicators indicated for the follow-up of the PGAI.\n\n8. The Progress Reports submitted to DIGECA, including the documents attached to said report.\n\n9. Any others related to the preparation and implementation of the PGAI.\n\n9. Bibliographic References\nAstorga, A (2007): Manual de Instrucciones para la Elaboración de Planes de Gestión Ambiental en el Sector Público de Costa Rica. Technical Document, Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental, Ministerio de Ambiente y Energía, 104 p.\n\nCEGESTI (2008): Manual para la implementación de Compras Verdes en el sector público de Costa Rica. Technical Document. 52 p.\n\nMinisterio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones. (2009): Estrategia Nacional de Cambio Climático. First Edition. 109 p. Costa Rica.\n\nLeon, Ricardo. Análisis de los Aspectos Ambientales de una Organización. Course for environmental managers and auditors, Centro Nacional de Producción mas Limpia, Colombia. 56 p.\n\nAttention to inquiries and/or suggestions:\n\nFor the attention of inquiries and/or suggestions, these can be made to the email pgai@minaet.go.cr; or at the following offices:\n\n1. Dirección de Gestión de Calidad Ambiental\n\nTelephone: 2257-1839 / 2258-3272\n\nFax: 2258-2820\n\nWebsite: www.digeca.go.cr\n\nLocation: Avenida 18, calles 9 y 9 bis, # 935, costado norte del Liceo de Costa Rica, Plaza González Víquez, San José.\n\n2. Dirección de Cambio Climático\n\nTelephone: 2222-7426\n\nFax: 2222-7426\n\nLocation: Avenida 8 y 10, calle 25. From the Edificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E, frente al edificio central del MINAET, San José.\n\n3. Dirección de Energía\n\nTelephone: 2257-3662\n\nFax: 2257-2434\n\nLocation: Avenida 8 y 10, calle 25. From the Edificio de la Corte Suprema de Justicia 200 E, frente a la Iglesia Votivo Corazón de Jesús. Edificio Central del MINAET, 5th floor, San José.\n\n4. Unidad de Normalización - Dirección de Regulación de la Salud of the Ministerio de Salud.\n\nTelephone 2233-6922\n\nFax: 2255-4512\n\nWebsite: www.ministeriodesalud.go.cr\n\nAddress: Calle 16, Avenida 6 y 8, San José, Costa Rica\n\n10. Glossary\n\nAdaptation: It is the adjustment of human or natural systems in response to projected or real climatic stimuli, or their effects, which can moderate harm or exploit beneficial aspects.\n\nEnvironmental Mainstreaming (Ambientalización) of public administration:\n\nPromotion of continuous improvement in the environmental quality of public entities, which also includes the promotion of awareness-raising actions by public officials on issues of improvement in the quality of the environment.\n\nEnvironment: All the elements that surround the human being, geological elements (rock and minerals); atmospheric system (air); water system (water: surface and underground); edaphological system (soils); biotic elements (living organisms); natural resources, landscape and cultural resources, as well as the socioeconomic elements that affect human beings and their interrelations.\n\nSignificant environmental aspect: For the purposes of this Guide, an environmental aspect shall be understood as that aspect which was considered significant based on the procedures established by the institution.\n\nEnvironmental aspect: Element generated from the activities, products, or services of an organization that has an impact on the environment. For example: consumption of natural resources, hazardous substance management, production of emissions and immissions, waste generation, among others.\n\nClimate change: A change of climate attributed directly or indirectly to human activity that alters the composition of the global atmosphere and which is in addition to natural climate variability observed over comparable time periods (according to the United Nations Framework Convention on Climate Change)\n\nCarbon neutrality (Carbono neutralidad): It is achieved when, through a transparent process of measuring emissions (e), the result of the net calculation of emissions minus internal reductions and/or removals (r), minus compensation (c) equals zero. Expressed as: e - r - c = 0\n\nCO2: Carbon dioxide\n\nCO2e: Carbon dioxide equivalent, physical and/or chemical unit or process that removes GEI from the atmosphere\n\nInstitutional PGAI Commission (Comisión Institucional del PGAI): Commission appointed by the head of the institution, which may be composed of representatives from the environmental, financial, budgetary, planning, occupational health, general services, procurement, vehicle fleet, and communication areas; and which performs functions in the planning, implementation, evaluation, and continuous improvement of the PGAI.\n\nEvaluating Technical Commission (Comisión Técnica Evaluadora): Commission made up of members from the following MINAET units: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental, Dirección Sectorial de Energía, and Dirección de Cambio Climático of MINAET; and by the Ministerio de Salud, which is responsible for the review and follow-up of the PGAI.\n\nSustainable procurement (Compras sustentables): Process by which organizations meet their needs for goods, services, works, and utilities, taking into account in an integrated manner social, economic, and environmental aspects\n\nGreen procurement (Compras verdes): Process by which the need of the institution that gives rise to the purchase is met, without neglecting the environmental impact it will cause.\n\nEnergy conservation: Term used to define a policy that includes measures to be taken to ensure the most efficient use of energy resources. Examples include: energy saving, its rational use, the substitution of one form of energy for another, etc.\n\nElectricity consumption: Amount of electricity in kWh used to convert it into secondary energy or for the production of useful energy.\n\nEnergy consumption: Utilization of energy for its conversion into secondary energy or for the production of useful energy.\n\nSworn Declaration of Environmental Compliance\n(Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental, DJCA): Document that summarizes the main actions the institution will take to improve its environmental performance.\n\nEnergy diagnosis: Conceptualized as the application of a set of techniques that allows determining the degree of efficiency with which energy is used.\n\nDCC: Dirección de Cambio Climático\n\nDIGECA: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental.\n\nDSE: Dirección Sectorial de Energía\n\nGreenhouse effect: The effect generated by gases that trap heat within the Earth's troposphere system.\n\nEnergy efficiency: It is the capacity to achieve the greatest benefits in the final use of energy with the least impact on the environment. It consists of developing strategies and actions to prevent, mitigate, restore, or compensate for environmental impacts inherent to the institutional activity, improving its environmental performance and simultaneously promoting the strengthening of greater environmental awareness.\n\nNational Climate Change Strategy (Estrategia Nacional de Cambio Climático): Government initiative for the issue of climate change, which seeks to respond to the global problem with a national focus, with strong participation from different actors and sectors.\n\nGEI: Greenhouse gases. Atmospheric component, both natural and anthropogenic, that absorbs and emits radiation at specific wavelengths within the spectrum of infrared radiation emitted by the Earth's surface, the atmosphere, and clouds.\n\nEnvironmental Impact: Effect that an activity, work, or project, or any of its actions and components, has on the environment or its constituent elements.\n\nPublic institutions (Instituciones públicas): Ministries, autonomous or semi-autonomous institutions, regional offices, municipalities, and all those units or installations where officials of the Costa Rican State work.\n\nGEI Emissions Inventory: GEI sources, GEI sinks, emissions and removals of GEI from an organization.\n\nISO: International Organization for Standardization (ISO), a body based in Geneva, founded after World War II and consisting of more than 100 member groups or countries. Its main function is to seek the standardization of product and safety standards for companies or organizations at the international level.\n\nBiodegradable materials: Material that can be decomposed relatively quickly by living organisms, the most important of which are aerobic bacteria.\n\nRecyclable materials: Parts of an article that can still be used or processed, in order to obtain the same product or article or a different one, despite having reached the end of its useful life.\n\nReusable materials: Materials that have already fulfilled their function for which they were created, and can therefore be used again for their usual or other functions.\n\nValorizable materials: Those recovered from the ordinary waste stream in order to give them value through their use in specific production processes or for energy recovery.\n\nAll of this with the aim of protecting health and the environment.\n\nContinuous improvement methodology (Metodología de mejora continua): Methodology consisting of four structured steps (plan, do, check, act), following the concept of the continuous improvement cycle.\n\nMetrics: Process by which a set of indicators and measurable, reportable, and verifiable data must be available as a mechanism for follow-up and control.\n\nMS: Ministerio de Salud\n\nMINAET: Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.\n\nMitigation: Anthropogenic intervention to reduce sources or enhance sinks of greenhouse gases.\n\nISO Standards: These are international standards referring to the environmental management of organizations. Their basic objective is to promote the standardization of ways of producing and providing services that protect the environment, minimizing the harmful effects that organizational activities can cause.\n\nInstitutional Environmental Management Program (Programa de Gestión Ambiental Institucional, PGAI):\n\nA PGAI is a planning instrument based on the methodological principles of an Environmental Management System. It starts from an environmental diagnosis of the institutional activity that considers all environmental aspects inherent to the organization, including those related to energy efficiency, waste, and climate change, among other environmental aspects. Based on this diagnosis, measures for the prevention, mitigation, compensation, or restoration of environmental impacts are prioritized, established, and implemented, whether in the short, medium, or long term.\n\n10. Glossary\n\nMaintenance program: Maintenance is understood as the action or set of actions aimed at conserving, preserving, or improving equipment, infrastructure, and installations, without adding additional value to them.\n\nFixed combustion systems (Sistemas de combustión fija): Fixed combustion systems shall be understood as installations or equipment that use fuels that produce waste gases, belonging to industrial, commercial, or public premises, with capacities exceeding 25 liters per hour of any petroleum derivative or one gigajoule per hour of any other fuel.\n\nEnvironmental Management System (Sistema de Gestión Ambiental): Cyclical process of planning, implementation, review, and improvement of the procedures and actions carried out by an organization to perform its activity while ensuring compliance with its environmental objectives.\n\nSinks (Sumideros): Physical and/or chemical unit or process that removes GEI from the atmosphere.\n\nTroposphere: It is the lowest and most important layer for the environment and the human being. Almost all meteorological events and climate manifestations occur within it. Its thickness varies from about 9 km at the poles to about 18 km at the equator.\n\nIn this layer, the temperature decreases by about 6.5°C for each km in altitude. (taken from \"Políticas de cambio climático en Costa Rica, integrando esfuerzos para asumir los retos, UNED, 2010)\n\n11. Anexo I: Basic thematic content for the presentation of the Institutional Environmental Management Program document\n\n1. Cover Page:\n\nWhere the following is described:\n\n. Name of the institution\n\n. Name of the document\n\n. Logos\n\n. Date of preparation\n\n. Persons/department/commission that prepared the document.\n\n2. Index\n\nThis will be the thematic content of the document.\n\n3. Introduction\n\nIn this section, the institution is required to provide general information; therefore, the following must be indicated:\n\n3.1 Background of the institution: Detail the vision and mission of the institution and provide a summary of the activities carried out.\n\n3.2 Organizational chart of the institution: In this diagram, each organization of the public institution must be visualized.\n\n3.3 Composition of the Institutional PGAI Commission (Comisión Institucional del PGAI): The following table must be included:\n\n13 The areas indicated are suggested areas. Each institution will appoint the Institutional Commission according to its structure, seeking the greatest representation of areas / departments / directorates it considers strategic for the implementation of the PGAI.\n\n13 The areas indicated are suggested areas. Each institution will appoint the Institutional Commission according to its structure, seeking the greatest representation of areas / departments / directorates it considers strategic for the implementation of the PGAI.\n\n4. Sworn Declaration of Institutional Environmental Compliance (Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental Institucional, DJCAI):\n\nA Sworn Declaration of Environmental Compliance (Declaración Jurada del Cumplimiento Ambiental) must be made, which must be signed by the highest head of the institution. In this declaration, the head commits to comply with what is stipulated in the PGAI. The DJCA must include the environmental policy (environmental vision and mission, main environmental guidelines, and commitment to C-Neutrality (C-neutralidad)).\n\n5. Initial Environmental Diagnosis (Diagnóstico Ambiental Inicial).\n\nThe table called \"Synthesis of the Initial Environmental Diagnosis\" (\"Síntesis del Diagnóstico Ambiental Inicial\") must be provided, which corresponds to Table 2 of this Guide (see step 5.4, section 5.2.).\n\n6. Scope of the PGAI\n\nThe PGAI document must be very clear about the organizations (buildings) that will be considered within the PGAI. To this end, it is suggested to include an organizational chart of the institution indicating the areas/departments/directorates where the PGAI will be applied.\n\nLikewise, the criteria adopted for defining the scope of the PGAI must be included.\n\n7. Specific diagnoses: Energy Efficiency Diagnosis and Inventory of Greenhouse Gas Emissions (Inventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero).\n\nInclude in this section the following specific diagnoses:\n\n. Energy Efficiency Diagnosis (Diagnóstico en Eficiencia Energética)\n\n. Inventory of Greenhouse Gas Emissions (Inventario de Emisiones de Gases de Efecto Invernadero)\n\nThese diagnoses must be carried out in the organizations (buildings) considered within the scope of the PGAI.\n\nIn the event that it is considered that the Energy Efficiency Diagnosis and the Inventory of Greenhouse Gas Emissions cannot be prepared during the PGAI formulation process, their preparation must be included as part of the environmental measures to be developed by the institution during the PGAI Implementation process.\n\n8. PGAI Action Plan (Plan de Acción del PGAI):\n\nThe established actions will be arranged in the form of a matrix that will constitute the summary or synthesis of the PGAI. The matrix to be included in this section will correspond to Table 4 of this Guide (see step 10 of section 5.2).\n\nThe criteria considered for defining the estimated timeframes for meeting the environmental goals must be indicated in this section.\n\n9. Pending environmental improvement tasks\n\nThis section applies when choosing to leave pending tasks due to various restrictions (time, resources, among others) and/or that are considered in a next phase and are expected to be included in future PGAI.\n\n10. Annexes\n\nMust be attached:\n\na) The qualification results for each environmental aspect (in case the methodology established in the Evaluation Protocols document available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/herramientasPGA.html was adopted).\n\nb) The Record Sheets (Hojas de Registro) for consumption of electricity, fuels, water, paper, solid waste separation, (available at http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/PGA-hojasregistro.html)14.\n\nc) Any other documentation deemed necessary.\n\n11. Anexo I\n\nThematic content for the PGAI document Guide for the Preparation of the Institutional Environmental Management Program (Guía para la Elaboración del Programa de Gestión Ambiental Institucional)\n\n14 Records from at least the last semester must be included.\n\nGuide for the preparation of\n\nInstitutional Environmental\n\nManagement Programs (PGAI)\n\nin the public sector of Costa Rica\n\nGuidance document for\n\nPublic Institutions\n\nSan José, Costa Rica 2011\n\nArticle file\n\nArticle 7º—For the purpose of defining the baseline for the follow-up of this directive, institutions must add the \"Electricity consumption record sheet\" (\"Hoja de registro de consumo de energía eléctrica\") with data corresponding to the year 2013, in the first PGAI progress report following the entry into force of this directive.\n\nArticle file\n\nArticle 8º—For the purposes of follow-up and monitoring of this directive:\n\na) Institutions must submit PGAI progress reports on a semi-annual basis to the Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA) of MINAE, reflecting the measures implemented and following the report template defined on the site indicated in Article 7.\n\nb) The heads of the Ministerio de Hacienda and the Instituto Costarricense de Electricidad, as those responsible for the state institutional procurement systems, CompraRed and MERLINK, must submit semi-annual reports about the purchases made by institutions of goods affected by this directive, to the Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA) of MINAE according to the format defined for this purpose by MINAE.\n\nArticle file\n\nArticle 9º—To faithfully comply with what is established, a period of one month is granted, which will begin on the day following the publication of this Directive, and at the end of which the Heads must inform the Coordinating Minister about the steps taken for the compliance with this directive, so that he may inform the Presidency of the Republic.\n\nArticle file\n\nArticle 10.—Effective from its publication in the Diario Oficial La Gaceta.\n\nGiven in the province of Guanacaste, on the twenty-fifth day of July, two thousand fourteen.\n\nArticle file\n\nDate of generation: 5/5/2026 19:09:08\n\n Go to beginning of document" }