{ "id": "norm-78351", "citation": "La Gaceta N° 216 (Alcance 66), 10/11/2014", "section": "norms", "doc_type": null, "title_es": "Manual de Procedimientos de Catastro y Valoración de la Municipalidad de Heredia", "title_en": "Procedures Manual for Cadastre and Valuation of the Municipality of Heredia", "summary_es": "Este Manual de Procedimientos es un instrumento administrativo y operativo emitido por la Municipalidad de Heredia para fortalecer y estandarizar las funciones de Catastro y Valoración. Su objetivo es detallar de manera ordenada y secuencial las tareas y responsabilidades de los servidores públicos involucrados, precisando su participación, los formatos a utilizar y los procedimientos a seguir. El documento abarca procedimientos clave como la no afectación del impuesto sobre bienes inmuebles, traspaso de bienes inmuebles, valoración de bienes inmuebles, servicio de certificaciones del Registro de la Propiedad, certificación de valor de propiedades y actualización de información de contribuyentes y propiedades. Además, establece los fundamentos legales, el alcance general y obligatorio para las áreas involucradas, y el mecanismo para futuras actualizaciones mediante talleres participativos. El manual busca uniformar rutinas de trabajo, facilitar auditorías, aumentar la eficiencia y servir como guía operativa, contribuyendo así a una gestión más eficaz y transparente de las funciones catastrales y de valoración municipal.", "summary_en": "This Procedures Manual is an administrative and operational instrument issued by the Municipality of Heredia to strengthen and standardize the functions of the Cadastre and Valuation department. Its objective is to detail in an orderly and sequential manner the tasks and responsibilities of the public servants involved, specifying their participation, the forms to be used, and the procedures to be followed. The document covers key procedures such as the property tax exemption for a single property, transfer of real estate, valuation of real estate, certification services from the Property Registry, property value certification, and updating of taxpayer and property information. It also sets out the legal foundations, the general and mandatory scope for the areas involved, and the mechanism for future updates through participatory workshops. The manual aims to standardize work routines, facilitate audits, increase efficiency, and serve as an operational guide, thereby contributing to a more effective and transparent management of municipal cadastre and valuation functions.", "court_or_agency": "", "date": "", "year": "", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "catastro", "valoración", "bienes inmuebles", "impuesto sobre bienes inmuebles", "no afectación", "traspaso", "certificación literal", "avalúo" ], "concept_anchors": [ { "law": "Ley 8114" }, { "law": "Ley 8220" }, { "law": "Ley 4755" }, { "law": "Ley 7794" }, { "law": "Ley 7494" }, { "law": "Ley 7600" }, { "law": "Ley 7509" } ], "keywords_es": [ "catastro", "valoración", "Municipalidad de Heredia", "procedimientos", "bienes inmuebles", "impuesto sobre bienes inmuebles", "no afectación", "traspaso", "certificaciones", "Registro de la Propiedad", "actualización de datos", "manual operativo" ], "keywords_en": [ "cadastre", 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"temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "Recuerde que Control F es una opción que le permite buscar\n en la totalidad del texto\n\n Ir al final del documento\n\n - Usted está en la última versión de la norma\n -\n\n Texto Completo Norma 0\n\n Manual de Procedimientos de Catastro y Valoración de la Municipalidad de\nHeredia\n\nTexto Completo acta: FEF70\n\nMUNICIPALIDAD DE HEREDIA\n\nPROCESO DE CATASTRO Y VALORACIÓN\n\nOBJETIVO DEL MANUAL\n\n \n\nEste Manual de Procedimientos es un instrumento administrativo y\noperativo que tiene por objetivo fortalecer y estandarizar las funciones de Catastro\ny Valoración de la Municipalidad de Heredia, mediante las siguientes acciones:\n\n \n\na)   \nCumplir en\nforma ordenada, secuencial y detallada las tareas y funciones, responsabilidad\nde Catastro y Valoración, o cargos que intervienen, precisando su participación\nen dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las\nactividades institucionales agregadas en procedimientos.\n\nb)   \nUniformar\ny controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración\narbitraria.\n\nc)   \nDeterminar\nen forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.\n\nd)   \nFacilitar\nlas labores de auditoría, la evaluación, control interno y su vigilancia.\n\ne)   \nAumentar\nla eficiencia de las operaciones, con indicación de lo que deben hacer y cómo\ndeben hacerla.\n\nf)    \nAyudar en\nla coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.\n\ng)   \nConstituir\nuna base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los\nsistemas, procedimientos y métodos.\n\nh)   \nIdentificar\nlas responsabilidades de cada uno de los involucrados en la ejecución de las\ntareas.\n\ni)     \nFacilitar\nel control de las actividades.\n\nj)     \nMejorar la\neficiencia y reducción de costos.\n\nk)   \nSistematizar\nlas actividades.\n\nl)     \nServir\ncomo guía de trabajo a ejecutar.\n\nALCANCE DEL MANUAL\n\n \n\nEl presente manual es de observancia general y obligatoria para las\náreas y servidores públicos involucrados en los procedimientos de Catastro y\nValoración de la Municipalidad de Heredia.\n\n \n\nACTUALIZACIONES AL MANUAL\n\n \n\nEn la eventualidad de\nque se requiera adicionar o actualizar algún procedimiento o requerimiento que\nsurja en el futuro, los funcionarios de Catastro y Valoración identificarán, de\nmanera conjunta con el equipo de trabajo, la conveniencia y pertinencia de la\nadición y/o actualización y la necesidad real de incorporarlo al presente\nManual. En caso afirmativo, realizarán un taller participativo, en la que\ndiscutirán y redactarán los principales pasos y responsables del nuevo\nprocedimiento o de la actualización de alguno ya existente. En la medida de lo\nposible, en dicho taller participarán las personas claves Catastro y\nValoración.\n\nFUNDAMENTO LEGAL\n\n \n\nPara efectos del\nManual aplican las siguientes leyes y reglamentos:\n\n \n\nLey de Simplificación y Eficiencias\nTributarias, Ley N° 8114.\n\nProtección al ciudadano del exceso de requisitos\ny trámites administrativos,\nLey N° 8220\n\nCódigo de Normas y procedimientos Tributarios, Ley 4755.\n\nPlan Regulador Municipalidad de Heredia (versión borrador).\n\nCódigo Municipal, Ley N° 7794.\n\nLey de Contratación Administrativa. Ley NO 7494.\n\nLey de Acceso al Espacio Físico, Ley N° 7600, Capítulo IV.\n\nReglamento Sistema De Activos Fijos de la Municipalidad de Heredia.\n\nLey de Bienes Inmuebles 7509, sus reformas (7729) y su reglamento\n\nDirectrices del Órgano de Normalización\nTécnicas\n\nMan'ual de Valores Base Unitarios por Tipología\nConstructiva del Ministerio de\nHacienda.\n\nLey General de Notificaciones\n\n \n\nDEFINICIONES Y SIGLAS\n\nConcejo Municipal: Es el Órgano que conoce como máximo jerarca\ndel gobierno local los recursos de apelación planteados contra las valoraciones\nde bienes inmuebles realizadas por la Oficina de Valoraciones.\n\nÁrea Administrativa-financiera: Unidad municipal encargada de garantizar la\nefectiva prestación de servicios administrativos y financieros de la\nMunicipalidad de Heredia.\n\nMisión: Declaración que enuncia el motivo, propósito, fin o razón de ser de la\nexistencia de la organización.\n\nVisión: Declaración que enuncia lo que la organización desea ser en el futuro.\n\nOrganización Municipal: desde el punto de vista de la estructura interna,\nse divide en los siguientes niveles:\n\nNivel de Gobierno:        Concejo Municipal y Alcalde Municipal\n\nNivel de\nFiscalización: Auditoria\n\nNivel Administrativo:\nContaduría, Tesorería, Secretaria, Catastro, Rentas, Inspección de\nConstrucciones\n\nNivel Operativo:            Obras y Servicios.\n\n \n\nPlan Operativo Anual: Instrumento 'formulado en concordancia con\nlos planes de mediano a largo plazo, definiendo objetivos, metas, indicadores y\nacciones a ejecutar durante el periodo para el cual se define dicho plan.\n\n \n\n \n\nPROCEDIMIENTO DE NO\nAFECTACIÓN\n\n           \n\nObjetivo del Procedimiento               \n\n \n\nLa aplicación del\nArtículo 4 inciso e de la ley del Impuesto sobre Bienes Inmuebles y Artículo 5\ninciso f del\n\nreglamento, el\nbeneficio de contribución de impuesto de un bien único.\n\n \n\nDescripción Narrativa del\n Procedimiento\n\n \n\n| N° | Actividades Proceso de Consulta Juridica | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio\nPresentar una certificación del Registro Nacional en la cual indique cuantas propiedades posee\n(solamente en caso de que la tenga) y retirar el formulario en Catastro | Contribuyente | | 02 |\nCancelar el valor de la certificación en Cajas | Contribuyente | | 03 | Entregar formulario de no\nafectación al contribuyente | Cajero | | 04 | Llenar el formulario y lo presenta a Plataforma para\nsus respectivos vistos buenos | Contribuyente | | 05 | Recibir y revisar con la información\nverificada que se encuentra con los impuestos al día. Se en cuenta al día? No: Paso 6 Si: Paso 7 |\nPlataforma | | 06 | Dirigirse a cajas para cancelar los impuestos debe y se regresa a la plataforma\n| Contribuyente | | 07 | Verificar que la declaración se encuentra actualizada Si: Paso 9 No: Paso 8\n| Plataforma | | 08 | Se traslada a valoración a realizar la declaración de bienes inmuebles. |\nContribuyente | | 09 | Dirigir a la Sala de espera para esperar el resultado de la no afectación. |\nContribuyente | | 10 | Recoger los formularios y realizar la certificación. Posee un solo bien\ninmueble? Si: Paso 11 No: Paso 13. Se rechaza la no afectación | Catastro y valoración | | 11 |\nVerificar que el propietario posee un solo bien inmueble en todo el territorio y se le aplica la no\nafectación en el sistema; se archiva la original | Catastro y valoración | | 12 | Indicarle al\nContribuyente que debe pasar a cajas a cancelar | Catastro y valoración | | 13 | Entregar el\nresultado al contribuyente. Fin. | Catastro y valoración |\n\n \n\nDiagrama de Flujo\n\n \n\n \n\nFormatos\n\n \n\nPROCEDIMIENTO DE TRASPASO DE\nBIENES INMUEBLES\n\nObjetivo del Procedimiento\n\n \n\nActualizar la información catastral y de facturación.\n\n \n\nDescripción Narrativa del\n Procedimiento\n\n \n\n| N° | Actividades Proceso de Consulta Juridica | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio\nSolicitar formulario para el trabajo | Contribuyente | | 02 | Conseguir la certificación literal de\nla finca a traspasar y plano catastro . Para eso el Contribuyente debe traer el número de finca. |\nContribuyente | | 03 | Completar el formulario | Contribuyente | | 04 | Recibir la solicitud de\ntraspaso en el sistema, la cual debe estar completa | Catastro y Valoración | | 05 | Ubicar en forma\nespecífica en el mapa el sector al que pertenece esa propiedad | Catastro y Valoración | | 06 |\nBuscar la ficha respectiva | Catastro y Valoración | | 07 | Actualizar la información en la ficha y\nsistema de facturación. | Catastro y Valoración | | 08 | Ingresar al sistema de facturación |\nCatastro y Valoración | | 09 | Determinar quién o quiénes son los dueños de la propiedad, según lo\nque indica el registro | Catastro y Valoración | | 10 | Anotar el número de cédula de los\npropietarios salientes que están en el sistema y el valor que tiene la propiedad, ya sea completa o\nen derechos, y su porcentaje de posesión. | Catastro y Valoración | | 11 | Verificar los posibles\npendientes que tengan de períodos de pago y si tiene cobro judicial identificados con el número de\nfinca a traspasar, si tiene mas de una finca. | Catastro y Valoración | | 12 | Verificar la\ninformación cuantas fincas y servicios le aparecen al dueño saliente | Catastro y Valoración | | 13\n| Verificar la información de la finca saliente | Catastro y Valoración | | 14 | Digitar al número\nde finca, el nuevo número de cédula del propietario recién creado con toda la información posible |\nCatastro y Valoración | | 15 | Traspasar ese pendiente de la cédula anterior a la nueva cédula\natendiendo los períodos y el valor en que esta reportada la finca del traspaso | Catastro y\nValoración | | 16 | Traspasar el cobro de los servicios urbanos y de bienes inmuebles | Catastro y\nValoración | | 17 | SI el antiguo dueño no posee más propiedades eliminarlo de una vez del sistema.\nFin | Catastro y Valoración |\n\nDiagrama de Flujo\n\n \n\nFormatos\n\nPROCEDIMIENTO DE VALORACION DE\nBIENES INMUEBLES\n\n1.     Objetivo\nDel Procedimiento\n\nQue los valores se encuentren actualizados de plataforma ONT y valores\nde tipologías de Hacienda\n\n2.     Descripción\nNarrativa del Procedimiento\n\n| N° | Actividades Proceso de Consulta Jurídica | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio\nSi la declaración ya ha vencido o el contribuyente no la presenta, ir al paso 15 De lo contrario\ncontinua en paso 2 | Catastro y Valoración | | 02 | Retirar formulario con los requisitos para\npresentar declaración | Contribuyente | | 03 | Proceder a obtener la certificación literal de la\npropiedad, personería jurídica y plano catastro | Contribuyente | | 04 | Llenar el formulario con\nlas indicaciones que vienen al dorso | Contribuyente | | 05 | Con el formulario lleno se presenta en\nla oficina de valoración | Contribuyente | | 06 | Recibir al contribuyente con formulario y\nrequisitos. Procede a revisar que todas las casillas correspondientes estén llenas y se encuentre\ncompletas y sin tachaduras. | Catastro y Valoración | | 07 | Realizar la ubicación del bien en el\nsistema de mapa parcela y también realiza la ubicación del bien en el mapa de valores de zonas\nhomogéneas del distrito y procede a realizar los cálculos en el sistema proporcionado por el órgano\nde Normalización técnico del Ministerio de Hacienda | Catastro y Valoración | | 08 | Imprimir el\nresultado de valoración y entregar al contribuyente | Catastro y Valoración | | 09 | Recibir\nresultado, revisa y avala. ¿Está de acuerdo? Si, Paso 10 No, Paso 11 | Contribuyente | | 10 | Firmar\nel documento y el funcionario de valoración pone la fecha, firma, recibe y es aceptada. Entrega\ncopia al contribuyente. La original se archiva por 5 años y se ingresa al sistema. ( C ) |\nContribuyente | | 11 | Proceder a completar el formulario en la casilla #18 (Valor del terreno,\nconstrucción total) | Catastro y Valoración | | 12 | Indicar que proporcione los valores que el\ncontribuyente considere | Catastro y Valoración | | 13 | Anotar los valores, y entrega a valoración\n| Contribuyente | | 14 | Recibir los valores | Catastro y Valoración | | 15 | Trasladar caso a\nfiscalización | Catastro y Valoración | | 16 | Definir agenda de visita fija fecha y visita a\ncontribuyente | Perito de Inspección | | 17 | Realizar inspección de campo y las mediciones\npertinentes, elaborar el avalúo y remitir informes de valoración | Perito de Inspección | | 18 |\nNotificar al contribuyente el resultado del avalúo | Catastro y Valoración | | 19 | Aceptar o\nrechazar el resultado en un plazo de 15 días hábiles. | Contribuyente | | 20 | ¿Acepta o no\ncontesta? Sí, paso 20 No, paso 22 | Contribuyente | | 21 | Comunicar a Valoración aceptación |\nCatastro y Valoración | | 22 | Apelar ante Tribunal Fiscal Administrativo de Hacienda Si, paso 32\nNo, Apelar ante valoración, paso 23 | Contribuyente | | 23 | Revisar apelación y contestar en un\nplazo no mayor a quince días hábiles. ¿Acepta o no contesta? Sí, paso 24 No, paso 25 | Catastro y\nValoración | | 24 | Ajustar, registrar en la base de datos y comunicar al contribuyente- Fin |\nOficial de Valoración | | 25 | Comunicar al contribuyente la resolución de rechazo de apelación |\nCatastro y Valoración | | 26 | ¿Acepta resolución de valoración? Sí, paso 20 No, paso 27 |\nContribuyente | | 27 | Apelar ante el concejo municipal en un plazo no Mayor a 15 días |\nContribuyente | | 28 | Recibir y resolver la apelación con base en expediente y recomendación de\nvaloración ¿Acepta la apelación? Sí, paso 24 No, paso 29 | Concejo Municipal | | 29 | Comunicar al\ncontribuyente resolución de rechazo del concejo | Secretaria del Concejo | | 30 | ¿Aceptar rechazo\ndel Concejo? Sí, paso 20 No, paso 31 | Contribuyente | | 31 | Apelar ante el Tribunal Fiscal\nAdministrativo de Hacienda | Contribuyente | | 32 | Admitir el recurso, ordenar el envió del\nexpediente al órgano de alzada y emplazar a las partes a presentarse ante dicho órgano | Concejo\nMunicipal | | 33 | Informar a la Sección de Catastro y Valoración la solicitud de apelación ante el\nTribunal Fiscal Administrativo y enviar el expediente a dicho tribunal | Secretaria del Concejo | |\n34 | Presentar alegatos y pruebas pertinentes | Contribuyente Catastro y Valoración | | 35 |\nResolver y comunicar a las partes. (La resolución del Tribunal es definitiva) ¿Resolución favorable\na la Municipalidad? Sí, paso 20 No, paso 24 | Tribunal Fiscal Administrativo de Hacienda |\n\n \n\nDiagrama de flujo\n\n \n\n \n\n4.Formatos\n\n \n\n \n\nPROCEDIMIENTO\nDE SERVICIO DE CERTIFICACIONES DEL REGISTRO DE LA PROPIEDAD\n\n1. Objetivo Del Procedimiento\n\nBrindar servicio de certificaciones de bienes muebles e\ninmuebles, personería jurídica a todos los contribuyentes del país, a efecto de\nfacilitarlo sus trámites tanto en la Municipalidad como en otra organización.\n\n2. Descripción Narrativa del Procedimiento\n\n \n\n \n\n| N° | Descipción | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio Solicitar en el mostrador de\nCatastro la boleta según la información deseada(1) ¿Corresponde a Certificación Índice de Personas?\nSi: Paso 2 No: Paso 6 (1) La información deseada puede ser para: bienes inmuebles, bienes muebles,\nliteral para propiedades, literal para vehículos y personerías jurídicas | Contribuyente | | 02 |\nEntregar el formulario de Índices de Personas | Catastro y Valoración | | 03 | Llenar el formulario\nde: Certificado de Índice de Personas: con el nombre completo, número de cédula e indicar si tiene\nbienes inscritos | Contribuyente | | 04 | Realizar la cancelación de la certificación de acuerdo a\nlos precios establecidos por el Registro Nacional. | Contribuyente | | 05 | Una vez presentado a\ncatastro los funcionarios municipales autorizados por el Registro Nacional realizan la\ncertificación, se imprime, se sella y se entrega al cliente. Fin | Catastro y Valoración | | 06 |\n¿Certificación literal de vehículos? Si: Paso 7 No: Paso 11 | Contribuyente | | 07 | Entregar el\nformulario | Catastro y Valoración | | 08 | Llenar el formulario de Certificación de vehículos, con\nel número de placa, el tipo de vehículo que se refiere | Contribuyente | | 09 | Realizar la\ncancelación de la certificación de acuerdo a los precios establecidos por el Registro Nacional |\nContribuyente | | 10 | Una vez presentado a catastro los funcionarios designados por el Registro\nNacional realizan la certificación, se imprime, se sella y se entrega al cliente. FIN | Catastro y\nValoración | | 11 | ¿Certificación literal de bienes? Si: Paso 12 No: Paso 16 | Contribuyente | | 12\n| Entregar el formulario. El contribuyente debe traer el número de la finca | Catastro y Valoración\n| | 13 | Llenar el formulario de certificación literal de bienes inmuebles, con la provincia de la\nfinca, el folio Real y el número de Derecho. Esta información la debe traer el contribuyente y se\nencuentra en la escritura de la propiedad. | Contribuyente | | 14 | Realizar la cancelación de la\ncertificación de acuerdo a los precios establecidos por el Registro Nacional | Contribuyente | | 15\n| Una vez presentado a catastro los funcionarios municipales autorizados por el Registro Nacional\nrealizan la certificación, se imprime, se sella y se entrega al cliente. FIN | Catastro y Valoración\n| | 16 | Si: Paso 17 No: Paso 21 | Contribuyente | | 17 | Entrega el formulario | Catastro y\nValoración | | 18 | Llenar el formulario de no tenencia de vehículos, con el nombre completo y\ncédula. | Contribuyente | | 19 | Realizar la cancelación de la certificación de acuerdo a los\nprecios establecidos por el Registro Nacional. | Contribuyente | | 20 | Una vez presentado a\ncatastro los funcionarios municipales autorizados por el Registro Nacional realizan la\ncertificación, se imprime, se sella y se entrega al cliente. FIN | Catastro y Valoración | | 21 |\nSolicitar personería jurídica, debe indicar claramente el número de la cédula jurídica la cual\nquiere obtener la personería. | Contribuyente | | 22 | Entregar el formulario | Catastro y\nValoración | | 23 | Realizar la cancelación de la certificación de acuerdo a los precios\nestablecidos por el Registro Nacional | Contribuyente | | 24 | Una vez presentado a catastro los\nfuncionarios municipales autorizados por el Registro Nacional realizan la certificación, se imprime,\nse sella y se entrega al cliente. FIN. | Catastro y Valoración |\n\n \n\n3.     Diagrama\nde Flujo\n\n \n\n \n\n4.     Formatos\n\n \n\n \n\n \n\nPROCEDIMIENTO DE CERTIFICACION DE VALOR DE PROPIEDADES\n\n \n\n1. Objetivo Del Procedimiento\n\nBrindar servicio de certificación del valor de las\npropiedades a los contribuyentes de la Municipalidad de Heredia.\n\n2. Descripción Narrativa del Procedimiento\n\n \n\n \n\n \n\n| N° | Descipción | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio Solicitar el formulario\nrespectivo. Todos los requisitos se indican en dicho formulario | Contribuyente | | 02 | Comprar los\ntimbres de 25 colones en Tesorería y ahí mismo cancelar los timbres de la certificación literal |\nContribuyente | | 03 | Llenar formulario con los requisitos y llevar la documentación a Plataforma\npor el visto bueno de Servicios Tributarios, para saber que se encuentra al día. ¿Contribuyente se\nencuentra al día? Sí, paso 05 No, paso 04 | Contribuyente | | 04 | Cancelar el pago para estar al\ndía? Sí, paso 05 No, paso 04 | Contribuyente | | 05 | Entregar el formulario a Catastro junto con\ntodos los requisitos | Contribuyente | | 06 | Ubicar la finca en el mapa y parcela | Catastro y\nvaloración | | 07 | Elaborar carta dirigida a secretaría del Concejo para que certifique | Catastro\ny valoración | | 08 | Recibir la carta, certificar y devolver a Catastro y Valoración | Secretaría\ndel Concejo | | 09 | Entregar certificado al contribuyente(2) (2) Si no es el propietario quien\nretira dicha certificación, deberá adjuntar copia de la cédula de ambos (del propietario y de quien\nretira) y una nota donde el propietario autoriza a dicha persona a retirar el formulario. En caso de\nque sea una persona fallecida, adjuntar el acta de defunción. Si los propietarios son sociedades, la\ncarta debe firmarla el representante legal y adjuntar la personería y copia de la cédula. FIN |\nCatastro y valoración |\n\n \n\n3. Diagrama de Flujo\n\n \n\nPROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN\nDE CONTRIBUYENTES Y PROPEDADES\n\n \n\n1. Objetivo Del Procedimiento\n\nBrindar el servicio de actualización de la información de las\npropiedades y los contribuyentes de la Municipalidad de Heredia.\n\n \n\n2. Descripción Narrativa del Procedimiento\n\n \n\n \n\n| N° | Descipción | Responsable(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Inicio Actualización por parte del\ncontribuyente Si, Paso 03 No, Paso 02 | Contribuyente | | 02 | Se trata de inclusión de\nactualización de fincas por ampliación de servicios o fincas nuevas Si, Paso 09 No, Paso 03 |\nContribuyente | | 03 | Solicitar en Catastro y Valoración el formulario para ingresar la información\npersonal y de la propiedad | Contribuyente | | 04 | Llenar y entregar a Catastro y Valoración el\nformulario correspondiente con la información personal y de la propiedad y requisitos completos que\nse indican en dichos formularios | Contribuyente | | 05 | Verificar si los datos del formulario\nestán completos Si, Paso 06 No, Paso 04 | Catastro y Valoración | | 06 | Verificar si corresponde a\nuna declaración voluntaria Si, Paso 09 No, Paso 07 | Catastro y Valoración | | 07 | Verificar si\ncorresponde al registro de una nueva finca Si, Paso 08 No, Paso 11 | Catastro y Valoración | | 08 |\nIncluir nueva finca en la base de datos | Catastro y Valoración | | 09 | Actualizar información de\nla propiedad, el contribuyente, los servicios que brindara la Municipalidad y los cobros que deben\nrealizarse (3) (3) Estos servicios incluyen: cobro de impuesto de bienes inmuebles, recolección de\nbasura, limpieza de calles y mantenimiento de parques | Catastro y Valoración | | 10 | Entregar a\ncontribuyente, copia de la actualización. Fin | Catastro y Valoración | | 11 | ¿Corresponde a un\npermiso de construcción o uso de suelos? Si, Paso 12 No, Paso 15 | Catastro y Valoración | | 12 |\nObtener de Catastro la copia del permiso otorgado al contribuyente | Catastro y Valoración | | 13 |\nRealizar inspección rutinaria para actualización de datos | Inspectores | | 14 | Realizar cálculos y\navalúo. | Inspectores | | 15 | Determinar servicios que se deben modificar, incluir o excluir. Ir a\npaso 09 | Catastro y Valoración |\n\n \n\n3.Diagrama de Flujo\n\n \n\n \n\n5.Formatos\n\n \n\n \n\n Ficha articulo\n\nFecha de generación: 5/5/2026 19:15:34\n\n Ir al principio del documento", "body_en_text": "Remember that Control F is an option that allows you to search\nin the entire text\n\nGo to the end of the document\n\n- You are on the latest version of the regulation\n-\n\nComplete Text Regulation 0\n\nCadastre and Valuation Procedures Manual of the Municipality of\nHeredia\n\nComplete Text record: FEF70\n\nMUNICIPALITY OF HEREDIA\n\nCADASTRE AND VALUATION PROCESS\n\nMANUAL OBJECTIVE\n\nThis Procedures Manual is an administrative and\noperational instrument whose objective is to strengthen and standardize the Cadastre\nand Valuation functions of the Municipality of Heredia, through the following actions:\n\na) To fulfill in an orderly, sequential, and detailed manner the tasks and functions, the responsibility\nof Cadastre and Valuation, or the positions involved, specifying their participation in said operations and the formats to be used for carrying out the institutional activities aggregated into procedures.\n\nb) To standardize and control compliance with work routines and avoid their arbitrary alteration.\n\nc) To determine in a simpler way the responsibilities for failures or errors.\n\nd) To facilitate audit work, evaluation, internal control, and their oversight.\n\ne) To increase the efficiency of operations, indicating what must be done and how it must be done.\n\nf) To assist in work coordination and avoid duplication of functions.\n\ng) To constitute a basis for the subsequent analysis of work and the improvement of systems, procedures, and methods.\n\nh) To identify the responsibilities of each person involved in the execution of tasks.\n\ni) To facilitate the control of activities.\n\nj) To improve efficiency and reduce costs.\n\nk) To systematize activities.\n\nl) To serve as a work guide to be executed.\n\nMANUAL SCOPE\n\nThis manual is of general and mandatory observance for the\nareas and public servants involved in the Cadastre and Valuation procedures of the Municipality of Heredia.\n\nMANUAL UPDATES\n\nIn the event that it is necessary to add or update any procedure or requirement that\narises in the future, the Cadastre and Valuation officials will identify, jointly with the work team, the convenience and relevance of the addition and/or update and the real need to incorporate it into this Manual. If affirmative, they will hold a participatory workshop, in which they will discuss and draft the main steps and responsible parties for the new procedure or the update of an existing one. As far as possible, key Cadastre and Valuation personnel will participate in said workshop.\n\nLEGAL BASIS\n\nFor the purposes of the Manual, the following laws and regulations apply:\n\nTax Simplification and Efficiencies Law, Law No. 8114.\n\nProtection of Citizens from the Excess of Administrative Requirements and Procedures,\nLaw No. 8220\n\nTax Code of Norms and Procedures, Law 4755.\n\nHeredia Municipality Regulatory Plan (draft version).\n\nMunicipal Code, Law No. 7794.\n\nAdministrative Procurement Law. Law No. 7494.\n\nAccess to Physical Space Law, Law No. 7600, Chapter IV.\n\nFixed Asset System Regulations of the Municipality of Heredia.\n\nReal Estate Law 7509, its amendments (7729) and its regulations\n\nDirectives of the Technical Standardization Body\n\nManual of Unit Base Values by Construction Typology of the Ministry of\nFinance.\n\nGeneral Notifications Law\n\nDEFINITIONS AND ACRONYMS\n\nMunicipal Council: It is the Body that, as the highest authority of the local government, hears the appeals filed against the real estate valuations carried out by the Valuation Office.\n\nAdministrative-Financial Area: Municipal unit responsible for guaranteeing the effective provision of administrative and financial services of the Municipality of Heredia.\n\nMission: A declaration that states the motive, purpose, end, or raison d'être of the organization's existence.\n\nVision: A declaration that states what the organization wishes to be in the future.\n\nMunicipal Organization: from the point of view of internal structure, is divided into the following levels:\n\nGovernment Level: Municipal Council and Municipal Mayor\n\nOversight Level: Audit\n\nAdministrative Level: Accounting, Treasury, Secretariat, Cadastre, Revenue, Construction Inspection\n\nOperational Level: Works and Services.\n\nAnnual Operational Plan: An instrument formulated in accordance with medium- to long-term plans, defining objectives, goals, indicators, and actions to be executed during the period for which said plan is defined.\n\nPROCEDURE FOR NON-AFFECTATION\n\nObjective of the Procedure\n\nThe application of Article 4, subsection e, of the Real Estate Tax Law and Article 5, subsection f, of the\n\nregulations, the tax contribution benefit for a single property.\n\nNarrative Description of the Procedure\n\n| No. | Legal Inquiry Process Activities | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start\nSubmit a certification from the National Registry indicating how many properties are owned (only in the case that one is owned) and pick up the form in Cadastre | Taxpayer | | 02 | Pay the certification fee at the Cashiers | Taxpayer | | 03 | Deliver the non-affectation form to the taxpayer | Cashier | | 04 | Fill out the form and submit it to the Platform for its respective approvals | Taxpayer | | 05 | Receive and review with verified information to confirm that taxes are up to date. Are taxes up to date? No: Step 6 Yes: Step 7 | Platform | | 06 | Go to the cashiers to pay the taxes owed and return to the platform | Taxpayer | | 07 | Verify that the declaration is up to date Yes: Step 9 No: Step 8 | Platform | | 08 | Move to valuation to file the real estate declaration. | Taxpayer | | 09 | Go to the Waiting Room to wait for the result of the non-affectation. | Taxpayer | | 10 | Collect the forms and perform the certification. Does the taxpayer own a single real estate property? Yes: Step 11 No: Step 13. The non-affectation is rejected | Cadastre and Valuation | | 11 | Verify that the owner possesses a single real estate property in the entire territory and apply the non-affectation in the system; the original is archived | Cadastre and Valuation | | 12 | Instruct the Taxpayer to go to the cashiers to pay | Cadastre and Valuation | | 13 | Deliver the result to the taxpayer. End. | Cadastre and Valuation |\n\nFlowchart\n\nFormats\n\nREAL ESTATE TRANSFER PROCEDURE\n\nObjective of the Procedure\n\nTo update cadastral and billing information.\n\nNarrative Description of the Procedure\n\n| No. | Legal Inquiry Process Activities | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start\nRequest a form for the process | Taxpayer | | 02 | Obtain the certified literal transcript of the property to be transferred and the cadastral map. For this, the Taxpayer must provide the property number. | Taxpayer | | 03 | Complete the form | Taxpayer | | 04 | Receive the transfer request in the system, which must be complete | Cadastre and Valuation | | 05 | Specifically locate on the map the sector to which that property belongs | Cadastre and Valuation | | 06 | Locate the respective file | Cadastre and Valuation | | 07 | Update the information in the file and billing system. | Cadastre and Valuation | | 08 | Log into the billing system | Cadastre and Valuation | | 09 | Determine who the owner(s) of the property is/are, according to registry information | Cadastre and Valuation | | 10 | Note the ID number of the outgoing owners present in the system and the value of the property, whether whole or in rights, and their ownership percentage. | Cadastre and Valuation | | 11 | Verify any potential outstanding balances for payment periods and if there is a judicial collection identified with the property number to be transferred, if there is more than one property. | Cadastre and Valuation | | 12 | Verify the information on how many properties and services appear for the outgoing owner | Cadastre and Valuation | | 13 | Verify the information of the outgoing property | Cadastre and Valuation | | 14 | Enter into the system for the property number, the new ID number of the newly created owner as completely as possible | Cadastre and Valuation | | 15 | Transfer that pending balance from the previous ID to the new ID, attending to the periods and the value at which the transferred property is reported | Cadastre and Valuation | | 16 | Transfer the collection for urban services and real estate | Cadastre and Valuation | | 17 | If the former owner has no more properties, delete them from the system immediately. End | Cadastre and Valuation |\n\nFlowchart\n\nFormats\n\nREAL ESTATE VALUATION PROCEDURE\n\n1. Procedure Objective\n\nThat the values are updated from the ONT platform and the Treasury typology values.\n\n2. Narrative Description of the Procedure\n\n| No. | Legal Inquiry Process Activities | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start\nIf the declaration has already expired or the taxpayer does not file it, go to step 15 Otherwise, continue to step 2 | Cadastre and Valuation | | 02 | Pick up the form with the requirements for filing a declaration | Taxpayer | | 03 | Proceed to obtain the certified literal transcript of the property, legal status, and cadastral map | Taxpayer | | 04 | Fill out the form with the instructions provided on the reverse | Taxpayer | | 05 | With the form filled out, present it at the valuation office | Taxpayer | | 06 | Receive the taxpayer with the form and requirements. Proceed to review that all corresponding boxes are filled in and that the form is complete and without erasures. | Cadastre and Valuation | | 07 | Perform the location of the property in the parcel map system and also locate the property on the homogeneous zone value map of the district and proceed to perform the calculations in the system provided by the Technical Standardization Body of the Ministry of Finance | Cadastre and Valuation | | 08 | Print the valuation result and deliver it to the taxpayer | Cadastre and Valuation | | 09 | Receive the result, review and endorse it. Do you agree? Yes, Step 10 No, Step 11 | Taxpayer | | 10 | Sign the document and the valuation official enters the date, signs, receives it, and it is accepted. A copy is given to the taxpayer. The original is archived for 5 years and entered into the system. ( C ) | Taxpayer | | 11 | Proceed to complete the form in box #18 (Land value, total construction) | Cadastre and Valuation | | 12 | Request that the taxpayer provide the values they deem appropriate | Cadastre and Valuation | | 13 | Record the values, and deliver them to valuation | Taxpayer | | 14 | Receive the values | Cadastre and Valuation | | 15 | Forward the case to inspection | Cadastre and Valuation | | 16 | Define an inspection visit schedule, set a date, and visit the taxpayer | Inspection Expert | | 17 | Conduct a field inspection and the pertinent measurements, prepare the appraisal, and submit valuation reports | Inspection Expert | | 18 | Notify the taxpayer of the appraisal result | Cadastre and Valuation | | 19 | Accept or reject the result within a period of 15 business days. | Taxpayer | | 20 | Do they accept or not respond? Yes, step 20 No, step 22 | Taxpayer | | 21 | Communicate acceptance to Valuation | Cadastre and Valuation | | 22 | Appeal before the Tax Administrative Court of Finance Yes, step 32 No, Appeal before valuation, step 23 | Taxpayer | | 23 | Review the appeal and respond within a period no longer than fifteen business days. Do they accept or not respond? Yes, step 24 No, step 25 | Cadastre and Valuation | | 24 | Adjust, register in the database, and communicate to the taxpayer - End | Valuation Officer | | 25 | Communicate the appeal rejection resolution to the taxpayer | Cadastre and Valuation | | 26 | Do they accept the valuation resolution? Yes, step 20 No, step 27 | Taxpayer | | 27 | Appeal before the municipal council within a period no longer than 15 days | Taxpayer | | 28 | Receive and resolve the appeal based on the file and valuation recommendation. Is the appeal accepted? Yes, step 24 No, step 29 | Municipal Council | | 29 | Communicate to the taxpayer the council's rejection resolution | Council Secretary | | 30 | Accept the Council's rejection? Yes, step 20 No, step 31 | Taxpayer | | 31 | Appeal before the Tax Administrative Court of Finance | Taxpayer | | 32 | Admit the appeal, order the file to be sent to the appellate body, and summon the parties to appear before said body | Municipal Council | | 33 | Inform the Cadastre and Valuation Section of the appeal request before the Tax Administrative Court and send the file to said court | Council Secretary | | 34 | Present arguments and pertinent evidence | Taxpayer Cadastre and Valuation | | 35 | Resolve and communicate to the parties. (The Court's resolution is final) Is the resolution favorable to the Municipality? Yes, step 20 No, step 24 | Tax Administrative Court of Finance |\n\nFlowchart\n\n4. Formats\n\nPROCEDURE FOR PROPERTY REGISTRY CERTIFICATION SERVICES\n\n1. Procedure Objective\n\nTo provide certification services for movable and immovable property, and legal status to all taxpayers in the country, in order to facilitate their procedures both at the Municipality and in other organizations.\n\n2. Narrative Description of the Procedure\n\n| No. | Description | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start Request at the Cadastre counter the form according to the desired information (1) Does it correspond to a Person Index Certification? Yes: Step 2 No: Step 6 (1) The desired information can be for: real estate, movable property, literal transcripts for properties, literal transcripts for vehicles, and legal statuses. | Taxpayer | | 02 | Deliver the Person Index form | Cadastre and Valuation | | 03 | Fill out the Person Index Certificate form: with full name, ID number, and indicate if there are registered assets | Taxpayer | | 04 | Pay for the certification according to the prices established by the National Registry. | Taxpayer | | 05 | Once presented to Cadastre, the municipal officials authorized by the National Registry perform the certification, it is printed, stamped, and delivered to the client. End | Cadastre and Valuation | | 06 | Literal vehicle certification? Yes: Step 7 No: Step 11 | Taxpayer | | 07 | Deliver the form | Cadastre and Valuation | | 08 | Fill out the Vehicle Certification form, with the license plate number, and the type of vehicle referenced | Taxpayer | | 09 | Pay for the certification according to the prices established by the National Registry | Taxpayer | | 10 | Once presented to Cadastre, the officials designated by the National Registry perform the certification, it is printed, stamped, and delivered to the client. END | Cadastre and Valuation | | 11 | Literal property certification? Yes: Step 12 No: Step 16 | Taxpayer | | 12 | Deliver the form. The taxpayer must provide the property number | Cadastre and Valuation | | 13 | Fill out the literal real estate certification form, with the property's province, the Real Folio, and the Right number. This information must be provided by the taxpayer and is found in the property deed. | Taxpayer | | 14 | Pay for the certification according to the prices established by the National Registry | Taxpayer | | 15 | Once presented to Cadastre, the municipal officials authorized by the National Registry perform the certification, it is printed, stamped, and delivered to the client. END | Cadastre and Valuation | | 16 | Yes: Step 17 No: Step 21 | Taxpayer | | 17 | Deliver the form | Cadastre and Valuation | | 18 | Fill out the non-ownership of vehicles form, with full name and ID. | Taxpayer | | 19 | Pay for the certification according to the prices established by the National Registry. | Taxpayer | | 20 | Once presented to Cadastre, the municipal officials authorized by the National Registry perform the certification, it is printed, stamped, and delivered to the client. END | Cadastre and Valuation | | 21 | Request legal status, must clearly indicate the legal ID number for which the status certification is desired. | Taxpayer | | 22 | Deliver the form | Cadastre and Valuation | | 23 | Pay for the certification according to the prices established by the National Registry | Taxpayer | | 24 | Once presented to Cadastre, the municipal officials authorized by the National Registry perform the certification, it is printed, stamped, and delivered to the client. END. | Cadastre and Valuation |\n\n3. Flowchart\n\n4. Formats\n\nPROPERTY VALUE CERTIFICATION PROCEDURE\n\n1. Procedure Objective\n\nTo provide property value certification services to the taxpayers of the Municipality of Heredia.\n\n2. Narrative Description of the Procedure\n\n| No. | Description | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start Request the respective form. All requirements are indicated on said form | Taxpayer | | 02 | Purchase stamps of 25 colones at the Treasury and cancel the literal certification stamps there as well | Taxpayer | | 03 | Fill out the form with the requirements and take the documentation to the Platform for Tax Services approval, to verify they are up to date. Is the taxpayer up to date? Yes, step 05 No, step 04 | Taxpayer | | 04 | Pay the amount due to be up to date? Yes, step 05 No, step 04 | Taxpayer | | 05 | Deliver the form to Cadastre along with all the requirements | Taxpayer | | 06 | Locate the property on the map and parcel | Cadastre and Valuation | | 07 | Draft a letter addressed to the Council's secretariat for certification | Cadastre and Valuation | | 08 | Receive the letter, certify, and return to Cadastre and Valuation | Council Secretariat | | 09 | Deliver the certificate to the taxpayer (2) (2) If it is not the owner who picks up said certification, they must attach a copy of both parties' IDs (the owner's and the person picking it up) and a note where the owner authorizes said person to pick up the form. In case the person is deceased, attach the death certificate. If the owners are corporations, the letter must be signed by the legal representative and attach the legal status and copy of their ID. END | Cadastre and Valuation |\n\n3. Flowchart\n\nPROCEDURE FOR UPDATING TAXPAYER AND PROPERTY INFORMATION\n\n1. Procedure Objective\n\nTo provide the service of updating property and taxpayer information for the Municipality of Heredia.\n\n2. Narrative Description of the Procedure\n\n| No. | Description | Responsible Party(s) | | --- | --- | --- | | 01 | Start Update by the taxpayer Yes, Step 03 No, Step 02 | Taxpayer | | 02 | It involves the inclusion of property updates due to service expansion or new properties Yes, Step 09 No, Step 03 | Taxpayer | | 03 | Request from Cadastre and Valuation the form to enter personal and property information | Taxpayer | | 04 | Fill out and deliver to Cadastre and Valuation the corresponding form with the personal and property information and the complete requirements indicated on said forms | Taxpayer | | 05 | Verify if the form data is complete Yes, Step 06 No, Step 04 | Cadastre and Valuation | | 06 | Verify if it corresponds to a voluntary declaration Yes, Step 09 No, Step 07 | Cadastre and Valuation | | 07 | Verify if it corresponds to the registration of a new property Yes, Step 08 No, Step 11 | Cadastre and Valuation | | 08 | Include the new property in the database | Cadastre and Valuation | | 09 | Update property and taxpayer information, the servitudes to be provided by the Municipality, and the charges that must be made (3) (3) These services include: real estate tax collection, garbage collection, street sweeping, and park maintenance | Cadastre and Valuation | | 10 | Give the taxpayer a copy of the update. End | Cadastre and Valuation | | 11 | Does it correspond to a construction or land-use permit? Yes, Step 12 No, Step 15 | Cadastre and Valuation | | 12 | Obtain from Cadastre a copy of the permit granted to the taxpayer | Cadastre and Valuation | | 13 | Perform a routine inspection for data updating | Inspectors | | 14 | Perform calculations and appraisal. | Inspectors | | 15 | Determine services that must be modified, included, or excluded. Go to step 09 | Cadastre and Valuation |\n\n3. Flowchart\n\n5. Formats\n\nArticle file\n\nDate of generation: 5/5/2026 19:15:34\n\nGo to the beginning of the document" }