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  "id": "norm-78495",
  "citation": "Acuerdo 359",
  "section": "norms",
  "doc_type": "agreement",
  "title_es": "Reforma al Reglamento de Denuncias de la Auditoría Interna del INCOPESCA",
  "title_en": "Amendment to the INCOPESCA Internal Audit Complaint Regulation",
  "summary_es": "Este acuerdo modifica el Reglamento de Recibo de Denuncias de la Auditoría Interna del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA). La reforma ajusta los artículos 5, 11 y 18 e introduce los artículos 7 bis y 11 bis. Se establece que las denuncias pueden presentarse en oficinas centrales o regionales o por medios electrónicos, y que el auditor interno valorará su admisibilidad. Se refuerza la confidencialidad del denunciante y la integridad documental. Tras la investigación, la Auditoría Interna comunicará los resultados al jerarca cuando haya posible responsabilidad administrativa, y al Ministerio Público si se detecta un posible ilícito. También se informará al denunciante después de que el jerarca conozca los resultados. Se dispone que el expediente de papeles de trabajo no contendrá la denuncia original y se custodiará en el archivo de gestión con medidas de seguridad. La modificación responde a disposiciones de la Contraloría General de la República en informe DFOE-EC-IF-04-2014.",
  "summary_en": "This agreement amends the Internal Audit Complaint Regulation of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture (INCOPESCA). It modifies Articles 5, 11, and 18 and introduces Articles 7 bis and 11 bis. Complaints may now be filed at central or regional offices or via electronic means, and the internal auditor will assess their admissibility. The amendment reinforces the confidentiality of the complainant and the integrity of documents. After investigation, the Internal Audit will report results to the head of the institution if potential administrative liability exists, and to the Public Prosecutor's Office if a potential criminal act is detected. The complainant will also be informed after the head learns of the results. The working papers file shall not contain the original complaint and will be kept in the management archive under security measures. This reform follows recommendations from the Comptroller General's report DFOE-EC-IF-04-2014.",
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  "date": "10/10/2014",
  "year": "2014",
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    "denuncia",
    "Auditoría Interna",
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    "INCOPESCA",
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    "INCOPESCA",
    "Internal Audit",
    "complaints",
    "confidentiality",
    "investigation",
    "administrative liability",
    "Public Prosecutor",
    "complainant"
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  "excerpt_es": "Artículo 5º-Recibo de denuncia. La Auditoría Interna recibirá las denuncias en las oficinas centrales del INCOPESCA, o en cualquiera de las direcciones u oficinas regionales, o cualquier otro medio electrónico con que cuente la Auditoría las cuales deberán venir dirigidas directamente hacia la Auditoría Interna. El auditor interno valorará la admisibilidad de las denuncias presentadas.\n\nArtículo 11 bis.-Del archivo de los papeles de trabajo generados de la atención de la denuncia. El personal de la Auditoría se asegura que dentro del expediente de los papeles de trabajo no se incluya la denuncia.\n\nArtículo 11.-De la comunicación de los resultados de la investigación producto de las denuncias. La Auditoría Interna informará dependiendo de los resultados de la investigación, al jerarca en los casos donde se determine una eventual responsabilidad administrativa; al Ministerio Público cuando se determine que se está en presencia de un eventual hecho ilícito sobre el resultado de la investigación producto de la denuncia.",
  "excerpt_en": "Article 5 – Receipt of complaints. The Internal Audit will receive complaints at INCOPESCA’s central offices, or at any of the regional offices or addresses, or by any electronic means available to the Audit, which must be addressed directly to the Internal Audit. The internal auditor will assess the admissibility of the complaints filed.\n\nArticle 11 bis – Archiving of working papers generated from handling the complaint. The Audit staff shall ensure that the complaint is not included in the working papers file.\n\nArticle 11 – Communication of investigation results arising from complaints. Based on the investigation results, the Internal Audit shall inform the head of the institution in cases where potential administrative liability is determined; and the Public Prosecutor’s Office when it is determined that a potential criminal act is present regarding the investigation result arising from the complaint.",
  "outcome": {
    "label_en": "Active norm",
    "label_es": "Norma vigente",
    "summary_en": "The INCOPESCA Board of Directors approved amendments to several articles of the Internal Audit Complaint Regulation, updating procedures for receipt, confidentiality, reporting of results, and archiving, in compliance with recommendations from the Comptroller General.",
    "summary_es": "La Junta Directiva del INCOPESCA aprobó la modificación de varios artículos del Reglamento de Recibo de Denuncias de la Auditoría Interna, actualizando procedimientos de recepción, confidencialidad, comunicación de resultados y archivo, en cumplimiento de recomendaciones de la Contraloría General."
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  "pull_quotes": [
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      "context": "Artículo 7 bis",
      "quote_en": "The internal auditor shall safeguard all complaints filed, ensuring the confidentiality of the complainant and the integrity of the documents comprising the complaint.",
      "quote_es": "El auditor interno tendrá bajo resguardo todas las denuncias presentadas donde se asegure la confidencialidad del denunciante e integridad de los documentos que componen la denuncia."
    },
    {
      "context": "Artículo 11",
      "quote_en": "Based on the investigation results, the Internal Audit shall inform the head of the institution in cases where potential administrative liability is determined; and the Public Prosecutor’s Office when it is determined that a potential criminal act is present regarding the investigation result arising from the complaint.",
      "quote_es": "La Auditoría Interna informará dependiendo de los resultados de la investigación, al jerarca en los casos donde se determine una eventual responsabilidad administrativa; al Ministerio Público cuando se determine que se está en presencia de un eventual hecho ilícito sobre el resultado de la investigación producto de la denuncia."
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  "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=78495&strTipM=TC&nValor3=0",
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  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 359\n\n                        Reforma Reglamento para la Atención de Denuncias Planteadas ante la\nAuditoría Interna del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (AJDIP/302-2006)\n\nTexto Completo acta: FF8DB\n\nINSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA\n\nY ACUICULTURA\n\nAJDIP/359-2014.-Puntarenas, a los diez días del mes de\noctubre del dos mil catorce.\n\nConsiderando:\n\n1º-Que habiéndose presentado por parte del Sr. Auditor\nInterno, la propuesta de modificación al Reglamento de recibo de denuncias de\nla Auditoría Interna, el cual responde al cumplimiento de la disposición 4.10\ndel informe DFOE-EC-IF-04-2014 \"Auditoría de Carácter Especial ejecutada en el\nInstituto Costarricense de Pesca y Acuicultura sobre la actividad de la\nAuditoría Interna\", consideran los Sres. Directores, que el mismo es conforme a\nlo señalado por el Ente Contralor en su estudio supra, razón por la cual; la\nJunta Directiva. Por tanto,\n\nACUERDA:\n\n1º-Aprobar la modificación los artículos 5°), 11°9 y\n18°), así como incorporar un artículo 7bis y otro 11bis, al Reglamento de\nrecibo de denuncias de la Auditoría Interna, en los siguientes términos y\ncondiciones:\n\nArtículo 5º-Recibo de denuncia. La Auditoría\nInterna recibirá las denuncias en las oficinas centrales del INCOPESCA, o en\ncualquiera de las direcciones u oficinas regionales, o cualquier otro medio\nelectrónico con que cuente la Auditoría las cuales deberán venir dirigidas\ndirectamente hacia la Auditoría Interna. El auditor interno valorará la\nadmisibilidad de las denuncias presentadas.\n\nArtículo\n7 bis.-Sobre el resguardo de la denuncia. El auditor interno tendrá bajo\nresguardo todas las denuncias presentadas donde se asegure la confidencialidad\ndel denunciante e integridad de los documentos que componen la denuncia.\n\nArtículo\n11.-De la comunicación de los resultados de la investigación producto de las\ndenuncias. La Auditoría Interna informará dependiendo de los resultados de\nla investigación, al jerarca en los casos donde se determine una eventual\nresponsabilidad administrativa; al Ministerio Público cuando se determine que\nse está en presencia de un eventual hecho ilícito sobre el resultado de la\ninvestigación producto de la denuncia.\n\nAsí\nmismo informará al denunciante sobre los resultados de la investigación una vez\nque los mismos hayan sido conocidos por el Jerarca.\n\nLa\nadministración activa deberá resolver de acuerdo con los plazos regulados en la\nLey General de Control Interno.\n\nArtículo\n11 bis.-Del archivo de los papeles de trabajo generados de la atención de la\ndenuncia. El personal de la Auditoría se asegura que dentro del expediente\nde los papeles de trabajo no se incluya la denuncia.\n\nEl\nexpediente correspondiente a los papeles de trabajo se resguardara en el\narchivo de gestión de la Auditoría Interna previendo los medios de seguridad\nnecesarios para la integridad del expediente.\n\nArtículo\n18.-De los procedimientos de Auditoría. La Auditoría Interna actuara en\napego a lo establecido en las normas para el ejercicio de la Auditoría Interna,\nasí como las directrices de relaciones de hechos y denuncias penales o aquellas\notras que sean necesarios cumpliendo con el ordenamiento jurídico.\n\n2º-Acuerdo firme.\n\n3º-Rige a partir de su publicación.",
  "body_en_text": "throughout the text\n\n-\n\nFull Text of Standard 359\n\nReform of the Regulation for the Handling of Complaints Filed before the\nInternal Audit Office of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture (AJDIP/302-2006)\n\nFull Text of record: FF8DB\n\nCOSTA RICAN INSTITUTE OF FISHERIES\n\nAND AQUACULTURE\n\nAJDIP/359-2014.-Puntarenas, on the tenth day of the month of\nOctober, two thousand fourteen.\n\nConsidering:\n\n1º-That having been presented by the Internal Auditor, the proposal for modification to the Regulation for the receipt of complaints of the\nInternal Audit Office, which responds to compliance with provision 4.10\nof the report DFOE-EC-IF-04-2014 \"Special Character Audit carried out at the\nCosta Rican Institute of Fisheries and Aquaculture regarding the activity of the\nInternal Audit Office\", the Directors consider that the same conforms to\nthat indicated by the Oversight Body in its supra study, for which reason; the\nBoard of Directors. Therefore,\n\nAGREES:\n\n1º-To approve the modification of articles 5°), 11° and\n18°), as well as to incorporate an article 7bis and another 11bis, into the Regulation for the\nreceipt of complaints of the Internal Audit Office, under the following terms and\nconditions:\n\nArticle 5º-Receipt of complaint. The Internal\nAudit Office will receive complaints at the central offices of INCOPESCA, or at\nany of the regional offices or addresses, or any other electronic\nmeans available to the Audit Office, which must be addressed\ndirectly to the Internal Audit Office. The internal auditor will assess the\nadmissibility of the complaints filed.\n\nArticle\n7 bis.-On the safeguarding of the complaint. The internal auditor will have in his\nsafekeeping all complaints filed, ensuring the confidentiality\nof the complainant and the integrity of the documents that make up the complaint.\n\nArticle\n11.-On the communication of the results of the investigation arising from the\ncomplaints. The Internal Audit Office will inform, depending on the results of\nthe investigation, the senior official (jerarca) in cases where a potential\nadministrative liability is determined; the Public Prosecutor’s Office (Ministerio Público) when it is determined that\nwe are in the presence of a potential illicit act regarding the result of the\ninvestigation arising from the complaint.\n\nLikewise,\nit will inform the complainant of the results of the investigation once\nthese have been made known to the Senior Official (Jerarca).\n\nThe\nactive administration must resolve in accordance with the deadlines regulated in the\nGeneral Law of Internal Control (Ley General de Control Interno).\n\nArticle\n11 bis.-On the filing of the working papers generated from the handling of the\ncomplaint. The Audit Office personnel shall ensure that the complaint\nis not included within the file of the working papers.\n\nThe\nfile corresponding to the working papers shall be kept in the\nmanagement archive of the Internal Audit Office, providing the necessary security\nmeasures for the integrity of the file.\n\nArticle\n18.-On the Audit procedures. The Internal Audit Office shall act in\naccordance with the provisions established in the standards for the exercise of the Internal Audit Office,\nas well as the guidelines on reports of facts and criminal complaints or those\nothers that are necessary, complying with the legal system.\n\n2º-Firm agreement.\n\n3º-Effective upon its publication."
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