{ "id": "norm-79007", "citation": "Reglamento 1", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal", "title_en": "Internal Procurement Regulation of the National Forestry Financing Fund", "summary_es": "El Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal (FONAFIFO) establece la organización, funciones y procedimientos para la adquisición de bienes y servicios. Detalla las competencias de la Proveeduría Institucional, las dependencias solicitantes, la Dirección de Asuntos Jurídicos, las Unidades Técnicas Especializadas, el Departamento Financiero Contable y la Comisión de Adjudicaciones. Regula desde la decisión inicial de contratación hasta la recepción de bienes, pago y modificaciones contractuales. Se fundamenta en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, y fue aprobado por la Junta Directiva de FONAFIFO para normar su gestión contractual con recursos del presupuesto ordinario.", "summary_en": "The Internal Procurement Regulation of the National Forestry Financing Fund (FONAFIFO) establishes the organization, functions, and procedures for acquiring goods and services. It details the responsibilities of the Institutional Procurement Unit, requesting departments, the Legal Affairs Directorate, Specialized Technical Units, the Accounting and Finance Department, and the Adjudication Committee. It covers from the initial decision to contract through receipt of goods, payment, and contract modifications. It is based on the Public Procurement Law and its Regulation, and was approved by FONAFIFO's Board of Directors to govern its procurement operations using ordinary budget resources.", "court_or_agency": "", "date": "13/01/2015", "year": "2015", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "Contratación Administrativa", "FONAFIFO", "Proveeduría Institucional", "Solicitud de Contratación", "Comisión de Adjudicaciones", "Ley de Contratación Administrativa", "presupuesto ordinario", "Encargado de Contrato", "SICOP", "CompraRed" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 105", "law": "Ley de Contratación Administrativa" }, { "article": "Art. 50", "law": "Ley Forestal" }, { "article": "Art. 48", "law": "Ley Forestal" } ], "keywords_es": [ "contratación administrativa", "FONAFIFO", "reglamento interno", "proveeduría institucional", "adquisiciones", "Ley de Contratación Administrativa", "junta directiva", "bienes y servicios", "presupuesto ordinario", "Comisión de Adjudicaciones" ], "keywords_en": [ "administrative procurement", "FONAFIFO", "internal regulation", "institutional procurement", "acquisitions", "Public Procurement Law", "board of directors", "goods and services", "ordinary budget", "Adjudication Committee" ], "excerpt_es": "Artículo 1º-Objetivos. Los objetivos de este Reglamento son:\na. Normar el proceso interno de Contratación Administrativa.\nb. Establecer las competencias, funciones y responsabilidades de las Dependencias internas del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal que participan en los procesos de adquisición de bienes y servicios contemplados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.\n\nArtículo 2º-Normativa. La compra, venta y arrendamiento de bienes, suministros, servicios y obras que realice FONAFIFO, con recursos de su presupuesto ordinario, con excepción de la actividad ordinaria; estará regulada por la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento, este Reglamento Interno y las demás normas o disposiciones que resulten aplicables.", "excerpt_en": "Article 1-Objectives. The objectives of this Regulation are:\na. To govern the internal process of Administrative Procurement.\nb. To establish the powers, functions and responsibilities of the internal Departments of the National Forestry Financing Fund that participate in the procurement processes of goods and services contemplated in the Public Procurement Law and its Regulation.\n\nArticle 2-Regulations. The purchase, sale and leasing of goods, supplies, services and works carried out by FONAFIFO, with resources from its ordinary budget, with the exception of ordinary activities, shall be regulated by the Public Procurement Law, its Regulation, this Internal Regulation and other applicable rules or provisions.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "FONAFIFO's Board of Directors approved the Internal Procurement Regulation to govern the acquisition of goods and services with ordinary budget resources.", "summary_es": "La Junta Directiva de FONAFIFO aprobó el Reglamento interno de contratación administrativa para regular los procesos de adquisición de bienes y servicios con recursos de su presupuesto ordinario." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 5°", "quote_en": "The UPSG is the FONAFIFO Unit designated as the Institutional Procurement Office and therefore has competence to conduct administrative procurement procedures for the fulfillment of its purposes and objectives.", "quote_es": "La UPSG es la Unidad del FONAFIFO que ostenta la designación de Proveeduría Institucional y por tanto la competencia para conducir los procedimientos de contratación administrativa para el cumplimiento de sus fines y objetivos." }, { "context": "Artículo 10", "quote_en": "The Adjudication Committee is responsible for making the final decision in administrative procurement procedures.", "quote_es": "A la Comisión de Adjudicaciones le corresponde tomar la decisión final a adoptar en los procedimientos de contratación administrativa." }, { "context": "Artículo 12", "quote_en": "Every administrative procurement process for acquiring goods and services must be carried out within the legal framework, following the provisions for each stage in the Public Procurement Law and its Regulation.", "quote_es": "Todo proceso de contratación administrativa para adquirir bienes y servicios debe llevarse a cabo dentro del ordenamiento jurídico, atendiendo lo dispuesto para cada etapa en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [], "external": [ { "ref_id": "norm-80922", "url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_norma.aspx?param1=NRM&nValor1=1&nValor2=80922&strTipM=FN", "kind": "affected_by_norm", "label": "Reforma Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal", "norm_id": "80922" }, { "ref_id": "norm-87086", "url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_norma.aspx?param1=NRM&nValor1=1&nValor2=87086&strTipM=FN", "kind": "affected_by_norm", "label": "Reforma Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal", "norm_id": "87086" } ] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=79007&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": { "4": [ { "norm_id": "80922", "type": "Reglamento", "number": "10", "date": "15/12/2015", "name": "Reforma Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal", "ficha_url": "", "affectation": "Reforma total", "mode": "Expreso", "in_corpus_id": "norm-80922", "in_corpus_title_en": "Amendment to FONAFIFO's Internal Administrative Procurement Regulation", "in_corpus_title_es": "Reforma al Reglamento Interno de Contratación Administrativa del FONAFIFO", "in_corpus_doc_type": null, "in_corpus_date": "", "in_corpus_year": "" } ], "5": [ { "norm_id": "80922", "type": "Reglamento", "number": "10", "date": "15/12/2015", "name": "Reforma Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal", "ficha_url": "", "affectation": "Reforma total", "mode": "Expreso", "in_corpus_id": "norm-80922", "in_corpus_title_en": "Amendment to FONAFIFO's Internal Administrative Procurement Regulation", "in_corpus_title_es": "Reforma al Reglamento Interno de Contratación Administrativa del FONAFIFO", "in_corpus_doc_type": null, "in_corpus_date": "", "in_corpus_year": "" } ], "6": [ { "norm_id": "80922", "type": "Reglamento", "number": "10", "date": "15/12/2015", "name": "Reforma Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal", "ficha_url": "", "affectation": "Reforma total", "mode": "Expreso", "in_corpus_id": "norm-80922", "in_corpus_title_en": "Amendment to FONAFIFO's Internal Administrative Procurement Regulation", "in_corpus_title_es": "Reforma al Reglamento Interno de Contratación Administrativa del FONAFIFO", "in_corpus_doc_type": null, "in_corpus_date": "", "in_corpus_year": "" } ], "8": [ { "norm_id": "80922", "type": "Reglamento", "number": "10", "date": "15/12/2015", "name": "Reforma Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal", "ficha_url": "", "affectation": "Reforma total", "mode": "Expreso", "in_corpus_id": "norm-80922", "in_corpus_title_en": "Amendment to FONAFIFO's Internal Administrative Procurement Regulation", "in_corpus_title_es": "Reforma al Reglamento Interno de Contratación Administrativa del FONAFIFO", "in_corpus_doc_type": null, "in_corpus_date": "", "in_corpus_year": "" } ], "10": [ { "norm_id": "80922", "type": "Reglamento", "number": "10", "date": "15/12/2015", "name": "Reforma Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal", "ficha_url": "", "affectation": "Reforma total", "mode": "Expreso", "in_corpus_id": "norm-80922", "in_corpus_title_en": "Amendment to FONAFIFO's Internal Administrative Procurement Regulation", "in_corpus_title_es": "Reforma al Reglamento Interno de Contratación Administrativa del FONAFIFO", "in_corpus_doc_type": null, "in_corpus_date": "", "in_corpus_year": "" } ], "15": [ { "norm_id": "87086", "type": "Reglamento", "number": "05", "date": "17/07/2018", "name": "Reforma Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal", "ficha_url": "", "affectation": "Adición", "mode": "Expreso" } ], "16": [ { "norm_id": "87086", "type": "Reglamento", "number": "05", "date": "17/07/2018", "name": "Reforma Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal", "ficha_url": "", "affectation": "Corre Numeración", "mode": "Tácita" } ] }, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 5, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 1\n\n Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de\nFinanciamiento Forestal\n\nTexto Completo acta: 1018F6\n\nFONDO\nNACIONAL DE FINANCIAMIENTO FORESTAL\n\nLa Junta Directiva del Fondo Nacional de\nFinanciamiento Forestal en sesión ordinaria N° 1-2015, celebrada a las 9:00\nhoras del martes 13 de enero del 2015, \nsegún acuerdo noveno:\n\nConsiderando:\n\nI.-Que el Artículo 50 de la Ley Forestal dispone \"El\nFondo Nacional de Financiamiento Forestal podrá contratar al personal y los\nservicios profesionales necesarios para la ejecución y el control de sus\noperaciones, así como adquirir el equipo y mobiliario necesarios para el\ndesempeño de sus funciones\"\n\nII.-Que de conformidad con lo establecido en el\nArtículo 48 de la Ley Forestal \"El Fondo Nacional de Financiamiento Forestal\ntendrá una Junta Directiva, encargada de emitir las directrices generales, los\nreglamentos de crédito u otros, cuando sea del caso y de aprobar las\noperaciones financieras\"\n\nIII.-Que mediante Resolución DGABCA-NP-002-2013 la\nDirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa,\ndeterminó procedente autorizar la creación de la Proveeduría Institucional del\nFondo Nacional de Financiamiento Forestal.\n\nIV.-Que en el Capítulo XV del Reglamento a la Ley\nde Contratación Administrativa, emitido mediante Decreto Ejecutivo N° 33411-H\nde veintisiete de setiembre de dos mil seis, publicado en el Diario Oficial La\nGaceta N° 210 del dos de noviembre de dos mil seis, se establece que el\nmáximo Jerarca de cada Institución, puede delegar la decisión final a adoptar\nen los procedimientos de contratación administrativa, así como la firma del\npedido u orden de compra, siguiendo al efecto las disposiciones del reglamento\ninterno que se dicte al efecto.\n\nV.-Que el artículo 105 de la Ley Contratación\nAdministrativa dispone que \"En cada uno de los órganos y sujetos públicos\nsometidos a los alcances de esta Ley, existirá una dependencia encargada de los\nprocedimientos de contratación administrativa, con la organización y las\nfunciones que, en cada caso, se determinarán por medio del reglamento\"\n\nRESOLVIÓ:\n\nAprobar el \"Reglamento interno de contratación\nadministrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal\",  en los términos siguientes:\n\nCAPITULO I\n\nDisposiciones Generales\n\nArtículo 1º-Objetivos. Los objetivos de este\nReglamento son:\n\na. Normar el proceso\ninterno de Contratación Administrativa. \n\nb. Establecer las competencias, funciones y\nresponsabilidades de las Dependencias internas del Fondo Nacional de\nFinanciamiento Forestal que participan en los procesos de adquisición de bienes\ny servicios contemplados en la Ley de Contratación Administrativa y su\nReglamento.\n\nArtículo 2º-Normativa. La compra, venta y\narrendamiento de bienes, suministros, servicios y obras que realice FONAFIFO,\ncon recursos de su presupuesto ordinario, con excepción de la actividad\nordinaria; estará regulada por la Ley de Contratación Administrativa, su\nReglamento, este Reglamento Interno y las demás normas o disposiciones que\nresulten aplicables.\n\nArtículo 3º-Abreviaturas. Únicamente para\nefecto de este Reglamento, se establecen las siguientes abreviaturas y\ndefiniciones:\n\n            CGR: Contraloría General de la República.\n\n            DA: Departamento Administrativo del Fondo Nacional de Financiamiento\nForestal.\n\n            DAF: Dirección Administrativa Financiera del Fondo Nacional de\nFinanciamiento Forestal.\n\n            DAJ: Dirección de Asuntos Jurídicos del Fondo Nacional de Financiamiento\nForestal.\n\n            DFC: Departamento Financiero Contable del Fondo Nacional de\nFinanciamiento Forestal.\n\n            DG: Dirección General del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal.\n\n            DGBCA: Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa del\nMinisterio de Hacienda.\n\n            FONAFIFO: Fondo Nacional de Financiamiento Forestal.\n\n            LCA: Ley de Contratación Administrativa, Ley 7494, publicada en el\nAlcance Nº 20 a La Gaceta Nº 110, del 8 de junio de 1995 y sus reformas.\n\n            RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, publicado en La\nGaceta Nº 210 del 2 de noviembre del 2006 y sus reformas. \n\n            UPSG: Unidad de Proveeduría y Servicios Generales del Fondo Nacional de\nFinanciamiento Forestal.\n\nArtículo 4°-Definiciones. Para\nun mejor entendimiento del presente reglamento, se presentan las siguientes\ndefiniciones: \n\nActo final: Acto\nadministrativo mediante el cual se selecciona al adjudicatario, de conformidad\ncon los términos establecidos en el cartel, acto también denominado\nadjudicación. \n\nAdjudicatario: Persona\nfísica o jurídica que ha sido seleccionada en un procedimiento de contratación\nadministrativa para la adquisición de bienes o servicios. \n\nComisión de Adjudicaciones: Comisión designada por la Junta Directiva de FONAFIFO\nsegún Acuerdo Sexto de la Sesión No 04-2013 del 11 de julio de 2013, para\nanalizar y efectuar la adjudicación de las contrataciones administrativas\n(Contrataciones Directas, Licitaciones Abreviadas, Licitaciones\nPúblicas). \n\nDecisión Inicial: Decisión\nadministrativa que da inicio al procedimiento de contratación. Esta decisión se\nplasma en el documento denominado \"Solicitud de Contratación\", que debe estar\nfirmado por el Director respectivo. \n\nInfructuoso: Acto\nadministrativo que se dicta cuando, para una contratación o renglón (es) de una\ncontratación, no se reciben ofertas o las que se recibieron no se ajustaron a\nlos elementos esenciales del concurso. \n\nDesierto: Acto\nadministrativo que se dicta cuando se reciben ofertas elegibles, pero por\nrazones de protección al interés público no se adjudica. \n\nEncargado (a) de Contrato: Funcionario (a) designado (a) a lo interno de cada\nDirección, como encargado de cada contrato y que tendrá las responsabilidades\ngenerales que establece el Artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación\nAdministrativa y en forma específica las siguientes: \n\na. Elaborar (siguiendo los lineamientos o indicaciones de su Jefatura)\nlas especificaciones técnicas del bien o servicios requeridas para que la\nProveeduría Institucional las incorpore en la contratación respectiva. \n\nb. Preparar la \"Solicitud de Contratación\" tanto a nivel documental\ncomo en la plataforma informática de compras públicas que se utilice,\nincorporando los documentos y autorizaciones necesarias según la normativa\nvigente. \n\nc. Solicitar a la UPSG que se realicen las solicitudes de subsanación\ntécnica a los oferentes, cuando corresponda. \n\nd. Realizar el análisis técnico de las ofertas y remitirlo en un plazo\nno mayor a 8 días hábiles a la Proveeduría Institucional e incorporar en el\nexpediente electrónico los criterios, documentos o información que se requiera\nsegún la normativa o el procedimiento contractual. En casos justificados el\nplazo podrá extenderse a criterio de la Proveeduría Institucional, siempre y\ncuando se resuelva la contratación en los plazos dispuestos en la Ley de\nContratación Administrativa y su Reglamento. \n\ne. Brindar criterio técnico (cuando corresponda) para la atención de\nrecursos que se presenten en los procesos de contratación administrativa que\nestén a su cargo, en un lapso no mayor a 8 días hábiles, salvo aquellos casos\nen el volumen, complejidad de la necesidad de análisis más amplios justifiquen\nun plazo mayor, en cuyo caso la Proveeduría Institucional otorgará dicho plazo,\nsiempre dentro de lo permitido en la Ley de Contratación Administrativa. \n\nf. Emitir la orden de inicio en contratos de obra o servicios, cuando\nasí lo establezca el contrato en un lapso no mayor a los 8 días hábiles después\nde la formalización contractual, salvo casos justificados y comunicados así a\nla Proveeduría Institucional.\n\ng. Verificar la realización de actos previos por parte del contratista\nque sean necesarios para garantizar la correcta ejecución del contrato (por\nejemplo exoneraciones de impuestos, permisos y/o licencias). \n\nh. Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, lo cual\nsignifica que el objeto contractual debe cumplirse en su totalidad. \n\ni. Revisar que el bien se adapte a la calidad y requerimiento\nestablecido en la contratación. \n\nj. Aplicar las medidas de control de calidad, de forma eficiente en los\nprocesos involucrados. \n\nk. Ejercer control técnico de la contratación y velar por que el\ncontratista se ajuste a las condiciones y plazos establecidos en el\ncontrato. \n\nl. Indicar al Contratista la necesidad de corregir cualquier desajuste\no inobservancia respecto del cumplimiento el objeto contractual. \n\nm. Rendir declaración de bienes ante la Contraloría General de la República,\nen contratos que superan los 6 meses de vigencia, de conformidad con lo\nestablecido en el artículo 56 inciso 2, acápite g) del Reglamento a la Ley\nContra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. \n\nn. Comunicar en forma inmediata al contratista, cualquier ajuste en los\ntiempos del cronograma o incumplimiento de éste a fin de que se adopten las\nmedidas pertinentes para su corrección. \n\no. Verificar que las modificaciones que se presentan en la contratación\nse ajusten a las condiciones del contrato y a los criterios técnicos que\nvaloren los mismos. \n\np. Velar por el cumplimiento de los manuales generales de ejecución\ncontractual del Sistema SICOP o de cualquier otro que se tenga que utilizar y\nde los procesos de contratación de la dependencia respectiva que tenga\nasignados. \n\nq. Conformar un expediente en el cual consten los documentos que\nconsignen todas las vicisitudes de la ejecución del contrato (por ejemplo:\norden de inicio, entregas, prórrogas, suspensiones etc.), e informar de los\nmismos a la Proveeduría Institucional para los trámites correspondientes y la\nactualización del expediente de la contratación en el momento oportuno. \n\nr. Advertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario la\nconveniencia de introducir modificaciones o correcciones al contrato, cuando se\nrequiera para su correcta ejecución, de conformidad con los artículos 200 y\n201, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. \n\ns. Recomendar la aplicación de cláusulas penales, multas, ejecución de\ngarantías, rescisión o resolución del contrato cuando se advierta fundamento\npara ello, según la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. \n\nt. Requerir que se haga efectiva la garantía de funcionamiento, e\ninformar inmediatamente a la Proveeduría Institucional por defectos de\nfabricación, antes de su vencimiento. \n\nu. Verificar que el bien contratado cuente con talleres de servicios\nautorizados cuando corresponda. \n\nv. Velar porque en los casos de prórrogas del plazo del contrato, el\ncontratista cumpla con la ampliación de garantía de cumplimiento y los timbres\nde ley. \n\nw. Recibir mediante un \"Acta de Recepción a Conformidad\" los bienes,\nobras o servicios en las condiciones de calidad y plazo acordado en el contrato\no rechazarlo si no se ha cumplido con lo pactado. \n\nx. Advertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario sobre\npresuntas faltas administrativas cometidas por el contratista durante la\nejecución del contrato, a fin de que se comunique al órgano competente, para\nque éste adopte las medidas legales correspondientes. \n\ny. Establecer mecanismos de comunicación eficiente entre las partes que\nintervienen en la contratación. \n\nz. Emitir informes al Director de Programa o Subprograma presupuestario\nque lo nombró, sobre el cumplimiento del contrato asignado. \n\naa. Solicitar los criterios técnicos necesarios para una mejor\nfiscalización de los contratos, cuando se requiera por la naturaleza de la\nmateria o especialidad. Así como emitir el informe respectivo de todos los\nhechos relevantes de la ejecución del contrato e incorporarlo en el finiquito\ncontractual o Acta de Recepción a Conformidad (según corresponda)\n\nbb. Verificar que, tratándose de contratos en los que la empresa\nadjudicada requiera contratación de personal, para el cumplimiento del objeto\ncontractual, se cumplan las directrices emitidas por las autoridades de\ngobierno, en relación al cumplimiento de derechos laborales relativos al pago\nde los salarios mínimos, riesgos de trabajo y demás disposiciones relativa a la\nseguridad social y ocupacional de los trabajadores. \n\ncc. Solicitar la colaboración de las diferentes dependencias del\nFonafifo para una adecuada toma de decisiones y optimizar la debida ejecución\ncontractual. \n\nSolicitud de Contratación: Documento que genera -de forma electrónica- el sistema\nSICOP y contiene la decisión inicial para contratar. Además, en los casos en\nque los trámites están enlazados a un sistema financiero se genera la reserva\nde los recursos presupuestarios correspondientes para la adquisición de bienes,\nservicios u obras. \n\nDependencia Solicitante: Unidad, Departamento o Dirección del FONAFIFO que gestiona un trámite\nde contratación ante la UPSG, con el propósito de adquirir bienes o servicios\nnecesarios para el cumplimiento de sus objetivos. \n\nUnidad Técnica Especializada: Unidad, que dependiendo del objeto a contratar, cuenta\ncon el conocimiento, experiencia o habilitación legal necesaria para emitir un\ncriterio técnico especializado (Unidad de Informática, Unidad de Salud\nOcupacional, Unidad de Archivo, Unidad de Recursos Humanos u otra que se\ndetermine en su momento). \n\n(Así reformado mediante sesión\nordinaria N° 10-2015 del 15 de diciembre de 2015)\n\nCAPÍTULO II \n\nParticipantes en los procesos de\ncontratación administrativa\n\nArtículo 5°-De la Unidad de\nProveeduría y Servicios Generales. La UPSG es la Unidad del FONAFIFO que\nostenta la designación de Proveeduría Institucional y por tanto la competencia\npara conducir los procedimientos de contratación administrativa para el\ncumplimiento de sus fines y objetivos. \n\nEl funcionamiento de la Proveeduría Institucional será\nconforme con lo establecido en el Capítulo XV Funcionamiento de las\nProveedurías Institucionales del Sector Público, del Reglamento a la Ley de\nContratación Administrativa, así como con lo dispuesto en el \"Reglamento para\nel Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del\nGobierno\" emitido en el Decreto Ejecutivo N° 30640-H de 27 de junio del 2002 y\nreformado por Decreto Ejecutivo N° 31483-H del 19 de agosto del 2003. \n\nLa UPSG estará a cargo de un(a) Proveedor(a)\nInstitucional, que es el (la) responsable de la organización y buen\nfuncionamiento de esa unidad conforme al ordenamiento jurídico y atendiendo el\námbito jerárquico institucional, las disposiciones, los procedimientos y los\ncontroles internos. Ejercerá funciones de Jefatura y su nombramiento se hará\nconforme a los requisitos y reglas del Régimen del Servicio Civil. \n\nLa UPSG tendrá como mínimo la estructura organizativa\nprevista en el \"Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías\nInstitucionales de los Ministerios del Gobierno\" emitido en el Decreto\nEjecutivo Nº 30640-H de 27 de junio del 2002 y reformado por Decreto Ejecutivo\nnúmero 31483-H del 19 de agosto del 2003. Contará al menos con las siguientes\nCoordinaciones: \n\nProgramación y Control\n\nContrataciones\n\nAlmacenamiento\ny Distribución\n\nLa estructura anterior podrá\nser fortalecida para resolver las necesidades institucionales. \n\nLa UPSG\ntendrá las siguientes funciones y responsabilidades: \n\na. Programar, coordinar y conducir la gestión de la\ncontratación administrativa institucional, en el marco establecido por el\nordenamiento jurídico. \n\nb. Utilizar la plataforma tecnológica de SICOP,\nMerlink o cualquier otra que corresponda, para el trámite de los procedimientos\nde contratación administrativa. \n\nc. Preparar y publicar en el primer mes de cada\nperíodo presupuestario, el Programa de adquisiciones de FONAFIFO. \n\nd. Verificar de previo a iniciar los procedimientos de contratación\nadministrativa, que se haya cumplido con los siguientes prerrequisitos: \n\ni. Existencia de contenido presupuestario. \n\nii. Disponer de la decisión inicial para contratar (Solicitud de\nContratación), la que debe contener la información descrita en el Artículo 8\ndel Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.\n\nii. El requerimiento debe estar incluido en el Programa Anual de\nadquisiciones (salvo las excepciones dispuestas en la Ley de Contratación\nAdministrativa y su Reglamento). \n\ne. Determinar el tipo de procedimiento que corresponde según el objeto\ncontractual y su cuantía (Licitación Pública, Licitación Abreviada,\nContratación Directa, Remate, Subasta u otro que se considere pertinente y\nlegalmente aplicable). \n\nf. Preparar el cronograma de actividades de cada procedimiento\ncontractual, estableciendo los plazos de cada etapa. \n\ng. Confeccionar los carteles, con base en la información técnica\nrecibida de cada Dependencia solicitante e incluyendo las condiciones y\nrequisitos formales aplicables según la normativa vigente en materia de\ncontratación administrativa. \n\nh. Dictar oportunamente las modificaciones, prórrogas y aclaraciones\nque deban realizarse al cartel, ya sean de oficio o a petición de parte. \n\ni. Atender los recursos de objeción a los carteles, así como los de\nrevocatoria contra los actos de adjudicación en las contrataciones, con el\napoyo de las Dependencias solicitantes y de ser necesario con el apoyo de la\nDAJ. La aprobación de la decisión final corresponde a la Comisión de\nAdjudicaciones. La atención de los recursos debe realizarse dentro de los\nplazos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su\nReglamento. \n\nj. Dirigir las audiencias y visitas previas, cuando se hayan incluido\nen el cartel de la contratación. Sin perjuicio de la participación de la\nDependencia solicitante en este tipo de audiencias. \n\nk. Conformar un expediente administrativo, físico o electrónico, de\ncada procedimiento de compra, en el que se mantenga la integridad de la\ninformación y el orden cronológico de incorporación de la documentación que\néste contenga. \n\nl. Programar y presidir (cuando corresponda por el tipo de\ncontratación) los actos de apertura de ofertas, de los cuales se levantará un\nacta, salvo que en el sistema CompraRed, Merlink u otro que se deba utilizar,\nse genere un acta a partir de la información electrónica. \n\nm. Realizar el análisis formal de las ofertas. \n\nn. Solicitar a las Dependencias solicitantes, el análisis técnico de\nlas ofertas y verificar, en lo posible, que éste se haya realizado siguiendo\nlos principios y normativa vigente en materia de contratación\nadministrativa. \n\no. Solicitar oportunamente las subsanaciones de las ofertas a los\noferentes. \n\np. Coordinar con las otras unidades el cumplimiento de los plazos y/o\nrequerimientos necesarios en cada etapa del procedimiento de contratación\nadministrativa. \n\nq. Aplicar, tomando en cuenta los resultados del análisis formal y el\nanálisis técnico de las ofertas, los parámetros de evaluación de ofertas\nestablecidos en el cartel. \n\nr. Elaborar un informe con la recomendación de adjudicación,\ndeclaratoria de infructuoso o declaratoria de desierto, según corresponda,\nacompañando una propuesta de acuerdo y efectuar su presentación ante la\nComisión de Adjudicaciones para que dicha Comisión tome la decisión\nfinal. \n\ns. Preparar y remitir la respuesta a las audiencias que durante el\ntrámite de recursos de apelación y objeción conceda la CGR, con el apoyo de las\nDependencias solicitantes y si fuera necesario con la colaboración de la\nDAJ. \n\nt. Gestionar ante la CGR cualquier solicitud de autorización o trámite\nque se requiera en los procedimientos de contratación administrativa para la\nadquisición de bienes y servicios, en coordinación con la Dependencia\nsolicitante (cuando corresponda). \n\nu. Gestionar ante la DAJ la aprobación interna de contratos, cuando\ncorresponda. \n\nv. Gestionar ante la CGR el refrendo de contratos, cuando\ncorresponda. \n\nw. Llevar el control de los tiempos máximos de trámite de cada uno de\nlos procedimientos de contratación administrativa. \n\nx. Coordinar con los adjudicatarios la formalización de los contratos,\nsegún los términos pactados y los plazos establecidos en la normativa. \n\ni. Preparar y comunicar las órdenes de compra correspondientes a la(s)\nadjudicación (es) efectuada(s), marcando el inicio de la ejecución, salvo que\nen el sistema SICOP, Merlink u otro que se deba utilizar, se realice una\ncomunicación electrónica, lo que en todo caso deberá verificar la UPSG. \n\ny. Comunicar a las Dependencias solicitantes el inicio de la ejecución\nde los contratos (cuando corresponda). \n\nz. Llevar el control de las garantías de participación y cumplimiento\nrendidas en los procedimientos de contratación administrativa para adquirir\nbienes y servicios siendo parte de ello el velar porque las garantías no\nexpiren durante el plazo otorgado, se renueven y actualicen oportunamente, así\ncomo verificar y determinar la procedencia de la devolución. La custodia de las\ngarantías deberá ser realizada por el DFC. \n\naa. Obtener de las Dependencias solicitantes el recibo a conformidad de\nlos bienes y servicios adjudicados. En los casos que corresponda la UPSG podrá\nefectuar el recibo a conformidad de los bienes o servicios adjudicados. \n\nbb. Recibir y verificar en cada caso que los adjudicatarios entreguen\nlos bienes adjudicados dentro del plazo contractual establecido, en caso\ncontrario valorar y tomar las medidas que correspondan. \n\ncc. Una vez recibidos a conformidad los bienes o servicios, realizará\nel plaqueo y registro de los bienes que correspondan y su distribución a las\nDependencias solicitantes. \n\ndd. Tramitar las modificaciones contractuales, considerando las razones\nque fundamente el área solicitante para tal efecto y la normativa aplicable. Su\naprobación corresponderá a la Comisión de Adjudicaciones. \n\nee. Tramitar las solicitudes de reajuste y revisión de precios según lo\ndispuesto en la normativa. \n\nff. Gestionar ante el DFC el pago de los bienes y servicios que hayan\nsido recibidos a conformidad. \n\ngg. Llevar el registro actualizado de los bienes (activos de la\nInstitución) utilizando la plataforma definida para ello (Sibinet u otro que se\ndeba utilizar) y atender las consultas, directrices y/o lineamientos que sobre\nesta materia emita la DGABCA. \n\nhh. Preparar, obtener la aprobación y enviar los informes que en\nmateria de contratación administrativa se requiera remitir a las diferentes\ninstancias competentes (CGR, Ministerio de Hacienda u otros). \n\nii. Solicitar la actualización del presente Reglamento, según las\nmodificaciones que se produzcan en materia de contratación administrativa como\nresultado de la promulgación de leyes, decretos, reglamentos y circulares que\nse emitan por las instancias competentes. \n\njj. Emitir recomendaciones, lineamientos, disposiciones u otros en\nmateria de contratación administrativa, que coadyuven en la gestión contractual\ninstitucional y promuevan como resultado, mejoras en la ejecución\npresupuestaria (previa aprobación en el nivel que corresponda) \n\nkk. Cualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea\nasignada. \n\n(Así reformado mediante sesión\nordinaria N° 10-2015 del 15 de diciembre del 2015)\n\nArtículo 6°-De las\nDependencias solicitantes. Corresponde a la Dependencia Solicitante: \n\na. Verificar la existencia de contenido presupuestario\nen todo procedimiento de contratación administrativa que pretenda\nrealizar. \n\nb. Preparar y presentar, según la programación\nrespectiva, ante la UPSG la decisión inicial (Solicitud de Contratación) y la\ndesignación del \"Encargado de Contratos) y demás documentos de orden técnico\nque se requieran para el trámite de los procedimientos de contratación\nadministrativa para adquirir los bienes o servicios incluidos en su\npresupuesto. \n\nEn los casos en que la naturaleza del objeto contractual haga necesaria\nla participación de una Unidad Técnica Especializada (Unidad de Informática,\nUnidad de Salud Ocupacional, Unidad de Archivo), la Solicitud de Contratación\ndeberá tener su visto bueno. Las especificaciones técnicas respectivas deberán\nser definidas por la Unidad Técnica Especializada. \n\nc. Emitir instrucciones o lineamientos al \"Encargado de Contratos\"\nsobre el enfoque y objetivos de la(s) contratación (es) que se le asigna(n) a\nfin de procurar el cumplimiento de las metas y objetivos de la Dirección,\nDepartamento o Unidad (según corresponda). \n\nd. Durante la ejecución de los contratos, velar porque el \"Encargado de\nContrato\" de cada proceso de contratación realice sus funciones en apego al\nmarco normativo y a los objetivos de cada Dirección. \n\ne. Dar seguimiento al estado de atención de la totalidad de las\n\"Solicitudes de Contratación remitidas a la UPSG, especialmente en los casos en\nque representan bienes o servicios esenciales para la Institución, así como a\nla ejecución presupuestaria correspondiente. \n\nf. Determinar oportunamente la necesidad de ampliar, disminuir o\nmodificar la prestación objeto del contrato y canalizar la gestión por medio\ndel Encargado de Contrato, ante la UPSG. \n\ng. Atender la programación de la Gestión Contractual que comunique la\nUPSG, para coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos institucionales. \n\nh. Apoyar al Encargado de Contrato y a la Proveeduría Institucional,\ndentro de su competencia técnica, en la atención de los recursos que se\npresenten en los procesos de contratación administrativa que solicite. \n\ni. Designar a un(a) funcionario(a) para el control y seguimiento\npresupuestario y de las contrataciones gestionadas por la Dependencia. \n\nj. Designar para cada procedimiento de contratación administrativa un\n\"Encargado de Contrato\" de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 del\nReglamento a la Ley de Contratación Administrativa. \n\nk. En materia de servicios continuos específicos de la Dependencia\nsolicitante, administrar el contrato, realizando para ello, como mínimo las\nsiguientes labores: \n\ni. Coordinar con el adjudicatario la prestación del servicio. \n\nii. Verificar que el servicio se preste según los términos\npactados. \n\niii.Llevar el control integral de los disponibles presupuestarios que\ntiene la Dependencia. \n\niv. Gestionar el presupuesto respectivo ante el DFC, durante todos los\nperiodos de vigencia del contrato. \n\nv. Comunicar a la UPSG cualquier anomalía en la ejecución del contrato,\npara que se puedan tomar las medidas que correspondan según los términos\ncontractuales. \n\nvi. Informar a la UPSG con antelación suficiente a la finalización de\nlos contratos de servicios continuos correspondientes a su Dependencia, si\nrequieren que se realice un nuevo trámite. \n\n(Así reformado mediante sesión\nordinaria N° 10-2015 del 15 de diciembre del 2015)\n\nArtículo 7º-De la Dirección de Asuntos\nJurídicos. La DAJ tendrá las mismas funciones y responsabilidades que las\ndemás Dependencias solicitantes cuando requiera gestionar la contratación de\nbienes y servicios.\n\nAdicionalmente, en materia de contratación\nadministrativa, tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:\n\na.         Emitir los criterios jurídicos que\ncorrespondan para dar atención a los recursos, reclamos u otros de tipo legal\nque se presenten en los procesos de contratación administrativa, en aquellos\ncasos que resulte necesario, por la complejidad o especificidad de la materia\nlegal tratada.\n\nb.         Elaborar\nlos contratos administrativos (documento contractual) que requieran ser\nrefrendados por la CGR.\n\nc.         Otorgar\nla aprobación interna a los contratos que corresponda según los reglamentos y/o\ndisposiciones de la CGR. Esta será otorgada mediante la firma del abogado\ndesignado por la DAJ para esta labor en el formulario remitido por la UPSG. La\naprobación interna deberá otorgarse en un plazo máximo de 8 hábiles.\n\nd.         En\ncaso de que se requiera que la DAJ requiera el aporte de algún documento\nadicional, efectuar alguna observación o solicitar alguna modificación;\nprocederá a devolver el trámite a la UPSG. En el momento que la DAJ reciba el\ncaso otra vez,  el plazo de los 5 días\nhábiles iniciará nuevamente.\n\nArtículo 8°-De las Unidades\nTécnicas Especializadas. Las\nUnidades Técnicas Especializadas tendrán las mismas funciones, plazos y\nresponsabilidades que las demás Dependencias solicitantes según el Artículo 6\nde este Reglamento cuando requieran gestionar la contratación de bienes y\nservicios. \n\nEn esos casos, deberán designar un \"Encargado de Contratos\" para la\ncontratación respectiva, quien tendrá las responsabilidades establecidas en el\nartículo 4 de este Reglamento. \n\na. Centralizar las necesidades institucionales sobre las materias que\ncorrespondan. \n\nb. Presupuestar los recursos necesarios para las necesidades\ninstitucionales en el área de su conocimiento. \n\nc. Mantener una participación activa en la definición de las necesidades\nde adquisición de los bienes y servicios que corresponden a su campo, lo que\nincluye: \n\ni. Emitir recomendaciones al nivel jerárquico que corresponda en cuanto\na tendencias de mercado y/o actualizaciones u otras propias de su área de\nconocimiento, a fin de mantener a la Institución actualizada en los bienes y\nservicios que adquiere. \n\nii. Implementar políticas periódicas de renovación de bienes (cuando\ncorresponda) previo proceso de aprobación, según los procedimientos internos o\nexternos (si fuera el caso) procedentes. \n\niii. Implementar, según corresponda para el área de su conocimiento,\nmodelos de atención para mantener los equipos y/o garantizar la prestación de\nservicios requeridos a nivel institucional (servicios continuos para el\nmantenimiento de equipos, servicios diversos u otros). Para ello deberá\ncoordinar con las Dependencias que resulte pertinente (Departamento\nAdministrativo, UPSG, usuarios, u otros). \n\niv. Efectuar recomendaciones en el campo de su especialidad y previo a\nla aprobación del presupuesto respectivo, sobre aspectos que deben tener en\ncuenta las Dependencias solicitantes, para la adquisición de bienes y servicios\nque éstas realizan. Dichas recomendaciones deberán coordinarse con el\nDepartamento Financiero Contable, con el Departamento Administrativo o con la\nUnidad de Proveeduría según corresponda. \n\nd. Otorgar el visto bueno a las \"Solicitudes de Contratación\" de las\nDependencias Solicitantes. \n\nb. Cualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea\nasignada. \n\n(Así reformado mediante sesión\nordinaria N° 10-2015 del 15 de diciembre del 2015)\n\nArtículo 9º-Del\nDepartamento Financiero Contable. El DFC tiene las siguientes funciones y\nresponsabilidades, en cuanto a la gestión contractual:\n\na.         Realizar los pagos a los adjudicatarios\nde bienes y servicios, previo recibo de los siguientes documentos mínimos, de\nparte de la UPSG:\n\ni.          Formulario de pago, en el que se indique el nombre del adjudicatario, el número de\ncédula (persona física o jurídica), número de cuenta cliente, monto, el financiador,  número de\ncertificación, número de factura, número de procedimiento de contratación administrativa y motivo,\nsegún formato definido por el DFC.\n\nii.         Orden de Compra\n\niii.         Factura\n\niv.        Oficio de solicitud de aplicación de multas (cuando\ncorresponda)\n\nv.         Oficio de plaqueo de bienes (cuando corresponda).\n\nb.         En coordinación con el DA (UPSG) emitir\nrecomendaciones, lineamientos, disposiciones u otros que correspondiendo a la\nmateria presupuestaria, coadyuven en la gestión contractual institucional\n(previa aprobación en el nivel que corresponda).\n\nc.         Cualquier\notra función, concordante con su competencia, que le sea asignada.\n\nArtículo 10.-De la Comisión\nde Adjudicaciones1. A la Comisión de Adjudicaciones le\ncorresponde: \n\n1 Conformada por la Junta Directiva en Acuerdo Sexto, Sesión Ordinaria No.\n04-2013 del 11 de julio de 2013.\n\na. Tomar la decisión final adoptar en los\nprocedimientos de contratación administrativa, según lo siguiente: \n\ni. En Contrataciones Directas: Se constituirá por el\nproveedor institucional y la jefatura del Departamento Administrativo. En caso\nde compras de cuantía mayor al nivel de contrataciones directas, tramitadas por\nexcepción, corresponderá adjudicarlas, según se hubiera tenido que realizar por\nla cuantía. \n\nii. En Licitaciones Abreviadas: Se constituirá por la\nJefatura del Departamento Administrativo, el (la) Proveedor(a) Institucional,\nel Titular del Programa Solicitante o su representante y el Director de la\nDirección Jurídica o quien éste designe. \n\niii. En Licitaciones Públicas: Se constituirá por el\nDirector Administrativo Financiero, la Jefatura del Departamento\nAdministrativo, el Proveedor Institucional, el Titular del Programa o su\nrepresentante y el Director de la Dirección Jurídica o quien éste\ndesigne. \n\nb. Emitir sus actos con estricto apego a la normativa\nde contratación administrativa y en un plazo no mayor a 8 días hábiles. Para\npoder apartarse de dicho criterio deberán mediar razones técnicas de igual\nnaturaleza. \n\nc. La competencia de la Comisión de Adjudicaciones\npara tomar la decisión final, incluye declarar infructuoso, desierto o\nreadjudicar un procedimiento de contratación administrativo o renglón de éste,\nconsiderando (para la conformación de la Comisión de Adjudicaciones) la cuantía\ncomo si hubiera tenido que adjudicar. Deberá tomarse en cuenta, lo dispuesto en\nel artículo 86 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. \n\nd. En otro tipo de procedimientos de contratación\nadministrativa (remates, subasta a la baja, tipos abiertos u otros legalmente\naplicables) para conformar la Comisión de Adjudicaciones se considerará la\ncuantía y en caso de no poder determinarse ésta, la decisión final será tomada\npor la Comisión de Adjudicaciones conformada como si se tratara de una\nLicitación Pública. \n\ne. Corresponderá también a la Comisión de\nAdjudicaciones (conformada con los mismos miembros que realizaron la\nadjudicación) la aprobación de modificaciones de contratos. \n\nf. Cualquier otra función, concordante con su\ncompetencia, que le sea asignada. \n\nEn caso de que la Dependencia\nsolicitante presente las \"Solicitudes de Contratación\" en fecha posterior a la\ndefinida por la UPSG, deberá acompañarse la justificación respectiva. \n\nLos procedimientos de contratación administrativa para\nadquirir bienes y servicios deben llevarse a cabo dentro del ordenamiento\njurídico, atendiendo lo dispuesto para cada etapa en la Ley de Contratación\nAdministrativa y su Reglamento. \n\nAsimismo, durante todo el proceso y como\nresponsabilidad de todas las Dependencias involucradas en éste, deberá privar\nel interés público y aplicarse los más altos valores que rigen la contratación\nadministrativa y la función pública.\n\n(Así reformado\nmediante sesión ordinaria N° 10-2015 del 15 de diciembre del 2015)\n\nCAPÍTULO III\n\n El proceso de contratación administrativa\n\nArtículo 11.-Publicidad del Programa de\nAdquisiciones. La UPSG elaborará y publicará, en el Diario Oficial La\nGaceta y/o en el sistema CompraRED u otro que deba utilizarse (según\ncorresponda), el Programa Anual de Adquisiciones, durante el primer mes de cada\nperiodo presupuestario, procurando agrupar las necesidades para lograr mejores\ncondiciones de compra y siguiendo lo establecido al respecto en la Ley de\nContratación Administrativa y su Reglamento.\n\nArtículo 12.-Procedimiento de Contratación\nAdministrativa. El inicio del procedimiento de contratación que\ncorresponda, deberá ser solicitado por el Director General o por el Director de\nla Dirección respectiva, mediante la orden de inicio correspondiente, en el\nplazo dispuesto para ello por la UPSG.\n\nEn caso de que la Dependencia solicitante presente\nlas órdenes de inicio en fecha posterior a la definida por la UPSG, deberá\nacompañarse la justificación respectiva.\n\nLos procedimientos de contratación administrativa\npara adquirir bienes y servicios deben llevarse a cabo dentro del ordenamiento\njurídico, atendiendo lo dispuesto para cada etapa en la Ley de Contratación\nAdministrativa y su Reglamento.\n\nAsimismo, durante todo el proceso y como\nresponsabilidad de todas las Dependencias involucradas en éste, deberá privar\nel interés público y aplicarse los más altos valores que rigen la contratación\nadministrativa y la función pública.\n\nArtículo 13.-Recepción de Bienes o suministros. Toda\nrecepción de bienes o suministros deberá realizarse siguiendo los\nprocedimientos establecidos para este efecto y solo participarán las personas\nautorizadas que hayan cumplido con los requisitos que ha establecido la CGR\npara este tipo de labores, así como lo dispuesto en la Ley de Contratación\nAdministrativa y su Reglamento.\n\nCada responsable de realizar la recepción\nprovisional o definitiva de bienes o suministros deberá tomar las previsiones\nnecesarias para resguardar los bienes y efectuar su revisión en apego a los\ntérminos pactados.\n\nArtículo 14.-Revisión y Reajuste de precios.\nLA UPSG incorporará en los carteles (cuando corresponda) la fórmula de revisión\no reajuste de precios y los índices de precios que considere pertinentes para\nel tipo de servicio de que se trate.\n\nLas solicitudes de revisión y reajuste de precios\nlas tramitará la UPSG de conformidad con lo establecido en la Ley de\nContratación Administrativa y en lo que resulte procedente la jurisprudencia de\nla CGR y de la Sala Constitucional.\n\nArtículo 15.-Política de\nRazonabilidad de Precios. El Fondo Nacional de Financiamiento Forestal\nrespalda e incorpora en sus procesos de planificación, presupuestación y\ncontratación, acciones orientadas a la adquisición de bienes y servicios a\nprecios razonables y de mercado; siguiendo la normativa, los lineamientos, la\njurisprudencia y las buenas prácticas en la materia, para lograr el\naprovechamiento óptimo de los recursos disponibles.\n\n(Así adicionado\nen sesión N° 05 del 17 de julio de 2018)\n\nCAPÍTULO IV\n\nDisposiciones finales\n\nArtículo 16.-Competencia. La UPSG en lo no\nprevisto en el presente Reglamento y salvo que la competencia o función sea\nasignada por norma expresa a otra Dependencia, como Proveeduría\nInstitucional  tendrá competencia para\nresolver y tramitar los diferentes asuntos conforme a la Ley de Contratación\nAdministrativa y su Reglamento.\n\nLo que no esté normado en el presente Reglamento\nInterno, se remitirá a la Ley de Contratación Administrativa y a su Reglamento;\nasí como cualquier otra normativa vigente aplicable.\n\n(Corrida su\nnumeración en sesión N° 05 el 17 de julio de 2018, que lo traspaso del antiguo\nartículo 15 al 16)", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Text of Regulation 1\n\n Internal Regulation for Administrative Procurement of the National Forest Financing Fund\n\nComplete Text of Record: 1018F6\n\nNATIONAL FOREST FINANCING FUND\n\nThe Board of Directors of the National Forest Financing Fund, in ordinary session No. 1-2015, held at 9:00 a.m. on Tuesday, January 13, 2015, according to agreement nine:\n\nConsidering:\n\nI.-That Article 50 of the Forest Law (\"Ley Forestal\") provides: \"The National Forest Financing Fund may contract the personnel and professional services necessary for the execution and control of its operations, as well as acquire the equipment and furniture necessary for the performance of its functions.\"\n\nII.-That in accordance with the provisions of Article 48 of the Forest Law (\"Ley Forestal\"), \"The National Forest Financing Fund shall have a Board of Directors, responsible for issuing general guidelines, credit or other regulations, when applicable, and for approving financial operations.\"\n\nIII.-That through Resolution DGABCA-NP-002-2013, the General Directorate of Asset Management and Administrative Procurement (Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa) determined it appropriate to authorize the creation of the Institutional Procurement Office (Proveeduría Institucional) of the National Forest Financing Fund.\n\nIV.-That Chapter XV of the Regulation to the Administrative Procurement Law (\"Ley de Contratación Administrativa\"), issued through Executive Decree (\"Decreto Ejecutivo\") No. 33411-H of September twenty-seventh, two thousand six, published in the Official Gazette (\"La Gaceta\") No. 210 of November second, two thousand six, establishes that the highest-ranking official of each Institution may delegate the final decision to be adopted in administrative procurement procedures, as well as the signing of the purchase order, following for this purpose the provisions of the internal regulation issued to that effect.\n\nV.-That Article 105 of the Administrative Procurement Law (\"Ley de Contratación Administrativa\") provides that \"In each of the public bodies and subjects subject to the scope of this Law, there shall be a unit responsible for administrative procurement procedures, with the organization and functions that, in each case, will be determined by regulation.\"\n\nRESOLVED:\n\nTo approve the \"Internal Regulation for Administrative Procurement of the National Forest Financing Fund,\" in the following terms:\n\nCHAPTER I\n\nGeneral Provisions\n\nArticle 1—Objectives. The objectives of this Regulation are:\n\na. To regulate the internal process of Administrative Procurement.\n\nb. To establish the competencies, functions, and responsibilities of the internal Units of the National Forest Financing Fund that participate in the processes for the acquisition of goods and services contemplated in the Administrative Procurement Law and its Regulation.\n\nArticle 2—Governing Rules. The purchase, sale, and lease of goods, supplies, services, and works carried out by FONAFIFO, with resources from its ordinary budget, with the exception of ordinary activity, shall be regulated by the Administrative Procurement Law (\"Ley de Contratación Administrativa\", LCA), its Regulation (RLCA), this Internal Regulation, and other applicable rules or provisions.\n\nArticle 3—Abbreviations. For the purposes of this Regulation only, the following abbreviations and definitions are established:\n\n CGR: Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República).\n\n DA: Administrative Department of the National Forest Financing Fund (Departamento Administrativo del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).\n\n DAF: Administrative and Financial Directorate of the National Forest Financing Fund (Dirección Administrativa Financiera del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).\n\n DAJ: Legal Affairs Directorate of the National Forest Financing Fund (Dirección de Asuntos Jurídicos del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).\n\n DFC: Financial Accounting Department of the National Forest Financing Fund (Departamento Financiero Contable del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).\n\n DG: General Directorate of the National Forest Financing Fund (Dirección General del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).\n\n DGBCA: General Directorate of Assets and Administrative Procurement of the Ministry of Finance (Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda).\n\n FONAFIFO: National Forest Financing Fund (Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).\n\n LCA: Administrative Procurement Law, Law 7494, published in Supplement No. 20 to La Gaceta No. 110, of June 8, 1995, and its amendments (Ley de Contratación Administrativa).\n\n RLCA: Regulation to the Administrative Procurement Law, published in La Gaceta No. 210 of November 2, 2006, and its amendments (Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa).\n\n UPSG: Procurement and General Services Unit of the National Forest Financing Fund (Unidad de Proveeduría y Servicios Generales del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).\n\nArticle 4—Definitions. For a better understanding of this regulation, the following definitions are presented:\n\nFinal act (Acto final): Administrative act through which the awardee (adjudicatario) is selected, in accordance with the terms established in the tender documents (cartel), also known as the award (adjudicación).\n\nAwardee (Adjudicatario): Natural or legal person who has been selected in an administrative procurement procedure for the acquisition of goods or services.\n\nAward Committee (Comisión de Adjudicaciones): Committee designated by the Board of Directors of FONAFIFO according to Agreement Six of Session No. 04-2013 of July 11, 2013, to analyze and carry out the award of administrative procurements (Direct Procurements (Contrataciones Directas), Abbreviated Tenders (Licitaciones Abreviadas), Public Tenders (Licitaciones Públicas)).\n\nInitial Decision (Decisión Inicial): Administrative decision that initiates the procurement procedure. This decision is embodied in the document called \"Procurement Request (Solicitud de Contratación)\", which must be signed by the respective Director.\n\nUnsuccessful (Infructuoso): Administrative act issued when, for a procurement or item(s) of a procurement, no offers are received or those received did not conform to the essential elements of the competition.\n\nDeserted (Desierto): Administrative act issued when eligible offers are received, but for reasons of public interest protection, no award is made.\n\nContract Manager (Encargado (a) de Contrato): Official designated internally within each Directorate, as the manager of each contract and who shall have the general responsibilities established in Article 8 of the Regulation to the Administrative Procurement Law and specifically the following:\n\na. To prepare (following the guidelines or indications of their Superior) the technical specifications of the goods or services required so that the Institutional Procurement Office incorporates them into the respective procurement.\n\nb. To prepare the \"Procurement Request (Solicitud de Contratación)\" both at the documentary level and in the public procurement information platform used, incorporating the necessary documents and authorizations according to the current regulations.\n\nc. To request the UPSG to carry out the technical correction (subsanación) requests to the bidders (oferentes), when applicable.\n\nd. To carry out the technical analysis of the offers and send it within a period not exceeding 8 business days to the Institutional Procurement Office and to incorporate into the electronic file the criteria, documents, or information required according to the regulations or the contractual procedure. In justified cases, the period may be extended at the discretion of the Institutional Procurement Office, provided the procurement is resolved within the timeframes established in the Administrative Procurement Law and its Regulation.\n\ne. To provide technical criteria (when applicable) for addressing appeals (recursos) filed in the administrative procurement procedures under their charge, within a period not exceeding 8 business days, except in cases where the volume or complexity of the need for more comprehensive analysis justifies a longer period, in which case the Institutional Procurement Office will grant said period, always within what is permitted in the Administrative Procurement Law.\n\nf. To issue the start order in works or services contracts, when so established in the contract, within a period not exceeding 8 business days after the contract formalization, except in justified cases communicated as such to the Institutional Procurement Office.\n\ng. To verify the performance of prior acts by the contractor that are necessary to guarantee the proper execution of the contract (for example, tax exemptions, permits, and/or licenses).\n\nh. To carry out objective control of the contractual execution, which means that the contractual object must be fulfilled in its entirety.\n\ni. To verify that the goods conform to the quality and requirement established in the procurement.\n\nj. To apply quality control measures efficiently in the involved processes.\n\nk. To exercise technical control of the procurement and ensure that the contractor complies with the conditions and deadlines established in the contract.\n\nl. To indicate to the Contractor the need to correct any mismatch or non-compliance regarding the fulfillment of the contractual object.\n\nm. To file a declaration of assets before the Comptroller General of the Republic, for contracts exceeding 6 months in duration, in accordance with the provisions of Article 56, subsection 2, paragraph g) of the Regulation to the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service.\n\nn. To immediately notify the contractor of any adjustments in the schedule or non-compliance thereof so that the appropriate measures for its correction are adopted.\n\no. To verify that any modifications arising in the procurement conform to the contract conditions and the technical criteria that evaluate them.\n\np. To ensure compliance with the general contract execution manuals of the SICOP System or any other that must be used, and the procurement processes of the respective unit assigned to them.\n\nq. To compile a file containing the documents recording all the vicissitudes of the contract execution (for example: start order, deliveries, extensions (prórrogas), suspensions, etc.), and report them to the Institutional Procurement Office for the corresponding procedures and the updating of the procurement file at the appropriate time.\n\nr. To advise the Director of the respective Budget Program or Subprogram on the advisability of introducing modifications or corrections to the contract when required for its proper execution, in accordance with Articles 200 and 201 of the Regulation to the Administrative Procurement Law.\n\ns. To recommend the application of penalty clauses, fines, execution of guarantees, termination (rescisión or resolución) of the contract when grounds for doing so are observed, according to the Administrative Procurement Law and its Regulation.\n\nt. To request the enforcement of the performance guarantee (garantía de funcionamiento), and immediately inform the Institutional Procurement Office of manufacturing defects, before its expiration.\n\nu. To verify that the procured goods have authorized service workshops when applicable.\n\nv. To ensure that in cases of extensions to the contract term, the contractor complies with the extension of the performance guarantee (garantía de cumplimiento) and the legal stamps (timbres de ley).\n\nw. To receive through a \"Certificate of Acceptance (Acta de Recepción a Conformidad)\" the goods, works, or services under the quality conditions and timeframe agreed upon in the contract, or to reject them if what was agreed has not been fulfilled.\n\nx. To advise the Director of the respective Budget Program or Subprogram on alleged administrative offenses committed by the contractor during the contract execution, so that the competent body is notified to adopt the corresponding legal measures.\n\ny. To establish efficient communication mechanisms between the parties involved in the procurement.\n\nz. To issue reports to the Director of the Budget Program or Subprogram that appointed them, on the fulfillment of the assigned contract.\n\naa. To request the necessary technical criteria for better oversight of the contracts, when required by the nature of the matter or specialty. As well as to issue the respective report on all relevant facts of the contract execution and incorporate it into the contract closeout (finiquito contractual) or Certificate of Acceptance (accordingly).\n\nbb. To verify that, in the case of contracts where the awarded company requires the hiring of personnel for the fulfillment of the contractual object, the directives issued by government authorities are complied with, in relation to the fulfillment of labor rights concerning the payment of minimum wages, occupational hazards, and other provisions relating to the social and occupational security of workers.\n\ncc. To request the collaboration of the different units of FONAFIFO for adequate decision-making and to optimize proper contract execution.\n\nProcurement Request (Solicitud de Contratación): Document generated electronically by the SICOP system, containing the initial decision to contract. In addition, in cases where procedures are linked to a financial system, the reservation of the corresponding budget resources for the acquisition of goods, services, or works is generated.\n\nRequesting Unit (Dependencia Solicitante): Unit, Department, or Directorate of FONAFIFO that manages a procurement procedure before the UPSG, with the purpose of acquiring goods or services necessary for the fulfillment of its objectives.\n\nSpecialized Technical Unit (Unidad Técnica Especializada): Unit that, depending on the object to be procured, possesses the knowledge, experience, or legal qualification necessary to issue a specialized technical criterion (Information Technology Unit, Occupational Health Unit, Archives Unit, Human Resources Unit, or another determined at the time).\n\n(Thus amended by ordinary session No. 10-2015 of December 15, 2015)\n\nCHAPTER II\n\nParticipants in the administrative procurement processes\n\nArticle 5—The Procurement and General Services Unit. The UPSG is the Unit of FONAFIFO that holds the designation of Institutional Procurement Office and therefore the competence to conduct administrative procurement procedures for the fulfillment of its purposes and objectives.\n\nThe operation of the Institutional Procurement Office shall be in accordance with the provisions of Chapter XV, Operation of Institutional Procurement Offices of the Public Sector, of the Regulation to the Administrative Procurement Law, as well as with the provisions of the \"Regulation for the Operation of Institutional Procurement Offices of Government Ministries\" issued in Executive Decree No. 30640-H of June 27, 2002, and amended by Executive Decree No. 31483-H of August 19, 2003.\n\nThe UPSG shall be headed by an Institutional Procurement Officer, who is responsible for the organization and proper functioning of that unit in accordance with the legal system and attending to the institutional hierarchical scope, provisions, procedures, and internal controls. They shall exercise Supervisory functions and their appointment shall be made according to the requirements and rules of the Civil Service Regime.\n\nThe UPSG shall have, as a minimum, the organizational structure provided for in the \"Regulation for the Operation of Institutional Procurement Offices of Government Ministries\" issued in Executive Decree No. 30640-H of June 27, 2002, and amended by Executive Decree No. 31483-H of August 19, 2003. It shall have at least the following Coordinator roles:\n\n| Programming and Control | Procurement | Storage and Distribution |\n\nThe previous structure may be strengthened to resolve institutional needs.\n\nThe UPSG shall have the following functions and responsibilities:\n\na. To program, coordinate, and conduct the institutional administrative procurement management, within the framework established by the legal system.\n\nb. To use the SICOP, Merlink, or any other corresponding technology platform, for the processing of administrative procurement procedures.\n\nc. To prepare and publish, in the first month of each budget period, the Procurement Program of FONAFIFO.\n\nd. To verify, prior to initiating administrative procurement procedures, that the following prerequisites have been met:\n\ni. Existence of budget content.\n\nii. Availability of the initial decision to contract (Procurement Request), which must contain the information described in Article 8 of the Regulation to the Administrative Procurement Law.\n\niii. The requirement must be included in the Annual Procurement Program (except for the exceptions provided in the Administrative Procurement Law and its Regulation).\n\ne. To determine the type of procedure that corresponds according to the contractual object and its amount (Public Tender (Licitación Pública), Abbreviated Tender (Licitación Abreviada), Direct Procurement (Contratación Directa), Public Auction (Remate), Auction (Subasta) or another considered pertinent and legally applicable).\n\nf. To prepare the activity schedule for each contractual procedure, establishing the deadlines for each stage.\n\ng. To prepare the tender documents (carteles), based on the technical information received from each Requesting Unit and including the formal conditions and requirements applicable according to the current regulations on administrative procurement matters.\n\nh. To issue, in a timely manner, the modifications, extensions, and clarifications that must be made to the tender documents, either ex officio or at the request of a party.\n\ni. To address objections (recursos de objeción) to the tender documents, as well as appeals for revocation (recursos de revocatoria) against award acts in procurements, with the support of the Requesting Units and, if necessary, with the support of the DAJ. The approval of the final decision corresponds to the Award Committee. The attention to appeals must be carried out within the deadlines established in the Administrative Procurement Law and its Regulation.\n\nj. To conduct the hearings and prior visits, when they have been included in the tender documents. Without prejudice to the participation of the Requesting Unit in such hearings.\n\nk. To compile an administrative file, physical or electronic, for each procurement procedure, in which the integrity of the information and the chronological order of incorporation of the documentation it contains is maintained.\n\nl. To schedule and preside (when applicable according to the type of procurement) over the acts of opening offers, from which minutes will be drawn up, unless the CompraRed system, Merlink, or another that must be used, generates a report based on the electronic information.\n\nm. To carry out the formal analysis of the offers.\n\nn. To request from the Requesting Units the technical analysis of the offers and to verify, as far as possible, that this has been carried out following the principles and current regulations on administrative procurement matters.\n\no. To request timely corrections (subsanaciones) of the offers from the bidders.\n\np. To coordinate with the other units the fulfillment of the deadlines and/or necessary requirements at each stage of the administrative procurement procedure.\n\nq. To apply, taking into account the results of the formal analysis and the technical analysis of the offers, the offer evaluation parameters established in the tender documents.\n\nr. To prepare a report with the recommendation for award, declaration of unsuccessful (infructuoso), or declaration of deserted (desierto), as applicable, attaching a proposed agreement, and to present it to the Award Committee so that said Committee makes the final decision.\n\ns. To prepare and send the response to the hearings granted by the CGR during the processing of appeals and objections, with the support of the Requesting Units and, if necessary, with the collaboration of the DAJ.\n\nt. To manage before the CGR any request for authorization or procedure required in administrative procurement procedures for the acquisition of goods and services, in coordination with the Requesting Unit (when applicable).\n\nu. To manage before the DAJ the internal approval of contracts, when applicable.\n\nv. To manage before the CGR the approval (refrendo) of contracts, when applicable.\n\nw. To keep control of the maximum processing times for each administrative procurement procedure.\n\nx. To coordinate with the awardees the formalization of the contracts, according to the agreed terms and the deadlines established in the regulations.\n\nx (sic. i). To prepare and communicate the purchase orders corresponding to the award(s) made, marking the start of execution, unless in the SICOP system, Merlink, or another that must be used, an electronic communication is made, which in any case must be verified by the UPSG.\n\ny. To notify the Requesting Units of the start of contract execution (when applicable).\n\nz. To maintain control of the bid bonds (garantías de participación) and performance guarantees (garantías de cumplimiento) provided in administrative procurement procedures for acquiring goods and services, including ensuring that the guarantees do not expire during the granted term, are renewed and updated in a timely manner, as well as verifying and determining the appropriateness of their return. The custody of the guarantees must be carried out by the DFC.\n\naa. To obtain from the Requesting Units the acceptance of the awarded goods and services. In applicable cases, the UPSG may carry out the acceptance of the awarded goods or services.\n\nbb. To receive and verify in each case that the awardees deliver the awarded goods within the established contractual deadline; otherwise, to assess and take the appropriate measures.\n\ncc. Once the goods or services have been accepted, to carry out the asset tagging (plaqueo) and registration of the corresponding goods and their distribution to the Requesting Units.\n\ndd. To process contractual modifications, considering the reasons substantiated by the requesting area for that purpose and the applicable regulations. Its approval shall correspond to the Award Committee.\n\nee. To process requests for price adjustment and review (reajuste y revisión de precios) according to the provisions of the regulations.\n\nff. To manage before the DFC the payment for goods and services that have been accepted.\n\ngg. To maintain an updated record of goods (Institution's assets) using the platform defined for this (Sibinet or another that must be used) and to attend to the queries, directives, and/or guidelines issued on this matter by the DGBCA.\n\nhh. To prepare, obtain approval, and send the reports on administrative procurement matters required to be submitted to the different competent bodies (CGR, Ministry of Finance, or others).\n\nii. To request the updating of this Regulation, according to the modifications that occur in administrative procurement matters as a result of the enactment of laws, decrees, regulations, and circulars issued by the competent bodies.\n\njj. To issue recommendations, guidelines, provisions, or others on administrative procurement matters, which contribute to institutional contractual management and, as a result, promote improvements in budget execution (subject to prior approval at the corresponding level).\n\nkk. Any other function, consistent with its competence, that is assigned to it.\n\n(Thus amended by ordinary session No. 10-2015 of December 15, 2015)\n\nArticle 6—The Requesting Units. The Requesting Unit is responsible for:\n\na. Verifying the existence of budget content in every administrative procurement procedure it intends to carry out.\n\nb. Preparing and submitting, according to the respective schedule, to the UPSG the initial decision (Procurement Request) and the designation of the \"Contract Manager\" and other technical documents required for the processing of administrative procurement procedures to acquire the goods or services included in its budget.\n\nIn cases where the nature of the contractual object necessitates the participation of a Specialized Technical Unit (Information Technology Unit, Occupational Health Unit, Archives Unit), the Procurement Request must have its approval. The respective technical specifications must be defined by the Specialized Technical Unit.\n\nc. Issuing instructions or guidelines to the \"Contract Manager\" on the focus and objectives of the procurement(s) assigned to them in order to ensure the fulfillment of the goals and objectives of the Directorate, Department, or Unit (as applicable).\n\nd. During the execution of contracts, ensuring that the \"Contract Manager\" of each procurement process carries out their functions in compliance with the regulatory framework and the objectives of each Directorate.\n\ne. Monitoring the processing status of all \"Procurement Requests\" sent to the UPSG, especially in cases where they represent essential goods or services for the Institution, as well as the corresponding budget execution.\n\nf. Timely determining the need to expand, reduce, or modify the service that is the object of the contract and channeling the management through the Contract Manager, before the UPSG.\n\ng. Attending to the Contractual Management programming communicated by the UPSG, to contribute to the fulfillment of institutional objectives.\n\nh. Supporting the Contract Manager and the Institutional Procurement Office, within their technical competence, in addressing appeals filed in the administrative procurement procedures they request.\n\ni. Designating an official for the budgetary and procurement control and monitoring managed by the Unit.\n\nj. Designating for each administrative procurement procedure a \"Contract Manager\" in accordance with the provisions of Article 8 of the Regulation to the Administrative Procurement Law.\n\nk. Regarding specific continuous services of the Requesting Unit, administering the contract, performing for this purpose, at a minimum, the following tasks:\n\ni. Coordinating with the awardee the provision of the service.\n\nii. Verifying that the service is provided according to the agreed terms.\n\niii. Maintaining comprehensive control of the available budget resources held by the Unit.\n\niv. Managing the respective budget before the DFC, throughout all periods of the contract validity.\n\nv. Communicating to the UPSG any anomaly in the contract execution, so that appropriate measures can be taken according to the contractual terms.\n\nvi. Informing the UPSG sufficiently in advance of the termination of the continuous service contracts corresponding to its Unit, if a new procedure is required.\n\n(Thus amended by ordinary session No. 10-2015 of December 15, 2015)\n\nArticle 7—The Legal Affairs Directorate. The DAJ shall have the same functions and responsibilities as the other Requesting Units when it needs to manage the procurement of goods and services.\n\nAdditionally, in administrative procurement matters, it shall have the following functions and responsibilities:\n\na. Issuing the corresponding legal criteria to address appeals, claims, or other legal matters filed in administrative procurement processes, in those cases where necessary, due to the complexity or specificity of the legal matter addressed.\n\nb. Preparing the administrative contracts (contractual document) that require approval (refrendo) by the CGR.\n\nc. Granting internal approval to the corresponding contracts according to the regulations and/or provisions of the CGR. This shall be granted through the signature of the lawyer designated by the DAJ for this task on the form sent by the UPSG. Internal approval must be granted within a maximum period of 8 business days.\n\nd. In the event that the DAJ requires the contribution of any additional document, makes any observation, or requests any modification; it shall return the procedure to the UPSG. At the moment the DAJ receives the case again, the 5-business-day period shall begin again.\n\nArticle 8—The Specialized Technical Units. The Specialized Technical Units shall have the same functions, deadlines, and responsibilities as the other Requesting Units according to Article 6 of this Regulation when they need to manage the procurement of goods and services.\n\nIn those cases, they must designate a \"Contract Manager\" for the respective procurement, who shall have the responsibilities established in Article 4 of this Regulation.\n\na. Centralizing institutional needs on the corresponding matters.\n\nb. Budgeting the necessary resources for institutional needs in their area of expertise.\n\nc. Maintaining active participation in defining the procurement needs for goods and services corresponding to their field, which includes:\n\ni. Issuing recommendations to the corresponding hierarchical level regarding market trends and/or updates or other matters within their area of expertise, in order to keep the Institution updated on the goods and services it acquires.\n\nii. Implementing periodic asset renewal policies (when applicable) subject to a prior approval process, according to the pertinent internal or external (if applicable) procedures.\n\niii. Implementing, as applicable for their area of expertise, service models to maintain equipment and/or guarantee the provision of services required at the institutional level (continuous services for equipment maintenance, various services, or others). For this purpose, they must coordinate with the relevant Units (Administrative Department, UPSG, users, or others).\n\niv. To make recommendations in its field of expertise, prior to the approval of the respective budget, regarding aspects that the requesting Units must take into account for the acquisition of goods and services they carry out. Said recommendations must be coordinated with the Accounting-Finance Department (Departamento Financiero Contable), with the Administrative Department, or with the Procurement Unit (Unidad de Proveeduría), as appropriate.\n\nd. To grant approval (visto bueno) to the \"Solicitudes de Contratación\" of the Requesting Units.\n\nb. Any other function, consistent with its competence, that is assigned to it.\n\n(Thus amended by regular session No. 10-2015 of December 15, 2015)\n\nArticle 9.—Of the Accounting-Finance Department (Departamento Financiero Contable). The DFC has the following functions and responsibilities regarding contractual management:\n\na. To make payments to the awardees (adjudicatarios) of goods and services, upon prior receipt of the following minimum documents from the UPSG:\n\ni. Payment form, indicating the name of the awardee, identification number (individual or legal entity), client account number, amount, the funder, certification number, invoice number, administrative contracting procedure number, and reason, according to the format defined by the DFC.\n\nii. Purchase Order (Orden de Compra)\n\niii. Invoice (Factura)\n\niv. Official letter requesting the application of fines (when applicable)\n\nv. Official letter for the asset tagging (plaqueo) of goods (when applicable).\n\nb. In coordination with the DA (UPSG), to issue recommendations, guidelines, provisions, or others that, corresponding to budgetary matters, assist in the institutional contractual management (subject to prior approval at the appropriate level).\n\nc. Any other function, consistent with its competence, that is assigned to it.\n\nArticle 10.—Of the Award Committee (Comisión de Adjudicaciones)1. The Award Committee is responsible for:\n\n1 Formed by the Junta Directiva in Acuerdo Sexto, Regular Session No. 04-2013 of July 11, 2013.\n\na. Taking the final decision to be adopted in administrative contracting procedures, as follows:\n\ni. In Direct Contracting (Contrataciones Directas): It shall be composed of the institutional provider (proveedor institucional) and the head of the Administrative Department. In the case of purchases whose amount exceeds the threshold for direct contracting, processed by exception, the awarding shall correspond according to the procedure that would have been required by the amount.\n\nii. In Abbreviated Tenders (Licitaciones Abreviadas): It shall be composed of the Head of the Administrative Department, the Institutional Provider (Proveedor(a) Institucional), the Head of the Requesting Program or their representative, and the Director of the Legal Directorate (Dirección Jurídica) or their designee.\n\niii. In Public Tenders (Licitaciones Públicas): It shall be composed of the Administrative-Financial Director, the Head of the Administrative Department, the Institutional Provider, the Head of the Program or their representative, and the Director of the Legal Directorate or their designee.\n\nb. To issue its acts in strict adherence to administrative contracting regulations and within a period not exceeding 8 business days. In order to depart from such criterion, technical reasons of an equal nature must be provided.\n\nc. The competence of the Award Committee to take the final decision includes declaring an administrative contracting procedure or one of its line items unsuccessful (infructuoso), void (desierto), or re-awarding it, considering (for the constitution of the Award Committee) the amount as if it had to be awarded. The provisions of Article 86 of the Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa must be taken into account.\n\nd. In other types of administrative contracting procedures (auctions (remates), low-price auctions (subasta a la baja), open types, or other legally applicable ones), the amount shall be considered to form the Award Committee, and if this cannot be determined, the final decision shall be taken by the Award Committee formed as if it were a Public Tender (Licitación Pública).\n\ne. The approval of contract modifications shall also correspond to the Award Committee (formed with the same members who made the award).\n\nf. Any other function, consistent with its competence, that is assigned to it.\n\nIf the Requesting Unit submits the \"Solicitudes de Contratación\" after the date defined by the UPSG, the respective justification must be attached.\n\nAdministrative contracting procedures for acquiring goods and services must be carried out within the legal framework, adhering to the provisions for each stage in the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento.\n\nLikewise, throughout the entire process and as a responsibility of all Units involved in it, the public interest must prevail, and the highest values governing administrative contracting and public function must be applied.\n\n(Thus amended by regular session No. 10-2015 of December 15, 2015)\n\nCHAPTER III\n\nThe administrative contracting process\n\nArticle 11.—Publicity of the Procurement Program (Programa de Adquisiciones). The UPSG shall prepare and publish, in the Diario Oficial La Gaceta and/or in the CompraRED system or any other that must be used (as applicable), the Annual Procurement Program (Programa Anual de Adquisiciones), during the first month of each budget period, seeking to group needs to achieve better purchasing conditions and following the provisions established in this regard in the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento.\n\nArticle 12.—Administrative Contracting Procedure. The initiation of the corresponding contracting procedure must be requested by the Director General or by the Director of the respective Directorate, by means of the corresponding start order, within the deadline established for this purpose by the UPSG.\n\nIf the Requesting Unit submits the start orders after the date defined by the UPSG, the respective justification must be attached.\n\nAdministrative contracting procedures for acquiring goods and services must be carried out within the legal framework, adhering to the provisions for each stage in the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento.\n\nLikewise, throughout the entire process and as a responsibility of all Units involved in it, the public interest must prevail, and the highest values governing administrative contracting and public function must be applied.\n\nArticle 13.—Receipt of Goods or supplies. All receipt of goods or supplies must be carried out following the procedures established for this purpose, and only authorized persons who have met the requirements established by the CGR for this type of task shall participate, as well as the provisions of the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento.\n\nEach person responsible for carrying out the provisional or definitive receipt of goods or supplies must take the necessary precautions to safeguard the goods and conduct their review in adherence to the agreed terms.\n\nArticle 14.—Price Review and Adjustment. The UPSG shall incorporate into the tender documents (carteles) (when applicable) the price review or adjustment formula and the price indices it deems relevant for the type of service in question.\n\nPrice review and adjustment requests shall be processed by the UPSG in accordance with the provisions of the Ley de Contratación Administrativa and, where applicable, the jurisprudence of the CGR and the Sala Constitucional.\n\nArticle 15.—Price Reasonableness Policy. The Fondo Nacional de Financiamiento Forestal endorses and incorporates into its planning, budgeting, and contracting processes, actions aimed at the acquisition of goods and services at reasonable market prices, following the regulations, guidelines, jurisprudence, and good practices in the matter, to achieve the optimal use of available resources.\n\n(Thus added in session No. 05 of July 17, 2018)\n\nCHAPTER IV\n\nFinal provisions\n\nArticle 16.—Competence. The UPSG, in matters not provided for in this Reglamento and unless the competence or function is assigned by express regulation to another Unit, as Institutional Procurement (Proveeduría Institucional), shall have the competence to resolve and process the different matters in accordance with the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento.\n\nMatters not regulated in this Internal Reglamento shall be referred to the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento, as well as any other applicable current regulation.\n\n(Its numbering was moved in session No. 05 on July 17, 2018, which transferred it from the former Article 15 to Article 16)" }