{ "id": "norm-79235", "citation": "Acuerdo 0 (Ministerio de Hacienda, 24/03/2015)", "section": "norms", "doc_type": "agreement", "title_es": "Normativa Técnica para la Aplicación de Criterios Sustentables en las Compras Públicas", "title_en": "Technical Regulation for the Application of Sustainable Criteria in Public Procurement", "summary_es": "Esta normativa técnica, emitida por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, desarrolla los artículos 29 de la Ley 8839 (Gestión Integral de Residuos) y 44 de su reglamento general, estableciendo el marco para incorporar criterios sustentables (ambientales, sociales, económicos y de innovación) en las compras públicas. Define que el 20% de puntaje adicional para oferentes que demuestren sostenibilidad constituye un mínimo, pudiendo aumentarse según el objeto contractual. Detalla la identificación y priorización de criterios, su inclusión en los carteles como requisitos de admisibilidad o de evaluación, y los deberes de las administraciones contratantes. La normativa es obligatoria para ciertos productos priorizados (equipo de cómputo, vehículos, servicios de limpieza, entre otros) y recomendable para los demás, justificando cualquier exclusión. Incluye la Matriz de Evaluación de Criterios Sustentables (MECS), mecanismos de verificación, seguimiento y lineamientos prácticos, bajo el enfoque de ciclo de vida del producto.", "summary_en": "This technical regulation, issued by the General Directorate of Asset Management and Administrative Procurement of the Ministry of Finance, implements articles 29 of Law 8839 (Integrated Waste Management) and 44 of its general regulation, establishing the framework for incorporating sustainable criteria (environmental, social, economic, and innovation) into public procurement. It defines the 20% additional score for suppliers demonstrating sustainability as a minimum, which may be increased depending on the contractual object. It details the identification and prioritization of criteria, their inclusion in bidding documents as admissibility or evaluation criteria, and the duties of contracting authorities. The regulation is mandatory for certain prioritized products (computer equipment, vehicles, cleaning services, etc.) and recommended for others, requiring justification for any exclusion. It includes the Sustainable Criteria Evaluation Matrix (MECS), verification mechanisms, monitoring, and practical guidelines, all under a product life-cycle approach.", "court_or_agency": "", "date": "24/03/2015", "year": "2015", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "compras públicas sustentables", "criterios de sustentabilidad", "Ley 8839 Gestión Integral de Residuos", "MECS (Matriz de Evaluación de Criterios Sustentables)", "DGABCA", "ciclo de vida del producto", "cartel de licitación", "viabilidad ambiental" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 29", "law": "Ley 8839" }, { "article": "Art. 44", "law": "Decreto Ejecutivo N° 37567 (Reglamento a la Ley 8839)" } ], "keywords_es": [ "compras públicas sustentables", "criterios de sustentabilidad", "Ley 8839", "gestión integral de residuos", "MECS", "DGABCA", "ciclo de vida", "compras verdes" ], "keywords_en": [ "sustainable public procurement", "sustainability criteria", "Law 8839", "integrated waste management", "MECS", "DGABCA", "life cycle", "green procurement" ], "excerpt_es": "El artículo 29 de la LGIR establece una autorización y no una obligación para que las instituciones del Estado promuevan la compra y utilización de materiales reutilizables, reciclables, biodegradables y valorizables, así como de productos fabricados con material reciclado bajo procesos ambientalmente amigables que cumplan las especificaciones técnicas requeridas por la Administración Pública.\n\nAhora bien, si se decide que es viable su aplicación atendiendo siempre a la debida satisfacción del interés público, se deberá aplicar el porcentaje establecido en la norma su pracitada, por lo que para cada caso concreto deberá valorarse, el objeto contractual, condiciones de mercado viabilidad económica, entre otros aspectos, para determinar si es conveniente realizar una compra de ese tipo.\n\nLa DGABCA entiende que debe darse un trato igualitario entre los oferentes que demuestren la incorporación de criterios sustentables respecto del objeto contractual en sus plicas, en atención a lo solicitado por la administración contratante; además, que el 20% referido en el párrafo segundo del mencionado artículo 29, debe estar contemplado dentro del 100% total de la valoración preestablecida, permitiendo a los criterios sustentables marcar una diferencia importante en las evaluaciones de las ofertas en las compras públicas. Por último, también es importante interpretar la norma de manera tal que el porcentaje del 20% indicado en el citado artículo 29, no se entienda de manera restrictiva, sino como un parámetro mínimo establecido, el cual podrá variar en atención al objeto de la contratación y a un adecuado uso de la discrecionalidad administrativa.", "excerpt_en": "Article 29 of the LGIR establishes an authorization, not an obligation, for State institutions to promote the purchase and use of reusable, recyclable, biodegradable, and valorizable materials, as well as products made from recycled material under environmentally friendly processes that meet the technical specifications required by the Public Administration.\n\nHowever, if it is decided that its application is viable, always ensuring the due satisfaction of the public interest, the percentage established in the aforementioned regulation must be applied; therefore, for each specific case, the contractual object, market conditions, economic viability, among other aspects, must be assessed to determine whether it is appropriate to make such a purchase.\n\nThe DGABCA understands that equal treatment must be given to suppliers who demonstrate the incorporation of sustainable criteria related to the contractual object in their bids, in accordance with what is requested by the contracting authority; additionally, that the 20% referred to in the second paragraph of said article 29 must be included within the total 100% of the pre-established valuation, allowing sustainable criteria to make a significant difference in bid evaluations in public procurement. Lastly, it is also important to interpret the regulation in such a way that the 20% percentage indicated in said article 29 is not understood restrictively, but as an established minimum parameter, which may vary according to the object of the procurement and an appropriate use of administrative discretion.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "Issues the technical regulation establishing the criteria and methodology to incorporate sustainability in public procurement, pursuant to Law 8839 and its regulation.", "summary_es": "Se emite la normativa técnica que establece los criterios y la metodología para incorporar la sustentabilidad en las compras públicas, en cumplimiento de la Ley 8839 y su reglamento." }, "pull_quotes": [ { "context": "Introducción", "quote_en": "Public procurement constitutes the world's largest marketplace, valued in billions of dollars; the impact of government purchasing activity can exceed 15% of GDP (UNEP, 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http://www.\nhacienda.go.cr/contenido/13023-compras-publicas-sustentables.\n\nCualquier consulta adicional podrá direccionarla a los siguientes correos electrónicos,\nbienesycontratacion@hacienda. go.cr y jquirost@hacienda.go.cr o a los números telefónicos: 2256-\n9669/2256-9644/2539-6231.\n\nSan José, 24 de marzo\ndel 2015.\n\n \n\n(Nota de Sinalevi: El texto de la normativa\ntécnica para la aplicación de criterios sustentables en las compras públicas y\nguía para su implementación, fue suministrado por la Dirección de Normas y\nProcedimientos Dirección General de Administración de Bienes y Contratación\nAdministrativa del Ministerio de Hacienda y se transcribe a continuación:)\n\n \n\nNORMATIVA TÉCNICA\n\n(Artículos: 29 de la\nLey 8839 y 44 de su Reglamento General) para la Aplicación de Criterios\nSustentables en las Compras Públicas y Guía para la Implementación\n\nDirección General de\nAdministración de Bienes y Contratación Administrativa 2015\n\n \n\n1. Abreviaciones....................................................................................\n......................4\n\n2. Introducción.....................................................................................\n........................5\n\n3. Objetivo y ámbito\nde aplicación de la NTACS.........................................................6\n\n4. Definiciones.....................................................................................\n........................7\n\n5. Normativa Técnica para la Aplicación de Criterios Sustentables en las Compras\nPúblicas..................................9\n\n5.1 Identificación de\ncriterios de\nsustentabilidad.........................................................9\n\n5.2 Inclusión de\ncriterios de sustentabilidad en los\ncarteles.....................................10\n\n5.3 Facultades y deberes\nde las administraciones contratantes en las compras\npúblicas................................ 10\n\n5.4 Mecanismo para\ndefinir prioridad de\ncriterios.....................................................12\n\n5.4.1 Definición del peso\nde las categorías dentro de la evaluación........................13\n\n5.5 Aplicación de la\nMECS en la hoja de\ncálculo......................................................13\n\n6. Seguimiento de la\naplicación de la NTACS...........................................................13\n\n7. Lineamientos para\nla implementación de la NTACS.............................................14\n\n7.1 Criterios ambientales...........................................................................\n................16\n\n7.2 Criterios Sociales..............................................................................\n...................16\n\n7.2.1Otras\nconsideraciones\nsociales.........................................................................17\n\n7.3 Criterios económicos............................................................................\n...............17\n\n7.4 Criterios de\nInnovación........................................................................................19\n\n7.5 Ejemplo de sistemas de evaluación...............................................................\n...................................................20\n\n8. Referencias......................................................................................\n......................21\n\n9. Anexo 1.\nMecanismos de verificación de criterios de sustentabilidad...................22\n\n10. Anexo 2.\nUbicación de guías en la página del Ministerio de Hacienda...............27\n\n11. Anexo 3 \"Informe\nde\nmonitoreo\"..........................................................................28\n\n12. Anexo 4\n\"Instrucciones para Completar la\nMECS\"..............................................29\n\n1. Abreviaciones\n\nDGABCA: Dirección General de Administración de Bienes y Contratación\nAdministrativa, del Ministerio de Hacienda\n\nLCA: Ley de Contratación Administrativa, Ley N° 7494 de 02 de mayo de\n1995\n\nLGIR: Ley para la Gestión Integral de Residuos, Ley N° 8839 de 24 de\njunio de 2010\n\nMECS: Matriz de Evaluación de Criterios Sustentables\n\nNTACS: Normativa Técnica para la Aplicación de Criterios Sustentables en\nlas Compras Públicas\n\nPIB: Producto Interno Bruto\n\nRLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto\nEjecutivo N°33411 de27 de setiembre de 2006\n\nRGLGIR: Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de\nResiduos, Decreto Ejecutivo N° 37567 de 02 de noviembre de 2012\n\n2 Introducción\n\nLas compras públicas constituyen el mercado más grande del mundo,\nvalorado en miles de millones de dólares; el impacto de la actividad compradora\nde los gobiernos puede superar el 15% del PIB (PNUMA, 2012).\n\nSu poder de compra puede, y debe, utilizarse para exigir mejores\nprácticas ambientales y sociales en las empresas que proveen productos al\nEstado, de modo que se logre obtener el mejor valor por el dinero invertido.\n\nLas Compras Públicas Sustentables son aquellas en las que las\ninstituciones estatales satisfacen sus necesidades de bienes y servicios de\nmanera que se garantice la relación calidad-precio con base en el ciclo de vida\nen términos de generar beneficios no sólo a la institución, sino también a la\nsociedad y a la economía del país, al mismo tiempo que se minimiza el daño al\nambiente. Así bien, se integra en su elección de productos los siguientes\naspectos:\n\n1. Consideraciones económicas: valoración tanto del precio, como de la\ncalidad y funcionalidad de los productos.\n\n2. Consideraciones hacia el ambiente: los efectos que el producto\nocasiona sobre el medio ambiente.\n\n3. Consideraciones sociales: los efectos del producto en temas como la\nerradicación de la pobreza, distribución de los recursos, condiciones laborales,\npersonas menores de edad trabajadoras, la no discriminación y derechos humanos\nen general.\n\nComo un eje trasversal de los aspectos mencionados anteriormente se\nencuentra la innovación. Esta es entendida como el incentivo para la\npresentación de ofertas que incorporen soluciones innovadoras desde el punto de\nvista de la sustentabilidad.\n\n 3. Objetivo y ámbito\nde aplicación de la NTACS\n\nEn cumplimiento con el artículo 44 del RGLGIR, la Dirección General de\nAdministración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de\nHacienda presenta esta NTACS para la implementación de los criterios\nsustentables a seguir, así como el mecanismo para implementar la ponderación\ncorrespondiente en la evaluación de ofertas.\n\nTal como dispone el artículo 50 de la Constitución Política, toda\npersona tiene derecho a un ambiente sano y ecológicamente equilibrado. En\nmateria de compras públicas, esto implica que al invertir los fondos\npresupuestariamente programados se debe, en lo posible: garantizar, defender y\npreservar el derecho a un ambiente sano y ecológicamente equilibrado.\n\nEl artículo 29 de la LGIR establece una autorización y no una obligación\npara que las instituciones del Estado promuevan la compra y utilización de\nmateriales reutilizables, reciclables, biodegradables y valorizables, así como\nde productos fabricados con material reciclado bajo procesos ambientalmente\namigables que cumplan las especificaciones técnicas requeridas por la\nAdministración Pública.\n\nAhora bien, si se decide que es viable su aplicación atendiendo siempre\na la debida satisfacción del interés público, se deberá aplicar el porcentaje\nestablecido en la norma su pracitada, por lo que para cada caso concreto deberá\nvalorarse, el objeto contractual, condiciones de mercado viabilidad económica,\nentre otros aspectos, para determinar si es conveniente realizar una compra de\nese tipo.\n\n \n\nRecuadro1. Normativa Compra Pública Sustentable\n\nLGIR\n\n\"ARTÍCULO 29.-\n Compras del Estado Autorizase a las instituciones de la Administración\n Pública, empresas públicas y municipalidades para que promuevan la compra y\n la utilización de materiales reutilizables, reciclables, biodegradables y\n valorizables, así como de productos fabricados con material reciclado bajo\n procesos ambientalmente amigables que cumplan las especificaciones técnicas\n requeridas por la Administración Pública; dicha condición podrá comprobarse\n por medio de certificaciones ambientales y otro mecanismo válido establecido\n vía reglamento.\n\nPara ello, en la valoración de las licitaciones y\n compras directas concursables deberán dar un veinte por ciento (20%)\n adicional a los oferentes que, en igualdad de condiciones, demuestren que los\n productos ofrecidos incorporan criterios de la gestión integral de residuos,\n así como la gestión del residuo una vez terminada su vida útil. Para el caso\n de las compras directas deberán incorporarse criterios que promuevan la\n gestión integral de residuos.\n\n \n\nLas dependencias correspondientes de las\n instituciones de la Administración Pública, empresas públicas y\n municipalidades encargadas de elaborar los carteles de licitación o de compra\n directa establecerán criterios ambientales y de ciclo de vida de los\n productos para evaluar las licitaciones, de conformidad con los criterios\n establecidos en el Reglamento de esta Ley.\"\n\n \n\nRGLGIR\n\n\"Artículo 44°- Sobre las compras del Estado Para\n la debida implementación de los criterios de sustentabilidad aplicables a las\n compras que realicen las instituciones del Estado, así como de los parámetros\n de evaluación establecidos por el artículo 29 de la Ley No. 8839, la\n Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa\n del Ministerio de Hacienda, en coordinación con los órganos técnicos\n involucrados, dictará la normativa técnica que deberá considerar la\n Administración, para la aplicación de los criterios sustentables a seguir,\n así como los mecanismos para implementar la ponderación adicional a los\n oferentes que en igualdad de condiciones apliquen dichos criterios, entre\n ellos el de gestión integral de residuos, dictando para ello las políticas,\n directrices, guías técnicas y cualquier otro medio que ésta estime pertinente\n para tal fin.\"\n\n \n\nLa DGABCA entiende que debe darse un trato igualitario entre los\noferentes que demuestren la incorporación de criterios sustentables respecto\ndel objeto contractual en sus plicas, en atención a lo solicitado por la\nadministración contratante; además, que el 20% referido en el párrafo segundo\ndel mencionado artículo 29, debe estar contemplado dentro del 100% total de la\nvaloración preestablecida, permitiendo a los criterios sustentables marcar una\ndiferencia importante en las evaluaciones de las ofertas en las compras\npúblicas. Por último, también es importante interpretar la norma de manera tal\nque el porcentaje del 20% indicado en el citado artículo 29, no se entienda de\nmanera restrictiva, sino como un parámetro mínimo establecido, el cual podrá\nvariar en atención al objeto de la contratación y a un adecuado uso de la\ndiscrecionalidad administrativa.\n\nComo complemento a la NTACS, se presenta en este documento (en el\napartado 5) lineamientos que orientan su implementación.\n\nEl precio así como otros factores económicos no sustentables no se\nencuentran dentro del alcance de la presente normativa; su determinación deberá\nser definida por cada Administración en la respectiva evaluación. Sin embargo,\nsí se consideran para efectos de esta normativa aspectos económicos\nrelacionados con la funcionalidad, que afectan directamente la sustentabilidad\ndel producto por adquirir.\n\n4. Definiciones\n\n. Administración Pública: está constituida por el Estado y los demás\nentes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho\npúblico y privado1.\n\n1Artículo 1, Ley General de la Administración Pública\nN° 6227 de 02 de mayo de 1978.\n\n. Administración contratante: es la institución de la Administración\nPública que lleva a cabo un procedimiento de contratación administrativa,\nregido por la LCA.\n\n. Análisis de ciclo de vida: es el estudio que considera la recopilación y\nevaluación de las entradas, las salidas y los impactos ambientales potenciales\nde un producto durante su ciclo de vida2.     . Aspecto ambiental: es el elemento\nde las actividades, productos o servicios de una organización que puede\ninteractuar con el medio ambiente3. En la compra, está\nasociado directamente al producto que se adquirirá.\n\n2Adaptado de la norma INTE-ISO 14040:2001.\n\n3Tomado de la norma INTE-ISO 14001:2004\n\n. Ciclo de vida: son etapas consecutivas e interrelacionadas de un\nproducto, desde la extracción de recursos naturales hasta la disposición final.\n\n. Contratista: es la persona física o jurídica que contrata con la Administración\nPública para suministrarle productos.\n\n. Compra pública: es un procedimiento para la adquisición de\nproductos realizado por las Administraciones contratantes. Para efectos de simplificación,\nse utilizan como sinónimos los términos \"compras, contrataciones\" y\n\"adquisiciones\".\n\n. Criterios (o requisitos) de admisibilidad: son aquellos\naspectos básicos que han de exigirse a los participantes para considerarlos\nelegibles. En otras palabras, son aquellas características sin las cuales la\nadministración contratante puede poner en riesgo la adecuada ejecución\ncontractual; por lo tanto, deben ser cumplidos a cabalidad; de no ser\nsatisfechos, los participantes pueden ser excluidos del concurso. Aunque no\nexiste una lista definitiva de estos requisitos, ya que van a depender de cada\nobjeto contractual, sí es posible mencionar algunos ejemplos: aspectos básicos\nde capacidad financiera, experiencia mínima; características técnicas\nindispensables; y, temas de cumplimiento legal básico, como inscripción de\nprofesionales en el respectivo colegio, estar al día en el pago de impuestos,\nentre otros4.\n\n4Tomado de la sección de \"Preguntas\nfrecuentes\" de la página de la Contraloría General de la República,\nwww.cgr.go.cr\n\n. Criterios de evaluación: son las condiciones o características\ndeseables (objetivamente evaluables) que implican una ventaja comparativa para\nla selección de la oferta más conveniente. De acuerdo al artículo 55 del RLCA,\nel factor precio debe ocupar un lugar preponderante en la calificación, ya sea\nporque la administración contratante lo estime pertinente en la globalidad de\nla calificación, o bien, preponderante en relación con el resto de factores de\nevaluación.\n\nLa NTACS parte de la\nasignación del 20% autorizado para criterios de sustentabilidad.\n\n. Criterios de seguimiento a contratos: son las condiciones\nque el contratista debe cumplir durante la ejecución del contrato (corresponden\na especificaciones técnicas o criterios de evaluación que deberán ser\nsupervisadas por el administrador del contrato).\n\n. Enfoque del ciclo de vida: es un enfoque principalmente cualitativo para\nentender cómo nuestras decisiones influyen en lo que sucede en cada una de las\netapas del ciclo de vida de una actividad: desde la adquisición de materias\nprimas hasta la fabricación, distribución, uso y eliminación de productos. Este\nenfoque es necesario para equilibrar las compensaciones e impactar\npositivamente en la economía, el medio ambiente y la sociedad.\n\n. Desempeño: es el conjunto de características que permiten juzgar la efectividad de\nun producto o servicio; esto es, la manera como logra sus objetivos, también\nconocido como rendimiento (por ejemplo, en el caso de vehículos: kilómetros por\nlitro de combustible).\n\n. Disposición final: corresponde a la última etapa del proceso del\nmanejo de los residuos sólidos en la cual son dispuestos en forma definitiva y\nsanitaria5.\n\n5Tomado del Decreto N° 36093-S, Reglamento\nsobre el manejo de residuos sólidos ordinarios.\n\n. Especificación\ntécnica: es el documento que establece las características de un producto, tales\ncomo: niveles de calidad, rendimiento, seguridad, dimensiones, entre otras.\nPuede incluir también terminología, símbolos, métodos de prueba, embalaje,\nrequisitos de marcado o rotulado6.\n\n6INTECO, 2010\n\n. Funcionalidad: es el conjunto de características que hacen que el\nbien, servicio u obra que se adquiere satisfaga la función requerida (por\nejemplo, en el caso de vehículos, cantidad de pasajeros que debe transportar).\n\n. Impacto ambiental: es cualquier cambio en el medio ambiente, sea\nadverso o beneficioso, resultante en todo o en parte de las actividades y/o\nproductos de una organización7.\n\n7Tomado de la norma INTE-ISO 14001:2004.\n\n. Innovación tecnológica: incluye todo cambio significativo en una\ntecnología, producto o proceso (nuevo o mejorado) que tiene demanda y logra\nincidir en el mercado8. Para efectos de\nesta normativa cuando se indique \"innovación\" se entenderá que se refiere a\ninnovación tecnológica.\n\n8Tomado del Reglamento del Programa de\nGestorías de Innovación Tecnología del Consejo Nacional para Investigaciones\nCientíficas y Tecnológicas\n\n. Producto: Es entendido este como el objeto de la contratación, incluye los bienes\ny/o servicios que se pretenden adquirir por parte de la administración\ncontratante.\n\n. Principio de responsabilidad extendida del productor: establece que tanto\nproductores como importadores tienen la responsabilidad del producto durante\ntodo el ciclo de vida de este, incluyendo las fases posindustrial y\nposconsumo9. En Costa Rica, este principio se\naplica únicamente a los residuos declarados de manejo especial por el\nMinisterio de Salud10.\n\n. Sustentabilidad: es una característica o estado según el cual pueden\nsatisfacerse las necesidades actuales sin comprometer la capacidad de\ngeneraciones futuras de satisfacer sus necesidades.\n\n9Tomado de la LGIR.\n\n10Ver decreto Nº 38272-S, Reglamento para la\nDeclaratoria de Residuos de Manejo Especial.\n\n5 Normativa Técnica para la Aplicación de Criterios Sustentables en las\nCompras Públicas\n\nSin pretender afectar la discrecionalidad de las instituciones públicas\npara disponer de sus recursos financieros de la manera que lo estimen más\nconveniente, cuando una administración vaya a contratar la adquisición de\nproductos y pueda promover una compra sustentable, esta deberá hacerlo\natendiendo los criterios establecidos en la NTACS. Cuando el objeto contractual\nsea equipo de cómputo, equipo de oficina, impresión y reproducción, servicios\nde limpieza, suministros de oficina, vehículos, servicios de alimentación,\nvestuario (dotación), publicidad y/o servicios de vigilancia, para la\nadministración contratante será obligatoria la incorporación de criterios de\nsustentabilidad en el proceso de compra, en los términos de esta normativa.\n\nPara la adquisición de los demás productos requeridos por las\nadministraciones contratantes, estas igualmente deberán aplicar los criterios\nque se establecen en la NTACS; sin embargo, cuando esto no sea posible, deberán\njustificar ampliamente dicha situación.\n\n5.1 Identificación de criterios de sustentabilidad\n\nLos criterios de sustentabilidad se refieren tanto a condiciones\nambientales y sociales como a consideraciones económicas relacionadas con las\ndos anteriores.\n\n¿Cuáles criterios de\nsustentabilidad debería incluirse en una determinada compra? Para contestar a\nesta pregunta es importante conocer los aspectos e impactos que están\nrelacionados con el producto por adquirir en su ciclo de vida (ilustrado en la\nfigura 1). De este modo, podrán existir aspectos relacionados con: el tipo de\nmateria prima del producto que se adquirirá, el proceso de fabricación (o de\nprestación del servicio), la utilización del producto (particularmente cuando\nse trate de equipo que requiera energía o consumibles), y la disposición final\ndel producto cuando se ha agotado su vida útil.\n\n \n\nExiste una relación de causa y efecto entre los aspectos ambientales y\nlos impactos que estos ocasionan:\n\nCuadro 1: Ejemplos de aspectos e impactos ambientales.\n\n \n\nTras su identificación, estos aspectos son los que se traducen en\nespecificaciones técnicas o forman parte del sistema de evaluación de ofertas.\nPor ejemplo, si se identifica que en la compra de un equipo informático el\nconsumo de energía es un aspecto cuyo impacto ambiental debe minimizarse,\nentonces es procedente pedir un criterio de evaluación ambiental relacionado\ncon dicho consumo.\n\nEn la guía Compras\nPúblicas Sustentables11 se han identificado\ncriterios sociales y ambientales para diez productos priorizados por el\nMinisterio de Hacienda, específicamente: equipo de cómputo, equipo de oficina,\nimpresión y reproducción, servicios de limpieza, suministros de oficina,\nvehículos, servicios de alimentación, vestuario (dotación), publicidad y/o\nservicios de vigilancia. También, en la sección de Referencias de este\ndocumento se presentan otras fuentes de información que podrán ser de utilidad\npara identificar criterios de sustentabilidad.\n\n11Disponible en\nhttps://www.hacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED\n\nTambién puede ser requerida en la sede de la DGABCA.\n\n5.2 Inclusión de criterios de sustentabilidad en los carteles\n\nLos criterios de sustentabilidad pueden ser incluidos a través de los\ncriterios de admisibilidad o como criterios de evaluación. Existen criterios\nque, aun formando parte de los criterios de admisibilidad o de evaluación,\nsolamente será posible verificar durante la ejecución del contrato, por lo que\nel rol del administrador del contrato es sumamente importante en la supervisión\ny comunicación de incumplimientos a la proveeduría de la institución\ncontratante.\n\nFigura 2:\nPosibilidad de inclusión de criterios de sustentabilidad en el cartel y sus\nconsecuencias\n\n \n\n \n\n5.3 Facultades y deberes de las administraciones contratantes en las\ncompras públicas.\n\nSi bien es cierto resulta discrecional para cada Administración\ncontratante determinar cuál(es) criterio(s) sustentable(s) utilizará y el\nporcentaje de evaluación por asignar a este(os), cuando la administración\ncontratante promueva una contratación sustentable, debe considerar y acatar las\nsiguientes pautas:\n\n1.El 20% establecido en el artículo 29 de la LGIR debe ser utilizado\npara implementar de criterios sustentables en las compras públicas12.\n\n12De conformidad con lo dispuesto en el\nartículo 44 del RGLGIR.\n\n2.El porcentaje mencionado anteriormente representa un mínimo que\nnecesariamente debe respetarse. Las administraciones contratantes podrán elevar\ndicho porcentaje en atención al objeto contractual, dejando constancia de las\nrazones que justifiquen dicha decisión en el expediente de la contratación.\n\n \n\nRecuadro 2. Reglamento sobre Llantas de Desecho Nº 33745 (año 2007)\n\nArtículo 4º-De los\n Entes Generadores. Los entes generadores serán responsables de entregar las\n llantas usadas a los vendedores finales al proceder a su sustitución por una\n nueva o recauchada. .\n\nArtículo 5º-De los\n Vendedores Finales. Los vendedores finales de llantas están obligados a\n recibir las llantas usadas entregadas por los usuarios finales al comprar\n nuevas o recauchadas y serán responsables del almacenamiento y transporte de\n las llantas de desecho al sitio de tratamiento.\n\nArtículo 10º. De\n las Instituciones Públicas. Todas las instituciones públicas deberán exigir a\n sus proveedores de llantas el Plan de Manejo de Desechos Sólidos, debidamente\n aprobado por el Ministerio de Salud, en concordancia con el presente\n reglamento. Los proveedores de llantas de las instituciones públicas deberán\n recibir al menos un número igual de llantas al ofertado, de acuerdo a lo\n establecido en el artículo 5º de este reglamento.\n\n3. Los criterios sustentables por los cuales se asigna puntaje deben\nestar vinculados con el objeto contractual13.\n\n13\"De esa manera se garantiza que dicho sistema\nsea un instrumento eficiente, seguro, útil y, además, justo y no un mecanismo\npara crear ventajas indebidas a favor de un determinado contratista. En ese\nsentido el artículo 5.1 del Reglamento General de Contratación Administrativa\ncon toda claridad señala: «... no podrán introducirse en las condiciones del\nconcurso ni en los parámetros de calificación, ninguna disposición que coloque\na una parte en posición de ventaja respecto de otros competidores.» (el\nresaltado no corresponde al original) Es obvio que todo sistema de calificación\nde ofertas tiende a crear y puntuar diferencias cualitativas y cuantitativas\nentre las propuestas elegibles, por lo que la norma supra citada ha de\ninterpretarse de forma tal que tal que la Administración se ve imposibilitada\nde incorporar factores de calificación que vengan a crear diferencias\ninjustificadas a favor de un determinado oferente.\" Tomado de la resolución de\nla Contraloría General de la República, RC-524-2002 a las quince horas del día\ndoce de agosto del dos mil dos.\n\n4. Los criterios sustentables deben ajustarse al estudio preliminar de\nmercado que sustenta la decisión inicial.\n\nDe esta forma, se\ngarantiza que los criterios solicitados puedan ser satisfechos en el mercado\nestudiado.\n\n5. Debido a que las especificaciones técnicas son de acatamiento\nobligatorio, no se debe otorgar un puntaje adicional por su cumplimiento, a\nmenos que se refiera a mejoras puntuales sobre dichas especificaciones\ntécnicas.\n\nPor ejemplo, se\npuede solicitar un mínimo de eficiencia energética, y luego puntuar un mejor\ndesempeño al mínimo solicitado.\n\n6. Los requisitos impuestos por el ordenamiento no pueden ser objeto de\npuntuación adicional, ya que son de cumplimiento obligatorio (son criterios de\nadmisibilidad).Deberá consultarse sobre la existencia de normativa que regule\nel objeto contractual, previo al establecimiento de criterios sustentables. A\nmodo de ejemplo, en una contratación para la adquisición de llantas, deberá\nestarse a lo dispuesto en el Reglamento sobre llantas de desecho N° 33745. (Ver\nrecuadro 2)\n\n7. Los criterios de sustentabilidad (sean como criterios de\nadmisibilidad o de evaluación) deben ser específicos y objetivamente\nverificables. Al respecto ha señalado la Contraloría General de la República lo\nsiguiente:\n\n\"Para aplicar en pie de igualdad la norma del cartel, deberá utilizar la\nAdministración criterios objetivos sobre aspectos que estén referenciados en\nlas plicas, solución que encuentra apoyo en el principio de eficiencia regulado\nen el numeral 4 de la Ley de Contratación Administrativa que entre otras cosa\npreceptúa: «Los actos y las actuaciones de las partes se interpretarán en forma\ntal que se permita su conservación y se facilite adoptar la decisión final, en\ncondiciones beneficiosas para el interés general.»\"14\n\n14Resolución N° R-DCA-037-2013 de las nueve\nhoras del 22 de enero del 2013, Contraloría General de la República.\n\n \n\nEn relación a este numeral, puede consultarse el anexo 1 de este\ndocumento.\n\n8. Si los criterios (sean de admisibilidad o de evaluación) son\nsolamente verificables durante la ejecución del contrato, deberá definirse en\nel cartel la sanción respectiva en caso de incumplimiento, atendiendo la\ngravedad de la falta.\n\nEn la siguiente figura, se ilustra el análisis para definir en cuál\napartado del cartel se colocará cada criterio sustentable.\n\nFigura 3: Análisis para definir el mecanismo adecuado (y sección\ncorrecta del cartel) para cada criterio sustentable.\n\n \n\nCuando se decida incorporar criterios sustentables en el sistema de\nevaluación, deberá efectuarse el procedimiento establecido en la siguiente\nsección.\n\n5.4 Mecanismo para definir prioridad de criterios\n\nPara poder trabajar en términos de compra pública sustentable, es\nnecesario indicar en los pliegos de contratación que la adjudicación se\nrealizará en función de la oferta económicamente más ventajosa. De este modo,\nno se valorará exclusivamente el costo más bajo, sino otros factores de interés\npara la administración contratante, que aporten valor a la contratación\nvolviéndola más eficiente. Para determinar qué oferta debe considerarse más\nventajosa desde el punto de vista económico, la administración debe indicar\npreviamente en el pliego de condiciones los criterios que se aplicarán, para\nque los oferentes puedan realizar sus plicas. Estos criterios pueden ser\nplanteados a nivel cualitativo (por ejemplo, presencia de sustancias\npeligrosas) o cuantitativo (por ejemplo, consumo energético).\n\nEs por ello que en primer término se deben analizar las fases del ciclo\nde vida de un producto, incluyendo el abastecimiento de materias primas, la\nfabricación, envasado, transporte, distribución, comercialización, uso del\nproducto y la gestión del mismo cuando ya no se necesite más (a través de la\nreutilización, reparación, actualización, reciclaje o eliminación segura). Por\nlo tanto, la NTACS tiene la intención de fomentar la aplicación de los\ncriterios sustentables bajo el concepto de ciclo de vida.\n\nSe debe contar con información confiable que identifique el rendimiento\nde un producto en función con sus atributos ambientales, sociales, económicos e\ninnovadores tomando en cuenta las etapas de su ciclo de vida. Esto deberá\nacreditarse desde el estudio preliminar de mercado, que ampara la decisión\ninicial.\n\nLas categorías de criterios a incorporar en los carteles se dividen en\ncuatro: las consideraciones ambientales, las sociales, las económicas y las de\ninnovación. Ellas tienen trascendencia tanto en las actuaciones previas a la\ncontratación como en la tramitación del procedimiento, en la ejecución\ncontractual y, finalmente, en la disposición última del bien.\n\nPara los anteriores efectos, se recomienda contar con un grupo interdisciplinario\nde expertos o la asesoría necesaria para establecer, priorizar y evaluar los\ncriterios respecto de las categorías mencionadas en la NTACS, que se aplicarán\nen el procedimiento de contratación. Tanto en la \"Guía de Compras Sustentables\ndel Ministerio de Hacienda\", así como en la \"Guía de Criterios Sociales en los\nProcesos de Contratación Pública en Costa Rica\", se pueden encontrar algunos\nejemplos de criterios sustentables para las diferentes categorías de productos.\n\nPara definir la\nprioridad de los criterios de acuerdo con la categoría a la que pertenecen, se\nutilizará la matriz de selección de criterios de la \"Guía de Compras\nSustentables del Ministerio de Hacienda\"15, la cual se detalla\na continuación. Una vez definidos estos criterios, se procede a completar una\nmatriz para cada una de las categorías, de manera que se pueda establecer la\nprioridad de los criterios para cada eje temático.\n\n15Disponible en la página web: http://www.hacienda.go.cr/contenido/13023-compras-publicas-\nsustentables.\n\nEs importante mencionar que no existe límite de criterios a incluir en\nla matriz. A continuación, se presenta el mecanismo para completar la matriz\npara la priorización de los criterios sustentables:\n\n1. Se utiliza la siguiente matriz para determinar el peso específico que\ntendrá cada uno de los criterios respectivos:\n\n \n\n \n\n2. Se completa la zona sombreada en amarillo con las siguientes\npremisas: C1,1, C2,2, C3,3, . tienen un valor igual a 0.\n\n3. El resto de celdas representan un valor de 0 o 1 según la siguiente\nmetodología:\n\ni. Ca,b= Si el criterio \"a\" tiene mayor importancia para la\nadministración contratante que el criterio \"b\" entonces el valor a incluir en\nla celda es de 1.\n\nii. En caso contrario, es decir, si el criterio \"b\" es el que tiene\nmayor importancia respecto al criterio \"a\", el valor a incluir en la celda es\nde 0.\n\n4. Una vez completada toda la zona sombreada en amarillo se procede a\nincluir el valor de la última columna:\n\ni.TCa = El valor se obtiene de sumar todos los valores (ceros y unos) de\nsu misma fila (ej. TC1 = C1,1 + C1,2 + C1,3 + C1,.)\n\nUna vez asignado el puntaje a cada uno de los criterios, se procede a\nclasificar los criterios de acuerdo con su nivel de impacto, conforme al\nanálisis previo de estos, es decir, ordenando su impacto (o peso) en tres\nniveles: alto, medio y bajo. El nivel de impacto de los criterios es el primer\nelemento necesario para proceder a completar la MECS. El peso de estos impactos\ndentro de la valoración de cada categoría es de: un 60% para los criterios de\nalto impacto, un 30% para los criterios de medio impacto, y un 10% para los\ncriterios con bajo impacto.\n\n5.4.1Definición del peso de las categorías dentro de la evaluación\n\nEl peso asignado a cada una de las categorías evaluadas puede variar en\natención al objeto contractual; por ejemplo, no debería darse igual peso a la\ncategoría ambiental en una adquisición de productos de limpieza que en una de\nsoftware. Como punto de partida, el peso de las categorías respecto de los 20\npuntos a otorgarse deberá ser de: un 30% para criterios ambientales, un 30%\npara criterios sociales, un 30% para criterios económicos y un 10% para\ncriterios de innovación; no obstante, se reitera que estos pesos podrán ser\nmodificados de acuerdo a las condiciones específicas del objeto contractual,\natendiendo al estudio preliminar y a la decisión inicial.\n\nPara efectos de la aplicación de la MECS, en caso de que las condiciones\nde mercado o del objeto contractual imposibiliten la determinación de criterios\nen alguna de las categorías, se debe justificar ampliamente esta situación; y\nen la asignación de los puntajes en la MECS, se debe consignar un \"cero\" para\nesa categoría (de tal forma, que para el resto de categorías la suma de los\nporcentajes fijados sea el 100%); por tanto, no se asignarán puntos para esa\ndimensión.\n\nUna vez determinados los pesos para cada una de las categorías y la\ncantidad de criterios a evaluar según su nivel de impacto, se procederá a\ncompletar la MECS.\n\n5.5 Aplicación de la MECS en la hoja de cálculo\n\nLa MECS permite asignar los pesos determinados para cada una de las\ncategorías evaluadas, además de fijar la cantidad de criterios evaluados para\ncada una de estas, de acuerdo con su nivel de impacto. Con dicho instrumento,\nse podrá determinar el valor de un criterio para cada dimensión de acuerdo con\nsu nivel de impacto; asimismo, se podrán asignar los puntos obtenidos de\nacuerdo con los criterios cumplidos en el momento de la evaluación.\n\nLas indicaciones para la utilización de dicho instrumento se especifican\nen el documento: Instrucciones para Completar la MECS, anexo IV a esta\nnormativa técnica. Este documento estará disponible en la página web del\nsistema electrónico oficial de compras públicas del Gobierno Central.\n\n6. Seguimiento de la aplicación de la NTACS\n\nEl desarrollo de mecanismos de monitoreo y evaluación son fundamentales\npara garantizar que la NTACS sea eficaz y que, por lo tanto, su implementación\nse traduzca en resultados constatables respecto de adquisiciones sustentables.\nDado lo anterior, es necesario el seguimiento por parte de la DGABCA en su\ncalidad de órgano rector, por lo que será un requisito para cada dependencia\npresentar informes por los medios, la periodicidad y el contenido que defina\nmediante circular dicha institución.\n\nEn esos informes se deben incluir los resultados que demuestren la\nutilización de los criterios de sustentabilidad para cada una de las cuatro\ncategorías. Al menos se deben presentar los siguientes indicadores:\n\n \n\n. Especificación de los productos que han sido solicitados con criterios\nsustentables así como los criterios utilizados para cada categoría.\n\n. El porcentaje de trámites de contratación desarrollados con criterios\nsustentables, respecto del total de los procedimientos efectuados por la\ninstitución.\n\n. La cantidad de proveedores que han cumplido con los criterios, y el\nporcentaje que representan dentro de todos los proveedores que ofertaron,\naclarando si se trata de proveedores con condición PYME.\n\n. El monto adjudicado en contrataciones sustentables y el monto total de\nlas compras realizadas por la institución.\n\n. Observaciones adicionales sobre la experiencia de la implementación de\nlas compras sustentables en sus instituciones.\n\nPara lo anterior, deberá utilizarse el cuadro \"Informe de monitoreo\",\nanexo 3 del presente documento.\n\n7. Lineamientos para la implementación de la NTACS\n\nComo complemento a la NTACS, en esta sección se presentan lineamientos\nde apoyo a su implementación. La decisión de cómo se incluirán los criterios de\nsustentabilidad en el cartel es facultativa de cada institución y dependerá de\nla naturaleza del objeto contractual, por lo que no es posible dar una solución\núnica. Por ejemplo, la decisión será diferente si se compra desinfectante para\nun piso de oficina que si se compra para una sala de cirugía, y también afecta\nla decisión el presupuesto con que cuenta la institución contratante.\n\n \n\nSi un criterio se\n relaciona con el cumplimiento de normativa vigente, se debe incluir como\n criterio de admisibilidad, no como parte del sistema de evaluación de\n ofertas. En otras palabras, no se deberá otorgar puntaje por el cumplimiento\n de la normativa que es de acatamiento obligatorio.\n\n \n\nEn el siguiente cuadro se ilustra el tipo de aspectos, con enfoque en el\nciclo de vida, que orienta la identificación de criterios de sustentabilidad:\n\nCuadro 2: Ejemplos de consideraciones para la definición de criterios de\nsustentabilidad con enfoque en ciclo de vida\n\n \n\n16Entendido este como el trabajo productivo que\nse realiza en condiciones de libertad, equidad, seguridad y dignidad humana. En\ntodas las etapas, debe valorarse la política de contratación y subcontratación,\ncondición de trabajo y protección social, salud y seguridad ocupacional,\ndesarrollo humano y formación en el lugar de trabajo, así como la promoción de\noportunidades.\n\n \n\nAl definir criterios de sustentabilidad, es importante cuestionarse:\n\n. ¿El mercado ofrece productos con los criterios sustentables\nrequeridos?\n\n. ¿Existen soluciones técnicas, procesos o acuerdos contractuales\ninnovadores para los implementar los criterios sustentables requeridos?\n\n. ¿Cuál es la diferencia de precios entre los productos que contemplan\nlos criterios sustentables requeridos respecto de aquellos productos similares\nque no los contemplan?\n\n. ¿En qué costos adicionales al precio deberá incurrir la administración\npara el uso y disfrute del producto adquirido? (por ejemplo, mantenimiento,\nconsumibles, entre otros).\n\n. ¿De qué manera se demostrará que los productos ofrecidos cumplen con\nlas criterios requeridos? (uso de certificaciones, etiquetados, entre otros).\n\nLa administración puede llevar a cabo audiencias previas con los\npotenciales oferentes, con la intención de aclarar los anteriores\ncuestionamientos. Al respecto, el RLCA es explícito en cuanto a la posibilidad\nde realizar dichas audiencias\n\n\"Artículo 53.-Audiencias previas al cartel. La Administración,\npodrá celebrar audiencias públicas con potenciales oferentes antes de elaborar\nel cartel definitivo. Para ello, deberá mediar invitación publicada en algún\ndiario de circulación nacional en la que se indique, al menos, el lugar, la\nhora y la fecha de la audiencia, así como el objeto de la contratación. La no\nasistencia de un potencial oferente no le generará ninguna consecuencia de\nfrente al eventual procedimiento.\n\nPor parte de la Administración, deberán asistir a dichas audiencias, el\nJefe de la Unidad solicitante o su representante, los técnicos de la materia\ndel objeto de la contratación, así como quien asesore en materia legal y un\nfuncionario de la proveeduría institucional.\n\nDe la asistencia, lo actuado y de las sugerencias recibidas, se\nlevantará un acta que firmarán los asistentes que quisieren hacerlo. Las\nmanifestaciones que se formulen por escrito, así como el acta se agregarán al\nexpediente.\n\nLa Administración, no se encuentra obligada a aceptar ninguna de las\niniciativas que se le formulen\"\n\nUn diálogo efectivo y cuidadosamente organizado con los actores del\nmercado respectivo es clave para conocer lo que este puede proveer como\nrespuesta a las necesidades de la administración. Ahora bien, téngase presente\nque la audiencia previa no sustituye el estudio de mercado, sino que lo\ncomplementa.\n\nAnterior a la audiencia previa, es de gran utilidad llevar a cabo una\ninvestigación básica del mercado para familiarizarse con los potenciales\nproductos e identificar a los potenciales oferentes; de este modo, la audiencia\nprevia será más provechosa, pues se podrá orientar a consultas específicas por\nparte de la Administración y tendrá un mejor entendimiento de los argumentos\nque expongan las empresas.\n\nFuentes de información que pueden ser útiles:\n\n. Folletos de las compañías, páginas web y llamadas por teléfono\n\n. Participación en ferias comerciales\n\n. Consulta a cámaras empresariales\n\n. Consulta a la universidades y centros de investigación\n\nAlgunos factores de éxito para la audiencia previa:\n\n. Entablar comunicación con las empresas adecuadas, esto es, aquellas\nque demuestren contar con una solución para la necesidad que requiere\nsatisfacer la institución.\n\n. Entablar comunicación con las personas adecuadas, se debe informar el\nobjetivo de la audiencia a las empresas participantes, para que estas envíen\npersonal técnico que pueda resolver consultas relevantes que puedan llegar\naportar valor a la contratación a realizarse.\n\n. Analizar con cuidado la información que provean las empresas y, de ser\nnecesario, buscar información adicional para constatar lo expuesto por estas17.\n\n17A modo de ejemplo, se\npuede consultar a expertos técnicos en universidades\n\n. Asegurar que los participantes de la audiencia dispongan de la\nexperiencia técnica necesaria.\n\n. Tener presente que algunos datos son considerados confidenciales por\nparte de las empresas, cuando deba de solicitarse este tipo de información,\npuede hacerse una solicitud por escrito, para analizar dicha información con\nestricta reserva.\n\nEn las siguientes secciones se presentan recomendaciones específicas por\ntipo de criterio.\n\n7.1 Criterios ambientales\n\nDesde una perspectiva integral, como respuesta a que se contemplen\nimpactos ambientales en los criterios sustentables para las compras públicas,\nla industria se ve obligada a ofrecer productos que cumplan con éstos.\n\nComo ejemplo, se pueden citar los vehículos con mejor rendimiento\n(km/l), equipos electrónicos de bajo consumo, productos biodegradables de\nlimpieza, resmas de papel provenientes de bosques sostenibles certificados,\nentre otros. Es claro que la industria ofrecerá estrictamente lo que se le\nsolicite; ahí radica la importancia de saber solicitar incorporando criterios\nambientales oportunos, permitiendo una mayor satisfacción del interés público y\nde las necesidades de la administración.\n\nLa aplicación de los criterios ambientales se puede realizar en cada una\nde las fases del proceso de compra pública, transformando los aspectos\nambientales (ya sea relacionados con el producto, su uso o su disposición\nfinal) en criterios de compra. A continuación, se brindan algunas\nconsideraciones.\n\n. Planificación: Durante la fase de planificación se puede asegurar\nla compra de bienes o servicios ambientalmente sustentable, además se puede\ngestionar cómo se va a adquirir, usar, mantener y finalmente disponer del bien\no servicio. La planificación y la definición de los requisitos proveen la mejor\noportunidad para incluir los aspectos ambientales en las etapas del ciclo de\nvida del producto. Esto permitirá justificar los precios mayores si se logra\ndemostrar que habrá ahorros a largo plazo o beneficios ambientales.\n\n. Adquisición: Una vez que se determinó la necesidad por satisfacer,\nse deben definir los criterios ambientales oportunos, estableciendo criterios\nde evaluación para la adquisición del producto. Es muy importante que se tome\nen consideración la capacidad de los oferentes a cumplir con los nuevos\nrequisitos ambientales, con el fin de evitar concursos infructuosos; esto puede\nser realizado mediante estudios preliminares.\n\nEjemplos de lo\nanterior pueden ser: bienes que utilicen la menor cantidad de material de\nembalaje, bienes reutilizables/reciclables, entre otros.\n\n. Uso y mantenimiento: El uso del bien o servicio debe ser igual al que se\npensó en la etapa de planificación para lograr obtener los mejores resultados\ntanto en su vida útil como en su efecto de minimizar los impactos ambientales.\nSiempre que sea económicamente viable se le debe dar mantenimiento al producto\npara extender su vida útil.\n\n. Disposición: La disposición ambiental responsable del producto\npuede tener costos elevados dependiendo de su naturaleza. Estos costos deben\nser tomados en cuenta desde la fase de planificación para poder obtener el\nmejor valor por el dinero pagado. Se debe considerar si el bien es\nreutilizable, recuperable, reciclable, o si se puede mejorar.\n\n \n\n \n\nSi por normativa\n no es posible exigir al oferente que disponga de los residuos de su producto,\n una opción a considerar es dar puntaje en el sistema de evaluación a aquellos\n oferentes que se comprometan  ello,\n mediante el establecimiento de acuerdos de compromiso ligados al contrato,\n cuya inobservancia pueda acarrear responsabilidad para el contratista.\n\n \n\n7.2 Criterios Sociales\n\nDebe entenderse que el cumplimiento de obligaciones laborales\ncontempladas en el bloque de legalidad constituye requisitos de admisibilidad\npara contratar con la administración; por tal motivo, en todos los pliegos de\ncondiciones deberá indicarse la siguiente cláusula o equivalente:\n\n \n\n\"Es deber\n ineludible del(os) contratista(s) cumplir con las obligaciones laborales y de\n seguridad social contempladas en el bloque de legalidad, así como, cualquier\n compromiso social que suscriba respecto de la presente contratación. Su\n inobservancia constituye falta grave y responsabilidad atribuible al(os)\n contratista(s), pudiendo acarrear inclusive, a la resolución contractual sin\n responsabilidad para la Administración, previa observancia del debido\n proceso.\"\n\nEs importante detallar las obligaciones laborales y de seguridad social más significativas en el\ncartel, especialmente en aquellos casos donde se contraten servicios que impliquen la\nsubcontratación de trabajadores manuales, por estar ellos más expuestos a condiciones laborales al\nmargen del bloque de legalidad. Para mayor detalle, en la aplicación de criterios sociales en las\ncompras públicas, puede consultarse el documento \"Guía de criterios sociales en los procesos de\ncontratación pública en Costa Rica\"18, que se encuentra disponible en el portal del Ministerio de\nHacienda.\n\n18La cual puede ser consultada en la dirección:\nhttp://www.hacienda.go.cr/contenido/13023-compras-publicas-sustentables o ser\nsolicitada en la sede de la DGABCA.\n\n7.2.1 Otras consideraciones sociales\n\nAunado al fomento del cumplimiento de derechos laborales, que -tal como\nse mencionó anteriormente- debe considerarse como criterio de admisibilidad,\ntambién es posible que los procedimientos de contratación administrativa apoyen\nla promoción de oportunidades de empleo. Entre este apoyo se encuentra:\n\n- Promoción del empleo de jóvenes\n\n- Políticas sobre diversidad y oportunidades de empleo para personas de\ngrupos con desventajas (por ejemplo, minorías étnicas, personas con niveles de\neducación bajos, entre otros)\n\n- Promoción de oportunidades de empleo para personas con discapacidad\n\n- Entre otros.\n\nAsí las cosas, es posible incluir cláusulas que apoyen el cumplimiento\nde la normativa específica. Por ejemplo, agregarlas que traten aspectos\nregulados en los siguientes cuerpos normativos:\n\n \n\nCuadro 3. Ejemplo de normativa relacionada con aspectos sociales\nespecíficos.\n\n \n\nEste tipo de cláusulas se pueden incluir en el sistema de evaluación de\nofertas, de modo que premien la participación de oferentes que cumplan con\ndichos criterios.\n\nPor ejemplo, se puede asignar puntaje a la empresa oferente que cuente\ncon personas con discapacidad en su planilla, para tales efectos podrá requerir\nuna certificación que compruebe la discapacidad de su empleado y copia de las\nplanillas de la empresa de los últimos meses para constatar que no fue\ncontratado exclusivamente para cumplir con el requisito (se recomiendan al\nmenos 3 meses de antigüedad).\n\n7.3Criterios económicos\n\nLos criterios económicos varían respecto del objeto contractual de que\nse trate. La administración contratante deberá realizar un análisis de\noportunidad, para determinar qué criterios resultan más convenientes y aportan\nmayor valor a la contratación.\n\nPor ejemplo, en el caso de equipo y maquinaria que requiera de insumos\npara su uso (combustible, electricidad u otros), se debe evaluar los costos de\nmanera integral y no solamente el costo de adquisición, esto es, considerar el\ncosto de adquisición, más costo de montaje/ instalación, costos de\nmantenimiento, costos de operación (insumos y otros costos asociados), así como\ncostos de disposición final. A continuación, se analiza una valoración integral\npara la adquisición de impresoras teniendo que:\n\n \n\nComparando el volumen de impresión de las tres opciones, se podría\nconcluir que la opción \"C\" es la que implica el mejor valor para la\norganización. Sin embargo, cuando se adquiere una impresora el precio que se\npaga por el equipo es solo una parte de lo que la organización invierte: para poder\nutilizar el equipo deberá incurrir también en costos de operación y\nmantenimiento (reparación, soporte técnico, gestión de activos,\nactualizaciones, licencias, entre otros), así como en consumibles (tinta,\ntóner, cartuchos, entre otros).\n\nAl comparar los dispositivos en iguales condiciones (4 años de uso), se\nobserva en el siguiente cuadro que la opción B es la que representa el mejor\nvalor para la organización pues, aunque el costo de adquisición del equipo sea\nmayor, son menores los costos de los consumibles.\n\n \n\n \n\nRecuerde que el\n criterio que se utilizará para comparar ofertas debe indicarse en el\n correspondiente cartel.\n\n \n\n \n\n \n\nTal como se ilustra en la siguiente figura, el dispositivo C hubiera\nrepresentado una erogación mayor para la institución. Por ello, al brindar\npuntaje por un mejor desempeño, se fomenta que las empresas oferten la mejor\ntecnología disponible.\n\n \n\n7.4 Criterios de Innovación\n\nUna manera de promover la innovación es replantearse la manera en la que\nse solicitan los productos. En lugar de listar las características que deben\ntener estos, se puede identificar la necesidad en términos de funcionalidad y/o\ndesempeño. Esto permitirá que los oferentes propongan soluciones innovadoras\ndiversas a las necesidades identificadas.\n\nPor ejemplo, si se desea cambiar el sistema de iluminación, en lugar de\nlistar las características de los nuevos bombillos, se puede identificar la\nnecesidad inicial que motiva el cambio. ¿Es un problema de cantidad de luz,\ncolor de luz o consumo eléctrico? Al replantear la compra hacia la búsqueda de\nsoluciones innovadoras al problema, podrían surgir alternativas de parte de los\noferentes que integren el uso de láminas translúcidas en el techo, iluminación\nLED, reguladores automáticos o cualquier otra solución eficiente a la\nnecesidad; de este modo, podrían no limitarse únicamente a una sustitución\ntradicional de bombillos.\n\nSi bien las especificaciones de compra deben dar espacio a la\ninnovación, se debe también tener cuidado de no llegar al extremo de perder el\nrumbo de la compra por un exceso de flexibilidad. Así como la innovación\nrequiere de pocas especificaciones para el producto o servicio como tal, la\nnecesidad identificada sí debe caracterizarse en detalle en términos de\nfuncionalidad y/o desempeño. De nuevo, esta caracterización no debe limitarse\nal plano cualitativo, sino llegar a lo cuantitativo.Siguiendo con el ejemplo\ndel sistema de iluminación, mientras unas especificaciones tradicionales\npodrían plantear la necesidad en términos de \"compra e instalación de bombillos\",\nlas especificaciones basadas en funcionalidad y desempeño buscarían\nreplantearla de la siguiente manera: \"soluciones para lograr espacios de\noficina con una intensidad luminosa específica durante horas específicas del\ndía, manteniendo niveles máximos de consumo energético determinados\".\n\nAl igual que con los criterios ambientales, sociales y económicos, la\nincorporación de la innovación puede darse desde las especificaciones técnicas\nde los carteles de licitación.  Otra\nopción es incorporarla mediante puntajes extras al ponderar las ofertas\nadmisibles (la manera objetiva de brindar dicho puntaje se basa en los términos\nde funcionalidad y/o desempeño).\n\nSi bien las soluciones innovadoras por lo general son más efectivas y\neficientes, su naturaleza novedosa puede conllevar un riesgo adicional\nasociado. Por ello, es recomendable realizar una evaluación de los riesgos\nantes de escoger una opción vanguardista. La evaluación debe tener en cuenta\nriesgos técnicos (por ejemplo tecnologías pioneras y poco probadas),\norganizacionales (como resistencia al cambio) y financieros (por ejemplo, que\nlos costos finales resulten mayores a lo esperado). La evaluación de los\nriesgos también permitirá diseñar garantías de cumplimiento más óptimas.\n\nCuando sea posible, los contratos pueden incorporar incentivos para\nbuscar continuamente la innovación durante el plazo de ejecución del mismo.\nEsto resulta especialmente factible en la contratación de servicios. Nuevamente,\nla clave está en identificar y caracterizar la necesidad, en lugar de\nespecificar el servicio como tal. Por ejemplo, en lugar de especificar el tipo\nde vehículo necesario para transportar una mercadería, si el contrato\ncaracteriza la necesidad de tener la mercadería transportada, el oferente podrá\nir haciendo su servicio cada vez más eficiente e innovador conforme surgen\nnuevas tecnologías.\n\n7.5 Ejemplo de sistemas de evaluación\n\nEn esta sección, se presenta un ejemplo de sistemas de evaluación que\naplica los lineamientos expuestos anteriormente.\n\nCon este fin, a continuación,\nse expone el sistema de evaluación incorporando criterios sustentables para el\ncaso de compra de vehículos y su respectivo mantenimiento:\n\n \n\nLas instituciones\n públicas deberán promover compras sustentables. En atención de la\n discrecionalidad administrativa, es facultativo para cada institución el peso\n que consideren adecuado a cada criterio sustentable, siempre que la suma de\n ellos sea al menos un 20%.\n\n \n\n19Nótese que el segundo factor preponderante,\nsolamente superado por el precio, corresponde a criterios sustentables.\n\nDesglose del porcentaje de Criterios Sustentables (20%)\n\n1.Gestión Ambiental:................................................................................\n...............................5%\n\na. Aportar copia de la certificación vigente ISO 14001 para proceso de\ntaller........2%\n\nb. Reconocimiento reconocido por el SIREA en eco-eficiencia o producción\nlimpia (Bandera azul por\nejemplo).......................................................................................2%\n\nc.Copia del Plan de Gestión Ambiental del\noferente................................................1%\n\n2. Fomento a la igualdad de oportunidades en el\ntrabajo...................................5%\n\na. Inclusión de personas con discapacidad: la persona o entidad oferente\ndeberá demostrar que cuenta al menos con un(a) colaborador(a) en su planilla\ncon alguna discapacidad y que dicha persona trabaja con quien hace la oferta\ndesde un período mínimo de 3 meses anteriores a la oferta. Además, debe\ndemostrar que su puesto guarda relación directa o indirecta con el objeto\ncontractual....................................3%\n\nb. Igualdad de género: certificación de la norma INTE INAMU sobre\nigualdad de género....................................2%\n\n3. Rendimiento\neconómico..................................................................................10%\n\na. Deberá certificar el rendimiento que posee el vehículo en su relación kilómetros por litro de\ncombustible, de conformidad con la tabla de desempeño de vehículos del cartel.......................\n................................................................................................10%\n\n8 Referencias\n\nEn esta sección, se brindan opciones de consulta que pueden ayudar para\nla implementación de criterios sustentables en las compras públicas:\n\n. CEGESTI, Ministerio de Hacienda, y Ministerio de Trabajo y Seguridad\nSocial (2014). Guía de criterios sociales en los procesos de contratación\npública en Costa Rica. Disponible en\nhttp://www.comprasresponsables.org/manuales.html\n\n. CEGESTI. (2008). Manual para la implementación de Compras Verdes en el\nsector público de Costa Rica. San José, Costa Rica. Disponible en https://www.\nhacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED\n\n. Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica (INTECO). Normalización\nTécnica: Herramienta para la Competitividad. San José, Costa Rica. (2010).\nhttp://inteco.or.cr/esp/\n\n. Ministerio de Hacienda. (n.d.). Compras Públicas Sustentables.\nDisponible en: https://www.hacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED\n\n. PNUMA. (2012). Implementando Compras Públicas Sostenibles.\nIntroducción al enfoque del PNUMA. Disponible en http://www.unep.org/resourceefficiency/\nPortals/24147/scp/10yfp/document/SPPguidelines_ SP_27.07.12.pdf\n\n. Naciones Unidas. (n.d.). Greening the blue. Disponible en\nhttp://www.greeningtheblue.org/resources/procurement\n\n. Gobierno del Reino de los Países Bajos. (n.d.) Criteria [Criterios].\nDisponible en\nhttp://english.rvo.nl/topics/sustainability/sustainable-procurement/criteria/\n\n. Gobierno del Reino Unido. (n.d.) Sustainable procurement tools [Herramientas para compras\nsustentables]. Disponible en https://www.gov.uk/sustainable-procurement- tools/ ICLEI. (n.d.).\nSustainable Procuremente resource centre. Disponible en http://www.sustainable-\nprocurement.org/resources/good-practice/\n\n.\nUnión Europea. (n.d.). Green Public Procurement Examples. Disponible en\nhttp://ec.europa.eu/environment/ gpp/case_en.htm\n\n9 Anexo 1. Mecanismos de verificación de criterios de sustentabilidad\n\nYa sea que los criterios de sustentabilidad se soliciten como especificación\ntécnica o como parte del sistema de evaluación de ofertas, toda característica\ndebe ser objetivamente verificable. Es decir, debe poder corroborarse por medio\nde: una muestra, una prueba específica hecha por un laboratorio, certificación,\ndeclaración del fabricante, o cualquier otro medio válido que permita constatar\nel criterio.\n\nEn el caso de certificaciones, es importante considerar que un producto\npodría cumplir con las especificaciones técnicas solicitadas por una norma, y\nno contar con una certificación. Para tales supuestos podría ser viable el\nbrindar puntaje al producto certificado, si la administración considera que le\nbrinda mayor confianza. No obstante, además de la certificación se podría\nrecurrir a otras maneras de evidenciar el cumplimiento con criterios técnicos,\ncomo la proporción de una muestra o una declaración del fabricante / vendedor.\n\nDefinitivamente, como la certificación implica una atestación de tercera\nparte, se convierte en una evidencia mucho más confiable, pero también es más\nexigente y requiere de mayores recursos por parte de potenciales proveedores.\nEstos son factores que deberá valorar la administración contratante a la hora\nde solicitar un requisito certificado.\n\nAl igual que el proceso de certificación, algunos medios de prueba\n(evidencias) que se soliciten implicarán un costo para los oferentes y,\neventualmente, un costo para la administración, al verse estos costos\nreflejados en las ofertas. En todo caso, la escogencia de la evidencia debe\ntomar en cuenta el riesgo en la salud humana, seguridad ocupacional, medio\nambiente y otros que se consideren relevantes de evaluar, asociados a una\neventual falla en las características técnicas. Aún cuando en algunos casos la\nadministración pueda hacer uso de la garantía de cumplimiento, se debe recordar\nque existen impactos que podrían ser evidentes a mediano o largo plazo. A mayor\nriesgo, la evidencia de conformidad con las características técnicas deberá ser\nmás estricta.\n\n \n\nEn el siguiente cuadro se muestra un ejemplo de matriz para evaluación\nde riesgos20. En él se evalúa el impacto del riesgo de\nque un producto no cumpla con las características técnicas requeridas en\ntérminos de la consecuencia para la institución y de la frecuencia con la que\nsuceda que el producto no cumpla con las características técnicas requeridas.\n\n20.Para más información sobre cuantificación de\nriesgos, puede consultar en INTECO la norma INTE 31-06-07:2011, Guía para la\nidentificación de los peligros y la evaluación de los riesgos de salud y\nseguridad ocupacional, o consultar a los funcionarios a cargo del Sistema\nespecífico de valoración de riesgo institucional (SEVRI) de su institución (Ley\nGeneral de Control Interno Nº 8292).\n\n \n\nMatriz evaluación de\nriesgos\n\nFuente: Elaborado por CEGESTI para su utilización en la NTACS.\n\nDe este modo, los mecanismos que evidencian el cumplimiento de\nespecificaciones técnicas pueden variar en función del impacto que ocasionaría\nsu incumplimiento.\n\nEn el siguiente cuadro se muestran ejemplos de la selección de\nmecanismos a modo de ilustración. (Para cada caso específico, la administración\ndeberá valorar cuál es el mecanismo apropiado, de acuerdo con el objeto\ncontractual).\n\nEjemplos de mecanismos para demostrar cumplimiento de especificaciones\ntécnicas:\n\n \n\nFuente: Elaborado por CEGESTI para su utilización en la NTACS.\n\nSobre los mecanismos\nque se puede solicitar en el cartel, es importante tomar en cuenta:\n\n. Solicitud de muestras: El artículo 57 del RLCA indica que:\n\n\"La solicitud de muestras, deberá ajustarse a criterios de razonabilidad\ny proporcionalidad y se solicitarán, en la medida que se estimen\nindispensables, para verificar el cumplimiento de las especificaciones del\ncartel y asegurar el cumplimiento de la finalidad propuesta.\n\nLa omisión de las muestras al momento de presentar la oferta, se\nconsiderará un aspecto subsanable, en el tanto no le genere al oferente\nincumpliente, una ventaja indebida.\n\nEl cartel deberá indicar, el destino que se dará a las muestras,\nseñalando el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán,\nasí como la autoridad encargada del estudio.\" (Resaltado añadido)\n\nSolicitar una muestra y realizarle las pruebas, verificaciones y\nvaloraciones que considere relevantes le permitirá a la administración\ncomprobar las características técnicas del producto ofertado; sin embargo, debe\ntomar en cuenta que se trata precisamente de una muestra, por lo que de igual\nforma se deberá establecer en el cartel de qué forma se inspeccionará el\nproducto durante la etapa de ejecución y las consecuencias de un eventual\nincumplimiento.\n\n. Informes de laboratorio: De acuerdo con el artículo 34 de la Ley del\nSistema Nacional para la Calidad21:\n\n21.P Ley N° 8279 de 02 de mayo de 2002\n\n\"Artículo 34.-Servicios a las Entidades Públicas. Todas las\ninstituciones públicas que, para el cumplimiento de sus funciones, requieren\nservicios de laboratorios de ensayo, laboratorios de calibración, entes de\ninspección y entes de certificación, deberán utilizar los acreditados o\nreconocidos por acuerdos de reconocimiento mutuo entre el ECA y las entidades\ninternacionales equivalentes.\"\n\nAsí las cosas, el laboratorio que emite el informe debe estar acreditado\nante el Ente Costarricense de Acreditación22 (en adelante ECA) o\nacreditados por organismos de otros países con los cuales el ECA haya\nestablecido acuerdos de reconocimiento mutuo, lo cual implica que los informes\nemitidos por laboratorios acreditados por dichos organismos son válidos en\nCosta Rica (ante la duda, debe consultarse con el ECA). Aunque se acostumbra\ndecir \"laboratorio acreditado\", en realidad lo que está acreditado son\ndeterminadas pruebas que realiza el laboratorio; por ejemplo, sería\ncuestionable que un laboratorio que haya acreditado ensayos microbiológicos\nrelacionados con aguas residuales emita un informe sobre variables eléctricas;\nes por ello que debe precisarse en el pliego de condiciones el tipo de prueba\nde laboratorio que se requiera esté acreditado.\n\n22.En la página http://www.eca.or.cr/ se listan\nlos laboratorios acreditados, así como su alcance (esto es, cuáles ensayos han\nacreditado, incluyendo actividades de muestreo). También en dicha página se\nlistan otros entes acreditados, tales como organismos de inspección y\norganismos de certificación.\n\nSobre el tema la Contraloría General de la República ha dicho lo\nsiguiente:\n\n \n\nResolución de la\n Contraloría General de la República sobre acreditación de laboratorios\n\n\"En relación con\n el tema de acreditación de los laboratorios ante el ECA, ya este órgano\n contralor ha señalado (ver entre otras R-DCA-459-2007 y R-DCA-534-2007) que\n de conformidad con la Ley del Sistema Nacional de Calidad, Ley No. 8279,\n todas las instituciones públicas que para el cumplimiento de sus funciones,\n requieran servicios de laboratorios de ensayo, calibración, entes de\n inspección y entes de certificación, deben utilizar los acreditados por el\n Ente Costarricense de Acreditación (ECA) o reconocidos por acuerdos de\n reconocimiento mutuo entren el ECA y las entidades internacionales\n equivalentes. Ahora bien, en relación con la obligación que a su vez tienen\n las empresas que negocian con el Estado, de contratar laboratorios\n acreditados por el ECA, la Procuraduría General de la\n\nRepública, en el\n Dictamen C-355-2005 indicó: «En ese sentido, bien puede el CONAVI disponer en\n el cartel o en el contrato la obligación del constructor de contratar\n laboratorios acreditados para efectos de los ensayos o pruebas que demuestren\n la calidad de las obras realizadas, y por ende, la procedencia de los pagos\n que se hayan concertado en función de la calidad.», aspecto sobre el cual\n este órgano contralor ha sostenido criterio similar (ver Resoluciones\n R-DCA-214-2007 y R-DCA-459-2007). Entonces, se concluye que la acreditación\n de los laboratorios ante el ECA está dada por mandato legal, y en tal sentido\n dicho requisito no puede obviarse. En este caso, esta Contraloría General ha\n constatado que la acreditación por el ECA fue exigido por la Administración\n licitante como requisito de admisibilidad (hecho probado 5), por lo que,\n todos los potenciales oferentes debían cumplir con tal exigencia.\"\n\n \n\nFuente: Resolución\n R-DCA-039-2008. Recuperado de www.cgr.go.cr\n\n. Certificación de producto: En el tema de certificaciones, un aspecto\nimportante a considerar es que estas certificaciones no deben limitar la\nparticipación de potenciales oferentes. Cuando se pueda justificar la exigencia\nde la certificación por el alto impacto del riesgo, esta se podrá solicitar\ncomo requisito de admisibilidad; de lo contrario, se debe considerar como\nobjeto de evaluación. En este último caso, los oferentes deben demostrar que\ncumplen las características técnicas que se piden en la norma, y aquellos que\nofrezcan el producto certificado por terceros obtendrían el puntaje.\n\n \n\nResolución de la\n Contraloría General de la República sobre certificación de producto\n\n\"En cuanto a las\n certificaciones, se deberá precisar el tipo de certificación que se requiere,\n y eliminar el \"etc\" que se consigna en la cláusula indicada, por cuanto ello\n daría pie a una indeterminación en cuanto al tipo de certificación idónea\n que, en todo caso, debe ser fijada previamente por la Administración. Esto\n por cuanto la Administración debe saber por quién y qué es lo que desea se le\n certifique, y no dejar a criterio del oferente qué tipo de certificación\n aporta. Por otro lado, se podrán exigir como requisito de admisibilidad\n aquellas certificaciones vinculadas con la emisión de radiofrecuencia de los\n equipos que tiendan a proteger la salud de las personas, y deberán ser objeto\n de evaluación aquéllas relacionadas con el funcionamiento de los equipos. Por\n lo tanto, la modificación propuesta debe ser variada en ese extremo, previa\n valoración de qué es lo que desea la Administración se le certifique.\"\n\n \n\nFuente: Resolución\n R-DAGJ-557-2003. Recuperado de www.cgr.go.cr\n\n \n\nAunado a solicitar que el producto esté certificado, lo que típicamente\nimplicaría que el producto lleve una marca de conformidad otorgada por el ente\nque lo certificó (posterior a evaluar las características técnicas del producto\ny el sistema de gestión y capacidad de ensayos de la empresa), también se\npodría optar por esquemas de certificación particulares (en los cuales se\nevalúa son las características técnicas de muestras específicas):\n\n. Certificación de muestras: Un tercero certifica mediante ejecución de\nensayos el cumplimiento de una muestra de producto con respecto a documentos\nnormativos o especificaciones previamente pactadas entre el proveedor y el\ncliente (en este caso, las especificaciones técnicas incluidas en el cartel).\nLos resultados obtenidos no implican juicio sobre muestras diferentes a las\nanalizadas, ni tampoco sobre lotes del mismo producto que posteriormente\nfabrique la empresa.\n\nCertificación de lote: Un tercero certifica, mediante ejecución de ensayos\nrealizados sobre muestras extraídas del lote a inspeccionar, el cumplimiento de\nuno o varios lotes de producto con respecto a una(s) norma(s) técnica(s) o\nespecificaciones previamente pactadas entre el proveedor y el cliente, de\nacuerdo a un plan de muestreo establecido (en este caso, las especificaciones\ntécnicas indicadas en el cartel, así como el plan de muestreo, el cual deberá\nespecificarse en el cartel o acordarse entre las partes).\n\n \n\n \n\nLos organismos que\n otorgan estas certificaciones deben estar acreditados para la certificación\n de productos ante el ECA o ante un organismo de otro país con el cual el ECA\n haya firmado un acuerdo de reconocimiento mutuo.\n\n \n\nLa certificación de muestra podría ser útil como parte del proceso de\nevaluación de ofertas. Por su parte, la de lote (así como la de muestra, según\nse considere apropiado) podría ser útil durante la etapa de entrega de\nproductos por parte del contratista.\n\n. Certificación de sistemas de gestión: si un criterio\nrelevante es que la empresa cuente con un sistema de gestión ambiental, es\nimportante considerar que estos se refieren a la manera de operar de una\nempresa (el sistema, o sea los procesos, que ha implementado para establecer la\npolítica y los objetivos ambientales, y para lograr dichos objetivos), pero NO\ncorresponde a características técnicas específicas de un producto.\n\nPor ejemplo, si se va a contratar la remodelación de una oficina y se\nrequiere que la empresa demuestre que minimizará impactos ambientales se podría\nindicar: \"Con el fin de minimizar el impacto de la remodelación, así como en la\nexperiencia de los usuarios al lugar, el oferente deberá demostrar el sistema\nde monitoreo que implementará para minimizar el impacto ambiental de la\nremodelación (como mínimo sonido, manejo de químicos, gestión de residuos,\nconsumo de agua) Se puede utilizar como prueba el certificado ISO 14001 vigente\npara procesos de construcción o, en su defecto, otros mecanismos que demuestre\nel oferente\". Si se exigiera el ISO 14001, se estaría discriminando a empresas\nque pueden cumplir el requerimiento pero no tienen el sistema certificado (al\notorgar puntaje adicional a las empresas que tengan el sistema certificado, no\nse limita la posibilidad de que las que no lo tengan, puedan participar en el\nconcurso).\n\n \n\n \n\nLos organismos que\n otorgan estas certificaciones de sistemas de gestión deben estar acreditados\n para la certificación de sistemas, ante el ECA o ante un organismo de otro\n país con el cual el ECA haya firmado un acuerdo de reconocimiento mutuo.\n Verificar que el certificado que presenta la empresa esté vigente y que el\n alcance de la certificación (esto es, los procesos que la empresa incluyó en\n el sistema) correspondan con lo que la Administración va a contratar.\n\n \n\nOtros ejemplos de sistemas de gestión, relacionados con sustentabilidad,\ncertificables son:\n\n. INTE 35 -01-01, Sistema de gestión de Responsabilidad Social\n\n. INTE-ISO 50001, Sistema de gestión de la energía\n\n. INTE 18001, Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional\n\nAsimismo, dentro del Sistema Nacional de la Calidad se han definido los\nrequisitos para las empresas que deseen demostrar la carbono neutralidad de su\norganización, mediante la norma INTE 12-01-06, Norma Nacional para demostrar la\nC-Neutralidad. Cabe resaltar que aunado a los certificados de sistemas de\ngestión, existen también reconocimientos ambientales que una empresa puede\nobtener debido a su desempeño ambiental. Al respecto, solamente se deberán\nreconocer aquellos incorporados en el Sistema Nacional de Reconocimientos\nAmbientales (SIREA), tal como el Programa Bandera Azul Ecológica y otros que\nsean reconocidos23.\n\n23.Sobre los reconocimientos incorporados en el\nSIREA, puede consultarse http://www.sirea.minae.go.cr/\n\nLa gama de mecanismos de verificación por tipo de criterio de\nsustentabilidad relacionados con características del producto es tan amplia\ncomo los diversos tipos de productos que la administración podría requerir. A\ncontinuación, se presentan algunos ejemplos de ellos:\n\n. Exclusión de sustancias químicas: en el caso de productos de limpieza u otros\nproductos químicos, como medida de verificación se puede solicitar la hoja de\nseguridad (MSDS), la cual se utiliza para inscribir el producto en el\nMinisterio de Salud. Es recomendable indicar que la Institución se reserva el\nderecho de realizar pruebas de laboratorio al producto (así como la\ncorrespondiente acción en caso de encontrar dicha sustancia)\n\n. Biodegradabilidad: si esta característica es importante para la\nInstitución, por ejemplo en productos de limpieza donde es muy común, puede\nindicar como método de verificación un ensayo del \"Porcentaje de\nBiodegradabilidad (prueba de biodegradación inmediata OCDE a 28 días)\" por\nparte de un laboratorio acreditado, debiendo regular quién deberá tomar la\nmuestra.\n\n. Reciclable: sólo tendrá sentido aceptar esta característica si\nexisten en el país centros de recuperación que puedan encargarse,\nresponsablemente, de incluir este producto en un programa de reciclaje. En este\ncaso, solicitarle al oferente que indique cuáles son estos sitios a los cuáles\nse puede acudir.\n\n. Eficiencia energética (equipo de oficina): la calificación de uso más común es Energy Star, por lo\nque se podría indicar que \"El producto ofertado debe ser calificado como Energy Star para el uso\neficiente de la energía\". En la página oficial de este programa24, se pueden verificar los productos\nque han sido calificados. Aparte de este requisito, la institución podría optar por premiar la\noferta con el menor consumo energético (pues aunque todas sean Energy Star, pueden tener diferentes\nconsumos), para lo cual debería solicitar a los oferentes que entreguen certificaciones sobre el\nconsumo energético de los equipos (las cuales deberán estar respaldadas por los datos de consumo que\nse publican en la página del programa Energy Star para cada producto).\n\n24http://www.energystar.gov/\n\n. Sellos y otras certificaciones voluntarias: existen sellos\nespecíficos para productos que, aunado a consideraciones ambientales, también\nverifican las condiciones sociales. Por ejemplo, EPEAT para productos\nelectrónicos25,FSC para madera y papel26, entre otros.\n\n25http://www.epeat.net/about-epeat/\n\n26https://ic.fsc.org/\n\nConsultar la \"Guía de Compras Sustentables del Ministerio de Hacienda27\" para ejemplos relacionados\ncon los productos priorizados para la aplicación de compras sustentables.\n\n27Disponible en\nhttp://www.hacienda.go.cr/contenido/12504-compras-publicas-y-administracion-de-bienes\n\n10. Anexo 2. Ubicación de guías en la página del Ministerio de Hacienda\n\nLa DGABCA, en ejercicio de las atribuciones que le confiere el artículo\n99 inciso a) de la Ley de Administración Financiera de la República y\nPresupuestos Públicos28 , que establece\npara esta Dirección la potestad de ejecutar las acciones necesarias para determinar\npolíticas en materia propia del sistema regido por ella, pone a disposición de\nlas instituciones una serie de guías y manuales para apoyo en la implementación\nde Compras Públicas Sustentables. Dichos documentos están disponibles en la\npágina web: http://www.hacienda.go.cr/contenido/13023-compras-publicas-sustentables.\nTambién pueden ser solicitados directamente en la sede de la DGABCA.\n\n28Ley N° 8131 de 18 de septiembre de 2001.\n\n11 Anexo 3 \"Informe de monitoreo\"\n\nEl cuadro que se presenta a continuación, deberá remitirse\nsemestralmente a los encargados de Programa de Gestión Ambiental Institucional,\néstos deberán a su vez informar a la Dirección General de Calidad Ambiental del\nMinisterio de Ambiente y Energía, a fin de llevar el control de las\ncontrataciones de compras sustentables que realice cada institución.\n\n \n\n \n\n12 Anexo 4 \"Instrucciones para Completar la MECS\"\n\nPara completar la MECS es necesario realizar 3 pasos, a saber:\n\n. Paso 1: Definir Criterios Sustentables\n\n. Paso 2: Priorizar Criterios Sustentables\n\n. Paso 3: Definir el peso de las categorías y Completar la MECS\n\nPaso 1: Definir criterios sustentables\n\n. En primer lugar, se seleccionan los criterios sustentables, bajo el\nconcepto de ciclo de vida del producto, conceptualizado como las diferentes\nfases de un producto, a saber: extracción y abastecimiento de materias primas,\nfabricación, embalaje, transporte, distribución, comercialización, uso del producto,\ny gestión integral del residuo (reutilización, reparación, actualización,\nreciclaje, eliminación segura).\n\n. Los criterios a incorporar en los carteles se dividen en 4 categorías\nimportantes:\n\n. Ambiental\n\n. Social\n\n. Económica\n\n. Innovación\n\n. Estos criterios deben tener trascendencia en relación con el objeto\ncontractual, la cual será determinada desde las actuaciones previas a la\ncontratación (estudios de mercado y precios), para su aplicación tanto en la\ntramitación del procedimiento, ejecución contractual y disposición del bien.\n\n. Se recomienda contar con un grupo interdisciplinario institucional\npara establecer, priorizar y evaluar los criterios sustentables para cada\nproceso de contratación, grupo que deberá seguir los lineamientos emitidos por\nlos órganos rectores en la materia.\n\nPaso 2: Priorizar Criterios Sustentables\n\nUna vez definidos los criterios para cada una de las categorías, se debe\nestablecer el nivel de impacto de los mismos. Para esto, se utiliza la tabla de\npriorización de criterios contenida en la guía de compras sustentables, emitida\npor la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación\nAdministrativa en el año 2010; y, se procede a completar una tabla para cada\nuna de las categorías. (No existe límite de criterios a incluir en la matriz).\n\nPriorización de Criterios:\n\n. La siguiente tabla se utiliza para priorizar los criterios en cada una\nde las categorías. Es decir, se utiliza una tabla de priorización para cada uno\nde las categorías (ambientales, sociales, económicos y de innovación). Es\nimportante recalcar lo necesario que será contar un grupo interdisciplinario\nque conozca sobre el objeto contractual y las condiciones de mercado.\n\n. La tabla se encuentra organizada por filas y columnas, se puede\nobservar que en la primera fila a partir de la segunda columna se encuentran\nordenados por columnas los criterios a evaluar (en este caso: a, b y c);\nigualmente, en la primer columna, a partir de la segunda fila, se colocan los\ncriterios en el mismo orden anterior (a, b y c). Por lo tanto, como cabe\nesperar, el tamaño de dicha tabla depende de la cantidad de criterios a\nevaluar.\n\n. Además, la tabla debe poseer una columna adicional al final de la\nmisma. Esta es denominada \"Total Criterio (TC)\", tal y como se muestra en la\ntabla.\n\nA continuación, se muestra la tabla de priorización:\n\n \n\nUna vez creada la tabla con el número de filas y columnas\ncorrespondiente con el número de criterios a evaluar, se procede con la\npriorización. A continuación, se explica cómo se realiza:\n\n1. Las celdas color\nazul oscuro: Ca,a, Cb,b, Cc,c, tienen un valor igual a 0. Es\ndecir la diagonal quedaría con valores iguales a cero.\n\n \n\n2. Seguidamente, las celdas color celeste claro, del interior de la\ntabla, se completan de la siguiente manera:\n\na. En la celda Ca,b, si el criterio \"a\" tiene un mayor impacto\nque el criterio \"b\", colocamos un valor igual 1. (Si \"a\" > \"b\" →\nvalor igual a 1).\n\nb. Si por el contrario el criterio \"b\" tiene un mayor impacto que el\ncriterio \"a\" colocamos un valor igual 0. (Si \"b\" > \"a\" → valor igual a\n0).\n\nPor ejemplo: Si se sabe que:\n\n. El criterio a > criterio b;\n\n. El criterio c > criterio a;\n\n. El criterio c > criterio b\n\nEvaluamos primero el criterio \"a\" con respecto al criterio \"b\". En este\ncaso como el criterio \"a\" tiene un mayor impacto que el criterio \"b\", colocamos\nen la celda AB, un valor igual a 1; y en la celda BA, un valor igual a 0.\n\n \n\n \n\nSeguidamente evaluamos el criterio \"c\" con respecto al criterio \"a\".\nComo el criterio \"c\" tiene un mayor impacto que el criterio \"a\", colocamos en\nla celda AC, un valor igual a 0; y en la celda CA, un valor igual a 1.\n\n \n\nY por último, evaluamos el criterio \"c\", con respecto al criterio \"b\".\nComo el criterio \"c\" tiene un mayor impacto que el criterio \"a\", colocamos en\nla celda BC, un valor igual a 0; y en la celda CB, un valor igual a 1.\n\n \n\n \n\n3. Al final, en la última columna, denominada \"Total Criterio (TC)\",\ncolocamos la sumatoria de cada una de las filas, es decir:\n\na. Columna TC → TC a = Ca,a + Ca,b + Ca,c + Ca,.\n\nEn el ejemplo anterior, se sumarian las filas de la siguiente manera:\n\nA = 0 + 1 + 0 = 1\n\nB = 0 + 0 + 0 = 0\n\nC = 1 +1 + 0 = 2\n\nPor lo que la tabla de priorización del ejemplo quedaría de la siguiente\nforma:\n\n \n\n \n\nClasificación de los criterios según nivel de impacto:\n\n. Una vez realizada la priorización de los criterios, y con ayuda de\nesta, se procede a clasificar los criterios sustentables de cada una de las\ncategorías, de acuerdo con el nivel de impacto. Para este paso, igualmente, se\nrequiere del grupo interdisciplinario, que conoce el objeto contractual y la\nrealidad comercial.\n\n. El nivel de impacto se clasifica en:\n\n. Impacto alto\n\n. Impacto medio\n\n. Impacto bajo\n\n. Para efectos del peso relativo asignado a cada uno de los niveles de\nimpacto, se designó que los criterios con un nivel de impacto alto tendrán un\npeso del 60%, los criterios con un nivel de impacto medio un peso del 30% y los\ncriterios con un nivel de impacto bajo un peso del 10%, para un total del 100%.\nEl nivel de impacto se entiende como el conjunto de consecuencias provocadas\npor un hecho o actuación durante el ciclo de vida del producto que afecta al\nentorno desde la perspectiva ambiental, social, económica o de la innovación.\n\n. Dichos porcentajes se encuentran integrados dentro de la Matriz de\nEvaluación (MECS), por lo que no se necesita realizar ningún cálculo al\nrespecto, más que clasificar dichos criterios.\n\nEjemplo:\n\nEn el ejemplo anterior de los criterios a, b y c: tendríamos, por\nejemplo, la siguiente clasificación de acuerdo con los datos obtenidos en la\ntabla de priorización:\n\n \n\n \n\nComo el criterio C es el mayor puntaje, por tener un valor total de 2,\nes el criterio que tiene un mayor impacto, por lo que podemos clasificarlo como\nde alto impacto. El criterio A, es el segundo en puntaje, con un valor total\nigual a 1, por lo que podemos clasificarlo como de medio impacto.\n\nPor último, el\ncriterio B, no obtuvo puntaje, por lo que podríamos clasificarlo como de bajo\nimpacto.\n\n \n\nCriterio C → alto impacto\n\nCriterio A → medio impacto\n\nCriterio B→ bajo impacto\n\n. La clasificación de los mismos, por su nivel de impacto, depende del\ncriterio experto del grupo que se encuentra realizando la labor de\nclasificación. Es decir, de acuerdo con el estudio llevado a cabo, y con el\ncriterio del grupo interdisciplinario, puede ser que exista más de un criterio\ncon un impacto alto, medio o bajo.\n\n. Dado lo anterior, el número de criterios para cada uno de los niveles\nde impacto dependerá de la evaluación que se realice al respecto, y cabe la\nposibilidad de que no exista algún criterio para alguno de los niveles de\nimpacto.\n\n. Por ejemplo, de tres criterios se puede considerar que dos son de\nimpacto alto, y uno de impacto bajo; y por lo tanto, no existen criterios de\nimpacto medio.\n\n. Es importante mencionar que, cuando se ingresen los datos a la MECS,\nla matriz se encuentra programada para que los pesos siempre sumen en su total\nel 100%, independientemente de que existan o no criterios para cada una de las\nclasificaciones de impacto.\n\nPaso 3: Definir el peso de las categorías y Completar la MECS\n\nDefinir el peso de\nlas categorías:\n\n. Se había establecido anteriormente que los criterios que se pueden\nevaluar se clasifican en cuatro categorías: ambientales, económicos, sociales e\ninnovación. Para definir el peso de las mismas, es importante que el grupo\ninterdisciplinario realice la valoración, en relación con el objeto\ncontractual.\n\n. Por lo tanto, el peso de dichas categorías puede variar de acuerdo con\nel objeto contractual. Se sugiere que de los 20 puntos a otorgarse, se le dé un\n30% a la categoría ambiental, un 30% a la económica, un 30% a la social, y un\n10% a la Innovación.\n\n \n\n. Sin embargo, como se indicó anteriormente, el peso de las mismas puede\nvariar de acuerdo con el criterio experto y el objeto a contratar. Por esto,\nincluso alguna de las categorías podría no tener algún criterio a evaluar y,\npor lo tanto, tendría un peso con valor cero. Algunos ejemplos de cómo podrían\nasignarse los pesos se presentan a continuación.\n\n \n\n \n\nCompletar la MECS:\n\n. La MECS se encuentra en un archivo de Excel, y sirve precisamente\npara:\n\n1. Asignar el puntaje a cada uno de los criterios según la categoría y\nsu nivel de impacto, para efectos de su incorporación en el pliego cartelario.\n\n2. Calcular el puntaje obtenido para cada una de las ofertas, una vez\nrealizada la apertura y la evaluación de ofertas.\n\nA continuación, se presenta una imagen de cómo se muestra la misma:\n\n \n\n. En dicha imagen se observa, en primer lugar, un recuadro con el nombre\nde la MECS, y seguidamente un recuadro que indica el total de puntos a evaluar;\nen este caso, se observa un cero, en virtud de que aún no se han asignado\npuntos a ninguna de las categorías.\n\n. En la parte inferior de la imagen, se observan dos recuadros.\n\nEl de la izquierda corresponde a la clasificación de impacto, como se\npuede observar, el mismo ya tiene los pesos asignados. En el recuadro de la\nderecha se observa la clasificación de las categorías; y, en las celdas que\ncorresponden a los puntos y el porcentaje se observa un cero, debido a que no\nse han asignado los puntos para cada una de ellas.\n\n. Una vez definidos anteriormente los pesos de las categorías; se\nprocede a completar las celdas de color gris, con el número de puntos asignados\na cada una de las categorías. Por ejemplo si le asignamos un 30% a cada una de\nlas categorías, ambiental, social y económica, y un 10% a innovación, como se\nindicó anteriormente: colocamos 6 puntos para ambiental, 6 puntos para social,\n6 puntos para económico y 2 puntos para Innovación.\n\n. En la imagen siguiente, se muestra que una vez asignados los puntos a\ncada una de las categorías, se obtiene un total de 20 puntos a evaluar, que se\nmuestran en el recuadro superior.\n\n \n\nSeguidamente, si bajamos por la hoja de Excel, nos encontramos con otro\nrecuadro, en el cual se encuentran nuevamente cada una de las categorías,\ndivididas por nivel de impacto.\n\nComo se muestra, en la primera columna se encuentran las categorías; en\nla segunda columna, aparece el nivel de impacto para cada una de las\ncategorías; y la tercera columna se encuentra habilitada, para que en las\nceldas de color gris, se coloque el número de criterios que serán evaluados\npara cada una de las categorías, según su nivel de impacto.\n\n \n\n. Por ejemplo, en la siguiente imagen se puede observar el caso en el\nque se evaluarán 3 criterios para cada una de las categorías, distribuidos en\nun criterio para cada nivel de impacto. Por lo que en cada celda de color gris\nse asignó un valor igual 1.\n\n \n\n. Posteriormente, si bajamos por la hoja de Excel, nos encontramos con\notro recuadro. En este se encuentran nuevamente cada una de las categorías,\ndivididas por nivel de impacto.\n\n. Una vez ingresados en el recuadro anterior un criterio para cada uno\nde los niveles de impacto. Se generan los datos sobre el valor de cada uno de\nlos criterios en ese recuadro, para establecer los puntos que se le asignarán a\ncada uno de los criterios (para efectos de asignar los puntos en la evaluación\ndel pliego cartelario).\n\n. En la siguiente imagen, se observa parte de dicho recuadro,\nespecíficamente la categoría ambiental, en la cual ya se generaron los datos.\nComo se mencionó anteriormente, la categoría ambiental tenía un peso relativo\ndel 30%, correspondiente a 6 puntos; esto se puede observar en la fila\ncorrespondiente a los totales de cada columna, a saber: puntos por impacto y\nporcentaje por impacto.\n\n. En la columna de puntos por impacto, se dividen los puntos para cada\nuno de los niveles de impacto, de acuerdo con los pesos asignados en un inicio.\nComo se había indicado, el nivel de impacto alto tenía un peso del 60%, el\nnivel medio un 30% y el nivel bajo un 10%. Esto significa que de los 6 puntos;\n3,6 puntos corresponden a un nivel de alto impacto; 1,8 puntos corresponden a\nun nivel medio; y 0,6 puntos corresponden a un nivel bajo.\n\n. Igualmente, podemos observar en la columna de porcentaje por impacto\nque, del 30% del total de la categoría ambiental, 18% corresponde a nivel de\nalto impacto, 9% a un impacto medio y un 3% a un impacto bajo.\n\n. Continuando con las columnas, se encuentra la columna correspondiente\na los puntos por criterio. Se observa entonces que cada criterio de nivel de\nimpacto alto de la categoría ambiental tiene un valor de 3,60 puntos; cada\ncriterio de impacto medio de la misma categoría tiene un valor de 1,80 puntos y\nfinalmente cada criterio de impacto bajo de la categoría indicada tiene un\nvalor de 0,6 puntos. Cabe resaltar que, como solamente se incluyó un criterio\npara cada uno de los niveles, dichos puntajes son equivalentes a los puntos de\nla columna de puntos por impacto.\n\nDado esto, si se modifican la cantidad de criterios, el valor por\ncriterio para cada uno de los niveles de impacto corresponderá a un número\nmenor.\n\n. De la misma forma, la siguiente columna indica el porcentaje por\ncriterio, es decir, la cantidad de puntos porcentuales que vale cada uno de los\ncriterios según su nivel de impacto para cada categoría. Por lo tanto, en el\nejemplo: cada criterio de nivel alto aporta un 18%; cada criterio de nivel\nmedio 9%; y, cada criterio de nivel bajo un 3%. De igual manera que en la\ncolumna anterior, como solamente se incluyó un criterio por nivel de impacto\npara cada una de las categorías, dichos porcentajes son equivalentes con la\ncolumna de porcentaje por impacto. Sin embargo, si se aumentan la cantidad de\ncriterios en alguno de los niveles de impacto, el porcentaje correspondiente a\ncada uno de los criterios será menor.\n\n \n\n \n\n. Una vez generados los datos anteriores, se procede a incluir en el\nsistema de evaluación del pliego cartelario los puntos que serán asignados por\ncada criterio sustentable de evaluación que cumpla la oferta.\n\nEvaluación de ofertas:\n\n. Cuando se realiza la apertura de ofertas y se define la cantidad de\ncriterios sustentables que cumple la oferta, se procede a ingresar a la MECS.\nY, en la parte inferior del recuadro del paso anterior, se encuentra una tabla\nsemejante que señala: evaluación; la siguiente imagen muestra cómo se observa\nen el archivo.\n\n \n\n. En dicho recuadro, se observan las mismas columnas iniciales de la\ntabla anterior: las categorías y los niveles de impacto para cada una de ellas.\nLa columna siguiente se encuentra habilitada para ingresar en las celdas color\ngris la cantidad de criterios que sí cumple la oferta, de acuerdo con su nivel\nde impacto y la categoría a la que pertenece.\n\n. Las siguientes dos columnas corresponden a los puntos por criterio y\nel porcentaje obtenido por cada uno de los criterios que cumple la oferta.\nDichos datos se generan automáticamente una vez ingresados el número de\ncriterios en las celdas color gris.\n\n. En la siguiente imagen se observa un ejemplo en el que todos los\ncriterios fueron cumplidos por la oferta en estudio. Por lo cual, en la columna\nde cantidad de criterios cumplidos, se ingresa un valor igual 1 para cada uno\nde los niveles de impacto de cada una de las categorías.\n\n. En este caso, para la categoría ambiental, en la columna de puntos\nobtenidos la oferta obtuvo 6 puntos en total, de los cuales: 3,6 puntos son\nasignados por el cumplimiento de los criterios de impacto alto; 1,80 puntos son\npor el cumplimiento de los criterios de impacto medio; y, 0,6 puntos por el\ncumplimiento de los criterios de impacto bajo. De la misma forma, en la columna\nde porcentaje por criterio, la oferta obtuvo el 30% correspondiente a la\ncategoría ambiental, del cual, un 18% corresponde al porcentaje cumplido de\nalto impacto, el 9% al de medio impacto y el 3% al de bajo impacto.\n\n \n\n. Seguidamente, en el mismo archivo de Excel, se genera el resultado de\nacuerdo con la cantidad de criterios cumplidos por la oferta. En la siguiente\nimagen, se observa en el primer recuadro la cantidad de puntos obtenidos por la\noferta. En este ejemplo, de los 20 puntos evaluados, la oferta obtuvo los 20\npuntos, por que cumplió con todos los criterios sustentables evaluados.\n\n. En la parte inferior de la imagen, se observan dos recuadros: el de\nlos puntos obtenidos por nivel de impacto y el de los puntos obtenidos para\ncada una de las categorías. Como se observa, ambos tienen un total de 20\npuntos, ya que la oferta cumplió con todos los criterios para cada categoría y\npara cada nivel de impacto.\n\n. Además, si se observa detalladamente cada una de las categorías, se\nverifica los puntos obtenidos en cada una de ellas: 6 para ambiental, 6 para\nsocial, 6 para económico y 2 para innovación. Corresponden precisamente con los\npuntos asignados en un principio. De la misma manera, se puede verificar los\npuntos obtenidos y asignados para cada nivel de impacto.\n\n \n\n. Asimismo, se genera el resultado en términos porcentuales.\n\nEn la imagen siguiente se observa que en el primer recuadro se indica\nque, de acuerdo con el ejemplo especificado, la oferta obtuvo un 100% de nota,\ndado que cumple con todos los criterios sustentables evaluados.\n\n. En la parte inferior, igualmente, se presentan dos recuadros: uno para\nel porcentaje obtenido por nivel de impacto y otro para el porcentaje obtenido\nsegún la categoría evaluada. En el ejemplo indicado, se observa que la oferta\nobtuvo un 100% para el total de las categorías, y un 100% para el total del\nnivel de impacto.\n\n. Igual que en el caso anterior, si se observa detalladamente cada una\nde las categorías, se verifica que los porcentajes obtenidos en cada una de las\ncategorías (30% para ambiental, 30% para social, 30% para económico y 10% para\ninnovación) corresponden precisamente con los porcentajes asignados en un\nprincipio. De la misma manera, se puede verificar el porcentaje obtenido y\nasignado para cada nivel de impacto.\n\n \n\n \n\n \n\nMATRIZ EVALUACIÓN DE\nCOMPRAS SUSTENTABLES", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Normative Text 0\n\n Technical Norm for the Application of Sustainable Criteria in\nPublic Procurement and Guide for its Implementation, Law No. 8839, Integrated Waste Management (article\n29 of the law and 44 of its general regulation)\n\nComplete Text of record: 102B5A\n\nMINISTRY OF FINANCE\n\nGENERAL DIRECTORATE OF ADMINISTRATION\n\nOF GOODS AND ADMINISTRATIVE CONTRACTING\n\nTECHNICAL NORM FOR THE APPLICATION\n\nOF SUSTAINABLE CRITERIA IN PUBLIC\n\nPROCUREMENT AND GUIDE FOR ITS IMPLEMENTATION\n\nLAW NO. 8839, INTEGRATED WASTE MANAGEMENT\n\n(ARTICLES: 29 OF THE LAW AND 44\n\nOF ITS GENERAL REGULATION)\n\nThe General Directorate of Administration of Goods and Administrative Contracting informs that the complete publication of the Technical Norm for the application of Sustainable Criteria in Public Procurement and its implementation guide, article 29 of Law No. 8839 \"Integrated Waste Management Law\" and 44 of its general regulation, will be available on the Compr@ Red page at the address: www.hacienda.go.cr/comprared, by entering the \"Help\" option in the top menu, where you will find a folder titled \"Technical Norm for the Application of Sustainable Criteria, articles: 29 of the Integrated Waste Management Law and 44 of its general regulation\", as well as on the Ministry of Finance portal page at the following address: http://www.hacienda.go.cr/contenido/13023-compras-publicas-sustentables.\n\nAny additional inquiries may be directed to the following email addresses, bienesycontratacion@hacienda.go.cr and jquirost@hacienda.go.cr, or to the telephone numbers: 2256-9669/2256-9644/2539-6231.\n\nSan José, March 24, 2015.\n\n \n\n(Note from Sinalevi: The text of the technical norm for the application of sustainable criteria in public procurement and guide for its implementation was provided by the Directorate of Norms and Procedures, General Directorate of Administration of Goods and Administrative Contracting of the Ministry of Finance, and is transcribed below:)\n\n \n\nTECHNICAL NORM\n\n(Articles: 29 of Law 8839 and 44 of its General Regulation) for the Application of Sustainable Criteria in Public Procurement and Guide for Implementation\n\nGeneral Directorate of Administration of Goods and Administrative Contracting 2015\n\n \n\n1. Abbreviations..................................................................................................4\n\n2. Introduction.....................................................................................................5\n\n3. Objective and Scope of Application of the NTACS.........................................................6\n\n4. Definitions........................................................................................................7\n\n5. Technical Norm for the Application of Sustainable Criteria in Public Procurement..................................9\n\n5.1 Identification of sustainability criteria.........................................................9\n\n5.2 Inclusion of sustainability criteria in the bidding documents.....................................10\n\n5.3 Powers and duties of the contracting administrations in public procurement................................ 10\n\n5.4 Mechanism for defining priority of criteria.....................................................12\n\n5.4.1 Definition of the weight of categories within the evaluation........................13\n\n5.5 Application of the MECS in the spreadsheet......................................................13\n\n6. Monitoring of the Application of the NTACS...........................................................13\n\n7. Guidelines for the Implementation of the NTACS.............................................14\n\n7.1 Environmental criteria...................................................................................16\n\n7.2 Social Criteria..............................................................................................16\n\n7.2.1 Other social considerations.........................................................................17\n\n7.3 Economic criteria..........................................................................................17\n\n7.4 Innovation Criteria........................................................................................19\n\n7.5 Example of evaluation systems...................................................................................................................20\n\n8. References......................................................................................................21\n\n9. Annex 1. Verification mechanisms for sustainability criteria...................22\n\n10. Annex 2. Location of guides on the Ministry of Finance page...............27\n\n11. Annex 3 \"Monitoring Report\"..........................................................................28\n\n12. Annex 4 \"Instructions for Completing the MECS\"..............................................29\n\n1. Abbreviations\n\nDGABCA: General Directorate of Administration of Goods and Administrative Contracting, of the Ministry of Finance\n\nLCA: Administrative Contracting Law, Law No. 7494 of May 2, 1995\n\nLGIR: Integrated Waste Management Law, Law No. 8839 of June 24, 2010\n\nMECS: Sustainable Criteria Evaluation Matrix (Matriz de Evaluación de Criterios Sustentables)\n\nNTACS: Technical Norm for the Application of Sustainable Criteria in Public Procurement (Normativa Técnica para la Aplicación de Criterios Sustentables en las Compras Públicas)\n\nPIB: Gross Domestic Product\n\nRLCA: Regulation to the Administrative Contracting Law, Executive Decree No. 33411 of September 27, 2006\n\nRGLGIR: General Regulation to the Integrated Waste Management Law, Executive Decree No. 37567 of November 2, 2012\n\n2 Introduction\n\nPublic procurement constitutes the largest market in the world, valued at billions of dollars; the impact of government purchasing activity can exceed 15% of the GDP (UNEP, 2012).\n\nIts purchasing power can, and should, be used to demand better environmental and social practices from companies that provide goods to the State, so as to obtain the best value for the money invested.\n\nSustainable Public Procurement is that in which state institutions satisfy their needs for goods and services in a manner that guarantees value for money based on the life cycle (ciclo de vida) in terms of generating benefits not only for the institution, but also for society and the country's economy, while simultaneously minimizing harm to the environment. Thus, the following aspects are integrated into their choice of products:\n\n1. Economic considerations: valuation of both the price and the quality and functionality of the products.\n\n2. Environmental considerations: the effects that the product causes on the environment.\n\n3. Social considerations: the effects of the product on issues such as poverty eradication, distribution of resources, working conditions, underage workers, non-discrimination, and human rights in general.\n\nA cross-cutting axis of the aforementioned aspects is innovation. This is understood as the incentive for the submission of bids that incorporate innovative solutions from the point of view of sustainability.\n\n 3. Objective and Scope of Application of the NTACS\n\nIn compliance with article 44 of the RGLGIR, the General Directorate of Administration of Goods and Administrative Contracting of the Ministry of Finance presents this NTACS for the implementation of the sustainable criteria to be followed, as well as the mechanism to implement the corresponding weighting in the evaluation of bids.\n\nAs provided in article 50 of the Political Constitution, every person has the right to a healthy and ecologically balanced environment. In matters of public procurement, this implies that when investing budgetarily programmed funds, one must, insofar as possible: guarantee, defend, and preserve the right to a healthy and ecologically balanced environment.\n\nArticle 29 of the LGIR establishes an authorization and not an obligation for State institutions to promote the purchase and use of reusable, recyclable, biodegradable, and recoverable materials, as well as products manufactured with recycled material under environmentally friendly processes that meet the technical specifications (especificaciones técnicas) required by the Public Administration.\n\nHowever, if it is decided that its application is viable, always attending to the proper satisfaction of the public interest, the percentage established in the aforementioned rule must be applied. Therefore, for each specific case, the contractual object, market conditions, economic viability, among other aspects, must be assessed to determine if it is convenient to make such a purchase.\n\n \n\nBox 1. Sustainable Public Procurement Regulations\n\nLGIR\n\n\"ARTICLE 29.-\n State Purchases Institutions of the Public Administration, public enterprises, and municipalities are authorized to promote the purchase and use of reusable, recyclable, biodegradable, and recoverable materials, as well as products manufactured with recycled material under environmentally friendly processes that meet the technical specifications required by the Public Administration; this condition may be verified through environmental certifications and other valid mechanisms established by regulation.\n\nFor this purpose, in the evaluation of public tenders and competitive direct purchases, an additional twenty percent (20%) must be given to bidders who, under equal conditions, demonstrate that the offered products incorporate criteria of integrated waste management, as well as waste management once its useful life has ended. In the case of direct purchases, criteria that promote integrated waste management must be incorporated.\n\n \n\nThe corresponding departments of the institutions of the Public Administration, public enterprises, and municipalities in charge of preparing the bidding documents for public tenders or direct purchases shall establish environmental and life-cycle criteria for the products to evaluate the tenders, in accordance with the criteria established in the Regulation to this Law.\"\n\n \n\nRGLGIR\n\n\"Article 44°- On State purchases For the proper implementation of the sustainability criteria applicable to purchases made by State institutions, as well as the evaluation parameters established by article 29 of Law No. 8839, the General Directorate of Administration of Goods and Administrative Contracting of the Ministry of Finance, in coordination with the involved technical bodies, shall issue the technical norm that the Administration must consider for the application of the sustainable criteria to be followed, as well as the mechanisms to implement the additional weighting for bidders who, under equal conditions, apply said criteria, including that of integrated waste management, issuing for this purpose the policies, directives, technical guides, and any other means it deems pertinent for this end.\"\n\n \n\nThe DGABCA understands that equal treatment must be given among bidders who demonstrate the incorporation of sustainable criteria regarding the contractual object in their bids, in response to what is requested by the contracting administration; furthermore, that the 20% referred to in the second paragraph of the aforementioned article 29 must be contemplated within the total 100% of the pre-established evaluation, allowing the sustainable criteria to make a significant difference in the evaluations of bids in public procurement. Finally, it is also important to interpret the rule in such a way that the 20% percentage indicated in the cited article 29 is not understood restrictively, but rather as an established minimum parameter, which may vary depending on the object of the contract and an appropriate use of administrative discretion.\n\nAs a complement to the NTACS, this document presents (in section 5) guidelines that guide its implementation.\n\nThe price, as well as other non-sustainable economic factors, are not within the scope of this norm; their determination must be defined by each Administration in the respective evaluation. However, for the purposes of this norm, economic aspects related to functionality (funcionalidad), which directly affect the sustainability of the product to be acquired, are considered.\n\n4. Definitions\n\n. Public Administration: is constituted by the State and other public entities, each with legal personality and capacity under public and private law1.\n\n1Article 1, General Law of Public Administration No. 6227 of May 2, 1978.\n\n. Contracting administration: is the Public Administration institution that carries out an administrative contracting procedure, governed by the LCA.\n\n. Life cycle analysis (Análisis de ciclo de vida): is the study that considers the compilation and evaluation of inputs, outputs, and potential environmental impacts (impactos ambientales) of a product throughout its life cycle2. . Environmental aspect (Aspecto ambiental): is the element of an organization's activities, products, or services that can interact with the environment3. In procurement, it is directly associated with the product to be acquired.\n\n2Adapted from standard INTE-ISO 14040:2001.\n\n3Taken from standard INTE-ISO 14001:2004\n\n. Life cycle (Ciclo de vida): are consecutive and interrelated stages of a product, from the extraction of natural resources to final disposal.\n\n. Contractor: is the natural or legal person who contracts with the Public Administration to supply it with products.\n\n. Public procurement: is a procedure for the acquisition of products carried out by the contracting administrations. For simplification purposes, the terms \"purchases, contracts\" and \"acquisitions\" are used as synonyms.\n\n. Admissibility criteria (or requirements) (Criterios de admisibilidad): are those basic aspects that must be required of participants to consider them eligible. In other words, they are those characteristics without which the contracting administration may risk the proper contractual execution; therefore, they must be fully complied with; if not satisfied, participants may be excluded from the bidding process. Although there is no definitive list of these requirements, as they will depend on each contractual object, it is possible to mention some examples: basic aspects of financial capacity, minimum experience; indispensable technical characteristics; and, matters of basic legal compliance, such as registration of professionals in the respective professional association, being up to date with tax payments, among others4.\n\n4Taken from the \"Frequently Asked Questions\" section of the page of the Office of the Comptroller General of the Republic, www.cgr.go.cr\n\n. Evaluation criteria (Criterios de evaluación): are the desirable conditions or characteristics (objectively evaluable) that imply a comparative advantage for the selection of the most convenient bid. According to article 55 of the RLCA, the price factor must occupy a preponderant place in the qualification, either because the contracting administration deems it pertinent in the overall qualification, or preponderant in relation to the rest of the evaluation factors.\n\nThe NTACS starts from the allocation of the 20% authorized for sustainability criteria.\n\n. Contract monitoring criteria (Criterios de seguimiento a contratos): are the conditions that the contractor must comply with during the execution of the contract (they correspond to technical specifications or evaluation criteria that must be supervised by the contract administrator).\n\n. Life cycle approach (Enfoque del ciclo de vida): is a primarily qualitative approach to understand how our decisions influence what happens in each of the stages of an activity's life cycle: from the acquisition of raw materials to the manufacture, distribution, use, and elimination of products. This approach is necessary to balance trade-offs and positively impact the economy, the environment, and society.\n\n. Performance (Desempeño): is the set of characteristics that allow judging the effectiveness of a product or service; that is, how it achieves its objectives, also known as output (for example, in the case of vehicles: kilometers per liter of fuel).\n\n. Final disposal (Disposición final): corresponds to the last stage of the solid waste management process in which they are disposed of in a definitive and sanitary manner5.\n\n5Taken from Decree No. 36093-S, Regulation on the Management of Ordinary Solid Waste.\n\n. Technical specification (Especificación técnica): is the document that establishes the characteristics of a product, such as: quality levels, performance, safety, dimensions, among others. It may also include terminology, symbols, testing methods, packaging, marking or labeling requirements6.\n\n6INTECO, 2010\n\n. Functionality (Funcionalidad): is the set of characteristics that make the good, service, or work being acquired satisfy the required function (for example, in the case of vehicles, number of passengers it must transport).\n\n. Environmental impact (Impacto ambiental): is any change in the environment, whether adverse or beneficial, resulting wholly or partly from the activities and/or products of an organization7.\n\n7Taken from standard INTE-ISO 14001:2004.\n\n. Technological innovation (Innovación tecnológica): includes any significant change in a technology, product, or process (new or improved) that has demand and manages to influence the market8. For the purposes of this norm, when \"innovation\" is indicated, it will be understood as referring to technological innovation.\n\n8Taken from the Regulation of the Technological Innovation Stewardship Program of the National Council for Scientific and Technological Research\n\n. Product (Producto): This is understood as the object of the contract, it includes the goods and/or services that the contracting administration intends to acquire.\n\n. Principle of extended producer responsibility (Principio de responsabilidad extendida del productor): establishes that both producers and importers are responsible for the product throughout its entire life cycle, including the post-industrial and post-consumer phases9. In Costa Rica, this principle only applies to waste declared as requiring special management by the Ministry of Health10.\n\n. Sustainability (Sustentabilidad): is a characteristic or state according to which current needs can be satisfied without compromising the ability of future generations to satisfy their needs.\n\n9Taken from the LGIR.\n\n10See Decree No. 38272-S, Regulation for the Declaration of Waste Requiring Special Management.\n\n5 Technical Norm for the Application of Sustainable Criteria in Public Procurement\n\nWithout intending to affect the discretion of public institutions to dispose of their financial resources in the manner they deem most convenient, when an administration is going to contract the acquisition of products and can promote a sustainable purchase, it must do so in accordance with the criteria established in the NTACS. When the contractual object is computer equipment, office equipment, printing and reproduction, cleaning services, office supplies, vehicles, food services, uniforms (allocation), advertising, and/or security services, it will be mandatory for the contracting administration to incorporate sustainability criteria in the procurement process, under the terms of this norm.\n\nFor the acquisition of other products required by the contracting administrations, they must also apply the criteria established in the NTACS; however, when this is not possible, they must broadly justify such situation.\n\n5.1 Identification of sustainability criteria\n\nSustainability criteria refer to environmental and social conditions as well as economic considerations related to the two previous ones.\n\nWhich sustainability criteria should be included in a specific purchase? To answer this question, it is important to know the aspects (aspectos) and impacts that are related to the product to be acquired in its life cycle (illustrated in figure 1). In this way, there may be aspects related to: the type of raw material of the product to be acquired, the manufacturing process (or service provision), the use of the product (particularly when it involves equipment that requires energy or consumables), and the final disposal (disposición final) of the product when its useful life has ended.\n\n \n\nThere is a cause-and-effect relationship between environmental aspects (aspectos ambientales) and the impacts they cause:\n\nTable 1: Examples of environmental aspects and impacts.\n\n \n\nAfter their identification, these aspects are what translate into technical specifications or form part of the bid evaluation system. For example, if it is identified that in the purchase of computer equipment, energy consumption is an aspect whose environmental impact (impacto ambiental) must be minimized, then it is appropriate to request an environmental evaluation criterion related to said consumption.\n\nIn the Sustainable Public Procurement guide11, social and environmental criteria have been identified for ten products prioritized by the Ministry of Finance, specifically: computer equipment, office equipment, printing and reproduction, cleaning services, office supplies, vehicles, food services, uniforms (allocation), advertising, and/or security services. Also, in the References section of this document, other sources of information are presented that may be useful for identifying sustainability criteria.\n\n11Available at https://www.hacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED\n\nIt can also be requested at the headquarters of the DGABCA.\n\n5.2 Inclusion of sustainability criteria in the bidding documents\n\nSustainability criteria can be included through admissibility criteria (criterios de admisibilidad) or as evaluation criteria (criterios de evaluación). There are criteria that, even forming part of the admissibility or evaluation criteria, can only be verified during contract execution, so the role of the contract administrator is extremely important in supervising and communicating non-compliance to the procurement department of the contracting institution.\n\nFigure 2:\nPossibility of including sustainability criteria in the bidding document and its consequences\n\n \n\n \n\n5.3 Powers and duties of the contracting administrations in public procurement.\n\nWhile it is true that it is discretionary for each contracting Administration to determine which sustainable criterion/criteria to use and the evaluation percentage to assign to it/them, when the contracting administration promotes sustainable procurement, it must consider and abide by the following guidelines:\n\n1. The 20% established in article 29 of the LGIR must be used to implement sustainable criteria in public procurement12.\n\n12In accordance with the provisions of article 44 of the RGLGIR.\n\n2. The aforementioned percentage represents a minimum that must necessarily be respected. Contracting administrations may raise said percentage in consideration of the contractual object, leaving a record in the procurement file of the reasons justifying such decision.\n\n \n\nBox 2. Regulation on Waste Tires No. 33745 (year 2007)\n\nArticle 4.- Of the\n Generating Entities. Generating entities shall be responsible for delivering used tires to final sellers upon their replacement with new or retreaded tires.\n\nArticle 5.- Of the\n Final Sellers. Final sellers of tires are obliged to receive used tires delivered by end users when purchasing new or retreaded tires and shall be responsible for the storage and transportation of waste tires to the treatment site.\n\nArticle 10.- Of\n Public Institutions. All public institutions must require their tire suppliers to present the Solid Waste Management Plan, duly approved by the Ministry of Health, in accordance with this regulation. Tire suppliers to public institutions must receive at least an equal number of tires as offered, in accordance with the provisions of article 5 of this regulation.\n\n3. The sustainable criteria for which points are assigned must be linked to the contractual object13.\n\n13\"In this way, it is guaranteed that said system is an efficient, safe, useful, and, moreover, fair instrument and not a mechanism to create undue advantages in favor of a specific contractor. In this regard, article 5.1 of the General Regulation of Administrative Contracting clearly states: '... no provision may be introduced in the competition conditions or in the qualification parameters that places one party in a position of advantage over other competitors.' (the highlighting does not correspond to the original) It is obvious that any bid qualification system tends to create and score qualitative and quantitative differences among eligible proposals, so the aforementioned rule must be interpreted in such a way that the Administration is prevented from incorporating qualification factors that create unjustified differences in favor of a specific bidder.\" Taken from the resolution of the Office of the Comptroller General of the Republic, RC-524-2002 at three o'clock in the afternoon on the twelfth day of August of two thousand two.\n\n4. The sustainable criteria must be adjusted to the preliminary market study that supports the initial decision.\n\nIn this way, it is guaranteed that the requested criteria can be satisfied in the studied market.\n\n5. Because technical specifications are mandatory, an additional score should not be granted for their compliance, unless it refers to specific improvements over said technical specifications.\n\nFor example, a minimum energy efficiency can be requested, and then a better performance than the requested minimum can be scored.\n\n6. Requirements imposed by the legal system cannot be subject to additional scoring, as they are mandatory (they are admissibility criteria [criterios de admisibilidad]). The existence of regulations governing the contractual object must be consulted prior to the establishment of sustainable criteria. By way of example, in a procurement for the acquisition of tires, the provisions of the Regulation on Waste Tires No. 33745 must be observed. (See box 2)\n\n7. Sustainability criteria (whether as admissibility criteria or evaluation criteria [criterios de evaluación]) must be specific and objectively verifiable. In this regard, the Office of the Comptroller General of the Republic has noted the following:\n\n\"To apply the bidding document rule on an equal footing, the Administration must use objective criteria on aspects referenced in the bids, a solution that finds support in the principle of efficiency regulated in numeral 4 of the Administrative Contracting Law, which among other things prescribes: 'The acts and actions of the parties shall be interpreted in such a way as to allow their conservation and facilitate the adoption of the final decision, under conditions beneficial to the general interest.'\"14\n\n14Resolution No. R-DCA-037-2013 of nine o'clock on January 22, 2013, Office of the Comptroller General of the Republic.\n\n \n\nIn relation to this numeral, you may consult Annex 1 of this document.\n\n8. If the criteria (whether admissibility or evaluation) are only verifiable during contract execution, the respective sanction in case of non-compliance must be defined in the bidding document, considering the seriousness of the fault.\n\nIn the following figure, the analysis to define in which section of the bidding document each sustainable criterion will be placed is illustrated.\n\nFigure 3: Analysis to define the appropriate mechanism (and correct section of the bidding document) for each sustainable criterion.\n\n \n\nWhen it is decided to incorporate sustainable criteria into the evaluation system, the procedure established in the following section must be carried out.\n\n5.4 Mechanism for defining priority of criteria\n\nIn order to work in terms of sustainable public procurement, it is necessary to indicate in the bidding terms that the award will be made based on the most economically advantageous bid. In this way, not only the lowest cost will be valued, but also other factors of interest to the contracting administration that add value to the procurement, making it more efficient. To determine which bid should be considered most advantageous from an economic point of view, the administration must previously indicate in the terms and conditions the criteria that will be applied, so that bidders can prepare their bids. These criteria can be posed at a qualitative level (for example, presence of hazardous substances) or quantitative level (for example, energy consumption).\n\nThat is why, first of all, the phases of a product's life cycle (ciclo de vida) must be analyzed, including the supply of raw materials, manufacturing, packaging, transportation, distribution, marketing, use of the product, and its management when it is no longer needed (through reuse, repair, upgrading, recycling, or safe disposal). Therefore, the NTACS is intended to promote the application of sustainable criteria under the life cycle concept.\n\nReliable information must be available that identifies the performance of a product based on its environmental, social, economic, and innovative attributes, taking into account the stages of its life cycle. This must be accredited from the preliminary market study, which supports the initial decision.\n\nThe categories of criteria to be incorporated into the bidding documents are divided into four: environmental, social, economic, and innovation considerations. They have significance both in the actions prior to contracting and in the processing of the procedure, in contractual execution, and, finally, in the final disposal of the good.\n\nFor the above purposes, it is recommended to have an interdisciplinary group of experts or the necessary advisory services to establish, prioritize, and evaluate the criteria regarding the categories mentioned in the NTACS, which will be applied in the contracting procedure. Both in the \"Guía de Compras Sustentables del Ministerio de Hacienda\" and in the \"Guía de Criterios Sociales en los Procesos de Contratación Pública en Costa Rica\", some examples of sustainable criteria for the different product categories can be found.\n\nTo define the priority of the criteria according to the category to which they belong, the criteria selection matrix from the \"Guía de Compras Sustentables del Ministerio de Hacienda\"15 will be used, which is detailed below. Once these criteria are defined, a matrix is completed for each of the categories, so that the priority of the criteria for each thematic axis can be established.\n\n15Available on the website: http://www.hacienda.go.cr/contenido/13023-compras-publicas-sustentables.\n\nIt is important to mention that there is no limit to the criteria to be included in the matrix. Below is the mechanism for completing the matrix for the prioritization of sustainable criteria:\n\n1. The following matrix is used to determine the specific weight that each of the respective criteria will have:\n\n \n\n \n\n2. The area shaded in yellow is completed with the following premises: C1,1, C2,2, C3,3, . have a value equal to 0.\n\n3. The remaining cells represent a value of 0 or 1 according to the following methodology:\n\ni. Ca,b= If criterion \"a\" is more important to the contracting administration than criterion \"b\", then the value to include in the cell is 1.\n\nii. Otherwise, that is, if criterion \"b\" is the one that is more important than criterion \"a\", the value to include in the cell is 0.\n\n4. Once the entire area shaded in yellow is completed, the value of the last column is included:\n\ni.TCa = The value is obtained by adding all the values (zeros and ones) in its same row (e.g., TC1 = C1,1 + C1,2 + C1,3 + C1,.)\n\nOnce the score has been assigned to each of the criteria, the criteria are classified according to their level of impact, in accordance with the prior analysis of these, that is, ordering their impact (or weight) into three levels: high, medium, and low. The level of impact of the criteria is the first element necessary to proceed to complete the MECS. The weight of these impacts within the valuation of each category is: 60% for high-impact criteria, 30% for medium-impact criteria, and 10% for low-impact criteria.\n\n5.4.1 Definition of the weight of the categories within the evaluation\n\nThe weight assigned to each of the evaluated categories may vary depending on the contractual object; for example, the environmental category should not be given the same weight in an acquisition of cleaning products as in one for software. As a starting point, the weight of the categories with respect to the 20 points to be awarded must be: 30% for environmental criteria, 30% for social criteria, 30% for economic criteria, and 10% for innovation criteria; however, it is reiterated that these weights may be modified according to the specific conditions of the contractual object, following the preliminary study and the initial decision.\n\nFor the purposes of applying the MECS, in the event that market conditions or the contractual object make it impossible to determine criteria in any of the categories, this situation must be amply justified; and in the allocation of scores in the MECS, a \"zero\" must be entered for that category (in such a way that for the remaining categories, the sum of the established percentages is 100%); therefore, no points will be assigned for that dimension.\n\nOnce the weights for each of the categories and the number of criteria to be evaluated according to their level of impact have been determined, the MECS will be completed.\n\n5.5 Application of the MECS in the spreadsheet\n\nThe MECS allows for the allocation of the determined weights for each of the evaluated categories, in addition to setting the number of criteria evaluated for each of these, according to their level of impact. With this instrument, the value of a criterion for each dimension can be determined according to its level of impact; likewise, the points obtained can be assigned according to the criteria met at the time of evaluation.\n\nThe instructions for using this instrument are specified in the document: Instructions for Completing the MECS, Annex IV to this technical regulation. This document will be available on the website of the official electronic system for public procurement of the Central Government.\n\n6. Monitoring of the application of the NTACS\n\nThe development of monitoring and evaluation mechanisms is fundamental to ensure that the NTACS is effective and that, therefore, its implementation translates into verifiable results regarding sustainable acquisitions. Given the above, monitoring by the DGABCA in its capacity as governing body is necessary; therefore, it will be a requirement for each agency to submit reports through the means, with the periodicity and content defined by said institution via circular.\n\nThese reports must include results demonstrating the use of sustainability criteria for each of the four categories. At least the following indicators must be presented:\n\n \n\n. Specification of the products that have been requested with sustainable criteria as well as the criteria used for each category.\n\n. The percentage of contracting procedures developed with sustainable criteria, relative to the total procedures carried out by the institution.\n\n. The number of suppliers that have met the criteria, and the percentage they represent among all suppliers that submitted bids, clarifying whether these are suppliers with SME status.\n\n. The amount awarded in sustainable procurements and the total amount of purchases made by the institution.\n\n. Additional observations on the experience of implementing sustainable procurement in their institutions.\n\nFor the above, the \"Monitoring Report\" table, Annex 3 of this document, must be used.\n\n7. Guidelines for the implementation of the NTACS\n\nAs a complement to the NTACS, this section presents guidelines to support its implementation. The decision on how to include sustainability criteria in the bidding documents is discretionary for each institution and will depend on the nature of the contractual object, so it is not possible to provide a single solution. For example, the decision will be different if purchasing disinfectant for an office floor versus purchasing it for a surgical room, and the budget available to the contracting institution also affects the decision.\n\n \n\nIf a criterion is related to compliance with current regulations, it must be included as an eligibility criterion, not as part of the bid evaluation system. In other words, no score should be awarded for compliance with regulations that are mandatory.\n\n \n\nThe following chart illustrates the type of aspects, with a life-cycle approach, that guides the identification of sustainability criteria:\n\nChart 2: Examples of considerations for the definition of sustainability criteria with a life-cycle approach\n\n \n\n16Understood as productive work carried out in conditions of freedom, equity, safety, and human dignity. At all stages, the contracting and subcontracting policy, working conditions and social protection, occupational health and safety, human development and training in the workplace, as well as the promotion of opportunities, must be valued.\n\n \n\nWhen defining sustainability criteria, it is important to ask:\n\n. Does the market offer products with the required sustainable criteria?\n\n. Are there innovative technical solutions, processes, or contractual agreements to implement the required sustainable criteria?\n\n. What is the price difference between products that incorporate the required sustainable criteria and similar products that do not?\n\n. What additional costs beyond the price will the administration incur for the use and enjoyment of the purchased product? (e.g., maintenance, consumables, among others).\n\n. How will it be demonstrated that the offered products meet the required criteria? (use of certifications, labels, among others).\n\nThe administration can hold prior hearings with potential bidders, with the intention of clarifying the above questions. In this regard, the RLCA is explicit regarding the possibility of holding such hearings:\n\n\"Artículo 53.-Audiencias previas al cartel. La Administración, podrá celebrar audiencias públicas con potenciales oferentes antes de elaborar el cartel definitivo. Para ello, deberá mediar invitación publicada en algún diario de circulación nacional en la que se indique, al menos, el lugar, la hora y la fecha de la audiencia, así como el objeto de la contratación. La no asistencia de un potencial oferente no le generará ninguna consecuencia de frente al eventual procedimiento.\n\nPor parte de la Administración, deberán asistir a dichas audiencias, el Jefe de la Unidad solicitante o su representante, los técnicos de la materia del objeto de la contratación, así como quien asesore en materia legal y un funcionario de la proveeduría institucional.\n\nDe la asistencia, lo actuado y de las sugerencias recibidas, se levantará un acta que firmarán los asistentes que quisieren hacerlo. Las manifestaciones que se formulen por escrito, así como el acta se agregarán al expediente.\n\nLa Administración, no se encuentra obligada a aceptar ninguna de las iniciativas que se le formulen\"\n\nAn effective and carefully organized dialogue with the respective market actors is key to knowing what it can provide in response to the administration's needs. However, it should be kept in mind that the prior hearing does not replace the market study but rather complements it.\n\nPrior to the prior hearing, it is very useful to conduct basic market research to become familiar with the potential products and identify potential bidders; in this way, the prior hearing will be more fruitful, as it can be oriented toward specific inquiries from the Administration, which will have a better understanding of the arguments presented by the companies.\n\nSources of information that may be useful:\n\n. Company brochures, web pages, and phone calls\n\n. Participation in trade fairs\n\n. Consultation with business chambers\n\n. Consultation with universities and research centers\n\nSome success factors for the prior hearing:\n\n. Establish communication with the appropriate companies, that is, those that demonstrate they have a solution for the need that the institution requires to satisfy.\n\n. Establish communication with the appropriate people; the objective of the hearing should be communicated to the participating companies so that they send technical personnel who can resolve relevant queries that may add value to the procurement to be carried out.\n\n. Carefully analyze the information provided by the companies and, if necessary, seek additional information to verify what was stated by them17.\n\n17As an example, technical experts at universities can be consulted.\n\n. Ensure that the hearing participants have the necessary technical experience.\n\n. Keep in mind that some data is considered confidential by companies; when this type of information must be requested, a written request may be made to analyze said information with strict confidentiality.\n\nThe following sections present specific recommendations by type of criterion.\n\n7.1 Environmental criteria\n\nFrom a comprehensive perspective, as a response to incorporating environmental impacts into sustainable criteria for public procurement, the industry is compelled to offer products that meet them.\n\nAs an example, one can cite vehicles with better fuel efficiency (km/l), low-consumption electronic equipment, biodegradable cleaning products, reams of paper from certified sustainable forests, among others. It is clear that the industry will strictly offer what is requested; therein lies the importance of knowing how to request by incorporating appropriate environmental criteria, allowing for greater satisfaction of the public interest and the administration's needs.\n\nThe application of environmental criteria can be carried out in each phase of the public procurement process, transforming environmental aspects (whether related to the product, its use, or its final disposal) into procurement criteria. Below, some considerations are provided.\n\n. Planning: During the planning phase, the purchase of environmentally sustainable goods or services can be ensured, and how to acquire, use, maintain, and finally dispose of the good or service can be managed. Planning and defining requirements provide the best opportunity to include environmental aspects in the stages of the product's life cycle. This will allow higher prices to be justified if it can be demonstrated that there will be long-term savings or environmental benefits.\n\n. Acquisition: Once the need to be satisfied has been determined, the appropriate environmental criteria must be defined, establishing evaluation criteria for the acquisition of the product. It is very important to consider the capacity of bidders to meet the new environmental requirements, in order to avoid unfruitful tenders; this can be done through preliminary studies.\n\nExamples of the above may be: goods that use the least amount of packaging material, reusable/recyclable goods, among others.\n\n. Use and maintenance: The use of the good or service must be the same as that considered during the planning stage to achieve the best results both in its useful life and in its effect of minimizing environmental impacts. Whenever economically viable, the product should be maintained to extend its useful life.\n\n. Disposal: The environmentally responsible disposal of the product can have high costs depending on its nature. These costs must be taken into account from the planning phase to obtain the best value for money. Consideration should be given to whether the good is reusable, recoverable, recyclable, or if it can be improved.\n\n \n\n \n\nIf, due to regulations, it is not possible to require the bidder to dispose of the waste from its product, one option to consider is giving a score in the evaluation system to those bidders who commit to doing so, through the establishment of commitment agreements linked to the contract, whose non-compliance may entail liability for the contractor.\n\n \n\n7.2 Social Criteria\n\nIt must be understood that compliance with labor obligations contemplated in the legality framework constitutes eligibility requirements to contract with the administration; for this reason, the following clause or equivalent must be indicated in all sets of conditions:\n\n \n\n\"It is the unavoidable duty of the contractor(s) to comply with the labor and social security obligations contemplated in the legality framework, as well as any social commitment they sign with respect to this procurement. Non-compliance constitutes a serious fault and liability attributable to the contractor(s), potentially leading even to contractual termination without liability for the Administration, after observing due process.\"\n\nIt is important to detail the most significant labor and social security obligations in the bidding documents, especially in cases where services involving the subcontracting of manual workers are contracted, as they are more exposed to working conditions outside the legality framework. For greater detail on the application of social criteria in public procurement, the document \"Guía de criterios sociales en los procesos de contratación pública en Costa Rica\"18, which is available on the Ministry of Finance portal, can be consulted.\n\n18Which can be consulted at the address: http://www.hacienda.go.cr/contenido/13023-compras-publicas-sustentables or requested at the DGABCA headquarters.\n\n7.2.1 Other social considerations\n\nIn addition to promoting compliance with labor rights, which—as mentioned above—must be considered as an eligibility criterion, administrative contracting procedures can also support the promotion of employment opportunities. This support includes:\n\n- Promotion of youth employment\n\n- Policies on diversity and employment opportunities for people from disadvantaged groups (e.g., ethnic minorities, people with low levels of education, among others)\n\n- Promotion of employment opportunities for people with disabilities\n\n- Among others.\n\nThus, it is possible to include clauses that support compliance with specific regulations. For example, adding those that address aspects regulated in the following regulatory bodies:\n\n \n\nChart 3. Example of regulations related to specific social aspects.\n\n \n\nThese types of clauses can be included in the bid evaluation system to reward the participation of bidders who meet such criteria.\n\nFor example, a score can be assigned to the bidding company that has persons with disabilities on its payroll; for such purposes, certification proving the employee's disability and a copy of the company's payrolls from the last few months may be required to confirm that the person was not hired exclusively to meet the requirement (at least 3 months of seniority is recommended).\n\n7.3 Economic criteria\n\nEconomic criteria vary depending on the contractual object in question. The contracting administration must carry out an opportunity analysis to determine which criteria are most convenient and provide greater value to the procurement.\n\nFor example, in the case of equipment and machinery that require inputs for their use (fuel, electricity, or others), costs must be evaluated comprehensively and not only the acquisition cost; that is, consider the acquisition cost, plus assembly/installation costs, maintenance costs, operating costs (inputs and other associated costs), as well as final disposal costs. Below, a comprehensive valuation for the acquisition of printers is analyzed, considering that:\n\n \n\nComparing the print volume of the three options, one could conclude that option \"C\" is the one that implies the best value for the organization. However, when acquiring a printer, the price paid for the equipment is only a part of what the organization invests: to use the equipment, it must also incur operating and maintenance costs (repair, technical support, asset management, updates, licenses, among others), as well as consumables (ink, toner, cartridges, among others).\n\nWhen comparing the devices under equal conditions (4 years of use), the following chart shows that option B is the one that represents the best value for the organization because, although the equipment acquisition cost is higher, the consumable costs are lower.\n\n \n\n \n\nRemember that the criterion that will be used to compare bids must be indicated in the corresponding bidding documents.\n\n \n\n \n\n \n\nAs illustrated in the following figure, device C would have represented a greater expenditure for the institution. Therefore, by awarding a score for better performance, companies are encouraged to bid the best available technology.\n\n \n\n7.4 Innovation Criteria\n\nOne way to promote innovation is to rethink how products are requested. Instead of listing the characteristics they must have, the need can be identified in terms of functionality and/or performance. This will allow bidders to propose diverse innovative solutions to the identified needs.\n\nFor example, if the goal is to change the lighting system, instead of listing the characteristics of the new light bulbs, the initial need motivating the change can be identified. Is it a problem of light quantity, light color, or electricity consumption? By rethinking the purchase toward the search for innovative solutions to the problem, alternatives from bidders could arise that integrate the use of translucent sheeting on the roof, LED lighting, automatic dimmers, or any other efficient solution to the need; in this way, they might not be limited solely to a traditional replacement of light bulbs.\n\nWhile purchase specifications must allow room for innovation, care must also be taken not to reach the extreme of losing the direction of the purchase due to excessive flexibility. Just as innovation requires few specifications for the product or service as such, the identified need must be characterized in detail in terms of functionality and/or performance. Again, this characterization should not be limited to the qualitative level but must reach the quantitative.Continuing with the example of the lighting system, while traditional specifications might state the need in terms of \"purchase and installation of light bulbs,\" specifications based on functionality and performance would seek to reframe it as follows: \"solutions to achieve office spaces with a specific luminous intensity during specific hours of the day, maintaining determined maximum levels of energy consumption.\"\n\nAs with environmental, social, and economic criteria, the incorporation of innovation can occur from the technical specifications of the tender documents. Another option is to incorporate it through extra scores when weighting the admissible bids (the objective way to provide such a score is based on terms of functionality and/or performance).\n\nWhile innovative solutions are generally more effective and efficient, their novel nature may entail an associated additional risk. Therefore, it is advisable to carry out a risk assessment before choosing a cutting-edge option. The assessment must consider technical risks (e.g., pioneering and poorly tested technologies), organizational risks (such as resistance to change), and financial risks (e.g., that final costs end up being higher than expected). The risk assessment will also allow for the design of more optimal performance guarantees.\n\nWhen possible, contracts can incorporate incentives to continually seek innovation during their execution period. This is especially feasible in service procurement. Again, the key is to identify and characterize the need, rather than specifying the service as such. For example, instead of specifying the type of vehicle necessary to transport merchandise, if the contract characterizes the need to have the merchandise transported, the bidder will be able to make its service increasingly more efficient and innovative as new technologies emerge.\n\n7.5 Example of evaluation systems\n\nIn this section, an example of evaluation systems that applies the previously outlined guidelines is presented.\n\nTo this end, the evaluation system incorporating sustainable criteria for the case of purchasing vehicles and their respective maintenance is set out below:\n\n \n\nPublic institutions must promote sustainable procurement. In accordance with administrative discretion, it is discretionary for each institution the weight they deem appropriate for each sustainable criterion, provided that their sum is at least 20%.\n\n \n\n19Note that the second most preponderant factor, only surpassed by price, corresponds to sustainable criteria.\n\nBreakdown of the percentage of Sustainable Criteria (20%)\n\n1.Environmental Management:................................................................................\n...............................5%\n\na. Provide a copy of the current ISO 14001 certification for the workshop process........2%\n\nb. Recognition recognized by the SIREA in eco-efficiency or cleaner production (Bandera Azul, for\nexample).......................................................................................2%\n\nc.Copy of the Bidder's Environmental Management\nPlan................................................1%\n\n2. Promotion of equal opportunities at\nwork...................................5%\n\na. Inclusion of people with disabilities: the person or entity bidding must demonstrate that they have at least one collaborator on their payroll with a disability and that said person has been working with the bidder for a minimum period of 3 months prior to the bid. In addition, they must demonstrate that their position is directly or indirectly related to the contractual\nobject....................................3%\n\nb. Gender equality: certification of the INTE INAMU standard on gender\nequality....................................2%\n\n3. Economic\nperformance..................................................................................10%\n\na. Must certify the fuel efficiency of the vehicle in its kilometers-per-liter-of-fuel ratio, in accordance with the vehicle performance table of the bidding\ndocuments................................................................................................10%\n\n8 References\n\nThis section provides consultation options that can help with the implementation of sustainable criteria in public procurement:\n\n. CEGESTI, Ministerio de Hacienda, y Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (2014). Guía de criterios sociales en los procesos de contratación pública en Costa Rica. Available at http://www.comprasresponsables.org/manuales.html\n\n. CEGESTI. (2008). Manual para la implementación de Compras Verdes en el sector público de Costa Rica. San José, Costa Rica. Available at https://www. hacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED\n\n. Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica (INTECO). Normalización Técnica: Herramienta para la Competitividad. San José, Costa Rica. (2010). http://inteco.or.cr/esp/\n\n. Ministerio de Hacienda. (n.d.). Compras Públicas Sustentables. Available at: https://www.hacienda.go.cr/scripts/criiiext.dll?UTILREQ=COMPRARED\n\n. PNUMA. (2012). Implementando Compras Públicas Sostenibles. Introducción al enfoque del PNUMA. Available at http://www.unep.org/resourceefficiency/ Portals/24147/scp/10yfp/document/SPPguidelines_ SP_27.07.12.pdf\n\n. Naciones Unidas. (n.d.). Greening the blue. Available at http://www.greeningtheblue.org/resources/procurement\n\n. Gobierno del Reino de los Países Bajos. (n.d.) Criteria [Criterios]. Available at http://english.rvo.nl/topics/sustainability/sustainable-procurement/criteria/\n\n. Gobierno del Reino Unido. (n.d.) Sustainable procurement tools [Herramientas para compras sustentables]. Available at https://www.gov.uk/sustainable-procurement- tools/ ICLEI. (n.d.). Sustainable Procuremente resource centre. Available at http://www.sustainable- procurement.org/resources/good-practice/\n\n.\nUnión Europea. (n.d.). Green Public Procurement Examples. Available at http://ec.europa.eu/environment/ gpp/case_en.htm\n\n9 Annex 1. Verification mechanisms for sustainability criteria\n\nWhether sustainability criteria are requested as a technical specification or as part of the bid evaluation system, every characteristic must be objectively verifiable. That is, it must be able to be corroborated by means of: a sample, a specific test performed by a laboratory, certification, manufacturer's declaration, or any other valid means that allows the criterion to be verified.\n\nIn the case of certifications, it is important to consider that a product could meet the technical specifications required by a standard yet not have a certification. For such cases, it might be viable to award a score to the certified product if the administration considers that this provides greater confidence. However, in addition to certification, other ways of evidencing compliance with technical criteria could be used, such as providing a sample or a manufacturer's/vendor's declaration.\n\nDefinitively, as certification implies a third-party attestation, it becomes much more reliable evidence, but it is also more demanding and requires greater resources from potential suppliers. These are factors that the contracting administration must assess when requesting a certified requirement.\n\nLike the certification process, some means of proof (evidence) requested will imply a cost for bidders and, eventually, a cost for the administration, as these costs are reflected in the bids. In any case, the choice of evidence must take into account the risk to human health, occupational safety, the environment, and others deemed relevant to assess, associated with a potential failure in the technical characteristics. Even though in some cases the administration may use the performance bond (garantía de cumplimiento), it must be remembered that there are impacts that could become evident in the medium or long term. The greater the risk, the stricter the evidence of conformity with the technical characteristics must be.\n\n \n\nThe following table shows an example of a risk assessment matrix20. It assesses the impact of the risk that a product does not meet the required technical characteristics in terms of the consequence for the institution and the frequency with which it happens that the product does not meet the required technical characteristics.\n\n20.For more information on risk quantification, you can consult INTE standard 31-06-07:2011, Guide for the identification of hazards and the assessment of occupational health and safety risks, at INTECO, or consult the officials in charge of the Institutional Specific Risk Assessment System (Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, SEVRI) of your institution (General Law on Internal Control No. 8292).\n\n \n\nRisk Assessment Matrix\n\nSource: Prepared by CEGESTI for use in the NTACS.\n\nIn this way, the mechanisms that evidence compliance with technical specifications may vary depending on the impact that non-compliance would cause.\n\nThe following table shows examples of mechanism selection for illustrative purposes. (For each specific case, the administration must assess which mechanism is appropriate, according to the contractual object).\n\nExamples of mechanisms to demonstrate compliance with technical specifications:\n\n \n\nSource: Prepared by CEGESTI for use in the NTACS.\n\nRegarding the mechanisms that may be requested in the bidding document (cartel), it is important to take into account:\n\n. Request for samples: Article 57 of the RLCA indicates that:\n\n\"The request for samples must conform to criteria of reasonableness and proportionality and shall be requested, to the extent deemed essential, to verify compliance with the specifications of the bidding document and ensure compliance with the proposed purpose.\n\nThe omission of samples at the time of submitting the bid shall be considered a remediable aspect, as long as it does not generate an undue advantage for the non-compliant bidder.\n\nThe bidding document must indicate the intended use of the samples, specifying the type of tests, verifications, and assessments to be applied, as well as the authority responsible for the study.\" (Emphasis added)\n\nRequesting a sample and performing the tests, verifications, and assessments deemed relevant will allow the administration to verify the technical characteristics of the product offered; however, it must be taken into account that this is precisely a sample, so the bidding document must also establish how the product will be inspected during the execution stage and the consequences of eventual non-compliance.\n\n. Laboratory reports: In accordance with Article 34 of the National Quality System Law21:\n\n21.P Law No. 8279 of May 2, 2002\n\n\"Article 34.-Services to Public Entities. All public institutions that, for the fulfillment of their functions, require services from testing laboratories, calibration laboratories, inspection bodies, and certification bodies, must use those accredited or recognized by mutual recognition agreements between the ECA and equivalent international entities.\"\n\nThus, the laboratory issuing the report must be accredited before the Costa Rican Accreditation Entity (Ente Costarricense de Acreditación)22 (hereinafter ECA) or accredited by bodies from other countries with which the ECA has established mutual recognition agreements, which implies that reports issued by laboratories accredited by such bodies are valid in Costa Rica (when in doubt, consult with the ECA). Although it is customary to say \"accredited laboratory,\" in reality what is accredited are specific tests performed by the laboratory; for example, it would be questionable for a laboratory that has accredited microbiological tests related to wastewater to issue a report on electrical variables; it is therefore necessary to specify in the specifications (pliego de condiciones) the type of laboratory test required to be accredited.\n\n22.The page http://www.eca.or.cr/ lists accredited laboratories, as well as their scope (i.e., which tests they have accredited, including sampling activities). Said page also lists other accredited bodies, such as inspection bodies and certification bodies.\n\nOn this subject, the Office of the Comptroller General of the Republic has stated the following:\n\n \n\nResolution of the\n Office of the Comptroller General of the Republic on laboratory accreditation\n\n\"In relation to\n the issue of laboratory accreditation before the ECA, this comptroller body\n has already indicated (see among others R-DCA-459-2007 and R-DCA-534-2007)\n that in accordance with the National Quality System Law, Law No. 8279, all\n public institutions that, for the fulfillment of their functions, require\n services from testing, calibration laboratories, inspection bodies, and\n certification bodies, must use those accredited by the Costa Rican\n Accreditation Entity (ECA) or recognized by mutual recognition agreements\n between the ECA and equivalent international entities. Now, in relation to\n the obligation that companies doing business with the State have, in turn, to\n contract laboratories accredited by the ECA, the Office of the Attorney\n General of the\n\nRepublic, in Opinion\n C-355-2005 indicated: «In that sense, CONAVI may well dispose in the bidding\n document or contract the obligation of the builder to contract accredited\n laboratories for the purposes of tests or trials that demonstrate the quality\n of the works performed, and therefore, the appropriateness of the payments\n that have been agreed upon based on quality.», an aspect on which this\n comptroller body has sustained a similar criterion (see Resolutions\n R-DCA-214-2007 and R-DCA-459-2007). Therefore, it is concluded that the\n accreditation of laboratories before the ECA is given by legal mandate, and\n in this sense said requirement cannot be ignored. In this case, this Office\n of the Comptroller General has verified that accreditation by the ECA was\n required by the tendering Administration as an admissibility requirement\n (proven fact 5), so all potential bidders had to comply with such\n requirement.\"\n\n \n\nSource: Resolution\n R-DCA-039-2008. Retrieved from www.cgr.go.cr\n\n. Product certification: In the matter of certifications, an important aspect to consider is that these certifications must not limit the participation of potential bidders. When the requirement for certification can be justified by the high impact of the risk, it may be requested as an admissibility requirement; otherwise, it should be considered as an object of evaluation. In this latter case, bidders must demonstrate that they meet the technical characteristics requested in the standard, and those offering the product certified by third parties would obtain the points.\n\n \n\nResolution of the\n Office of the Comptroller General of the Republic on product certification\n\n\"Regarding\n certifications, the type of certification required must be specified, and the\n 'etc.' stated in the indicated clause must be eliminated, as this would give\n rise to indeterminacy regarding the type of suitable certification which, in\n any case, must be previously set by the Administration. This is because the\n Administration must know by whom and what it desires to be certified, and not\n leave to the bidder's discretion what type of certification to provide. On\n the other hand, certifications related to the radiofrequency emission of\n equipment aimed at protecting people's health may be required as an\n admissibility requirement, and those related to the functioning of the\n equipment must be an object of evaluation. Therefore, the proposed\n modification must be varied in this regard, prior assessment of what the\n Administration desires to be certified.\"\n\n \n\nSource: Resolution\n R-DAGJ-557-2003. Retrieved from www.cgr.go.cr\n\n \n\nIn addition to requesting that the product be certified, which would typically imply that the product bears a mark of conformity granted by the body that certified it (after evaluating the product's technical characteristics and the company's management system and testing capability), one could also opt for particular certification schemes (in which only the technical characteristics of specific samples are evaluated):\n\n. Sample certification: A third party certifies, through execution of tests, the compliance of a product sample with respect to normative documents or specifications previously agreed upon between the supplier and the customer (in this case, the technical specifications included in the bidding document). The results obtained do not imply judgment on samples other than those analyzed, nor on batches of the same product that the company subsequently manufactures.\n\nBatch certification: A third party certifies, through execution of tests performed on samples extracted from the batch to be inspected, the compliance of one or several batches of product with respect to one or more technical standard(s) or specifications previously agreed upon between the supplier and the customer, according to an established sampling plan (in this case, the technical specifications indicated in the bidding document, as well as the sampling plan, which must be specified in the bidding document or agreed upon between the parties).\n\n \n\n \n\nThe bodies that\n grant these certifications must be accredited for product certification\n before the ECA or before a body from another country with which the ECA has\n signed a mutual recognition agreement.\n\n \n\nSample certification could be useful as part of the bid evaluation process. Meanwhile, batch certification (as well as sample certification, as deemed appropriate) could be useful during the product delivery stage by the contractor.\n\n. Management system certification: If a relevant criterion is that the company has an environmental management system, it is important to consider that these refer to the way a company operates (the system, that is, the processes it has implemented to establish environmental policy and objectives, and to achieve those objectives), but does NOT correspond to specific technical characteristics of a product.\n\nFor example, if the remodeling of an office is to be contracted and the company is required to demonstrate that it will minimize environmental impacts, it could be stated: \"To minimize the impact of the remodeling, as well as on the experience of the users of the place, the bidder must demonstrate the monitoring system it will implement to minimize the environmental impact of the remodeling (at a minimum sound, chemical management, waste management, water consumption). A valid ISO 14001 certificate for construction processes may be used as proof or, failing that, other mechanisms that the bidder demonstrates.\" If the ISO 14001 were required, it would constitute discrimination against companies that can meet the requirement but do not have the system certified (by granting additional points to companies that have the system certified, the possibility for those that do not have it to participate in the competition is not limited).\n\n \n\n \n\nThe bodies that\n grant these management system certifications must be accredited for system\n certification, before the ECA or before an body from another country with\n which the ECA has signed a mutual recognition agreement. Verify that the\n certificate presented by the company is valid and that the scope of the\n certification (i.e., the processes that the company included in the system)\n corresponds to what the Administration will contract.\n\n \n\nOther examples of certifiable management systems, related to sustainability, are:\n\n. INTE 35-01-01, Social Responsibility Management System\n\n. INTE-ISO 50001, Energy Management System\n\n. INTE 18001, Occupational Health and Safety Management System\n\nLikewise, within the National Quality System, the requirements for companies wishing to demonstrate the carbon neutrality of their organization have been defined through standard INTE 12-01-06, National Standard to Demonstrate C-Neutrality. It should be noted that in addition to management system certificates, there are also environmental recognitions that a company can obtain due to its environmental performance. In this regard, only those incorporated in the National System of Environmental Recognitions (Sistema Nacional de Reconocimientos Ambientales, SIREA) should be recognized, such as the Blue Flag Ecological Program (Programa Bandera Azul Ecológica) and others that are recognized23.\n\n23.Regarding the recognitions incorporated in SIREA, you can consult http://www.sirea.minae.go.cr/\n\nThe range of verification mechanisms by type of sustainability criterion related to product characteristics is as broad as the diverse types of products that the administration might require. Some examples thereof are presented below:\n\n. Exclusion of chemical substances: In the case of cleaning products or other chemical products, the safety data sheet (MSDS), which is used to register the product with the Ministry of Health, can be requested as a verification measure. It is advisable to indicate that the Institution reserves the right to perform laboratory tests on the product (as well as the corresponding action should said substance be found).\n\n. Biodegradability: If this characteristic is important for the Institution, for example in cleaning products where it is very common, a test of the \"Biodegradability Percentage (immediate biodegradation test OECD at 28 days)\" by an accredited laboratory can be indicated as a verification method, wherein it must be regulated who must take the sample.\n\n. Recyclable: It will only make sense to accept this characteristic if there are recovery centers in the country that can responsibly handle including this product in a recycling program. In this case, request the bidder to indicate which these sites are where one can go.\n\n. Energy efficiency (office equipment): The most commonly used rating is Energy Star, so it could be stated that \"The product offered must be rated as Energy Star for efficient energy use.\" On the official page of this program24, the products that have been rated can be verified. Apart from this requirement, the institution could opt to reward the bid with the lowest energy consumption (since even though all are Energy Star, they may have different consumptions), for which it would have to request bidders to deliver certifications on the energy consumption of the equipment (which must be backed by the consumption data published on the Energy Star program page for each product).\n\n24http://www.energystar.gov/\n\n. Seals and other voluntary certifications: There are specific seals for products that, combined with environmental considerations, also verify social conditions. For example, EPEAT for electronic products25, FSC for wood and paper26, among others.\n\n25http://www.epeat.net/about-epeat/\n\n26https://ic.fsc.org/\n\nConsult the \"Sustainable Procurement Guide of the Ministry of Finance27\" for examples related to products prioritized for the application of sustainable procurement.\n\n27Available at\nhttp://www.hacienda.go.cr/contenido/12504-compras-publicas-y-administracion-de-bienes\n\n10. Annex 2. Location of guides on the Ministry of Finance page\n\nThe DGABCA, in exercise of the powers conferred by Article 99 subsection a) of the Financial Administration Law of the Republic and Public Budgets28, which establishes for this Directorate the power to execute the necessary actions to determine policies in matters specific to the system governed by it, makes available to institutions a series of guides and manuals to support the implementation of Sustainable Public Procurement. These documents are available on the website: http://www.hacienda.go.cr/contenido/13023-compras-publicas-sustentables. They may also be requested directly at the DGABCA headquarters.\n\n28Law No. 8131 of September 18, 2001.\n\n11 Annex 3 \"Monitoring Report\"\n\nThe table presented below must be sent semi-annually to those in charge of the Institutional Environmental Management Program, who must in turn inform the General Directorate of Environmental Quality of the Ministry of Environment and Energy, in order to keep track of the sustainable procurement contracts carried out by each institution.\n\n \n\n \n\n12 Annex 4 \"Instructions for Completing the MECS\"\n\nTo complete the MECS, it is necessary to perform 3 steps, namely:\n\n. Step 1: Define Sustainable Criteria\n\n. Step 2: Prioritize Sustainable Criteria\n\n. Step 3: Define the weight of the categories and Complete the MECS\n\nStep 1: Define sustainable criteria\n\n. First, the sustainable criteria are selected, under the product life-cycle concept, conceptualized as the different phases of a product, namely: extraction and supply of raw materials, manufacturing, packaging, transportation, distribution, marketing, product use, and integrated waste management (reuse, repair, updating, recycling, safe disposal).\n\n. The criteria to be incorporated into the bidding documents are divided into 4 important categories:\n\n. Environmental\n\n. Social\n\n. Economic\n\n. Innovation\n\n. These criteria must have significance in relation to the contractual object, which will be determined from the pre-contracting activities (market and price studies), for their application both in the procedure processing, contractual execution, and disposal of the asset.\n\n. It is recommended to have an institutional interdisciplinary group to establish, prioritize, and evaluate sustainable criteria for each contracting process, a group that must follow the guidelines issued by the governing bodies on the matter.\n\nStep 2: Prioritize Sustainable Criteria\n\nOnce the criteria for each of the categories have been defined, their level of impact must be established. For this, the criteria prioritization table contained in the sustainable procurement guide, issued by the General Directorate of Asset Management and Administrative Contracting in 2010, is used; and, a table is completed for each of the categories. (There is no limit to the number of criteria to include in the matrix).\n\nPrioritization of Criteria:\n\n. The following table is used to prioritize the criteria in each of the categories. That is, a prioritization table is used for each of the categories (environmental, social, economic, and innovation). It is important to emphasize how necessary it will be to have an interdisciplinary group that knows the contractual object and market conditions.\n\n. The table is organized by rows and columns; it can be observed that in the first row, starting from the second column, the criteria to be evaluated are arranged by columns (in this case: a, b, and c); likewise, in the first column, starting from the second row, the criteria are placed in the same previous order (a, b, and c). Therefore, as expected, the size of said table depends on the quantity of criteria to evaluate.\n\n. Additionally, the table must have an additional column at the end thereof. This is called \"Total Criterion (TC)\", as shown in the table.\n\nBelow, the prioritization table is shown:\n\n \n\nOnce the table has been created with the number of rows and columns corresponding to the number of criteria to evaluate, prioritization proceeds. The following explains how it is performed:\n\n1. The dark blue\ncells: Ca,a, Cb,b, Cc,c, have a value equal to 0. That is, the\ndiagonal would have values equal to zero.\n\n \n\n2. Next, the light blue cells, inside the table, are completed as follows:\n\na. In cell Ca,b, if criterion \"a\" has a greater impact than criterion \"b\", we place a value equal to 1. (If \"a\" > \"b\" → value equal to 1).\n\nb. If, on the contrary, criterion \"b\" has a greater impact than criterion \"a\", we place a value equal to 0. (If \"b\" > \"a\" → value equal to 0).\n\nFor example: If it is known that:\n\n. Criterion a > criterion b;\n\n. Criterion c > criterion a;\n\n. Criterion c > criterion b\n\nWe first evaluate criterion \"a\" with respect to criterion \"b\". In this case, as criterion \"a\" has a greater impact than criterion \"b\", we place in cell AB a value equal to 1; and in cell BA a value equal to 0.\n\n \n\n \n\nNext, we evaluate criterion \"c\" with respect to criterion \"a\". As criterion \"c\" has a greater impact than criterion \"a\", we place in cell AC a value equal to 0; and in cell CA a value equal to 1.\n\n \n\nAnd finally, we evaluate criterion \"c\", with respect to criterion \"b\". As criterion \"c\" has a greater impact than criterion \"a\", we place in cell BC a value equal to 0; and in cell CB a value equal to 1.\n\n \n\n \n\n3. At the end, in the last column, called \"Total Criterion (TC)\", we place the sum of each of the rows, i.e.:\n\na. Column TC → TC a = Ca,a + Ca,b + Ca,c + Ca,.\n\nIn the previous example, the rows would be summed as follows:\n\nA = 0 + 1 + 0 = 1\n\nB = 0 + 0 + 0 = 0\n\nC = 1 + 1 + 0 = 2\n\nTherefore, the prioritization table for the example would look as follows:\n\n \n\n \n\nClassification of criteria according to impact level:\n\n. Once the prioritization of the criteria has been performed, and with its help, the sustainable criteria for each of the categories are classified according to their impact level. For this step, the interdisciplinary group, which knows the contractual object and the commercial reality, is also required.\n\n. The impact level is classified into:\n\n. High impact\n\n. Medium impact\n\n. Low impact\n\n. For the purposes of the relative weight assigned to each of the impact levels, it was designated that criteria with a high impact level will have a weight of 60%, criteria with a medium impact level a weight of 30%, and criteria with a low impact level a weight of 10%, for a total of 100%. The impact level is understood as the set of consequences caused by an event or action during the product life cycle that affects the environment from the environmental, social, economic, or innovation perspective.\n\n. These percentages are integrated into the Evaluation Matrix (MECS), so no calculation is needed in this regard, other than classifying said criteria.\n\nExample:\n\nIn the previous example of criteria a, b, and c: we would have, for example, the following classification according to the data obtained in the prioritization table:\n\n \n\n \n\nAs criterion C is the highest score, having a total value of 2, it is the criterion with the highest impact, so we can classify it as high impact. Criterion A is the second in score, with a total value equal to 1, so we can classify it as medium impact.\n\nFinally, criterion B obtained no score, so we could classify it as low\nimpact.\n\n \n\nCriterion C → high impact\n\nCriterion A → medium impact\n\nCriterion B → low impact\n\n. The classification of the same, by their impact level, depends on the expert judgment of the group performing the classification task. That is, according to the study carried out, and the judgment of the interdisciplinary group, there may be more than one criterion with a high, medium, or low impact.\n\n. Given the above, the number of criteria for each of the impact levels will depend on the evaluation carried out in this regard, and the possibility exists that there is no criterion for some of the impact levels.\n\n. For example, out of three criteria, it may be considered that two are high impact, and one is low impact; and therefore, there are no medium impact criteria.\n\n. It is important to mention that, when entering the data into the MECS, the matrix is programmed so that the weights always total 100%, regardless of whether or not there are criteria for each of the impact classifications.\n\nStep 3: Define the weight of the categories and Complete the MECS\n\nDefine the weight of the\ncategories:\n\n. It was previously established that the criteria that can be evaluated are classified into four categories: environmental, economic, social, and innovation. To define their weight, it is important for the interdisciplinary group to perform the assessment, in relation to the contractual object.\n\n. Therefore, the weight of these categories may vary according to the contractual object. It is suggested that out of the 20 points to be awarded, 30% be given to the environmental category, 30% to the economic, 30% to the social, and 10% to Innovation.\n\n \n\n. However, as indicated above, the weight of these may vary according to expert judgment and the object to be contracted. For this reason, even one of the categories might not have any criterion to evaluate and, therefore, would have a weight with a value of zero. Some examples of how the weights could be assigned are presented below.\n\n \n\n \n\nComplete the MECS:\n\n. The MECS is located in an Excel file, and serves precisely to:\n\n1. Assign the score to each of the criteria according to the category and its impact level, for purposes of their incorporation into the bidding document (pliego cartelario).\n\n2. Calculate the score obtained for each of the bids, once the opening and evaluation of bids have been performed.\n\nBelow, an image of how it looks is presented:\n\n \n\n. In said image, first, a box with the name of the MECS is observed, and next a box indicating the total points to evaluate; in this case, a zero is observed, because no points have yet been assigned to any of the categories.\n\n. In the lower part of the image, two boxes are observed.\n\nThe one on the left corresponds to the impact classification. As can be observed, it already has the weights assigned. In the box on the right, the classification of the categories is observed; and, in the cells corresponding to the points and the percentage, a zero is observed, because the points for each of them have not yet been assigned.\n\n. Once the weights of the categories have been previously defined, the gray cells are filled in with the number of points assigned to each of the categories. For example, if we assign 30% to each of the environmental, social, and economic categories, and 10% to innovation, as indicated above: we place 6 points for environmental, 6 points for social, 6 points for economic, and 2 points for Innovation.\n\n. In the following image, it is shown that once the points have been assigned to each of the categories, a total of 20 points to evaluate is obtained, which are shown in the upper box.\n\n \n\nNext, if we scroll down the Excel sheet, we find another box, in which each of the categories is found again, divided by impact level.\n\nAs shown, in the first column the categories are found; in the second column, the impact level for each of the categories appears; and the third column is enabled so that in the gray cells, the number of criteria that will be evaluated for each of the categories is placed, according to their impact level.\n\n \n\n. For example, in the following image, one can observe the case where 3 criteria will be evaluated for each of the categories, distributed as one criterion for each impact level. Therefore, in each gray cell a value equal to 1 was assigned.\n\n \n\n. Subsequently, if we scroll down the Excel sheet, we find another box. Here, the categories are found again, divided by impact level.\n\n. Once one criterion for each of the impact levels has been entered in the previous box, the data on the value of each of the criteria in that box is generated, to establish the points that will be assigned to each of the criteria (for purposes of assigning points in the evaluation of the bidding document).\n\n. In the following image, part of said box can be seen,\nspecifically the environmental category, in which the data have already been generated.\nAs previously mentioned, the environmental category had a relative weight\nof 30%, corresponding to 6 points; this can be observed in the row\ncorresponding to the totals of each column, namely: points per impact and\npercentage per impact.\n\n. In the points per impact column, the points are divided for each\nof the impact levels, according to the weights assigned at the outset.\nAs had been indicated, the high impact level had a weight of 60%, the\nmedium level 30% and the low level 10%. This means that of the 6 points;\n3.6 points correspond to a high impact level; 1.8 points correspond to\na medium level; and 0.6 points correspond to a low level.\n\n. Likewise, we can observe in the percentage per impact column\nthat, of the 30% total for the environmental category, 18% corresponds to a high\nimpact level, 9% to a medium impact and 3% to a low impact.\n\n. Continuing with the columns, there is the column corresponding\nto the points per criterion. It is thus observed that each criterion of the high\nimpact level of the environmental category has a value of 3.60 points; each\ncriterion of medium impact of the same category has a value of 1.80 points and\nfinally each criterion of low impact of the indicated category has a\nvalue of 0.6 points. It should be noted that, since only one criterion was included\nfor each of the levels, said scores are equivalent to the points in the\npoints per impact column.\n\nGiven this, if the number of criteria is modified, the value per\ncriterion for each of the impact levels will correspond to a lower\nnumber.\n\n. In the same way, the next column indicates the percentage per\ncriterion, that is, the number of percentage points that each of the\ncriteria is worth according to its impact level for each category. Therefore, in the\nexample: each high-level criterion contributes 18%; each medium-level\ncriterion 9%; and each low-level criterion 3%. In the same manner as in the\nprevious column, since only one criterion per impact level was included\nfor each of the categories, said percentages are equivalent to the\npercentage per impact column. However, if the number of\ncriteria in any of the impact levels is increased, the percentage corresponding\nto each of the criteria will be lower.\n\n \n\n \n\n. Once the above data are generated, the points to be awarded for\neach sustainable evaluation criterion met by the bid are then entered into\nthe evaluation system of the tender documents (pliego cartelario).\n\nBid evaluation:\n\n. When the bids are opened and the number of\nsustainable criteria met by the bid is determined, they are entered into the MECS.\nAnd, at the bottom of the box from the previous step, there is a similar\ntable that indicates: evaluation; the following image shows how it appears\nin the file.\n\n \n\n. In said box, the same initial columns as in the\nprevious table can be observed: the categories and the impact levels for each of them.\nThe next column is enabled for entering in the cells with a gray\ncolor the number of criteria that the bid does meet, according to its impact\nlevel and the category to which it belongs.\n\n. The following two columns correspond to the points per criterion and\nthe percentage obtained for each of the criteria that the bid meets.\nSaid data are generated automatically once the number of\ncriteria is entered in the gray cells.\n\n. The following image shows an example in which all the\ncriteria were met by the bid under study. Therefore, in the column\nof number of criteria met, a value equal to 1 is entered for each\nof the impact levels of each of the categories.\n\n. In this case, for the environmental category, in the points\nobtained column the bid obtained 6 points in total, of which: 3.6 points are\nawarded for meeting the high impact criteria; 1.80 points are\nfor meeting the medium impact criteria; and 0.6 points for\nmeeting the low impact criteria. In the same way, in the\npercentage per criterion column, the bid obtained the 30% corresponding to the\nenvironmental category, of which, 18% corresponds to the percentage met for high\nimpact, 9% to that for medium impact and 3% to that for low impact.\n\n \n\n. Next, in the same Excel file, the result is generated according\nto the number of criteria met by the bid. In the following\nimage, the first box shows the number of points obtained by the\nbid. In this example, of the 20 points evaluated, the bid obtained 20\npoints, because it met all the sustainable criteria evaluated.\n\n. At the bottom of the image, two boxes can be observed: the one for\nthe points obtained per impact level and the one for the points obtained for\neach of the categories. As observed, both have a total of 20\npoints, since the bid met all the criteria for each category and\nfor each impact level.\n\n. Furthermore, if each of the categories is observed in detail, one\ncan verify the points obtained in each of them: 6 for environmental, 6 for\nsocial, 6 for economic and 2 for innovation. They correspond precisely to the\npoints originally assigned. In the same way, one can verify the points\nobtained and assigned for each impact level.\n\n \n\n. Likewise, the result is generated in percentage terms.\n\nIn the following image, it can be observed that the first box indicates\nthat, according to the specified example, the bid obtained a 100% score,\ngiven that it meets all the sustainable criteria evaluated.\n\n. In the lower part, likewise, two boxes are presented: one for\nthe percentage obtained by impact level and another for the percentage obtained\naccording to the evaluated category. In the indicated example, it is observed that the bid\nobtained 100% for the total of the categories, and 100% for the total of the\nimpact level.\n\n. As in the previous case, if each of the categories is observed in detail, it\nis verified that the percentages obtained in each of the\ncategories (30% for environmental, 30% for social, 30% for economic and 10% for\ninnovation) correspond precisely to the percentages originally assigned.\nIn the same way, one can verify the percentage obtained and\nassigned for each impact level.\n\n \n\n \n\n \n\nMATRIZ EVALUACIÓN DE\nCOMPRAS SUSTENTABLES" }