{
  "id": "norm-80908",
  "citation": "Decreto 39348",
  "section": "norms",
  "doc_type": "executive_decree",
  "title_es": "Reglamento Interno de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios del MINAE",
  "title_en": "Internal Regulation on Travel and Transportation Expenses for MINAE Officials",
  "summary_es": "El Decreto Ejecutivo N° 39348-MINAE establece el reglamento interno que rige los gastos de viaje y transporte para los funcionarios del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE). Regula el uso autorizado de servicios de transporte público como taxi, autobús, tren, ferry y semovientes, así como el pago de peajes y viáticos por alimentación y hospedaje en situaciones especiales. Define procedimientos para la aprobación y reintegro de estos gastos, responsabilidades de los jerarcas y jefaturas, y plazos de liquidación. Incluye disposiciones sobre viáticos dentro del área metropolitana de San José y entre cantones, y gastos de traslado en misiones oficiales fuera del país. El reglamento busca optimizar el uso de recursos públicos en concordancia con la normativa de la Contraloría General de la República.",
  "summary_en": "Executive Decree No. 39348-MINAE establishes the internal regulation governing travel and transportation expenses for officials of the Ministry of Environment and Energy (MINAE). It regulates the authorized use of public transportation services such as taxis, buses, trains, ferries, and pack animals, as well as toll payments and per diems for meals and lodging in special situations. It defines procedures for approval and reimbursement of these expenses, responsibilities of hierarchs and supervisors, and settlement deadlines. It includes provisions on per diems within the San José metropolitan area and between cantons, and transportation expenses for official missions abroad. The regulation aims to optimize the use of public resources in accordance with the regulations of the Comptroller General of the Republic.",
  "court_or_agency": "",
  "date": "10/08/2015",
  "year": "2015",
  "topic_ids": [
    "_off-topic"
  ],
  "primary_topic_id": "_off-topic",
  "es_concept_hints": [
    "viáticos",
    "jerarca",
    "semovientes",
    "peajes",
    "liquidación de gastos",
    "horario especial",
    "informe de gira",
    "área metropolitana de San José"
  ],
  "concept_anchors": [
    {
      "article": "",
      "law": "Decreto Ejecutivo N° 39348-MINAE"
    },
    {
      "article": "",
      "law": "Ley Reguladora de los Gastos de Viaje y Gastos por Concepto de Transporte para todos los Funcionarios del Estado, N° 3462"
    },
    {
      "article": "Arts. 16, 17, 24",
      "law": "Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, Contraloría General de la República"
    }
  ],
  "keywords_es": [
    "gastos de viaje",
    "viáticos",
    "transporte público",
    "MINAE",
    "reglamento interno",
    "peajes",
    "semovientes",
    "horario especial",
    "emergencias",
    "liquidación de gastos",
    "Contraloría General de la República",
    "Decreto 39348",
    "funcionarios públicos",
    "área metropolitana",
    "cantones",
    "misiones oficiales",
    "jerarca",
    "presupuesto",
    "informe de gira"
  ],
  "keywords_en": [
    "travel expenses",
    "per diems",
    "public transportation",
    "MINAE",
    "internal regulation",
    "tolls",
    "pack animals",
    "special hours",
    "emergencies",
    "expense settlement",
    "Comptroller General of the Republic",
    "Decree 39348",
    "public officials",
    "metropolitan area",
    "cantons",
    "official missions",
    "hierarch",
    "budget",
    "field report"
  ],
  "excerpt_es": "Artículo 1.-Naturaleza del Reglamento. El Ministerio del Ambiente y Energía, contará con un reglamento interno de gastos de transporte y viaje, para sus funcionarios, el cual regulará: 1. La utilización del servicio de taxi, autobuses y trenes en horarios especiales o en atención de emergencias. 2. La utilización de semovientes en las giras que se programen. 3. La utilización del servicio de transportes fluvial y marítimo. 4. El pago de tarifas por el uso de Peajes. 5. El pago de viáticos en el área metropolitana de San José y entre Cantones.\n\nArtículo 2°-Generalidades del Reglamento Interno. El reglamento interno es un instrumento que regula y respalda a la Gestión Ejecutora, de su propio presupuesto de operación, para contratar de forma ágil y expedita, los servicios de transporte público definidos en el Artículo 1, y que por sus características especiales, su ejecución será mediante el procedimiento ordinario de solicitud de transferencia, la cual concluye la utilización del servicio de uso de transporte público. Estas características especiales son: . En atención de las funciones de cada funcionario en horarios especiales .En atención de emergencias, y .Contrataciones necesarias (Ferry o Semovientes) para el traslado de funcionarios y/o vehículos y equipo en giras programadas. El uso de transporte público deberá responder a necesidades de operación que justifiquen su utilización. No existirá un tope en el monto total que se podrá cubrir por el uso del servicio de transporte público, pero sí estará regido por las tarifas determinadas por las Autoridades Reguladoras.\n\nArtículo 12.-Regulación del pago de viáticos y gastos de transporte. La presente disposición regula el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios en propiedad o interinos del Ministerio de Ambiente y Energía según los artículos 16, 17 y 24 del Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República, en razón del cual, se podrán cubrir viáticos a los funcionarios siempre y cuando cumpla con las siguientes condiciones: a) Podrá reconocerse a los funcionarios, en situaciones especiales, el pago de viáticos por concepto de alimentación, dependiendo de la disponibilidad presupuestaria, cuando deban desplazarse para el cumplimiento de sus funciones de manera transitoria dentro del área metropolitana de San José y permanezcan fuera de la Institución por formal designación o en representación del Ministerio de Ambiente y Energía, y siempre que en la actividad a participar no se incluya la alimentación. Para que proceda dicho reconocimiento, necesariamente debe existir una autorización previa por parte de la jefatura correspondiente del funcionario, en la que se justifique en el informe de gira la distancia entre la sede del evento y la Institución, las facilidades de traslado y el tiempo disponible para los tiempos de alimentación. b) Podrá reconocerse a los funcionarios, en situaciones especiales, el pago de viáticos por concepto de alimentación, dependiendo de la disponibilidad presupuestaria, cuando deban desplazarse para el cumplimiento de sus funciones, por formal designación, o actuar en representación del Ministerio de Ambiente y Energía, de manera transitoria dentro del mismo Cantón en que se ubica el centro de trabajo y la distancia respecto al mismo sea igual o superior a 20 kilómetros, -y que no se trate del supuesto regulado en el inciso a) del presente artículo-, Para que proceda dicho reconocimiento necesariamente debe existir una autorización previa por parte de la jefatura correspondiente del funcionario, en la que se justifique en el informe de gira aspectos como las facilidades de traslado y el tiempo disponible para alimentación.",
  "excerpt_en": "Article 1—Nature of the Regulation. The Ministry of Environment and Energy shall have an internal regulation on transportation and travel expenses for its officials, which shall regulate: 1. The use of taxi, bus, and train services during special hours or emergencies. 2. The use of pack animals on scheduled field trips. 3. The use of river and maritime transportation services. 4. Payment of toll fees. 5. Payment of per diems within the San José metropolitan area and between cantons.\n\nArticle 2—General Provisions of the Internal Regulation. The internal regulation is an instrument that regulates and supports the Executing Management from its own operating budget to contract, in an agile and expeditious manner, the public transportation services defined in Article 1, and because of their special characteristics, their execution shall be through the ordinary procedure of a transfer request, which concludes the use of the public transportation service. These special characteristics are: . In consideration of each official's duties during special hours .In emergencies, and .Necessary contracts (Ferry or pack animals) for the transportation of officials and/or vehicles and equipment on scheduled field trips. The use of public transportation must respond to operational needs that justify its use. There shall be no cap on the total amount that may be covered for the use of public transportation services, but it shall be governed by the rates set by the Regulatory Authorities.\n\nArticle 12—Regulation of per diem and transportation expense payments. This provision regulates the payment of per diems and transportation expenses to permanent or interim officials of the Ministry of Environment and Energy pursuant to Articles 16, 17, and 24 of the Travel and Transportation Expense Regulation for Public Officials issued by the Comptroller General of the Republic, by virtue of which officials may be paid per diems provided the following conditions are met: a) Officials may be granted, in special situations, per diems for meals, subject to budget availability, when they must travel temporarily in the performance of their duties within the San José metropolitan area and remain outside the Institution by formal designation or representing the Ministry of Environment and Energy, and provided that meals are not included in the activity to be attended. For such recognition to proceed, prior authorization must necessarily exist from the official's corresponding supervisor, justifying in the field report the distance between the event venue and the Institution, transportation facilities, and available time for meal breaks. b) Officials may be granted, in special situations, per diems for meals, subject to budget availability, when they must travel in the performance of their duties by formal designation or act on behalf of the Ministry of Environment and Energy, temporarily within the same canton where the work center is located and the distance is equal to or greater than 20 kilometers—and provided it is not the case regulated in subsection a) of this article—, For such recognition to proceed, prior authorization must necessarily exist from the official's corresponding supervisor, justifying in the field report aspects such as transportation facilities and available time for meals.",
  "outcome": {
    "label_en": "Active norm",
    "label_es": "Norma vigente",
    "summary_en": "Establishes rules for the use and reimbursement of public transportation expenses and per diems for MINAE officials, in accordance with rates and regulations of the Comptroller General of the Republic.",
    "summary_es": "Establece las reglas para el uso y reintegro de gastos de transporte público y viáticos para funcionarios del MINAE, conforme a las tarifas y normativa de la Contraloría General de la República."
  },
  "pull_quotes": [
    {
      "context": "Artículo 2",
      "quote_en": "The use of public transportation must respond to operational needs that justify its use.",
      "quote_es": "El uso de transporte público deberá responder a necesidades de operación que justifiquen su utilización."
    },
    {
      "context": "Artículo 2",
      "quote_en": "There shall be no cap on the total amount that may be covered for the use of public transportation services, but it shall be governed by the rates set by the Regulatory Authorities.",
      "quote_es": "No existirá un tope en el monto total que se podrá cubrir por el uso del servicio de transporte público, pero sí estará regido por las tarifas determinadas por las Autoridades Reguladoras."
    },
    {
      "context": "Artículo 12",
      "quote_en": "Every immediate supervisor responsible for authorizing with their signature expenses provided for in this regulation shall be obliged to verify the truthfulness and justification of the authorized amounts and shall be jointly and severally liable for any damages arising from non-compliance with these obligations.",
      "quote_es": "Todo Jefe inmediato encargado de autorizar con su firma gastos previstos en el presente reglamento, estará obligado a constatar la veracidad y justificación de los montos autorizados y será solidariamente responsable por los perjuicios de cualquier índole que se deriven del incumplimiento de dichas obligaciones."
    },
    {
      "context": "Artículo 14",
      "quote_en": "Expenditures authorized by the hierarchs of the ministry's institutions for the use of public transportation that fail to comply with the stipulations of this regulation or the directives issued by the Comptroller General of the Republic shall be the sole responsibility of said hierarchs, who shall be subject to the corresponding sanctions under the current legal system.",
      "quote_es": "Las erogaciones que autoricen los jerarcas de las instituciones del ministerio, para el uso del transporte público y que estas incumplan con las estipulaciones de este reglamento o las directrices emanadas por la Contraloría General de la República, serán de responsabilidad exclusiva de los mismos, quienes serán acreedores de las sanciones que correspondan según el ordenamiento jurídico vigente."
    }
  ],
  "cites": [],
  "cited_by": [],
  "references": {
    "internal": [
      {
        "target_id": "norm-80908",
        "kind": "concept_anchor",
        "label": "Decreto Ejecutivo N° 39348-MINAE"
      }
    ],
    "external": []
  },
  "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=80908&strTipM=TC&nValor3=0",
  "tier": 2,
  "_editorial_citation_count": 0,
  "regulations_by_article": null,
  "amendments_by_article": null,
  "dictamen_by_article": null,
  "concordancias_by_article": null,
  "afectaciones_by_article": null,
  "resoluciones_by_article": null,
  "cited_by_votos": [],
  "cited_norms": [],
  "cited_norms_inverted": [],
  "sentencias_relacionadas": [],
  "temas_y_subtemas": [],
  "cascade_only": false,
  "amendment_count": 3,
  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 39348\n\n                        Reglamento Interno de gastos de viaje y de transporte para los funcionarios\ndel Ministerio de Ambiente y Energía\n\nTexto Completo acta: 154ADC\n\nNº 39348-MINAE\n\nEL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA\n\nY EL MINISTRO DE AMBIENTE Y ENERGÍA\n\n \n\nEn uso de las facultades que les confiere el artículo 140, incisos 3 y\n18 de la Constitución Política, el artículo 27, inciso 1) de la Ley General de la\nAdministración Pública Nº 6227 del 2 de mayo de 1978, la Ley Reguladora de los\nGastos de Viaje y Gastos por Concepto de Transporte para todos los Funcionarios\ndel Estado, N° 3462 del 26 de noviembre de 1964 y el Reglamento de Gastos de\nViaje y de Transporte para Funcionarios Públicos del 10 de mayo de 2001.\n\nConsiderando:\n\n1°-Que es indispensable disponer en el Ministerio de Ambiente y Energía\nde un \"Reglamento interno\", que le permita a la administración\nafrontar los gastos por el uso de transporte público de sus funcionarios en el\ndesempeño de las labores, y que exista un instrumento normativo que establezca\nreglas claras y responsabilidades definidas en su aplicación.\n\n2°-Que existen Leyes y Decretos que regulan en forma particular la\noperación del gasto de transporte en el territorio nacional, en Ministerios,\nPoderes e Instituciones Públicas, y que se hace necesario disponer de un\ninstrumento de carácter normativo para una mejor operación y control de estos\ngastos.\n\n3°-Que el artículo 22º del Reglamento de gastos de Viaje y Transporte\npara funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República\nmediante Resolución No. 4-DI-AA- 2001 de las quince horas del día diez de mayo\nde dos mil uno, señala: \"Cuando el funcionario necesite utilizar los\nservicios de transporte público colectivo, el reconocimiento de ese pago se\nhará de acuerdo con la tarifa autorizada por el Organismo Regulador\ncorrespondiente. La utilización de servicios de taxi al inicio, durante o\nfinalización de una gira debe ser regulada, en forma previa, formal y general\npor la Administración activa, de los contrario no procede su pago\".\n\n4°-Que es necesario adaptar las disposiciones de las Leyes y los\nDecretos Ejecutivos citados en el considerando segundo a la realidad económica\ndel país y a la normativa vigente.\n\n5°-Y que es conveniente incorporar en el Reglamento Interno de uso de\nTransporte Público del Ministerio de Ambiente y Energía, las disposiciones y\nlineamientos que, para el buen uso de esos recursos ha establecido la Contraloría\nGeneral de la República. Por tanto,\n\nDECRETAN:\n\nReglamento Interno de\ngastos de viaje y de transporte para los funcionarios del Ministerio de\nAmbiente y Energía\n\n(Así modificada su denominación por el artículo\n1° del decreto ejecutivo N° 43743 del 26 de agosto de 2022. Anteriormente se\ndenominaba: \"Reglamento Interno de Uso de Transporte Público de los Funcionarios del\nMinisterio de Ambiente y Energía\")\n\nCAPÍTULO I\n\nDe la naturaleza y definición del uso de transporte público.\n\nArtículo 1.-Naturaleza del Reglamento. El\nMinisterio del Ambiente y Energía, contará con un reglamento interno de gastos\nde transporte y viaje, para sus funcionarios, el cual regulará:\n\n1. La utilización del servicio de taxi, autobuses y trenes en horarios\nespeciales o en atención de emergencias.\n\n2. La utilización de semovientes en las giras que se programen.\n\n3. La utilización del servicio de transportes fluvial y marítimo.\n\n4. El pago de tarifas por el uso de Peajes.\n\n5. El pago de viáticos en el área metropolitana de San José y entre\nCantones.\n\n(Así reformado por el artículo 3° del decreto\nejecutivo N° 43743 del 26 de agosto de 2022)\n\nArtículo 2°-Generalidades del Reglamento Interno. El reglamento\ninterno es un instrumento que regula y respalda a la Gestión Ejecutora, de su\npropio presupuesto de operación, para contratar de forma ágil y expedita, los servicios\nde transporte público definidos en el Artículo 1, y que por sus características\nespeciales, su ejecución será mediante el procedimiento ordinario de solicitud\nde transferencia, la cual concluye la utilización del servicio de uso de\ntransporte público. Estas características especiales son:\n\n. En atención de las funciones de cada funcionario en horarios\nespeciales\n\n.En atención de emergencias, y\n\n.Contrataciones necesarias (Ferry o Semovientes) para el traslado de\nfuncionarios y/o\n\nvehículos y equipo en\ngiras programadas.\n\nEl uso de transporte público deberá responder a necesidades de operación\nque justifiquen su utilización.\n\nNo existirá un tope en el monto total que se podrá cubrir por el uso del\nservicio de transporte público, pero sí estará regido por las tarifas\ndeterminadas por las Autoridades Reguladoras.\n\nArtículo 3°-Definiciones.\n\n. Gasto por transporte: Gastos destinados a cubrir el uso de\ntransporte público (taxi, autobús, tren, ferry o semovientes), durante el viaje\nen misión oficial dentro del territorio nacional.\n\n. Jerarca: Se refiere al superior jerárquico de cualquier\ndependencia del ministerio; que ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o\nente, unipersonal o colegiado.\n\n. Transporte público: Corresponde a la contratación o uso del\nservicio de taxi, autobús, tren, ferry o semovientes.\n\n. Peajes: Se asocia con la tasa o tarifa que se cobra a un medio\nde transporte terrestre como derecho de tránsito, para utilizar la\ninfraestructura de la respectiva vía de comunicación. El pago por este concepto\nserá reconocido por el ministerio, cuando los viajes se realicen en vehículo\noficial.\n\n. Horario Especial: Se entiende como horario especial, el\ntraslado de los funcionarios a sus lugares de trabajo, bajo condiciones de\nnecesidad, con el fin de cubrir el servicio que se debe prestar por parte del\nMINAE, las 24 horas y en situaciones especiales en que, en criterio razonado de\nla Administración, se justifique el reconocimiento y pago de viáticos, sobre\ncualquier aspecto no contemplado en este Reglamento y que tales situaciones\ncumplan con los siguientes requisitos:\n\na) Que la actividad sujeta a autorización no contravenga el orden\njurídico vigente.\n\nb) Que la realización de la actividad sea conveniente al interés\npúblico.\n\nc) Que se trate de una situación que ocurre en forma esporádica o imprevista.\n\nd) Que la solicitud sea hecha a instancia de la autoridad superior\nadministrativa.\n\n. Emergencias: Las emergencias corresponden al soporte de las\ndiferentes actividades que realiza el ministerio y que ante un fallo\nimprevisto, fuera de horario normal en las diferentes dependencias, no podría\nposponerse la reparación ya que su ejecución debe ser continua, como lo es\nequipos de cómputo, estaciones automáticas y cualquier equipo periférico\nrelacionado con Tecnologías de la Información, así como cuando se encuentre el\npaís en cualquiera de los niveles de alerta que establezca la Comisión Nacional\nde Gestión del Riesgo y Atención de Emergencias (CNE) y el funcionario tenga\nque desplazarse para cubrir cualquier necesidad que la situación amerite.\n\nViáticos: Es aquella suma destinada a la atención de gastos\nde hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que el Ministerio de\nAmbiente y Energía reconoce a sus servidores cuando éstos deban desplazarse en\nforma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las\nobligaciones de su cargo.\n\n(Así\nadicionada la definición anterior por el artículo 2° del decreto ejecutivo N°\n43743 del 26 de agosto de 2022)\n\nArtículo 4°-Aprobación y difusión del Reglamento. Es facultad de\nMinistro de Ambiente y Energía la aprobación del presente Reglamento,\ndifundirlo y aplicarlo.\n\nArtículo 5°-Revisión y actualización del Reglamento. La Dirección\nde Asesoría Legal del Ministerio de Ambiente y Energía, es responsable de la\nrevisión y actualización periódica del presente reglamento, según las necesidades\nque emerjan de su aplicación, en el marco de las disposiciones legales\nvigentes.\n\nArtículo 6°-De los funcionarios autorizados para el uso del\ntransporte público. Cualquier funcionario del MINAE debidamente autorizado\npor la jefatura correspondiente.\n\nArtículo 7°-Documentos a utilizarse.\n\n. Formulario \"Liquidación de gastos de transporte y otros gastos en el\ninterior del País\"\n\n. Reserva de Recursos\n\n. Informe de gira\n\n. Facturas cuando corresponda (comprobantes del uso de Peaje)\n\nCAPÍTULO II\n\nDel uso, aprobación, funcionamiento, deberes y responsabilidades.\n\nArtículo 8°-Aprobación del uso del servicio de transporte público. El\ntrámite de aprobación del uso del servicio de transporte público, será el\nsiguiente:\n\na) El reintegro del monto total por el uso de transporte público, por\nparte de los funcionarios, se realizará posterior a la utilización del mismo.\nNo se realizará adelantos por concepto de gastos por uso de transporte público,\nexcepto en las situaciones especiales que así se requiera, especialmente para\nla contratación de semovientes para el traslado de equipo, en lugares donde no\nexista acceso con la flotilla vehicular del MINAE o de los diferentes\nProgramas.\n\nb) El Director General de cada Programa, será el encargado de autorizar\nel reintegro del monto total por la utilización de transporte público, previa\npresentación del formulario respectivo, por parte del funcionario solicitante.\n\nc) El funcionario interesado o solicitante del reintegro del monto en el\nuso del transporte público, deberá presentar el formulario correspondiente\ndebidamente firmando por el JefeSuperior Inmediato,\nal Departamento Administrativo, donde se verificará el cumplimiento de los\nrequisitos, para su posterior traslado a la Dirección Financiera-Contable del\nMinisterio de Ambiente y Energía.\n\nd) La Dirección Financiero-Contable del Ministerio de Ambiente y\nEnergía, verificará el cumplimiento de requisitos formales, de contenido\npresupuestario y económico y procederá al reintegro de las liquidaciones que se\nles presente.\n\nArtículo 9°-Asignación de recursos. El monto autorizado para el\nuso de transporte público, estará relacionado con las tarifas establecidas por\nlas Autoridades Reguladoras correspondientes. Salvo los casos en que el jerarca\nde cada dependencia ministerial autorice montos mayores ante necesidades\ndebidamente justificadas.\n\nArtículo 10.-Autorización a las Jefaturas. Cada jerarca de las\ndependencias de este ministerio, podrá facultar a las jefaturas\ncorrespondientes, para que autoricen los diferentes egresos por el uso de Transporte\nPúblico; siendo estos, los responsables directos del buen uso de los recursos.\n\nArtículo 11.-Plazos para la\nliquidación de gastos de viaje y de transporte. Para el caso del incumplimiento del artículo 10\ndel Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos\nemitido por la Contraloría General de la República, específicamente, cuando el\nfuncionario transgreda los plazos de liquidación (se trate o no de adelantos de\nviáticos) establecidos en dicha reglamentación, el Jefe de Programa respectivo\no la persona a quien este autorice formalmente, deberá apercibirle mediante\nescrito por una única vez, y brindarle un plazo de tres días, para que presente\nla liquidación, En caso de que el funcionario no atienda el apercibimiento, el\nJefe de Programa deberá exigirle mediante nota formal, el reintegro inmediato\nde la totalidad de la suma recibida en calidad de adelanto.\n\nEn caso de que el funcionario incumpla con los\nanteriores apercibimientos, el Jefe de Programa deberá en el plazo de 5 días,\nsolicitar al Jerarca Ministerial los procedimientos administrativos que\ncorrespondan, para lo cual, deberá hacer el traslado mediante nota formal con\nlas justificaciones de hecho y de Derecho, junto con el expediente\nadministrativo levantado para el caso, debidamente foliado y en estricto orden\ncronológico, con las pruebas del caso.\n\n(Así\nreformado por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 43743 del 26 de agosto de\n2022)\n\nCAPÍTULO III\n\nDe las disposiciones finales\n\nArtículo 12.-Regulación del pago de viáticos y\ngastos de transporte. La presente disposición regula el pago de viáticos y gastos de\ntransporte a los funcionarios en propiedad o interinos del Ministerio de\nAmbiente y Energía según los artículos 16, 17 y 24 del Reglamento de Gastos de\nViaje y Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría\nGeneral de la República, en razón del cual, se podrán cubrir viáticos a los\nfuncionarios siempre y cuando cumpla con las siguientes condiciones:\n\na) Podrá reconocerse a los funcionarios, en\nsituaciones especiales, el pago de viáticos por concepto de alimentación,\ndependiendo de la disponibilidad presupuestaria, cuando deban desplazarse para\nel cumplimiento de sus funciones de manera transitoria dentro del área\nmetropolitana de San José y permanezcan fuera de la Institución por formal\ndesignación o en representación del Ministerio de Ambiente y Energía, y siempre\nque en la actividad a participar no se incluya la alimentación. Para que\nproceda dicho reconocimiento, necesariamente debe existir una autorización\nprevia por parte de la jefatura correspondiente del funcionario, en la que se\njustifique en el informe de gira la distancia entre la sede del evento y la\nInstitución, las facilidades de traslado y el tiempo disponible para los\ntiempos de alimentación.\n\nb) Podrá reconocerse a los funcionarios, en\nsituaciones especiales, el pago de viáticos por concepto de alimentación,\ndependiendo de la disponibilidad presupuestaria, cuando deban desplazarse para\nel cumplimiento de sus funciones, por formal designación, o actuar en\nrepresentación del Ministerio de Ambiente y Energía, de manera transitoria\ndentro del mismo Cantón en que se ubica el centro de trabajo y la distancia\nrespecto al mismo sea igual o superior a 20 kilómetros, -y que no se trate del\nsupuesto regulado en el inciso a) del presente artículo-, Para que proceda\ndicho reconocimiento necesariamente debe existir una autorización previa por\nparte de la jefatura correspondiente del funcionario, en la que se justifique\nen el informe de gira aspectos como las facilidades de traslado y el tiempo\ndisponible para alimentación.\n\nc) Para los casos regulados en los incisos a) y\nb) del presente artículo se cubrirán los gastos por conceptos de hospedaje de\nforma excepcional cuando por cuestiones de urgencias, fuerza mayor o necesidad\ninstitucional debidamente acreditado, sea autorizado por el Jefe Programa. La\njefatura inmediata deberá vigilar porque las justificaciones esgrimidas sean\nreales y lo hará mediante la firma del informe de gira. Los montos de lo\nregulado en el presente artículo, se deben ajustar a las localidades contenidas\nen el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos\nemitido por la Contraloría General de la República.\n\nTodo Jefe inmediato encargado\nde autorizar con su firma gastos previstos en el presente reglamento, estará\nobligado a constatar la veracidad y justificación de los montos autorizados y\nserá solidariamente responsable por los perjuicios de cualquier índole que se deriven\ndel incumplimiento de dichas obligaciones.\n\n(Así reformado por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 43743 del 26 de\nagosto de 2022)\n\nArtículo 13.Reconocimientos\nde gastos de traslado. Los gastos de traslado que incurran los funcionarios\nque deban viajar fuera del país, en cumplimiento de misiones oficiales, se\nreconocerán, sin necesidad de incluirse en el acuerdo de viaje, los gastos de\ntraslado desde el domicilio de los funcionarios hasta la terminal de transporte\naérea y viceversa.\n\nLa aprobación de los gastos por transporte público, que los funcionarios\ndeban incurrir en el país de destino (taxi, tren o autobús), de la terminal de\ntransporte aérea hasta el hotel o sitio de hospedaje y viceversa, así como el\ntransporte entre ciudades, que no estén contemplados en la ayuda económica que\nbrindan las Instituciones Organizadoras, deberá ser solicitada ante el Jerarca\ndel Ministerio de Ambiente y Energía, e incluirse en el \"Acuerdo de Viaje\".\n\nArtículo 14.-Las erogaciones que autoricen los jerarcas de las\ninstituciones del ministerio, para el uso del transporte público y que estas\nincumplan con las estipulaciones de este reglamento o las directrices emanadas\npor la Contraloría General de la República, serán de responsabilidad exclusiva\nde los mismos, quienes serán acreedores de las sanciones que correspondan según\nel ordenamiento jurídico vigente.\n\nArtículo 15.-Los aspectos no contemplados por este Reglamento, se\nregirán por la Ley General de la Administración Financiera de la República, la\nLey General de la Administración Pública, Reglamento de Gastos de Viaje y\nTransportes, el Reglamento de Contratación Administrativa, Ley de Control\nInterno y demás leyes conexas.\n\nArtículo 16.-Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La\nGaceta.\n\nDado en la Presidencia de la República.-San José, a los diez días del\nmes de agosto de dos mil quince.",
  "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n                    -\n\n                        Complete Text of Norm 39348\n\n                        Internal Regulation on travel and transportation expenses for officials\nof the Ministry of Environment and Energy\n\nComplete Text record: 154ADC\n\nNo. 39348-MINAE\n\nTHE PRESIDENT OF THE REPUBLIC\n\nAND THE MINISTER OF ENVIRONMENT AND ENERGY\n\n \n\nIn use of the powers conferred by Article 140, subsections 3 and\n18 of the Political Constitution, Article 27, subsection 1) of the General Law of the\nPublic Administration No. 6227 of May 2, 1978, the Law Regulating\nTravel Expenses and Expenses for Transportation for all State\nOfficials, No. 3462 of November 26, 1964, and the Regulation on Travel\nand Transportation Expenses for Public Officials of May 10, 2001.\n\nConsidering:\n\n1°—That it is essential for the Ministry of Environment and Energy\nto have an \"Internal Regulation\" that allows the administration\nto meet the expenses for the use of public transportation by its officials in the\nperformance of their duties, and that a normative instrument exists to establish\nclear rules and defined responsibilities in its application.\n\n2°—That there are Laws and Decrees that specifically regulate the\noperation of transportation expenses within the national territory, in Ministries,\nBranches of Government, and Public Institutions, and that it is necessary to have a\nnormative instrument for better operation and control of these\nexpenses.\n\n3°—That Article 22 of the Regulation on Travel and Transportation Expenses\nfor Public Officials, issued by the Comptroller General of the Republic\nthrough Resolution No. 4-DI-AA-2001 at three o'clock in the afternoon on the tenth day of May\nof two thousand one, states: \"When the official needs to use\ncollective public transportation services, the recognition of that payment shall\nbe made in accordance with the fare authorized by the corresponding\nRegulatory Body. The use of taxi services at the beginning, during, or\nat the end of a field trip (gira) must be regulated, in a prior, formal, and general manner\nby the active Administration; otherwise, its payment shall not proceed.\"\n\n4°—That it is necessary to adapt the provisions of the Laws and\nExecutive Decrees cited in the second considering clause to the economic reality\nof the country and to the current regulations.\n\n5°—And that it is convenient to incorporate into the Internal Regulation on the use of\nPublic Transportation of the Ministry of Environment and Energy, the provisions and\nguidelines that, for the proper use of those resources, have been established by the Comptroller\nGeneral of the Republic. Therefore,\n\nTHEY DECREE:\n\nInternal Regulation on\ntravel and transportation expenses for officials of the Ministry of\nEnvironment and Energy\n\n(Its name thus amended by Article\n1 of Executive Decree No. 43743 of August 26, 2022. It was previously\nnamed: \"Internal Regulation on the Use of Public Transportation for Officials of the\nMinistry of Environment and Energy\")\n\nCHAPTER I\n\nOn the nature and definition of the use of public transportation.\n\nArticle 1.—Nature of the Regulation. The Ministry of Environment and Energy shall have an internal regulation on transportation and travel expenses for its officials, which shall regulate:\n\n1. The use of taxi, bus, and train services during special hours or in response to emergencies.\n\n2. The use of animals (semovientes) on scheduled field trips (giras).\n\n3. The use of river and maritime transportation services.\n\n4. The payment of tolls for the use of toll roads (Peajes).\n\n5. The payment of per diem allowances (viáticos) in the metropolitan area of San José and between Cantons.\n\n(Thus amended by Article 3 of Executive\nDecree No. 43743 of August 26, 2022)\n\nArticle 2.—General aspects of the Internal Regulation. The internal regulation is an instrument that regulates and supports the Executing Management, from its own operating budget, to contract, in an agile and expeditious manner, the public transportation services defined in Article 1, and which, due to their special characteristics, shall be executed through the ordinary transfer request procedure, which concludes the use of the public transportation service. These special characteristics are:\n\n. In response to the duties of each official during special hours\n\n. In response to emergencies, and\n\n. Necessary contracts (Ferry or animals (semovientes)) for the transfer of officials and/or\n\nvehicles and equipment on\nscheduled field trips (giras).\n\nThe use of public transportation must respond to operational needs that justify its use.\n\nThere shall be no cap on the total amount that may be covered for the use of the public transportation service, but it shall be governed by the fares determined by the Regulatory Authorities.\n\nArticle 3.—Definitions.\n\n. Transportation expenses (Gasto por transporte): Expenses intended to cover the use of public transportation (taxi, bus, train, ferry, or animals (semovientes)), during travel on official mission within the national territory.\n\n. Hierarch (Jerarca): Refers to the hierarchical superior of any dependency of the ministry; who exercises the maximum authority within the organ or entity, whether unipersonal or collegiate.\n\n. Public transportation (Transporte público): Corresponds to the contracting or use of taxi, bus, train, ferry, or animals (semovientes) services.\n\n. Tolls (Peajes): Associated with the rate or tariff charged to a means of land transportation as a transit right, for using the infrastructure of the respective roadway. Payment for this concept shall be recognized by the ministry when travel is made in an official vehicle.\n\n. Special Hours (Horario Especial): Special hours is understood as the transfer of officials to their workplaces, under conditions of necessity, in order to cover the service that must be provided by MINAE, 24 hours a day, and in special situations where, in the reasoned judgment of the Administration, the recognition and payment of per diem allowances (viáticos) is justified for any aspect not contemplated in this Regulation, and provided such situations meet the following requirements:\n\na) That the activity subject to authorization does not contravene the current legal order.\n\nb) That the performance of the activity is convenient to the public interest.\n\nc) That it involves a situation occurring sporadically or unexpectedly.\n\nd) That the request is made at the instance of the superior administrative authority.\n\n. Emergencies (Emergencias): Emergencies correspond to the support of the different activities carried out by the ministry and which, in the event of an unforeseen failure, outside normal hours in the different dependencies, could not have their repair postponed since their execution must be continuous, such as computer equipment, automatic stations, and any peripheral equipment related to Information Technologies, as well as when the country is under any of the alert levels established by the National Commission for Risk Management and Emergency Response (CNE) and the official must travel to cover any need that the situation warrants.\n\nPer diem allowances (Viáticos): Is that sum intended to cover expenses for lodging, meals, and other minor expenses, which the Ministry of Environment and Energy recognizes to its servants when they must temporarily travel from their workplace in order to fulfill the obligations of their position.\n\n(The\nprevious definition thus added by Article 2 of Executive Decree No.\n43743 of August 26, 2022)\n\nArticle 4.—Approval and dissemination of the Regulation. The approval of this Regulation, its dissemination, and application is the power of the Minister of Environment and Energy.\n\nArticle 5.—Review and updating of the Regulation. The Legal Advisory Directorate of the Ministry of Environment and Energy is responsible for the periodic review and updating of this regulation, according to the needs that emerge from its application, within the framework of current legal provisions.\n\nArticle 6.—Officials authorized for the use of public transportation. Any MINAE official duly authorized by the corresponding head.\n\nArticle 7.—Documents to be used.\n\n. Form \"Settlement of transportation expenses and other expenses within the Country\"\n\n. Resource Reservation\n\n. Field trip report (Informe de gira)\n\n. Invoices when applicable (receipts for Tolls (Peajes) use)\n\nCHAPTER II\n\nOn the use, approval, operation, duties, and responsibilities.\n\nArticle 8.—Approval of the use of the public transportation service. The approval procedure for the use of the public transportation service shall be as follows:\n\na) The reimbursement of the total amount for the use of public transportation to officials shall be made after its use. No advances shall be made for expenses for the use of public transportation, except in special situations that so require, especially for the contracting of animals (semovientes) for the transfer of equipment, in places where there is no access with the MINAE vehicle fleet or that of the different Programs.\n\nb) The General Director of each Program shall be responsible for authorizing the reimbursement of the total amount for the use of public transportation, upon prior presentation of the respective form by the requesting official.\n\nc) The official interested in or requesting the reimbursement of the amount for the use of public transportation must present the corresponding form duly signed by the Immediate Superior Head, to the Administrative Department, where compliance with the requirements shall be verified, for its subsequent transfer to the Financial-Accounting Directorate of the Ministry of Environment and Energy.\n\nd) The Financial-Accounting Directorate of the Ministry of Environment and Energy shall verify compliance with formal, budgetary, and economic content requirements and shall proceed with the reimbursement of the settlements presented to it.\n\nArticle 9.—Allocation of resources. The amount authorized for the use of public transportation shall be related to the tariffs established by the corresponding Regulatory Authorities. Except in cases where the hierarch (jerarca) of each ministerial dependency authorizes higher amounts for duly justified needs.\n\nArticle 10.—Authorization to Department Heads. Each hierarch (jerarca) of the dependencies of this ministry may empower the corresponding department heads to authorize the different expenditures for the use of Public Transportation; these being directly responsible for the proper use of the resources.\n\nArticle 11.—Deadlines for the\nsettlement of travel and transportation expenses. In the case of non-compliance with Article 10\nof the Regulation on travel and transportation expenses for public officials\nissued by the Comptroller General of the Republic, specifically, when the\nofficial violates the settlement deadlines (whether or not advances of\nper diem allowances (viáticos) are involved) established in said regulation, the respective\nProgram Head or the person formally authorized by them, must formally warn the official\nin writing one single time, and provide them with a period of three days to present\nthe settlement. In the event that the official does not comply with the warning, the\nProgram Head must demand, by formal notice, the immediate reimbursement\nof the entire sum received as an advance.\n\nIn the event that the official fails to comply with the\nprevious warnings, the Program Head must, within a period of 5 days,\nrequest the corresponding administrative procedures from the Ministerial Hierarch (Jerarca Ministerial),\nfor which they must transfer the case via formal notice with\nthe justifications of fact and law, together with the administrative\nfile created for the case, duly foliated and in strict chronological\norder, with the evidence for the case.\n\n(Thus\namended by Article 3 of Executive Decree No. 43743 of August 26,\n2022)\n\nCHAPTER III\n\nFinal provisions\n\nArticle 12.—Regulation of the payment of per diem allowances (viáticos) and\ntransportation expenses. This provision regulates the payment of per diem allowances (viáticos) and transportation expenses\nto permanent or interim officials of the Ministry of\nEnvironment and Energy according to Articles 16, 17, and 24 of the Regulation on Travel\nand Transportation Expenses for Public Officials, issued by the Comptroller\nGeneral of the Republic, by reason of which, per diem allowances (viáticos) may be covered for\nofficials provided they meet the following conditions:\n\na) The payment of per diem allowances (viáticos) for meals may be recognized to officials\nin special situations, depending on budgetary availability, when they must travel\nfor the fulfillment of their duties on a temporary basis within the\nmetropolitan area of San José and remain outside the Institution by formal\ndesignation or representing the Ministry of Environment and Energy, and always\nprovided that meals are not included in the activity in which they are participating. For\nsuch recognition to proceed, there must necessarily be prior\nauthorization from the official's corresponding head, in which the\nfield trip report (informe de gira) justifies the distance between the event venue and the\nInstitution, the transportation facilities, and the time available for\nmeal times.\n\nb) The payment of per diem allowances (viáticos) for meals may be recognized to officials\nin special situations, depending on budgetary availability, when they must travel\nfor the fulfillment of their duties, by formal designation, or acting\nin representation of the Ministry of Environment and Energy, on a temporary basis\nwithin the same Canton where the workplace is located and the distance\nfrom it is equal to or greater than 20 kilometers—and it is not the\nscenario regulated in subsection a) of this article—. For\nsuch recognition to proceed, there must necessarily be prior\nauthorization from the official's corresponding head, in which the\nfield trip report (informe de gira) justifies aspects such as the transportation facilities and the time\navailable for meals.\n\nc) For the cases regulated in subsections a) and\nb) of this article, lodging expenses shall be covered\nexceptionally when, for duly accredited reasons of urgency, force majeure, or institutional\nnecessity, it is authorized by the Program Head. The\nimmediate head must ensure that the justifications given are\nreal, and shall do so by signing the field trip report (informe de gira). The amounts for what is\nregulated in this article must conform to the localities contained\nin the Regulation on Travel and Transportation Expenses for Public Officials\nissued by the Comptroller General of the Republic.\n\nEvery immediate head responsible\nfor authorizing with their signature expenses provided for in this regulation shall be\nobliged to verify the veracity and justification of the authorized amounts and\nshall be jointly and severally liable for damages of any kind arising\nfrom the breach of said obligations.\n\n(Thus amended by Article 3 of Executive Decree No. 43743 of August 26, 2022)\n\nArticle 13.—Recognition\nof transfer expenses. Transfer expenses incurred by officials\nwho must travel abroad, in fulfillment of official missions, shall be\nrecognized, without needing to be included in the travel agreement, as transfer expenses\nfrom the officials' domicile to the air transport terminal\nand vice versa.\n\nThe approval of expenses for public transportation that officials\nmust incur in the destination country (taxi, train, or bus), from the\nair transport terminal to the hotel or lodging site and vice versa, as well as\ntransportation between cities, which are not covered by the financial aid\nprovided by the Organizing Institutions, must be requested from the Hierarch (Jerarca)\nof the Ministry of Environment and Energy and included in the \"Travel Agreement.\"\n\nArticle 14.—The expenditures authorized by the hierarchs (jerarcas) of the\ninstitutions of the ministry for the use of public transportation, which\nfail to comply with the stipulations of this regulation or the directives issued\nby the Comptroller General of the Republic, shall be the exclusive responsibility\nof those same hierarchs, who shall be subject to the corresponding sanctions according\nto the current legal system.\n\nArticle 15.—Aspects not contemplated by this Regulation shall be\ngoverned by the General Law of the Financial Administration of the Republic, the\nGeneral Law of the Public Administration, the Regulation on Travel and Transportation Expenses,\nthe Regulation on Administrative Contracting, the Internal Control\nLaw, and other related laws.\n\nArticle 16.—Effective upon its publication in the Official Gazette La\nGaceta.\n\nGiven at the Presidency of the Republic.—San José, on the tenth day of the\nmonth of August of two thousand fifteen."
}