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  "citation": "La Gaceta N° 8, 13/01/2016",
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  "title_es": "Reforma al Reglamento Interno de Contratación Administrativa del FONAFIFO",
  "title_en": "Amendment to FONAFIFO's Internal Administrative Procurement Regulation",
  "summary_es": "Este documento contiene una reforma aprobada por la Junta Directiva del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal (FONAFIFO) en diciembre de 2015, que modifica su Reglamento Interno de Contratación Administrativa, originalmente publicado en marzo de 2015. La reforma actualiza definiciones clave y detalla las funciones y responsabilidades de los distintos actores institucionales en los procedimientos de contratación administrativa. Se define el rol del Encargado de Contrato, la Unidad de Proveeduría y Servicios Generales (UPSG), las Dependencias Solicitantes, las Unidades Técnicas Especializadas y la Comisión de Adjudicaciones. Aunque FONAFIFO es una entidad ambiental, el contenido de esta norma se centra exclusivamente en la regulación de los procedimientos internos de compras y contrataciones de bienes y servicios, siguiendo la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, sin abordar directamente materias forestales o ambientales sustantivas. Establece los prerrequisitos para iniciar contrataciones, la conformación de expedientes, la evaluación de ofertas y los mecanismos de control y seguimiento de la ejecución contractual.",
  "summary_en": "This document contains an amendment approved by the Board of Directors of the National Forest Financing Fund (FONAFIFO) in December 2015, modifying its Internal Administrative Procurement Regulation, originally published in March 2015. The amendment updates key definitions and details the roles and responsibilities of various institutional actors in administrative procurement procedures. It defines the role of the Contract Manager, the General Services and Procurement Unit (UPSG), the Requesting Units, the Specialized Technical Units, and the Adjudication Committee. Although FONAFIFO is an environmental entity, the content of this regulation focuses exclusively on internal procedures for purchasing and contracting goods and services, following the Public Procurement Law and its Regulation, without directly addressing substantive forest or environmental matters. It establishes prerequisites for initiating procurements, the formation of case files, the evaluation of bids, and mechanisms for monitoring and controlling contract execution.",
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  "excerpt_es": "CAPÍTULO I\nDisposiciones Generales\nArtículo 4°-Definiciones. Para un mejor entendimiento del presente reglamento, se presentan las siguientes definiciones:\n...\nCAPÍTULO II\nParticipantes en los procesos de contratación administrativa\nArtículo 5°-De la Unidad de Proveeduría y Servicios Generales. La UPSG es la Unidad del FONAFIFO que ostenta la designación de Proveeduría Institucional y por tanto la competencia para conducir los procedimientos de contratación administrativa para el cumplimiento de sus fines y objetivos.",
  "excerpt_en": "CHAPTER I\nGeneral Provisions\nArticle 4 – Definitions. For a better understanding of this regulation, the following definitions are presented:\n...\nCHAPTER II\nParticipants in Administrative Procurement Processes\nArticle 5 – On the General Services and Procurement Unit. The UPSG is the FONAFIFO unit designated as the Institutional Procurement Office and therefore has the authority to conduct administrative procurement procedures for the fulfillment of its purposes and objectives.",
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  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 10\n\n                        Reforma Reglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional\nde Financiamiento Forestal\n\nTexto Completo acta: 109B0C\n\nFONDO NACIONAL DE FINANCIAMIENTO FORESTAL \n\nLa Junta Directiva en sesión ordinaria N° 1-2015,\ncelebrada a las 9:00 horas del martes 13 de enero de 2015, según Acuerdo Noveno\naprobó el Reglamento Interno de Contratación Administrativa del Fondo Nacional de\nFinanciamiento Forestal y fue publicado en La Gaceta N° 43 del martes 3\nde marzo del 2015. Asimismo en sesión ordinaria 10-2015 del 15 de diciembre de\n2015 aprobó la modificación de los siguientes artículos para que se lean de la\nsiguiente forma: \n\nCAPÍTULO I \n\nDisposiciones\nGenerales \n\nArtículo 4°-Definiciones. Para un mejor\nentendimiento del presente reglamento, se presentan las siguientes\ndefiniciones: \n\nActo\nfinal: Acto administrativo mediante\nel cual se selecciona al adjudicatario, de conformidad con los términos\nestablecidos en el cartel, acto también denominado adjudicación. \n\nAdjudicatario:\nPersona física o jurídica que ha sido\nseleccionada en un procedimiento de contratación administrativa para la\nadquisición de bienes o servicios. \n\nComisión\nde Adjudicaciones: Comisión designada\npor la Junta Directiva de FONAFIFO según Acuerdo Sexto de la Sesión No 04-2013\ndel 11 de julio de 2013, para analizar y efectuar la adjudicación de las\ncontrataciones administrativas (Contrataciones Directas, Licitaciones Abreviadas,\nLicitaciones Públicas). \n\nDecisión\nInicial: Decisión administrativa que\nda inicio al procedimiento de contratación. Esta decisión se plasma en el\ndocumento denominado \"Solicitud de Contratación\", que debe estar firmado por el\nDirector respectivo. \n\nInfructuoso:\nActo administrativo que se dicta\ncuando, para una contratación o renglón (es) de una contratación, no se reciben\nofertas o las que se recibieron no se ajustaron a los elementos esenciales del\nconcurso. \n\nDesierto:\nActo administrativo que se dicta\ncuando se reciben ofertas elegibles, pero por razones de protección al interés\npúblico no se adjudica. \n\nEncargado\n(a) de Contrato: Funcionario (a)\ndesignado (a) a lo interno de cada Dirección, como encargado de cada contrato y\nque tendrá las responsabilidades generales que establece el Artículo 8 del\nReglamento a la Ley de Contratación Administrativa y en forma específica las\nsiguientes: \n\na.\nElaborar (siguiendo los lineamientos o indicaciones de su Jefatura) las\nespecificaciones técnicas del bien o servicios requeridas para que la\nProveeduría Institucional las incorpore en la contratación respectiva. \n\nb.\nPreparar la \"Solicitud de Contratación\" tanto a nivel documental como en la\nplataforma informática de compras públicas que se utilice, incorporando los documentos\ny autorizaciones necesarias según la normativa vigente. \n\nc.\nSolicitar a la UPSG que se realicen las solicitudes de subsanación técnica a\nlos oferentes, cuando corresponda. \n\nd.\nRealizar el análisis técnico de las ofertas y remitirlo en un plazo no mayor a\n8 días hábiles a la Proveeduría Institucional e incorporar en el expediente\nelectrónico los criterios, documentos o información que se requiera según la\nnormativa o el procedimiento contractual. En casos justificados el plazo podrá\nextenderse a criterio de la Proveeduría Institucional, siempre y cuando se\nresuelva la contratación en los plazos dispuestos en la Ley de Contratación\nAdministrativa y su Reglamento. \n\ne.\nBrindar criterio técnico (cuando corresponda) para la atención de recursos que\nse presenten en los procesos de contratación administrativa que estén a su\ncargo, en un lapso no mayor a 8 días hábiles, salvo aquellos casos en el\nvolumen, complejidad de la necesidad de análisis más amplios justifiquen un\nplazo mayor, en cuyo caso la Proveeduría Institucional otorgará dicho plazo,\nsiempre dentro de lo permitido en la Ley de Contratación Administrativa. \n\nf. Emitir la orden de inicio en contratos de obra o servicios, cuando\nasí lo establezca el contrato en un lapso no mayor a los 8 días hábiles después\nde la formalización contractual, salvo casos justificados y comunicados así a\nla Proveeduría Institucional.\n\ng.\nVerificar la realización de actos previos por parte del contratista que sean\nnecesarios para garantizar la correcta ejecución del contrato (por ejemplo\nexoneraciones de impuestos, permisos y/o licencias). \n\nh.\nRealizar un control objetivo de la ejecución contractual, lo cual significa que\nel objeto contractual debe cumplirse en su totalidad. \n\ni.\nRevisar que el bien se adapte a la calidad y requerimiento establecido en la\ncontratación. \n\nj.\nAplicar las medidas de control de calidad, de forma eficiente en los procesos\ninvolucrados. \n\nk.\nEjercer control técnico de la contratación y velar por que el contratista se\najuste a las condiciones y plazos establecidos en el contrato. \n\nl.\nIndicar al Contratista la necesidad de corregir cualquier desajuste o\ninobservancia respecto del cumplimiento el objeto contractual. \n\nm.\nRendir declaración de bienes ante la Contraloría General de la República, en\ncontratos que superan los 6 meses de vigencia, de conformidad con lo\nestablecido en el artículo 56 inciso 2, acápite g) del Reglamento a la Ley\nContra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. \n\nn. Comunicar\nen forma inmediata al contratista, cualquier ajuste en los tiempos del\ncronograma o incumplimiento de éste a fin de que se adopten las medidas\npertinentes para su corrección. \n\no.\nVerificar que las modificaciones que se presentan en la contratación se ajusten\na las condiciones del contrato y a los criterios técnicos que valoren los\nmismos. \n\np.\nVelar por el cumplimiento de los manuales generales de ejecución contractual\ndel Sistema SICOP o de cualquier otro que se tenga que utilizar y de los\nprocesos de contratación de la dependencia respectiva que tenga\nasignados. \n\nq.\nConformar un expediente en el cual consten los documentos que consignen todas\nlas vicisitudes de la ejecución del contrato (por ejemplo: orden de inicio,\nentregas, prórrogas, suspensiones etc.), e informar de los mismos a la\nProveeduría Institucional para los trámites correspondientes y la actualización\ndel expediente de la contratación en el momento oportuno. \n\nr.\nAdvertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario la conveniencia\nde introducir modificaciones o correcciones al contrato, cuando se requiera\npara su correcta ejecución, de conformidad con los artículos 200 y 201, del\nReglamento a la Ley de Contratación Administrativa. \n\ns. Recomendar\nla aplicación de cláusulas penales, multas, ejecución de garantías, rescisión o\nresolución del contrato cuando se advierta fundamento para ello, según la Ley\nde Contratación Administrativa y su Reglamento. \n\nt.\nRequerir que se haga efectiva la garantía de funcionamiento, e informar\ninmediatamente a la Proveeduría Institucional por defectos de fabricación,\nantes de su vencimiento. \n\nu.\nVerificar que el bien contratado cuente con talleres de servicios autorizados\ncuando corresponda. \n\nv.\nVelar porque en los casos de prórrogas del plazo del contrato, el contratista\ncumpla con la ampliación de garantía de cumplimiento y los timbres de\nley. \n\nw.\nRecibir mediante un \"Acta de Recepción a Conformidad\" los bienes, obras o\nservicios en las condiciones de calidad y plazo acordado en el contrato o\nrechazarlo si no se ha cumplido con lo pactado. \n\nx.\nAdvertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario sobre presuntas\nfaltas administrativas cometidas por el contratista durante la ejecución del\ncontrato, a fin de que se comunique al órgano competente, para que éste adopte\nlas medidas legales correspondientes. \n\ny.\nEstablecer mecanismos de comunicación eficiente entre las partes que\nintervienen en la contratación. \n\nz.\nEmitir informes al Director de Programa o Subprograma presupuestario que lo\nnombró, sobre el cumplimiento del contrato asignado. \n\naa. Solicitar los criterios técnicos necesarios para una mejor\nfiscalización de los contratos, cuando se requiera por la naturaleza de la\nmateria o especialidad. Así como emitir el informe respectivo de todos los\nhechos relevantes de la ejecución del contrato e incorporarlo en el finiquito\ncontractual o Acta de Recepción a Conformidad (según corresponda)\n\nbb.\nVerificar que, tratándose de contratos en los que la empresa adjudicada\nrequiera contratación de personal, para el cumplimiento del objeto contractual,\nse cumplan las directrices emitidas por las autoridades de gobierno, en\nrelación al cumplimiento de derechos laborales relativos al pago de los\nsalarios mínimos, riesgos de trabajo y demás disposiciones relativa a la\nseguridad social y ocupacional de los trabajadores. \n\ncc.\nSolicitar la colaboración de las diferentes dependencias del Fonafifo para una\nadecuada toma de decisiones y optimizar la debida ejecución contractual. \n\nSolicitud\nde Contratación: Documento que genera\n-de forma electrónica- el sistema SICOP y contiene la decisión inicial para\ncontratar. Además, en los casos en que los trámites están enlazados a un\nsistema financiero se genera la reserva de los recursos presupuestarios\ncorrespondientes para la adquisición de bienes, servicios u obras. \n\nDependencia\nSolicitante: Unidad, Departamento o\nDirección del FONAFIFO que gestiona un trámite de contratación ante la UPSG,\ncon el propósito de adquirir bienes o servicios necesarios para el cumplimiento\nde sus objetivos. \n\nUnidad\nTécnica Especializada: Unidad, que\ndependiendo del objeto a contratar, cuenta con el conocimiento, experiencia o\nhabilitación legal necesaria para emitir un criterio técnico especializado\n(Unidad de Informática, Unidad de Salud Ocupacional, Unidad de Archivo, Unidad\nde Recursos Humanos u otra que se determine en su momento). \n\nCAPÍTULO II \n\nParticipantes en los procesos de contratación\nadministrativa\n\nArtículo 5°-De la Unidad de Proveeduría y Servicios\nGenerales. La UPSG es la Unidad del FONAFIFO que ostenta la designación de\nProveeduría Institucional y por tanto la competencia para conducir los\nprocedimientos de contratación administrativa para el cumplimiento de sus fines\ny objetivos. \n\nEl\nfuncionamiento de la Proveeduría Institucional será conforme con lo establecido\nen el Capítulo XV Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales del Sector\nPúblico, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, así como con\nlo dispuesto en el \"Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías\nInstitucionales de los Ministerios del Gobierno\" emitido en el Decreto\nEjecutivo N° 30640-H de 27 de junio del 2002 y reformado por Decreto Ejecutivo\nN° 31483-H del 19 de agosto del 2003. \n\nLa UPSG\nestará a cargo de un(a) Proveedor(a) Institucional, que es el (la) responsable\nde la organización y buen funcionamiento de esa unidad conforme al ordenamiento\njurídico y atendiendo el ámbito jerárquico institucional, las disposiciones,\nlos procedimientos y los controles internos. Ejercerá funciones de Jefatura y\nsu nombramiento se hará conforme a los requisitos y reglas del Régimen del\nServicio Civil. \n\nLa UPSG\ntendrá como mínimo la estructura organizativa prevista en el \"Reglamento\npara el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios\ndel Gobierno\" emitido en el Decreto Ejecutivo Nº 30640-H de 27 de junio del\n2002 y reformado por Decreto Ejecutivo número 31483-H del 19 de agosto del\n2003. Contará al menos con las siguientes Coordinaciones: \n\nProgramación\ny Control\n\nContrataciones\n\nAlmacenamiento y Distribución\n\nLa estructura anterior podrá ser fortalecida para\nresolver las necesidades institucionales. \n\nLa UPSG tendrá las siguientes\nfunciones y responsabilidades: \n\na.\nProgramar, coordinar y conducir la gestión de la contratación administrativa\ninstitucional, en el marco establecido por el ordenamiento jurídico. \n\nb.\nUtilizar la plataforma tecnológica de SICOP, Merlink o cualquier otra que\ncorresponda, para el trámite de los procedimientos de contratación\nadministrativa. \n\nc.\nPreparar y publicar en el primer mes de cada período presupuestario, el\nPrograma de adquisiciones de FONAFIFO. \n\nd.\nVerificar de previo a iniciar los procedimientos de contratación\nadministrativa, que se haya cumplido con los siguientes prerrequisitos: \n\ni.\nExistencia de contenido presupuestario. \n\nii. Disponer de la decisión inicial para contratar (Solicitud de\nContratación), la que debe contener la información descrita en el Artículo 8\ndel Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.\n\nii. El\nrequerimiento debe estar incluido en el Programa Anual de adquisiciones (salvo\nlas excepciones dispuestas en la Ley de Contratación Administrativa y su\nReglamento). \n\ne.\nDeterminar el tipo de procedimiento que corresponde según el objeto contractual\ny su cuantía (Licitación Pública, Licitación Abreviada, Contratación Directa,\nRemate, Subasta u otro que se considere pertinente y legalmente\naplicable). \n\nf.\nPreparar el cronograma de actividades de cada procedimiento contractual,\nestableciendo los plazos de cada etapa. \n\ng.\nConfeccionar los carteles, con base en la información técnica recibida de cada\nDependencia solicitante e incluyendo las condiciones y requisitos formales\naplicables según la normativa vigente en materia de contratación administrativa. \n\nh.\nDictar oportunamente las modificaciones, prórrogas y aclaraciones que deban\nrealizarse al cartel, ya sean de oficio o a petición de parte. \n\ni.\nAtender los recursos de objeción a los carteles, así como los de revocatoria\ncontra los actos de adjudicación en las contrataciones, con el apoyo de las\nDependencias solicitantes y de ser necesario con el apoyo de la DAJ. La\naprobación de la decisión final corresponde a la Comisión de Adjudicaciones. La\natención de los recursos debe realizarse dentro de los plazos establecidos en\nla Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. \n\nj.\nDirigir las audiencias y visitas previas, cuando se hayan incluido en el cartel\nde la contratación. Sin perjuicio de la participación de la Dependencia\nsolicitante en este tipo de audiencias. \n\nk.\nConformar un expediente administrativo, físico o electrónico, de cada\nprocedimiento de compra, en el que se mantenga la integridad de la información\ny el orden cronológico de incorporación de la documentación que éste contenga. \n\nl.\nProgramar y presidir (cuando corresponda por el tipo de contratación) los actos\nde apertura de ofertas, de los cuales se levantará un acta, salvo que en el\nsistema CompraRed, Merlink u otro que se deba utilizar, se genere un acta a\npartir de la información electrónica. \n\nm.\nRealizar el análisis formal de las ofertas. \n\nn.\nSolicitar a las Dependencias solicitantes, el análisis técnico de las ofertas y\nverificar, en lo posible, que éste se haya realizado siguiendo los principios y\nnormativa vigente en materia de contratación administrativa. \n\no.\nSolicitar oportunamente las subsanaciones de las ofertas a los oferentes. \n\np.\nCoordinar con las otras unidades el cumplimiento de los plazos y/o requerimientos\nnecesarios en cada etapa del procedimiento de contratación\nadministrativa. \n\nq.\nAplicar, tomando en cuenta los resultados del análisis formal y el análisis\ntécnico de las ofertas, los parámetros de evaluación de ofertas establecidos en\nel cartel. \n\nr.\nElaborar un informe con la recomendación de adjudicación, declaratoria de\ninfructuoso o declaratoria de desierto, según corresponda, acompañando una\npropuesta de acuerdo y efectuar su presentación ante la Comisión de\nAdjudicaciones para que dicha Comisión tome la decisión final. \n\ns.\nPreparar y remitir la respuesta a las audiencias que durante el trámite de\nrecursos de apelación y objeción conceda la CGR, con el apoyo de las\nDependencias solicitantes y si fuera necesario con la colaboración de la DAJ. \n\nt.\nGestionar ante la CGR cualquier solicitud de autorización o trámite que se\nrequiera en los procedimientos de contratación administrativa para la\nadquisición de bienes y servicios, en coordinación con la Dependencia\nsolicitante (cuando corresponda). \n\nu.\nGestionar ante la DAJ la aprobación interna de contratos, cuando\ncorresponda. \n\nv.\nGestionar ante la CGR el refrendo de contratos, cuando corresponda. \n\nw.\nLlevar el control de los tiempos máximos de trámite de cada uno de los\nprocedimientos de contratación administrativa. \n\nx.\nCoordinar con los adjudicatarios la formalización de los contratos, según los\ntérminos pactados y los plazos establecidos en la normativa. \n\ni.\nPreparar y comunicar las órdenes de compra correspondientes a la(s)\nadjudicación (es) efectuada(s), marcando el inicio de la ejecución, salvo que\nen el sistema SICOP, Merlink u otro que se deba utilizar, se realice una\ncomunicación electrónica, lo que en todo caso deberá verificar la UPSG. \n\ny.\nComunicar a las Dependencias solicitantes el inicio de la ejecución de los\ncontratos (cuando corresponda). \n\nz.\nLlevar el control de las garantías de participación y cumplimiento rendidas en\nlos procedimientos de contratación administrativa para adquirir bienes y\nservicios siendo parte de ello el velar porque las garantías no expiren durante\nel plazo otorgado, se renueven y actualicen oportunamente, así como verificar y\ndeterminar la procedencia de la devolución. La custodia de las garantías deberá\nser realizada por el DFC. \n\naa.\nObtener de las Dependencias solicitantes el recibo a conformidad de los bienes\ny servicios adjudicados. En los casos que corresponda la UPSG podrá efectuar el\nrecibo a conformidad de los bienes o servicios adjudicados. \n\nbb.\nRecibir y verificar en cada caso que los adjudicatarios entreguen los bienes\nadjudicados dentro del plazo contractual establecido, en caso contrario valorar\ny tomar las medidas que correspondan. \n\ncc. Una\nvez recibidos a conformidad los bienes o servicios, realizará el plaqueo y\nregistro de los bienes que correspondan y su distribución a las Dependencias\nsolicitantes. \n\ndd.\nTramitar las modificaciones contractuales, considerando las razones que\nfundamente el área solicitante para tal efecto y la normativa aplicable. Su\naprobación corresponderá a la Comisión de Adjudicaciones. \n\nee.\nTramitar las solicitudes de reajuste y revisión de precios según lo dispuesto\nen la normativa. \n\nff.\nGestionar ante el DFC el pago de los bienes y servicios que hayan sido\nrecibidos a conformidad. \n\ngg.\nLlevar el registro actualizado de los bienes (activos de la Institución)\nutilizando la plataforma definida para ello (Sibinet u otro que se deba\nutilizar) y atender las consultas, directrices y/o lineamientos que sobre esta\nmateria emita la DGABCA. \n\nhh.\nPreparar, obtener la aprobación y enviar los informes que en materia de\ncontratación administrativa se requiera remitir a las diferentes instancias\ncompetentes (CGR, Ministerio de Hacienda u otros). \n\nii.\nSolicitar la actualización del presente Reglamento, según las modificaciones\nque se produzcan en materia de contratación administrativa como resultado de la\npromulgación de leyes, decretos, reglamentos y circulares que se emitan por las\ninstancias competentes. \n\njj.\nEmitir recomendaciones, lineamientos, disposiciones u otros en materia de\ncontratación administrativa, que coadyuven en la gestión contractual\ninstitucional y promuevan como resultado, mejoras en la ejecución\npresupuestaria (previa aprobación en el nivel que corresponda) \n\nkk.\nCualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea\nasignada. \n\nArtículo 6°-De las Dependencias solicitantes. Corresponde\na la Dependencia Solicitante: \n\na.\nVerificar la existencia de contenido presupuestario en todo procedimiento de\ncontratación administrativa que pretenda realizar. \n\nb. Preparar\ny presentar, según la programación respectiva, ante la UPSG la decisión inicial\n(Solicitud de Contratación) y la designación del \"Encargado de Contratos) y\ndemás documentos de orden técnico que se requieran para el trámite de los\nprocedimientos de contratación administrativa para adquirir los bienes o\nservicios incluidos en su presupuesto. \n\nEn\nlos casos en que la naturaleza del objeto contractual haga necesaria la\nparticipación de una Unidad Técnica Especializada (Unidad de Informática,\nUnidad de Salud Ocupacional, Unidad de Archivo), la Solicitud de Contratación\ndeberá tener su visto bueno. Las especificaciones técnicas respectivas deberán\nser definidas por la Unidad Técnica Especializada. \n\nc.\nEmitir instrucciones o lineamientos al \"Encargado de Contratos\" sobre el\nenfoque y objetivos de la(s) contratación (es) que se le asigna(n) a fin de\nprocurar el cumplimiento de las metas y objetivos de la Dirección, Departamento\no Unidad (según corresponda). \n\nd.\nDurante la ejecución de los contratos, velar porque el \"Encargado de Contrato\"\nde cada proceso de contratación realice sus funciones en apego al marco\nnormativo y a los objetivos de cada Dirección. \n\ne. Dar\nseguimiento al estado de atención de la totalidad de las \"Solicitudes de\nContratación remitidas a la UPSG, especialmente en los casos en que representan\nbienes o servicios esenciales para la Institución, así como a la ejecución\npresupuestaria correspondiente. \n\nf.\nDeterminar oportunamente la necesidad de ampliar, disminuir o modificar la\nprestación objeto del contrato y canalizar la gestión por medio del Encargado\nde Contrato, ante la UPSG. \n\ng.\nAtender la programación de la Gestión Contractual que comunique la UPSG, para\ncoadyuvar en el cumplimiento de los objetivos institucionales. \n\nh.\nApoyar al Encargado de Contrato y a la Proveeduría Institucional, dentro de su\ncompetencia técnica, en la atención de los recursos que se presenten en los\nprocesos de contratación administrativa que solicite. \n\ni.\nDesignar a un(a) funcionario(a) para el control y seguimiento presupuestario y\nde las contrataciones gestionadas por la Dependencia. \n\nj.\nDesignar para cada procedimiento de contratación administrativa un \"Encargado\nde Contrato\" de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 del Reglamento a\nla Ley de Contratación Administrativa. \n\nk. En\nmateria de servicios continuos específicos de la Dependencia solicitante,\nadministrar el contrato, realizando para ello, como mínimo las siguientes\nlabores: \n\ni.\nCoordinar con el adjudicatario la prestación del servicio. \n\nii.\nVerificar que el servicio se preste según los términos pactados. \n\niii.Llevar\nel control integral de los disponibles presupuestarios que tiene la\nDependencia. \n\niv.\nGestionar el presupuesto respectivo ante el DFC, durante todos los periodos de\nvigencia del contrato. \n\nv.\nComunicar a la UPSG cualquier anomalía en la ejecución del contrato, para que\nse puedan tomar las medidas que correspondan según los términos\ncontractuales. \n\nvi.\nInformar a la UPSG con antelación suficiente a la finalización de los contratos\nde servicios continuos correspondientes a su Dependencia, si requieren que se\nrealice un nuevo trámite. \n\nArtículo 8°-De las Unidades Técnicas\nEspecializadas. Las Unidades Técnicas Especializadas tendrán las mismas funciones,\nplazos y responsabilidades que las demás Dependencias solicitantes según el\nArtículo 6 de este Reglamento cuando requieran gestionar la contratación de\nbienes y servicios. \n\nEn esos\ncasos, deberán designar un \"Encargado de Contratos\" para la contratación\nrespectiva, quien tendrá las responsabilidades establecidas en el artículo 4 de\neste Reglamento. \n\na.\nCentralizar las necesidades institucionales sobre las materias que\ncorrespondan. \n\nb. Presupuestar\nlos recursos necesarios para las necesidades institucionales en el área de su\nconocimiento. \n\nc.\nMantener una participación activa en la definición de las necesidades de\nadquisición de los bienes y servicios que corresponden a su campo, lo que incluye: \n\ni.\nEmitir recomendaciones al nivel jerárquico que corresponda en cuanto a\ntendencias de mercado y/o actualizaciones u otras propias de su área de\nconocimiento, a fin de mantener a la Institución actualizada en los bienes y\nservicios que adquiere. \n\nii.\nImplementar políticas periódicas de renovación de bienes (cuando corresponda)\nprevio proceso de aprobación, según los procedimientos internos o externos (si\nfuera el caso) procedentes. \n\niii. Implementar,\nsegún corresponda para el área de su conocimiento, modelos de atención para\nmantener los equipos y/o garantizar la prestación de servicios requeridos a\nnivel institucional (servicios continuos para el mantenimiento de equipos,\nservicios diversos u otros). Para ello deberá coordinar con las Dependencias\nque resulte pertinente (Departamento Administrativo, UPSG, usuarios, u\notros). \n\niv.\nEfectuar recomendaciones en el campo de su especialidad y previo a la\naprobación del presupuesto respectivo, sobre aspectos que deben tener en cuenta\nlas Dependencias solicitantes, para la adquisición de bienes y servicios que\néstas realizan. Dichas recomendaciones deberán coordinarse con el Departamento\nFinanciero Contable, con el Departamento Administrativo o con la Unidad de\nProveeduría según corresponda. \n\nd.\nOtorgar el visto bueno a las \"Solicitudes de Contratación\" de las Dependencias\nSolicitantes. \n\nb.\nCualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea\nasignada. \n\nArtículo 10.-De la Comisión de Adjudicaciones1. A\nla Comisión de Adjudicaciones le corresponde: \n\n1Conformada por la Junta Directiva en Acuerdo Sexto, Sesión Ordinaria No.\n04-2013 del 11 de julio de 2013.\n\na.\nTomar la decisión final adoptar en los procedimientos de contratación\nadministrativa, según lo siguiente: \n\ni. En\nContrataciones Directas: Se constituirá por el proveedor institucional y la\njefatura del Departamento Administrativo. En caso de compras de cuantía mayor\nal nivel de contrataciones directas, tramitadas por excepción, corresponderá\nadjudicarlas, según se hubiera tenido que realizar por la cuantía. \n\nii. En\nLicitaciones Abreviadas: Se constituirá por la Jefatura del Departamento\nAdministrativo, el (la) Proveedor(a) Institucional, el Titular del Programa\nSolicitante o su representante y el Director de la Dirección Jurídica o quien\néste designe. \n\niii. En Licitaciones\nPúblicas: Se constituirá por el Director Administrativo Financiero, la Jefatura\ndel Departamento Administrativo, el Proveedor Institucional, el Titular del\nPrograma o su representante y el Director de la Dirección Jurídica o quien éste\ndesigne. \n\nb.\nEmitir sus actos con estricto apego a la normativa de contratación\nadministrativa y en un plazo no mayor a 8 días hábiles. Para poder apartarse de\ndicho criterio deberán mediar razones técnicas de igual naturaleza. \n\nc. La\ncompetencia de la Comisión de Adjudicaciones para tomar la decisión final,\nincluye declarar infructuoso, desierto o readjudicar un procedimiento de\ncontratación administrativo o renglón de éste, considerando (para la\nconformación de la Comisión de Adjudicaciones) la cuantía como si hubiera\ntenido que adjudicar. Deberá tomarse en cuenta, lo dispuesto en el artículo 86\ndel Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. \n\nd. En\notro tipo de procedimientos de contratación administrativa (remates, subasta a\nla baja, tipos abiertos u otros legalmente aplicables) para conformar la\nComisión de Adjudicaciones se considerará la cuantía y en caso de no poder\ndeterminarse ésta, la decisión final será tomada por la Comisión de\nAdjudicaciones conformada como si se tratara de una Licitación Pública. \n\ne.\nCorresponderá también a la Comisión de Adjudicaciones (conformada con los\nmismos miembros que realizaron la adjudicación) la aprobación de modificaciones\nde contratos. \n\nf.\nCualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea\nasignada. \n\nEn caso de que la Dependencia solicitante presente las\n\"Solicitudes de Contratación\" en fecha posterior a la definida por la UPSG,\ndeberá acompañarse la justificación respectiva. \n\nLos\nprocedimientos de contratación administrativa para adquirir bienes y servicios\ndeben llevarse a cabo dentro del ordenamiento jurídico, atendiendo lo dispuesto\npara cada etapa en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. \n\nAsimismo,\ndurante todo el proceso y como responsabilidad de todas las Dependencias\ninvolucradas en éste, deberá privar el interés público y aplicarse los más\naltos valores que rigen la contratación administrativa y la función pública.",
  "body_en_text": "throughout the entire text\n\n                    -\n\n                        Full Text of Norm 10\n\n                        Reform of the Internal Administrative Procurement Regulations of the National\nForest Financing Fund\n\nFull Text of acta: 109B0C\n\nNATIONAL FOREST FINANCING FUND\n\nThe Board of Directors, in ordinary session No. 1-2015,\nheld at 9:00 a.m. on Tuesday, January 13, 2015, according to Agreement Ninth,\napproved the Internal Administrative Procurement Regulations of the National\nForest Financing Fund, and it was published in La Gaceta No. 43 of Tuesday, March\n3, 2015. Likewise, in ordinary session 10-2015 of December 15,\n2015, it approved the modification of the following articles to read as\nfollows:\n\nCHAPTER I\n\nGeneral\nProvisions\n\nArticle 4—Definitions. For a better\nunderstanding of these regulations, the following definitions are\nprovided:\n\nFinal\nact: Administrative act by\nwhich the awardee is selected, in accordance with the terms established in the tender (cartel), an act also called award (adjudicación).\n\nAwardee:\nNatural or legal person who has been\nselected in an administrative procurement procedure for the\nacquisition of goods or services.\n\nAward\nCommittee: Committee designated by\nthe Board of Directors of FONAFIFO according to Agreement Sixth of Session No. 04-2013\nof July 11, 2013, to analyze and carry out the award of\nadministrative procurements (Direct Procurements, Abbreviated Bids,\nPublic Bids).\n\nInitial\nDecision: Administrative decision that\ninitiates the procurement procedure. This decision is embodied in the\ndocument called \"Procurement Request,\" which must be signed by the\nrespective Director.\n\nFruitless:\nAdministrative act issued\nwhen, for a procurement or line item(s) of a procurement, no offers are\nreceived or those received did not conform to the essential elements of the\ncompetition.\n\nDeserted:\nAdministrative act issued\nwhen eligible offers are received, but for reasons of protecting the public\ninterest, no award is made.\n\nContract\nManager: Official\ndesignated internally within each Directorate, as the manager of each contract,\nwho will have the general responsibilities established in Article 8 of the\nRegulations to the Administrative Procurement Law and specifically the\nfollowing:\n\na.\nPrepare (following the guidelines or instructions of their Superior) the\ntechnical specifications of the good or services required for the\nInstitutional Supply Unit to incorporate them into the respective procurement.\n\nb.\nPrepare the \"Procurement Request\" both at the documentary level and on the\npublic procurement IT platform being used, incorporating the documents\nand authorizations necessary according to current regulations.\n\nc.\nRequest the UPSG to make requests for technical correction to\nthe offerors, when appropriate.\n\nd.\nCarry out the technical analysis of the offers and remit it within a period not exceeding\n8 business days to the Institutional Supply Unit, and incorporate into the electronic file\nthe criteria, documents, or information required according to the\nregulations or the contractual procedure. In justified cases, the period may\nbe extended at the discretion of the Institutional Supply Unit, provided that\nthe procurement is resolved within the periods stipulated in the Administrative Procurement Law\nand its Regulations.\n\ne.\nProvide technical criteria (when appropriate) for attending to appeals filed\nin the administrative procurement processes under their\ncharge, within a period not exceeding 8 business days, except in those cases where the\nvolume or complexity of the need for more extensive analysis justifies a\nlonger period, in which case the Institutional Supply Unit will grant said period,\nalways within what is permitted in the Administrative Procurement Law.\n\nf. Issue the start order for works or services contracts, when\nthe contract so establishes, within a period not exceeding 8 business days after\ncontractual formalization, except in justified cases communicated as such to\nthe Institutional Supply Unit.\n\ng.\nVerify the completion of prior acts by the contractor that are\nnecessary to guarantee the correct execution of the contract (for example,\ntax exemptions, permits, and/or licenses).\n\nh.\nCarry out objective control of the contractual execution, which means that\nthe contractual object must be fulfilled in its entirety.\n\ni.\nVerify that the good conforms to the quality and requirements established in the\nprocurement.\n\nj.\nApply quality control measures efficiently in the processes\ninvolved.\n\nk.\nExercise technical control of the procurement and ensure that the contractor\nconforms to the conditions and deadlines established in the contract.\n\nl.\nIndicate to the Contractor the need to correct any misalignment or\nnon-observance regarding the fulfillment of the contractual object.\n\nm.\nFile a declaration of assets before the General Comptroller of the Republic, in\ncontracts exceeding 6 months in duration, in accordance with what is\nestablished in article 56, subsection 2, paragraph g) of the Regulations to the Law\nAgainst Corruption and Illicit Enrichment in Public Office.\n\nn. Immediately communicate\nto the contractor any adjustment to the schedule timelines or non-compliance therewith, so that the pertinent measures\nare taken for its correction.\n\no.\nVerify that the modifications presented in the procurement conform\nto the conditions of the contract and to the technical criteria evaluating them.\n\np.\nEnsure compliance with the general manuals for contractual execution\nof the SICOP System or any other that must be used, and with the\nprocurement processes of the respective unit that have been\nassigned.\n\nq.\nCreate a file containing the documents recording all\nthe vicissitudes of the contract execution (for example: start order,\ndeliveries, extensions, suspensions, etc.), and report them to the\nInstitutional Supply Unit for the corresponding procedures and the updating\nof the procurement file in a timely manner.\n\nr.\nAdvise the Director of the Budget Program or Subprogram of the advisability\nof introducing modifications or corrections to the contract, when required\nfor its correct execution, in accordance with articles 200 and 201 of the\nRegulations to the Administrative Procurement Law.\n\ns. Recommend\nthe application of penal clauses, fines, execution of guarantees, rescission, or\nresolution of the contract when a basis for doing so is observed, according to the Administrative Procurement Law\nand its Regulations.\n\nt.\nRequire that the performance guarantee be made effective, and immediately inform\nthe Institutional Supply Unit of manufacturing defects,\nbefore its expiration.\n\nu.\nVerify that the contracted good has authorized service workshops\nwhen appropriate.\n\nv.\nEnsure that in cases of contract term extensions, the contractor\ncomplies with the extension of the performance guarantee and the legal stamps.\n\nw.\nReceive, through a \"Certificate of Conforming Receipt,\" the goods, works, or\nservices under the quality conditions and deadlines agreed in the contract, or\nreject them if the agreed terms have not been met.\n\nx.\nAdvise the Director of the Budget Program or Subprogram of presumed\nadministrative faults committed by the contractor during the execution of the\ncontract, so that the competent body is notified, for it to adopt\nthe corresponding legal measures.\n\ny.\nEstablish efficient communication mechanisms between the parties\ninvolved in the procurement.\n\nz.\nIssue reports to the Director of the Budget Program or Subprogram that\nappointed them, on the fulfillment of the assigned contract.\n\naa. Request the technical criteria necessary for better\noversight of the contracts, when required by the nature of the\nsubject matter or specialty. Also, issue the respective report of all the\nrelevant facts of the contract execution and incorporate it into the contractual final settlement (finiquito)\nor Certificate of Conforming Receipt (as appropriate).\n\nbb.\nVerify that, in the case of contracts where the awarded company\nrequires the hiring of personnel for the fulfillment of the contractual object,\nthe directives issued by government authorities are complied with, in\nrelation to compliance with labor rights regarding the payment of\nminimum wages, work risks, and other provisions relating to the\nsocial and occupational security of workers.\n\ncc.\nRequest the collaboration of the different units of Fonafifo for an\nadequate decision-making process and to optimize the proper contractual execution.\n\nProcurement\nRequest: Document generated\n—electronically— by the SICOP system and containing the initial decision to\ncontract. Additionally, in cases where procedures are linked to a\nfinancial system, the reservation of the corresponding budgetary resources for the\nacquisition of goods, services, or works is generated.\n\nRequesting\nUnit: Unit, Department, or Directorate\nof FONAFIFO that processes a procurement request before the UPSG,\nwith the purpose of acquiring goods or services necessary for the fulfillment\nof its objectives.\n\nSpecialized\nTechnical Unit: Unit that,\ndepending on the object to be procured, has the necessary knowledge, experience, or legal\nauthorization to issue a specialized technical criterion\n(Information Technology Unit, Occupational Health Unit, Archive Unit, Human\nResources Unit, or another determined at the appropriate time).\n\nCHAPTER II\n\nParticipants in the administrative procurement processes\n\nArticle 5—The Supply and General Services Unit. The UPSG is the Unit of FONAFIFO that holds the designation of\nInstitutional Supply Unit and, therefore, the competence to conduct\nthe administrative procurement procedures for the fulfillment of its purposes\nand objectives.\n\nThe\nfunctioning of the Institutional Supply Unit will be in accordance with what is established\nin Chapter XV Functioning of the Institutional Supply Units of the Public\nSector, of the Regulations to the Administrative Procurement Law, as well as with\nwhat is stipulated in the \"Regulations for the Functioning of the Institutional Supply\nUnits of the Government Ministries\" issued in Executive\nDecree No. 30640-H of June 27, 2002, and reformed by Executive Decree\nNo. 31483-H of August 19, 2003.\n\nThe UPSG\nwill be in charge of an Institutional Supplier (Proveedor(a) Institucional), who is the\nperson responsible for the organization and proper functioning of that unit in accordance with the legal\nsystem and attending to the institutional hierarchical scope, the provisions,\nthe procedures, and the internal controls. They will exercise supervisory functions, and\ntheir appointment will be made according to the requirements and rules of the Civil\nService Regime.\n\nThe UPSG\nwill have, at minimum, the organizational structure provided for in the \"Regulations\nfor the Functioning of the Institutional Supply Units of the Government Ministries\"\nissued in Executive Decree No. 30640-H of June 27,\n2002, and reformed by Executive Decree No. 31483-H of August 19,\n2003. It will have at least the following Coordinations:\n\nProgramming\nand Control\n\nProcurements\n\nStorage and Distribution\n\nThe previous structure may be strengthened to\naddress institutional needs.\n\nThe UPSG will have the following\nfunctions and responsibilities:\n\na.\nProgram, coordinate, and conduct the management of institutional administrative procurement,\nwithin the framework established by the legal system.\n\nb.\nUse the technological platform of SICOP, Merlink, or any other that\napplies, for the processing of administrative procurement\nprocedures.\n\nc.\nPrepare and publish, in the first month of each budget period, the\nAcquisition Program of FONAFIFO.\n\nd.\nVerify, prior to initiating the administrative procurement\nprocedures, that the following prerequisites have been met:\n\ni.\nExistence of budgetary content.\n\nii. Have the initial decision to contract (Procurement\nRequest), which must contain the information described in Article 8\nof the Regulations to the Administrative Procurement Law.\n\nii. The\nrequirement must be included in the Annual Acquisition Program (except\nfor the exceptions stipulated in the Administrative Procurement Law and its\nRegulations).\n\ne.\nDetermine the type of procedure that corresponds according to the contractual object\nand its amount (Public Bid, Abbreviated Bid, Direct Procurement,\nAuction, Public Auction, or another considered pertinent and legally\napplicable).\n\nf.\nPrepare the activity schedule for each contractual procedure,\nestablishing the deadlines for each stage.\n\ng.\nPrepare the tenders (carteles), based on the technical information received from each\nRequesting Unit and including the applicable formal conditions and requirements\naccording to the current regulations on administrative procurement.\n\nh.\nTimely issue the modifications, extensions, and clarifications that must\nbe made to the tender, either ex officio or at the request of a party.\n\ni.\nAttend to the objections to the tenders, as well as the appeals for revocation\nagainst the award acts in procurements, with the support of the\nRequesting Units and, if necessary, with the support of the DAJ. The\napproval of the final decision corresponds to the Award Committee. The\nhandling of appeals must be carried out within the periods established in\nthe Administrative Procurement Law and its Regulations.\n\nj.\nDirect the hearings and prior visits, when they have been included in the procurement tender (cartel).\nWithout prejudice to the participation of the Requesting\nUnit in this type of hearing.\n\nk.\nCreate an administrative file, physical or electronic, for each\npurchase procedure, in which the integrity of the information\nand the chronological order of incorporation of the documentation it contains is maintained.\n\nl.\nSchedule and preside over (when applicable for the type of procurement) the acts\nof opening offers, for which a record (acta) will be drawn up, unless in the\nCompraRed system, Merlink, or another that must be used, a record is generated from\nthe electronic information.\n\nm.\nCarry out the formal analysis of the offers.\n\nn.\nRequest from the Requesting Units the technical analysis of the offers and\nverify, as far as possible, that it has been carried out following the principles and\ncurrent regulations on administrative procurement.\n\no.\nTimely request the corrections of offers from the offerors.\n\np.\nCoordinate with the other units the fulfillment of the deadlines and/or\nnecessary requirements at each stage of the administrative procurement\nprocedure.\n\nq.\nApply, taking into account the results of the formal analysis and the\ntechnical analysis of the offers, the offer evaluation parameters established in\nthe tender.\n\nr.\nPrepare a report with the award recommendation, declaration of\nfruitless, or declaration of deserted, as appropriate, accompanying a\nproposed agreement and present it before the Award\nCommittee so that said Committee makes the final decision.\n\ns.\nPrepare and submit the response to the hearings granted by the CGR during the processing of\nappeals and objections, with the support of the\nRequesting Units and, if necessary, with the collaboration of the DAJ.\n\nt.\nProcess any request for authorization or procedure before the CGR that is\nrequired in the administrative procurement procedures for the\nacquisition of goods and services, in coordination with the Requesting\nUnit (when appropriate).\n\nu.\nProcess the internal approval of contracts before the DAJ, when\nappropriate.\n\nv.\nProcess the endorsement of contracts before the CGR, when appropriate.\n\nw.\nKeep control of the maximum processing times for each of the\nadministrative procurement procedures.\n\nx.\nCoordinate with the awardees the formalization of the contracts, according to the\nagreed terms and the deadlines established in the regulations.\n\ni.\nPrepare and communicate the purchase orders corresponding to the\naward(s) made, marking the start of execution, unless in the\nSICOP system, Merlink, or another that must be used, an electronic\ncommunication is made, which in any case the UPSG must verify.\n\ny.\nCommunicate to the Requesting Units the start of the execution of the\ncontracts (when appropriate).\n\nz.\nKeep control of the participation and performance guarantees rendered in\nthe administrative procurement procedures to acquire goods and\nservices, part of which is ensuring that the guarantees do not expire during\nthe granted period, are renewed and updated in a timely manner, as well as verifying and\ndetermining the propriety of their return. The custody of the guarantees must\nbe carried out by the DFC.\n\naa.\nObtain from the Requesting Units the conforming receipt of the goods\nand services awarded. In cases where appropriate, the UPSG may carry out the\nconforming receipt of the awarded goods or services.\n\nbb.\nReceive and verify in each case that the awardees deliver the\nawarded goods within the established contractual term; otherwise, assess\nand take the appropriate measures.\n\ncc. Once\nthe goods or services have been received to conformity, carry out the asset tagging (plaqueo) and\nregistration of the corresponding goods and their distribution to the Requesting\nUnits.\n\ndd.\nProcess contractual modifications, considering the reasons\nsubstantiated by the requesting area for that purpose and the applicable regulations. Their\napproval will correspond to the Award Committee.\n\nee.\nProcess the requests for readjustment and price review according to what is stipulated\nin the regulations.\n\nff.\nProcess before the DFC the payment of the goods and services that have been\nreceived to conformity.\n\ngg.\nKeep the updated registry of goods (assets of the Institution)\nusing the platform defined for it (Sibinet or another that must\nbe used) and attend to the queries, directives, and/or guidelines that on this\nmatter are issued by the DGABCA.\n\nhh.\nPrepare, obtain approval for, and send the reports that on the matter of\nadministrative procurement are required to be submitted to the different competent\nbodies (CGR, Ministry of Finance, or others).\n\nii.\nRequest the update of these Regulations, according to the modifications\nthat occur in administrative procurement matters as a result of the\npromulgation of laws, decrees, regulations, and circulars issued by the\ncompetent bodies.\n\njj.\nIssue recommendations, guidelines, provisions, or others on\nadministrative procurement matters that contribute to the institutional contractual\nmanagement and promote, as a result, improvements in budget\nexecution (prior approval at the corresponding level).\n\nkk.\nAny other function, consistent with its competence, that is\nassigned to it.\n\nArticle 6—The Requesting Units. The following corresponds\nto the Requesting Unit:\n\na.\nVerify the existence of budgetary content in every administrative procurement\nprocedure it intends to carry out.\n\nb. Prepare\nand present, according to the respective schedule, to the UPSG the initial decision\n(Procurement Request) and the designation of the \"Contract Manager\" and\nother technical documents required for the processing of the\nadministrative procurement procedures to acquire the goods or\nservices included in its budget.\n\nIn\ncases where the nature of the contractual object makes the\nparticipation of a Specialized Technical Unit necessary (Information Technology Unit,\nOccupational Health Unit, Archive Unit), the Procurement Request\nmust have its approval. The respective technical specifications must\nbe defined by the Specialized Technical Unit.\n\nc.\nIssue instructions or guidelines to the \"Contract Manager\" on the\nfocus and objectives of the procurement(s) assigned to them, in order to\nensure the fulfillment of the goals and objectives of the Directorate, Department,\nor Unit (as appropriate).\n\nd.\nDuring the execution of the contracts, ensure that the \"Contract Manager\"\nof each procurement process carries out their functions in adherence to the regulatory\nframework and the objectives of each Directorate.\n\ne. Follow\nup on the status of attention for all of the \"Procurement\nRequests\" sent to the UPSG, especially in cases where they represent\nessential goods or services for the Institution, as well as on the corresponding\nbudget execution.\n\nf.\nDetermine in a timely manner the need to expand, reduce, or modify the\nservice or object of the contract and channel the procedure through the Contract\nManager, to the UPSG.\n\ng.\nAttend to the Contractual Management schedule communicated by the UPSG, to\ncontribute to the fulfillment of the institutional objectives.\n\nh.\nSupport the Contract Manager and the Institutional Supply Unit, within their\ntechnical competence, in addressing the appeals filed in the\nadministrative procurement processes they request.\n\ni.\nDesignate an official for the control and follow-up of the budget\nand the procurements managed by the Unit.\n\nj.\nDesignate for each administrative procurement procedure a \"Contract\nManager\" in accordance with the provisions of Article 8 of the Regulations to\nthe Administrative Procurement Law.\n\nk. Regarding\nspecific continuous services of the Requesting Unit,\nadminister the contract, carrying out, at minimum, the following\ntasks:\n\ni.\nCoordinate the provision of the service with the awardee.\n\nii.\nVerify that the service is provided according to the agreed terms.\n\niii. Keep\ncomprehensive control of the budgetary availabilities that the\nUnit has.\n\niv.\nManage the respective budget before the DFC, during all the periods of\nvalidity of the contract.\n\nv.\nCommunicate to the UPSG any anomaly in the execution of the contract, so\nthat the appropriate measures according to the contractual terms can be taken.\n\nvi.\nInform the UPSG with sufficient advance notice before the completion of the\ncontinuous services contracts corresponding to its Unit, if it requires that a\nnew procedure be carried out.\n\nArticle 8—The Specialized Technical\nUnits. The Specialized Technical Units will have the same functions,\ndeadlines, and responsibilities as the other Requesting Units according to\nArticle 6 of these Regulations when they need to manage the procurement of\ngoods and services.\n\nIn those\ncases, they must designate a \"Contract Manager\" for the respective\nprocurement, who will have the responsibilities established in article 4 of\nthese Regulations.\n\na.\nCentralize the institutional needs on the corresponding\nsubjects.\n\nb. Budget\nthe necessary resources for the institutional needs in the area of their\nknowledge.\n\nc.\nMaintain active participation in defining the acquisition needs for\nthe goods and services corresponding to their field, which includes:\n\ni.\nIssue recommendations to the corresponding hierarchical level regarding\nmarket trends and/or updates or other matters specific to their area of\nknowledge, in order to keep the Institution updated on the goods and\nservices it acquires.\n\nii.\nImplement periodic policies for the renewal of goods (when appropriate)\nprior to an approval process, according to the pertinent internal or external procedures (if\napplicable).\n\niii. Implement,\nas appropriate for the area of their knowledge, service models to\nmaintain the equipment and/or guarantee the provision of services required at the\ninstitutional level (continuous services for equipment maintenance,\nvarious services, or others). To this end, they must coordinate with the pertinent\nUnits (Administrative Department, UPSG, users, or\nothers).\n\niv.\nMake recommendations in the field of their specialty and prior to the\napproval of the respective budget, on aspects that the\nRequesting Units must take into account for the acquisition of goods and services\nthat they carry out. Said recommendations must be coordinated with the Accounting\nFinance Department, the Administrative Department, or the\nSupply Unit, as appropriate.\n\nd.\nGrant approval to the \"Procurement Requests\" of the Requesting\nUnits.\n\nb.\nAny other function, consistent with its competence, that is\nassigned to it.\n\nArticle 10—The Award Committee1. The following corresponds\nto the Award Committee:\n\n1Formed by the Board of Directors in Agreement Sixth, Ordinary Session No.\n04-2013 of July 11, 2013.\n\na.\nMake the final decision to adopt in the administrative procurement\nprocedures, according to the following:\n\ni. In\nDirect Procurements: It will be comprised of the institutional supplier and the\nhead of the Administrative Department. In the case of purchases with a value higher\nthan the direct procurement threshold, processed by exception, it will correspond\nto award them, according to how it should have been conducted based on the amount.\n\nii. In\nAbbreviated Bids: It will be comprised of the Head of the Administrative\nDepartment, the Institutional Supplier (Proveedor(a) Institucional), the Head of the Requesting\nProgram or their representative, and the Director of the Legal Directorate or whoever\nthey designate.\n\niii. In Public\nBids: It will be comprised of the Financial Administrative Director, the Head\nof the Administrative Department, the Institutional Supplier, the Head of the\nProgram or their representative, and the Director of the Legal Directorate or whoever\nthey designate.\n\nb.\nIssue its acts in strict adherence to the administrative procurement\nregulations and within a period not exceeding 8 business days. To depart from\nsaid criterion, technical reasons of the same nature must mediate.\n\nc. The\ncompetence of the Award Committee to make the final decision\nincludes declaring a procedure or line item of an administrative procurement procedure\nfruitless, deserted, or re-awarding it, considering (for the\nconformation of the Award Committee) the amount as if it had\nto be awarded. The provisions of article 86\nof the Regulations to the Administrative Procurement Law must be taken into account.\n\nd. In\nother types of administrative procurement procedures (auctions, downward auction,\nopen types, or others legally applicable), to form the\nAward Committee, the amount will be considered, and if it cannot\nbe determined, the final decision will be made by the Award\nCommittee formed as if it were a Public Bid.\n\ne.\nThe Award Committee (formed with the\nsame members who made the award) will also be responsible for the approval of contract modifications.\n\nf.\nAny other function, consistent with its competence, that is\nassigned to it.\n\nIn the event that the Requesting Unit presents the\n\"Procurement Requests\" after the date defined by the UPSG,\nthe respective justification must be attached.\n\nThe\nadministrative procurement procedures for acquiring goods and services\nmust be carried out within the legal system, attending to the provisions\nfor each stage in the Administrative Procurement Law and its Regulations.\n\nLikewise,\nthroughout the entire process and as a responsibility of all the Units\ninvolved, the public interest must prevail, and the highest\nvalues governing administrative procurement and public office must be applied."
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