{ "id": "norm-81486", "citation": "La Gaceta N° 90 (Alcance 74), 11/05/2016", "section": "norms", "doc_type": null, "title_es": "Lineamientos para la aprobación de variaciones al presupuesto del SINAC", "title_en": "Guidelines for Approving Budget Variations of SINAC", "summary_es": "Esta normativa interna del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) establece los procedimientos y requisitos para aprobar variaciones al presupuesto institucional, en cumplimiento de la normativa de la Contraloría General de la República. Define los dos mecanismos legales para modificar el presupuesto: los Presupuestos Extraordinarios, que incorporan ingresos adicionales o disminuciones y requieren aprobación de la Contraloría, y las Modificaciones Presupuestarias, que redistribuyen gastos sin alterar el monto global y necesitan refrendo de la Autoridad Presupuestaria. Detalla las responsabilidades de las distintas dependencias del SINAC en la formulación, trámite y registro de estas variaciones, así como los límites anuales: un máximo de tres presupuestos extraordinarios y doce modificaciones presupuestarias consolidadas, con posibles excepciones justificadas. Incorpora requisitos técnicos para cambios en partidas sensibles como remuneraciones y bienes duraderos, y establece lineamientos para la identificación documental, el registro en el sistema SIPP de la Contraloría, la custodia de expedientes y un régimen de responsabilidades y sanciones por incumplimiento.", "summary_en": "This internal regulation of the National System of Conservation Areas (SINAC) establishes the procedures and requirements for approving institutional budget variations, in compliance with the Comptroller General's regulations. It defines the two legal mechanisms for modifying the budget: Extraordinary Budgets, which incorporate additional revenues or decreases and require Comptroller approval, and Budget Modifications, which reallocate expenditures without altering the overall amount and need endorsement from the Budget Authority. It details the responsibilities of various SINAC units in formulating, processing, and recording these variations, as well as annual limits: a maximum of three extraordinary budgets and twelve consolidated budget modifications, with possible justified exceptions. 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El monto máximo de recursos que se redistribuya sumando todas las modificaciones presupuestarias del año, no podrá exceder el 25% del monto total del presupuesto inicial más los presupuestos extraordinarios aprobados. Esto en cumplimiento de la norma 4.3.11 de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE , reformada por Resolución R-DC-064-2013.\n\nArtículo 15- Cantidad de Presupuestos Extraordinarios Permitidos: El número máximo de Presupuestos Extraordinarios que se podrán presentar ante la Contraloría General de la República será de tres por año, en casos de excepción debidamente justificados se podrán tramitar Presupuestos Extraordinarios adicionales según lo establecido en la Norma 4.3.11 de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público...", "excerpt_en": "Article 12- Maximum annual amount to vary through budget modifications. 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DE\nVARIACIONES AL\n\nPRESUPUESTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ÁREA S DE CONSERVACIÓN\"\n\nResultando:\n\n1. Que el Sistema  Nacional de\nÁreas de Conservación (SINAC) es un órgano con desconcentración máxima del\nMinisterio de Ambiente y Energía, contando con personalidad jurídica\ninstrumental para la administración de sus propios recursos y hallándose bajo\nla fiscalización de la Contraloría General de la República.\n\n2. Que de conformidad con lo establecido en el artículo 53 de la Ley\n8131 \"Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos\", los\npresupuestos de los entes y órganos sujetos a aprobación de la Contraloría\nGeneral de la República, deberán prepararse atendiendo a las normas técnicas\ndictadas por ese Órgano Contralor.\n\n3. Que mediante resolución de las quince horas del 23 de mayo del 2005,\npublicada en La Gaceta N° 104 del 31 de mayo del 2005, la Contraloría emitió\nlos \"Lineamientos generales sobre el nivel de aprobación del presupuesto\nde los entes y órganos públicos, municipalidades y entidades de carácter\nmunicipal, fideicomisos y sujetos privados\", en aras de fortalecer en la\nadministración activa la responsabilidad por su gestión y una mayor\ntransparencia en el proceso de evaluación y rendición de cuentas.\n\n4. Que de conformidad con lo establecido en la normativa vigente, el\npresupuesto constituye el límite de acción de los entes y órganos sujetos a la\nfiscalización de la Contraloría General de la República, en el uso y disposición\nde sus recursos públicos y solo podrá ser modificado mediante los mecanismos\nque el ordenamiento jurídico prevé, entre ellos los que la Contraloría dicte al\nrespecto, dentro del campo específico de su competencia\n\n5. Que  los  mecanismos \nlegales  y técnicos  establecidos \npara  realizar  las variaciones  a  los\npresupuestos institucionales son los denominados Presupuestos Extraordinarios y\nModificaciones Presupuestarias.\n\n6. Que la Contraloría General de la República, mediante Resolución\nR-C0-67-2006 publicada en La Gaceta N° 170 del 05 de setiembre del 2006. emitió\nel \"Reglamento sobre variaciones al presupuesto de los entes y órganos\npúblicos, municipalidades y entidades de carácter municipal, fideicomisos y\nsujetos privados\"\n\n7. Que dicho reglamento establece que en principio, las modificaciones\npresupuestarias no requerirán ser sometidas al trámite previo de aprobación por\nparte de la Contraloría General de la República y los Presupuestos\nExtraordinarios únicamente en aquellos casos en que la Contraloría conoce y\naprueba los presupuestos ordinarios.\n\n8. Que mediante resolución R-DC-24-2012. de las nueve horas del 27 de\nfebrero de 2012. publicada en La Gaceta No.64 del29 de marzo del2012. la\nContraloría General de la República emitió las \"Normas Técnicas sobre\nPresupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE\" con el propósito de contribuir con\nel fortalecimiento del proceso \npresupuestario   de  las \ninstituciones  bajo  su \námbito  de  aplicación \nen  procura  de  la  sana administración  de \nlos  recursos  públicos \na  su  cargo, así \ncomo  del  cumplimiento \nde  los  principios \nde economía , eficiencia , eficacia , transparencia, evaluación de\nresultados y rendición de cuentas.\n\n9. Que mediante resolución \nR-DC-064-2013, de fecha  nueve de\nmayo 2013, se reforman las normas 4 2.3,4.2.10, 4.2.11, 4.3.11. 4.3.13 y la 6.2\nde las \"Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, N-1-2012-DC­DFOE\"\nemitidas en resolución R-DC-24-2012 de las 9:00 horas del 26 de marzo del 2012\n.\n\n10. Que las \"Normas Técnicas sobre Presupuesto Público\" son de\ncarácter vinculante para el Sistema Nacional de Áreas de Conservación en su\námbito de aplicación y prevalecerán sobre cualquier disposición que se le\noponga.\n\n11. Que el incumplimiento de las presentes normas técnicas por parte de\nlos funcionarios  involucrados podrá\nimplicar la aplicación de los regímenes de responsabilidad establecidos en el\nordenamiento jurídico.\n\n12. Que el Reglamento sobre variaciones al presupuesto constituye un\nmarco de referencia de carácter general a partir del cual, debe emitirse la\nnormativa específica para cada Administración.\n\n13. Que en vista de lo anterior y a fin de garantizar un adecuado\ncontrol interno sobre la hacienda pública y el cumplimiento del bloque de\nlegalidad, es necesario establecer los requisitos y niveles de aprobación que\ndeberán seguirse para la elaboración y aplicación de las variaciones al\npresupuesto institucional.\n\n14. Que la resolución No. R-DC-54-2010, establece las Directrices\nGenerales a los sujetos pasivos de la Contraloría General de la República para\nel adecuado registro y validación de información en el Sistema de información\nsobre planes y presupuestos (SIPP).\n\nCONSIDERANDO :\n\nÚNICO: Que de conformidad al artículo 12 incisos g), h) e i) del\nReglamento a la Ley de Biodiversidad , Decreto Ejecutivo N° 34433-MINAE\npublicado en La Gaceta N° 68 del 08 de abril de 2008, el Consejo Nacional de\nÁreas de Conservación (CONAC), mediante Acuerdo \nN° 10 de la Sesión ordinaria N° 12-2015 celebrada el día 14 de diciembre\nde 2015, ratificado en la Sesión Ordinaria 1-2016 celebrada el 25 de enero de\n2016, aprobó los lineamientos para la aprobación de variaciones y\nmodificaciones al presupuesto del Sistema Nacional de Áreas de Conservación.\n\nPor tanto,\n\nEL SECRETARIO EJECUTIVO DEL\n\nCONSEJO NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN\n\nRESUELVE:\n\nDisposiciones generales\n\nArtículo  1°- Oficialícese  los \nlineamientos  para  la \naprobación   de  variaciones \nal  presupuesto  del \nSistema Nacional de Áreas de Conservación.\n\nArtículo 2-Objeto Los\npresentes lineamientos tienen como objetivo establecer los mecanismos que\nregulan la aprobación de las variaciones al presupuesto del Sistema Nacional de\nÁreas de Conservación (SINAC), en cumplimiento del \"Reglamento sobre\nvariaciones al presupuesto de los Entes y Órganos Públicos, Municipalidades y\nEntidades de carácter Municipal, Fideicomisos y Sujetos Privados\", de la\nContraloría General de la República, publicado en el Diario Oficial La Gaceta\nN° 170, del 5 de septiembre del 2006 y las \"Normas Técnicas sobre\nPresupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE\" publicadas en La Gaceta No.64 del 29\nde marzo del 2012.\n\nArtículo 3- Alcance Las\ndisposiciones  de  esta \nnormativa  son  de acatamiento  obligatorio \npara  todos  los órganos, dependencias o unidades que\nconforman el Sistema Nacional de Áreas de Conservación.\n\nArtículo 4- Definiciones :\nPara efectos del presente Reglamento se entiende por:\n\nActo Razonado: Emisión de criterio sobre la aprobación o no\naprobación de variaciones presupuestarias tomando como fundamento el bloque de legalidad,\nel contenido presupuestario, criterios emitidos por el Consejo Nacional de Á\nreas de Conservación (CONAC) en el proceso de formulación o de la Dirección\nEjecutiva en aspectos relacionados con la formulación y la ejecución\npresupuestaria.\n\nBloque de  Legalidad: Conjunto de normas jurídicas, escritas y no escritas, a cuya\nobservancia se encuentra obligada la Administración Pública, el cual comprende\ntanto la ley como las normas de \nrango  superior , igual o inferior\na ésta, incluidos  los principios\ngenerales y  las reglas de la ciencia o\nde la técnica.\n\nClasificador de Ingresos: Instrumento normativo que ordena y agrupa los recursos con que  cuentan\nlas entidades, en categorías homogéneas definidas en función de la naturaleza y  características  de\nlas transacciones que dan origen a cada una de las fuentes de recursos.\n\nClasificador por objeto del\ngasto: Consiste en un conjunto\nde cuentas de gastos, ordenadas y agrupadas de acuerdo con la naturaleza del\nbien o servicio que se esté adquiriendo o la operación financiera que se esté\nefectuando.\n\nDirector Ejecutivo: Responsable de ejecutar las directrices y\ndecisiones del Consejo Nacional  de Áreas\nde Conservación y actuará bajo su supervisión.\n\nGrupo de Partidas: Segundo nivel de desagregación del clasificador\npor objeto del gasto , agrupa los bienes, servicios y operaciones de similar\nnaturaleza.\n\nGasto  Administrativo-Operativo: Todos  \nlos  egresos   incluidos \nen  el  presupuesto, \ndestinados   a  la \noperación cotidiana de la institución y que sirven de apoyo para la\nrealización de las labores sustantivas. Se excluye de este gasto las partidas\ncorrespondientes a Remuneraciones y Bienes Duraderos\n\nMecanismos de variación al\npresupuesto: Los presupuestos\nextraordinarios y las modificaciones presupuestarias constituyen los mecanismos\nlegales y técnicos para realizar la inclusión de ingresos y gastos así como los\naumentos, traslados o disminuciones de los montos de  ingresos y egresos aprobados en el\npresupuesto por parte de la instancia competente, acatando para ello el bloque\nde legalidad.\n\nModificación Presupuestaria: Es toda aquella variación que se realice en\nlos egresos presupuestados  y que tenga\npor objeto disminuir o aumentar los diferentes conceptos de estos o incorporar\notros que no habían sido considerados, sin que se altere el monto global del\npresupuesto aprobado.\n\nPartida Presupuestaria: Nivel más agregado de cuentas del clasificador\npor objeto del gasto, agrupa los bienes, servicios y operaciones en categorías\no tipos.\n\nPlan anual: Instrumento formulado en concordancia con los\nplanes de mediano y largo plazo, en el que se concreta la política de la\ninstitución a través de la definición de objetivos, metas, y acciones que se\ndeberán ejecutar durante el año, se precisan los recursos humanos, materiales y\nfinancieros necesarios para obtener los resultados esperados y se identifican\nlas unidades ejecutoras responsables de los programas de ese plan.\n\nPlan Operativo Institucional (POI): Instrumento que tiene como marco de referencia el Plan Nacional\nde Desarrollo y de Inversión Pública (PNDIP)(*) y las políticas institucionales, en el cual las\ninstituciones definen los objetivos, acciones, indicadores y metas que deberán ejecutar en el corto,\nmediano y largo plazo y estiman los recursos financieros necesarios para obtener los resultados\nesperados.\n\n(*)(Nota de Sinalevi: Así modificada su denominación por el inciso a) del artículo 43 del Reglamento\npara la Implementación de la Ley N°10441 del 13 de marzo del 2024 y el Funcionamiento del Sistema\nNacional de Inversión Pública, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 45163 del 8 de agosto del\n2025. Anteriormente se indicaba \"Plan Nacional de Desarrollo (PND)\")\n\nPlan Presupuesto Institucional\n(PPI): Instrumento formulado\nen concordancia con los planes de mediano y largo plazo, en el que se concreta\nla política de la institución a través de la definición de objetivos, metas y\nacciones que se deberán ejecutar durante el año, expresando en términos\nfinancieros los egresos necesarios para obtener los resultados esperados.\n\nPresupuesto: Es el instrumento que expresa en términos\nfinancieros el plan anual operativo institucional, mediante la estimación de\nlos ingresos y egresos necesarios para cumplir con los objetivos y las metas\nestablecidas en cada programa presupuestario.\n\nPresupuesto Extraordinario: Es el acto administrativo que tiene por objeto incorporar al presupuesto\ninstitucional los ingresos extraordinarios, los recursos excedentes entre los ingresos\npresupuestados y los percibidos y los recursos del superávit, así como los gastos correspondientes.\nAdemás , registrar las disminuciones de ingresos y el efecto que dicho ajuste tiene en el\npresupuesto de gastos, o en la sustitución de las fuentes de financiamiento previstas.\n\nPrograma operativo, proyecto,\ndependencia o Centros de Gestión con presupuesto específico: Diferentes unidades o dependencias\ninstitucionales que reciben una asignación presupuestaria sobre la cual tienen\nuna responsabilidad de ejecución.\n\nPrograma presupuestario: Corresponde a la agrupación de categorías  programáticas \nde  nivel inferior  que \nson afines entre si, encaminadas a cumplir propósitos expresados en\nobjetivos y metas a los cuales se les asignan recursos materiales y\nfinancieros, administrados por la secretaría ejecutiva  y \nlas  áreas  de \nconservación,  los cuales  reflejan \nsus correspondientes  \nasignaciones  presupuestarias.\n\nResponsables de Programas operativos. proyectos, dependencias o Centros de Gestión: Son los\nfuncionarios de la Administración, que están a cargo de un presupuesto específico, teniendo\nfacultades de decisión sobre su ejecución.\n\nSistema Integrado de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP): Sistema Informático\ndesarrollado por la Contraloría General de la República que integra la información presupuestaria de\nlos entes y órganos públicos, municipalidades y entidades de carácter municipal, fideicomisos y\nsujetos privados, que se encuentran bajo su potestad en materia presupuestaria.\n\nSubpartida presupuestaria: Último nivel de segregación del clasificador\npor objeto del gasto, especificando e identificando el bien, servicio u\noperación que se realiza.\n\nTitular subordinado:  Persona\nal servicio público, que pertenece a la administración  activa, responsable de unproceso, con\nautoridad para ordenar y tomar decisiones.\n\nVariaciones presupuestarias: Corresponden  a los ajustes al presupuesto  aprobado \npor  las instancias  internas y la externa competente, que son\nnecesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas  y \nse  derivan  de cambios en el ámbito interno y externo de\níndole económico, financiero, \nadministrativo  y  legal, que \nocurren durante  el  periodo \npresupuestario.\n\nArtículo 5- Dependencias:\n\nCONAC: Consejo Nacional de Áreas de Conservación, es la máxima instancia\ndel Sistema Nacional de Áreas de Conservación.\n\nCoordinación Administrativa: Instancia de la Secretaria Ejecutiva y las\nÁreas de Conservación, encargada de coordinar y armonizar la labor\nadministrativa financiera de las unidades y departamentos de apoyo en este\ncampo de acción y de coordinar la formulación, aprobación, ejecución , control\ny evaluación presupuestaria.\n\nInstancia Financiero Contable: Ente de la Coordinación Administrativa\nresponsable del adecuado y oportuno cumplimiento en el seguimiento y control de\nla ejecución presupuestaria del Sistema, realizar el registro contable, el\ntrámite de pagos y el registro de ingresos del Sistema.\n\nSecretaría  Ejecutiva: Instancia que\nforma  parte de la Organización\nadministrativa  del Sistema  Nacional de Áreas de Conservación, según el\nartículo 23 de la Ley de Biodiversidad No. 7788.\n\nInstancia de Formulación Presupuestaria: Ente de la Coordinación\nAdministrativa de la Secretaría Ejecutiva , responsable de coordinar, organizar\n, supervisar , facilitar , distribuir y formular el presupuesto Institucional (ordinario\ny extraordinarios) coordinando con las dependencias competentes  en \nlas  Áreas  de  Conservación\n; además  le corresponde  gestionar \nincrementos de límite de gasto \npresupuestario.\n\nInstancia de Planificación: Ente de la Secretaría Ejecutiva y las áreas\nde conservación, responsable  de\ncoordinar y facilitar el proceso de planificación institucional , en términos\nestratégicos y operativos.\n\nDe las Variaciones al Presupuesto\n\nArtículo 6- Uso de los\nclasificadores de ingresos y egresos: Las variaciones que se realicen al\npresupuesto ordinario (presupuesto extraordinario y modificaciones\npresupuestarias) deberán ser formuladas atendiendo el nivel de detalle\nestablecido en los clasificadores de ingresos y por objeto de gasto del sector\npúblico vigentes y de conformidad con la normativa emitida por la Contraloría\nGeneral de la República.\n\nArtículo 7- De los Mecanismos de\nVariaciones al Presupuesto:  Las variaciones\nque se podrán realizar al Presupuesto Ordinario del Sistema Nacional de Áreas\nde Conservación serán:\n\na) Presupuestos Extraordinarios\n\nb) Modificaciones Presupuestarias\n\nArtículo 8- De los responsables\ndel trámite de las Variaciones al Presupuesto:\n\na) La Dirección Ejecutiva y\nla Coordinación Administrativa de la Secretaría Ejecutiva, serán las\ndependencias responsables de la elaboración y trámite, ante los órganos\ncompetentes, de las Variaciones al Presupuesto referentes a Presupuestos\nExtraordinarios e informará al Departamento Financiero Contable de la SE sobre\nla aprobación de las mismas.\n\nb) Las Gerencias de Planificación de las AC y SE serán  las dependencias encargada s de comunicar a\nlas Coordinaciones Administrativas respectivas, la solicitud para formular  las Modificaciones\nPresupuestarias por Ajustes en la Planificación, para lo cual se utilizará el formulario oficial.\n\nc) Las Coordinaciones Administrativas de las AC y SE serán las\ndependencias encargadas de elaborar las Modificaciones Presupuestarias,\ncualquiera sea su origen, y tramitarlas ante el Departamento Financiero\nContable de la SE.\n\nd)  La  Dirección \nAC  remite  a \nGerencia  de  planificación \nSE  la  modificación \npor  ajuste en  la \nplanificación aprobada, para realizar los ajustes correspondientes en el\nPP.\n\nd) Auditoría Interna. Para el caso del Presupuesto específico de la\nAuditoría interna , esta instancia será la encargada de confeccionar las\nmodificaciones presupuestarias y presentarlas ante los órganos competentes para\nsu aprobación y posteriormente remitirlas al Departamento financiero Contable.\n\nArtículo  9- Identificación  de  los documentos:  La identificación  y \nnumeración  de los documentos de\nlas Variaciones presupuestarias , deberá tener el siguiente formato :\n\nA)   \nIdentificación\nde la variación presupuestaria:\n\nA.1-  Programa  Presupuestario.\n\n. PP1 : Programa Presupuestario No.1 Conservación y uso de la\nBiodiversidad.\n\n.PP2 : Programa Presupuestario No.2 Planificación y Administración.\n\nA.2- Fuente de Financiamiento:\n\n.FS: Fondo SINAC\n\n.FPN: Fondo de Parques Nacionales\n\n.CA: Canon de Aguas\n\n.FF: Fondo Forestal\n\n.PSA: Pago de Servicios Ambientales\n\n.FVS: Fondo de Vida Silvestre\n\nA.3- Mecanismo de Variación Presupuestaria\n\n.PE: Presupuesto Extraordinario .\n\n.MP: Modificación Presupuestaria\n\nB)   Número consecutivo de dos\ndígitos\n\nC) Año Presupuestario en cuatro dígitos\n\nD) Dependencia  que  cuenta \ncon  presupuesto  específico \n(Secretaria  Ejecutiva , Área  de \nConservación, Auditoría \nInterna   y   Proyectos específicos)\n\n.SE-Secretaría Ejecutiva\n\n.ACCVC- Área de Conservación Cordillera Volcánica Central\n\n.ACAHN- Área de Conservación Arenal Huetar Norte\n\n.ACAT- Área de Conservación Arenal Tempisque\n\n.ACLAC- Área de Conservación La Amistad Caribe\n\n.ACLAP- Área de Conservac ión La Amistad Pacífico\n\n.ACT- Área de Conservación Tempisque\n\n.ACG- Área de Conservación Guanacaste\n\n.ACOPAC- Área de Conservación Pacífico Central\n\nACTo- Área de Conservación Tortuguero\n\n.ACOSA- Área de Conservación Osa\n\n.ACMIC- Área de Conservación Marina Isla del Coco\n\n.Al-Auditoría Interna\n\n.P(siglas del proyecto) - \nProyecto (nombre del proyecto)\n\nEjemplos:\n\n. PP1-FPN-MP-01-2014-ACCVC\n\n. PP2-FS-PE-03-2014-SE\n\nArtículo 10- De la consolidación de las Modificaciones Presupuestarias. El documento de\nconsolidación de las Modificaciones presupuestarias, será elaborado por la Instancia de Financiero\nContable de la Secretaría Ejecutiva, deberá identificarse con una numeración propia y consecutiva,\nindependiente de las modificaciones que lo conforman,  haciendo referencia a que se trata de un\ndocumento de consolidación.\n\nEjemplo:\n\n>  PP1-FPN-MP-01-20 14-CONSOLI\nDADA\n\nArtículo 11- Vigencia  legal de las Variaciones  al presupuesto.  De acuerdo a su mecanismo ,\nadquirirán efecto legal en el presupuesto a partir de:\n\na) Presupuestos  Extraordinarios:\nLa aprobación (refrendo) y comunicación oficial por parte de la Contraloría General\nde la República.\n\nb) Modificaciones Presupuestarias: El refrendo y comunicado oficial de\nla Autoridad Presupuestaria .(STAP)\n\nArtículo 12- Del monto máximo\nanual a variar por la vía de modificaciones presupuestarias. El monto\nmáximo de recursos que se redistribuya sumando todas las modificaciones\npresupuestarias del año, no podrá exceder el 25% del monto total del\npresupuesto inicial más los presupuestos extraordinarios aprobados. Esto en cumplimiento\nde la norma 4.3.11 de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público\nN-1-2012-DC-DFOE , reformada por Resolución R-DC-064-2013.\n\nDe\nlos Presupuestos Extraordinarios\n\nArtículo 13- Formulación del\nPresupuesto Extraordinario:  La\nCoordinación Administrativa de la Secretaría Ejecutiva, comunicará la\nviabilidad de formular un presupuesto extraordinario a la Dirección Ejecutiva,\npor la existencia de recursos adicionales o la necesidad de realizar una disminución\nde ingresos, adjuntando la Certificación respectiva para el aval correspondiente.\n\nEn la formulación del presupuesto extraordinario para la distribución de los recursos adicionales o\nla disminución de estos, se utilizarán las metodologías de distribución de recursos utilizados para\nla formulación del presupuesto ordinario o los lineamientos que para el caso establezca el CONAC. En\ncaso que los recursos adicionales ingresen con un destino específico, se procederá conforme al\nmismo.\n\nLa Coordinación Administrativa de las Áreas de Conservación o la\nSecretaría Ejecutiva según corresponda; identificarán las partidas, grupos de\nsub-partidas y sub-partidas en las que efectuarán el rebajo o el incremento\npresupuestario, y en conjunto con las Instancias vinculantes identificarán la\nafectación al Plan Operativo Institucional y Plan Presupuesto, elaborando la\ndebida justificación  técnica, con el\ndetalle de las acciones del Plan Presupuesto que se están ajustando.\n\nDe lo anterior, las Direcciones de las Áreas de Conservación comunicarán\nformalmente a la Coordinación Administrativa de la Secretaría Ejecutiva, quien\na través de la Instancia de Formulación Presupuestaria, será la responsable de\nelaborar y presentar ante las autoridades de SINAC, el documento de Presupuesto\nExtraordinario con el nivel de detalle establecido en los clasificadores\npresupuestarios de ingresos y por objeto del gasto.\n\nEl Consejo Nacional de Áreas de Conservación deberá conocer y\npronunciarse mediante acto razonado sobre la aprobación o rechazo del\nPresupuesto Extraordinario sometido a su consideración.\n\nLa Dirección Ejecutiva remitirá el presupuesto extraordinario a la Contraloría General de la\nRepública Para su análisis y aprobación, y  a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria,\npara su análisis y visto bueno.\n\nAprobado el Presupuesto por el ente Contralor, la Dirección Regional de\nlas Áreas de Conservación y las Instancias de la Secretaría Ejecutiva según\ncorresponda , ajustarán el Plan Presupuesto y lo comunicarán a la Instancia de\nPlanificación de la Secretaría Ejecutiva para su incorporación en el Plan\nPresupuesto Institucional o Plan Operativo Institucional.\n\nArtículo 14- Sobre los requisitos\nde formulación: Previo a ser sometidos al conocimiento y aprobación\ncorrespondiente, los presupuestos extraordinarios específicamente en las\npartidas de Remuneraciones y Bienes duraderos, deben cumplir los siguientes\nrequisitos:\n\na) En caso de realizar variaciones a la partida de Remuneraciones, es\nrequisito indispensable, que la Unidad de Recursos Humanos presente un estudio\ntécnico mediante el cual se justifiquen los cambios a realizar.\n\nb) En caso de realizar variaciones a la partida de \"Bienes\nDuraderos\". específicamente al grupo de partidas de \"Construcciones,\nadiciones y mejoras\", es requisito indispensable que la Instancia Asesora\nen Infraestructura Física presente a la Coordinación Administrativa de la\nSecretaría Ejecutiva un estudio técnico mediante el cual se determinan los costos\nde las obras y con ello se establezca el monto de la Variación Presupuestaria.\n\nArtículo N° 15- Cantidad de\nPresupuestos Extraordinarios Permitidos: El número máximo de Presupuestos\nExtraordinarios que se podrán presentar ante la Contraloría General de la\nRepública será de tres por año, en casos de excepción debidamente justificados\nse podrán tramitar Presupuestos Extraordinarios adicionales según lo\nestablecido en la Norma 4. 3.1 1 de las Normas Técnicas\nsobre Presupuesto Público, por  las siguientes\nrazones:\n\na) Cuando, una vez agotados los límites establecidos, se perciban\ningresos que no fueron posibles de prever y por tanto no pudieron incluirse en\nlos tres presupuestos extraordinarios permitidos.\n\nb) Para atender  una obligación  imprevista  que deba cumplir  la Administración  en acatamiento  de\nuna orden judicial o de una disposición contenida en una ley.\n\nc) Por requerimiento expreso de la Contraloría General de la República\ncomo consecuencia del ejercicio de sus competencias de fiscalización superior\nde la Hacienda Pública.\n\nArtículo 16- Periodo de presentación de Presupuestos Extraordinarios ante la Contraloría General de\nla República: El período de presentación ante la Contraloría General de la República de los\nproyectos de presupuestos extraordinarios está comprendido entre el 1° de enero y el último día\nhábil del mes de setiembre de cada año. En este último mes únicamente podrá tramitarse un documento\nde presupuesto extraordinario.\n\nDe las Modificaciones\nPresupuestarias\n\nArtículo 17- Formulación de la Modificación Presupuestaria: La Dirección\nEjecutiva y las Direcciones de las Áreas de Conservación por medio de las\nCoordinaciones Administrativas según corresponda: serán las responsables de\nformular las modificaciones presupuestarias identificando las sub-partidas en\nlas que se efectuará la disminución y el aumento presupuestario.\n\nCada modificación \npresupuestaria  debe contar  con la debida justificación  técnica \nde la  Instancia vinculante, indicando\nlas acciones del Plan Presupuesto que se están ajustando.\n\nLa Dirección Ejecutiva y las Direcciones de las Áreas de Conservación\ninstruirán a las Coordinaciones Administrativas correspondientes para que\nremitan la Modificación Presupuestaria a la Instancia de Financiero Contable a quien\nle corresponderá garantizar la eficiencia y celeridad en la revisión,\nconsolidación e incorporación de manera adecuada y oportuna, de todas las\nmodificaciones al presupuesto, de manera que el mismo pueda presentar\ninformación veraz y oportuna sobre la situación del presupuesto institucional.\n\nLa Coordinación Administrativa deberá remitir a la Instancia de\nPlanificación del AC o SE según corresponda, copia del oficio de la\nmodificación con la justificación técnica.\n\nLas Instancias de Planificación de las Áreas de Conservación o\nSecretaría Ejecutiva procederán a realizar los ajustes al PP.\n\nLas Instancias de Planificación de las Áreas de Conservación comunicarán\na la Instancia de Planificación de la Secretaría Ejecutiva los ajustes\nrealizados al PP para su incorporación en el PP Institucional.\n\nLas Modificaciones Presupuestarias además deben cumplir los siguientes\nrequisitos:\n\na) La modificación presupuestaria debe incorporar el nivel de detalle\nestablecido en  los clasificador es  por objeto del gasto del Sector Público y de\nconformidad con la normativa emitida por la Contraloría General de la\nRepública.\n\nb) Cuando las circunstancias lo requieran, la Unidad de Recursos Humanos\ndeberá elaborar y remitir a la Unidad de Formulación Presupuestaria un estudio\ncon los análisis técnicos que  justifiquen  las modificaciones que se realicen a la\npartida de remuneraciones, los cuales deberán contar con la autorización de la\nDirección Ejecutiva.\n\nc) En caso de variaciones o ajustes a la partida de \"Bienes\nDuraderos\", específicamente para el grupo de subpartidas\n\"Construcciones, adiciones y mejoras\" es requisito indispensable que\nla Oficina Asesora en Infraestructura Física presente un estudio técnico\nmediante el cual se justifiquen los cambios a realizar.\n\nArtículo 18- Número de\nModificaciones Presupuestarias permitidas: El número máximo de\nModificaciones Presupuestarias consolidadas , que se podrán realizar en el\ntranscurso del año será de doce . La Dirección Ejecutiva podrá instruir la\nelaboración de modificaciones adicionales, no obstante, para ello deberá\njustificarse mediante un acto debidamente razonado, según lo establecido en la\nNorma 4.3 .13 de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público\n\nArtículo 19- Sobre la remisión de\nInformes al CONAC: Trimestralmente la Instancia de Financiero Contable\nemitirá un informe con la cantidad de modificaciones aplicadas, detallando a su\nvez su composición en relación con la cantidad de modificaciones por programa,\nproyecto o dependencia con presupuesto específico. Dicho informe será remitido\na la Dirección Ejecutiva junto con los informes de ejecución presupuestaria,\npara que ésta los presente ante el CONAC.\n\nDel registro de la información y\ncustodia de la documentación que respalda las Variaciones\n\npresupuestarias\n\nArtículo 20- Registro y validación\nde la información en los sistemas informáticos externos: Todas las\nvariaciones presupuestarias realizadas deberán ser registradas en el Sistema\nIntegrado de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP) de la Contraloría\nGeneral de la República por los funcionarios designados para tal efecto según\nlos lineamientos y procedimientos establecidos en la normativa que al efecto\nhaya dictado o dicte el Órgano Contralor.\n\nPara tal efecto, se establece un plazo máximo de 5 días hábiles para el\nregistro de los Presupuestos Extraordinarios y Modificaciones Presupuestarias,\nuna vez recibido el documento formal de aprobación  por parte de la Autoridad Presupuestaria o la\nContraloría General de la República.\n\nArtículo  21-  Custodia  y  acceso  a \nla  información  y \nal  respaldo  documental:  Para \nla  custodia  de  los\ndocumentos que respaldan las variaciones presupuestarias se procederá de la\nsiguiente forma:\n\na) Para las variaciones presupuestarias correspondientes a Presupuestos\nExtraordinarios, la Instancia de Formulación Presupuestaria deberá elaborar un\nexpediente donde se custodie toda la documentación que lo respalda. Dicha\ndocumentación debe estar debidamente foliada y archivada en orden cronológico.\nDichos documentos deberán estar disponibles, tanto para las instancias de control\ninterno como para la Contraloría General de la República, para sus funciones de\nfiscalización posterior.\n\nb) Para las modificaciones presupuestarias la Instancia Financiero Contable, deberá elaborar un\nexpediente que contenga el documento original todas las modificaciones elaboradas por los\nresponsables de los programas, proyectos y dependencias que cuentan con presupuesto específico y que\nrespaldan la modificación consolidada. Dicha documentación debe estar debidamente foliada y\narchivada en orden cronológico. Estos documentos deberán estar disponibles tanto para las instancias\nde control interno, Auditoría Interna como para la Contraloría General de la República. para sus\nfunc1ones de fiscalización posterior.\n\nDe las Responsabilidades y\nRégimen Sancionatorio\n\nArtículo 22- Responsabilidades\ndel jerarca y  titulares  subordinados:  El Jerarca \ny  titular es  subordinados que tengan participación en el proceso\nque regula los presentes lineamientos, serán responsables de fiscalizar,\nverificar y asegurar el adecuado cumplimiento en lo siguiente:\n\na. La  normativa  atinente \nen  materia  presupuestaria  y \nlas  directrices  emanadas \nde  la  Presidencia \nde  la República y el Ministerio\nde Hacienda.\n\nb. La cantidad anual de modificaciones presupuestarias con numeración\npropia y consecutiva.\n\nc. El Manejo y custodia de los expedientes respectivos.\n\nd. El procedimiento a seguir para realizar la aprobación interna y\nexterna.\n\ne. La periodicidad y medios para someter las modificaciones a la\nrespectiva aprobación.\n\nf. Que los cambios en el contenido presupuestario de los diferentes\nprogramas, partidas. subpartidas, se justifiquen debidamente. indicando entre\notras cosas, los efectos que tienen sobre el cumplimiento de los objetivos y\nlas metas definidas en el Plan Presupuesto Institucional\n\ng.  La ejecución de los cambios en\nlos planes anuales de trabajo en las diferentes dependencias cuando así se\nrequiera.\n\n            Lo anterior sin perjuicio de la\nfiscalización que ejerza la Auditoría Interna de las competencias atinentes a\nla Contraloría General de la República y la Secretaría Técnica de la Autoridad\nPresupuestaria.\n\n            Artículo 23.-Del control a la aplicabilidad de estos lineamientos: La\nCoordinación Administrativa de la Secretaría Ejecutiva, mediante las instancias\nde Formulación Presupuestaria y Financiero Contable así como las Coordinaciones\nAdministrativas de las Áreas de Conservación, deberán realizar periódicamente\n(como mínimo una vez al año), una evaluación técnica que permita determinar si\nlos procedimientos formalmente establecidos para la formulación y aprobación de\nlas variaciones presupuestarias, se encuentran acordes a las necesidades\ninstitucionales o si requieren ser modificados. Los resultados de esta\nevaluación, conjuntamente con los ajustes que se requieran realizar a los\nprocedimientos, deben ser remitidos a la Dirección Ejecutiva para que gestione\nlo pertinente ante el CONAC.\n\n            Artículo 24.-Régimen Sancionatorio: El incumplimiento de lo establecido en el\nReglamento Sobre Variaciones al presupuesto de los Entes Y Órganos Públicos,\nMunicipalidades y Entidades de Carácter Municipal, Fideicomisos y Sujetos Privados,\nemitido por la Contraloría General de la República, los Lineamientos Generales\ny Específicos que hayan emitido o emitan los Entes y Órganos de Fiscalización\nSuperior que regulen la materia, lo manifestado en las Normas Técnicas sobre\nPresupuestos Públicos, así como los presentes lineamientos, dará lugar a la\naplicación de las sanciones que establece la ley de la Administración\nFinanciera de la República y Presupuestos Públicos, la Ley General de Control\nInterno, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito, el Reglamento\nAutónomo de Servicios de la institución y demás disposiciones concordantes. Lo\nanterior se llevará a cabo de conformidad con lo establecido en la Ley General\nde Administración Pública.\n\n            Artículo 25.-Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La\nGaceta.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Full Text of Norm 012\n\n Guidelines for the approval of variations to the budget of the National\nSystem of Conservation Areas\n\nFull Text of minutes: 10C77E\n\nNATIONAL SYSTEM OF CONSERVATION AREAS\nEXECUTIVE DIRECTORATE\n\nR-SINAC-CONAC-12-2015\n\nThe National Council of Conservation Areas (Consejo Nacional de Áreas de Conservación, CONAC) of the National System of Conservation Areas, by virtue of its powers and competencies established in Law 7788 \"Ley de Biodiversidad\", through Agreement No. 10 of the Minutes of Session No. 012-2015 held on December 14, 2015, and in compliance with Article 12, subsections g), h), and i) of the Regulation to the Biodiversity Law No. 7788, Executive Decree No. 34433-MINAE, approves and issues the following:\n\n\"OFFICIALIZATION OF THE GUIDELINES FOR THE APPROVAL OF\nVARIATIONS TO THE\n\nBUDGET OF THE NATIONAL SYSTEM OF CONSERVATION AREAS\"\n\nWhereas:\n\n1. That the National System of Conservation Areas (Sistema Nacional de Áreas de Conservación, SINAC) is a body with maximum deconcentration from the Ministry of Environment and Energy, possessing instrumental legal personality for the administration of its own resources and being under the oversight of the Comptroller General of the Republic.\n\n2. That in accordance with the provisions of Article 53 of Law 8131 \"Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos\", the budgets of the entities and bodies subject to approval by the Comptroller General of the Republic must be prepared in compliance with the technical standards issued by that Oversight Body.\n\n3. That by resolution at three o'clock in the afternoon on May 23, 2005, published in La Gaceta No. 104 of May 31, 2005, the Comptroller issued the \"General guidelines on the level of budget approval for public entities and bodies, municipalities and municipal entities, trusts, and private subjects\", in order to strengthen the responsibility of the active administration for its management and greater transparency in the evaluation and accountability process.\n\n4. That in accordance with the provisions of the current regulations, the budget constitutes the limit of action for the entities and bodies subject to the oversight of the Comptroller General of the Republic, in the use and disposition of their public resources, and can only be modified through the mechanisms provided by the legal system, including those issued by the Comptroller in this regard, within the specific field of its competence.\n\n5. That the legal and technical mechanisms established for making variations to institutional budgets are those called Extraordinary Budgets and Budgetary Modifications (Modificaciones Presupuestarias).\n\n6. That the Comptroller General of the Republic, through Resolution R-C0-67-2006 published in La Gaceta No. 170 of September 5, 2006, issued the \"Regulation on variations to the budget of public entities and bodies, municipalities and municipal entities, trusts, and private subjects.\"\n\n7. That said regulation establishes that, in principle, budgetary modifications will not require prior approval processing by the Comptroller General of the Republic, and Extraordinary Budgets will only require it in those cases where the Comptroller reviews and approves the ordinary budgets.\n\n8. That through resolution R-DC-24-2012, at nine o'clock in the morning on February 27, 2012, published in La Gaceta No. 64 of March 29, 2012, the Comptroller General of the Republic issued the \"Technical Standards on Public Budget N-1-2012-DC-DFOE\" with the purpose of contributing to the strengthening of the budget process of the institutions within its scope of application, in pursuit of sound administration of the public resources under their charge, as well as compliance with the principles of economy, efficiency, effectiveness, transparency, results evaluation, and accountability.\n\n9. That through resolution R-DC-064-2013, dated May 9, 2013, standards 4.2.3, 4.2.10, 4.2.11, 4.3.11, 4.3.13, and 6.2 of the \"Technical Standards on Public Budget, N-1-2012-DC-DFOE\" issued in resolution R-DC-24-2012 at 9:00 a.m. on March 26, 2012, are amended.\n\n10. That the \"Technical Standards on Public Budget\" are binding for the National System of Conservation Areas within their scope of application and shall prevail over any provision that opposes them.\n\n11. That non-compliance with these technical standards by the involved officials may imply the application of the liability regimes established in the legal system.\n\n12. That the Regulation on budget variations constitutes a general reference framework from which the specific regulations for each Administration must be issued.\n\n13. That in view of the foregoing and in order to guarantee adequate internal control over public finances and compliance with the legal framework (bloque de legalidad), it is necessary to establish the requirements and approval levels to be followed for the preparation and application of variations to the institutional budget.\n\n14. That resolution No. R-DC-54-2010 establishes the General Directives to the subjects passive to the Comptroller General of the Republic for the adequate registration and validation of information in the Integrated Information System on Plans and Budgets (Sistema de información sobre planes y presupuestos, SIPP).\n\nCONSIDERING:\n\nSOLE: That in accordance with Article 12, subsections g), h), and i) of the Regulation to the Biodiversity Law, Executive Decree No. 34433-MINAE published in La Gaceta No. 68 of April 8, 2008, the National Council of Conservation Areas (CONAC), through Agreement No. 10 of Ordinary Session No. 12-2015 held on December 14, 2015, ratified in Ordinary Session 1-2016 held on January 25, 2016, approved the guidelines for the approval of variations and modifications to the budget of the National System of Conservation Areas.\n\nTherefore,\n\nTHE EXECUTIVE SECRETARY OF THE\n\nNATIONAL COUNCIL OF CONSERVATION AREAS\n\nRESOLVES:\n\nGeneral Provisions\n\nArticle 1.- Officialize the guidelines for the approval of variations to the budget of the National System of Conservation Areas.\n\nArticle 2.- Purpose. The purpose of these guidelines is to establish the mechanisms that regulate the approval of variations to the budget of the National System of Conservation Areas (SINAC), in compliance with the \"Regulation on variations to the budget of Public Entities and Bodies, Municipalities and Municipal Entities, Trusts, and Private Subjects\" of the Comptroller General of the Republic, published in the Official Gazette La Gaceta No. 170, of September 5, 2006, and the \"Technical Standards on Public Budget N-1-2012-DC-DFOE\" published in La Gaceta No. 64 of March 29, 2012.\n\nArticle 3.- Scope. The provisions of this regulation are mandatory for all bodies, dependencies, or units that comprise the National System of Conservation Areas.\n\nArticle 4.- Definitions: For the purposes of this Regulation, the following definitions apply:\n\nReasoned Act (Acto Razonado): Issuance of a criterion on the approval or non-approval of budgetary variations based on the legal framework (bloque de legalidad), the budgetary content, criteria issued by the National Council of Conservation Areas (CONAC) in the formulation process, or by the Executive Directorate on aspects related to budgetary formulation and execution.\n\nLegal Framework (Bloque de Legalidad): Set of legal norms, written and unwritten, to whose observance the Public Administration is obligated, which includes both the law and norms of higher, equal, or lower rank, including general principles and the rules of science or technique.\n\nRevenue Classifier (Clasificador de Ingresos): A normative instrument that orders and groups the resources available to the entities into homogeneous categories defined based on the nature and characteristics of the transactions that give rise to each of the sources of resources.\n\nObject-of-Expenditure Classifier (Clasificador por objeto del gasto): Consists of a set of expenditure accounts, ordered and grouped according to the nature of the good or service being acquired or the financial operation being carried out.\n\nExecutive Director (Director Ejecutivo): Responsible for executing the directives and decisions of the National Council of Conservation Areas and shall act under its supervision.\n\nItem Group (Grupo de Partidas): The second level of disaggregation of the object-of-expenditure classifier, grouping goods, services, and operations of a similar nature.\n\nAdministrative-Operational Expenditure (Gasto Administrativo-Operativo): All expenditures included in the budget, intended for the daily operation of the institution and that serve as support for carrying out substantive tasks. This expenditure excludes the line items corresponding to Remunerations and Durable Goods.\n\nBudget Variation Mechanisms (Mecanismos de variación al presupuesto): Extraordinary budgets and budgetary modifications constitute the legal and technical mechanisms for including revenues and expenditures as well as increases, transfers, or decreases in the amounts of revenues and expenditures approved in the budget by the competent body, complying with the legal framework (bloque de legalidad).\n\nBudgetary Modification (Modificación Presupuestaria): Any variation made to budgeted expenditures aimed at decreasing or increasing the different concepts thereof or incorporating others that had not been considered, without altering the total amount of the approved budget.\n\nBudget Line Item (Partida Presupuestaria): The most aggregated level of accounts in the object-of-expenditure classifier, grouping goods, services, and operations into categories or types.\n\nAnnual Plan (Plan anual): An instrument formulated in accordance with medium- and long-term plans, which specifies the institution's policy through the definition of objectives, goals, and actions to be executed during the year, specifying the human, material, and financial resources necessary to obtain the expected results, and identifying the executing units responsible for the programs of that plan.\n\nInstitutional Operational Plan (Plan Operativo Institucional, POI): An instrument that has the National Development and Public Investment Plan (PNDIP)(*) and institutional policies as its reference framework, in which institutions define the objectives, actions, indicators, and goals to be executed in the short, medium, and long term, and estimate the financial resources necessary to obtain the expected results.\n\n(*)(Note from Sinalevi: Its name was thus modified by subsection a) of Article 43 of the Regulation for the Implementation of Law No. 10441 of March 13, 2024, and the Functioning of the National Public Investment System, approved through Executive Decree No. 45163 of August 8, 2025. Previously, it stated \"National Development Plan (PND)\")\n\nInstitutional Budget Plan (Plan Presupuesto Institucional, PPI): An instrument formulated in accordance with medium- and long-term plans, which specifies the institution's policy through the definition of objectives, goals, and actions to be executed during the year, expressing in financial terms the expenditures necessary to obtain the expected results.\n\nBudget (Presupuesto): The instrument that expresses in financial terms the annual institutional operational plan, through the estimation of revenues and expenditures necessary to fulfill the objectives and goals set in each budget program.\n\nExtraordinary Budget (Presupuesto Extraordinario): The administrative act that aims to incorporate extraordinary revenues, surplus resources between budgeted and received revenues, and surplus resources into the institutional budget, as well as the corresponding expenditures. Additionally, to record decreases in revenues and the effect that such adjustment has on the expenditure budget, or on the substitution of the planned funding sources.\n\nOperating program, project, dependency, or Management Centers with a specific budget (Programa operativo, proyecto, dependencia o Centros de Gestión con presupuesto específico): Different institutional units or dependencies that receive a budget allocation over which they have execution responsibility.\n\nBudget Program (Programa presupuestario): Corresponds to the grouping of lower-level programmatic categories that are related to each other, aimed at fulfilling purposes expressed in objectives and goals to which material and financial resources are assigned, administered by the executive secretariat and the conservation areas, which reflect their corresponding budget allocations.\n\nResponsible parties for Operating Programs, projects, dependencies, or Management Centers (Responsables de Programas operativos, proyectos, dependencias o Centros de Gestión): The Administration officials who are in charge of a specific budget, having decision-making authority over its execution.\n\nIntegrated Information System on Plans and Budgets (Sistema Integrado de Información sobre Planes y Presupuestos, SIPP): Computer system developed by the Comptroller General of the Republic that integrates the budget information of public entities and bodies, municipalities and municipal entities, trusts, and private subjects, that are under its authority in budgetary matters.\n\nBudget Sub-line Item (Subpartida presupuestaria): The last level of segregation of the object-of-expenditure classifier, specifying and identifying the good, service, or operation being carried out.\n\nSubordinate Head (Titular subordinado): A person in public service, belonging to the active administration, responsible for a process, with authority to order and make decisions.\n\nBudgetary Variations (Variaciones presupuestarias): Correspond to the adjustments to the budget approved by the competent internal and external bodies that are necessary for the fulfillment of objectives and goals and derive from changes in the internal and external environment of an economic, financial, administrative, and legal nature that occur during the budget period.\n\nArticle 5.- Dependencies:\n\nCONAC: National Council of Conservation Areas, is the highest authority of the National System of Conservation Areas.\n\nAdministrative Coordination (Coordinación Administrativa): Instance of the Executive Secretariat and the Conservation Areas, responsible for coordinating and harmonizing the financial administrative work of the support units and departments in this field of action, and for coordinating budget formulation, approval, execution, control, and evaluation.\n\nFinancial-Accounting Instance (Instancia Financiero Contable): Entity of the Administrative Coordination responsible for the adequate and timely fulfillment of the monitoring and control of the System's budget execution, carrying out accounting records, payment processing, and revenue recording for the System.\n\nExecutive Secretariat (Secretaría Ejecutiva): Instance that forms part of the administrative organization of the National System of Conservation Areas, according to Article 23 of the Biodiversity Law No. 7788.\n\nBudget Formulation Instance (Instancia de Formulación Presupuestaria): Entity of the Administrative Coordination of the Executive Secretariat, responsible for coordinating, organizing, supervising, facilitating, distributing, and formulating the Institutional budget (ordinary and extraordinary) in coordination with the competent dependencies in the Conservation Areas; it is also responsible for managing increases in the budget expenditure limit.\n\nPlanning Instance (Instancia de Planificación): Entity of the Executive Secretariat and the conservation areas, responsible for coordinating and facilitating the institutional planning process, in strategic and operational terms.\n\nOn Budget Variations\n\nArticle 6.- Use of revenue and expenditure classifiers: The variations made to the ordinary budget (extraordinary budget and budgetary modifications) must be formulated according to the level of detail established in the current public-sector revenue and object-of-expenditure classifiers and in accordance with the regulations issued by the Comptroller General of the Republic.\n\nArticle 7.- On the Budget Variation Mechanisms: The variations that may be made to the Ordinary Budget of the National System of Conservation Areas shall be:\n\na) Extraordinary Budgets\n\nb) Budgetary Modifications\n\nArticle 8.- On the parties responsible for processing Budget Variations:\n\na) The Executive Directorate and the Administrative Coordination of the Executive Secretariat shall be the dependencies responsible for the preparation and processing, before the competent bodies, of the Budget Variations referring to Extraordinary Budgets and shall inform the Financial-Accounting Department of the SE of their approval.\n\nb) The Planning Managements of the AC and SE shall be the dependencies responsible for communicating to the respective Administrative Coordinations the request to formulate Budgetary Modifications due to Adjustments in Planning, for which the official form shall be used.\n\nc) The Administrative Coordinations of the AC and SE shall be the dependencies responsible for preparing Budgetary Modifications, regardless of their origin, and processing them before the Financial-Accounting Department of the SE.\n\nd) The AC Directorate sends the approved modification due to an adjustment in planning to the SE Planning Management to make the corresponding adjustments in the PP.\n\nd) Internal Audit. In the case of the specific Budget of the Internal Audit, this instance shall be responsible for preparing the budgetary modifications and presenting them before the competent bodies for approval, and subsequently forwarding them to the Financial-Accounting Department.\n\nArticle 9.- Identification of documents: The identification and numbering of the Budgetary Variation documents must follow the format below:\n\nA) Identification of the budgetary variation:\n\nA.1- Budget Program.\n\n. PP1: Budget Program No. 1 Conservation and use of Biodiversity.\n\n. PP2: Budget Program No. 2 Planning and Administration.\n\nA.2- Funding Source:\n\n. FS: SINAC Fund\n\n. FPN: National Parks Fund (Fondo de Parques Nacionales)\n\n. CA: Water Use Fee (Canon de Aguas)\n\n. FF: Forest Fund (Fondo Forestal)\n\n. PSA: Payment for Environmental Services (Pago de Servicios Ambientales)\n\n. FVS: Wildlife Fund (Fondo de Vida Silvestre)\n\nA.3- Budgetary Variation Mechanism\n\n. PE: Extraordinary Budget\n\n. MP: Budgetary Modification\n\nB) Two-digit sequential number\n\nC) Four-digit Budget Year\n\nD) Dependency that has a specific budget (Executive Secretariat, Conservation Area, Internal Audit, and Specific Projects)\n\n. SE-Executive Secretariat\n\n. ACCVC- Cordillera Volcánica Central Conservation Area\n\n. ACAHN- Arenal Huetar Norte Conservation Area\n\n. ACAT- Arenal Tempisque Conservation Area\n\n. ACLAC- La Amistad Caribe Conservation Area\n\n. ACLAP- La Amistad Pacífico Conservation Area\n\n. ACT- Tempisque Conservation Area\n\n. ACG- Guanacaste Conservation Area\n\n. ACOPAC- Pacífico Central Conservation Area\n\n. ACTo- Tortuguero Conservation Area\n\n. ACOSA- Osa Conservation Area\n\n. ACMIC- Marina Isla del Coco Conservation Area\n\n. AI-Internal Audit\n\n. P(project acronyms) - Project (project name)\n\nExamples:\n\n. PP1-FPN-MP-01-2014-ACCVC\n\n. PP2-FS-PE-03-2014-SE\n\nArticle 10.- On the consolidation of Budgetary Modifications. The consolidation document for Budgetary Modifications shall be prepared by the Financial-Accounting Instance of the Executive Secretariat, must be identified with its own sequential numbering, independent of the modifications that comprise it, making reference to the fact that it is a consolidation document.\n\nExample:\n\n> PP1-FPN-MP-01-2014-CONSOLIDATED\n\nArticle 11.- Legal effectiveness of Budget Variations. According to their mechanism, they shall acquire legal effect in the budget as of:\n\na) Extraordinary Budgets: The approval (endorsement) and official communication by the Comptroller General of the Republic.\n\nb) Budgetary Modifications: The endorsement and official communication of the Budgetary Authority (STAP).\n\nArticle 12.- On the maximum annual amount to be varied through budgetary modifications. The maximum amount of resources redistributed by adding all the budgetary modifications for the year may not exceed 25% of the total amount of the initial budget plus the approved extraordinary budgets. This is in compliance with standard 4.3.11 of the Technical Standards on Public Budget N-1-2012-DC-DFOE, amended by Resolution R-DC-064-2013.\n\nOn Extraordinary Budgets\n\nArticle 13.- Formulation of the Extraordinary Budget: The Administrative Coordination of the Executive Secretariat shall communicate the feasibility of formulating an extraordinary budget to the Executive Directorate, due to the existence of additional resources or the need to make a decrease in revenues, attaching the respective Certification for the corresponding endorsement.\n\nIn the formulation of the extraordinary budget for the distribution of additional resources or the decrease thereof, the resource distribution methodologies used for the formulation of the ordinary budget or the guidelines established for the case by CONAC shall be used. In the event that additional resources are received with a specific destination, the procedure shall be carried out accordingly.\n\nThe Administrative Coordination of the Conservation Areas or the Executive Secretariat, as applicable, shall identify the line items, sub-line item groups, and sub-line items in which they will make the budget reduction or increase, and together with the Binding Instances, shall identify the impact on the Institutional Operational Plan and Budget Plan, preparing the due technical justification, detailing the actions of the Budget Plan that are being adjusted.\n\nBased on the foregoing, the Directorates of the Conservation Areas shall formally communicate to the Administrative Coordination of the Executive Secretariat, which, through the Budget Formulation Instance, shall be responsible for preparing and presenting the Extraordinary Budget document to the authorities of SINAC, with the level of detail established in the revenue and object-of-expenditure budget classifiers.\n\nThe National Council of Conservation Areas must review and pronounce through a reasoned act (acto razonado) on the approval or rejection of the Extraordinary Budget submitted for its consideration.\n\nThe Executive Directorate shall forward the extraordinary budget to the Comptroller General of the Republic for its analysis and approval, and to the Technical Secretariat of the Budgetary Authority, for its analysis and approval.\n\nOnce the Budget is approved by the Comptroller entity, the Regional Directorate of the Conservation Areas and the Instances of the Executive Secretariat, as applicable, shall adjust the Budget Plan and communicate it to the Planning Instance of the Executive Secretariat for its incorporation into the Institutional Budget Plan or Institutional Operational Plan.\n\nArticle 14.- On the formulation requirements: Prior to being submitted for the corresponding review and approval, extraordinary budgets, specifically in the Remunerations and Durable Goods line items, must meet the following requirements:\n\na) In the event of making variations to the Remunerations line item, it is an indispensable requirement that the Human Resources Unit present a technical study through which the changes to be made are justified.\n\nb) In the event of making variations to the \"Durable Goods\" line item, specifically to the \"Constructions, additions, and improvements\" item group, it is an indispensable requirement that the Advisory Instance on Physical Infrastructure present to the Administrative Coordination of the Executive Secretariat a technical study through which the costs of the works are determined and thereby the amount of the Budgetary Variation is established.\n\nArticle No. 15.- Number of Extraordinary Budgets Allowed: The maximum number of Extraordinary Budgets that may be submitted to the Comptroller General of the Republic shall be three per year; in duly justified exceptional cases, additional Extraordinary Budgets may be processed as established in Standard 4.3.11 of the Technical Standards on Public Budget, for the following reasons:\n\na) When, once the established limits are exhausted, revenues are received that were not possible to foresee and therefore could not be included in the three allowed extraordinary budgets.\n\nb) To address an unforeseen obligation that the Administration must fulfill in compliance with a judicial order or a provision contained in a law.\n\nc) By express requirement of the Comptroller General of the Republic as a consequence of the exercise of its competences for superior oversight of the Public Treasury.\n\nArticle 16.- Period for submitting Extraordinary Budgets to the Comptroller General of the Republic: The period for submitting extraordinary budget projects to the Comptroller General of the Republic is comprised between January 1st and the last business day of September of each year. In this last month, only one extraordinary budget document may be processed.\n\nOn Budgetary Modifications\n\nArticle 17.- Formulation of the Budgetary Modification: The Executive Directorate and the Directorates of the Conservation Areas, through the Administrative Coordinations, as applicable, shall be responsible for formulating the budgetary modifications, identifying the sub-line items in which the budget decrease and increase will be made.\n\nEach budgetary modification must have the due technical justification from the Binding Instance, indicating the actions of the Budget Plan that are being adjusted.\n\nThe Executive Directorate and the Directorates of the Conservation Areas shall instruct the corresponding Administrative Coordinations to forward the Budgetary Modification to the Financial-Accounting Instance, which shall be responsible for guaranteeing efficiency and speed in the review, consolidation, and incorporation, in an adequate and timely manner, of all budget modifications, so that it can present accurate and timely information on the status of the institutional budget.\n\nThe Administrative Coordination must forward to the Planning Instance of the AC or SE, as applicable, a copy of the modification document with the technical justification.\n\nThe Planning Instances of the Conservation Areas or Executive Secretariat shall proceed to make the adjustments to the PP.\n\nThe Planning Instances of the Conservation Areas shall communicate the adjustments made to the PP to the Planning Instance of the Executive Secretariat for their incorporation into the Institutional PP.\n\nThe Budgetary Modifications must also meet the following requirements:\n\na) The budgetary modification must incorporate the level of detail established in the object-of-expenditure classifiers of the Public Sector and in accordance with the regulations issued by the Comptroller General of the Republic.\n\nb) When circumstances require it, the Human Resources Unit must prepare and forward to the Budget Formulation Unit a study with the technical analyses that justify the modifications made to the remunerations line item, which must have the authorization of the Executive Directorate.\n\nc) In the event of variations or adjustments to the \"Durable Goods\" line item, specifically for the sub-line item group \"Constructions, additions and improvements,\" it is an indispensable requirement that the Advisory Office on Physical Infrastructure present a technical study through which the changes to be made are justified.\n\nArticle 18.- Number of Budgetary Modifications allowed: The maximum number of consolidated Budgetary Modifications that may be made during the year shall be twelve. The Executive Directorate may instruct the preparation of additional modifications; however, this must be justified by means of a duly reasoned act, as established in Standard 4.3.13 of the Technical Standards on Public Budget.\n\nArticle 19.- On the submission of Reports to CONAC: Quarterly, the Financial-Accounting Instance shall issue a report with the number of modifications applied, detailing in turn their composition in relation to the number of modifications per program, project, or dependency with a specific budget. Said report shall be forwarded to the Executive Directorate along with the budget execution reports, for it to present them before CONAC.\n\nOn the registration of information and custody of documentation supporting the Budgetary\n\nVariations\n\nArticle 20.- Registration and validation of information in external computer systems: All budgetary variations made must be registered in the Integrated Information System on Plans and Budgets (SIPP) of the Comptroller General of the Republic by the officials designated for this purpose, according to the guidelines and procedures established in the regulations that the Oversight Body has issued or may issue for this purpose.\n\nFor this purpose, a maximum period of 5 business days is established for the registration of Extraordinary Budgets and Budget Modifications, once the formal approval document has been received from the Budget Authority or the Contraloría General de la República.\n\nArticle 21—Custody of and access to information and documentary support: For the custody of the documents supporting budget variations, the following procedure shall apply:\n\na) For budget variations corresponding to Extraordinary Budgets, the Budget Formulation Unit must prepare a file (expediente) in which all supporting documentation is held. Said documentation must be duly paginated and archived in chronological order. These documents must be available to both internal control bodies and the Contraloría General de la República for their subsequent oversight functions.\n\nb) For budget modifications (modificaciones presupuestarias), the Financial-Accounting Unit must prepare a file containing the original document of all modifications prepared by those responsible for programs, projects, and units that have a specific budget and that support the consolidated modification. Said documentation must be duly paginated and archived in chronological order. These documents must be available to internal control bodies, the Internal Audit, and the Contraloría General de la República for their subsequent oversight functions.\n\nRegarding Responsibilities and the Sanctions Regime\n\nArticle 22—Responsibilities of the senior official (jerarca) and subordinate heads: The senior official (jerarca) and subordinate heads who participate in the process regulated by these guidelines shall be responsible for overseeing, verifying, and ensuring adequate compliance with the following:\n\na. The applicable regulations on budget matters and the directives issued by the Presidency of the Republic and the Ministry of Finance.\n\nb. The annual quantity of budget modifications with their own consecutive numbering.\n\nc. The management and custody of the respective files.\n\nd. The procedure to follow for internal and external approval.\n\ne. The frequency and means for submitting modifications for the respective approval.\n\nf. That changes in the budget content of the different programs, line items, and sub-line items are duly justified, indicating, among other things, the effects they have on the fulfillment of the objectives and goals defined in the Institutional Budget Plan.\n\ng. The execution of changes in the annual work plans in the different units when required.\n\nThe foregoing is without prejudice to the oversight exercised by the Internal Audit of the powers pertaining to the Contraloría General de la República and the Technical Secretariat of the Budget Authority.\n\nArticle 23—Regarding control of the applicability of these guidelines: The Administrative Coordination of the Executive Secretariat, through the Budget Formulation and Financial-Accounting Units, as well as the Administrative Coordinations of the Conservation Areas, must periodically (at least once a year) carry out a technical evaluation to determine whether the procedures formally established for the formulation and approval of budget variations are in accordance with institutional needs or whether they require modification. The results of this evaluation, together with any adjustments that need to be made to the procedures, must be forwarded to the Executive Directorate so that it may take the pertinent steps before CONAC.\n\nArticle 24—Sanctions Regime: Failure to comply with the provisions of the Regulation on Budget Variations for Public Entities and Bodies, Municipalities and Entities of a Municipal Nature, Trusts, and Private Subjects, issued by the Contraloría General de la República, the General and Specific Guidelines that have been or may be issued by the Superior Oversight Entities and Bodies that regulate the matter, the provisions of the Technical Standards on Public Budgets, as well as these guidelines, shall give rise to the application of the sanctions established by the Law of the Financial Administration of the Republic and Public Budgets, the General Law on Internal Control, the Law Against Corruption and Illicit Enrichment, the Autonomous Service Regulations of the institution, and other concordant provisions. The foregoing shall be carried out in accordance with the provisions of the General Law of Public Administration.\n\nArticle 25—Effective Date. It shall be in force as of its publication in the Official Gazette La Gaceta." }