{ "id": "norm-81592", "citation": "Decreto 05", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento para el Control de Bienes y Activos de la CNE", "title_en": "Regulation for the Control of Goods and Assets of the CNE", "summary_es": "Este reglamento establece el marco normativo para la administración, control y custodia de los bienes y activos propiedad de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE). Detalla las obligaciones del Administrador de Bienes Institucionales, de los jefes de unidad y de los funcionarios encargados de custodia, incluyendo procedimientos para altas, bajas, donaciones, préstamos e inventarios. Incorpora la obligación de inscripción registral de bienes muebles e inmuebles, y regula la responsabilidad disciplinaria y civil por pérdida, daño o uso indebido de activos, conforme a la Ley General de Control Interno y otra legislación aplicable. Asimismo, dispone la realización de inventarios físicos anuales y la conciliación periódica entre los procesos contable y de activos, utilizando el sistema SIBINET del Ministerio de Hacienda.", "summary_en": "This regulation establishes the normative framework for the administration, control, and custody of goods and assets owned by the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response (CNE). It details the obligations of the Institutional Asset Administrator, unit heads, and custodial officials, including procedures for asset registration, disposal, donations, loans, and inventories. It incorporates the obligation to register movable and immovable property in the National Registry, and regulates disciplinary and civil liability for loss, damage, or misuse of assets, in accordance with the General Internal Control Law and other applicable legislation. It also mandates annual physical inventories and periodic reconciliation between accounting and asset processes, using the SIBINET system of the Ministry of Finance.", "court_or_agency": "", "date": "16/03/2016", "year": "2016", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "CNE", "SIBINET", "Proveeduría Institucional", "alta de bienes", "baja de bienes", "plaquear", "hora cero", "Ley General de Control Interno" ], "concept_anchors": [ { "article": "", "law": "Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo 8488" }, { "article": "Arts. 2, 10", "law": "Ley General de Control Interno 8292" }, { "article": "Arts. 110 p), 113, 114", "law": "Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos 8131" }, { "article": "Art. 53", "law": "Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central" } ], "keywords_es": [ "CNE", "control de bienes", "activos institucionales", "inventario", "SIBINET", "administración 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el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.\n\nArtículo 25.-Normativa Disciplinaria Aplicable: La instrucción del procedimiento disciplinario se realizará de conformidad con lo que establece el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias y cualquier otra aplicable.", "excerpt_en": "Article 1—Purpose: To regulate the administration of goods owned by the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response and to establish functions, obligations, and responsibilities derived from the use, control, and management of goods by officials and third parties who have custody of CNE assets.\n\nArticle 24—Responsibility: Personnel who commit any fault, according to its severity, shall be obliged to personally replace the loss or repair the assigned good, in accordance with the provisions of the General Public Administration Law or, failing that, the Civil Code, Criminal Code, Internal Control Law, and 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Directiva de\nla Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE),\ncomunica que en sesión ordinaria N° 05-03-2016, celebrada el día el miércoles 16\nde marzo del 2016; se aprobó el acuerdo N° 053-03-2016 que dice:\n\nREGLAMENTO PARA EL CONTROL\n\nDE\nBIENES Y ACTIVOS\n\nDE LA\nCOMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN\n\nDE\nRIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS\n\nEn ejercicio de las\nfacultades y prerrogativas conferidas por la Ley Nacional de Emergencias y\nPrevención del Riesgo, N° 8488 del 11 de enero del 2006, el Reglamento a la Ley\nNacional de Emergencias y Prevención del Riesgo, Decreto N° 34361-MP del 13 de\nmarzo del 2008, y la Ley General de la Administración Pública, N°6227 del 2 de\nmayo de 1978 y sus reformas:\n\nConsiderando:\n\n1º-Que la Comisión\nNacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencia a través de la\nProveeduría Institucional como parte operativa del denominado Sistema de\nAdministración de Bienes y Contratación Administrativa establecido por la Ley\nde la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N°\n8131, en lo que a su actividad ordinaria y de prevención se refiere, está bajo\nla supervisión de la Dirección General de Administración de Bienes y\nContratación Administrativa del Ministerio de Hacienda y deberá acatar las\npolíticas, directrices, instrucciones, normas técnicas, manuales y\nprocedimientos que establezca la indicada Dirección General en las áreas de su\ncompetencia, y deberá suministrarle la información y rendirle los informes que\nle solicite, o le exija la legislación vigente.\n\n2°-Que el artículo 53\ndel Reglamento para el Registro y Control de Bienes para la Administración\nCentral dispone que todas las Instituciones deberán adoptar las medidas que\ncorrespondan para dotar a las unidades de Administración y Control de Bienes de\ncada Proveeduría Institucional de los recursos humanos y materiales\nindispensables para su funcionamiento.\n\n3°-Que dadas las\nfunciones asignadas por el Reglamento para el Funcionamiento de la Proveeduría\nInstitucional, le corresponde al Proceso de Activos, el registro, control y\nasignación de la totalidad de los activos propiedad de la Comisión Nacional de\nEmergencias.\n\n4°-Que la Comisión\nNacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias cuenta con la\nnormativa respectiva para sancionar a los funcionarios en caso de pérdida, daño\no sustracción de Bienes, denominado \"Lineamientos Generales para la Asignación\nde Responsabilidad (Civil) por, y Recuperación de Gastos Incurridos por\nDeducibles en Seguros\"\n\n5°-Que el presente\nreglamento tiene como propósito fundamental instaurar una vinculación\npermanente entre los Procesos Contable y de Activos para mantener actualizada\nla información sobre los bienes institucionales realizándose de manera\nperiódica conciliaciones y actividades de control que garanticen que la\ninformación contenida tanto en el Sistema de bienes institucionales y el\nauxiliar contable cumplan con las normas contenidas en la Ley General de Control\nInterno N° 8292.\n\n6°-Que conforme la\nnormativa dispuesta en los artículos 2 y 10 de la ley 8292 \"Ley General de\nControl Interno\", el 110 inciso p), 113 y 114 de la ley 8131 \"Ley de\nAdministración Financiera de la república y Presupuesto Público\", y el artículo\n39 del Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Comisión Nacional\nde la CNE, que establecen la obligación de los servidores de responder por las\nmáquinas, equipo e instrumentos de trabajo que tengan asignado, velando porque\nlos mismos no sufran más que el deterioro por el uso normal y su deber de\nreponer aquellos cuyo deterioro o pérdida sea intencional o se deba a\nnegligencia o descuido manifiesto, por tales razones es necesaria la\nimplementación del presente reglamento que permita determinar el procedimiento\na llevarse a cabo tanto en la entrega de bienes y activos institucionales así\ncomo en la aplicación de las sanciones correspondientes por el mal uso o el\ndeterioro intencional de aquellos. Por tanto, se aprueba el presente reglamento:\n\nREGLAMENTO PARA EL\nCONTROL\n\nDE BIENES Y ACTIVOS\n\nDE LA COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN\n\nDE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS\n\nCAPÍTULO I:\n\nDisposiciones\ngenerales\n\nArtículo 1º-Objeto:\nRegular la administración de bienes propiedad de la Comisión Nacional de\nPrevención de Riesgos y Atención de Emergencias y establecer funciones,\nobligaciones y las responsabilidades derivadas del uso del control y de la\ngestión de bienes por parte de funcionarios y terceras personas que custodian\nactivos de la CNE.\n\nArtículo\n2º-Ámbito de aplicación: Este Reglamento es de aplicación tanto para\nfuncionarios de la Comisión Nacional de Emergencias como para terceras personas\nque hagan uso de los activos asignados.\n\nArtículo\n3º-Definiciones: Para efectos de claridad e interpretación del presente\nreglamento se definen los siguientes conceptos:\n\na) Activo:\nConjunto de bienes, valores o derechos apreciables en dinero que integran\nun patrimonio o una universalidad jurídica.\n\nb) Administrador\nde Bienes Institucionales: Funcionario institucional destacado en la\nProveeduría Institucional, el cual tendrá como responsabilidad la\nadministración de los bienes tanto en el sistema SIBINET del Ministerio de\nHacienda y cualquier otro sistema soporte que utilice la administración\nfinanciera de la CNE.\n\nc) Alta\nde Bienes y Activos: Proceso mediante el cual se ingresa al registro de\ninventarios un bien. La forma en que se le da de alta, es asignándole un número\nde activo que se le adhiere al bien para así relacionar el registro digital con\nel bien en físico.\n\nd) Baja\nde bienes y activos: Proceso en el cual se excluye del inventario digital\nun bien; el cual se da de baja luego de cumplir con las especificaciones\nsolicitadas por Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la\nAdministración Central.\n\ne) Bien:\nTodo aquello que puede ser objeto de apropiación; por tanto: que tiene un\nvalor económico; esto es: que se encuentra dentro del comercio.\n\nf) Donación:\nHay donación u obsequio cuando por liberalidad de una persona física o\njurídica, nacional o internacional, se transmite gratuitamente la propiedad y\nel dominio de un bien a favor del Estado que la acepta.\n\ng) Funcionario\nencargado de la custodia: Se entiende como todo aquel funcionario\ninstitucional y no institucional, al que de forma escrita se le asignan una\nserie de bienes adquiridos por la CNE y son confiados para su la realización de\nsus trabajo ya sea ordinario o extraordinario.\n\nh) Plaquear:\nSe entiende como la acción de colocar con una etiqueta de alta seguridad a\nlos bienes ingresados a la bodega para identificarlo dentro del inventario con\nun número de activo para ubicarlo con facilidad.\n\ni) SIBINET:\nSistema informático del Ministerio de Hacienda en el cual convergen los\nregistros de bienes y activos de todas las instituciones del Gobierno Central.\nLa función de dicho sistema es el de funcionar como base de datos, en la que se\nregistran los activos de la CNE. Sirviendo de base de datos y como auxiliar\ncontable.\n\nCAPÍTULO II:\n\nObligaciones de los funcionarios de la CNE\n\nArtículo 4º-Obligaciones del Administrador de\nBienes Institucionales: El funcionario de la CNE a designado como\nAdministrador de Bienes Institucionales deberá:\n\na)\nSolicitar al Proceso de Bodega Central, los documentos necesarios para crear la\nbase de datos requerida para el alta de los bienes en los sistemas funcionales.\n\nb)\nMantener un archivo físico y electrónico dentro del sistema SIBINET del\nMinisterio de Hacienda, clasificado por número de placa adjudicada en el\nconsecutivo.\n\nc)\nMantener una base de datos con la ubicación de los activos, su funcionario\ncustodio. Detallando altas, bajas, donaciones y los otros movimientos\npermitidos por la Ley.\n\nd)\nMantener actualizado la información en los sistemas tanto SIBINET del\nMinisterio de Hacienda y Optec o el que esté en funcionamiento; esto a lo\ninterno de la Institución.\n\ne)\nEfectuar un inventario físico anual, como mínimo y otro auto inventario con la\nmisma periodicidad; anual.\n\nf)\nPlaquear físicamente todos los bienes adquiridos por la CNE, en un lugar\nvisible, segura y legible. En caso de deterioro o pérdida de la placa de\nidentificación de activos; se debe reemplazar inmediatamente, del conocimiento\nde esta situación.\n\nArtículo 5º-Obligaciones de los Funcionarios en\ncargos de Jefatura y Dirección. Los funcionarios que se encuentren al\nservicio de la Administración como jefes de Oficina o dependencia, que tengan a\nsu cargo bienes o que mantengan bajo su administración la custodia o concesión\nde bienes o activos, deberán cumplir con las siguientes obligaciones:\n\na) Los\nJefes de Unidad harán entrega a sus subalternos de los bienes o activos que a\ncada uno se les confíe para su uso, servicio, administración y custodia, o\naquellos que se suministren para el desarrollo de su labor institucional,\nmediante la elaboración de inventarios individuales cuyo funcionario\nresponsable deberá firmar, junto a su nombre y número de cédula.\n\nb) Los\nfuncionarios designados como Jefes de Unidad, al tomar posesión de sus cargos,\nsolicitarán a su antecesor o bien a su superior inmediato, el inventario y\nentrega de los bienes y activos que queden a su cargo. Si el inventario y la\nentrega fuesen correctos, se hará constar, de lo contrario el funcionario que\nlo reciba hará las observaciones en relación a los faltantes o estado de los\nbienes y en ambos casos, el informe deberá contar con la firma y datos del que\nentrega como de quien recibe.\n\nc) Al\ncesar en sus funciones, los funcionarios mencionados en los incisos anteriores,\ntendrán la obligación de realizar la devolución de los activos y bienes mediante\ninventario que detalle el estado y ubicación de los mismos.\n\nd) En\nel caso específico de la Unidad de Gestión de Operaciones y el Proceso de\nComunicaciones, deberán existir por parte de las jefaturas, un control\ndetallado de activos y bienes que indique: ubicación, estado y funcionario\nresponsable de los bienes y activos ubicados en cada región del país. Siendo\nresponsabilidad de la Jefatura de Operaciones y del Proceso de Comunicaciones,\nla custodia de cada uno de los bienes y activos adquiridos por compra o\ndonación a favor de la CNE.\n\ne)\nMantener un expediente con la documentación que haga constar los movimientos o\ncambios de inventario por razones de hurto, robo, destrucción o cualquier otro.\nQuien podrá designar en un funcionario de su Unidad la responsabilidad de\ncustodia del mismo.\n\nArtículo 6º-Obligaciones de los Funcionarios\nEncargados de la Custodia: Los funcionarios que tengan en custodia los\nbienes asignados, tendrán las siguientes obligaciones:\n\na)\nVelar por el bienestar de los bienes o activos asignados, caso contrario dicho\nfuncionario será responsable en caso de que falte en el inventario oficial, o\nque se detalle como faltante en la toma física que realice la inspección de\nactivos institucional.\n\nb)\nPresentar informes al Administrador de Bienes de la CNE sobre el movimiento de\nlos activos.\n\nc)\nRealizar Auto Inventarios para la conciliación de los mismos con el inventario\noficial que mantiene el funcionario Encargado de Activos de manera periódica,\nel mismo se realizará en el primer trimestre de cada año, en una fecha a\ndefinir por el Administrador de Activos, mediante el cual cada funcionario\nremitirá un inventario los bienes y activos asignados a su persona, el cual\ndebe ser firmado por el servidor y su superior jerárquico. Se usarán los formularios\ncreados para este propósito.\n\nd)\nLlenar los formularios estipulados para cualquier movimiento de bienes o\nActivos tales como: Traslado entre funcionarios, salida de activos fuera de la\nCNE a bodegas regionales o dependencias internas dentro o fuera de la CNE.\n\ne)\nSolicitar permiso para trasladar un bien fuera del país cuando el funcionario\nlo requiera en razón de sus actividades institucionales. Dicho permiso deberá\ncontar con el aval del Jefe de Unidad quién deberá comunicar el permiso\nrespectivo al Administrador de Bienes de la CNE.\n\nf)\nComunicar mediante oficio al Administrador de Bienes de la CNE cuando existan\nactivos que se consideren para desuso o que ya no son de utilidad. En dicho\noficio deberá detallar los motivos por el cual el mismo ya no es funcional, sus\ncaracterísticas y su solicitud de donación o destrucción. Este oficio deberá\ncontar con el visto bueno de la Jefatura de la Unidad o Proceso.\n\ng)\nEntregar los activos portátiles y no fijos que estén asignados a su persona,\njunto con un detalle del estado de los bienes y los activos en los casos en los\nque los funcionarios tengan bajo su custodia bienes o activos institucionales y\nse encuentren gozando de vacaciones o estén incapacitados por un periodo mayor\na diez días hábiles.\n\nh)\nEntregar a su superior inmediato un oficio indicando el inventario asignado,\ncon copia al Administrador de Activos Institucionales de previo al cese\nfunciones para la institución.\n\nArtículo 7º-Obligaciones propias del Proceso de\nBodega: El Coordinador del Proceso de Bodega tendrá las siguientes\nobligaciones:\n\na)\nTodo activo o bien que ingrese al Proceso de Bodega, será asignado al\nCoordinador o Jefe del Proceso que adquirió o solicitó el bien, y será\ntrasladado de su custodia, hasta que el mismo sea asignado a un subordinado del\nproceso bajo su responsabilidad, o bien a aquel que la Administración Superior\ndetermine.\n\nb) Los\nbienes y activos que salgan de la Bodega institucional sin cumplir los\nformalismos establecidos para la salida de bienes y activos, de donde están\nalmacenados, serán responsabilidad del Coordinador del Proceso de Bodega.\n\nArtículo 8º-Bienes asignados a los Comités de\nEmergencia: En el caso de los bienes asignados a los Comités de Emergencia,\nen concordancia con lo establecido en el Reglamento correspondiente a los\nComités, estarán a cargo de cada Oficial de Enlace, quien los tendrá bajo su\nresponsabilidad según su región operativa.\n\nDel\nmismo modo los bienes y activos que hayan sido adquiridos por la Unidad de\nGestión de Operaciones para cada una de las Regiones, estarán a cargo del\nOficial de Enlace al que se le haya asignado.\n\nEn el\ncaso en que el Oficial de Enlace cambie de Región, deberá entregar a su sucesor\nun inventario detallado de los bienes y activos que quedan en su custodia, con\ncopia al Administrador de Bienes de la CNE.\n\nArtículo\n9º-De las prohibiciones: Quedará prohibido para todos los funcionarios\nde esta Institución lo siguiente:\n\na)\nAbandonar bienes institucionales fuera de las áreas de los departamentos\ncorrespondientes alegando que no son de utilidad o que se encuentran dañados o\nen su defecto realizar cambios de bienes y activos sin el uso adecuado de los\nmecanismos de control establecidos por la Unidad de Activos, de manera tal que\nel funcionario que realice este tipo de actividades, podrá ser sancionado\nmediante el procedimiento administrativo correspondiente.\n\nb)\nUtilizar bienes y activos de la CNE para fines personales o no autorizados, o\npara otras funciones que difieran de las que originalmente fueron asignadas.\n\nc)\nSacar activos que hayan ingresado a la Bodega Central sin su respectivo número\nde activo; quedan excluidos de este procedimiento activos que se requiera su\nutilización en una situación de emergencia.\n\nCAPÍTULO III\n\nDe los bienes muebles e inmuebles sujetos a inscripción\n\nen el Registro Nacional de la Propiedad\n\nArtículo 10.-Bienes inscribibles. Todo bien\nmueble o inmueble susceptible de inscripción en el Registro Público de la\nPropiedad, deberá ser inscrito en el registro correspondiente a nombre de la\nComisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.\n\nArtículo\n11.-Inscripción de bienes por parte del Contratista. En aquellos casos\nen los que se realice la compra de bienes a un contratista y éste no los\nentregue inscritos, la Proveeduría Institucional deberá remitir los documentos\ncorrespondientes a la Asesoría Legal para el trámite de inscripción respectivo,\nante la Notaría del Estado o bien ante el Registro correspondiente según sea el\ncaso. Para tal efecto la Proveeduría Institucional necesariamente deberá\nincluir en el Cartel de la Contratación el requisito por parte del contratista\nde inscribir el bien a nombre de la CNE o de la Unidad Ejecutora\ncorrespondiente.\n\nArtículo\n12.-Inscripción de bienes por parte de la Unidad Ejecutora: Cuando en el\nmarco de una Emergencia Declarada mediante Decreto Ejecutivo, se adquieran\nbienes éstos deberán ser inscritos por la Unidad Ejecutora en el registro de la\nPropiedad según corresponda, en aquellos casos en que los bienes y activos no\nson susceptibles de inscripción en esa sede, deberán las Unidades Ejecutoras\nincluir en su registro de activos todos aquellos que fuesen adquiridos para la\nejecución de los Planes de Inversión aprobados por la Junta Directiva de la\nCNE. Para cada caso se emitirán reglamentos de compras que amparan cada uno de\nlos Decretos de Emergencia emitidos.\n\nCAPÍTULO IV\n\nDe las donaciones\n\nArtículo 13.-Donación\nde Activos: Los activos recibidos por donación a esta Comisión deberán\nrecibirse a través de la Unidad de Cooperación y Relaciones Internacionales\nquien gestionará con el Proceso de Administración de Activos, lo referente al\nplaqueo y patrimonio del mismo y el registro en el auxiliar contable (SIBINET).\n\nArtículo\n14.-Recepción de donaciones: Ningún funcionario está autorizado para recibir\ndonaciones de bienes o activos en nombre de la CNE, excepto aquellos casos\nautorizados expresamente por la Administración Superior, o la ley, de tal\nmanera que aquel Funcionario que detecte esta situación, tendrá la obligación\nde comunicarla a las autoridades correspondientes.\n\nCAPÍTULO V\n\nPréstamo, baja de activos y tratamiento\n\nde los activos ociosos\n\nArtículo 15.-Préstamo de Activos Institucionales: Para\nel préstamo de los activos institucionales obligatoriamente se deberá:\n\na)\nConsignar el estado del activo que sale de la Bodega Institucional antes de\nsalir y al momento de su regreso a la bodega donde se almacenará nuevamente,\ndebiendo quedar por escrito esta información.\n\nb)\nFormalizar un oficio para el préstamo de uno o varios bienes o activos dentro\nde la misma institución, detallando las condiciones del préstamo: tiempo, lugar\na utilizar, quien será el responsable del bien y el compromiso de mantenimiento\ny sufragar cualquier gasto que genere su daño por inopia o por descuido.\n\nPara la atención de situaciones de emergencia deberán\nrespetarse los principios de control, para lo cual se deberá completar la\ndocumentación pertinente de salida de Bodega y de Control de Bienes y Activos.\nEn la medida de las posibilidades el trámite se agilizará para cumplir con una\npronta atención de las necesidades de la emergencia.\n\nArtículo 16.-De los activos ociosos: Cuando\nproceda la Administración reubicará los activos ociosos hacia otras\ndependencias. En caso contrario la Administración deberá utilizar los medios más\neficientes y acordes al marco legal para el mejor aprovechamiento de los\nactivos en mención para su almacenamiento o su venta.\n\nArtículo\n17.-De la baja de Activos y Bienes: Para que el Proceso de Activos\nproceda al registro de las bajas en SIBINET deberá mediar un Acta de\nDestrucción, Desuso o eventualmente una Resolución Administrativa avalada por\nla Unidad de Asesoría Legal que autorice las acciones correspondientes. Las\npérdidas de activos por desastre natural también tendrán que cumplir con este\nrequisito.\n\nCAPÍTULO VI\n\nInventarios\n\nArtículo 18.-Sobre el inventario: Los\ninventarios deberán contener como mínimo el tipo o nombre del bien, el número\nde patrimonio, las características específicas y el estado general de los\nmismos.\n\nEl\ninventario será realizado por una persona por unidad que efectúe el\nmantenimiento en una base de datos ordenada y actualizada, de cada uno de los\nfuncionarios de la Unidad a la que pertenece y fungirá como enlace entre la\nmisma y el Administrador de Bienes Institucional, para la realización de\ncualquier gestión relacionada con cambios en el inventario de la unidad.\n\nMientras\nlos activos o bienes permanezcan en la Bodega Institucional, permanecerán bajo\nla custodia y responsabilidad de la Jefatura del proceso de Bodega, hasta que\nse asignen a un funcionario por medio de la presentación y emisión de la\ndocumentación autorizada para el fin.\n\nArtículo\n19.-Inventario Anual: Se realizará un inventario anual que abarcará la\ntotalidad de los activos y bienes institucionales tanto en la sede central de\nla CNE como en el resto del territorio nacional.\n\nArtículo\n20.-Bienes y Activos asignados a la Unidad de Operaciones y al Proceso de\nComunicaciones: Se solicitará al Proceso de Logística la remisión de manera\nclara de la información sobre la ubicación y funcionario responsable de los\nbienes y activos asignados a los Procesos de Comunicaciones y Operaciones en\nlos distintos puntos del país.\n\nArtículo\n21.-Colaboración en la labor de inventario: El Proceso de Activos\ninstitucional podrá solicitar la participación de personal adicional de\nComunicaciones, Logística y Operaciones para la realización del inventario\nsegún ubicación geográfica de los bienes y activos.\n\nArtículo\n22.-Hora cero: El inicio del inventario se consignará como \"hora cero\";\nes decir, se anotará el día, hora y participantes del inventario en los\nformularios que para ese fin han sido creados.\n\nArtículo\n23.-Validez del inventario: Para dar la validez necesaria al ejercicio\ncontable, en los inventarios, para su realización debe participar funcionarios\ndel Proceso Contable y trabajar en manera coordinada con el Administrador de\nBienes Institucional.\n\nCAPÍTULO VII\n\nMedidas disciplinarias y administrativas\n\nArtículo 24.-Responsabilidad: El personal que\nincurra en alguna falta, según su gravedad, estarán obligados a reponer, en\nforma personal, la pérdida o reparación del bien asignado, de conformidad con\nlo dispuesto por la Ley General de Administración Pública o en su defecto en el\nCódigo Civil, Código Penal, Ley de Control Interno y Ley contra la Corrupción y\nel Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.\n\nArtículo\n25.-Normativa Disciplinaria Aplicable: La instrucción del procedimiento\ndisciplinario se realizará de conformidad con lo que establece el Reglamento\nAutónomo de Organización y Servicio de la Comisión Nacional de Prevención de\nRiesgos y Atención de Emergencias y cualquier otra aplicable.\n\nCAPÍTULO VIII\n\nDisposiciones transitorias, derogatoria y vigencia\n\nArtículo 26.-Disposiciones transitorias.\n\na)\nHasta el momento en que sean asignados los activos adquiridos con presupuestos\nde los Procesos de Comunicaciones y Operaciones, dichos activos permanecerán\nbajo la custodia de la Jefatura correspondiente.\n\nb) En\nun lapso de un año a partir de la publicación de este reglamento, se debe\ncontar con un sistema digital, para control de inventario de activos de\ncomunicación, que contenga como mínimo el manejo de la siguiente información:\nnúmero de activo, Ubicación por Provincia, Cantón y lugar específico de\ncustodia del bien en casos remotos; será necesario geo referenciar la ubicación\nde dichos bienes y activos. Así mismo será requerimiento de dicho sistema que\ncuente con un historial de los movimientos de los bienes y activos movilizados\ny su reasignación a los funcionarios.\n\nArtículo 27.-Derogatoria. Se deroga cualquier\notro Reglamento o Norma publicada anteriormente.\n\nArtículo 28.-Vigencia: Rige a partir de su\npublicación", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Text of Norm 05\n\n Regulation for the Control of Goods and Assets of the National Commission for\nRisk Prevention and Emergency Response\n\nComplete Text of record: 10CE9D\n\nNATIONAL COMMISSION FOR RISK PREVENTION\n\nAND EMERGENCY RESPONSE\n\nThe Board of Directors of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response (CNE) announces that in ordinary session No. 05-03-2016, held on Wednesday, March 16, 2016, Agreement No. 053-03-2016 was approved, which states:\n\nREGULATION FOR THE CONTROL\n\nOF GOODS AND ASSETS\n\nOF THE NATIONAL COMMISSION FOR PREVENTION\n\nOF RISKS AND EMERGENCY RESPONSE\n\nIn exercise of the powers and prerogatives conferred by the National Emergency and Risk Prevention Law, No. 8488 of January 11, 2006, the Regulation to the National Emergency and Risk Prevention Law, Executive Decree No. 34361-MP of March 13, 2008, and the General Law of Public Administration, No. 6227 of May 2, 1978, and its amendments:\n\nConsidering:\n\n1º-That the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response, through the Institutional Procurement Office as the operational part of the so-called System of Administration of Goods and Administrative Contracting established by the Law of Financial Administration of the Republic and Public Budgets No. 8131, as far as its ordinary and prevention activities are concerned, is under the supervision of the General Directorate of Administration of Goods and Administrative Contracting of the Ministry of Finance and must comply with the policies, directives, instructions, technical standards, manuals, and procedures established by the said General Directorate in its areas of competence, and must provide it with the information and render the reports it requests, or that are required by current legislation.\n\n2°-That Article 53 of the Regulation for the Registration and Control of Goods for the Central Administration provides that all Institutions shall adopt the corresponding measures to provide the Administration and Control of Goods units of each Institutional Procurement Office with the human and material resources essential for their operation.\n\n3°-That given the functions assigned by the Regulation for the Operation of the Institutional Procurement Office, the Assets Process is responsible for the registration, control, and assignment of all assets owned by the National Commission for Emergencies.\n\n4°-That the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response has the respective regulations to sanction officials in the event of loss, damage, or theft of Goods, called \"General Guidelines for the Assignment of (Civil) Liability for, and Recovery of Expenses Incurred from Insurance Deductibles\"\n\n5°-That the fundamental purpose of this regulation is to establish a permanent link between the Accounting and Assets Processes to keep information on institutional goods updated by periodically conducting reconciliations and control activities that ensure that the information contained in both the institutional goods System and the accounting auxiliary complies with the standards contained in the General Law of Internal Control No. 8292.\n\n6°-That pursuant to the regulations set forth in Articles 2 and 10 of Law 8292 \"General Law of Internal Control,\" sections 110 p), 113, and 114 of Law 8131 \"Law of Financial Administration of the Republic and Public Budget,\" and Article 39 of the Autonomous Regulation of Organization and Service of the National Commission of the CNE, which establish the obligation of public servants to answer for the machines, equipment, and work instruments assigned to them, ensuring that they suffer no more than normal wear and tear, and their duty to replace those whose deterioration or loss is intentional or due to manifest negligence or carelessness, for these reasons, the implementation of this regulation is necessary to determine the procedure to be carried out both in the delivery of institutional goods and assets and in the application of the corresponding sanctions for their misuse or intentional deterioration. Therefore, this regulation is approved:\n\nREGULATION FOR THE CONTROL\n\nOF GOODS AND ASSETS\n\nOF THE NATIONAL COMMISSION FOR PREVENTION\n\nOF RISKS AND EMERGENCY RESPONSE\n\nCHAPTER I:\n\nGeneral Provisions\n\nArticle 1º-Purpose: To regulate the administration of goods owned by the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response and to establish functions, obligations, and responsibilities derived from the use, control, and management of goods by officials and third parties who have custody of CNE assets.\n\nArticle 2º-Scope of application: This Regulation applies to both officials of the National Commission for Emergencies and to third parties who make use of the assigned assets.\n\nArticle 3º-Definitions: For purposes of clarity and interpretation of this regulation, the following concepts are defined:\n\na) Asset: A set of goods, securities, or rights valuable in money that make up an estate or a legal universality.\n\nb) Administrator of Institutional Goods: An institutional official assigned to the Institutional Procurement Office, who will have responsibility for the administration of goods both in the SIBINET system of the Ministry of Finance and any other support system used by the financial administration of the CNE.\n\nc) Registration of Goods and Assets: Process by which a good is entered into the inventory register. The way in which it is registered is by assigning it an asset number that is affixed to the good in order to link the digital record with the physical good.\n\nd) Removal from inventory (Baja) of goods and assets: Process by which a good is excluded from the digital inventory; it is removed after complying with the specifications requested by the Regulation for the Registration and Control of Goods of the Central Administration.\n\ne) Good: Anything that can be subject to appropriation; therefore: that has an economic value; that is: it is found within commerce.\n\nf) Donation: There is a donation or gift when, through the liberality of a natural or legal person, national or international, the property and ownership of a good are transferred free of charge in favor of the State, which accepts it.\n\ng) Official in charge of custody: This is understood as any institutional and non-institutional official to whom a series of goods acquired by the CNE are assigned in writing and are entrusted for the performance of their work, whether ordinary or extraordinary.\n\nh) Tagging (Plaquear): This is understood as the action of placing a high-security label on the goods received into the warehouse to identify them within the inventory with an asset number for easy location.\n\ni) SIBINET: Computer system of the Ministry of Finance in which the records of goods and assets of all Central Government institutions converge. The function of this system is to act as a database, in which the CNE's assets are registered. Serving as a database and as an accounting auxiliary.\n\nCHAPTER II:\n\nObligations of CNE Officials\n\nArticle 4º-Obligations of the Administrator of Institutional Goods: The CNE official designated as the Administrator of Institutional Goods must:\n\na) Request from the Central Warehouse Process the necessary documents to create the database required for the registration of goods in the functional systems.\n\nb) Maintain a physical and electronic file within the SIBINET system of the Ministry of Finance, classified by the plate number assigned in the consecutive order.\n\nc) Maintain a database with the location of the assets and their custodian official. Detailing registrations, removals, donations, and other movements permitted by Law.\n\nd) Keep the information in both the SIBINET system of the Ministry of Finance and Optec, or the system in operation, up to date; this applies internally within the Institution.\n\ne) Carry out a physical inventory at least annually, and another self-inventory with the same frequency; annually.\n\nf) Physically tag (Plaquear) all goods acquired by the CNE in a visible, secure, and legible place. In the event of deterioration or loss of the asset identification plate, it must be replaced immediately upon becoming aware of this situation.\n\nArticle 5º-Obligations of Officials in Head and Director Positions. Officials who are in the service of the Administration as heads of Office or department, who have goods under their charge or maintain custody or concession of goods or assets under their administration, must comply with the following obligations:\n\na) Heads of Unit will deliver to their subordinates the goods or assets entrusted to each one for their use, service, administration, and custody, or those supplied for the performance of their institutional work, through the preparation of individual inventories that the responsible official must sign, along with their name and identification number.\n\nb) Officials designated as Heads of Unit, upon taking possession of their positions, will request from their predecessor, or from their immediate superior, the inventory and delivery of the goods and assets left under their charge. If the inventory and delivery are correct, this shall be recorded; otherwise, the official receiving them will note observations regarding any missing items or the condition of the goods, and in both cases, the report must include the signature and data of both the person delivering and the person receiving.\n\nc) Upon ceasing their functions, the officials mentioned in the preceding paragraphs are obligated to return the assets and goods through an inventory detailing their condition and location.\n\nd) In the specific case of the Operations Management Unit and the Communications Process, the heads must maintain a detailed control of assets and goods indicating: location, condition, and official responsible for the goods and assets located in each region of the country. The Head of Operations and the Communications Process are responsible for the custody of each of the goods and assets acquired by purchase or donation on behalf of the CNE.\n\ne) Maintain a file with documentation recording inventory movements or changes due to larceny, theft, destruction, or any other reason. They may designate an official within their Unit with the responsibility for its custody.\n\nArticle 6º-Obligations of Officials in Charge of Custody: Officials who have custody of assigned goods shall have the following obligations:\n\na) Ensure the well-being of the assigned goods or assets; otherwise, said official will be responsible if they are missing from the official inventory, or if they are detailed as missing during the physical count carried out by the institutional asset inspection.\n\nb) Submit reports to the CNE Administrator of Goods on the movement of assets.\n\nc) Carry out Self-Inventories for reconciliation with the official inventory maintained by the official in charge of Assets periodically; this will be done in the first quarter of each year, on a date to be defined by the Assets Administrator, through which each official will forward an inventory of the goods and assets assigned to them, which must be signed by the public servant and their hierarchical superior. The forms created for this purpose will be used.\n\nd) Complete the forms stipulated for any movement of goods or Assets such as: Transfers between officials, exit of assets outside the CNE to regional warehouses or internal departments within or outside the CNE.\n\ne) Request permission to move a good out of the country when the official requires it due to their institutional activities. Said permit must have the endorsement of the Head of Unit, who must communicate the respective permit to the CNE Administrator of Goods.\n\nf) Communicate in writing to the CNE Administrator of Goods when there are assets considered for disuse or that are no longer useful. Said official letter must detail the reasons why it is no longer functional, its characteristics, and their request for donation or destruction. This official letter must have the approval of the Head of the Unit or Process.\n\ng) Deliver the portable and non-fixed assets assigned to their person, along with a detail of the condition of the goods and assets, in cases where officials have custody of institutional goods or assets and are on vacation or disabled for a period greater than ten business days.\n\nh) Deliver to their immediate superior an official letter indicating the assigned inventory, with a copy to the Administrator of Institutional Assets, prior to ceasing their duties for the institution.\n\nArticle 7º-Own Obligations of the Warehouse Process: The Coordinator of the Warehouse Process shall have the following obligations:\n\na) Every asset or good received into the Warehouse Process will be assigned to the Coordinator or Head of the Process that acquired or requested the good, and will be transferred from their custody, until it is assigned to a subordinate of the process under their responsibility, or to whomever the Senior Administration determines.\n\nb) Goods and assets leaving the institutional Warehouse without complying with the formalities established for the exit of goods and assets from where they are stored shall be the responsibility of the Coordinator of the Warehouse Process.\n\nArticle 8º-Goods assigned to Emergency Committees: In the case of goods assigned to Emergency Committees, in accordance with the provisions of the corresponding Regulation for the Committees, they will be in charge of each Liaison Officer, who will hold them under their responsibility according to their operational region.\n\nSimilarly, the goods and assets that have been acquired by the Operations Management Unit for each of the Regions will be in charge of the Liaison Officer to whom they have been assigned.\n\nIn the event that the Liaison Officer changes Region, they must deliver to their successor a detailed inventory of the goods and assets remaining in their custody, with a copy to the CNE Administrator of Goods.\n\nArticle 9º-Prohibitions: The following is prohibited for all officials of this Institution:\n\na) Abandoning institutional goods outside the areas of the corresponding departments, claiming they are not useful or that they are damaged, or, failing that, making changes to goods and assets without the proper use of the control mechanisms established by the Assets Unit, such that the official who carries out this type of activity may be sanctioned through the corresponding administrative procedure.\n\nb) Using CNE goods and assets for personal or unauthorized purposes, or for other functions that differ from those for which they were originally assigned.\n\nc) Removing assets that have been received into the Central Warehouse without their respective asset number; excluded from this procedure are assets required for use in an emergency situation.\n\nCHAPTER III\n\nMovable and immovable goods subject to registration\n\nin the National Property Registry\n\nArticle 10.-Registrable goods. Any movable or immovable good susceptible to registration in the Public Property Registry must be registered in the corresponding registry in the name of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response.\n\nArticle 11.-Registration of goods by the Contractor. In those cases where goods are purchased from a contractor and they are not delivered registered, the Institutional Procurement Office must forward the corresponding documents to the Legal Advisory Office for the respective registration process, before the State Notary or before the corresponding Registry, as the case may be. To this end, the Institutional Procurement Office must necessarily include in the Procurement Announcement the requirement for the contractor to register the good in the name of the CNE or the corresponding Executing Unit.\n\nArticle 12.-Registration of goods by the Executing Unit: When, within the framework of an Emergency Declared by Executive Decree, goods are acquired, these must be registered by the Executing Unit in the Property Registry as applicable; in those cases where the goods and assets are not susceptible to registration at that venue, the Executing Units must include in their asset registry all those acquired for the execution of the Investment Plans approved by the CNE Board of Directors. For each case, procurement regulations supporting each of the Emergency Decrees issued will be established.\n\nCHAPTER IV\n\nDonations\n\nArticle 13.-Donation of Assets: Assets received by donation to this Commission must be received through the Cooperation and International Relations Unit, which will manage with the Asset Administration Process everything related to its tagging (plaqueo) and estate, and registration in the accounting auxiliary (SIBINET).\n\nArticle 14.-Receipt of Donations: No official is authorized to receive donations of goods or assets on behalf of the CNE, except in those cases expressly authorized by the Senior Administration or by law, such that any Official who detects this situation has the obligation to report it to the corresponding authorities.\n\nCHAPTER V\n\nLending, removal from inventory (baja) of assets, and treatment\n\nof idle assets\n\nArticle 15.-Lending of Institutional Assets: For the lending of institutional assets, the following is mandatory:\n\na) Record the condition of the asset leaving the Institutional Warehouse before it leaves and at the time of its return to the warehouse where it will be stored again, this information must be put in writing.\n\nb) Formalize an official letter for the loan of one or several goods or assets within the same institution, detailing the loan conditions: time, place of use, who will be responsible for the good, and the commitment to maintenance and to bear any expense generated by damage due to negligence or carelessness.\n\nFor the response to emergency situations, the principles of control must be respected, for which the pertinent documentation for exit from the Warehouse and for Control of Goods and Assets must be completed. To the extent possible, the procedure will be expedited to provide prompt attention to the needs of the emergency.\n\nArticle 16.-Idle Assets: When appropriate, the Administration will relocate idle assets to other offices. Otherwise, the Administration must use the most efficient means consistent with the legal framework for the best use of the mentioned assets, for storage or sale.\n\nArticle 17.-Removal from inventory (Baja) of Assets and Goods: For the Assets Process to proceed with the registration of removals in SIBINET, a Record of Destruction, Disuse, or eventually an Administrative Resolution endorsed by the Legal Advisory Unit authorizing the corresponding actions must mediate. Asset losses due to natural disaster must also comply with this requirement.\n\nCHAPTER VI\n\nInventories\n\nArticle 18.-About Inventory: Inventories must contain, at a minimum, the type or name of the good, the estate number, specific characteristics, and their general condition.\n\nThe inventory will be carried out by one person per unit who maintains an ordered and updated database for each of the officials in the Unit to which they belong, and will act as a liaison between said unit and the Administrator of Institutional Goods, for carrying out any procedure related to changes in the unit's inventory.\n\nAs long as assets or goods remain in the Institutional Warehouse, they will remain under the custody and responsibility of the Head of the Warehouse Process, until they are assigned to an official through the presentation and issuance of the documentation authorized for this purpose.\n\nArticle 19.-Annual Inventory: An annual inventory will be conducted covering all institutional assets and goods both at the CNE headquarters and in the rest of the national territory.\n\nArticle 20.-Goods and Assets assigned to the Operations Unit and the Communications Process: The Logistics Process will be requested to clearly forward the information on the location and official responsible for the goods and assets assigned to the Communications and Operations Processes in the different points of the country.\n\nArticle 21.-Collaboration in the inventory work: The institutional Assets Process may request the participation of additional personnel from Communications, Logistics, and Operations to carry out the inventory according to the geographic location of the goods and assets.\n\nArticle 22.-Zero hour: The start of the inventory will be recorded as \"zero hour\"; that is, the day, time, and participants of the inventory will be noted on the forms created for that purpose.\n\nArticle 23.-Validity of the inventory: To give the necessary validity to the accounting exercise, in the inventories, officials from the Accounting Process must participate in their execution and work in a coordinated manner with the Administrator of Institutional Goods.\n\nCHAPTER VII\n\nDisciplinary and administrative measures\n\nArticle 24.-Responsibility: Personnel who incur any fault, depending on its severity, will be obligated to personally replace the loss or repair the assigned good, in accordance with the provisions of the General Law of Public Administration, or failing that, the Civil Code, Penal Code, Internal Control Law, and Law against Corruption and Illicit Enrichment in Public Functions.\n\nArticle 25.-Applicable Disciplinary Regulations: The processing of the disciplinary procedure will be carried out in accordance with the provisions of the Autonomous Regulation of Organization and Service of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response and any other applicable regulation.\n\nCHAPTER VIII\n\nTransitory provisions, derogation, and effective date\n\nArticle 26.-Transitory provisions.\n\na) Until the moment assets acquired with budgets from the Communications and Operations Processes are assigned, said assets will remain under the custody of the corresponding Head.\n\nb) Within one year from the publication of this regulation, a digital system must be in place for the control of the inventory of communication assets, which must include at least the management of the following information: asset number, Location by Province, Canton, and specific place of custody of the good; in remote cases, it will be necessary to georeference the location of said goods and assets. Likewise, a requirement of said system will be to have a history of the movements of the goods and assets mobilized and their reassignment to officials.\n\nArticle 27.-Derogation. Any other previously published Regulation or Norm is hereby repealed.\n\nArticle 28.-Effective Date: Effective upon publication." }