{ "id": "norm-83927", "citation": "La Gaceta N° 80 (Alcance 93), 28/04/2017", "section": "norms", "doc_type": null, "title_es": "Reglamento de Teletrabajo del MINAE", "title_en": "MINAE Telework Regulation", "summary_es": "Este reglamento interno establece los lineamientos para implementar la modalidad de teletrabajo en el Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE). Define el teletrabajo como la prestación de servicios no presenciales mediante medios telemáticos desde el domicilio u otros lugares habilitados. Crea la Comisión Institucional de Teletrabajo (CIT) como órgano responsable de la implementación y seguimiento del programa. Detalla los requisitos para los puestos y funcionarios que pueden acogerse a esta modalidad, incluyendo perfiles psicosociolaborales, condiciones del espacio físico y recursos informáticos, los cuales deben ser suministrados por el trabajador, salvo excepciones. Establece los derechos y obligaciones de los teletrabajadores, quienes mantienen sus condiciones laborales pero no reciben pago de horas extra. El ingreso es voluntario y requiere la suscripción de un convenio. Regula la evaluación del desempeño por objetivos y la posibilidad de rescisión del convenio por incumplimiento o conveniencia institucional. Asigna funciones a las jefaturas, la Dirección de Recursos Humanos, la Unidad de Tecnologías de la Información, Salud Ocupacional y la Dirección de Asesoría Jurídica para la correcta operación del programa.", "summary_en": "This internal regulation establishes the guidelines for implementing telework at the Ministry of Environment and Energy (MINAE). It defines telework as the provision of non-face-to-face services through telematic means from home or other authorized locations. Creates the Institutional Telework Commission (CIT) as the body responsible for implementing and monitoring the program. Details the requirements for positions and employees eligible for this modality, including psychosocial profiles, physical space conditions, and IT resources, which must be supplied by the employee unless otherwise authorized. Sets out the rights and obligations of teleworkers, who maintain their employment conditions but do not receive overtime pay. Participation is voluntary and requires signing an agreement. Regulates performance evaluation by objectives and the possibility of terminating the agreement for non-compliance or institutional convenience. 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Dentro de este contexto\nbusca mejoras tangibles en la productividad, así como en el uso de los recursos\ntecnológicos, la reducción de costos y el mayor equilibrio entre la vida personal\ny laboral de los trabajadores.\n\nIV.- Que en aras de armonizar la\nnormativa que promueve y rige el teletrabajo en las instituciones públicas,\ndeben emitirse los siguientes lineamientos, que serán la norma marco para la\nejecución de dicha modalidad en el Ministerio de Ambiente y Energía.\n\nPor tanto,\n\nSe emite el\nReglamento para implementar la modalidad\n\nde Teletrabajo en el\nMinisterio de Ambiente y Energía\n\n(MINAE)\n\nCAPÍTULO I\n\nDisposiciones\nGenerales\n\nArtículo 1 º.-Objetivo: Mediante\nel presente Reglamento Interno se pretende establecer los lineamientos técnicos\ny administrativos necesarios para aplicar la modalidad de Teletrabajo en el\nMinisterio de Ambiente y Energía, con la finalidad de mejorar la prestación de\nlos servicios a los administrados, aumentar la productividad y mejorar la\ncalidad de vida de sus funcionarios.\n\nArtículo 2º.-Ámbito de\nAplicación. Este Reglamento es aplicable a todos los trabajadores del Ministerio\nde Ambiente y Energía, mismos que realicen actividades que la Institución\ndetermine como susceptibles de ser manejables a través de la actividad del\nteletrabajo y donde existan las condiciones tecnológicas requeridas.\n\nArtículo 3º.-Definiciones\n\na) Actividades Teletrabajables:\nConjunto de tareas que pueden ser realizadas por medios telemáticos desde el\ndomicilio o centro de trabajo destinado para tal fin y que no requieren la presencia\nfísica del trabajador en su oficina.\n\nb) Asistencia Técnica para el\nTeletrabajador: Es el recurso al que puede acudir el trabajador cuando los\nmedios tecnológicos o las telecomunicaciones, no satisfagan los requerimientos necesarios\npara realizar el teletrabajo.\n\nc) Comisión Institucional de\nTeletrabajo (CIT): Es el órgano responsable de la implementación del Programa\nde teletrabajo a lo interno del MINAE. Además será el órgano interlocutor\noficial con el Equipo de Coordinación Técnica designado por el Ministerio de\nTrabajo y Seguridad Social.\n\nd) Convenio o acuerdo voluntario:\nDocumento firmado entre el funcionario ministerial y el representante del\nempleador, en el que se especifican detalladamente las condiciones de la relación\nde servicio mediante el sistema de teletrabajo.\n\ne) Domicilio personal, lugar\nhabilitado a los efectos o telecentro de trabajo: La casa de habitación del\nteletrabajador o cualquier otro lugar autorizado y habilitado adecuadamente, desde\ndonde se van a realizar las labores encomendadas. Telecentro de Trabajo es el\nlugar destinado por el MINAE, para el desarrollo de actividades de teletrabajo.\n\nf) Jornada de Teletrabajo: Es el\ntiempo dedicado para realizar las actividades teletrabajables, dentro de la\njornada de trabajo contratada con el MINAE. g) Máximo jerarca: El Ministro de\nAmbiente y Energía.\n\nh) MINAE: Ministerio de Ambiente\ny Energía.\n\ni) Tecnologías de la Información\ny Comunicaciones (TIC): Es un conjunto de servicios, redes, software y\ndispositivos que tienen como fin el mejoramiento de la calidad de vida, de las\npersonas dentro un entorno, y que se integran a un sistema de información\ninterconectado y complementario\n\nj) Teletrabajo: Es la prestación\nde serv1c1os de carácter no presencial fuera de las instalaciones del patrono,\nen virtud de la cual un trabajador puede desarrollar sus jornada laboral desde\nsu propio domicilio, en un centro que se destine para tal fin, o en trabajos de\ncampo, mediante el uso de medios telemáticos.\n\nk) Teletrabajador: Servidor\npúblico autorizado por el MINAE para aplicar el teletrabajo. 1) Trabajo por\nobjetivos: Este se concibe como las actividades específicas y puntuales que se asignan\na un funcionario por un tiempo determinado. Se cuenta con un inicio y un final\nexplícitos.\n\nDeben ser cuantificables y\nsujetos a medición mediante indicadores, quedan sujetos a modificaciones\nresultado de los estudios.\n\nm) Servicios no presenciales:\nAquellos servicios públicos que para su correcta y oportuna ejecución, no sea\nnecesario que el funcionario los realice dentro de la entidad o institución a\nla que brinda sus servicios.\n\nArtículo 4°- Abreviaturas\n\nMINAE: Ministerio de Ambiente y\nEnergía\n\nDRH: Dirección de Recursos\nHumanos\n\nDAJ: Dirección de Asesoría\nJurídica.\n\nUTI: Unidad de Tecnologías de la\nlnformación\n\nDGPLA: Dirección General de\nPlanificación.\n\nCIT: Comisión Institucional de\nTeletrabajo.\n\nUSO: Unidad de Salud Ocupacional.\n\nArtículo 5°.-De los puestos de\ntrabajo en los cuales se implementará la modalidad de teletrabajo.\n\nLa modalidad de teletrabajo se\naplicará en aquellos puestos cuya función se puede desarrollar, total o\nparcialmente, de manera no presencial.\n\nArtículo 6º.- De las Actividades\nTeletrabajables. Funciones y actividades en las cuales se implementará la\nmodalidad del teletrabajo. La modalidad del teletrabajo se aplica a aquellas actividades\ny funciones que se pueden desarrollar, parcial o totalmente, de modo no\npresencial, de acuerdo con una razonable relación tiempo/resultado y sin\nafectar las necesidades de coordinación interna o de atención a los usuarios.\nAunado a lo anterior, las actividades teletrabajables, tendrán las\ncaracterísticas que se detallan:\n\na) Se ejecutan fuera del centro\nde trabajo habitual, sin afectar las necesidades de coordinación, de formación\nde grupos o de atención de usuarios; ni el normal desempeño de las actividades\nde otros puestos de trabajo.\n\nb) Se utilizan recursos\ntecnológicos para la prestación de los serv1c10s y la comunicación.\n\nc) Están sujetas al cumplimiento\nde metas, objetivos y entrega de ciertos productos previamente indicados y\nautorizados por el director o la directora del departamento, mediante\ncronograma mensual.\n\nd) Se pueden ejecutar en forma\naislada e individual.\n\ne) Las actividades y las tareas\nestán asociadas a objetivos claros y metas específicas; son planificadas, se\nles puede dar seguimiento y sus resultados son evaluados y auditados periódicamente.\n\nf) Las actividades y las tareas\nautorizadas son organizadas por el mismo funcionario y no requieren supervisión\npresencial y constante en su ejecución, ya que pueden ser teledirigidas.\n\ng) No requiere de supervisión\npresencial para su ejecución.\n\nh) Deben estar reguladas a través\nde la suscripción de un convenio entre las partes interesadas.\n\nSe excluyen de esta modalidad las\nactividades o funciones que por su naturaleza o por condición institucional\ndeban realizarse presencialmente.\n\nArtículo 7°- Condiciones\ngenerales del teletrabajo:\n\na) No procede el pago de tiempo\nextraordinario.\n\nb) El teletrabajador debe estar\ndisponible en lo referente al tiempo y desplazamiento, de conformidad con lo\nque se establece en este reglamento o en el convenio.\n\nc) El teletrabajo es voluntario\npara ambas partes.\n\nd) El puesto que ocupe el\nteletrabajador debe estar autorizado para ejercer esta forma de trabajo, según\nlo indicado por la Comisión Institucional destacada para efectuar el análisis y\nemitir las recomendaciones relacionadas con el tema de la implementación de la modalidad\ndel teletrabajo en la Institución.\n\ne) El teletrabajador debe reunir\nhabilidades y competencias definidas por la Dirección de Recursos Humanos (en\nel perfil del puesto) y detectadas en los funcionarios por parte de la\njefatura, en función de la cotidianidad laboral.\n\nf) No genera a favor del\nfuncionario del MINAE un derecho adquirido a continuar su trabajo bajo esta modalidad.\n\ng) El teletrabajador tiene los\nmismos derechos y obligaciones que el resto del personal de MINAE.\n\nCAPÍTULO II\n\nDe la Comisión Institucional de Teletrabajo (CIT)\n\nArtículo 8º.-La Comisión\nInstitucional de Teletrabajo (CIT). Será nombrada por el jerarca del MINAE o\npor quien éste delegare; le corresponde planificar, coordinar y desarrollar\nacciones para la implementación del programa de teletrabajo a lo interno de la\nInstitución, así como establecer la normativa y procedimientos requeridos para\nello.\n\nArtículo 9°.-De las funciones de\nla CIT. Para lograr la implementación de la modalidad de teletrabajo en el\nMINAE, le corresponde a la CIT, las siguientes funciones:\n\na) Determinar en coordinación con\nlos Directores y Jefaturas que las actividades teletrabajables, cumplan con los\nrequisitos establecidos en el presente Reglamento.\n\nb) Administrar la infom1ación\nreferente a todos los teletrabajadores en la Institución y coordinar con las\náreas involucradas las acciones necesarias para el buen desarrollo de esta modalidad.\n\nc) Mantener actualizados los\nreglamentos y formularios para asegurar la correcta aplicación de esta\nmodalidad de trabajo a nivel institucional y capacitar a las áreas involucradas\nsobre el tema.\n\nd) Atender las solicitudes\ninternas y externas de información, orientación y asesoría sobre el sistema de\nteletrabajo en el MINAE.\n\ne) Brindar informes al máximo\njerarca sobre el desarrollo del sistema de teletrabajo.\n\nf) Conocer de la definición,\nseguimiento y cumplimiento de las metas fijadas por las jefaturas para evaluar\nla productividad de los teletrabajadores.\n\ng) Ser el órgano interlocutor\noficial con el Equipo de Coordinación Técnica designado por el Ministerio de\nTrabajo y Seguridad Social.\n\nCAPITULO III\n\nRecursos Informáticos\n\nArtículo 10º.- Recursos\ninformáticos. Los recursos requeridos para el ejercicio de la actividad serán\nsuministrados por el teletrabajador. Deben satisfacer las exigencias propias de\nlas tareas asignadas y ajustarse a los lineamientos establecidos por el\nDepartamento de Informática, a excepción de los equipos que se encuentren\ndebidamente autorizados por la Oficialía Mayor - Dirección Ejecutiva y, en lo\nprocedente, por el Departamento de Informática, que sean propiedad del MINAE,\nasignados a un teletrabajador por alguna condición especial, y coordinada previamente\nante las mencionadas instancias por parte de la Jefatura de la Dependencia a la\nque pertenece el funcionario teletrabajador.\n\nEn un eventual cese del convenio,\nel citado Departamento, en el primer supuesto, eliminará cualquier restricción\no autorización establecida en el equipo de cómputo o líneas de comunicación,\ncuyo uso haya sido necesario para el teletrabajo\n\nLa actualización del sistema\noperativo y el antivirus de la computadora, con las últimas versiones aportadas\npor el proveedor durante el tiempo que se encuentre fuera de la Institución,\nserá responsabilidad del teletrabajador, en el equipo de su propiedad.\n\nArtículo 11°.- Eximentes de\nresponsabilidad del MINAE por mal uso de los recursos informáticos. El MINAE\ndará soporte técnico únicamente al equipo propiedad de la Institución y se\nexime de brindar soporte en caso de problemas generados por el mal uso de los\nrecursos informáticos institucionales, por ejemplo, la disminución del\nrendimiento de la computadora, la saturación del disco duro o cualquier otra\nfalla de las herramientas de trabajo por descargas o copias de música, videos,\npaquetes de software, fotos o cualquier elemento ajeno a las actividades\nteletrabajables\n\nArtículo 12°.- Responsabilidad en\ncaso de daño o pérdida de los recursos informáticos. Los teletrabajadores\nincurrirán en responsabilidad civil en caso de deterioro o pérdida de los\nequipos de trabajo institucionales, siempre y cuando lo anterior se haya\ncausado por dolo o culpa grave debidamente comprobadas.\n\nCAPÍTULO IV\n\nDe los teletrabajadores\n\nArtículo 13°.- Decisión\nVoluntaria La decisión de teletrabajar por parte del funcionario es de carácter\nvoluntario. La jefatura o dirección correspondiente, definirán en definitiva\ncuáles funcionarios podrán teletrabajar.\n\nEl funcionario deberá satisfacer\nlos siguientes requisitos:\n\na) Ser funcionario del MINAE\n\nb) Contar con el aval de las\njefaturas correspondientes.\n\nc) Cumplir con el perfil\npsicosociolaboral establecido por la DRH.\n\nd) Suscribir un contrato laboral\nque regula la prestación de los servicios que brinda al MINAE, bajo la\nmodalidad de teletrabajo.\n\ne) Contar con un espacio físico\nen su casa de habitación o centro de teletrabajo con las siguientes\ncaracterísticas:\n\ne.1. Accesible e independiente a\nlas demás áreas de la casa.\n\ne.2. Iluminación y ventilación\nadecuadas según los parámetros establecidos por Salud Ocupacional.\n\ne.3. Mobiliario ergonómicamente\naceptable.\n\ne.4. Con acceso a internet\npreviamente autorizado por la instancia correspondiente del Ministerio (UTI).\n\nEl espacio físico donde se\ndesempeñe el teletrabajador debe ofrecer las condiciones mínimas recomendadas,\nconforme al perfil del puesto, para el cumplimiento idóneo de la modalidad del teletrabajo.\nLa Institución podrá verificar el cumplimiento de dichas condiciones, previo a\nla suscripción del acuerdo y durante su vigencia.\n\nEl teletrabajador se compromete a\npermitir el acceso al lugar donde preste su servicio de teletrabajo, a las\npersonas que se designen para cumplir esta finalidad, quienes deberán identificarse\nclaramente al realizar tales diligencias y respetar, en todo momento, la\ndignidad y la privacidad del teletrabajador y la de su familia.\n\nEl MINAE se reserva la facultad\nde aceptar la participación de sus trabajadores en esta modalidad de trabajo,\ndependiendo de la conectividad disponible y otros aspectos que estime\npertinentes.\n\nTodas las jefaturas y\nfuncionarios en general, relacionados directa o indirectamente con los teletrabajadores,\ndeben colaborar en su gestión para que esta modalidad de trabajo cumpla con los\nobjetivos que persigue y con la normativa asociada.\n\nArtículo 14°.- Cumplimiento del\nperfil. Para participar en esta modalidad laboral, tanto el funcionario como el\npuesto que desempeña, deben cumplir con el perfil técnicamente definido.\n\nArtículo 15º.- Visto bueno de la\njefatura. El funcionario que desee laborar en esta modalidad de trabajo, debe\ntener la aprobación de la Jefatura correspondiente, quien coordinará lo\nnecesario con las jefaturas internas, y las instancias relacionadas.\n\nCAPITULO V\n\nPerfiles\n\nArtículo 16°.- Perfil del puesto.\nLa modalidad del teletrabajo debe concebirse como una alternativa dentro de las\npolíticas de eficiencia de la instancia ministerial involucrada; bajo este concepto\nla jefatura correspondiente promoverá y estimulará, en lo pertinente, esa\nmodalidad entre los funcionarios.\n\nCuando un funcionario\ninstitucional desee acogerse a la modalidad de prestación de servicios de teletrabajo,\ndeberá solicitarlo al jefe inmediato, quien remitirá con su visto bueno al director\ndel Programa Presupuestario al que pertenece, para que éste consulte a la\nComisión Institucional de Teletrabajo, sí de conformidad con los instrumentos y\ncriterios existentes, las funciones definidas pueden ser realizadas en dicha\nmodalidad y, por ende, que al funcionario interesado se le pueda otorgar esa\nposibilidad.\n\nEl director de la instancia\ninteresada, podrá hacer solicitudes generales de autorización previa, para que\nse indique si a determinados puestos se les puede aplicar la modalidad del teletrabajo,\ny valorar la posibilidad de incorporar a los funcionarios interesados en esa\nmodalidad. En todo caso, esta modalidad de trabajo solo se aplicará con el\nconsentimiento previo de las Jefaturas que correspondan y con la aprobación de\nla CIT.\n\nArtículo 17º.- Perfil del\nteletrabajador. Como parte del proceso previo a presentar una solicitud de\ningreso al teletrabajo, la jefatura respectiva en coordinación con la Dirección\nde Recursos Humanos, establecerá por medio de evaluaciones, la idoneidad de las\npersonas aspirantes, según el perfil del teletrabajador, además de variables\ncomo desempeño, rendimiento demostrado en el cargo, evaluaciones del desempeño,\ncomportamiento laboral y otras que se considere necesarias y brinde información\nvaliosa que fundamente la decisión de inclusión o no dentro de la modalidad del\nteletrabajo.\n\nUna vez definido, sí la persona\ncumple o no con el perfil y su idoneidad; se presentará solicitud individual o\nse le integrará a la propuesta de la instancia ministerial interesada en el\ningreso al programa de teletrabajo. La citada propuesta, se remitirá a la\ncomisión institucional para el respectivo trámite, la cual deberá estar\nresuelta, en un plazo no mayor a treinta días calendario.\n\nCAPITULO VI\n\nDerechos y obligaciones del teletrabajador\n\nArtículo 18°.- El funcionario\ndurante la ejecución de sus tareas bajo la modalidad de teletrabajo,\n\ntendrá los siguientes derechos y obligaciones:\n\na. Mantener los derechos y las\nobligaciones establecidos en el ordenamiento jurídico vigente que regula las\nrelaciones de servicio en la Institución.\n\nb. Los beneficios de seguridad\nsocial y de capacitación que la Institución proporcione a sus funcionarios.\n\nc. Mantener todas las condiciones\nsalariales establecidas para el tipo de puesto que ocupa.\n\nd. Cobertura por la póliza de\nriesgos del trabajo que tiene la Institución, siempre que cumpla con las\ndisposiciones establecidas y los procedimientos vigentes para ese fin (la\npóliza cubre cualquier situación acaecida durante el tiempo de la jornada\nlaboral, en el sitio en que se ha designado para laborar por teletrabajo, en\ndesplazamientos hasta el centro institucional o encumplimiento de labores\npropias de su cargo).\n\ne. Estar sujeto al horario\ninstitucional, dentro del cual deberá estar disponible a posibles requerimientos\npresenciales del superior jerárquico dentro de la jornada ordinaria, con la debida\nanticipación para cualquier actividad de coordinación, capacitación o\nrealización de\n\ntareas urgentes, prioritarias o\nsimilares que sean necesarias; es obligación estar disponible y en consecuencia\nlocalizable durante todo el periodo de la jornada laboral. Esta disponibilidad,\nse refiere únicamente al horario institucional y no le da derecho a una\nremuneración adicional.\n\nf. En caso de que se traslade de\ndomicilio o de que se produzca una interrupción en la conectividad, el\nteletrabajador debe prever todas las acciones necesarias para no interrumpir el\ncontacto y comunicarlo a su jefatura inmediata.\n\ng. Si el lugar al que se traslada\npara realizar las funciones no reúne las condiciones mínimas establecidas para\ndesarrollar adecuadamente su trabajo, deberá reintegrarse a su centro de trabajo\nmientras no se disponga de esas condiciones.\n\nh. El teletrabajador es\nresponsable directo de la confidencialidad y seguridad de la información que\nutilice y pueda acceder, evitando por todos los medios su uso inapropiado. El\nMINAE dará asesoría en la detección y eliminación de virus y correos maliciosos\nsiempre y cuando los mismos sean producto del trabajo asignado por el\nMiniste1io; recuperación por pérdida de información propia del MINAE de\ncualquier dispositivo de almacenamiento y reparación de la base de datos de\ncorreo electrónico institucional, en caso de correos dañados.\n\ni Mantenerse actualizado en lo\nque respecta a herramientas tecnológicas que demanda la\n\nejecución de sus actividades.\n\nj. Cuando así lo requiera la\njefatura inmediata o la dirección del departamento, deberá incorporarse a sus\nlabores regulares dentro de la sede de la Institución.\n\nk. Para el caso de funciones que\npor su naturaleza no son teletrabajables y que deban ser realizadas por el\nteletrabajador dentro del MINAE; así como para labores de coordinación, deberá\nseñalarse un espacio y será obligatorio para el funcionario presentarse al\ncentro institucional. Se buscará siempre hacer coincidir estos espacios con los\ndías laborales no teletrabajables, en beneficio del teletrabajador hasta donde\nsea posible\n\nl. El teletrabajador, cuando así\nlo requiera la Administración, en procura del cumplimiento del fin público,\ndeberá, dentro de su jornada de teletrabajo, incorporarse a sus labores\nregulares dentro del MINAE, para la ejecución de una tarea específica. El\nincumplimiento de lo anterior será sancionado de conformidad con el\nordenamiento jurídico que regula la materia.\n\nl. Independientemente del lugar\ndonde se desarrollen las actividades aptas para el teletrabajo, el trabajador\ndebe cumplir todas las condiciones que establezca este reglamento y los procedimientos\naplicables a esta modalidad.\n\nm. Los gastos que amerite el\ndesempeño de tareas con la modalidad del teletrabajo, tales como luz, agua,\nacondicionamiento del espacio físico, entre otros, serán cubiertos en su\ntotalidad por el teletrabajador, salvo cuando se destaque en un telecentro de\nTeletrabajo, en cuyo caso los gastos deberán ser asumidos por el MINAE\n\nn. De acuerdo a lo descrito en el\nartículo 8° del presente Reglamento; el equipo utilizado para prestar el\nservicio y las herramientas informáticas también serán cubiertas por el teletrabajador,\nde igual forma correrán por cuenta del teletrabajador los medios de interconexión\nque sean necesarios; salvo los casos de excepción ya indicados\n\no. Debe brindar infom1ación\nverídica y opo1tuna en todos los procesos de investigación, en la evaluación\ndel desempeño y en la medición a que deba someterse.\n\np. El incumplimiento, por parte\ndel trabajador de cualquiera de las obligaciones establecidas en este\nReglamento, en el Reglamento Autónomo de Servicio del MINAE o en su convenio de\nprestación del servicio, lo hará acreedor a las sanciones correspondientes, de\nconformidad con la normativa aplicable a los funcionarios que prestan sus\nservicios de forma presencial.\n\nq. Para el caso de aquellos\ntrabajadores que se incorporan a la modalidad de teletrabajo por tiempo\nindefinido, cada Unidad, Área, Departamento o Dirección, deberá mantener disponible\npara el uso de los teletrabajadores, al menos una estación de trabajo, de las\nque hayan quedado libres por incorporación de su ocupante a esta modalidad de\ntrabajo. En el caso de los funcionarios que retornen definitivamente a las\nlabores presenciales, deberán dar un plazo para la asignación del equipo no\ninferior a una semana.\n\nArtículo 19º.- Deber de firmar el\nconvenio por parte del teletrabajador. El teletrabajador deberá firmar un\nconvenio que especificará las condiciones de esta modalidad laboral.\n\nAdemás, en este convenio se debe\nindicar que el funcionario y el puesto cumplen los perfiles definidos, así como\nque la persona conoce, acepta y se compromete a mantener las condiciones de\nespacio físico, equipo y otras herramientas determinadas por la Institución\npara la realización adecuada de las funciones a su cargo.\n\nEl formato del convenio será\npreparado por la CIT y avalado por la Dirección de Asesoría Jurídica del MINAE.\n\nArtículo 20º-Cambio de modalidad\nde contrato laboral. Cuando las condiciones que dieron lugar a la contratación\nbajo la modalidad de teletrabajo concluyan, el funcionario prestará sus servicios\nal MINAE, conforme a las reglas del contrato laboral regular, aplicables a los\ndemás funcionarios de esta institución.\n\nArtículo 21 º-De la rescisión del\nContrato de Teletrabajo. El MINAE puede dejar sin efecto el contrato de\nteletrabajo; cuando el funcionario incumpla con las disposiciones establecidas\nen él y en el presente Reglamento, sin perjuicio de la aplicación de las\nmedidas disciplinarias correspondientes, previa aplicación del debido proceso;\no bien cuando lo estime necesario por razones de conveniencia institucional,\nmismas que deberá justificar, en cuyo caso los teletrabajadores tendrán que\nreintegrarse a su centro de trabajo.\n\nPor otro lado, en cualquier\nmomento el teletrabajador podrá manifestar por escrito su deseo de volver a\nincorporarse a sus labores cotidianas que realiza en el MINAE.\n\nArtículo 22°-Tiempo\nExtraordinario. La modalidad de teletrabajo no contempla la remuneración de\ntiempo extraordinario debido a que esta modalidad no permite supervisión\ndirecta.\n\nArtículo 23°.- Deber de mantener\ncondiciones. Los funcionarios incorporados al sistema· de teletrabajo deben\nmantener las condiciones que justificaron su ingreso a éste, así como cumplir todas\nlas obligaciones y las responsabilidades correspondientes. En caso de que surja\nalguna dificultad para mantener dichas condiciones, debe plantearlo ante la\nJefatura Inmediata y ésta ante el CIT para que se resuelva lo que procede.\n\nArtículo 24º.- Jornada laboral y\nhorario dentro del teletrabajo. De así estipularse en el convenio; dentro del\nhorario institucional, la persona teletrabajadora debe cumplir las metas o el\ntrabajo que su superior jerárquico le asigne y en el plazo establecido para tal\nefecto.\n\nArtículo 25°.- Sobre el\ndesplazamiento. El Director de Programa o la Jefatura Inmediata, puede requerir\nla presencia física de la persona teletrabajadora en el lugar que se necesite,\nde acuerdo con sus funciones laborales dentro del horario definido como\nmodalidad ordinaria. Sin embargo, deberá comunicarse con el teletrabajador\ndentro de un plazo razonable para apersonarse al lugar, según el sitio desde el\ncual se realizará el teletrabajo.\n\nArtículo 26°.- Evaluación del\ndesempeño, medición de resultados. El teletrabajador estará sujeto a los\ncontroles ordinarios establecidos en el MINAE.\n\nEn caso de comprobarse\nincumplimiento por parte del teletrabajador en cuanto a su obligación de\nbrindar información verídica y oportuna, según se señala en el artículo de\nDerechos y Obligaciones del Teletrabajador, quedará sometido al régimen\ndisciplinario establecido, sin perjuicio de dejar sin efecto el convenio de\nteletrabajo, de conformidad con la conveniencia institucional y la gravedad de\nla falta.\n\nArtículo 27°.- Conservación de la\noficina u otros por parte del teletrabajador. Salvo en los casos donde el\nteletrabajo se desarrolle por tiempo definido; una vez firmado y en ejecución\ndel convenio de modalidad funcional vía teletrabajo, se espera un tiempo\nprudencial como periodo de prueba y ajuste a las nuevas condiciones de uno a\ntres meses. Posterior a éste y en caso de que sea el funcionario quien\nproporcione todos los recursos necesarios para la ejecución de las labores\nteletrabajables; se puede proceder a distribuir los bienes institucionales que\nocupaba el funcionario que recientemente se incorpora al teletrabajo (la UTI\ndispondrá de los equipos de cómputo, el Departamento de Servicios Generales de\nlo correspondiente, y así sucesivamente).\n\nLa Jefatura de la dependencia de\nla cual ha salido el teletrabajador; deberá prever las condiciones necesarias\npara que en aquellas oportunidades donde los funcionarios deban apersonarse a\nla oficina, puedan desarrollar las funciones adecuadamente.\n\nAnte el supuesto de que se\nconcluya por cualquier causa la prestación de servicios en la modalidad del\nteletrabajo, la Institución debe brindar al funcionario las condiciones\nlaborales requeridas para que desarrolle las funciones de modo presencial en\nésta.\n\nArtículo 29º.- Duración de la\nrelación de teletrabajo. Salvo en aquellos casos donde previamente se haya\ndeterminado un plazo de tiempo para la realización de actividades\nteletrabajables; la duración, o permanencia de los servidores en la modalidad\nde teletrabajo, se definirá en el convenio \"por tiempo indefinido\".\nEn caso de que se determine el rompimiento del convenio, deberá ser debidamente\njustificado y comunicado a la Comisión y a la Dirección de Recursos Humanos.\n\nCAPITULO VII\n\nDe las Funciones\n\nArtículo 30º.- Funciones de la\nAdministración Superior. En lo que corresponda, la Oficialía Mayor-Dirección\nEjecutiva del MfNAE ejercerá las funciones en la implementación y el funcionamiento\ndel programa de teletrabajo, que en general son las siguientes:\n\na) Otorgar la autorización final\npara la incorporación de los funcionarios en esta modalidad, mediante la firma\ndel convenio en representación de la Administración. Asimismo por vía del\nconvenio delegará en el director departamental la facultad de dejar sin efecto\nel convenio por las causales indicadas en este reglamento.\n\nb) Velar para que las Jefaturas\nde cada dependencia, cumplan la reglamentación y las directrices\ncorrespondientes al programa de teletrabajo.\n\nc) Elevar ante el Despacho del\nMinistro, cuando así le sea requerido; los informes semestrales del\nfuncionamiento y resultados del programa de teletrabajo.\n\nd) Proponer ante el Despacho del\nMinistro y la CIT; las modificaciones e innovaciones pertinentes al programa de\nteletrabajo.\n\ne) Aprobar los recursos\nnecesarios para el desarrollo del programa de teletrabajo.\n\nf) Evaluar los avances generales\ndel programa de teletrabajo en función de sus objetivos.\n\ng) Otras de confom1idad con sus\ncompetencias.\n\nArtículo 31 º.- Funciones de las\nJefaturas y Direcciones Las distintas jefaturas y direcciones de las\ndependencias del MINAE, en las cuales se aplica la modalidad de teletrabajo,\nademás de las establecidas en la normativa vigente, tendrán las siguientes\nfunciones y obligaciones:\n\nFunciones:\n\na) Definir los puestos\nteletrabajables en conjunto con la Comisión Institucional.\n\nb) Planificar las actividades y\nestablecer las metas para evaluar la labor del teletrabajador.\n\nc) Facilitar la aclaración de\ndudas y solución de conflictos o contratiempos que se puedan presentar en el\ndesarrollo de las actividades bajo esta modalidad.\n\nd) Definir y evaluar el\ncumplimiento de las metas del teletrabajador y recomendar las acciones que\npermitan mejorar el desempeño. Para este fin, debe llevar los registros correspondientes,\nhacer evaluaciones mensuales e informar a los interesados y a la CIT.\n\ne) Cuando el rendimiento de los\nteletrabajadores no cumpla con lo programado, debe realizar un análisis de las\ncausas y formular las recomendaciones que correspondan para mejorar el desempeño\ndel teletrabajador. En caso de que detem1inen mediante un debido proceso, que las\ncausas de bajo desempeño son atribuibles al funcionario teletrabajador, se\naplicarán las medidas administrativas y / o disciplinarias que procedan, dejando\na la vez, rescindido el convenio de teletrabajo.\n\nf) Requerir la realización de\nactividades presenciales en las oficinas, para lo cual debe acondicionar un\nespacio físico que disponga de conectividad y le permita al teletrabajador\nhacer sus funciones de fonna transitoria en esos sitios.\n\ng) Velar porque se mantenga el\nambiente laboral adecuado, las retribuciones, oportunidades de desarrollo e\nintegración social de los teletrabajadores que participan en la modalidad de teletrabajo.\n\nh) Planificar y ejecutar el plan\nde formación de los teletrabajadores, la cual puede ser presencial o a\ndistancia.\n\ni) Canalizar con la CIT todos los\naspectos de índole laboral u otros que consideren necesarios para garantizar el\ncumplimiento de los objetivos del sistema de teletrabajo.\n\nj) Velar por el buen resultado\ndel programa de teletrabajo en los departamentos que estén incluidos en el\námbito de la división a su cargo.\n\nObligaciones:\n\na) Solicitar a la CIT el criterio\ny la recomendación para determinar si las funciones de un puesto se pueden\nrealizar, parcial o totalmente, en la modalidad del teletrabajo.\n\nb) Determinar si las habilidades\ny las competencias de un funcionario se ajustan para que sea incluido en la\nmetodología para realizar sus funciones, parcial o totalmente, en la modalidad del\nteletrabajo.\n\nc) Consentir en que el servidor\nde planta, proceda a la firma del convenio, mediante el cual se está acogiendo\na la modalidad de teletrabajo, de conformidad con este reglamento. Caso contrario,\nrazonar la negativa del caso.\n\nd) Definir los criterios y los\nprocedimientos mediante los cuales se evaluará el rendimiento e informar a las\npersonas que deseen someterse a este sistema, previo a la firma del convenio, y\nque eventualmente podría devenir en la rescisión de éste.\n\ne) Verificar el cumplimiento de\nlas metas y los objetivos acordados por parte de los teletrabajadores.\n\nf) Verificar, durante la vigencia\nde la modalidad del teletrabajo, el cumplimiento por parte de los teletrabajadores,\nlos requerimientos mínimos en cuanto al espacio físico y las condiciones en donde\nse desarrollarán las tareas.\n\nUna vez satisfechos los\nrequisitos establecidos en este reglamento, el Jefe interesado elevará la propuesta\nde teletrabajo a la CIT, ente encargado de recomendar o descartar la inclusión\nde determinada instancia o persona en el programa. De ser positiva la\nrecomendación, el Oficial Mayor - Director Ejecutivo la ratificará mediante la\nfirma de los respectivos convenios y el jefe respectivo deberá remitir a la\nDRH, la lista de los funcionarios acogidos a la modalidad, con copia de los\nconvenios firmados.\n\nEn caso de no aprobarse la\nincorporación al sistema de teletrabajo, por parte de la CIT, este ente deberá\nbrindar la justificación correspondiente ante las partes interesadas.\n\ng) Llevar los registros de la\ninformación relativa al teletrabajo y emitir informes de carácter periódico\nsobre los resultados y desempeño del teletrabajo en su dependencia y hacer\nllegar un original de estos a la CIT.\n\nArtículo 31 º.- Funciones de la\nDirección de Recursos Humanos.\n\nCorresponde a la Dirección de\nRecursos Humanos:\n\na) Administrar el programa de\nteletrabajo en la institución.\n\nb) Elaborar los perfiles de las\nfunciones o las actividades que pueden realizarse en la modalidad de\nteletrabajo. También, le corresponde definir el perfil general relacionado con\nlas competencias y las habilidades que deben ser valoradas, por parte del Jefe\nInmediato, en el funcionario que desee optar por esta modalidad de prestación\nde servicios.\n\nc) Recomendar la idoneidad de los\nteletrabajadores.\n\nd) Definir el plan de manejo del\ncambio, proceso de comunicación, programa de capacitación, sensibilización e\ninducción.\n\ne) Asimismo, deberá tener en sus\narchivos la información sobre los funcionarios que se acojan, parcial o\ntotalmente, a la modalidad del teletrabajo.\n\nArtículo 32°.- Funciones de la\nDirección General de Planificación (DGPLA).\n\nCorresponde a la Dirección\nGeneral de Planificación\n\na) Participar en la formulación\ndel plan de trabajo teletrabajo.\n\nb) Apoyar el alineamiento del\nprograma de teletrabajo con la estrategia institucional, para que el desarrollo\ndel mismo concuerde con el avance y el desarrollo del MINAE.\n\nc) Velar por el análisis de los\nresultados del programa, según los controles propios y los reportados por el\ndepartamento o el área institucional directamente involucrada en el programa de\nteletrabajo y presentar informes de evaluación semestral de éste a la Oficialía\nMayor -Dirección Ejecutiva.\n\nArtículo 33º.- Funciones de la\nunidad de Salud Ocupacional. Corresponde a esta unidad, definir las condiciones\ncon que debe contar el espacio destinado al teletrabajo, las cuales deberán ser\nlas mínimas necesarias para laborar.\n\n·Asimismo, le corresponderá hacer\neventuales inspecciones al lugar respectivo para verificar las condiciones para\nel teletrabajo, según el reglamento, y si es el caso reportarlo a la Comisión Institucional\npara que sea considerado en las decisiones relacionadas.\n\nArtículo 34º.- Funciones de la\nUnidad de Tecnologías de la Información (UTI). Le corresponderá definir los requerimientos\nmínimos necesarios en materia de TI, tales como hardware, software y otros con\nque debe contar un funcionario de la Institución, para realizar sus actividades\nen la modalidad del teletrabajo. Las condiciones no podrán ser inferiores a las\nofrecidas por el MINAE para laborar en la Institución. Artículo 35º.- Funciones\nde la Dirección de Asesoría Jurídica.\n\na) Orientar en la actualización\nde la normativa aplicable al teletrabajo.\n\nb) Apoyar a la Comisión\nInstitucional en la aplicación del teletrabajo\n\nc) Apoyar a las jefaturas y\nteletrabajadores en la interpretación de la normativa del programa.\n\nd) Aprobar el formato y contenido\nde los formularios, convenios y demás documentos que se produzcan en razón de\neste procedimiento, a lo interno del MINAE.\n\nArtículo 35.- (Nota de Sinalevi: En la publicación de este\nreglamento no aparece este artículo. No obstante el sistema necesita una\nnumeración consecutiva por lo que se ha creado el mismo pero sin texto)\n\nArtículo 36°.- Funciones de la\nComisión Institucional de Teletrabajo Además de las descritas en el Capítulo II\nde este Reglamento; corresponde a la CIT realizar el análisis de las diferentes\nsolicitudes que se presenten para ingresar al programa de teletrabajo; por lo\ntanto, deberá analizar y valorar la información aportada y solicitar la\nadicional que considere necesaria, a efecto de poder emitir una recomendación a\nla Oficialía Mayor - Dirección Ejecutiva para los efectos correspondientes.\n\nPromocionar, apoyar e impulsar el\nteletrabajo dentro del MINAE, para lo cual podrá contar con el apoyo de los\ndiferentes órganos que lo integran y las demás dependencias de la Institución.\n\nPara la realización de sus\nfunciones estará facultada para nombrar subcomisiones o grupos técnicos de\napoyo de carácter no permanente, y efectuar el análisis de las funciones o las actividades\nque soliciten el jerarca departamental en términos de si son o no\nteletrabajables, para lo cual contará con el apoyo de los perfiles que, a los\nefectos, elaborará la Dirección de Recursos Humanos.\n\nAdemás, le corresponde recibir\nlos informes periódicos de desempeño de los departamentos que cuenten con\npersonal en la modalidad de teletrabajo y trasladarlos para su análisis y observaciones\na la Dirección General de Planificación.\n\nPara su valoración semestral, se\nfundamentará en el análisis ya realizado y lo remitirá a la Oficialía\nMayor-Dirección Ejecutiva, con las recomendaciones del caso y para lo\nprocedente.\n\nCAPÍTULO VIII\n\nResponsabilidad de\nlos superiores jerárquicos\n\nArtículo 37°.- Definición y\ncumplimiento de las metas y los objetivos. El superior jerárquico deberá\ndefinir y evaluar el cumplimiento de las metas y los objetivos del\nteletrabajador, según se haya definido en el convenio para la valoración, junto\ncon la Jefatura Inmediata de la misma.\n\nArtículo 38º.- Bajo rendimiento\ndel funcionario. Cuando el rendimiento del teletrabajador no cumpla los\nparámetros programados, según se haya definido en el convenio, el jefe\ninmediato actuará conforme a lo indicado en el artículo 31, inciso e) del\npresente Reglamento.\n\nArtículo 39º.- Obligaciones de la\njefatura inmediata. Las jefaturas inmediatas tendrán las siguientes\nobligaciones en relación con el teletrabajo:\n\na) Recibir las solicitudes de los\nfuncionarios de su área y elevarlas ante su jefatura superior, para\n\nlos trámites respectivos.\n\nb) Asignar tareas, darles\nseguimiento y evaluar el rendimiento del teletrabajador en cada\n\nactividad apta para el\nteletrabajo, con el fin de evaluar los resultados esperados en relación con\n\nel tiempo necesario para\nalcanzarlo.\n\nc) Aportar evidencia del\naprovechamiento de esta modalidad.\n\nd) Facilitar la aclaración de\ndudas y la solución de conflictos o contratiempos que se puedan\n\npresentar en el desarrollo de las\nactividades bajo esta modalidad.\n\ne) Definir y evaluar junto con su\nJefatura Inmediata el cumplimiento de los resultados esperados\n\ndel teletrabajador y ejecutar las\nacciones que permitan mejorar su desempeño.\n\nf) Hacer el reporte respectivo a\nla Comisión de Teletrabajo, cuando se presenten dificultades\n\ncon algún teletrabajador sobre el\ndesempeño o · inconsistencias entre el desempeño\n\nevidenciado y la ejecución del\ncontrato. Asimismo, es su responsabilidad rescindir el contrato\n\nde teletrabajo ante su\nincumplimiento y la afectación directa a la Institución, de lo cual\n\ninformará a la Comisión\nInstitucional de Teletrabajo para lo que corresponda.\n\nCAPITULO IX\n\nDisposiciones Finales\n\nArtículo 40°.- Lo no contemplado\nen este reglamento. En caso de omisiones en materia laboral, técnica y\nadministrativa en el presente reglamento, se aplicará la normativa establecida\npor ley o vía administrativa.\n\nArtículo 41- Vigencia. Rige a\npartir de su comunicación.\n\nDado en San José, a las siete\nhoras del día cuatro de octubre de dos mil dieciséis.\n\nTRANSITORIO I.- Dentro de los\nseis meses siguientes a la comunicación del presente reglamento, la Unidad de\nSalud Ocupacional, deberá tener debidamente aprobadas las condiciones sobre los\nespacios físicos, según el reglamento y las propuestas de las formas, para eventualmente\nhacer verificaciones.\n\nTRANSITORIO II.- Dentro de los\nseis meses siguientes a la comunicación del presente reglamento, la Unidad de\nTecnologías de la Información deberá tener la definición del equipo y las\ncondiciones mínimas con el que debe contar un funcionario o funcionaria en su\nlugar de teletrabajo para realizar sus funciones.\n\nTRANSITORIO III.- Dentro de los\nseis meses siguientes a la comunicación del presente reglamento, la Dirección\nde Recursos Humanos deberá definir los perfiles de las actividades o las\nfunciones que pueden sujetarse a la modalidad de prestación de servicios del\nteletrabajo.\n\nTRANSITORIO IV.- La Comisión\nInstitucional de Teletrabajo recibirá propuestas de las distintas dependencias\nministeriales, para incorporarse en la modalidad de teletrabajo; a partir del\nmes siguiente a la comunicación del presente reglamento.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Standard Text 0\n\n Regulation to implement the Telework modality in the Ministry of\nEnvironment and Energy (MINAE)\n\nMINISTRY OF ENVIRONMENT AND ENERGY\n\nTHE MINISTER OF ENVIRONMENT AND ENERGY\n\nBased on the powers\nestablished in article 28.2a, of Law No. 6227 of May 2, 1978, General\nLaw of Public Administration, articles I and 25 of Law No. 7447\nof November 3, 1994, Law regulating the rational use of energy and\nExecutive Decree No. 39225-MP-MTSS-MICITT, of September 14, 2015,\ncalled Application of telework in public institutions.\n\nConsidering:\n\nI.- That Executive Decree No.\n39225, of September 14, 2015 \"Application of telework in\npublic institutions\", issued by the Executive Branch seeks to promote\nand regulate Telework in State institutions, as an instrument to\ndrive modernization, reduce costs, increase productivity,\nreduce fuel consumption, favor the conciliation of personal,\nfamily and work life, promote labor insertion, labor\ndevelopment in the territories, contribute to the protection of the environment,\nas well as support public policies on employment through the\nuse of Information and Communication Technologies (ICTs).\n\nII.- That the figure of\nTelework is defined as the provision of services of a non-face-to-face nature\noutside the employer's facilities, by virtue of which a worker\ncan carry out their workday from their own home, in a center\ndesignated for such purpose, or in field work, through the use of\ntelematic means.\n\nIII.- That the Ministry of Environment and\nEnergy has been developing a series of actions to modernize its\nmanagement in all fields of action, with the purpose of achieving high levels of\nperformance in the services it provides to society. Within this context\nit seeks tangible improvements in productivity, as well as in the use of\ntechnological resources, cost reduction and a greater balance between the personal\nand work life of the workers.\n\nIV.- That in order to harmonize\nthe regulations that promote and govern telework in public institutions,\nthe following guidelines must be issued, which will be the framework standard for the\nexecution of said modality in the Ministry of Environment and Energy.\n\nTherefore,\n\nThe\nRegulation to implement the modality\n\nof Telework in the\nMinistry of Environment and Energy\n\n(MINAE) is issued.\n\nCHAPTER I\n\nGeneral\nProvisions\n\nArticle 1.- Objective: Through\nthis Internal Regulation, the aim is to establish the technical\nand administrative guidelines necessary to apply the Telework modality in the\nMinistry of Environment and Energy, with the purpose of improving the provision\nof services to the administered parties, increasing productivity and improving\nthe quality of life of its officials.\n\nArticle 2.- Scope of\nApplication. This Regulation is applicable to all workers of the Ministry\nof Environment and Energy, who perform activities that the Institution\ndetermines as susceptible to being manageable through the activity of\ntelework and where the required technological conditions exist.\n\nArticle 3.- Definitions\n\na) Teleworkable Activities:\nSet of tasks that can be performed by telematic means from the\nhome or work center designated for such purpose and that do not require the physical\npresence of the worker in their office.\n\nb) Technical Assistance for the\nTeleworker: It is the resource to which the worker can turn when the\ntechnological means or telecommunications do not satisfy the necessary requirements\nto perform telework.\n\nc) Institutional Commission of\nTelework (CIT): It is the body responsible for the implementation of the\ntelework Program within MINAE. It will also be the official\ninterlocutor body with the Technical Coordination Team designated by the Ministry of\nLabor and Social Security.\n\nd) Voluntary agreement (convenio o acuerdo voluntario):\nDocument signed between the ministerial official and the representative of the\nemployer, in which the conditions of the service\nrelationship through the telework system are specified in detail.\n\ne) Personal home, place\nenabled for the purposes or telework center: The home of the\nteleworker or any other authorized and adequately enabled place, from\nwhere the assigned tasks will be performed. Telework Center is the\nplace designated by MINAE for the development of telework activities.\n\nf) Telework Day: It is the\ntime dedicated to performing the teleworkable activities, within the\nworkday contracted with MINAE. g) Maximum hierarch: The Minister of\nEnvironment and Energy.\n\nh) MINAE: Ministry of Environment\nand Energy.\n\ni) Information and Communication\nTechnologies (ICT): It is a set of services, networks, software and\ndevices that aim to improve the quality of life of\npeople within an environment, and that are integrated into an interconnected\nand complementary information system.\n\nj) Telework: It is the provision\nof non-face-to-face services outside the employer's facilities,\nby virtue of which a worker can carry out their workday from\ntheir own home, in a center designated for such purpose, or in field\nwork, through the use of telematic means.\n\nk) Teleworker: Public servant\nauthorized by MINAE to apply telework. l) Work by\nobjectives: This is conceived as the specific and punctual activities assigned\nto an official for a determined time. They have an explicit\nbeginning and end.\n\nThey must be quantifiable and\nsubject to measurement through indicators; they are subject to modifications\nresulting from studies.\n\nm) Non-face-to-face services:\nThose public services that for their correct and timely execution, it is not\nnecessary for the official to perform them within the entity or institution\nto which they provide their services.\n\nArticle 4°- Abbreviations\n\nMINAE: Ministry of Environment and\nEnergy\n\nDRH: Directorate of Human\nResources\n\nDAJ: Directorate of Legal\nAdvisory.\n\nUTI: Information Technology\nUnit\n\nDGPLA: General Directorate of\nPlanning.\n\nCIT: Institutional Commission of\nTelework.\n\nUSO: Occupational Health Unit.\n\nArticle 5°.- Of the work\npositions in which the telework modality will be implemented.\n\nThe telework modality will be\napplied in those positions whose function can be developed, totally or\npartially, in a non-face-to-face manner.\n\nArticle 6º.- Of Teleworkable\nActivities. Functions and activities in which the\ntelework modality will be implemented. The telework modality is applied to those activities\nand functions that can be developed, partially or totally, in a non-face-to-face\nmode, according to a reasonable time/result ratio and without\naffecting the needs for internal coordination or user service.\nAdded to the above, teleworkable activities will have the\ncharacteristics detailed below:\n\na) They are executed outside the\nusual workplace, without affecting the needs for coordination, group\nformation or user service; nor the normal performance of the activities\nof other work positions.\n\nb) Technological resources are\nused for the provision of services and communication.\n\nc) They are subject to compliance\nwith goals, objectives and delivery of certain products previously indicated and\nauthorized by the director of the department, through a\nmonthly schedule.\n\nd) They can be executed in an\nisolated and individual manner.\n\ne) The activities and tasks are\nassociated with clear objectives and specific goals; they are planned, they\ncan be followed up and their results are evaluated and audited periodically.\n\nf) The authorized activities and\ntasks are organized by the official themselves and do not require face-to-face\nand constant supervision in their execution, since they can be remotely directed.\n\ng) It does not require face-to-face\nsupervision for its execution.\n\nh) They must be regulated through\nthe signing of an agreement (convenio) between the interested parties.\n\nActivities or functions that by\ntheir nature or by institutional condition must be performed face-to-face are excluded from this modality.\n\nArticle 7°- General conditions\nof telework:\n\na) Payment of overtime does not\napply.\n\nb) The teleworker must be\navailable regarding time and travel, in accordance with what\nis established in this regulation or in the agreement (convenio).\n\nc) Telework is voluntary\nfor both parties.\n\nd) The position held by the\nteleworker must be authorized to exercise this form of work, according\nto what is indicated by the Institutional Commission designated to carry out the analysis and\nissue the recommendations related to the implementation of the\ntelework modality in the Institution.\n\ne) The teleworker must possess\nskills and competencies defined by the Directorate of Human Resources (in\nthe job profile) and detected in the officials by the\nsupervisor, based on daily work life.\n\nf) It does not generate a\nvested right for the MINAE official to continue their work under this modality.\n\ng) The teleworker has the\nsame rights and obligations as the rest of MINAE personnel.\n\nCHAPTER II\n\nOf the Institutional Commission of Telework (CIT)\n\nArticle 8º.- The Institutional\nCommission of Telework (CIT). It will be appointed by the hierarch of MINAE or\nby whomever they delegate; it is responsible for planning, coordinating and\ndeveloping actions for the implementation of the telework program internally in\nthe Institution, as well as establishing the regulations and procedures required for\nthis.\n\nArticle 9°.- Of the functions of\nthe CIT. To achieve the implementation of the telework modality in\nMINAE, the CIT has the following functions:\n\na) Determine in coordination with\nthe Directors and Supervisors that the teleworkable activities comply with the\nrequirements established in this Regulation.\n\nb) Manage the information\nreferring to all teleworkers in the Institution and coordinate with the\nareas involved the necessary actions for the proper development of this modality.\n\nc) Keep the\nregulations and forms updated to ensure the correct application of this\nwork modality at the institutional level and train the areas involved\non the subject.\n\nd) Address the internal\nand external requests for information, guidance and advice on the\ntelework system in MINAE.\n\ne) Provide reports to the maximum\nhierarch on the development of the telework system.\n\nf) Know about the definition,\nfollow-up and compliance with the goals set by the supervisors to evaluate\nthe productivity of the teleworkers.\n\ng) Be the official\ninterlocutor body with the Technical Coordination Team designated by the Ministry of\nLabor and Social Security.\n\nCHAPTER III\n\nComputer Resources\n\nArticle 10º.- Computer\nresources. The resources required for the exercise of the activity will be\nprovided by the teleworker. They must satisfy the demands inherent to\nthe assigned tasks and conform to the guidelines established by the\nDepartment of Informatics, with the exception of equipment that is\nduly authorized by the Oficialía Mayor - Dirección Ejecutiva and, as\napplicable, by the Department of Informatics, which is the property of MINAE,\nassigned to a teleworker due to some special condition, and previously coordinated\nbefore the mentioned instances by the Supervisory Office of the Unit to\nwhich the teleworking official belongs.\n\nIn an eventual termination of the agreement (convenio),\nthe cited Department, in the first case, will eliminate any\nrestriction or authorization established on the computer equipment or communication lines,\nwhose use has been necessary for telework.\n\nThe updating of the computer's\noperating system and antivirus, with the latest versions provided\nby the supplier during the time they are outside the Institution,\nwill be the responsibility of the teleworker, on their own equipment.\n\nArticle 11°.- Exemptions from\nMINAE's liability for misuse of computer resources. MINAE\nwill provide technical support only for equipment owned by the Institution and is\nexempt from providing support in case of problems generated by the misuse of\ninstitutional computer resources, for example, the decreased\nperformance of the computer, saturation of the hard drive or any other\nfailure of the work tools due to downloads or copies of music, videos,\nsoftware packages, photos or any element unrelated to the teleworkable\nactivities.\n\nArticle 12°.- Liability in\ncase of damage or loss of computer resources. Teleworkers\nwill incur civil liability in case of deterioration or loss of\ninstitutional work equipment, provided that the above has been\ncaused by duly proven fraud or gross negligence.\n\nCHAPTER IV\n\nOf the teleworkers\n\nArticle 13°.- Voluntary Decision.\nThe decision to telework by the official is\nvoluntary. The corresponding supervisor or director will definitively define\nwhich officials may telework.\n\nThe official must satisfy the\nfollowing requirements:\n\na) Be an official of MINAE.\n\nb) Have the endorsement of the\ncorresponding supervisors.\n\nc) Meet the psychosocial-labor\nprofile established by the DRH.\n\nd) Sign an employment contract\nthat regulates the provision of services provided to MINAE, under the\ntelework modality.\n\ne) Have a physical space\nin their home or telework center with the following\ncharacteristics:\n\ne.1. Accessible and independent from\nthe other areas of the house.\n\ne.2. Adequate lighting and\nventilation according to the parameters established by Occupational Health.\n\ne.3. Ergonomically acceptable\nfurniture.\n\ne.4. With internet access\npreviously authorized by the corresponding instance of the Ministry (UTI).\n\nThe physical space where the\nteleworker performs must offer the minimum recommended conditions,\naccording to the job profile, for the ideal fulfillment of the telework modality.\nThe Institution may verify compliance with these conditions, prior to the\nsigning of the agreement and during its validity.\n\nThe teleworker undertakes to\nallow access to the place where they provide their telework service, to the\npersons designated for this purpose, who must clearly identify themselves\nwhen carrying out such procedures and respect, at all times, the\ndignity and privacy of the teleworker and their family.\n\nMINAE reserves the power\nto accept the participation of its workers in this work modality,\ndepending on the available connectivity and other aspects it deems\npertinent.\n\nAll supervisors and\nofficials in general, directly or indirectly related to the teleworkers,\nmust collaborate in their management so that this work modality fulfills the\nobjectives it pursues and the associated regulations.\n\nArticle 14°.- Compliance with the\nprofile. To participate in this work modality, both the official and the\nposition they hold must meet the technically defined profile.\n\nArticle 15º.- Approval of the\nsupervisor. The official who wishes to work in this work modality must\nhave the approval of the corresponding Supervisory Office, which will coordinate what\nis necessary with the internal supervisory offices, and the related instances.\n\nCHAPTER V\n\nProfiles\n\nArticle 16°.- Job profile.\nThe telework modality must be conceived as an alternative within the\nefficiency policies of the involved ministerial instance; under this concept,\nthe corresponding supervisor will promote and encourage, as pertinent, that\nmodality among the officials.\n\nWhen an institutional\nofficial wishes to avail themselves of the telework service provision modality,\nthey must request it from their immediate supervisor, who will forward it with their approval to the director\nof the Budgetary Program to which they belong, so that the latter may consult the\nInstitutional Commission of Telework, whether, in accordance with the\ninstruments and existing criteria, the defined functions can be performed in said\nmodality and, therefore, that the interested official can be granted that\npossibility.\n\nThe director of the interested\ninstance may make general requests for prior authorization, so that\nit is indicated whether the telework modality can be applied to certain positions,\nand assess the possibility of incorporating officials interested in that\nmodality. In any case, this work modality will only be applied with the\nprior consent of the corresponding Supervisory Offices and with the approval of\nthe CIT.\n\nArticle 17º.- Teleworker profile.\nAs part of the process prior to submitting a request for\nentry to telework, the respective supervisor, in coordination with the Directorate\nof Human Resources, will establish, through evaluations, the suitability of the\naspiring persons, according to the teleworker profile, in addition to variables\nsuch as performance, demonstrated efficiency in the position, performance evaluations,\nwork behavior and others deemed necessary and providing valuable\ninformation that supports the decision of inclusion or not in the telework\nmodality.\n\nOnce it is defined whether the\nperson meets the profile and their suitability, an individual request will be submitted or\nthey will be integrated into the proposal of the ministerial instance interested in\nentering the telework program. The cited proposal will be sent to the\ninstitutional commission for the respective procedure, which must be\nresolved within a period of no more than thirty calendar days.\n\nCHAPTER VI\n\nRights and Obligations of the Teleworker\n\nArticle 18°.- The official,\nduring the execution of their tasks under the telework modality,\n\nwill have the following rights and obligations:\n\na. Maintain the rights and\nobligations established in the current legal framework that regulates\nthe service relations in the Institution.\n\nb. The social security\nand training benefits that the Institution provides to its officials.\n\nc. Maintain all the salary\nconditions established for the type of position they hold.\n\nd. Coverage by the occupational\nrisks policy that the Institution has, provided that they comply with the\nestablished provisions and the procedures in force for that purpose (the\npolicy covers any situation occurring during the time of the\nworkday, at the site designated to work via telework, during\ncommutes to the institutional center or in fulfillment of duties\ninherent to their position).\n\ne. Be subject to the institutional\nschedule, within which they must be available for possible\nface-to-face requirements from the hierarchical superior within the ordinary workday, with due\nadvance notice for any coordination activity, training or\nperformance of\n\nurgent, priority or similar\ntasks that are necessary; it is an obligation to be available and consequently\nlocatable during the entire period of the workday. This availability\nrefers only to the institutional schedule and does not entitle them to\nadditional remuneration.\n\nf. In the event of a change of\nhome or an interruption in connectivity, the\nteleworker must foresee all necessary actions to not interrupt\ncontact and communicate it to their immediate supervisor.\n\ng. If the place to which they move\nto perform the functions does not meet the minimum conditions established to\nadequately carry out their work, they must return to their workplace\nas long as those conditions are not available.\n\nh. The teleworker is\ndirectly responsible for the confidentiality and security of the information\nthey use and can access, avoiding by all means its inappropriate use.\nMINAE will provide advice on the detection and elimination of viruses and malicious emails\nas long as they are the product of the work assigned by the\nMinistry; recovery due to loss of MINAE's own information from\nany storage device and repair of the institutional email\ndatabase, in the event of damaged emails.\n\ni. Stay updated with\nrespect to technological tools demanded by the\n\nexecution of their activities.\n\nj. When so required by the\nimmediate supervisor or the department director, they must join their\nregular duties within the Institution's headquarters.\n\nk. In the case of functions that\nby their nature are not teleworkable and that must be performed by the\nteleworker within MINAE; as well as for coordination tasks, a\nspace must be designated and it will be mandatory for the official to appear at the\ninstitutional center. Efforts will always be made to make these spaces coincide with\nnon-teleworkable workdays, for the benefit of the teleworker as far as\npossible.\n\nl. The teleworker, when so\nrequired by the Administration, in pursuit of the fulfillment of the public\npurpose, must, within their telework workday, join their regular\nduties within MINAE for the execution of a specific task. The\nbreach of the foregoing will be sanctioned in accordance with the\nlegal framework that regulates the matter.\n\nl. Regardless of the place\nwhere the activities suitable for telework are developed, the worker\nmust fulfill all the conditions established by this regulation and the procedures\napplicable to this modality.\n\nm. The expenses required by the\nperformance of tasks under the telework modality, such as electricity, water,\nconditioning of the physical space, among others, will be covered in\ntheir entirety by the teleworker, except when they are located at a\nTelework center, in which case the expenses must be assumed by MINAE.\n\nn. According to what is described\nin article 8° of this Regulation; the equipment used to provide the\nservice and the computer tools will also be covered by the teleworker.\nLikewise, the necessary interconnection means will be at the expense of the teleworker,\nexcept for the exception cases already indicated.\n\no. They must provide truthful\nand timely information in all investigation processes, in\nperformance evaluation and in the measurement to which they must submit.\n\np. The breach, by the\nworker, of any of the obligations established in this\nRegulation, in the Autonomous Service Regulation of MINAE or in their service provision\nagreement (convenio), will make them liable to the corresponding sanctions, in\naccordance with the regulations applicable to officials who provide their\nservices face-to-face.\n\nq. In the case of those\nworkers who join the telework modality for an\nindefinite time, each Unit, Area, Department or Directorate must keep available\nfor the use of teleworkers, at least one workstation, from those\nthat have become free due to their occupant's incorporation into this\nwork modality. In the case of officials who definitively return to\nface-to-face work, they must allow a period for the assignment of equipment of\nno less than one week.\n\nArticle 19º.- Obligation to sign the\nagreement (convenio) by the teleworker. The teleworker must sign an\nagreement (convenio) that will specify the conditions of this work modality.\n\nIn addition, this agreement (convenio) must\nindicate that the official and the position meet the defined profiles, as well as\nthat the person knows, accepts and undertakes to maintain the\nconditions of physical space, equipment and other tools determined by the Institution\nfor the adequate performance of the functions under their charge.\n\nThe format of the agreement (convenio) will be\nprepared by the CIT and endorsed by the Directorate of Legal Advisory of MINAE.\n\nArticle 20º.- Change in the\nemployment contract modality. When the conditions that gave rise to the hiring\nunder the telework modality conclude, the official will provide their services\nto MINAE, in accordance with the rules of the regular employment contract, applicable to the\nother officials of this institution.\n\nArticle 21º.- Of the rescission of the\nTelework Contract. MINAE can render the telework contract\nwithout effect when the official breaches the provisions established\nin it and in this Regulation, without prejudice to the application of the\ncorresponding disciplinary measures, after application of the due process;\nor when it deems it necessary for reasons of institutional convenience,\nwhich it must justify, in which case the teleworkers will have to\nreturn to their workplace.\n\nOn the other hand, at any\ntime the teleworker may express in writing their desire to\nrejoin the daily duties they perform at MINAE.\n\nArticle 22°.- Overtime\nWork. The telework modality does not contemplate the remuneration of\novertime because this modality does not allow direct\nsupervision.\n\nArticle 23°.- Obligation to maintain\nconditions. The officials incorporated into the telework system must\nmaintain the conditions that justified their entry into it, as well as fulfill all\nthe corresponding obligations and responsibilities. In the event that any\ndifficulty arises in maintaining these conditions, they must present it to the\nImmediate Supervisor and the latter to the CIT so that what is appropriate can be resolved.\n\nArticle 24º.- Workday and\nschedule within telework. If so stipulated in the agreement (convenio); within\nthe institutional schedule, the teleworking person must fulfill the goals or the\nwork that their hierarchical superior assigns and within the period established for that\npurpose.\n\nArticle 25°.- Regarding\ncommuting. The Program Director or the Immediate Supervisor may require\nthe physical presence of the teleworking person in the place that is needed,\nin accordance with their work functions within the schedule defined as the\nordinary modality. However, they must communicate with the teleworker\nwithin a reasonable period to appear at the location, according to the site from\nwhich the telework will be carried out.\n\nArticle 26°.- Performance\nevaluation, measurement of results. The teleworker will be subject to the\nordinary controls established in MINAE.\n\nIn case of proven\nbreach by the teleworker regarding their obligation to\nprovide truthful and timely information, as indicated in the article on\nRights and Obligations of the Teleworker, they will be subjected to the\nestablished disciplinary regime, without prejudice to rendering without effect the\ntelework agreement (convenio), in accordance with institutional convenience and the gravity of\nthe fault.\n\nArticle 27°.- Conservation of the\noffice or others by the teleworker. Except in cases where\ntelework is carried out for a defined time; once the\nagreement (convenio) for functional modality via telework is signed and in execution, a\nprudential time is expected as a trial period and adjustment to the new conditions of one to\nthree months. After this, and in the event that it is the official who\nprovides all the necessary resources for the execution of the teleworkable\ntasks, the institutional property that\nthe official recently joining telework occupied may be distributed (the UTI\nwill dispose of the computer equipment, the General Services Department of\nwhat corresponds, and so on).\n\nThe Supervisory Office of the unit\nfrom which the teleworker has departed must foresee the necessary conditions\nso that on those occasions when the officials must appear at\nthe office, they can adequately perform the functions.\n\nIn the event that the\nprovision of services under the telework modality is concluded for any reason,\nthe Institution must provide the official with the necessary working\nconditions to carry out the functions face-to-face in\nit.\n\nArticle 29º.- Duration of the\ntelework relationship. Except in those cases where a\nperiod of time for carrying out teleworkable activities has been previously\ndetermined; the duration or permanence of the employees in the\ntelework modality will be defined in the agreement (convenio) \"for an indefinite time\".\nIn the event that the breaking of the agreement (convenio) is determined, it must be duly\njustified and communicated to the Commission and the Directorate of Human Resources.\n\nCHAPTER VII\n\nOf the Functions\n\nArticle 30º.- Functions of the\nSenior Administration. As applicable, the Oficialía Mayor-Dirección Ejecutiva of MfNAE will exercise the functions in the implementation and\noperation of the telework program, which in general are the following:\n\na) Grant the final authorization\nfor the incorporation of officials into this modality, through the signing\nof the agreement (convenio) on behalf of the Administration. Likewise, via the\nagreement (convenio), it will delegate to the departmental director the power to render without effect\nthe agreement (convenio) for the causes indicated in this regulation.\n\nb) Ensure that the Supervisory Offices\nof each unit comply with the regulations and the directives\ncorresponding to the telework program.\n\nc) Submit to the Office of the\nMinister, when required, the semi-annual reports\nof the operation and results of the telework program.\n\nd) Propose to the Office of the Minister and the CIT any pertinent modifications and innovations to the telework program.\n\ne) Approve the necessary resources for the development of the telework program.\n\nf) Evaluate the overall progress of the telework program based on its objectives.\n\ng) Others in accordance with its powers.\n\nArticle 31.—Functions of the Department Heads and Directorates. The various department heads and directorates of the dependencies of MINAE in which the telework modality is applied, in addition to those established in current regulations, shall have the following functions and obligations:\n\nFunctions:\n\na) Define telework-eligible positions jointly with the Institutional Commission.\n\nb) Plan activities and establish goals to evaluate the teleworker's work.\n\nc) Facilitate the clarification of doubts and the resolution of conflicts or setbacks that may arise in the development of activities under this modality.\n\nd) Define and evaluate the fulfillment of the teleworker's goals and recommend actions to improve performance. For this purpose, they must keep the corresponding records, conduct monthly evaluations, and inform the interested parties and the CIT.\n\ne) When the teleworkers' performance does not meet what was planned, they must analyze the causes and formulate the corresponding recommendations to improve the teleworker's performance. If it is determined, through due process, that the causes of low performance are attributable to the teleworking official, the applicable administrative and/or disciplinary measures shall be applied, simultaneously rescinding the telework agreement.\n\nf) Require the completion of in-person activities at the offices, for which they must set up a physical space with connectivity that allows the teleworker to perform their functions temporarily at those sites.\n\ng) Ensure the maintenance of an adequate work environment, remuneration, development opportunities, and social integration for teleworkers participating in the telework modality.\n\nh) Plan and execute the training plan for teleworkers, which may be in-person or remote.\n\ni) Channel all labor-related aspects or other matters deemed necessary to guarantee the fulfillment of the telework system's objectives through the CIT.\n\nj) Ensure the successful outcome of the telework program in the departments included within the scope of the division under their charge.\n\nObligations:\n\na) Request the criterion and recommendation from the CIT to determine whether a position's functions can be performed, partially or totally, under the telework modality.\n\nb) Determine whether an official's skills and competencies are suitable for inclusion in the methodology to perform their functions, partially or totally, under the telework modality.\n\nc) Consent to the permanent staff member proceeding to sign the agreement, by which they are embracing the telework modality, in accordance with this regulation. Otherwise, provide the reasoning for the denial of the case.\n\nd) Define the criteria and procedures by which performance will be evaluated and inform the persons wishing to submit to this system, prior to the signing of the agreement, which could eventually lead to its rescission.\n\ne) Verify the fulfillment of the agreed-upon goals and objectives by the teleworkers.\n\nf) Verify, during the term of the telework modality, the teleworkers' compliance with the minimum requirements regarding the physical space and the conditions where the tasks will be performed.\n\nOnce the requirements established in this regulation are satisfied, the interested Department Head shall submit the telework proposal to the CIT, the entity responsible for recommending or discarding the inclusion of a specific instance or person in the program. If the recommendation is positive, the Oficial Mayor - Executive Director (Oficial Mayor - Director Ejecutivo) shall ratify it by signing the respective agreements, and the respective department head must send to the DRH (Dirección de Recursos Humanos) the list of officials enrolled in the modality, with a copy of the signed agreements.\n\nIf the incorporation into the telework system is not approved by the CIT, this entity must provide the corresponding justification to the interested parties.\n\ng) Keep records of information related to telework and issue periodic reports on the results and performance of telework in their dependency, and send an original of these to the CIT.\n\nArticle 31.—Functions of the Human Resources Directorate (Dirección de Recursos Humanos).\n\nThe Human Resources Directorate is responsible for:\n\na) Administering the telework program in the institution.\n\nb) Developing the profiles of the functions or activities that can be performed under the telework modality. It is also responsible for defining the general profile related to the competencies and skills that must be assessed by the Immediate Department Head in the official wishing to opt for this modality of service provision.\n\nc) Recommending the suitability of teleworkers.\n\nd) Defining the change management plan, communication process, training, awareness-raising, and induction program.\n\ne) Likewise, it must keep in its files the information on officials who embrace, partially or totally, the telework modality.\n\nArticle 32.—Functions of the General Directorate of Planning (Dirección General de Planificación, DGPLA).\n\nThe General Directorate of Planning is responsible for:\n\na) Participating in the formulation of the telework work plan.\n\nb) Supporting the alignment of the telework program with the institutional strategy, so that its development aligns with the progress and development of MINAE.\n\nc) Ensuring the analysis of the program results, according to its own controls and those reported by the department or institutional area directly involved in the telework program, and presenting semi-annual evaluation reports on it to the Oficialía Mayor - Executive Directorate (Oficialía Mayor - Dirección Ejecutiva).\n\nArticle 33.—Functions of the Occupational Health Unit. This unit is responsible for defining the conditions that the space designated for telework must have, which shall be the minimum necessary to work.\n\nLikewise, it shall be responsible for conducting occasional inspections of the respective location to verify the conditions for telework, according to the regulation, and if applicable, reporting it to the Institutional Commission for consideration in related decisions.\n\nArticle 34.—Functions of the Information Technology Unit (Unidad de Tecnologías de la Información, UTI). It shall be responsible for defining the minimum necessary IT requirements, such as hardware, software, and others that an official of the Institution must have to perform their activities under the telework modality. The conditions may not be inferior to those offered by MINAE for working at the Institution.\n\nArticle 35.—Functions of the Legal Advisory Directorate (Dirección de Asesoría Jurídica).\n\na) Provide guidance on updating the regulations applicable to telework.\n\nb) Support the Institutional Commission in the application of telework.\n\nc) Support department heads and teleworkers in the interpretation of the program's regulations.\n\nd) Approve the format and content of the forms, agreements, and other documents produced internally at MINAE by reason of this procedure.\n\nArticle 35.—(Note from Sinalevi: This article does not appear in the publication of this regulation. However, the system requires consecutive numbering, so it has been created but without text.)\n\nArticle 36.—Functions of the Institutional Telework Commission (Comisión Institucional de Teletrabajo). In addition to those described in Chapter II of this Regulation, the CIT is responsible for analyzing the different requests submitted to enter the telework program; therefore, it must analyze and assess the information provided and request any additional information it deems necessary, in order to be able to issue a recommendation to the Oficialía Mayor - Executive Directorate (Oficialía Mayor - Dirección Ejecutiva) for the corresponding purposes.\n\nPromote, support, and encourage telework within MINAE, for which it may count on the support of the different bodies that comprise it and the other dependencies of the Institution.\n\nTo carry out its functions, it shall be empowered to appoint non-permanent subcommittees or technical support groups, and to analyze the functions or activities requested by the departmental head regarding whether or not they are telework-eligible, for which it will have the support of the profiles that the Human Resources Directorate (Dirección de Recursos Humanos) will develop for that purpose.\n\nFurthermore, it is responsible for receiving the periodic performance reports from the departments that have staff in the telework modality and forwarding them for analysis and observations to the General Directorate of Planning (Dirección General de Planificación).\n\nFor its semi-annual assessment, it will base itself on the analysis already conducted and will forward it to the Oficialía Mayor-Executive Directorate (Oficialía Mayor-Dirección Ejecutiva), with the applicable recommendations and for the appropriate actions.\n\nCHAPTER VIII\n\nResponsibility of Hierarchical Superiors\n\nArticle 37.—Definition and fulfillment of goals and objectives. The hierarchical superior must define and evaluate the fulfillment of the teleworker's goals and objectives, as defined in the agreement for evaluation, together with their Immediate Department Head.\n\nArticle 38.—Low performance of the official. When the teleworker's performance does not meet the planned parameters, as defined in the agreement, the immediate department head shall act in accordance with Article 31, subsection e) of this Regulation.\n\nArticle 39.—Obligations of the immediate department head. Immediate department heads shall have the following obligations in relation to telework:\n\na) Receive requests from officials in their area and submit them to their superior department head for the respective procedures.\n\nb) Assign tasks, monitor them, and evaluate the teleworker's performance in each activity suitable for telework, in order to evaluate the expected results in relation to the time needed to achieve them.\n\nc) Provide evidence of the benefits gained from this modality.\n\nd) Facilitate the clarification of doubts and the resolution of conflicts or setbacks that may arise in the development of activities under this modality.\n\ne) Define and evaluate, together with their Immediate Department Head, the fulfillment of the teleworker's expected results and execute actions to improve their performance.\n\nf) Make the respective report to the Telework Commission when difficulties arise with a teleworker regarding performance or inconsistencies between the demonstrated performance and the execution of the contract. Likewise, it is their responsibility to rescind the telework contract in the event of non-compliance and direct impact on the Institution, of which they shall inform the Institutional Telework Commission (Comisión Institucional de Teletrabajo) for the appropriate actions.\n\nCHAPTER IX\n\nFinal Provisions\n\nArticle 40.—Matters not covered in this regulation. In case of omissions concerning labor, technical, and administrative matters in this regulation, the rules established by law or administrative means shall apply.\n\nArticle 41.—Effectiveness. Effective as of its notification.\n\nGiven in San José, at seven o'clock on the fourth day of October, two thousand sixteen.\n\nTRANSITORY PROVISION I.—Within six months following the notification of this regulation, the Occupational Health Unit must have duly approved the conditions regarding physical spaces, according to the regulation and the proposals of the forms, for eventually conducting verifications.\n\nTRANSITORY PROVISION II.—Within six months following the notification of this regulation, the Information Technology Unit must have defined the equipment and the minimum conditions that an official must have at their telework location to perform their functions.\n\nTRANSITORY PROVISION III.—Within six months following the notification of this regulation, the Human Resources Directorate (Dirección de Recursos Humanos) must define the profiles of the activities or functions that may be subject to the telework service provision modality.\n\nTRANSITORY PROVISION IV.—The Institutional Telework Commission (Comisión Institucional de Teletrabajo) will receive proposals from the different ministerial dependencies to join the telework modality, starting from the month following the notification of this regulation." }