{ "id": "norm-83995", "citation": "Decreto 40381", "section": "norms", "doc_type": "executive_decree", "title_es": "Reglamento para gastos de alimentación del Consejo de Seguridad Vial", "title_en": "Regulation for Food and Beverage Expenses of the Road Safety Council", "summary_es": "Este decreto establece las condiciones excepcionales bajo las cuales el Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) puede utilizar fondos públicos para la compra de alimentos y bebidas en sesiones de junta directiva, reuniones de trabajo con externos, capacitaciones fuera de instalaciones y actividades protocolarias. El gasto está sujeto a principios de necesidad, excepcionalidad, racionalidad, pertinencia y austeridad, con montos máximos por persona según horario y el reglamento de viáticos de la Contraloría General de la República. Se excluye de límites la provisión de agua para ciertas dependencias. Se prohíben bebidas alcohólicas y se exige reintegro de gastos no permitidos.", "summary_en": "This decree establishes the exceptional conditions under which the Road Safety Council (COSEVI) may use public funds for food and beverages during board sessions, work meetings with outsiders, off-site training, and protocol events. Spending must follow principles of necessity, exceptionality, rationality, propriety, and austerity, with per-person caps pegged to the Comptroller General's travel expense regulation. Water for certain offices is exempted from limits. Alcoholic beverages are prohibited, and unauthorized expenditures must be reimbursed.", "court_or_agency": "", "date": "03/04/2017", "year": "2017", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "subpartidas presupuestarias", "contenido presupuestario", "viáticos", "principio de legalidad", "COSEVI", "Contraloría General de la República", "austeridad" ], "concept_anchors": [ { "article": "Ley de Contratación Administrativa", "law": "Ley N° 7494" }, { "article": "Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos", "law": "Ley N° 8131" }, { "article": "Ley General de Control Interno", "law": "Ley N° 8292" }, { "article": "Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública", "law": "Ley N° 8422" }, { "article": "", "law": "Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos" } ], "keywords_es": [ "gastos de alimentación", "COSEVI", "fondos públicos", "subpartidas presupuestarias", "principio de austeridad", "Contraloría General de la República", "bebidas", "sesiones de junta directiva" ], "keywords_en": [ "food expenses", "COSEVI", "public funds", "budget subheadings", "principle of austerity", "Comptroller General", "beverages", "board sessions" ], "excerpt_es": "Artículo 1.- Objeto. El presente reglamento tiene como objeto, regular los gastos que por concepto de alimentación y bebidas, se originen en actividades durante la jornada ordinaria y extraordinaria de trabajo en el Consejo de Seguridad Vial o en las sesiones ordinarias y extraordinarias de su Junta Directiva (comprendiendo tanto la alimentación de sus miembros como la de los participantes en sus reuniones de forma habitual o de forma ocasional); al igual que en reuniones de trabajo convocadas por la Dirección Ejecutiva u otras dependencias, que son de interés institucional. Lo anterior, considerando que, en muchas ocasiones, esas actividades por su complejidad se extienden por periodos prolongados que requieren de atención alimenticia de los participantes.\n\nTambién se incluyen los gastos en alimentación generados con motivo de aquellas actividades excepcionales realizadas por la Unidad de Capacitación del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano, y los gastos de alimentación que forman parte de las actividades protocolarias y sociales de interés institucional que se realicen, así como la provisión de agua que se ofrece a los usuarios que realizan gestiones o visitas a la Junta Directiva, Dirección Ejecutiva, Departamento de Servicio al Usuario, Contraloría de Servicios y a los funcionarios usuarios de los servicios del Consultorio Médico Institucional.\n\nArtículo 7.- Gastos presupuestarios. Los gastos en que se incurra al amparo de las disposiciones contenidas en los artículos precedentes, deberán responder a los principios de necesidad, excepcionalidad, racionalidad, pertinencia y austeridad. Los montos por persona de estos gastos no podrán ser superiores a los montos establecidos para el rubro de alimentación que corresponda, de acuerdo con el horario de la actividad, en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos que se encuentre vigente, emitido por la Contraloría General de la República.", "excerpt_en": "Article 1.- Purpose. The purpose of this regulation is to regulate expenditures for food and beverages incurred during activities within the ordinary and extraordinary workday of the Road Safety Council, or in regular and extraordinary sessions of its Board of Directors (including meals for both its members and those participating in meetings on a regular or occasional basis), as well as in work meetings convened by the Executive Directorate or other departments that are of institutional interest. This is in consideration that, on many occasions, due to their complexity, these activities extend over prolonged periods requiring meals for participants.\n\nAlso included are food expenditures arising from exceptional activities carried out by the Training Unit of the Department of Management and Human Development, and food expenditures that are part of protocol and social activities of institutional interest, as well as the provision of water offered to users attending or visiting the Board of Directors, Executive Directorate, User Service Department, Service Comptroller's Office, and to employees using the services of the Institutional Medical Office.\n\nArticle 7.- Budgetary expenditures. Expenditures incurred under the provisions of the preceding articles shall adhere to the principles of necessity, exceptionality, rationality, propriety, and austerity. The per-person amounts of these expenditures shall not exceed the amounts established for the corresponding meal category, according to the activity's schedule, in the current Travel and Transportation Expense Regulation for Public Officials issued by the Comptroller General of the Republic.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "It regulates the use of Road Safety Council budget resources for food and beverages under principles of austerity and exceptionality.", "summary_es": "Se regula el uso de recursos presupuestarios del Consejo de Seguridad Vial para alimentos y bebidas bajo principios de austeridad y excepcionalidad." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 7", "quote_en": "Expenditures incurred under the provisions of the preceding articles shall adhere to the principles of necessity, exceptionality, rationality, propriety, and austerity.", "quote_es": "Los gastos en que se incurra al amparo de las disposiciones contenidas en los artículos precedentes, deberán responder a los principios de necesidad, excepcionalidad, racionalidad, pertinencia y austeridad." }, { "context": "Artículo 12", "quote_en": "The purchase of alcoholic beverages is prohibited using institutional resources.", "quote_es": "Queda prohibida la compra de bebidas alcohólicas con cargo a los recursos institucionales." }, { "context": "Artículo 11", "quote_en": "In the event an unauthorized expenditure is verified, the responsible official is obliged to reimburse the full amount allocated, without prejudice to disciplinary sanctions that may be imposed...", "quote_es": "En caso de comprobarse la realización de un gasto no permitido, el funcionario responsable está en la obligación de reintegrar la totalidad de lo asignado, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias que podrían serle impuestas..." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [ { "target_id": "norm-24284", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley N° 7494 Ley de Contratación Administrativa" }, { "target_id": "norm-47258", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley N° 8131 Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos" }, { "target_id": "norm-49185", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley N° 8292 Ley General de Control Interno" }, { "target_id": "norm-53738", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley N° 8422 Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública" } ], "external": [] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=83995&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": null, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": true, "amendment_count": 0, "body_es_text": "Recuerde que Control F es una opción que le permite buscar\n en la totalidad del texto\n\n Ir al final del documento\n\n - Usted está en la última versión de la norma\n -\n\n Texto Completo Norma 40381\n\n Reglamento para la adquisición de alimentos y bebidas utilizando recursos\npresupuestarios del Consejo de Seguridad vial\n\nN° 40381-MOPT\n\nEL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA\n\nY EL MINISTRO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES\n\nEn ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 140 incisos\n3), 8) y 18) y 146 de la Constitución Política de Costa Rica; Ley N° 3155 \"Ley\nOrgánica del Ministerio de Obras Públicas y Transportes\" del 05 de agosto de\n1963; reformada mediante Ley N° 4786 \"Crea Ministerio de Transportes en\nsustitución del actual Ministerio de Obras Públicas\" del 05 de julio de 1971;\nartículos 25.1. y 27.1. de la Ley N° 6227 \"Ley General de la Administración\nPública\" del 02 de mayo de 1978 y sus reformas; artículo 3 de la Ley N° 9078\n\"Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial\" del 04 de\noctubre de 2012 y sus reformas; artículos 4, 23 incisos 2), 5), 9) y 14) de la\nLey N° 6324 \"Ley de Administración Vial\" del 24 de mayo de 1979 y sus reformas;\nartículos 1, 4, 5, 7, 9, 17, 18 y 97 de la Ley N° 8131 \"Ley de la\nAdministración Financiera de la República y Presupuestos Públicos del 18 de\nsetiembre de 2001 y sus reformas\"; artículos 136 y 137 del Decreto Ejecutivo N°\n32988 \"Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y\nPresupuestos Públicos\" del 31 de enero de 2006; Decreto Ejecutivo N° 32874\n\"Reglamento General del Fondo Cajas Chicas\" del 10 de noviembre de 2005;\nDecreto Ejecutivo N° 38294 \"Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Consejo\nde Seguridad Vial\" del 06 de marzo de 2014; Ley N° 7494 \"Ley de Contratación\nAdministrativa\" del 02 de mayo de 1995 y sus reformas; Decreto Ejecutivo N°\n33411 \"Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa\" del 27 setiembre de\n2006; artículos 7, 8 inciso a) y 10 de la Ley N° 8292 \"Ley General de Control\nInterno\" del 31 de julio de 2002 y sus reformas y el artículo 3 de la Ley N° 8422\n\"Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública\"\ndel 06 de octubre de 2004 y sus reformas.\n\nCONSIDERANDO:\n\nI- Que el Consejo de Seguridad Vial no cuenta con una normativa interna,\nque regule el uso de los recursos presupuestarios autorizados para la adquisición\nde productos alimenticios (alimentos y bebidas), con cargo a las siguientes\nsubpartidas presupuestarias: 1.07.01 \"Actividades de Capacitación\", 1.07.02\n\"Actividades protocolarias y sociales\", y 2.02.03 \"Alimentos y bebidas\".\n\nII- Que, atendiendo a principios de oportunidad, razonabilidad, conveniencia\ny austeridad, en razón de los fines y objetivos específicos de cada\ninstitución, la Contraloría General de la República ha admitido la posibilidad\nde incurrir en gastos menores de alimentación.\n\nIII- Que la Contraloría General de la República ha dispuesto que para\nmantener un control adecuado, cuando para el cumplimiento de metas y objetivos\ninstitucionales se justifique incurrir en gastos en alimentos y bebidas, se\ndebe emitir la normativa reglamentaria pertinente para regular los supuestos,\ncondiciones y demás procedimientos para reconocer dichos gastos.\n\nIV- Que pueden existir situaciones específicas, en las cuales se justifique\nla necesidad de incurrir en una moderada atención alimenticia, con apego a\nprincipios de razonabilidad y austeridad, tales como las siguientes:\n\na. Las sesiones ordinarias y extraordinarias que realiza la Junta Directiva\nde la Institución, cuando se realizan en horas que implican algún grado de\ndesgaste de los miembros de ésta y demás funcionarios que participan en esas\nsesiones, donde eventualmente se va a necesitar su presencia durante un lapso\nrelativamente prolongado de tiempo fuera de su jornada ordinaria.\n\nb. Las reuniones celebradas en las Direcciones, Departamentos y Unidades\ndel Consejo de Seguridad Vial, en las cuales se deben atender a funcionarios\nexternos a la entidad, para el desarrollo y consecución de planes y objetivos,\nasesoramiento, intercambio de ideas y opiniones para análisis y toma de\ndecisiones; en razón del horario y duración de estas reuniones.\n\nc. Las actividades de capacitación que se desarrollan fuera de las\ninstalaciones del Consejo de Seguridad Vial, valorando para tal efecto el\nhorario y duración de las mismas.\n\nd. Las actividades institucionales, que se clasifiquen dentro de la\nsubpartida presupuestaria 1.07.02 \"Actividades protocolarias y sociales\", en\nlas que participen tanto funcionarios del Consejo de Seguridad Vial como\npersonas ajenas al mismo, de acuerdo con el objetivo de interés común, el\nhorario y la duración de estas actividades.\n\nV- Que a fin de cumplir con el Principio de Legalidad y con las\ndisposiciones dictadas por la Contraloría General de la Republica en materia de\ngasto presupuestario, para este rubro en especial denominado \"ALIMENTOS Y\nBEBIDAS\", en aras de buscar una racionalidad en el gasto presupuestario, se\nhace necesario emitir el presente reglamento para gastos de alimentación\n(considerando las tres sub-partidas presupuestarias que se utilizan para efectuar\ntales gastos), con el propósito de regular en detalle el uso de recursos para\nese efecto, desde la solicitud hasta la liquidación, contemplando los\nresultados del Informe AIINF-AA-16-24 emitido por la Auditoría Interna del\nConsejo de Seguridad Vial en el mes de agosto del año 2016, así como las\ndisposiciones y jurisprudencia aplicables y los principios de necesidad,\nexcepcionalidad, racionalidad, pertinencia y austeridad.\n\nVI- Que se hace necesario contar con un Reglamento que defina y regule lo\nconcerniente a las situaciones excepcionales en que se pueda reconocer gastos\nde alimentación y bebidas durante el desarrollo de actividades como las\nindicadas en el Considerando IV.\n\nVII- Que la presente determinación fue aprobada por la Junta Directiva del\nConsejo de Seguridad Vial en el acuerdo N° J.D-2016-0635, artículo VII de la\nSesión Ordinaria N° 2866-2016 del 12 de diciembre del año dos mil dieciséis. Por\ntanto,\n\nDECRETAN:\n\nEl siguiente,\n\nREGLAMENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE ALIMENTOS\n\nY BEBIDAS UTILIZANDO RECURSOS PRESUPUESTARIOS\n\nDEL CONSEJO DE SEGURIDAD VIAL\n\nCAPITULO I\n\nObjeto y Definiciones\n\nArtículo 1.- Objeto. El presente reglamento tiene como objeto, regular\nlos gastos que por concepto de alimentación y bebidas, se originen en\nactividades durante la jornada ordinaria y extraordinaria de trabajo en el\nConsejo de Seguridad Vial o en las sesiones ordinarias y extraordinarias de su\nJunta Directiva (comprendiendo tanto la alimentación de sus miembros como la de\nlos participantes en sus reuniones de forma habitual o de forma ocasional); al\nigual que en reuniones de trabajo convocadas por la Dirección Ejecutiva u otras\ndependencias, que son de interés institucional. Lo anterior, considerando que,\nen muchas ocasiones, esas actividades por su complejidad se extienden por periodos\nprolongados que requieren de atención alimenticia de los participantes.\n\nTambién se incluyen los gastos en alimentación generados con motivo de\naquellas actividades excepcionales realizadas por la Unidad de Capacitación del\nDepartamento de Gestión y Desarrollo Humano, y los gastos de alimentación que\nforman parte de las actividades protocolarias y sociales de interés\ninstitucional que se realicen, así como la provisión de agua que se ofrece a\nlos usuarios que realizan gestiones o visitas a la Junta Directiva, Dirección Ejecutiva,\nDepartamento de Servicio al Usuario, Contraloría de Servicios y a los\nfuncionarios usuarios de los servicios del Consultorio Médico Institucional.\n\nEl monto máximo a autorizar en las erogaciones definidas en este\nreglamento, será el que se establece en el artículo 7.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 2.- Definiciones: Para la interpretación correcta del presente\nreglamento se establecen las siguientes definiciones:\n\na) Cosevi: Consejo de Seguridad Vial.\n\nb) Alimento: Incluye toda sustancia o producto natural o\nelaborado, destinado a la nutrición del organismo humano, que al ser ingerido\nfacilite al organismo los elementos necesarios para su mantenimiento y\ndesarrollo, así como todo aquel que, sin tener tales propiedades, se consuma\npor hábito o agrado. Se consideran alimentos, para los mismos efectos, los aditivos\nalimentarios, que es toda sustancia o producto natural o elaborado, que\nposeyendo o no cualidades nutritivas, se adicione a los alimentos para\ncoadyuvar, modificar o conservar sus propiedades.\n\nc) Bebida: Sustancia líquida que se bebe, en especial la elaborada o la compuesta\nde varios ingredientes.\n\nd) Adquisición de Alimentos y bebidas: Comprende la\ncompra de alimentos y bebidas que se adquieren por medio de la siguientes\nsubpartidas:\n\n. Subpartida 2.02.03 \"Alimentos y bebidas\": Corresponde a la\ncompra de alimentos y bebidas naturales, semimanufacturados o industrializados\npara el consumo humano. Incluye los gastos de comida y otros servicios de\nrestaurante brindados al personal que labora en las instituciones públicas, así\ncomo a usuarios de los servicios que estas brindan, tales como pacientes de los\ncentros hospitalarios, internos de los centros penitenciarios y otros. No se\naplican para actividades de capacitación, protocolarias o sociales las cuales\nse deben imputar a las subpartidas incorporadas en el grupo \"1.07 Capacitación\ny Protocolo\".\n\n. Subpartida 1.07.01 \"Actividades de capacitación\": Gastos por\nservicios inherentes a la organización y participación en eventos de formación.\nEsta subpartida considera los siguientes conceptos: Organización de congresos,\nseminarios, cursos y actividades afines: Servicios y bienes inherentes a la\norganización y realización de eventos de capacitación y aprendizaje como\nseminarios, charlas, congresos, simposios, cursos y similares. Se incluyen, por\nejemplo, las contrataciones de instructores y de personal de apoyo; salas de\ninstrucción, de maquinaria, equipo y mobiliario; útiles, materiales y\nsuministros como cartapacios, afiches, flores, placas, pergaminos, así como la\nalimentación que se brinda a los participantes de los eventos en el transcurso\nde los mismos.\n\nComprende además la participación en congresos, seminarios, cursos y\nactividades afines, definidos como la suma o cuota que la institución debe\ncancelar a la entidad organizadora, para que funcionarios públicos participen\nen congresos, seminarios, talleres, simposios, cursos, charlas y similares, así\ncomo cursos que no formen parte del plan de estudio tendiente a que el servidor\nobtenga un pre-grado, grado o postgrado universitario.\n\n. Subpartida 1.07.02 \"Actividades protocolarias y sociales\": Están\nconstituidos por erogaciones destinadas al pago de los servicios, útiles,\nmateriales y suministros diversos, necesarios para efectuar celebraciones y\ncualquier otra atención que se brinde a funcionarios o personas ajenas a la\nentidad, tales como recepciones oficiales, conmemoraciones, agasajos,\nexposiciones. Incluye los gastos de inauguración y clausura de eventos tales\ncomo: congresos, seminarios, cursos de capacitación, eventos especiales y otros\ncon características similares, los que deben estar acorde a las restricciones\ntécnicas y jurídicas correspondientes, además de las cuotas periódicas de\npertenencia o afiliación a organizaciones que desarrollan actividades de esta\nnaturaleza.\n\ne) Control y racionamiento del gasto para este concepto y los demás\ngastos en general de la institución: Es toda aquella directriz emanada de la\nContraloría General de la República, Gobierno Central, Junta Directiva y\nDirección Ejecutiva, en términos de adquisición y compra de alimentos y\nbebidas, apropiado para una atención adecuada.\n\nf) Fondos públicos: Son los recursos, valores, bienes y derechos,\npropiedad del Estado, de órganos, de empresas o de entes públicos.\n\ng) Gastos de alimentación: Son los egresos en los que puede incurrir la\nInstitución, para el pago de alimentos y bebidas de los asistentes a las\njornadas de trabajo, sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta\nDirectiva (entendiéndose que comprende tanto la alimentación de sus miembros\ncomo la de los participantes en sus reuniones de forma habitual o de forma\nocasional), al igual que en reuniones de trabajo convocadas por la Dirección\nEjecutiva u otras dependencias, que son de interés institucional. Incluye\ntambién los gastos en alimentación generados con motivo de actividades de\ncapacitación y de actividades protocolarias y sociales que realice la\nInstitución, así como la provisión de agua que se ofrece a los usuarios que\nrealizan gestiones o visitas a la Junta Directiva, Dirección Ejecutiva,\nDepartamento de Servicio al Usuario, y a los funcionarios usuarios de los\nservicios del Consultorio Médico Institucional.\n\nh) Deber de probidad: El funcionario público estará obligado a orientar\nsu gestión a la satisfacción del interés público. Este deber se manifestará,\nfundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas\nprioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en\ncondiciones de igualdad para los habitantes de la República; asimismo, al\ndemostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere\nla ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus\natribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la\ninstitución en la que se desempeña y, finalmente, al administrar los recursos\npúblicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y\neficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.\n\ni) Principio de eficiencia: La aplicación más conveniente de los\nrecursos asignados para maximizar los resultados obtenidos o esperados.\n\nj) Principio de legalidad: Es el sometimiento de toda actuación pública\nal ordenamiento jurídico.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nCAPÍTULO II\n\nRequisitos y condiciones de los servicios\n\nde alimentos y bebidas\n\nArtículo 3.- Sesiones de Junta Directiva. Se autoriza la\nadquisición de alimentos y bebidas para las sesiones ordinarias y\nextraordinarias que realice la Junta Directiva de esta Institución, tanto para\nlos miembros y asesores de la misma, como para los participantes en sus\nreuniones de forma habitual o de forma ocasional, así como para la Secretaría\ndel mismo órgano. Para respaldar los gastos de alimentación o bebidas\nincurridos en las sesiones de Junta Directiva, la celebración de las mismas se\ndocumentará conforme a las actas de cada sesión, en las cuales se dejará\nconstancia de los participantes a la misma.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 4.- Reuniones de trabajo de las Direcciones, Departamentos y\nUnidades del Cosevi: Se autoriza la adquisición de alimentos y bebidas\npara la atención de las reuniones que se celebren en las diferentes\nDirecciones, Departamentos y Unidades del Cosevi, cuando cuenten con la\nparticipación de funcionarios externos al mismo. Con el propósito de respaldar\nlos gastos de alimentación o bebidas en que se incurra con motivo de estas\nreuniones, se deberá levantar una minuta que contenga como mínimo la siguiente\ninformación: temas tratados, lugar de la reunión, hora de inicio y finalización\nde la reunión, nombre completo de los asistentes a la reunión, dependencia que\nrepresenta, y la firma de los asistentes a la reunión.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 5.- Actividades de Capacitación: Se autoriza la\nadquisición de alimentos y bebidas para aquellas actividades de capacitación\nque se desarrollen fuera de las instalaciones del Cosevi y con una duración\nigual o superior a cuatro horas, debidamente aprobadas por parte de la Comisión\nde Becas de este Consejo. Para respaldar los gastos de alimentación o bebidas\nque se realicen con motivo de estas actividades, se deberá levantar una lista\nde los participantes, en la cual debe constar al menos el nombre completo,\ndependencia que representa y la firma, además de la hora de inicio y\nfinalización de la actividad, además se deberá adjuntar el documento de convocatoria\nen el que se indiquen los temas a tratar.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 6.- Actividades Protocolarias y Sociales: Se autoriza la\nadquisición de alimentos y bebidas para aquellas actividades protocolarias y\nsociales que realice la Junta Directiva y las que se desarrollen por parte del\nCosevi, con la participación de personeros ajenos a la Institución, debidamente\naprobadas por parte de la Dirección Ejecutiva de este Consejo. Con el propósito\nde respaldar los gastos de alimentación o bebidas en que se incurra con motivo\nde estas actividades, se deberá elaborar un acta en la que se indique el motivo\nde la actividad, el horario y duración de la misma, así como el número de\noficio mediante el cual, la Dirección Ejecutiva emitió la autorización\ncorrespondiente, la cuál debe ser firmada por parte del funcionario responsable\nde la organización de la actividad.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 7.- Gastos presupuestarios. Los gastos en que se incurra al amparo de\nlas disposiciones contenidas en los artículos precedentes, deberán responder a\nlos principios de necesidad, excepcionalidad, racionalidad, pertinencia y\nausteridad. Los montos por persona de estos gastos no podrán ser superiores a\nlos montos establecidos para el rubro de alimentación que corresponda, de\nacuerdo con el horario de la actividad, en el Reglamento de Gastos de Viaje y\nTransporte para Funcionarios Públicos que se encuentre vigente, emitido por la\nContraloría General de la República. Para efectos de establecer el monto\ncorrespondiente a refrigerios, se utilizará el monto máximo autorizado por\nconcepto de desayuno.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 8.- Exclusión. Se excluye de las limitaciones detalladas en los\nartículos anteriores la adquisición de agua, la cual se autoriza únicamente\npara la Junta Directiva, la Dirección Ejecutiva, el Departamento de Servicio al\nUsuario, la Contraloría de Servicios y el Consultorio Médico Institucional.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 9.- Contenido Presupuestario. Toda transacción\nque se realice para la adquisición de alimentos y bebidas debe contar con el\ndebido contenido presupuestario.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 10.- Procedimientos. Los procedimientos para la adquisición de\nalimentos y bebidas deben ser congruentes con lo establecido en la Ley y el\nReglamento de Contratación Administrativa y en el Reglamento de Fondo de Caja\nChica para el Consejo de Seguridad Vial; por lo que se deberá utilizar el\nmecanismo que corresponda de conformidad con lo establecido en la normativa\ncitada.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nCapítulo III\n\nDisposiciones Finales\n\nArtículo 11.- Gasto no permitido. En caso de comprobarse la realización de un\ngasto no permitido, el funcionario responsable está en la obligación de\nreintegrar la totalidad de lo asignado, sin perjuicio de las sanciones\ndisciplinarias que podrían serle impuestas según el ordenamiento jurídico\nindicado en el artículo 15 del presente reglamento y siguiendo el debido proceso.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 12.- Prohibición. Queda prohibida la compra de bebidas\nalcohólicas con cargo a los recursos institucionales.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 13.- Cobro de viáticos. Los funcionarios que participen en las\nactividades objeto de este reglamento y en las cuales se otorgue el servicio de\nalimentación, no podrán cobrar viáticos por dicho concepto durante el\ntranscurso de esas actividades, a excepción de los que se generen en el\ntraslado del funcionario al sitio donde se realizarán las actividades, si el\nmismo no es suplido por la institución; todo de conformidad con lo dispuesto en\nel Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios Públicos de\nla Contraloría General de la República.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 14.- Obligatoriedad. El acatamiento y aplicación de este\nReglamento, es de carácter obligatorio para los encargados de las unidades\nejecutoras autorizadas en el presente reglamento, que hagan uso de las\nsubpartidas presupuestarias correspondientes para la adquisición de alimentos y\nbebidas.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 15.- Incumplimiento. En caso de incumplimiento de las\ndisposiciones contenidas en este reglamento, se procederá de conformidad con lo\ndispuesto en el capítulo X de la Ley Nº 7494 \"Ley de Contratación\nAdministrativa\", Capítulo XIV del Decreto Ejecutivo N° 33411 \"Reglamento a la\nLey de Contratación Administrativa\", artículo 39 de la Ley Nº 8292 \"Ley General\nde Control Interno\", artículo 110 incisos b) y g) de la Ley Nº 8131 \"Ley de la Administración\nFinanciera de la República y Presupuestos Públicos\", Ley N° 8422 \"Ley Contra la\nCorrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública\", así como en las\ndisposiciones en materia disciplinaria contenidas en el Decreto Ejecutivo N°\n33126-MOPT, denominado \"Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del\nConsejo de Seguridad Vial\".\n\n \n\n Ficha articulo\n\nArtículo 16.- Vigencia. Rige a partir de su publicación en el diario\noficial La Gaceta.\n\nDado en la Presidencia de la República. San José, a los 03 días del mes\nde abril del año dos mil diecisiete.\n\n \n\n Ficha articulo\n\nFecha de generación: 5/5/2026 19:06:09\n\n Ir al principio del documento", "body_en_text": "Remember that Control F is an option that allows you to search\n the entire text\n\n Go to the end of the document\n\n - You are on the latest version of the regulation\n -\n\n Complete Text of Regulation 40381\n\n Regulation for the acquisition of food and beverages using budgetary resources of the Road Safety Council\n\nNo. 40381-MOPT\n\nTHE PRESIDENT OF THE REPUBLIC\n\nAND THE MINISTER OF PUBLIC WORKS AND TRANSPORT\n\nIn exercise of the powers conferred by articles 140 subsections\n3), 8) and 18) and 146 of the Political Constitution of Costa Rica; Law No. 3155 \"Ley Orgánica del Ministerio de Obras Públicas y Transportes\" of August 5,\n1963; amended by Law No. 4786 \"Crea Ministerio de Transportes en sustitución del actual Ministerio de Obras Públicas\" of July 5, 1971;\narticles 25.1. and 27.1. of Law No. 6227 \"Ley General de la Administración Pública\" of May 2, 1978 and its amendments; article 3 of Law No. 9078\n\"Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial\" of October 4, 2012 and its amendments; articles 4, 23 subsections 2), 5), 9) and 14) of\nLaw No. 6324 \"Ley de Administración Vial\" of May 24, 1979 and its amendments;\narticles 1, 4, 5, 7, 9, 17, 18 and 97 of Law No. 8131 \"Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos\" of September 18, 2001 and its amendments\"; articles 136 and 137 of Decreto Ejecutivo No.\n32988 \"Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos\" of January 31, 2006; Decreto Ejecutivo No. 32874\n\"Reglamento General del Fondo Cajas Chicas\" of November 10, 2005;\nDecreto Ejecutivo No. 38294 \"Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Consejo de Seguridad Vial\" of March 6, 2014; Law No. 7494 \"Ley de Contratación Administrativa\" of May 2, 1995 and its amendments; Decreto Ejecutivo No.\n33411 \"Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa\" of September 27, 2006; articles 7, 8 subsection a) and 10 of Law No. 8292 \"Ley General de Control Interno\" of July 31, 2002 and its amendments and article 3 of Law No. 8422\n\"Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública\"\nof October 6, 2004 and its amendments.\n\nCONSIDERING:\n\nI- That the Road Safety Council does not have internal regulations governing the use of authorized budgetary resources for the acquisition of food products (food and beverages), charged to the following budget sub-items: 1.07.01 \"Training Activities\", 1.07.02 \"Protocol and social activities\", and 2.02.03 \"Food and beverages\".\n\nII- That, in accordance with principles of opportunity, reasonableness, convenience, and austerity, by reason of the specific purposes and objectives of each institution, the Comptroller General of the Republic has admitted the possibility of incurring minor food expenses.\n\nIII- That the Comptroller General of the Republic has ordered that, to maintain adequate control, when incurring expenses for food and beverages is justified for the fulfillment of institutional goals and objectives, the pertinent regulatory framework must be issued to regulate the circumstances, conditions, and other procedures for recognizing such expenses.\n\nIV- That specific situations may exist in which the need to incur a modest food allowance is justified, in adherence to principles of reasonableness and austerity, such as the following:\n\na. The ordinary and extraordinary sessions held by the Institution's Board of Directors, when they take place at times that involve some degree of fatigue for its members and other officials participating in those sessions, where their presence will eventually be needed for a relatively prolonged period outside their ordinary workday.\n\nb. Meetings held in the Directorates, Departments, and Units of the Road Safety Council, in which officials external to the entity must be attended to, for the development and achievement of plans and objectives, advising, exchange of ideas and opinions for analysis and decision-making; by reason of the schedule and duration of these meetings.\n\nc. Training activities carried out outside the facilities of the Road Safety Council, evaluating for that purpose their schedule and duration.\n\nd. Institutional activities, classified within budget sub-item 1.07.02 \"Protocol and social activities,\" in which both officials of the Road Safety Council and persons external to it participate, in accordance with the objective of common interest, the schedule, and the duration of these activities.\n\nV- That in order to comply with the Principle of Legality and with the provisions issued by the Comptroller General of the Republic regarding budget expenditure, for this specific item called \"FOOD AND BEVERAGES,\" in the interest of seeking rationality in budget expenditure, it is necessary to issue this regulation for food expenses (considering the three budget sub-items used to make such expenses), with the purpose of regulating in detail the use of resources for that purpose, from the request to the settlement, contemplating the results of Report AIINF-AA-16-24 issued by the Internal Audit of the Road Safety Council in August 2016, as well as the applicable provisions and jurisprudence and the principles of necessity, exceptionality, rationality, relevance, and austerity.\n\nVI- That it is necessary to have a Regulation that defines and regulates matters concerning the exceptional situations in which food and beverage expenses may be recognized during the development of activities such as those indicated in Considering IV.\n\nVII- That this determination was approved by the Board of Directors of the Road Safety Council in agreement No. J.D-2016-0635, article VII of Ordinary Session No. 2866-2016 of December 12, two thousand sixteen. Therefore,\n\nTHEY DECREE:\n\nThe following,\n\nREGULATION FOR THE ACQUISITION OF FOOD\n\nAND BEVERAGES USING BUDGETARY RESOURCES\n\nOF THE ROAD SAFETY COUNCIL\n\nCHAPTER I\n\nPurpose and Definitions\n\nArticle 1.- Purpose. The purpose of this regulation is to regulate the expenses for food and beverages originating in activities during the ordinary and extraordinary workday at the Road Safety Council or in the ordinary and extraordinary sessions of its Board of Directors (comprising both the food of its members and that of habitual or occasional participants in its meetings); as well as in work meetings convened by the Executive Directorate or other departments, which are of institutional interest. The foregoing, considering that, on many occasions, these activities, due to their complexity, extend for prolonged periods requiring food provision for the participants.\n\nAlso included are food expenses generated on the occasion of those exceptional activities carried out by the Training Unit of the Management and Human Development Department, and food expenses that form part of the protocol and social activities of institutional interest that are carried out, as well as the provision of water offered to users conducting business or visits to the Board of Directors, Executive Directorate, User Service Department, Services Comptroller's Office, and to the officials who use the services of the Institutional Medical Office.\n\nThe maximum amount to be authorized in the disbursements defined in this regulation shall be that established in article 7.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 2.- Definitions: For the correct interpretation of this regulation, the following definitions are established:\n\na) Cosevi: Road Safety Council.\n\nb) Food: Includes any natural or processed substance or product, intended for the nutrition of the human organism, which upon being ingested provides the organism with the elements necessary for its maintenance and development, as well as any that, without having such properties, is consumed out of habit or pleasure. For the same purposes, food additives are considered food, which is any natural or processed substance or product, possessing or not possessing nutritional qualities, that is added to food to contribute to, modify, or preserve its properties.\n\nc) Beverage: Liquid substance that is drunk, especially one that is processed or composed of several ingredients.\n\nd) Acquisition of Food and beverages: Comprises the purchase of food and beverages acquired through the following sub-items:\n\n. Sub-item 2.02.03 \"Food and beverages\": Corresponds to the purchase of natural, semi-manufactured, or industrialized food and beverages for human consumption. Includes expenses for meals and other restaurant services provided to personnel working in public institutions, as well as to users of the services they provide, such as patients in hospital centers, inmates of penitentiary centers, and others. They are not applied to training, protocol, or social activities, which must be charged to the sub-items incorporated in group \"1.07 Training and Protocol.\"\n\n. Sub-item 1.07.01 \"Training activities\": Expenses for services inherent to the organization of and participation in training events. This sub-item considers the following concepts: Organization of congresses, seminars, courses, and related activities: Services and goods inherent to the organization and holding of training and learning events such as seminars, talks, congresses, symposiums, courses, and the like. Included, for example, are the contracting of instructors and support staff; instruction rooms, machinery, equipment, and furniture; tools, materials, and supplies such as folders, posters, flowers, plaques, parchments, as well as the food provided to event participants during the course of the same.\n\nIt also comprises participation in congresses, seminars, courses, and related activities, defined as the sum or fee that the institution must pay to the organizing entity for public officials to participate in congresses, seminars, workshops, symposiums, courses, talks, and the like, as well as courses that are not part of a study plan aimed at the employee obtaining a university pre-degree, degree, or post-graduate degree.\n\n. Sub-item 1.07.02 \"Protocol and social activities\": Consists of disbursements intended for the payment of services, tools, various materials, and supplies necessary to hold celebrations and any other attention provided to officials or persons external to the entity, such as official receptions, commemorations, tributes, exhibitions. Includes the expenses for the inauguration and closing of events such as: congresses, seminars, training courses, special events, and others with similar characteristics, which must be in accordance with the corresponding technical and legal restrictions, in addition to the periodic membership or affiliation fees to organizations that carry out activities of this nature.\n\ne) Control and rationing of expenditure for this concept and other general expenses of the institution: Refers to any directive issued by the Comptroller General of the Republic, Central Government, Board of Directors, and Executive Directorate, in terms of acquisition and purchase of food and beverages, appropriate for adequate service.\n\nf) Public funds: These are the resources, assets, goods, and rights owned by the State, by organs, by companies, or by public entities.\n\ng) Food expenses: These are the outflows that the Institution may incur for the payment of food and beverages for attendees at workdays, ordinary and extraordinary sessions of the Board of Directors (it being understood that it comprises both the food of its members and that of habitual or occasional participants in its meetings), as well as at work meetings convened by the Executive Directorate or other departments, which are of institutional interest. It also includes food expenses generated on the occasion of training activities and protocol and social activities carried out by the Institution, as well as the provision of water offered to users conducting business or visits to the Board of Directors, Executive Directorate, User Service Department, and to the officials who use the services of the Institutional Medical Office.\n\nh) Duty of probity: The public official shall be obliged to orient their management toward the satisfaction of the public interest. This duty shall be manifested, fundamentally, by identifying and attending to priority collective needs, in a planned, regular, efficient, continuous manner, and under conditions of equality for the inhabitants of the Republic; likewise, by demonstrating rectitude and good faith in the exercise of the powers conferred by law; ensuring that the decisions adopted in fulfillment of their attributions conform to impartiality and to the objectives of the institution in which they serve and, finally, by administering public resources in adherence to the principles of legality, effectiveness, economy, and efficiency, rendering accounts satisfactorily.\n\ni) Principle of efficiency: The most convenient application of allocated resources to maximize the results obtained or expected.\n\nj) Principle of legality: The subjection of all public action to the legal system.\n\n \n\n Article file\n\nCHAPTER II\n\nRequirements and conditions of food\n\nand beverage services\n\nArticle 3.- Sessions of the Board of Directors. The acquisition of food and beverages is authorized for the ordinary and extraordinary sessions held by the Board of Directors of this Institution, both for its members and advisors, as well as for habitual or occasional participants in its meetings, and for the Secretariat of the same body. To support the food or beverage expenses incurred in the Board of Directors' sessions, the holding of these shall be documented according to the minutes of each session, in which the participants shall be recorded.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 4.- Work meetings of the Directorates, Departments, and Units of the Cosevi: The acquisition of food and beverages is authorized for the service of meetings held in the different Directorates, Departments, and Units of the Cosevi, when they involve the participation of officials external to it. For the purpose of supporting the food or beverage expenses incurred on the occasion of these meetings, a minute must be drawn up containing at least the following information: topics discussed, place of the meeting, start and end time of the meeting, full name of the meeting attendees, department they represent, and the signature of the meeting attendees.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 5.- Training Activities: The acquisition of food and beverages is authorized for those training activities carried out outside the facilities of the Cosevi and with a duration equal to or greater than four hours, duly approved by the Scholarship Committee of this Council. To support the food or beverage expenses incurred on the occasion of these activities, a list of participants must be drawn up, which must record at least the full name, department they represent, and the signature, in addition to the start and end time of the activity; furthermore, the call document indicating the topics to be covered must be attached.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 6.- Protocol and Social Activities: The acquisition of food and beverages is authorized for those protocol and social activities carried out by the Board of Directors and those developed by the Cosevi, with the participation of representatives external to the Institution, duly approved by the Executive Directorate of this Council. For the purpose of supporting the food or beverage expenses incurred on the occasion of these activities, a record must be prepared indicating the reason for the activity, its schedule and duration, as well as the official letter number through which the Executive Directorate issued the corresponding authorization, which must be signed by the official responsible for organizing the activity.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 7.- Budgetary expenses. The expenses incurred under the provisions contained in the preceding articles must respond to the principles of necessity, exceptionality, rationality, relevance, and austerity. The amounts per person for these expenses may not exceed the amounts established for the corresponding food item, according to the schedule of the activity, in the Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos in force, issued by the Comptroller General of the Republic. For the purpose of establishing the amount corresponding to refreshments, the maximum amount authorized for breakfast shall be used.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 8.- Exclusion. Excluded from the limitations detailed in the previous articles is the acquisition of water, which is authorized solely for the Board of Directors, the Executive Directorate, the User Service Department, the Services Comptroller's Office, and the Institutional Medical Office.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 9.- Budgetary Content. Every transaction carried out for the acquisition of food and beverages must have the appropriate budgetary content.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 10.- Procedures. The procedures for the acquisition of food and beverages must be consistent with the provisions established in the Ley de Contratación Administrativa and its implementing regulation (Reglamento de Contratación Administrativa) and in the Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Consejo de Seguridad Vial; therefore, the corresponding mechanism must be used in accordance with the provisions of the cited regulations.\n\n \n\n Article file\n\nChapter III\n\nFinal Provisions\n\nArticle 11.- Non-permitted expense. In the event that a non-permitted expense is verified, the responsible official is obliged to reimburse the total amount assigned, without prejudice to the disciplinary sanctions that may be imposed according to the legal system indicated in article 15 of this regulation and following due process.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 12.- Prohibition. The purchase of alcoholic beverages charged to institutional resources is prohibited.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 13.- Collection of per diem expenses (viáticos). Officials who participate in the activities subject to this regulation and in which the food service is provided may not collect per diems (viáticos) for said concept during the course of these activities, with the exception of those generated in the transfer of the official to the site where the activities will be held, if this is not supplied by the institution; all in accordance with the provisions of the Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios Públicos of the Comptroller General of the Republic.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 14.- Obligation. Compliance with and application of this Regulation is obligatory for those responsible for the executing units authorized in this regulation, who make use of the corresponding budget sub-items for the acquisition of food and beverages.\n\n \n\n Article file\n\nArticle 15.- Non-compliance. In the event of non-compliance with the provisions contained in this regulation, action shall be taken in accordance with the provisions of Chapter X of Law No. 7494 \"Ley de Contratación Administrativa,\" Chapter XIV of Decreto Ejecutivo No. 33411 \"Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa,\" article 39 of Law No. 8292 \"Ley General de Control Interno,\" article 110 subsections b) and g) of Law No. 8131 \"Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos,\" Law No. 8422 \"Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública,\" as well as the disciplinary provisions contained in Decreto Ejecutivo No. 33126-MOPT, called \"Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del Consejo de Seguridad Vial.\"\n\n \n\n Article file\n\nArticle 16.- Effectiveness. It shall be effective upon its publication in the official gazette La Gaceta.\n\nIssued at the Presidency of the Republic. San José, on the 3rd day of the month of April of the year two thousand seventeen.\n\n \n\n Article file\n\nGeneration date: 5/5/2026 19:06:09\n\n Go to the beginning of the document" }