{ "id": "norm-84517", "citation": "Decreto 40504", "section": "norms", "doc_type": "executive_decree", "title_es": "Reglamento para el préstamo, asignación, uso y control de bienes inmuebles del MAG", "title_en": "Regulation on loan, allocation, use and control of MAG real estate", "summary_es": "Este decreto ejecutivo establecía el marco normativo para el préstamo, asignación, uso y control de los bienes inmuebles propiedad del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG). Regulaba los procedimientos para que funcionarios del MAG, instituciones del Sector Agropecuario y otras personas físicas o jurídicas con interés legítimo pudieran acceder al uso precario de casas, apartamentos u otros inmuebles del Ministerio. Definía las responsabilidades del Departamento de Administración de Bienes y Servicios (DABS) como instancia encargada de tramitar, controlar y dar seguimiento a los convenios de préstamo. Detallaba los requisitos, plazos, obligaciones de los beneficiarios, prohibiciones y causales de revocatoria. Incluía disposiciones sobre mantenimiento, pago de servicios, prohibición de subarrendar, y sanciones por incumplimiento. El reglamento fue derogado en 2020 por el Decreto Ejecutivo N°42473. Su ámbito se limitaba a la gestión interna de activos del MAG, sin relación con materia ambiental.", "summary_en": "This executive decree established the regulatory framework for the loan, allocation, use and control of real estate owned by the Ministry of Agriculture and Livestock (MAG). It governed the procedures for MAG officials, institutions of the Agricultural Sector, and other natural or legal persons with legitimate interest to access precarious use of houses, apartments or other Ministry properties. It defined the responsibilities of the Department of Administration of Goods and Services (DABS) as the unit in charge of processing, controlling and monitoring loan agreements. It detailed requirements, deadlines, obligations of beneficiaries, prohibitions and grounds for revocation. It included provisions on maintenance, payment of utilities, prohibition of subletting, and sanctions for non-compliance. The regulation was repealed in 2020 by Executive Decree No. 42473. Its scope was limited to internal management of MAG assets, unrelated to environmental matters.", "court_or_agency": "", "date": "02/06/2017", "year": "2017", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "bienes inmuebles", "préstamo a título precario", "asignación de alojamiento", "convenio de préstamo", "Departamento de Administración de Bienes y Servicios (DABS)", "Ley General de la Administración Pública", "silencio positivo", "due diligence" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 154", "law": "Ley General de la Administración Pública" }, { "article": "Arts. 330-331", "law": "Ley General de la Administración Pública" }, { "article": "No. 8220", "law": "Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos" }, { "article": "No. 26431-MAG", "law": "Decreto Ejecutivo" } ], "keywords_es": [ "préstamo", "asignación", "bienes inmuebles", "MAG", "precario", "casas de habitación", "apartamentos", "convenio", "beneficiario", "DABS", "control interno", "uso precario", "Ley General de la Administración Pública", "Decreto Ejecutivo 40504", "derogado" ], "keywords_en": [ "loan", "allocation", "real estate", "MAG", "precarious", "housing", "apartments", "agreement", "beneficiary", "DABS", "internal control", "precarious use", "General Public Administration Law", "Executive Decree 40504", "repealed" ], "excerpt_es": "El uso de los bienes inmuebles se realizará como permiso de uso a título precario de conformidad con el artículo 154 de la Ley General de la Administración Pública. La asignación del uso se aplicará bajo los principios de eficiencia, eficacia y oportunidad, garantizando siempre el interés público.\n\nArtículo 4º.- De conformidad con la estructura organizativa del Ministerio, el Departamento de Administración de Bienes y Servicios tendrá las potestades y responsabilidades definidas en el presente Reglamento y en el Decreto Ejecutivo No.26431-MAG, del 02 de octubre de 1997, Reglamento a la Ley Orgánica del Ministerio de Agricultura y Ganadería, así como en la normativa conexa aplicable, estableciendo las acciones, gestiones y procedimientos necesarios, en estricto apego a los Principios Constitucionales, laborales y legales para proteger los intereses de la Institución y el respeto a los derechos de los servidores.", "excerpt_en": "The use of real estate shall be carried out as a precarious use permit in accordance with article 154 of the General Public Administration Law. The allocation of use shall be applied under the principles of efficiency, effectiveness and timeliness, always guaranteeing the public interest.\n\nArticle 4.- In accordance with the organizational structure of the Ministry, the Department of Administration of Goods and Services shall have the powers and responsibilities defined in this Regulation and in Executive Decree No. 26431-MAG, of October 2, 1997, Regulation to the Organic Law of the Ministry of Agriculture and Livestock, as well as in the applicable related regulations, establishing the necessary actions, procedures and steps, in strict adherence to Constitutional, labor and legal principles to protect the interests of the Institution and respect for the rights of employees.", "outcome": { "label_en": "Repealed", "label_es": "Derogada", "summary_en": "The regulation established rules for the loan of MAG real estate, but was repealed in 2020 by Executive Decree No. 42473.", "summary_es": "El reglamento establecía las reglas 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y con fundamento en los\nnumerales 25, 27, 28 y 103 de la Ley General de la Administración Pública del 2\nde a mayo de 1978 y 5° del Decreto Ejecutivo Nº 90-S.C., del 13 de diciembre de\n1965 y sus reformas, Reglamento para el Pago del Zonaje\na los Servidores de la Administración Pública.\n\nConsiderando\n\n1º-.Que al Ministerio de Agricultura y Ganadería le corresponde la función\nde velar por el mantenimiento, manejo y buen uso de los recursos y bienes del\nEstado.\n\n2°. -Que el Ministerio de Agricultura y Ganadería es propietario de casas de\nhabitación y/o apartamentos, para el uso de sus servidores que así lo\nrequieran, según el Decreto Ejecutivo N° 27452-MAG del 06 de octubre de 1998,\ndenominado \"Reglamento de Uso y Habitación de las Casas y Apartamentos del\nMinisterio de Agricultura y Ganadería\", en el que se regulan los términos y\nrequisitos que los funcionarios deben de cumplir, para poder optar a este\nbeneficio.\n\n3º. -Que esas casas de habitación y/o apartamentos se encuentran ubicados en\nzonas alejadas del Gran Área Metropolitana, y se debe de velar por su correcto\nuso, control y mantenimiento, y la forma en que se regula la asignación de\nestos inmuebles y otros aspectos.\n\n4º. -Que con el fin de lograr un mejor aprovechamiento y utilización de los activos\nde la Administración Pública, en respecto a lo preceptuado por la normativa\nreferida a control interno, y en aplicación de los principios de coordinación,\ncolaboración y eficiencia, el Ministerio de Agricultura y Ganadería destinará\nlos bienes inmuebles que se han estado cediendo a préstamo como casas de\nhabitación en las diferentes Regiones, para ser utilizadas de la siguiente\nmanera, en primer término para oficinas de instituciones del Sector\nAgropecuario, en segundo término como oficinas para instituciones\ngubernamentales y tercero para funcionarios del Ministerio de Agricultura y\nGanadería por su orden.\n\n5°. -Que es legalmente procedente por parte de las administraciones\ninteresadas, dentro de los parámetros fijados por la normativa indicada, emitir\nregulaciones adicionales que permitan el mejor uso de los bienes del Estado y\nclarifiquen la utilización de los mismos, para el cumplimiento de los servicios\ny fines públicos establecidos por ley.\n\n6º. -Que, en razón de lo anterior, resulta necesario emitir un reglamento\nmediante el cual se regule la asignación, uso y control de bienes inmuebles del\nMinisterio de Agricultura y Ganadería, con el fin de establecer los\nprocedimientos con sus respectivos requisitos para el trámite de préstamo de\nbienes inmuebles como una medida de control interno.\n\n7º. - El presente reglamento técnico cumple con los principios de mejora\nregulatoria, de acuerdo al informe No.DMR-DAR-INF-064-2017, emitido por la\nDirección de Mejora Regulatoria, en fecha 29 de mayo del 2017.\n\nPor tanto,\n\nDecretan:\n\nREGLAMENTO PARA EL PRÉSTAMO, ASIGNACIÓN, USO Y CONTROL DE\n\nBIENES INMUEBLES DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA\n\nCAPITULO I\n\nDisposiciones generales\n\nArtículo 1º. Ámbito de aplicación. El presente Reglamento regula los procedimientos\npara el préstamo, asignación, utilización y el control de los bienes inmuebles\ndel MAG, por parte de los funcionarios del ministerio y sus órganos de\ndesconcentración mínima y máxima y las demás instituciones públicas o privadas\nque conforman el Sector Agropecuario, así como las personas físicas o jurídicas\npúblicas o privadas que demuestren un interés legítimo de conformidad con las\nPolíticas Institucionales para el Desarrollo del Sector Agropecuario.\n\nEl uso de los bienes inmuebles se realizará como permiso de uso a título\nprecario de conformidad con el artículo 154 de la Ley General de la\nAdministración Pública. La asignación del uso se aplicará bajo los principios\nde eficiencia, eficacia y oportunidad, garantizando siempre el interés público.\n\nArtículo 2º.Para todos los efectos legales que se deriven de la aplicación de este Reglamento,\ndeberá entenderse las siguientes definiciones:\n\nAPARTAMENTO: Alojamiento completo de una o más habitaciones con baño(s) privado(s)\nubicados en una unidad de dos o más apartamentos en una estructura colectiva con\naprovechamiento común de zonas de circulación, tanto verticales como\nhorizontales; con o sin Área para parqueo de vehículos.\n\nÁREAS DE USO COMÚN O COMPARTIDA: Espacios destinados al uso común o tránsito\nde más de un funcionario en un bien inmueble, sea este una casa de habitación o\nun apartamento.\n\nASIGNACIÓN: Acción formal mediante la cual se asigna un bien inmueble específico a\nun funcionario del ministerio y sus órganos de desconcentración mínima y máxima\ny las demás instituciones públicas o privadas que conforman el Sector\nAgropecuario, así como las personas físicas o jurídicas públicas o privadas que\ndemuestren un interés legítimo de conformidad con las Políticas Institucionales\npara el Desarrollo del Sector Agropecuario, mediante un convenio.\n\nCASA: Alojamiento completo de una o más habitaciones, con baño(s) privado(s),\ncon o sin áreas verdes; y deslindado por completo de otras edificaciones, con o\nsin Área para parqueo de vehículos o cochera de uso exclusivo.\n\nFAMILIARES: Parientes por consanguineidad hasta segundo grado: Padres, Hijos legalmente\nreconocidos, Hermanos, Abuelos y Nietos; o pariente por afinidad: Cónyuge.\n\nPRÉSTAMO: Se entiende por préstamo el traslado gratuito y a título precario, de la\nposesión de bienes inmuebles de parte del MAG hacia una persona física o\njurídica, nacional o extranjera, pública o privada para que disponga del mismo,\nde su usufructo y custodia, con la obligación de restituirlos según las\ncondiciones y plazos previamente acordados con el titular de la propiedad, y\ncuando corresponda de conformidad con el artículo 154 de la Ley General de\nAdministración Pública.\n\nMAG: El Ministerio de Agricultura y Ganadería.\n\nMINISTRO Y EL VICEMINISTRO: Funcionarios competentes para la firma de los\nconvenios en representación del Ministerio de Agricultura y Ganadería.\n\nDEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS: Unidad responsable y\nencargada de tramitar los Convenios y contratos entre el Ministerio y las contrapartes\nsuscribientes, así como dar seguimiento, controlar y fiscalizar el cumplimiento\nde los mismos, mediante el procedimiento establecido con este fin.\n\nEL REGLAMENTO: El presente Reglamento.\n\nEL SERVIDOR: La persona física que presta sus servicios para el Ministerio de\nAgricultura y Ganadería y sus órganos de desconcentración, en virtud de un acto\nválido y eficaz de investidura. Que no tenga él o su conyugue un bien inmueble\nubicado en la Región en donde preste sus servicios al Ministerio de Agricultura\ny Ganadería y que deba permanecer en lugar distinto al de su domicilio legal,\npor razones de trabajo, por períodos superiores a un mes en forma continua y\nque en esa ubicación se cuenta con apartamento o casa de habitación que pertenezca\nal MAG.\n\nEL BENEFICIARIO: funcionario, institución pública o privada que\nforma parte del Sector Agropecuario, así como las personas físicas o jurídicas\npúblicas o privadas que demuestren un interés legítimo de conformidad con las\nPolíticas Institucionales para el Desarrollo del Sector Agropecuario que hace\nuso de un bien inmueble propiedad del Ministerio.\n\nEL CONVENIO: Acuerdo de voluntades suscrito entre el Ministerio de Agricultura y Ganadería,\ny funcionarios del ministerio y sus órganos de desconcentración mínima y máxima\ny las demás instituciones públicas o privadas que conforman el Sector Agropecuario,\nasí como las personas físicas o jurídicas públicas o privadas que demuestren un\ninterés legítimo de conformidad con las Políticas Institucionales para el\nDesarrollo del Sector Agropecuario y que tiene como propósito desarrollar la\nformalización del préstamo, asignación, uso y control de bienes inmuebles del\nMinisterio de Agricultura y Ganadería. Estos deberán contar con un plazo\ndefinido y la estimación correspondiente cuando corresponda.\n\nREPORTE: Comunicación escrita que debe realizar el Departamento de Administración\nde Bienes y Servicios al Departamento de Recursos Humanos, para que éste\ndetermine el cálculo del zonaje, al funcionario que se le asigne una casa o\napartamento propiedad del Ministerio de corresponderle de conformidad con la\nnormativa vigente.\n\nINFORME: Reporte anual que realizará el Departamento de Administración de Bienes\ny Servicios, al Despacho Ministerial y al Viceministro responsable, en el que\nse informe el estado de conservación de los bienes inmuebles dados a préstamo\npor parte del Ministerio.\n\nCapítulo II\n\nDe la Instancia Responsable\n\nArtículo 3º.Atribuciones del Departamento de Administración de Bienes y Servicios. Le\ncorresponde al Departamento de Administración de Bienes y Servicios en adelante\ndenominado DABS las siguientes funciones:\n\na) Le corresponde tramitar, controlar y dar seguimiento a todos los\npréstamos de bienes inmuebles que realice el MAG.\n\nb) Tramitar los convenios de manera oportuna y técnica, una vez recibida\nla solicitud, para efectos de realizar las consultas pertinentes a nivel\ncentral y regional, a fin de elaborar un informe técnico que determine la\nconveniencia, términos y alcance del préstamo del inmueble.\n\nc) Garantizar el cumplimiento de todos los requisitos que la normativa\nexige y velar por la observancia de los principios, fines, políticas, objetivos\ne intereses del MAG.\n\nd) Asesorar y coadyuvar con las instancias del sector agropecuario en la\nbúsqueda de fuentes, en la negociación, formulación, trámite y ejecución de los\nconvenios.\n\ne) Mantener un sistema de información y divulgación actualizado,\norganizado y sistematizado de los convenios en trámite, aprobados y en\nejecución.\n\nf) Mantener completos, foliados, actualizados, ordenados, debidamente\nidentificados, referenciados y bajo adecuadas medidas de seguridad, los\nexpedientes de cada convenio.\n\ng) Establecer los mecanismos necesarios y suficientes que aseguren una\nmayor flexibilidad y agilidad en los procesos de trámite de convenios.\n\nh) Solicitar informes o los datos necesarios para la renovación de los\nconvenios.\n\ni) Coordinar, convocar, dar seguimiento y registro de las minutas de las\nsesiones de análisis técnico conjunto de la tramitación y valoración de los\nconvenios.\n\nj) Mantener una base de datos actualizada donde se disponga de\ninformación básica de los convenios vigentes, que incluya al menos ubicación,\ncondición, ocupación, dimensiones o área, uso recomendado y cualquier otra\ncaracterística que se considere necesaria, así como un mecanismo de detección\nprevia de convenios de que se les vence el plazo. En este último caso, el DABS\ndeberá solicitar un informe a las personas beneficiarias, en un plazo de al\nmenos tres meses de anterioridad al vencimiento, para que se proceda a valorar\nla prórroga respectiva.\n\nk) Informar anualmente al Despacho Ministerial, y al Departamento de\nRecursos Humanos, cuando corresponda, sobre todos los convenios suscritos por\nel MAG durante ese período, así como aquellos a los cuales se les ha vencido el\nplazo.\n\nl) Verificar la presentación y validez de los requisitos establecidos\nsegún el procedimiento institucional para la solicitud de uso de un bien\ninmueble.\n\nm) Confeccionar un informe de revisión e inventario y estado de los\ninmuebles propiedad del Ministerio, que se incorporará al expediente\ncorrespondiente, del inmueble que se pretende dar en préstamo.\n\nn) Redactar un acta de entrega del inmueble, a la hora en que se haga la\ntoma de posesión por parte del beneficiario, en el que se adjunte como parte\nintegral, el informe citado en el inciso anterior.\n\no) Otras que por su especialidad técnica le correspondan y la normativa\nle asigne.\n\nCAPITULO III\n\nDel trámite para el préstamo, asignación, utilización de los bienes\ninmuebles\n\nArtículo 4º.De conformidad con la estructura organizativa del Ministerio, el\nDepartamento de Administración de Bienes y Servicios tendrá las potestades y\nresponsabilidades definidas en el presente Reglamento y en el Decreto Ejecutivo\nNo.26431-MAG, del 02 de octubre de 1997, Reglamento a la Ley Orgánica del\nMinisterio de Agricultura y Ganadería, así como en la normativa conexa\naplicable, estableciendo las acciones, gestiones y procedimientos necesarios,\nen estricto apego a los Principios Constitucionales, laborales y legales para proteger\nlos intereses de la Institución y el respeto a los derechos de los servidores.\nSerá el encargado de recibir toda la documentación relacionada con el préstamo,\nasignación, utilización de los bienes inmuebles por los diferentes\nbeneficiarios.\n\nArtículo 5°.Dictámenes requeridos para la aprobación de convenios. Las instancias\ntécnicas que deberán pronunciarse serán las siguientes:\n\na) Departamento de Planificación cuando corresponda.\n\nb) Director Regional cuando corresponda.\n\nc) Departamento de Recursos Humanos cuando corresponda\n\nd) Asesoría Jurídica en todos los casos.\n\nArtículo 6°.Trámite inicial. Toda solicitud de préstamo de inmueble deberá ser\ntramitada por el eventual beneficiario, ante el DABS, acompañado de la\nsiguiente información:\n\na. En qué consiste el préstamo, su necesidad, utilización, y monto\naproximado de las inversiones a realizar.\n\nb. Funcionario o instancia administrativa responsable de su custodia y\nutilización.\n\nArtículo 7°.Participación del DABS en el trámite de aprobación de un convenio. El\nDABS, una vez que recibe una solicitud de préstamo de inmueble, con los\nrequisitos indicados en el artículo anterior , le corresponde:\n\na) Aportar certificación literal del inmueble emitida por el Registro\nNacional de la Propiedad Inmueble.\n\nb) Realizar un informe, sobre la ubicación, acceso, calidad de la\nconstrucción o del terreno, disponibilidad de los servicios públicos,\nrequerimientos de operación y mantenimiento, y otros elementos necesarios para\nverificar la conveniencia de otorgar en préstamo el inmueble.\n\nc) Revisar la suficiencia de los documentos aportados, levantar el\nexpediente respectivo y solicitar, si lo considera necesario, dictámenes o\ncriterios técnicos a la instancia que considere necesario o le obligue el\npresente Reglamento.\n\nd) Elaborar una recomendación sobre la conveniencia del préstamo del\ninmueble.\n\ne) Elevar el expediente respectivo y la propuesta de convenio de\npréstamo que sea necesaria, a la Asesoría Jurídica del MAG para su análisis de\nlegalidad.\n\nf) En caso de aceptación del préstamo del inmueble, deberá:\n\ni) Tramitar la firma o formalización del convenio ante la Asesoría\nJurídica del MAG, en un plazo de diez días hábiles, a partir del recibido de la\ndocumentación de forma completa por parte del beneficiario.\n\nii) Resguardar el expediente administrativo levantado al efecto. g)\nInformar anualmente, en el mes de marzo de cada año, al Ministro sobre los\nconvenios vigentes.\n\nEl plazo que se establece para otorgar el permiso o autorización, que en\neste caso se  tramita en el DABS, será de\nun mes a partir del recibo de la solicitud, sin menoscabo de que aplique\nel silencio positivo, de conformidad con el artículo 330 y 331 de la Ley\nGeneral de Administración Pública, No. 6227 y la Ley de Protección al ciudadano\ndel exceso de requisitos y trámites administrativos No. 8220.\n\nArtículo 8°.Aprobación y refrendo de los convenios. Para el\ntrámite de visto bueno y aprobación de los convenios, la Asesoría Jurídica\ndeberá verificar el cumplimiento de los requisitos de análisis y presentación\nque establezca la normativa vigente. Además, podrá efectuar las consultas o\nrequerir los dictámenes que considere convenientes a las instancias\ncompetentes, según cada tipo de convenio, para lo cual tendrá el plazo de diez\ndías hábiles, a partir de recibido el expediente.\n\nArtículo 9°.Modificación o ampliación de convenios. Toda modificación o ampliación\nde convenios de préstamos de bienes inmuebles deberá canalizarse a través de la\nDABS, en cuyo caso, se deberá de cumplir en lo que corresponda con lo\nestablecido en los artículos 7 y 8 anteriores y según los plazos establecidos.\n\nArtículo 10°.Ejecución de los convenios de préstamo de bienes inmuebles. La ejecución\nde todo convenio de préstamo de inmuebles sólo podrá iniciarse una vez que se cumpla\ncon los trámites y requisitos indicados en el presente capítulo. Caso\ncontrario, aplicarán las sanciones que en derecho correspondan previa\nobservancia del debido proceso.\n\nArtículo 11°.Control, seguimiento y evaluación de los convenios de préstamo de inmuebles.\n\nEl DABS será el responsable del control, seguimiento y evaluación de los\nconvenios de préstamo de inmuebles respectivos. Anualmente y al finiquitarse\nacuerdos de préstamos de inmuebles, se presentarán al Ministro un informe sobre\nla ejecución de los préstamos de bienes inmuebles, el mismo deberá contener el\nresultado del seguimiento y evaluación de gestión de estos instrumentos.\n\nCAPÍTULO IV\n\nResponsabilidades y obligaciones\n\nArtículo 12°. Responsabilidad en el uso de los inmuebles. Los\nbeneficiarios serán responsables de su adecuada conservación, buen uso,\naplicación en los fines autorizados, custodia, salvaguarda y respeto de la\nnormativa institucional vigente.\n\nCaso contrario se le aplicarán las sanciones y procedimientos\nestablecidos por la normativa interna y otras normas o leyes conexas, previa\nobservancia del debido proceso.\n\nArtículo 13°. Además de lo que dispone en la Ley General de la\nAdministración Pública, el Reglamento Autónomo de servicio del Ministerio de\nAgricultura y Ganadería y otras disposiciones normativas, son obligaciones del\nbeneficiario que haga uso de un bien inmueble propiedad del Ministerio:\n\na) Mantener en perfecto estado de conservación la edificación, casa o\napartamento asignado.\n\nb) Pintar al menos una vez al año utilizando los colores oficiales\nInstitucionales establecidos por el Departamento de Bienes y Servicios, para\nestos efectos deberá informar al Área Administrativa Regional y al Departamento\nde Bienes y Servicios.\n\nc) Podrán hacer todas las intervenciones menores en infraestructura de\nforma inmediata, una vez que se haya producido el daño o identificado la\nnecesidad, esas intervenciones menores se refieren a mejoras o reparaciones que\nno representen una modificación estructural significativa, tales como:\nsustitución de terminales eléctricas, vidriería, láminas de cielo raso,\npuertas, láminas de techo, cerraduras, fontanería, etc.\n\nd) Cuando la edificación, casa o apartamento necesite intervenciones\nmayores y el beneficiario desee realizarlos por su cuenta, deberá solicitar\nautorización previa al Departamento de Bienes y Servicios.\n\ne) Si la intervención sobre el inmueble es por decisión del Ministerio,\nlos ocupantes deberán acatar esta disposición, los gastos generados serán\ncubiertos por cuenta del Ministerio.\n\nf) El beneficiario será responsable por los daños ocasionados al\ninmueble, debidos a descuidos, negligencia, dolo, culpa o usos incorrectos,\ndebiendo él mismo reparar los daños ocasionados por su cuenta, en la forma que\nse le indique y dentro del plazo que le fuere fijado.\n\ng) Los gastos por reparación de daños que se originen por fuerza mayor o\ncaso fortuito, deberán ser cubiertos por el Ministerio, siempre que esta\ncircunstancia sea fehacientemente comprobada.\n\nh) Todas las mejoras deberán de quedar en el inmueble, sin perjuicio del\nMinisterio, en reconocimiento alguno por gastos incurridos.\n\ni) Los ocupantes de los inmuebles asignados, deberán observar una\nconducta adecuada, de acuerdo con los principios de la moral y las buenas\ncostumbres acordes con las políticas institucionales; actividad que altere el\norden o bien por actos que impliquen violencia doméstica u otras acciones que\natenten contra la integridad física y moral de las personas que conforman el\nnúcleo familiar.\n\nj) La conservación e higiene absoluta de los bienes inmuebles serán de\nentera responsabilidad de los ocupantes, no deberán existir acumulaciones de\nbasura, escombros ni desechos de ninguna clase que pongan en peligro la salud\npública, tanto dentro como afuera de la propiedad.\n\nk) Los beneficiarios a los que se les asigne una de las casas o\napartamentos propiedad del Ministerio, estarán obligados a pagar los servicios\nde agua y electricidad, cuando exista desconexión entre las edificaciones.\nCuando en los bienes inmuebles habiten varios servidores, los pagos\ncorrespondientes deberán dividirse entre el número de beneficiarios.\n\nl) No se podrá otorgar en ninguna instancia a terceros el uso de algún\ncuarto, sea por medio de préstamo, alquiler, o cualquier otro tipo de\notorgamiento, dar habitación en forma permanente o temporal, arrendar o\nsubarrendar, a personas ajenas al núcleo familiar autorizado, salvo cuando sea por\nvisita de un familiar o un amigo, por un periodo no mayor a un mes.\n\nm) Se prohíbe le ingesta o consumo de drogas ilícitas por parte del\nbeneficiario, miembros del núcleo familiar o visitantes.\n\nn) Por traslado de beneficiario u otra causa que amerite la finalización\ndel convenio o contrato, en caso que al inmueble se le dé uso de casa de\nhabitación, el beneficiario deberá comunicarlo con un mes de anticipación al\nDepartamento de Bienes y Servicios, siempre y cuando el traslado se le hubiere\ncomunicado con la debida antelación, a efecto de recibir el inmueble utilizado,\nasí como para que el servidor haga formal entrega del mismo. El Departamento de\nRecursos Humanos comunicará al de Bienes y Servicios los traslados de\nservidores a los efectos de la aplicación de esta disposición.\n\no) El beneficiario que deje de utilizar un inmueble del Ministerio,\ndeberá entregar el original o copia de los últimos tres recibos de\nelectricidad, agua y teléfono debidamente cancelados.\n\np) Permitir la inspección de las instalaciones por parte de los\nfuncionarios encargados al efecto.\n\nq) Evitar ruidos molestos o innecesarios\n\nr) Mantenerse al día en el pago de servicios de teléfono, televisión,\ninternet, limpieza y otros, que correspondan al inmueble de alojamiento.\n\ns) Mantener el orden y limpieza del inmueble, incluyendo, paredes,\nventanas, cielorraso, áreas verdes, etc., tanto en las Áreas de Uso Común como\nen las habitaciones.\n\nt) Dar un adecuado uso a las instalaciones eléctricas del inmueble a fin\nde evitar sobrecargas del sistema eléctrico y/o cualquier otro inconveniente\nque ponga en peligro la seguridad del inmueble.\n\nu) Solicitar autorización por escrito al DABS para el ingreso o\npermanencia de visitantes ajenos al Ministerio de Agricultura y Ganadería en\nlos alojamientos. Dicha solicitud deberá contener las calidades de las personas\nvisitantes, el tiempo de la estadía y el tipo de relación con el funcionario\nbeneficiario, así mismo deberá indicar, en caso de que los visitantes ingresen\ncon vehículo, el nombre del propietario registral y número de placas, para\nefectos de analizar la disponibilidad de espacio en la propiedad otorgada en\npréstamo.\n\nEl plazo para resolver la solicitud de autorización será de un mes, sin\ndetrimento de que se aplique el silencio positivo, de conformidad en los\nartículos 330 y 331 de la Ley General de la Administración Pública No. 6227 y\nla Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites\nadministrativos No. 8220.\n\nCAPITULO V\n\nProhibiciones\n\nArtículo 14°. Queda terminantemente prohibido:\n\na) Ceder o transferir de ninguna manera, parcial o total los beneficios\nobtenidos en los convenios firmados con el Ministerio, salvo autorización\nexpresa y por escrito de este.\n\nb) Utilizar recursos telefónicos o de comunicación pertenecientes al\nMinisterio, que no hayan sido incluidos en el convenio suscrito.\n\nc) Remover o dañar, por parte del beneficiario, las mejoras realizadas a\nlos inmuebles en préstamo.\n\nd) El uso de los parqueos de vehículos oficiales para el uso de\nvehículos particulares.\n\ne) Utilizar las instalaciones del Ministerio para actividades con fines\nde lucro o privadas que contravengan los objetivos del Ministerio.\n\nf) Realizar un manejo inadecuado de basura u otra clase de desechos.\n\ng) Cambiar, sin previa autorización del DABS, el destino de todo o parte\ndel inmueble\n\nh) Realizar algún tipo de alteración o reparación sin autorización al\ninmueble asignado.\n\ni) Consumir licor, o drogas ilícitas dentro de los alojamientos y áreas\ncomunes.\n\nj) Fumar dentro de los alojamientos y áreas comunes.\n\nk) Uso de artefactos como cocinas, canfineras o similares en lugares no\nadecuados o acondicionados para tales efectos.\n\nl) La tenencia y/o almacenamiento de combustibles y productos\ninflamables que puedan ocasionar incendios dentro de los alojamientos, excepto\nel uso racional de gas para las cocinas de ese tipo y en lugares y condiciones\nde uso adecuados.\n\nm) Trasladarse, sin previa autorización del DABS, a otro alojamiento\ndiferente del asignado excepto por situación de emergencia que deberá ser\ncomunicada por escrito, lo antes posible.\n\nn) El ingreso o permanencia de personas no autorizadas previamente por\nel DABS.\n\no) Tener mascotas o animales de todo tipo en el alojamiento o áreas\nadyacentes.\n\np) Tender ropa en áreas no destinadas para ello, de modo que afecte el\nornato, estética o libre tránsito.\n\nq) Entregar copia de las llaves del alojamiento a personas no\nautorizadas por el DABS.\n\nr) Colocar boletines informativos o anuncios en lugares no destinados\npara ello.\n\ns) El uso desmedido de regletas eléctricas u otros, que puedan causar\nuna sobrecarga del sistema eléctrico del inmueble.\n\nt) Realizar perforaciones en las paredes.\n\nu) La entrada a los alojamientos de personal privado de limpieza o\nsimilares, sin previa autorización del DABS y sin haber demostrado que existe\ncontrato de servicios indicando calidades completas del trabajador y patrono, y\nhorario en que se llevará a cabo el servicio.\n\nv) El estacionamiento de vehículos particulares no autorizados por el\nDABS, en las cocheras, zonas de parqueo o áreas aledañas a los alojamientos.\n\nw) El ingreso de personas en estado de ebriedad, pre ebriedad, bajo los\nefectos de drogas o similar.\n\nx) Conductas que puedan alterar el orden, la paz y el descanso.\n\nEl DABS designará a una persona a fin de que se encargue de verificar al\nmenos dos veces al año, que no se incumplan con las prohibiciones estipuladas\nen este Reglamento.\n\nArtículo 15º.Ante el incumplimiento de las anteriores obligaciones por parte del\nbeneficiario al que se le haya asignado un bien inmueble, el Departamento de\nAdministración de Bienes y Servicios deberá recabar las pruebas necesarias,\npara ser remitidas al Ministro o Viceministro, para que tome la decisión de\nrescindir el convenio y en lo que corresponde a funcionarios de la institución,\nse informe al Departamento de Recursos Humanos las anomalías ocurridas, con la\nfinalidad de que se determinen las responsabilidades generadas y se apliquen\nlas medidas disciplinarias pertinentes, previo cumplimiento del debido proceso de\nacuerdo a la normativa vigente en el Reglamento Autónomo de Servicios del MAG, Código\nde Trabajo, Estatuto del Servicio Civil, su Reglamento y leyes conexas, o de\nlas responsabilidades civiles o penales que de su actuación se deriven.\n\nCAPITULO VI\n\nDe la asignación de alojamiento a los servidores del MAG\n\nArtículo 16º. El Ministerio con base en lo consignado en los\nartículos anteriores de este Reglamento, podrá asignar, con la finalidad de\nbrindar un mejor servicio, a los funcionarios que califiquen para el uso de las\ncasas y apartamentos propiedad del Ministerio para habitarlas con su familia,\nen conjunto con otros servidores o individualmente, por lo que deberán cumplir\ncon el procedimiento que se establece en este reglamento para este fin. A los\nservidores que posean casa propia en la zona de influencia de la Agencia de\nExtensión Agropecuaria o Dirección Regional, no se les concederá el beneficio\naquí establecido ya sea que el inmueble este a su nombre o del conyugue.\n\nArtículo 17°. Los inmuebles existentes que podrían ser utilizados\ncomo alojamiento son de dos clases: apartamentos y casas de habitación.\n\nArtículo 18°. El Ministerio por medio del Departamento de Bienes\ny Servicios deberá comprobar las condiciones en que el beneficiario recibe el\ninmueble. El beneficiario se compromete a velar y cuidar el bien, dándole el\nmantenimiento requerido, evitando su deterioro.\n\nArtículo 19°. Requisitos para la Asignación: El funcionario deberá demostrar\njunto con su solicitud, la necesidad real de alojamiento, la distancia de\nlocalización del centro de trabajo en relación con su lugar de residencia\nlegal, tiempo estimado de traslado utilizando servicios públicos de transporte\ny cualquier otro aspecto de interés institucional a juicio del DABS o de la\nAsesoría Jurídica.\n\nArtículo 20°. Entrega del Alojamiento: Una vez cumplido con\nlos requisitos establecidos para el alojamiento, de previo a la instalación del\nfuncionario, personal asignado por el DABS, junto con el servidor que va a\nhacer uso del alojamiento firmarán un convenio de préstamo, en la cual se\nindicará la fecha, condiciones en las que se entrega el inmueble, inventario de\nmobiliario y la aceptación de las disposiciones dictadas por este reglamento y el\nconvenio, para el uso, control, mantenimiento y convivio armonioso entre los\nhabitantes de los alojamientos.\n\nArtículo 21°. Plazo de Alojamiento. El servidor quedará facultado para ocupar el\ninmueble asignado, por el término de un año.\n\nLa asignación de alojamiento podrá ser prorrogada por períodos iguales\nsiempre y cuando el interesado gestione con al menos un mes de antelación a su\nvencimiento, ante el DABS, el seguir contando con alojamiento y mediante oficio\nhaga constar de que sus condiciones de necesidad de alojamiento se mantienen,\nsituación que el DABS deberá verificar y dejar constancia de ello en el expediente.\n\nEn el caso que no proceda la prórroga, en virtud de que se requiera el\nbien inmueble para otros fines de interés público o que el beneficiario no\ndemuestre que continúa teniendo la necesidad, se le prevendrá que deberá\nabandonar el alojamiento, con un plazo de quince días hábiles de antelación.\n\nVencido el plazo por el cual se asignó el alojamiento, el funcionario\ndeberá desalojar inmediatamente el inmueble, si no presenta la solicitud de\nprórroga correspondiente o si por las razones indicadas se le previno que no\nprocedía la prórroga.\n\nCuando por razones de necesidad o conveniencia exista la necesidad de\ncambiar al funcionario a otra unidad de alojamiento distinta a la previamente\nasignada, se le informará con un plazo de quince días de antelación al cambio y\nal hacer entrega del apartamento o casa de habitación se suscribirá un nuevo\nconvenio.\n\nArtículo 22°. Finalización del Alojamiento: Al desocupar el\napartamento o casa de habitación se elaborará un Acta de Devolución en la que\nse dejará constancia de las condiciones del inmueble en ese momento y se\nverificará si existen faltantes en cuanto a lo indicado en el inventario de\nmobiliario señalado en el convenio. Dicho documento debe ser levantado por la\npersona que designe el DABS.\n\nArtículo 23°. Revocatoria de la asignación. La revocatoria de la\nasignación del alojamiento se efectuará por alguna de las siguientes razones:\n\na) Por razones técnicas de oportunidad, convivencia u oportunidad\ninstitucional, mediante resolución razonada.\n\nb) Por deterioro evidente de la infraestructura que cause peligro a sus\nhabitantes.\n\nc) Por cambio del lugar en el que el funcionario presta sus servicios.\n\nd) Porque el funcionario tenga domicilio permanente en zona geográfica\nque haga posible su traslado diario al trabajo.\n\ne) Por incumplimiento de los deberes o prohibiciones establecidas en el\npresente reglamento.\n\nDicha revocatoria se realizará brindando el plazo de un mes a fin de que\nel funcionario tome las previsiones necesarias.\n\nArtículo 24°. El servidor no perderá la asignación del\nalojamiento cuando la separación de su puesto sea por un plazo inferior a un\nmes en razón de vacaciones, incapacidades, reubicación temporal o permiso con o\nsin goce de salario; en caso de periodos que superen el mes deberán de\ncomunicarse oportunamente con el fin de que el caso sea conocido y se resuelva\nla conveniencia de dejar sin efecto la asignación de alojamiento, por parte de\nla DABS.\n\nArtículo 25°. Responsabilidad por los daños producidos al alojamiento: El funcionario debe\ncubrir los gastos de reposición o reparación de daños o averías producidas al alojamiento,\nsalvo aquéllos producto del deterioro normal por el trascurso del tiempo.\n\nCAPITULO VII\n\nDisposiciones finales y derogatorias\n\nArtículo 26°. El presente Reglamento constituye el marco legal para\nel préstamo de Bienes inmuebles propiedad del Estado Costarricense, asignados\nal Ministerio de Agricultura y Ganadería, podrá ser modificado por conveniencia\ninstitucional y será de aplicación obligatoria a partir de su vigencia. A falta\nde disposición expresa aplicable a un caso determinado, se recurrirá\nsupletoriamente a las disposiciones de la Ley General de Administración\nPública, el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y\nGanadería y demás normativa conexa\n\nArtículo 27°. Se deroga el Decreto Ejecutivo 27452-MAG, del 06 de\noctubre de 1998, publicado en el Alcance 88, de la Gaceta 235 del 03 de\ndiciembre de 1998.\n\nArtículo 28°. La asignación de alojamiento en ningún caso puede\nser considerado como un beneficio, mejora salarial, salario en especie o en\nalguna forma, parte del contrato de trabajo, ni dará lugar a derechos\nadquiridos en favor del funcionario.\n\nPor razones de emergencia, de salud o casos que comprometan la seguridad\nde los ocupantes, el funcionario podrá ser compelido a desalojar el inmueble en\ntiempo perentorio.\n\nEl Ministerio de Agricultura y Ganadería, a través del programa\npresupuestario pertinente, cubrirá los gastos que genere el inmueble destinado\na alojamiento de funcionarios por concepto de servicios de agua potable, fluido\neléctrico, mantenimiento físico del inmueble y cargas municipales cuando\ncorrespondan.\n\nLos servicios de teléfono, televisión, internet, limpieza y otros serán\nsufragados por los ocupantes del alojamiento.\n\nEn caso de situación de emergencia comprobada y declarada así por la\nComisión Nacional de Emergencias, el Ministro podrá autorizar por motivos\nhumanitarios, la ubicación temporal de otros funcionarios o particulares en los\nalojamientos.\n\nDISPOSICIONES TRANSITORIAS\n\nTransitorio I. Los funcionarios que tengan alojamiento al momento\nde la entrada en vigencia del presente Reglamento, tendrán un mes calendario de\ntiempo para solicitar la asignación formal de dicho alojamiento cumpliendo con los\nrequisitos necesarios; caso contrario deberán desalojar el inmueble.\n\nDichos funcionarios podrán seguir habitando los alojamientos durante el\ntiempo en el que se resuelva su solicitud.\n\nTransitorio II. Por ningún motivo se permitirá la convivencia con\nparticulares en los alojamientos, por lo que en caso de que exista esta\nsituación, estas personas tendrán un plazo de tres días hábiles a partir de la vigencia\nde este Reglamento para desalojar el inmueble o serán compelidos a abandonarlo\ncon la fuerza pública y sin menoscabo de otras sanciones administrativas a las\nque puedan estar afectos.\n\nArtículo 29°. Vigencia. Este reglamento rige a partir de su publicación en\nel Diario Oficial.\n\nDado en la Presidencia de la República. San José, a los dos días del mes\nde junio del año dos mil diecisiete.", "body_en_text": "throughout the text\n\n -\n\n Complete Text of Norm 40504\n\n Regulation for the loan, assignment, use, and control of real estate\nof the Ministry of Agriculture and Livestock\n\nComplete Text of record: 13A962\n\nNo. 40504-MAG\n\n(This executive decree was repealed by article 15 of the Regulation\nfor the precarious loan of use of real estate of the Ministry of\nAgriculture and Livestock and its attached bodies, approved by executive\ndecree No. 42473 of July 13, 2020)\n\nTHE PRESIDENT OF THE REPUBLIC\n\nAND THE MINISTER OF AGRICULTURE AND LIVESTOCK\n\nExercising the powers conferred by subsections 3), 18), and 20) of\narticle 140 and article 146 of the Political Constitution, and based on\nclauses 25, 27, 28, and 103 of the General Law on Public Administration of\nMay 2, 1978, and clause 5 of Executive Decree No. 90-S.C., of December 13,\n1965, and its amendments, Regulation for the Payment of Zoning Allowance\n(Pago del Zonaje) to Public Administration Servants.\n\nConsidering\n\n1st. That the Ministry of Agriculture and Livestock is responsible for the duty\nof ensuring the maintenance, management, and proper use of the State's resources and goods.\n\n2nd. That the Ministry of Agriculture and Livestock is the owner of dwelling\nhouses and/or apartments, for the use of its servants who so\nrequire, according to Executive Decree No. 27452-MAG of October 6, 1998,\ncalled \"Regulation for the Use and Habitation of the Houses and Apartments of the\nMinistry of Agriculture and Livestock,\" which regulates the terms and\nrequirements that officials must meet to be eligible for this\nbenefit.\n\n3rd. That these dwelling houses and/or apartments are located in\nareas remote from the Greater Metropolitan Area, and it is necessary to ensure their proper\nuse, control, and maintenance, and the manner in which the assignment of\nthese properties and other aspects are regulated.\n\n4th. That in order to achieve better utilization and use of the\nPublic Administration's assets, in compliance with the provisions of the\nregulations regarding internal control, and in application of the principles of coordination,\ncollaboration, and efficiency, the Ministry of Agriculture and Livestock shall allocate\nthe real estate that has been granted on loan as dwelling\nhouses in the different Regions, to be used in the following\nmanner: firstly, as offices for institutions of the\nAgricultural Sector; secondly, as offices for\ngovernment institutions; and thirdly, for officials of the Ministry of Agriculture and\nLivestock, in that order.\n\n5th. That it is legally appropriate for the interested\nadministrations, within the parameters set by the indicated regulations, to issue\nadditional regulations that allow for the better use of State goods and\nclarify their utilization, for the fulfillment of the services\nand public purposes established by law.\n\n6th. That, by reason of the foregoing, it is necessary to issue a regulation\ngoverning the assignment, use, and control of real estate of the\nMinistry of Agriculture and Livestock, in order to establish the\nprocedures with their respective requirements for processing the loan of\nreal estate as an internal control measure.\n\n7th. This technical regulation complies with the principles of regulatory\nimprovement, according to report No. DMR-DAR-INF-064-2017, issued by the\nDirectorate of Regulatory Improvement (Dirección de Mejora Regulatoria), dated May 29, 2017.\n\nTherefore,\n\nThey decree:\n\nREGULATION FOR THE LOAN, ASSIGNMENT, USE, AND CONTROL OF\n\nREAL ESTATE OF THE MINISTRY OF AGRICULTURE AND LIVESTOCK\n\nCHAPTER I\n\nGeneral Provisions\n\nArticle 1. Scope of Application. This Regulation governs the procedures\nfor the loan, assignment, utilization, and control of real estate\nof the MAG, by the officials of the ministry and its bodies of\nminimum and maximum deconcentration, and other public or private institutions\nthat make up the Agricultural Sector, as well as public or private natural persons or legal entities\nthat demonstrate a legitimate interest in accordance with the\nInstitutional Policies for the Development of the Agricultural Sector.\n\nThe use of the real estate shall be carried out as a precarious use permit\nin accordance with article 154 of the General Law on Public\nAdministration. The assignment of use shall be applied under the principles\nof efficiency, effectiveness, and timeliness, always safeguarding the public interest.\n\nArticle 2. For all legal purposes arising from the application of this Regulation,\nthe following definitions shall be understood:\n\nAPARTMENT: Complete lodging of one or more rooms with private bathroom(s)\nlocated in a unit of two or more apartments within a collective structure with\ncommon use of circulation areas, both vertical and\nhorizontal; with or without an area for vehicle parking.\n\nCOMMON OR SHARED USE AREAS: Spaces intended for the common use or transit\nof more than one official in a real estate property, whether a dwelling house or\nan apartment.\n\nASSIGNMENT: The formal action by which a specific real estate property is assigned to\nan official of the ministry and its bodies of minimum and maximum deconcentration,\nand other public or private institutions that make up the Agricultural\nSector, as well as public or private natural persons or legal entities that\ndemonstrate a legitimate interest in accordance with the Institutional Policies\nfor the Development of the Agricultural Sector, by means of an agreement (convenio).\n\nHOUSE: Complete lodging of one or more rooms, with private bathroom(s),\nwith or without green areas; and completely demarcated from other buildings, with or\nwithout an area for vehicle parking or an exclusive-use garage.\n\nFAMILY MEMBERS: Relatives by consanguinity up to the second degree: Parents, legally\nrecognized Children, Siblings, Grandparents, and Grandchildren; or a relative by affinity: Spouse.\n\nLOAN: Loan (préstamo) is understood as the gratuitous transfer and on a precarious basis, of the\npossession of real estate from the MAG to a national or foreign\nnatural person or legal entity, public or private, so that they may dispose of it,\nits usufruct, and its custody, with the obligation to return it according to the\nconditions and terms previously agreed upon with the property owner, and\nwhen applicable, in accordance with article 154 of the General Law on Public\nAdministration.\n\nMAG: The Ministry of Agriculture and Livestock (Ministerio de Agricultura y Ganadería).\n\nMINISTER AND VICE MINISTER: Officials competent to sign the\nagreements (convenios) on behalf of the Ministry of Agriculture and Livestock.\n\nDEPARTMENT OF ADMINISTRATION OF GOODS AND SERVICES (DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS): The unit responsible for and\nin charge of processing the agreements and contracts between the Ministry and the subscribing counterparties,\nas well as monitoring, controlling, and overseeing the fulfillment\nthereof, through the procedure established for this purpose.\n\nTHE REGULATION: This Regulation.\n\nTHE SERVANT: The natural person who provides their services to the Ministry of\nAgriculture and Livestock and its deconcentration bodies, by virtue of a valid\nand effective investiture act. Who neither they nor their spouse owns a real estate property\nlocated in the Region where they provide their services to the Ministry of Agriculture\nand Livestock, and who must remain in a place different from their legal domicile,\nfor work reasons, for continuous periods exceeding one month, and\nwhere there is an apartment or dwelling house belonging to\nthe MAG at that location.\n\nTHE BENEFICIARY: The official, public or private institution that\nforms part of the Agricultural Sector, as well as public or private natural persons or legal entities\nthat demonstrate a legitimate interest in accordance with the\nInstitutional Policies for the Development of the Agricultural Sector, who makes\nuse of a real estate property owned by the Ministry.\n\nTHE AGREEMENT (CONVENIO): An agreement of wills entered into between the Ministry of Agriculture and Livestock,\nand officials of the ministry and its bodies of minimum and maximum deconcentration,\nand other public or private institutions that make up the Agricultural Sector,\nas well as public or private natural persons or legal entities that demonstrate a\nlegitimate interest in accordance with the Institutional Policies for the\nDevelopment of the Agricultural Sector, and whose purpose is to develop the\nformalization of the loan, assignment, use, and control of real estate of the\nMinistry of Agriculture and Livestock. These must have a defined\nterm and the corresponding estimate when applicable.\n\nREPORT (REPORTE): Written communication that the Department of Administration\nof Goods and Services must make to the Department of Human Resources, so that the latter\ndetermines the calculation of the zoning allowance (zonaje) for the official who is assigned a house or\napartment owned by the Ministry, if applicable, in accordance with the\nregulations in force.\n\nREPORT (INFORME): Annual report (informe) that the Department of Administration of Goods\nand Services will make to the Ministerial Office and the responsible Vice Minister, in\nwhich the state of conservation of the real estate granted on loan\nby the Ministry is reported.\n\nChapter II\n\nThe Responsible Instance\n\nArticle 3. Powers of the Department of Administration of Goods and Services. The\nDepartment of Administration of Goods and Services, hereinafter\nreferred to as DABS, has the following functions:\n\na) It is responsible for processing, controlling, and monitoring all\nloans of real estate made by the MAG.\n\nb) Processing the agreements in a timely and technical manner, once the\napplication is received, for the purpose of conducting the pertinent consultations at the\ncentral and regional levels, in order to prepare a technical report that determines the\nadvisability, terms, and scope of the loan of the property.\n\nc) Guaranteeing compliance with all the requirements demanded by the regulations\nand ensuring observance of the principles, purposes, policies, objectives,\nand interests of the MAG.\n\nd) Advising and assisting the instances of the agricultural sector in the\nsearch for sources, in the negotiation, formulation, processing, and execution of\nagreements.\n\ne) Maintaining an updated, organized, and systematized information and\ndissemination system of the agreements in process, approved, and in\nexecution.\n\nf) Keeping the files for each agreement complete, foliated,\nupdated, organized, duly identified, referenced, and under adequate\nsecurity measures.\n\ng) Establishing the necessary and sufficient mechanisms to ensure\ngreater flexibility and speed in the agreement processing procedures.\n\nh) Requesting reports or the necessary data for the renewal of\nagreements.\n\ni) Coordinating, convening, monitoring, and recording the minutes of the\njoint technical analysis sessions for the processing and assessment of\nagreements.\n\nj) Maintaining an updated database containing\nbasic information on the current agreements, including at least location,\ncondition, occupancy, dimensions or area, recommended use, and any other\ncharacteristic deemed necessary, as well as a mechanism for the early\ndetection of agreements whose term is expiring. In this latter case, the DABS\nmust request a report from the beneficiaries, at least\nthree months prior to the expiration, in order to proceed to assess\nthe respective extension.\n\nk) Annually informing the Ministerial Office and the Department of\nHuman Resources, when applicable, of all agreements signed by\nthe MAG during that period, as well as those whose\nterm has expired.\n\nl) Verifying the presentation and validity of the requirements established\naccording to the institutional procedure for the application for use of a real\nestate property.\n\nm) Preparing an inspection report and inventory and status report on the\nproperties owned by the Ministry, which will be incorporated into the corresponding\nfile for the property intended to be granted on loan.\n\nn) Drafting a delivery and acceptance record (acta de entrega) for the property, at the time possession is taken\nby the beneficiary, to which the report mentioned in\nthe preceding subsection will be attached as an integral part.\n\no) Others that correspond to it by its technical specialty and assigned to it\nby regulations.\n\nCHAPTER III\n\nThe Procedure for the Loan, Assignment, Utilization of\nReal Estate\n\nArticle 4. In accordance with the organizational structure of the Ministry, the\nDepartment of Administration of Goods and Services shall have the powers and\nresponsibilities defined in this Regulation and in Executive Decree\nNo. 26431-MAG, of October 2, 1997, Regulation to the Organic Law of the\nMinistry of Agriculture and Livestock, as well as in the applicable related\nregulations, establishing the necessary actions, efforts, and procedures,\nin strict adherence to Constitutional, labor, and legal Principles to protect\nthe interests of the Institution and the respect for the rights of the servants.\nIt shall be in charge of receiving all documentation related to the loan,\nassignment, utilization of real estate by the different\nbeneficiaries.\n\nArticle 5. Rulings required for the approval of agreements. The technical\ninstances that must pronounce themselves shall be the following:\n\na) Department of Planning when applicable.\n\nb) Regional Director when applicable.\n\nc) Department of Human Resources when applicable.\n\nd) Legal Advisory Office in all cases.\n\nArticle 6. Initial Procedure. Every application for a loan of property must be\nprocessed by the prospective beneficiary before the DABS, accompanied by the\nfollowing information:\n\na. What the loan consists of, its necessity, utilization, and approximate\namount of the investments to be made.\n\nb. Official or administrative instance responsible for its custody and\nutilization.\n\nArticle 7. Participation of the DABS in the procedure for approving an agreement. The\nDABS, once it receives an application for a loan of property, with the\nrequirements indicated in the preceding article, is responsible for:\n\na) Providing a literal certification of the property issued by the National\nRegistry of Real Property (Registro Nacional de la Propiedad Inmueble).\n\nb) Preparing a report on the location, access, quality of the\nconstruction or the land, availability of public services,\noperation and maintenance requirements, and other elements necessary to\nverify the advisability of granting the property on loan.\n\nc) Reviewing the sufficiency of the documents provided, opening the\nrespective file, and requesting, if deemed necessary, rulings or\ntechnical criteria from the instance it considers necessary or to which it is obliged by\nthis Regulation.\n\nd) Preparing a recommendation on the advisability of the loan of the\nproperty.\n\ne) Forwarding the respective file and the necessary loan agreement (convenio)\nproposal to the Legal Advisory Office of the MAG for its legality\nanalysis.\n\nf) In the event of acceptance of the loan of the property, it must:\n\ni) Process the signing or formalization of the agreement before the Legal Advisory Office\nof the MAG, within a period of ten business days from the receipt of the\ncomplete documentation from the beneficiary.\n\nii) Safeguard the administrative file created for this purpose. g)\nAnnually inform, in the month of March each year, the Minister of the\ncurrent agreements.\n\nThe period established for granting the permit or authorization, which in\nthis case is processed by the DABS, shall be\none month from receipt of the application, without prejudice to the application of\npositive silence (silencio positivo), in accordance with articles 330 and 331 of the General Law\non Public Administration, No. 6227, and the Law for the Protection of Citizens\nfrom Excess Requirements and Administrative Procedures, No. 8220.\n\nArticle 8. Approval and Endorsement of Agreements. For the\napproval and endorsement procedure for agreements, the Legal Advisory Office\nmust verify compliance with the analysis and presentation requirements\nestablished by the regulations in force. It may also make consultations or\nrequest the rulings it deems convenient from the competent\ninstances, according to each type of agreement, for which it shall have a period of ten\nbusiness days from receipt of the file.\n\nArticle 9. Modification or Extension of Agreements. Any modification or extension\nof loan agreements for real estate must be channeled through the\nDABS, in which case, the provisions of\narticles 7 and 8 above must be complied with as applicable and according to the established periods.\n\nArticle 10. Execution of Real Estate Loan Agreements. The execution\nof any property loan agreement may only begin once the\nprocedures and requirements indicated in this chapter are completed. Otherwise,\nthe legally corresponding sanctions will apply, following prior\nobservance of due process.\n\nArticle 11. Control, Monitoring, and Evaluation of Property Loan Agreements.\n\nThe DABS shall be responsible for the control, monitoring, and evaluation of the\nrespective property loan agreements. Annually and upon the conclusion of\nproperty loan agreements, a report on\nthe execution of the real estate loans shall be submitted to the Minister, which must contain the\nresult of the monitoring and management evaluation of these instruments.\n\nCHAPTER IV\n\nResponsibilities and Obligations\n\nArticle 12. Responsibility in the Use of Properties. The\nbeneficiaries shall be responsible for their adequate conservation, proper use,\napplication for the authorized purposes, custody, safeguarding, and respect for the\ninstitutional regulations in force.\n\nOtherwise, the sanctions and procedures\nestablished by internal regulations and other related rules or laws shall be applied to them, following prior\nobservance of due process.\n\nArticle 13. In addition to the provisions of the General Law on\nPublic Administration, the Autonomous Service Regulation of the Ministry of\nAgriculture and Livestock, and other regulatory provisions, the obligations of the\nbeneficiary who makes use of a real estate property owned by the Ministry are:\n\na) To maintain the assigned building, house, or\napartment in a perfect state of conservation.\n\nb) To paint at least once a year using the official Institutional\ncolors established by the Department of Goods and Services; for\nthese purposes, they must inform the Regional Administrative Area and the Department\nof Goods and Services.\n\nc) They may make all minor infrastructure interventions\nimmediately, once the damage has occurred or the need has been\nidentified; these minor interventions refer to improvements or repairs that\ndo not represent a significant structural modification, such as:\nreplacement of electrical terminals, glasswork, ceiling panels,\ndoors, roof panels, locks, plumbing, etc.\n\nd) When the building, house, or apartment requires major\ninterventions and the beneficiary wishes to carry them out on their own account, they must request\nprior authorization from the Department of Goods and Services.\n\ne) If the intervention on the property is by decision of the Ministry,\nthe occupants must comply with this provision; the expenses generated shall be\ncovered at the Ministry's expense.\n\nf) The beneficiary shall be responsible for damages caused to the\nproperty due to neglect, negligence, fraud, fault, or incorrect uses,\nand must repair the damages caused at their own expense, in the manner\nindicated and within the period set for them.\n\ng) The expenses for repairing damages originating from force majeure or\nfortuitous events must be covered by the Ministry, provided that this\ncircumstance is reliably proven.\n\nh) All improvements must remain with the property, without prejudice to the Ministry,\nand without any recognition for expenses incurred.\n\ni) The occupants of the assigned properties must observe\nadequate conduct, in accordance with the principles of morality and good\ncustoms consistent with institutional policies; any activity that disturbs the\npeace, or acts involving domestic violence or other actions that\nthreaten the physical and moral integrity of the persons who make up the\nfamily nucleus, is prohibited.\n\nj) The conservation and absolute hygiene of the real estate shall be the\nentire responsibility of the occupants; there shall be no accumulation of\ngarbage, debris, or waste of any kind that endangers public\nhealth, both inside and outside the property.\n\nk) The beneficiaries assigned one of the houses or\napartments owned by the Ministry shall be obliged to pay for\nwater and electricity services, when there is a disconnection between the buildings.\nWhen several servants live in the real estate, the corresponding\npayments must be divided among the number of beneficiaries.\n\nl) The use of any room cannot be granted in any instance to third parties,\nwhether by loan, rental, or any other type of\ngranting; providing lodging on a permanent or temporary basis, leasing, or\nsubleasing to persons outside the authorized family nucleus is prohibited, except when it is\na visit from a family member or a friend, for a period not exceeding one month.\n\nm) The ingestion or consumption of illicit drugs by the\nbeneficiary, members of the family nucleus, or visitors is prohibited.\n\nn) Due to the transfer of a beneficiary or another cause warranting the termination\nof the agreement or contract, in the event that the property is used as a\ndwelling house, the beneficiary must notify the\nDepartment of Goods and Services one month in advance,\nprovided that the transfer was communicated to them with due notice, for the purpose of receiving the used property,\nas well as for the servant to formally deliver the same. The Department of\nHuman Resources shall notify the Department of Goods and Services of the transfers of\nservants for the purposes of applying this provision.\n\no) The beneficiary who ceases to use a Ministry property\nmust provide the original or a copy of the last three receipts for\nelectricity, water, and telephone, duly canceled.\n\np) Allow inspection of the facilities by the\nofficials in charge thereof.\n\nq) Avoid annoying or unnecessary noises.\n\nr) Stay up to date with the payment of telephone, television,\ninternet, cleaning, and other services that correspond to the lodging property.\n\ns) Maintain order and cleanliness of the property, including walls,\nwindows, ceilings, green areas, etc., both in the Common Use Areas and\nin the rooms.\n\nt) Give proper use to the electrical installations of the property in order\nto avoid overloads of the electrical system and/or any other inconvenience\nthat endangers the safety of the property.\n\nu) Request written authorization from the DABS for the entry or\nstay of visitors from outside the Ministry of Agriculture and Livestock in\nthe lodgings. Said request must contain the qualifications of the visiting\npersons, the length of the stay, and the type of relationship with the beneficiary\nofficial, and must also indicate, if the visitors enter\nwith a vehicle, the name of the registered owner and license plate number, for\nthe purpose of analyzing the availability of space on the property granted on\nloan.\n\nThe period for resolving the authorization request shall be one month, without\ndetriment to the application of positive silence (silencio positivo), in accordance with\narticles 330 and 331 of the General Law on Public Administration, No. 6227, and\nthe Law for the Protection of Citizens from Excess Requirements and\nAdministrative Procedures, No. 8220.\n\nCHAPTER V\n\nProhibitions\n\nArticle 14. The following is strictly prohibited:\n\na) Assigning or transferring, in any way, partially or totally, the benefits\nobtained in the agreements signed with the Ministry, except with the express\nand written authorization thereof.\n\nb) Using telephone or communication resources belonging to the\nMinistry that have not been included in the signed agreement.\n\nc) Removing or damaging, by the beneficiary, the improvements made to\nthe properties on loan.\n\nd) Using official vehicle parking spaces for the use of\nprivate vehicles.\n\ne) Using the Ministry's facilities for for-profit\nor private activities that contravene the Ministry's objectives.\n\nf) Carrying out inadequate handling of garbage or other kinds of waste.\n\ng) Changing, without prior authorization from the DABS, the purpose of all or part\nof the property.\n\nh) Carrying out any type of alteration or repair without authorization to the\nassigned property.\n\ni) Consuming liquor or illicit drugs inside the lodgings and common\nareas.\n\nj) Smoking inside the lodgings and common areas.\n\nk) Using artifacts such as stoves, kerosene burners, or similar in places not\nsuitable or conditioned for such purposes.\n\nl) The possession and/or storage of fuels and flammable\nproducts that may cause fires inside the lodgings, except\nthe rational use of gas for kitchens of that type and in suitable\nplaces and conditions of use.\n\nm) Moving, without prior authorization from the DABS, to another lodging\ndifferent from the assigned one, except for an emergency situation, which must be\ncommunicated in writing as soon as possible.\n\nn) The entry or stay of persons not previously authorized by\nthe DABS.\n\no) Having pets or animals of any kind in the lodging or adjacent\nareas.\n\np) Hanging laundry in areas not designated for it, in a way that affects the\nappearance, aesthetics, or free transit.\n\nq) Giving copies of the lodging keys to persons not\nauthorized by the DABS.\n\nr) Placing informational bulletins or advertisements in places not designated\nfor it.\n\ns) The excessive use of electrical power strips or other items that may cause\nan overload of the property's electrical system.\n\nt) Making perforations in the walls.\n\nu) The entry into the lodgings of private cleaning staff or\nsimilar, without prior authorization from the DABS and without having demonstrated that there is\na service contract indicating the full qualifications of the worker and employer, and the\nschedule in which the service will be carried out.\n\nv) The parking of private vehicles not authorized by the\nDABS in the garages, parking areas, or areas adjacent to the lodgings.\n\nw) The entry of persons in a state of drunkenness, near-drunkenness, under the\neffects of drugs, or similar.\n\nx) Conduct that may disturb the peace, tranquility, and rest.\n\nThe DABS shall designate a person to be in charge of verifying at\nleast twice a year that the prohibitions stipulated in\nthis Regulation are not violated.\n\nArticle 15. In the event of non-compliance with the above obligations by the\nbeneficiary to whom a real estate property has been assigned, the Department of\nAdministration of Goods and Services must gather the necessary evidence\nto be sent to the Minister or Vice Minister, so that they may make the decision to\nrescind the agreement and, with respect to officials of the institution,\nthe Department of Human Resources shall be informed of the anomalies that occurred, with\nthe purpose of determining the responsibilities generated and applying\nthe pertinent disciplinary measures, following prior compliance with the due process\nin accordance with the regulations in force in the Autonomous Service Regulation of the MAG, the Labor\nCode (Código de Trabajo), the Civil Service Statute (Estatuto del Servicio Civil), its Regulation, and related laws, or\nthe civil or criminal liabilities deriving from their actions.\n\nCHAPTER VI\n\nAssignment of Lodging to MAG Servants\n\nArticle 16. The Ministry, based on the provisions of the\npreceding articles of this Regulation, may assign, with the purpose of\nproviding a better service, to the officials who qualify for the use of\nhouses and apartments owned by the Ministry, to inhabit them with their family,\ntogether with other servants, or individually, for which they must comply\nwith the procedure established in this regulation for this purpose.\nServants who own their own home in the area of influence of the\nAgricultural Extension Agency (Agencia de Extensión Agropecuaria) or Regional Directorate shall not be granted the benefit\nestablished here, whether the property is in their name or their spouse's.\n\nArticle 17. The existing properties that could be used\nas lodging are of two types: apartments and dwelling houses.\n\nArticle 18. The Ministry, through the Department of Goods\nand Services, must verify the conditions in which the beneficiary receives the\nproperty. The beneficiary commits to safeguarding and caring for the good, giving it the\nrequired maintenance and preventing its deterioration.\n\nArticle 19. Requirements for Assignment: The official must demonstrate,\nalong with their application, the real need for lodging, the distance from the\nwork center location in relation to their place of legal\nresidence, estimated travel time using public transportation\nservices, and any other aspect of institutional interest in the judgment of the DABS or the\nLegal Advisory Office.\n\nArticle 20. Delivery of Lodging: Once the\nrequirements established for the lodging are met, prior to the installation of the\nofficial, personnel assigned by the DABS, together with the servant who will\nmake use of the lodging, shall sign a loan agreement, which will\nindicate the date, conditions in which the property is delivered, inventory of\nfurniture, and acceptance of the provisions set forth by this regulation and the\nagreement, for the use, control, maintenance, and harmonious coexistence among the\ninhabitants of the lodgings.\n\nArticle 21. Lodging Term. The servant shall be empowered to occupy the\nassigned property for a term of one year.\n\nThe assignment of housing may be extended for equal periods provided the interested party, at least one month before its expiration, requests from the DABS to continue having housing and, by official communication, confirms that their conditions of need for housing remain unchanged—a situation the DABS must verify and record in the file.\n\nIn the event that the extension is not granted, because the real property is required for other public-interest purposes or the beneficiary does not demonstrate a continuing need, the beneficiary shall be warned that they must vacate the housing, with fifteen business days’ prior notice.\n\nOnce the period for which the housing was assigned has expired, the employee must vacate the property immediately if they do not submit the corresponding extension request or if, for the reasons stated, they were warned that the extension would not be granted.\n\nWhen for reasons of need or convenience it becomes necessary to move the employee to a housing unit different from the one previously assigned, they shall be informed fifteen days before the move, and upon handover of the apartment or dwelling house a new agreement shall be signed.\n\nArticle 22. Termination of Housing: When vacating the apartment or dwelling house, a Return Record (Acta de Devolución) shall be prepared, recording the condition of the property at that time and verifying whether there are any missing items with respect to the furniture inventory indicated in the agreement. Said document must be drawn up by the person designated by the DABS.\n\nArticle 23. Revocation of Assignment. The revocation of the housing assignment shall be carried out for any of the following reasons:\n\na) For technical reasons of opportunity, cohabitation, or institutional convenience, by reasoned resolution.\n\nb) For evident deterioration of the infrastructure that endangers its inhabitants.\n\nc) For a change in the location where the employee provides their services.\n\nd) Because the employee has a permanent residence in a geographic area that makes daily commuting to work feasible.\n\ne) For non-compliance with the duties or prohibitions established in these regulations.\n\nSaid revocation shall be carried out with one month’s notice so that the employee may make the necessary arrangements.\n\nArticle 24. The employee shall not lose the housing assignment when the separation from their position is for a period of less than one month due to vacations, sick leave, temporary reassignment, or leave with or without pay; in cases of periods exceeding one month, timely communication must be made so that the case is known and the DABS may decide on the appropriateness of terminating the housing assignment.\n\nArticle 25. Liability for Damage Caused to the Housing: The employee must cover the costs of replacement or repair of damages or breakdowns caused to the housing, except those resulting from normal deterioration over time.\n\nCHAPTER VII\n\nFinal and Derogatory Provisions\n\nArticle 26. These Regulations constitute the legal framework for the loan of real property owned by the Costa Rican State, assigned to the Ministry of Agriculture and Livestock; they may be modified for institutional convenience and shall be mandatory from their effective date. In the absence of an express provision applicable to a specific case, the provisions of the General Public Administration Law (Ley General de Administración Pública), the Autonomous Service Regulations of the Ministry of Agriculture and Livestock (Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Agricultura y Ganadería), and other related regulations shall apply supplementarily.\n\nArticle 27. Executive Decree (Decreto Ejecutivo) 27452-MAG, of October 6, 1998, published in Supplement (Alcance) 88 to Gazette (Gaceta) 235 of December 3, 1998, is hereby repealed.\n\nArticle 28. The assignment of housing may under no circumstances be considered a benefit, salary improvement, salary in kind, or in any way part of the employment contract, nor shall it give rise to acquired rights in favor of the employee.\n\nFor reasons of emergency, health, or cases that compromise the safety of the occupants, the employee may be compelled to vacate the property within a peremptory period.\n\nThe Ministry of Agriculture and Livestock, through the relevant budget program, shall cover the expenses generated by the property intended for employee housing for potable water services, electricity, physical maintenance of the property, and municipal charges where applicable.\n\nTelephone, television, internet, cleaning, and other services shall be borne by the occupants of the housing.\n\nIn the event of a verified emergency situation, declared as such by the National Emergency Commission (Comisión Nacional de Emergencias, CNE), the Minister may authorize, on humanitarian grounds, the temporary placement of other employees or private individuals in the housing units.\n\nTRANSITORY PROVISIONS\n\nTransitory Provision I. Employees who have housing at the time these Regulations enter into force shall have one calendar month to request the formal assignment of said housing by meeting the necessary requirements; otherwise, they must vacate the property.\n\nSaid employees may continue living in the housing units while their application is being decided.\n\nTransitory Provision II. Under no circumstances shall cohabitation with private individuals be permitted in the housing units; therefore, if this situation exists, such persons shall have a period of three business days from the effective date of these Regulations to vacate the property or they shall be compelled to leave by public force, without prejudice to other administrative sanctions to which they may be subject.\n\nArticle 29. Effective Date. These regulations shall take effect upon their publication in the Official Gazette (Diario Oficial).\n\nIssued at the Presidency of the Republic. San José, on the second day of June, two thousand seventeen." }