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  "id": "norm-88503",
  "citation": "Decreto 11",
  "section": "norms",
  "doc_type": "regulation",
  "title_es": "Reforma Reglamento de Adquisiciones de AyA — Suscripción de Finiquitos",
  "title_en": "Amendment to AyA Procurement Regulation — Contract Closeout Signing",
  "summary_es": "La Junta Directiva del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA) modifica los artículos 30 y 33 de su Reglamento de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obras. Esta reforma asigna explícitamente la facultad de suscribir finiquitos y contratos en procedimientos de excepción a las jefaturas de la Dirección de Proveeduría y de las Direcciones Regionales, o a sus sustitutos formalmente designados. La modificación responde a una observación de la Auditoría Interna sobre finiquitos firmados por funcionarios sin las calidades necesarias, y busca garantizar la seguridad jurídica en la contratación administrativa del AyA. Se establece que esta facultad aplica siempre que el monto del procedimiento no supere el límite superior de la contratación por escasa cuantía fijado por la Contraloría General de la República. La reforma rige a partir de su publicación en La Gaceta.",
  "summary_en": "The Board of Directors of the Costa Rican Institute of Aqueducts and Sewers (AyA) amends Articles 30 and 33 of its Regulation for the Procurement of Goods, Services, and Works. The amendment explicitly grants the authority to sign closeout documents and contracts in exceptional procurement procedures to the heads of the Procurement Directorate and Regional Directorates, or their formally designated substitutes. This change stems from an Internal Audit observation regarding closeout documents signed by unauthorized officials, aiming to ensure legal certainty in AyA's administrative contracting. The authority applies provided the procedure amount does not exceed the upper limit for low-value procurement set by the Comptroller General's Office. The amendment takes effect upon publication in La Gaceta.",
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  "date": "28/02/2019",
  "year": "2019",
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  "es_concept_hints": [
    "finiquito",
    "procedimiento de excepción",
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    "jefatura de proveeduría"
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  "keywords_es": [
    "AyA",
    "Reglamento de Adquisiciones",
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    "Dirección de Proveeduría",
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    "Procurement Regulation",
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    "Procurement Directorate",
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    "Administrative Contracting Law"
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  "excerpt_es": "1º-Mediante informe de Auditoría Interna número AU- 2018-00516, se advierte a la Administración \"la situación que, identificada en algunos contratos ejecutados, que mantienen el documento de finiquito firmados por representantes de AyA, sin las calidades necesarias\". Lo anterior, haciendo referencia a la facultad que deben ostentar los funcionarios que suscriban los finiquitos y contratos en procedimientos ordinarios y de excepción en materia de contratación administrativa.\n\n2º-Mediante memorando PRE-J-2019-00049 de fecha 10 de enero 2019, la Dirección Jurídica emite criterio jurídico favorable a la modificación propuesta, recomendando incorporar asimismo la facultad para suscripción de contratos de procedimientos de excepción, ya sean modalidad según demanda, servicios o suministros, según corresponda, todo de acuerdo a los artículos 198 del RLCA y 18 del Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública.\n\n3º-Con fundamento en lo anterior se modifican los artículos 30 y 33 del Reglamento de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obras de AyA, para que en adelante se lea de la siguiente forma:\n\nArtículo 30.-Corresponderá a la Jefatura de la Dirección de Proveeduría o quien formalmente ha sido designando como su sustituto, adjudicar todos los procedimientos de excepción que se tramiten en su dependencia, suscribir en representación de AyA los finiquitos y contratos de cada procedimiento, siempre y cuando cada uno de ellos, no supere el límite superior fijado por la Contraloría General de la República, para el procedimiento de contratación por escasa cuantía correspondiente al estrato en que se ubique la Institución.",
  "excerpt_en": "1. Through Internal Audit report No. AU-2018-00516, the Administration was warned about \"the situation identified in some executed contracts, where the closeout document was signed by AyA representatives without the necessary qualifications.\" This refers to the authority that officials who sign closeout documents and contracts in ordinary and exceptional administrative procurement procedures must hold.\n\n2. Through memorandum PRE-J-2019-00049 dated January 10, 2019, the Legal Directorate issued a favorable legal opinion on the proposed amendment, recommending also incorporating the authority to sign contracts in exceptional procedures, whether they are demand-based, services, or supplies, as applicable, all in accordance with Articles 198 of the RLCA and 18 of the Regulation on the Endorsement of Public Administration Contracts.\n\n3. Based on the foregoing, Articles 30 and 33 of the Regulation for the Procurement of Goods, Services, and Works of AyA are amended to read as follows:\n\nArticle 30.-The Head of the Procurement Directorate or whoever has been formally designated as their substitute shall have the authority to award all exceptional procedures processed in their unit, sign on behalf of AyA the closeout documents and contracts for each procedure, provided that each one does not exceed the upper limit set by the Comptroller General's Office for the low-value procurement procedure corresponding to the stratum in which the Institution is located.",
  "outcome": {
    "label_en": "Amendment passed",
    "label_es": "Reforma aprobada",
    "summary_en": "The AyA Board of Directors amends Articles 30 and 33 of the Procurement Regulation to clarify who may sign closeout documents and contracts in low-value exceptional procedures, assigning this responsibility to the heads of Procurement and Regional Directorates.",
    "summary_es": "La Junta Directiva del AyA modifica los artículos 30 y 33 del Reglamento de Adquisiciones para aclarar quién puede suscribir finiquitos y contratos en procedimientos de excepción por escasa cuantía, asignando esta responsabilidad a las jefaturas de Proveeduría y Direcciones Regionales."
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  "pull_quotes": [
    {
      "context": "Artículo 30 (reformado)",
      "quote_en": "Article 30.-The Head of the Procurement Directorate or whoever has been formally designated as their substitute shall have the authority to award all exceptional procedures processed in their unit, sign on behalf of AyA the closeout documents and contracts for each procedure, provided that each one does not exceed the upper limit set by the Comptroller General's Office for the low-value procurement procedure corresponding to the stratum in which the Institution is located.",
      "quote_es": "Artículo 30.-Corresponderá a la Jefatura de la Dirección de Proveeduría o quien formalmente ha sido designando como su sustituto, adjudicar todos los procedimientos de excepción que se tramiten en su dependencia, suscribir en representación de AyA los finiquitos y contratos de cada procedimiento, siempre y cuando cada uno de ellos, no supere el límite superior fijado por la Contraloría General de la República, para el procedimiento de contratación por escasa cuantía correspondiente al estrato en que se ubique la Institución."
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    {
      "context": "Artículo 33 (reformado)",
      "quote_en": "Article 33.-The Heads of each Regional Directorate or whoever has been formally designated as their substitute shall have the authority to award all exceptional procedures for which they are authorized to process in their unit, the contractual amendments, extensions of time and scope, suspensions of contractual term, and sign on behalf of AyA the closeout documents and contracts for each procedure, provided that each one does not exceed the upper limit set by the Comptroller General's Office for the low-value procurement procedure corresponding to the stratum in which the Institution is located.",
      "quote_es": "Artículo 33.-Corresponderá a las Jefaturas de cada Dirección Regional o quien formalmente ha sido designando como su sustituto, adjudicar todos los procedimientos de excepción para los que se encuentre autorizado a tramitar en su dependencia, las modificaciones contractuales, ampliaciones de plazo y objeto, suspensiones de plazo contractual y suscribir en representación de AyA los finiquitos y contratos de cada procedimiento, siempre y cuando cada uno de ellos, no supere el límite superior fijado por la Contraloría General de la República, para el procedimiento de contratación por escasa cuantía correspondiente al estrato en que se ubique la Institución."
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      "context": "Considerando 1°",
      "quote_en": "Through Internal Audit report No. AU-2018-00516, the Administration was warned about \"the situation identified in some executed contracts, where the closeout document was signed by AyA representatives without the necessary qualifications.\"",
      "quote_es": "Mediante informe de Auditoría Interna número AU- 2018-00516, se advierte a la Administración \"la situación que, identificada en algunos contratos ejecutados, que mantienen el documento de finiquito firmados por representantes de AyA, sin las calidades necesarias\"."
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  "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n                    -\n\n                        Full Text of Standard 11\n\n                        Reform of the Regulation on Procurement of Goods, Services, and Construction of\nWorks of the Costa Rican Institute of Aqueducts and Sewers\n\nFull Text of record: 12B79B\n\nCOSTA RICAN INSTITUTE OF AQUEDUCTS AND SEWERS\n\nNo. 2019-0059\n\nSUBJECT: Modification of Articles No. 30 and 33 of the Regulation on\nProcurement of Goods, Services, and Works of AyA.\n\nMemorandum GG-2019-00244.\n\nAgreement of ordinary session No. 2019-11.-Date held\n28/Feb/2019.-Article 5.3 Modification of Articles No. 30 and 33 of the\nRegulation on Procurement of Goods, Services, and Works of AyA. Memorandum\nGG-2019-00244.-Attention Procurement Directorate, Administrative\nContracting.-Reference No.-Communication Date No. 04/Mar/2019\n\nBOARD OF DIRECTORS\n\nCOSTA RICAN INSTITUTE OF AQUEDUCTS\n\nAND SEWERS\n\n1º-By means of Internal Audit report number AU-2018-00516, the\nAdministration is warned of \"the situation identified in\nsome executed contracts, which maintain the final sign-off document (finiquito)\nsigned by representatives of AyA, without the necessary qualifications.\" The\nforegoing, referring to the authority that the officials\nwho sign the final sign-off documents (finiquitos) and contracts in ordinary and\nexception procedures in administrative contracting matters must hold.\n\n2º-By means of memorandum PRE-J-2019-00049 dated January 10, 2019, the\nLegal Directorate issues a favorable legal opinion to the proposed\nmodification, recommending likewise incorporating the authority for signing\ncontracts of exception procedures, whether demand-based modality,\nservices, or supplies, as applicable, all in accordance with Articles 198\nof the RLCA and 18 of the Regulation on the approval of Public Administration\ncontracting.\n\n3º-Based on the foregoing, Articles 30 and 33 of the\nRegulation on Procurement of Goods, Services, and Works of AyA are modified, so that they\nshall henceforth read as follows:\n\nArticle 30.-It shall be the responsibility of the Head of the Procurement Directorate\nor whoever has been formally designated as their substitute, to award all\nexception procedures processed in their unit, to sign\non behalf of AyA the final sign-off documents (finiquitos) and contracts of each procedure, provided\nthat each one of them does not exceed the upper limit set by the\nOffice of the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República) for the low-quantity contracting procedure\ncorresponding to the tier in which the Institution is classified.\n\nArticle 33.-It shall be the responsibility of the Heads of each Regional Directorate or\nwhoever has been formally designated as their substitute, to award all\nexception procedures for which they are authorized to process in\ntheir unit, contractual modifications, extensions of time and\nscope, suspensions of contractual time, and to sign on behalf of AyA\nthe final sign-off documents (finiquitos) and contracts of each procedure, provided that each one\nof them does not exceed the upper limit set by the Office of the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República) for the low-quantity contracting procedure\ncorresponding to the tier in which the Institution is classified.\n\nThis modification takes effect upon its publication in the Official\nGazette La Gaceta.\n\nFinal agreement.\n\nBoard of Directors."
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