{ "id": "norm-88602", "citation": "La Gaceta N° 74 (Alcance 87), 23/04/2019", "section": "norms", "doc_type": null, "title_es": "Reglamento de Sesiones y Funcionamiento de la Comisión Cantonal de Cambio Climático del Cantón de Belén", "title_en": "Regulations for Sessions and Operation of the Cantonal Climate Change Commission of Belén", "summary_es": "Este reglamento municipal, aprobado por el Concejo Municipal de Belén, establece la estructura, funciones y procedimientos de la Comisión Cantonal de Cambio Climático (CCCB), un órgano consultivo y deliberativo de carácter público y abierto. La comisión tiene como objetivo formular, gestionar y evaluar estrategias de mitigación, adaptación y compensación ante el cambio climático a escala local. El reglamento define la composición de la comisión, las funciones de sus miembros (coordinación, secretaría y miembros ordinarios), los tipos de sesiones (ordinarias, extraordinarias y de trabajo), el quórum requerido, la toma de acuerdos por mayoría simple y la elaboración de actas. También aborda la suspensión y pérdida de la condición de miembro activo por incumplimiento de deberes como la divulgación no autorizada de información o la inasistencia reiterada. Se enmarca en el contexto de la política nacional de carbono neutralidad y el Programa País Carbono Neutralidad para Comunidades (PPCNC 2.0), y se sustenta en el Código Municipal y la Constitución Política.", "summary_en": "This municipal regulation, approved by the Municipal Council of Belén, establishes the structure, functions, and procedures of the Cantonal Climate Change Commission (CCCB), a public and open consultative and deliberative body. The commission aims to formulate, manage, and evaluate mitigation, adaptation, and compensation strategies for climate change at the local level. The regulation defines the commission's composition, the roles of its members (coordinator, secretary, and ordinary members), the types of sessions (ordinary, extraordinary, and working), the required quorum, decision-making by simple majority, and the preparation of minutes. It also addresses the suspension and loss of active member status for breach of duties such as unauthorized disclosure of information or repeated absences. 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Definición de la comisión; La Comisión Cantonal de Cambio Climático es un órgano especializado en temas de cambio climático de carácter público y abierto, con carácter consultivo y deliberativo en donde se desarrollar y articulan acciones de mitigación, adaptación y compensación ante el fenómeno de cambio climático a escala local.\n\nArtículo 3º-Funciones de la comisión: Serán funciones de la Comisión Cantonal de Cambio Climático las siguientes:\na. Promover la elaboración de las herramientas e instrumentos de medición de las emisiones y absorciones de los gases de efecto invernadero (GEI) dentro del territorio del Cantón.\nb. Proponer y dirigir las acciones de mitigación, adaptación y compensación necesarias para la atención del Cambio Climático a nivel local\nc. Generar criterios técnicos y científicos acerca de los procesos, métodos o tecnologías aplicadas a la mitigación, adaptación o compensación de las emisiones de GEI cantonales que se desarrollen en el cantón\nd. 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Propose and direct the necessary mitigation, adaptation, and compensation actions for addressing Climate Change at the local level\nc. Generate technical and scientific criteria about processes, methods, or technologies applied to the mitigation, adaptation, or compensation of cantonal GHG emissions developed in the canton\nd. 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Definición de la comisión; La Comisión Cantonal de Cambio\nClimático es un órgano especializado en temas de cambio climático de carácter\npúblico y abierto, con carácter consultivo y deliberativo en donde se\ndesarrollar y articulan acciones de mitigación, adaptación y compensación ante\nel fenómeno de cambio climático a escala local. Esta comisión formula, gestiona\ny evalúa estrategias de mitigación, adaptación y compensación ante el cambio\nClimático ante instituciones públicas y privadas de diversa índole, con el fin\nde que sean incorporadas dentro de la planificación municipal.\n\nArtículo 3º-Funciones de la comisión: Serán funciones de la Comisión\nCantonal de Cambio Climático las siguientes:\n\na. Promover la elaboración de las herramientas e instrumentos de\nmedición de las emisiones y absorciones de los gases de efecto invernadero\n(GEI) dentro del territorio del Cantón.\n\nb. Proponer y dirigir las acciones de mitigación, adaptación y\ncompensación necesarias para la atención del Cambio Climático a nivel local\n\nc. Generar criterios técnicos y científicos acerca de los procesos,\nmétodos o tecnologías aplicadas a la mitigación, adaptación o compensación de\nlas emisiones de GEI cantonales que se desarrollen en el cantón\n\nd. Velar por el cumplimiento de los acuerdos, acciones y actividades\npropuesta y aprobadas por la administración municipal\n\nArtículo 4º-Conformación de la comisión: La comisión está compuesta por\nactores sociales públicos y privados que poseen influencia directa sobre la\ngestión de acciones locales que promueven la gestión de los impactos del cambio\nclimático; así como ciudadanos del cantón interesados en el desarrollo de\nestrategias de acción participativa en beneficio del ambiente belemita.\n\nArtículo 5º-Miembros Obligatorios: La comisión tendrá únicamente dos\npuestos de carácter obligatorio. Estos puestos son la coordinación y la\nsecretaría. Los demás miembros de la comisión serán considerados como miembros\nordinarios.\n\nArtículo 6º-Funciones de la coordinación. Serán deberes de la\ncoordinación:\n\na. Presidir y dirigir las sesiones, abrirlas, suspenderlas y cerrarlas.\n\nb. Preparar el orden del día.\n\nc. Recibir las votaciones y anunciar la aprobación o el rechazo de un\nasunto.\n\nd. Dirigir y coordinar el debate.\n\ne. Conceder la palabra y regularla.\n\nf. Retirar la palabra a quien haga uso de ella sin permiso, no se\nconcrete al tema en discusión o se exceda en sus expresiones.\n\ng. Vigilar el orden en las sesiones y el respeto mutuo entre los\nparticipantes.\n\nh. Hacer retirar de ellas a quienes se comporten indebidamente.\n\nArtículo 7º-Funciones de la secretaría. Serán deberes de la secretaría\nde la comisión:\n\na. Convocar a las sesiones y reuniones.\n\nb. Mantener actualizado el banco de datos (listados de participantes y\ncolaboradores).\n\nc. Tramitar la correspondencia y poner la fecha de ingreso a cada\ntrámite y a quien va dirigido, para agilizar la dinámica.\n\nd. Dar asistencia a la coordinación para la coordinación de las\nsesiones.\n\ne. Levantar las actas de las sesiones y reuniones.\n\nf. Presentar la correspondencia recibida para la sesión ordinaria o\nextraordinaria\n\ng. Transcribir, comunicar o notificar los acuerdos de la comisión a los\ninteresados, según corresponda.\n\nh. Confeccionar expedientes, sobre asuntos que deben ser estudiados y\nanalizados para la toma de decisiones.\n\ni. Apoyar el trabajo de las sesiones de trabajo\n\nArtículo 8º-El secretario o secretaria de la comisión se elegirá\nanualmente por votación de mayoría simple en la primera sesión de trabajo del\naño\n\nArtículo 9º-Deberes de los miembros ordinarios de la comisión. Los\nsiguientes son los deberes de los miembros de la comisión:\n\na. Concurrir a las sesiones con el objetivo de participar en las\ndeliberaciones.\n\nb. Votar en los asuntos que se sometan a su decisión, el voto deberá ser\nafirmativo o negativo\n\nc. Responder solidariamente por los actos de la Comisión, excepto en los\nque hayan salvado el voto razonadamente.\n\nd. Participar de las actividades que la comisión coordine en conjunto\ncon las instituciones y otros actores sociales locales.\n\ne. Revisar y aprobar las actas de las sesiones de la comisión.\n\nf. Confirmar asistencia a las sesiones y actividades de la comisión por\nmedio de las vías oficiales establecidas.\n\ng. Revisar y aprobar propuestas técnicas, que requieran el aval de la\ncomisión.\n\nh. En caso de representar a una empresa o institución, presentar\ndocumento que confirme dicha representación\n\nArtículo 10º-Facultades de los miembros de la comisión:\n\na. Generar criterios técnicos y logísticos sobre los asuntos en\ndiscusión.\n\nb. Exponer en la sesión las mociones, propuestas y solicitudes\nrelacionadas con Cambio Climático y temas afines.\n\nc. Pedir la revisión de acuerdos.\n\nd. Solicitar modificaciones de los acuerdos tomados en comisión.\n\ne. Llamar al orden a la coordinación de la comisión, cada vez que, en el\ndesempeño de su cargo, se separe de las disposiciones de la comisión.\n\nf. Solicitar la convocatoria a sesiones extraordinarias.\n\nArtículo 11º-Del estado de miembro activo: Se suspenderá por un lapso de\ntres meses a los miembros de la CCCB que realicen las siguientes acciones:\n\na. Difundir información acerca de las acciones realizadas por la\ncomisión, los resultados de estudios técnicos y científicos o de resultados de\nactividades promovidas por la comisión sin la aprobación vía acuerdo.\n\nb. Utilizar los medios de comunicación establecidos por la comisión para\nfines ajenos a la misma y sus objetivos.\n\nc. Ausentarse por más de tres sesiones consecutivas sin justificación\n\nArtículo 12°-Pérdida de estado de miembro activo. Se suspenderá de forma\ndefinitiva la participación de los miembros de la CCCB, que de forma\nreiterativa incurran en las acciones descritas en el artículo 11 de este\nreglamento en más de dos ocasiones.\n\nCAPÍTULO II\n\nDe las actividades de la Comisión\n\nArtículo 13°-Tipos de sesiones y actividades\n\nSesiones ordinarias, a ellas comparecen y colaboran activamente todos\nlos participantes permanentes y los participantes invitados o convocados para\nla ocasión.\n\nSesiones extraordinarias, asisten activamente todos los participantes\npermanentes y los participantes invitados o convocados para la ocasión. Serán\nconvocadas mediante convocatoria previa o acuerdo de comisión para tratar los\ntemas que el mismo indique.\n\nSesiones de trabajo, a ellas comparecen y colaboran activamente todos\nlos participantes permanentes, y los participantes invitados o convocados para\nla ocasión. Se pueden realizar las que fueren necesarias y sometidas a\naprobación del Concejo y no generan el pago de dieta.\n\nArtículo 14°-Fecha de las sesiones ordinarias. La Comisión Cantonal de\nCambio Climático se reúne de forma regular los terceros martes de cada mes.\n\nArtículo 15°-Sede de las sesiones. La Comisión Cantonal de Cambio\nClimático se reúne de forma regular en las Aulas Ambientales de la\nMunicipalidad de Belén, ubicadas dentro de las instalaciones de la Biblioteca\nMunicipal Fabián Dobles. No obstante, la sede de la sesión podrá ser modificada\nnotificándose a los miembros de la comisión con dos días de antelación.\n\nArtículo 16°-Inicio de las sesiones. Las sesiones de la comisión deberán\niniciarse dentro de los quince minutos siguientes a la hora señalada y\npublicada al efecto, conforme con el reloj del local donde se lleve a cabo la\nsesión.\n\nArtículo 17°-Sustitución de miembro. Cada miembro de la comisión, con\nexcepción de la coordinación y la secretaría; podrán designar a un suplente que\nlos sustituya en caso de no poder presentarse a las sesiones de trabajo o\ncualquier otra actividad convocada por la comisión. Los suplentes deberán ser\nnotificados ante la secretaría por medio escrito o por correo electrónico.\n\nArtículo 18°-Del quórum. El quórum de las sesiones ordinarias y\nextraordinarias será la mitad más uno de los miembros activos que integran la\ncomisión. Deberán encontrarse en sitio de reunión establecido.\n\nArtículo 19°-Quórum inicial. Pasados los quince minutos de la hora de\ninicio de la sesión, si no hubiere quórum no se podrá realizar sesiones\nordinarias o extraordinarias, se dejará constancia en el expediente\ncorrespondiente.\n\nArtículo 20°-Acuerdos. Los acuerdos de la comisión serán tomados por\nmayoría simple de votos, salvo en los casos en que por la naturaleza del tema\nse requiera una mayoría calificada. Todos los acuerdos deberán ser cumplidos\nfielmente en tiempo y forma, salvo que se deroguen o sean vetados.\n\nArtículo 21°-Revisión de acuerdos. Antes de aprobar el acta, cualquier\nmiembro podrá plantear, la revisión de acuerdos, siempre y cuando no estén\ndefinitivamente aprobados. La misma mayoría requerida para dictar el acuerdo\nsobre el que se solicita revisión, será necesaria para acordar ésta.\n\nArtículo 22°-Revisión del borrador para el levantamiento del acta. La\nSecretaría hará el borrador basado principalmente en las notas tomadas en la\nsesión y si hubiere duda de parte de la Secretaría se podrá hacer la consulta\nvía electrónica o física al participante directamente con el fin de que la redacción,\nortografía y formas apoyen significativamente la fidelidad y comunicación\nasertiva de las ideas, deliberaciones y acuerdos de cada sesión: en todo caso\nestas aclaraciones no podrán alejarse de lo registrado en las grabaciones; una\nvez terminado este proceso del borrador se terminará el levantamiento del acta.\nEn caso de disconformidad entre la transcripción de la sesión y el\nparticipante, se podrá solicitar una revisión y modificación de las actas.\n\nArtículo 23°-Votación. Al someter a discusión un asunto, la coordinación\nanunciará y resumirá el tema; proclamará el inicio de la discusión por el\nfondo; concluidas las deliberaciones o considerando suficientemente discutido\ncerrará la discusión del asunto y someterá a votación el mismo. Durante la votación\nlos miembros deberán estar en el sitio en donde se realiza la sesión, para\nemitir su voto afirmativo o negativo.\n\nArtículo 24°--Derecho a votación. Tendrán derecho a emitir voto en las\nsesiones ordinarias y extraordinarias de la comisión, los miembros que cumplan\ncon los requisitos establecidos en los artículos 9, 10 y 11 de este reglamento\nal momento de que se realice la votación\n\nArtículo 25°-Levantamiento del acta. De toda sesión se levantará un acta\nen la que se hará constar los acuerdos tomados y sucintamente las\ndeliberaciones habidas, salvo en casos de nombramientos o elecciones, en los\nque se hará constar únicamente el acuerdo tomado. Las actas deberán ser firmadas\npor la Coordinación y la Secretaría, en la misma sesión en que se aprueban. Las\nactas podrán llevarse en hojas sueltas previamente foliadas y selladas por la\nAuditoría Interna Municipal.\n\nArtículo 26°-Aprobación de actas. Las actas de las sesiones deberán ser\naprobadas en la Sesión Ordinaria inmediata posterior, salvo que circunstancias\nde fuerza mayor lo impidan.\n\nArtículo 27°-Plan de Trabajo y presupuesto: La comisión deberá coordinar\ncon la Unidad Ambiental las acciones pertinentes para coordinar las diferentes\nacciones propuesta en el plan de trabajo de la Comisión con el Plan de Trabajo\nde la Unidad Ambiental; así como coordinar la asignación de recursos para los\nfines de la comisión.\n\nArtículo 28°-La Comisión deberá presentar informes anuales al Concejo\nMunicipal sobre la gestión realizada y las actividades coordinadas; así como\nlos proyectos o planes que requieran aprobación técnica y logística por parte\ndel Concejo Municipal\n\nDisposiciones finales\n\nArtículo 29°-Normas supletorias. En todo lo no previsto regirán las\ndisposiciones del Código Municipal Ley Nº 7794 y sus reformas, y la Ley General\nde Administración Pública Ley Nº 6227 y sus reformas.\n\nSE ACUERDA POR UNANIMIDAD: No habiendo conocido objeciones al Reglamento\nde Sesiones y Funcionamiento de la Comisión Cantonal de Cambio Climático del\nCantón de Belén, aprobado en el Acta 64-2018, queda el mismo definitivamente\naprobado y entra en vigencia a partir de la presente publicación.\n\nSan\nAntonio de Belén, Heredia, 30 de enero del 2019", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Text Norma 04\n\n Regulations for the sessions and operation of the Cantonal Commission on Climate\nChange of the Canton of Belén\n\nComplete Text acta: 12BE3E\n\nMUNICIPALIDAD DE\nBELÉN\n\nThe undersigned Secretary of the Municipal Council of Belén notifies you of the\nagreement reached, in Ordinary Session No.04-2019, held on\nJanuary twenty-second, two thousand nineteen, and ratified on January twenty-ninth,\ntwo thousand nineteen, which literally states:\n\n- In La Gaceta 237 of Thursday, December 20, 2018, the\nRegulations for the Sessions and Operation of the Cantonal Commission on Climate\nChange of the Canton of Belén, approved in Acta 64-2018, was published.\n\nREGULATIONS FOR THE SESSIONS AND OPERATION OF THE CANTONAL COMMISSION ON\nCLIMATE\n\nCHANGE OF THE CANTON OF BELÉN\n\nCONSIDERANDO\n\nFIRST: That the national and international scientific projections\naccepted by the State forecast an increase in the average temperature of the\nplanet, a transformation that causes global Climate Change; it has been projected\nthat it will have serious negative effects on climatic conditions and the\nmaintenance of human activities in the Central American and Caribbean\nregion.\n\nSECOND: That the Costa Rican State has expressed its international\ncommitment to reduce, mitigate, and compensate its greenhouse gas emissions\nto become a carbon-neutral country by 2021, with the\naim of contributing to the control of uncontrolled emissions of greenhouse\ngases (GHG) into the atmosphere.\n\nTHIRD: The Cantonal Commission on Climate Change, hereinafter\ncited as the CCCB, is a technical body formed by the Municipality of Belén\nand the National Autonomous University (Universidad Nacional Autónoma, UNA) and sworn in by the Municipal Council\nof Belén on April 1, 2014, in ordinary session No. 019-2014.\n\nFOURTH: That the CCCB analyzes policies, technical and\ntechnological alternatives related to addressing Climate Change applicable to the\nlocal reality; which require the knowledge and approval of the political authorities of the canton.\n\nFIFTH: That the CCCB is a participatory commission that seeks the\nrepresentation of all social actors of the canton on a voluntary and periodic basis;\non a voluntary and open basis.\n\nSIXTH: That the Country Carbon Neutrality for Communities Program (Programa País Carbono Neutralidad para Comunidades, PPCNC\n2.0) requests the municipalities entering the program to form\nan Intersectoral Cantonal Commission to address local needs for addressing\nClimate Change.\n\nPor tanto, the Municipal Council of Belén, in accordance with the powers\nconferred by articles 4 subsection a, 13 subsections c and e, 17 subsections a and h of the\nCódigo Municipal, Law No. 7794, and article 170 of the Political Constitution,\nagrees to issue the\n\nREGULATIONS FOR THE SESSIONS AND OPERATION OF THE CANTONAL COMMISSION ON\nCLIMATE\n\nCHANGE OF THE CANTON OF BELÉN\n\nCHAPTER I\n\nOf the Cantonal Commission on Climate Change.\n\nArticle 1º–Scope of application: These regulations apply\nonly to the ordinary sessions, extraordinary sessions, and\nwork sessions of the Cantonal Commission on Climate Change of the Canton of\nBelén.\n\nArticle 2º. Definition of the commission: The Cantonal Commission on Climate\nChange is a specialized body on climate change issues of a public\nand open nature, with a consultative and deliberative character, where\nmitigation, adaptation, and compensation actions in the face of\nthe phenomenon of climate change are developed and articulated at the local scale. This commission formulates, manages,\nand evaluates mitigation, adaptation, and compensation strategies for Climate\nChange before public and private institutions of various types, with the goal\nof having them incorporated into municipal planning.\n\nArticle 3º–Functions of the commission: The functions of the Cantonal\nCommission on Climate Change shall be the following:\n\na. Promote the development of tools and instruments for\nmeasuring the emissions and absorptions of greenhouse gases\n(GHG) within the territory of the Canton.\n\nb. Propose and direct the mitigation, adaptation, and\ncompensation actions necessary to address Climate Change at the local level.\n\nc. Generate technical and scientific criteria regarding the processes,\nmethods, or technologies applied to mitigation, adaptation, or compensation of\ncantonal GHG emissions developed in the canton.\n\nd. Ensure compliance with the agreements, actions, and activities\nproposed and approved by the municipal administration.\n\nArticle 4º–Composition of the commission: The commission is composed of\npublic and private social actors who have direct influence over the\nmanagement of local actions that promote the management of the impacts of climate\nchange; as well as citizens of the canton interested in the development of\nparticipatory action strategies for the benefit of the Belén environment.\n\nArticle 5º–Mandatory Members: The commission shall have only two\nmandatory positions. These positions are coordination and\nsecretariat. The other members of the commission shall be considered ordinary\nmembers.\n\nArticle 6º–Functions of the coordination. The duties of the\ncoordination shall be:\n\na. Preside over and direct the sessions, open them, suspend them, and close them.\n\nb. Prepare the agenda.\n\nc. Receive the votes and announce the approval or rejection of a\nmatter.\n\nd. Direct and coordinate the debate.\n\ne. Grant the floor and regulate it.\n\nf. Withdraw the floor from anyone who uses it without permission, does not\nstick to the topic under discussion, or is excessive in their expressions.\n\ng. Monitor order in the sessions and mutual respect among the\nparticipants.\n\nh. Have those who behave improperly removed from them.\n\nArticle 7º–Functions of the secretariat. The duties of the secretariat\nof the commission shall be:\n\na. Convene the sessions and meetings.\n\nb. Keep the database updated (lists of participants and\ncollaborators).\n\nc. Process correspondence and put the receipt date on each\nprocedure and to whom it is addressed, to streamline the dynamic.\n\nd. Provide assistance to the coordination for the coordination of the\nsessions.\n\ne. Draw up the minutes of the sessions and meetings.\n\nf. Present the correspondence received for the ordinary or extraordinary\nsession.\n\ng. Transcribe, communicate, or notify the commission's agreements to the\ninterested parties, as appropriate.\n\nh. Prepare files on matters that must be studied and\nanalyzed for decision-making.\n\ni. Support the work of the work sessions.\n\nArticle 8º–The secretary of the commission shall be elected\nannually by simple majority vote in the first work session of the\nyear.\n\nArticle 9º–Duties of the ordinary members of the commission. The\nfollowing are the duties of the members of the commission:\n\na. Attend the sessions with the objective of participating in the\ndeliberations.\n\nb. Vote on matters submitted for their decision; the vote must be\naffirmative or negative.\n\nc. Be jointly and severally liable for the acts of the Commission, except for those\non which they have made a reasoned dissent.\n\nd. Participate in the activities that the commission coordinates jointly\nwith institutions and other local social actors.\n\ne. Review and approve the minutes of the commission's sessions.\n\nf. Confirm attendance at the commission's sessions and activities through\nthe established official channels.\n\ng. Review and approve technical proposals that require the endorsement of the\ncommission.\n\nh. In the case of representing a company or institution, present a\ndocument confirming said representation.\n\nArticle 10º–Powers of the members of the commission:\n\na. Generate technical and logistical criteria on the matters under\ndiscussion.\n\nb. Present motions, proposals, and requests\nrelated to Climate Change and related topics in the session.\n\nc. Request the review of agreements.\n\nd. Request modifications to the agreements reached in the commission.\n\ne. Call the coordination of the commission to order, whenever, in the\nperformance of their duties, they deviate from the provisions of the commission.\n\nf. Request the convening of extraordinary sessions.\n\nArticle 11º–Of the status of active member: Members of the CCCB who perform the following actions shall be suspended for a period of\nthree months:\n\na. Disseminate information about the actions carried out by the\ncommission, the results of technical and scientific studies, or the results of\nactivities promoted by the commission without approval via an agreement.\n\nb. Use the means of communication established by the commission for\npurposes unrelated to the commission and its objectives.\n\nc. Be absent for more than three consecutive sessions without justification.\n\nArticle 12°–Loss of active member status. The participation of members of the CCCB who\nrepeatedly incur the actions described in article 11 of these\nregulations on more than two occasions shall be permanently suspended.\n\nCHAPTER II\n\nOf the activities of the Commission\n\nArticle 13°–Types of sessions and activities\n\nOrdinary sessions, attended and actively collaborated in by all\npermanent participants and the participants invited or convened for\nthe occasion.\n\nExtraordinary sessions, actively attended by all permanent\nparticipants and the participants invited or convened for the occasion. They shall be\nconvened by prior notice or commission agreement to address the\ntopics indicated therein.\n\nWork sessions, attended and actively collaborated in by all\npermanent participants, and the participants invited or convened for\nthe occasion. As many as are necessary may be held, subject to\napproval by the Council, and they do not generate per diem payment.\n\nArticle 14°–Date of ordinary sessions. The Cantonal Commission on\nClimate Change meets regularly on the third Tuesday of each month.\n\nArticle 15°–Venue of the sessions. The Cantonal Commission on Climate\nChange meets regularly in the Environmental Classrooms of the\nMunicipality of Belén, located within the facilities of the Fabián Dobles Municipal Library. However, the venue of the session may be modified\nby notifying the members of the commission two days in advance.\n\nArticle 16°–Start of the sessions. The commission's sessions must\nbegin within fifteen minutes following the time indicated and\npublished for that purpose, according to the clock of the premises where the\nsession is held.\n\nArticle 17°–Substitution of a member. Each member of the commission, with\nthe exception of the coordination and the secretariat, may designate a substitute to\nreplace them in case of being unable to attend the work sessions or\nany other activity convened by the commission. The substitutes must be\nnotified to the secretariat in writing or by email.\n\nArticle 18°–Of quorum. The quorum for ordinary and\nextraordinary sessions shall be half plus one of the active members that make up the\ncommission. They must be present at the established meeting place.\n\nArticle 19°–Initial quorum. After fifteen minutes from the\nstart time of the session, if there is no quorum, ordinary\nor extraordinary sessions cannot be held; a record shall be left in the corresponding\nfile.\n\nArticle 20°–Agreements. The commission's agreements shall be reached by\nsimple majority of votes, except in cases where the nature of the matter\nrequires a qualified majority. All agreements must be faithfully\ncomplied with in a timely manner, unless they are repealed or vetoed.\n\nArticle 21°–Review of agreements. Before approving the minutes, any\nmember may raise a review of agreements, provided they are not\ndefinitively approved. The same majority required to issue the agreement\nfor which review is requested shall be necessary to agree to such review.\n\nArticle 22°–Review of the draft for drawing up the minutes. The\nSecretariat shall make the draft based mainly on the notes taken in the\nsession, and if there is doubt on the part of the Secretariat, consultation may be made\nelectronically or physically to the participant directly so that the wording,\nspelling, and form significantly support the fidelity and assertive\ncommunication of the ideas, deliberations, and agreements of each session; in any case,\nthese clarifications may not deviate from what is recorded in the recordings; once\nthis draft process is completed, the drawing up of the minutes shall be finalized.\nIn case of disagreement between the transcription of the session and the\nparticipant, a review and modification of the minutes may be requested.\n\nArticle 23°–Voting. When submitting a matter for discussion, the coordination\nshall announce and summarize the topic; shall proclaim the start of the substantive\ndiscussion; once the deliberations are concluded or it is considered sufficiently discussed,\nit shall close the discussion of the matter and submit it to a vote. During the voting,\nmembers must be at the place where the session is being held, to\ncast their affirmative or negative vote.\n\nArticle 24°–Right to vote. Those members who meet\nthe requirements established in articles 9, 10, and 11 of these regulations\nat the time the vote is taken shall have the right to cast a vote in the\nordinary and extraordinary sessions of the commission.\n\nArticle 25°–Drawing up of the minutes. Minutes shall be drawn up for every session,\nin which the agreements reached and, succinctly,\nthe deliberations held shall be recorded, except in cases of appointments or elections, in\nwhich only the agreement reached shall be recorded. The minutes must be signed\nby the Coordination and the Secretariat, in the same session in which they are approved. The\nminutes may be kept on loose sheets, previously numbered and sealed by the\nMunicipal Internal Audit department.\n\nArticle 26°–Approval of minutes. The minutes of the sessions must be\napproved at the immediately following Ordinary Session, unless circumstances\nof force majeure prevent it.\n\nArticle 27°–Work Plan and budget: The commission must coordinate\nwith the Environmental Unit the pertinent actions to coordinate the different\nactions proposed in the Commission's work plan with the Work Plan\nof the Environmental Unit; as well as coordinate the allocation of resources for the\npurposes of the commission.\n\nArticle 28°–The Commission must present annual reports to the Municipal\nCouncil on the management carried out and the coordinated activities; as well as\nthe projects or plans that require technical and logistical approval from\nthe Municipal Council.\n\nFinal provisions\n\nArticle 29°–Supplementary rules. In all matters not provided for, the\nprovisions of the Código Municipal Law No. 7794 and its amendments, and the General Law\nof Public Administration Law No. 6227 and its amendments shall govern.\n\nIT IS AGREED UNANIMOUSLY: Having heard no objections to the Regulations\nfor the Sessions and Operation of the Cantonal Commission on Climate Change of the\nCanton of Belén, approved in Acta 64-2018, the same is definitively\napproved and enters into force as of this publication.\n\nSan\nAntonio de Belén, Heredia, January 30, 2019." }