{ "id": "norm-8885", "citation": "Ley 7202", "section": "norms", "doc_type": "law", "title_es": "Ley del Sistema Nacional de Archivos", "title_en": "National Archives System Law", "summary_es": "Esta ley crea y regula el Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica, integrado por los archivos públicos y aquellos archivos privados y particulares que voluntariamente se incorporen. Establece la Junta Administrativa del Archivo Nacional como máxima autoridad y la Dirección General del Archivo Nacional como ente ejecutor, con la misión de conservar, organizar y facilitar el acceso a los documentos que integran el patrimonio documental nacional. Define los documentos de valor científico-cultural, que son de interés público y no pueden salir del país sin autorización. Regula el funcionamiento de los archivos administrativos públicos, la transferencia de documentos al Archivo Nacional y la eliminación controlada de documentos a través de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Además, establece un régimen de sanciones penales y administrativas para su cumplimiento, y promueve la colaboración de archivos privados en el sistema.", "summary_en": "This law creates and regulates Costa Rica's National Archives System, composed of public archives and those private and personal archives that voluntarily join. It establishes the Administrative Board of the National Archive as the highest authority and the General Directorate of the National Archive as the executing body, tasked with preserving, organizing and providing access to the nation's documentary heritage. It defines documents of scientific-cultural value as being of public interest and prohibits their exit from the country without authorization. The law governs the operation of public administrative archives, transfer of documents to the National Archive, and controlled elimination of documents through the National Commission on Selection and Elimination of Documents. It also establishes a regime of criminal and administrative sanctions for compliance, and encourages private archives to collaborate with the system.", "court_or_agency": "", "date": "24/10/1990", "year": "1990", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "Sistema Nacional de Archivos", "documentos de valor científico-cultural", "patrimonio documental nacional", "Junta Administrativa del Archivo Nacional", "Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos", "archivos administrativos públicos" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 1", "law": "Ley 7202" }, { "article": "Art. 3", "law": "Ley 7202" }, { "article": "Art. 11", "law": "Ley 7202" }, { "article": "Arts. 31-38", "law": "Ley 7202" } ], "keywords_es": [ "archivos", "Sistema Nacional de Archivos", "documentos valor científico-cultural", "Junta Administrativa Archivo Nacional", "Dirección General Archivo Nacional", "selección y eliminación de documentos", "patrimonio documental", "archivos públicos", "archivos privados" ], "keywords_en": [ "archives", "National Archives System", "documents of scientific-cultural value", "Administrative Board National Archive", "General Directorate National Archive", "selection and elimination of documents", "documentary heritage", "public archives", "private archives" ], "excerpt_es": "ARTICULO 1.- Díctase la siguiente Ley del Sistema Nacional de Archivos:\n\nCAPITULO I\nDisposiciones Generales\n\nArtículo 1.- Créase el Sistema Nacional de Archivos, que estará compuesto por el conjunto de los archivos públicos de Costa Rica, y por los privados y particulares que se integren a él.\n\nArtículo 2.- La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.\n\nArtículo 3.- Todos los documentos con valor científico- cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa Rica. La determinación del valor científico - cultural del documento corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.", "excerpt_en": "ARTICLE 1.- The following Law of the National Archives System is enacted:\n\nCHAPTER I\nGeneral Provisions\n\nArticle 1.- The National Archives System is created, which shall be composed of all public archives of Costa Rica, and those private and personal archives that join it.\n\nArticle 2.- This law and its regulations shall govern the operation of the organs of the National Archives System and of the archives of the Legislative, Judicial and Executive Branches, and of other public entities, each with legal personality and capacity of public and private law, as well as private and personal archives that wish to submit to these regulations.\n\nArticle 3.- All documents of scientific-cultural value are movable property and form part of the scientific-cultural heritage of Costa Rica. 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La determinación del valor científico - cultural del documento\ncorresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de\nDocumentos.\n\nSe consideran de valor científico-cultural aquellos documentos\ntextuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por\nmáquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el\ndesarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos,\ncartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles,\nfotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, \"diskettes\", y los\ndemás que se señalen en el reglamento de esta ley.\n\nArtículo 4.-\n\n Los documentos que se consideren de valor\ncientífico-cultural deben ser custodiados en los diversos archivos\nadministrativos públicos del país. Una vez cumplidos los plazos de\nremisión, serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional.\n\nArtículo 5.-\n\n Los documentos de valor científico-cultural son de\ninterés público y no podrán salir del territorio nacional sin la previa\npublicación de un decreto que lo autorice.\n\nQuienes infrinjan la presente ley mediante exportación ilegal de\nestos documentos, serán penados con una multa de diez a cincuenta mil\ncolones, si el hecho no configurare un delito sancionado con pena mayor.\n\nLo recaudado por concepto de estas multas pasará a engrosar los\nfondos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.\n\nArtículo 6.-\n\n El Ministerio de Hacienda concederá exoneración de\nimpuestos para la introducción en el país de documentos con valor\ncientífico-cultural, previo pronunciamiento de la Comisión Nacional de\nSelección y Eliminación de Documentos en que se declaren con ese valor.\n\nArtículo 7.-\n\n Los actos jurídicos de transferencia de documentos que\npasen a ser propiedad del Estado, estarán exentos del pago de impuestos,\ntasas, timbres o cualquier tipo de gravamen.\n\nArtículo 8.-\n\n Los documentos producidos en las instituciones a las\nque se refiere el artículo 2 de la presente ley, como producto de su\ngestión, cualquiera que sea su soporte: papel, película, cintas,\n\"diskettes\", serán propiedad de esas instituciones durante su gestión y\nsu permanencia en los respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto\nen el artículo 53 de esta ley. Ninguna persona, funcionario o no, podrá apropiarse de ellos.\n\nPosteriormente formarán parte del fondo documental que custodia la\nDirección General del Archivo Nacional.\n\nArtículo 9.-\n\n Si algún funcionario público, o cualquier particular,\ntransgrediere las disposiciones del artículo anterior, será sancionado de\nacuerdo con lo dispuesto en los artículos 208 y 209 del Código Penal. En\ncualquier caso, además, se le obligará a devolver los documentos.\n\nArtículo 10.-\n\n Se garantiza el libre acceso a todos los documentos\nque produzcan o custodien las instituciones a las que se refiere el\nartículo 2 de esta ley. Cuando se trate de documentos declarados secreto\nde Estado o de acceso restringido, perderán esa condición después de\ntreinta años de haber sido producidos, y podrán facilitarse para\ninvestigaciones de carácter científico-cultural, debidamente comprobadas,\nsiempre que no se irrespeten otros derechos constitucionales.\n\nCAPITULO II\n\n De la Junta Administrativa del Archivo Nacional\n\n Artículo 11.-\n\n La Junta Administrativa del Archivo Nacional, creada\npor ley No. 5574 del 6 de setiembre de 1974, será la máxima autoridad\ndel Sistema Nacional de Archivos, actuará como órgano rector de dicho\nsistema, y tendrá como objetivos principales dotar de un edificio\nfuncional a la Dirección General del Archivo Nacional, lo mismo que\nmantener una estrecha relación archivística y técnica entre los archivos\ndel sistema. Su domicilio estará en la ciudad de San José, y será el\nmismo que tenga la Dirección General del Archivo Nacional. Además,\ntendrá las siguientes funciones:\n\n a) Velar por el mantenimiento del edificio mencionado.\n\n b) Financiar la compra del equipo técnico, el mobiliario y el\nmaterial necesarios para el óptimo funcionamiento de la Dirección General\ndel Archivo Nacional, previa recomendación del departamento respectivo y\ndel director general de la institución.\n\n c) Dictar los presupuestos, acordar los gastos, promover y aprobar\nlicitaciones públicas y privadas, así como las contrataciones directas.\n\nTodo ello con sujeción a lo dispuesto en la Ley de la Administración\nFinanciera de la República, No. 1279 del 2 de mayo de 1951 y sus\nreformas.\n\n ch) Promover y colaborar económicamente en la realización de\nactividades de tipo cultural y educativo que lleve a cabo la Dirección\nGeneral del Archivo Nacional.\n\n d) Contratar al personal administrativo, técnico y profesional que\nla Dirección General del Archivo Nacional necesite.\n\n e) Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar\nestrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.\n\n f) Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la\ngestión de documentos.\n\n g) Velar por la óptima organización de los archivos públicos de\nCosta Rica.\n\n h) Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de\ndocumentos producidos por medios automáticos.\n\n i) Asesorar al Consejo Superior de Educación sobre los planes de\nestudio relacionados con las técnicas archivísticas que se imparten en\nlas escuelas privadas y en los colegios técnico-profesionales del país.\n\n j) Coordinar con los centros de educación superior la formación\nprofesional en el campo de la archivística.\n\n k) Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades\nsimilares, en los que participen archivistas nacionales e internacionales\ny otros especialistas o técnicos en ciencias afines con la archivística.\n\n l) Todas las demás funciones que se le asignen en otras leyes o\nreglamentos.\n\nArtículo 12.-\n\n La Junta Administrativa del Archivo Nacional Nacional\nestará integrada por los siguientes miembros:\n\n - El Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, o su representante.\n\n- El Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, o su\nrepresentante.\n\nEn caso de que se hagan representar, cada ministro deberá escoger a\nuna persona de reconocida experiencia y preparación relacionadas con la\narchivística, la historia o la administración pública, para el caso.\n\n- Un académico representante de la Academia de Geografía e Historia\nde Costa Rica, escogido por ésta.\n\n- Un profesional en archivística y un profesional en historia.\n\nAmbos representarán a las escuelas de esas ciencias existentes en los\ncentros de educación superior estatal, y serán nombrados por el Consejo\nNacional de Rectores.\n\n- Un archivista representante de los archivos de las instituciones\na las que se refiere el artículo 2 de la presente ley, que será designado\npor el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, de una terna que se\nescogerá en asamblea de archivistas convocada por la Junta Administrativa\ndel Archivo Nacional. Por lo menos uno de los integrantes de esta terna\nserá miembro de la Asociación Costarricense de Archivistas, y los tres\ndeberán ser graduados en archivística, en un centro de educación\nsuperior.\n\n- Una persona de reconocida capacidad y experiencia en lo atinente a\nlas funciones propias de la Dirección General del Archivo Nacional,\nescogida por la Junta Administrativa de ésta, de una terna enviada por el\nDirector General. Los últimos cinco miembros, fungirán por un período de\ndos años y podrán ser reelegidos.\n\nArtículo 13.-\n\n Los miembros de la Junta Administrativa del Archivo\nNacional devengarán una dieta por cada sesión a la que asistan, cuyo\nmonto será fijado en el reglamento de esta ley. No podrán celebrarse más\nde seis sesiones al mes. No obstante, los miembros podrán prestar sus\nservicios en forma ad honórem, si así lo desean.\n\nEn el mes de junio de cada año, deberán presentar un informe de su\nlabor ante la persona o entidad a la que representan, con copia para la\nJunta Administrativa del Archivo Nacional.\n\nArtículo 14.-\n\n Una vez instalada, la Junta Administrativa del Archivo\nNacional integrará su directorio y acordará el día, la hora y el lugar\npara sesionar. El Directorio estará compuesto por: un presidente, que\nserá el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes o su representante, un\nvicepresidente, un secretario, un tesorero, un fiscal y un vocal. La\nelección se hará por mayoría absoluta en votación de los directores.\n\nLa ausencia del presidente será suplida por el vicepresidente y, en\nsu defecto, por los otros directores, de preferencia por el vocal. El\nquórum para todas las sesiones será de cuatro directores; las\nresoluciones serán tomadas por mayoría absoluta de los votos presentes, y\nen caso de empate decidirá quien preside.\n\nArtículo 15.-\n\n El presidente de la Junta Administrativa del Archivo\nNacional ejercerá su representación judicial y extrajudicial.\n\nArtículo 16.-\n\n Para el cumplimiento de los fines de la Junta\nAdministrativa y de la Dirección General del Archivo Nacional, aquella\nnombrará al personal administrativo, técnico y profesional necesario, que\ndependerá directamente del director general del Archivo Nacional. El\nsalario de este personal será fijado de acuerdo con la Ley General de\nSalarios de la Administración Pública.\n\nArtículo 17.-\n\n El director general del Archivo Nacional deberá asistir a las sesiones, en las que tendrá voz pero\nno voto, y ejecutar todos los acuerdos.\n\nArtículo 18.-\n\n Se autoriza a las instituciones y corporaciones\ndescentralizadas y municipalidades, para que le concedan empréstitos a la\nJunta Administrativa del Archivo Nacional. También se autoriza a estas\nentidades y a los Poderes del Estado para que le hagan donaciones a la\nJunta.\n\nArtículo 19.-\n\n La Junta Administrativa del Archivo Nacional someterá a la aprobación de la Contraloría General de\nla República, que fiscalizará sus operaciones, los presupuestos ordinarios y extraordinarios, así\ncomo sus modificaciones.\n\nArtículo 20.-\n\n Se autoriza a la Junta Administrativa del Archivo\nNacional para que abra y mantenga en el Sistema Bancario Nacional las\ncuentas corrientes que considere oportunas. También buscará nuevas\nfuentes de financiamiento. Asimismo, se le autoriza para que venda, sin\nfines de lucro, los servicios y las publicaciones de carácter cultural y\neducativo que patrocina.\n\nArtículo 21.-\n\n La Junta Administrativa del Archivo Nacional se\nfinanciará de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Creación de la Junta\nAdministrativa del Archivo Nacional, No. 5574 del 6 de setiembre de 1974,\ny en otras leyes vigentes sobre la materia.\n\nCAPITULO III\n\n De la Dirección General del Archivo Nacional.\n\n Artículo 22.-\n\n La Dirección General del Archivo Nacional será una\nentidad de servicio público que funcionará como un órgano desconcentrado\ndel Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Para efectos de la\norganización y el cumplimiento de sus funciones, estará constituida por:\nla Junta Administrativa del Archivo Nacional, la Dirección General, la\nSubdirección, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de\nDocumentos, y los departamentos, secciones y unidades necesarios para el\ncumplimiento de sus fines.\n\nArtículo\n23.-\n\nLa\nDirección General tendrá, entre otras, las siguientes funciones:\n\na)\nEjecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema\nNacional de Archivos.\n\nb)\nReunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y\nfacilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales, y legibles\npor máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyan el\npatrimonio documental nacional, así como la documentación privada\ny particular que le fuere entregada para su custodia.\n\nc)\nPreparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos\ny otros instrumentos y auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de\nsus fondos.\n\nch)\nPreparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras\npublicaciones con temas sobre la archivística y ciencias afines.\n\nd)\nObtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros\narchivos del país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico-\ncultural.\n\ne)\nEntregar a otras instituciones, si le fuere solicitado y posible, copia o\nreproducción de los fondos que conserva la Dirección General del\nArchivo Nacional.\n\nf)\nDespachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos\ndocumentales de la institución, si éstos no fueren de acceso\nrestringido.\n\ng)\nExpedir los testimonios de instrumentos públicos insertos en los\nprotocolos notariales depositados en la Dirección General del Archivo\nNacional.\n\nh)\nEstablecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y\neliminación de documentos.\n\ni)\nSuministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el\ndocumento sea de acceso restringido.\n\nj)\nInspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos\npúblicos, y a los privados y particulares, cuando éstos lo\nsoliciten.\n\nk)\nValorar los documentos de los archivos para efectos de selección.\n\nl)\nAdiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los\narchivos.\n\nll)\nSolicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información\nacerca de los documentos de valor científico-cultural en su poder, a fin\nde llevar inventarios, índices, registros, censos o\nmicropelículas de esos documentos.\n\nm)\nCualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico.\n\nn) Llevar un registro nacional de voluntades anticipadas que sea de\nfácil acceso para los centros de salud públicos y privados, de\nconformidad con la Ley 8968, Protección de la Persona frente al\nTratamiento de sus Datos Personales, de 7 de julio de 2011 la Ley de Voluntades\nAnticipadas y su reglamento.\n\n(Así\nadicionado el inciso anterior por el artículo 23 de la Ley de voluntades anticipadas, N° 10231\ndel 5 de mayo del 2022)\n\nArtículo 24.-\n\n La Dirección General del Archivo Nacional actuará según las disposiciones contenidas en la\nlegislación notarial concernientes a la institución.\n\nArtículo 25.-\n\n La Dirección General del Archivo Nacional tendrá una\nbiblioteca especializada en el campo archivístico y en las ciencias\nafines, al servicio de los usuarios.\n\nArtículo 26.-\n\n Los investigadores que utilicen los fondos\ndocumentales de la Dirección General del Archivo Nacional, entregarán a\nla biblioteca de ésta dos ejemplares del resultado de su estudio.\n\nArtículo 27.-\n\n La Dirección General del Archivo Nacional tendrá un\njefe con la denominación de director general. En ausencia de éste, lo\nsuplirá el subdirector, con sus mismas atribuciones.\n\nArtículo 28.-\n\n El director general del Archivo Nacional será responsable de la buena marcha de la Dirección\nGeneral del Archivo Nacional y, sin perjuicio de las que sean necesarias para el desempeño de su\ncargo, tendrá las siguientes atribuciones:\n\n a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar, evaluar y controlar la\ngestión institucional de la entidad a su cargo.\n\n b) Representar, judicial y extrajudicialmente, a la Dirección\nGeneral del Archivo Nacional.\n\n c) Representar, en los actos de su competencia, al Poder Ejecutivo.\n\n ch) Proponer al Poder Ejecutivo la declaratoria de utilidad pública,\nde aquellos documentos que a juicio de la Comisión Nacional de Selección\ny Eliminación de Documentos tuvieren valor científico- cultural.\n\n d) Ejercer la función ejecutiva de la Junta Administrativa del\nArchivo Nacional.\n\n e) Autorizar por escrito la salida de documentos de la Dirección\nGeneral del Archivo Nacional, dentro del país, para cualquier efecto.\n\nArtículo 29.-\n\n Para acatar lo dispuesto en el artículo 28, inciso\nch), de la presente ley, el Director General del Archivo Nacional\nsolicitará la publicación del respectivo decreto, en el que se enumerarán\nlos efectos de la declaratoria.\n\nArtículo 30.-\n\n La Dirección General del Archivo Nacional es un\narchivo final. Asumirá, además, las funciones de un archivo intermedio,\npara lo cual contará con los servicios administrativos necesarios.\n\nCAPITULO IV\n\n\tDe la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos\n\n Artículo 31.-\n\n Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación\nde Documentos, como el órgano de la Dirección General del Archivo\nNacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de\ndocumentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver\nlas consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores a\nlos que se refiere el artículo 2 de la presente ley.\n\nArtículo 32.-\n\n La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de\nDocumentos estará integrada por los siguientes cinco miembros: el\npresidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, o su\nrepresentante, quien la presidirá; el jefe del Departamento Documental de\nla Dirección General del Archivo Nacional; un técnico de ese departamento\nnombrado por el Director General del Archivo Nacional; el jefe o\nencargado del archivo de la entidad productora de la documentación; y un\nreconocido historiador nombrado por la Junta Administrativa del Archivo\nNacional.\n\nEl director general del Archivo Nacional será el director ejecutivo\nde la institución, quien asistirá a las sesiones con voz pero sin voto.\n\nArtículo 33.-\n\n Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2\nde la presente ley integrará un comité institucional de selección y\neliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el\nsuperior administrativo de la entidad productora de la documentación.\n\n El comité tendrá las siguientes funciones:\n\n a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus\ndocumentos.\n\n b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de\nDocumentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su\ntrámite administrativo.\n\nArtículo 34.-\n\n La resolución sobre la consulta para eliminar\ndocumentos que carezcan de valor científico- cultural se tomará por\nmayoría de los votos presentes. En caso de empate, decidirá el\npresidente con su doble voto. Los documentos que deban ser eliminados\nserán transformados en material no legible.\n\nArtículo 35.-\n\n Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2\nde la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional,\nestarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de\nSelección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar\nalgún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que\nal respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por\nmedio del director general del Archivo Nacional.\n\nArtículo 36.-\n\n Será penado con seis meses a tres años de prisión, el\nfuncionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con\ntransgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho\nconfigure un delito sancionado con una pena mayor.\n\nArtículo 37.-\n\n Los miembros de la Comisión Nacional de Selección y\nEliminación de Documentos trabajarán en forma ad honórem. Se reunirán\ncada vez que sea necesario, previa convocatoria de su presidente o del\ndirector general del Archivo Nacional.\n\nArtículo 38.-\n\n La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de\nDocumentos dictaminará, en los casos en que se intente llevarlos fuera\ndel país, los documentos a que se refiere el artículo 5 de la presente\nley.\n\nCAPITULO V\n\n De los archivos administrativos públicos\n\n Artículo 39.-\n\n Son archivos administrativos públicos, los archivos de\ngestión y los archivos centrales. Los de gestión son los archivos de las\ndivisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a que se\nrefiere el artículo 2 de la presente ley, encargados de reunir,\nconservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y\nfacilitar la documentación producida por su unidad, que forme su\nprearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada. Los\narchivos centrales son unidades que igualmente cumplirán las funciones\nantes descritas, en la archivalía que organicen, en la que centralizarán\nla documentación de todo el ente.\n\nArtículo 40.-\n\n La prearchivalía consistirá en la documentación que se\nencuentre en gestión, en las diferentes unidades o secretarías de las\ninstituciones productoras, y se organizará de acuerdo con los principios\nde procedencia y orden original y otros lineamientos que dicte la Junta\nAdministrativa del Archivo Nacional o la Dirección General del Archivo\nNacional. Usualmente comprende documentos producidos en los últimos\ncinco años. La archivalía es aquella documentación que ha finalizado su\ntrámite administrativo, y es conservada, organizada y facilitada en los\narchivos centrales de las instituciones y en el archivo intermedio. A\néstos llega por transferencia de los archivos de gestión y de los\narchivos centrales, respectivamente, y por lo general comprende\ndocumentación con menos de treinta años de haberse originado.\n\nArtículo 41.-\n\n Todas las instituciones deberán contar con un archivo\ncentral y con los archivos de gestión necesarios para la debida\nconservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo\nnormativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su\nreglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional,\nde la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la\nDirección General del Archivo Nacional.\n\nArtículo 42.-\n\nLos archivos centrales tendrán, entre otras, las\nsiguientes funciones:\n\na) Centralizar todo el acervo documental de las\ndependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de\nremisión de documentos.\n\nb) Coordinar con la Dirección General\ndel Archivo Nacional la ejecución de las políticas\narchivísticas de la institución respectiva.\n\nc) Reunir, conservar, clasificar, ordenar,\ndescribir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución.\nAsimismo, transferir a la Dirección General del\nArchivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de\nvigencia administrativa.\n\nch) Elaborar los instrumentos y auxiliares\ndescriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio\npúblico.\n\nd) Velar por la aplicación de\npolíticas archivísticas y asesorar técnicamente al\npersonal de la institución que labore en los archivos de gestión.\n\ne) Colaborar en la búsqueda de\nsoluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de\ngestión de la entidad.\n\nf) Los archivistas que laboren en el archivo\ncentral deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada\naño.\n\ng) Solicitar asesoramiento técnico a la\nDirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.\n\nh) Integrar el comité a que se refiere\nel artículo 33 de la presente ley.\n\ni) Solicitar a la Comisión Nacional de\nSelección y Eliminación de Documentos autorización para\neliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión, de\nacuerdo con el artículo 32 de la presente ley.\n\nj) Rendir un informe anual a la\nDirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo\narchivístico de la institución. Esta Dirección dará\na conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.\n\nk) Entregar a la Dirección General del\nArchivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los\ninstrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la\ndocumentación.\n\nl) Cualquier otra por disposición de la\nJunta Administrativa del Archivo Nacional.\n\nArtículo 43.-\n\n Cada archivo central tendrá dentro de su personal,\ncuando menos, a un técnico profesional en archivística y a los técnicos\nnecesarios de la misma especialidad.\n\nArtículo 44.-\n\n Todos los archivos públicos elaborarán, de acuerdo con\nel reglamento de esta ley, los instrumentos de descripción y los\nauxiliares necesarios, para hacer los documentos fácilmente accesibles al\nusuario.\n\nArtículo 45.-\n\n Para microfilmar los documentos de los archivos, o\nparte de ellos, deberá consultarse a la Dirección General del Archivo\nNacional sobre la planificación y la realización del proceso.\n\nArtículo 46.-\n\n Cada institución pública transferirá a la Dirección\nGeneral del Archivo Nacional, la archivalía existente en su archivo\ncentral, de acuerdo con los requisitos que se fijen en el reglamento de\nla presente ley, y según las disposiciones de la Dirección General del\nArchivo Nacional. El plazo de envío no será mayor de veinte años,\ncontados a partir de la fecha en que se originó el documento.\n\nArtículo 47.-\n\n La institución no podrá transferir archivalía a la\nDirección General del Archivo Nacional sin la previa autorización de\nésta.\n\nArtículo\n48.- (Anulado\nmediante\nresolución de la Sala\nConstitucional N° 13579 del 19\nde setiembre de 2007).\n\nArtículo 49.-\n\n La institución que se haga cargo de la documentación\nde otra institución pública o privada, deberá mantener estos documentos\ncon respeto del principio de procedencia.\n\nArtículo 50.-\n\n Si una entidad desapareciera, entregará sus documentos\ny los respectivos instrumentos descriptivos directamente a la Dirección\nGeneral del Archivo Nacional.\n\nArtículo 51.-\n\n La Dirección General del Archivo Nacional designará a\nfuncionarios que periódicamente inspeccionarán la situación archivística\nde cada una de las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la\npresente ley, quienes rendirán un informe a la Junta Administrativa del\nArchivo Nacional por medio del director general.\n\nArtículo 52.-\n\n Las dependencias a las que se refiere el artículo 2 de\nla presente ley, están obligadas a conservar clasificadas, ordenadas y\ndescritas, las fotografías, los negativos, las películas, las grabaciones\ny cualquier otro material audiovisual que obtuvieren de ceremonias\npúblicas o privadas, edificios, visitas de personalidades y otros actos\nde interés científico-cultural. Estos documentos finalmente serán\ncustodiados por la Dirección General del Archivo Nacional.\n\nArtículo 53.-\n\n La Presidencia de la República y los ministrosde\nEstado, al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General del\nArchivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su\ntrámite de gestión. Igualmente, entregarán las actas del Consejo de\nGobierno. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar durante la\nsemana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán\nen los archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán\ndirectamente al archivo intermedio de la Dirección General del Archivo\nNacional.\n\nArtículo 54.-\n\n Las dependencias a las que se refiere el artículo 2 de\nesta ley, podrán solicitar a la Dirección General del Archivo Nacional el\npréstamo temporal de documentos producidos por ellas y custodiados por\nesta Dirección, de acuerdo con los plazos que se estipulen en el\nreglamento de la presente ley.\n\nCAPITULO VI\n\n De los archivos privados y particulares\n\n Artículo 55.-\n\n Son archivos privados los que custodian documentos\nproducidos por organizaciones de carácter privado. Los archivos\nparticulares son aquellos que conservan documentos producidos o recibidos\npor una persona o familia.\n\nEn ambos casos los documentos son propiedad privada de quien los\nconserva.\n\nArtículo 56.-\n\n Las instituciones privadas y los particulares podrán\norganizar sus archivos con el asesoramiento de la Dirección General del\nArchivo Nacional y, si lo desean, esos archivos formarán parte del\nSistema Nacional de Archivos.\n\nArtículo 57.-\n\n Si un archivo privado o particular formara parte del\nSistema Nacional de Archivos, tendrá derechos y deberes similares a los\nde las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente\nley.\n\nArtículo 58.-\n\n Las instituciones privadas y particulares podrán\ntransferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que\ntengan en su poder, para que formen parte del patrimonio documental del\nEstado que custodia esta entidad.\n\nArtículo 59.-\n\n Los documentos donados a la Dirección General del\nArchivo Nacional serán conservados con indicación del donante o de quien\nél indicare, salvo manifestación contraria del propietario.\n\nArtículo 60.-\n\n Las instituciones privadas y los particulares, formen\nparte o no del Sistema Nacional de Archivos, podrán pedir asesoría en\nmateria archivística a la Dirección General del Archivo Nacional.\n\nArtículo 61.-\n\n Los particulares y las instituciones privadas deberán\ninformar a la Dirección General del Archivo Nacional, de la existencia de\ndocumentos de reconocido valor científico-cultural en su poder.\n\nArtículo 62.-\n\n Quienes se propusieren ceder o comerciar con los\ndocumentos a que se refiere el artículo anterior, y los que participaren\nen las respectivas transacciones, notificarán a la Dirección General del\nArchivo Nacional el nombre y el domicilio del futuro tenedor o\npropietario, y dentro de los treinta días siguientes de efectuado el\ncontrato, si es que se realiza, lo harán de conocimiento de la misma\nDirección General del Archivo Nacional.\n\nArtículo 63.-\n\n Las instituciones privadas y los particulares podrán\nentregar a la Dirección General del Archivo Nacional, copia de los\ndocumentos y de los instrumentos descriptivos de su fondo, o bien\nfacilitarlos para su reproducción.", "body_en_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Complete Text of Norm 7202\n\n Law of the National Archive System\n\nComplete Text acta: EB23\n1\n\nARTICLE 1.- The following Law of the National Archive System is hereby enacted:\n\n CHAPTER I\n\n General Provisions\n\n Article 1.- The National Archive System is hereby created, which shall be composed of all public archives of Costa Rica, and of the private and personal archives that join it.\n\nArticle 2.-\n\n This law and its regulations shall govern the operation of the bodies of the National Archive System and of the archives of the Legislative, Judicial, and Executive Branches, and of other public entities, each with legal personality and capacity under public and private law, as well as of the private and personal archives that wish to submit to these regulations.\n\nArticle 3.-\n\n All documents with scientific-cultural value are movable property and form part of the scientific-cultural heritage of Costa Rica. The determination of the scientific-cultural value of the document shall be the responsibility of the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos).\n\nThose textual, handwritten or printed, graphic, audiovisual, and machine-readable documents are considered to have scientific-cultural value which, by their content, serve as testimony and reflect the development of the Costa Rican reality, such as: minutes (actas), agreements (acuerdos), letters (cartas), decrees (decretos), reports (informes), laws, resolutions (resoluciones), maps, plans (planos), posters (carteles), photographs, films, recordings, magnetic tapes, \"diskettes,\" and others specified in the regulations of this law.\n\nArticle 4.-\n\n Documents considered to have scientific-cultural value must be held in the various public administrative archives of the country. Once the transfer deadlines (plazos de remisión) have been met, they shall be transferred to the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).\n\nArticle 5.-\n\n Documents of scientific-cultural value are of public interest and may not leave the national territory without prior publication of a decree authorizing it.\n\nThose who violate this law through the illegal export of these documents shall be penalized with a fine of ten to fifty thousand colones, if the act does not constitute a crime punishable by a greater penalty.\n\nThe proceeds collected from these fines shall go to augment the funds of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional).\n\nArticle 6.-\n\n The Ministry of Finance shall grant tax exemption for the introduction into the country of documents with scientific-cultural value, after a ruling from the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos) declaring such value.\n\nArticle 7.-\n\n Legal acts of transferring documents that become state property shall be exempt from the payment of taxes, fees, stamps, or any type of levy.\n\nArticle 8.-\n\n Documents produced in the institutions referred to in Article 2 of this law, as a product of their management, regardless of their medium: paper, film, tapes, \"diskettes,\" shall be the property of those institutions during their management and permanence in the respective central archives, except as provided in Article 53 of this law. No person, official or otherwise, may appropriate them.\n\nSubsequently, they shall form part of the documentary fonds held by the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).\n\nArticle 9.-\n\n If any public official, or any individual, violates the provisions of the preceding article, they shall be sanctioned in accordance with the provisions of Articles 208 and 209 of the Penal Code. In any case, they shall also be obliged to return the documents.\n\nArticle 10.-\n\n Free access is guaranteed to all documents produced or held by the institutions referred to in Article 2 of this law. When dealing with documents declared state secrets or of restricted access, they shall lose that status after thirty years from having been produced, and may be provided for duly verified scientific-cultural research, provided that other constitutional rights are not violated.\n\nCHAPTER II\n\n Of the Administrative Board of the National Archive\n\n Article 11.-\n\n The Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional), created by Law No. 5574 of September 6, 1974, shall be the highest authority of the National Archive System, shall act as the governing body of said system, and shall have as its main objectives to provide a functional building for the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional), as well as to maintain a close archival and technical relationship among the archives of the system. Its domicile shall be in the city of San José, and shall be the same as that of the General Directorate of the National Archive. In addition, it shall have the following functions:\n\n a) To ensure the maintenance of the aforementioned building.\n\n b) To finance the purchase of the technical equipment, furniture, and materials necessary for the optimal functioning of the General Directorate of the National Archive, upon the recommendation of the respective department and the Director General of the institution.\n\n c) To issue budgets, approve expenditures, promote and approve public and private tenders (licitaciones), as well as direct contracting. All of this subject to the provisions of the Law of the Financial Administration of the Republic, No. 1279 of May 2, 1951, and its amendments.\n\n ch) To promote and collaborate economically in the carrying out of cultural and educational activities conducted by the General Directorate of the National Archive.\n\n d) To contract the administrative, technical, and professional personnel needed by the General Directorate of the National Archive.\n\n e) To establish the archival policies of the country and to recommend strategies for the adequate development of the National Archive System.\n\n f) To formulate technical recommendations on the production and management of documents.\n\n g) To ensure the optimal organization of the public archives of Costa Rica.\n\n h) To formulate technical recommendations on the administration of documents produced by automated means.\n\n i) To advise the Superior Council of Education on the study plans related to archival techniques taught in private schools and technical-professional high schools in the country.\n\n j) To coordinate with higher education centers the professional training in the field of archiving.\n\n k) To organize congresses, seminars, conferences, or similar activities, in which national and international archivists and other specialists or technicians in sciences related to archiving participate.\n\n l) All other functions assigned to it in other laws or regulations.\n\nArticle 12.-\n\n The Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall be composed of the following members:\n\n - The Minister of Culture, Youth, and Sports, or his representative.\n\n- The Minister of National Planning and Economic Policy, or his representative.\n\nIn the event that they are represented, each minister shall choose a person of recognized experience and preparation related to archiving, history, or public administration, for the case.\n\n- An academic representing the Academy of Geography and History of Costa Rica, chosen by the latter.\n\n- A professional in archiving and a professional in history. Both shall represent the schools of those sciences existing in the state higher education centers, and shall be appointed by the National Council of Rectors (CONARE).\n\n- An archivist representing the archives of the institutions referred to in Article 2 of this law, who shall be designated by the Minister of Culture, Youth, and Sports, from a list of three candidates (terna) to be chosen in an assembly of archivists convened by the Administrative Board of the National Archive. At least one of the members of this list shall be a member of the Costa Rican Association of Archivists, and all three must be graduates in archiving from a higher education center.\n\n- A person of recognized capacity and experience regarding the functions proper to the General Directorate of the National Archive, chosen by its Administrative Board, from a list of three candidates sent by the Director General. The last five members shall serve for a period of two years and may be reelected.\n\nArticle 13.-\n\n The members of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall earn a fee (dieta) for each session they attend, the amount of which shall be fixed in the regulations of this law. No more than six sessions may be held per month. However, the members may provide their services on an ad honorem basis, if they so wish.\n\nIn the month of June of each year, they must present a report of their work to the person or entity they represent, with a copy to the Administrative Board of the National Archive.\n\nArticle 14.-\n\n Once installed, the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall form its board of directors (directorio) and agree upon the day, time, and place to convene. The Board of Directors shall be composed of: a president, who shall be the Minister of Culture, Youth, and Sports or his representative, a vice president, a secretary, a treasurer, a comptroller (fiscal), and a member (vocal). The election shall be made by an absolute majority in a vote of the directors.\n\nThe absence of the president shall be filled by the vice president and, failing that, by the other directors, preferably by the member (vocal). The quorum for all sessions shall be four directors; resolutions shall be taken by an absolute majority of the votes present, and in case of a tie, the person presiding shall decide.\n\nArticle 15.-\n\n The president of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall exercise its judicial and extrajudicial representation.\n\nArticle 16.-\n\n For the fulfillment of the purposes of the Administrative Board and of the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional), the former shall appoint the necessary administrative, technical, and professional personnel, who shall report directly to the Director General of the National Archive. The salary of this personnel shall be fixed in accordance with the General Law of Salaries of the Public Administration.\n\nArticle 17.-\n\n The Director General of the National Archive must attend the sessions, in which he shall have a voice but not a vote, and execute all agreements.\n\nArticle 18.-\n\n Decentralized institutions and corporations and municipalities are authorized to grant loans (empréstitos) to the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional). These entities and the Branches of Government are also authorized to make donations to the Board.\n\nArticle 19.-\n\n The Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall submit its ordinary and extraordinary budgets, as well as their modifications, to the approval of the Comptroller General of the Republic, who shall audit its operations.\n\nArticle 20.-\n\n The Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) is authorized to open and maintain checking accounts in the National Banking System as it deems appropriate. It shall also seek new sources of financing. Likewise, it is authorized to sell, on a non-profit basis, the cultural and educational services and publications it sponsors.\n\nArticle 21.-\n\n The Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall be financed in accordance with the provisions of the Law Creating the Administrative Board of the National Archive, No. 5574 of September 6, 1974, and other laws in force on the matter.\n\nCHAPTER III\n\n Of the General Directorate of the National Archive\n\n Article 22.-\n\n The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) shall be a public service entity that shall function as a deconcentrated body (órgano desconcentrado) of the Ministry of Culture, Youth, and Sports. For the purposes of organization and the fulfillment of its functions, it shall be composed of: the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional), the General Directorate, the Subdirectorate, the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos), and the departments, sections, and units necessary for the fulfillment of its purposes.\n\nArticle\n23.-\nThe\nGeneral Directorate shall have, among others, the following functions:\n\na)\nTo execute the policies emanating from the Administrative Board of the National Archive System.\n\nb)\nTo gather, conserve, classify, order, describe, select, administer, and facilitate the textual, graphic, audiovisual, and machine-readable documents, belonging to the Nation, that constitute the national documentary heritage, as well as the private and personal documentation delivered to it for custody.\n\nc)\nTo prepare and publish guides, inventories, indexes, catalogs, and other descriptive tools and auxiliary aids (instrumentos y auxiliares descriptivos) to facilitate the consultation of its fonds.\n\nch)\nTo prepare and publish the magazine of the National Archive, annually, and other publications on topics related to archiving and related sciences.\n\nd)\nTo obtain originals, copies, or reproductions of documents conserved in other archives of the country or abroad, insofar as they are of scientific-cultural interest.\n\ne)\nTo deliver to other institutions, if requested and possible, a copy or reproduction of the fonds conserved by the General Directorate of the National Archive.\n\nf)\nTo dispatch all types of certifications and attestations (constancias), based on the documentary fonds of the institution, if these are not of restricted access.\n\ng)\nTo issue the testimonies of public instruments (instrumentos públicos) contained in the notarial protocols deposited in the General Directorate of the National Archive.\n\nh)\nTo establish and execute provisions concerning the selection and elimination of documents.\n\ni)\nTo provide the user with the requested information, except when the document is of restricted access.\n\nj)\nTo inspect and advise on archiving matters to the public administrative archives, and to private and personal ones, when they so request.\n\nk)\nTo assess the documents of the archives for the purposes of selection.\n\nl)\nTo train in archiving and related subjects the officials of the archives.\n\nll)\nTo request, from private institutions and individuals, information about documents of scientific-cultural value in their possession, in order to maintain inventories, indexes, registries, censuses, or microfilms of those documents.\n\nm)\nAny other function related to archival work.\n\nn) To maintain a national registry of advance directives (voluntades anticipadas) that is easily accessible for public and private health centers, in accordance with Law 8968, Protection of the Person against the Processing of their Personal Data, of July 7, 2011, the Law on Advance Directives (Ley de Voluntades Anticipadas) and its regulations.\n\n(Thus added the previous paragraph by Article 23 of the Law on Advance Directives, No. 10231 of May 5, 2022)\n\nArticle 24.-\n\n The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) shall act according to the provisions contained in the notarial legislation concerning the institution.\n\nArticle 25.-\n\n The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) shall have a specialized library in the archival field and in related sciences, at the service of the users.\n\nArticle 26.-\n\n Researchers using the documentary fonds of the General Directorate of the National Archive shall deliver to its library two copies of the result of their study.\n\nArticle 27.-\n\n The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) shall have a head with the title of Director General. In his absence, the Subdirector shall replace him, with the same powers.\n\nArticle 28.-\n\n The Director General of the National Archive shall be responsible for the good performance of the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) and, without prejudice to those necessary for the performance of his duties, shall have the following powers:\n\n a) To plan, organize, direct, coordinate, evaluate, and control the institutional management of the entity under his charge.\n\n b) To represent, judicially and extrajudicially, the General Directorate of the National Archive.\n\n c) To represent, in acts of its competence, the Executive Branch.\n\n ch) To propose to the Executive Branch the declaration of public utility for those documents that, in the judgment of the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos), have scientific-cultural value.\n\n d) To exercise the executive function of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional).\n\n e) To authorize in writing the departure of documents from the General Directorate of the National Archive within the country, for any purpose.\n\nArticle 29.-\n\n To comply with the provisions of Article 28, subsection ch), of this law, the Director General of the National Archive shall request the publication of the respective decree, in which the effects of the declaration shall be enumerated.\n\nArticle 30.-\n\n The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) is a final archive. It shall also assume the functions of an intermediate archive, for which it shall have the necessary administrative services.\n\nCHAPTER IV\n\n\tOf the National Commission for the Selection and Elimination of Documents\n\n Article 31.-\n\n The National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos) is hereby created, as the body of the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) responsible for issuing the rules on the selection and elimination of documents, according to their scientific-cultural value, and for resolving the consultations on the elimination of documents from the producing entities referred to in Article 2 of this law.\n\nArticle 32.-\n\n The National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos) shall be composed of the following five members: the president of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional), or his representative, who shall preside over it; the head of the Documentary Department of the General Directorate of the National Archive; a technician from that department appointed by the Director General of the National Archive; the head or person in charge of the archive of the entity producing the documentation; and a recognized historian appointed by the Administrative Board of the National Archive.\n\nThe Director General of the National Archive shall be the executive director of the institution, who shall attend the sessions with a voice but without a vote.\n\nArticle 33.-\n\n Each one of the entities mentioned in Article 2 of this law shall form an institutional committee for selection and elimination (comité institucional de selección y eliminación), composed of the person in charge of the archive, the legal advisor, and the administrative superior of the entity producing the documentation.\n\n The committee shall have the following functions:\n\n a) To evaluate and determine the administrative and legal validity of its documents.\n\n b) To consult the National Commission for the Selection and Elimination of Documents when it must eliminate documents that have concluded their administrative processing.\n\nArticle 34.-\n\n The resolution on the consultation to eliminate documents lacking scientific-cultural value shall be taken by a majority of the votes present. In case of a tie, the president shall decide with his casting vote (doble voto). Documents that must be eliminated shall be transformed into non-legible material.\n\nArticle 35.-\n\n All institutions referred to in Article 2 of this law, including the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional), shall be obliged to request the opinion of the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos), each time they need to eliminate a documentary type. They must also consider the resolutions issued by the Commission in this regard, which shall be communicated in writing, through the Director General of the National Archive.\n\nArticle 36.-\n\n The official who authorizes or carries out the elimination of documents in violation of the provisions of the preceding article shall be penalized with six months to three years in prison, unless the act constitutes a crime punishable by a greater penalty.\n\nArticle 37.-\n\n The members of the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos) shall work on an ad honorem basis. They shall meet whenever necessary, upon the summons of its president or the Director General of the National Archive.\n\nArticle 38.-\n\n The National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos) shall issue a ruling, in cases where it is attempted to take them out of the country, on the documents referred to in Article 5 of this law.\n\nCHAPTER V\n\n Of the Public Administrative Archives\n\n Article 39.-\n\n Public administrative archives (archivos administrativos públicos) are the management archives (archivos de gestión) and the central archives (archivos centrales). Management archives are the archives of the divisions, departments, and sections of the different entities referred to in Article 2 of this law, responsible for gathering, conserving, classifying, ordering, describing, selecting, administering, and facilitating the documentation produced by their unit, which forms their prearchivalía and which must be kept technically organized. Central archives are units that shall likewise fulfill the functions described above, over the archivalía they organize, in which they shall centralize the documentation of the entire entity.\n\nArticle 40.-\n\n The prearchivalía shall consist of the documentation that is in management (gestión) in the different units or secretariats of the producing institutions, and shall be organized according to the principles of provenance and original order and other guidelines issued by the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) or the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional). It usually comprises documents produced within the last five years. The archivalía is that documentation that has concluded its administrative processing, and is conserved, organized, and facilitated in the central archives of the institutions and in the intermediate archive. It arrives at these by transfer from the management archives and the central archives, respectively, and generally comprises documentation less than thirty years old from its creation.\n\nArticle 41.-\n\n All institutions must have a central archive and the necessary management archives for the proper conservation and organization of their documents, which must be done, save for special regulations, in accordance with the provisions of this law, its regulations, and the rules of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional), the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos), and the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).\n\nArticle 42.-\nThe central archives shall have, among others, the following functions:\n\na) To centralize the entire documentary collection (acervo documental) of the dependencies and offices of the institution, in accordance with the document transfer deadlines (plazos de remisión).\n\nb) To coordinate with the General Directorate of the National Archive the execution of the archival policies of the respective institution.\n\nc) To gather, conserve, classify, order, describe, select, administer, and facilitate the documentary collection of the institution. Likewise, to transfer to the General Directorate of the National Archive the documents that have completed their period of administrative validity.\n\nch) To prepare the descriptive tools and auxiliary aids (instrumentos y auxiliares descriptivos) necessary to increase the efficiency and effectiveness of the public service.\n\nd) To ensure the application of archival policies and to technically advise the personnel of the institution working in the management archives (archivos de gestión).\n\ne) To collaborate in the search for solutions for the proper functioning of the central archive and the management archives of the entity.\n\nf) The archivists working in the central archive must attend the general assembly of archivists each year.\n\ng) To request technical advice from the General Directorate of the National Archive when necessary.\n\nh) To form the committee referred to in Article 33 of this law.\n\ni) To request authorization from the National Commission for the Selection and Elimination of Documents to eliminate documents. The head shall form part of the Commission, in accordance with Article 32 of this law.\n\nj) To submit an annual report to the General Directorate of the National Archive on the archival development of the institution. This Directorate shall make the results known to the Administrative Board of the National Archive.\n\nk) To deliver to the General Directorate of the National Archive, as established by the regulations, a copy of the description tools in which all the documentation is registered.\n\nl) Any other by provision of the Administrative Board of the National Archive.\n\nArticle 43.-\n\n Each central archive shall have within its personnel at least one professional technician in archiving and the necessary technicians of the same specialty.\n\nArticle 44.-\n\n All public archives shall prepare, in accordance with the regulations of this law, the description tools (instrumentos de descripción) and auxiliary aids (auxiliares) necessary to make the documents easily accessible to the user.\n\nArticle 45.-\n\n In order to microfilm the documents of the archives, or part of them, the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) must be consulted on the planning and execution of the process.\n\nArticle 46.-\n\n Each public institution shall transfer to the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional), the archivalía existing in its central archive, in accordance with the requirements set in the regulations of this law, and according to the provisions of the General Directorate of the National Archive. The deadline for sending shall not exceed twenty years, counted from the date on which the document originated.\n\nArticle 47.-\n\n The institution may not transfer archivalía to the General Directorate of the National Archive without its prior authorization.\n\nArticle\n48.- (Annulled\nby\nresolution of the Constitutional Chamber\n(Sala Constitucional) No. 13579 of September\n19, 2007).\n\nArticle 49.-\n\n The institution that takes charge of the documentation of another public or private institution must maintain these documents respecting the principle of provenance.\n\nArticle 50.-\n\n If an entity should disappear, it shall deliver its documents and the respective descriptive tools (instrumentos descriptivos) directly to the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).\n\nArticle 51.-\n\n The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) shall designate officials who will periodically inspect the archival situation of each one of the institutions referred to in Article 2 of this law, who shall submit a report to the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) through the Director General.\n\nArticle 52.-\n\n The dependencies referred to in Article 2 of this law are obliged to conserve, classified, ordered, and described, the photographs, negatives, films, recordings, and any other audiovisual material they obtain of public or private ceremonies, buildings, visits of dignitaries, and other acts of scientific-cultural interest. These documents shall ultimately be held by the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).\n\nArticle 53.-\n\n The Presidency of the Republic and the Ministers of State, upon finishing their duties, shall deliver to the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) the documents of their offices that have concluded their management processing. Likewise, they shall deliver the minutes of the Government Council (Consejo de Gobierno). Said transfer must be carried out no later than during the week prior to the transfer of powers (traspaso de poderes). These documents shall not remain in the central archives of the cited dependencies, but shall pass directly to the intermediate archive of the General Directorate of the National Archive.\n\nArticle 54.-\n\n The dependencies referred to in Article 2 of this law may request from the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) the temporary loan of documents produced by them and held by this Directorate, in accordance with the deadlines stipulated in the regulations of this law.\n\nCHAPTER VI\n\n Of Private and Personal Archives\n\n Article 55.-\n\n Private archives (archivos privados) are those that hold documents produced by private organizations. Personal archives (archivos particulares) are those that conserve documents produced or received by a person or family.\n\nIn both cases, the documents are the private property of whoever conserves them.\n\nArticle 56.-\n\n Private institutions and individuals may organize their archives with the advice of the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) and, if they wish, those archives shall form part of the National Archive System.\n\nArticle 57.-\n\n If a private or personal archive forms part of the National Archive System, it shall have rights and duties similar to those of the institutions referred to in Article 2 of this law.\n\nArticle 58.-\n\n Private institutions and individuals may transfer to the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) the documents in their possession, so that they may form part of the documentary heritage of the State held by this entity.\n\nArticle 59.-\n\n Documents donated to the General Directorate of the National Archive shall be conserved with an indication of the donor or of whom he indicated, unless the owner states otherwise.\n\nArticle 60.-\n\n Private institutions and individuals, whether or not they form part of the National Archive System, may request advice on archival matters from the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).\n\nArticle 61.-\n\n Individuals and private institutions must inform the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) of the existence of documents of recognized scientific-cultural value in their possession.\n\nArticle 62.-\n\n Those who propose to cede or trade in the documents referred to in the preceding article, and those participating in the respective transactions, shall notify the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) of the name and domicile of the future holder or owner, and within thirty days following the execution of the contract, if it takes place, they shall make it known to the same General Directorate of the National Archive.\n\nArticle 63.-\n\nPrivate institutions and individuals may deliver to the General Directorate of the National Archive a copy of the documents and descriptive instruments of their fonds, or otherwise provide them for reproduction." }