{ "id": "norm-89405", "citation": "Decreto 5655-A", "section": "norms", "doc_type": "regulation", "title_es": "Reglamento del Consejo de Sostenibilidad Corporativo", "title_en": "Corporate Sustainability Council Regulation", "summary_es": "Este Reglamento crea el Consejo de Sostenibilidad Corporativo (COSC) para el Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, un órgano deliberativo y auxiliar de la Gerencia General Corporativa. Define sus objetivos, que incluyen apoyar las metas de sostenibilidad en el Plan Estratégico Corporativo, proponer acciones necesarias, e impulsar la integración de la sostenibilidad en la triple línea base (económico-financiera, social y ambiental) a nivel estratégico, operativo y de negocios. Establece la integración del COSC con titulares de dependencias clave, las funciones de su presidencia y secretaría, las responsabilidades de sus miembros, y las reglas para sesiones ordinarias y extraordinarias, cuórum y votaciones. También indica que el COSC debe elaborar un plan de trabajo anual, aprobar indicadores de sostenibilidad, y presentar informes semestrales a la Junta Directiva y un reporte anual de sostenibilidad bajo los lineamientos GRI.", "summary_en": "This Regulation creates the Corporate Sustainability Council (COSC) for the Banco Popular y de Desarrollo Comunal Financial Conglomerate, a deliberative and auxiliary body to the Corporate General Management. It defines its objectives, including supporting sustainability goals in the Corporate Strategic Plan, proposing necessary actions, and promoting the integration of sustainability across the triple bottom line (economic-financial, social, and environmental) at strategic, operational, and business levels. It establishes the COSC's membership with heads of key departments, the functions of its chair and secretary, the responsibilities of its members, and the rules for ordinary and extraordinary sessions, quorum, and voting. It also specifies that the COSC must prepare an annual work plan, approve sustainability indicators, and submit semi-annual progress reports to the Board of Directors and an annual GRI sustainability report.", "court_or_agency": "", "date": "10/07/2019", "year": "2019", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "sostenibilidad", "triple línea base", "Reporte GRI", "COSC", "Junta Directiva Nacional", "Gerencia General Corporativa" ], "concept_anchors": [], "keywords_es": [ "sostenibilidad corporativa", "triple línea base", "Reporte de Sostenibilidad GRI", "Junta Directiva Nacional", "Gerencia General Corporativa", "Conglomerado Financiero Banco Popular" ], "keywords_en": [ "corporate sustainability", "triple bottom line", "GRI sustainability report", "National Board of Directors", "Corporate General Management", "Banco Popular Financial Conglomerate" ], "excerpt_es": "Artículo 1º-Descripción y Alcance\n\nEl Consejo de Sostenibilidad 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A.; Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.;\nPopular Sociedad de Fondos de Inversión S. A. y Operadora de Planes de\nPensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S. A., en\nsesión ordinaria N° 5655 celebrada el miércoles 10 de julio del 2019, acuerda\npor unanimidad:\n\n\"1. Aprobar el Reglamento para la\nRegulación del Consejo\n\nde Sostenibilidad Corporativo, en\nlos siguientes términos:\n\nREGLAMENTO PARA LA REGULACIÓN DEL\nCONSEJO\n\nDE SOSTENIBILIDAD CORPORATIVO\n\nArtículo 1º-Descripción y Alcance\n\nEl Consejo de Sostenibilidad Corporativo (COSC) se\nconforma para gobernar los temas de Sostenibilidad en la triple línea base\neconómico- financiero, social y ambiental del Conglomerado Financiero Banco\nPopular y de Desarrollo Comunal, mediante la incorporación de dependencias y\nroles claves para tal propósito, impulsando la sostenibilidad como uno de los\nelementos orientadores fundamentales de la estrategia institucional.\n\nResponde de forma estratégica a los lineamientos\nindicados en las Pautas y Orientaciones de\nla Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras del Banco Popular y de Desarrollo\nComunal, aprobadas en la LXIII Asamblea Plenaria Extraordinaria del 21 de junio de 2014.\n\n(Así reformado mediante sesión ordinaria N°\n5739 del 3 de junio del 2020)\n\nArtículo 2º-Definiciones:\n\n. Conglomerado: Conglomerado\nFinanciero Banco Popular y Desarrollo Comunal.\n\n. Consejo de Sostenibilidad\nCorporativo (COSC): Es un órgano deliberativo y auxiliar de la Gerencia General\nCorporativa en materia de sostenibilidad.\n\n. Políticas: Disposición que\ndefine, de modo general, la organización o la actividad de uno(a) o más\nintegrantes del Conglomerado para orientar la toma de decisiones, todo de conformidad\ncon los fines y objetivos señalados por la ley, los reglamentos externos y\norientaciones políticas emitidas por la Asamblea. Toda política es plasmada\nexpresa o tácitamente en el respectivo Reglamento. Dentro del marco de sus competencias,\nlas Políticas son emitidas por la Junta Directiva Nacional actuando como tal o\nen ejercicio de la competencia propia de la Asamblea de Accionistas de una\nSociedad; así como por sus Juntas, cuando así lo exija una norma superior\n\n. Reporte de Sostenibilidad GRI:\nEs un documento que se elabora anualmente siguiendo los lineamientos de la \"Guía\npara la elaboración de reportes de Sostenibilidad de la Iniciativa Global de\nReportes (GRI), para realizar el ejercicio de rendición de cuentas de la\ngestión en materia de Sostenibilidad del Conglomerado.\n\n. Sociedades: Empresas del\nConglomerado propiedad del Banco Popular y de Desarrollo Comunal (Popular\nSeguros, Popular Pensiones, Popular Valores y Popular Fondos de Inversión).\n\n. Sostenibilidad: Es un modelo de\ngestión empresarial u organizacional que tiene como propósito contribuir al desarrollo\nsostenible con alcance global y nacional.\n\nArtículo 3º-Objetivos del\nConsejo de Sostenibilidad Corporativo:\n\nObjetivo General: Funcionar a nivel del Conglomerado como un órgano\ndeliberativo y auxiliar de la Gerencia General Corporativa para facilitar desde\nel enfoque de la sostenibilidad la gestión de la estrategia y sus diferentes\nplanes en el ámbito del negocio y las operaciones.\n\nObjetivos específicos:\n\n1. Apoyar y brindar seguimiento\nal logro de metas y objetivos en materia de Sostenibilidad incorporados en el\nPlan Estratégico Corporativo y los Planes de Acción.\n\n2. Proponer las acciones y\nmedidas que en su juicio resulten necesarias para gestionar la sostenibilidad\nen el Conglomerado.\n\n3. Impulsar la integración de la\nSostenibilidad a nivel estratégico, operativo y de negocios del Conglomerado,\nen la triple línea base, económico-financiero, social y ambiental.\n\n4. Impulsar el alineamiento\nestratégico de las acciones en materia de sostenibilidad con el objetivo de\nminimizar los impactos negativos, maximizar los impactos positivos y generar\nvalor.\n\nArtículo 4º-Integración\n\nEl Consejo de Sostenibilidad Corporativo está\nintegrado por los titulares de las siguientes\ndependencias:\n\n1. Gerencia General Corporativa\n\n2. Gerentes Generales de las Sociedades Anónimas\n\n3. Subgerencia General de Negocios\n\n4. Subgerencia General de Operaciones\n\n5. Dirección General Corporativa\n\nEl Consejo de Sostenibilidad Corporativo deberá\ntener una Presidencia y una Secretaría.\n\nTodos los miembros del COSC tienen voz y voto.\n\nEl Consejo de Sostenibilidad Corporativo contará\ncon el apoyo de un Equipo Técnico, el cual podrá ser convocado para analizar de\nprevio los temas que serán elevados al COSC, según lo estime necesario la\nPresidencia o la Secretaría del Consejo, el mismo se conformará por todas o\nalgunas de las siguientes dependencias, según\nla especialidad del tema a tratar:\n\n1. Dirección Gestión.\n\n2. Dirección de Investigación y Desarrollo de\nMercados.\n\n3. Dirección de Capital Humano.\n\n4. Dirección Corporativa de Riesgo.\n\n5. Dirección de Banca de Personas.\n\n6. Dirección Soporte Administrativo.\n\n7. Dirección Banca Empresarial y Corporativa.\n\n8. Dirección Banca Desarrollo Social.\n\n9. Dirección de FODEMIPYME.\n\n10. Dirección de Canales.\n\n11. Dirección Soporte al Negocio.\n\n12. Dirección Financiera Corporativa.\n\n13. Dirección Tecnología de Información.\n\n14. Dirección Jurídica.\n\n15. División Planificación Estratégica.\n\n16. Encargados de Responsabilidad Social o\nSostenibilidad de las UENS.\n\n(Así reformado\nmediante sesión ordinaria N° 5739 del 3 de junio del 2020)\n\nArtículo 5º-De\nla Presidencia\n\nEl Consejo de Sostenibilidad Corporativo será\npresidido por la Gerencia General Corporativa; en ausencia del titular de esta,\nserá representado por el titular de alguna de las Subgerencias Generales.\n\nSon funciones de la persona que ostente la\nPresidencia:\n\na. Presidir las reuniones del COSC, declarando\nabierta la sesión, dirigiendo el debate, tomando votaciones y declarando\nfinalizada la sesión.\n\nb. Convocar a sesiones extraordinarias.\n\nc. Confeccionar el orden del día, teniendo en\ncuenta las peticiones que otros integrantes\nle formulen con al menos un día de antelación.\n\nd. Resolver cualquier asunto en caso de empate,\npara lo cual tendrá doble voto.\n\ne. Velar por el eficiente trabajo del COSC.\n\nf. Velar por la oportuna y adecuada remisión de los\ninformes y acuerdos que deben presentarse ante la Gerencia General Corporativa.\n\ng. Las demás que le asignen las leyes o los\nreglamentos.\n\n(Así reformado\nmediante sesión ordinaria N° 5739 del 3 de junio del 2020)\n\nArtículo 6º-Funciones\nde la Secretaría\n\nLa Secretaria del Consejo de Sostenibilidad será\natendida por la dependencia de Responsabilidad Social Corporativa, con la\nautorización de la Gerencia General Corporativa y tendrá las siguientes funciones:\n\na. Remitir a las personas integrantes del COSC y demás participantes de la sesión, el orden del día\njunto con la documentación al menos 24:00 horas antes de su celebración, junto con todos los\nantecedentes y documentos relativos a los asuntos a tratar.\n\nb. Por solicitud de la Presidencia remitir la\nconvocatoria a sesiones extraordinarias.\n\nc. Levantar las actas de las sesiones del COSC y\ncustodiar los libros correspondientes.\n\nd. Archivar la respectiva documentación.\n\ne. Diligenciar el despacho de los asuntos del COSC.\n\nf. Comunicar los acuerdos del COSC.\n\ng. Informar de forma trimestral al COSC sobre el\nseguimiento de acuerdos adoptados.\n\nh. Las demás que le asignen la ley o los\nreglamentos.\n\n(Así reformado\nmediante sesión ordinaria N° 5739 del 3 de junio del 2020)\n\nArtículo 7º-Responsabilidades\ny funciones de las personas integrantes del COSC\n\na. Asistir a las sesiones cuando\nestas sean convocadas según los parámetros de este reglamento.\n\nb. Analizar los temas de agenda y\nejercer su derecho a voz y voto.\n\nc. Proponer los temas que se\nsugiera tratar en las sesiones.\n\nd. Dar cumplimiento a los\nacuerdos tomados en las sesiones y que correspondan al ámbito de su\ncompetencia.\n\ne. Promover la ejecución de los\nacuerdos en el ámbito de su competencia.\n\nf. Atender las tareas que les\nsean asignadas por el Consejo e informar a éste sobre los avances en las\nmismas.\n\ng.\nLas demás que les asigne el COSC.\n\nArtículo 8º-Responsabilidades\ny funciones del COSC\n\na. Promover y apoyar la\nintegración de la sostenibilidad en la gestión del Conglomerado.\n\nb. Aprobar y dar seguimiento a\nlos indicadores de Sostenibilidad Corporativa, incorporado en el Plan\nEstratégico Corporativo y los Planes de Acción.\n\nc. Aprobar y dar seguimiento al\ncronograma de actividades del COSC.\n\nd. Revisar y proponer, para su\nanálisis y eventual aprobación por las instancias pertinentes, iniciativas a\nimplementar.\n\ne. Aprobar las principales\niniciativas para incrementar la generación de valor en las dimensiones social,\neconómicofinanciero y ambiental en el Conglomerado.\n\nf. Conocer el nivel de\ncumplimiento de indicadores y métricas de temas de sostenibilidad planificadas\nanualmente, que le sean presentados y establecer lineamientos que sean\nnecesarios para procurar su cumplimiento.\n\ng. Informar a la Junta Directiva,\ncada seis meses, los avances de los planes de sostenibilidad por parte del\nConsejo.\n\nh. Conocer el nivel de cumplimiento\nde compromisos de sostenibilidad publicados anualmente en el Reporte de Sostenibilidad\nGRI.\n\ni. Conocer el nivel de avance de\nla elaboración del Reporte de Sostenibilidad GRI.\n\nj. Atender las solicitudes de la\nGerencia General Corporativa relativas a temas de Sostenibilidad.\n\nArtículo 9º-Responsabilidad\npersonal externo al COSC: Son responsabilidades del personal externo al\nConsejo de Sostenibilidad Corporativo, COSC, brindar siempre apoyo a la gestión\nde Sostenibilidad, atender solicitudes del COSC.\n\nArtículo 10.-Sesiones\n\nEl COSC debe sesionar ordinariamente al menos una vez\ncada tres meses en forma ordinaria, o conforme con el calendario que se apruebe\nen la última sesión ordinaria de cada año.\n\nEl COSC sesionará de manera extraordinaria cuando\nsea convocado de esta manera por la Secretaría a petición del presidente con al\nmenos la mitad más uno de sus miembros, quienes conformarán el quórum, de la\nsesión extraordinaria, lo cual deberá constar en la convocatoria que se realice\ny deberá ser ratificado al inicio de la sesión.\n\nLas sesiones ordinarias deberán ser convocadas con\nal menos cinco días hábiles de anticipación y deberá enviarse la agenda con al\nmenos un día hábil de anticipación.\n\nLas sesiones extraordinarias deberán ser convocadas\ncon al menos un día hábil de anticipación y deberán indicarse los temas o\nmotivos en la misma convocatoria.\n\nEl Consejo sesionará de manera extraordinaria\nsolamente de haber asuntos urgentes que, por sus implicaciones, no puedan ser\npospuestos hasta la próxima sesión ordinaria.\n\n(Así reformado\nmediante sesión ordinaria N° 5739 del 3 de junio del 2020)\n\nArtículo 11.-Cuórum y votaciones\n\nPara que las sesiones ordinarias del Consejo se\nconsideren legalmente constituidas deben haber sido convocadas mediante el\nprocedimiento descrito en el artículo anterior y estar presente al menos la\nmayoría absoluta de sus integrantes, entre los cuales debe estar presente el\npresidente del Consejo de Sostenibilidad Corporativo o el suplente. En el caso\nde las sesiones extraordinarias se conformará el cuórum conforme a lo indicado\nen el artículo 10 de este reglamento.\n\nLos acuerdos se tomarán por mayoría simple y, en\ncaso de empate, se procederá conforme lo establece el artículo 5, inciso d, de\neste reglamento. Estos acuerdos quedarán en firme.\n\n(Así reformado\nmediante sesión ordinaria N° 5739 del 3 de junio del 2020)\n\nArtículo 12.-Agendas y Actas: La\nagenda de las sesiones del Consejo de Sostenibilidad Corporativo se debe\ncomunicar a sus integrantes por escrito con al menos un día hábil de\nanticipación.\n\nEn cada sesión del COSC se\nlevanta un acta o minuta, el cual debe contener el desarrollo, los acuerdos\nemitidos y el nombre de los miembros que asistieron. En todos los casos, se\ndebe asentar en el acta los responsables de la ejecución de los acuerdos\ntomados, así como los plazos establecidos para su cumplimiento.\n\nEl acta debe ser aprobada en la\nsiguiente sesión del COSC salvo que se imposibilite por circunstancias\nespeciales, en cuyo caso necesariamente se debe aprobar en la siguiente sesión.\n\nArtículo 13.-Plan de trabajo: El\nCOSC debe elaborar un plan de trabajo para cada año en el que define las\nprioridades estratégicas en materia de triple línea de base\n(económico-financiero, social y ambiental), el cual será aprobado por la\nGerencia General Corporativa.\n\nArtículo 14.-Informes: Los\ninformes de gestión del COSC deben ser presentados por la Secretaría ante el\nConsejo para su conocimiento y serán aprobados y comunicados por la Presidencia\nde dicho órgano, con una periodicidad anual.\n\nRige a partir de su adopción en\nfirme por parte de la Junta Directiva Nacional, debiendo en todo caso\npublicarse en el Diario Oficial La Gaceta. Rige a partir de su\npublicación en La Gaceta. Área de Gestión y Análisis de Compras.", "body_en_text": "in its entirety\n\n -\n\n Complete Text of Norm 5655\n\n Regulation for the Regulation of the Corporate Sustainability Council\n\nBANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL\n\nThe Junta Directiva Nacional, in its capacity as such and acting in the proprietary functions of the Asamblea de Accionistas of Popular Valores Puesto de Bolsa S. A.; Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.; Popular Sociedad de Fondos de Inversión S. A. and Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S. A., in ordinary session No. 5655 held on Wednesday, July 10, 2019, unanimously agrees:\n\n\"1. To approve the Regulation for the Regulation of the Corporate Sustainability Council, in the following terms:\n\nREGULATION FOR THE REGULATION OF THE CORPORATE SUSTAINABILITY COUNCIL\n\nArticle 1—Description and Scope\n\nThe Corporate Sustainability Council (COSC) is formed to govern Sustainability matters in the triple bottom line (triple línea base) — economic-financial, social, and environmental — of the Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, through the incorporation of units and key roles for that purpose, promoting sustainability as one of the fundamental guiding elements of the institutional strategy.\n\nIt responds strategically to the guidelines indicated in the Guidelines and Orientations (Pautas y Orientaciones) of the Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, approved at the LXIII Extraordinary Plenary Assembly of June 21, 2014.\n\n(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)\n\nArticle 2—Definitions:\n\n. Conglomerado: Conglomerado Financiero Banco Popular y Desarrollo Comunal.\n\n. Consejo de Sostenibilidad Corporativo (COSC): It is a deliberative and auxiliary body of the Gerencia General Corporativa in matters of sustainability.\n\n. Políticas: A provision that defines, in a general manner, the organization or activity of one or more members of the Conglomerado to guide decision-making, all in accordance with the purposes and objectives set forth by law, external regulations, and political orientations issued by the Assembly. Every Policy (Política) is embodied expressly or tacitly in the respective Regulation. Within the framework of its powers, Policies (Políticas) are issued by the Junta Directiva Nacional acting as such or in exercise of the proprietary competence of the Asamblea de Accionistas of a Company (Sociedad); as well as by its Boards, when a higher norm so requires.\n\n. GRI Sustainability Report (Reporte de Sostenibilidad GRI): A document prepared annually following the guidelines of the \"Sustainability Reporting Guidelines of the Global Reporting Initiative (GRI), to carry out the accountability exercise for the Sustainability management of the Conglomerado.\n\n. Companies (Sociedades): Companies (Sociedades) of the Conglomerado owned by Banco Popular y de Desarrollo Comunal (Popular Seguros, Popular Pensiones, Popular Valores and Popular Fondos de Inversión).\n\n. Sustainability (Sostenibilidad): A business or organizational management model whose purpose is to contribute to sustainable development with a global and national scope.\n\nArticle 3—Objectives of the Corporate Sustainability Council:\n\nGeneral Objective: To function at the Conglomerado level as a deliberative and auxiliary body of the Gerencia General Corporativa to facilitate, from the sustainability approach, the management of the strategy and its different plans in the business and operations sphere.\n\nSpecific objectives:\n\n1. Support and follow up on the achievement of goals and objectives in Sustainability matters incorporated into the Corporate Strategic Plan and the Action Plans.\n\n2. Propose actions and measures deemed necessary in its judgment to manage sustainability in the Conglomerado.\n\n3. Promote the integration of Sustainability at the strategic, operational, and business levels of the Conglomerado, in the triple bottom line (triple línea base) — economic-financial, social, and environmental.\n\n4. Promote the strategic alignment of actions in sustainability matters with the objective of minimizing negative impacts, maximizing positive impacts, and generating value.\n\nArticle 4—Composition\n\nThe Corporate Sustainability Council is composed of the heads of the following units:\n\n1. Gerencia General Corporativa\n\n2. Gerentes Generales of the Joint Stock Companies (Sociedades Anónimas)\n\n3. Subgerencia General de Negocios\n\n4. Subgerencia General de Operaciones\n\n5. Dirección General Corporativa\n\nThe Corporate Sustainability Council shall have a Presidency and a Secretariat.\n\nAll members of the COSC have voice and vote.\n\nThe Corporate Sustainability Council will have the support of a Technical Team, which may be convened to previously analyze the matters that will be submitted to the COSC, as deemed necessary by the Presidency or the Secretariat of the Council; it shall be composed of all or some of the following units, according to the specialty of the matter to be dealt with:\n\n1. Dirección Gestión.\n\n2. Dirección de Investigación y Desarrollo de Mercados.\n\n3. Dirección de Capital Humano.\n\n4. Dirección Corporativa de Riesgo.\n\n5. Dirección de Banca de Personas.\n\n6. Dirección Soporte Administrativo.\n\n7. Dirección Banca Empresarial y Corporativa.\n\n8. Dirección Banca Desarrollo Social.\n\n9. Dirección de FODEMIPYME.\n\n10. Dirección de Canales.\n\n11. Dirección Soporte al Negocio.\n\n12. Dirección Financiera Corporativa.\n\n13. Dirección Tecnología de Información.\n\n14. Dirección Jurídica.\n\n15. División Planificación Estratégica.\n\n16. Heads of Social Responsibility or Sustainability (Sostenibilidad) of the UENS.\n\n(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)\n\nArticle 5—The Presidency\n\nThe Corporate Sustainability Council shall be chaired by the Gerencia General Corporativa; in the absence of its head, it shall be represented by the head of one of the Subgerencias Generales.\n\nThe functions of the person holding the Presidency are:\n\na. Chair the meetings of the COSC, declaring the session open, directing the debate, taking votes, and declaring the session closed.\n\nb. Convene extraordinary sessions.\n\nc. Prepare the agenda, taking into account the requests that other members formulate at least one day in advance.\n\nd. Resolve any matter in the event of a tie, for which purpose they shall have a double vote.\n\ne. Ensure the efficient work of the COSC.\n\nf. Ensure the timely and adequate submission of the reports and agreements that must be presented to the Gerencia General Corporativa.\n\ng. Others assigned by law or regulations.\n\n(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)\n\nArticle 6—Functions of the Secretariat\n\nThe Secretariat of the Sustainability Council shall be handled by the Corporate Social Responsibility (Responsabilidad Social Corporativa) unit, with the authorization of the Gerencia General Corporativa, and shall have the following functions:\n\na. Send to the members of the COSC and other participants in the session the agenda together with the documentation at least 24:00 hours before its holding, together with all the background information and documents relating to the matters to be dealt with.\n\nb. By request of the Presidency, send the convocation for extraordinary sessions.\n\nc. Draft the minutes of the COSC sessions and guard the corresponding books.\n\nd. Archive the respective documentation.\n\ne. Process the dispatch of the COSC matters.\n\nf. Communicate the COSC agreements.\n\ng. Inform the COSC on a quarterly basis on the follow-up of adopted agreements.\n\nh. Others assigned by law or regulations.\n\n(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)\n\nArticle 7—Responsibilities and functions of the members of the COSC\n\na. Attend the sessions when they are convened according to the parameters of this regulation.\n\nb. Analyze the agenda items and exercise their right to voice and vote.\n\nc. Propose matters that are suggested to be dealt with in the sessions.\n\nd. Comply with the agreements reached in the sessions that correspond to their area of competence.\n\ne. Promote the execution of the agreements within their area of competence.\n\nf. Attend to the tasks assigned to them by the Council and inform it about the progress thereof.\n\ng. Others assigned to them by the COSC.\n\nArticle 8—Responsibilities and functions of the COSC\n\na. Promote and support the integration of sustainability into the management of the Conglomerado.\n\nb. Approve and follow up on the Corporate Sustainability indicators incorporated into the Corporate Strategic Plan and the Action Plans.\n\nc. Approve and follow up on the COSC activity schedule.\n\nd. Review and propose, for analysis and eventual approval by the pertinent bodies, initiatives to be implemented.\n\ne. Approve the main initiatives to increase value generation in the social, economic-financial, and environmental dimensions in the Conglomerado.\n\nf. Know the level of compliance with indicators and metrics of sustainability matters planned annually that are presented to it, and establish guidelines necessary to ensure their compliance.\n\ng. Inform the Junta Directiva, every six months, of the progress of the sustainability plans by the Council.\n\nh. Know the level of compliance with sustainability commitments published annually in the GRI Sustainability Report (Reporte de Sostenibilidad GRI).\n\ni. Know the level of progress in the preparation of the GRI Sustainability Report (Reporte de Sostenibilidad GRI).\n\nj. Attend to the requests of the Gerencia General Corporativa regarding Sustainability matters.\n\nArticle 9—Responsibility of personnel external to the COSC: The responsibilities of personnel external to the Corporate Sustainability Council, COSC, are to always provide support for Sustainability management and attend to COSC requests.\n\nArticle 10—Sessions\n\nThe COSC must ordinarily meet at least once every three months in ordinary form, or in accordance with the calendar approved at the last ordinary session of each year.\n\nThe COSC shall meet extraordinarily when convened as such by the Secretariat at the request of the president with at least half plus one of its members, who shall constitute the quorum of the extraordinary session; this must be stated in the convocation made and must be ratified at the beginning of the session.\n\nOrdinary sessions must be convened at least five business days in advance and the agenda must be sent at least one business day in advance.\n\nExtraordinary sessions must be convened at least one business day in advance and the matters or reasons must be indicated in the same convocation.\n\nThe Council shall meet extraordinarily only if there are urgent matters that, due to their implications, cannot be postponed until the next ordinary session.\n\n(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)\n\nArticle 11—Quorum and Voting\n\nFor the ordinary sessions of the Council to be considered legally constituted, they must have been convened through the procedure described in the previous article and at least an absolute majority of its members must be present, among whom the president of the Corporate Sustainability Council or the substitute must be present. In the case of extraordinary sessions, the quorum shall be constituted in accordance with the provisions of article 10 of this regulation.\n\nAgreements shall be adopted by simple majority and, in the event of a tie, the procedure established in article 5, subsection d, of this regulation shall be followed. These agreements shall be final.\n\n(Thus amended by ordinary session No. 5739 of June 3, 2020)\n\nArticle 12—Agendas and Minutes: The agenda for the Corporate Sustainability Council sessions must be communicated to its members in writing at least one business day in advance.\n\nIn each COSC session, an act or minute (acta o minuta) is drawn up, which must contain the proceedings, the agreements issued, and the name of the members who attended. In all cases, the minutes must record the persons responsible for the execution of the adopted agreements, as well as the deadlines established for their compliance.\n\nThe minutes (acta) must be approved at the next COSC session unless prevented by special circumstances, in which case it must necessarily be approved at the subsequent session.\n\nArticle 13—Work Plan: The COSC must prepare a work plan for each year defining the strategic priorities regarding the triple bottom line (triple línea de base) (economic-financial, social, and environmental), which shall be approved by the Gerencia General Corporativa.\n\nArticle 14—Reports: The COSC management reports must be presented by the Secretariat to the Council for its knowledge and shall be approved and communicated by the Presidency of said body, on an annual basis.\n\nIt enters into force upon its final adoption by the Junta Directiva Nacional, and must in any case be published in the Diario Oficial La Gaceta. It enters into force upon its publication in La Gaceta. Área de Gestión y Análisis de Compras." }