{ "id": "norm-89553", "citation": "", "section": "norms", "doc_type": null, "title_es": "Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna del Registro Nacional", "title_en": "Regulation on the Organization and Functioning of the Internal Audit Unit of the National Registry", "summary_es": "Este Reglamento, aprobado por la Junta Administrativa del Registro Nacional en 2019 y con la aprobación de la Contraloría General de la República, establece el marco normativo para la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna de esta institución. Desarrolla sus competencias conforme a la Ley General de Control Interno (Ley 8292) y otra normativa aplicable, definiendo su dependencia orgánica directa del jerarca, su independencia funcional y de criterio, y las reglas para el nombramiento, prohibiciones y responsabilidades de los auditores. Detalla los servicios de auditoría (financiera, operativa, estudios especiales) y preventivos (asesoría, advertencia, autorización de libros), así como el procedimiento de comunicación de resultados, seguimiento de recomendaciones y el régimen disciplinario. La norma busca asegurar una fiscalización eficaz de los fondos públicos manejados por el Registro Nacional, fortaleciendo el control interno institucional.", "summary_en": "This Regulation, approved by the Administrative Board of the National Registry in 2019 and endorsed by the Comptroller General of the Republic, establishes the normative framework for the organization and functioning of the Internal Audit Unit of this institution. It develops its competencies in accordance with the General Internal Control Law (Law 8292) and other applicable regulations, defining its organic dependence directly on the hierarch, its functional and criteria independence, and the rules for the appointment, prohibitions, and responsibilities of auditors. It details audit services (financial, operational, special studies) and preventive services (advising, warning, authorization of books), as well as the procedure for communicating results, monitoring recommendations, and the disciplinary regime. The norm seeks to ensure effective oversight of public funds managed by the National Registry, strengthening the institutional internal control system.", "court_or_agency": "", "date": "", "year": "", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "auditoría interna", "control interno", "bloque de legalidad", "independencia funcional", "jerarca", "administración activa", "servicios preventivos", "autorización de libros" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 22", "law": "Ley General de Control Interno" }, { "article": "Art. 31", "law": "Ley General de Control Interno" }, { "article": "Art. 32", "law": "Ley General de Control Interno" }, { "article": "Art. 33", "law": "Ley General de Control Interno" }, { "article": "Art. 34", "law": "Ley General de Control Interno" }, { "article": "Art. 36", "law": "Ley General de Control Interno" }, { "article": "Art. 37", "law": "Ley General de Control Interno" }, { "article": "Art. 38", "law": "Ley General de Control Interno" } ], "keywords_es": [ "auditoría interna", "control interno", "Registro Nacional", "Ley 8292", "independencia funcional", "Contraloría General de la República", "servicios preventivos", "reglamento interno", "gestión pública", "fiscalización", "asesoría", "advertencia", "comunicación de resultados", "responsabilidad administrativa" ], "keywords_en": [ "internal audit", "internal control", "National Registry", "Law 8292", "functional independence", "Comptroller General", "preventive services", "internal regulation", "public management", "oversight", "advisory", "warning", "results communication", "administrative liability" ], "excerpt_es": "Artículo 2º. - Se entenderán para los efectos de este Reglamento los siguientes términos: [...] g) Bloque de legalidad u ordenamiento jurídico: Conjunto de normas jurídicas, escritas y no escritas, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública, el cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior, igual o inferior a ésta, incluidos los principios generales y las reglas de la ciencia o de la técnica. [...] Artículo 7º. -La actividad de Auditoría Interna debe ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto de la Junta Administrativa y de los demás órganos de la Administración Activa. Al determinar la planificación y sus modificaciones, al manejar sus recursos, así como al desempeñar su trabajo y al comunicar sus resultados, se requiere objetividad e imparcialidad en la labor efectuada por la Auditoría Interna. Las conclusiones de los informes realizados deberán ser objetivas y por consiguiente, deben basarse exclusivamente en las pruebas obtenidas y unificadas de acuerdo con las normas de auditoría.", "excerpt_en": "Article 2. For the purposes of this Regulation, the following terms shall be understood: [...] g) Legality block or legal system: The set of written and unwritten legal norms whose observance the Public Administration is obliged to comply with, comprising both the law and higher, equal, or lower-ranking norms, including general principles and the rules of science or technique. [...] Article 7. The Internal Audit activity must be exercised with total functional and criteria independence with respect to the Administrative Board and the other bodies of the Active Administration. When determining planning and its modifications, managing its resources, performing its work, and communicating its results, objectivity and impartiality are required in the work carried out by the Internal Audit Unit. The conclusions of the reports made must be objective and, therefore, must be based exclusively on the evidence obtained and unified in accordance with auditing standards.", "outcome": { "label_en": "Repealed", "label_es": "Derogada", "summary_en": "This Regulation, which established the rules for the organization and functioning of the Internal Audit Unit of the National Registry, was repealed by Article 68 of the new Regulation approved in 2023.", "summary_es": "Este Reglamento, que establecía las reglas de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Registro Nacional, fue derogado por el artículo 68 del nuevo Reglamento aprobado en 2023." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 7", "quote_en": "The Internal Audit activity must be exercised with total functional and criteria independence with respect to the Administrative Board and the other bodies of the Active Administration.", "quote_es": "La actividad de Auditoría Interna debe ser ejercida con total independencia 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"temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\nTexto Completo Norma 18\n\n Reglamento de organización y funcionamiento de la auditoria interna del\nRegistro Nacional\n\nTexto Completo acta: 15DE83\n\nJUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL\n\n(Esta norma fue\nderogada por el artículo 68 del Reglamento de organización y funcionamiento de\nla auditoría interna del Registro Nacional, aprobado mediante sesión ordinaria\nN° 05-2023 del 17 de abril del 2023)\n\nLA JUNTA\nADMINISTRATIVA DEL\n\nREGISTRO\nNACIONAL\n\nEn uso de las\nfacultades y atribuciones que le confiere el artículos 3º, inciso e) de la Ley\nde Creación del Registro Nacional, Nº5695 del 28 de mayo de 1975 y sus\nreformas; la Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 02 de mayo\nde 1978 y sus reformas; la Ley General de Control Interno, Nº 8292 del 31 de\njulio del 2002; la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº\n7428 del 7 de setiembre de 1994 y sus reformas; la Ley Contra la Corrupción y\nel enriquecimiento ilícito en la función Pública N° 8422 del 06 de octubre de\n2004 y sus reformas; Estatuto de Servicio Civil Ley N° 1581 de 30 de mayo de\n1953 y sus reformas; las Directrices generales sobre principios y enunciados\néticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados,\nfuncionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y\nServidores Públicos en general, N°D-2-2004- CO de 12 de noviembre de 2004,\npublicadas en el Diario Oficial La Gaceta N° 228 de 22 de noviembre de 2004;\nlas Normas generales de auditoría: Normas Generales de Auditoría para el Sector\nPúblico, emitidas por la Contraloría General mediante Resolución R-DC-064-2014\ndel 11 de agosto del 2014 publicadas en el Diario Oficial La Gaceta N° 184 del\n25 de setiembre de 2014; las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna\nen el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República\nmediante Resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, publicada en\nDiario Oficial La Gaceta N°28 del 10 de febrero de 2010; las Normas\ninternacionales: Marco internacional para la práctica profesional de la\nauditoría interna, promulgadas por el Instituto de Auditores Internos; los\nLineamientos sobre las gestiones que involucran a la auditoría interna\npresentadas ante la Contraloría General de la República, mediante resolución\nR-CO-83-2018 de 9 de julio de 2018, publicada en el Alcance Digital 143, La\nGaceta 146 del 13 de agosto del 2018.\n\nConsiderando:\n\nI.-Que por Ley N°\n5695 Ley de Creación del Registro Nacional, se constituye la Junta\nAdministrativa del Registro Nacional, con personalidad jurídica instrumental y\ncon atribuciones para dictar reglamentos internos para el mejor funcionamiento\nde las diversas dependencias.\n\nII. -Conforme el\nDecreto Nº21734-J del 16 de noviembre del 1992, se crea la Auditoría Interna\ndel Registro Nacional, como una unidad asesora de la Junta Administrativa del\nRegistro Nacional.\n\nIII. -Que en el\nDiario Oficial La Gaceta Nº 21 del 30 de enero de 2008, fue publicado el\nReglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del\nRegistro Nacional, aprobado por la Junta Administrativa mediante acuerdo J492\ntomado en Sesión Ordinaria Nº 37-2007, celebrada el 18 de octubre del 2007.\n\nIV. -Que con\nvista en el inciso h) del artículo N° 22 de la Ley General de Control Interno,\nLey N° 8292, se establece como parte de las competencias de la Auditoría\nInterna el \"Mantener debidamente actualizado el Reglamento de organización\ny funcionamiento de la auditoría interna.\"\n\nV. -Que la\nAuditoría Interna es parte fundamental del sistema de control interno\ninstitucional y del Sistema de Control y Fiscalización Superior de la Hacienda\nPública y su acción requiere ser reforzada conforme el marco legal y técnico\nque regula su gestión, en defensa del interés público; por lo que es necesario\ndisponer de un reglamento de organización y funcionamiento actualizado, acorde\ncon la normativa que rige su actividad.\n\nVI.-Que la\nelaboración del presente reglamento se realiza conforme lo establecido en los\nLineamientos sobre las gestiones que involucran a la Auditoría Interna\npresentadas ante la Contraloría General de la República, mediante resolución\nR-CO-83-2018, publicada en el Alcance Digital 143, Diario Oficial La Gaceta N°\n146 del 13 de agosto del 2018.\n\nVII.-Que de\nacuerdo con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292,\neste Reglamento debe ser aprobado por la Contraloría General de la República,\npublicarse en el Diario Oficial La Gaceta y divulgarse en el ámbito\ninstitucional.\n\nVIII. -Que\nmediante Acuerdo Firme J246-2019 adoptado por la Junta Administrativa del\nRegistro Nacional en Sesión Ordinaria N° 18-2019 celebrada en fecha 09 de mayo\nde 2019, se aprueba este reglamento.\n\nIX. - Que la\nContraloría General de la República, mediante oficio DFOE-PG-0296(9009) del 26\nde junio de 2019, dio su aprobación a este Reglamento. Por tanto,\n\nEmite el siguiente:\n\nREGLAMENTO\nDE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA\n\nAUDITORÍA\nINTERNA DEL REGISTRO NACIONAL\n\nTITULO I\n\nDisposiciones\ngenerales\n\nArtículo 1º.\n-Este Reglamento, en forma conjunta con las leyes atinentes, la normativa y\ndisposiciones emitidas por la Contraloría General de la República al respecto,\nregula las actividades de la Auditoría Interna del Registro Nacional, su\norganización y funcionamiento, de conformidad con las competencias, funciones,\ndeberes, y potestades que establecen las normas que en él se citan. Todo lo\nanterior, con el propósito de que su actividad coadyuve al éxito de la labor\ninstitucional, en aras de la legalidad y efectividad en el manejo de los fondos\npúblicos involucrados en su gestión.\n\nArtículo 2º. - Se\nentenderán para los efectos de este Reglamento los siguientes términos:\n\na) Administración Activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria,  ejecutiva,\nresolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el\nconjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluye a la Junta\nAdministrativa, como última instancia.\n\nb) Advertencia:\nServicio preventivo que brinda la Auditoría Interna a los órganos sujetos a la\ncompetencia institucional, con fundamento en el inciso d) del Artículo 22 de la\nLey General de Control Interno Ley N° 8292, así como lo dispuesto en las Normas\npara el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.\n\nc) Asesoría:\nConsiste en proveer al jerarca de criterios, opiniones u observaciones que\ncoadyuven a la toma de decisiones, con fundamento en el inciso d) del Artículo\n22 de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292, así como lo dispuesto en\nlas Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.\n\nd) Auditoría o\nAuditoría Interna: Auditoría Interna del Registro Nacional que dentro de la\norganización funcional corresponde a la Unidad a que se refiere la Sección I\ndel Capítulo IV de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292.\n\ne) Ausencia\nPermanente: Ausencia en la que no existe la expectativa de retorno del titular\nde la plaza, ya sea por renuncia, jubilación, despido, defunción o cualquier\notro motivo que impida su regreso.\n\nf) Ausencia\nTemporal: Ausencia que tiene una fecha de inicio y una fecha de conclusión, por\nexistir la expectativa de retorno del titular de la plaza en una fecha\ndeterminada.\n\ng) Bloque de\nlegalidad u ordenamiento jurídico: Conjunto de normas jurídicas, escritas y no\nescritas, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública,\nel cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior, igual o\ninferior a ésta, incluidos los principios generales y las reglas de la ciencia\no de la técnica.\n\nh) Competencias:\nAtribución de una potestad legítima para el conocimiento o resolución de un\nasunto, conjunto de actividades, labores asignadas por la normativa a la\nAuditoría Interna.\n\ni) Concurso\nPúblico: Proceso de reclutamiento y selección de personal en el cual pueden\nparticipar los funcionarios de la Institución y el público en general, siempre\ny cuando cumplan con los requisitos establecidos, con el fin de seleccionar el\ncandidato idóneo para el puesto en concurso.\n\nj) Conflicto de\nintereses: Se origina en el momento que un funcionario recibe regalos, dádivas,\ncomisiones o gratificaciones, o participa en alguna situación que se contrapone\na su cargo y con ello puedan afectar su integridad e independencia.\n\nk) Contraloría u\nÓrgano Contralor: Contraloría General de la República.\n\nl) Cuidado\nprofesional: Desempeño de los trabajos de manera prudente y competente, sin que\nello implique infalibilidad.\n\nm) Independencia\nde criterio: Condición según la cual la Auditoría Interna debe estar libre de\ninjerencias del Jerarca y de los demás sujetos de su competencia institucional,\nen la ejecución de sus labores.\n\nn) Independencia\nfuncional: Atributo dado a la Auditoría Interna ante su posición en la\nEstructura Organizacional como órgano asesor de alto nivel dependiente del\nJerarca.\n\no) Inopia:\nAusencia de candidatos con idoneidad comprobada para ocupar un determinado\npuesto, lo que conlleva que, ante la ausencia de personas que cumplan todos los\nrequisitos para ingresar al puesto, y cuando las circunstancias de urgencia y necesidad\npara satisfacer el servicio público lo requieran, se obvien algunos requisitos\ndel puesto para permitir el nombramiento.\n\np) Junta\nAdministrativa o Jerarca: Junta Administrativa del Registro Nacional, máximo\njerarca de la Institución.\n\nq) Los demás\nfuncionarios de la Auditoría Interna: Funcionarios que se desempeñan en la\nAuditoría Interna, ocupando puestos diferentes a los de la persona Auditora\nInterna y la persona Subauditora Interna ya sea que pertenezcan a esa unidad o\nque se desempeñen en ella de manera temporal en razón de un préstamo, convenio\no similar.\n\nr) Lineamientos:\nSe refiere a los Lineamientos sobre las gestiones que involucran a la auditoría\ninterna presentadas ante la Contraloría General de la República.\n\ns) Manual de\nAuditoría Interna: Compendio de documentos referentes a la organización,\nfunciones, procedimientos y demás disposiciones aplicables a la Auditoría\nInterna del Registro Nacional.\n\nt) Nombramiento\ninterino: Designación temporal de la persona Auditora o Subauditora interna, en\nla cual se definen las fechas de inicio y fin de su nombramiento en el cargo.\n\nu) Nombramiento a\nplazo indefinido: Designación permanente de la persona Auditora Subauditora\nInterna, en la cual no se determina la fecha de finalización del nombramiento.\n\nv) Nómina de\nelegibles: Lista de participantes de un concurso que, como producto de este,\ncuentan con la condición de idoneidad para ocupar un cargo. Se produce cuando\nun número distinto de tres personas alcanzan dicha condición.\n\nw) Normas para el\nejercicio de la auditoría: Normas para el ejercicio de la auditoría interna en\nel Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República,\nmediante resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre del 2009.\n\nx) Normas\ngenerales de auditoría: Normas Generales de Auditoría para el Sector Público,\nemitidas por la Contraloría General mediante resolución R-DC-064-2014 del 11 de\nagosto del 2014.\n\ny) Normas\ninternacionales: Marco internacional para la práctica profesional de la\nauditoría interna, promulgadas por el Instituto de Auditores Internos\n(Institute of Internal Auditors).\n\nz) Objetividad:\nMantenimiento de una actitud imparcial por parte de la persona auditora en el\ndesarrollo de las funciones de su competencia, para ello debe gozar de total\nindependencia en sus relaciones, no debe permitir ningún tipo de influencia o\nprejuicio.\n\naa) Persona\nAuditora Interna: Auditor Interno del Registro Nacional.\n\nbb) Persona\nSubauditora Interna: Subauditor Interno del Registro Nacional.\n\ncc) Recargo de funciones:\nSituación laboral en la que un trabajador asume, de forma parcial o total y por\nun tiempo definido, las funciones de un puesto de mayor categoría, adicionales\na las labores propias del puesto que ostenta. Lo anterior implica que el\ntrabajador desempeña simultáneamente las funciones de ambos cargos.\n\ndd) Registro:\nRegistro Nacional.\n\nee) Regulaciones\nadministrativas: Son aquellas regulaciones que norman de manera general la\nnaturaleza de la relación entre los funcionarios y su superior desde una perspectiva\nadministrativa, no técnica, particularmente las referidas a temas tales como\ncontrol del tiempo, evaluación, permisos y vacaciones.\n\nff) Suplencia o\nsustitución: Reemplazo temporal de una persona funcionaria titular por otro\nfuncionario.\n\ngg) Terna: Lista\nde tres personas que, como candidatos en un concurso, obtienen las tres\ncalificaciones más altas conforme a los criterios establecidos para la\nselección de uno de ellos.\n\nhh) Titular\nSubordinado: Persona funcionaria de la Administración Activa responsable de un\nproceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.\n\nii) Universo\nauditable: Es el conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos, sistemas\ny funciones que pueden ser evaluados por la Auditoría Interna en un determinado\nproceso.\n\nEn relación con\nlos términos de la materia de auditoría y control interno no incorporados\nexplícitamente en este artículo, se aplicarán los conceptos que haya definido o\ndefina a futuro la Contraloría General de la República en sus directrices,\nmanuales y lineamientos. De manera supletoria se podrán aplicar los términos\nque se establezcan en el marco internacional para la práctica de la auditoría\ninterna establecido por el Instituto de Auditores Internos.\n\nArtículo 3º.\n-Este Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la\nAuditoría Interna del Registro Nacional y para el resto de los funcionarios de\nla Administración Activa en la materia que les resulte aplicable.\n\nArtículo 4º. -A efecto\nde mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, la persona\nAuditora Interna y la Junta Administrativa podrán proponer las modificaciones que\nestimen necesarias.\n\nEn el proceso de\nactualización del Reglamento, en el trámite de aprobación, tanto interno como\nexterno, así como en la resolución de conflictos entre la persona Auditora\nInterna y la Junta Administrativa sobre el contenido propuesto, se aplicarán\nlos lineamientos sobre el reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías\ninternas del sector público y sus modificaciones, emitidos por la Contraloría\nGeneral de la República y las que en un futuro emita el Ente Contralor.\n\nUna vez aprobado\npor el Jerarca y previa aprobación por parte de la Contraloría General de la República,\nel Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Registro\nNacional y sus modificaciones, se deberá publicar en el Diario Oficial La\nGaceta y además, la Administración y la Auditoría Interna lo divulgarán en el\námbito institucional.\n\nTÍTULO II\n\nDe la\norganización de la Auditoría Interna\n\nCAPÍTULO\nI\n\nConcepto\nde auditoría interna\n\nArtículo 5º.-La\nAuditoría Interna es un órgano institucional del Registro Nacional, con dependencia\norgánica de la Junta Administrativa, la cual realiza su actividad en forma independiente\ny objetiva; mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional.\n\nDentro de la\norganización, la Auditoría Interna contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales\ny le genera valor mediante la evaluación y mejora de la efectividad de los procesos\nde gestión de riesgos, control y dirección. Además, proporciona a la ciudadanía\nuna garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la\nadministración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico, y a prácticas\nsanas.\n\nArtículo 6º. -La\nfunción de la Auditoría Interna se regirá de conformidad con las disposiciones\nde la Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292 y de la Ley Orgánica de la Contraloría\nGeneral de la República Ley N° 7428 en lo concerniente al accionar de las auditorías\ninternas; y de acuerdo con las disposiciones legales aplicables a su ámbito de competencia.\n\nEn el ejercicio\nde sus funciones la Auditoría Interna se regulará por este reglamento, la normativa\ntécnica y por las disposiciones, criterios, directrices, lineamientos,\npolíticas y procedimientos, en cuanto le sean aplicables o que en el futuro\nemita, en el ámbito de su competencia, la Contraloría General de la República y\nlas entidades que regulan la actividad profesional de la auditoría interna.\n\nComo respaldo de\nsu actuación y en cumplimiento del principio de legalidad, la persona Auditora\nInterna mantendrá actualizado en el Manual de Auditoría Interna, el detalle de\nla normativa que constituye el marco legal y técnico de su actividad.\n\nCAPÍTULO\nII\n\nIndependencia\ny objetividad\n\nArtículo 7º. -La\nactividad de Auditoría Interna debe ser ejercida con total independencia\nfuncional y de criterio, respecto de la Junta Administrativa y de los demás\nórganos de la Administración Activa. Al determinar la planificación y sus\nmodificaciones, al manejar sus recursos, así como al desempeñar su trabajo y al\ncomunicar sus resultados, se requiere objetividad e imparcialidad en la labor\nefectuada por la Auditoría Interna. Las conclusiones de los informes realizados\ndeberán ser objetivas y por consiguiente, deben basarse exclusivamente en las\npruebas obtenidas y unificadas de acuerdo con las normas de auditoría.\n\nArtículo 8º. -En\nadición a lo establecido en el Estatuto de Servicio Civil, Ley N° 1581, en la\nLey General de Control Interno Ley N°8292 y en las demás leyes específicas, las\npersonas Auditora Interna, Subauditora Interna y los demás funcionarios de la Auditoría\nInterna, deberán ejercer su función con una actitud mental independiente y\nobjetiva, evitar conflictos de intereses y proteger su independencia, por lo\nque tendrán las siguientes prohibiciones:\n\na) Ser empleados,\nejercer funciones o realizar actuaciones de Administración Activa en otra\nunidad administrativa del Registro Nacional, salvo las necesarias para cumplir\nsu competencia.\n\nb) Ser miembros\nde juntas directivas, comisiones de trabajo o similares, formar parte de\nórganos directores de procedimientos administrativos, de conformidad con las\ndisposiciones y prohibiciones que al respecto establecen la Ley General de\nControl Interno Ley N° 8292 y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento\nIlícito en la Función Pública Ley N° 8422.\n\nc) Auditar operaciones,\nunidades, áreas, proyectos o programas, de los cuales fueron responsables como\nfuncionarios de la Administración, proveedores u otro tipo de relación, al\nmenos hasta por el período de un año previo a su nombramiento en la Auditoría\nInterna.\n\nd) En todas las\ngestiones relacionadas con su labor, su independencia de criterio no debe verse\nafectada por intereses personales, externos; por relaciones personales o\nfinancieras.\n\ne) Auditar\ncualquier asunto en el cual tenga algún interés personal o familiar, directo o\nindirecto, así como alguna actividad en la que se tuvo responsabilidades o\nrelaciones que puedan resultar incompatibles con su función auditora.\n\nf) Participar en\nactividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones\nnacionales y municipalidades. Deben mantener la neutralidad política, tanto en\nel ámbito público como privado.\n\ng) Evitar\nrelaciones o actuaciones que contravengan las Directrices generales sobre\nprincipios y enunciados éticos a observar por parte de los Jerarcas, Titulares\nSubordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República,\nAuditorías Internas y Servidores Públicos en general.\n\nh) Utilizar su\ncargo oficial con propósitos privados.\n\ni) Evitar\nrelaciones que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas\nacerca de su objetividad e independencia.\n\nj) Aceptar\ndádivas, gratificaciones u ofrecimientos que puedan interpretarse como intentos\nde influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de\ndenunciar tales hechos ante las instancias competentes.\n\nk) Revelar\ninformación sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se\nestén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad\ncivil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la\nInstitución.\n\nl) Ejercer\nprofesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente\npersonales, los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales\npor consanguinidad y afinidad hasta tercer grado. De esta prohibición se exceptúa\nla docencia, cuando sea fuera de la jornada laboral.\n\nArtículo 9º. -La\npersona Auditora Interna deberá cumplir sus funciones haciendo valer sus competencias\ncon independencia funcional y de criterio, y será vigilante que su personal responda\nde igual manera. Deberá establecer medidas formales para controlar y\nadministrar situaciones de impedimento sobre hechos o actuaciones que pongan en\nduda o en peligro la objetividad o independencia de la Auditoría Interna.\n\nArtículo 10°.\n-Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias de la Auditoría\nInterna deben velar porque no se presenten conflictos de interés al prestar\nservicios contenidos en este Reglamento y que dichos servicios no incluyan\nresponsabilidades ni facultades de gestión, propias de la Administración\nActiva.\n\nArtículo 11°. -De\nconformidad con lo establecido en las normas de auditoría y directrices referentes\na los principios y enunciados éticos aplicables a la Auditoría Interna en el\nSector Público, cuando existan factores que puedan comprometer su independencia\ny objetividad, de hecho o en apariencia, así como exista algún tipo de\nconflicto de interés, la persona Auditora Interna deberá informarlo por escrito\na la Junta Administrativa. En el caso de que las limitaciones sean aplicables a\nla persona Subauditora Interna o a los demás funcionarios de Auditoría, la\nsituación deberá hacerse del conocimiento de la persona Auditora Interna.\n\nArtículo 12°.\n-Con las excepciones de Ley, el personal de la Auditoría Interna debe mantener\nconfidencialidad respecto de la información que se les haya suministrado para\nel ejercicio de su trabajo o conocido con ocasión de este.\n\nArtículo 13°.\n-Cuando la Junta Administrativa lo requiera, la persona Auditora Interna o en su\ndefecto el funcionario designado, asistirá a las sesiones de Junta, con voz\npero sin voto.\n\nPodrá solicitar,\ncuando lo estime necesario, que su opinión se acredite en las actas respectivas.\n\nLa participación\nde la persona Auditora Interna o del funcionario designado en las sesiones de\nJunta Administrativa, será conforme con su función de asesorar en asuntos\npropios de su competencia, sin que se menoscabe o comprometa su independencia y\nobjetividad en el desarrollo posterior de sus funciones; o para la presentación\nde temas relativos a la administración y funcionamiento de la Auditoría\nInterna.\n\nTendrá la\nposibilidad de abstenerse de emitir su opinión o posponerla para hacerlo oportunamente,\nsea de forma verbal o por escrito en otra sesión, cuando a su criterio y por la\ncomplejidad del asunto en discusión, requiera recabar mayores elementos de\njuicio. Lo anterior, sin perjuicio de la potestad del Jerarca para decidir de\ninmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente y\nconveniente.\n\nLa presencia de\nla persona Auditora Interna o del funcionario en las sesiones de Junta Administrativa,\nno releva al Órgano Colegiado de la responsabilidad de respetar el ordenamiento\njurídico y técnico en los asuntos que acuerde.\n\nArtículo 14°.\n-Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias de la Auditoría,\nno deberán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función\npropia de la Administración Activa.\n\nEn caso de\nrequerirse la participación del personal que integra la Auditoría Interna en sesiones,\nreuniones, grupos de trabajo o comisiones de la Administración, la misma será exclusivamente\nen calidad de asesor, en asuntos de su competencia, con voz pero sin voto; previa\ninvitación y coordinación con la persona Auditora Interna; siempre y cuando no\nsea con carácter permanente y su participación no represente un conflicto de\ninterés. Lo anterior, en resguardo de la independencia y objetividad de la\nAuditoría Interna.\n\nLas personas\nasistentes de la Auditoría Interna podrán emitir su opinión cuando lo\nconsideren apropiado, sea durante la sesión de trabajo o posteriormente de\nmanera oportuna. Ni la presencia ni el silencio de la persona Auditora Interna\no su representante, releva a los funcionarios de la Administración de su\nresponsabilidad de respetar el bloque de legalidad u ordenamiento jurídico y\ntécnico.\n\nCAPÍTULO\nIII\n\nUbicación\ny estructura organizativa\n\nArtículo 15°. -La\nubicación de la Auditoría Interna dentro de la estructura institucional, corresponde\na la de un órgano de alto nivel, con dependencia orgánica de la Junta Administrativa.\n\nLa Auditoría\nInterna funcionará bajo la responsabilidad y dirección de la persona Auditora Interna\ny contará con una persona Subauditora Interna, quien le apoyará en el\ncumplimiento de sus funciones, de acuerdo con las labores que este le asigne y\nle suplirá en sus ausencias temporales con todas sus atribuciones.\n\nArtículo 16°. -La\nAuditoría Interna se organizará y funcionará conforme lo disponga la persona\nAuditora Interna, a quien le corresponderá proponer la estructura organizativa\ny funcional requerida para el cumplimiento de sus fines, considerando, entre\notros, los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la\nnormativa y disposiciones técnicas jurídicas, así como las políticas y\ndirectrices que emita la Contraloría General de la República.\n\nArtículo 17°. -\nOrgánicamente, las personas Auditora y Subauditora Internas dependerán de la\nJunta Administrativa, quien los nombrará y establecerá las regulaciones\nadministrativas que les serán aplicables.\n\nLas regulaciones\nadministrativas que al efecto establezca la Junta Administrativa, deben garantizar\nla igualdad de trato en relación con las que rigen en la Institución para los\nniveles dependientes del Jerarca o del mismo rango de los cargos de las\npersonas Auditora y Subauditora Internas y no deberán afectar negativamente la\nactividad de Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio de las\npersonas Auditora y Subauditora Internas y su personal; en caso de duda, la\nContraloría dispondrá lo correspondiente. Dichas regulaciones deberán someterse\na conocimiento de la persona Auditora Interna, previo a su aprobación, modificación\no derogatoria y contendrán los temas y condiciones contemplados en los lineamientos\nque al efecto emite la Contraloría General de la República.\n\nLe corresponde a\nla persona presidenta de la Junta Administrativa o a quien esta delegue, conforme\nlo que señala la Ley General de la Administración Pública, Ley N° 6227, la aprobación\nde los permisos, licencias y vacaciones a la persona Auditora Interna, sin perjuicio\nde que la Junta Administrativa establezca que en determinadas circunstancias,\nestos también se hagan de su conocimiento. En el caso de la persona Subauditora\nInterna, dicha aprobación le corresponderá a la persona Auditora Interna.\n\nLos demás\nfuncionarios de la auditoría interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas\naplicables al resto del personal del Registro Nacional.\n\nArtículo 18°. -La\norganización de la Auditoría Interna estará encabezada por las personas\nAuditora Interna y Subauditora Interna e integrada por las jefaturas,\nprofesionales, asistentes y personal administrativo que se consideren\nnecesarios para el cumplimiento de sus fines.\n\nEs\nresponsabilidad de la persona Auditora Interna disponer para su unidad una\nestructura conforme a la normativa, lineamientos de organización del Registro\nNacional, disposiciones técnico-jurídicas, concordante con los objetivos,\nriesgos institucionales, y sanas prácticas aplicables a su actividad, a efecto\nde asegurar razonablemente, la efectividad en el cumplimiento de sus\nobligaciones legales y técnicas, así como la administración eficaz, eficiente y\neconómica de los recursos asignados.\n\nPara el desempeño\nde sus competencias, la persona Auditora Interna establecerá una estructura que\ncontemple la atención de las funciones propias de la dirección de la Auditoría\nInterna, el desarrollo de los servicios de auditoría financiera, auditoría\noperativa, estudios de carácter especial y servicios preventivos, o los que a\nfuturo dispongan los órganos vinculados con la materia de fiscalización\nsuperior, así como el apoyo administrativo que su gestión requiera. En el\nManual de Auditoría Interna se especificará la organización y las funciones de\ncada uno de los procesos sustantivos y de apoyo, así como los puestos que la\nconforman.\n\nLas\nmodificaciones a la estructura de la Auditoría Interna requerirán de la\naprobación expresa de la persona Auditora Interna y del acuerdo de la Junta\nAdministrativa.\n\nArtículo 19°. -De\nconformidad con lo dispuesto en el Artículo 27 de la Ley General de Control\nInterno Ley N° 8292, la Junta Administrativa asignará dentro de sus\ndisponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos,\nde transporte y otros necesarios y suficientes para cubrir necesidades propias\ny directas de la Auditoría Interna en el cumplimiento de su gestión, tomando en\ncuenta lo establecido en los lineamientos emitidos por la Contraloría General\nde la República para la solicitud y asignación de recursos a las auditorías\ninternas por parte del Jerarca.\n\nLa Junta\nAdministrativa dispondrá de un plazo de treinta días hábiles desde que se\nconoce la petición, para emitir el acuerdo respectivo, ante la solicitud de\nrecursos que realice la Auditoría Interna. El mismo plazo se observará en el\ncaso de que el Jerarca deba referirse a desacuerdos planteados por la Auditoría\nInterna respecto a la resolución sobre la dotación de recursos.\n\nAsimismo,\ndispondrá, en coordinación con la Auditoría Interna, la preparación de las\nregulaciones administrativas que contengan los procedimientos, plazos y\ntrámites internos para resolver las solicitudes de dotación de recursos.\n\nDe presentarse\nlimitaciones que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría\nInterna, la persona Auditora Interna deberá comunicar y fundamentar por escrito\nesta situación ante la Junta Administrativa, para su oportuna atención.\n\nCuando la persona\nAuditora Interna demuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría\nInterna limita la cobertura adecuada del universo auditable y afecta la\nrevisión oportuna del patrimonio institucional, deberá informar por escrito a\nla Junta Administrativa del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación\nde responsabilidad que esta situación puede generarle.\n\nArtículo 20°.\n-Para efectos presupuestarios, la Junta Administrativa dará a la Auditoría Interna\nuna categoría programática. En la asignación y disposición de sus recursos, se\ntomará en cuenta el criterio de la persona Auditora Interna y las disposiciones\nque emita al respecto la Contraloría General de la República.\n\nArtículo 21°.\n-Para la adecuada asignación y disposición de los recursos, la Auditoría Interna\nformulará su presupuesto de manera técnica, de conformidad con su plan de\ntrabajo anual. Le corresponderá al Auditor Interno proponer el anteproyecto de\npresupuesto de la Auditoría Interna para el ejercicio presupuestal respectivo,\npara la aprobación de la Junta Administrativa, quien valorará las posibilidades\nde atender tales requerimientos de conformidad con las regulaciones jurídicas y\ntécnicas aplicables. La Auditoría Interna para dar cumplimiento a su plan de\ntrabajo, ejecutará su presupuesto conforme lo determinen sus necesidades.\n\nArtículo 22°. -La\npersona Auditora Interna deberá administrar los recursos materiales, tecnológicos\ny de otra naturaleza asignados a su dependencia, por lo que le corresponde garantizar\nla utilización de tales recursos en forma legal, económica, eficiente, eficaz,\ny transparente para la consecución de las metas y objetivos de la Auditoría\nInterna.\n\nCAPÍTULO\nIV\n\nDe los\ncargos Auditor Interno y Subauditor Interno\n\nArtículo 23°. -La\nJunta Administrativa realizará el nombramiento de las personas Auditora Interna\ny Subauditora Interna por tiempo indefinido y con una jornada laboral de tiempo\ncompleto, aplicando en el proceso lo dispuesto tanto en el artículo 31 de la\nLey General de Control Interno Ley N°8292, como en los lineamientos emitidos o\nque en el futuro emita la Contraloría General de la República sobre esta\nmateria.\n\nAmbos\nfuncionarios dependerán orgánicamente de la Junta Administrativa y pertenecerán\nal nivel jerárquico de alto nivel del Registro Nacional.\n\nArtículo 24°.\n-Las personas Auditora y Subauditora Internas serán profesionales altamente capacitados\nen materia de auditoría, que reúnan los conocimientos, experiencia, actitudes, aptitudes\ny habilidades para administrar la Auditoría Interna.\n\nArtículo 25°.\n-Los nombramientos de las personas Auditora y Subauditora Internas se\nrealizarán por concurso público promovido por el Registro Nacional. En el\nproceso de reclutamiento y selección se establecerán los procedimientos y\nrequisitos mínimos para los nombramientos interinos e indefinidos establecidos\nen los lineamientos y directrices que emita el Órgano Contralor y las pruebas\nnecesarias para asegurar la selección de los candidatos idóneos para ocupar los\ncargos, sin perjuicio de que previo al inicio del proceso de reclutamiento y\nselección, la Junta Administrativa incorpore requisitos adicionales a dichos\ncargos, con la finalidad de garantizar la capacidad, experiencia e idoneidad de\nlas personas Auditora y Subauditora Internas, en razón de la naturaleza de la\nInstitución y la complejidad de sus funciones. En forma supletoria se aplicarán\nlos trámites y procedimientos establecidos por el Registro Nacional, en la\nmedida en que no resulten contrarios a los lineamientos antes indicados.\n\nEn todos los\ncasos se observarán las directrices y lineamientos señalados, en cuanto a\nprocesos de concurso, formación de expediente, integración de terna o nómina de\nelegibles, comunicaciones, requisitos, devolución de solicitudes, plazos,\nperíodo de prueba, falla e inopia y demás temas que se incorporen en ellos.\n\nCuando se trate\ndel nombramiento de la persona Subauditora Interna, la Junta Administrativa podrá\nsolicitar el criterio no vinculante de la persona Auditora Interna, respecto de\nlas valoraciones de los postulantes que la Administración ha identificado como\nidóneos para el cargo.\n\nArtículo 26°.\n-Las personas Auditora y Subauditora Internas sólo podrán ser suspendidas o removidas\ndel cargo por justa causa, conforme a lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley General\nde Control Interno, el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General\nde la República Ley N° 7428; los lineamientos y cualquier otra normativa sobre\nel particular que disponga el Órgano Contralor, en cuanto a condiciones,\nsustanciación del procedimiento administrativo, acto de apertura, solicitud de\ndictamen, que garantice al funcionario la oportunidad de audiencia y defensa.\n\nLa decisión de\nsuspensión o destitución deberá ser emanada por la Junta Administrativa, quien\ndeberá respetar el debido proceso. De previo a emitir el acto final, la\nAdministración deberá contar con el dictamen favorable de la Contraloría\nGeneral de la República.\n\nArtículo 27°.\n-Quienes ocupen los cargos de Auditor Interno y Subauditor Interno en razón de\nsu naturaleza estratégica, deberán llevar a cabo funciones de planeación,\norganización, dirección, supervisión, coordinación y de control, propias de los\nprocesos técnicos y administrativos de la Auditoría Interna. En su gestión\ndeberán observar las respectivas funciones y responsabilidades establecidas en\nel Manual de Cargos Institucional del Registro Nacional, las cuales serán\ndefinidas de conformidad con los lineamientos emitidos por la Contraloría\nGeneral de la República y otra normativa jurídica y técnica aplicable a esa actividad.\n\nLa persona\nAuditora Interna asignará las funciones a la persona Subauditora Interna, quien\nserá su colaborador en el ejercicio de las labores, de conformidad con lo\nprevisto para su puesto en el perfil y en el Manual indicado.\n\nAmbos\nfuncionarios serán los encargados de la Auditoría Interna y son los\nresponsables finales del logro de sus objetivos, por lo que requieren\ncompromiso con las políticas y lineamientos emanados del Máximo Jerarca, y\nlealtad absoluta hacia la Institución y sus valores. Cumplirán sus funciones\ncon pericia y debido cuidado profesional, haciendo valer sus competencias con\nindependencia funcional y de criterio y vigilarán porque su personal responda\nde igual manera.\n\nLa persona\nAuditora Interna responderá ante la Junta Administrativa por su gestión y en lo\nque corresponda, ante la Contraloría General de la República. La persona\nSubauditora Interna será el funcionario dependiente de la persona Auditora\nInterna y ostenta oficialmente la segunda posición jerárquica en la actividad\nde Auditoría Interna, responderá por su gestión ante la persona Auditora\nInterna; y ante la Junta Administrativa cuando sustituya a la persona Auditor\nen sus ausencias temporales.\n\nLa persona\nAuditora Interna podrá delegar en su personal funciones, utilizando criterios\nde idoneidad y conforme lo establece la Ley General de Administración Pública,\nLey N°6227, así como la Ley General de Control Interno, Ley N°8292.\n\nArtículo 28°. -El\ncargo de Auditor Interno ostenta el máximo nivel de competencia, responsabilidad\ny autoridad de la Auditoría Interna. Sin perjuicio de lo establecido en otros artículos\nde este Reglamento, en la Ley General de Control Interno Ley N°8292 y lo dispuesto\nen materia de auditoría interna por parte de la Contraloría General de la\nRepública, la persona Auditora Interna tendrá las siguientes responsabilidades:\n\na) Dictar los\nlineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa\njurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las competencias\ny en las relaciones con la Administración.\n\nb) Formular,\ngestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de\nla Auditoría Interna, de conformidad con el Artículo 4 de este Reglamento, así\ncomo cumplir y hacer cumplir sus disposiciones.\n\nc) Definir,\nimplementar, dirigir, evaluar, actualizar y mejorar en forma constante la\ncalidad de los procesos, políticas, procedimientos, prácticas, productos y\nservicios requeridos para cumplir las competencias de la Auditoría Interna, de\norden sustantivo y estratégico.\n\nd) Formular los\ncriterios mínimos que se tomarán en cuenta para establecer, mantener y divulgar\nun programa de aseguramiento continuo de calidad y mejora de todos los aspectos\nde la Auditoría Interna, incluida la aplicación de la normativa jurídica y\ntécnica pertinente.\n\ne) Implementar\nuna adecuada gestión de supervisión, que se dirija al cumplimiento de los objetivos\nde la Auditoría Interna, de cada proceso y de cada estudio en particular.\n\nDebe verificar el\ncumplimiento de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, del programa\nde mejoramiento de la calidad, para la generación del valor agregado tanto de los\nprocesos, de los productos y servicios finales de la Auditoría Interna.\n\nf) Administrar su\npersonal hacia el logro adecuado de objetivos y metas de la Auditoría Interna,\nasí como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las\nlabores respectivas.\n\ng) Liderar el\nproceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y en ese contexto\nle corresponde definir y mantener actualizadas la visión, la misión, las\nprincipales políticas, los objetivos y valores que rigen su accionar.\nPresentará el plan estratégico a la Junta Administrativa, de conformidad con la\nnormativa legal y técnica.\n\nh) Definir y\ndocumentar la planificación de corto plazo mediante un Plan Anual de Auditoría,\ncongruente con la planificación estratégica y la normativa reglamentaria y\ntécnica pertinente, con la finalidad de asegurar el desarrollo de sus procesos\ncon alta calidad, basados en el conocimiento y la comprensión del entorno\ninterno y externo del Registro Nacional y los riesgos relacionados con su\naccionar.\n\ni) Establecer y\nmantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas administrativas\nde acceso y custodia de la documentación, en especial de la información relativa\na los asuntos de carácter confidencial, según lo establecido en el Artículo 6º\nde la Ley General de Control Interno Ley N° 8292 y el Artículo 8° de la Ley\ncontra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley N°\n8422 y sus reformas.\n\nj) Presentar\nanualmente a conocimiento de la Junta Administrativa, el plan de labores, congruente\ncon la planificación estratégica, su universo auditable actualizado, basado en un\nproceso de valoración del riesgo y objetivos institucionales, que incluirá los\nservicios de auditoría (los cuales contemplan el tiempo estimado para estudios\nespeciales que se realizarán a solicitud de la Junta Administrativa o de entes\nfiscalizadores), los servicios preventivos y las labores de seguimiento sobre\nlos resultados de esos servicios, todo de conformidad con las normas,\ndirectrices y lineamientos dictados por la Contraloría General de la República.\n\nk) Presentar el\ninforme anual de labores a conocimiento de la Junta Administrativa, según lo establecido\nen el inciso g) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292;\nasí como rendir informes periódicos sobre aspectos relevantes de la Auditoría Interna\ny de rendición de cuentas sobre el uso de los recursos asignados.\n\nl) Proponer a la\nJunta Administrativa oportuna y debidamente justificados, los requerimientos de\nrecursos para cumplir el plan de trabajo, incluidas las necesidades administrativas\nde la Auditoría Interna, conforme los lineamientos del Órgano Contralor.\n\nm)Tomar las\nacciones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan\nen el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente,\nasí como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas,\ntanto institucionales como de la Auditoría Interna, que les sean aplicables.\n\nn) Establecer e\nimplementar las medidas necesarias para el manejo de las relaciones y coordinaciones\ncon la Junta Administrativa, los titulares subordinados y otras instancias internas\ny externas de la Institución.\n\no) Actuar\nconforme lo dispuesto en el marco ético institucional y de la Auditoría\nInterna, así como velar por que los funcionarios de la Auditoría se conduzcan\nde igual manera en sus distintas relaciones internas y externas.\n\nArtículo 29°.\n-Cuando se ausenta temporalmente la persona Auditora Interna o Subauditora Interna\ndel Registro Nacional, la Junta Administrativa podrá disponer un recargo de funciones\no bien podrá disponer de una sustitución o suplencia en el siguiente orden establecido\npor la Contraloría General de la República, ante la ausencia de la persona Auditora\nInterna se podrá efectuar un recargo o sustitución en primer lugar por la\npersona Subauditora Interna, en segunda instancia por un funcionario de la\nAuditoría Interna o bien, en su defecto, por un funcionario externo a la\nAuditoría Interna.\n\nEl recargo de\nfunciones, la sustitución o suplencia, podrán hacerse por el tiempo de la ausencia\ntemporal del titular, excepto si la duración de esa ausencia es superior a tres\nmeses y las condiciones operativas expuestas a la Junta Administrativa por la\nAuditoría Interna, justifican el nombramiento de una persona Auditora o\nSubauditora Interna interina.\n\nLa Junta Administrativa\npodrá realizar el respectivo nombramiento de la persona Auditora o Subauditora\nInterna interino, según corresponda, desde el inicio de la ausencia temporal,\nen los casos en que tenga conocimiento previo, que el lapso de la ausencia\ntemporal excederá los tres meses antes señalados. Hechos los nombramientos\ninterinos correspondientes, cesarán los recargos o sustituciones.\n\nEn dicho recargo,\nsustitución o suplencia, se cumplirá con los lineamientos que emita el Órgano\nContralor y supletoriamente con las disposiciones institucionales en la\nmateria.\n\nArtículo 30°.\n-Cuando la ausencia del titular del cargo de Auditor Interno o Subauditor Interno\nsea permanente, se deberá realizar un nombramiento interino; no obstante, por\nel tiempo que se requiera para realizar dicho nombramiento la Junta\nAdministrativa podrá acudir al recargo, la sustitución o suplencia descritas en\nel artículo anterior, todo de conformidad con los lineamientos del Órgano\nContralor. La suma del plazo de la sustitución, suplencia, o recargo y el\nnombramiento interino no deberá sumar más de doce meses.\n\nEn los casos de\nausencia permanente, se deberá gestionar la autorización de la Contraloría General\nde la República, previo a realizar el nombramiento interino, indicado los datos\nde la persona que se designará y demostrando los requisitos de idoneidad\naplicables. No obstante, si el nombramiento interino en el cargo de Auditor\nInterno recayera en quien ejerce el cargo de Subauditor Interno, no se\nrequerirá la autorización del Órgano Contralor.\n\nLa Junta\nAdministrativa o su representante deberá comunicar a la Contraloría General de\nla República, el nombramiento interino a más tardar el primer día hábil del\ninicio de funciones en el respectivo cargo.\n\nLa solicitud de\nautorización de nombramientos interinos que se formule ante la Contraloría General\nde la República, contemplará los requisitos descritos en los lineamientos\nemitidos o que a futuro disponga el contralor.\n\nCuando se trate\ndel recargo, sustitución o suplencia; o nombramiento interino del Subauditor\n\nInterno, la Junta Administrativa podrá\nsolicitar el criterio de la persona Auditora Interna, respecto de la idoneidad\nde los funcionarios que se estén considerando para el cargo. Dicho criterio no\nserá vinculante al Jerarca.\n\nCAPÍTULO\nV\n\nDel\npersonal de la Auditoría Interna\n\nArtículo 31°. -En\nmateria de recursos humanos la persona Auditora Interna ejercerá todas las\nfunciones que le son propias en la administración de personal, de tal forma que\ndeberá contarse con su autorización para la definición de perfiles,\nnombramientos, traslados, reasignación, suspensión, remoción, promoción,\nconcesión de licencias y demás movimientos de personal, todo de acuerdo con el\nmarco jurídico que en la materia rige en el Registro Nacional. La disminución\nde plazas por movilidad laboral deberá ser previamente autorizada por la\npersona Auditora Interna.\n\nArtículo 32°. -La\npersona Auditora Interna propondrá a la Junta Administrativa la creación de las\nplazas y servicios que considere indispensables para el cumplimiento del Plan\nAnual de Trabajo y, en general, para el buen funcionamiento de la Auditoría\nInterna, todo ello con el propósito de mantener una cobertura adecuada del\nuniverso auditable y efectiva protección de la Hacienda Pública, en el ámbito\nde su competencia.\n\nPara determinar\nla necesidad de recursos y respaldar la solicitud ante la Junta Administrativa,\nle corresponde la persona Auditora Interna definir técnicamente los recursos\nrequeridos, mediante un estudio que considere su ámbito de acción, los riesgos\nasociados a los elementos del universo auditable, el ciclo de auditoría, la\nrealidad institucional, el volumen de actividades y demás factores que permitan\nestablecer de manera razonable los recursos requeridos, todo de conformidad con\nlos lineamientos, directrices y regulaciones de los órganos competentes.\n\nLos requisitos\npara la creación y ocupación de plazas de la Auditoría Interna deberán considerar\nsus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del\nfuncionamiento del sistema de control interno de la Institución.\n\nLas vacantes que\nse presenten en los puestos de la Auditoría Interna deberán llenarse en los plazos\nestablecidos por la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.\n\nLa disminución de\nplazas, por cualquier motivo en la Auditoría Interna, deberá ser previamente\nautorizada por la persona Auditora Interna. En los casos que la disminución de plazas\nafecte la ejecución de su plan anual de trabajo o represente un debilitamiento\nal sistema de control institucional, deberá informarse a la Junta Administrativa.\n\nArtículo 33°.\n-Colectivamente, el personal de la Auditoría Interna deberá ser idóneo en cuanto\nal conocimiento en auditoría, contabilidad, finanzas, estadística,\nadministración, tecnología, entre otros, así como del marco legal relacionado\ncon la Administración Pública y el Registro Nacional, que lo califique para\nejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, debiendo reunir las\ncompetencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.\n\nArtículo 34°. -El\npersonal de la Auditoría Interna en el ejercicio de sus competencias, realizará\nsu trabajo con aptitud y debido cuidado profesional. Asimismo, emprenderán acciones\npara actualizar y perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras\ncompetencias requeridas para el ejercicio de la auditoría interna.\n\nLa persona\nAuditora Interna realizará las acciones que sean necesarias, para que ella y su\nequipo de trabajo perfeccionen sus conocimientos, aptitudes y otras\ncompetencias requeridas, mediante la capacitación profesional continua.\n\nArtículo 35°. -La\ninformación que las personas Auditora Interna, Subauditora Interna o cualquiera\nde sus subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones será estrictamente confidencial.\nEsta confidencialidad no se aplicará ante:\n\na) Solicitudes o\nrequerimientos de la Contraloría General de República en el ejercicio de su\ncompetencia fiscalizadora.\n\nb) Solicitudes o\nrequerimientos de la Junta Administrativa.\n\nc) Solicitudes o\nrequerimientos expresos de autoridades competentes que devienen por imperativo\nlegal.\n\nd) Solicitudes o\nrequerimientos de información por parte de la Asamblea Legislativa en el\nejercicio de sus atribuciones.\n\nArtículo 36°.\n-Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones,\nse involucre en un conflicto legal o sea objeto de una demanda, el Registro Nacional\ngestionará tanto el apoyo técnico como el jurídico de la Institución, y la representación\nde la Procuraduría General de la República, si por la naturaleza del caso, este\namerita la representación estatal; todo de conformidad con lo establecido en la\nLey General de Control Interno, Ley N° 8292.\n\nArtículo 37°.\n-Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y el personal de la Auditoría\nInterna deberán mantener elevados valores de conducta al ejercer la actividad\nde la auditoría interna. Conducirán su actuación según lo dispuesto en el\nManual de Buenas Prácticas del Registro Nacional, así como en el marco ético de\nla Auditoría Interna, el cual incorpora los principios, valores y normas\nplasmados en el Código de Ética del Instituto de Auditores Internos y en las\nDirectrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte\nde los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General\nde la República, auditorías internas y servidores públicos en general, emitidas\npor la Contraloría General de la República. Lo anterior, sin perjuicio de las\nnormas éticas de los colegios profesionales a los que se encuentran afiliados\nsus funcionarios y las que se promulguen, en materia ética y transparencia, en\nel Registro Nacional. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus\nactuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.\n\nCAPÍTULO\nVI\n\nÁmbito de\ncompetencia de la Auditoría Interna\n\nArtículo 38°.-La\nAuditoría Interna cumplirá su función auditora y asesora en relación con los\nfondos públicos sujetos al ámbito de competencia del Registro Nacional,\nincluyendo fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar, o\nsobre fondos y actividades privadas de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la\nLey Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley N° 7428, en el\ntanto éstos se originen en transferencias efectuadas por componentes dentro de\nla competencia del Registro Nacional.\n\nEsa función podrá\nejercerla directamente, por medio de unidades descentralizadas de Auditoría\nInterna o por medio de la contratación de servicios externos.\n\nArtículo 39°. -Es\ndeber de la persona Auditora Interna definir y mantener actualizado en el Manual\nde Auditoría Interna del Registro Nacional, los órganos y entes sujetos al\námbito de acción de la Auditoría Interna, de conformidad con lo estipulado en\nla Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.\n\nCAPÍTULO\nVII\n\nRelaciones\ny coordinación\n\nArtículo 40°. -La\nAuditoría Interna mantendrá dentro del marco de sus competencias, relaciones y\ncoordinaciones con la Junta Administrativa, la Dirección General, con los titulares\nsubordinados y otras instancias internas y externas, tales como la Contraloría General\nde la República, Instituciones de Control y Fiscalización, Comisiones\nLegislativas, Ministerio Público, Procuraduría General de la República,\ndenunciantes u otros pertinentes.\n\nArtículo 41°.\n-Corresponderá a la persona Auditora Interna administrar esas relaciones y regular\nlas de los demás funcionarios de la Auditoría Interna con los órganos internos\ny externos del ámbito de su competencia institucional, de conformidad con el\nbloque de legalidad y técnico aplicable; y en apoyo a una gestión eficaz,\noportuna y económica de la actividad de auditoría interna.\n\nArtículo 42°. -La\npersona Auditora Interna tendrá cuando así corresponda, la facultad de proveer\ne intercambiar información con la Contraloría General de la República, así como\ncon otros entes y órganos de control, conforme al ordenamiento jurídico. Lo\nanterior, sin perjuicio de la coordinación interna requerida y sin que ello\nimplique limitación alguna para la efectiva actuación de la Auditoría Interna.\n\nArtículo 43°. -\nLas personas Auditora Interna y Subauditora Interna, y demás personas funcionarias\nde la Auditoría Interna, con la debida observancia de las disposiciones de la Institución,\npodrán solicitar a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración,\nel asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la Auditoría\nInterna, asimismo tendrán cualesquiera otras potestades necesarias para el\ncumplimiento de sus competencias, conforme lo establece la Ley General de\nControl Interno, Ley Nº 8292.\n\nArtículo 44°. -La\npersona Auditora Interna deberá obtener asesoramiento y ayuda competente, en\ncaso de que el personal de la Auditoría Interna carezca de los conocimientos, las\naptitudes y otras competencias necesarias para llevar a cabo los trabajos y\ncumplir apropiadamente con su labor asesora. Para suplir esas necesidades, en\napoyo a las auditorías que realice, podrá incorporar profesionales y técnicos\nde diferentes disciplinas, sean funcionarios o no del Registro Nacional, para\nque lleven a cabo labores de su especialidad, a través de los procedimientos\nlegales correspondientes.\n\nArtículo 45°. -La\npersona Auditora Interna deberá establecer mecanismos de coordinación para que\nel Departamento Financiero mantenga registros separados del monto del presupuesto\ninstitucional asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del\ngasto, de manera que se controlen la ejecución y las modificaciones de los\nrecursos presupuestados para la misma.\n\nTÍTULO\nIII\n\nDel\nfuncionamiento de la Auditoría Interna\n\nCAPÍTULO\nI\n\nCompetencias\nde la Auditoría Interna\n\nArtículo 46°. -La\nAuditoría Interna tendrá las competencias definidas en el artículo 22 de la Ley\nGeneral de Control Interno, Ley N°8292, y demás normativa que al efecto emita\nla Contraloría General de la República.\n\nCAPÍTULO\nII\n\nDeberes\nde la Auditoría Interna\n\nArtículo 47°.\n-Las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias de la Auditoría\nInterna darán cumplimiento a los deberes establecidos en el artículo 32 de la\nLey General del Control Interno Ley N° 8292, el artículo 8 de la Ley Contra la\nCorrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422 y\nsus reformas, así como a los deberes que determine la normativa emitida por la\nContraloría General de la República y demás órganos de control, referente a la\ngestión de las auditorías internas.\n\nArtículo 48°. -Para\nel cumplimiento de los deberes establecidos para la Auditoría Interna, esta\ndeberá realizar las siguientes funciones:\n\na) Realizar\nauditorías o estudios especiales, en relación con los fondos públicos sujetos a\nsu competencia institucional.\n\nb) Practicar\nauditorías o estudios especiales en cualquier unidad administrativa u operativa\ndel Registro Nacional, en el momento que considere oportuno, conforme su plan de\nauditoría o de acuerdo con las prioridades del caso, cuando medie petición de\nla Junta Administrativa, la Dirección General, la Contraloría General de la\nRepública, por denuncia de terceros; o bien, porque así lo determine la\nAuditoría Interna.\n\nc) Verificar que\nestén protegidos los intereses de la Institución, concentrando sus esfuerzos en\nlas áreas de más alto riesgo; señalar las debilidades de control interno y las recomendaciones\nque estime pertinentes para proporcionar las bases para una acción correctiva\nadecuada, con el fin de apoyar en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.\n\nd) Asesorar a la\nJunta Administrativa a su solicitud, en materia de su competencia y conocimiento,\nsin que su asesoría sea vinculante para quien la solicita, ni comprometa la independencia\ny objetividad de la Auditoría Interna en el desarrollo posterior de las labores\npropias de la actividad.\n\ne) Verificar el\ncumplimiento de las normas legales, reglamentarias y técnicas aplicables, en el\ndesarrollo de nuevos sistemas automatizados, así como a las comisiones de\níndole multidisciplinaria que la Administración invite a integrar la Auditoría,\ndejando claro su papel de asesora, sea para expresar criterios oportunos o\nadvertir, sin perjuicio del seguimiento y evaluación posterior que\ncorrespondan.\n\nf) Advertir a la\nAdministración Activa sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas\no decisiones, cuando sea de su conocimiento.\n\ng) Verificar, en\nlo pertinente, el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias\nque rigen la Institución y su funcionamiento, así como de las políticas,\nplanes, programas, objetivos y metas que se hayan formulado.\n\nh) Verificar el\ncumplimiento de las diferentes actividades relacionadas con la fase de formulación\npresupuestaria ejecutadas por parte de la Administración Activa.\n\ni) Evaluar, en lo\npertinente, las operaciones, además comprobar la veracidad e integridad de los\nregistros, informes y estados financieros y presupuestarios.\n\nj) Verificar que\nlos recursos financieros, materiales y humanos de que dispone el Registro\nNacional, se hayan gestionado con eficiencia, eficacia, economía, cumpliendo\ncon el bloque de legalidad correspondiente.\n\nk) Comprobar la\nefectividad de los planes, programas, proyectos y presupuestos de los niveles\noperativos, y verificar que sus resultados sean consistentes con los objetivos\ny metas establecidos por la administración, proporcionándole las\nrecomendaciones necesarias que le permitan mejorar su gestión.\n\nl) Evaluar en los\nsistemas de información automatizados, en operación y en desarrollo, los\ndistintos riesgos, en las fases que la persona Auditora Interna determine. Para\nel caso de los sistemas en desarrollo, el funcionario de la Administración,\nresponsable de cada proyecto, informará oportunamente a la Auditoría Interna la\nfecha en que este dará inicio.\n\nm) Evaluar la\neficacia de la gestión del riesgo en el Registro Nacional, para lo cual, la Auditoría\nInterna verificará que la Administración Activa identifique y evalúe los\ndistintos riesgos a los que está expuesta la Institución, planifique y emprenda\nlas medidas pertinentes para mitigar los efectos negativos de esos riesgos, y a\nsu vez cumpla con lo que establece el Artículo 18 de la Ley General de Control\nInterno, Ley N° 8292. También deberá promover mejoras, a través de los\nservicios de auditoría, en la valoración del riesgo de los procesos de dirección,\nde las operaciones y de los sistemas de información de la organización.\n\nn) Verificar que\nla Administración Activa cumpla con lo establecido en la Ley General de Control\nInterno, Ley N° 8292, en materia de desconcentración de competencias y la contratación\nde servicios de apoyo con terceros; asimismo, podrá examinar regularmente la operación\nefectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación\nde tales servicios.\n\no) Autorizar,\nmediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar\nlos órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a\ncriterio de la persona Auditora Interna, sean necesarios para el\nfortalecimiento del sistema de control interno.\n\np) Verificar que\nlos bienes patrimoniales se encuentren debidamente controlados, contabilizados,\nprotegidos contra pérdida, menoscabo, mal uso o desperdicio.\n\nq) Evaluar el\ndiseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la\norganización relacionados con la ética.\n\nr) Las demás\ncompetencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable,\nbajo la observancia de las prohibiciones que establece el Artículo 34 de la Ley\nGeneral de Control Interno, Ley N° 8292.\n\nCAPÍTULO\nIII\n\nPotestades\nde la Auditoría Interna\n\nArtículo 49°. -La\nAuditoría Interna tendrá las potestades definidas en el artículo 33 de la Ley\nGeneral del Control Interno, Ley N° 8292, así como aquellas que determine el ordenamiento\njurídico y técnico aplicable a la actividad de la Auditoría Interna en el\nRegistro Nacional. En este sentido, tendrá la potestad de utilizar, según las\ncircunstancias, la técnica de auditoría que satisfaga en mejor forma las\nnecesidades de los exámenes y verificaciones que lleva a cabo.\n\nCAPÍTULO IV\n\nOtros\naspectos relativos al funcionamiento de la Auditoría Interna\n\nArtículo 50°.\n-Dentro del ámbito institucional del Registro Nacional, la Auditoría Interna prestará\nservicios tanto de auditoría como preventivos.\n\nLos servicios de\nauditoría se refieren a los distintos tipos de auditoría según sus objetivos:\n\nfinanciera, operativa y de carácter\nespecial, de conformidad con lo dispuesto en las Normas Generales de Auditoría\npara el Sector Público, encaminadas fundamentalmente, a evaluar la legalidad,\neficacia, eficiencia y economía de las operaciones dentro del ámbito de su competencia\ny promover su mejora del sistema de control interno.\n\nArtículo 51°.\n-Los servicios preventivos corresponden a la asesoría, advertencia y autorización\nde libros, así como el seguimiento sobre estas labores.\n\na) Advertencia:\nEs un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna a la Junta Administrativa\no a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para\nprevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un\nasunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de\nsu conocimiento, con la finalidad de prevenir posibles consecuencias negativas\nde su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del\nArtículo 22 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.\n\nLa advertencia\ndeberá ser escrita y se ejecuta sobre asuntos de competencia de la persona Auditora\nInterna. Lo actuado por la Administración en respuesta a la advertencia, será objeto\nde verificación por la Auditoría Interna.\n\nb) Asesoría: Es\nun servicio preventivo que brinda la persona Auditora Interna en forma oral o\nescrita, a solicitud de la Junta Administrativa, no se realiza de manera\noficiosa. Mediante este servicio, la persona Auditora Interna suministra\ncriterios, observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones\nsobre asuntos estrictamente de su competencia, dentro de su ámbito de acción y\nsin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo\nposterior de sus demás competencias. La persona Auditora Interna coadyuva a la\ntoma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni\nsugerir, recomendar o coadministrar.\n\nEn cuanto a otros\nniveles de la organización, la asesoría podrá darse a solicitud de la parte interesada\ny quedará a criterio de la persona Auditora Interna proporcionarla, de conformidad\ncon la valoración de los riesgos relacionados, la disponibilidad de recursos y\nel cumplimiento del plan de trabajo anual de la Auditoría Interna.\n\nc) Autorización de libros: Es un servicio\npreventivo con fundamento en el inciso e) del artículo 22 de la Ley General de\nControl Interno, Ley N° 8292, que consiste en otorgar la razón de apertura y\nrealizar revisiones periódicas de la efectividad, el manejo, la autorización y\nel control de libros contables, también de actas que llevan las diferentes dependencias\ndel Registro Nacional; así como otros libros y registros relevantes que, a criterio\nde la persona Auditora Interna, sean necesarios para el fortalecimiento del\nsistema de control interno.\n\nArtículo 52°. -Las auditorías de carácter especial, pueden abarcar temas de orden contable\nfinanciero,  presupuestario, administrativo, económico, jurídico, control interno y otras temáticas\nrelacionadas con la hacienda pública, y podrán ser realizados a solicitud de la Junta Administrativa\ndel Registro Nacional, de la Contraloría General de la República, sea de oficio o por denuncias\nrecibidas directamente por la Auditoría Interna.\n\nArtículo 53°. -La\nAuditoría Interna señalará a la Administración, en cada caso y atendiendo a\nprincipios de la lógica, razonabilidad y oportunidad, el plazo en el cual debe\nsuministrarse lo solicitado por ella. Este plazo será establecido considerando además,\nel grado de complejidad y la urgencia que representa la información requerida.\n\nCuando la\nsolicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, previa\ncomprobación de los motivos que concurren, el responsable deberá comunicarlo\nasí a la Auditoría Interna, a fin de que esta determine si procede su\nampliación o prórroga del plazo establecido antes de su vencimiento.\n\nArtículo 54°. -La\ncomunicación de resultados es la actividad en el proceso de auditoría en la\ncual se informa, de manera oral y por escrito, los resultados del trabajo\nrealizado.\n\nArtículo 55°.\n-Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría, deberán ser comentados\ncon los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones\ndefinitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier\nacción correctiva que sea necesaria.\n\nSe exceptúan los\ncasos de auditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán\ndiscutirse, o cuando en el estudio de auditoría se obtenga información de naturaleza\nconfidencial, en que la discusión deberá ser parcial.\n\nLa comunicación\nde resultados oral la dispone la persona Auditora Interna en coordinación con\nel equipo que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del\ninforme, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones\nde hechos y otros que la normativa contemple.\n\nLos informes de\nestudios especiales donde se recomiende la apertura de procedimientos disciplinarios\nse exceptúan del proceso de comunicación oral de resultados.\n\nArtículo 56°.-La\nAuditoría Interna deberá comunicar los resultados de sus auditorías o estudios\nespeciales de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes\nobjetivos dirigidos a la Junta Administrativa, como superior jerárquico de la institución,\no a los titulares subordinados competentes, de conformidad con las\ndisposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292 y\nla normativa dictada al respecto por la Contraloría General de la República, a\nefecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes, de\nconformidad con los plazos que la Ley indicada señala y con aplicación de las\nregulaciones del Registro Nacional en esa materia.\n\nLa persona\nAuditora Interna definirá los niveles y competencias para esa comunicación.\n\nArtículo 57°.\n-Los informes sobre los servicios de auditoría versarán sobre diversos asuntos\n\nde su competencia y sobre aquellos de los\nque puedan derivarse posibles responsabilidades.\n\nLos primeros, denominados informes de\ncontrol interno, que contienen hallazgos con sus correspondientes conclusiones\ny recomendaciones; los segundos, llamados de relaciones de hechos. Ambos tipos\nde informe deben cumplir con la normativa legal, reglamentaria y técnica\npertinente.\n\nLos informes de\nauditoría deben incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones\ny demás resultados del trabajo, según la naturaleza de este y con observancia\nde las disposiciones legales y normativa emitida por la Contraloría General de la\nRepública.\n\nArtículo\n58°.-Durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial, la Auditoría\nInterna preparará y enviará a quien corresponda, informes parciales, memorandos\nu oficios sobre hechos y otra información pertinente obtenida en el desarrollo\nde la labor de campo, cuando la relevancia e implicaciones del asunto, a juicio\nde la persona Auditora Interna o Subauditora Interna, justifique que los\nresultados sean oportunamente analizados y las recomendaciones atendidas por la\nAdministración Activa, antes de finalizar el trabajo. Los hallazgos así corregidos,\nserán revelados de forma resumida en las observaciones del informe final de auditoría.\n\nArtículo 59°.\n-Los informes producto de los servicios de auditoría, se tramitarán de conformidad\ncon lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, con aplicación\nde las regulaciones establecidas en el Registro Nacional y con observancia de\nla normativa emitida por la Contraloría General de la República.\n\nPara prevenir a\nla Junta Administrativa o a los titulares subordinados, según corresponda, de\n\nsus deberes en el trámite de informes, en\nespecial de los plazos que deben observarse, se debe incorporar en el informe o\nen el oficio de presentación, un apartado con la transcripción de los artículos\n36, 37, 38 y el párrafo primero del Artículo 39 de la Ley General de Control Interno,\nLey N° 8292, para advertir sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir\npor incumplir injustificadamente los deberes de dicha Ley.\n\nArtículo 60°. -La\ncomunicación de los servicios preventivos se hará a criterio de la persona Auditora\nInterna o Subauditora Interna, quien definirá el contenido y la forma de los informes,\noficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos\na que se refiera y su criterio profesional.\n\nArtículo 61°. -Si\ncomo parte de las auditorías y estudios especiales programados, se detecten\nactos o hechos presuntamente irregulares o ilegítimos que pongan en peligro o causen\ndaño a la Hacienda Pública, la Auditoría Interna deberá someter a conocimiento\nde la Administración Activa lo sucedido mediante un informe de relación de\nhechos, el cual servirá de insumo a la Administración para determinar la\nexistencia de eventuales responsabilidades administrativas, civiles y penales.\n\nEl contenido, de\nlos informes de relaciones de hechos, se ajustará a las directrices promulgadas\npor la Contraloría General de la República.\n\nLa información,\ndocumentación y otras evidencias de las investigaciones preliminares efectuadas\npor la Auditoría Interna, serán confidenciales durante la formulación del\ninforme respectivo y hasta la finalización del trámite de audiencia que se\notorgue al interesado por su eventual responsabilidad administrativa y civil,\nde conformidad con lo que establecen los artículos N° 6 de la Ley General de\nControl Interno, Ley N° 8292 y N° 8 de la Ley Contra la Corrupción y el\nEnriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422 y sus reformas.\n\nArtículo 62°.\n-Las personas auditoras internas quienes realicen investigaciones y confeccionan\nlos informes de relación de hechos, podrán ser consultados en las audiencias que\nse otorguen a los interesados por su eventual responsabilidad administrativa y\ncivil, en su carácter exclusivo de experto calificado y únicamente sobre las\ndudas que del contenido del informe puedan surgir en el ámbito de la materia en\ninvestigación.\n\nArtículo 63°. -La\npersona Auditora Interna deberá establecer y mantener, como parte vital y\npermanente de la actividad de la Auditoría Interna, el seguimiento a las\nrecomendaciones, observaciones, asesoría, advertencias y demás productos\nresultantes de su gestión, para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz\natención por parte de la administración.\n\nEl seguimiento\ndeberá incluir además los resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores\nexternos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de\ncontrol y fiscalización que corresponda. Los resultados del seguimiento serán\ncomunicados anualmente por la persona Auditora Interna a la Junta Administrativa,\nde conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del Artículo 22 de la Ley\nGeneral de Control Interno Ley N°8292, sin perjuicio de otros informes\nrelacionados, a juicio de la persona Auditora Interna, cuando lo considere\npertinente.\n\nArtículo 64°.-La\npersona Auditora Interna deberá rendir cuentas de su gestión por medio de la\npresentación de un informe anual de la ejecución del plan de trabajo, así como\nel informe sobre el estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de\nla Contraloría General de la República y de los despachos de contadores\npúblicos, en estos dos últimos casos cuando sean de su conocimiento, dirigidos\na la Junta Administrativa, sin perjuicio de que se elaboren otros informes, sea\npor petición del Jerarca o bien de oficio, cuando a criterio de la persona Auditora\nInterna las circunstancias así lo ameriten.\n\nAsimismo, deberá\npresentar el informe final de gestión, cuando corresponda según lo establecido\nen el inciso e) del Artículo 12 de la Ley General de Control Interno, Ley N°\n8292, de conformidad con los requisitos que para tal efecto establece la\nContraloría General de la República; y cumplir con los informes de evaluación\npresupuestaria y de gestión que la Administración requiera, conforme con las\ndisposiciones legales que regulan la materia.\n\nArtículo 65°. -La\nAdministración Activa llevará y mantendrá actualizado un registro para\ncontrolar el avance de la implementación de las recomendaciones de la Auditoría\nInterna y externa, el cumplimiento de los plazos establecidos, así como de las disposiciones\ny recomendaciones de la Contraloría General de la República y otros órganos de\ncontrol externos puestas en su conocimiento. La Administración Activa rendirá\ncuentas cada tres meses a la Junta Administrativa sobre la atención dada a las\ndisposiciones y recomendaciones vertidas.\n\nLa Auditoría\nInterna dará seguimiento al cumplimiento de lo anteriormente dispuesto.\n\nTÍTULO IV\n\nDisposiciones\nfinales\n\nArtículo 66°. -El\nincumplimiento a lo dispuesto en el presente Reglamento será causal de responsabilidad\nadministrativa para las personas Auditora Interna, Subauditora Interna y funcionarias\nde la Auditoría Interna, los Miembros de la Junta Administrativa, titulares subordinados\ny demás funcionarios del Registro Nacional, de conformidad con lo establecido en\nel Capítulo V de la Ley General de Control Interno, Ley N°8292.\n\nLa determinación\nde responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde\nal órgano competente, según la normativa que les resulte aplicables.\n\nArtículo 67°. -Deróguese\nel \"Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del\nRegistro Nacional\", aprobado por la Junta Administrativa del Registro Nacional,\nmediante acuerdo firme J492 tomado en sesión ordinaria 37-2007, celebrada el 18\nde octubre de 2007.\n\nArtículo 68°. -Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario\nOficial La Gaceta.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\nFull Text of Norm 18\n\n Regulation for the organization and operation of the internal audit unit of the\nRegistro Nacional\n\nFull Text of record: 15DE83\n\nJUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL\n\n(This regulation was\nrepealed by article 68 of the Regulation for the organization and operation of\nthe internal audit unit of the Registro Nacional, approved through ordinary session\nN° 05-2023 of April 17, 2023)\n\nTHE JUNTA\nADMINISTRATIVA DEL\n\nREGISTRO\nNACIONAL\n\nIn use of the\npowers and attributions conferred by article 3, subsection e) of the Law of\nCreation of the Registro Nacional, No. 5695 of May 28, 1975 and its\namendments; the General Law of Public Administration, No. 6227 of May 2,\n1978 and its amendments; the General Law of Internal Control, No. 8292 of July 31,\n2002; the Organic Law of the Contraloría General de la República, No.\n7428 of September 7, 1994 and its amendments; the Law Against Corruption and\nIllicit Enrichment in Public Service No. 8422 of October 6,\n2004 and its amendments; the Civil Service Statute Law No. 1581 of May 30,\n1953 and its amendments; the general Directives on ethical principles and statements\nto be observed by senior officials, subordinate heads,\nofficials of the Contraloría General de la República, Internal Audit Units and\nPublic Servants in general, No. D-2-2004-CO of November 12, 2004,\npublished in the Diario Oficial La Gaceta No. 228 of November 22, 2004;\nthe general auditing standards: General Auditing Standards for the Public\nSector, issued by the Contraloría General through Resolution R-DC-064-2014\nof August 11, 2014 published in the Diario Oficial La Gaceta No. 184 of\nSeptember 25, 2014; the Standards for the Practice of Internal Auditing\nin the Public Sector, issued by the Contraloría General de la República\nthrough Resolution R-DC-119-2009 of December 16, 2009, published in\nDiario Oficial La Gaceta No. 28 of February 10, 2010; the international Standards:\nInternational Professional Practices Framework for\ninternal auditing, promulgated by the Institute of Internal Auditors; the\nGuidelines on management involving internal audit units\nfiled before the Contraloría General de la República, through resolution\nR-CO-83-2018 of July 9, 2018, published in Alcance Digital 143, La\nGaceta 146 of August 13, 2018.\n\nConsidering:\n\nI.-That by Law No.\n5695 Law of Creation of the Registro Nacional, the Junta\nAdministrativa del Registro Nacional is constituted, with instrumental legal personality and\nwith attributions to issue internal regulations for the better functioning\nof the various dependencies.\n\nII. -Pursuant to\nDecreto No. 21734-J of November 16, 1992, the Auditoría Interna\nof the Registro Nacional is created, as an advisory unit of the Junta Administrativa del\nRegistro Nacional.\n\nIII. -That in the\nDiario Oficial La Gaceta No. 21 of January 30, 2008, the\nRegulation for the Organization and Operation of the Auditoría Interna del\nRegistro Nacional was published, approved by the Junta Administrativa through agreement J492\ntaken in Ordinary Session No. 37-2007, held on October 18, 2007.\n\nIV. -That with\na view to subsection h) of article No. 22 of the General Law of Internal Control,\nLaw No. 8292, it is established as part of the competencies of the Auditoría\nInterna to \"Keep the regulation for the organization\nand operation of the internal audit unit duly updated.\"\n\nV. -That the\nAuditoría Interna is a fundamental part of the institutional internal control system\nand of the Superior Control and Oversight System of the Public Treasury\nand its action requires being reinforced in accordance with the legal and technical framework\nthat regulates its management, in defense of the public interest; therefore, it is necessary\nto have an updated regulation for organization and operation, in accordance\nwith the regulations governing its activity.\n\nVI.-That the\npreparation of this regulation is carried out in accordance with the provisions of the\nGuidelines on management involving the Auditoría Interna\nfiled before the Contraloría General de la República, through resolution\nR-CO-83-2018, published in Alcance Digital 143, Diario Oficial La Gaceta No.\n146 of August 13, 2018.\n\nVII.-That in\naccordance with article 23 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292,\nthis Regulation must be approved by the Contraloría General de la República,\npublished in the Diario Oficial La Gaceta, and disseminated within the institutional\nscope.\n\nVIII. -That\nthrough Firm Agreement J246-2019 adopted by the Junta Administrativa del\nRegistro Nacional in Ordinary Session No. 18-2019 held on May 09,\n2019, this regulation is approved.\n\nIX. - That the\nContraloría General de la República, through official letter DFOE-PG-0296(9009) of June 26,\n2019, granted its approval to this Regulation. Therefore,\n\nIssues the following:\n\nREGULATION\nFOR THE ORGANIZATION AND OPERATION OF THE\n\nAUDITORÍA\nINTERNA DEL REGISTRO NACIONAL\n\nTITLE I\n\nGeneral\nProvisions\n\nArticle 1.\n-This Regulation, jointly with the relevant laws, the regulations and\nprovisions issued by the Contraloría General de la República in this regard,\nregulates the activities of the Auditoría Interna del Registro Nacional, its\norganization and operation, in accordance with the competencies, functions,\nduties, and powers established by the rules cited herein. All\nthe foregoing, with the purpose that its activity contributes to the success of the institutional\nwork, for the sake of legality and effectiveness in the management of the public\nfunds involved in its administration.\n\nArticle 2. - For\nthe effects of this Regulation, the following terms shall be understood:\n\na) Active Administration: From a functional point of view, it is the decision-making, executive,\nresolutory, directive, or operative function of the Administration. From an organic point of view, it is the\nset of bodies and entities of the administrative function, which decide and execute; it includes the Junta\nAdministrativa, as the last instance.\n\nb) Warning (Advertencia):\nPreventive service provided by the Auditoría Interna to the bodies subject to the\ninstitutional competence, based on subsection d) of Article 22 of the\nGeneral Law of Internal Control Law No. 8292, as well as the provisions of the Standards\nfor the Practice of Internal Auditing in the Public Sector.\n\nc) Advisory (Asesoría):\nConsists of providing the senior official (jerarca) with criteria, opinions, or observations that\ncontribute to decision-making, based on subsection d) of Article\n22 of the General Law of Internal Control Law No. 8292, as well as the provisions\nof the Standards for the Practice of Internal Auditing in the Public Sector.\n\nd) Audit or\nAuditoría Interna: Auditoría Interna del Registro Nacional, which within the\nfunctional organization corresponds to the Unit referred to in Section I\nof Chapter IV of the General Law of Internal Control Law No. 8292.\n\ne) Permanent\nAbsence: Absence in which there is no expectation of the return of the incumbent\nof the position, whether due to resignation, retirement, dismissal, death, or any\nother reason that prevents their return.\n\nf) Temporary\nAbsence: Absence that has a start date and an end date, because\nthe expectation of the return of the incumbent at a given\ndate exists.\n\ng) Block of\nlegality or legal system (Bloque de legalidad u ordenamiento jurídico): Set of legal norms, written and\nunwritten, to whose observance the Public Administration is bound,\nwhich comprises both the law and norms of higher, equal, or\nlower rank, including the general principles and the rules of science\nor technique.\n\nh) Competencies (Competencias):\nAttribution of a legitimate power for the knowledge or resolution of a\nmatter, set of activities, tasks assigned by the regulations to the\nAuditoría Interna.\n\ni) Public Competitive\nProcess (Concurso Público): Recruitment and selection process in which\nofficials of the Institution and the general public may participate, as long\nas they meet the established requirements, in order to select the\nideal candidate for the position in competition.\n\nj) Conflict of\ninterest: Originates at the moment when an official receives gifts, contributions,\ncommissions, or gratuities, or participates in any situation that contradicts\ntheir position and thereby may affect their integrity and independence.\n\nk) Contraloría or\nContralor Body: Contraloría General de la República.\n\nl) Professional\ncare: Performance of work in a prudent and competent manner, without\nthis implying infallibility.\n\nm) Independence\nof judgment (Independencia de criterio): Condition according to which the Auditoría Interna must be free from\ninterference from the Senior Official (Jerarca) and the other subjects of its institutional competence,\nin the execution of its work.\n\nn) Functional\nindependence: Attribute given to the Auditoría Interna before its position in the\nOrganizational Structure as a high-level advisory body subordinate to the\nSenior Official (Jerarca).\n\no) Inopia:\nAbsence of candidates with proven suitability to occupy a determined\nposition, which entails that, in the absence of persons who meet all the\nrequirements to enter the position, and when the circumstances of urgency and necessity\nto satisfy the public service so require, some requirements\nof the position are waived to allow the appointment.\n\np) Junta\nAdministrativa or Senior Official (Jerarca): Junta Administrativa del Registro Nacional, maximum\nsenior official of the Institution.\n\nq) The other\nofficials of the Auditoría Interna: Officials who perform in the\nAuditoría Interna, occupying positions other than those of the Internal Auditor\nand the Internal Sub-Auditor, whether they belong to that unit or\nperform in it temporarily by reason of a loan, agreement,\nor similar.\n\nr) Guidelines (Lineamientos):\nRefers to the Guidelines on management involving the internal audit unit\nfiled before the Contraloría General de la República.\n\ns) Internal Audit\nManual (Manual de Auditoría Interna): Compendium of documents referring to the organization,\nfunctions, procedures, and other provisions applicable to the Auditoría\nInterna del Registro Nacional.\n\nt) Interim\nappointment: Temporary designation of the Internal Auditor or Internal Sub-Auditor, in\nwhich the start and end dates of their appointment in the position are defined.\n\nu) Appointment for an\nindefinite term: Permanent designation of the Internal Auditor or Internal Sub-Auditor,\nin which the end date of the appointment is not determined.\n\nv) List of\neligible candidates (Nómina de elegibles): List of participants in a competitive process who, as a product of it,\nhave the condition of suitability to occupy a position. It is produced\nwhen a number other than three persons achieve said condition.\n\nw) Standards for the\npractice of auditing: Standards for the practice of internal auditing in\nthe Public Sector, issued by the Contraloría General de la República,\nthrough resolution R-DC-119-2009 of December 16, 2009.\n\nx) General\nauditing standards: General Auditing Standards for the Public Sector,\nissued by the Contraloría General through resolution R-DC-064-2014 of August 11,\n2014.\n\ny) International\nstandards (Normas internacionales): International Professional Practices Framework for\ninternal auditing, promulgated by the Institute of Internal Auditors.\n\nz) Objectivity:\nMaintenance of an impartial attitude by the auditor in the\ndevelopment of the functions of their competence; for this, they must enjoy total\nindependence in their relationships, and must not allow any type of influence or\nprejudice.\n\naa) Internal\nAuditor (Persona Auditora Interna): Internal Auditor of the Registro Nacional.\n\nbb) Internal\nSub-Auditor (Persona Subauditora Interna): Internal Sub-Auditor of the Registro Nacional.\n\ncc) Additional duties (Recargo de funciones):\nWork situation in which a worker assumes, partially or totally and for\na defined time, the functions of a higher category position, in addition\nto the work of the position they hold. The foregoing implies that the\nworker simultaneously performs the functions of both positions.\n\ndd) Registro:\nRegistro Nacional.\n\nee) Administrative\nregulations (Regulaciones administrativas): Those regulations that generally govern the\nnature of the relationship between the officials and their superior from an administrative,\nnot technical, perspective, particularly those referring to topics such as\ntime control, evaluation, permits, and vacations.\n\nff) Temporary substitution (Suplencia o sustitución): Temporary replacement of an incumbent official by another\nofficial.\n\ngg) Terna: List\nof three persons who, as candidates in a competitive process, obtain the three\nhighest scores according to the established criteria for the\nselection of one of them.\n\nhh) Subordinate\nHead (Titular Subordinado): Official of the Active Administration responsible for a\nprocess, with authority to order and make decisions.\n\nii) Auditable\nuniverse: The set of areas, dependencies, services, processes, systems,\nand functions that can be evaluated by the Auditoría Interna in a given\nprocess.\n\nIn relation to\nthe terms of the auditing and internal control field not explicitly incorporated\nin this article, the concepts that the Contraloría General de la República has defined or\nmay define in the future in its directives, manuals, and guidelines shall apply. Supplementally,\nthe terms established in the International Professional Practices Framework for internal auditing\nestablished by the Institute of Internal Auditors may be applied.\n\nArticle 3.\n-This Regulation is of mandatory compliance for all officials of the\nAuditoría Interna del Registro Nacional and for the rest of the officials of\nthe Active Administration in the matter that is applicable to them.\n\nArticle 4. -For the purpose\nof keeping the regulatory framework of the Auditoría Interna updated, the Internal\nAuditor and the Junta Administrativa may propose the modifications they\ndeem necessary.\n\nIn the process of\nupdating the Regulation, in the approval procedure, both internal\nand external, as well as in the resolution of conflicts between the Internal\nAuditor and the Junta Administrativa regarding the proposed content, the\nguidelines on the regulation for the organization and operation of internal audit units\nof the public sector and their modifications, issued by the Contraloría\nGeneral de la República and those that the Contralor Entity issues in the future, shall apply.\n\nOnce approved\nby the Senior Official (Jerarca) and with prior approval by the Contraloría General de la República,\nthe Regulation for the Organization and Operation of the Auditoría Interna del Registro\nNacional and its modifications must be published in the Diario Oficial La\nGaceta, and in addition, the Administration and the Auditoría Interna shall disseminate it within the\ninstitutional scope.\n\nTITLE II\n\nOf the\norganization of the Auditoría Interna\n\nCHAPTER\nI\n\nConcept\nof internal auditing\n\nArticle 5.-The\nAuditoría Interna is an institutional body of the Registro Nacional, with organic dependence\non the Junta Administrativa, which carries out its activity independently\nand objectively; through the practice of a systemic and professional approach.\n\nWithin the\norganization, the Auditoría Interna contributes to achieving the institutional objectives\nand generates value through the evaluation and improvement of the effectiveness of the processes\nof risk management, control, and governance. In addition, it provides the citizenry\na reasonable guarantee that the performance of the senior official (jerarca) and the rest of the\nadministration is executed in accordance with the legal and technical framework, and sound\npractices.\n\nArticle 6. -The\nfunction of the Auditoría Interna shall be governed in accordance with the provisions\nof the General Law of Internal Control, Law No. 8292, and the Organic Law of the Contraloría\nGeneral de la República Law No. 7428, concerning the actions of the internal audit units;\nand in accordance with the legal provisions applicable to its scope of competence.\n\nIn the exercise\nof its functions, the Auditoría Interna shall be regulated by this regulation, the technical\nregulations, and the provisions, criteria, directives, guidelines,\npolicies, and procedures, as applicable or that are\nissued in the future, within the scope of its competence, by the Contraloría General de la República and\nthe entities that regulate the professional activity of internal auditing.\n\nIn support of\nits performance and in compliance with the principle of legality, the Internal\nAuditor shall keep updated in the Internal Audit Manual the detail of\nthe regulations that constitute the legal and technical framework of its activity.\n\nCHAPTER\nII\n\nIndependence\nand objectivity\n\nArticle 7. -The\nactivity of the Auditoría Interna must be exercised with total functional\nindependence and independence of judgment, with respect to the Junta Administrativa and the other\nbodies of the Active Administration. When determining the planning and its\nmodifications, when managing its resources, as well as when performing its work and\ncommunicating its results, objectivity and impartiality are required in the work\ncarried out by the Auditoría Interna. The conclusions of the reports produced\nmust be objective and, consequently, must be based exclusively on the\nevidence obtained and unified in accordance with the auditing standards.\n\nArticle 8. -In\naddition to the provisions in the Civil Service Statute, Law No. 1581, in the\nGeneral Law of Internal Control Law No. 8292, and in other specific laws, the\nInternal Auditor, Internal Sub-Auditor, and the other officials of the Auditoría\nInterna must exercise their function with an independent and objective mental\nattitude, avoid conflicts of interest, and protect their independence, therefore\nthey shall have the following prohibitions:\n\na) Be employees,\nexercise functions, or carry out actions of the Active Administration in another\nadministrative unit of the Registro Nacional, except those necessary to fulfill\ntheir competence.\n\nb) Be members\nof boards of directors, working commissions, or similar, form part of\ndirecting bodies of administrative procedures, in accordance with the\nprovisions and prohibitions established in this regard by the General Law of\nInternal Control Law No. 8292 and the Law Against Corruption and Illicit\nEnrichment in Public Service Law No. 8422.\n\nc) Audit operations,\nunits, areas, projects, or programs for which they were responsible as\nofficials of the Administration, suppliers, or any other type of relationship, at\nleast for the period of one year prior to their appointment in the Auditoría\nInterna.\n\nd) In all\nmatters related to their work, their independence of judgment must not be\naffected by personal, external interests; by personal or financial\nrelationships.\n\ne) Audit\nany matter in which they have any personal or family interest, direct\nor indirect, as well as any activity in which they had responsibilities or\nrelationships that may be incompatible with their auditing function.\n\nf) Participate in\npolitical-electoral activities, except for casting a vote in national\nand municipal elections. They must maintain political neutrality, both in\nthe public and private spheres.\n\ng) Avoid\nrelationships or actions that contravene the general Directives on\nprinciples and ethical statements to be observed by Senior Officials (Jerarcas), Subordinate\nHeads, officials of the Contraloría General de la República,\nInternal Audit Units, and Public Servants in general.\n\nh) Use their\nofficial position for private purposes.\n\ni) Avoid\nrelationships that imply a risk of corruption or that may raise doubts\nabout their objectivity and independence.\n\nj) Accept\ngifts, gratuities, or offers that may be interpreted as attempts\nto influence their independence and integrity, without prejudice to the duty to\nreport such acts before the competent instances.\n\nk) Reveal\ninformation about the audits or special audit studies that are\nbeing carried out and about that which determines a possible civil,\nadministrative, or eventually criminal liability of the officials of the\nInstitution.\n\nl) Practice\nliberal professions outside the position, except in strictly personal\nmatters, those of their spouse, their ascendants, descendants, and collateral\nrelatives by consanguinity and affinity up to the third degree. From this prohibition,\nteaching is excepted, when it is outside working hours.\n\nArticle 9. -The\nInternal Auditor must fulfill their functions asserting their competencies\nwith functional independence and independence of judgment, and shall be vigilant that their staff responds\nin the same manner. They must establish formal measures to control and\nmanage situations of impediment regarding facts or actions that cast\ndoubt on or endanger the objectivity or independence of the Auditoría Interna.\n\nArticle 10.\n-The Internal Auditor, Internal Sub-Auditor, and officials of the Auditoría\nInterna must ensure that conflicts of interest do not arise when providing\nservices contained in this Regulation and that said services do not include\nresponsibilities or management powers typical of the Active\nAdministration.\n\nArticle 11. -In\naccordance with the provisions of the auditing standards and directives referring\nto the ethical principles and statements applicable to the Auditoría Interna in the\nPublic Sector, when there are factors that may compromise their independence\nand objectivity, in fact or in appearance, as well as any\ntype of conflict of interest, the Internal Auditor must report it in writing\nto the Junta Administrativa. In the event that the limitations are applicable to\nthe Internal Sub-Auditor or to the other officials of the Auditing Unit, the\nsituation must be made known to the Internal Auditor.\n\nArticle 12.\n-With the exceptions provided by Law, the staff of the Auditoría Interna must maintain\nconfidentiality regarding the information that has been provided to them for\nthe exercise of their work or that they become aware of on the occasion of it.\n\nArticle 13.\n-When the Junta Administrativa requires it, the Internal Auditor or, failing that,\nthe designated official, shall attend the Junta sessions, with a voice\nbut without a vote.\n\nThey may request,\nwhen they deem it necessary, that their opinion be recorded in the respective minutes.\n\nThe participation\nof the Internal Auditor or the designated official in the sessions of the\nJunta Administrativa shall be in accordance with their function of advising on matters\nwithin their competence, without diminishing or compromising their independence and\nobjectivity in the subsequent development of their functions; or for the presentation\nof topics relating to the administration and operation of the Auditoría\nInterna.\n\nThey shall have\nthe possibility of abstaining from issuing their opinion or postponing it to do so in a timely manner,\nwhether verbally or in writing in another session, when in their judgment and due to the\ncomplexity of the matter under discussion, they need to gather more elements of\njudgment. The foregoing, without prejudice to the power of the Senior Official (Jerarca) to decide\nimmediately or to postpone their decision for the time they consider prudent and\nconvenient.\n\nThe presence of\nthe Internal Auditor or the official in the sessions of the Junta Administrativa\ndoes not relieve the Collegiate Body of the responsibility to respect the legal\nand technical system (ordenamiento jurídico y técnico) in the matters it agrees upon.\n\nArticle 14.\n-The Internal Auditor, Internal Sub-Auditor, and Auditoría officials\nmust not be part of working groups or commissions that exercise functions\nproper to the Active Administration.\n\nIn the event that\nthe participation of the staff that integrates the Auditoría Interna is required in sessions,\nmeetings, working groups, or commissions of the Administration, it shall be exclusively\nin an advisory capacity, on matters within their competence, with a voice but without a vote; with prior\ninvitation and coordination with the Internal Auditor; provided it is not\npermanent and their participation does not represent a conflict of\ninterest. The foregoing, in protection of the independence and objectivity of the\nAuditoría Interna.\n\nThe attending\npersons from the Auditoría Interna may issue their opinion when they\nconsider it appropriate, whether during the working session or subsequently in\na timely manner. Neither the presence nor the silence of the Internal Auditor\nor their representative relieves the officials of the Administration of their\nresponsibility to respect the block of legality or legal and technical\nsystem.\n\nCHAPTER\nIII\n\nLocation\nand organizational structure\n\nArticle 15. -The\nlocation of the Auditoría Interna within the institutional structure corresponds\nto that of a high-level body, with organic dependence on the Junta Administrativa.\n\nThe Auditoría\nInterna shall function under the responsibility and direction of the Internal Auditor\nand shall have an Internal Sub-Auditor, who shall support them in the\nfulfillment of their functions, in accordance with the tasks they assign and\nshall replace them in their temporary absences with all their attributions.\n\nArticle 16. -The\nAuditoría Interna shall be organized and shall function as determined by the\nInternal Auditor, who shall be responsible for proposing the organizational and functional\nstructure required for the fulfillment of its purposes, considering, among\nothers, the institutional objectives and risks, the available resources, the\nlegal regulations and technical provisions, as well as the policies and\ndirectives issued by the Contraloría General de la República.\n\nArticle 17. -\nOrganically, the Internal Auditor and Sub-Auditor shall be subordinate to the\nJunta Administrativa, which shall appoint them and establish the administrative\nregulations (regulaciones administrativas) that shall be applicable to them.\n\nThe administrative regulations\nestablished for this purpose by the Junta Administrativa must guarantee\nequal treatment in relation to those that govern in the Institution for the\nlevels subordinate to the Senior Official (Jerarca) or of the same rank as the positions of the\nInternal Auditor and Sub-Auditor and must not negatively affect the\nactivity of the Auditoría Interna, the functional independence and independence of judgment of the\nInternal Auditor and Sub-Auditor and their staff; in case of doubt, the\nContraloría shall provide the corresponding disposition. Said regulations must be submitted\nto the knowledge of the Internal Auditor, prior to their approval, modification,\nor repeal, and shall contain the topics and conditions contemplated in the guidelines\nissued for this purpose by the Contraloría General de la República.\n\nThe president of\nthe Junta Administrativa or whomever they delegate, in accordance\nwith what is indicated in the General Law of Public Administration, Law No. 6227, is responsible for the approval\nof permits, leaves, and vacations for the Internal Auditor, without prejudice\nto the Junta Administrativa establishing that, in certain circumstances,\nthese also be made known to it. In the case of the Internal Sub-Auditor,\nsuch approval shall be the responsibility of the Internal Auditor.\n\nThe other\nofficials of the internal audit unit shall be subject to the administrative provisions\napplicable to the rest of the staff of the Registro Nacional.\n\nArticle 18. -The\norganization of the Auditoría Interna shall be headed by the Internal\nAuditor and the Internal Sub-Auditor and integrated by the management positions,\nprofessionals, assistants, and administrative staff deemed\nnecessary for the fulfillment of its purposes.\n\nIt is the\nresponsibility of the Internal Auditor to provide their unit with a\nstructure in accordance with the regulations, organizational guidelines of the Registro\nNacional, technical-legal provisions, consistent with the objectives,\ninstitutional risks, and sound practices applicable to its activity, in order\nto reasonably ensure effectiveness in the fulfillment of their\nlegal and technical obligations, as well as the effective, efficient, and\neconomical administration of the assigned resources.\n\nFor the performance\nof its competencies, the Internal Auditor shall establish a structure that\ncontemplates attending to the functions proper to the direction of the Auditoría\nInterna, the development of financial audit services, operational\naudit, special studies, and preventive services, or those that\nin the future the bodies linked with the field of superior oversight\nmay provide, as well as the administrative support that their management requires. In the\nInternal Audit Manual, the organization and the functions of\neach of the substantive and support processes, as well as the positions that\ncomprise it, shall be specified.\n\nChanges\nto the structure of the Auditoría Interna shall require the\nexpress approval of the Internal Auditor and the agreement of the Junta\nAdministrativa.\n\nArticle 19. -In\naccordance with the provisions of Article 27 of the General Law of Internal\nControl Law No. 8292, the Junta Administrativa shall assign, within its\nbudgetary availabilities, the human, material, technological,\ntransportation, and other necessary and sufficient resources to cover the own\nand direct needs of the Auditoría Interna in the fulfillment of its management, taking into\naccount the provisions of the guidelines issued by the Contraloría General\nde la República for the request and assignment of resources to the internal audit units\nby the Senior Official (Jerarca).\n\nThe Junta\nAdministrativa shall have a period of thirty business days from when\nthe request is known, to issue the respective agreement, before the resource request\nmade by the Auditoría Interna. The same period shall be observed in the\ncase that the Senior Official (Jerarca) must address disagreements raised by the Auditoría\nInterna regarding the resolution on the provision of resources.\n\nLikewise, in coordination with the Internal Audit, it shall arrange for the preparation of administrative regulations containing the internal procedures, deadlines, and formalities for resolving requests for the allocation of resources.\n\nShould limitations arise that affect the fulfillment of the work assigned to the Internal Audit, the Internal Auditor shall communicate and substantiate this situation in writing to the Administrative Board, for its timely attention.\n\nWhen the Internal Auditor reliably demonstrates that the lack of resources of the Internal Audit limits adequate coverage of the auditable universe and affects the timely review of the institutional patrimony, he/she shall inform the Administrative Board in writing of the risk being assumed and of the eventual imputation of liability that this situation may generate for it.\n\nArticle 20. -For budgetary purposes, the Administrative Board shall give the Internal Audit a programmatic category. In the allocation and disposition of its resources, the criterion of the Internal Auditor and the provisions issued in this regard by the Contraloría General de la República shall be taken into account.\n\nArticle 21. -For the adequate allocation and disposition of resources, the Internal Audit shall formulate its budget in a technical manner, in accordance with its annual work plan. The Internal Auditor shall be responsible for proposing the preliminary budget draft of the Internal Audit for the respective budget period, for the approval of the Administrative Board, which shall assess the possibilities of meeting such requirements in accordance with the applicable legal and technical regulations. The Internal Audit, in order to fulfill its work plan, shall execute its budget as determined by its needs.\n\nArticle 22. -The Internal Auditor shall administer the material, technological, and other resources of any nature assigned to his/her unit; therefore, he/she is responsible for guaranteeing the use of such resources in a legal, economic, efficient, effective, and transparent manner for the achievement of the goals and objectives of the Internal Audit.\n\nCHAPTER IV\nOf the Positions of Internal Auditor and Internal Sub-Auditor\n\nArticle 23. -The Administrative Board shall appoint the Internal Auditor and Internal Sub-Auditor for an indefinite period and with a full-time work schedule, applying in the process the provisions of article 31 of the Ley General de Control Interno, Ley N°8292, as well as the guidelines issued or to be issued in the future by the Contraloría General de la República on this matter.\n\nBoth officials shall report organically to the Administrative Board and shall belong to the high-level hierarchical level of the Registro Nacional.\n\nArticle 24. -The Internal Auditor and Internal Sub-Auditor shall be highly trained professionals in auditing matters, who possess the knowledge, experience, attitudes, aptitudes, and skills to manage the Internal Audit.\n\nArticle 25. -The appointments of the Internal Auditor and Internal Sub-Auditor shall be made by public competition promoted by the Registro Nacional. The recruitment and selection process shall establish the procedures and minimum requirements for interim and indefinite appointments set forth in the guidelines and directives issued by the Contraloría General de la República and the necessary tests to ensure the selection of suitable candidates to fill the positions, without prejudice to the Administrative Board incorporating additional requirements for said positions prior to the start of the recruitment and selection process, in order to guarantee the capacity, experience, and suitability of the Internal Auditor and Internal Sub-Auditor, due to the nature of the Institution and the complexity of its functions. In a supplementary manner, the formalities and procedures established by the Registro Nacional shall be applied, to the extent that they are not contrary to the aforementioned guidelines.\n\nIn all cases, the indicated directives and guidelines shall be observed regarding competition processes, file compilation, shortlist or list of eligible candidates, communications, requirements, return of applications, deadlines, probationary period, failure and inopia, and other matters incorporated therein.\n\nWhen it concerns the appointment of the Internal Sub-Auditor, the Administrative Board may request the non-binding opinion of the Internal Auditor regarding the assessments of the applicants whom the Administration has identified as suitable for the position.\n\nArticle 26. -The Internal Auditor and Internal Sub-Auditor may only be suspended or removed from office for just cause, in accordance with the provisions of article 31 of the Ley General de Control Interno, article 15 of the Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley N° 7428; the guidelines and any other regulations on the matter issued by the Contraloría General de la República, regarding conditions, substantiation of the administrative procedure, opening act, request for opinion, which guarantees the official the opportunity for hearing and defense.\n\nThe decision of suspension or dismissal must be issued by the Administrative Board, which must respect due process. Prior to issuing the final act, the Administration must have the favorable opinion of the Contraloría General de la República.\n\nArticle 27. -Those who hold the positions of Internal Auditor and Internal Sub-Auditor, by reason of their strategic nature, must carry out planning, organization, direction, supervision, coordination, and control functions, inherent to the technical and administrative processes of the Internal Audit. In their management, they must observe the respective functions and responsibilities established in the Institutional Position Manual (Manual de Cargos Institucional) of the Registro Nacional, which shall be defined in accordance with the guidelines issued by the Contraloría General de la República and other legal and technical regulations applicable to that activity.\n\nThe Internal Auditor shall assign functions to the Internal Sub-Auditor, who shall be his/her collaborator in the performance of the work, in accordance with what is provided for his/her position in the profile and in the indicated Manual.\n\nBoth officials shall be in charge of the Internal Audit and are ultimately responsible for the achievement of its objectives; therefore, they require commitment to the policies and guidelines issued by the Highest Authority (Máximo Jerarca), and absolute loyalty to the Institution and its values. They shall perform their functions with expertise and due professional care, asserting their competencies with functional and judgmental independence and shall ensure that their personnel respond in the same manner.\n\nThe Internal Auditor shall be accountable to the Administrative Board for his/her management and, where applicable, to the Contraloría General de la República. The Internal Sub-Auditor shall be the official reporting to the Internal Auditor and officially holds the second hierarchical position in the Internal Audit activity; he/she shall be accountable for his/her management to the Internal Auditor, and to the Administrative Board when substituting for the Internal Auditor during his/her temporary absences.\n\nThe Internal Auditor may delegate functions to his/her personnel, using suitability criteria and in accordance with the provisions of the Ley General de Administración Pública, Ley N°6227, as well as the Ley General de Control Interno, Ley N°8292.\n\nArticle 28. -The position of Internal Auditor holds the highest level of competence, responsibility, and authority within the Internal Audit. Without prejudice to the provisions of other articles of this Regulation, the Ley General de Control Interno, Ley N°8292, and the provisions issued in matters of internal audit by the Contraloría General de la República, the Internal Auditor shall have the following responsibilities:\n\na) To issue the pertinent guidelines, directives, policies, and instructions, in accordance with the legal and technical regulations, with uniform criteria in the exercise of his/her competencies and in relations with the Administration.\n\nb) To formulate, manage, and maintain in force the Organization and Functioning Regulation of the Internal Audit, in accordance with Article 4 of this Regulation, as well as to comply with and enforce its provisions.\n\nc) To define, implement, direct, evaluate, update, and constantly improve the quality of the processes, policies, procedures, practices, products, and services required to fulfill the substantive and strategic competencies of the Internal Audit.\n\nd) To formulate the minimum criteria to be taken into account to establish, maintain, and disseminate a continuous quality assurance and improvement program for all aspects of the Internal Audit, including the application of the pertinent legal and technical regulations.\n\ne) To implement adequate supervision management, directed at fulfilling the objectives of the Internal Audit, of each process, and of each particular engagement.\n\nHe/she must verify compliance with prescribed standards, procedures, and practices, and with the quality improvement program, for the generation of added value from both the processes and the final products and services of the Internal Audit.\n\nf) To manage his/her personnel towards the adequate achievement of the objectives and goals of the Internal Audit, as well as to guarantee competitive human resources in the performance of their respective work.\n\ng) To lead the strategic planning process of the Internal Audit and, in that context, he/she is responsible for defining and keeping updated the vision, mission, main policies, objectives, and values governing its actions. He/she shall present the strategic plan to the Administrative Board, in accordance with legal and technical regulations.\n\nh) To define and document short-term planning through an Annual Audit Plan, consistent with the strategic planning and the pertinent regulatory and technical provisions, in order to ensure the development of its processes with high quality, based on knowledge and understanding of the internal and external environment of the Registro Nacional and the risks related to its actions.\n\ni) To establish and keep updated the administrative policies, procedures, and practices for access to and custody of documentation, especially information relating to confidential matters, in accordance with Article 6 of the Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, and Article 8 of the Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422, and its amendments.\n\nj) To annually submit for the information of the Administrative Board the work plan, consistent with the strategic planning, its updated auditable universe, based on a risk assessment process and institutional objectives, which shall include audit services (which include the estimated time for special engagements to be carried out at the request of the Administrative Board or oversight bodies), preventive services, and follow-up work on the results of those services, all in accordance with the standards, directives, and guidelines issued by the Contraloría General de la República.\n\nk) To present the annual work report for the information of the Administrative Board, in accordance with subsection g) of Article 22 of the Ley General de Control Interno, Ley N° 8292; as well as to render periodic reports on relevant aspects of the Internal Audit and accountability regarding the use of assigned resources.\n\nl) To propose to the Administrative Board, in a timely and duly justified manner, the resource requirements to fulfill the work plan, including the administrative needs of the Internal Audit, in accordance with the guidelines of the Contraloría General de la República.\n\nm) To take the appropriate actions so that the officials of the Internal Audit comply, in the exercise of their competencies, with the pertinent legal and technical regulations, as well as with the policies, procedures, practices, and other administrative provisions, both institutional and of the Internal Audit, that are applicable to them.\n\nn) To establish and implement the necessary measures for managing relations and coordination with the Administrative Board, the subordinate heads (titulares subordinados), and other internal and external bodies of the Institution.\n\no) To act in accordance with the institutional and Internal Audit ethical framework, as well as to ensure that the Audit officials conduct themselves in the same manner in their various internal and external relations.\n\nArticle 29. -When the Internal Auditor or Internal Sub-Auditor of the Registro Nacional is temporarily absent, the Administrative Board may order a reassignment of duties (recargo de funciones) or may order a substitution or suppletion in the following order established by the Contraloría General de la República: in the absence of the Internal Auditor, a reassignment of duties or substitution may be carried out, firstly, by the Internal Sub-Auditor, in the second instance by an official of the Internal Audit, or, failing that, by an official external to the Internal Audit.\n\nThe reassignment of duties, substitution, or suppletion may be made for the duration of the temporary absence of the incumbent, except if the duration of said absence exceeds three months and the operational conditions presented to the Administrative Board by the Internal Audit justify the appointment of an interim Internal Auditor or Internal Sub-Auditor.\n\nThe Administrative Board may carry out the respective appointment of the interim Internal Auditor or Internal Sub-Auditor, as appropriate, from the beginning of the temporary absence, in cases where it has prior knowledge that the period of the temporary absence will exceed the three months mentioned above. Once the corresponding interim appointments are made, the reassignments of duties or substitutions shall cease.\n\nIn said reassignment of duties, substitution, or suppletion, the guidelines issued by the Contraloría General de la República shall be complied with, and supplementarily, the institutional provisions on the matter.\n\nArticle 30. -When the absence of the incumbent in the position of Internal Auditor or Internal Sub-Auditor is permanent, an interim appointment must be made; however, for the time required to make said appointment, the Administrative Board may resort to the reassignment of duties, substitution, or suppletion described in the preceding article, all in accordance with the guidelines of the Contraloría General de la República. The sum of the period of the substitution, suppletion, or reassignment of duties plus the interim appointment must not exceed twelve months.\n\nIn cases of permanent absence, the authorization of the Contraloría General de la República must be processed prior to making the interim appointment, indicating the details of the person to be appointed and demonstrating the applicable suitability requirements. However, if the interim appointment to the position of Internal Auditor falls to the person who holds the position of Internal Sub-Auditor, the authorization of the Contraloría General de la República shall not be required.\n\nThe Administrative Board or its representative must notify the Contraloría General de la República of the interim appointment no later than the first business day after the commencement of duties in the respective position.\n\nThe request for authorization of interim appointments submitted to the Contraloría General de la República shall include the requirements described in the guidelines issued or to be issued in the future by the Contraloría General de la República.\n\nIn the case of the reassignment of duties, substitution, or suppletion; or interim appointment of the Internal Sub-Auditor, the Administrative Board may request the opinion of the Internal Auditor regarding the suitability of the officials being considered for the position. Said opinion shall not be binding on the Highest Authority (Jerarca).\n\nCHAPTER V\nOf the Personnel of the Internal Audit\n\nArticle 31. -In human resources matters, the Internal Auditor shall exercise all the functions inherent to personnel administration, in such a way that his/her authorization must be obtained for the definition of profiles, appointments, transfers, reassignment, suspension, removal, promotion, granting of leaves, and other personnel movements, all in accordance with the legal framework governing the matter at the Registro Nacional. Any reduction in positions due to labor mobility must be previously authorized by the Internal Auditor.\n\nArticle 32. -The Internal Auditor shall propose to the Administrative Board the creation of the positions and services he/she considers essential for the fulfillment of the Annual Work Plan and, in general, for the proper functioning of the Internal Audit, all with the purpose of maintaining adequate coverage of the auditable universe and effective protection of the Public Treasury (Hacienda Pública), within the scope of his/her competence.\n\nTo determine the need for resources and support the request before the Administrative Board, the Internal Auditor is responsible for technically defining the required resources, through a study that considers his/her scope of action, the risks associated with the elements of the auditable universe, the audit cycle, the institutional reality, the volume of activities, and other factors that allow for the reasonable determination of the required resources, all in accordance with the guidelines, directives, and regulations of the competent bodies.\n\nThe requirements for the creation and filling of Internal Audit positions must consider its real needs and must not be applied to the detriment of the functioning of the internal control system of the Institution.\n\nVacancies that arise in Internal Audit positions must be filled within the deadlines established by the Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.\n\nAny reduction in positions, for any reason within the Internal Audit, must be previously authorized by the Internal Auditor. In cases where the reduction in positions affects the execution of its annual work plan or represents a weakening of the institutional control system, the Administrative Board must be informed.\n\nArticle 33. -Collectively, the personnel of the Internal Audit must be suitable in terms of knowledge in auditing, accounting, finance, statistics, administration, technology, among others, as well as the legal framework related to Public Administration and the Registro Nacional, which qualifies them to appropriately perform the assigned functions, and must possess the necessary competencies to fulfill their responsibilities.\n\nArticle 34. -The personnel of the Internal Audit, in the exercise of their competencies, shall perform their work with aptitude and due professional care. Likewise, they shall undertake actions to update and perfect their knowledge, aptitudes, and other competencies required for the practice of internal auditing.\n\nThe Internal Auditor shall carry out the necessary actions so that he/she and his/her work team perfect their knowledge, aptitudes, and other required competencies through continuous professional training.\n\nArticle 35. -The information that the Internal Auditor, Internal Sub-Auditor, or any of their subordinates obtain in the exercise of their functions shall be strictly confidential. This confidentiality shall not apply to:\n\na) Requests or requirements from the Contraloría General de República in the exercise of its oversight competence.\n\nb) Requests or requirements from the Administrative Board.\n\nc) Express requests or requirements from competent authorities stemming from a legal imperative.\n\nd) Requests or requirements for information by the Asamblea Legislativa in the exercise of its attributions.\n\nArticle 36. -When the personnel of the Internal Audit, in the performance of their functions, become involved in a legal conflict or are subject to a lawsuit, the Registro Nacional shall manage both the technical and legal support of the Institution, and the representation of the Procuraduría General de la República, if by the nature of the case, it merits state representation; all in accordance with the provisions of the Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.\n\nArticle 37. -The Internal Auditor, Internal Sub-Auditor, and the personnel of the Internal Audit must maintain high values of conduct when performing the internal audit activity. They shall conduct their actions in accordance with the provisions of the Manual de Buenas Prácticas of the Registro Nacional, as well as within the ethical framework of the Internal Audit, which incorporates the principles, values, and standards set forth in the Code of Ethics of the Institute of Internal Auditors and in the General Directives on ethical principles and statements to be observed by highest authorities (jerarcas), subordinate heads (titulares subordinados), officials of the Contraloría General de la República, internal audits, and public servants in general, issued by the Contraloría General de la República. The foregoing is without prejudice to the ethical standards of the professional associations to which its officials are affiliated and those that may be promulgated, in ethical and transparency matters, by the Registro Nacional. Such values must be evident in their actions and prevent any possible doubt in their management.\n\nCHAPTER VI\nScope of Competence of the Internal Audit\n\nArticle 38. -The Internal Audit shall fulfill its auditing and advisory function in relation to public funds subject to the scope of competence of the Registro Nacional, including trusts, special funds, and others of a similar nature, or over private funds and activities in accordance with articles 5 and 6 of the Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley N° 7428, insofar as these originate from transfers made by components within the competence of the Registro Nacional.\n\nThis function may be performed directly, through decentralized Internal Audit units, or through the contracting of external services.\n\nArticle 39. -It is the duty of the Internal Auditor to define and keep updated in the Internal Audit Manual (Manual de Auditoría Interna) of the Registro Nacional, the bodies and entities subject to the scope of action of the Internal Audit, in accordance with the stipulations of the Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.\n\nCHAPTER VII\nRelations and Coordination\n\nArticle 40. -The Internal Audit shall maintain, within the framework of its competencies, relations and coordination with the Administrative Board, the Executive Directorate (Dirección General), with the subordinate heads (titulares subordinados), and other internal and external bodies, such as the Contraloría General de la República, Control and Oversight Institutions, Legislative Commissions, Ministerio Público, Procuraduría General de la República, complainants, or other pertinent parties.\n\nArticle 41. -The Internal Auditor shall be responsible for managing these relations and regulating those of the other officials of the Internal Audit with the internal and external bodies within the scope of its institutional competence, in accordance with the applicable legal and technical framework; and in support of an effective, timely, and economic management of the internal audit activity.\n\nArticle 42. -The Internal Auditor shall have, when appropriate, the power to provide and exchange information with the Contraloría General de la República, as well as with other control entities and bodies, in accordance with the legal system. The foregoing is without prejudice to the required internal coordination and without this implying any limitation on the effective action of the Internal Audit.\n\nArticle 43. -The Internal Auditor and Internal Sub-Auditor, and other officials of the Internal Audit, with due observance of the Institution's provisions, may request from officials at any hierarchical level the collaboration, advice, and facilities that the exercise of the Internal Audit demands; likewise, they shall have any other powers necessary for the fulfillment of their competencies, in accordance with the provisions of the Ley General de Control Interno, Ley Nº 8292.\n\nArticle 44. -The Internal Auditor must obtain competent advice and assistance if the Internal Audit personnel lack the knowledge, aptitudes, and other competencies necessary to carry out the work and properly fulfill their advisory role. To meet these needs, in support of the audits he/she conducts, he/she may incorporate professionals and technicians from different disciplines, whether they are officials of the Registro Nacional or not, to carry out tasks within their specialty, through the corresponding legal procedures.\n\nArticle 45. -The Internal Auditor must establish coordination mechanisms so that the Financial Department maintains separate records of the amount of the institutional budget assigned and approved to the Internal Audit, detailed by expenditure object, in order to control the execution and modifications of the budgeted resources for it.\n\nTITLE III\nOf the Functioning of the Internal Audit\n\nCHAPTER I\nCompetencies of the Internal Audit\n\nArticle 46. -The Internal Audit shall have the competencies defined in article 22 of the Ley General de Control Interno, Ley N°8292, and other regulations issued for that purpose by the Contraloría General de la República.\n\nCHAPTER II\nDuties of the Internal Audit\n\nArticle 47. -The Internal Auditor, Internal Sub-Auditor, and officials of the Internal Audit shall comply with the duties established in article 32 of the Ley General del Control Interno, Ley N° 8292, article 8 of the Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422 and its amendments, as well as the duties determined by the regulations issued by the Contraloría General de la República and other control bodies, concerning the management of internal audits.\n\nArticle 48. -In fulfillment of the duties established for the Internal Audit, it must perform the following functions:\n\na) To conduct audits or special engagements in relation to public funds subject to its institutional competence.\n\nb) To carry out audits or special engagements in any administrative or operational unit of the Registro Nacional, at the time it deems appropriate, according to its audit plan or in accordance with the priorities of the case, when there is a request from the Administrative Board, the Executive Directorate (Dirección General), the Contraloría General de la República, due to a complaint from third parties; or because the Internal Audit so determines.\n\nc) To verify that the interests of the Institution are protected, concentrating its efforts on the areas of highest risk; to point out internal control weaknesses and the recommendations it deems pertinent to provide the basis for adequate corrective action, in order to support the fulfillment of institutional objectives and goals.\n\nd) To advise the Administrative Board at its request, in matters within its competence and knowledge, without its advice being binding on the requesting party, nor compromising the independence and objectivity of the Internal Audit in the subsequent development of the work inherent to the activity.\n\ne) To verify compliance with the applicable legal, regulatory, and technical standards in the development of new automated systems, as well as in multidisciplinary commissions of any nature that the Administration invites the Audit to join, clarifying its advisory role, whether to express timely opinions or to issue warnings (advertir), without prejudice to the subsequent follow-up and evaluation that may be applicable.\n\nf) To warn (advertir) the Active Administration about the possible consequences of certain behaviors or decisions, when it becomes aware of them.\n\ng) To verify, as pertinent, compliance with the legal and regulatory provisions governing the Institution and its functioning, as well as the policies, plans, programs, objectives, and goals that have been formulated.\n\nh) To verify compliance with the different activities related to the budget formulation phase carried out by the Active Administration.\n\ni) To evaluate, as pertinent, the operations, and also to verify the truthfulness and integrity of the records, reports, and financial and budgetary statements.\n\nj) To verify that the financial, material, and human resources available to the Registro Nacional have been managed with efficiency, effectiveness, and economy, complying with the corresponding legal framework.\n\nk) To verify the effectiveness of the plans, programs, projects, and budgets of the operational levels, and verify that their results are consistent with the objectives and goals established by the administration, providing it with the necessary recommendations to enable it to improve its management.\n\nl) To evaluate in the automated information systems, both in operation and under development, the different risks, in the phases determined by the Internal Auditor. In the case of systems under development, the Administration official responsible for each project shall promptly inform the Internal Audit of the date on which it will commence.\n\nm) Evaluate the effectiveness of risk management in the National Registry, for which the Internal Audit will verify that the Active Administration identifies and evaluates the different risks to which the Institution is exposed, plans and undertakes the pertinent measures to mitigate the negative effects of those risks, and in turn complies with the provisions of Article 18 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292. It must also promote improvements, through audit services, in the risk assessment of the organization's management processes, operations, and information systems.\n\nn) Verify that the Active Administration complies with the provisions of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, regarding the deconcentration of competencies and the contracting of support services with third parties; likewise, it may regularly examine the effective operation of critical controls in those deconcentrated units or in the provision of such services.\n\no) Authorize, by means of an opening statement (razón de apertura), the accounting and minute books that the bodies subject to its institutional competence must keep, and other books that, at the discretion of the Internal Auditor, are necessary for strengthening the internal control system.\n\np) Verify that patrimonial assets are duly controlled, accounted for, and protected against loss, deterioration, misuse, or waste.\n\nq) Evaluate the design, implementation, and effectiveness of the organization's objectives, programs, and activities related to ethics.\n\nr) Other competencies contemplated by the applicable legal, regulatory, and technical norms, observing the prohibitions established by Article 34 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292.\n\nCHAPTER III\nPowers of the Internal Audit\n\nArticle 49. -The Internal Audit shall have the powers defined in Article 33 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, as well as those determined by the legal and technical ordinance applicable to the activity of the Internal Audit in the National Registry. In this sense, it shall have the power to use, according to circumstances, the audit technique that best satisfies the needs of the examinations and verifications it carries out.\n\nCHAPTER IV\nOther aspects related to the functioning of the Internal Audit\n\nArticle 50. -Within the institutional scope of the National Registry, the Internal Audit shall provide both audit and preventive services.\n\nAudit services refer to the different types of audits according to their objectives: financial, operational, and of a special nature, in accordance with the provisions of the General Auditing Standards for the Public Sector, fundamentally aimed at evaluating the legality, effectiveness, efficiency, and economy of operations within the scope of its competence and promoting their improvement of the internal control system.\n\nArticle 51. -Preventive services correspond to advisory services (asesoría), warnings (advertencia), and authorization of books, as well as the follow-up on these tasks.\n\na) Warning (Advertencia): It is a preventive service that the Internal Audit provides to the Administrative Board (Junta Administrativa) or to subordinate heads, through which it makes observations to prevent what is legally, administratively, and technically appropriate on a specific matter or about situations, decisions, or conduct, when they come to its knowledge, with the purpose of preventing possible negative consequences from their actions or risks in management, based on subsection d) of Article 22 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292.\n\nThe warning must be in writing and is executed on matters within the competence of the Internal Auditor. The actions taken by the Administration in response to the warning shall be subject to verification by the Internal Audit.\n\nb) Advisory (Asesoría): It is a preventive service provided by the Internal Auditor orally or in writing, at the request of the Administrative Board; it is not performed ex officio. Through this service, the Internal Auditor supplies criteria, observations, and other elements of judgment for decision-making on matters strictly within their competence, within their scope of action and without undermining or compromising independence and objectivity in the subsequent development of their other competencies. The Internal Auditor assists in decision-making, without showing an inclination for a specific position, nor suggesting, recommending, or co-administering.\n\nRegarding other levels of the organization, advisory services may be given at the request of the interested party and shall be at the discretion of the Internal Auditor to provide, in accordance with the assessment of related risks, the availability of resources, and the fulfillment of the Internal Audit's annual work plan.\n\nc) Authorization of books: It is a preventive service based on subsection e) of Article 22 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, which consists of granting the opening statement (razón de apertura) and conducting periodic reviews of the effectiveness, management, authorization, and control of accounting books, as well as minute books kept by the different dependencies of the National Registry; as well as other relevant books and records that, at the discretion of the Internal Auditor, are necessary for strengthening the internal control system.\n\nArticle 52. -Audits of a special nature may cover topics of a financial accounting, budgetary, administrative, economic, legal, internal control order, and other themes related to the public treasury (hacienda pública), and may be carried out at the request of the Administrative Board of the National Registry, the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República), either ex officio or by complaints received directly by the Internal Audit.\n\nArticle 53. -The Internal Audit shall indicate to the Administration, in each case and adhering to principles of logic, reasonableness, and timeliness, the deadline within which what is requested by it must be provided. This deadline shall be established also considering the degree of complexity and urgency that the required information represents.\n\nWhen the request cannot be met within the established deadline, upon prior verification of the concurrent reasons, the responsible person must communicate this to the Internal Audit, so that it may determine whether an extension or extension of the established deadline is appropriate before its expiration.\n\nArticle 54. -The communication of results is the activity in the audit process in which the results of the work performed are reported, orally and in writing.\n\nArticle 55. -The findings obtained during the course of the audit must be discussed with the responsible officials, before issuing the final conclusions and recommendations, in order to obtain their points of view, opinions, and any necessary corrective action.\n\nExcepted are cases of audits with a reserved nature, in which their results should not be discussed, or when information of a confidential nature is obtained in the audit study, in which case the discussion must be partial.\n\nThe oral communication of results is arranged by the Internal Auditor in coordination with the team that was in charge of the study, prior to the written communication of the report, except in the cases of special reports relating to reports of findings (relaciones de hechos) and others that the regulations contemplate.\n\nReports of special studies where the opening of disciplinary procedures is recommended are excepted from the process of oral communication of results.\n\nArticle 56. -The Internal Audit must communicate the results of its audits or special audit studies, officially in writing, through objective reports addressed to the Administrative Board, as the hierarchical superior of the institution, or to the competent subordinate heads, in accordance with the provisions established in the General Law of Internal Control, Law No. 8292, and the regulations issued on the matter by the Comptroller General of the Republic, so that the pertinent decisions and actions are taken, in accordance with the deadlines that the indicated Law specifies and with the application of the National Registry's regulations in that matter.\n\nThe Internal Auditor shall define the levels and competencies for that communication.\n\nArticle 57. -Reports on audit services shall deal with various matters within its competence and with those from which potential responsibilities may arise.\n\nThe former, called internal control reports, which contain findings with their corresponding conclusions and recommendations; the latter, called reports of findings (relaciones de hechos). Both types of reports must comply with the pertinent legal, regulatory, and technical norms.\n\nAudit reports must include the objectives, scope, findings, conclusions, and recommendations, and other results of the work, according to the nature thereof and in observance of the legal provisions and regulations issued by the Comptroller General of the Republic.\n\nArticle 58. -During the development of the audit or special study, the Internal Audit shall prepare and send to the corresponding party, partial reports, memorandums, or official communications (oficios) about facts and other pertinent information obtained during the field work, when the relevance and implications of the matter, in the judgment of the Internal Auditor or Sub-Auditor, justifies that the results be timely analyzed and the recommendations addressed by the Active Administration, before finishing the work. The findings thus corrected shall be disclosed in summary form in the observations of the final audit report.\n\nArticle 59. -Reports resulting from audit services shall be processed in accordance with the provisions of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, with application of the regulations established in the National Registry, and in observance of the regulations issued by the Comptroller General of the Republic.\n\nTo warn the Administrative Board or subordinate heads, as appropriate, of their duties in the processing of reports, especially regarding the deadlines that must be observed, a section must be incorporated into the report or the presentation communication (oficio), with the transcription of Articles 36, 37, 38, and the first paragraph of Article 39 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, to warn about the possible responsibilities they may incur for unjustifiably failing to comply with the duties of said Law.\n\nArticle 60. -The communication of preventive services shall be made at the discretion of the Internal Auditor or Internal Sub-Auditor, who shall define the content and form of the reports, official communications (oficios), or other means of communication, according to the nature of the matters referred to and their professional judgment.\n\nArticle 61. -If, as part of programmed audits and special studies, acts or events that are presumably irregular or illegitimate that endanger or cause damage to the Public Treasury (Hacienda Pública) are detected, the Internal Audit must submit the events to the knowledge of the Active Administration by means of a report of findings (relación de hechos), which shall serve as input for the Administration to determine the existence of eventual administrative, civil, and criminal responsibilities.\n\nThe content of the reports of findings (relaciones de hechos) shall conform to the guidelines issued by the Comptroller General of the Republic.\n\nThe information, documentation, and other evidence of the preliminary investigations carried out by the Internal Audit shall be confidential during the formulation of the respective report and until the completion of the hearing procedure granted to the interested party for their eventual administrative and civil responsibility, in accordance with the provisions of Articles No. 6 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, and No. 8 of the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service, Law No. 8422 and its reforms.\n\nArticle 62. -Internal auditors who conduct investigations and prepare reports of findings (relación de hechos) may be consulted in the hearings granted to interested parties for their eventual administrative and civil responsibility, in their exclusive capacity as a qualified expert and only regarding doubts that may arise from the content of the report within the scope of the matter under investigation.\n\nArticle 63. -The Internal Auditor must establish and maintain, as a vital and permanent part of the Internal Audit's activity, the follow-up on recommendations, observations, advisory services, warnings, and other products resulting from its management, to ensure their timely, adequate, and effective attention by the administration.\n\nThe follow-up must also include the results of evaluations performed by external auditors, the Comptroller General of the Republic, and other corresponding control and oversight institutions. The results of the follow-up shall be communicated annually by the Internal Auditor to the Administrative Board, in accordance with the provisions of subsection g) of Article 22 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, without prejudice to other related reports, at the discretion of the Internal Auditor, when deemed pertinent.\n\nArticle 64. -The Internal Auditor must render accounts of their management through the presentation of an annual report on the execution of the work plan, as well as the report on the status of the recommendations of the Internal Audit, the Comptroller General of the Republic, and the offices of public accountants, in these last two cases when they are known to the Internal Auditor, directed to the Administrative Board, without prejudice to the preparation of other reports, either at the request of the Hierarch or ex officio, when at the discretion of the Internal Auditor circumstances so warrant.\n\nLikewise, they must present the final management report, when applicable according to the provisions of subsection e) of Article 12 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, in accordance with the requirements established for such effect by the Comptroller General of the Republic; and comply with the budgetary and management evaluation reports that the Administration requires, in accordance with the legal provisions regulating the matter.\n\nArticle 65. -The Active Administration shall keep and maintain updated a registry to control the progress of the implementation of the Internal and external Audit recommendations, compliance with established deadlines, as well as the provisions and recommendations of the Comptroller General of the Republic and other external control bodies brought to its knowledge. The Active Administration shall render accounts every three months to the Administrative Board on the attention given to the issued provisions and recommendations.\n\nThe Internal Audit shall follow up on compliance with the above provision.\n\nTITLE IV\nFinal Provisions\n\nArticle 66. -Non-compliance with the provisions of this Regulation shall be grounds for administrative responsibility for the Internal Auditor, Internal Sub-Auditor, and officials of the Internal Audit, the Members of the Administrative Board, subordinate heads, and other officials of the National Registry, in accordance with the provisions of Chapter V of the General Law of Internal Control, Law No. 8292.\n\nThe determination of responsibilities and application of administrative sanctions corresponds to the competent body, according to the regulations applicable to them.\n\nArticle 67. -Repeal the \"Regulation of Organization and Functioning of the Internal Audit of the National Registry\" (Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Registro Nacional), approved by the Administrative Board of the National Registry, through firm agreement J492 taken in ordinary session 37-2007, held on October 18, 2007.\n\nArticle 68. -Effectiveness. It governs as of its publication in the Official Gazette (Diario Oficial La Gaceta)." }