{ "id": "norm-92170", "citation": "Resolución 0187", "section": "norms", "doc_type": "resolution", "title_es": "Reconocimiento a la Excelencia Ambiental 2020", "title_en": "2020 Environmental Excellence Recognition", "summary_es": "La Resolución R-0187-2020-MINAE crea el Reconocimiento a la Excelencia Ambiental – Edición 2020 y aprueba el procedimiento metodológico para su otorgamiento. Este reconocimiento público se entrega anualmente a instituciones de la Administración Pública que demuestren un destacado desempeño en la implementación de su Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI). Se establece que serán acreedoras aquellas instituciones ubicadas en la franja verde (+) del Semáforo de Implementación del PGAI, con una calificación igual o superior a 92.5, y que cumplan requisitos como estar al día con informes de avance y tener una evaluación reciente (presencial o virtual). El procedimiento detalla las fases de preparación, ejecución y post-inspección de las visitas de seguimiento, los instrumentos de evaluación (Plantilla para Inspecciones y Plantilla para Calificación), y las responsabilidades del organizador (DIGECA) y de las instituciones reconocidas. Se fundamenta en el Decreto Ejecutivo N° 36499, que regula los PGAI, y en la Ley N° 8839 de Gestión Integral de Residuos.", "summary_en": "Resolution R-0187-2020-MINAE establishes the 2020 Environmental Excellence Recognition and approves the methodological procedure for its conferral. This public acknowledgment is awarded annually to public-sector institutions demonstrating outstanding performance in implementing their Institutional Environmental Management Program (PGAI). Eligible are institutions placed in the green (+) band of the PGAI Implementation Traffic Light, scoring 92.5 or above, and meeting requirements such as being up to date with progress reports and having a recent evaluation (on-site or virtual). The procedure details the preparation, execution, and post-inspection phases of follow-up visits, the evaluation instruments (Inspection Template and Scoring Template), and the responsibilities of the organizer (DIGECA) and recognized institutions. The legal basis is Executive Decree No. 36499, which regulates PGAI, and Law No. 8839 on Integrated Waste Management.", "court_or_agency": "", "date": "04/08/2020", "year": "2020", "topic_ids": [ "environmental-law-7554" ], "primary_topic_id": "environmental-law-7554", "es_concept_hints": [ "PGAI (Programa de Gestión Ambiental Institucional)", "DIGECA (Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental)", "Semáforo de Implementación", "Decreto Ejecutivo N° 36499", "Ley N° 8839 Gestión Integral de Residuos" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 19", "law": "Decreto Ejecutivo N° 36499-S-MINAE" }, { "article": "Art. 28", "law": "Ley N° 8839" }, { "law": "Decreto Ejecutivo N° 37567" }, { "law": "Resolución R-0187-2020-MINAE" } ], "keywords_es": [ "PGAI", "excelencia ambiental", "reconocimiento ambiental", "gestión ambiental institucional", "semáforo de implementación", "DIGECA", "Decreto Ejecutivo 36499", "Ley 8839", "sector público", "evaluación ambiental", "MINAE", "plantilla de calificación", "visita de seguimiento", "Resolución 0187-2020", "buenas prácticas ambientales" ], "keywords_en": [ "PGAI", "environmental excellence", "environmental recognition", "institutional environmental management", "implementation traffic light", "DIGECA", "Executive Decree 36499", "Law 8839", "public sector", "environmental evaluation", "MINAE", "scoring template", "follow-up visit", "Resolution 0187-2020", "environmental best practices" ], "excerpt_es": "1°—Crear el Reconocimiento a la Excelencia Ambiental - Edición 2020, que será entregado en el segundo semestre del 2020 a todas aquellas instituciones de la Administración Pública, que a partir de la última visita de seguimiento anual realizada por la DIGECA se hayan ubicado en la franja verde (+) del Semáforo de Implementación del PGAI. Adicionalmente, estas dependencias deberán cumplir con los siguientes requisitos para ser galardonadas:\na) Contar con una evaluación in situ o virtual en la que se hayan aplicado las herramientas y procedimientos definidos por la DIGECA. Dicha evaluación debe contar con no más de un año (a la fecha que concluye el corte de calificación global).\nb) Estar ubicada en la categoría verde (+) del Semáforo de Implementación del PGAI.\nc) Estar al día con los informes de avance del PGAI (informes de avance 2019).\nd) En el caso de las instituciones que ya cumplieron 5 años de implementación del PGAI, deberán contar en su expediente con el nuevo PGAI, tal como se estipula en el artículo 17 del Decreto Ejecutivo N° 36499.", "excerpt_en": "1°—To create the 2020 Environmental Excellence Recognition, which will be awarded in the second half of 2020 to all public-sector institutions that, based on the latest annual follow-up visit conducted by DIGECA, are placed in the green (+) band of the PGAI Implementation Traffic Light. Additionally, these units must meet the following requirements to be awarded:\na) Have an on-site or virtual evaluation in which the tools and procedures defined by DIGECA have been applied. This evaluation must be no more than one year old (as of the cutoff date for overall scoring).\nb) Be placed in the green (+) category of the PGAI Implementation Traffic Light.\nc) Be up to date with PGAI progress reports (2019 progress reports).\nd) For institutions that have already completed 5 years of PGAI implementation, they must have the new PGAI in their file, as stipulated in Article 17 of Executive Decree No. 36499.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "The Environmental Excellence Recognition is created for public institutions with outstanding PGAI performance, and the evaluation methodology is approved.", "summary_es": "Se crea el Reconocimiento a la Excelencia Ambiental para instituciones públicas con desempeño sobresaliente en PGAI y se aprueba la metodología de evaluación." }, "pull_quotes": [ { "context": "Resuelve 1°", "quote_en": "To create the 2020 Environmental Excellence Recognition, which will be awarded in the second half of 2020 to all public-sector institutions that, based on the latest annual follow-up visit conducted by DIGECA, are placed in the green (+) band of the PGAI Implementation Traffic Light.", "quote_es": "Crear el Reconocimiento a la Excelencia Ambiental - Edición 2020, que será entregado en el segundo semestre del 2020 a todas aquellas instituciones de la Administración Pública, que a partir de la última visita de seguimiento anual realizada por la DIGECA se hayan ubicado en la franja verde (+) del Semáforo de Implementación del PGAI." }, { "context": "Alcance del procedimiento", "quote_en": "This procedure applies to public-sector institutions that have officially submitted the PGAI and have been implementing it for more than 6 months.", "quote_es": "El presente procedimiento aplica a las instituciones de la Administración Pública que han entregado oficialmente el PGAI y tienen más de 6 meses de su implementación." }, { "context": "6.1.1 Sobre la Participación", "quote_en": "Any institution that submits its PGAI will automatically be subject to the evaluation procedure detailed in this document, as it will be applied ex officio within the framework of the monitoring and control procedures established by Executive Decree No. 36499.", "quote_es": "Toda aquella institución que haga entrega de su PGAI, automáticamente será sujeta al procedimiento de evaluación que en el presente documento se detalla, pues se aplicará de oficio en el marco de los procedimientos de seguimiento y control que establece el Decreto Ejecutivo N° 36499." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [ { "target_id": "norm-70199", "kind": "concept_anchor", "label": "Decreto Ejecutivo N° 36499-S-MINAE Art. 19" }, { "target_id": "norm-68300", "kind": "concept_anchor", "label": "Ley N° 8839 Art. 28" }, { "target_id": "norm-74462", "kind": "concept_anchor", "label": "Decreto Ejecutivo N° 37567" }, { "target_id": "norm-92170", "kind": "concept_anchor", "label": "Resolución R-0187-2020-MINAE" } ], "external": [] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=92170&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": null, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 0187\n\n Crea el Reconocimiento a la Excelencia Ambiental - Edición 2020 y aprueba el\nProcedimiento “Metodología de evaluación para el otorgamiento del Reconocimiento Excelencia\nAmbiental - Edición 2020\n\nTexto Completo acta: 13A220\n\nMINISTERIO DE AMBIENTE Y ENERGÍA\n\nR-0187-2020-MINAE.-Ministerio de Ambiente y Energía.- San José, a las\nocho horas cincuenta minutos del cuatro de agosto de dos mil veinte.\n\nResultando:\n\nÚnico-Que el día nueve de mayo de dos mil once, se publicó en La\nGaceta N° 88 el Decreto Ejecutivo N° 36499-S-MINAE \"Reglamento para la\nelaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector\nPúblico de Costa Rica\", cuyo objeto es establecer los lineamientos para que\ntodas las instituciones de la Administración Pública logren formular,\nactualizar e implementar un Programa de Gestión Ambiental Institucional \"PGAI\".\n\nConsiderando:\n\nI.-Que en el Decreto Ejecutivo N° 36499-S-MINAE se establece la\nposibilidad de promover mecanismos de premiación y/o reconocimiento para\naquellas instituciones que demuestren un destacado desempeño ambiental.\n\nII.-Que el artículo 19 del Decreto Ejecutivo N° 36499-S-MINAE establece\nque con fundamento al informe anual de presentación e implementación de los\nPGAI se otorgará un reconocimiento público a las instituciones de la\nAdministración Pública que tengan un destacado desempeño ambiental.\n\nIII.-Que con base en las visitas a las instituciones de la\nAdministración Pública que se realizan periódicamente, se hace una evaluación\nde sus PGAI con su respectiva calificación, para lo cual se emplea una\nplantilla compuesta por aproximadamente 18 criterios, entre los que destaca la\nidentificación de buenas prácticas en cuanto ahorros de agua y energía\n(electricidad y combustible), promoción de la política ambiental, gestión\nadecuada de residuos y la aplicación de criterios ambientales en las compras\ndel estado, entre otros aspectos.\n\nIV.-El semáforo del PGAI es una herramienta en que se ilustra el\ndesempeño de las instituciones públicas en la implementación del PGAI. Con base\nen la nota de calificación obtenida con la \"Plantilla para la calificación de\ninstituciones públicas\" las instituciones se categorizan en tres posibles\nrangos: rojo, amarillo y verde.\n\nV.-En el Semáforo de los PGAI el color verde (+) representa a aquellas\ninstituciones que han entregado PGAI y que han tenido una calificación de 92.5\no superior en la visita de seguimiento, lo que implica que su gestión ambiental\nha sido excelente, el color verde (-) corresponde al rango de notas entre menos\nde 92.5 hasta 85 que denota una muy buena gestión. El color amarillo (+)\nmuestra a aquellas instituciones que han entregado PGAI y la implementación ha\nsido buena con una calificación inferior a 85 hasta un 62.5, mientras que el\ncolor amarillo (-) se encuentran aquellas instituciones con calificaciones\nentre menos de 62.5 hasta 40 con una regular gestión. El color rojo (+)\nrepresenta una gestión deficiente, por lo que fueron calificadas en un rango de\nmenos de 40 hasta 20, y el rojo (-) identifica aquellas instituciones con un\nnivel de implementación muy deficiente con notas menores a 20. Adicionalmente,\nen el Semáforo se incluye una X (equis) evidenciando aquellas instituciones que\nno han presentado su PGAI.\n\nVI.-Muchas instituciones de la Administración Pública han asumido el\nreto, logrando en estos 11 años de funcionamiento del Programa un destacado\ndesempeño ambiental. Es por ello que se considera necesario dar a conocer ante\nla ciudadanía el esfuerzo realizado por medio de la creación del Reconocimiento\na la Excelencia Ambiental - Edición 2020. Por tanto,\n\nEl MINISTRO DE AMBIENTE Y ENERGÍA,\n\nRESUELVE:\n\nCon fundamento en los anteriores considerandos, dispone:\n\n1°-Crear el Reconocimiento a la Excelencia Ambiental - Edición 2020, que\nserá entregado en el segundo semestre del 2020 a todas aquellas instituciones\nde la Administración Pública, que a partir de la última visita de seguimiento\nanual realizada por la DIGECA se hayan ubicado en la franja verde (+) del\nSemáforo de Implementación del PGAI. Adicionalmente, estas dependencias deberán\ncumplir con los siguientes requisitos para ser galardonadas:\n\na) Contar con una evaluación in situ o virtual en la que se hayan\naplicado las herramientas y procedimientos definidos por la DIGECA. Dicha\nevaluación debe contar con no más de un año (a la fecha que concluye el corte\nde calificación global).\n\nb) Estar ubicada en la categoría verde (+) del Semáforo de\nImplementación del PGAI.\n\nc) Estar al día con los informes de avance del PGAI (informes de avance\n2019).\n\nd) En el caso de las instituciones que ya cumplieron 5 años de\nimplementación del PGAI, deberán contar en su expediente con el nuevo PGAI, tal\ncomo se estipula en el artículo 17 del Decreto Ejecutivo N° 36499.\n\n2°-Aprobar el Procedimiento \"Metodología de evaluación para el\notorgamiento del Reconocimiento Excelencia Ambiental - Edición 2020\".\n\n(Nota de Sinalevi: El presente Procedimiento\n\"Metodología de evaluación para el otorgamiento del Reconocimiento Excelencia\nAmbiental - Edición 2020 se extrajo del sitio web del Ministerio\nde Ambiente y Energía y se transcribe a continuación:)\n\n \n\nProcedimiento \"Metodología de evaluación para el\notorgamiento del Reconocimiento Excelencia Ambiental - Edición 2020\"\n\n1. Introducción\n\nDesde el año 2007, el Ministerio de Ambiente y\nEnergía, por medio de la Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental (en\nadelante DIGECA) ha promovido la elaboración e implementación de Programas de\nGestión Ambiental en las instituciones de la Administración Pública. Es a\npartir del año 2011, con el impulso que dio en materia ambiental la Ley para la\nGestión Integral de Residuos N° 8839 y la Publicación del Decreto Ejecutivo No\n36499 \"Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental\nInstitucional en el Sector Público de Costa Rica\", que estos programas tomaron\nmayor fuerza, al incorporar a todas las instancias que conforman el sector\npúblico costarricense (incluyendo a las municipalidades).\n\nDe acuerdo con el Decreto Ejecutivo N° 36499, el\ncumplimiento en la implementación de los PGAI recae en los jerarcas y en las\ncomisiones ambientales de cada institución, quienes tienen la función de\nejecutar medidas ambientales en procura del consumo racional del agua, la\nelectricidad, el combustible, el papel; así como el reto de reducir emisiones\natmosféricas e implementar la gestión integral de residuos (sólidos y\nlíquidos), entre otros aspectos.\n\nMuchas instituciones públicas han asumido el reto,\nlogrando en estos años un destacado desempeño ambiental. Es por ello que se\nconsidera necesario dar a conocer ante la ciudadanía y las instituciones de la\nAdministración Pública, el esfuerzo que muchas dependencias están haciendo,\nrazón por la que se crea el Reconocimiento Excelencia Ambiental, el cual llega\nen este año 2020 a su IV Edición.\n\nEl mecanismo empleado para la designación de dicho\nReconocimiento ha sido la calificación que se obtiene de una visita presencial\na la institución para verificar el desempeño en la implementación del PGAI, no\nobstante, en el marco de la pandemia por el Covid-19, a partir del mes de abril\ndel año en curso, a las instituciones de la Administración Pública que faltaban\nde ser visitadas se les aplicó una visita mediante un mecanismo virtual\n(reuniones virtuales entre evaluador (a) y personal de las instituciones, así\ncomo por medio de correos electrónicos) En ambas condiciones (visita física o\npor mecanismos virtuales) se aplicó la misma plantilla, la cual evalúa 18\naspectos del PGAI, sobre lo que, cada dependencia debía aportar las evidencias\ncorrespondientes. Estas variaciones del procedimiento se amparan en la\ndeclaratoria de estado de emergencia nacional en todo el territorio de la\nRepública de Costa Rica, debido a la situación de emergencia sanitaria\nprovocada por la enfermedad COVID-19 establecida por medio delDecreto Ejecutivo\nN° 42227-MP-S y las demás instrucciones emanadas del Poder Ejecutivo por medio\nde: Directriz Presidencial Nº 073-S-MTSS \"Sobre las medidas de atención y coordinación\ninterinstitucional ante la alerta sanitaria por coronavirus\", Directriz\n077-S-MTSS-MIDEPLAN \"Funcionamiento de las instituciones estatales durante la\ndeclaratoria de emergencia nacional por el covid-19\", la Directriz interna del\nMinisterio de Ambiente y Energía Nº 0002-2020 y las medidas solicitadas por la\nComisión del COVID19 del MINAE en distintos oficios (Nº C-COVID19-001-2020 y\nCCOVID19-004-2020).\n\n2. Objetivo\n\nDar a conocer los pasos, instrumentos\ny criterios técnicos mediante los cuales se asignará el Reconocimiento\nExcelencia Ambiental, en su edición 2020, a las instituciones de la\nAdministración Pública en el marco de la implementación de los Programas de\nGestión Ambiental Institucional (PGAI); programas establecidos de acuerdo con\nel artículo 28 de la Ley N°8839, el Decreto Ejecutivo N°37567 \"Reglamento\nGeneral a la Ley para la Gestión Integral de Residuos\" y el Decreto Ejecutivo\nN°36499.\n\n3. Alcance del procedimiento\n\nEl presente procedimiento aplica a\nlas instituciones de la Administración Pública que han entregado oficialmente\nel PGAI y tienen más de 6 meses de su implementación.\n\n4. Definiciones\n\n               \na)\nAdministrador de base de datos: funcionario que tiene a cargo el\nmantener al día las bases de datos de los archivos de PGAI de las instituciones\npúblicas que han presentado el PGAI y que entregan periódicamente los informes\nde avance. Asimismo, asume la actualización permanente del Semáforo de\nImplementación de los PGAI.\n\n               \nb)\nReconocimiento de Excelencia Ambiental: Es el reconocimiento\nanual que se otorga a las instituciones públicas que cuentan con un PGAI y han\ntenido un destacado desempeño, de acuerdo con la última visita de seguimiento,\npor lo cual se ubican en el Semáforo de Implementación del PGAI en la\nfranja verde (+), lo que significa que son dependencias que han obtenido\ncalificaciones de 92.5% o superior La clasificación se hace en apego a la\naplicación del instrumento de evaluación denominado: \"Plantilla para la\nCalificación de Instituciones Públicas\" y cuyos resultados se divulgan\nen el Semáforo de Implementación del PGAI (en el sitio web de la DIGECA). Dicho\nreconocimiento establece para cada Edición una determinada metodología, la cual\nes oficializada por medio de una Resolución del Ministro de Ambiente y Energía.\n\n               \nc)\nCriterios de evaluación: conjunto de aspectos que se analizan en\nla implementación de los PGAI. Destacan entre ellos: política ambiental,\nfuncionamiento de la comisión institucional de PGAI, implementación de buenas\nprácticas, compras sustentables, métricas, gestión de la información, entre\notros criterios que están contenidos en el instrumento de evaluación \"Plantilla\npara la Calificación de Instituciones Públicas\".\n\n \n\nd) Instituciones\npúblicas: órganos del Poder Legislativo, del Poder Judicial, ministerios,\ninstituciones del sector público descentralizado institucional, instituciones\ndel sector público descentralizado territorial y todas aquellas contenidas en\nla organización del Sector Público.\n\ne) Organizador:\nencargado de gestionar los procesos técnicos y logísticos del\nReconocimiento Excelencia Ambiental. Para efectos del presente reconocimiento,\nesta función recaerá en la Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental\n(DIGECA) del MINAE.\n\nf) Evaluador\n(a): funcionario (a) del proceso de Monitoreo y Control de la DIGECA\nque lleva a cabo las evaluaciones, siguiendo con lo estipulado en el Procedimiento\nEjecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI.\nEn resumen, el evaluador lleva a cabo análisis documental del expediente de la\nbase de datos de PGAI, aplica a la institución (presencial o virtualmente) una\nPlantilla para inspecciones de PGAI, recaba las evidencias aportadas por la\ndependencia, aplica la plantilla para la calificación de instituciones públicas\ny posteriormente genera un oficio con la calificación y recomendaciones.\n\ng) Plantilla\npara inspecciones de PGAI: es un instrumento que registra una serie de\ncriterios ambientales básicos del PGAI. Dicha plantilla se aplica en el marco\nde las visitas presenciales o virtuales a las instituciones. La información de\nla plantilla debe estar respaldada por documentación que aporta la institución.\n\nh) Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas: consiste en una hoja de cálculo en\ndonde se incluyen todos los criterios de evaluación del PGAI, sus respectivos pesos y reglas de\ndecisión. Esta plantilla fue diseñada empleando la metodología de Análisis de Múltiples Criterios\n(AMC) y matrices de pares comparados (esto último para efectos de asignar los pesos según criterio\nde evaluación). En dicha plantilla se registran los resultados obtenidos de la visita de inspección,\nse determina una nota de calificación ordinaria, en una escala de 1 a 100 (teniendo posibilidad de\nasignación de puntos extra, que podría elevar la nota total hasta 104.5) y finalmente se ilustra en\nel instrumento denominado \"Semáforo de Implementación de los PGAI\", donde las instituciones pueden\nenmarcarse en cuatro categorías: blanco, que indica que la institución no cuenta con el PGAI, rojo\nque implica un desempeño deficiente, amarillo (que va de regular a muy bueno), verde que implica de\nmuy bueno a excelente. Ver plantilla en el sitio Web http://www.digeca.go.cr/documentos/plantilla-\nde-evaluacion-de-implementacion-de-pgai\n\ni) Programa\nde Gestión Ambiental Institucional: según el Decreto Ejecutivo No.\n36499, el PGAI es un instrumento de planificación que se fundamenta en los\nprincipios metodológicos de un Sistema de Gestión Ambiental. Se parte de un\ndiagnóstico ambiental del quehacer institucional que considere todos los\naspectos ambientales inherentes a la organización, incluyendo los relacionados\ncon la eficiencia energética, residuos y cambio climático, entre otros aspectos\nambientales. A partir de este diagnóstico, se priorizan, establecen e\nimplementan medidas de prevención, mitigación, compensación o restauración de\nlos impactos ambientales, ya sea a corto, mediano o largo plazo.\n\nj) Semáforo\nde Implementación de los PGAI: el semáforo del PGAI, es una herramienta\nen que se ilustra el desempeño de las instituciones públicas en la\nimplementación del PGAI. Con base en la nota de calificación obtenida con la \"Plantilla\npara la Calificación de Instituciones Públicas\". Las instituciones se\ncategorizan en tres posibles rangos: rojo, amarillo y verde. Ver el semáforo en\nel sitio Web http://www.digeca.go.cr/areas/semaforo-de-implementacion-de-pgai\n\nk) Visita de\nInspección de PGAI: proceso de verificación del nivel de implementación\ndel PGAI institucional que consiste de tres fases: a) preparación de la\ninspección (revisión documental y coordinación de la inspección in situ o\nvirtual), b) Inspección in situ o virtual en la cual se consigna la información\nen el instrumento denominado \"Plantilla para inspecciones de PGAI\", c)\nCalificación del nivel de implementación del PGAI institucional (aplicación de\nla \"Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas\" y remisión de\nhallazgos y recomendaciones a la institución. 5.1 El Organizador:\n\n            5.\nResponsabilidades\n\nEl organizador del\npresente Reconocimiento tendrá a cargo las siguientes responsabilidades:\n\na) Planificar\nanualmente las visitas de inspección, presenciales o virtuales, a las instituciones\npúblicas que han presentado oficialmente el PGAI.\n\nb) Mantener al día\nel Semáforo de Implementación de los PGAI.\n\nc) Llevar al día el\nregistro de las instituciones que presentan los Informes de Avance.\n\nd) Llevar a cabo\nlas visitas de inspección con un equipo de evaluadores de la DIGECA.\n\ne) Seleccionar las\ninstituciones que serán reconocidas de acuerdo con la metodología que se\naplique para esa edición.\n\nf) Coordinar en\nconjunto con el Despacho del Ministro de Ambiente y Energía, la logística del\nacto de entrega de los reconocimientos.\n\ng) Mantener un\nregistro actualizado de las instituciones reconocidas en cada edición.\n\nh) Comunicar\noficialmente a las instituciones acerca del reconocimiento que se les otorgará.\n5.2 La Institución Reconocida\n\nLa institución que\nresulte reconocida tendrá las siguientes responsabilidades:\n\na) Las\ninstituciones seleccionadas para el Reconocimiento Excelencia Ambiental, asumen\nel compromiso de informar a todo el personal de la institución acerca del\ngalardón obtenido, así como de hacer público el reconocimiento al trabajo de la\nComisión Ambiental Institucional que coordinó el proceso de las actividades\ncontempladas en el Plan de Acción del PGAI.\n\n               \nb)\nEn el plazo de vigencia del reconocimiento, que es de un año, la institución\ndeberá mantener todas las prácticas ambiéntales que ubicaron a la institución\nen la categoría verde (+).\n\n               \nc)\nDeberá mantenerse al día con la entrega de los informes de avance.\n\n               \nd)\nLos signos externos sobre el reconocimiento que la institución elabore deberán\ncolocarse exclusivamente en los edificios que estén dentro del alcance que se\nindicó en la visita de seguimiento.\n\n               \ne)\nEn caso de ser solicitado por la DIGECA, el acreedor del reconocimiento deberá\ndocumentar la experiencia de implementación exitosa del PGAI, según los\nlineamientos que estipule la Dirección. 6.1 Procedimiento\n\n6. Desarrollo\n\n6.1.1. Sobre la Participación en el Reconocimiento Excelencia\nAmbiental\n\nToda aquella institución que haga entrega de su PGAI,\nautomáticamente será sujeta al procedimiento de evaluación que en el presente\ndocumento se detalla, pues se aplicará de oficio en el marco de los\nprocedimientos de seguimiento y control que establece el Decreto Ejecutivo N°\n36499, sobre los Programas de Gestión Ambiental Institucional (PGAI). El\nregistro de instituciones que realiza entrega de PGAI, se consigna en la Base\nde Datos de PGAI disponible en la DIGECA.\n\n6.1.2. Evaluación del Nivel de Implementación del PGAI\n\nPara la evaluación del nivel de implementación del PGAI\ninstitucional, se aplicará el procedimiento denominado \"Ejecución de visitas\nde seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI\" (Anexo I). De\nesta manera se garantizará la rigurosidad de la evaluación, en los casos en que\nla visita deba realizarse por medios virtuales.\n\nTal como lo establece el procedimiento, la información de la\nvisita se recopilará en el instrumento \"Plantilla para inspecciones de PGAI\",\nel cual se denomina \"Formulario para el seguimiento del avance en la\nimplementación del PGAI\" (que evalúa 18 items). Este podrá aplicarse in situ o\nbien por medios virtuales.\n\nPosteriormente,\nla calificación del nivel de implementación del PGAI institucional, se hará con\nbase en la aplicación de la \"Plantilla para la Calificación de Instituciones\nPúblicas\", luego se remite la nota final obtenida para ser revisada por el\nadministrador de bases de datos, quien se encarga de ubicar a la institución en\nel Semáforo de Implementación del PGAI. Una vez que se cuenta con la\ncalificación definitiva se comunica a la institución pública por medio de un\noficio los hallazgos y recomendaciones finales.\n\n6.1.3 Casos Excepcionales\n\nEn los casos en que una institución, por razones justificadas\npor medio de un oficio, haya solicitado no ser evaluada en el periodo en que\naplica la visita de seguimiento, la dependencia no será considerada en la\nescogencia para la presente Edición del Reconocimiento Excelencia Ambiental.\n\n6.1.4. Selección de las Instituciones Reconocidas\n\nEl reconocimiento Excelencia Ambiental en la IV Edición 2020,\nserá otorgado a todas aquellas instituciones públicas que cumplan con los\nsiguientes requisitos:\n\n               \na)\nContar con una evaluación in situ o virtual en la que se hayan aplicado\nlas herramientas y procedimientos definidos por la DIGECA. Dicha evaluación\ndebe contar con no más de un año (a la fecha que concluye el corte de\ncalificación global).\n\n               \nb)\nEstar ubicada en la categoría verde (+) del Semáforo de Implementación del\nPGAI.\n\n               \nc)\nEstar al día con los informes de avance del PGAI (informes de avance 2019).\n\n               \nd)\nEn el caso de las instituciones que ya cumplieron 5 años de implementación del\nPGAI, deberán contar en su expediente con el nuevo PGAI, tal como se estipula\nen el artículo 17 del Decreto N° 36499. 7.1 Procedimiento \"Ejecución de visitas\nde seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI\" (Anexo I).\n\n               \nPosteriormente,\nse ordenan las instituciones en un ranking según nota obtenida en el semáforo\nde PGAI hasta llegar a la calificación de 92.5%.\n\n6.1.4. Comunicación a las Instituciones Reconocidas y la\nEntrega del Reconocimiento\n\nLa DIGECA informará al Despacho del Ministerio de Ambiente y\nEnergía (MINAE), sobre la lista de las instituciones recomendadas para el\nreconocimiento, para que desde esta instancia se ratifique y comunique la\ndesignación a las instituciones por medio de un oficio.\n\nLa entrega\noficial de los reconocimientos se hará por parte del Ministro de Ambiente y\nEnergía en el lugar, fecha y hora que se indique en el oficio de comunicación\nque acredita la institución como seleccionada para el galardón. Los aspectos\nlogísticos de dicha entrega, estarán supeditados a los recursos con que se\ncuenten para este acto por parte del organizador.\n\n7.\nAnexos\n\n               \n7.1 Procedimiento\n\"Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan\nPGAI\" (Anexo I).\n\n               \n7.2 Criterios y\npesos de evaluación considerados en la \"Plantilla para la Calificación de\nInstituciones Públicas\" (Anexo II).\n\n               \n \n\nANEXO I\n\n \n\n| | PROCEDIMIENTO | Pertenece a: Comisión Técnica evaluadora de PGAI | | | --- | --- | --- | --- |\n| Fecha de Revisión: 29-01-2020 | Fecha de emisión: 04/01, 2016. | | | | Ejecución de visitas de\nseguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI | Código: CTE-P-02-2013 | Revisión: 1 |\nPágina: 1 / 5 |\n\n \n\no Introducción\n\nCon el fin de contar con una herramienta que\n defina las pautas a seguir en las visitas de seguimiento a las distintas\n instituciones públicas que han tramitado el PGAI ante la Comisión Técnica\n Evaluadora de PGAI, se desarrolla el presente procedimiento donde se\n establecen las pautas a seguir para la preparación y ejecución de las visitas\n de inspección, de manera que el proceso de valoración sea estandarizado y el\n resultado sea representativo. Los funcionarios de MINAE y MS deben actuar de\n manera atenta y profesional para procurar recopilar y/o verificar la\n información necesaria que demuestre el nivel de implementación del PGAI\n institucional, además de mostrar una actitud abierta con el fin de\n identificar necesidades de apoyo en la institución así como sugerencias de\n mejora en el proceso.\n\nPropósito - Objetivo\n\nContar\n con un instrumento ágil y sistemático donde se establezca los lineamientos a\n seguir en las visitas de seguimiento, con el fin de verificar los resultados\n de implementación del PGAI en las organizaciones.\n\nAlcance\n\nEste procedimiento es de aplicación de todos\n los funcionarios de MINAE y MS involucrados directamente e indirectamente con\n la Comisión Técnica Evaluadora de PGAI y que procuran participar en las visitas\n de seguimiento para determinar el nivel de implementación del PGAI en las\n instituciones públicas.\n\nAbreviaturas\n\nCTE: Comisión Técnica Evaluadora de los\n PGAI integrada por representantes de MINAET y MS, según Decreto Ejecutivo\n No. 36499\n\nDCC: Dirección de Cambio Climático del\n MINAE\n\nDIGECA: Dirección de Gestión de la Calidad\n Ambiental del MINAE\n\nDE: Dirección de Energía del MINAE\n\nMINAE: Ministerio de Ambiente y Energía\n\nMS: Ministerio de Salud\n\nPGAI: Programas de Gestión Ambiental\n Institucional\n\nITU: Informe Técnico Unificado\n\n Códigos utilizados\n\nCTE-P-02-2012: Procedimiento para la\n ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan\n PGAI.\n\n Referencias\n\n. Ley Nº 7447 Regulación del Uso\n Racional de la Energía, 13 diciembre 1994.\n\n. Ley Nº 8219 del 2 de marzo del 2002,\n mediante la cual se aprueba el Protocolo de Kyoto de la Convención Marco\n de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático.\n\n. Decreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAET\n Reglamento para la elaboración de los Programas de Gestión Ambiental\n Institucional.\n\n. Decreto Ejecutivo Nº 25584 Reglamento\n para la Regulación del Uso Racional de la Energía, 08 noviembre 1996.\n\n. Ley Nº. 8839 Ley para la Gestión\n Integral de Residuos,13 julio 2010\n\n. Decreto Ejecutivo Nº Reglamento General\n a la Ley para la Gestión Integral de Residuos\n\n \n\n Autoridades y Responsables\n\nEs responsabilidad de la Comisión Técnica\n Evaluadora de los PGAI (CTE) asegurar la aplicación, el control y la supervisión\n del empleo riguroso de este procedimiento en la gestión organizacional, así\n como, su revisión y actualización.1\n\n1 Ver artículos 4 y 5 del Decreto Ejecutivo No.\n 36499 \n\n Definiciones\n\nInstituciones de la Administración\n Pública: ministerios, instituciones autónomas o semiautónomas, oficinas\n regionales, municipalidades y todas aquellas dependencias o instalaciones\n en las que laboren funcionarios del Estado Costarricense.\n\nPrograma de Gestión Ambiental\n Institucional: según el Decreto Ejecutivo No. 36499, un PGAI es un\n instrumento de planificación que se fundamenta en los principios\n metodológicos de un Sistema de Gestión Ambiental. Se parte de un\n diagnóstico ambiental del quehacer institucional que considere todos los\n aspectos ambientales inherentes a la organización, incluyendo los\n relacionados con la eficiencia energética, residuos y cambio climático,\n entre otros aspectos ambientales. A partir de este diagnóstico, se\n priorizan, establecen e implementan medidas de prevención, mitigación,\n compensación o restauración de los impactos ambientales, ya sea a corto,\n mediano o largo plazo.\n\nUn PGAI se basa en un proceso cíclico de\n planificación, implementación, revisión y mejora de los procedimientos y\n acciones que lleva a cabo una institución para realizar su actividad; con\n el fin de garantizar el cumplimiento de sus objetivos ambientales y por\n ende, promover un mejor desempeño ambiental en todas las instituciones de\n la Administración Pública.\n\n Formularios y consecutivos\n\no Consecutivo de PGAI: corresponderá al\nexpediente asignado que identifica a cada una de las instituciones públicas que\nhacen entrega del PGAI.\n\no Consecutivo de ITU corresponde al informe\ntécnico que unifica las recomendaciones emitidas por las\ninstancias/dependencias que forman parte de la CTE.\n\no Plantilla para Inspecciones de PGAI:\ncorresponde al formulario que se utiliza para recopilar/corroborar la\ninformación in situ.\n\no Plantilla para la Calificación de\nInstituciones Públicas: corresponde al formulario que se utiliza para poner la\nnota final de calificación la cual alimenta el semáforo de implementación de\nPGAI.\n\n               \n \n\n| Renglón | Código de Tarea | DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DEL PROCEDIMIENTO | | --- | --- | --- | | 01\n| T 01 | Dependiendo del estado en el trámite de los PGAI y de los informes de avance, se inicia el\nproceso identificando, por parte del CTE, la necesidad de visitas de seguimiento a las\ninstituciones. | | 02 | T 02 | Con instrucción del Coordinador del Proceso de Monitoreo y Control de\nla DIGECA, el administrador de base de datos de este proceso elabora el plan de visitas, el cual\nconsiste en: a) la conformación de los grupos de inspección (integrados por funcionarios del MINAE y\nMS, procurando una distribución equitativa según campo de trabajo: ambiente, cambio climático,\neficiencia energética), b) la asignación de las instituciones públicas por cada grupo de inspección\nsegún cronología del semáforo de implementación, y c) la definición del tiempo esperado para\nrealizar las inspecciones asignadas. | | Fase de preparación de la visita de inspección | | | | 03\n| T 03 | Cada grupo de inspección coordina la visita con la institución. Para ello se debe contactar\nal coordinador de la Comisión institucional, los datos de contacto se encuentran en el PGAI\nentregado, específicamente en el cuadro \"Datos generales de la Institución y de la Comisión\nInstitucional\", o en el informe de avance más reciente (algunas instituciones renuevan las\ncomisiones2). Al proceder a realizar la llamada al coordinador de la Comisión de PGAI, se deben de\nsolicitar para la fecha pactada de la visita los siguientes documentos: · En caso de contar con\nPolítica ambiental dentro del documento aportado a DIGECA, deben de adjuntar un documento en donde\nel máximo jerarca dé por aprobada dicha política. · En caso de no haber Comisión de PGAI nombrada,\nasí como su respectivo coordinador dentro del mismo documento de PGAI aportado a DIGECA, es\nnecesario que adjunten un documento en donde se oficialice dicha comisión. · Solicitar minutas de\nreuniones o listas de asistencias a reuniones por parte de la Comisión de PGAI o evidenciar algún\notro mecanismo de coordinación de la gestión ambiental. · Para los casos en que alguna institución\ntenga más de 6 meses de habérsele comunicado el ITU y además han realizado cambios en el plan de\nacción, es necesario que muestren el nuevo plan de acción. · Es necesario que muestren carteles,\nregistros de consumo (no más de dos meses desactualizados) y demás signos externos que demuestren\nimplementación en el PGAI. · Algún tipo de verificación o listas de asistencia de los funcionarios a\nactividades de capacitación realizadas en el último año. · Algún tipo de material divulgativo y\nlistas de asistencia por parte de los funcionarios participantes en el momento de la presentación\ndel PGAI a toda la institución. · Presentar la documentación oficial del PGAI en físico que ha sido\narchivada como respaldo. · El documento del Inventario Gases Efecto Invernadero si lo tienen. · El\ndocumento del Inventario eléctrico si lo tienen. · Algún tipo de verificación o fotografías de\nferias ambientales que hayan organizado el último año. |\n\n2 Las\nactualizaciones de Comisiones en la Base de Datos de Access PGAI, las realiza\nla señora Magda Protti\n\n \n\n| | | · Mostrar mediante documentación oficial los procedimientos establecidos en torno al PGAI. ·\nMostrar algún documento en donde se verifique algún tipo de análisis de costos y ahorros de\ninversión al implementar el PGAI. · Últimos Informes de avance correspondientes al periodo evaluado.\n· Si en un periodo prudencial (un mes después de haber llamado o enviar un correo de coordinación de\nla visita de seguimiento), no se pudo establecer la fecha de inspección con el coordinador del PGAI\ninstitucional, se genera un oficio al jerarca con copia al coordinador explicando la situación y\ncomunicando la calificación deficiente en el semáforo de implementación identificada con color rojo\n- (ver plantillas de correo para comunicar que se enviará una Nota deficiente en el semáforo por no\natender la visita en la siguiente dirección: \\\\SRVDIGECA2\\Digeca\\PGAs\\REVISIÓN DE PGAI E INFORMES DE\nAVANCE\\Procedimientos\\Machotes para comunicación de nota deficiente). En esta misma dirección estará\nla plantilla de la nota que se enviará al administrador para comunicar que está en rojo. | | --- |\n--- | --- | | 04 | T 04 | Se revisa el expediente de la institución completo (revisar el documento\nde PGAI tanto en físico como digital, así como los informes de Avance correspondientes al periodo\npor evaluar, los dos semestres posteriores a la última visita de seguimiento realizada y la\nactualización del programa correspondiente); lo anterior con el fin de definir el estado de los\npuntos de evaluación contenidos en la \"Plantilla para Inspecciones de PGAI\", e identificar puntos\nclave a observar durante la visita. | | 05 | T 05 | Se verifica que se cuente con transporte, además\nde equipos y materiales a emplear en la visita de inspección. Se debe llevar la cédula de\nidentificación o carné institucional, la Plantilla para Inspecciones de PGAI, y una cámara\nfotográfica. | | Fase de ejecución de la visita de inspección | | | | 06 | T 06 | En el momento de\nhacer ingreso a la institución los funcionarios públicos se deben identificar (presentar el\ndocumento de identidad vigente) y se debe solicitar la presencia del coordinador de la Comisión de\nPGAI | | 07 | T 07 | Se inicia con una reunión de apertura, donde se procede a la presentación del\nequipo de inspección, comunicación del propósito de la visita (que es dar seguimiento en la\nimplementación del PGAI). Se da una breve explicación de la metodología a seguir para efectos de la\nvisita (básicamente la metodología a seguir es: aplicación de \"Plantilla para Inspecciones de PGAI\",\nrecorrido por las instalaciones, reunión de cierre). | | 08 | T 08 | Se aplica la \"Plantilla para\nInspecciones de PGAI\" (esto puede iniciarse en el mismo sitio de la reunión de apertura, se debe\nllenar con letra legible y sin faltas ortográficas, preferiblemente completarla con una computadora\npersonal). Se deben solicitar los documentos de respaldo correspondientes en cada punto (todos los\ndocumentos mencionados en T03, en caso que no se tengan a mano se indica que no se presentan en la\nreunión de cierre, y se la dan 5 días hábiles para que la Comisión Ambiental Institucional presente\ndicha documentación vía digital). En caso que se lleve otra herramienta (encuestas) se aplican en\neste paso. | | 09 | T 09 | Se hace un recorrido por las instalaciones de la institución con el fin\nde verificar la implementación de medidas ambientales (apartado 3) y/o algunos puntos deseables de\nverificar del apartado 2. Se toman las evidencias (Fotografías, testimonios, etc). Previo al\nrecorrido se recomienda consultar al | | | | personal encargado de atender la visita las medidas\nde seguridad que se deben de seguir. | | 10 | T 10 | Posteriormente se debe realizar una reunión de\ncierre. Se verifican los documentos de respaldo para los puntos faltantes de llenar en la plantilla.\nSe comunican los principales hallazgos de la visita y se da espacio para que la persona que atiende\nla visita manifieste su opinión sobre el proceso de implementación del PGAI, limitaciones\ninstitucionales, necesidades de capacitación, así como aspectos de mejora en las herramientas\ndisponibles en la página de DIGECA, entre otros. Finalmente los integrantes del grupo deben proceder\na firmar la plantilla (apartado 1) y se ofrece la posibilidad de sacar una copia de dicha plantilla.\n| | Fase post-inspección | | | | 11 | T 11 | Se llena la hoja de cálculo \"Plantilla para la\nCalificación de Instituciones Públicas\". Se tiene 6 días hábiles después del día de la inspección o\n5 días hábiles después del recibo conforme de los documentos que no se hayan podido verificar\ndurante la visita, para generar esta plantilla de calificación. | | 12 | T 12 | Se remite la\nplantilla de calificación al administrador de base de datos, correo durena@minae.go.cr El\nadministrador de bases de datos se encarga de revisar dicha calificación en un día a partir del\nmomento en que recibe el correo anteriormente descrito y con ello, proceder a actualizar la\ncalificación en el semáforo de implementación de PGAI y se guarda una copia en\n\\\\SRVDIGECA2\\Digeca\\PGAs\\SEGUIMIENTO Y RECONOCIMIENTO\\Inspecciones 2019-2020\\Calificación de\ninstituciones. El nombre del archivo debe tener la siguiente estructura: \"Plantilla de Calificación\naño 2019-2020 [Nombre de institución].xlsx | | 13 | T 13 | Se realiza una nota de Realimentación al\nmáximo jerarca de la institución visitada con copia a los miembros que atendieron la visita\n(incluido el coordinador del PGAI). En dicha nota se citan los principales hallazgos durante la\nvisita, enumerando tanto los logros, como las sugerencias que sean necesarias para fortalecer el\nproceso de implementación del programa, considerando también recomendaciones derivadas de los\ninformes de avance (en caso de existir, para el periodo reportado entre la fecha de notificación del\nITU por DIGECA y la fecha en que se realiza la visita. Se debe de citar el rango de calificación en\nel que se encuentra la institución según la nota obtenida a partir de los hallazgos encontrados\ndurante la visita de seguimiento. La plantilla de la nota de realimentación (debidamente\nactualizada) se encuentra en el sitio de DIGECA: \\\\SRVDIGECA2\\Digeca\\PGAs\\REVISIÓN DE PGAI E\nINFORMES DE AVANCE\\REVISIÓN DE PGAI\\PLANTILLAS | | 14 | T14 | El funcionario que realiza la visita\nde seguimiento tendrá 7 días hábiles como límite después de la fecha de visita después del recibo\nconforme de los documentos que no se hayan podido verificar durante la visita, para que genere la\nnota de realimentación y se envíe a revisión al coordinador del proceso de Monitoreo y Control. | |\n15 | 15 | El coordinador del Proceso de Monitoreo y Control tienen 5 días hábiles para revisar y\nproceder a notificar la nota final al administrado. | | 16 | T 16 | Fin del procedimiento |\n\nAnexo\nII\n\nCriterios\ny pesos de evaluación considerados en la \"Plantilla para la Calificación de Instituciones Pública\n\n \n\n| Criterio | Peso | Regla de decisión | Factor de regla de decisión | | | --- | --- | --- | --- |\n--- | | 1 | Respecto a la política ambiental | 2 | Cuenta con política ambiental sin aprobar | 0 | |\nCuenta con política ambiental aprobada | 0,33 | | | | | Cuenta con Política ambiental aprobada y\ndivulgada pasivamente | 0,66 | | | | | Cuenta con Política ambiental aprobada y divulgada\nactivamente | 1 | | | | | 2 | Funcionamiento de la Comisión Institucional de PGAI durante el\núltimo año | 7,5 | No existe comisión (en este caso puede que exista o no un responsable) | 0 | |\nExiste comisión conformada en la práctica pero no hay responsable del PGAI nombrado por la\njerarquía. | 0,33 | | | | | Existe comisión nombrada por el jerarca pero no se tienen mecanismos\nde coordinación. | 0,66 | | | | | Existe comisión nombrada por el jerarca pero no se tienen\nmecanismos de coordinación. | 1 | | | | | 3 | Alcance del PGAI (aplica para instituciones con más\nde un edificio) | 13 | Menos del 10% de cobertura | 0 | | Entre 10% a 30% de cobertura (sin incluir\nel 30%) | 0,2 | | | | | Entre 30% a 50% de cobertura (sin incluir el 50%) | 0,4 | | | | |\nEntre 50% a 70% de cobertura (sin incluir el 70%) | 0,6 | | | | | Entre 70% a 90% de cobertura\n(sin incluir el 90%) | 0,8 | | | | | Más de 90% de cobertura | 1 | | | | | 4 | El PGAI se\nencuentra actualizado (Quinquenio) | 4 | No cuenta con PGAI actualizado (plazo mayor a 5 años) | 0 |\n| Cuenta con PGAI actualizado (plazo no mayor a 5 años) | 1 | | | | | 5 | Cuenta con Plan de\nAcción Detallado | 3 | El Plan de Acción tiene uno o más aspectos ambientales en los que no existen\nmetas claras o medidas ambientales detalladas | 0 | | Cuenta con plan de acción que contiene al\nmenos los aspectos ambientales básicos con metas y actividades claras | 0,5 | | | |\n\n \n\n \n\n3°-El anterior procedimiento tiene como objetivo dar a conocer los\npasos, instrumentos y criterios técnicos empleados en el presente año para\nasignar el Reconocimiento Excelencia Ambiental a las instituciones públicas en\nel marco de la implementación de los Programas de Gestión Ambiental\nInstitucional (PGAI); programas establecidos de acuerdo con el artículo 28 de\nla Ley N°8839 y el Decreto Ejecutivo N° 36499.\n\n4°-Este procedimiento estará publicado a partir de la firma de esta\nresolución en el sitio http://www.digeca.go.cr/areas/reconocimiento-ambiental\n\n5°-Comuníquese y publíquese esta resolución en el Diario Oficial La\nGaceta.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Text of Norm 0187\n\n Creates the Recognition for Environmental Excellence - 2020 Edition and approves the\nProcedure \"Evaluation methodology for granting the Environmental Excellence\nRecognition - 2020 Edition\"\n\nComplete Text of record: 13A220\n\nMINISTRY OF ENVIRONMENT AND ENERGY\n\nR-0187-2020-MINAE.-Ministry of Environment and Energy.- San José, at\neight hours and fifty minutes on the fourth of August of two thousand twenty.\n\nWhereas:\n\nSole-That on the ninth day of May of two thousand eleven, Executive Decree No. 36499-S-MINAE \"Regulation for the elaboration of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica\" was published in La Gaceta No. 88, whose purpose is to establish the guidelines so that all institutions of the Public Administration can formulate, update and implement an Institutional Environmental Management Program \"PGAI\".\n\nConsidering:\n\nI.-That Executive Decree No. 36499-S-MINAE establishes the possibility of promoting award and/or recognition mechanisms for those institutions that demonstrate outstanding environmental performance.\n\nII.-That Article 19 of Executive Decree No. 36499-S-MINAE establishes that based on the annual report of submission and implementation of the PGAI, public recognition will be granted to the institutions of the Public Administration that have an outstanding environmental performance.\n\nIII.-That based on the visits to the institutions of the Public Administration that are carried out periodically, an evaluation of their PGAI is made with its respective score, for which a template composed of approximately 18 criteria is used, among which the identification of good practices regarding water and energy savings (electricity and fuel), promotion of environmental policy, adequate waste management and the application of environmental criteria in state purchases, among other aspects, stands out.\n\nIV.-The PGAI stoplight (semáforo del PGAI) is a tool in which the performance of public institutions in the implementation of the PGAI is illustrated. Based on the score obtained with the \"Template for the scoring of public institutions\" (Plantilla para la calificación de instituciones públicas), the institutions are categorized into three possible ranges: red, yellow, and green.\n\nV.-In the PGAI Stoplight (Semáforo de los PGAI), the green (+) color represents those institutions that have submitted a PGAI and have had a score of 92.5 or higher in the follow-up visit, which implies that their environmental management has been excellent; the green (-) color corresponds to the range of scores between less than 92.5 to 85, denoting very good management. The yellow (+) color shows those institutions that have submitted a PGAI and the implementation has been good with a score of less than 85 to 62.5, while the yellow (-) color includes those institutions with scores between less than 62.5 to 40 with fair management. The red (+) color represents deficient management, having been scored in a range of less than 40 to 20, and the red (-) identifies those institutions with a very deficient level of implementation with scores of less than 20. Additionally, an X is included in the Stoplight, evidencing those institutions that have not submitted their PGAI.\n\nVI.-Many institutions of the Public Administration have taken on the challenge, achieving outstanding environmental performance in these 11 years of the Program's operation. It is for this reason that it is considered necessary to make the effort undertaken known to the citizenry through the creation of the Recognition for Environmental Excellence - 2020 Edition (Reconocimiento a la Excelencia Ambiental - Edición 2020). Therefore,\n\nTHE MINISTER OF ENVIRONMENT AND ENERGY,\n\nRESOLVES:\n\nBased on the foregoing considerations, orders:\n\n1°-To create the Recognition for Environmental Excellence - 2020 Edition (Reconocimiento a la Excelencia Ambiental - Edición 2020), which will be awarded in the second half of 2020 to all those institutions of the Public Administration that, based on the last annual follow-up visit conducted by DIGECA, have been placed in the green (+) band of the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI). Additionally, these offices must meet the following requirements to be awarded:\n\na) Have an on-site or virtual evaluation in which the tools and procedures defined by DIGECA have been applied. Said evaluation must be no more than one year old (as of the date the global scoring cutoff concludes).\n\nb) Be located in the green (+) category of the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI).\n\nc) Be up to date with the PGAI progress reports (2019 progress reports).\n\nd) In the case of institutions that have already completed 5 years of PGAI implementation, they must have the new PGAI in their file, as stipulated in Article 17 of Executive Decree No. 36499.\n\n2°-To approve the Procedure \"Evaluation methodology for granting the Environmental Excellence Recognition - 2020 Edition\" (Procedimiento \"Metodología de evaluación para el otorgamiento del Reconocimiento Excelencia Ambiental - Edición 2020\").\n\n(Note from Sinalevi: The present Procedure \"Evaluation methodology for granting the Environmental Excellence Recognition - 2020 Edition\" was extracted from the website of the Ministry of Environment and Energy and is transcribed below:)\n\n \n\nProcedure \"Evaluation methodology for granting the Environmental Excellence Recognition - 2020 Edition\"\n\n1. Introduction\n\nSince 2007, the Ministry of Environment and Energy, through the Directorate of Environmental Quality Management (Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental, hereinafter DIGECA), has promoted the elaboration and implementation of Environmental Management Programs in the institutions of the Public Administration. It is from 2011, with the impetus given in environmental matters by Law for Integrated Waste Management (Ley para la Gestión Integral de Residuos) No. 8839 and the Publication of Executive Decree No. 36499 \"Regulation for the Elaboration of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica\", that these programs gained greater strength, incorporating all instances that make up the Costa Rican public sector (including municipalities).\n\nAccording to Executive Decree No. 36499, compliance with the implementation of the PGAI falls on the highest authorities and the environmental commissions of each institution, who have the function of executing environmental measures in pursuit of the rational consumption of water, electricity, fuel, and paper; as well as the challenge of reducing atmospheric emissions and implementing integrated waste management (solid and liquid), among other aspects.\n\nMany public institutions have taken on the challenge, achieving outstanding environmental performance in these years. It is for this reason that it is considered necessary to make known to the citizenry and the institutions of the Public Administration the effort that many offices are making, which is why the Environmental Excellence Recognition (Reconocimiento Excelencia Ambiental) is created, which arrives this year 2020 at its IV Edition.\n\nThe mechanism used for the designation of said Recognition has been the score obtained from a face-to-face visit to the institution to verify performance in the implementation of the PGAI. However, within the framework of the Covid-19 pandemic, starting in April of the current year, a visit was applied to the remaining Public Administration institutions that were yet to be visited via a virtual mechanism (virtual meetings between the evaluator and personnel of the institutions, as well as through emails). In both conditions (physical visit or via virtual mechanisms), the same template was applied, which evaluates 18 aspects of the PGAI, regarding which each office had to provide the corresponding evidence. These variations of the procedure are covered by the declaration of a national state of emergency throughout the territory of the Republic of Costa Rica, due to the health emergency situation caused by the COVID-19 disease, established by Executive Decree No. 42227-MP-S and the other instructions issued by the Executive Branch through: Presidential Directive No. 073-S-MTSS \"On the measures of attention and inter-institutional coordination before the health alert for coronavirus\", Directive 077-S-MTSS-MIDEPLAN \"Operation of state institutions during the national emergency declaration for covid-19\", the internal Directive of the Ministry of Environment and Energy No. 0002-2020 and the measures requested by the COVID19 Commission of MINAE in various official letters (No. C-COVID19-001-2020 and CCOVID19-004-2020).\n\n2. Objective\n\nTo publicize the steps, instruments, and technical criteria by which the Environmental Excellence Recognition, in its 2020 edition, will be assigned to the institutions of the Public Administration within the framework of the implementation of Institutional Environmental Management Programs (PGAI); programs established in accordance with Article 28 of Law No. 8839, Executive Decree No. 37567 \"General Regulation to the Law for Integrated Waste Management\" and Executive Decree No. 36499.\n\n3. Scope of the procedure\n\nThis procedure applies to the institutions of the Public Administration that have officially submitted the PGAI and have more than 6 months of its implementation.\n\n4. Definitions\n\n               \na)\nDatabase administrator: official in charge of keeping up to date the databases of the PGAI files of public institutions that have submitted the PGAI and that periodically deliver the progress reports. Likewise, assumes the permanent updating of the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación de los PGAI).\n\n               \nb)\nEnvironmental Excellence Recognition (Reconocimiento de Excelencia Ambiental): Is the annual recognition granted to public institutions that have a PGAI and have had outstanding performance, according to the last follow-up visit, for which they are placed in the green (+) band in the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI), which means they are offices that have obtained scores of 92.5% or higher. The classification is made in adherence to the application of the evaluation instrument called: \"Template for the Scoring of Public Institutions\" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas) and whose results are disclosed in the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI) (on the DIGECA website). Said recognition establishes a specific methodology for each Edition, which is formalized through a Resolution of the Minister of Environment and Energy.\n\n               \nc)\nEvaluation criteria (criterios de evaluación): set of aspects analyzed in the implementation of the PGAI. These include: environmental policy, operation of the institutional PGAI commission, implementation of good practices, sustainable purchases, metrics, information management, among other criteria that are contained in the evaluation instrument \"Template for the Scoring of Public Institutions\" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas).\n\n \n\nd) Public\ninstitutions: organs of the Legislative Branch, Judicial Branch, ministries, decentralized institutional public sector institutions, decentralized territorial public sector institutions, and all those contained in the organization of the Public Sector.\n\ne) Organizer:\nin charge of managing the technical and logistical processes of the Environmental Excellence Recognition (Reconocimiento Excelencia Ambiental). For the purposes of this recognition, this function shall fall to the Directorate of Environmental Quality Management (DIGECA) of MINAE.\n\nf) Evaluator\n(a): official from the Monitoring and Control process of DIGECA who carries out the evaluations, following the provisions of the Procedure \"Execution of follow-up visits to public institutions that submit PGAI\" (Procedimiento Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI). In summary, the evaluator conducts a documentary analysis of the file from the PGAI database, applies a Template for PGAI inspections (Plantilla para inspecciones de PGAI) to the institution (face-to-face or virtually), collects the evidence provided by the office, applies the template for the scoring of public institutions, and subsequently generates an official letter with the score and recommendations.\n\ng) Template for PGAI inspections (Plantilla para inspecciones de PGAI): is an instrument that records a series of basic environmental criteria of the PGAI. This template is applied within the framework of face-to-face or virtual visits to the institutions. The information in the template must be supported by documentation provided by the institution.\n\nh) Template for the Scoring of Public Institutions (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas): consists of a spreadsheet where all the PGAI evaluation criteria, their respective weights, and decision rules are included. This template was designed using the Multiple Criteria Analysis (MCA) methodology and paired comparison matrices (the latter for assigning weights according to the evaluation criterion). In this template, the results obtained from the inspection visit are recorded, an ordinary score is determined on a scale from 1 to 100 (with the possibility of assigning extra points, which could raise the total score to 104.5), and it is finally illustrated in the instrument called \"PGAI Implementation Stoplight\" (Semáforo de Implementación de los PGAI), where institutions can fall into four categories: white, indicating that the institution does not have a PGAI; red, implying deficient performance; yellow (ranging from fair to very good); green, implying from very good to excellent. See the template on the website http://www.digeca.go.cr/documentos/plantilla-de-evaluacion-de-implementacion-de-pgai\n\ni) Institutional\nEnvironmental Management Program (Programa de Gestión Ambiental Institucional): according to Executive Decree No. 36499, the PGAI is a planning instrument based on the methodological principles of an Environmental Management System. It starts from an environmental diagnosis of the institutional work that considers all the environmental aspects inherent to the organization, including those related to energy efficiency, waste, and climate change, among other environmental aspects. From this diagnosis, prevention, mitigation, compensation, or restoration measures for environmental impacts are prioritized, established, and implemented, whether in the short, medium, or long term.\n\nj) PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación de los PGAI): the PGAI stoplight (semáforo del PGAI) is a tool in which the performance of public institutions in the implementation of the PGAI is illustrated. Based on the score obtained with the \"Template for the Scoring of Public Institutions\" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas). The institutions are categorized into three possible ranges: red, yellow, and green. See the stoplight on the website http://www.digeca.go.cr/areas/semaforo-de-implementacion-de-pgai\n\nk) PGAI Inspection Visit (Visita de Inspección de PGAI): process of verifying the level of implementation of the institutional PGAI, consisting of three phases: a) preparation of the inspection (documentary review and coordination of the on-site or virtual inspection), b) On-site or virtual inspection in which the information is recorded in the instrument called \"Template for PGAI inspections\" (Plantilla para inspecciones de PGAI), c) Scoring of the implementation level of the institutional PGAI (application of the \"Template for the Scoring of Public Institutions\" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas) and referral of findings and recommendations to the institution).\n\n            5.\nResponsibilities\n\n5.1 The Organizer:\n\nThe organizer of this Recognition shall be in charge of the following responsibilities:\n\na) Annually plan the inspection visits, face-to-face or virtual, to public institutions that have officially submitted the PGAI.\n\nb) Keep the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación de los PGAI) up to date.\n\nc) Keep up to date the registry of institutions that submit Progress Reports.\n\nd) Carry out the inspection visits with a team of evaluators from DIGECA.\n\ne) Select the institutions that will be recognized according to the methodology applied for that edition.\n\nf) Coordinate, jointly with the Office of the Minister of Environment and Energy, the logistics of the act of delivering the recognitions.\n\ng) Maintain an updated record of the institutions recognized in each edition.\n\nh) Officially communicate to the institutions about the recognition that will be granted to them.\n\n5.2 The Recognized Institution\n\nThe institution that is recognized shall have the following responsibilities:\n\na) The institutions selected for the Environmental Excellence Recognition (Reconocimiento Excelencia Ambiental) assume the commitment to inform all the institution's personnel about the award obtained, as well as to make public the recognition of the work of the Institutional Environmental Commission that coordinated the process of the activities contemplated in the PGAI Action Plan.\n\n               \nb)\nFor the period of validity of the recognition, which is one year, the institution shall maintain all the environmental practices that placed the institution in the green (+) category.\n\n               \nc)\nMust remain up to date with the delivery of progress reports.\n\n               \nd)\nThe external signs regarding the recognition that the institution elaborates shall be placed exclusively in the buildings that are within the scope indicated in the follow-up visit.\n\n               \ne)\nIn the event of being requested by DIGECA, the recipient of the recognition must document the experience of successful PGAI implementation, according to the guidelines stipulated by the Directorate.\n\n6. Development\n\n6.1 Procedure\n\n6.1.1. On Participation in the Environmental Excellence Recognition\n\nAny institution that submits its PGAI will automatically be subject to the evaluation procedure detailed in this document, as it will be applied ex officio within the framework of the monitoring and control procedures established by Executive Decree No. 36499, on Institutional Environmental Management Programs (PGAI). The registry of institutions submitting a PGAI is recorded in the PGAI Database available at DIGECA.\n\n6.1.2. Evaluation of the Level of PGAI Implementation\n\nFor the evaluation of the level of institutional PGAI implementation, the procedure called \"Execution of follow-up visits to public institutions that submit PGAI\" (Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI) (Anexo 1) shall be applied. This will guarantee the rigor of the evaluation, in cases where the visit must be conducted through virtual means.\n\nAs established by the procedure, the information from the visit will be compiled using the instrument \"Template for PGAI inspections\" (Plantilla para inspecciones de PGAI), which is called \"Form for monitoring progress in the implementation of the PGAI\" (which evaluates 18 items). This may be applied on-site or through virtual means.\n\nSubsequently,\nthe scoring of the level of institutional PGAI implementation will be carried out based on the application of the \"Template for the Scoring of Public Institutions\" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas). The final score obtained is then sent for review by the database administrator, who is responsible for placing the institution on the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI). Once the definitive score is available, the findings and final recommendations are communicated to the public institution by means of an official letter.\n\n6.1.3 Exceptional Cases\n\nIn cases where an institution, for reasons justified by means of an official letter, has requested not to be evaluated during the period in which the follow-up visit applies, the office will not be considered in the selection for this Edition of the Environmental Excellence Recognition (Reconocimiento Excelencia Ambiental).\n\n6.1.4. Selection of Recognized Institutions\n\nThe Environmental Excellence Recognition in its IV Edition 2020, will be granted to all those public institutions that meet the following requirements:\n\n               \na)\nHave an on-site or virtual evaluation in which the tools and procedures defined by DIGECA have been applied. Said evaluation must be no more than one year old (as of the date the global scoring cutoff concludes).\n\n               \nb)\nBe located in the green (+) category of the PGAI Implementation Stoplight (Semáforo de Implementación del PGAI).\n\n               \nc)\nBe up to date with the PGAI progress reports (2019 progress reports).\n\n               \nd)\nIn the case of institutions that have already completed 5 years of PGAI implementation, they must have the new PGAI in their file, as stipulated in Article 17 of Decree No. 36499.\n\n6.1.4. Communication to Recognized Institutions and the Granting of the Recognition\n\nDIGECA will inform the Office of the Minister of Environment and Energy (MINAE) of the list of institutions recommended for the recognition, so that from this instance the designation is ratified and communicated to the institutions by means of an official letter.\n\nThe official awarding of the recognitions will be made by the Minister of Environment and Energy at the place, date, and time indicated in the official communication that accredits the institution as selected for the award. The logistical aspects of said awarding will be subject to the resources available for this act on the part of the organizer.\n\n7.\nAnexos\n\n               \n7.1 Procedure \"Execution of follow-up visits to public institutions that submit PGAI\" (Procedimiento \"Ejecución de visitas de seguimiento a instituciones públicas que entregan PGAI\") (Anexo I).\n\n               \n7.2 Evaluation criteria and weights considered in the \"Template for the Scoring of Public Institutions\" (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas) (Anexo II).\n\n               \n \n\nANEXO I\n\n \n\n| | PROCEDURE | Belongs to: PGAI Technical Evaluation Committee (Comisión Técnica evaluadora de PGAI) | |\n| --- | --- | --- | --- |\n| Review Date: 29-01-2020 | Issuance Date: 04/01, 2016. | | |\n| Execution of follow-up visits to public institutions that submit PGAI | Code: CTE-P-02-2013 | Revision: 1 |\n| Page: 1 / 5 |\n\n \n\no Introduction\n\nIn order to have a tool that defines the guidelines to follow in the follow-up visits to the different public institutions that have processed the PGAI before the PGAI Technical Evaluation Committee (Comisión Técnica Evaluadora de PGAI), this procedure is developed, establishing the guidelines to follow for the preparation and execution of the inspection visits, so that the assessment process is standardized and the result is representative. MINAE and MS officials must act attentively and professionally to seek to compile and/or verify the necessary information that demonstrates the level of institutional PGAI implementation, in addition to showing an open attitude in order to identify support needs in the institution as well as suggestions for improvement in the process.\n\nPurpose - Objective\n\nTo have an agile and systematic instrument where the guidelines to follow in the follow-up visits are established, in order to verify the results of PGAI implementation in the organizations.\n\nScope\n\nThis procedure is applicable to all MINAE and MS officials directly and indirectly involved with the PGAI Technical Evaluation Committee (Comisión Técnica Evaluadora de PGAI) and who seek to participate in the follow-up visits to determine the level of PGAI implementation in public institutions.\n\nAbbreviations\n\nCTE: Technical Evaluation Committee for PGAI (Comisión Técnica Evaluadora de los PGAI) composed of representatives from MINAET and MS, according to Executive Decree No. 36499\n\nDCC: Directorate of Climate Change (Dirección de Cambio Climático) of MINAE\n\nDIGECA: Directorate of Environmental Quality Management (Dirección de Gestión de la Calidad Ambiental) of MINAE\n\nDE: Directorate of Energy (Dirección de Energía) of MINAE\n\nMINAE: Ministry of Environment and Energy\n\nMS: Ministry of Health\n\nPGAI: Institutional Environmental Management Programs (Programas de Gestión Ambiental Institucional)\n\nITU: Unified Technical Report (Informe Técnico Unificado)\n\n Codes used\n\nCTE-P-02-2012: Procedure for the execution of follow-up visits to public institutions that submit PGAI.\n\n References\n\n. Law No. 7447 Regulation of the Rational Use of Energy, December 13, 1994.\n\n. Law No. 8219 of March 2, 2002, through which the Kyoto Protocol of the United Nations Framework Convention on Climate Change is approved.\n\n. Executive Decree No. 36499-S-MINAET Regulation for the elaboration of Institutional Environmental Management Programs.\n\n. Executive Decree No. 25584 Regulation for the Regulation of the Rational Use of Energy, November 08, 1996.\n\n. Law No. 8839 Law for Integrated Waste Management, July 13, 2010\n\n. Executive Decree No. General Regulation to the Law for Integrated Waste Management\n\n \n\n Authorities and Responsibilities\n\nIt is the responsibility of the PGAI Technical Evaluation Committee (CTE) to ensure the application, control, and supervision of the rigorous use of this procedure in organizational management, as well as its review and updating.1\n\n1 See articles 4 and 5 of Executive Decree No. 36499\n\n Definitions\n\nPublic Administration Institutions: ministries, autonomous or semi-autonomous institutions, regional offices, municipalities, and all those offices or installations where officials of the Costa Rican State work.\n\nInstitutional Environmental Management Program: according to Executive Decree No. 36499, a PGAI is a planning instrument based on the methodological principles of an Environmental Management System. It starts from an environmental diagnosis of the institutional work that considers all the environmental aspects inherent to the organization, including those related to energy efficiency, waste, and climate change, among other environmental aspects. From this diagnosis, prevention, mitigation, compensation, or restoration measures for environmental impacts are prioritized, established, and implemented, whether in the short, medium, or long term.\n\nA PGAI is based on a cyclical process of planning, implementation, review, and improvement of the procedures and actions carried out by an institution to perform its activity; in order to guarantee compliance with its environmental objectives and thus promote better environmental performance in all institutions of the Public Administration.\n\n Forms and numbering\n\no PGAI Numbering: shall correspond to the assigned file that identifies each of the public institutions that submit the PGAI.\n\no ITU Numbering corresponds to the technical report that unifies the recommendations issued by the instances/offices that are part of the CTE.\n\no Template for PGAI Inspections (Plantilla para Inspecciones de PGAI): corresponds to the form used to compile/corroborate information on-site.\n\no Template for the Scoring of Public Institutions (Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas): corresponds to the form used to assign the final score which feeds the PGAI implementation stoplight (semáforo de implementación de PGAI).\n\n```\n\n| Row | Task Code | DESCRIPTION OF PROCEDURE TASKS | | --- | --- | --- | | 01 | T 01 | Depending on the status of the PGAI process and the progress reports, the process begins with the CTE identifying the need for follow-up visits to the institutions. | | 02 | T 02 | Upon instruction from the Coordinator of the Monitoring and Control Process of DIGECA, the database administrator for this process prepares the visit plan, which consists of: a) forming the inspection groups (composed of officials from MINAE and MS, seeking a balanced distribution according to field of work: environment, climate change, energy efficiency), b) assigning the public institutions to each inspection group according to the implementation traffic light timeline, and c) defining the expected time to carry out the assigned inspections. | | Inspection Visit Preparation Phase | | | | 03 | T 03 | Each inspection group coordinates the visit with the institution. To do this, the coordinator of the Institutional Commission must be contacted; the contact information is found in the submitted PGAI, specifically in the table \"Datos generales de la Institución y de la Comisión Institucional,\" or in the most recent progress report (some institutions renew their commissions2). When proceeding to call the coordinator of the PGAI Commission, the following documents must be requested for the agreed-upon visit date: · If an environmental policy exists within the document provided to DIGECA, they must attach a document where the highest-ranking official approves said policy. · If no PGAI Commission has been appointed, along with its respective coordinator, within the same PGAI document provided to DIGECA, they must attach a document formalizing said commission. · Request meeting minutes or attendance lists for meetings held by the PGAI Commission, or demonstrate some other coordination mechanism for environmental management. · For cases where an institution has been notified of the ITU more than 6 months ago and has also made changes to the action plan, they must show the new action plan. · They must show posters, consumption records (no more than two months out of date), and other external signs demonstrating PGAI implementation. · Some type of verification or attendance lists for officials at training activities carried out in the last year. · Some type of informational material and attendance lists of the participating officials at the time the PGAI was presented to the entire institution. · Present the official hard copy PGAI documentation that has been archived as a backup. · The Greenhouse Gas Inventory document, if they have it. · The Electrical Inventory document, if they have it. · Some type of verification or photographs of environmental fairs they have organized in the last year. |\n\n2 The\nupdating of Commissions in the PGAI Access Database is carried out\nby Mrs. Magda Protti\n\n \n\n| | | · Show the established procedures regarding the PGAI through official documentation. · Show any document verifying some type of cost analysis and investment savings from implementing the PGAI. · The latest progress reports corresponding to the evaluated period. · If, within a reasonable period (one month after calling or sending a coordination email for the follow-up visit), the inspection date could not be set with the institutional PGAI coordinator, an official letter is generated to the highest-ranking official with a copy to the coordinator explaining the situation and communicating the deficient rating on the implementation traffic light, identified with the color red - (see email templates for communicating that a Deficient note on the traffic light will be sent for not attending the visit at the following address: \\\\SRVDIGECA2\\Digeca\\PGAs\\REVISIÓN DE PGAI E INFORMES DE AVANCE\\Procedimientos\\Machotes para comunicación de nota deficiente). At this same address, you will find the template for the note to be sent to the administrator to communicate that it is in red. | | --- | --- | --- | | 04 | T 04 | The institution's complete file is reviewed (review the PGAI document both in hard copy and digitally, as well as the progress reports corresponding to the period to be evaluated, the two semesters following the last follow-up visit carried out, and the corresponding program update); this is done in order to define the status of the evaluation points contained in the \"Plantilla para Inspecciones de PGAI,\" and to identify key points to observe during the visit. | | 05 | T 05 | It is verified that transportation is available, as well as equipment and materials to be used during the inspection visit. The identification card or institutional badge, the Plantilla para Inspecciones de PGAI, and a camera must be brought. | | Inspection Visit Execution Phase | | | | 06 | T 06 | Upon entering the institution, public officials must identify themselves (present a valid identification document) and the presence of the PGAI Commission coordinator must be requested. | | 07 | T 07 | The visit begins with an opening meeting, where the inspection team is introduced and the purpose of the visit is communicated (which is to follow up on PGAI implementation). A brief explanation of the methodology to be followed for the purposes of the visit is given (basically the methodology to follow is: application of the \"Plantilla para Inspecciones de PGAI\", tour of the facilities, closing meeting). | | 08 | T 08 | The \"Plantilla para Inspecciones de PGAI\" is applied (this can begin at the same location as the opening meeting; it must be filled out legibly and without spelling errors, preferably completed with a personal computer). The corresponding supporting documents must be requested for each point (all documents mentioned in T03; if they are not on hand, it is indicated that they were not presented at the closing meeting, and the Institutional Environmental Commission is given 5 business days to present said documentation digitally). If another tool (surveys) is used, it is applied in this step. | | 09 | T 09 | A tour of the institution's facilities is conducted in order to verify the implementation of environmental measures (section 3) and/or some desirable points to verify from section 2. Evidence is collected (photographs, testimonials, etc.). Before the tour, it is recommended to ask the | | | | staff responsible for attending the visit about the safety measures that must be followed. | | 10 | T 10 | Subsequently, a closing meeting must be held. The supporting documents for the items that still need to be filled out in the template are verified. The main findings of the visit are communicated, and time is given for the person attending the visit to express their opinion on the PGAI implementation process, institutional limitations, training needs, as well as aspects for improvement in the tools available on the DIGECA website, among others. Finally, the group members must proceed to sign the template (section 1), and the possibility of making a copy of said template is offered. | | Post-Inspection Phase | | | | 11 | T 11 | The \"Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas\" spreadsheet is filled out. There are 6 business days after the day of the inspection, or 5 business days after the satisfactory receipt of the documents that could not be verified during the visit, to generate this rating template. | | 12 | T 12 | The rating template is sent to the database administrator, email durena@minae.go.cr. The database administrator is responsible for reviewing said rating within one day from the moment the previously described email is received and, with that, proceeding to update the rating on the PGAI implementation traffic light, and a copy is saved at \\\\SRVDIGECA2\\Digeca\\PGAs\\SEGUIMIENTO Y RECONOCIMIENTO\\Inspecciones 2019-2020\\Calificación de instituciones. The file name must have the following structure: \"Plantilla de Calificación año 2019-2020 [Institution Name].xlsx\". | | 13 | T 13 | A feedback note is created for the highest-ranking official of the visited institution, with a copy to the members who attended the visit (including the PGAI coordinator). This note cites the main findings during the visit, listing both the achievements and any suggestions necessary to strengthen the program's implementation process, also considering recommendations derived from the progress reports (if any exist, for the period reported between the ITU notification date by DIGECA and the date the visit is made). The rating range in which the institution falls must be cited, according to the score obtained from the findings discovered during the follow-up visit. The template for the feedback note (duly updated) is located on the DIGECA site: \\\\SRVDIGECA2\\Digeca\\PGAs\\REVISIÓN DE PGAI E INFORMES DE AVANCE\\REVISIÓN DE PGAI\\PLANTILLAS. | | 14 | T14 | The official conducting the follow-up visit will have a deadline of 7 business days after the date of the visit, or after the satisfactory receipt of the documents that could not be verified during the visit, to generate the feedback note and send it for review to the coordinator of the Monitoring and Control process. | | 15 | 15 | The Coordinator of the Monitoring and Control Process has 5 business days to review and proceed to notify the final note to the administered party. | | 16 | T 16 | End of the procedure. |\n\nAnexo\nII\n\nCriteria\nand evaluation weights considered in the \"Plantilla para la Calificación de Instituciones Públicas\"\n\n \n\n| Criterion | Weight | Decision Rule | Decision Rule Factor | | | --- | --- | --- | --- | --- | | 1 | Regarding the environmental policy | 2 | Has an unapproved environmental policy | 0 | | Has an approved environmental policy | 0.33 | | | | | Has an approved and passively disseminated environmental policy | 0.66 | | | | | Has an approved and actively disseminated environmental policy | 1 | | | | | 2 | Functioning of the Institutional PGAI Commission during the last year | 7.5 | No commission exists (in this case, a responsible person may or may not exist) | 0 | | A commission exists in practice, but there is no PGAI responsible person appointed by the hierarchy. | 0.33 | | | | | A commission appointed by the highest-ranking official exists, but there are no coordination mechanisms. | 0.66 | | | | | A commission appointed by the highest-ranking official exists, but there are no coordination mechanisms. | 1 | | | | | 3 | Scope of the PGAI (applies to institutions with more than one building) | 13 | Less than 10% coverage | 0 | | Between 10% and 30% coverage (not including 30%) | 0.2 | | | | | Between 30% and 50% coverage (not including 50%) | 0.4 | | | | | Between 50% and 70% coverage (not including 70%) | 0.6 | | | | | Between 70% and 90% coverage (not including 90%) | 0.8 | | | | | More than 90% coverage | 1 | | | | | 4 | The PGAI is up to date (Five-year period) | 4 | Does not have an up-to-date PGAI (period greater than 5 years) | 0 | | Has an up-to-date PGAI (period no greater than 5 years) | 1 | | | | | 5 | Has a Detailed Action Plan | 3 | The Action Plan has one or more environmental aspects where there are no clear goals or detailed environmental measures | 0 | | Has an action plan that contains at least the basic environmental aspects with clear goals and activities | 0.5 | | | |\n\n \n\n \n\n3°-The purpose of the foregoing procedure is to make known the steps, instruments, and technical criteria used this year to assign the Environmental Excellence Recognition (Reconocimiento Excelencia Ambiental) to public institutions within the framework of the implementation of the Institutional Environmental Management Programs (Programas de Gestión Ambiental Institucional, PGAI); programs established in accordance with Article 28 of Ley N°8839 and Decreto Ejecutivo N° 36499.\n\n4°-This procedure will be published, upon the signing of this resolution, on the site http://www.digeca.go.cr/areas/reconocimiento-ambiental\n\n5°-Let this resolution be communicated and published in the Diario Oficial La Gaceta." }