{ "id": "norm-94239", "citation": "Decreto 42867", "section": "norms", "doc_type": "executive_decree", "title_es": "Reglamento para el funcionamiento y fiscalización de las unidades ejecutoras en proyectos de emergencia de la CNE", "title_en": "Regulation on the Operation and Oversight of Executing Units in CNE Emergency Projects", "summary_es": "Este reglamento, emitido por el Poder Ejecutivo mediante Decreto Nº 42867-MP, regula el funcionamiento de las Unidades Ejecutoras designadas por la Junta Directiva de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE) para ejecutar la fase de reconstrucción de emergencias nacionales declaradas. Establece el procedimiento para la elaboración y aprobación de los Planes de Inversión, incluyendo la verificación del nexo de causalidad entre la emergencia y los daños. Define los requisitos, nombramiento, funciones y obligaciones de las Unidades Ejecutoras, así como el rol de la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción (UGPR) en la fiscalización de los proyectos. Detalla aspectos de contratación administrativa, órdenes de modificación, administración financiera, cierre de proyectos y monitoreo de la resiliencia. Deroga el reglamento anterior publicado en 2015.", "summary_en": "This regulation, issued by the Executive Branch through Decree No. 42867-MP, governs the operation of the Executing Units appointed by the Board of Directors of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response (CNE) to carry out the reconstruction phase of declared national emergencies. It establishes the procedure for drafting and approving Investment Plans, including verification of the causal link between the emergency and the damage. It defines the requirements, appointment, functions, and obligations of Executing Units, as well as the role of the Reconstruction Process Management Unit (UGPR) in project oversight. It details aspects of public procurement, change orders, financial administration, project closure, and resilience monitoring. 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Es un documento de proyecto a nivel de prefactibilidad mediante el cual la Institución Pública justifica la necesidad del proyecto y la inversión, que de previo a haberse reportado un daño en una comunidad en el Plan General de la Emergencia y que éste deba intervenirse para rehabilitar o reconstruir infraestructura. El Plan de Inversión ofrece una descripción del evento, así mismo, deberá estimar los costos de las obras a desarrollar, haciendo un análisis de impacto, plazo probable de duración de las obras, componente de gestión de riesgos que incorpore el enfoque multi amenaza y la resiliencia como elemento para no reproducir la vulnerabilidad, nombramiento del funcionario responsable de la supervisión de las obras, según los lineamientos estipulados por UGPR de la CNE.", "excerpt_en": "Article 1—Objective: This Regulation governs the operation of Executing Units, appointed by the Board of Directors of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response (hereinafter CNE), for the execution of the reconstruction phase of emergencies declared by executive decree.\n\nArticle 3—Investment Plan. It is a pre-feasibility-level project document by which the public institution justifies the need for the project and the investment, following the reporting of damage in a community in the General Emergency Plan requiring intervention to rehabilitate or rebuild infrastructure. The Investment Plan shall describe the event and must estimate the costs of the works to be carried out, including an impact assessment, the probable duration of the works, a risk management component incorporating a multi-hazard approach and resilience to avoid reproducing vulnerability, and the appointment of the official responsible for supervising the works, in accordance with the guidelines stipulated by the CNE's UGPR.", "outcome": { "label_en": "Active norm", "label_es": "Norma vigente", "summary_en": "The regulation establishes provisions for the operation and oversight of Executing Units in CNE emergency projects.", "summary_es": "El reglamento establece las disposiciones para el funcionamiento y fiscalización de las Unidades Ejecutoras en proyectos de emergencia de la CNE." }, "pull_quotes": [ { "context": "Artículo 4º, párrafo 4", "quote_en": "Proven absence of a causal link means the project is not viable for processing, regardless of whether it was included in the General 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la Comisión Nacional de\nPrevención de Riesgos y Atención de Emergencias, en adelante CNE, el cual se\narticula a través de la implementación de una Política Nacional de Gestión de\nRiesgo, mediante la interacción de instrumentos, programas y recursos que se\nconvierten en actividades ordinarias y extraordinarias tendentes a evitar la\nocurrencia de los desastres y la atención de las emergencias en todas sus fases.\n\n2º- Que la Junta Directiva\nde la CNE emitió el Reglamento de Unidades Ejecutoras, que fue publicado en el\nDiario Oficial La Gaceta Nº 82 del 29 de abril del 2015, el cual se requiere\nactualizar con el fin de mejorar aspectos atinentes a los procesos de\nreconstrucción en la etapa de recuperación de las emergencias nacionales\ndeclaradas al tenor de lo establecido en la Ley Nacional de Emergencias y\nPrevención del Riesgo N.º 8488, para determinar debidamente los roles de las\ninstituciones involucradas y los procedimientos a desarrollarse en la\nplanificación, aprobación y ejecución de los proyectos.\n\n3º- Que las Unidades\nEjecutoras son definidas por la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del\nRiesgo Nº 8488 como instituciones públicas con competencia en el área donde se\ndesarrollen las acciones de reconstrucción de una Emergencia Nacional, por lo\nque la normativa que regule su accionar debe ser promulgada en concordancia con\nla jerarquía de las fuentes del ordenamiento jurídico administrativo\nestablecida en el artículo 6 de la Ley General de la Administración Pública.\n\n4º- Que la Junta Directiva\nde la CNE mediante acuerdo Nº 019-02-2020, de la sesión ordinaria Nº 02-02-2020\ndel 05 de febrero 2020, ha aprobado una propuesta de redacción para el\nReglamento para el Funcionamiento y Fiscalización de las Unidades Ejecutoras en\nProyectos de Emergencia de la CNE y recomienda al Poder Ejecutivo su\npromulgación.\n\nPor tanto,\n\nDecretan:\n\nREGLAMENTO PARA EL\nFUNCIONAMIENTO Y FISCALIZACIÓN DE LAS\n\nUNIDADES EJECUTORAS EN\nPROYECTOS DE EMERGENCIA DE LA\n\nCOMISIÓN NACIONAL DE\nPREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE\n\nEMERGENCIAS\n\nCAPÍTULO I\n\nDISPOSICIONES GENERALES\n\nSección Única\n\nDisposiciones Generales\n\nArtículo\n1º-Objetivo:\nEl presente Reglamento regula el funcionamiento de las Unidades Ejecutoras, que\nnombra la Junta Directiva de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y\nAtención de Emergencias en adelante CNE, para la ejecución de la fase de\nreconstrucción de las emergencias declaradas por medio de un decreto ejecutivo.\n\nArtículo 2º-Definiciones: Adicional a las definiciones establecidas en el\nartículo 4 de la Ley No. 8488, para la aplicación del presente Reglamento se\ndefinen los siguientes conceptos:\n\n1. Constancia de legalidad:\nDocumento emitido por la Unidad de Asesoría Legal de\nla CNE en el cual se hace constar que se ha verificado la existencia del\nreporte de afectación de la zona respecto del Decreto Ejecutivo y del Plan\nGeneral de la Emergencia.\n\n2. Contratista: Quien resultare adjudicatario de una contratación por emergencia y haya\nsuperado la fase de formalización contractual.\n\n3. Documento de proyecto a\nnivel de prefactibilidad: Documento que deberá contener:\ninformación y análisis profundo de la necesidad, variables importantes, justificación\nde ser la mejor alternativa de proyecto, tiene niveles mínimos de incertidumbre\nque facilita la toma de decisiones gerenciales para poder aceptarlo, actualizarlo,\nrequerir más profundidad de estudios específicos, ejecutarlo, rechazarlo o\ndejarlo en espera.\n\n4. Gestión del riesgo: Proceso mediante el cual se reducen las condiciones de vulnerabilidad de\nla población, los asentamientos humanos, la infraestructura, así como de las\nlíneas vitales, las actividades productivas de bienes y servicios y el ambiente.\nEs un modelo sostenible y preventivo, al que incorporan criterios efectivos de\nprevención y mitigación de desastres dentro de la planificación territorial,\nsectorial y socioeconómica, así como a la preparación, atención y recuperación\nante las emergencias.\n\n5. Gestor de Riesgo de la\nUGPR: Profesional en gestión de riesgos que elabora\nanálisis y elabora un modelo de gestión de riesgos, con un enfoque de análisis multi-amenaza\ny resiliencia.\n\n6. Manual de Procedimientos:\nDocumento emitido por la CNE mediante el cual se implementa\nel modelo de gestión de proyectos en la fase de reconstrucción de las emergencias\ndeclaradas y establece los formatos de los documentos, informes y formularios a\nutilizarse en el desarrollo de los proyectos.\n\n7. Multi - amenaza: Combinación de dos o más factores de amenaza, que se manifiestan de\nmanera aislada, simultánea o por consecuencia uno del otro, para producir un\nsuceso disparador de un desastre.\n\n8. Nexo de Causalidad: La relación existente entre el evento que provoca el estado de\nemergencia declarada y los daños efectivamente provocados.\n\n9. Órdenes de Modificación:\nLas órdenes de modificación obedecen a imprevistos presentados\ndurante la ejecución del proyecto incluyendo todos los cambios que contemplan\nvariaciones en la base de pago, en el monto, el plazo de las especificaciones\nestablecidas o una combinación de estos factores.\n\n10. Órdenes de Servicio: Las órdenes de servicio son las instrucciones que se le giran al\ncontratista por parte de la Unidad Ejecutora, que no modifican las condiciones del\ncontrato.\n\n11. Planes de Inversión: Son los instrumentos donde se detallan en forma pormenorizada las\nacciones, las obras y los recursos financieros que se emplearán para atender\nuna afectación registrada en el Plan General de la Emergencia y que deberá ser\naprobado por la Junta Directiva de la CNE para la ejecución de la fase de\nreconstrucción de la atención de la emergencia.\n\n12. Profesional Responsable\nde la UE: Funcionario profesional de la Unidad Ejecutora,\ndesignado para supervisar el avance del proyecto a través de visitas periódicas,\nde acuerdo a lo que establece este Reglamento; entendidas como tales: la\nvigilancia o atención que el profesional o grupo de profesionales suministra durante\nel proceso de ejecución de una obra o proyecto, verificación constante de los\nplanos de construcción en relación con el avance de las obras -en caso de obras\nde infraestructura-, consulta de los estudios técnicos que se hayan realizado\npara llevar a cabo el proyecto; revisión y seguimiento del cuaderno de bitácora\nde las anotaciones que en él se indiquen. A este profesional le aplican todas\nlas normas vigentes en cuanto a la responsabilidad que le asiste en la\nejecución y dirección del proyecto.\n\n13. Profesional Responsable\nde la UGPR (Fiscalizador de Obras): Funcionario de la Unidad de\nGestión de Procesos de Reconstrucción de la CNE, que tendrá a cargo la\nfiscalización de la inversión de los fondos públicos, de los proyectos desarrollados\nmediante contrataciones por emergencias. Al igual que los otros profesionales\nantes descritos, le aplican todas las normas vigentes en cuanto a la responsabilidad\nque le asiste en la ejecución y dirección del o los proyectos.\n\n14. Profesional responsable\ndel contratista o Director del Proyecto: Profesional\nque labora directamente para el contratista, responsable de la dirección de la ejecución\ndel contrato. En caso de tratarse de obra pública o de infraestructura, debe\nestar inscrito en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica\n(CFIA) como responsable de la obra y guiarse con lo establecido en los Reglamentos\nvigentes y atinentes al ejercicio de su profesión, emitidos por el CFIA, es\nresponsable además de la logística de suministros, materiales, equipos, métodos\nconstructivos y calidad, acorde con las especificaciones técnicas. Le aplican\ntodas las normas vigentes en cuanto a la responsabilidad que le asiste en la\nejecución y dirección del proyecto.\n\n15. Resiliencia: Es la capacidad de los seres humanos y los ecosistemas para adaptarse\npositivamente a situaciones adversas, superar las contingencias, recuperarse,\nlo más pronto posible, preservando y restaurando las estructuras y funciones\nbásicas y trascendiendo o superando su condición previa de vulnerabilidad.\n\n16. Riesgo: Probabilidad de que se presenten daños y pérdidas, o consecuencias económicas,\nsociales o ambientales en un sitio particular y durante un período definido. Se\nobtiene al relacionar la amenaza con la vulnerabilidad de los elementos\nexpuestos.\n\n17. Unidad Coadyuvante: Cualquier entidad pública o privada que preste colaboración\na la CNE conforme lo señalado en el artículo 33 de la Ley 8488, en cualquier\nfase de la emergencia.\n\n18. Unidad Ejecutora (UE): Institución pública nombrada mediante acuerdo de la Junta Directiva de\nla CNE para la ejecución de uno o varios planes de inversión, cuya designación\ndepende de que cuente con la competencia y estructura necesarias.\n\n19. Unidad de Gestión de\nprocesos de reconstrucción (UGPR): Es la Unidad administrativa,\nque, por parte de la CNE, es la encargada de la Fiscalización de la inversión\nen los proyectos para ejecutar las acciones, obras y los contratos destinados a\nla reposición del funcionamiento normal de los servicios públicos afectados, en\nadelante UGPR. Es responsable de emitir las directrices, observaciones y\nrecomendaciones a la Unidad Ejecutora.\n\nCAPÍTULO II\n\nDEL PLAN DE INVERSIÓN\n\nSección Única\n\nPlan de Inversión\n\nArtículo 3°-Plan de\nInversión. Es un documento de proyecto a nivel de\nprefactibilidad mediante el cual la Institución Pública justifica la necesidad\ndel proyecto y la inversión, que de previo a haberse reportado un daño en una\ncomunidad en el Plan General de la Emergencia y que éste deba intervenirse para\nrehabilitar o reconstruir infraestructura. El Plan de Inversión ofrece una\ndescripción del evento, así mismo, deberá estimar los costos de las obras a\ndesarrollar, haciendo un análisis de impacto, plazo probable de duración de las\nobras, componente de gestión de riesgos que incorpore el enfoque multi amenaza y\nla resiliencia como elemento para no reproducir la vulnerabilidad, nombramiento\ndel funcionario responsable de la supervisión de las obras, según los\nlineamientos estipulados por UGPR de la CNE.\n\nEl Plan de Inversión deberá\ncontener además los aspectos técnicos necesarios para la formulación eventual\nde los términos de referencia para la contratación administrativa que deberá\ngenerarse con el fin de desarrollar el proyecto.\n\nLa CNE podrá contratar la\nelaboración de los planes de inversión y los estudios preliminares por el\nrégimen de excepción, así como el cumplimiento de las funciones de una Unidad\nEjecutora, de así requerirlo, ante la ausencia de una entidad pública competente\no demostrarse la incapacidad técnica u operativa correspondiente.\n\nLos proyectos que se\nejecuten mediante un Plan de Inversión deberán cumplir el nexo de causalidad\ncontemplado en el Plan General de la Emergencia y seguirán el formato establecido\npor la UGPR mediante una guía debidamente publicada en el Diario Oficial La\nGaceta.\n\nArtículo 4°-Proceso de\naprobación del Plan de Inversión. Cuando se presente el\nPlan de Inversión a la UGPR, ésta deberá revisar las propuestas de los\nproyectos detalladamente, según la guía oficial. Dicho Plan deberá indicar con\nclaridad: El nexo de causalidad y los medios de verificación utilizados, si\ncuenta con estudios suficientes para poder ejecutar las obras o proyecto\nsolicitado o, si en su defecto, se requiere la reinversión en estudios\npreliminares para garantizar la viabilidad y factibilidad del proyecto, así\ncomo la mejor inversión de los fondos públicos. El plazo para la revisión será\nde diez días hábiles a partir de la recepción del Plan en la UGPR. En casos de\ncomplejidad técnica demostrada, cuyo monto supere el límite de adjudicación\nestablecido para la Licitación Pública y previa autorización de la Dirección\nEjecutiva de la CNE, el plazo podrá ampliarse hasta por cinco días hábiles\nadicionales.\n\nEl Plan de Inversión será\nsometido a revisión por la UGPR como parte de la fiscalización y su resultado\nse consignará mediante los criterios de \"Revisado sin Observaciones\" o \"Revisado\ncon Observaciones\".\n\nEl proceso de revisión de\nlos Planes de Inversión implica en primera instancia la verificación del nexo\nde causalidad por parte de la UGPR, según el Manual de Procedimientos. Por lo\nque, comprobado el nexo de causalidad, se procederá con la revisión especifica\nde los contenidos y pertinencia del proyecto, así como los aspectos técnicos\nnecesarios para valorar la eventual formulación de los términos de referencia.\n\nLa inexistencia comprobada\ndel nexo de causalidad implica que el proyecto no es viable para la\ntramitación, independientemente que se haya consignado en el Plan General de la\nEmergencia. Ante estos casos el Fiscalizador remitirá un informe a la Junta\nDirectiva, adjuntando la propuesta de plan de inversión, para que se proceda a\nla ratificación del rechazo del proyecto y la modificación del acuerdo del Plan\nGeneral de la Emergencia.\n\nCuando el criterio de la\nUGPR sobre el Plan de Inversión sea: \"Revisado con Observaciones\", el\nFiscalizador deberá fundamentar las razones que motivan la decisión y dejarán\nconstancia de las recomendaciones para modificar el Plan, las cuales deben ser notificadas\na la UE que tendrá un plazo máximo de treinta días naturales para cumplir con las\ncorrecciones solicitadas. Una vez vencido este plazo, si no se presentan las correcciones\nsolicitadas, la UGPR notificará a la Junta Directiva de la CNE, la necesidad fundamentada\nde revocar el proyecto del Plan General de la Emergencia o sustituir a la Unidad\nEjecutora.\n\nLa UGPR publicará en el\nmanual de procedimientos el formulario único de revisión de Planes de Inversión\npor Emergencia Declarada, en el que se consignarán los aspectos a revisar, el\ncumplimiento o incumplimiento y las observaciones vinculadas a la recomendación.\n\nEn caso de que no existan\nobservaciones, objeciones o recomendaciones; o se hayan corregido las\nobservaciones notificadas, la UGPR solicitará a la Jefatura de Recursos Financieros\nla reserva presupuestaria para el proyecto y a la Unidad de Asesoría Legal que\nemita la constancia de legalidad.\n\nCompletada la información,\nremitirá la solicitud de aprobación del Plan de Inversión a la Dirección\nEjecutiva de la CNE para que a su vez presente el Plan de Inversión a la Junta Directiva\nde la CNE, quien será la responsable de su aprobación o rechazo.\n\nEn la ejecución del Plan de\nInversión, la Unidad Ejecutora deberá implementar todas las acciones que se le\nadviertan en el Modelo de Gestión de Riesgos que determine la UGPR. En caso de\nque la Junta Directiva de la CNE aprobara el Plan de Inversión, deberá en ese acto\nnombrar la Unidad Ejecutora del Proyecto y en caso de ser necesario, estará\nfacultada para nombrar una o varias unidades coadyuvantes para canalizar\nesfuerzos -cuando así se considere conveniente- y lograr el fin propuesto.\nEstas unidades coadyuvantes prestarán sus servicios según solicitudes\nespecíficas de la Unidad Ejecutora y de la Unidad de Gestión de Procesos de\nReconstrucción. La Secretaría de la Junta Directiva notificará lo acordado a la\nUE y a la UGPR.\n\nCAPÍTULO III\n\nSOBRE LAS UNIDADES\nEJECUTORAS Y LA FISCALIZACIÓN\n\nSección I\n\nEvaluación y Nombramiento\nde las Unidades Ejecutoras\n\nArtículo 5º- Estudio\ntécnico de evaluación del desempeño. La UGPR elaborará un estudio\ntécnico de evaluación del desempeño de las UE con el objeto de determinar su capacidad\ntécnica y administrativa para la ejecución del proyecto. El estudio técnico de evaluación\ndel desempeño de la UE, valorará el cumplimiento de los aspectos señalados en\nel artículo 6 de este Reglamento, también deberá considerar la forma en que esa\nUnidad Ejecutora ha ejercido su rol, mínimo en los últimos cinco proyectos de\nreconstrucción. Los criterios de evaluación del desempeño de las UE serán\ndefinidos por la UGPR, mediante el Manual de Procedimientos. En caso de que\ntenga menos de cinco proyectos ejecutados, se evaluarán los que tenga y de no\ntener ninguno, deberá ser autorizada expresamente por la Junta Directiva con\nbase en las competencias específicas de la entidad respecto del proyecto a\nejecutar..\n\nEl estudio deberá contar\ncon la firma del funcionario que lo elabora y el visto bueno del jefe, ambos de\nla UGPR, donde recomienden la Unidad Ejecutora para el proyecto con la indicación\nexplicita de las calidades y el funcionario (a) de la UE que se designe para la\nsupervisión de las obras a desarrollar.\n\nArtículo 6º-Requisitos para\nconstituirse en Unidad Ejecutora. Podrá designarse como\nUnidad Ejecutora cualquier institución pública que sea competente en la materia\nde la cual se pretenda ejecutar un proyecto, con la condición de que cuente con\nla capacidad, recurso técnico y administrativo, el modelo de gestión de riesgos\ny la resiliencia para garantizar el cumplimiento de las metas propuestas, la\nsatisfacción de las necesidades y el control en el manejo y uso de los recursos\ndisponibles. Una vez nombrada por la Junta Directiva, deberá suscribir la carta\nde compromiso.\n\nArtículo 7º-Nombramiento de\nlas Unidades Ejecutoras. De conformidad con la Ley\nNacional de Emergencias y Prevención del Riesgo en su artículo 39 párrafo\ncuarto, en adelante la Ley N° 8488, confiere a la Junta Directiva de la CNE la\npotestad de nombrar como Unidad Ejecutora a cualquier institución pública o\nente estatal que tenga competencia en el área donde se desarrollen los\nproyectos y cumpla con los requisitos señalados en el artículo anterior.\n\nAl plan de inversión se le\ndebe adjuntar el estudio técnico de evaluación del desempeño de la Unidad\nEjecutora previo a ponerse en conocimiento de la Junta Directiva.\n\nConforme al artículo 15 de\nla Ley No. 8488, en caso de imposibilidad de nombrar la UE, la CNE asumirá como\ntal, pudiendo recurrir a la contratación de los roles de dirección de proyectos,\nsupervisión, inspección y ejecución de obra necesarios por medio del régimen de\nexcepción.\n\nSección II\n\nSustitución de las Unidades\nEjecutoras\n\nArtículo 8º-Sustitución de\nlas Unidades Ejecutoras. La Junta Directiva de la\nCNE, previo análisis de los eventuales riesgos podrá de manera unilateral y de\nacuerdo al interés público, sustituir en cualquier momento a la Unidad\nEjecutora que haya sido nombrada, en caso de comprobarse que exista\nincumplimiento de sus obligaciones, incapacidad administrativa o técnica\nsurgida posterior a su nombramiento. Para ello, la nueva Unidad Ejecutora\ndeberá suscribir una carta de compromiso previo al inicio de sus funciones y reunir\nlos requisitos señalados en este Reglamento para todas las Unidades Ejecutoras.\n\nSección III\n\nFunciones de las Unidades\nEjecutoras\n\nArtículo 9.-Funciones de\nlas Unidades Ejecutoras: La Unidad Ejecutora será\nla responsable de atender los compromisos derivados de la ejecución, control y\nsupervisión de las acciones que resulten necesarias para atender los\ncompromisos definidos en el Plan de Inversión, el Cartel de la Licitación y los\ncontratos derivados correspondientes. Sin perjuicio de las señaladas de forma\nadicional en el presente reglamento las Unidades Ejecutoras tendrán las\nsiguientes funciones:\n\na. Elaborar el Plan de Inversión garantizando la debida ejecución de los proyectos\nseñalados en el Plan General de la Emergencia.\n\nb. En la elaboración y ejecución de los Planes de Inversión deberán atender\nlo establecido en el Modelo de Gestión de Riesgos según les sea indicado por la\nUnidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción.\n\nc. Entregar los términos de referencia necesarios para la realización de\nlos carteles de contratación de conformidad con los Planes de Inversión aprobados.\n\nd. Colaborar en el proceso de contratación administrativa emitiendo\ncriterios sobre lo que se les consulte por parte de la UGPR.\n\ne. Nombrar una persona profesional responsable de la ejecución del Plan de Inversión,\nquien tendrá la responsabilidad de mantener una comunicación directa con la\nUGPR respecto de todas las particularidades de la ejecución del proyecto.\n\nf. Solicitar autorización a la UGPR para ejecutar las acciones necesarias\npara sustentar las situaciones imprevistas en la ejecución de los proyectos. En\nestos casos la UGPR deberá valorar si las acciones resultan atinentes e indispensables\npara el desarrollo del proyecto. Para emitir el criterio y aprobación o\nimprobación de las modificaciones, la UGPR dispondrá de un plazo máximo de tres\ndías hábiles, a partir de recibido de la orden de modificación o servicio según\ncorresponda por parte de la Unidad Ejecutora.\n\ng. Realizar la supervisión adecuada del proyecto en todas sus etapas, manteniendo\nregistros documentales de todas las actuaciones que se realicen en el proceso.\n\nh. Facilitar los trámites de fiscalización que realice la UGPR, así como\nlos trámites administrativos necesarios para la ejecución de los proyectos aprobados.\n\ni. Los permisos o autorizaciones necesarios para la correcta ejecución del proyecto\ndeben ser obtenidos por parte de la Unidad Ejecutora previo al inicio de la\nejecución contractual, tales compromisos deben quedar documentados a efectos de\ndar el seguimiento correspondiente.\n\nj. En caso de que se adquieran otro tipo de compromisos en cualquier\nmomento de la vida del proyecto, éstos deben quedar igualmente documentados\npara la correcta ejecución de éste.\n\nk. En caso de conflicto de criterios en cualquier etapa de ejecución del\nproyecto, el fiscalizador debe presentar el informe respectivo a la Dirección\nEjecutiva, quien dará audiencia a la UE y recomendará las acciones pertinentes\na la Presidencia de la CNE, quien resolverá, en definitiva.\n\nSección IV\n\nFiscalización de las\nUnidades Ejecutoras\n\nArtículo 10.-Subordinación:\nLas Unidades Ejecutoras acatarán las directrices y recomendaciones\nque emita la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción de la CNE (UGPR),\ncomo órgano inmediato fiscalizador del proyecto.\n\nArtículo 11.-Fiscalización\nde las Unidades Ejecutoras: La UGPR será la Unidad encargada\nde la fiscalización, de las Unidades Ejecutoras durante la ejecución del proyecto,\npara lo cual designará un profesional Fiscalizador para cada proyecto.\n\nLa UGPR elaborará un Modelo\nde Gestión de Riesgos, donde quedarán consignadas las acciones y responsables\nsegún las características de cada proyecto, se deberán realizar las visitas y\nactividades de control necesarias para verificar el cumplimiento del Modelo de Gestión\nde Riesgos desde la presentación del plan de inversión y hasta el finiquito contractual.\nCada visita y actividad de control debe quedar consignada en el expediente por\nparte de los funcionarios de la UGPR.\n\nPosterior a la entrega\ndefinitiva del objeto contractual, la UGPR deberá monitorear la resiliencia del\nproyecto, lo cual deberá estar considerado en el Modelo de Gestión de Riesgos,\nasí como las medidas reactivas o proactivas necesarias.\n\nEn caso de que el bien\nadquirido requiera mantenimiento, el formulario de mantenimiento provisional\ndeber ser entregado por la UGPR a la institución encargada de éste dentro de los\ndiez días hábiles siguientes a la recepción definitiva, deberá contener las\nmedidas asociadas a la conservación del bien y a la continuidad del servicio\ndurante su vida útil, la UGPR verificará el cumplimiento de lo señalado en el\nformulario de mantenimiento provisional según sus competencias conforme lo\nseñalado en el artículo 46 de este Reglamento.\n\nArtículo 12.-Del\nProfesional Fiscalizador de la UGPR: El Fiscalizador de la\nUGPR será un profesional cuya especialidad sea atinente a la naturaleza del\nproyecto a ejecutarse.\n\nEn cumplimiento de sus\nfunciones deberá visitar el sitio de ejecución del proyecto al menos una vez\npor mes y dejar consignado en el medio oficial designado (bitácora, libro de\nactas, expediente administrativo, según el tipo de proyecto) cualquier\nobservación o recomendación que estime pertinente de manera legible y\nespecífica.\n\nEn caso de que no haya\nobservaciones o recomendaciones que realizar, el fiscalizador asignado por la\nCNE deberá dejar constancia de ello, de su presencia en el sitio, con la indicación\nde la fecha, hora y firma.\n\nTodas las actuaciones del\nprofesional fiscalizador de la UGPR deben quedar consignadas en el expediente\nadministrativo que se levante para el proyecto.\n\nSección V\n\nObligaciones de la Unidad\nEjecutora\n\nArtículo 13º-Carta de\ncompromiso. Una vez nombrada la Unidad Ejecutora por la\nJunta Directiva, deberá suscribir una carta de compromiso previo a la ejecución\ndel proyecto, el formato de la carta de compromiso le será suministrado por el\nfuncionario designado por la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción\npara la fiscalización de las obras.\n\nArtículo 14.-Requisitos para la suscripción de la carta de compromiso: Una vez notificada a la\ninstitución el nombramiento por parte de la Junta Directiva, el máximo jerarca o en quien se delegue\nla responsabilidad deberá suscribir la carta de compromiso. Esta deberá contar con las calidades del\nfuncionario responsable de la inspección del proyecto por parte de la Unidad Ejecutora.\n\nRequisitos mínimos que debe\ncontener el documento:\n\na. Calidades del Jerarca o funcionario al cual se le delegó dicha\nsuscripción (nombre completo, cédula de identidad, profesión u oficio,\ndirección exacta del lugar de habitación, dirección exacta del lugar de\ntrabajo, puesto que desempeña, correo electrónico, número telefónico directo o\nnúmero de central telefónica y la extensión, así como la indicación de un medio\nelectrónico para notificaciones).\n\nb. Aceptación de la designación como Unidad Ejecutora.\n\nc. Designación del profesional responsable de la UE, con la misma\ninformación solicitada en el apartado \"a\".\n\nd. Declaración expresa de que cuentan con la estructura necesaria para\nasumir tal función y las firmas y fotocopias de respaldo de los firmantes.\n\ne. Declaración expresa de que el Plan de Inversión se desarrolló como un\nproceso participativo y aplicando el modelo de gestión de riesgos.\n\nf. Compromiso expreso de que se cumplirá con el Modelo de Gestión de\nRiesgos y los formularios de mantenimiento emitidos por la UGPR.\n\nDe ser necesario, la Unidad\nEjecutora podrá nombrar personal de apoyo al supervisor de la ejecución del\nproyecto, por lo que deberá informar a la UGPR de todos los datos necesarios,\ncomo calidades y actividades a desarrollar, para no entorpecer su labor ordinaria.\n\nLa UE tendrá también el\ndeber de verificación contemplado en el artículo 218 del Reglamento a la Ley de\nContratación Administrativa y será la responsable ante el contratista por la\nejecución de contratos irregulares.\n\nArtículo 15.-De la sustitución del profesional responsable por parte de la Unidad Ejecutora: En caso\nde que la Unidad Ejecutora haga cambio del profesional responsable designado en la carta de\ncompromiso, deberá comunicarlo por escrito a la UGPR indicando quien será el nuevo profesional a\ncargo de la supervisión del proyecto y deberá aportar los mismos requisitos solicitados en el\nartículo anterior.\n\nArtículo 16.-De las funciones del profesional responsable por parte de la Unidad Ejecutora: El\nprofesional responsable designado por la Unidad Ejecutora deberá coordinar con la UGPR la\npresentación de documentos, trámites de pagos, solicitudes de compras, modificaciones a los planes\nde inversión, aumentos del presupuesto del proyecto, inspecciones de proyectos, informes de avances,\ntrámite de órdenes de modificación, finiquitos y cualquier otra gestión necesaria para el buen\ndesarrollo del proyecto y la satisfacción del interés público.\n\nArtículo 17.-De la especialidad del profesional Responsable asignado por la Unidad Ejecutora. El\nprofesional responsable asignado por la Unidad Ejecutora deberá de contar con una especialidad y\ngrado académico atinente con el tipo de proyecto o estudios a ejecutar. Como requisito deberá\npertenecer al Colegio atinente a su formación académica. Lo anterior no dispensará a la Unidad\nEjecutora de su responsabilidad en el cumplimiento de los requisitos.\n\nArtículo 18.-Inspección y\nsupervisión bajo responsabilidad de la UE: La\nUnidad Ejecutora será la responsable directa de la recepción de bienes o\nservicios; así como que se ajusten a las especificaciones indicadas en la\noferta o en su defecto a las modificaciones autorizadas o requeridas por la\nUGPR, incluyendo lo contenido en el Modelo de Gestión de Riesgos; para lo cual\ndeberá como mínimo revisar la calidad y las técnicas para su utilización.\n\nEs responsable, también, de\nsupervisar que el proyecto se desarrolle en los términos y plazos estipulados\nen el cartel y de conformidad con lo ofrecido por la empresa contratista.\n\nEn los casos en los que no\nse cuente con planos, el supervisor del proyecto con base en su experiencia y\nconocimiento podrá presentar una propuesta técnica ante la UGPR de las instrucciones\no métodos que considere convenientes a seguir por el contratista, con el fin de\nque se desarrolle la obra con criterios, métodos y técnicas constructivas\napropiadas, así como con una gestión de riesgos adecuada con enfoque de\nresiliencia. Dicha propuesta deberá ser avalada por la UGPR previo a su\naplicación y conforme a la normativa vigente.\n\nArtículo 19º- Informes. El funcionario responsable de la supervisión del proyecto de la Unidad\nEjecutora deberá rendir informes sobre el avance material y financiero del o los\nproyectos, de acuerdo con los cronogramas, diagramas y metodologías de trabajo aportados\npor el contratista en su oferta. El cronograma de trabajo debe ser actualizado quincenalmente\ncon el fin de que se consignen los avances y/o los atrasos sufridos por el contratista\nen el desarrollo del proyecto, para la aplicación de las posibles sanciones\nsegún determine el cartel de la contratación.\n\nEn caso de que el\ncontratista no cumpla con las obligaciones contractuales según el cronograma\npresentado en su oferta, así como la falta de actualización del mismo o incurra\nen cualquier incumplimiento contractual, la Unidad Ejecutora o en su defecto el\nFiscalizador del proyecto deberán informar a la Proveeduría de la CNE para que\nse tomen las medidas pertinentes según lo estipulado en el cartel, para la\naplicación de las multas correspondientes así como la eventual instrucción de\nlos procedimientos de resolución contractual, y sanciones administrativas a los\nproveedores, de conformidad con las regulaciones de la Ley de Contratación\nAdministrativa y su Reglamento.\n\nDe manera periódica y\ndespués de cada visita al proyecto, los funcionarios de la UGPR, deberán rendir\nun informe del avance de cada proyecto conforme sus funciones, el cual quedará\nconstando en cada expediente y será la base de seguimiento a las Unidades Ejecutoras\ny a los contratistas.\n\nLos informes de los\nfuncionarios de la UGPR encargados de la fiscalización y del seguimiento del\nModelo de Gestión de Riesgos, deben contener además de la identificación del\nproyecto, el avance financiero y material, las labores que realizaron y los\nresultados obtenidos. Para cada orden de modificación, suspensión, reajuste o compensación\nde tiempo, deben emitir un criterio técnico con respecto a la solicitud planteada\ny la recomendación técnica.\n\nAl finalizar el proyecto,\nlos funcionarios de la UGPR que participaron en él, deberán emitir un informe final\nque debe contener al menos de manera descriptiva: los acontecimientos\nrelevantes durante la ejecución del proyecto, comparación y resultados del\nproyecto conforme lo planificado en el Plan de Inversión y lo definido en la contratación,\nlos resultados obtenidos en comparación con los esperados, medición del desempeño\nde la UE, el cumplimiento del Modelo de Gestión de Riesgos y cualquier otro aspecto\nque le sea requerido.\n\nArtículo 20.-Contenido del\nInforme: La persona que designe la Unidad Ejecutora como\nresponsable del proyecto, será el encargado de presentar el Informe de Avance\ndel Proyecto quincenalmente a la UGPR, acatando sus indicaciones de forma tal\nque permitan a ambos dar seguimiento al avance material y financiero.\n\nEl responsable designado\npor la UE, deberá rendir cuentas por la gestión de riesgos y la resiliencia del\nproyecto.\n\nLa información mínima que\ndeben contener los informes de la Unidad Ejecutora es la siguiente:\n\na) Fecha en que se emite el informe.\n\nb) Nombre del proyecto\n\nc) Periodo que cubre el informe.\n\nd) Nombre del fiscalizador asignado por la Unidad de Gestión de Procesos de\nReconstrucción.\n\ne) Datos del Contrato: monto, plazo de entrega, fecha orden de inicio,\nfecha de entrega, modificaciones autorizadas a la fecha, órdenes de modificación,\nampliación de garantía de cumplimiento, y cualquier otro dato que considere relevante.\n\nf) Previsiones para reajustes aprobadas a la fecha: monto según contrato, ampliaciones,\nórdenes de modificación, monto total de previsiones.\n\ng) Avances a la fecha, porcentaje de avance material del proyecto,\nporcentaje de avance financiero según presupuesto estimado y monto total\npagado.\n\nh) Documentación en trámite: órdenes de servicio, órdenes de modificación, facturas,\nampliación de órdenes de compra y de contrato.\n\ni) Ampliación de las órdenes de compra: monto total, monto utilizado, saldo\ndisponible, monto en trámite, monto modificado del contrato (original,\nreajustes, total).\n\nLa UGPR podrá solicitar\notros informes fuera de los plazos ordinarios establecidos, para lo cual deberá\nsolicitarlos por escrito a la Unidad Ejecutora, fundamentando el motivo de la\nsolicitud. El formato de dicho informe será comunicado por la UGPR a la Unidad Ejecutora.\n\nArtículo 21.-Ampliación de\ninformación: La Unidad Ejecutora está obligada a remitir cualquier\ninforme, documento o aclaración adicional que la UGPR estime conveniente para\nmantener la información de la ejecución del proyecto clara y de fácil acceso.\n\nCAPÍTULO IV\n\nLOS PROYECTOS DE OBRA\nPÚBLICA\n\nSección Única\n\nProyectos de Obra Pública\n\nArtículo 22. -Unidades\nEjecutoras en Proyectos de obra pública: La\nUnidad Ejecutora será la responsable de atender los compromisos derivados de la\nejecución, control e inspección del proyecto.\n\nPara el cumplimiento de lo\nanterior, la Unidad Ejecutora nombrará una persona profesional en ingeniería,\nel cual debe serlo en alguna materia relacionada con la obra, y ser el\nresponsable de la ejecución, quien deberá visitar el sitio de la obra al menos\nuna vez por semana y dejar consignado en bitácora cualquier observación o\nrecomendación, de igual forma, en caso de que existan deberá comunicarlas en el\ntérmino de tres días hábiles posteriores a la consignación en la bitácora,\nmediante oficio al Fiscalizador de la CNE.\n\nEl Fiscalizador de la UGPR\ndeberá visitar el sitio de la obra al menos una vez por mes y dejar consignado\nen la bitácora cualquier observación o recomendación que estime pertinente de\nmanera legible y específica.\n\nArtículo 23.-Cuaderno de\nBitácora: Es obligación del contratista inscribir el\nproyecto ante el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (en\nadelante CFIA), los profesionales vinculados, tramitar el cuaderno de bitácora\ny actuar apegados a las disposiciones de la normativa dispuesta por ese órgano\n(Reglamento Especial del Cuaderno de Bitácora en Obras).\n\nEl profesional responsable\nque es inscrito en el CFIA por parte de la empresa contratista, será el único\nresponsable de suscribir la razón de apertura en el Cuaderno de Bitácora, indicando\nexpresamente la fecha en que da inicio a la obra y dejando constancia de que se\nha cumplido con todos los requisitos legales para iniciar esa construcción\n(artículo 5 Bis del Reglamento de cita); deberá dejar anotación de los nombres,\ncódigos profesionales y demás calidades de los especialistas que serán parte\ndel proyecto , así como de los profesionales de la UGPR y de la UE que podrán\nrealizar anotaciones en el Cuaderno de Bitácora.\n\nSerá obligación del\nprofesional responsable por parte de la Unidad Ejecutora velar por que el contratista\ncumpla con lo anteriormente indicado y en caso de incumplimiento comunicarlo\ninmediatamente a la UGPR.\n\nEn caso de cambio de\nprofesional por parte de la CNE o la UE, le será comunicado al contratista vía\noficio para dejar constancia de la nueva autorización de firmas en el Cuaderno\nde Bitácora.\n\nEl funcionario responsable\ndesignado por la Unidad Ejecutora verificará semanalmente que la(s) empresa(s)\ncontratada(s) para la ejecución de la(s) obra(s) lleven la bitácora del o los\nproyectos que se desarrollen, bajo las condiciones que dispone el Reglamento Especial\ndel Cuaderno de Bitácora en Obras del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos\ny que dicha bitácora esté disponible para los profesionales de la Unidad Ejecutora\ny de la UGPR.\n\nCAPÍTULO V\n\nGESTIÓN DOCUMENTAL Y EL\nEXPEDIENTE ADMINISTRATIVO\n\nSección I\n\nGestión Documental\n\nArtículo 24.-Del libro de\nactas. Cuando la etapa de reconstrucción no sea\npara obras civiles y por ende no exista el cuaderno de bitácora, el profesional\nresponsable del proyecto de la UE, deberá llevar un libro de actas impreso,\ndonde se registren las acciones realizadas. Dicho libro de actas servirá de\ninsumo para el Informe Quincenal de Avance Material y Financiero que debe\npresentar a la UGPR.\n\nSección II\n\nConformación del Expediente\ndel Proyecto\n\nArtículo 25.-Expediente: Será obligación de la Unidad Ejecutora llevar el expediente de cada\nproyecto que se encuentre bajo su supervisión, actualizado y foliado, con toda\nla documentación técnica y financiera que se genere durante la ejecución y\nmantenerlo disponible para la fiscalización de la UGPR hasta la finalización\ndel proyecto. El expediente estará completo una vez finalizada la ejecución del\ncontrato y realizado el finiquito de este. Una vez finalizado el proyecto, la\nUnidad Ejecutora deberá remitir el expediente digitalizado, completo, a la\nUGPR.\n\nLa UGPR llevará un\nexpediente completo y debidamente foliado con todos los informes y registros de\nlas gestiones que se realicen, éste deberá contener el cronograma original y las\nactualizaciones. Todos los actos emitidos por la CNE deben constar en el\nexpediente de la UGPR y el fiscalizador en coordinación con el personal\nadministrativo serán los responsables de verificar que el expediente se\nencuentre completo, en caso de detectar falta de información, ambos serán\nresponsables de completar el expediente.\n\nDe todas las gestiones\nrealizadas por los funcionarios de la UGPR, deberá quedar un registro en cada\nexpediente según el formato institucional definido.\n\nArtículo 26.-Acta de la\nVisita en sitio pre-oferta: La Proveeduría\nInstitucional de la CNE, de considerarlo necesario, convocará dentro de los\ntres días hábiles posteriores a la publicación del cartel, a una visita\npre-oferta a la Unidad Ejecutora, a la UGPR y a los potenciales oferentes. La\nUnidad Ejecutora preparará un acta de la visita que contenga un sumario de los\ntemas tratados, deberá contener la referencia expresa a la atención de la\ngestión de riesgos y resiliencia, y de las observaciones emitidas por los representantes\nde los contratistas interesados en la contratación, de la cual hará llegar una\ncopia a la Proveeduría y a la UGPR firmada por los representantes de los\npotenciales oferentes, para lo cual cuenta con un día hábil posterior a la\nvisita.\n\nEn caso de que se deban\natender sugerencias u observaciones de índole técnico, que amerite un análisis\nmayor del Fiscalizador, del Gestor de Riesgo o del profesional asignado por la\nUnidad Ejecutora, deberá el responsable atender la consulta y entregar la respuesta\na la Proveeduría Institucional de la CNE en un plazo no mayor a dos días hábiles,\ncontados a partir del día hábil siguiente al que se llevó a cabo la visita en\nsitio, quedando bajo su entera responsabilidad informar a la Proveeduría si\namerita trasladar la fecha de apertura de ofertas.\n\nSi durante la visita en\nsitio pre-oferta surgieran observaciones o recomendaciones tanto de la CNE como\nde la UE, o en su defecto de los potenciales oferentes, cuya evacuación pueda\natenderse inmediatamente, se tomará nota en el acta del asunto, así como de la respuesta\nque se brinde.\n\nEs obligación de la\nProveeduría Institucional de la CNE comunicar a los oferentes los acuerdos,\nmodificaciones o aclaraciones que surjan como resultado de la visita al sitio y\nque quedaron consignados en el acta, además de incluir dichos documentos en el expediente\nde la contratación levantado al efecto. De existir modificaciones, deberá la Proveeduría\nInstitucional elaborar un cartel actualizado y ponerlo a disposición en el expediente\nde contratación.\n\nEl cartel deberá tener\nmención expresa de la obligación del contratista de cumplir con el Modelo de\nGestión de Riesgos y sus posibles modificaciones a solicitud de la UGPR o de la\nUnidad Ejecutora.\n\nArtículo 27.-Reunión previa\na la orden de inicio: La Proveeduría\nInstitucional deberá enviar inmediatamente copia de la orden de compra recibida\npor el contratista a la Unidad Ejecutora. La UE coordinará de inmediato la\nfecha y hora para citar al contratista y a la UGPR a la reunión previa a la\norden de inicio, dicha convocatoria debe realizarse en un plazo no mayor a tres\ndías hábiles posteriores a la notificación de la orden de compra; lo anterior,\npara definir el tipo de documentación, permisos, gestión de riesgos, que debe presentar\nel contratista los plazos que se requiere para su obtención, a la Unidad\nEjecutora y a la CNE, a efectos de establecer fecha para otorgar la orden de\ninicio. Los plazos señalados para la obtención de la documentación adicional\ndeberán ser acordes a las condiciones propuestas en la oferta de contratación y\nsu incumplimiento sólo podrá ser justificado por razones debidamente\nfundamentadas a juicio de la UGPR.\n\nLa UE elaborará un acta\ndonde consten los acuerdos tomados, plazos y demás información pertinente para\nla contratación, misma que debe contener la información antes indicada, lugar\nde entrega de la documentación, así como, calidades de los presentes y sus\nrespectivas firmas.\n\nArtículo 28.-Orden de\ninicio: Una vez que el contratista haya entregado la documentación\nrequerida, la UE deberá notificar, en el plazo máximo de dos días hábiles al\ncontratista, con copia a la UGPR, la orden de inicio de labores por escrito.\n\nEn caso de que por razones\nexcepcionales el contratista se encuentre imposibilitado para iniciar dentro\ndel plazo definido en la orden de inicio, deberá someter expresamente las justificaciones\ndel caso a la Unidad Ejecutora en un plazo no mayor a veinticuatro horas después\nde notificada la orden de inicio o de acaecido el hecho que impide el inicio, indicando\nla justificación y la nueva fecha sugerida. La Unidad Ejecutora valorará inmediatamente\ny emitirá un escrito a la UGPR en un plazo no mayor a veinticuatro horas para\nque esta Unidad analice la situación. La UGPR en un plazo no mayor a dos días hábiles\nemitirá un criterio técnico sobre lo solicitado por el contratista. La UE\nresolverá la solicitud de manera justificada en un plazo máximo de tres días\nhábiles posteriores a la recepción del criterio técnico de la UGPR. El\ndocumento que resuelva la solicitud del contratista deberá indicar la nueva\nfecha de inicio y deberá comunicársele a la UGPR y a la Proveeduría de la CNE.\n\nEn caso de rechazar la\ngestión del contratista, se sumará al plazo de entrega los días de trámite de\nla gestión presentada con el fin de no afectar al contratista. Sin embargo,\neste plazo no puede exceder de los máximos establecidos en este artículo, en\ncuyo caso habrá responsabilidad del funcionario que haya excedido el plazo\nfijado para el trámite.\n\nLa fecha de la orden de\ninicio será la que rija para todos los aspectos contractuales relacionados con\nel plazo; tales como ampliaciones, suspensiones, multas, ejecución de garantías\ny similares. El plazo de entrega se contará a partir de la fecha de la orden de\ninicio emitida por la Unidad Ejecutora y, en caso de aprobarse una prórroga de\nla orden de inicio, esta será la que rija contractualmente.\n\nEl incumplimiento por parte\ndel contratista de los términos de la orden de inicio deberá ser informado por\nla Unidad Ejecutora o en su defecto por el Fiscalizador del proyecto a la\nProveeduría de la CNE para que se tomen las medidas pertinentes según lo\nestipulado en el cartel, para la aplicación de la declaración de\ninsubsistencia, o de ser procedente las multas correspondientes así como la\neventual instrucción de los procedimientos de resolución contractual, y\nsanciones administrativas a los proveedores, de conformidad con las\nregulaciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.\n\nCAPÍTULO VI\n\nNORMAS TÉCNICAS PARA LA\nEJECUCIÓN DEL PROYECTO\n\nSección I\n\nAplicación de Normas\nTécnicas\n\nArtículo 29.-Aplicación de Normas Técnicas para la ejecución del proyecto: Tanto el trabajo\nefectuado como los materiales, insumos o equipos proporcionados deben ajustarse a las\nespecificaciones generales y especiales estipuladas en el cartel de licitación, deben guardar\narmonía con la legislación vigente, contemplar el enfoque de multi amenaza y de resiliencia.\n\nEn el caso de que la Unidad\nEjecutora señalara que el objeto contractual no concuerda con las especificaciones\ntécnicas, o sea de inferior calidad o insatisfactorio, ordenará al contratista\ncorregir la situación en un plazo no mayor a 3 días hábiles, caso contrario la Unidad\nEjecutora lo comunicará a la UGPR y esta a su vez a la Proveeduría\nInstitucional para iniciar el procedimiento correspondiente según el Reglamento\nde Funcionamiento de la Proveeduría Institucional de la CNE, Ley de\nContratación Administrativa y su Reglamento de aplicación supletoria.\n\nArtículo 30.-Observaciones y Recomendaciones del Supervisor del Proyecto: La Unidad Ejecutora\nemitirá observaciones y recomendaciones al contratista, mismas que hará constar en el Cuaderno de\nBitácora y de las cuales remitirá copia mediante oficio a la UGPR para su conocimiento. El\nFiscalizador de la UGPR deberá fiscalizar el uso correcto de la bitácora y tomar las medidas\ncorrespondientes conforme lo regula el Colegio profesional respectivo.\n\nEs obligación del\ncontratista acatar todos los lineamientos que se den durante la ejecución del\nproyecto por parte de la Unidad Ejecutora y de la UGPR.\n\nCuando haya dudas sobre la\ncalidad del objeto contractual recibido, la Unidad Ejecutora solicitará a la\nUGPR que se ordene al contratista la toma de muestras, la realización de pruebas\ny los ensayos que sean pertinentes, bajo su control inmediato para asegurar la corrección\ndel procedimiento y la veracidad de los resultados.\n\nSección II\n\nAspectos específicos de las\nContrataciones de Proyectos de Reconstrucción\n\nArtículo\n31.-Especificaciones técnicas. Para la contratación de\nProyectos de Reconstrucción, la Unidad Ejecutora deberá presentar las\nespecificaciones técnicas y una propuesta de Gestión de Riesgos a la UGPR, para\nefectos de revisión fiscalización y trámite ante la Proveeduría Institucional\nde la CNE, según los plazos, que aparecen a continuación:\n\nEstas propuestas técnicas,\ndeberán ser analizadas por la UGPR en un plazo de 10 días hábiles a partir de\nsu recepción, con el fin de determinar si procede su autorización para emitir\nel respectivo cartel de contratación o prevenir la corrección de defectos por\nparte de la UE. En caso de que sea necesario realizar enmiendas, la UE contará\ncon un plazo de cinco días hábiles, contados a partir de la notificación del\nacto por parte de la UGPR para presentar los documentos corregidos.\n\nHabiéndose realizado la\nprevención de los defectos, si la UE no cumple con las correcciones\nsolicitadas, el proyecto quedará suspendido hasta por sesenta días y una vez vencido\neste plazo, la UGPR notificará a la Junta Directiva de la CNE, la necesidad de revocar\nel Plan de Inversión o sustituir a la Unidad Ejecutora.\n\nArtículo 32. - Control de\ncalidad. Los planes de inversión deberán considerar\ndentro de sus costos y actividades el control de calidad y supervisión de los\nmateriales utilizados en los proyectos. Los fondos para este tipo de\ncontratación deben estar incluidos previamente en el plan de inversión del\nproyecto.\n\nSe considerará también\ncontrol de calidad para efectos de la fiscalización, toda actividad ejecutada\npara dirigir a la legalidad, oportunidad y a las mejores prácticas de las\nnormas técnicas.\n\nSección III\n\nÓrdenes de Modificación\n\nArtículo 33.-Órdenes de\nmodificación (OM): Cuando la UE requiera una\norden de modificación para un determinado proyecto, deberá elaborar y gestionar\nante la UGPR la solicitud de criterio de fiscalización mediante acto motivado\ncon la recomendación.\n\nLas Ordenes de modificación\nserán aprobadas por el Presidente de la CNE, cuando la variación sea igual o\nmenor a un veinticinco por ciento (25%) del monto originalmente adjudicado. Si\nse supera el porcentaje señalado, la aprobación deberá ser tramitada ante la\nJunta Directiva.\n\nLa UGPR valorará el nexo\ncausal y el fundamento técnico de la orden de modificación, para lo cual cuenta\ncon tres días hábiles para emitir su criterio. De resultar procedente según la\nvaloración técnica de la UGPR y si no alcanza el porcentaje respecto del monto adjudicado\nestablecido como límite por la Junta Directiva para su conocimiento, se brindará\nel visto bueno y se remitirá al jerarca institucional para la aprobación\ndefinitiva. De contemplar la orden de modificación un porcentaje mayor al\nestablecido deberá someterse a conocimiento de la Junta Directiva para su\naprobación.\n\nLa UGPR remitirá a la\nUnidad de Proveeduría Institucional la orden de modificación para su trámite,\nquien deberá requerir la ampliación de la garantía de cumplimiento y elaborar la\norden de compra correspondiente.\n\nArtículo 34.-Ejecución de\nla orden de modificación: No podrán tomarse las\nacciones contempladas en la orden de modificación hasta tanto éstas no se\nencuentren aprobadas y notificadas.\n\nArtículo 35.-Aprobación de la solicitud de Orden de Modificación por parte de la Junta Directiva de\nla CNE. De superarse el porcentaje establecido para aprobación de la orden de modificación o cuando\nse modifique el objeto del contrato, la UGPR presentará a la Dirección Ejecutiva la orden de\nmodificación para su revisión y ésta la elevará a la Junta Directiva para su conocimiento y eventual\naprobación.\n\nUna vez notificada la\naprobación de la orden de modificación por la Junta Directiva, le corresponderá\na la UGPR su tramitación, según los plazos establecidos en el Reglamento de\nFuncionamiento de Proveeduría Institucional, y deberá emitirse una orden de\ncompra adicional para el proyecto con las nuevas condiciones.\n\nArtículo 36.-Suspensión del\ncontrato: Si el contratista solicita a la UE la\nsuspensión de la obra de manera justificada, esta elaborará la orden de\nservicio de suspensión, la cual deberá ser remitida a la UGPR para ser\nanalizada . La UGPR deberá emitir el informe técnico respectivo dentro de los\ncinco días hábiles posteriores a su recepción y remitirlo, junto con la orden\nde servicio respectiva, a la Presidencia de la institución para su aprobación\nfinal, quien tendrá cinco días hábiles más para resolver.\n\nEl informe técnico\ndetallado deberá ser dictado por la Jefatura de la Unidad solicitante del\ntrámite, con visto bueno de la Dirección de Gestión del Riesgo, con indicación\nprecisa, entre otras cosas, de la justificación para suspender el contrato,\nfecha de inicio de la suspensión, la parte realizada hasta ese momento, su\nestado y nombre del responsable de conservar lo ejecutado, deberá indicar,\nademás, las medidas que se adoptarán para garantizar el equilibrio financiero y\nla fecha de eventual reinicio de la ejecución.\n\nSi la CNE aprueba la orden\nde servicio de suspensión, la Unidad Ejecutora deberá notificarla al\ncontratista en el plazo máximo de 3 días hábiles siguientes a su recepción, dicha\norden deberá determinar el período de vigencia de la suspensión. Si no es\naprobada, serán comunicadas las razones técnicas para el rechazo y la UE tendrá\nel mismo plazo para la notificación.\n\nLa UGPR remitirá a la\nPresidencia de la CNE, de manera mensual, un informe de los proyectos que han\ntenido suspensiones o reinicios.\n\nArtículo 37.-Compensación\nde tiempo: A solicitud del contratista, la UE, podrá autorizar\nprórrogas al plazo de ejecución del contrato cuando existan demoras por causas ajenas\nal contratista, de conformidad con lo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratación\nAdministrativa.\n\nEl contratista solicitará\nla prórroga dentro de los cinco días hábiles siguientes al conocimiento del\nhecho que provoca la extensión del plazo y la UE contará con igual plazo para\nsolicitar de manera justificada a la UGPR la compensación de tiempo. Si la solicitud\nse hace fuera de plazo, pero estando aún el contrato en ejecución, la UE podrá tramitarla,\nen caso de estar debidamente sustentada, siempre que esté vigente el plazo contractual.\n\nCAPÍTULO VII\n\nADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y\nCIERRE DEL PROYECTO\n\nSección I\n\nManejo de Recursos\n\nArtículo 38.-Administración de Recursos por Parte de las Unidades Ejecutoras: La CNE podrá facilitar\nen condición de préstamo a las Unidades Ejecutoras activos y suministros disponibles que sean\nnecesarios para la adecuada ejecución de los planes de inversión, siempre y cuando esto no altere el\nnormal funcionamiento de la CNE.\n\nEl préstamo de bienes o\nactivos deberá de ser consignado en el contrato de préstamo, suscrito por la\nPresidencia de la CNE y el máximo jerarca de la Institución asignada como Unidad\nEjecutora en el cual deberá establecerse obligatoriamente la descripción y\nestado de los bienes o activos con su respectivo número de patrimonio, valor actualizado\nde este, plazo en el que regirá el préstamo, las posibles prórrogas y las\nresponsabilidades de las partes, para lo cual, deberá nombrarse a una persona\ncomo su responsable. Los activos o bienes no podrán ser entregados hasta antes\nde que sea firmado el contrato de préstamo entre las partes.\n\nUna vez vencido el plazo y\nlas posibles prórrogas, la Unidad Ejecutora deberá gestionar la devolución de\nlos activos o bienes que le hayan sido entregados en calidad de préstamo. La\nCNE verificará el estado de los mismos y emitirá un acta de recibo en la que\nconsignará el cumplimiento a satisfacción o dejará constancia de los posibles\ndaños sufridos. El acta deberá ser firmada por ambas partes. En caso de\ndesavenencia se consignará en el mismo documento el desacuerdo.\n\nLa existencia de daños o\npérdidas en los activos dados en préstamo generará una responsabilidad\ndisciplinaria para los funcionarios responsables de la Unidad Ejecutora. La\nresponsabilidad civil por los daños y pérdidas ocurridos será solidaria entre\nla UE y sus funcionarios a cargo del proyecto.\n\nArtículo 39.-Control\nFinanciero y Conciliación de Registros: Cada\nUnidad Ejecutora deberá llevar el control financiero de los fondos asignados\npara la ejecución de los proyectos y un registro detallado de la ejecución de\nlos egresos. La UE deberá presentar informes quincenales a la UGPR donde se\nindique el porcentaje material y financiero de avance del proyecto\n\nCuando el proyecto no se\ndesarrolla en los términos convenidos, la UGPR deberá intervenir de forma\ninmediata a valorar la situación e instruir las medidas correctivas necesarias\nen un plazo no mayor a cinco días hábiles. Si los incumplimientos detectados son\nde extrema gravedad, el caso debe ser remitido dentro de ese mismo plazo a la Presidencia\nInstitucional para su resolución, quien en caso de considerarlo necesario procederá\na elevar a conocimiento de Junta Directiva la situación descrita por la UGPR.\n\nSección II\n\nTrámite de Pago\n\nArtículo 40.-Trámite de\nPagos: Para tramitar los pagos correspondientes,\nla Unidad Ejecutora deberá remitir a la UGPR lo indicado en el documento\n\"Requisitos para el trámite de facturas por concepto de pagos de proyectos de\nemergencias en la Unidad de Gestión de Proyectos de Reconstrucción\", publicado\nen la página web de la CNE.\n\nSección III\n\nCierre del proyecto\n\nArtículo 41.-Inspección y\nRecepción del Objeto Contractual: Una vez concluida la obra o\nconcluidas las obligaciones contractuales, es responsabilidad del contratista informarlo\na la Unidad Ejecutora para que esta coordine con la UGPR y en un plazo no mayor\na ocho días hábiles realizar la inspección final del proyecto.\n\nEl Ingeniero supervisor de\nla UE consignará en un acta el estado en que se encuentra la obra, si se recibe\na satisfacción, por lo que todos los responsables firmarán al pie del acta.\n\nEn el caso de que el\ncontratista deba hacer correcciones o mejoras de la obra, se consignará en el\nacta la recepción provisional, para lo cual, el contratista contará con máximo\nde 30 días naturales para efectuar las correcciones, en el acta de recepción provisional\nse establecerá una nueva fecha para la recepción de la obra definitiva que deberá\nconstar en una nueva acta.\n\nEn caso de incumplimiento\nla UGPR deberá analizar las causas de este y valorar si son o no justificadas.\nEn los casos que exista una justificación técnica, o una causa de fuerza mayor\no caso fortuito para el atraso o incumplimiento, podrá otorgarse un plazo\nadicional que en ningún caso sobrepasará el lapso de 30 días naturales. En los\ncasos de incumplimientos injustificados se aplicará la normativa de\ncontratación administrativa atinente a la aplicación de multas o incluso la\nresolución contractual si fuera pertinente.\n\nArtículo 42.-Presentación\nde Informe Final: Las Unidades Ejecutoras\ndeberán presentar a la UGPR un informe final que incluya logros obtenidos,\ncosto total del proyecto, la calidad de los materiales utilizados, las técnicas\npara su aplicación, la utilización del equipo, los métodos de construcción de\nlas obras, conforme a las sanas prácticas de la ingeniería en cuanto a la\nseguridad, funcionalidad y durabilidad de las obras y cualquier otro aspecto\nrelevante a la terminación del proyecto, dentro de los diez días hábiles\nposteriores a la recepción definitiva.\n\nArtículo 43-Finiquitos: La UE deberá suscribir el finiquito del proyecto dentro de los doce\nmeses posteriores a la recepción definitiva de las obras. El documento debe ser\nsuscrito por el supervisor de obra de la UE, por el jerarca de la UE, por el\ncontratista, por el Fiscalizador de la UGPR y por quien ocupe la Presidencia de\nla CNE. En caso de que se omita el respectivo finiquito en los términos\nseñalados, la UGPR informará a la Presidencia Institucional, quien en caso de\nconsiderarlo necesario procederá a elevar a conocimiento de Junta Directiva la\nsituación descrita por la UGPR para que se tramiten las responsabilidades\nadministrativas en la UE.\n\nArtículo 44.-Entrega de\nexpediente: Concretado el finiquito, la Unidad Ejecutora deberá\nentregar a la UGPR una copia en digital del expediente de la etapa de operación\ndel proyecto, completo y debidamente foliado, dentro de los cinco días hábiles\nposteriores a la suscripción del finiquito; a su vez la UGPR remitirá copia del\nfiniquito a la proveeduría de la CNE, dentro de los siguientes dos días hábiles\nal recibo del expediente.\n\nArtículo 45.-De las\nresponsabilidades de los funcionarios. La CNE\ncomo ente director y fiscalizador del proyecto, en caso de determinar que\nexisten acciones u omisiones de los funcionarios involucrados que hayan\nafectado el desarrollo del proyecto, solicitará a la Unidad Ejecutora o a la\nUnidad Coadyuvante levantar la investigación correspondiente a fin de que se\ndeterminen las responsabilidades administrativas y/o judiciales del caso, lo\nanterior por tratarse del resguardo de los fondos públicos.\n\nArtículo 46.- Del monitoreo\ny la evaluación de la resiliencia: Durante los doce meses establecidos\nen el artículo 43 de este Reglamento, la UGPR deberá establecer y ejecutar los\nmecanismos para monitorear y evaluar la resiliencia del proyecto. Transcurrido\nese plazo, en los siguientes 15 días hábiles le remitirá al responsable de la\nobra o de los bienes adquiridos, un formulario definitivo de mantenimiento, que\ndeberá contener las medidas asociadas a la conservación del bien y a la\ncontinuidad del servicio durante su vida útil y sustituirá el formulario\nprovisional establecido en el artículo 11 de este Reglamento. La institución\nresponsable del bien estará obligada a cumplir con lo señalado tanto en el formulario\nprovisional como definitivo.\n\nCAPÍTULO VIII\n\nDISPOSICIONES FINALES\n\nSección Única\n\nDisposiciones finales\n\nArtículo 47.- Derogatoria: El presente Reglamento deroga el \"Reglamento para el Funcionamiento y\nFiscalización de las Unidades Ejecutoras\" aprobado mediante Acuerdo de Junta\nDirectiva Nº 031-02-2015 de fecha 11 de febrero de 2015 y publicado en el Diario\nOficial La Gaceta N° 82 del 29 de abril del 2015, así como cualquier norma del mismo\nrango o inferior que regule de manera diferente lo aquí reglamentado\n\nArtículo 48.-Vigencia: Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.\n\nDado en la Presidencia de\nla República. San José, a los dieciocho días del mes de febrero de dos mil\nveintiuno.", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Complete Text of Norm 42867\n\n Regulation for the operation and oversight of executing units\nin emergency projects of the National Commission for Risk Prevention and Emergency\nResponse\n\nNo. 42867-MP\n\nTHE PRESIDENT OF THE\nREPUBLIC\n\nAND THE MINISTER OF THE\nPRESIDENCY\n\nIn use of\nthe powers conferred by subsections 3) and 18) of article 140 and\narticle 146 of the Political Constitution, articles 27 subsection 1) and 28\nsubsection 2) paragraph b) of Law 6227, of May 2, 1978, General Law of\nPublic Administration, and Law No. 8488, of November 22, 2005, National\nEmergency and Risk Prevention Law.\n\nConsidering:\n\n1st- That Law No. 8488\nestablishes a National Risk Management System integrating all\npublic institutions and seeking the participation of the private sector\nand organized civil society, under the stewardship of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response, hereinafter CNE, which is articulated through the implementation of a National Risk Management Policy, by means of the interaction of instruments, programs, and resources that become ordinary and extraordinary activities aimed at preventing the occurrence of disasters and attending to emergencies in all their phases.\n\n2nd- That the Board of Directors\nof the CNE issued the Regulation of Executing Units, published in\nOfficial Gazette La Gaceta No. 82 of April 29, 2015, which requires\nupdating in order to improve aspects pertaining to the\nreconstruction processes in the recovery stage of declared national emergencies pursuant to the provisions of the National Emergency and Risk Prevention Law No. 8488, to properly determine the roles of the\ninvolved institutions and the procedures to be developed in the\nplanning, approval, and execution of projects.\n\n3rd- That Executing\nUnits are defined by the National Emergency and Risk Prevention\nLaw No. 8488 as public institutions with competence in the area where\nthe reconstruction actions of a National Emergency are carried out, therefore the regulations governing their actions must be promulgated in accordance with\nthe hierarchy of the sources of the administrative legal system\nestablished in article 6 of the General Law of Public Administration.\n\n4th- That the Board of Directors\nof the CNE, by agreement No. 019-02-2020, of ordinary session No. 02-02-2020\nof February 5, 2020, has approved a draft wording for the\nRegulation for the Operation and Oversight of Executing Units in\nEmergency Projects of the CNE and recommends its\npromulgation to the Executive Branch.\n\nTherefore,\n\nThey decree:\n\nREGULATION FOR THE\nOPERATION AND OVERSIGHT OF\n\nEXECUTING UNITS IN\nEMERGENCY PROJECTS OF THE\n\nNATIONAL COMMISSION FOR\nRISK PREVENTION AND EMERGENCY\n\nRESPONSE\n\nCHAPTER I\n\nGENERAL PROVISIONS\n\nSingle Section\n\nGeneral Provisions\n\nArticle\n1-Objective:\nThis Regulation regulates the operation of the Executing Units\nappointed by the Board of Directors of the National Commission for Risk Prevention and Emergency Response, hereinafter CNE, for the execution of the\nreconstruction phase of emergencies declared by means of an executive decree.\n\nArticle 2-Definitions: In addition to the definitions established in\narticle 4 of Law No. 8488, for the application of this Regulation the\nfollowing concepts are defined:\n\n1. Certificate of legality (Constancia de legalidad):\nDocument issued by the Legal Advisory Unit of\nthe CNE which certifies that the existence of the\narea's damage report has been verified against the Executive Decree and the\nGeneral Emergency Plan (Plan General de la Emergencia).\n\n2. Contractor: Whoever is awarded an emergency procurement contract and has\ncompleted the contract formalization phase.\n\n3. Pre-feasibility level project document (Documento de proyecto a\nnivel de prefactibilidad): Document that must contain:\ndetailed information and analysis of the need, important variables, justification\nfor being the best project alternative, has minimum levels of uncertainty\nthat facilitates managerial decision-making to accept it, update it,\nrequire more in-depth specific studies, execute it, reject it, or\nput it on hold.\n\n4. Risk management (Gestión del riesgo): Process by which the conditions of vulnerability of\nthe population, human settlements, infrastructure, as well as\nvital lines, productive activities of goods and services, and the environment are reduced.\nIt is a sustainable and preventive model, incorporating effective criteria of\ndisaster prevention and mitigation within territorial,\nsectoral, and socioeconomic planning, as well as preparation, response, and recovery\nfor emergencies.\n\n5. Risk Manager of the UGPR (Gestor de Riesgo de la\nUGPR): Risk management professional who prepares\nanalysis and develops a risk management model, with a multi-hazard (multi-amenaza) analysis approach\nand resilience (resiliencia).\n\n6. Procedures Manual (Manual de Procedimientos):\nDocument issued by the CNE through which the\nproject management model in the reconstruction phase of declared\nemergencies is implemented and establishes the formats of the documents, reports, and forms to\nbe used in the development of projects.\n\n7. Multi-hazard (Multi-amenaza): Combination of two or more hazard factors, manifested\nin isolation, simultaneously, or as a consequence of one another, to produce\na triggering event for a disaster.\n\n8. Causal Link (Nexo de Causalidad): The relationship between the event that causes the\ndeclared state of emergency and the damage actually caused.\n\n9. Modification Orders (Órdenes de Modificación):\nModification orders respond to unforeseen events occurring\nduring the execution of the project, including all changes that contemplate\nvariations in the payment basis, in the amount, the term of the\nestablished specifications, or a combination of these factors.\n\n10. Service Orders (Órdenes de Servicio): Service orders are the instructions given to the\ncontractor by the Executing Unit, which do not modify the conditions of the\ncontract.\n\n11. Investment Plans (Planes de Inversión): These are the instruments detailing in a thorough manner the\nactions, works, and financial resources to be used to address\na damage recorded in the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia) and which must be\napproved by the Board of Directors of the CNE for the execution of the\nreconstruction phase of the emergency response.\n\n12. Responsible Professional\nof the UE (Unidad Ejecutora): Professional official of the Executing Unit,\ndesignated to supervise the progress of the project through periodic visits,\nin accordance with the provisions of this Regulation; understood as such: the\nmonitoring or attention that the professional or group of professionals provides during\nthe execution process of a work or project, constant verification of\nthe construction plans in relation to the progress of the works - in case of\ninfrastructure works -, consultation of the technical studies that have been carried out\nto complete the project; review and follow-up of the logbook\nof the entries indicated therein. All\ncurrent regulations regarding the responsibility that assists them in the\nexecution and direction of the project apply to this professional.\n\n13. Responsible Professional\nof the UGPR (Oversight Officer) (Fiscalizador de Obras): Official of the Reconstruction Process Management Unit (Unidad de\nGestión de Procesos de Reconstrucción) of the CNE, who will be in charge of the\noversight of the investment of public funds, of the projects developed\nthrough emergency procurements. Like the other professionals\ndescribed above, all current regulations regarding the responsibility\nthat assists them in the execution and direction of the project(s) apply to them.\n\n14. Responsible professional\nof the contractor or Project Director (Profesional\nresponsable del contratista o Director del Proyecto): Professional\nworking directly for the contractor, responsible for directing the execution of\nthe contract. In the case of a public or infrastructure work, they must\nbe registered with the Federated College of Engineers and Architects of Costa Rica\n(CFIA) as responsible for the work and be guided by the provisions of the current\nRegulations pertaining to the exercise of their profession, issued by the CFIA; they are also\nresponsible for the logistics of supplies, materials, equipment,\nconstruction methods and quality, in accordance with the technical specifications. All\ncurrent regulations regarding the responsibility that assists them in the\nexecution and direction of the project apply to them.\n\n15. Resilience (Resiliencia): It is the capacity of human beings and ecosystems to adapt\npositively to adverse situations, overcome contingencies, recover,\nas soon as possible, preserving and restoring basic\nstructures and functions and transcending or overcoming their previous condition of vulnerability.\n\n16. Risk (Riesgo): Probability that damage and losses, or economic,\nsocial, or environmental consequences will occur in a particular place and during a defined period. It is\nobtained by relating the hazard (amenaza) with the vulnerability (vulnerabilidad) of the exposed\nelements.\n\n17. Co-Adjuvant Unit (Unidad Coadyuvante): Any public or private entity that provides collaboration\nto the CNE as indicated in article 33 of Law 8488, in any\nphase of the emergency.\n\n18. Executing Unit (UE): Public institution appointed by agreement of the Board of Directors of\nthe CNE for the execution of one or more investment plans, whose designation\ndepends on it having the necessary competence and structure.\n\n19. Reconstruction Process Management\nUnit (UGPR): It is the administrative unit,\nwhich, on behalf of the CNE, is responsible for the Oversight of the investment\nin projects to execute the actions, works, and contracts aimed at\nrestoring the normal functioning of affected public services, hereinafter\nUGPR. It is responsible for issuing directives, observations, and\nrecommendations to the Executing Unit.\n\nCHAPTER II\n\nTHE INVESTMENT PLAN\n\nSingle Section\n\nInvestment Plan\n\nArticle 3-Investment\nPlan. It is a pre-feasibility level project document (documento de proyecto a nivel de\nprefactibilidad) through which the Public Institution justifies the need\nfor the project and the investment, after a damage has been previously reported in a\ncommunity in the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia) and it must be intervened to\nrehabilitate or reconstruct infrastructure. The Investment Plan offers a\ndescription of the event, likewise, it must estimate the costs of the works to\nbe developed, making an impact analysis, probable duration of the\nworks, risk management component that incorporates the multi-hazard (multi amenaza) approach and\nresilience (resiliencia) as an element to not reproduce vulnerability, appointment\nof the official responsible for the supervision of the works, according to the\nguidelines stipulated by the UGPR of the CNE.\n\nThe Investment Plan must also\ncontain the technical aspects necessary for the eventual formulation\nof the terms of reference for the administrative procurement that must\nbe generated in order to develop the project.\n\nThe CNE may contract, under the\nexception regime, the preparation of investment plans and preliminary studies,\nas well as the fulfillment of the functions of an Executing\nUnit, if so required, in the absence of a competent public entity\nor if the corresponding technical or operational incapacity is demonstrated.\n\nProjects that are\nexecuted through an Investment Plan must fulfill the causal link (nexo de causalidad)\ncontemplated in the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia) and will follow the format established\nby the UGPR through a guide duly published in the Official Gazette La\nGaceta.\n\nArticle 4-Approval Process\nof the Investment Plan. When the\nInvestment Plan is submitted to the UGPR, it must review the\nproject proposals in detail, according to the official guide. Said Plan must clearly indicate: The causal link and the verification means used, if\nit has sufficient studies to be able to execute the requested\nworks or project or, failing that, if reinvestment in preliminary\nstudies is required to guarantee the viability and feasibility of the project, as well\nas the best investment of public funds. The review period will be\nten business days from the receipt of the Plan at the UGPR. In cases of\nproven technical complexity, whose amount exceeds the award limit\nestablished for Public Tender (Licitación Pública) and with prior authorization from the\nExecutive Directorate of the CNE, the period may be extended for up to five additional\nbusiness days.\n\nThe Investment Plan will be\nsubject to review by the UGPR as part of the oversight and its result\nwill be recorded through the criteria of \"Reviewed without Observations\" or \"Reviewed\nwith Observations\".\n\nThe review process of\nthe Investment Plans implies, in the first instance, the verification of the causal link\nby the UGPR, according to the Procedures Manual. Therefore,\nonce the causal link is verified, the specific review\nof the contents and relevance of the project will proceed, as well as the technical\naspects necessary to assess the eventual formulation of the terms of reference.\n\nThe proven non-existence\nof the causal link implies that the project is not viable for\nprocessing, regardless of whether it was recorded in the General Emergency Plan (Plan General de la\nEmergencia). In such cases, the Oversight Officer (Fiscalizador) will send a report to the Board\nof Directors, attaching the proposed investment plan, for the\nratification of the project's rejection and the modification of the General\nEmergency Plan (Plan General de la Emergencia) agreement.\n\nWhen the criterion of the\nUGPR on the Investment Plan is: \"Reviewed with Observations,\" the\nOversight Officer must substantiate the reasons motivating the decision and will leave\nrecord of the recommendations to modify the Plan, which must be notified\nto the UE, which will have a maximum period of thirty calendar days to comply with the\nrequested corrections. Once this period has expired, if the requested corrections\nare not submitted, the UGPR will notify the Board of Directors of the CNE of the substantiated need\nto revoke the project from the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia) or replace the Executing\nUnit.\n\nThe UGPR will publish in the\nprocedures manual the single review form for Declared Emergency Investment\nPlans, in which the aspects to be reviewed,\ncompliance or non-compliance, and the observations linked to the recommendation will be recorded.\n\nIn the event that there are no\nobservations, objections, or recommendations; or the notified\nobservations have been corrected, the UGPR will request from the Head of Financial Resources\nthe budget reserve for the project and from the Legal Advisory Unit that\nit issue the certificate of legality (constancia de legalidad).\n\nOnce the information is complete,\nit will forward the request for approval of the Investment Plan to the Executive\nDirectorate of the CNE so that it, in turn, presents the Investment Plan to the Board of Directors\nof the CNE, who will be responsible for its approval or rejection.\n\nIn the execution of the Investment\nPlan, the Executing Unit must implement all the actions that are\nindicated in the Risk Management Model determined by the UGPR. In case\nthe Board of Directors of the CNE approves the Investment Plan, it must, in that act,\nappoint the Executing Unit of the Project and, if necessary, will be\nempowered to appoint one or several co-adjuvant units to channel\nefforts - when deemed convenient - and achieve the proposed goal.\nThese co-adjuvant units will provide their services upon specific\nrequests from the Executing Unit and the Reconstruction Process Management\nUnit. The Secretary of the Board of Directors will notify the UE and the UGPR of the agreement reached.\n\nCHAPTER III\n\nEXECUTING UNITS AND OVERSIGHT\n\nSection I\n\nEvaluation and Appointment\nof the Executing Units\n\nArticle 5- Technical\nperformance evaluation study (Estudio\ntécnico de evaluación del desempeño). The UGPR will prepare a technical\nperformance evaluation study of the UE with the aim of determining their technical\nand administrative capacity for the execution of the project. The technical performance evaluation study\nof the UE will assess compliance with the aspects indicated in\narticle 6 of this Regulation, and must also consider the manner in which that\nExecuting Unit has performed its role, at least in the last five\nreconstruction projects. The performance evaluation criteria for the UE will be\ndefined by the UGPR, through the Procedures Manual. If it\nhas fewer than five executed projects, those it has will be evaluated, and if it has\nnone, it must be expressly authorized by the Board of Directors based\non the specific competencies of the entity regarding the project to\nbe executed.\n\nThe study must\nhave the signature of the official who prepares it and the approval of the head, both from\nthe UGPR, recommending the Executing Unit for the project with the explicit\nindication of the qualifications and the UE official designated for the\nsupervision of the works to be developed.\n\nArticle 6-Requirements for\nbecoming an Executing Unit. Any public institution competent in the matter\nof the project intended to be executed may be designated as an\nExecuting Unit, provided that it has\nthe capacity, technical and administrative resource, the risk management model,\nand the resilience (resiliencia) to guarantee the fulfillment of the proposed goals, the\nsatisfaction of needs, and control in the management and use of available\nresources. Once appointed by the Board of Directors, it must sign the letter\nof commitment (carta de compromiso).\n\nArticle 7-Appointment of\nthe Executing Units. In accordance with the National\nEmergency and Risk Prevention Law, in its fourth paragraph of article 39,\nhereinafter Law No. 8488, it confers upon the Board of Directors of the CNE the\npower to appoint as an Executing Unit any public institution or\nstate entity that has competence in the area where the\nprojects are to be developed and meets the requirements indicated in the previous article.\n\nThe technical performance evaluation study of the Executing\nUnit must be attached to the investment plan before it is submitted to the knowledge of the Board of Directors.\n\nIn accordance with article 15 of\nLaw No. 8488, if it is impossible to appoint the UE, the CNE will assume the role\nof the UE, and may resort to contracting the necessary project management,\nsupervision, inspection, and execution roles through the exception\nregime.\n\nSection II\n\nReplacement of Executing\nUnits\n\nArticle 8-Replacement of\nthe Executing Units. The Board of Directors of the\nCNE, after analyzing the eventual risks, may unilaterally and in\naccordance with public interest, replace at any time the Executing\nUnit that has been appointed, in the event it is proven that there is\nnon-compliance with its obligations, or administrative or technical incapacity\narising after its appointment. For this, the new Executing Unit\nmust sign a letter of commitment (carta de compromiso) prior to the start of its functions and meet\nthe requirements indicated in this Regulation for all Executing Units.\n\nSection III\n\nFunctions of the Executing\nUnits\n\nArticle 9-Functions of\nthe Executing Units: The Executing Unit will be\nresponsible for attending to the commitments derived from the execution, control, and\nsupervision of the actions necessary to meet the\ncommitments defined in the Investment Plan, the Tender Documents (Cartel de la Licitación), and the\ncorresponding derived contracts. Without prejudice to those additionally indicated\nin this regulation, the Executing Units will have the\nfollowing functions:\n\na. Prepare the Investment Plan guaranteeing the proper execution of the projects\nindicated in the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia).\n\nb. In the preparation and execution of the Investment Plans, they must attend\nto the provisions established in the Risk Management Model as indicated by the\nReconstruction Process Management Unit.\n\nc. Deliver the necessary terms of reference for the preparation of\nthe procurement tender documents in accordance with the approved Investment Plans.\n\nd. Collaborate in the administrative procurement process by issuing\ncriteria on matters consulted by the UGPR.\n\ne. Appoint a professional person responsible for the execution of the Investment Plan,\nwho will be responsible for maintaining direct communication with the\nUGPR regarding all the particularities of the project execution.\n\nf. Request authorization from the UGPR to execute the necessary actions\nto support unforeseen situations in the execution of the projects. In\nthese cases, the UGPR must assess whether the actions are pertinent and indispensable\nfor the development of the project. To issue the criterion and approval or\ndisapproval of the modifications, the UGPR will have a maximum period of three\nbusiness days, starting from the receipt of the modification order (orden de modificación) or service order (orden de servicio), as\nappropriate, from the Executing Unit.\n\ng. Carry out the appropriate supervision of the project in all its stages, maintaining\ndocumentary records of all the actions carried out in the process.\n\nh. Facilitate the oversight procedures carried out by the UGPR, as well as\nthe administrative procedures necessary for the execution of the approved projects.\n\ni. The permits or authorizations necessary for the correct execution of the project\nmust be obtained by the Executing Unit prior to the start of\ncontractual execution; such commitments must be documented for the purposes of\nproviding the corresponding follow-up.\n\nj. In the event that other types of commitments are acquired at any\nmoment during the life of the project, they must also be documented\nfor its correct execution.\n\nk. In the event of a conflict of criteria at any stage of the project execution,\nthe oversight officer (fiscalizador) must submit the respective report to the Executive\nDirectorate, who will give a hearing to the UE and recommend the pertinent actions\nto the Presidency of the CNE, who will ultimately resolve the matter.\n\nSection IV\n\nOversight of the\nExecuting Units\n\nArticle 10-Subordination:\nThe Executing Units shall comply with the directives and recommendations\nissued by the Reconstruction Process Management Unit of the CNE (UGPR),\nas the immediate oversight body of the project.\n\nArticle 11-Oversight\nof the Executing Units: The UGPR will be the Unit responsible\nfor the oversight of the Executing Units during the project execution,\nfor which it will designate a professional Oversight Officer (Fiscalizador) for each project.\n\nThe UGPR will prepare a Risk\nManagement Model, in which the actions and responsible parties will be recorded\naccording to the characteristics of each project; the necessary visits and\ncontrol activities must be carried out to verify compliance with the Risk\nManagement Model from the presentation of the investment plan until the contractual settlement (finiquito contractual).\nEach visit and control activity must be recorded in the file by\nthe officials of the UGPR.\n\nAfter the final delivery\nof the contractual object, the UGPR must monitor the resilience (resiliencia) of the\nproject, which must be considered in the Risk Management Model,\nas well as the necessary reactive or proactive measures.\n\nIn the event that the acquired\ngood requires maintenance, the provisional maintenance form\nmust be delivered by the UGPR to the institution responsible for it within the\nten business days following the final receipt; it must contain the\nmeasures associated with the conservation of the good and the continuity of the service\nduring its useful life; the UGPR will verify compliance with the provisions of the\nprovisional maintenance form according to its competencies as\nindicated in article 46 of this Regulation.\n\nArticle 12-The\nProfessional Oversight Officer (Fiscalizador) of the UGPR: The Oversight Officer of the\nUGPR will be a professional whose specialty is pertinent to the nature of the\nproject to be executed.\n\nIn fulfillment of their\nduties, they must visit the project execution site at least once\na month and record in the designated official medium (logbook, minute book,\nadministrative file, according to the type of project) any\nobservation or recommendation they deem pertinent in a legible and\nspecific manner.\n\nIn the event that there are no\nobservations or recommendations to make, the oversight officer assigned by the\nCNE must leave record of this, and of their presence at the site, indicating\nthe date, time, and signature.\n\nAll actions of the\nprofessional oversight officer of the UGPR must be recorded in the administrative\nfile opened for the project.\n\nSection V\n\nObligations of the Executing\nUnit\n\nArticle 13-Letter of\ncommitment (Carta de compromiso). Once the Executing Unit is appointed by the\nBoard of Directors, it must sign a letter of commitment prior to the execution\nof the project; the format of the letter of commitment will be provided by the\nofficial designated by the Reconstruction Process Management Unit\nfor the oversight of the works.\n\nArticle 14-Requirements for subscribing the letter of commitment: Once the\ninstitution is notified of the appointment by the Board of Directors, the highest-ranking authority or the person to whom the responsibility is delegated must sign the letter of commitment. This must contain the qualifications of the\nofficial responsible for the inspection of the project on behalf of the Executing Unit.\n\nMinimum requirements that\nthe document must contain:\n\na. Qualifications of the Authority or official to whom said\nsubscription was delegated (full name, identity card number, profession or trade,\nexact address of the place of residence, exact address of the place of\nwork, position held, email address, direct telephone number or\ncentral telephone number and extension, as well as the indication of an electronic\nmeans for notifications).\n\nb. Acceptance of the designation as an Executing Unit.\n\nc. Designation of the responsible professional of the UE, with the same\ninformation requested in subsection \"a\".\n\nd. Express declaration that they have the necessary structure to\nassume such function and the signatures and photocopies of identification of the signatories.\n\ne. Express declaration that the Investment Plan was developed as a\nparticipatory process and applying the risk management model.\n\nf. Express commitment to comply with the Risk Management\nModel and the maintenance forms issued by the UGPR.\n\nIf necessary, the Executing\nUnit may appoint support personnel for the supervisor of the project\nexecution, for which it must inform the UGPR of all the necessary data,\nsuch as qualifications and activities to be carried out, so as not to hinder their ordinary work.\n\nThe UE will also have\nthe duty of verification contemplated in article 218 of the Regulation to the\nAdministrative Procurement Law and will be responsible before the contractor for the\nexecution of irregular contracts.\n\nArticle 15-Replacement of the responsible professional by the Executing Unit: In the event\nthat the Executing Unit changes the responsible professional designated in the letter of\ncommitment, it must communicate this in writing to the UGPR, indicating who the new professional in\ncharge of the supervision of the project will be and must provide the same requirements requested in the\nprevious article.\n\nArticle 16-Functions of the responsible professional on behalf of the Executing Unit: The\nresponsible professional designated by the Executing Unit must coordinate with the UGPR the\npresentation of documents, payment procedures, purchase requests, modifications to the investment\nplans, project budget increases, project inspections, progress reports,\nprocessing of modification orders (órdenes de modificación), settlements (finiquitos), and any other necessary procedure for the proper\ndevelopment of the project and the satisfaction of the public interest.\n\nArticle 17-Specialty of the Responsible professional assigned by the Executing Unit. The\nresponsible professional assigned by the Executing Unit must have a specialty and\nacademic degree pertinent to the type of project or studies to be executed. As a requirement, they must\nbelong to the Professional College (Colegio) pertinent to their academic background. The foregoing will not exempt the Executing\nUnit from its responsibility in fulfilling the requirements.\n\nArticle 18-Inspection and\nsupervision under the responsibility of the UE: The\nExecuting Unit will be directly responsible for the receipt of goods or\nservices; as well as ensuring that they conform to the specifications indicated in the\noffer or, failing that, to the modifications authorized or required by the\nUGPR, including the content of the Risk Management Model; for which it\nmust at least review the quality and techniques for their use.\n\nIt is also responsible for\nsupervising that the project is developed within the terms and deadlines stipulated\nin the tender documents (cartel) and in accordance with what was offered by the contractor company.\n\nIn cases where there\nare no plans, the project supervisor, based on their experience and\nknowledge, may present a technical proposal to the UGPR of the instructions\nor methods they consider appropriate for the contractor to follow, in order for\nthe work to be developed with appropriate criteria, methods, and constructive\ntechniques, as well as with adequate risk management with a resilience (resiliencia)\napproach. Said proposal must be endorsed by the UGPR prior to its\napplication and in accordance with current regulations.\n\nArticle 19–Reports. The official responsible for project supervision from the Executing Unit (Unidad Ejecutora) must render reports on the physical and financial progress of the project or projects, in accordance with the schedules, diagrams, and work methodologies provided by the contractor in its bid. The work schedule must be updated every two weeks so that the progress and/or delays experienced by the contractor in the development of the project are recorded, for the application of possible sanctions as determined by the procurement conditions (cartel de la contratación).\n\nShould the contractor fail to comply with the contractual obligations according to the schedule presented in its bid, fail to update the same, or incur any contractual breach, the Executing Unit or, failing that, the Project Inspector (Fiscalizador) must inform the Procurement Department (Proveeduría) of the CNE so that the pertinent measures are taken as stipulated in the procurement conditions, for the application of the corresponding fines as well as the eventual initiation of contract termination procedures, and administrative sanctions against suppliers, in accordance with the regulations of the Administrative Contracting Law (Ley de Contratación Administrativa) and its Regulations (Reglamento).\n\nPeriodically and after each visit to the project, the officials of the UGPR must render a report on the progress of each project in accordance with their duties, which will be placed on file in each case file (expediente) and will serve as the basis for monitoring the Executing Units and the contractors.\n\nThe reports of the UGPR officials in charge of the inspection and monitoring of the Risk Management Model (Modelo de Gestión de Riesgos) must contain, in addition to the project identification, the financial and physical progress, the tasks they performed, and the results obtained. For each modification order, suspension, adjustment, or time compensation, they must issue a technical opinion regarding the request submitted and the technical recommendation.\n\nUpon completion of the project, the UGPR officials who participated in it must issue a final report that must contain, at least in a descriptive manner: the relevant events during the execution of the project, comparison and results of the project as planned in the Investment Plan (Plan de Inversión) and as defined in the procurement, the results obtained compared to those expected, performance measurement of the UE, compliance with the Risk Management Model, and any other aspect that is required of them.\n\nArticle 20–Content of the Report: The person designated by the Executing Unit as responsible for the project shall be in charge of submitting the Project Progress Report every two weeks to the UGPR, following its instructions in such a way that allows both to monitor the physical and financial progress.\n\nThe designated responsible person from the UE must render accounts for risk management and the resilience of the project.\n\nThe minimum information that the Executing Unit's reports must contain is the following:\n\na) Date on which the report is issued.\n\nb) Name of the project.\n\nc) Period covered by the report.\n\nd) Name of the inspector assigned by the Reconstruction Process Management Unit (Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción).\n\ne) Contract Data: amount, delivery deadline, start order date, delivery date, modifications authorized to date, modification orders, extension of performance bond (garantía de cumplimiento), and any other data deemed relevant.\n\nf) Provisions for adjustments approved to date: amount according to contract, extensions, modification orders, total amount of provisions.\n\ng) Progress to date, percentage of physical progress of the project, percentage of financial progress according to the estimated budget, and total amount paid.\n\nh) Documentation in process: service orders, modification orders, invoices, extension of purchase orders and contract.\n\ni) Extension of purchase orders: total amount, amount used, available balance, amount in process, modified contract amount (original, adjustments, total).\n\nThe UGPR may request other reports outside the established ordinary deadlines, for which it must request them in writing from the Executing Unit, stating the reason for the request. The format of said report will be communicated by the UGPR to the Executing Unit.\n\nArticle 21–Expansion of Information: The Executing Unit is obligated to forward any additional report, document, or clarification that the UGPR deems appropriate to keep the project execution information clear and easily accessible.\n\nCHAPTER IV\n\nPUBLIC WORKS PROJECTS\n\nSole Section\n\nPublic Works Projects\n\nArticle 22.–Executing Units in Public Works Projects: The Executing Unit shall be responsible for attending to the commitments derived from the execution, control, and inspection of the project.\n\nTo fulfill the above, the Executing Unit shall appoint a professional in engineering, who must be specialized in a field related to the work, and be the person responsible for execution, who must visit the work site at least once a week and record any observation or recommendation in the logbook (bitácora); likewise, if any exist, must communicate them within three business days after recording them in the logbook, by official letter to the Inspector (Fiscalizador) of the CNE.\n\nThe Inspector of the UGPR must visit the work site at least once a month and record in the logbook any observation or recommendation deemed pertinent in a legible and specific manner.\n\nArticle 23.–Logbook (Cuaderno de Bitácora): It is the contractor's obligation to register the project with the Federated College of Engineers and Architects of Costa Rica (Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, hereinafter CFIA), the linked professionals, process the logbook (cuaderno de bitácora), and act in accordance with the provisions of the regulations established by that body (Special Regulations for the Logbook in Works - Reglamento Especial del Cuaderno de Bitácora en Obras).\n\nThe responsible professional who is registered with the CFIA on behalf of the contracting company shall be the sole person responsible for signing the opening entry in the Logbook, expressly indicating the date on which the work begins and recording that all legal requirements to start that construction have been met (Article 5 Bis of the aforementioned Regulations); must record the names, professional codes, and other qualifications of the specialists who will be part of the project, as well as the professionals from the UGPR and the UE who may make entries in the Logbook.\n\nIt shall be the obligation of the responsible professional on behalf of the Executing Unit to ensure that the contractor complies with the above, and in case of non-compliance, to immediately communicate it to the UGPR.\n\nIn the event of a change of professional by the CNE or the UE, the contractor shall be notified via official letter to record the new authorization of signatures in the Logbook.\n\nThe responsible official designated by the Executing Unit shall verify weekly that the company(ies) contracted for the execution of the work(s) keep the logbook for the project(s) being developed, under the conditions established by the Special Regulations for the Logbook in Works of the Federated College of Engineers and Architects, and that said logbook is available for the professionals of the Executing Unit and the UGPR.\n\nCHAPTER V\n\nDOCUMENT MANAGEMENT AND THE ADMINISTRATIVE CASE FILE\n\nSection I\n\nDocument Management\n\nArticle 24.–Of the minute book. When the reconstruction stage is not for civil works and therefore there is no logbook (cuaderno de bitácora), the responsible professional for the project from the UE must keep a printed minute book, where the actions carried out are recorded. Said minute book shall serve as input for the Biweekly Physical and Financial Progress Report that must be submitted to the UGPR.\n\nSection II\n\nConformation of the Project Case File\n\nArticle 25.–Case File (Expediente): It shall be the obligation of the Executing Unit to keep the case file for each project under its supervision, updated and paginated, with all the technical and financial documentation generated during execution, and to keep it available for inspection by the UGPR until the completion of the project. The case file shall be complete once the execution of the contract is finished and its final settlement (finiquito) has been completed. Once the project is finished, the Executing Unit must send the complete, digitized case file to the UGPR.\n\nThe UGPR shall keep a complete and duly paginated case file with all the reports and records of the procedures carried out; it must contain the original schedule and its updates. All acts issued by the CNE must be recorded in the UGPR's case file, and the inspector, in coordination with the administrative staff, shall be responsible for verifying that the case file is complete; if a lack of information is detected, both shall be responsible for completing the case file.\n\nA record of all procedures carried out by UGPR officials must be kept in each case file according to the defined institutional format.\n\nArticle 26.–Minutes of the Pre-Bid Site Visit: The CNE's Institutional Procurement Department (Proveeduría Institucional), if deemed necessary, shall convene a pre-bid visit within three business days following the publication of the procurement conditions, for the Executing Unit, the UGPR, and the potential bidders. The Executing Unit shall prepare minutes of the visit containing a summary of the topics discussed; it must contain express reference to the attention to risk management and resilience, and to the observations issued by the representatives of the contractors interested in the procurement, a copy of which shall be sent to the Procurement Department and to the UGPR, signed by the representatives of the potential bidders, for which it has one business day after the visit.\n\nShould suggestions or observations of a technical nature need to be addressed, requiring further analysis by the Inspector, the Risk Manager, or the professional assigned by the Executing Unit, the responsible person must address the inquiry and deliver the response to the CNE's Institutional Procurement Department within a period not exceeding two business days, counted from the business day following the day on which the site visit was conducted, it being their entire responsibility to inform the Procurement Department if the bid opening date needs to be moved.\n\nIf during the pre-bid site visit, observations or recommendations arise from the CNE, the UE, or failing that, from the potential bidders, whose resolution can be addressed immediately, the matter shall be noted in the minutes, as well as the response provided.\n\nIt is the obligation of the CNE's Institutional Procurement Department to communicate to the bidders the agreements, modifications, or clarifications that arise as a result of the site visit and were recorded in the minutes, in addition to including said documents in the procurement case file created for this purpose. If modifications exist, the Institutional Procurement Department must prepare updated procurement conditions and make them available in the procurement case file.\n\nThe procurement conditions must expressly mention the contractor's obligation to comply with the Risk Management Model and its possible modifications at the request of the UGPR or the Executing Unit.\n\nArticle 27.–Meeting Prior to the Start Order: The Institutional Procurement Department must immediately send a copy of the purchase order received by the contractor to the Executing Unit. The UE shall immediately coordinate the date and time to summon the contractor and the UGPR to the meeting prior to the start order; said summons must be made within a period not exceeding three business days following notification of the purchase order; the foregoing, to define the type of documentation, permits, risk management, that the contractor must present to the Executing Unit and the CNE, and the deadlines required for obtaining them, for the purpose of establishing a date to grant the start order. The deadlines set for obtaining the additional documentation must be in accordance with the conditions proposed in the procurement bid, and non-compliance therewith may only be justified by duly substantiated reasons in the judgment of the UGPR.\n\nThe UE shall prepare minutes recording the agreements reached, deadlines, and other pertinent information for the procurement, which must contain the information indicated above, the place for delivery of the documentation, as well as the qualifications of those present and their respective signatures.\n\nArticle 28.–Start Order: Once the contractor has delivered the required documentation, the UE must notify the contractor, with a copy to the UGPR, of the written start order for the work within a maximum period of two business days.\n\nIf, for exceptional reasons, the contractor is unable to start within the deadline defined in the start order, it must expressly submit the justifications for the case to the Executing Unit within a period not exceeding twenty-four hours after notification of the start order or after the occurrence of the event preventing the start, indicating the justification and the suggested new date. The Executing Unit shall immediately assess and issue a written communication to the UGPR within a period not exceeding twenty-four hours so that this Unit can analyze the situation. The UGPR shall issue a technical opinion on what was requested by the contractor within a period not exceeding two business days. The UE shall resolve the request in a justified manner within a maximum period of three business days following receipt of the UGPR's technical opinion. The document resolving the contractor's request must indicate the new start date and must be communicated to the UGPR and the CNE's Procurement Department.\n\nIn case of rejecting the contractor's request, the days of processing the submitted request shall be added to the delivery deadline so as not to affect the contractor. However, this period may not exceed the maximums established in this article, in which case there shall be liability on the part of the official who exceeded the period set for the procedure.\n\nThe start order date shall be the one governing all contractual aspects related to the deadline, such as extensions, suspensions, fines, execution of bonds, and the like. The delivery deadline shall be counted from the start order date issued by the Executing Unit, and if an extension of the start order is approved, this shall be the one that contractually governs.\n\nNon-compliance by the contractor with the terms of the start order must be reported by the Executing Unit, or failing that, by the Project Inspector, to the CNE's Procurement Department so that the pertinent measures are taken as stipulated in the procurement conditions, for the application of a declaration of insubsistence (insubsistencia), or if applicable, the corresponding fines as well as the eventual initiation of contract termination procedures, and administrative sanctions against suppliers, in accordance with the regulations of the Administrative Contracting Law and its Regulations.\n\nCHAPTER VI\n\nTECHNICAL STANDARDS FOR PROJECT EXECUTION\n\nSection I\n\nApplication of Technical Standards\n\nArticle 29.–Application of Technical Standards for project execution: Both the work performed and the materials, inputs, or equipment provided must conform to the general and special specifications stipulated in the bidding conditions, must be in harmony with current legislation, and contemplate the multi-hazard and resilience approach.\n\nIn the event that the Executing Unit points out that the contractual object does not match the technical specifications, or is of inferior or unsatisfactory quality, it shall order the contractor to correct the situation within a period not exceeding 3 business days; otherwise, the Executing Unit shall communicate it to the UGPR, and this in turn to the Institutional Procurement Department to initiate the corresponding procedure according to the Regulations for the Functioning of the Institutional Procurement Department of the CNE (Reglamento de Funcionamiento de la Proveeduría Institucional de la CNE), the Administrative Contracting Law, and its Regulations for supplementary application.\n\nArticle 30.–Observations and Recommendations of the Project Supervisor: The Executing Unit shall issue observations and recommendations to the contractor, which it shall record in the Logbook (Cuaderno de Bitácora) and of which it shall forward a copy by official letter to the UGPR for its knowledge. The Inspector of the UGPR must verify the correct use of the logbook and take the corresponding measures as regulated by the respective professional association.\n\nIt is the contractor's obligation to comply with all guidelines given during the project execution by the Executing Unit and the UGPR.\n\nWhen there are doubts about the quality of the contractual object received, the Executing Unit shall request the UGPR to order the contractor to take samples, perform tests, and carry out the relevant trials, under its immediate control, to ensure the correctness of the procedure and the veracity of the results.\n\nSection II\n\nSpecific Aspects of Reconstruction Project Procurements\n\nArticle 31.–Technical Specifications. For the procurement of Reconstruction Projects, the Executing Unit must submit the technical specifications and a Risk Management proposal to the UGPR, for purposes of inspection review and processing before the CNE's Institutional Procurement Department, according to the deadlines that appear below:\n\nThese technical proposals must be analyzed by the UGPR within a period of 10 business days from their receipt, in order to determine whether their authorization to issue the respective procurement conditions is appropriate or to prevent the correction of defects by the UE. If amendments are necessary, the UE shall have a period of five business days, counted from the notification of the act by the UGPR, to present the corrected documents.\n\nHaving made the prevention of defects, if the UE does not comply with the requested corrections, the project shall be suspended for up to sixty days, and once this period has expired, the UGPR shall notify the Board of Directors (Junta Directiva) of the CNE of the need to revoke the Investment Plan or replace the Executing Unit.\n\nArticle 32.–Quality Control. Investment plans must consider within their costs and activities the quality control and supervision of the materials used in the projects. The funds for this type of procurement must be previously included in the project's investment plan.\n\nAny activity carried out to direct toward legality, timeliness, and the best practices of technical standards shall also be considered quality control for inspection purposes.\n\nSection III\n\nModification Orders\n\nArticle 33.–Modification Orders (OM): When the UE requires a modification order for a specific project, it must prepare and process before the UGPR the request for an inspection opinion by means of a reasoned act with the recommendation.\n\nModification orders shall be approved by the President of the CNE when the variation is equal to or less than twenty-five percent (25%) of the originally awarded amount. If the indicated percentage is exceeded, the approval must be processed before the Board of Directors.\n\nThe UGPR shall evaluate the causal link and the technical basis of the modification order, for which it has three business days to issue its opinion. If found appropriate according to the UGPR's technical assessment and if it does not reach the percentage of the awarded amount established as a limit by the Board of Directors for its knowledge, approval shall be granted and it shall be forwarded to the institutional head for final approval. If the modification order contemplates a percentage greater than that established, it must be submitted to the knowledge of the Board of Directors for approval.\n\nThe UGPR shall forward the modification order to the Institutional Procurement Unit for processing, which must require the extension of the performance bond and prepare the corresponding purchase order.\n\nArticle 34.–Execution of the modification order: The actions contemplated in the modification order may not be taken until they are approved and notified.\n\nArticle 35.–Approval of the Modification Order request by the Board of Directors of the CNE. If the percentage established for approval of the modification order is exceeded or when the object of the contract is modified, the UGPR shall present the modification order to the Executive Directorate (Dirección Ejecutiva) for its review, and the latter shall elevate it to the Board of Directors for its knowledge and eventual approval.\n\nOnce the approval of the modification order by the Board of Directors is notified, the UGPR shall be responsible for its processing, according to the deadlines established in the Regulations for the Functioning of the Institutional Procurement Department, and an additional purchase order must be issued for the project with the new conditions.\n\nArticle 36.–Suspension of the contract: If the contractor justifiably requests the suspension of the work from the UE, the UE shall prepare the suspension service order, which must be sent to the UGPR for analysis. The UGPR must issue the respective technical report within five business days following its receipt and forward it, along with the respective service order, to the Presidency of the institution for its final approval, which shall have five additional business days to resolve.\n\nThe detailed technical report must be issued by the Head of the Unit requesting the procedure, with the approval of the Risk Management Directorate (Dirección de Gestión del Riesgo), with precise indication, among other things, of the justification for suspending the contract, the start date of the suspension, the part completed up to that moment, its status, and the name of the person responsible for preserving what has been executed; it must also indicate the measures to be adopted to guarantee financial equilibrium and the date for eventual resumption of execution.\n\nIf the CNE approves the suspension service order, the Executing Unit must notify it to the contractor within a maximum period of 3 business days following its receipt; said order must determine the effective period of the suspension. If it is not approved, the technical reasons for the rejection shall be communicated, and the UE shall have the same period for notification.\n\nThe UGPR shall forward a monthly report to the CNE Presidency on the projects that have experienced suspensions or restarts.\n\nArticle 37.–Time compensation: At the contractor's request, the UE may authorize extensions to the contract execution deadline when there are delays due to causes beyond the contractor's control, in accordance with the provisions of the Regulations to the Administrative Contracting Law.\n\nThe contractor shall request the extension within five business days following knowledge of the event causing the extension of the deadline, and the UE shall have the same period to justifiably request the time compensation from the UGPR. If the request is made outside the deadline, but the contract is still in execution, the UE may process it, if it is duly supported, provided the contractual deadline is current.\n\nCHAPTER VII\n\nFINANCIAL ADMINISTRATION AND PROJECT CLOSURE\n\nSection I\n\nResource Management\n\nArticle 38.–Administration of Resources by the Executing Units: The CNE may provide, on a loan basis, to the Executing Units, available assets and supplies that are necessary for the proper execution of investment plans, provided this does not alter the normal functioning of the CNE.\n\nThe loan of goods or assets must be recorded in the loan contract, signed by the Presidency of the CNE and the highest-ranking authority of the Institution assigned as the Executing Unit, in which must be mandatorily established the description and condition of the goods or assets with their respective asset number, their updated value, the term during which the loan shall be in effect, possible extensions, and the responsibilities of the parties, for which a person must be appointed as responsible. The assets or goods may not be delivered until after the loan contract between the parties is signed.\n\nOnce the term and possible extensions have expired, the Executing Unit must manage the return of the assets or goods that were provided to it on loan. The CNE shall verify their condition and issue a receipt report recording satisfactory compliance or noting any possible damage suffered. The report must be signed by both parties. In case of disagreement, the disagreement shall be recorded in the same document.\n\nThe existence of damage or losses to the assets provided on loan shall generate disciplinary liability for the responsible officials of the Executing Unit. Civil liability for the damage and losses incurred shall be joint and several between the UE and its officials in charge of the project.\n\nArticle 39.–Financial Control and Record Reconciliation: Each Executing Unit must maintain financial control of the funds allocated for project execution and a detailed record of the execution of expenditures. The UE must submit biweekly reports to the UGPR indicating the physical and financial progress percentage of the project.\n\nWhen the project is not being developed under the agreed terms, the UGPR must immediately intervene to assess the situation and instruct the necessary corrective measures within a period not exceeding five business days. If the detected breaches are extremely serious, the case must be referred within that same period to the Institutional Presidency for its resolution, which, if deemed necessary, shall proceed to elevate the situation described by the UGPR to the knowledge of the Board of Directors.\n\nSection II\n\nPayment Processing\n\nArticle 40.–Payment Processing: To process the corresponding payments, the Executing Unit must send the UGPR what is indicated in the document \"Requirements for processing invoices for emergency project payments in the Reconstruction Project Management Unit\" (\"Requisitos para el trámite de facturas por concepto de pagos de proyectos de emergencias en la Unidad de Gestión de Proyectos de Reconstrucción\"), published on the CNE's website.\n\nSection III\n\nProject Closure\n\nArticle 41.–Inspection and Acceptance of the Contractual Object: Once the work is completed or the contractual obligations are fulfilled, it is the contractor's responsibility to inform the Executing Unit so that it coordinates with the UGPR and, within a period not exceeding eight business days, performs the final inspection of the project.\n\nThe Supervising Engineer of the UE shall record in a report the condition of the work, whether it is accepted to satisfaction, whereupon all responsible parties shall sign at the foot of the report.\n\nIn the event that the contractor must make corrections or improvements to the work, provisional acceptance (recepción provisional) shall be noted in the report, for which the contractor shall have a maximum of 30 calendar days to make the corrections; the provisional acceptance report shall establish a new date for definitive acceptance of the work, which must be recorded in a new report.\n\nIn case of non-compliance, the UGPR must analyze its causes and assess whether or not they are justified. In cases where there is a technical justification, or a force majeure or act of God for the delay or non-compliance, an additional period may be granted, which in no case shall exceed a term of 30 calendar days. In cases of unjustified non-compliance, the administrative contracting regulations pertaining to the application of fines or even contract termination, if pertinent, shall be applied.\n\nArticle 42.–Submission of Final Report: The Executing Units must present to the UGPR a final report that includes achievements obtained, total cost of the project, the quality of the materials used, the techniques for their application, the use of equipment, the construction methods of the works, in accordance with sound engineering practices regarding safety, functionality, and durability of the works, and any other relevant aspect to the completion of the project, within ten business days following definitive acceptance.\n\nArticle 43–Final Settlements (Finiquitos): The UE must execute the final settlement (finiquito) of the project within twelve months following definitive acceptance of the works. The document must be signed by the works supervisor of the UE, the head of the UE, the contractor, the Inspector of the UGPR, and whoever holds the Presidency of the CNE. Should the respective final settlement be omitted within the indicated terms, the UGPR shall inform the Institutional Presidency, which, if deemed necessary, shall proceed to elevate the situation described by the UGPR to the knowledge of the Board of Directors so that administrative responsibilities in the UE may be processed.\n\nArticle 44.–Delivery of case file: Upon completion of the final settlement, the Executing Unit must deliver to the UGPR a digital copy of the case file for the project's operational stage, complete and duly paginated, within five business days following the signing of the final settlement; in turn, the UGPR shall forward a copy of the final settlement to the CNE's procurement department within the following two business days after receipt of the case file.\n\nArticle 45.—Responsibilities of officials. The CNE, as the directing and oversight body of the project, if it determines that there are actions or omissions by the involved officials that have affected the project’s development, shall request the Executing Unit or the Assisting Unit to initiate the corresponding investigation in order to determine the administrative and/or judicial responsibilities of the case, the foregoing due to the safeguarding of public funds.\n\nArticle 46.—Monitoring and evaluation of resilience: During the twelve months established in Article 43 of these Regulations, the UGPR must establish and execute the mechanisms to monitor and evaluate the project’s resilience. Once that period has elapsed, within the following 15 business days it shall send to the party responsible for the works or the acquired assets a definitive maintenance form, which must contain the measures associated with the conservation of the asset and the continuity of service during its useful life and shall replace the provisional form established in Article 11 of these Regulations. The institution responsible for the asset shall be obligated to comply with what is indicated in both the provisional and definitive forms.\n\nCHAPTER VIII\n\nFINAL PROVISIONS\n\nSingle Section\n\nFinal Provisions\n\nArticle 47.—Repeal: These Regulations repeal the \"Regulations for the Operation and Oversight of Executing Units\" approved by Board of Directors Agreement No. 031-02-2015 dated February 11, 2015, and published in the Official Gazette La Gaceta No. 82 of April 29, 2015, as well as any rule of the same or lower rank that regulates differently what is regulated herein.\n\nArticle 48.—Entry into force: It shall become effective upon its publication in the Official Gazette La Gaceta.\n\nGiven at the Presidency of the Republic. San José, on the eighteenth day of February, two thousand twenty-one." }